MGD 26-08.pptx
57
Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD-RTA) Escuela de Capacitación - Agosto, 2016 Maximiliano Núñez G. – Unidad de Gestión Documental [email protected]
-
Upload
nguyenlien -
Category
Documents
-
view
238 -
download
5
Transcript of MGD 26-08.pptx
Modelo de Gestión Documental de laRed de Transparencia y Acceso a la
Información (MGD-RTA)Escuela de Capacitación - Agosto, 2016
Maximiliano Núñez G. – Unidad de Gestión [email protected]
Contenidos
Gestión Documental , Transparencia y Acceso a la Información Pública
El Modelo de Gestión Documental MGD-RTA• Finalidad, Características , Aplicación y Destinatarios del Modelo• Sitio web: http://mgd.redrta.org • Guías de Implementación Gerenciales/Operacionales• Directrices
Estrategias para implementar el MGD• Fases de implementación – Objetivos y Plan de Trabajo• Tips para implementar el MGD• Casos Prácticos• Ficha de Proyecto – Carta Gantt
Cambio Discursivo: MGD, Gobierno Abierto, Innovación y Valor Público
GESTIÓN DOCUMENTAL, TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Gestión Documental
“Área de la gestión encargada de
conseguir eficacia y economía en la
creación, mantenimiento,
utilización y disposición de documentos”
Es uno de los elementos que tiene gran implicancia en la
efectiva implementación de la Ley de Transparencia
y Acceso a la información.
Conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten
a una organización administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del
mismo.
Basado en definiciones del Consejo Internacional de Archivos y la Norma ISO 15489
¿Qué entendemos porGestión Documental?
¿Cuál es la realidad de la Gestión Documental y Administración de
Archivos en los Servicios Públicos?
Escasa Formación/capacitación
Inexistencia de procedimientos
Inexistencia de Planes de
contingencia frente a siniestros
Falta implementar Normas y
estándares
Inexistencia de documentos y
archivos/localización
Inexistencia de Presupuesto
destinado para estas materias
Realidad Chilena: Principales Diagnósticos
• Estándares para su acreditación son de antigua data (Circular 28.704 CGR, 1981)
• Inexistencia de procedimientos internos • Inexistencia de planes de contingencia ante
siniestros
Eliminación de Documentos no
regulada
• DFL 5200 año 1929 (Transferencia al Archivo Nacional)
• Si bien en las instituciones existe norma interna que regula conservación y eliminación, muchas veces no va acorde a la Ley de Transparencia.
Normativa no actualizada
• Inexistencia de medidas de resguardo ni conservación de documentos con valor secundario: histórico, científico etc.Información
histórica
Deficiencias Detectadas por el Consejo para la Transparencia
Causal de hecho para denegarla Información
CPLT exige evidenciar inexistencia de documentos en caso de Transferencias Documentales al Archivo Nacional o
Eliminación Documental
Surge necesidad de aplicar procedimientos de Gestión Documental
INFORMACIÓN INEXISTENTE
INFORMACIÓN NO SE ENCUENTRA
INFORMACIÓN FUE DESTRUIDA
Archivos, la “pata coja” de la transparencia(Alejandro Ferreiro, Pdte. CPLT. La Tercera, 9 de octubre 2012)
Desafíos: Disponibilizar información fiable y a los funcionarios y
a los ciudadanos. Incorporar el Enfoque de Procesos en la Gestión
Documental y Administración de Archivos para responder oportunamente a Solicitudes de Acceso a la Información.
Instalar en las organizaciones la Gestión Documental y Archivos como un soporte básico para el cumplimiento de Políticas de Acceso a la Información, Transparencia y Gobierno Abierto
Acceso a la Información Pública y Patrimonio Documental• "Siempre que se resguarden
debidamente los datos personales, esa información debe poder ser conocida por la ciudadanía.
• Es deber del Gobierno cumplir proactivamente con altos estándares en materia de transparencia, datos abiertos y gestión documental del proceso.
El Mercurio 18/08/16
El Mercurio, 23 de agosto de 2016
Actas Públicas Datos Abiertos Según CPLT, es necesario para la
Legitimidad y Credibilidad del proceso
EL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (MGD-RTA)
2014Generación del
Modelo de Gestión Documental
2015Proceso de
Implementación piloto por los distintos países
Origen del Modelo de Gestión Documentalde la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD-RTA)
Desafíos del Modelo de GestiónDocumental de la RTA
Capacitar
Difundir
Implementar
¿Cuál es la vinculación entre laGestión Documental y el Acceso a la Información Pública?
