MICROSOFT EXCEL - cntt.cnnlnb.edu.vn

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

------- -------

BÀI GIẢNG

MICROSOFT EXCEL Mã số: MH19

NGHỀ:

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX. Dĩ An, Tỉnh Bình Dương

Email: [email protected]

[Lưu hành nội bộ]

-2018-

mailto:[email protected]

i

MỤC LỤC

Bài 1. TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL ..................................................................................... 1

1.1. KHÁI NIỆM. ................................................................................................................. 1

1.1.1. Excel là gì? ......................................................................................................... 1

1.1.2. Ribbon là gì? ...................................................................................................... 3

1.1.3. Giới thiệu màn hình làm việc của MS Excel. ........................................................ 3

1.2. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT, PHÓNG TO, THU NHỎ CỬA SỔ. ................................ 5

1.2.1. Khởi động. .......................................................................................................... 5

1.2.2. Thu nhỏ. ............................................................................................................. 5

1.2.3. Phóng to. ............................................................................................................ 5

1.2.4. Thoát. ................................................................................................................. 5

1.3. THAO TÁC VỚI Ô VÀ VÙNG. .................................................................................. 5

1.3.1. Chọn vùng. ......................................................................................................... 5

1.3.2. Sao chép và di chuyển vùng. .............................................................................. 6

1.3.3. Chèn, xoá ô, dòng và cột. ....................................................................................... 6

1.3.4. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao hàng. ............................................................... 7

1.4. DI CHUYỂN TRONG BẢNG TÍNH VÀ SỬ DỤNG PHÍM TẮT. ......................... 9

1.4.1. Sheet Tab. ........................................................................................................... 9

1.4.2. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển. ........................................................ 9

1.5. THAO TÁC VỚI WORKBOOK. ............................................................................... 10

1.5.1. Tạo mới workbook. .......................................................................................... 10

1.5.2. Mở workbook có sẵn trên ổ đĩa. ....................................................................... 11

1.5.3. Lưu workbook. ..................................................................................................... 12

1.5.4. Đóng workbook. ............................................................................................... 13

1.5.5. Sắp xếp workbook. ........................................................................................... 13

1.6. THAO TÁC VỚI WORKSHEET. .............................................................................. 13

1.6.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook. ....................................................... 13

1.6.2. Đổi tên. ............................................................................................................. 14

1.6.4. Sắp xếp. ............................................................................................................ 14

1.6.5. Sao chép. .......................................................................................................... 14

1.6.6. Ẩn/hiện worksheet. .......................................................................................... 15

1.7. SỬ DỤNG CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC. ............ 15

1.7.1. Sử dụng thanh Zoom. ....................................................................................... 15

1.7.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ. ............................................... 16

Bài 2. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL ........................................................... 19

2.1. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH. .......................................................................................... 19

2.1.1. Nhập liệu. ......................................................................................................... 19

2.1.2. Nhập các ký tự đặc biệt. ................................................................................... 20

2.1.3. Hiệu chỉnh nội dung. ........................................................................................ 21

ii

2.1.4. Sử dụng chức năng Fill và Auto Fill. ............................................................... 21

2.2. ĐỊNH DẠNG. ............................................................................................................. 23

2.2.1. Định dạng chung. ............................................................................................. 23

2.2.2. Bảng và định dạng bảng. .................................................................................. 31

2.2.3. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu. ...................................................................... 32

2.3. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ. ..................................................................................... 32

2.3.1. Tìm kiếm. ......................................................................................................... 32

2.3.2. Thay thế............................................................................................................ 33

Bài 3. HÀM TRÊN EXCEL ................................................................................................ 35

3.1. GIỚI THIỆU CÔNG THỨC & HÀM. ....................................................................... 35

3.1.1. Giới thiệu công thức (Formula). ...................................................................... 35

3.1.2. Giới thiệu hàm (Function). ............................................................................... 36

3.1.3. Nhập công thức & hàm. ................................................................................... 37

3.1.4. Các địa chỉ trong Excel. ................................................................................... 38

3.2. CÁC HÀM TRONG EXCEL. .................................................................................... 39

3.2.1. Các hàm xử lý văn bản: .................................................................................... 39

3.2.2. Các hàm về số và thống kê. .............................................................................. 40

3.2.3. Các hàm về ngày h. .......................................................................................... 45

3.2.4. Hàm Logic........................................................................................................ 46

3.2.5. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu. .................................................................... 47

Bài 4. XỬ LÝ DỮ LIỆU ....................................................................................................... 58

4.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL. ................................. 58

4.2. SẮP XẾP DỮ LIỆU. ................................................................................................... 58

4.3. LỌC CSDL. ................................................................................................................ 59

4.3.1. Quy trình lọc đơn giản: ........................................................................................ 59

4.3.2. Quy trình lọc phức tạp: ...................................................................................... 59

4.3.3. Lọc cao cấp (Advanced). ................................................................................... 60

4.4. CÁC HÀM VỀ CSDL................................................................................................. 61

4.4.1. Hàm DSUM. ........................................................................................................ 61

4.4.2. Hàm DMAX. ........................................................................................................ 62

4.4.3. Hàm Dmin. ........................................................................................................... 62

4.4.4. Hàm Dcounta. ...................................................................................................... 63

4.5. TẠO BẢNG TỔNG CỘNG THEO NHÓM. .............................................................. 63

Bài 5. ĐỒ THỊ TRONG EXCEL .......................................................................................... 68

5.1. GIỚI THIỆU ĐỒ THỊ. ................................................................................................ 68

5.2. VẼ ĐỒ THỊ. ................................................................................................................ 68

5.3. CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ. ............................................................................ 71

5.3.1. Nhận biết các thành phần trên đồ thị. ............................................................... 71

5.3.2. Các thao tác với đồ thị. .................................................................................... 72

iii

5.3.3. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị. ....................................................................... 74

5.3.4. Thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị. ............................................................ 78

Bài 6. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH ............................................................. 81

6.1. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG. ........................................................................... 81

6.2. THIẾT LẬP THÔNG SỐ CHO TRANG IN. ............................................................. 81

6.3. THIẾT LẬP THÔNG SỐ HỘP THOẠI PRINT. ........................................................ 85

1

Bài 1.

TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL Mục tiêu:

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được một số khái niệm về bảng tính Excel;

- Thực hiện khởi động và thoát khỏi chương trình ứng dụng, các thao tác đối với ô,

vùng, WorkSheet và Workbook;

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.

Nội dung:

1.1. KHÁI NIỆM.

1.1.1. Excel là gì?

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy

chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong

việc thực hiện:

- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu.

- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.

- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau.

- Vẽ đồ thị và các sơ đồ.

- Tự động hóa các công việc bằng các macro.

- Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán

khác nhau.

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính

toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do

vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin

(file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính

của bạn.

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được

gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các

dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và

1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một

chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ

workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần

đến trong thanh sheet tab.

2

Hình 1.1: Các thành phần của Workbook

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp

việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây

là “.XLS”.

Hình 1.2: Giao diện Excel

Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,

lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn

File của các phiên bản trước.

Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử

dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và check vào các lệnh cần cho hiện lên

thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn More

Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.

3

Hình 1.3: Các lệnh trong thực đơn Office.

1.1.2. Ribbon là gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn

truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập, được trình bày ngay trên màn hình gọi là

Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews,

View, Developer, Add-Ins. Để làm ẩn hoặc hiện các Ribbon ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1 hoặc

double click vào menu lệnh.

Hình 1.4: Thanh công cụ Ribbon.

1.1.3. Giới thiệu màn hình làm việc của MS Excel.

1.1.3.1. Thanh tiêu đề (Title bar).

Hình 1.5: Thanh Tiêu đề (Title Bar).

1.1.3.2. Thanh chứa các lệnh thẻ.

Thanh tiêu đề (Title bar)

4

- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm

việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc

cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký

hiệu, …

- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công

thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

- Data: Các nút lệnh đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ

liệu,…

- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các

thiết lập bảo vệ bảng tính.

- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn

hình, …

- Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,

những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options

Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ

sung, các hàm bổ sung,…

1.1.3.3. Thanh trạng thái.

Hình 1.6: Thanh trạng thái.

1.1.3.4. Thanh cuộn (Scroll bar).

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars).

Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác,

nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh

cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.

- Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên

và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống.

- Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Có hình

dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.

Hình 1.7: Thanh cuốn ngang.

- Cách sử dụng thanh cuốn.

+ Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.

+ Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải.

1.1.3.5. Thanh thước kẻ (Ruler).

5

1.2. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT, PHÓNG TO, THU NHỎ CỬA SỔ.

1.2.1. Khởi động.

Có 3 cách khởi động chương trình ứng dụng Excel:

- Cách 1:

Bước 1: Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên

trái.

Bước 2: Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải

chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng

lại.

Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel.

- Cách 2: Di chuyển chuột đến biểu tượng chương trình Microsoft Office Excel 2010

trên desktop.

- Cách 3: Di chuyển chuột đến biểu tượng chương trình Microsoft Office Excel 2010

trên thanh công việc ở phía dưới nang hình.

1.2.2. Thu nhỏ.

Hình 1.8: Các nút điều khiển cửa sổ Excel.

Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to, nhấp chuột chuột vào nút ở

góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trên

thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start.

1.2.3. Phóng to.

Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ.

Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh

Taskbar bên phía dưới màn hình.

1.2.4. Thoát.

Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể

thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel.

1.3. THAO TÁC VỚI Ô VÀ VÙNG.

1.3.1. Chọn vùng.

- Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên

trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng

của vùng và thả chuột.

- Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím

và để đến ô cuối của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối

của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên).

- Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả workbook

(nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All

Sheets.

6

1.3.2. Sao chép và di chuyển vùng.

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính

và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ

được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao

chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

- Cách 1: Dùng Ribbon.

Bước 1: Chọn vùng.

Bước 2: Click vào menu Home.

Bước 3: Nhấn nút hay (Copy hay Cut).

Bước 4: Đặt con trỏ đến nơi đích và click menu Home chọn (Paste).

Lưu ý: Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột.

- Cách 2: Dùng Chuột.

Bước 1: Chọn vùng.

Bước 2: Giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím

Ctrl sẽ là lệnh di chuyển).

Bước 3: Kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.

1.3.3. Chèn, xoá ô, dòng và cột.

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong

worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta có thể chèn

thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột.

- Chèn ô trống.

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó

(muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).

Bước 2: Chọn Home Insert Insert Cells…

Bước 3: Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert.

Hình 1.9: Chèn ô trống.

- Chèn dòng.

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số

dòng tương ứng phía trên các dòng này.

Bước 2: Chọn Home Insert Insert Sheet Rows.

7

Hình 1.10: Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn.

- Chèn cột.

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột

tương ứng phía bên trái các cột này.

Bước 2: Chọn Home Insert Insert Sheet Columns.

- Xóa các ô, dòng và cột. Bước 1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa.

Bước 2: Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp.

Hình 1.11: Minh họa xóa cá ô, dòng cột.

1.3.4. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao hàng.

Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có

thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột

được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng

điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là

0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột:

Bước 1: Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng.

Bước 2: Chọn Home cell Format Chọn lệnh phù hợp.

Xóa ô

Xóa dòng

Xóa cột

8

Hình 1.12: Danh sách Format tùy chỉnh độ cao của dòng, độ rộng của cột.

- Row Height…: Chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng.

- AutoFit Row Height: Chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù

hợp với nội dung.

- Column Width… : Chọn lệnh này để qui định độ rộng cột.

- AutoFit Column Width: Chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù

hợp với nội dung.

- Default Width… : Chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho

worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet

hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh.

Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao

tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó

cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng

cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho

xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.

Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook

bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh.

Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột

để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề

cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm

độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự

dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng

chiều cao dòng.

