Metodološko orodje za izdelavo revizijske sledi za proces … · 1 Metodološko orodje za izdelavo...

11

MetodoloMetodološško orodje za izdelavo ko orodje za izdelavo revizijske sledi za procesrevizijske sledi za procesJAVNEGA NAROJAVNEGA NAROČČANJANJAA

Anja Anja BajcarBajcarSestanek notranjih revizorjev proraSestanek notranjih revizorjev proraččunskih unskih

uporabnikovuporabnikov

Ljubljana, 21. november 2007Ljubljana, 21. november 2007

22

NAMENNAMEN PREDSTAVITVEPREDSTAVITVE

Prikaz moPrikaz možžnega pristopa k izdelavi modela revizijske sledi nega pristopa k izdelavi modela revizijske sledi za za

–– PROCES: JAVNO NAROPROCES: JAVNO NAROČČANJEANJE

od zaod začčetka zbiranja potreb po nabavah do poroetka zbiranja potreb po nabavah do poroččanja o anja o izvajanju pogodb oz. poroizvajanju pogodb oz. poroččanja o realizaciji naanja o realizaciji naččrta nabav in rta nabav in finanfinanččnega nanega naččrtarta

33

VSEBINAVSEBINA

NANAČČIN PREDSTAVITVEIN PREDSTAVITVE::

a)a) DEFINICIJE, PRAVNE IN STROKOVNE PODLAGEDEFINICIJE, PRAVNE IN STROKOVNE PODLAGE

b)b) IZDELAVA REVIZIJSKE SLEDIIZDELAVA REVIZIJSKE SLEDI (5. korakov)(5. korakov)1.1. Predstavitev procesa javnega naroPredstavitev procesa javnega naroččanja anja oz.oz. opredelitev dejavnosti v opredelitev dejavnosti v

procesu;procesu;

2.2. Opredelitev nalog oz. NK ciljev in tveganj znotraj posamezne Opredelitev nalog oz. NK ciljev in tveganj znotraj posamezne dejavnosti v procesu;dejavnosti v procesu;

3.3. Opredelitev odgovornih oseb oz. lastnikov procesov/posameznih NKOpredelitev odgovornih oseb oz. lastnikov procesov/posameznih NK(razmejitev nalog!);(razmejitev nalog!);

4.4. Opredelitev potrebnih dokumentov za kontrolo, podatkov, ki jih jOpredelitev potrebnih dokumentov za kontrolo, podatkov, ki jih je e potrebno preveriti in pripotrebno preveriti in priččakovanih dokazil;akovanih dokazil;

5.5. Izdelava diagrama poteka za proces JN;Izdelava diagrama poteka za proces JN;

44

a) Definicije, pravne in strokovne podlagea) Definicije, pravne in strokovne podlageDef.: Def.: Revizijska sledRevizijska sled

Usmeritve za NK:Usmeritve za NK:–– Rev. sledRev. sled predstavlja pripomopredstavlja pripomočček za naek za naččrtovanje in izvajanje NK ter rtovanje in izvajanje NK ter

revidiranje porabe prorarevidiranje porabe proraččunskih sredstev;unskih sredstev;–– RRevev. sled. sled omogoomogočča:a:

vodstvuvodstvu pregled nad izvajanjem in opredelitev kljupregled nad izvajanjem in opredelitev ključčnih mest za nih mest za vzpostavitev NK oz. njihovo smotrno uporabo brez podvajanj;vzpostavitev NK oz. njihovo smotrno uporabo brez podvajanj;revizorjurevizorju pa hitro analiziranje sistema in opredelitev morebitnih pa hitro analiziranje sistema in opredelitev morebitnih ššibkih toibkih toččk podrok področčij, ki zahtevajo podrobnejij, ki zahtevajo podrobnejšši pregled;i pregled;