Modelo de Gestión
Documental de la RTA
Soporte para:
Transparencia ActivaDatos Abiertos, Transparencia Proactiva, Reutilización de la
Información
Transparencia PasivaRespuestas a Solicitudes de
Acceso a la Información
FINALIDAD DEL MODELO
Convertirse en HERRAMIENTA FACILITADORA, que sirva de SOPORTE Y APOYO para la implantación de la gestión documental y de archivos en distintas organizaciones, así como garantizar la ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS.
Contribuir a la NORMALIZACIÓN DE LOS PROCESOS de Gestión Documental y Archivo.
Incorporar un conjunto de BUENAS PRÁCTICAS, NORMAS Y ESTÁNDARES en Gestión Documental y Archivo dentro de las organizaciones.
CONTRIBUCIÓN DEL MODELO
El MGD-RTA facilita el desarrollo de la Gestión Documental como un SOPORTE BÁSICO para garantizar el cumplimiento de las leyes de transparencia y del Derecho de acceso a la información pública.
El MGD/RTA aporta a la creación de «VALOR PÚBLICO», contribuyendo a la eficiencia de los procesos de Gestión Documental y Archivos (garantiza la entrega oportuna y fiable de información que ha sido solicitada).
Modular Gradual Flexible Guías Directrices Líneas de
Actuación Compromisos
Niveles: Básico Intermedio Avanzado
Implementación Adaptable
APLICACIÓN DEL MODELO
Puede aplicarse durante toda la vida del documento (ciclo de vida) y, por tanto, sirve para toda clase de archivos (administrativos o de gestión, históricos etc.)
Para todo tipo de documento, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada.
DESTINATARIOS DEL MODELO«TRANSVERSAL»
Alta dirección
Coordinadores
Técnicos
Usuarios internos
Usuarios externos
Estructura y Componentes del Modelo
Modelo de Gestión
Documental
Política de Gestión
Documental
Gobierno Abierto y
Transparencia
Administración Electrónica
Valoración
Control intelectual y de representación
Control de acceso
Control físico y conservación
Guía de servicios de
archivo
3 Guías Gerenciales
5 Guías Operacionales
Modelo de Gestión Documental: http://mgd.redrta.org
La Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) dispone este sitio web que contiene todos los documentos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD).
Sitio Web: Acceso a las Guías de Implementación
Sitio web http://mgd.redrta.org/
Sitio Web: Cuadro deCompromisos de Cumplimiento
Sitio web http://mgd.redrta.org/
GUIAS Y DIRECTRICES «GERENCIALES»
Ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinar la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para diseñar e implantar una política de gestión de documentos y archivo de la organización, que permita implementar el MGD-RTA
POLÍTICA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
G01/G
GOBIERNO ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G02/G
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
G03/G
Algunos productos: Política de Seguridad de la Información – Procesos de
Digitalización normalizados
Algunos Productos: Estrategias de
Transparencia Activa y Datos Abiertos – Instancias
de Participación en el Archivo
Algunos productos:Política de Gestión
Documental, Determinación de roles,
responsabilidades y competencias
Guías y Directrices GerencialesPlanes estratégicos
G01/D01/G
Roles, responsabilidades y competenciasG01/D03/G
Normalización y análisis de procesosG01/D02/G
Indicadores de evaluaciónG01/D05/G
POLÍTICA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
G01/G
Requisitos para un SGDG01/D03/G
La finalidad de esta Guía es proporcionar líneas de actuación para articular una correcta Política de gestión de documentos y archivos dentro de la institución, que permita sentar las bases en esta materia.
Relevancia de una Política de Gestión Documental dentro de las instituciones
Guías y Directrices Gerenciales
Acceso a los documentos públicosG02/D01/G
Reutilización de la informaciónG02/D03/G
Transparencia activa y datos abiertosG02/D02/G
Participación pública y colaboración: Archivo 2.0G02/D04/G
GOBIERNO ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G02/G
Esta Guía de implementación proporciona orientación para incorporar la perspectiva del archivo en las políticas de gobierno abierto y transparencia (incluida las dimensiones de participación pública y colaboración).Algunos Productos: Estrategias de Transparencia Activa y Datos Abiertos – Instancias de Participación
en el Archivo
Guías y Directrices Gerenciales
Interoperabilidad G03/D01/G
Administración de documentos electrónicosG03/D03/G
Seguridad de la informaciónG03/D02/G
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
G03/G
Esta Guía proporciona una metodología a través de recomendaciones técnicas para una adecuada implementación de la administración electrónica de los documentos.Algunos productos: Política de Seguridad de la Información – Procesos de Digitalización normalizados
GUIAS Y DIRECTRICES «OPERACIONALES»
Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados de la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para implementar los procesos y controles técnicos del Modelo de gestión de documentos de la RTA.
