Microsoft Project 2013 Tieng viet (Chuong VI)

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Định dạng và chia sẻ kế hoạch

Dự án cung cấp một số cách để thay đổi cách thức mà dữ liệu của bạn xuất hiện khi bạn cần sao chép hoặc in một kế hoạch.

Chương VI 81

Chương VI:Chương VI:


Trong một số khía cạnh, một dự án tạo bởi Microsoft Project 2013 thực sự là một cơ sở dữ liệu về thông tin, không giống như một tập tin cơ sở dữ liệu của Microsoft Access. Bạn thường không thể nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong một kế hoạch vào cùng một lúc. Thay vào đó, bạn tập trung vào khía cạnh của kế hoạch mà bạn hiện đang quan tâm trong khung nhìn. Các khung nhìn và các bản báo cáo là những cách thức phổ biến nhất để quan sát hoặc in dữ liệu của một kế hoạch. Trong cả hai trường hợp, về căn bản thì bạn có thể định dạng dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu của bạn.

Trong các chương trước, bạn đã sử dụng các khung nhìn để nắm bắt và hình dung các chi tiết về việc lên tiến độ. Một phương tiện khác của sự hình dung về việc lên tiến độ là tính năng báo cáo -Report. Project 2013 đã tăng cường rất nhiều báo cáo. Bạn có thể tạo ra các báo cáo đồ họa trong Project hơn vì phải xuất các dữ liệu của Project sang chương trình khác. Bạn có thể có các biểu đồ đầy màu sắc và các hình ảnh cũng như các bảng biểu trong các bản báo cáo của bạn. Project bao gồm rất nhiều báo cáo mà bạn có thể sử dụng hoặc tùy chỉnh chúng, hoặc bạn có thể tạo ra các báo cáo độc đáo của riêng bạn. Bạn có thể in các báo cáo hoặc sao chép chúng tới các ứng dụng khác.

Lưu ý: Chương này giới thiệu đến bạn một số khung nhìn đơn giản và các tính năng định dạng báo cáo trong Project. Bạn sẽ tìm thấy nhiều tư liệu hơn về định dạng, in ấn và chia sẻ kế hoạch của bạn trong Chương 12, Chương 16, Chương 17 và Phụ lục C.

6.1. Tùy biến một khung nhìn biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đã trở thành một cách thức tiêu chuẩn của việc hình dung hóa khi lập tiến độ, trong những năm đầu thế kỷ 20, kỹ sư người Mỹ Henry Gantt phát triển một biểu đồ dạng thanh (bar) hiển thị việc sử dụng các tài nguyên theo thời gian. Đối với nhiều người, một biểu đồ Gantt là đồng nghĩa với một tiến độ của dự án hoặc một kế hoạch và nó là một sự trình bày phổ biến và dễ hiểu của thông tin về tiến độ trong khắp giới quản lý dự án. Trong Project, khung nhìn mặc định được chi phối bởi một biểu đồ Gantt. Bạn có khả năng sẽ sử dụng phần lớn thời gian của bạn trong khung nhìn này khi làm việc trong Project.

Lưu ý: Theo mặc định, khi bạn tạo ra một kế hoạch mới Project hiển thị một khung nhìn phân chia là khung nhìn Gantt Chart và Timeline. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thiết lập này để hiển thị bất kỳ khung nhìn nào mà bạn muốn là khung nhìn mặc định cho một kế hoạch mới được tạo ra. Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab General. Trong khu vực dưới nhãn Project view, bấm vào hộp chọn có nhãn Default view và chọn khung nhìn bạn muốn. Những lần tiếp theo khi bạn tạo ra một kế hoạch mới, khung nhìn mà bạn đã chọn sẽ xuất hiện.

Một khung nhìn biểu đồ Gantt bao gồm hai phần: một bảng biểu nằm ở bên trái và một biểu đồ các thanh bar ở bên phải. Biểu đồ các thanh bar bao gồm một dải thời gian biểu-Timescale ở trên đầu dùng để biểu thị thời gian. Các thanh bar trong biểu đồ đại diện các nhiệm vụ trong phần bảng biểu ( bên trái) theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thời hạn thực hiện và trạng thái ( ví dụ, sự làm việc trong nhiệm vụ đã bắt đầu hoặc chưa). Trong biểu đồ Gantt, các nhiệm vụ, các nhiệm vụ khái quát và các nhiệm vụ cột mốc đều xuất hiện là những thanh bar Gantt hoặc các biểu tượng, và mỗi loại của thanh bar đều có định dạng riêng của chúng. Bất cứ khi nào bạn làm việc với các thanh bar Gantt thì hãy luôn nhớ trong đầu rằng chúng đại diện cho các nhiệm vụ trong một kế hoạch. Các yếu tố khác trong biểu đồ, chẳng hạn như các đường liên kết, đại diện cho các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể thay đổi định dạng của hầu hết các yếu tố có trong một biểu đồ Gantt.

Các định dạng mặc định đang được áp dụng cho một khung nhìn biểu đồ Gantt rất thích hợp cho việc quan sát trên màn hình, chia sẻ với các chương trình khác và in ấn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi định dạng của hầu hết các yếu tố có trong một biểu đồ Gantt. Có ba cách khác nhau để định dạng các thanh bar Gantt.