–– RRevev. sled. sled temelji na:temelji na:Zakonih, pravilnikih in navodilih (iz katerih je razvidna pravnaZakonih, pravilnikih in navodilih (iz katerih je razvidna pravnapodlaga dejavnosti ali sistema, ki se revidira);podlaga dejavnosti ali sistema, ki se revidira);Jasno doloJasno določčeni org. strukturi z opisom pristojnosti in odgovornosti eni org. strukturi z opisom pristojnosti in odgovornosti po delovnih mestih;po delovnih mestih;Napisanih postopkih, ki vkljuNapisanih postopkih, ki vključčujejo kontrolne aktivnosti, kontrolnike ujejo kontrolne aktivnosti, kontrolnike ter njihovo kroter njihovo krožženjeenje;;

55

Pravne in strokovne podlagePravne in strokovne podlage

Pravne podlage:Pravne podlage:→→ ZJF, ZIPRS, Pravilnik o postopkih za izvrZJF, ZIPRS, Pravilnik o postopkih za izvršševanje proraevanje proraččunauna RS;RS;→→ ZJNZJN--1 in ZJN1 in ZJN--22, ZRPJN;, ZRPJN;→→ Interni pravilniki:Interni pravilniki:

–– o finano finanččnem poslovanju;nem poslovanju;–– o oddaji JNMV (pred uveljavitvijo ZJNo oddaji JNMV (pred uveljavitvijo ZJN--2);2);–– o notranji organizaciji in sistemizaciji DM;o notranji organizaciji in sistemizaciji DM;–– drugi;drugi;

Strokovne podlage:Strokovne podlage:–– Usmeritve za notranje kontrole;Usmeritve za notranje kontrole;–– Operativni postopki pri vodenju poslovnih knjig NPU;Operativni postopki pri vodenju poslovnih knjig NPU;

66

b) b) IzdelavaIzdelava revizijske sledi:revizijske sledi:1. KORAK: Predstavitev procesa javnega naro1. KORAK: Predstavitev procesa javnega naroččanja anja oz.oz.

opredelitev dejavnosti v procesuopredelitev dejavnosti v procesu

Opredelimo Opredelimo dejavnostidejavnosti, ki sestavljajo proces JN:, ki sestavljajo proces JN:1.1. NaNaččrtovanje nabavnih aktivnosti;rtovanje nabavnih aktivnosti;2.2. Ocenjevanje ponudb in izbor dobavitelja;Ocenjevanje ponudb in izbor dobavitelja;3.3. Odobritev naroOdobritev naroččila;ila;4.4. Potrditev prejema blaga oz. opravljene storitve;Potrditev prejema blaga oz. opravljene storitve;5.5. PlaPlaččilo in knjiilo in knjižženje;enje;6.6. Spremljanje in poroSpremljanje in poroččanje;anje;

77

22. KORAK: Dolo. KORAK: Določčitev nalog oz. NK ciljev in itev nalog oz. NK ciljev in tveganjtveganj

Za Za vsako izmed dejavnostivsako izmed dejavnosti dolodoloččimo naloge imo naloge oz. konkretne oz. konkretne kontrolne ciljekontrolne cilje in hkratiin hkrati

opredelimo opredelimo tveganja, tveganja, povezana z vsako povezana z vsako posamezno dejavnostjo.posamezno dejavnostjo.

88

1.1. DejavnostDejavnost: : NANAČČRTOVANJE NABAVNIH AKTIVNOSTI RTOVANJE NABAVNIH AKTIVNOSTI -- priprava letnega napriprava letnega naččrta nabavrta nabav

Pravna podlaga:- ZJF (v delu, ki ureja pripravo proračuna oz. finančnega

načrta);- ZIPRS (usklajevanje NRP s finančnim načrtom NPU);

- ZJN-1 oz. ZJN-2

- 15. in 16. Člen ZJN-1

- 2. odst. 70. čl. ZJN-2

ZJN ZJN --1115. 15. ččl: izpolnitev pogojev za zal: izpolnitev pogojev za začčetek postopka etek postopka –– naronaroččnik nik sme prisme priččeti s postopkom oddaje JN, eti s postopkom oddaje JN, čče je JN predvideno v e je JN predvideno v nanaččrtu nabav in so v prorartu nabav in so v proraččunu oz. finanunu oz. finanččnem nanem naččrtu rtu predvidena sredstva, tako po obsegu, kot po dinamiki;predvidena sredstva, tako po obsegu, kot po dinamiki;16. 16. ččl: obravnava pogoje za pril: obravnava pogoje za priččetek postopka v primeru etek postopka v primeru zazaččasnega financiranjaasnega financiranja--------------------------------------------------------

