BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN xxx 2017

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU

TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Recordkeeping metadata standard. Part 1:Agent and Record

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

1 VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ YÊU CẦU CHUẨN HÓA...........................4

1.1 Vai trò của quản lý hồ sơ...............................................................................4

1.2 Quản lý nội dung số và nhu cầu chuẩn hóa...................................................5

2 LÝ DO, MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN..........................................9

2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác của đối tượng..................................................9

2.2 Mục đích xây dựng tiêu chuẩn....................................................................11

3 SỞ CỨ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN..............................................................12

3.1 Tổng quan về các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ.................................................12

3.2 Tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, quốc gia........................................................19

3.2.1 Tổng quan về quản lý hồ sơ (ISO 15489-1:2001)..............................19

3.2.2 Hướng dẫn quản lý hồ sơ (ISO 15489-2:2001)..................................20

3.2.3 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ – Nguyên tắc chung (ISO 23081-1:2006)

21

3.2.4 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ – Triển khai (ISO 23081-2:2009).........23

3.2.5 Dữ liệu đặc tả Dublin.........................................................................25

3.2.6 Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ của Úc................................25

3.2.7 Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland – Úc. .28

3.3 Tiêu chuẩn trong nước.................................................................................28

3.3.1 TCVN 7420-1:2004...........................................................................28

3.3.2 TCVN 7420-2:2004...........................................................................28

3.4 Lựa chọn tiêu chuẩn....................................................................................29

3.5 Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn..............................................................29

4 NỘI DUNG CHÍNH........................................................................................32

2

4.1 Nội dung tiêu chuẩn.....................................................................................32

4.2 Bảng tham chiếu…………………………………………………………..34

5 KẾT LUẬN......................................................................................................36

TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................37

3

1 VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ YÊU CẦU CHUẨN HÓA

1.1 Vai trò của quản lý hồ sơ

Theo Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ”Quy định chi tiết thi hành một số

điều của Luật lưu trữ” thì Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan

với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,

hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo đó thì dưới góc độ văn thư lưu trữ,

một hệ thống quản lý tài liệu điện tử chính là một hệ thống tự động được sử dụng

để quản lý việc tạo lập, sử dụng, duy trì và loại/ hủy tài liệu điện tử nhắm mục đích

cung cấp bằng chứng cho các hoạt động công việc. Những hệ thống này lưu giữ dữ

liệu đặc tả của thông tin và các liên kết giữa các tài liệu để hỗ trợ cho những giá trị

bằng chứng của nó. Về cơ bản, quản lý hồ sơ điện tử bao gồm hai giai đoạn: Giai

đoạn hồ sơ ở khâu văn thư và giai đoạn hồ sơ được chuyển giao vào lưu trữ. Nội

dung quản lý hồ sơ điện tử trong giai đoạn văn thư tập trung vào các vấn đề: quản

lý quá trình soạn thảo và ban hành văn bản; đăng ký và chuyển giao văn bản điện

tử, thực hiện số hóa điện tử, xử lý văn bản điện tử, quản lý việc lập hồ sơ điện tử.

Giai đoạn chuyển giao vào lưu trữ thì tập trung chủ yếu vào vấn đề phân loại tài

liệu lưu trữ phục vụ mục đích quản lý, tìm kiếm, tra cứu, chỉnh sửa và đảm bảo tính

bảo mật của thông tin, tài liệu.

Cho đến nay, các cơ quan nhà nước liên quan đã ban hành các văn bản quy định cụ

thể về vấn đề này gồm:

- Luật Giao dịch điện tử số 51/ 2005/ QH11 ngày 29/11/2006;

- Luật Công nghệ thông tin số 67/ 2006/ QH11 ngày 29/06/2006;

- Luật Lưu trữ số 01/ 2013/ QH13 ngày 11/11/2011;

- Luật Kế toán số 88/ 2015/QH13 ngày 20/11/2015;

- Nghị định số 26/ 2007/ NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày 15/02/2007 Quy

4

định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực

chữ ký số;

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công

nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết

thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Hướng dẫn số 169/HD – VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Quyết định số 176/QĐ – VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu

trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;

- Quyết định số 310/QĐ – VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng

cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Hướng dẫn số 822/HD – VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi

trường mạng;

1.2 Quản lý nội dung số và nhu cầu chuẩn hóa

Quản lý hồ sơ là một nhánh của quản lý nội dung số. Công nghiệp nội dung số là

một ngành kinh tế mới, có nhiều tiềm năng phát triển, đem lại giá trị gia tăng cao,

thúc đẩy sự phát triển của xã hội thông tin và kinh tế tri thức, góp phần quan trọng

vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nhà nước đặc biệt khuyến

khích, ưu đãi đầu tư và hỗ trợ phát triển ngành công nghiệp này thành một ngành

kinh tế trọng điểm.

Nhà nước dành một phần ngân sách đầu tư đào tạo nguồn nhân lực công nghiệp nội

dung số, đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng thông tin, truyền thông hiện đại, hoàn thiện

5

môi trường pháp lý, tạo môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh nội dung thông tin số phát triển.

Nhà nước có chính sách đặc biệt ưu đãi đối với một số sản phẩm nội dung thông tin

số trọng điểm. Khuyến khích phát triển thị trường trong nước để tạo đà cho ngành

công nghiệp nội dung số Việt Nam tiến tới xuất khẩu trong giai đoạn tới.

Trên quan điểm phát triển đó, Chính phủ đã đề ra mục tiêu “Phát triển công nghiệp

nội dung số thành một ngành kinh tế trọng điểm, đóng góp ngày càng nhiều cho

GDP, tạo điều kiện thuận lợi cho các tầng lớp nhân dân tiếp cận các sản phẩm nội

dung thông tin số, thúc đẩy mạnh mẽ sự hình thành và phát triển xã hội thông tin và

kinh tế tri thức”.

Để đáp ứng được các mục tiêu trên, Chương trình phát triển công nghiệp nội dung

số Việt Nam của Chính phủ đã đề ra các chính sách và giải pháp phát triển như sau:

Nhanh chóng ban hành các văn bản hướng dẫn, triển khai thực hiện và tăng

cường hiệu lực thực thi các quy định của Luật Giao dịch điện tử, Luật Công

nghệ thông tin, Luật Sở hữu trí tuệ, đặc biệt là sở hữu trí tuệ trong lĩnh vực

phần mềm và nội dung thông tin số.

Rà soát, hoàn thiện lại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý

về Internet và truy cập nội dung thông tin trên mạng theo hướng đơn giản hoá

các thủ tục.

Tạo lập môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh, tạo điều kiện cho các tổ

chức, cá nhân thuộc các thành phần kinh tế cùng tham gia đầu tư phát triển sản

phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số.

Thiết lập môi trường kinh doanh trên mạng thuận lợi; tạo thuận tiện cho việc

thanh toán điện tử; giao dịch điện tử, chứng thực điện tử; đảm bảo an toàn, bảo

mật thông tin.

Ban hành các quy định cụ thể để bảo vệ thông tin cá nhân, bảo vệ bí mật kinh

6

doanh, và các quyền riêng tư khác của những người tham gia giao dịch trên

mạng.