- Nhanh chóng áp dụng các tổ hợp màu sắc được xác định trước ở trong nhóm lệnh Gantt Chart Style mà bạn có thể nhìn thấy trên tab Format khi một biểu đồ Gantt được hiển thị.

Chương VI 82


- Áp dụng định dạng được tùy biến cấp cao tới các thanh bar Gantt trong hộp thoại Bar Styles, bạn có thể mở hộp hoại này bằng cách nhấn vào tab Format khi một biểu đồ Gantt được hiển thị, và sau đó trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Format rồi chọn Bar Styles. Trong trường hợp này, các thay đổi về định dạng mà bạn thực hiện tới một loại cụ thể của thanh bar Gantt ( ví dụ, thanh bar của nhiệm vụ khái quát) sẽ áp dụng cho tất cả các thanh bar Gantt thuộc loại đó trong biểu đồ Gantt.

- Định dạng trực tiếp một thanh bar Gantt nào đó. Những thay đổi trực tiếp về định dạng mà bạn thực hiện sẽ không gây ảnh hướng đến các thanh bar khác cùng kiểu loại đó trong biểu đồ Gantt. Bạn có thể nhấp đúp vào một thanh Gantt để xem các tùy chọn về định dạng của nó, hoặc kích chọn nó và trên tab Format trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Format và chọn Bar. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 16.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã hoàn thành hầu hết việc lên kế hoạch dự án ra mắt cuốn sách mới và các nhóm thực hiện dự án gần như bắt đầu triển khai công việc. Kế hoạch mà bạn đã phát triển sẽ được phổ biến rộng rãi bên trong nhà xuất bản, và bạn muốn định dạng kế hoạch này để làm nổi bật một nhiệm vụ cột mốc quan trọng. Bạn cũng muốn làm nổi bật một vài chi tiết khác trong kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng của các yếu tố khác nhau trong một khung nhìn biểu đồ Gantt.

Bạn cần đến tập tin Simple Formatting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 6 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Formatting_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Formatting.

Để bắt đầu, bạn sẽ quan sát thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Sau đó, bạn sẽ điều chỉnh màu sắc của các thanh bar Gantt và các nhiệm vụ cột mốc trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, và xem thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công được định dạng như thế nào.

Bước 1: Trong cột Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task.

Lưu ý: Bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự bằng cách kích chuột phải vào tên nhiệm vụ và, trong Shortcut menu xuất hiện, chọn Scroll to task.

Project sẽ cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để hiển thị thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công mà trước đó đã được thêm tới kế hoạch ra mắt cuốn sách (do chúng tôi thêm vào). Như bạn có thể thấy, thanh bar Gantt của nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công này trông không giống như các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Hãy để mắt tới thanh bar Gantt này khi bạn áp dụng một phong cách thể hiện biểu đồ Gantt khác cho kế hoạch.

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút More để hiển thị các phong cách mầu sắc có sẵn cho biểu đồ Gantt.

Chương VI 83


Các phong cách mầu sắc thể hiện biểu đồ Gantt được chia thành hai nhóm:

- Scheduling Styles có sự phân biệt giữa các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và tự động.

- Presentation Styles không phân biệt.

Bước 4: Trong khu vực dưới nhãn Presentation Styles, kích vào biểu tượng có màu da cam.

Project áp dụng phong cách thể hiện này tới các thanh bar Gantt trong kế hoạch.

Thanh bar Gantt của nhiệm vụ 9, nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công, nhìn bề ngoài không còn khác biệt với các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Áp dụng một phong cách thuộc nhóm Presentation Styles tới khung nhìn Gantt Chart là một lựa chọn bạn có thể sử dụng khi bạn không muốn phân biệt giữa các nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công và tự động. Ví dụ như khi đưa biểu đồ Gantt cho các đối tượng mà bạn không muốn thể hiện sự khác biệt này xem.

Các bước tiếp theo trong ví dụ này là định dạng lại tên của một nhiệm vụ để nó có vẻ bề ngoài nổi bật.

Bước 5: Trong cột Task Name, kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ 6, Planning Complete!.

Đây là một nhiệm vụ cột mốc quan trọng mô tả sự kết thúc của giai đoạn đầu tiên của việc ra măt cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Bạn muốn làm nổi bật tên của nhiệm vụ này.

Chương VI 84

Nút More


Ngoài cái shortcut menu thông thường ra, chú ý tới thanh công cụ Mini Toolbar.

Bước 6: Trên thanh công cụ Mini Toolbar, kích vào biểu tượng đầu mũi tên nhỏ nằm bên cạnh nút Background Color, và bên dưới khu vực có nhãn Standard Colors trong bảng mầu xuất hiện thì kích vào màu vàng-Yellow.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào kích vào Background Color trên tab Task, và trong nhóm lệnh Font.

Project áp dụng màu nền là màu vàng cho ô dữ liệu có chứa tên của nhiệm vụ này.