ZJN ZJN ––2270. 70. ččl: v sklepu o zal: v sklepu o začčetku postopka mora naroetku postopka mora naroččnik navesti nik navesti vir sredstev za financiranje JN;vir sredstev za financiranje JN;

99

1.1. NANAČČRTOVANJE NABAVNIH AKTIVNOSTI RTOVANJE NABAVNIH AKTIVNOSTI -- priprava letnega napriprava letnega naččrta nabavrta nabav

Naloge oz. kontrolni ciljiNaloge oz. kontrolni cilji

1.1. Opredelitev potreb po nabavi;Opredelitev potreb po nabavi;2.2. ZdruZdružžitev potreb (enovita itev potreb (enovita

naronaroččila);ila);3.3. Priprava letnega naPriprava letnega naččrta nabav;rta nabav;4.4. DoloDoloččitev terminskega naitev terminskega naččrta rta

nabav in postopkov JN;nabav in postopkov JN;5.5. Odobritev letnega naOdobritev letnega naččrta nabav;rta nabav;6.6. Opredelitev naOpredelitev naččina spremljanja in ina spremljanja in

poroporoččanja o realizaciji naanja o realizaciji naččrta rta nabav;nabav;

TveganjaTveganja

•• Cilji PU ne bodo doseCilji PU ne bodo dosežženi;eni;•• NeoptimalnoNeoptimalno izvajanje izvajanje

postopkov JN oz. neracionalna postopkov JN oz. neracionalna poraba poraba ččasa;asa;

•• Neskladnost z zakonodajo (npr. Neskladnost z zakonodajo (npr. PU izvede JN za namen, ki ni PU izvede JN za namen, ki ni nanaččrtovan v finanrtovan v finanččnem nanem naččrtu rtu (kr(krššitev 2. odst. itev 2. odst. 2.2.ččll. . ZJF)ZJF)));;

•• NeuresniNeuresniččevanjeevanje finanfinanččnega nega nanaččrta (slaba realizacija);rta (slaba realizacija);

1010

2. 2. DejavnostDejavnost: : OCENJEVANJE PONUDB IN IZBOR DOBAVITELJAOCENJEVANJE PONUDB IN IZBOR DOBAVITELJA

Pravna podlaga: Pravna podlaga: −− ZJNZJN--11 (Uradni list RS, (Uradni list RS, ššt. 39/00, 02/04) t. 39/00, 02/04) in predpisi, sprejeti na njegovi in predpisi, sprejeti na njegovi

podlagi; podlagi; −− ZJN ZJN ––2 2 (Uradni list RS, (Uradni list RS, ššt. 128/06)t. 128/06);;−− Interni akt o JNInterni akt o JN;;−− ZRPJNZRPJN (Uradni list RS, (Uradni list RS, ššt. 94/07 t. 94/07 –– UPB5)UPB5);;

Programsko orodje:Programsko orodje:−− Program za podporo javnemu naroProgram za podporo javnemu naroččanjuanju (JANA, ISO(JANA, ISO--

JAN, ipd.);JAN, ipd.);

1111

2. 2. OCENJEVANJE PONUDB IN IZBOR DOBAVITELJAOCENJEVANJE PONUDB IN IZBOR DOBAVITELJA

Naloge oz. kontrolni ciljiNaloge oz. kontrolni cilji1.1. Izbira pravilnega postopka oddaje JN;Izbira pravilnega postopka oddaje JN;2.2. Pravilen zaPravilen začčetek postopka oddaje JN;etek postopka oddaje JN;3.3. Priprava kvalitetne razpisne Priprava kvalitetne razpisne

dokumentacijedokumentacije−− postavitev ustreznih rokov za oddajo ponudb;postavitev ustreznih rokov za oddajo ponudb;−− nediskriminatorninediskriminatorni pogoji in merila;pogoji in merila;−− pravilna sestava osnutka pogodbe;pravilna sestava osnutka pogodbe;