Hình 1.13: Kéo dãn dòng, cột bằng cách dùng chuột.

9

1.4. DI CHUYỂN TRONG BẢNG TÍNH VÀ SỬ DỤNG PHÍM TẮT.

1.4.1. Sheet Tab.

Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab.

Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện

hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet

đầu tiên bạn nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì bạn nhấp

chuột vào nút trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó trong trường hợp có quá

nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến.

Hình 1.14: Hướng dẫn sử dụng thanh sheet tab.

1.4.2. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển.

Để đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn

ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di

chuyển được nhanh hơn.

10

1.5. THAO TÁC VỚI WORKBOOK.

1.5.1. Tạo mới workbook.

- Cách 1: Chọn menu File New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp

nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook

dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút

Create.

Nhấn phím Di chuyển

→ hoặc Tab Sang ô bên phải.

← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái.

↑ Lên dòng.

↓ Xuống dòng.

Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành.

Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet.

Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet.

Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình.

Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình.

Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình.

Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình.

F5 Mở hộp thoại Go To.

End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống.

End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống.

End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống.

End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống.

Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành.

Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành.

11

Hình 1.15: Màn hình khởi tạo Workbox mới

- Cách 2: Chọn biểu tượng trên Ribon.

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

1.5.2. Mở workbook có sẵn trên ổ đĩa.

- Cách 1: Chọn menu File Recent chọn tên tập tin muốn mở (có tối đa là 50 tên

tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này. Để điều chỉnh danh sách thì nhấn vào

nút File Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents).

- Cách 2: Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập

tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.

- Cách 3:

Bước 1: Chọn nút File Open.

Bước 2: Tìm ổ đĩa nơi chứa tập tin chọn tập tin cần mở.

Bước 3: Click Open.

Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại gồm:

+ Open (mở bình thường).

+ Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi).

+ Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra)

+ Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định).

+ Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).

Hình 1.16: Màn hình hướng dẫn mở Workbox có sẵn.

12

1.5.3. Lưu workbook.

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại

công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu

máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho

dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian

qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút

Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information

every minutes.

Một số cách lưu workbook:

1.5.3.1. Lưu tập tin mới.

Bước 1: chọn 1 trong 3 cách:

- Cách 1: Chọn nút Office Save.

- Cách 2: Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access

Tollbar).

- Cách 3: Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu

là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra.

Bước 2: Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và

đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save

để lưu trữ.

Hình 1.17: Minh họa lưu tập tin.

Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows.

Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin

không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |.

1.5.3.2. Lưu tập tin đã tồn tại dưới một tên mới (vị trí lưu trữ mới).

Bước 1: Chọn nút Office Save as.

Bước 2: Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và

đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save

để lưu trữ.

13

1.5.4. Đóng workbook.

- Cách 1: Chọn nút Office Close.

- Cách 2: Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).

- Cách 3: Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu workbook có sự thay đổi

nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.

1.5.5. Sắp xếp workbook.

Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp

xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All Chọn kiểu bố trí thích

hợp.

Hình 1.18: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel.

Các kiểu sắp xếp:

- Tiled.

- Horizontal: Sắp xếp các cửa sổ dữ liệu đang mở dạng nằm ngang.

- Vertical: Sắp xếp các cửa sổ dữ liệu đang mở dạng nằm dọc.

- Casscade: Sắp xếp các cửa sổ dữ liệu đang mở dạng xếp tầng.

1.6. THAO TÁC VỚI WORKSHEET.

1.6.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook.

- Cách 1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab

- Cách 2. Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.

- Cách 3. Nhấn chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet.

- Cách 4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện

ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.

14

Hình 1.19: Minh họa chèn sheet mới.

1.6.2. Đổi tên.

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới

vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy

nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *

1.6.3. Xoá.

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:

- Cách 1: Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete

Delete sheet.

- Cách 2: Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa

OK.

1.6.4. Sắp xếp.

Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:

- Cách 1: Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và

thả chuột.

- Cách 2: Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần

sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet

trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.

Hình 1.20: Di chuyển hoặc copy Sheet.

1.6.5. Sao chép.

- Cách 1: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao

trong vùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy nhấn nút OK.

15

- Cách 2: Để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet

cần sao chép giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab thả trái chuột.

Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet

trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet.

Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên

sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn

workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).

1.6.6. Ẩn/hiện worksheet.

Khi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó

đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn.

- Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ẩn chọn Hide thế

là sheet đã được ẩn.

- Khi muốn cho hiện trở lại một sheet nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab chọn

Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK.

Hình 1.21: Ẩn/Hiện các Sheet.

1.7. SỬ DỤNG CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC.

Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các

cửa sổ để có được góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều

góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay

giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn,…

1.7.1. Sử dụng thanh Zoom.

Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của

bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và

phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ

thì nhấn vào nút dấu trừ.

Hình 1.22: Thanh Zoom.

16

1.7.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet

trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn

thêm chỉ số phía sau tên tập tin.

- Bước 1: Chọn nhóm View Window New Window.

Hình 1.23: So sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm.

- Bước 2: View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn

cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng

thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật – xem hình 1.22).

Hình 1.24: Chọn View Side by Side để xem và so sánh.

Hình 1.25: Chọn Synchronous Scrolling để tắt tính năng cuốn đồng thời.

17

BÀI TẬP 1.1.

1. Khởi động Excel. Mở một Workbook mới.

2. Tạo một Workbook có nội dung sau và lưu lại với tên canban.xls

BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ

STT VẬT TƯ ĐV Đ.GIÁ S.LG T.TIỀN T.TRƯỚC CÒN THIẾU

1 Xi măng Bao 50000 120

2 Đất Xe 150000 5

3 Đá mi Khối 320000 6

4 Gạch Viên 200 2000

5 Đinh Kg 7000 3

6 Sơn Kg 20000 12

7 Gỗ m 18000 35

Tổng cộng:

3. Đặt tên worksheet là ’ VAT TU 1’.

4. Copy Bản dự trù vật tư đến vị trí mơi tại địa chỉ đầu tiên bên trái là A20.

5. Chỉnh sửa nội dung bảng vật tư.

BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ BỔ SUNG


1 Đá 3X4 M3 50000 120

2 Đá13X2 M3 70000 5

Tổng cộng:

6. Chèn thêm worksheet mới, đặt tên worksheet mới là ’ VAT TU 2’.

7. Chỉnh sửa nội dung bảng vật tư.

BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ 2


1 Xi măng Bao 50000 120

2 Đất Xe 150000 5

3 Đá mi Khối 320000 6


5 Đinh Kg 7000 3

6 Sơn Kg 20000 12

7 Gỗ m 18000 35

Tổng cộng:

7. Chèn thêm các dòng để bổ sung vật tư.

18

BÀI TẬP 1.2.

1. Mở một Workbook mới, có nội dung sau và lưu lại với tên LUONG.XLS.

BẢNG LƯƠNG THÁNG 10/2015

HỌ & TÊN LƯƠNG TẠM ỨNG THỰC LÃNH

Hoàng Phi Hồng 424000

Tiểu Yến Tử 554000

Lý Sư Huynh 450000

Võ Tắc Thiên 290000

Triều cái 290000

Ngô Tiên Sinh 390000

Tổng cộng:

2. Copy bảng lương tháng 10/2015 đến vị trí mới A30.

3. Chèn thêm các cột như sau.

BẢNG LƯƠNG THÁNG 10/2015

STT HỌ & TÊN Chức vụ Hệ số Lương Thành tiền Tạm ứng Còn lãnh

1 Hoàng Phi Hồng Giám đốc 7.00 1.050.000

2 Tiểu Yến Tử P. Giám đốc 6.50 1.050.000

3 Lý Sư Huynh T. Phòng 6.00 1.050.000

4 Võ Tắc Thiên Tổ trưởng 4.50 1.050.000

5 Triều cái Nhân viên 3.66 1.050.000

6 Ngô Tiên Sinh Nhân viên 3.33 1.050.000

Tổng cộng:

19

Bài 2.

LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL

Mục tiêu:


- Trình bày được cách nhập được dữ liệu vào bảng tính, định dạng được bảng tính.

- Thực hiện các bước nhập dữ liệu, tìm kiếm và thay thế trên Excel.


Nội dung:

2.1. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH.

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán

học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượng này

không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.

2.1.1. Nhập liệu.

Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm.

- Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu.

- Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần.

- Bước 3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện

hành chuyển qua phải) để kết thúc.

Lưu ý:

Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn

bản tăng thêm chiều rộng cột.

Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập

phân.

Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng

ô là Text trước khi nhập (Home nhóm Number chọn Text từ danh sách).

Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control

Panel Regional and Language Options.

Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2015 hoặc 10-05-2015.

Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định

cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>.

Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào

sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi

muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi muốn dùng định dạng thời gian

mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+@>. Muốn nhập cùng một nội

dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn <Ctrl+Enter>. Ngoài ra

còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều

sheet, bạn hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu

20

(có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột

lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.

Hình 2.1: Các kiểu dữ liệu.

2.1.2. Nhập các ký tự đặc biệt.

- Bước 1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô.

- Bước 2. Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol.

- Bước 3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.

- Bước 4. Nhấn nút Insert để chèn.

Hình 2.2: Chèn ký tự đặc biệt vào ô.

Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng.

Hình 2.3: Lệnh hủy và phục hồi.

21

Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z>.

Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC.

Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím <Ctrl+Y>

Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn <Ctrl+Y>

2.1.3. Hiệu chỉnh nội dung.

2.1.3.1. Xóa nội dung các ô.

- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa.

- Bước 2: Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung, các định

dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing. Clear ( )

và chọn các lệnh:

Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng.

Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô.

Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng.

Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có.

Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table).

2.1.3.2. Nhập đè lên ô có sẵn nội dung.

Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào

nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.

2.1.3.3. Hiệu chỉnh nội dung các ô.

Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn chọn 1 trong 3 cách sau:

- Cách 1: Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi

tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội

dung sau đó nhập vào nội dung mới.

- Cách 2: Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự

như trên.

- Cách 3: Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula).

2.1.4. Sử dụng chức năng Fill và Auto Fill.

2.1.4.1. Sử dụng chức năng AutoFill có thứ tự.

Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có

sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.

Danh sách 1 số AutoFill có sẵn.

Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng

1, 2, 3 4, 5, 6

9:00 10:00, 11:00, 12:00

Mon Tue, Wed, Thu

22

Monday Tuesday, Wednesday, Thursday

Jan Feb, Mar, Apr

Jan, Apr Jul, Oct, Jan

Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00

15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct

1999, 2000 2001, 2002, 2003

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...

Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...

Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...

Text1, textA text2, textA, text3, textA,...

1st Period 2nd Period, 3rd Period,...

Product 1 Product 2, Product 3,...

Ví dụ: Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:

- Bước 1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1.

- Bước 2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng

số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).

- Bước 3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill

handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.

- Bước 4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.

Hình 2.4: Điền tự động dữ liệu.

Lưu ý: Sẽ làm tương tự với các trường hợp khác (điền số chẵn có thứ tự, điền số có

thứ tự).

23

2.1.4.1. Sử dụng chức năng Fill.

- Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các

ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:

+ Cách 1: Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ

Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức

sẽ được sao chép.

+ Cách 2: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao

dữ liệu đến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hướng phù hợp (Down, Right,

Up, Left).

- Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong

phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit Custom Lists hộp thoại

Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi

nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức

năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.

- Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.

- Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List

entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.

2.2. ĐỊNH DẠNG.

2.2.1. Định dạng chung.

Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm

Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng

bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.

Hình 2.5: Định dạng văn bản và số

Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn

truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home nhóm Cells Format Format

Cells…hoặc nhấp chuột phải lên vùng chọn Format Cells…

24

Hình 2.6: Giải thích hộp thoại Format Cells.

Định dạng Mô tả

Tab Number

Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị.

Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định

dạng bạn chọn.

Decimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho

dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và

Scientific.

Use 1000 Separator (,) Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn,

triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number.

Negative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng

Number và Currency.

Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và

Accounting.

Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các

dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.

Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp

dụng cho các dạng Date, Time, và Special.

Tab Alignment

Text alignment

Horizontal

Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều

ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho

giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa.

Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc.

Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.

Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.

Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô.

Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ.

Text control Wrap text Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ

rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dưới).

Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng

cột.

Merge cells Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên).

Right-to-left Text

direction

Xác định trình tự đọc và canh lề.

25

Tab Font.

Font Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri.

Font style Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu

mặc định là Regular.

Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ

11 point.

Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định

là None.

Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự

chọn màu).

Normal font Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng

bình thường.

Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn bản.

Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên.

Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới.

Preview Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn.

Tab Border.

Line Chọn kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó chọn các

nút bên hộp Border để kẻ.

Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân

cách giữa các ô.

Color Chọn màu cho các đường kẽ.

Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đường bao

các ô.

Tab Fill .

Background Color Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng

tô màu nền (xem chi tiết phần dưới).

More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu.

Pattern Color Các mẫu màu nền.

Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu và kiểu

mẫu tại Sample.

Tab Protection.

Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng

khi sheet được bảo vệ.

Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ

(xem phần sau).

General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài

hơn 12 số thì định dạng.

General chuyển sang dạng Scientific.

Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách

thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời

có thể chọn kiểu hiển thị số âm.

Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể

chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập

phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.

Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký

hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.

Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn

lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là

định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).

26

Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo

chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu

(*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).

Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu %

vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và

qui định số con số sau dấu thập phân.

Fraction Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo

Type bạn chọn.

Scientific Hiển thị con số dưới dạng khoa học <Con số E+n>. Ví dụ,

số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa

là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và

qui định số con số sau dấu thập phân.

Text Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các

con số.

Special Định dạng các con số dạng mã bưu chính (ZIP Code), số điện

thoại, số bảo hiểm …

Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo

mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200

đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản

Excel. (xem phần sau).

- Sử dụng Wrap Text.

Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text

hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn.

+ Bước 1: Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1.

+ Bước 2: Chọn Home Alignment chọn Wrap Text.

Hình 2.7: Mở hộp thoại FormatCells để bật chức năng Wrap text.

Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home

Cells Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height.

27

Hình 2.8: Bật chức năng AutoFit Row Height.

- Xoay chữ (Orientation).

Cách 1:

+ Bước 1: Chọn các ô cần xoay chữ.

+ Bước 2: Chọn Home Alignment

Orientation chọn kiểu xoay.

Hình 2.9: Lựa chọn kiểu xoay chữ trong nhóm Orientation

Cách 2:

+ Bước 1: Chọn các ô cần xoay chữ.

+ Bước 2: Nhấp chuột phải lên vùng đang chọn FormatCells xuất hiện hộp thoại.

Hình 2.10: Hộp thoại FormatCells.

28

+ Bước 3: Tại Orientation nhấp chuột lên điểm xoay hoặc nhập số góc xoay vào

Degrees.

- Định dạng khung (border).

Kẽ đường bao xung quanh vùng đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mảnh

và màu tất cả đường kẻ là màu đỏ.

+ Bước 1. Chọn danh sách cần kẻ khung.

+ Bước 2: Chọn 1 trong 2 cách.

Cách 1: Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells.

Hình 2.11 : Chọn FormatCells từ thanh Ribon.

Cách 2: Nhấp chuột phải lên vùng bạn đang chọn FormatCells.

+ Bước 3. Vào Tab Border, chọn màu tại Color.

+ Bước 4. Chọn kiểu đường nét tại Style.

+ Bước 5: Nhấp chọn lên nút Outline tại Preset để chọn đường viền ngoài.

+ Bước 6: Chọn kiểu đường nét tại Style.

+ Bước 7: Nhấp chọn lên Inside tại Preset để chọn đường kẻ bên trong.

+ Bước 8: Nhấn OK hoàn tất.

29

Hình 2.12: Ví dụ minh họa chọn màu và kiểu đường kẻ đường nét và viền khung.

- Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect).

+ Bước 1. Chọn vùng cần tô màu nền.

+ Bước 2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells.

+ Bước 3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects…

+ Bước 4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2

(Blue).

+ Bước 5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3.

+ Bước 6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.

30

Hình 2.13: Hộp màu nền.

- Tự động định dạng có điều kiện.

Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu

và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional

Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview

của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong

toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô.

Hình 2.14: Conditional Formatting trên Ribbon Home.

31

2.2.2. Bảng và định dạng bảng.

Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu

mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng.

Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.

- Quy trình định dạng bảng.

+ Bước 1: Chọn vùng muốn định dạng.

+ Bước 2: Chọn Home nhóm Styles chọn Format As Table.

+ Bước 3: Chọn 1 mẫu định dạng trong danh. + Bước 4: Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.

Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu

mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.

Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom

nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.

Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon.

Hình 2.15: Các nẫu trong Format as Table.

- Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách.

Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design

vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do

vậy nó có các tính năng của bảng.

Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm

Tools chọn Convert to Range.

32

2.2.3. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu.

Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên

nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình

ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến

các mẫu này.

Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes Chọn một

biểu mẫu từ danh sách.

Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu

Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.

Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.

Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọn Colors

chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes chọn Fonts chọn Create

New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.

Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định

dạng và không bị thay đổi nội dung.

2.3. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.

2.3.1. Tìm kiếm.

Để tìm kiếm dữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước như nhau.

- Bước 1: Mở tài liệu.

- Bước 2: Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home.

- Bước 3: Click chọn Find xuất hiện hộp thoại Find and Replace.

- Bước 4: Nhập từ muốn tìm trong mục Find What. Click nút Options để tìm thêm các

tùy chọn.

- Bước 5: Click chọn Find All.

- Bước 6: Click Close để đóng cửa sổ tìm kiếm.

Hình 2.16: Ví dụ minh họa hộp thoại tìm kiếm.

33

2.3.2. Thay thế.

Để thay thế dữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước như nhau.

- Bước 1: Mở tài liệu.

- Bước 2: Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home.

- Bước 3: Click chọn Replace xuất hiện hộp thoại Find and Replace (xem hình 2.16).

- Bước 4: Nhập từ sẽ thay thế tại Find What.

- Bước 5: Nhập từ mới thay thế cho từ tại Find What.

- Bước 6: Hộp thông báo MS.Excel đã thay thế thành công Click OK.

- Bước 7: Click Close để đóng cửa sổ tìm kiếm.

Hình 2.17: Ví dụ minh họa hộp thoại thay thế.

34

BÀI TẬP 2.1.

1. Tạo danh sách Học sinh – Sinh viên.

BỘ NÔNG NGHIỆP & PTNT

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ

CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DANH SÁCH HỌC SINH - SINH VIÊN CN.CN.T37-A

Trình độ: Trung cấp.

Ngày nhập học:15/09/2014.

Trường CĐN Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ.

(Kèm theo quyết định số 465/QĐ-CĐNCNNLNB ngày 23/9/2014)

Mã HSSV Họ và Tên Sinh ngày Hộ khẩu thường trú Văn hóa Số ĐT

Học sinh Ghi chú

2. Nhập dữ liệu.

3. Định dạng bảng.

35

Bài 3.

HÀM TRÊN EXCEL

Mục tiêu:


- Trình bày được một số khái niệm về công thức, hàm, các địa chỉ trong Excel, công

dụng và cách sử dụng của các hàm cơ bản trên Excel.

- Vận dụng được các hàm để thực hiện các bài toán theo yêu cầu.


Nội dung:

3.1. GIỚI THIỆU CÔNG THỨC & HÀM.

3.1.1. Giới thiệu công thức (Formula).

Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì

bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán

từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động

cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều

lần. Vậy công thức có các thành phần gì?

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự

kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

Ví dụ:

Hình 3.1: Ví dụ về công thức

- Các toán tử trong công thức:

Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả

+ Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6

- Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41

* Nhân =150*0.05 150 nhân 0.50 thành 7.5

/ Chia =3/3 3 chia 3 là 1

^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn

bậc 4 của 16 thành 2

36

& Nối chuỗi =”Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại

thành “Lê Thanh”

= Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

FALSE

> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

FALSE

< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

TRUE

>= Lớn hơn hoặc

bằng

=A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

FALSE

<= Nhỏ hơn hoặc

bằng

=A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

TRUE

<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

TRUE

, Dấu cách các tham

chiếu

=Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

9

: Tham chiếu mãng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

9

khoảng

trắng

Trả về các ô giao

giữa 2 vùng

=B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô

- Thứ tự ưu tiên của các toán tử.

Toán tử Mô tả Ưu tiên

: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1

– Số âm (ví dụ –1) 2

% Phần trăm 3

^ Lũy thừa 4

* và / Nhân và chia 5

+ và – Cộng và trừ 6

& Nối chuỗi 7

= < > <= >= <> So sánh 8

3.1.2. Giới thiệu hàm (Function).

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào

đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với

tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực,

có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối

số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.

Ví dụ:

=Rand(): hàm không có đối số.

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối số.

=PMT(10%,4,1000,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn.

Trong Excel 2010 có các hàm chính như sau:

- Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…

- Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

37

- Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

- Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date, Month, Year, Day…

- Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

- Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

- Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

- Hàm luận lý: If, And, Or,…

- Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Hlookup, Vlookup, Index, Macth, OffSet,…

- Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

- Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf, SumIf

- Hàm văn bản: Asc, Find, Text, Upper,….

3.1.3. Nhập công thức & hàm.

Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn

chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham

chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một

điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị

vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.

Ví dụ 1: Nhập công thức tính tổng giá trị ô A1 và ô B1.

Hình 3.2: Ví dụ nhập công thức tính tổng.

38

Ví dụ 2: Nhập công thức tính điểm tổng kết môn học.

Hình 3.3: Ví dụ nhập công thức hàm tính điểm tổng kết.

Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết

tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì

ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần

phải chỉnh sửa lại công thức.

3.1.4. Các địa chỉ trong Excel.

3.1.4.1. Địa chỉ tương đối:

Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức

đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời.

Cách ghi: Cột hàng.

Ví dụ:

- A2 (có nghĩa là: Cột A, hàng 2).

- C3:D5 (có nghĩa là: gồm các ô từ cột C, hàng 3 đến cột D, hàng 5).

3.1.4.2. Địa chỉ tuyệt đối:

Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức.

Cách ghi: $Cột$hàng.

Ví dụ:

- $A$2 (có nghĩa là: ô cột A, hàng 2)

- $C$3:$D$5 (có nghĩa là: gồm các ô từ ở cột C, hàng 3 đến cột D, hàng 5).

3.1.4. Địa chỉ hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối.

Cách ghi:

- $Cộthàng: có nghĩa tuyệt đối theo cột, tương đối theo hàng.

- Cột$hàng: có nghĩa tương đối theo cột, tuyệt đối theo hàng.

39

Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Nhấn

phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.

3.1.5. Các lỗi thường gặp (Formula errors).

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng.

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy.

#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của

dữ liệu hoặc hàm không có kết quả.

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần

chung nên phần giao rỗng.

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là

số dương.

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa.

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.

3.2. CÁC HÀM TRONG EXCEL.

3.2.1. Các hàm xử lý văn bản:

3.2.1.1. Hàm Lower.

Công dụng: đổi từ chữ hoa sang chữ thường.

Cú pháp: =Lower(Địa chỉ đổi chữ).

Ví dụ:

Tại địa chỉ ô A2 có chữ: HOA HỒNG Vậy để đổi sang chữ thường ta nhập công

thức: =Lower(A2) kết quả là “hoa hồng”.

3.2.1.2. Hàm Upper.

Công dụng: Đổi từ chữ thường sang dạng chữ hoa.