Bước 7: Trên thanh công cụ Mini Toolbar, kích nút Italic.

Bây giờ thì tên của nhiệm vụ cột mốc đã rất nổi bật .

Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng gỡ bỏ tất cả các sự định dạng về văn bản mà đã được áp dụng tới một giá trị trong một ô dữ liệu. Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, nhấn vào nút Clear ( trông giống như hình một cục tẩy ) và sau đó chọn Clear Formatting.

Chương VI 85

Nút Background color

Nút Italic


Bạn cũng có thể định dạng biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc trong phần biểu đồ. Bạn sẽ làm điều này ở bước tiếp theo.

Bước 8: Với tên của nhiệm vụ 6 vẫn đang được chọn, trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Format và sau đó chọn Bar.

Bước 9: Trong tab Bar Shape của hộp thoại Format Bar, kích vào hộp chọn có nhãn là Shape thuộc khu vực có nhãn Start.

Project sẽ hiển thị các biểu tượng mà bạn có thể sử dụng là một điểm bắt đầu của thanh bar Gantt hoặc là biểu tượng đại diện của nhiệm vụ cột mốc như trong trường hợp này.

Bước 10: Nhấp vào biểu tượng hình ngôi sao, và sau đó nhấn OK.

Project sử dụng biểu tượng hình ngôi sao là biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc này.

Lưu ý: Trong ví dụ này, bạn đã sử dụng lệnh Bar để định dạng cho một thanh bar Gantt duy nhất trong khung nhìn Gantt Chart. Bạn cũng có thể tùy chỉnh toàn bộ các nhóm thanh bar Gantt, chẳng hạn như tùy chỉnh cho tất cả các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ cột mốc, thông qua lệnh Styles Bar. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 16.

Như bạn có thể đã thấy, Project sẽ tự động vẽ 2 đường nằm ngang trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart cho nhiệm vụ đang được chọn. Những đường nằm ngang này giúp bạn theo dõi một cách trực quan tên của nhiệm vụ và các thông tin khác nằm ở phía bên trái của khung nhìn của thanh bar Gantt hoặc biểu tượng nằm bên phải khung nhìn và ngược lại. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thêm các đường lưới ngang cho tất cả các nhiệm vụ trong khung nhìn Gantt Chart.

Chương VI 86


Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích vào Gridlines và sau đó chọn Gridlines.

Hộp thoại Gridlines xuất hiện.

Bước 12: Trong hộp thoại Gridlines, chọn mục Gantt Rows trong hộp chọn có nhãn Line to change, và trong hộp chọn có nhãn Type thuộc khu vực có nhãn Normal chọn đường nét đứt ( là lựa chọn thứ ba từ trên xuống) và sau đó nhấn nút OK.

Project vẽ các đường đứt nét đứt nằm ngang trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart.

Với những đường nét đứt này được hiển thị, hai đường thẳng nét liền nằm ngang mà Project vẽ cho nhiệm vụ đang được chọn vẫn được nhìn thấy rõ ràng.

* Vẽ trong một biểu đồ Gantt.

Project bao gồm một công cụ vẽ-Drawing để bạn có thể vẽ trực tiếp các đối tượng lên phần biểu đồ của một khung nhìn biểu đồ Gantt. Ví dụ, nếu bạn muốn chú thích một sự kiện đặc biệt hoặc gọi ra một mục cụ thể bằng đồ họa, bạn có thể vẽ trực tiếp các đối tượng chẳng hạn như hộp nhập văn bản, hình mũi tên và các thứ khác lên trên một biểu đồ Gantt.

Bạn cũng có thể liên kết một đối tượng đã được vẽ ra tới đầu này hoặc đầu kia của một thanh bar Gantt hoặc tới một ngày cụ thể trong thời gian biểu-Timescale. Dưới đây là các cách thức liên kết mà bạn có thể chọn khi cần:

- Liên kết các đối tượng tới một thanh bar Gantt khi đối tượng được chỉ định rõ tới nhiệm vụ mà thanh bar Gantt đó đại diện. Đối tượng sẽ di chuyển theo thanh bar Gantt khi nhiệm vụ lên lại tiến độ.

- Liên kết các đối tượng tới một ngày cụ thể khi thông tin mà đối tượng đề cập đến là ngày chính xác. Đối tượng sẽ giữ nguyên vị trí tương đối của nó đối với thời gian biểu mà không quan tâm phần nào của thời gian biểu đang được hiển thị.

Nếu bạn muốn vẽ trên biểu đồ Gantt, hãy làm theo hướng dẫn sau: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Drawings, kích vào Drawing. Lựa chọn hình dạng vẽ mà bạn muốn vẽ, và sau đó vẽ nó lên bất cứ nơi nào mà bạn thích trong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt.

Để thiết lập kiểu liên kết mà bạn muốn áp dụng cho đối tượng đã được vẽ ra, làm như sau: Chọn đối tượng, sau đó trên tab Format, trong nhóm lệnh Drawings, kích Drawing rồi chọn

Chương VI 87


Properties. Hoặc kích chuột phải lên đối tượng rồi chọn Properties. Trong hộp thoại Format drawing, kích vào tab Size & Position, và sau đó chọn kiểu liên kết mà bạn muốn.