4.4. Pravilna izvedba postopka izbire Pravilna izvedba postopka izbire dobaviteljadobavitelja (pravilno vrednotenje ponudb, kontrola (pravilno vrednotenje ponudb, kontrola postopka izbire najugodnejpostopka izbire najugodnejššega dobaviteljaega dobavitelja,,……););

5.5. Pripravljena pogodba je skladna z Pripravljena pogodba je skladna z izbrano ponudbo in se tudi kasneje ne izbrano ponudbo in se tudi kasneje ne spreminja glede bistvenih elementov, ki spreminja glede bistvenih elementov, ki bi lahko vplivali na izbiro ponudnikabi lahko vplivali na izbiro ponudnika;;

6.6. PravoPravoččasenasen podpis pogodbe z izbranim podpis pogodbe z izbranim dobaviteljemdobaviteljem;;

7.7. Vnos podatkov o javnem naroVnos podatkov o javnem naroččilu v ilu v register JNregister JN (program za JN);(program za JN);

TveganjaTveganja

•• Nepravilno izvajanje postopkov Nepravilno izvajanje postopkov oddaje JN (neupooddaje JN (neupošštevanje tevanje dolodoloččb ZJNb ZJN--1 oz. ZJN1 oz. ZJN--2);2);

•• Izguba ugleda;Izguba ugleda;•• Vlaganje revizijskih zahtevkov; Vlaganje revizijskih zahtevkov; •• Tveganje goljufij;Tveganje goljufij;•• Ciljev nabav ni mogoCiljev nabav ni mogočče e

realizirati realizirati ⇒⇒ zamude pri zamude pri naronaroččanju;anju;

•• Dodatni stroDodatni strošški;ki;•• Slaba kakovost dobavljenega Slaba kakovost dobavljenega

blaga oz. izvedenih storitev;blaga oz. izvedenih storitev;•• NezadovoljstvoNezadovoljstvo ““uporabnikovuporabnikov””;;

1212

3. 3. DejavnostDejavnost: : ODOBRITEV ODOBRITEV (POSAMEZNEGA)(POSAMEZNEGA)NARONAROČČILAILA(POGODBE O SUKCESIVNIH DOBAVAH)(POGODBE O SUKCESIVNIH DOBAVAH)

Pravna podlaga: Pravna podlaga: −− Interni pravilnik, ki ureja finanInterni pravilnik, ki ureja finanččno poslovanje;no poslovanje;

Programsko orodje:Programsko orodje:−− MFMF--ERACERAC;;−− Program za podporo javnemu naroProgram za podporo javnemu naroččanjuanju (JANA, ISO(JANA, ISO--

JAN, ipd.);JAN, ipd.);

1313

3. 3. ODOBRITEVODOBRITEV ((POSAMEZNEGAPOSAMEZNEGA))NARONAROČČILAILA(POGODBE O SUKCESIVNIH DOBAVAH)(POGODBE O SUKCESIVNIH DOBAVAH)

NalogeNaloge oz. koz. kontrolniontrolni ciljicilji1.1. Izpolnitev naroIzpolnitev naroččilnice (skladno s ilnice (skladno s

pogodbenimi dolopogodbenimi določčili);ili);2.2. Preveritev, da so podatki na Preveritev, da so podatki na

naronaroččilnici skladni s pogodbo ilnici skladni s pogodbo (popolnosti in to(popolnosti in toččnost);nost);

3.3. Preveritev skladnosti naroPreveritev skladnosti naroččilnice ilnice z letnim naz letnim naččrtom nabav in s rtom nabav in s pogodbo;pogodbo;

4.4. Preveritev razpoloPreveritev razpoložžljivih ljivih sredstevsredstev (preveritev porabe po (preveritev porabe po pogodbi);pogodbi);

5.5. Podpis naroPodpis naroččilnice;ilnice;6.6. Posredovanje naroPosredovanje naroččilnice ilnice

dobavitelju;dobavitelju;

TveganjaTveganja-- NaroNaroččanje blaga oz. storitev, ki anje blaga oz. storitev, ki

predhodno niso odobrene s strani predhodno niso odobrene s strani odgovorne osebe;odgovorne osebe;

