Gestion de projets à impact sociétal

1ère journée

Latha Heiniger et Claude Michaudmichaud.claude@gmail.com.ch

Tour de table…

• Votre nom et celui de votre organisation• Un de ses processus• Un de ses projets

Gestion de projets à impact sociétal

Objectif • Posséder les compétences nécessaires pour :

– sélectionner au sein de vos activités un projet en fonctions des opportunités, des besoins, des ressources et de l’impact recherché

– utiliser divers outils pour la planification de vos projets– communiquer vos projet à l’interne et à l’externe– mettre en œuvre vos projets et les suivre dans leur réalisation– évaluer vos projets et leur impact à court, moyen et long terme

Contenu– Cohérence et alignement stratégique– Planification essentielle– Gouvernance– Communication externe et interne– Exécution et suivi– Evaluation

Une question de cohérence…D’où viennent les projets ?

Sa mission:le modèle permanent

L’organisation est un subtil assemblage

Val

eur

s

Sa gestion:le modèle relationnel

Val

eur

s

Sa vision:le modèle dynamique

Les valeurs formentl’axe central

de sa cohérence

Qui peut être représenté par des canevas…

Et c’est de là que naissent les projets!

Projets «prestation»

Clients etbénéficiaires

Projets «organisation»

Que l’on peut classer en grandes catégories

Implantation Amélioration Elimination

Organisation

Prestation

But

Type

Ce sont des prestations, c’est-à-dire des services ou des produits, que l’organisation fournit à ses clients, usagers et bénéficiaires, et qui sont réalisés sous la forme de projets et non de production «en série»

Ce sont des projets que l’organisation réalise pour elle-même, en fonction de sa stratégie, pouvant s’appliquer autant sur l’environnement interne que l’environnement externe

Ce sont des projets qui implantent quelque chose de nouveau, qui n’existait pas encore

Ce sont des projets qui améliorent quelque chose qui existe déjà

Ce sont des projets qui éliminent quelque chose qui existe

I have a dream ?

Vos valeurs, votre mission et votre vision

Les notions de «bien et mal» La raison d’être de l’organisation

La vision du futur Dans son contexte et dans son environnement

De votre organisation

Les valeurs étant…

• Les fondations de l’organisation• Et le principal élément de cohérence

Les valeurs

…à l’origine de la culture organisationnelle et des principes d’actions

Les valeurs

Croyances individuelles

Culture organisationnelle

Valeurs partagées

Eléments de l’énoncé de la mission

• Eléments obligatoires :– Quoi (étendue, cadre)– Pour qui (positionnement)– Visant (légitimité)

• Eléments optionnels :– Valeurs (de l’organisation)– Comportements (recherchés)– Compétences (de l’organisation)

• Exemple:“ Rendre le sourire à ceux qui n’osent pas le faire, par des services odontologiques personnalisés. “

(Une clinique dentaire)

Quoi

Pour qui

Vis

ant

Comportements

Com

pétences

Vale

urs

Exercice

• Utilisez le document ci-dessous, que vous avez probablement déjà complété et partagez vos impressions avec le groupe

Temps à disposition: 15 minutes

Et pour choisirle bon projet ?

Processus de sélection des projets

Vision

Stratégie

Projets

Projetssélectionnés

Valeurs

Mission Projets

Analysedes besoins

Critèrespondérés

Critèresgénériques

Elaboration des critères de sélection de projets

Exercice

• Utilisez le document

«Critères de sélection stratégique de projets»

• Pour choisir les vôtres• Pour en rajouter d’autres• Pour les pondérer• Pour partager avec le groupe

Temps à disposition: 5+10 minutes

Dans quel contexte?

Image riche du contexte Les règles sont très simples!

Où?

Ne pas oublier les relations…

Exemple d’image riche: producteurs de manioc à Kinshasa

Où?

Qui influence – PESTEL ?Où?

Politique

Social Technologique

Légal

Environnemental

Politique

SocialTechnologique

Légal

Environnemental Economique

Exercice

• En vous basant sur l’idée de vos projets, choisissez la technique de l’«Image riche» ou celle de l’«Analyse PESTEL», faites-la et exposez vos chefs-d'œuvre sur les murs

Temps à disposition: 15+5 minutes

PAUSE !

Provoquer de l’impact en répondant aux besoins?

On peut analyser ces besoins ?