6.2. Tùy biến một khung nhìn Timeline

Khung nhìn Timeline là thích hợp nhất để hiển thị các nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch của bạn trong một định dạng đơn giản và nhỏ gọn. Khung nhìn này còn đặc biệt phù hợp cho việc truyền đạt một cách nhanh chóng các tóm tắt sơ lược của kế hoạch. Khung nhìn Timeline là một cách thức tiện dụng để chia sẻ thông tin về dự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn biết được từ kinh nghiệm quá khứ rằng một số bên liên quan của dự án ra mắt cuốn sách mới sẽ nhận thấy khung nhìn biểu đồ Gantt của bạn có thêm được nhiều chi tiết hơn nữa không. Để giúp các bên liên quan như vậy thấy được các chi tiết quan trọng mà bạn muốn truyền đạt, bạn quyết định xây dựng một khung nhìn Timeline. Ở phần sau trong chương này, bạn sẽ sao chép khung nhìn Timeline này tới các ứng dụng khác như là một hình ảnh nhanh của “một cái nhìn thoáng qua về dự án”.

Trong ví dụ này, bạn đưa các nhiệm vụ cụ thể tới một khung nhìn Timeline và điều chỉnh một số chi tiết về việc hiển thị.

Bước 1: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline.

Project di chuyển sự tập trung tới khung nhìn Timeline và hiển thị nhãn ngữ cảnh Timeline Tools bên trên tab ngữ cảnh Format.

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Insert, kích vào Existing Tasks.

Hộp thoại Add Task To Timeline xuất hiện .

Hộp thoại này chứa đựng một cấu trúc dạng đề cương của các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ con trong kế hoạch.

Bước 3: Kích chọn vào hộp kiểm trước các nhiệm vụ sau đây:

- Planning Phase- Planning complete!- Internal Launch Phase- Public Launch Phase- Author travel and appearances.

Những nhiệm vụ này là các nhiệm vụ khái quát và một nhiệm vụ cột mốc mà bạn sẽ thêm tới khung nhìn Timeline.

Bước 4: Nhấn OK.

Chương VI 88


Project thêm các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ cột mốc đã chọn tới khung nhìn Timeline. Nếu cần thiết, điều chỉnh thanh ngang phân chia giữa khung nhìn Timeline và Gantt Chart để bạn có thể xem hết những thứ có trong khung nhìn Timeline.

Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh định dạng của nhiệm vụ khái quát Author travel and appearances trong khung nhìn Timeline.

Bước 5: Trong khung nhìn Timeline, kích vào thanh bar của nhiệm vụ tóm tắt Author travel and appearances.

Chỉ một phần tên của nhiệm vụ khái quát này được nhìn thấy. Di chuyển con trỏ chuột lên thanh bar của nhiệm vụ này và Project sẽ hiển thị một ScreenTip thể hiện tên đầy đủ của nhiệm vụ và các chi tiết khác.

Bước 6: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Current Selection, kích vào Display as Callout.

Project sẽ hiển thị nhiệm vụ khái quát này như một chú thích, đối với nhiệm vụ này nó có một lợi ích là làm cho toàn bộ tên của nhiệm vụ được nhìn thấy.

Tiếp theo bạn sẽ thêm nhiệm vụ cột mốc nằm ở vị trí cuối cùng trong danh sách các nhiệm vụ tới khung nhìn Timeline, nhưng bạn sẽ sử dụng một kỹ thuật khác.

Bước 7: Trong cột Name Task trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên của nhiệm vụ 24, Launch complete!.

Bước 8: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Add to Timeline.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ và chọn Add To Timeline trong Shortcut Menu xuất hiện.

Project thêm nhiệm vụ cột mốc này tới khung nhìn Timeline.

Chương VI 89


Như bạn có thể nhìn thấy trong khung nhìn Timeline, Project hiển thị các nhiệm vụ cột mốc như các chú thích-Callout và sử dụng các biểu tượng có hình dạng kim cương như là là một quy ước về hình ảnh cho các nhiệm vụ cột mốc.

* Pan và zoom khung nhìn Gantt Chart từ khung nhìn Timeline

Bạn có chú ý tới hai đường thẳng đứng và một đường ngang nét dầy mầu xanh lá trong khung nhìn Timeline không? Đây chính là điều khiển Pan và Zoom, bạn có thể sử dụng chúng để cuộn phần biểu đồ của khung nhìn khung nhìn Gantt Chart sang trái hoặc sang phải hoặc thay đổi dải thời gian biểu-Timescale của nó.

Điều khiển pan và zoom xuất hiện trong khung nhìn Timeline khi tầm nhìn mà bạn đang nhìn thấy trong phần biểu đồ của khung nhìn, không thể hiện được hết toàn bộ thời hạn thực hiện của kế hoạch.

Để cuộn một phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart sang trái hoăc sang phải, kích rồi giữ phím chuột lên trên thanh ngang trên cùng (thanh có mầu xanh lá cây đậm) của điều khiển pan và zoom, và sau đó di chuyển con trỏ chuột sang trái hoặc sang phải. Đây là một cách hữu ích để hiển thị một phạm vi các ngày cụ thể trong phần biểu đồ.