Nghiên cứu xây dựng và chuẩn hoá các tiêu chuẩn về phát triển nội dung số,

chuẩn hoá trang thông tin điện tử, chuẩn hoá dữ liệu.

Việc áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ và tiêu chuẩn vào thực tiễn công

nghiệp phần mềm, thương mại điện tử, chính phủ điện tử tuy đã được quan tâm

nhưng trong thực tế áp dụng còn nhiều hạn chế. Trong số gần 50 tổ chức và doanh

nghiệp tham gia khảo sát, có khoảng 43,5% đơn vị đã biết đến các tiêu chuẩn này,

56,5% còn lại là chưa biết. Đặc biệt, tỷ lệ các chuyên gia hiểu đúng về khái niệm

tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử (EDI/ebXML) chỉ chiếm khoảng 3-4% trong số

những người được hỏi. Việc ứng dụng tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ giao dịch điện

tử, ứng dụng CNTT của các cơ quan, doanh nghiệp phục vụ nhiều mục đích khác

nhau. Kết quả khảo sát cho thấy 27,8% doanh nghiệp chủ yếu áp dụng các tiêu

chuẩn công nghệ để cung cấp thông tin cho giao dịch trực tuyến với đối tác, quảng

cáo, giới thiệu, ... còn những ứng dụng sâu nhằm hiện đại hóa hệ thống thông tin

doanh nghiệp như xử lý số liệu kế toán - tài chính, quản lý quan hệ khách hàng,

quản lý hàng hóa kho bãi, hay lập kế hoạch nguồn lực được các doanh nghiệp ứng

dụng chỉ dao động trong khoảng từ 10 - 16%. Kết quả khảo sát cũng cho thấy

10,1% doanh nghiệp hiện ứng dụng những tiêu chuẩn vào việc thanh toán trực

tuyến, theo xu hướng phát triển chung của hệ thống thanh toán qua mạng, con số

này sẽ có triển vọng tăng cao trong những năm tới đây.

Các tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử chủ yếu hiện nay được doanh

nghiệp ứng dụng bao gồm: Tiêu chuẩn XML, các chuẩn quốc tế liên quan đến trao

đổi dữ liệu điện tử (như các tiêu chuẩn của EDIFACT, GS1, ISO 8583, SWIFT,

ISO 9735) và một số chuẩn về xử lý dữ liệu khác. Những tiêu chuẩn do Việt Nam

ban hành (TCVN) hầu như chưa được biết đến hay áp dụng. Trong môi trường kinh

doanh năng động và đầy cạnh tranh như hiện nay, bên cạnh các yêu cầu về chủ

7

chương, chính sách quản lý nhà nước, các doanh nghiệp, người dân rất cần các giải

pháp và hệ thống chuyên nghiệp, hiện đại và được chuẩn hóa đặc biệt trong lĩnh

vực công nghệ thông tin và truyền thông đang phát triển rất nhanh về công nghệ

cũng như ảnh hưởng rộng các lĩnh vực kinh tế - xã hội Việt nam ta trong thời kỳ

hội nhập.

Qua các phân tích ở trên, để có thể đáp ứng được các yêu cầu phát triển công

nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số của Chính phủ, của người dân, của

các doanh nghiệp và của các đơn vị cung cấp hạ tầng truyền thông, tài chính ngân

hàng, giữa các đơn vị này cần tổ chức các kết nối và hệ thống giao tiếp với nhau.

Tuy nhiên việc tổ chức thực hiện cần phải được chuẩn hóa và có sự quản lý cũng

như định hướng, qui hoạch cấp Nhà nước để bảo vệ, duy trì và phát triển đến lợi

ích của quốc gia, các cá nhân, doanh nghiệp tham gia lĩnh vực Công nghiệp phần

mềm và nội dung số.

Trước cơ hội và nhu cầu trên, Chính phủ mà đại diện là Bộ Thông tin và Truyền

thông thấy rằng cần thiết phải "Xây dựng hệ thống chuẩn thông tin số và chuẩn trao

đổi thông tin" để:

- Thúc đẩy hoạt động giao dịch điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội Khóa 11 về thông điệp dữ liệu; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; v.v...

Thúc đẩy ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phù hợp với quy định của

Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006 của Quốc hội

Khóa 11 về quản lý và sử dụng thông tin số; truyền đưa thông tin số; lưu trữ

thông tin số; tiêu chuẩn chất lượng trong hoạt động ứng dụng và phát triển công

nghệ thông tin;

Xây dựng và ban hành các TCVN và Qui chuẩn kỹ thuật (QCKT) về thông tin

số và trao đổi thông tin, tạo tiền đề cho nền công nghiệp nội dung số Việt Nam

hội nhập quốc tế và phát triển.

8

Cần thiết phải xây dựng hệ thống chuẩn thông tin số và chuẩn trao đổi thông tin, hệ

thống vừa có vai trò nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhà

nước trong phát triển công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số, vừa đóng

vai trò là điểm cung cấp các giải pháp hữu hiệu nhất bảo đảm an toàn thông tin, bảo

vệ thông tin cá nhân đến người dân và doanh nghiệp, nhằm từng bước cung cấp

khung pháp lý phù hợp đến cho mọi người dân và doanh nghiệp, cơ quan Đảng,

Nhà nước.

2 LÝ DO, MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN

2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác của đối tượng

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các lĩnh vực của đời

sống đã được khẳng định, việc sử dụng máy tính đã đem lại những hiệu quả to lớn

trong khả năng tính toán, trao đổi và lưu trữ thông tin. Ở mỗi cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp … đều có những bài toán nghiệp vụ của riêng mình, ở đó sẽ có nhu

cầu tin học hóa hồ sơ dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ để phục vụ cho mục đích

của tổ chức đó. Bài toán mô tả thao tác truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi là

một bài toán xuất phát ở giai đoạn quản lý hồ sơ dữ liệu, cụ thể là lưu vết thông tin

truy cập vào hồ sơ dữ liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.

Việc mô tả đúng thao tác truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi giúp cho việc

quản lý và điều khiển các hoạt động tác động vào hồ sơ dữ liệu theo thời gian.

Thao tác truy cập vào hồ sơ dữ liệu của một đối tượng (con người, cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp) có thể coi là một chuỗi các thao tác đơn lẻ, và tuân theo một

giao thức nhất định tùy thuộc vào hệ thống muốn triển khai truy cập theo cách nào.