-- NeoptimalnoNeoptimalno izvajanje nabavnih izvajanje nabavnih postopkov;postopkov;

-- Tveganje goljufij, napak, zamud;Tveganje goljufij, napak, zamud;-- Neskladnost s pogodbo in z Neskladnost s pogodbo in z

letnim naletnim naččrtom nabav;rtom nabav;-- NezmoNezmožžnost planost plaččila;ila;-- Nepravilnosti pri naroNepravilnosti pri naroččanju blaga anju blaga

oz. storitev (narooz. storitev (naroččanje blaga ali anje blaga ali storitev, ki niso predmet storitev, ki niso predmet pogodbe, ipd.);pogodbe, ipd.);

1414

4. Dejavnost4. Dejavnost: : POTRDITEV PREJEMA BLAGA OZ. POTRDITEV PREJEMA BLAGA OZ. OPRAVLJENE STORITVEOPRAVLJENE STORITVE

Pravna podlaga: Pravna podlaga: −− Interni pravilnik, ki ureja finanInterni pravilnik, ki ureja finanččno poslovanje;no poslovanje;

1515

4. 4. POTRDITEV PREJEMA BLAGA OZ. OPRAVLJENE POTRDITEV PREJEMA BLAGA OZ. OPRAVLJENE STORITVESTORITVE

Naloge oz. kontrolni ciljiNaloge oz. kontrolni cilji

1.1. Preveritev ali je prejeto blago Preveritev ali je prejeto blago oz. opravljena storitev oz. opravljena storitev skladna s pogodbo;skladna s pogodbo;

2.2. Izpolnitev in podpis Izpolnitev in podpis dobavnice oz. delovnega dobavnice oz. delovnega naloga;naloga;

3.3. Preveritev skladnosti Preveritev skladnosti dobavnice oz. delovnega dobavnice oz. delovnega naloga z naronaloga z naroččilnico;ilnico;

4.4. Potrditev prejema blaga oz. Potrditev prejema blaga oz. opravljene storitve;opravljene storitve;

5.5. Posredovanje dokumentov Posredovanje dokumentov finanfinanččni sluni služžbi;bi;

TveganjaTveganja

−− Neusklajenost dobavljenega Neusklajenost dobavljenega oz. opravljenega in oz. opravljenega in naronaroččenega oz. zaraenega oz. zaraččunanega;unanega;

−− Tveganje goljufij in napak;Tveganje goljufij in napak;

−− Tveganje ugleda;Tveganje ugleda;

−− Spori z dobaviteljem;Spori z dobaviteljem;

1616

5. 5. Dejavnost:Dejavnost: PLAPLAČČILOILO in KNJIin KNJIŽŽENJEENJE

Pravne podlage:Pravne podlage:−− Interni pravilnik, ki ureja finanInterni pravilnik, ki ureja finanččno poslovanjeno poslovanje;;−− ZIPRS ZIPRS (pla(plaččilni roki)ilni roki) in Pravilnik o postopkih za in Pravilnik o postopkih za

izvrizvršševanje proraevanje proraččunauna (postopki izpla(postopki izplaččil iz prorail iz proraččuna)una); ;

Strokovne podlageStrokovne podlage::-- Operativni postopki pri vodenju poslovnih knjig NPU;Operativni postopki pri vodenju poslovnih knjig NPU;

Programska orodja:Programska orodja:−− MFMF--ERACERAC;;

1717

5. 5. PLAPLAČČILOILO in KNJIin KNJIŽŽENJEENJE

Naloge oz. kontrolni ciljiNaloge oz. kontrolni cilji1.1. Prejem in evidentiranje raPrejem in evidentiranje raččuna una

dobavitelja;dobavitelja;2.2. Preveritev skladnosti raPreveritev skladnosti raččuna s una s

dobavnico in z narodobavnico in z naroččilnico;ilnico;3.3. Pravilna priprava odredbe za plaPravilna priprava odredbe za plaččilo v ilo v

finanfinanččni sluni služžbi;bi;4.4. Potrditev in podpis odredbe s strani Potrditev in podpis odredbe s strani

pooblapooblaššččene osebe;ene osebe;5.5. Posredovanje odredbe za plaPosredovanje odredbe za plaččilo z ilo z

zahtevano dokumentacijo odgovorni zahtevano dokumentacijo odgovorni osebi v raosebi v raččunovodski sluunovodski služžbi;bi;