Ví dụ: tại địa chỉ ô A2 có chữ: hoa hồng.

Vậy để đổi sang chữ thường ta nhập công thức: =Upper(A2) kết quả là “HOA

HỒNG”.

Cú pháp: =Upper(Địa chỉ đổi chữ).

3.2.1.3. Hàm Proper.

Công dụng: Đổi sang dạng tên riêng (viết hoa ký tự đầu).

Cú pháp: =Proper (Địa chỉ đổi chữ).

Ví dụ:

Tại địa chỉ ô A2 có chữ: hoa hồng Vậy để đổi sang chữ viết hoa các ký tự đầu ta

nhập công thức: =Proper(A2) kết quả là “Hoa Hồng”.

3.2.1.4. Hàm left.

Cú pháp: =Left(bt chuỗi, vị trí lấy kí tự/số).

Công dụng: Lấy bên trái “bt chuỗi” ra “số” ký tự.

Ví dụ: ô B15 nhập GOLDSTAR.

=LEFT(B15,4) GOLD.

40

3.2.1.5. Hàm right.

Cú pháp: =Right(bt chuỗi, vị trí lấy kí tự/số).

Công dụng: Lấy bên phải “bt chuỗi” ra “số” ký tự.


=RIGHT(B15,4) STAR.

3.2.1.6. Hàm Mid.

Cú pháp: =Mid(bt chuỗi, vị trí trích kí tự, số lượng kí tự trích ra).

Công dụng: Lấy bên trong “biểu thức chuỗi” từ vị trí “số” ra “vị trí số 2” ký tự.


=Mid(B15,2,3) OLD.

=Mid(“HITACHI”,2,2) IT.

3.2.2. Các hàm về số và thống kê.

3.2.2.1. Hàm Sum.

Cú pháp: = SUM(dãy).

Công dụng: tính tổng các ô số trong dãy.

Ví dụ: Tính tổng số của cột D4.

= SUM(C4:D14)

= Sum(D4:D14)

Hình 3.4: Ví dụ mô tả dùng hàm SUM.

3.2.2.2. Hàm Max.

Cú pháp: MAX(dãy).

Công dụng: Tìm giá trị lớn nhất trong dãy.

Ví dụ: Tính giá trị lớn nhất trong dãy E.

Cách tính: =MAX(D4:D14) 340.

41

Hình 3.5: Ví dụ mô tả dùng hàm MAX.

3.2.2.3. Hàm Min.

Công dụng: Tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy.

Ví dụ: Tính giá trị nhỏ nhất trong dãy E.

Cách tính: =MIN(D4:D14)

Hình 3.6: Ví dụ mô tả dùng hàm MIN.

3.2.2.4. Hàm Average.

Cú pháp: =AVERAGE (dãy).

Công dụng: Tính trung bình cộng số trong dãy.

Ví dụ: Tính trung bình cộng số trong dãy E.

Cách tính: =AVERAGE(D4:D14) 116,4.

42

Hình 3.7: Ví dụ mô tả dùng hàm AVERAGE.

3.2.2.5. Hàm Round.

Cú pháp: =ROUND(DÃY).

Công dụng: Làm tròn “ biểu thức số “ với “số “ chữ số thập phân.

Ví dụ: Ô E5 nhập 23.456

Cách tính: =ROUND(E5,1) 23.5.

3.2.2.6. Hàm Int.

Cú pháp: =INT (dãy).

Công dụng: Lấy phần nguyên của biểu thức số.

Ví dụ: Ở cột D13 có giá trị = 12.255 thì -> INT(D13) = 12.

3.2.2.7. Hàm Mod.

Cú pháp: =MOD (số 1, số 2).

Công dụng: là lấy số dư của phép chia “số 1” chia cho “số 2”.

Ví dụ: Ô A3 nhập số 340, ô B3 nhập số 240.

= MOD(A3, B3) 100.

3.2.2.8. Hàm Count.

Cú pháp: =COUNT(dãy).

Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu dạng số trong dãy.

Ví dụ: Đếm số ô có dữ liệu dạng số trong dãy từ A3:B14 .

Cách tính: =count(A3:B14) 11.

43

Hình 3.8: Ví dụ mô tả dùng hàm COUNT.

3.2.2.9. Hàm Value.

Khi bạn nhập dữ liệu trong 1 ô sen lẫn cả chữ và số thì lúc này bộ xử lý của máy tính

sẽ hiểu dữ liệu trong ô là dạng Text. Như vậy khi bạn trích dữ liệu “số” trong ô đó ra thì bạn

cần phải dùng hàm Value để chuyển đổi từ dạng Text về dạng số thì bạn mới tiếp tiếp tục làm

phép tính +, -, *, / được.

Cú pháp: =VALUE(biểu thức chuỗi dạng số).

Công dụng: Đổi “biểu thức chuỗi dạng số” thành số.

Ví dụ: ô G14 nhập A001 -> Ta tính như sau:

=VALUE(Right(G14,3)) -> 1.

Nếu ta nhập công thức: =VALUE(Left(G14,3)) Value (Sai).

3.2.2.10. Hàm Sumif.

Cú pháp: =SUMIF(dãy, ”điều kiện”).

- Công dụng 1: Tính tổng giá trị các ô trong “dãy” thỏa “điều kiện”.

Ví dụ1: Tính tổng số giờ thực hành của chương trình học “Xử Lý Dữ Liệu Văn Phòng”

điều kiện: “>40”.

Cách tính: =SUMIF(D4:D14, ">40").

Hình 3.9: Ví dụ mô tả dùng hàm SumIf.

- Công dụng 2: Tính tổng giá trị các ô trong “dãy tính tổng“ có giá trị ô trong “dãy so sánh

điều kiện” tương ứng thỏa “điều kiện”.

44

Ví dụ 2: Tính lương của những người có chức vụ là nhân viên (NV) (xem hình minh họa

3.10).

Cách tính: =SUMIF(D4:D11, "NV", G4:G11) 4290000.

Hình 3.10: Ví dụ mô tả dùng hàm SumIf.

3.2.2.11. Hàm Counta.

Cú pháp: =COUNTA(dãy).

Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu trong dãy.

Ví dụ: =COUNTA(A3:B14) 24.

Hình 3.11: Ví dụ mô tả dùng hàm Counta.

45

3.2.2.12. Hàm Countif.

Công dụng: Đếm tổng số các ô có dữ liệu thỏa điều kiện.

Cú pháp: =Countif(vùng cần đếm, “điều kiện”).

Ví dụ : Đếm cột Tổng số giờ xem có bao nhiêu ô có số giờ là “70”.

=COUNTIF(B4:B14,"70").

Hình 3.12: Ví dụ mô tả dùng hàm CountIf.

3.2.3. Các hàm về ngày h.

3.2.3.1. Hàm Now.

Cú pháp: =NOW ()

Công dụng: Cho ra ngày giờ hiện hành.

Ví dụ: =NOW() 20/11/2011 8:25.

3.2.3.2. Hàm Day.

Cú pháp: =DAY(biểu thức ngày).

Công dụng: Cho ra ngày của biểu thức ngày “biểu thức ngày tháng”.

Ví dụ: Nhập tại ô A1: 20/11/2011 (ngày/tháng/năm).

=DAY(A1) 20.

3.2.3.3. Hàm Month.

Cú pháp: =MONTH(biểu thức ngày tháng).

Công dụng: Cho ra tháng của “biểu thức ngày tháng”.

Ví dụ: Nhập ô A1: 20/11/2011 (ngày/ tháng /năm).

=MONTH(A1) 11.

3.2.3.4. Hàm Year.

Cú pháp: =YEAR(biểu thức ngày tháng)

Công dụng: Cho ra năm của “biểu thức ngày tháng”.

Ví dụ: Nhập ô A1: 20/11/2011 (ngày/ tháng /năm).

=YEAR(A1) 2011.

46

3.2.4. Hàm Logic.

3.2.4.1. Hàm If.

Cú pháp: =If(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2).

Công dụng:

Lấy giá trị 1 khi “điều kiện” là đúng.

Lấy giá trị 2 khi “điều kiện” là sai.

Ví dụ: ô A1 nhập 9, ô B1 nhập 5.

=if(A1<B1,"Word","Excel") Excel.

Hoặc =if(B1>=20,5000,3500) 3500.

3.2.4.2. Hàm And.

Cú pháp: =And (điều kiện1, điều kiện 2,…., biểu thức luận lý 3).

Công dụng:

Trả về giá trị đúng khi tất cả các “điều kiện” đều đúng.

Trả về giá trị sai khi 1 “điều kiện” sai.

Ví dụ: ô D15 nhập 9, ô E15 nhập 5.

=AND(B4>C4, C4<B4, B4<>C4) True (đúng).

=AND(B4>C4, C4<B4, B4=C4) False (sai).

Hình 3.13: Ví dụ mô tả dùng hàm And.

3.2.4.3. Hàm Or.

Cú pháp: =OR(điều kiện1, điều kiện 2, …….., điều kiện 3).

Công dụng:

Trả về giá trị sai khi tất cả các “điều kiện” đều sai.

Trả về giá trị đúng khi 1 “điều kiện” đúng.

Ví dụ: Ô B4 nhập 30, ô C4 nhập 10.

=OR(B4<C4, C4=B4, B4<>C4) True.

=OR(B4<C4, C4>B4, B4=C4) False.

47

Hình 3.14: Ví dụ mô tả dùng hàm Or.

Chú ý: Hàm And và Hàm OR thường kết hợp sử dụng với hàm if.

3.2.5. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu.

3.2.5.1. Hàm Vlookup.

Cú pháp: =Vlookup(trị dò, bảng dò, cột lấy giá trị, cách dò).

Công dụng: Lấy “trị dò” dò trong cột đầu tiên của “bảng dò” khi gặp dời đến “cột lấy

giá trị” để nhận kết quả.

- Qui ước:

+ Cột đầu tiên trong bảng dò là cột 1.

+ Cách dò là 0 hoặc 1: Nếu chọn cách dò 0 là dò tuyệt đối, chọn cách dò 1 là dò tương

đối.

Ví dụ: Sử dụng hàm Vlookup để điền TênVT, Đơn Giá vào ô D16 và F16 (xem hình

3.15).

=VLOOKUP(C16, $C$4:$F$9, 2, 0) Cassette.

=VLOOKUP(C16,$C$4:$F$9, 4,0) 300000.

Hình 3.15: Ví dụ mô tả dùng hàm Vlookup.

48

3.2.5.2. Hàm Hlookup.

Cú pháp: =hlookup(trị dò, bảng dò, hàng lấy giá trị, cách dò).

Công dụng: Lấy “trị dò” dò trong cột đầu tiên của “hàng dò” khi gặp dời đến “hàng

lấy giá trị” để nhận kết quả.

- Qui ước:

+ Hàng đầu tiên trong bảng dò là hàng 1.

+ Cách dò là 0 hoặc 1: Nếu chọn cách dò 0 là dò tuyệt đối, chọn cách dò 1 là dò tương

đối.

Ví dụ: Sử dụng hàm Hlookup để điền TênVT, Đơn Giá vào ô D13 và F13.

=HLOOKUP(C13,$B$4:$G$7, 2,0) Cassette

=HLOOKUP(C13,$B$4:$G$7,4,0) 170000

Hình 3.16: Ví dụ mô tả dùng hàm Hlookup.

3.2.6. Hàm RANK (number, danh sách tim xếp hạng): Tính thứ hạng của một

số trong danh sách các số).

49

BÀI TẬP 3.1.

1. Khởi động Excel. Mở một Workbook mới.

2. Tạo một Workbook có nội dung sau và lưu lại với tên canban.xls

BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ


1 Xi măng Bao 50000 120

2 Đất Xe 150000 5

3 Đá Khối 320000 6


5 Đinh Kg 7000 3

6 Sơn Kg 20000 12

7 Gỗ m 18000 35

Tổng cộng:

Trong đó: T.TIỀN = Đ.GIÁ * S.LG

T.TRƯỚC = 40% của T.TIỀN

CÒN THIẾU = T.TIỀN – T.TRƯỚC

Thêm một cột T.LÃI sau cột CÒN THIẾU, T.LÃI = 0,8 % của CÒN THIẾU.