Đơn giản nhất thao tác truy cập được mô tả theo sơ đồ sau (tham khảo sơ đồ ở Hình

1):

9

Đối tượng Hệ thống lưu trữ hồ sơGửi yêu cầu truy cập

Xác thực

Trả về hồ sơ

Đối tượngTruy cập

Hồ sơ / Dữ liệu

Đối tượngCập nhật, chỉnh sửa

Dữ liệu đặc tả của Hồ sơ

Tuy nhiên, tiêu chuẩn kỹ thuật này không gò ép bắt buộc phải tuân theo giao thức

truy cập như Hình 1 mà gộp chung các thao tác nêu trên nói riêng và các thao tác

truy cập theo các giao thức khác nói chung thành một thao tác duy nhất gọi là Thao

tác Truy cập:

Thao tác cập nhật, chỉnh sửa là một thao tác của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

(đối tượng) tác động lên hồ sơ dữ liệu. Thao tác cập nhật, chỉnh sửa được mô tả

theo sơ đồ sau:

Thao tác trao đổi là thao tác mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (đối tượng) này

chuyển gửi hồ sơ dữ liệu cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác, bao gồm 2 thao

tác đơn lẻ: Gửi hồ sơ và Nhận được hồ sơ. Thao tác trao đổi được mô tả theo sơ đồ

sau:

10

Hình 1. Sơ đồ mô tả thao tác Truy cập

Hình 2. Sơ đồ mô tả thao tác Truy cập rút gọn

Hình 3. Sơ đồ mô tả thao tác Cập nhật, chỉnh sửa

Đối tượng Gửi hồ sơ Đối tượng

Nhận được hồ sơ

Trong phạm vi tiêu chuẩn này các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao

đổi sẽ được lưu vết, ghi lại trên dữ liệu đặc tả để phục vụ cho việc quản lý và điều

khiển hồ sơ dữ liệu. Đây là một bài toán phù hợp với tính khoa học, có tính logic

cao và có khả năng ứng dụng vào trường hợp cụ thể của thực tiễn.

Đối với dữ liệu đặc tảmô tả các thao tác của đối tượng lên hồ sơ dữ liệu, hiện nay

chưa có quy định nào chi tiết nào về việc này, tuy nhiên đối với những cách tiếp

cận của các tiêu chuẩn ISO,tiêu chuẩn vùng lãnh thổ đã ban hành, việc tiến hành

mô tả các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi là hoàn toàn khả thi

và có tính logic chặt chẽ.

2.2 Mục đích xây dựng tiêu chuẩn

Trong thời đại công nghiệp hóa toàn cầu, hội nhập kinh tế quốc tế, nghành

công nghệ thông tin phát triển không ngừng, các cơ quan tổ chức nhà nước, các

doanh nghiệp phải thay đổi cách quản lý sao cho nhanh chóng, linh hoạt và tiết

kiệm nhất để đáp ứng được nhu cầu phát triển của đơn vị mình. Trước nhu cầu lưu

trữ hồ sơ tài liệu hiện có và tài liệu phát sinh hàng ngày rất lớn tại đơn vị, để quản

lý khai thác hiệu quả mà tiết kiệm chi phí nhất thì các đơn vị thường sử dụng

phương pháp số hóa tài liệu. Việc số hóa tài liệu nhằm lưu trữ dữ liệu đồng nhất,

kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, quản lý - khai thác tập trung lâu dài,

nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị - phương tiện bảo quản, tạo

lập cơ sở dữ liệu quốc gia về nghành nghề theo quy định (nếu có).

11

Hình 4. Sơ đồ mô tả thao tác Trao đổi

Để thuận tiện cho việc quản lý, lưu trữ và điều khiển các tài liệu số hóa và lập cơ sở

dữ liệu quốc gia về các văn bản quản lý, điều hành, cần phải có quy định thống

nhất về tập hợp các thuộc tính (dữ liệu đặc tả) cho việc mô tả các thao tác Truy cập;

Cập nhật, chỉnh sửa của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu hoặc mô tả thao tác Trao đổi

hồ sơ dữ liệu giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

3 SỞ CỨ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN

3.1 Tổng quan về các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ

Tại thời điểm Cục lưu trữ của Úc NAA (National Archives of Australia) ban hành

tiêu chuẩn quản lý hồ sơ phiên bản năm 1999, cộng đồng quản lý hồ sơ Úc đã đặt

mục tiêu xây dựng mô hình nhằm xác định, xây dựng mối quan hệ giữa các thực

thể và chuẩn hóa dữ liệu đặc tả hồ sơ. Dự án dữ liệu đặc tả hồ sơ SPIRT của Đại

học Monash đã phát triển phương pháp tiếp cận đa thực thể đầu tiên để mô hình

hóa dữ liệu đặc tả hồ sơ. NAA là một đối tác công nghiệp trong dự án này. Kết quả

của dự án SPIRT đã được công bố vào năm 2000. Dựa vào kết quả của dự án

SPIRT, các bang của Úc đã ban hành tiêu chuẩn riêng của mình: NSW vào năm

2000, Nam Úc vào năm 2003 và Queensland vào năm 2008 [2].

Vào năm 1995, khái niệm Dữ liệu đặc tả cơ bản Dublin (Dublin Core Metadata)

được trình bày ở hội thảo khoa học diễn ra tại thành phố Dublin, bang Ohio, Hoa

Kỳ. Dữ liệu đặc tả cơ bản Dublin bao gồm 15 trường, dùng để mô tả nội dung số.

15 trường này là số lượng trường tối thiểu trong tiêu chuẩn quốc tế về dữ liệu đặc

tả được đưa ra bởi Hiệp hội dữ liệu đặc tả Dublin (DCMI - Dublin Core Metadata

Initiative) [4].

Kể từ năm 2000, công việc chuẩn hóa dữ liệu đặc tả hồ sơ vẫn tiếp tục được thực

hiện bởi ISO và các tổ chức biên soạn và áp dụng tiêu chuẩn Úc. Kết quả của

những nỗ lực này là đóng góp quan trọng để ISO ban hành tiêu chuẩn ISO 23081

12

về dữ liệu đặc tả hồ sơ. Tương tự như vậy, tiêu chuẩn ISO 15489 về quản lý hồ sơ

được ban hành cũng dựa vào tiêu chuẩn quản lý hồ sơ AS 4390 của Úc.

Tới nay, có thể hệ thống hóa các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia về quản lý hồ sơ đã

được ban hành như sau.

Tiêu chuẩn ISO

ISO 30300:2011,Thông tin và tài liệu – Hệ thống quản lý cho hồ sơ – Nguyên

tắc cơ bản và từ vựng (Information and documentation Management systems

for records Fundamentals and vocabulary).

ISO 30301:2011,Thông tin và tài liệu – Hệ thống quản lý cho hồ sơ – Yêu cầu

(Information and documentation Management systems for records

Requirements).

ISO 30302:2011, Thông tin và tư liệu – Hệ thống quản lý cho hồ sơ – Hướng

dẫn thực hiện (Information and documentation Management systems for

records Guidelines for implementation).

ISO 15836:2009, Thông tin và tài liệu – Tập hợp thành phần dữ liệu đặc tả cơ

bản Dublin (Information and documentation The Dublin Core metadata

element set).

ISO 23081-1:2006, Thông tin và tài liệu – Các quá trình quản lý hồ sơ – Dữ

liệu đặc tả cho hồ sơ – Phần 1: Các nguyên tắc (Information and

documentation Records management processes Metadata for records Part

1: Principles).

ISO 23081-2:2009, Thông tin và tài liệu – Các quá trình quản lý hồ sơ – Dữ

liệu đặc tả cho hồ sơ – Phần 2: Vấn đề khái niệm và thực hiện (Information

and documentation Records management processes Metadata for records

Part 2: Conceptual and implementation issues).

ISO 15489-1:2001, Thông tin và tài liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Tổng hợp

13

(Information and documentation Records management Part 1: General).