Guías y Directrices Operacionales
CONTROL INTELECTUAL Y
REPRESENTACIÓNG04/O
Algunos Productos:• Cuadros de Clasificación
Documental • Descripción Documental
VALORACIÓN
G05/O
Algunos Productos: • Plan de Transferencias
Documentales • Planes de Eliminación
Documental
CONTROL DE ACCESOG06/O
Algunos Productos: Procedimientos de Control de Acceso a los documentos
CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN
G07/O
Algunos Productos: • Programa de
Conservación • Plan de Contingencias
GUÍA DE SERVICIOS DE
ARCHIVOG08/O
Algunos Productos: Servicios de Atención al Usuario (interno/externo)
¿Cómo mi organización puede avanzar de un nivel a otro?
El Modelo plantea 3 niveles:
El Modelo sugiere compromisos dependiendo del Nivel en que se encuentre la institución.
A medida que se cumplen los compromisos, se puede avanzar de forma escalable.
ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Fases de la Implementación
Definición Planificación Ejecución Evaluación
Diagnóstico Detección de
Necesidades Establecer
compromisos Determinar
objetivos Formalizar
Equipo de Trabajo Multidisciplinario
Elaborar Carta Gantt
Determinar Planes de Acción
Levantar indicadores de monitoreo o seguimiento
Identificar Guías del MGD-RTA necesarias para la implementación
Ejecutar actividades
Reportar avances
Reuniones periódicas del equipo de trabajo
Cerrar Planes de Acción
Evaluar resultados
Proyectar continuidad y nuevos alcances del MGD
¿Cómo deben ser los objetivosde la implementación?
Ajustados en el tiempo
Mensurables
Concretos
Realistas
Consensuados
Tips para la implementación
La participación de al menos un representante de la Alta Dirección de la institución
Equipo de trabajo debe ser multidisciplinario (compuesto por una diversa gama de profesionales: Abogados, Bibliotecólogos Documentalistas, Administradores Públicos, Ingenieros, Informáticos, Archiveros, técnicos etc.)
Definir y planificar la implementación de manera gradual, flexible y modular (principios del MGD/RTA), tomando en cuenta las necesidades detectadas dentro de la organización.
Diagnóstico en Gestión
Documental
Determinar compromisos, actividades o
productos
Revisión Guías MGD
Elaborar Plan de Trabajo y
determinar plazos
Ejecutar actividades /
elaborar productos
Evaluar
Ciclo de Implementación MGD
Casos prácticos
Problemática Guía / Directrices del MGD Producto / Actividad
¿Cómo declarar la Gestión Documental como un compromiso estratégico en mi institución?
G01/G: Política de Gestión Documental
Política de Gestión Documental
¿Cómo prevenir el daño de documentos ante una catástrofe?
G07/O: Control físico y conservaciónG07/D03: Gestión de las Contingencias
Plan de contingencia
Para sistemas de información y documentos electrónicos ¿Qué medidas de seguridad debo poseer?
G03/G: Administración electrónicaG03/D03/G: Seguridad de la información
Plan de Seguridad de la información
¿Qué instrumentos puedo utilizar para elaborar procesos de control intelectual y valoración documental?
G04/O: Control intelectual y representaciónG05/O: Valoración
Cuadro de clasificación documental
Tablas de descripción documental
Procedimiento de eliminación de documentos
¿Cuáles son las condiciones óptimas para conservar el depósito de archivo?
G07/O: Control físico y conservaciónG07/D02/O: Custodia y control de las instalaciones
Reacondicionamiento de depósito de archivo
Ejemplo PrácticoDiagnóstic
o y necesidade
s
Revisión de Guías MGD
Elaboración de Planes de Acción
Productos
G05/O Valoración G01/G Política de
Gestión Documental
G02/G Gobierno Abierto y Transparencia
G03/G Administración Electrónica
Plan de Valoración Documental
Plan de Formación Continua
Plan de Requisitos de un SGD
Plan de Administración Electrónica
Elaboración y validación de CCD y TRD
Proceso de Valoración
Capacitaciones Revisión de
metadata, vocabulario y semántica.
Diseño de interoperabilidad externa.