BÀI TẬP 3.2.

1. Mở một Workbook mới, có nội dung sau và lưu lại với tên LUONG.XLS

BẢNG LƯƠNG THÁNG

STT HỌ & TÊN LƯƠNG TẠM ỨNG THỰC LÃNH

1 Hoàng Phi Hồng 424000

2 Tiểu Yến Tử 554000

3 Lý Sư Huynh 450000

4 Võ Tắc Thiên 290000

5 Triều cái 290000

6 Ngô Tiên Sinh 390000

Tổng cộng:

Trong đó:

- TẠM ỨNG = 3/5 của LƯƠNG.

- Tính THỰC LÃNH = LƯƠNG – TẠM ỨNG.

- Tính tổng cộng của các cột: LƯƠNG, TẠM ỨNG, THỰC LÃNH.

Trở qua cửa sổ Workbook canban.xls và tìm cách tính các ô ở hàng Tổng cộng.

Sau đó thêm vào trong bảng này 3 vật tư với Đ.GIÁ, S.LG tùy ý. Sau đó quan sát xem

cột hàng Tổng cộng có thay đổi gì không.

50

BÀI TẬP SỐ 3.3.

Lập bảng tính sau và lưu với tên DULICH.XLSX

BÁO CÁO CHI PHÍ DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY DU LỊCH XXX

Đ.ĐIỂM DI CHUYỂN ĂN Ở PHỤC VỤ CỘNG TRẢ TRƯỚC

Vũng Tàu 120000

Nha Trang 420000

Đà Lạt 420000

Huế 720000

Tổng cộng

Thực thu

Trong đó:

- Cột DI CHUYỂN có giá trị bằng 20 % của cột ĂN Ở.

- Cột PHỤC VỤ có giá trị bằng 80 % của cột DI CHUYỂN

- Cột CỘNG có giá trị là tổng DI CHUYỂN, ĂN Ở VÀ PHỤC VỤ.

- TRẢ TRƯỚC = ¾ của CỘNG

- Tính các tổng các số liệu của hàng TỔNG CỘNG

- Hàng Thực Thu có số liệu bằng 90 % của hàng Tổng cộng.


Lập bảng tính sau và lưu lại với tên HANGHOA.XLS

BÁO CÁO BÁN HÀNG

Tên Hàng Đơn

Giá

Cửa Hàng số 1 Cửa Hàng số 2 Tổng Cộng

SL T.TIỀN SL T.TIỀN T.TIỀN % (MH)

Bánh 5000 50 55

Kẹo 3000 45 40

Sữa 4500 50 65

Đường 5500 25 35

Bột Ngọt 9500 65 75

Tổng Cộng

Trong đó:

- Cột T.TIỀN (ở các cửa hàng) = Đơn Giá * Số Lượng.

- Cột T.TIỀN (ở cột Tổng Cộng) = T.TIỀN (ở cửa hàng 1) + T.TIỀN (ở cửa hàng 2).

- Dòng Tổng Cộng là tổng giá trị các cột

- Cột % (MH) = giá trị T.TIỀN của từng mặt hàng ở cột Tổng Cộng / tổng giá trị T.TIỀN

ở cột Tổng Cộng.

51

BÀI TẬP 3.5

Thực hành các hàm SUM, MIN, MAX, AVERAGE, IF.

1. Tạo bảng tính sau và lưu với tên VIDEO

ĐIỂM THUÊ VIDEO SỐ:…

STT Mã Tên Phim Loại Đ.Giá Ngày Thuê Ngày Trả Thành Tiền

1 S1 F1 10/11 11/11

2 S2 F2 10/11 12/11

3 S3 F3 10/11 10/11

4 C1 F1 10/11 11/11

5 C2 F1 10/11 12/11

6 C3 F2 10/11 10/11

7 T1 F3 10/11 12/11

8 T2 F1 10/11 10/11

9 T3 F1 10/11 11/11

10 T4 F2 10/11 12/11

Tổng

Trong đó:

- Cột Đ.Giá tính theo ngày. Nếu Loại là F1 thì bằng 2000, F2 thì bằng 1500 còn lại 1000.

- Cột Thành Tiền. Nếu trả trong ngày thì bớt 500, còn lại thì bằng số ngày thuê nhân với Đơn Giá.

- Tổng là tổng cộng của cột Thành Tiền.

2. Tạo Workbook có tên B.LƯƠNG.xls có nội dung như sau:

BẢNG LƯƠNG THÁNG CÔNG NHẬT

SỐ

TT

HỌ TÊN BẬC NGÀY

CÔNG

CÔNG NHẬT LƯƠNG TẠM

ỨNG

THỰC

LÃNH

1 Hải Châu A 20

2 Diễm Quỳnh B 22

3 La Hán C 23

4 Lý Hương A 25

5 Phạm Khắc C 24

6 Trần Duy A 23

7 Hạ Băng B 24

Trong đó:Cột CÔNG NHẬT phụ thuộc vào BẬC. Nếu BẬC A thì 60000. Bậc B thì

50000 còn lại 40000.

- Cột LƯƠNG = NGÀY CÔNG * CÔNG NHẬT.

- Cột TẠM ỨNG = 40% của LƯƠNG.

- Cột THỰC LÃNH = LƯƠNG – TẠM ỨNG.

- Tính Tổng, Trung Bình, Max, Min cho các cột tương ứng

52

3. Tạo bảng tính sau, lưu với tên LƯƠNG.xls

BẢNG LƯƠNG VÀ PHỤ CẤP THÁNG

SỐ

TT

HỌ

TÊN

LOẠI CHỨC

VỤ

CÔNG

NHẬT

NGÀY

CÔNG

LƯƠNG THƯỞNG PCCV TẠM

ỨNG

THỰC

LÃNH

1 Thư A GĐ 24

2 Hà B NV 23

3 Hoa D PP 19

4 Dư C NV 27

5 Hải B NV 25

6 Trí A PP 22

7 Đức D NV 27

8 Bảo C TP 19

Trong đó:

- CÔNG NHẬT dựa vào LOẠI :

+ Nếu LOẠI A thì 70000.

+ Nếu LOẠI B thì 50000.

+ Nếu LOẠI C thì 40000.

+ Còn lại thì 30000.

- LƯƠNG = CÔNG NHẬT * NGÀY CÔNG.

- THƯỞNG dựa vào NGÀY CÔNG:

+ Nếu > 26 ngày thì 3/4 LƯƠNG.

+ Nếu > 20 ngày thì 3/5 LƯƠNG.

+ Còn lại không thưởng.

- PCCV dựa vào CHỨC VỤ:

+ Nếu là GĐ thì PCCV 30% LƯƠNG.

+ Nếu là TP thì PCCV 20% LƯƠNG.

+ Nếu là PP thì PCCV 10% LƯƠNG.

+ Còn lại không có PCCV.

- TẠM ỨNG dựa vào NGÀY CÔNG:

+ Nếu > 26 ngày thì TẠM ÚNG 3/5 LƯƠNG.

+ Nếu > 23 ngày thì TẠM ÚNG 1/2 LƯƠNG.

+ Nếu > 20 ngày thì TẠM ỨNG 2/5 LƯƠNG.

+ Còn lai không tạm ứng.

- THỰC LÃNH = LƯƠNG + THƯỞNG + PCCV – TẠM ỨNG.

- Tính Tổng, Max, Min, Trung Bình các cột tương ứng.

53

BÀI TẬP 3.6.

BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN

Khách Hàng Khu

Vực Số Cũ

Số

Mới

Định

Mức

Tiêu

Thụ

Tiền

Điện

Thuê

Báo

Phải

Trả

Anh 1 468 500

Vũ 2 160 230

Trang 3 410 509

Lan 3 436 630

Loan 2 307 450

Thanh 1 171 205

Tổng Cộng

Yêu Cầu:

1. Xác định gía trị cho cột Định Mức, biết rằng: Định Mức cho khu vực 1 là 50, khu vực

2 là 100 và khu vực 3 là 150.

2. Tính lượng điện tiêu thụ của mỗi hộ biết rằng Tiêu Thụ = Số Mới - Số Cũ.

3. Tính Tiền Điện biết rằng : Tiêu Điện = Tiêu Thụ * Đơn Giá,

Trong đó:

- Nếu số KW Tiêu Thụ <= Số KW Định Mức của khu vực mình thi tính gía 450 đ/KW.

- Ngược lại : cứ mỗi KW vượt định mức tính giá 800 đ/KW (Số KW trong định mức

vẫn tính giá 450 đ/KW).

- Tính Thuê Báo = 5% * Tiền Điện.

- Tính Phải Trả= Tiền Điện + Thuê Bao.

- Tính Tổng Cộng cho các cột Tiêu Thụ, Tiền Điện, Thuê Bao và Phải Trả.

- Định dạng và kẻ khung cho bảng tính.

54

BÀI TẬP 3.7.

KẾT QUẢ HỌC TẬP NĂM 2015

Tên

Học Sinh

Môn Chính Môn Phụ

ĐTB Vị

Thứ Xếp Loại

Tin

học

đại

cương

Tin

học

văn

phòng

Excel

Lập

trình

căn

bản

Cơ

sở

dữ

liệu

Dữ

liệu

và

giải

thuật

Số giờ 60 60 60 60 90 60

Anh 9 4 4 7 4 10

Nguyệt 3 5 6 3 2 5

Vũ 6 5 4 6 6 4

Châu 8 8 9 9 8 9

Thành 9 5 5 8 4 8

Vân 9 9 6 9 4 4

Trang 4 7 5 6 6 6

Vinh 10 9 9 10 8 9

Hoàng 7 4 1 2 2 5

Thuỷ 6 2 4 9 9 5

Yêu Cầu:

1. Hãy tính ĐTB cho mỗi học sinh biết rằng ĐTB=Tổng Điểm mn hocj * he so / Tổng Hệ

Số,

Trong đó: Hệ số số mô đum bằng số giờ môn học/30.

2. Hãy xếp Vị Thứ cho mỗi học sinh dựa vào ĐTB (Có thể sử dung hàm RANK (number, danh sách tim xếp hạng) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các số).

3. Hãy Xếp Loại cho học sinh dựa vào các yêu cầu sau:

- Giỏi : ĐTB >=9 và không có môn nào điểm nhỏ hơn 8.

- Khá : ĐTB >=7 và không có môn nào điểm nhỏ hơn 6.

- TB : ĐTB >=5 và không có môn nào điểm nhỏ hơn 4.

- Yếu : Các trường hợp còn lại.

55

BÀI TẬP 3.8.

Thực hành các hàm: COUNT, COUNTIF, IF, AND, OR.

DANH SÁCH HỌC SINH

Tổng số thí sinh dự thi: [CT1]

Số

TT

Họ Tên Hạnh

Kiểm

Ưu Tiên Môn Thi Điểm

Cộng

Tổng

Điểm

Kết

Quả Văn Toán Hóa N.Ngữ

1 Lê Minh A LT 7 8 9 6

2 Tần Hán A LP 2 7 4 5

3 Tiểu Hồng C 9 6 8 9

4 Trần Khải A LP 4 7 7 4

5 Vương Hà A 4 9 9 6

6 Lý Mai B 3 4 4 5

7 Thái Toàn C 8 9 9 8

8 Vĩ Hưng A BT 3 4 4 9

9 Khải Vi A 5 8 9 9

Cao nhất [CT1]

Thấp nhất [CT2]

Trung bình [CT3]

Số lượng Giỏi Khá TB Hỏng

[CT4] [CT5] [CT6] [CT7]

Trong đó:

- [CT1]: Đếm tổng số thí sinh dự thi.