ISO 15489-2:2001, Thông tin và tài liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 2: Hướng dẫn

(Information and documentation Records management Part 2: Guidelines).

ISO/TR 26122:2008, Thông tin và tài liệu – Phân tích quá trình làm việc cho

hồ sơ (Information and documentation Work process analysis for records).

ISO/TR 13028:2010, Thông tin và tài liệu – Hướng dẫn thực hiện cho số hóa

hồ sơ (Information and documentation Implementation guidelines for

digitization of records).

ISO 13008:2012, Thông tin và tài liệu – Quá trình chuyển và chuyển đổi các

hồ sơ số (Information and documentation Digital records conversion and

migration process).

ISO 16175-1:2010,Thông tin và tài liệu – Các nguyên tắc và yêu cầu chức

năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử –Phần 1 – Tổng quan và

tuyên bố các nguyên tắc (Information and documentation Principles and

functional requirements for records in electronic office environments Part 1:

Overview and statement of principles).

ISO 16175-2:2011, Thông tin và tài liệu – Các nguyên tắc và yêu cầu chức

năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử –Phần 2 – Hướng dẫn và

yêu cầu chức năng cho các hệ thống quản lý hồ sơ số (Information and

documentation Principles and functional requirements for records in

electronic office environments Part 2: Guidelines and functional

requirements for digital records management systems).

ISO 16175-3:2010, Thông tin và tài liệu – Các nguyên tắc và yêu cầu chức

năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử –Phần 3 – Hướng dẫn và

yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong các hệ thống nghiệp vụ (Information and

documentation Principles and functional requirements for records in

electronic office environments Part 3: Guidelines and functional

14

requirements for records in business systems).

Vai trò của các tiêu chuẩn ISO trên được mô tả ở Hình 5.

Tiêu chuẩn các hiệp hội quốc tế

RFC 5013, Tập hợp thành phần dữ liệu đặc tả cơ bản Dublin (The Dublin

Core Metadata Element Set. IETF, 2007).

Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Modun 3 – Hướng dẫn và yêu cầu chức năng

cho hồ sơ trong hệ thống nghiệp vụ (Module 3 Guidelines and Functional

Requirementsfor Records in Business Systems. ICA-M3-B, 2008).

Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Tính xác thực của hồ sơ điện tử (Authenticity

of Electronic Records, ICA Study 13-1, November 2002, ICA Study 13-2,

January 2004).

Hiệp hội công nghiệp DLM: Báo cáo phạm vi cho phát triển các yêu cầu mô

mình cho quản lý các hồ sơ điện tử (Scoping Report for the Development of

the Model Requirements for the Management of Electronic Records, February

2006).

Hiệp hội công nghiệp DLM: Yêu cầu modun cho các hệ thống hồ sơ

(Modular Requirements for Records Systems. MoReq 2010, Vol.1, v1.1,

2011).

Tiêu chuẩn cấp khu vực, quốc gia:

Hoa Kỳ: Tiêu chuẩn thiết kế chuẩn cho các ứng dụng phần mềm quản lý hồ

sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management

Software Applications, DoD 5015.2-STD, June 2002).

Liên minh châu Âu: Yêu cầu mô hình cho quản lý hồ sơ điện tử Cập nhật và

Mở rộng (Model Requirements for the Management of Electronic Records

Update and Extension, 2008, (MoReq2)).

Na Uy: Hệ thống lưu trữ hồ sơ Na Uy: Mô tả chức năng và Đặc tả yêu cầu

15

(NOARK 4 Part 1 – Norwegian Recordkeeping System: Functional

Description and Specification of Requirements, 1999).

Hình 5. Các tiêu chuẩn ISO về quản lý hồ sơ (Hình 1, [3])

Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 1: Yêu cầu chức

năng (Requirements for Electronic Records Management Systems, 1:

Functional Requirements, 2002 Revision – Final Version, 2002).

Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 2: Tiêu chuẩn dữ

liệu đặc tả (Requirements for Electronic Records Management Systems, 2:

Metadata Standard, 2002 Revision – Final Version, 2002).

Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 3: Tài liệu tham

16

chiếu (Requirements for Electronic Records Management Systems, 3:

Reference Document, 2002 Revision – Final Version, 2002).

Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 4: Hướng dẫn

thực hiện (Requirements for Electronic Records Management Systems, 4:

Implementation Guidance, 2004).

Liên hiệp Anh: Cơ sở lý luận cho yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ

sơ điện tử (Rationale for the Functional Requirements for Electronic Records

Management Systems, 2002).

Liên hiệp Anh: Yêu cầu để duy trì thông tin điện tử qua thời gian

(Requirements to Sustain Electronic Information Over Time, March 2006).

Liên hiệp Anh: Yêu cầu chức năng cho tính bền vững của hệ thống quản lý

hồ sơ điện tử (Functional Requirements for the Sustainability of Electronic

Records Management Systems, March 2006).

Hoa Kỳ: Yêu cầu chức năng và các thuộc tính cho các dịch vụ quản lý hồ sơ

(Functional Requirements and Attributes for Records Management Services,

December 2005).

New Zealand: Tiêu chuẩn hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử (Electronic

Recordkeeping Systems Standard, June 2005).

Úc: Đặc tả chức năng cho phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

(Functional Specifications for Electronic Records Management Systems

Software, February 2006).

Úc: Đặc tả chức năng cho phần mềm hệ thống thông tin nghiệp vụ (Functional

Specifications for Business Information Systems Software, October 2006).

Úc: Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ của chính phủ Úc (Australian

Government Recordkeeping Metadata Standard. Version 2.0, 2008).

Úc: Hướng dẫn thực hiện Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ của chính

phủ Úc (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard

17

Implementation Guidelines. v.2.0, 2011).

Úc, bang Victoria: Tiêu chuẩn cho quản lý các hồ sơ điện tử (Standard for

the Management of Electronic Records PROS 99/007 (Version 1), April 2000,

(Version 2), July 2003).

Úc, bang Nam Úc: Tiêu chuẩn tài liệu và hệ thống hồ sơ(Document and

Records Systems Standard 2001, Version 1, January 2001).

Úc, bang Nam Úc: Yêu cầu phù hợp chức năng cho EDRMS của chính phủ

nam Úc (South Australian Government EDRMS Functional Compliance

Requirements 2002, Version 1.0, August 2002).

Úc, bang Nam Úc:Across Government EDRMS Panel of Products

Procurement and Pre-Implementation – Guideline, Version 1, October 2004.

Bang Queensland: Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ và Hướng dẫn của

Queensland (Queensland Recordkeeping Metadata Standard and Guideline.

v.1.1, June 2012).

Tiêu chuẩn Việt Nam:

TCVN 7420-1:2004 - Thông tin và tư liệu. Quản lý hồ sơ. Phần 1: Yêu cầu

chung.

TCVN 7420-2:2004 - Thông tin và tư liệu. Quản lý hồ sơ. Phần 2: Hướng dẫn.

Sau khi phân loại và xem xét, nhóm dự án chỉ chọn các tiêu chuẩn từ danh sách

trên liên quan trực tiếp đến đề bài làm tài liệu tham khảo để xây dựng dự thảo tiêu

chuẩn. Các tiêu chuẩn được này sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.