Để thay đổi thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ Gantt, di chuyển chuột đến đường thẳng đứng bên trái hoặc bên phải của điều khiển pan và zoom, và sau đó kích chuột rồi kéo sang trái hoặc phải. Khi bạn làm như vậy, Project sẽ điều chỉnh thời gian biểu trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để khoảng thời gian nằm giữa hai đường thẳng đứng trong khung nhìn Timeline cũng sẽ được nhìn thấy trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart.

6.3. Tùy biến các báo cáo

Nếu bạn đã từng sử dụng Project phiên bản 2010 hoặc trước nữa, bạn có thể quen thuộc với các tính năng báo cáo dạng bảng đã được tối ưu hóa cho việc in ấn. Tuy nhiên, các báo cáo trong Project 2013 được đưa vào một loạt các tính năng và khả năng hoàn toàn mới.

Bạn có thể sử dụng các bản báo cáo của Project để xem các chi tiết của kế hoạch của bạn trong nhiều cách khác nhau. Một bản báo cáo độc lập có thể là một sự kết hợp năng động giữa các bảng biểu, các biểu đồ và các văn bản. Không giống như hầu hết các khung nhìn trong Project, một bản báo cáo trông giống như một cái khung trống rỗng mà trên đó bạn có thể đặt bất cứ yếu tố nào đó ( chẳng hạn như các bảng biểu hoặc các biểu đồ) miễn là chúng tập trung tới các thông tin mà bạn quan tâm nhất. Project bao gồm một số bản báo cáo có sẵn (được xây dựng

Chương VI 90

Thanh trên cùng để di chuyển (Pan) phần biểu đồ sang trái hoặc phải

Kích và kéo để thay đổi Timescale Kích và kéo để thay đổi Timescale


trước), và bạn có thể tùy chỉnh chúng hoặc tạo ra của riêng bạn cho các yêu cầu thông tin đặc biệt của các bên liên quan của dự án.

Các bản báo cáo được thiết kế để xem các chi tiết của Project. Bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa kế hoạch của bạn trong bản báo cáo như khi bạn có thể làm được trong các khung nhìn. Tuy nhiên, bạn có thể tùy biến để những dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong báo cáo và chúng được định dạng như thế nào. Các bản báo cáo đặc biệt phù hợp với việc chia sẻ thông tin cho những người khác thông qua việc in ấn hoặc sao chép.

Lưu ý: Phần này sẽ giới thiệu về việc định dạng bản báo cáo. Để biết thêm các chi tiết về các báo cáo, xem trong chương 14 và Chương 17.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn chia sẻ báo cáo Work Overview với các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, bạn muốn thay đổi định dạng của một yếu tố trong báo cáo này.

Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng của một bản báo cáo có sẵn trong Project.

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó chọn Work Overview.

Bản báo cáo Work Overview xuất hiện:

Bản báo cáo này bao gồm một số biểu đồ mô tả thời gian làm việc theo thời gian và cho từng tài nguyên. Tùy thuộc vào độ phân giải màn hình của bạn, bạn có thể cần phải di chuyển thanh cuộn dọc của bản báo cáo để xem tất cả các biểu đồ có trong đó.

Ở cạnh bên trái của bản báo cáo là biểu đồ cột Work Stats. Bạn sẽ thay đổi định dạng của biểu đồ này.

Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào trong biểu đồ Work Stats.

Ngay sau khi bạn kích vào biểu đồ này, bảng điều khiển Field List sẽ xuất hiện ở cạnh bên phải của màn hình. Trong Chương 17, bạn sẽ sử dụng Field List để tùy chỉnh các dữ liệu có trong bản báo cáo. Còn bây giờ, bạn sẽ tập trung vào việc thay đổi định dạng của bản báo cáo này.

Bước 3: Kích vào tab Design bên dưới nhãn ngữ cảnh Chart Tools. Trong nhóm lệnh Chart Styles, kích vào phong cách biểu đồ có nền màu đen. (Nếu bạn di chuyển con trỏ chuột lên trên phong cách biểu đồ này thì nhãn của biểu đồ này là Style 6 sẽ xuất hiện trong một ToolTip) .

Project áp dụng phong cách biểu đồ này tới biểu đồ Work Stats.

Chương VI 91


Lưu ý: Bạn có lưu ý tới các nhãn Report Tools và Chart Tools nằm ở trên các nhãn của các tab? Đây là các nhãn ngữ cảnh thay đổi tùy thuộc vào loại đối tượng mà bạn đã chọn. Hãy khám phá các tùy chọn thiết kế và định dạng có sẵn cho loại biểu đồ này và sau đó chọn một trong các biểu đồ khác có trong bản báo cáo này để khám phá tiếp. Bản báo cáo này bao gồm ba loại biểu đồ là: cột-Column, thanh-Bar, và đường-Line. Mỗi loại biểu đồ đều có các phong cách biểu đồ khác nhau.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views kích Gantt Chart.