- Cột điểm cộng phụ thuộc vào cột ưu tiên và cột hanh kiểm.

+ Nếu ưu tiên là LT, BT thì Điểm Cộng là 2.

+ Nếu Ưu Tiên là LP thì Điểm Cộng là 1.

+ Cả hai loại trên phải có Hạnh Kiểm là A hoặc B.

- Cột Tổng Điểm = tổng điểm Các Môn và Điểm Cộng.

- Cột Kết Quả phụ thuộc vào Tổng Điểm:

Nếu Tổng Điểm >= 32 thì Kết Quả là Giỏi.

Nếu Tổng Điểm >= 26 và < 32 thì Kết Quả là Khá.

Nếu Tổng Điểm >= 20 và < 26 thì Kết Quả là TB.

Còn lại là Hỏng.

- [CT1], [CT2], [CT3]: Tìm trị Cao Nhất, Thấp Nhất, Trung Bình của các cột tương ứng.

- [CT4], [CT5], [CT6], [CT7]: Đếm số thí sinh Giỏi, Khá, TB và Hỏng

56

BÀI TẬP 3.9.

Thực hành các hàm: Dò tìm, Left, Int, Mod..

Tạo bảng tính sau lưu với tên KHACHSAN

BẢNG THỐNG KÊ TIỀN PHÒNG

STT

Mã số

Phòng

Thuê

Tên

Phòng

Thuê

Ngày Thuê

Phòng

Ngày Trả

Phòng

Tuần Ngày Tổng

Cộng Số

Tuần

Đơn

Giá

Thành

Tiền

Số

Ngày

Đơn

Giá

Thành

Tiền

1 A001 15/09/2014 27/09/2014

2 B002 11/09/2014 12/09/2014

3 C004 14/09/2014 17/09/2014

4 A005 20/09/2014 27/09/2014

5 C002 29/09/2014 12/10/2014

6 D009 27/09/2014 27/10/2014

7 B001 23/09/2014 23/09/2014

Trong đó:

- Tên Phòng Thuê dựa vào ký tự đầu của Mã Số Phòng Thuê và bằng Bảng Giá Thuê Phòng.

- Số Tuần Thuê phụ thuộc vào Ngày Thuê và Ngày trả.

- Số Ngày Thuê phụ thuộc vào Ngày Thuê và Ngày trả.

- Đơn Giá 1 Tuần và Giá 1 Ngày dựa vào ký tự đầu của Mã Số Phòng Thuê và Bảng giá

Thuê Phòng.

- Thành Tiền của Tuần = Số Tuần thuê * Đơn Giá tuần.

- Thành Tiền của Ngày = Số Ngày thuê * Đơn Giá ngày.

- Tổng Cộng = Tiền Tuần + Tiền Ngày

- Thêm vào bên phải bảng tính hai cột Trả Trước và Còn Lại.

- Cột Trả Trước dựa vào kí tự đầu của Mã Số Phòng Thuê và Bảng Giá Thuê Phòng.

- Cột Còn Lại = Tổng Cộng – Trả Trước.

- Tính tổng Min, Max, Trung bình các cột tương ứng.

BẢNG GIÁ THUÊ PHÒNG

Loại

Phòng

Giá 1

Tuần

Giá 1

Ngày Tên Phòng Trả Trước

A 500 80 Đặc Biệt 30%

B 370 60 Hạng Nhất 20%

C 240 40 Hạng Nhì 10%

D 60 10 Bình Dân 5%

57


Thực hành các hàm: Dò tìm, kết hợp IF, Left, Right, Mid, Value..

Tạo các bảng tính sau và lưu với tên TIENNHA.XLS

BẢNG THANH TOÁN THUÊ TIỀN NHÀ THÁNG…

SỐ

TT

MÃ

NHÀ

ĐƠN

GIÁ

SỐ

THÁNG

TIỀN

NHÀ

TIỀN

ĐIỆN

TIỀN

NƯỚC

TIỀN

D.VỤ

THÀNH

TIỀN

TRẢ

TRƯỚC

CÒN

THIẾU

1 A-N01

2 A-N03

3 B-D07

4 B-D14

5 C-N05

6 B-D04

7 C-N03

8 B-N04

BẢNG ĐƠN GIÁ THUÊ NHÀ, DỊCH VỤ

MÃ NHÀ A B C D

ĐƠN GIÁ 800000 600000 400000 300000

TIỀN ĐIỆN 30000 28000 20000 18000

TIỀN NƯỚC 12000 10000 8000 6000

TIỀN D.VỤ 100000 90000 70000 50000

TRẢ TRƯỚC 70% 60% 50% 40%

Trong đó:

- ĐƠN GIÁ dựa vào kí tự đầu của MÃ NHÀ và BẢNG ĐƠN GIÁ THUÊ NHÀ, DỊCH

VỤ. Nếu thuê dài hạn thì tính 80% ĐƠN GIÁ (dựa vào kí tự giữa của MÃ NHÀ để biết nếu D là

dài hạn, N là ngắn hạn).

- SỐ THÁNG dựa vào hai kí tự sau của MÃ NHÀ (nhớ đổi ra kiểu số).

- TIỀN NHÀ = ĐƠN GIÁ * SỐ THÁNG THUÊ.

- TIỀN ĐIỆN, TIỀN NƯỚC, TIỀN DỊCH VỤ dựa vào kí tự đầu cũa MÃ NHÀ và BÀNG

ĐƠN GIÁ THUÊ NHÀ, DỊCH VỤ (nhớ nhân với SỐ THÁNG thuê).

- THÀNH TIỀN = TIỀN NHÀ + TIỀN ĐIỆN + TIỀN NƯỚC + TIỀN DỊCH VỤ nếu thuê

ngắn hạn thì cộng thêm khấu hao bằng 10% của THÀNH TIỀN.

- TRẢ TRƯỚC dựa vào kí tự đầu của của MÃ NHÀ và BẢNG ĐƠN GIÁ THUÊ NHÀ,

DỊCH VỤ (nhớ nân với THÀNH TIỀN). Nếu thuê dài hạn không phải trả trước (TRẢ TRƯỚC

= 0).

- CÒN THIẾU = THÀNH TIỀN – TRẢ TRƯỚC.

58

Bài 4.

XỬ LÝ DỮ LIỆU

Mục tiêu:


- Trình bày được một số khái niệm về cơ sở dữ liệu trên Excel.

- Sắp xếp được dữ liệu, trích lọc cơ sở dữ liệu theo yêu cầu.

- Sử dụng được một số hàm về cơ sở dữ liệu.


Nội dung:

4.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL.

4.2. SẮP XẾP DỮ LIỆU.

- Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:

Bước 1: Chọn các ô muốn được sắp xếp.

Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home.

+ Click nút Sort Ascending (A-Z) nếu muốn sắp xếp dữ liệu tăng dần.

+ Click nút Sort Descending (Z-A) nếu muốn sắp xếp dữ liệu giảm dần.

Hình 4.1: Mô tả chọn công cụ sắp xếp dữ liệu trên tab Home.

- Tùy chỉnh sắp xếp.

Để sắp xếp nhiều hơn một cột:

+ Bước 1: Chọn các ô muốn được sắp xếp.

+ Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home.

+ Bước 3: Click chọn Custom Sort…xuất hiện hộp thoại như hình 4.2.

+ Bước 4: Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên.

+ Bước 5: Click Add Level.

+ Bước 6: Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp.

+ Bước 7: Click OK.

59

Hình 4.2: Hộp thoại Sort cho phép tùy chỉnh sắp xếp nhiều cột.

4.3. LỌC CSDL.

Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định.

4.3.1. Quy trình lọc đơn giản:

Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc.

Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home Filter.

Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc.

Bước 4: Click vào ô check Select All để bỏ chọn dữ liệu đã mặc định.

Bước 5: Click vào ô check của dữ liệu sẽ lọc ra (xem hình minh họa).

Bước 6: Click OK.

Hình 4.3: Ví dụ minh họa chọn dữ liệu lọc đơn giản.

4.3.2. Quy trình lọc phức tạp:

Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc.

Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home Filter.

Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc.

60

Bước 4: Click Text Filter (nếu cột dữ liệu bạn chọn thuộc dạng Text, Date Filte nếu cột

dữ liệu bạn chọn dạng ngày tháng, Number Filter nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng số).

Bước 4: Click chọn Custom.

Xuất hiện hộp thoại.

Hình 4.4: Hộp thoại Custom AutoFilter.

Trong đó:

+ Equals: Bằng nhau.

+ Does not equals: Không bằng nhau.

+ Is greater than: Lớn hơn.

+ Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng.

+ Is less than: Nhỏ hơn.

+ Is less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng.

+ Begin with: bắt đầu với.

+ Does not begin with: Không bắt đầu với.

+ Ends with: Kết thúc với.

+ Does not ends with: Không kết thúc với.

+ Contains: Chứa đựng, bao gồm.

+ Does not contains: Không chứa đựng.

Bước 5: Click chọn 1 trong các thực đơn đơn lệnh như mô tả ở trên.

Hình 4.5: Chọn thực đơn lệnh để lọc phức tạp

Bước 6: Click Ok.

Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter Click Clear.

4.3.3. Lọc cao cấp (Advanced).

Bước 1: Đặt điều kiện lọc.

Bước 2: Chọn vùng cơ sở dữ liệu cần lọc.

Bước 3: Click tab Data Advanced (hộp thoại Advanced Filter – xem hình 4.6).

Bước 4: Click chọn Copy to another location.

Bước 5: Đặt con trỏ tại ô Criteria range chọn vùng điều kiện đã đặt ở bước 1.

Bước 6: Đặt con trỏ tại ô Copy to: sau đó chọn vùng sẽ đặt kết quả lọc.

61

Bước 7: Click OK.

Xem hình và thực hiện các bước lần lượt như đã ghi chú ở hình.

Hình 4.6: Hình minh họa các bước lọc dữ liệu với Advanced.

4.4. CÁC HÀM VỀ CSDL.

Là những hàm chỉ sử dụng đối với cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng các hàm này thì đã có cơ

sở dữ liệu và đã tạo vùng điều kiện.

4.4.1. Hàm DSUM.

Cú pháp: Dsum (CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Tính tổng các ô trong “cột” ở các ô mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL.

Ví dụ: Tính tổng thành tiền của những mặt hàng có tên là Cassette.

=DSUM(B15:H20, 7, $I$14:$I$15) 25500000.

Đặt vùng

điều kiện

Chọn

Địa chỉ vùng

dữ liệu

Vùng địa chỉ

mới sẽ chứa

kết quả

Địa chỉ vùng

điều kiện

Địa chỉ vùng

chứa kết quả

1

2

3

4 5

62

Hình 4.7: Màn hình ví dụ tính tổng thành tiền của những mặt hàng Cassette.

4.4.2. Hàm DMAX.

Cú pháp: Dmax(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Lấy giá trị ô lớn nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL.

Ví dụ: CSDL xem hình 4.8. Tìm xem mặt hàng nào bán có giá trị thành tiền lớn nhất

trong tháng.

= DMAX(B15:H20,7,$I$14:$I$15) 27000000

Hình 4.8: Ví dụ sử dụng hàm Max tìm giá trị thành tiền lớn nhất trong tháng.

4.4.3. Hàm Dmin.

Cú pháp: Dmin(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Lấy giá trị ô nhỏ nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của

CSDL.

Ví dụ: Tìm LƯƠNG nhỏ nhất của những người có C.VỤ là NV được xếp loại A.

63

=DMIN(A3:K11,7,$L$3:$L$4) 1610000.

Hình 4.8: Ví dụ sử dụng hàm Min tìm lương nhỏ nhất của những người có chức vụ là

NV và xếp loại A.

4.4.4. Hàm Dcounta.

Cú pháp: Dmin(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của

CSDL.