3.2 Tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, quốc gia

3.2.1 Tổng quan về quản lý hồ sơ (ISO 15489-1:2001)

Phạm vi

Tiêu chuẩn ISO 15489 hướng dẫn phương thức quản lý hồ sơ cho một tổ chức, với

phạm vi sau[9]:

18

áp dụng cho việc quản lý hồ sơ với tất cả các định dạng,

hướng dẫn xác định trách nhiệm của tổ chức đối với hồ sơ và chính sách quản

lý, thủ tục, hệ thống và quy trình quản lý hồ sơ,

hướng dẫn quản lý hồ sơ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001,

hướng dẫn thiết kế và phát triển hệ thống hồ sơ.

Đối tượng sử dụng tiêu chuẩn ISO 15489 là:

nhà quản lý của tổ chức,

chuyên gia quản lý hồ sơ, chuyên gia quản trị công nghệ thông tin,

tất cả các nhân viên khác của tổ chức, và

cá nhân tạo lập và duy trì hồ sơ.

Ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ chi phối việc thực hiện của cả người quản lý hồ sơ và của bất kỳ

người tạo lập hoặc sử dụng hồ sơ trong quá trình tiến hành các hoạt động nghiệp

vụ. Quản lý hồ sơ trong một tổ chức bao gồm các hoạt động sau:

Quy định các chính sách và tiêu chuẩn áp dụng,

phân công trách nhiệm và quyền hạn,

thiết lập và ban hành các thủ tục và hướng dẫn,

cung cấp các dịch vụ liên quan đến quản lý và sử dụng hồ sơ,

thiết kế, triển khai và quản lý các hệ thống quản lý hồ sơ, và

tích hợp chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống nghiệp vụ (nếu tổ chức chọn

giải pháp tích hợp quản lý hồ sơ với nghiệp vụ).

Hồ sơ là nguồn thông tin quan trọng về hoạt động nghiệp vụ. Một cách tiếp cận có

hệ thống để quản lý hồ sơ là cần thiết đối với các tổ chức và xã hội nhằm bảo vệ và

bảo quản các bằng chứng về hoạt động nghiệp vụ của các tổ chức này. Hồ sơ cho

phép các tổ chức:

19

tiến hành các hoạt động nghiệp vụ một cách có trật tự, hiệu quả và trách nhiệm.

cung cấp dịch vụ hồ sơ một cách nhất quán và công bằng,

hỗ trợ và ghi lại sự hình thành chính sách và ra quyết định quản lý,

cung cấp khả năng quản lý và điều hành nhất quán, liên tục và hiệu,

tạo điều kiện thực hiện hiệu quả các hoạt động của một tổ chức,

cung cấp khả năng duy trì dịch vụ trong trường hợp thiên tai,

đáp ứng yêu cầu quy phạm và pháp luật bao gồm các hoạt động lưu trữ, kiểm

toán và giám sát,

cung cấp sự bảo vệ và hỗ trợ trong vụ kiện tụng bao gồm cả việc quản lý các rủi

ro liên quan tới sự tồn tại, hoặc thiếu bằng chứng về hoạt động của tổ chức,

bảo vệ lợi ích của tổ chức và quyền lợi của nhân viên, khách hàng và các bên

liên quan hiện tại và tương lai,

hỗ trợ và ghi lại các hoạt động nghiên cứu phát triển và các thành tựu,

cung cấp bằng chứng về hoạt động nghiệp vụ, cá nhân và văn hóa,

thiết lập định danh nghiệp vụ, cá nhân và văn hóa.

3.2.2 Hướng dẫn quản lý hồ sơ (ISO 15489-2:2001)

Tiêu chuẩn ISO 15489-2:2001 là phần 2 về quản lý hồ sơ, bổ sung cho phần 1 của

tiêu chuẩn ISO 15489 [10]. Trong phần 2 này, hệ thống quản lý hồ sơ có thể vận

hành nhân công hoặc như một hệ thống thông tin; hồ sơ (tài liệu) có thể ở dạng bản

cứng hoặc hoặc nội dung số. Tiêu chuẩn đưa ra phương pháp triển khai chức năng

quản lý hồ sơ được nêu trong tiêu chuẩn ISO 15489-1 cho các cơ quan nhà nước

hoặc các doanh nghiệp.

Đối tượng sử dụng tiêu chuẩn này là các chuyên gia quản lý hồ sơ và những người

chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ.

20

3.2.3 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ – Nguyên tắc chung (ISO 23081-1:2006)

Giới thiệu

ISO 23081 thiết lập khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu đặc tả quá trình quản

lý hồ sơ và giải thích các nguyên tắc thao tác với các dữ liệu này[7]. Tiêu chuẩn

này trợ giúp triển khai và sử dụng dữ liệu đặc tả trong khuôn khổ tiêu chuẩn ISO

15489. Tiêu chuẩn đề cập đến dữ liệu đặc tả trong các quy trình nghiệp vụ; vai trò

và kiểu dữ liệu đặc tả nhằm hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và quản lý hồ sơ. Tiêu

chuẩn ISO 23081 còn thiết lập khung quản lý các dữ liệu đặc tả này.

Phần 1 của tiêu chuẩn ISO 23081 thiết lập khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ

liệu đặc tả quản lý hồ sơ và giải thích các nguyên tắc chi phối chúng.

Phạm vi

Phạm vi tiêu chuẩn ISO 23081-1:2006:

- hồ sơ và dữ liệu đặc tả tương ứng;

- tất cả các quy trình ảnh hưởng đến hồ sơ;

- bất kỳ hệ thống lưu trữ hồ sơ;

- bất kỳ tổ chức có trách nhiệm quản lý hồ sơ.

Tổng quan về dữ liệu đặc tả hoạt động quản lý hồ sơ

Quản lý dữ liệu đặc tả là một phần không thể tách rời của hoạt động quản lý hồ sơ,

phục vụ nhiều loại chức năng và mục đích. Đối với nghiệp vụ quản lý hồ sơ, dữ

liệu đặc tả được định nghĩa là dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của hồ

sơ và hoạt động quản lý hồ sơ theo thời gian (phần 3.12 của tiêu chuẩn ISO 15489-

1: 2001 [9]). Như vậy, dữ liệu đặc tả là thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc cho

phép tạo lập, đăng ký, phân loại, truy cập, bảo quản và loại bỏ các hồ sơ theo thời

gian trong trong phạm vi của một tổ chức hoặc giữa các tổ chức.

Ban đầu, dữ liệu đặc tả mô tả hồ sơ tại thời điểm được tạo lập, gán hồ sơ với nghiệp

21

vụ liên quan và thiết lập khả năng quản lý hồ sơ. Trong thời gian quản lý hồ sơ, lớp

dữ liệu đặc tả mới sẽ được bổ sung nếu xuất hiện các yêu cầu sử dụng mới. Quản lý

hồ sơ luôn kèm theo chức năng quản lý dữ liệu đặc tả.