Accomplissement personnel (morale, créativité,…)

Estime (confiance, respect, estime

personnelle)

Besoins sociaux (amour, amitié, appartenance, politique,

intimité)

Sécurité (du corps, de l'emploi, de la santé, de la

propriété)

Besoins physiologiques (manger, boire, dormir, respirer)

Se mettre dans la peau du client

Ou dans la peau du processus de l’organisation !

Le triangle des domaines de résultats

• Efficience:– Obtenir plus avec moins de

ressources

• Efficacité:– Des produits et services de qualité– Faire ce qu’on a prévu

• Effectivité (ou impact)– Faire ce qui doit être fait– Produire les bénéfices attendus

Effectivité

Effectivité:• Clientèles• Impact• Utilité

EfficacitéEfficacité:• Organisation• Processus• Produits et services

Effi

cien

ce

Efficience:• Ressources• Infrastructure• Procédures

Exercice

• Choisissez un de vos projets, et, dans celui-ci, un de vos publics cibles…

• Faites le voyage mental et mettez-vous dans sa peau!

• Faites l’exercice, essayez de répondre aux questions…

• Réfléchissez a cette dernière question: «Comment allez-vous vérifier si ce que vous imaginez est vrai?»

Temps à disposition: 10+5 (énoncer 1 des besoins)

Etes-vous logique ?

Pourquoi ? – Arbre de problèmes

• On part d’un problème central

• On descend en listant les causes:

– Pourquoi… pourquoi…pourquoi?

• On remonte en listant les conséquences:

– Et alors… et alors… et alors?

Production du beurre de karité basse et de faible qualité

Causes

Conséquences

Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité

Production du beurre de karité basse et de faible qualité

Longs déplacements à

pied

Chaleur et dangers élevés

(morsures)

Transports des noix très pénible

Opérations essentiellement

manuelles

Opérations en contexte pénible

Mauvaises procédures d’hygiène

Conditionnement inadéquat

Exode rural

Qualité basseet inconstante

Opérations très lentes

Cueillette desnoix de karité

difficileCauses

Problème central

Peu de débouchés

locaux

Prix de vente bas et fluctuant

Aucun débouché à l’internationalConséquences

Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité

Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité

Visant? – transformation en arbre d’objectif

• On modifie l’arbre, transformant le problème central en une situation positive (objectif)

• On descend en regardant les leviers (pour cela, il faut que…)

• On remonte en faisant la même chose(donc, si j’ai cette situation, il est possible que…)

Production de beurre de karité augmentée

et de meilleure qualité

Leviers

Impacts

Production du beurre de karité basse et de faible qualité

Longs déplacements à

pied

Chaleur et dangers élevés

(morsures)

Transports des noix très pénible

Opérations essentiellement

manuelles

Opérations en contexte pénible

Mauvaises procédures d’hygiène

Conditionnement inadéquat

Exode rural

Qualité basseet inconstante

Opérations très lentes

Cueillette desnoix de karité

difficile

Peu de débouchés

locaux

Prix de vente bas et fluctuant

Aucun débouché à l’international

Exemple d’arbre d’objectifs: beurre de karité

Déplacements facilités

Dangersdiminués

(morsures)

Transports des noix facilité (motorisé)

Opérationspartiellement mécanisées

Opérations en contexte

plus favorable

Procédures d’hygiène

appliquées

Conditionnement adéquat

Meilleures conditions de vie

locale

Qualité améliorée et standardisée

Opérations 10 fois plus

rapides

Cueillette desnoix de karité moins difficile

Leviers, résultatsimmédiats

Production du beurre de karité augmentée et de

meilleure qualitéObjectif spécifique

Marché local intéressé

Prix de vente correct et stable

Débouchés potentiels à

l’internationalImpacts

Exemple d’arbre d’objectifs: beurre de karité

Exercice

• Choisissez le problème central de votre principal public-cible

• Imaginez les causes• Imaginez les conséquences• Cherchez quelles conséquences

pourraient réalimenter les causes• Transformez-le en arbre d’objectifs• Imaginez des alternatives de projets…Temps à disposition: 20+20

minutes

Et pour choisirle bon projet ?

Zoned’intervention

Hors du cadred’intervention

Stratégie d’intervention - hypothèses

Projets

L’application des critères de sélection sur les projets

Exercice

• Vous avez probablement détecté quelques idées de projets lors de l’exercice précédent…

• Appliquez-leur les critères de sélection!