Capacitación y nivelación de los conocimientos del personal
Implementar procesos transversales de GD
Consolidar un cambio en la cultura organizacional
Reconocer la relevancia del documento como recurso estratégico dentro de la institución
Ejemplo Ficha de ProyectoFicha Proyecto Modelo de Gestión Documental
2016
Actividad o PlanPlazo para cumplimiento (mes)
Producto(s) o medio de verificación (si corresponde) Guía del MGD asociada
1
2
3
4
…
CARTA GANTT Actividad o Plan Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1
2
3
4
…
Ficha Proyecto Modelo de Gestión Documental2016
Actividad o PlanPlazo para cumplimiento (mes)
Producto(s) o medio de verificación (si corresponde) Guía del MGD asociada
1 Elaboración Política GD Noviembre Resolución que aprueba Política GD G01/G – Política GD
2 Plan de Contingencia Septiembre Resolución que aprueba PlanG01/D03/O – Gestión de Contingencias
3 Reacondicionar Dep. Archivo Noviembre Fotografías G07/O - Control Físico y Conservación
4 Proceso de Valoración Doc. Septiembre Documento “Proceso de Valoración” G05/o – Valoración Documental
…
CARTA GANTT Actividad o Plan Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1 Elaboración Política GD
2 Plan de Contingencia
3 Reacondicionar Depósito de Archivo
4 Proceso de Valoración Documental
…
MGD-RTA: CAMBIO DISCURSIVO, GOBIERNO ABIERTO E INNOVACIÓN
Estrategias a considerar
Oportunidad de implantar la gestión documental en las instituciones como un elemento/soporte fundamental para garantizar el derecho de acceso a la información
Cambio discurso y planes estratégicos en Gestión Documental (compromiso de la alta autoridad plasmado
en una política de Gestión documental)
Enfoque de Procesos – Considerar/integrar normas ISO asociadas:• ISO 15489 Generalidades de Gestión de Documentos• ISO 9001 Gestión de calidad• ISO 30300 Sistemas de Gestión Documental• Entre otros
Gobierno Abierto
i) Mejorar los niveles de transparencia y acceso
a la información mediante la apertura de datos públicos y la
reutilización de la información del sector
público
ii) Facilitar la participación de la
ciudadanía en el diseño y la implementación de las políticas públicas (e
incidir en la toma de decisiones)
iii) Favorecer la generación de espacios de colaboración entre los diversos actores,
particularmente entre las administraciones públicas, la sociedad
civil y el sector privado, para co-diseñar y/o co-producir valor público
Dassen y Ramirez-Alujas (2012) señalan que el Gobierno Abierto hace referencia a 3 principios:
Ver Guía MGD-RTA “Gobierno Abierto y Transparencia” G02/G http://mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-gerencial-gobierno-abierto-y-transparencia/mgd/2015-01-26/154502.html
Transparencia Participación Colaboración
El Gobierno Abierto
Fuente: http://democratieouverte.org/
Promoción del intercambio,
colaboración y apertura
Giro participativo en la doctrina archivística
Innovación y participaciónen los Archivos
Archivo 2.0
Ejemplos:- “Archivo Histórico Municipal Colaborativo” Participación e Interacción con la
comunidad – Contribución ciudadana al Archivo- Consultas e interacción en línea Uso de Redes Sociales para la toma de decisiones en el
Archivo
Gestión Documental y la creación de Valor Público
Transparencia: Gestión de
solicitudes de Acceso a la
Información (SAI) y Transparencia
Activa (TA)
Gestión de Documentos y Administración
de Archivos
Creación de Valor Público
Gestión de Documentos y Archivos aporta a la entrega
fiable, oportuna y rápida de información solicitada
por la ciudadanía
La satisfacción del usuario/ciudadano ante la respuesta del Servicio aporta a la creación de
Valor Público
RESUMEN
Resumen: ¿Qué vimos?
Gestión Documental , Transparencia y Acceso a la Información Pública
• Finalidad, Características , Aplicación y Destinatarios del Modelo• Sitio web: http://mgd.redrta.org • Guías de Implementación Gerenciales/Operacionales• Directrices
El Modelo de Gestión Documental MGD-RTA
• Fases de implementación – Objetivos y Plan de Trabajo• Tips para implementar el MGD• Casos Prácticos• Ficha de Proyecto – Carta Gantt
Estrategias para implementar el MGD
Cambio Discursivo: MGD, Gobierno Abierto, Innovación y Valor Público
Maximiliano Núñez [email protected]@consejotransparencia.cl