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ tiêu chuẩn ISO 15489-1

Giới thiệu về các loại dữ liệu đặc tả

Dữ liệu đặc tả nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý hồ sơ trong tiêu chuẩn ISO 15489-1

và có thể được phân loại như sau (xem Hình 6):

a) dữ liệu đặc tả hồ sơ (Metadata about the Record);

b) dữ liệu đặc tả quy định (Metadata about the Mandates);

c) dữ liệu đặc tả đối tượng (Metadata about Agents);

d) dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ (Metadata about Business);

e) dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ (Metadata about Records Management).

22

Hình 6. Loại dữ liệu đặc tả và các mối quan hệ (Figure 1 [7])

Mỗi loại dữ liệu đặc tả:

1) được thu nhận cùng với hồ sơ, gán với ngữ cảnh của hoạt động nghiệp vụ tạo

ra hồ sơ và sẵn sàng cho các quy trình quản lý hồ sơ (dữ liệu đặc tả được tạo

ra tại thời điểm thu nhận hồ sơ) và

2) tiếp tục được tạo lập và thu nhận (dữ liệu đặc tả hoạt động quản lý hồ sơ);

hoạt động này nằm ngoài phạm vi của tổ chức tạo lập hồ sơ và thuộc phạm vi

của tổ chức quản lý hồ sơ.

3.2.4 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ – Triển khai (ISO 23081-2:2009)

Giới thiệu

Tiêu chuẩn ISO 23081-2:2009 xác định các trường của dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ

[8]. Tiêu chuẩn này đưa ra lý luận mở rộng đối với dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ, mô

hình khái niệm và tập hợp trường mức cao của dữ liệu đặc tả. Các loại dữ liệu đặc

tả chung được định nghĩa cho cả thực thể hồ sơ cũng như các thực thể khác cần

được quản lý. Tiêu chuẩn này không quy định cụ thể các trường dữ liệu đặc tả, thay

vào đó là xác định các loại dữ liệu đặc tả đầy đủ các yêu cầu về quản lý hồ sơ. Cách

tiếp cận này giúp các tổ chức có thể linh hoạt chọn dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu

về nghiệp vụ.

Dựa trên các nguyên tắc của tiêu chuẩn ISO 23081-1 (xem phần 3.2.3), tiêu chuẩn

này giải thích thêm các khái niệm cơ bản của phương pháp xây dựng dữ liệu đặc tả

quản lý hồ sơ, hướng dẫn phát triển và triển khai phương pháp này từ quan điểm

của tổ chức quản lý hồ sơ, cuối cùng đi vào các vấn đề liên quan đến việc thực hiện

và quản lý dữ liệu đặc tả.

Đối tượng sử dụng tiêu chuẩn:

chuyên gia quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm xác định dữ liệu đặc tả hồ sơ trong

23

một hệ thống nghiệp vụ hoặc phần mềm ứng dụng hồ sơ chuyên dụng,

nhà phân tích hệ thống / nghiệp vụ chịu trách nhiệm xác định dữ liệu đặc tả

quản lý các hồ sơ trong một hệ thống nghiệp vụ,

chuyên gia hồ sơ hoặc nhà phân tích hệ thống, và

nhà sản xuất, nhà cung cấp phần mềm ứng dụng cho phép khởi tạo, thu nhận và

quản lý dữ liệu đặc tả theo thời gian.

Phạm vi

Tiêu chuẩn này đưa ra khung xác định trường dữ liệu đặc tả phù hợp với các

nguyên tắc được nêu ra tiêu chuẩn ISO 23081-1. Khung này:

a) cho phép mô tả hồ sơ và các thực thể hồ sơ theo ngữ cảnh quan trọng,

b) cung cấp hiểu biết chung về ghép nhóm hồ sơ để tăng khả năng tương thích

giữa hồ sơ và thông tin liên quan giữa các hệ thống nghiệp vụ, và

c) cho phép tái sử dụng và tiêu chuẩn hóa dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ theo thời

gian, không gian và giữa các phần mềm ứng dụng.

3.2.5 Dữ liệu đặc tả Dublin

15 trường dữ liệu đặc tả Dublin được miêu tả trong 3 tiêu chuẩn sau:

Tiêu chuẩn quốc tế: ISO 15836: 2009 [4]

Tiêu chuẩn quốc tế: IETF RFC 5013 [5]

Tiêu chuẩn Hoa Kỳ: ANSI/NISO Z39.85-2012 [6]

Tên của 15 trường này là: tên dữ liệu (Title), đối tượng tạo dữ liệu (Creator), chủ đề

của dữ liệu (Subject), mô tả dữ liệu (Description), đối tượng sở hữu dữ liệu

(Publisher), đối tượng hỗ trợ (Contributor), khoảng thời gian lưu trữ dữ liệu (Date),

kiểu dữ liệu (Type), khuôn dạng dữ liệu (Format), định danh dữ liệu (Identifier),

nguồn tạo dữ liệu (Source), ngôn ngữ của nội dung dữ liệu (Language), mối quan

hệ của dữ liệu (Relation), phạm vi dữ liệu (Coverage) và quyền thao tác với dữ liệu

(Rights).

24

3.2.6 Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ của Úc

Úc ban hành tiêu chuẩn quốc gia về dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ phiên bản 2.0

(AGRkMS) vào năm 2008. Tiêu chuẩn này phù hợp với tiêu chuẩn của Úc về quản

lý hồ sơ (AS ISO 15489) và dữ liệu đặc tả hồ sơ (AS ISO 23081). Tiêu chuẩn này

dựa vào mô hình đa thực thể, cho phép mô tả 5 thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Đối

tượng, Nghiệp vụ, Quy định và Mối quan hệ (xem Bảng 1). Một tập cơ bản 26

trường dữ liệu đặc tả và 44 trường con có thể được sử dụng để mô tả các thực thể

(xem Bảng 2).

Bảng 1. Phân loại thực thể

Loại thực thể Mô tả

Hồ sơ

(Records)

Thông tin được tạo ra, thu nhận và duy trì như một bằng chứng

về họa động của một tổ chức hoặc cá nhân.

Đối tượng

(Agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc

tham gia vào quá trình tạo mới, thu nhận và/hoặc quản lý hồ sơ.

Nghiệp vụ

(Business)

Chức năng, hoạt động hoặc giao dịch nghiệp vụ của một tổ

chức.

Quy định

(Mandates)

Yêu cầu đối với nghiệp vụ và quản lý hồ sơ.

Mối quan hệ

(

Relationship)

Mối liên hệ giữa hai hay nhiều thực thể có liên quan tới nghiệp

vụ và/hoặc lưu trữ hồ sơ.