6.6. Preveritev ustreznosti odredbe (konta, Preveritev ustreznosti odredbe (konta, dokumentacije, dokumentacije, ……););

7.7. Pravilna priprava plaPravilna priprava plaččilnega naloga;ilnega naloga;8.8. PravoPravoččasna in pravilna izvrasna in pravilna izvrššitev plaitev plaččila;ila;9.9. Zapiranje obveznosti;Zapiranje obveznosti;10.10. Vodenje seznama transakcij;Vodenje seznama transakcij;

TveganjaTveganja

-- NepravilnoNepravilno in in nepravonepravoččasno asno izvedeno plaizvedeno plaččilo;ilo;

-- PlaPlaččilo ni izvedeno;ilo ni izvedeno;

-- Nezadovoljstvo dobavitelja;Nezadovoljstvo dobavitelja;

-- Tveganje ugleda;Tveganje ugleda;

-- Tveganje goljufij in napak;Tveganje goljufij in napak;

-- Nepravilno knjiNepravilno knjižženje;enje;

1818

6. 6. Dejavnost:Dejavnost: SPREMLJANJE IN POROSPREMLJANJE IN POROČČANJEANJE

Pravne podlage:Pravne podlage:−− Interni pravilnik, ki ureja finanInterni pravilnik, ki ureja finanččno poslovanjeno poslovanje;;

Programska orodja:Programska orodja:−− MFMF--ERACERAC;;−− Program za podporo javnemu naroProgram za podporo javnemu naroččanjuanju (JANA, ISO(JANA, ISO--

JAN, ipd.)JAN, ipd.);;

1919

6. 6. SPREMLJANJE IN POROSPREMLJANJE IN POROČČANJEANJE

Naloge oz. kontrolni ciljiNaloge oz. kontrolni cilji1.1. Spremljanje izvajanja Spremljanje izvajanja

pogodb;pogodb;2.2. Spremljanje izvajanja Spremljanje izvajanja

letnega naletnega naččrta nabav rta nabav (morebitne (morebitne spremembe);spremembe);

3.3. Spremljanje realizacije Spremljanje realizacije finanfinanččnega nanega naččrta;rta;

4.4. PoroPoroččanje o realizaciji anje o realizaciji finanfinanččnega nanega naččrta in rta in nanaččrta nabav;rta nabav;

TveganjaTveganja

−− Skrbniki ne opravljajo Skrbniki ne opravljajo analiz izvajanja pogodb;analiz izvajanja pogodb;

−− Slabi dobavitelji bodo Slabi dobavitelji bodo povabljeni k predlopovabljeni k predložžitvi itvi ponudb oz. bodo ponovno ponudb oz. bodo ponovno izbrani;izbrani;

−− Ne spremlja se tekoNe spremlja se tekočča a realizacija finanrealizacija finanččnega nega nanaččrta in narta in naččrta nabav;rta nabav;

2020

3. KORAK: Razmejitev nalog (opredelitev 3. KORAK: Razmejitev nalog (opredelitev odgovornih oseb oz. lastnikov posameznih NK)odgovornih oseb oz. lastnikov posameznih NK)

Za celoten proces JN oz. posamezne dejavnosti znotraj procesa Za celoten proces JN oz. posamezne dejavnosti znotraj procesa opredelimo 4 opredelimo 4 ““enote odgovornostienote odgovornosti””::

1.1. Organizacijske enote (2 nivoja): Organizacijske enote (2 nivoja): 1.1. usluuslužžbenec (izvajanje) in benec (izvajanje) in 2.2. vodja (nadzor)vodja (nadzor)

2.2. Oddelek za JN (nabave) (2 nivoja):Oddelek za JN (nabave) (2 nivoja):1.1. usluuslužžbenec (izvajanje) in benec (izvajanje) in 2.2. vodja (nadzor)vodja (nadzor)

3.3. FinanFinanččno no –– raraččunovodska sluunovodska služžba (2 nivoja):ba (2 nivoja):1.1. FinanFinanččna sluna služžba inba in2.2. RaRaččunovodstvounovodstvo