Ví dụ: đếm số người có C.VỤ là N.VIÊN xếp loại A.

=DCOUNTA(A3:K12,4, $L$3:$L$4) 2.

4.5. TẠO BẢNG TỔNG CỘNG THEO NHÓM.

Chú ý: Cách khóa công thức trong excel – Ẩn ô chứa công thức.

Bạn muốn khóa các công thức trong ô bảng tính excel, bạn không muốn người khác có

thể sao chép hoặc chỉnh sửa các ô có chứa công thức? - Xác định vùng dữ liệu, các ô công thức muốn khóa. Ở hình mô tả bên dưới, vùng dữ liệu tô

màu đỏ là vùng chứa công thức và cần phải khóa lại.

Hình : Vùng dữ liệu cần khóa công thức trong excel.

https://chinhsuavanban.files.wordpress.com/2014/12/khoa-cong-thuc-trong-excel.jpg

64

Sau khi xác định được các ô công thức cần khóa hoặc ẩn công thức đi, chỉ hiện

lên giá trị tại vùng đó. Các bạn làm theo các bước sau:

1. Chọn toàn bộ bảng tính excel (bằng cách nhấn vào nút chọn bảng tính nằm

bên góc trái bên trên) như hình dưới. Sau đó vào nút cài đặt Font (1)/ Chọn thẻ lệnh

Protection (2)/ Chọn bỏ tại ô Lock (3)

Chọn toàn bộ bảng tính trong excel.

Ẩn công thức trong excel.

2. Sau đó bạn tiếp tục chỉ chọn vùng dữ liệu chứa công thức cần khóa/ tiếp tục

vào cài đặt Font (1)/ Chọn thẻ Protection (2)/ lúc này sẽ đánh dấu chọn lại vào ô Lock

(3)

https://chinhsuavanban.files.wordpress.com/2014/12/chon-toan-bo-bang-tinh-trong-excel.jpg

https://chinhsuavanban.files.wordpress.com/2014/12/an-cong-thuc-trong-excel.jpg

65

Bảo vệ công thức trong excel.

3. Chỉ còn bước cuối cùng nữa là xong, bạn chọn lại tiếp tục vùng ô chứa công

thức cần khóa (1)/ Vào lệnh Menu Format/ Chọn Protect Sheet…(2)

Khoa công thức vùng trong excel

4. Hộp thoại hiện bảo vệ công thức hiện lên/ Bỏ đánh dấu chọn vào ô Select

Locked cells/ Nhập mật khẩu lên hộp ô bên trên/ sau đó nhập mật khẩu xác nhận một

lần nữa/ OK

https://chinhsuavanban.files.wordpress.com/2014/12/bao-ve-cong-thuc-trong-excel.jpg

https://chinhsuavanban.files.wordpress.com/2014/12/khoa-cong-thuc-vung-trong-excel.jpg

66

Nhâp mật khẩu bảo vệ công thức excel.

Bây giờ bạn đã thực hành xong chưa? Bạn hãy thử chọn vào vùng công thức

vừa mới được bảo vệ. Excel lúc này sẽ không hiện công thức trong vùng dữ liệu này!

Khi muốn gỡ bỏ phần bảo vệ này, bạn chỉ cần chọn lại vùng đã bảo vệ công

thức trước đó và vào lại lệnh Format/ Chọn Unprotect sheet../ Sau đó nhập mật khẩu

xác nhận/ OK

BÀI TẬP 4.1.

Bảng 1.

BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SẢN XUẤT

Mã

Hàng Tên Hàng Tổ Sản Xuất Ngày Xuất

Số

Lượng

Hư

Hỏng Tiền Thưởng

GV 1 15/05/2014 500

GT 2 20/05/2014 700

GB 3 27/05/2014 400

GV 3 01/06/2014 200

GB 2 07/06/2014 200

Tổng Cộng 2000

Bảng 2.

BẢNG TRA HÀNG HOÁ

Mã

Hàng Tên Hàng % Hư Hỏng

GB Giày Bata 1%

GV Giày Vải 2%

GT Giày Thể Thao 3%

https://chinhsuavanban.files.wordpress.com/2014/12/nhap-mat-khau-bao-ve-cong-thuc-excel.jpg

67

Yêu cầu:

1- Dựa vào giá trị cột Mã Hàng và tra ở Bảng 2, hãy điền giá trị cho cột Tên Hàng.

2- Hãy điền số liệu cho cột Hư Hỏng, biết rằng số lượng giày bị Hư Hỏng được tính bởi

công thức: Số Lượng * %Hư Hỏng,

Trong đó %Hư Hỏng của mỗi loại giày được quy định dựa vào Mã Hàng và tra ở Bảng

2.

3- Tính Tiền Thưởng cho mỗi tổ sản xuất biết rằng:

- Nếu Ngày Xuất là Chủ Nhật và Số Lượng Giày Hư Hỏng <= 5 thì được thưởng 500000.

- Nếu Số Lượng >=500 và Số Lượng Gìay Hư Hỏng <=10 thì thưởng 300000.

- Các trường hợp còn lại thì không thưởng.

4- Hãy hoàn thành Bảng Thống Kê sau:

BẢNG THỐNG KÊ

Tổ

Sản Xuất

Tổng

Số Lượng

Tổng

Hư Hỏng

1

2

3

Tổng Cộng

BÀI TẬP 4.2.

1. Lập bảng cơ sở dữ liệu sau:

Stt Họ và tên N. Sinh C. Vụ Mã nghạch Hệ số Hệ số

chức vụ Lương Tổng cộng

1 Trần Văn Tiễn 1957 N.Viên 1.009 2.08

2 Đỗ Văn Lượng 1957 H.Trưởng 15.113 3.54

3 Lưu Cao Thắng 1965 Giáo viên 15.113 3.26

4 Hà Hợp Phát 1961 H.Phó 15.113 2.98

5 Lê Văn Liệu 1970 Giáo viên 15.113 2.98

6 Đỗ Đức Thắng 1973 H.Phó 15.113 2.70

7 Ng.Thanh tâm 1968 Giáo viên 15.113 2.42

8 Đỗ T.Thu Vân 1975 Giáo viên 15.113 2.42

9 Ng.Ngọc Nga 1978 Giáo viên 15.113 1.86

10 Lưu thị Loan 1969 Giáo viên 15.113 2.42

11 Phạm Trần Anh 1962 Giáo viên 15.113 2.42

- Trong đó LƯƠNG = (Hệ số + Hệ số chức vụ) * 180000.

- Hệ số chức vụ nếu: H. Trưởng là 0.7; H. Phó là 0.5; nhân viên và giáo viên là 0.

- Hãy rút trích những nhân viên có HỆ SỐ lương là 2.42

- Hãy rút trích những nhân viên có TỔNG CỘNG > 400000 và sinh sau 1960

- Hãy rút trích những nhân viên có LƯƠNG > 500000 hặc có tiền phụ cấp CHỨC VỤ

2. Tạo bảng thống kê.

H.Phó Giáo viên N.Viên

Số Lượng

Lương Tổng cộng

Lương Cao Nhất

Lương Thấp Nhất

Lương Trung Bình

68

Bài 5.

ĐỒ THỊ TRONG EXCEL

Mục tiêu:


- Trình bày được các khái niệm, các thành phần và ý nghĩa của trong biểu đồ;

- Thực hiện được các bước dựng biểu đồ; hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ;


Nội dung:

5.1. GIỚI THIỆU ĐỒ THỊ.

Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan,

dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của

nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ

thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ

cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng

nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này.

Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn

thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thị đó

là đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart) và ChartSheet.

Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị Chart Tools

Design Location Move Chart chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong

Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào.

Hình 5.1: Chọn ChartSheet hay Embedded chart.

5.2. VẼ ĐỒ THỊ.

Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn

của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi

được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có vấn đề

gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành

đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.

69

Hình 5.2: Bảng số liệu nghiên cứu.

Quy trình vẽ đồ thị:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu, chọn luôn các nhãn của các cột.

Bước 2: Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon Insert Charts. Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều

kiểu khác nhau, ví dụ chúng ta chọn nhóm Column Clustered Column.

Hình 5.3: Mô tả màn hình vẽ đồ thị dạng Column.

Thay đổi bố trí các thành phần trên biểu đồ:

- Chọn đồ thị Chart Tools Design Chart Layout Chọn cách bố trí thích hợp.

Ví dụ ta chọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout.

70

Hình 5.4: Mô tả màn hình thay đổi bố trí các thành phần trên biểu đồ.

Đảo các chuỗi số liệu từ dong thành cột và ngược lại.

- Chart Tools Design Data Switch Row/Column.

Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như

mong muốn.

Ví dụ chúng ta muốn nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với

nhau.

Hình 5.5: Mô tả màn hình biểu đồ sau khi đảo vị trí đặt số liệu.

Đảo dong/ cột.

Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách:

Chart Tools Design Type Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê

toàn bộ các kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ cho bạn lựa chọn.

71

Hình 5.6: Hộp thoại Insert Chart.

Chọn màu cho đồ thị.

Ngoài ra, nếu bạn thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart Tools

Design Chart Styles chọn More ( ).

Hình 5.7: Màn hình mô tả chọn Chart Style.

5.3. CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ.

5.3.1. Nhận biết các thành phần trên đồ thị.

5.3.1.1. Các thành phần thông dụng.

72

1. Chart Title/ Tiêu đề của đồ thị. 7. Horizontal Axis/ Trục ngang.

2. Chart Area/ Khu vực của đồ thị. 8. Data Table/ Bảng dữ liệu.

3. Plot Area/ Khu vực phát họa. 9. Horizontal Axis Title/Tiêu đề trục nằm ngang.

4. Data Label/ Nhãn dữ liệu. 10. Vertical Gridlines/ lưới dọc.

5. Legend/ Chú thích. 11. Vertical Axis/ Trục dọc.

6. Horizontal Gridlines/ lưới ngang. 12. Vertical Axis Title/Tiêu đề trục dọc.

5.3.1.2. Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3-D:

- Back wall: Màu/ hình nền phía sau đồ thị.

- Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị.

- Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị.

- Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dạng 3-D.

5.3.2. Các thao tác với đồ thị.

5.3.2.1. Chọn thành phần trên đồ thị.

- Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn sẽ

có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh.

- Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta có thể dùng các phím mũi tên để di

chuyển đến các thành phần trong đồ thị.

- Ngoài ra, bạn có thể chọn các thành phần tại Chart Tools Format Current

Selection

73

Hình 5.8: Chọn thành phần trên đồ thị

5.3.2.2. Di chuyển đồ thị.

Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn

đồ thị di chuyển, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều. Giữ trái

chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khác.

5.3.2.3. Thay đổi kích thước đồ thị.

Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn

đồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.

Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vào tâm đồ thị để

thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to.

5.3.2.4. Sao chép đồ thị.

Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di

chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn <Ctrl+V> để dán đồ thị vào.

5.3.2.5. Xóa đồ thị.

Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart Sheet, trươc tiên

hãy chọn Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh

hiện ra.

5.3.2.6. Thêm các thành phần của đồ thị.

Chọn đồ thị chọn Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng các nhóm

lệnh tạo các thành phần tương ứng trên đồ thị được thiết kế sẵn như tựa đề, chú thích,

các nhãn, đường lưới,…

5.3.2.7. Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị.

Một số thành phần trong đồ thị có thể di chuyển được như tựa đề, chú thích,

nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nó, sau đó nhấp

và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị.

Ngoài ra có thể vào Chart Tools Layout chọn từ các danh sách thiết kế sẵn.

Để xóa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và nhấn

phím Delete.

74

Hình 5.9: Các thành phần trên đồ thị

5.3.2.1. In đồ thị.

- In đồ thị cũng giống như in các đối tượng khác của Excel lưu ý Print Preview

trước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung.

- Nếu bạn muốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấp nút

Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn.