Bảng 2. Trường dữ liệu đặc tả các thực thể

TT Trường dữ liệu đặc tả Yêu cầu tuân thủ Thực thể được áp dụng

0 Kiểu đối tượng

(Entity Type)

Có điều kiện (Bắt buộc

đối với hệ thống có

Tất cả các loại thực thể

25

nhiều loại thực thể)

1 Loại thực thể

(Category)

Bắt buộc Tất cả các loại thực thể

2 Định danh

(Identifier)

Bắt buộc Tất cả các loại thực thể

3 Tên thực thể (Name) Bắt buộc Tất cả các loại thực thể

4 Thời gian tồn tại thực

thể (Date Range)

Bắt buộc Tất cả các loại thực thể

5 Mô tả về thực thể

(Description)

Tùy chọn Tất cả các loại thực thể

6 Thực thể liên quan

(Related Entity)

Bắt buộc “Mối quan hệ”

7 Sự thay đổi (Change

History)

Có điều kiện “Mối quan hệ”

8 Jurisdiction Tùy chọn “Hồ sơ”, “Đối tượng”,

“Nghiệp vụ” và “Quy

định”

9 Phân loại an toàn

thông tin (Security

Classification)

Có điều kiện đối với “Hồ

sơ” và “Quy định”

Tùy chọn đối với

“Nghiệp vụ”

“Hồ sơ”, “Nghiệp vụ”

và “Quy định”

10 Security Caveat Có điều kiện “Hồ sơ” và “Quy định”

11 Quyền của thực thể

(Permissions)

Có điều kiện “Đối tượng” và

“Nghiệp vụ”

12 Quyền truy cập và sử

dụng hồ sơ (Rights)

Có điều kiện “Hồ sơ”

13 Thông tin liên hệ Có điều kiện “Đối tượng”

26

14 Địa chỉ (Position) Tùy chọn “Đối tượng”

15 Ngôn ngữ mô tả Có điều kiện đối với “Hồ

sơ”

Tùy chọn đối với “Đối

tượng”

“Hồ sơ” và “Đối

tượng”

16 Coverage Tùy chọn “Hồ sơ” và “Quy định”

17 Từ khóa (Keyword) Có điều kiện “Hồ sơ”

18 Disposal Bắt buộc “Hồ sơ”

19 Khuôn dạng (Format) Có điều kiện “Hồ sơ”

20 Extent Bắt buộc “Hồ sơ”

21 Medium Có điều kiện “Hồ sơ”

22 Integrity Check Có điều kiện “Hồ sơ”

23 Nơi lưu hồ sơ

(Location)

Có điều kiện “Hồ sơ”

24 Document Form Tùy chọn “Hồ sơ”

25 Precedence Tùy chọn “Hồ sơ”

3.2.7 Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland – Úc

Tiêu chuẩn “Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland - Úc”

đưa ra yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ, nhằm tư vấn về quản lý hồ sơ

cho các cơ quan nhà nước của Chính phủ Úc [13]. Tiêu chuẩn này dựa vào mô hình

đa thực thể, cho phép mô tả 3 thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Đối tượng và Nghiệp vụ.

Tiêu chuẩn này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước trong quá trình thiết kế và

triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ. Trọng tâm tiêu chuẩn là dữ liệu đặc tả

quản lý hồ sơ.

27

3.3 Tiêu chuẩn trong nước

Các tiêu chuẩn liên quan đến hồ sơ và dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ được ban hành

trong nước bao gồm:

3.3.1 TCVN 7420-1:2004

Tên đầy đủ của tiên chuẩn TCVN 7420-1:2004 - Thông tin và tư liệu. Quản lý hồ

sơ. Phần 1: Yêu cầu chung. Đây là tiêu chuẩn được chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu

chuẩn ISO 15489-1:2001 đã được trình bày ở phần 3.2.1.

3.3.2 TCVN 7420-2:2004

Tên đầy đủ của tiêu chuẩn TCVN 7420-2:2004 - Thông tin và tư liệu. Quản lý hồ

sơ. Phần 2: Hướng dẫn. Đây là tiêu chuẩn được chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu

chuẩn ISO 15489-2:2001 đã được trình bày ở phần 3.2.2.

3.4 Lựa chọn tiêu chuẩn

Như phân tích các tiêu chuẩn quốc tế và trong nước ở phần3.2 và 3.3, chúng ta thấy

ISO đã ban hành các quy định về quản lý hồ sơ thông qua chuẩn ISO 15489 và định

hướng thiết kế dữ liệu đặc tả để quản lý hồ sơ thông qua chuẩn ISO 23081. Ngoài

ra, Úc là tác giả của 2 tiêu chuẩn trên đã đi tiên phong trong việc ban hành các tiêu

chuẩn cụ thể để áp dụng vào thực tế quản lý hồ sơ ở Úc. Hơn nữa, dữ liệu đặc tả

mô tả thao tác truy cập của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu là một thành phần trong

việc quản lý và điểu khiển hồ sơ dữ liệu. Vì vậy các tiêu chuẩn ISO 23081-1:2006

[7], ISO 23081-2:2009 [8], ISO 15489-1:2001 [9]; tiêu chuẩn của Úc AGRkMS [2]

là nguồn tài liệu tham khảo chính để xây dựng dự thảo tiêu chuẩn kỹ thuật này.

3.5 Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn

Phần 1 của bộ tiêu chuẩn ISO 23081 đưa ra khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu đặc tả hồ sơ cũng như các nguyên tắc quản lý chúng [7]. Nhóm chủ trì biên soạn dự thảo tiêu chuẩn ”Tiêu chuẩn kỹ thuật về đặc tả dữ liệu trong quy trình lưu trữ hồ sơ. Phần 1: Đối tượng và hồ sơ” đã mô tả chi tiết hơn thành mô hình quản

28

lý hồ sơ với 5 thực thể từ tiêu chuẩn này (Hình 1 [7]) thành kiến trúc quản lý hồ sơ như ở Hình 7. Kiến trúc này nhằm làm rõ hơn chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ, giao diện với hệ thống nghiệp vụ, kết nối với hệ thống quản lý hồ sơ của tổ chức khác. Kiến trúc bao gồm 5 thực thể: Quy định (Madates), Đối tượng (tổ chức, phòng/nhóm, nhân viên), Hồ sơ (nội dung, dữ liệu đặc tả), Hệ thống thông tin của tổ chức (hoạt động nghiệp vụ, quản lý hồ sơ) và Mối quan hệ (cấp quyền, ghi dữ liệu hồ sơ, điều khiển, quản lý, …).

29

Hình 7. Kiến trúc hệ thống quản lý nghiệp vụ và hồ sơ30

Đối tượngTruy cập

Dữ liệu

Đối tượngCập nhật, chỉnh sửa

Dữ liệu đặc tả của Hồ sơ

Đối tượng Gửi hồ sơ Đối tượng

Nhận được hồ sơ

Dữ liệu đặc tả mô tả các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi được

xây dựng dựa trên dữ liệu đặc tả của thực thể Mối quan hệ. Trên Hình 7 các mối

quan hệ được thể hiện bằng các mũi tên nối giữa các thực thể với hướng mũi tên

thể hiện chiều tác động của thực thể này lên thực thể kia. Cụ thể dữ liệu đặc tả mô

tả thao tác truy cập thể hiện một quan hệ Truy cập của Đối tượng vào Dữ liệu:

Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác Cập nhật, chỉnh sửa thể hiện một mối quan hệ Cập

nhật, chỉnh sửa (Thay đổi) của Đối tượng vào Hồ sơ, dữ liệu:

Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác trao đổi thể hiện hai quan hệ: Gửi và Nhận được:

Tiêu chuẩn ISO 23089-1, 2 [8][9] cung cấp tổng quan về dữ liệu đặc tả của hồ sơ,

các qui trình quản lý hồ sơ, quản lý dữ liệu đặc tả của hồ sơ.Dữ liệu đặc tả về các

quan hệ Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi được xây dựng dựa trên các dữ

31

Hình 8. Quan hệ Truy cập của Đối tượng vào Dữ liệu

Hình 9. Quan hệ Cập nhật, chỉnh sửa của Đối tượng vào Dữ liệu

Hình 10. Quan hệ Gửi và Nhận được

liệu đặc tả chung của thực thể mối quan hệ trong hai tiêu chuẩn kể trên.