• Quel est le gagnant?

Temps à disposition:

INTERVALLE !

Mettre en piècespour mieux construire ?

Arbre des livrables…

• On «démonte» le produit final en pièces détachées• Si le produit final est intangible, on considère alors le service réalisé• On utilise le bon sens! (pas besoin d’aller jusqu’à la plus petite catelle…)

…que l’on transforme ensuite en blocs de travail

…et en liste d’activités !

• Construire ma nouvelle demeure– Construire la maison

• Réaliser le gros œuvre– Faire les fondations 3 mois– Monter les murs 2 mois– Poser le toit 1 mois

• Faire les finitions– Réaliser les installations 2 mois– Peindre (l’extérieur et l’intérieur) 1 mois– Installer la cuisine (les équipements) 1 mois

– Monter le garage• Monter les murs et le sol 1 mois• Poser le toit et la porte (électrique) 15 jours

– Exécuter les travaux de jardin• Planter les arbres et les haies 15 jours• Semer la pelouse 1 semaine• Préparer le potager

Exercice

• Et si nous testions ensemble la création – d’un arbre de livrables et – d’une liste des activités

• pour un projet moins «matériel» ?

• Exemples:– Une fête au village– Un cours de cuisine traditionnelle– Un spectacle de danse– …

• A vous de proposer et de choisir!

Temps à disposition: 15+25 minutes

Et maintenant, c’est au tour votre projet!

Comm.

Quelques aspects de la planification

CoûtsRH

PilotageRisques

Qualité

Temps et délais

Mais avec quoi on fait tout ça?

Les ressources « PEMIF »

• Attention, on ne parle pas que de ressources humaines! (on ne devrait pas dire « ressources »)

• On parle de bien plus. PEMIF est l’adaptation de la classification anglaise 4M1B :

– Personnes Men

– Equipements Machines

– Matériels Materials

– Installations Buildings

– Finances Money

…on ajoute les ressources et le personnel

• Construire ma nouvelle demeure– Construire la maison

• Réaliser le gros œuvre– Faire les fondations

Excavatrice, tracs– Monter les murs Briques,

maçons– Poser le toit Bois,

charpentiers• Faire les finitions

– Réaliser les installationsElectriciens

– Peindre (l’extérieur et l’intérieur)Plâtriers, peintres

– Installer la cuisine (les équipements) Catelle, poseur

– Monter le garage• Monter les murs et le sol Briques,

maçons– Poser le toit et la porte (électrique) Bois,

charpentiers

– Exécuter les travaux de jardin• Planter les arbres et les haies Plantes,

paysagiste, jardiniers• Semer la pelouse Gazon,

jardinier• Préparer le potager Plantons,

jardiniers

Et en plus il faut les planifier!

• Planifier les ressources est un processus d’identification et de calcul qui comporte:

– Relevé des nécessités: les ressources pour exécuter chaque activité doivent être identifiées et évaluées en quantité et qualité (personnes et autres)

– Appel au jugement de spécialistes: qui peuvent contribuer au projet par leur expériences antérieures, validant et ajustant les relevés antérieurs

– Identification d’alternatives possibles, par des processus d’analyse, de recherche et de créativité (brainstorm)

– Prise de décision, par l’utilisation d’outils d’aide à la décision, tels que l’analyse multicritères, et sélection de la meilleure alternative, répondant aux exigences de coût, délais et qualité

– Analyse de l’impact de la disponibilité des ressources sur l’échéancier avec réajustement des quantités et vice-versa

Attention, on ne peut réduire la gestation d’un bébé à 4 mois ½ en la confiant à deux mamans !

Liste des activités, ressources, coûts et timing

Exercice

• Utilisez le tableau ci-dessous pour définir les premières colonnes de la liste de vos activités et ressources

Temps à disposition: 15+10 minutes

PAUSE !

Faut pas se presser…!

On ajoute des durées à la liste des activités

• Construire ma nouvelle demeure– Construire la maison

• Réaliser le gros œuvre– Faire les fondations 3 mois– Monter les murs 2 mois– Poser le toit 1 mois

• Faire les finitions– Réaliser les installations 2 mois– Peindre (l’extérieur et l’intérieur) 1 mois– Installer la cuisine (les équipements) 1 mois

– Monter le garage• Monter les murs et le sol 1 mois• Poser le toit et la porte (électrique) 15 jours

– Exécuter les travaux de jardin• Planter les arbres et les haies 15 jours• Semer la pelouse 1 semaine• Préparer le potager 15 jours

Et si on se trompait ?