4.4. UUpravaprava za javna plaza javna plaččilaila

2121

Primer: razmejitev nalog in odgovornostiPrimer: razmejitev nalog in odgovornosti za 1. dejavnost za 1. dejavnost (priprava letnega na(priprava letnega naččrta nabav)rta nabav)

Organizacijske Organizacijske enoteenote

Oddelek za JN Oddelek za JN (nabave)(nabave)

FinanFinanččna in na in raraččunovodska unovodska sluslužžbaba

Uprava za Uprava za javna javna plaplaččilaila

UsluUslužžbenecbenec(izvajanje)(izvajanje)

VodjaVodja(nadzor)(nadzor)

UsluUslužžbenec benec (izvajanje)(izvajanje)

Vodja Vodja (nadzor)(nadzor)

FinanFinanččna na sluslužžbaba

RaRaččunov. unov. sluslužžbaba

Opredelitev potreb po Opredelitev potreb po nabavinabavi XX XXZdruZdružžitev potreb v itev potreb v enovita naroenovita naroččilaila XX XXPriprava letnega naPriprava letnega naččrta rta nabavnabav XX XXDoloDoloččitev terminskega itev terminskega nanaččrta in postopkov JNrta in postopkov JN XX XXOdobritev letnega naOdobritev letnega naččrta rta nabavnabav XXOpredelitev naOpredelitev naččina ina spremljanja in porospremljanja in poroččanja o anja o realizaciji narealizaciji naččrta nabavrta nabav

XX XX

NalogeNaloge

2222

Razmejitev nalog in odgovornostiRazmejitev nalog in odgovornosti (nadaljevanje)(nadaljevanje)

−−Podobno naredimo za ostalih 5 dejavnosti;Podobno naredimo za ostalih 5 dejavnosti;

−−RazmiRazmiššljamo ljamo žže o:e o:−− Potrebnih dokumentih za kontrolo;Potrebnih dokumentih za kontrolo;−− Podatkih, ki jih je treba preveriti v posameznem Podatkih, ki jih je treba preveriti v posameznem

dokumentu;dokumentu;−− PriPriččakovanih dokazilih;akovanih dokazilih;

2323

Povzetek potreb Povzetek potreb po nabavahpo nabavah

1. Dejavnost1. Dejavnost:: NaNaččrtovanje nabavnih aktivnostirtovanje nabavnih aktivnosti

ODOBRITEV LETNEGA NAODOBRITEV LETNEGA NAČČRTA NABAVRTA NABAV

PREDVIDENE KONTROLNE TOPREDVIDENE KONTROLNE TOČČKEKE POTREBNI DOKUMENTI POTREBNI DOKUMENTI ZA KONTROLOZA KONTROLO

PODATKI, KI JIH JE PODATKI, KI JIH JE POTREBNO PREVERITIPOTREBNO PREVERITI

PRIPRIČČAKOVANA AKOVANA DOKAZILADOKAZILA

NaNaččrt nabavrt nabav

Terminski naTerminski naččrt rt nabavnih aktivnostinabavnih aktivnosti

Vrsta in znesekVrsta in znesek

predvidenega naropredvidenega naroččilaila

Parafiran povzetekParafiran povzetekpotrepotrebb;;

Podpisan letni naPodpisan letni naččrt rt nabavnabav

PREVERITEV SKLADNOSTI LETNEGA PREVERITEV SKLADNOSTI LETNEGA NANAČČRTA NABAV S FINANRTA NABAV S FINANČČNIM NIM NANAČČRTOMRTOM

Letni naLetni naččrt nabavrt nabav

FinanFinanččni nani naččrtrt

ZnesekZnesek

ProraProraččunska postavkaunska postavka

Parafiran letni naParafiran letni naččrtrtnabavnabav

PREVERITEV TERMINSKEGA NAPREVERITEV TERMINSKEGA NAČČRTARTANABAV IN POSTOPKOVNABAV IN POSTOPKOV JNJN

Povzetek potrebPovzetek potreb (datumi)(datumi)