4 NỘI DUNG CHÍNH

4.1 Nội dung tiêu chuẩn

Lời nói đầu

1. Phạm vi áp dụng

2. Thuật ngữ và định nghĩa

3. Cấu trúc dữ liệu đặc tả

4. Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho đối tượng

4.1 Kiểu loại đối tượng (Agent category type)

4.2 Định danh đối tượng (Identifier)

4.3 Tên đối tượng (Agent title)

4.4 Thời gian thực hiện (Agent date)

4.5 Đối tượng liên quan (Agent relation)

4.6 Địa chỉ (Agent location/ address)

4.7 Lưu vết (Agent event history)

5. Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ

5.1 Kiểu loại dữ liệu (Record category type)

5.2 Định danh (Identifier)

5.3 Tên của hồ sơ (Record title)

5.4 Mô tả hồ sơ (Record discription)

5.5 Thời gian thiết lập hồ sơ (Record date)

32

5.6 Chủ đề của hồ sơ (Record subject)

5.7 Bìa của hồ sơ (Record coverage)

5.8 Ngôn ngữ của hồ sơ (Record language)

5.9 Loại hồ sơ (Record type)

5.10 Định dạng hồ sơ (Record format)

5.11 Mối liên hệ của hồ sơ

5.12 Truy cập hồ sơ (Record access)

5.13 Xử lý hồ sơ

5.14 Vị trí của hồ sơ (Record location)

5.15 Lịch sử (History)

5.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication)

5.17 Đối tượng của hồ sơ (Record Agent)

5.18 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

Phụ lục A (Tham khảo) Mô hình quan hệ trong quy trình lưu trữ hồ sơ

Phụ lục B (Tham khảo) Định danh

Phụ lục C (Tham khảo) Lược đồ khuôn dạng dữ liệu

Phụ lục D (Tham khảo) Môi trường lưu trữ

Phụ lục E (Tham khảo) Lược đồ kiểu loại đối tượng

Phụ lục F (Tham khảo) Lược đồ kiểu loại dữ liệu

Phụ lục G (Tham khảo) Lược đồ loại hồ sơ

33

Phụ lục H (Tham khảo) Lược đồ cảnh báo

Phụ lục I (Tham khảo) Lược đồ quyền truy cập

Phụ lục K (Tham khảo) Lược đồ tình trạng xử lý

Thư mục tài liệu tham khảo

4.2 Bảng tham chiếu

STT Nội dung tiêu

chuẩn

Tài liệu tham khảo Sửa đổi, bổ sung

1 Phạm vi áp dụng Tự xây dựng

2 Thuật ngữ và

định nghĩa

ISO 23081-1:2006 [7], ISO

23081-2:2009 [8] và ISO

15489-1:2001 [9] – Mục 3:

Terms and definitions

Lựa chọn, kết hợp

3 Ký hiệu và viết

tắt

Xây dựng dựa vào

thông tin tổng hợp

4 Dữ liệu đặc tả

mô tả thao tác

của đối tượng

Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quản

lý hồ sơ của Úc phiên bản 2.0

(AGRkMS) vào năm 2008. Tiêu

chuẩn của Úc về quản lý hồ sơ

(AS ISO 15489) và dữ liệu đặc

tả hồ sơ (AS ISO 23081).

Khuôn dạng lưu trữ được tham

khảo ISO 23081-2:2009 và

Thông tư số 24/2011/TT-

BTTTT “Quy định về việc tạo

Xây dựng dựa vào

thông tin tổng hợp

5 Biểu diễn của

các thành phần

dữ liệu cho hồ

sơ

Xây dựng dựa vào

thông tin tổng hợp

34

STT Nội dung tiêu

chuẩn

Tài liệu tham khảo Sửa đổi, bổ sung

lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu

đặc tả trên trang thông tin điện

tử hoặc cổng thông tin điện tử

của cơ quan nhà nước”

Phụ lục

Phụ lục A Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quản

lý hồ sơ của Úc phiên bản 2.0

(AGRkMS) vào năm 2008

Chấp nhận nguyên

vẹnPhụ lục B

Phụ lục C

Phụ lục D

Phụ lục E

Phụ lục F

Phụ lục G

Phụ lục H

Phụ lục I

Phụ lục K

Tài liệu tham

khảo

Chấp nhận nguyên

vẹn

35

5 KẾT LUẬN

- Tiêu chuẩn ISO 15489 làm nền móng để chuẩn hóa quản lý hồ sơ.

- Tiêu chuẩn ISO 23081 làm nền móng chuẩn hóa dữ liệu đặc tả quản lý hồ

sơ. Đây là tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình xây dựng tiêu

chuẩn dữ liệu đặc tả cho các thực thể cũng như các mỗi quan hệ giữa các

thực thể.

- Dữ liệu đặc tảmô tả các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi

được xây dựng dựa trên dữ liệu đặc tảcủa thực thể Mối quan hệ: quan hệ

Truy cập của Đối tượng vào Dữ liệu; quan hệ Cập nhật, chỉnh sửacủa

Đối tượng vào Hồ sơ dữ liệu; quan hệ Gửi hồ sơ và Nhận được hồ sơ của

các Đối tượng.

36

TÀI LIỆU THAM KHẢO[1] International Council on Archives (ICA). Module 3 Guidelines and

Functional Requirementsfor Records in Business Systems. ICA-M3-B, 2008.[2] National Archives of Australia. Australian Government Recordkeeping

Metadata Standard. Version 2.0, 2008.[3] ISO 30301:2011, Information and documentation Management systems for

records Requirements.[4] ISO 15836:2009, Information and documentation The Dublin Core metadata

element set.[5] RFC 5013, The Dublin Core Metadata Element Set. IETF, 2007.[6] ANSI/NISO Z39.85-2012, The Dublin Core Metadata Element Set.[7] ISO 23081-1:2006, Information and documentation Records management

processes Metadata for records Part 1: Principles.[8] ISO 23081-2:2009, Information and documentation Records management

processes Metadata for records Part 2: Conceptual and implementation issues.

[9] ISO 15489-1:2001, Information and documentation Records management Part 1: General.

[10] ISO 15489-2:2001, Information and documentation Records management Part 2: Guidelines.

[11] DLM Forum Foundation. Modular Requirements for Records Systems. MoReq 2010, Vol.1, v1.1, 2011.

[12] National Archives of Australia. Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Implementation Guidelines. v.2.0, 2011.

[13] Queensland State Archives. Queensland Recordkeeping Metadata Standard and Guideline. v.1.1, June 2012.

[14] ISO 5963:1985, Documentation Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms.

[15] 24/2011/TT-BTTTT, Thông tư Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

37