Khung nhìn Gantt Chart sẽ thay thế báo cáo Work Overview.

6.4. Sao chép các khung nhìn và báo cáo

Bạn có thể thường xuyên cần phải chia sẻ các chi tiết của các kế hoạch của bạn với các đồng nghiệp, là những người không có phần mềm Project hoặc những người có thể thích một bản chụp (snapshot-chụp ảnh màn hình) đơn giản về tiến độ hơn. Bạn có thể nhanh chóng sao chép hầu hết các khung nhìn và báo cáo từ Project. Sau đó, các khung nhìn và báo cáo được sao chép có thể được dán vào thư điện tử E-Mail, các bản thuyết trình hoặc các loại tài liệu khác. Các khung nhìn mà không thể sao chép trực tiếp được từ Project bao gồm khung nhìn Team Planner, các khung nhìn dạng Form ( chẳng hạn như Task Form) và Relationship Diagram.

Lưu ý: Nếu bạn thấy bạn cần một bản chụp ( snapshop) hình ảnh của một khung nhìn hoặc một bản báo cáo mà không thể sao chép trực tiếp được từ Project thì hãy sử dụng một tiện ích chụp ảnh màn hình như Windows Snipping Tool.

Cả hai khung nhìn biểu đồ Gantt và Timeline đều rất thích hợp cho việc chia sẻ các chi tiết về tiến độ. Timeline là một khung nhìn-cái nhìn thoáng qua về dự án và khung nhìn biểu đồ Gantt là một định dạng được sử dụng rộng rãi trong việc thể hiện tiến độ.

Các bản báo cáo cũng rất thích hợp để chia sẻ với các bên liên quan khác của dự án. Các báo cáo được chia sẻ có thể đặc biệt hiệu quả trong việc truyền tải thông tin của Project, mặt khác bạn có thể cần sao chép chúng vào một ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel để định dạng nhiều hơn nữa về dữ liệu dạng bảng và các biểu đồ.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có một chiến lược truyền thông theo hai hướng để chia sẻ kế hoạch ra mắt cuốn sách mới tới các bên liên quan. Chiến lược đầu tiên liên quan đến việc tạo ra các bức ảnh chụp nhanh về khung nhìn và các báo cáo quan trọng trong kế hoạch và chia sẻ chúng thông qua e -mail và tập tin tài liệu Microsoft Word. Đây chính là Chương VI 92


trọng tâm của ví dụ sau đây. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào chiến lược truyền thông thứ hai là: in kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn sao chép khung nhìn biểu đồ Gantt, Timeline và một báo cáo sang một ứng dụng khác.

Bước 1: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 7, Internal Launch Phase.

Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Các thanh bar Gantt đại diện cho nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase và các nhiệm vụ con của nó được hiển thị. Sự hiển thị lúc này gần giống với hình ảnh mà bạn muốn sao chép.

Trong khung nhìn Gantt Chart, chọn tên của các nhiệm vụ từ 7 đến 14.

Đây là nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase và các nhiệm vụ con của nó.

Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard, nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh lệnh Copy và sau đó chọn Copy Picture.

Hộp thoại Copy Picture xuất hiện .

Trong hộp thoại này, bạn có thể kiểm soát cách thức mà Project sao chép các chi tiết từ kế hoạch vào trong Clipboard hoặc lưu nó vào một tập tin. Hai tùy chọn đầu tiên dưới nhãn Render Image kiểm soát kích thước và độ phân giải của hình ảnh biểu đồ Gantt mà bạn sao chép; Tùy chọn thứ ba cho phép bạn lưu các hình ảnh sao chép thành một tập tin hình ảnh Graphics Interchange Format (*.GIF). Các tùy chọn bên dưới nhãn Copy và Timeline cho phép bạn tinh chỉnh những gì bạn muốn sao chép .

Chương VI 93


Đối với ví dụ này, bạn muốn sao chép những dòng được chọn ( chọn tùy chọn Selected rows) với chất lượng độ phân giải của màn hình hiển thị ( chọn tùy chọn For screen) và để nguyên khoảng tùy chọn dưới nhãn Timescale là As shown on screen.

Bước 5: Kích OK.

Project sao chép một hình ảnh đồ họa của biểu đồ Gantt chỉ của những hàng đã chọn vào trong Clipboard của HĐH Window.

Bước 6: Mở phần mềm Microsoft Word trên máy bạn tính của bạn.

Bước 7: Trong Microsoft Word, kích vào lệnh Paste hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V.

Hình ảnh đồ họa của khung nhìn Gantt Chart sẽ được dán vào.

Khung nhìn Gantt Chart là một định dạng tiêu chuẩn cho việc trình bày tiến độ và nó có thể hiển thị khá chi tiết về tiến độ.

Bước 8: Quay trở lại phần mềm Project.

Bạn sao chép hầu hết các khung nhin khác trong Project theo một cách tương tự như bạn đã làm với khung nhìn Gantt Chart. Tuy nhiên, khung nhìn Timeline, có các tùy chọn khác biệt đối với việc sao chép, và bạn sẽ khám phá chúng ở bước tiếp theo.

Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Timeline.

Hiện nay, với việc tập trung vào khung nhìn Timeline, nhãn ngữ cảnh bên trên tab Format thay đổi thành Timeline Tools.

Bước 10: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Copy, kích Copy Timeline.

Các tùy chọn về Copy Timeline xuất hiện.

Chương VI 94


Lưu ý: Hãy thử nghiệm với từng tùy chọn của Copy Timeline và dán kết quả vào bất cứ ứng dụng nào mà bạn muốn. Đối với ví dụ này, bạn sẽ dán kết quả vào Microsof Word, một trình soạn thảo văn bản của Microsoft.

Bước 11: Kích Full Size.

Project sẽ sao chép một hình ảnh đồ họa của khung nhìn Timeline vào Clipboard.

Bước 12: Quay trở lại phần mềm Microsoft Word và sau đó dán nó vào bên dưới hình ảnh về khung nhìn Gantt Chart.

Bước 13: Quay trở lại phần mềm Project.

Cho đến lúc này thì bạn vẫn đang làm việc với khung nhìn Timeline trong định dạng nhiều chi tiết của nó. Để mang lại cho bạn nhiều không gian làm việc trên màn hình hơn, bạn sẽ thay đổi lại sự hiển thị của khung nhìn Timeline để nó hiển thị trong định dạng ít chi tiết hơn.

Bước 14: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Timeline, và sau đó vào tab Format, trong nhóm lệnh Show/Hide, kích Detailed Timeline.

Project sẽ co lại khung nhìn Timeline và hiển thị định dạng ít chi tiết hơn của nó. Tiếp theo bạn sẽ sao chép và dán một bản báo cáo.

Chương VI 95


Bước 15: Trong tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó chọn Work Overview.

Báo cáo Work Overview mà bạn đã tùy chỉnh trước đó xuất hiện.

Bước 16: Kích vào bất cứ nơi đâu trong bản báo cáo Work Overview , và sau đó kích vào tab Design dưới nhãn Report Tools. Trong nhóm lệnh Report, chọn Copy Report.

Project sao chép một hình ảnh đồ họa của báo cáo này vào Clipboard.

Lưu ý: Để chỉ sao chép một biểu đồ nào đó trong báo cáo, kích chuột phải vào các cạnh ngoài của biểu đồ mà bạn muốn sao chép và trong Shortcut Menu xuất hiện, chọn Copy.

Bước 17: Quay trở lại phần mềm Microsoft Word và sau đó dán nó vào bên dưới hình ảnh về khung nhìn Timeline.

Và bây giờ bạn có trong tập tin tài liệu mới của bạn trong phần mềm Microsoft Word có chứa các hình ảnh đồ họa của khung nhìn Gantt Chart , khung nhìn Timeline và cả báo cáo Work Overview.

Bước 18: Đóng phần mềm Microsoft Word và quay trở lại Project.

Bước 19: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views , kích Gantt Chart.

Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện thay thế bản báo cáo Work Overview.

6.5. In các khung nhìn và báo cáo

Bằng cách in các khung nhìn và các báo cáo, bạn có thể đưa lên trên mặt giấy chỉ có những gì mà bạn nhìn thấy trên màn hình của bạn. Đối với một kế hoạch có nhiều nhiệm vụ, những gì mà bạn có thể nhìn thấy trên màn hình của bạn tại một thời điểm nào đó có thể là một phần tương đối nhỏ của toàn bộ kế hoạch. Khi sử dụng những khổ giấy có kích thước tiêu chuẩn ( ví dụ A4, Letter) thì bạn có thể cần nhiều tờ để in toàn bộ kế hoạch. Ví dụ, một khung nhìn Gantt Chart của một dự án có tiến độ sáu tháng với khoảng 100 nhiệm vụ có thể yêu cầu 12 tờ giấy khổ Letter hoặc nhiều hơn để in toàn bộ nó. Việc in ra kế hoạch trong Project có thể sử dụng

Chương VI 96


khá nhiều giấy, do đó việc xem trước các khung nhìn và các báo cáo mà bạn định in là một ý tưởng hay.

Bạn có nhiều lựa chọn khi in trong Project, chẳng hạn như in theo một phạm vi các ngày cụ thể trong khung nhìn Gantt Chart ( bạn sẽ làm điều đó sau đây). Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm soát được những gì sẽ được in ra trong khung nhìn xem trước khi in bằng cách lọc hoặc thu gọn các nhiệm vụ lại, hoặc chỉ hiển thị các nhiệm vụ khái quát. ( Bạn sẽ khám phá các tùy chọn như vậy trong Chương 12).

So với các khung nhìn, các báo cáo có thể là một dạng trình bày ngắn gọn hơn để in thông tin về kế hoạch của bạn. Các báo cáo sử dụng các định dạng thông thường dễ hiểu, chẳng hạn như là các bảng biểu và biểu đồ, để tổ chức và trình bày thông tin.