5.3.3. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị.

5.3.3.1. Hiệu chỉnh đồ thị.

- Bước 1: Chọn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn kiểu định

dạng.

- Bước 2: Muốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area Nhấp chuột trái vào các nút bao quan

Plot Area và kéo hướng vào Plot Area để thu nhỏ và hướng ra ngoài Plot Area để phóng to.

5.3.3.2. Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,…

Tùy theo kiểu đồ thị đang xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu

đề của kiểu đồ thị đó.

- Để thêm tiêu đề chính cho đồ thị vào: Chart Tools Layout Labels Chart

Title lựa chọn kiểu từ danh sách.

- Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart Tools Layout

Labels Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách.

- Để thêm chú thích vào Chart Tools Layout Labels Legend lựa chọn

kiểu từ danh sách.

- Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels lựa

chọn kiểu từ danh sách.

- Để thêm bảng dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Table lựa

chọn kiểu từ danh sách.

- Ngoài ra chúng ta có thể chèn các Text Box vào đồ thị Chart Tools Layout

Insert Text Box.

75

Hình 5.10: Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source.

5.3.3.2. Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc.

- Muốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn Plot Area, rồi vào Chart Tools

Layout Axes Gridlines chọn kiểu phù hợp từ danh sách.

- Để hiệu chỉnh màu sắc, kiểu của đường lưới nào thì chọn nó và vào Chart Tools

Format Shape Style chọn kiểu và màu sắc theo nhu cầu.

5.3.3.3. Hiệu chỉnh các thông số cho trục trên đồ thị.

- Nhấp phải chuột chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong

hộp thoại Format Axis.

76

Hình 5.11: Hộp thoại Format Axis tùy theo giá trị của trục mà bạn chọn.

- Value Axis.

Hầu hết các đồ thị trình bày giá trị trên trục tung và phân nhóm trên trục hoành.

Các bạn nên chọn thử để biết rõ hơn công dụng của các tùy chọn.

+ Minimum: Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu).

* Auto: Để Excel tự xác định.

* Fixed: Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục.

+ Maximum: Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị kết thúc).



+ Major unit: Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục.

* Auto: Để Excel tự xác định

* Fixed: Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục

* Minor unit: Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục.



+ Values in reverse order: Đảo thứ tự sắp xếp các giá trị trên trục.

+ Logarithmic scale: Chuyển các giá trị trên trục sang hệ logarith với cơ số do

ta qui định tại Base (không thể dùng cho giá trị âm hay bằng 0).

+ Display units: Chọn đơn vị hiển thị trên trục.

+ Show display units label on chart: Cho hiển thị các nhãn đơn vị trên đồ thị.

77

+ Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ

thị.

* None Không sử dụng.

* Inside Hiển thị phía bên trong trục.

* Outside Hiển thị phía bên ngoài trục.

* Cross Hiển thị cắt ngang trục.

+ Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ

thị.

+ Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục.

* None Không sử dụng.

* High Hiển thị phía bên phải trục.

* Low Hiển thị phía bên trái trục.

* Next to Axis Hiển thị kế bên trục (theo mặc định).

- Horizontal axis crosses: Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành

(Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at).

+ Automatic: Do Excel tự xác định.

+ Axis value: Xác định giá trị mà các trục sẽ giao nhau.

+ Maximum axis value: Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục (tung)

- Category Axis.

+ Interval between tick marks Xác định sự thể hiện các nhóm theo khoảng chia

(có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thường là một nhóm).

+ Interval between labels Xác định sự xuất hiện của nhãn theo khoảng chia.

* Automatic Excel tự xác định (thường là 1).

* Specify interval unit: Xác định nhãn sẽ xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia

trên trục.

+ Categories in reverse order: Các nhóm thể hiện theo thứ tự ngược lại.

+ Label distance from axis: Xác định khoảng cách của nhãn so với trục.

+ Axis Type: Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date

axis.

+ Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ

thị.

Minor tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ

thị.

+ Axis labels: Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục.

+ Vertical axis crosses: Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung.

* Automatic: Do Excel tự xác định.

* At category number: Xác định số nhóm mà tại đó các trục sẽ giao nhau.

* At maximum category: Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục.

+ Position Axis: Qui định cách hiển thị của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng

cho đồ thị 2-D area, column, và line).

* On tick marks: Hiện ngay ký hiệu phân cách.

* Between tick marks: Hiện giữa các ký hiệu phân cách.

- Time Scale Axis.

+ Minimum: Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu).

+ Maximum: Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kết thúc).

+ Major unit: Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay

năm).

78

+ Minor unit: Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay

năm).

+ Base Unit: Xác định đơn vị tính cho trục.

+ Dates in reverse order: Hiển thị theo thứ tự ngược lại trên trục.

+ Axis Type: Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date

axis.

+ Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên

đồ thị.

+ Minor tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ

thị.

+ Axis labels: Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục.

+ Vertical Axis crosses: Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục

hoành.

* Between dates: Do Excel tự xác định.

* At date: Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào.

* At maximum date: Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục.

* Position Axis: Qui định cách hiển thị của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng

cho đồ thị 2-D area, column, và line).

* On tick marks: Hiện ngay ký hiệu phân cách.

* Between tick marks: Hiện giữa các ký hiệu phân cách.

5.3.4. Thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị.

5.3.4.1. Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị.

- Bước 1: Chọn chuỗi số liệu trên đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung).

- Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thị.

Hình 5.12: Minh họa xóa chuỗi đường cung khỏi đồ thị.

5.3.4.2. Thêm chuỗi mới vào đồ thị.

- Bước 1: Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào.

- Bước 2: Chart Tools Design Data Select Data. Hộp thoại Select Data Source

xuất hiện.

- Bước 3: Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện.

- Bước 4: Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp

tên vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values.

Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thị bằng cách chép (Ctrl+C) dữ liệu

của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thị và dán (Ctrl+V) vào đồ thị.

79

Hình 513: Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3/2015 vào đồ thị.

5.3.4.3. Thay đổi chuỗi số liệu.

Cũng với ví dụ trên nhưng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản phẩm Giày và Dép.

- Bước 1: Chọn đồ thị cần chỉnh sửa.

- Bước 2: Chart Tools Design Data Select Data. Hộp thoại Select Data Source

xuất hiện.

- Bước 3: Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, nhấp nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất hiện.

- Bước 4: Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tương tự cho các chuỗi số

liệu khác.

Hình 5.14: Minh họa thay đổi chuỗi số liệu

5.3.4.4. Thêm đường xu hướng vào đồ thị.

80

Khi vẽ các đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xu

hướng để biết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu. Một tập số liệu có thể có

nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng ta. Để thêm đường xu hướng

bạn vào:

- Chart Tools Layout Analysis Trendline chọn kiểu đường xu hướng

từ danh sách hay vào More Trendline Options…

Hình 5.15: Minh họa thêm đường xu hướng vào đồ thị.

BÀI TẬP 5.1.

1. Vẽ đồ thị dạng hình khối tròn và ghi chú đầy đủ tên quốc gia, tỉ lệ phần trăm khách lưu

trú tai khách sạn trong 1 năm:

Quốc Gia Singapore Indonesia Philippines Thailand Malayia Viêt Nam

Số Lượng 7300 4500 7900 200 7300 1400

2. Vẽ đồ thị dạng khối cột để biểu diễn, so sánh sản lượng bán ra tại cữa hàng theo các

năm, số liệu như sau:

Năm Đậu Cao Su Cà Phê Thịt Hạt Điều

2013 80681 75105 110502 8389 53460

2014 90000 81795 45355 4263 66098

81

Bài 6.

ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH

Mục tiêu:


- Trình bày được cách định dạng các thông số cho trang in;

- Thực hiện in ấn được trang bảng tính;


Nội dung:

6.1. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG.

Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn

có thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình.

Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để

truy cập các chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views chọn kiểu xem.

- Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính

toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.

- Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính

toán và nhập liệu.

- Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có

thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

6.2. THIẾT LẬP THÔNG SỐ CHO TRANG IN.

Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout nhóm Page

Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ

giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền,

Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại

đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm

Page Layout đến nhóm Page Setup nhấn vào nút

Hình 6.1: Nhóm Page Setup trên Thanh Ribbon.

82

Hình 6.2: Hộp thoại Page Setup chọn thẻ Page

- Thẻ Page:

+ Orientation:

* Portrait: Chọn trang dọc.

* Landscape : Chọn trang ngang.

+ Paper size : Chọn khổ giấy in (A3, A4…).

- Thẻ margins.

Hình 6.3: Hộp thoại Page Setup chọn thẻ Margins

+ Top: canh lề trên.

+ Bottom: canh lề dưới.

+ Left: canh lề trái.

+ Right: canh lề phải.

+ Header: canh lề tiêu đề đầu trang.

+ Footer: canh lề tiêu đề chân trang.

+ Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally: canh giữa trang theo chiều ngang

và Vertically: canh giữa trang theo chiều dọc.

- Thêm thông tin vào đầu và cuối trang: thẻ Header/Footer.

83

Hình 6.4: Hộp thoại Page Setup chọn thẻ Header/Footer.

Khi click chuột chọn Custom Header sẽ xuất hiện hộp thoại.

Hình 6.5: Hộp thoại Header.

Khi click chuột vào Custom Footer sẽ xuất hiện hộp thoại.

Hình 6.6: Hộp thoại Custom Footer.

84

Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer.

Nút lệnh Mã lệnh Chức năng

&[Page] Hiển thị số trang tài liệu.

&[Pages] Hiển thị tổng số trang được in.

&[Date] Hiển thị ngày hiện tại.

&[Time] Hiển thị giờ hiện tại.

&[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập

tin và Tên tập tin.

&[File] Hiển thị tên tập tin.

&[Tab] Hiển thị tên sheet.

Không có Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đến

hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert

Picture, chọn hình và nhấn nút Insert.

Không có Thiết lập các thông cố cho hình chèn vào.

Ở hộp thoại Custom Header và Custom Footer cho phép bạn thiết lập tiêu đề đầu trang

và cuối trang như ở MS.Word. Có một điểm khác hơn so với MS.Word là Excel phân ra thành

3 vùng:

+ Left section: tiêu đề được canh lề trái.

+ Center section: tiêu đề được canh giữa.

+ Right section: tiêu đề được canh lề phải.

Bạn có thể chèn ngày giờ, số trang tự động, hiển thị tên tập tin…từ vào các nút lệnh

tương ứng trên hộp thoại như đã mô tả ở trên bảng “Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và

Footer”.

- Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in.

Trong một số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất

định khi đó ta dùng Ribbon Page Layout Scale To Fit Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu

đến 10% và phóng to tới 400%.

Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon Page

Layout Scale To Fit Width và Ribbon Page Layout Scale To Fit Height (xem hình

6.7).

- In đường lưới của các ô.

Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon Page Layout Sheet

Options Gridline Print.

Hình 6.7: Mô tả điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in trên thanh Ribbon.

85

6.3. THIẾT LẬP THÔNG SỐ HỘP THOẠI PRINT.

Để gọi hộp thoại Print, có 2 cách:

- Cách 1: Click chuột File chọn Print.

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím <Ctrl+P>.

Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và một

số tùy chọn khác.

Bạn thực hiện thiết lập hộp thoại in theo hình 6.8:

Hình 6.8: Hộp thoại Print.

- Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office Print.

- Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn.

- Entire workbook: In toàn bộ workbook.

- Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng

này.

- Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực

hiện.

BÀI TẬP 6.1.

Định dạng các bài tập ở các chương trước để xuất ra trang in.

Số bản

in

Chọn

máy in

Chọn in từ

trang… đến

trang…

Chọn in trang

dọc hay ngang

Chọn in khổ

giấy in

Thực hiện

in

MICROSOFT EXCEL - cntt.cnnlnb.edu.vn

Documents

Transcript of MICROSOFT EXCEL - cntt.cnnlnb.edu.vn