• Construire ma nouvelle demeure– Construire la maison

• Réaliser le gros œuvre– Poser le toit 1 mois– Faire les fondations 3 mois– Monter les murs 2 mois

Donc… avant, pendant ou après ?

Anesthésie

Opération

Fin à début On ne peut commencer à opéreravant d’avoir terminé d’appliquerl’anesthésie…

Publicité TV

Publicité radio

Début à début La campagne de publicité à laradio ne peut commencer quelorsque celle à la télévisioncommence

Creuser le tunnel

Evacuer le remblai

Fin à fin On ne peut finir de transporterle remblai que si l’on a fini decreuser le tunnel

Centrale hydraulique

Centrale à gaz

Début à fin On ne peut arrêter la centrale àgaz que lorsque la centralehydraulique commence à tourner

On peut le faire comme ça…

N° Nom de la tâche Durée Début

1 Donner un cours de GG 17 jours Lun 19.01.09

2 Préparer les objectifs éducationnels 2 jours Lun 19.01.09

3 Préparer les cours 9 jours Mer 21.01.09

4 Préparer les supports 7 jours Mer 21.01.09

5 Jours 1 et 2 4 jours Mer 21.01.09

6 Jours 3 3 jours Mar 27.01.09

7 Préparer les exercices 4 jours Lun 26.01.09

8 Exercices 1 et 2 1 jour Lun 26.01.09

9 Exercices 3 1 jour Jeu 29.01.09

10 Préparer le matériel auxiliaire 1 jour Mar 27.01.09

11 Reproduire le matériel de cours 2 jours Ven 30.01.09

12 Animer les cours 6 jours Mar 03.02.09

13 Jour 1 1 jour Mar 03.02.09

14 Jour 2 1 jour Mer 04.02.09

15 Jour 3 1 jour Mar 10.02.09

V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J12 Jan 09 19 Jan 09 26 Jan 09 02 Fév 09 09 Fév 09

On comme ça…

Location voiture

Sélection photos

Aménagement

Créer l’itinéraire

Conduire

Gantt!

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15 20 25

Exercice

• A vous de créer votre échéancier

Temps à disposition:

Ça va faire mal docteur ?

Types de dépenses

• Variables– Dépenses proportionnelles à la quantité de ressources allouées et utilisées

(p.ex.: main d’œuvre directe, matière première)

• Semi-variables– Dépenses liées par « forfaits » à la production

(p.ex. location d’une voiture avec kilométrage illimité, certaines assurances)

• Fixes associées à certaines ressources– Dépenses associées à la mise à disposition d’une ressource, qu’elle soit utilisée ou non

(p.ex.: loyer, abonnement internet)

• Fournitures– Dépenses associées aux fournitures diverses utilisées ou consommées au long de certaines

activités (p.ex.: électricité, réseau, téléphone, papier)

• Prix, amendes– Dépenses dues à des clauses contractuelles

(p.ex. retards)

Budget – ne pas oublier! Alimentation et boissons Communications internes Equipements Imprévus Installations Loyers et autres locations Matière première Marges de réserve! Presse, affichage, communication externe Salaires et charges salariales Services de tiers Transports …

Le budget est-il toujours faux ?

* La tendance naturelle est de surestimer les coûts pour avoir de la “réserve”

Type d’estimation Quandest-elle faite ? A quoi sert-elle?

Erreurprobable *

Par ordre de grandeur Très tôt dans le cycle de vie du projet, durant la phase d’identification

Pour avoir une première approximation servant aux décisions de sélection d’alternatives

De -25% à +75%

Par recherche d’informationset calculs

Relativement tôt, lors de l’identification et de la planification

A prévoir les dépenses dans les plans budgétaires

De -10% à +25%

Accompagnement Plus tard dans le projet, durant la phase d’exécution

Fournit des détails pour les achats, en estimant les coûts réels

De -5% à +10%

Dépenses mensuelles et cumulées – la courbe en S

PlanificationExécution & contrôleFinalisation

PlanificationExécution & contrôleFinalisation

1ère tranche

2ème tranche

Final

Exercice

• Utilisez le formulaire de la liste des activités et des ressources pour y inclure la prévision de vos dépenses

Temps à disposition: 10+10 minutes

INTERVALLE !