Lưu ý: Một số khung nhìn, chẳng hạn như các khung nhìn dạng Forrm ( ví dụ Task Form) và Relationship Diagram, không thể in được từ Project. Tuy nhiên , bạn có thể sử dụng một tiện ích chụp ảnh màn hình như Windows Snipping Tool để có được một bản chụp của một khung nhìn thuộc loại đó và sau đó in nó.

Để được hướng dẫn chi tiết về việc in ấn cao cấp, xem trong Chương 16.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã chia sẻ trực tuyến các bản chụp của các khung nhìn và các báo cáo của kế hoạch ra mắt cuốn sách mới tới các đối tượng liên quan. Tiếp theo bạn sẽ in các khung nhìn và các báo cáo từ kế hoạch để treo lên tường, chỗ mà nhóm đã để dành cho các tài liệu lên kế hoạch quan trọng của dự án này. Một khi các chi tiết về tiến độ này được in và treo trên tường, bạn sẽ khuyến khích các thành viên trong nhóm đánh dấu bằng tay các thông phản hồi hoặc chú thích về kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn sẽ nhìn thấy khung nhìn xem trước khi in-Print preview của khung nhìn Gantt Char, cũng như của một bản báo cáo

Bước 1: Trên tab File, kích chọn Print.

Khung nhìn xem trước khi in-Print preview của khung nhìn Gantt Chart sẽ xuất hiện trong giao diện Backstage.

Khung nhìn Print Preview có một số tùy chọn để khám phá. Bạn sẽ bắt đầu với các nút điều hướng trang ở góc dưới cùng bên phải của màn hình. Để quan sát rộng hơn về những thứ sẽ được in ra, bạn sẽ chuyển sang một khung nhìn gồm nhiều trang.

Chương VI 97


Bước 2: Kích vào nút Multiple Pages.

Toàn bộ biểu đồ Gantt xuất hiện trong Preview Print. Giả sử rằng kích thước khổ giấy của bạn là Letter, bạn có thể nhìn thấy biểu đồ Gantt sẽ được trải ra trên 4 tờ giấy. Những gì bạn nhìn thấy trong Preview Print có thể khác nhau do nó phụ thuộc vào việc thiết lập khổ giấy cụ thể cho máy in của bạn. Và những gì bạn đang nhìn thấy này có nhiều lượng thông tin hơn mức bạn cần truyền tải vào lúc này, vì vậy bạn sẽ điều chỉnh Print preview để nó chỉ bao gồm một phần tháng một của biểu đồ Gantt.

Lưu ý: Nếu bạn có một máy in mà bạn thiết lập khổ giấy khác với khổ Letter thì những gì bạn nhìn thấy trong khung nhìn Preview Print trên máy tính của bạn có thể khác với với những gì đã được thể hiện trong ví dụ này. Các bước tiếp theo sẽ giả định rằng bạn nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart được phân chia trong 4 tờ giấy.

Bước 3: Bên dưới khu vực có nhãn Settings nằm ở phía bên trái, kích Print Entire Project để hiển thị thêm các tùy chọn in.

Các tùy chọn này phép bạn tùy chỉnh các chi tiết sẽ được in.

Bước 4: Kích Print Specific Dates.

Chú ý tới hai trường dữ liệu ngày nằm trực tiếp ngay bên dưới thiết lập Print Specific Dates. Trong trường dữ liệu đầu tiên ( có nhãn Dates), 05/01/2015 có thể đang được hiển thị. Đây là ngày bắt đầu của dự án.

Bước 5: Trong trường dữ liệu thứ hai ( có nhãn là To) gõ hoặc chọn ngày 31/1/2015.

Project sẽ điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để phù hợp với khung thời gian này.

Chương VI 98

Nút Multiple Pages


Bước 6: Kích vào nút Back để đóng giao diện Bacckstage.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ làm việc với một bản báo cáo.

Bước 7: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó chọn Work Overview.

Báo cáo Work Overview xuất hiện. Tiếp theo bạn sẽ xem xét một số các tùy chọn thiết lập trang-Page Setup cho các báo cáo.

Bước 8: Kích tab Design bên dưới nhãn ngữ cảnh Report Tools. Trong nhóm lệnh Page Setup, chọn Page Breaks.

Các đường đứt nét mà bạn nhìn thấy trong báo cáo này cho bạn biết đó chính là rìa của các mép in trên các trang giấy theo các thiết lập trang hiện thời. Các tùy chọn mà bạn nhìn thấy trong nhóm lệnh Page Setup, chẳng hạn như canh lề-Margins và kích thước khổ giấy- Size, có thể sẽ hữu ích khi bạn thiết kế báo cáo của bạn.

Bước 9: Trên tab File kích chọn Print.

Khung nhìn xem trước khi in- Print Preview của bản báo cáo xuất hiện trong giao diện Backstage.

Chương VI 99

Rìa mép in


Bước 10: Kích vào nút Multiple Pages.

Toàn bộ bản báo cáo Work Overview xuất hiện trong khung nhin Print Preview.

Bước 11: Kích vào nút Back để đóng giao diện Backstage.

Chương VI 100

Microsoft Project 2013 Tieng viet (Chuong VI)

Documents

Transcript of Microsoft Project 2013 Tieng viet (Chuong VI)