NaNaččrt nabavrt nabav

Terminski naTerminski naččrt nabavrt nabav

ZJN ZJN –– 1 oz. ZJN 1 oz. ZJN -- 2 2

Interni akt o JNInterni akt o JN

DatumDatum

PostopekPostopek

ZnesekZnesek

Parafiran terminski naParafiran terminski naččrtrt

nabav (s prilonabav (s priložženimi enimi postopki)postopki)

4. KORAK: Opredelitev potrebnih dokumentov za kontrolo, 4. KORAK: Opredelitev potrebnih dokumentov za kontrolo, podatkov (podatkov (ki jih je potrebno preveritiki jih je potrebno preveriti) in pri) in priččakovanih dokazilakovanih dokazil

2424

2. Dejavnost2. Dejavnost: : Ocenjevanje ponudb in izbor dobaviteljaOcenjevanje ponudb in izbor dobavitelja




ODOBRITEV RODOBRITEV RAZP. DOKUMENTACIJE.AZP. DOKUMENTACIJE.PREVERITEV SKLADNOSTI RD Z ZJN PREVERITEV SKLADNOSTI RD Z ZJN IN Z LETNIM NAIN Z LETNIM NAČČRTOM NABAV.RTOM NABAV.

Letni naLetni naččrt nabav.rt nabav.ZJN ZJN –– 1; ZJN 1; ZJN -- 22

Razpisna dokRazpisna dok..


Predvidena nabavaPredvidena nabava

Potrebovano blagoPotrebovano blago, , storitev, znesek, storitev, znesek, datumdatum

Pravilnost izbranega Pravilnost izbranega postopkapostopka

Podpisana objava Podpisana objava razpisarazpisa

““PRORAPRORAČČUNSKA ODOBRITEVUNSKA ODOBRITEV””(RAZPOLO(RAZPOLOŽŽLJIVOST SREDSTEV)LJIVOST SREDSTEV)

KontoKonto

Vrednost naroVrednost naroččilaila

Podpisana izjava, o Podpisana izjava, o razpolorazpoložžljivosti ljivosti sredstev na kontusredstev na kontu

PREVERITEV SKLADNOSTI POGODBE PREVERITEV SKLADNOSTI POGODBE S PREDPISI S PREDPISI (pogodbenim, (pogodbenim, obligacijskim pravom) obligacijskim pravom)

PogodbaPogodbaRazpisna dok.Razpisna dok.

PredpisiPredpisi

Zakonsko predpisaniZakonsko predpisani

pogoji (davpogoji (davččni, kazenski..)ni, kazenski..)

Parafirana pogodba Parafirana pogodba

s strani pravnes strani pravnesluslužžbe be

PREVERITEV SKLADNOSTI OBJAVE PREVERITEV SKLADNOSTI OBJAVE RAZPISA RAZPISA zz ZJN in z RAZPISNO ZJN in z RAZPISNO DOKDOKUMENTACIJOUMENTACIJO

ZJNZJN--1 oz. ZJN1 oz. ZJN--22Razpisna dok.Razpisna dok.

Objava razpisaObjava razpisaDoloDoloččbe ZJN be ZJN Podpisan sklep o Podpisan sklep o

objavi razpisaobjavi razpisa

PREVERITEV ALI PONUDBE PREVERITEV ALI PONUDBE DOBAVITELJEV IZPOLNJUJEJO DOBAVITELJEV IZPOLNJUJEJO FORMALNE POGOJEFORMALNE POGOJE

Ponudbe dobaviteljevPonudbe dobaviteljev

Objava razpisaObjava razpisa

Datum in uraDatum in ura

DokaziDokazilla o izpolnjevanju a o izpolnjevanju

pogojevpogojev

Podpisan seznamPodpisan seznam

prejetih ponudb prejetih ponudb

2525

2. Dejavnost2. Dejavnost: : Ocenjevanje ponudb in izbor dobavitelja Ocenjevanje ponudb in izbor dobavitelja (nadaljevanje)(nadaljevanje)




PRAVILNA IZVEDBA POSTOPKA PRAVILNA IZVEDBA POSTOPKA IZBIRE DOBAVITELJA IZBIRE DOBAVITELJA

Prejete ponudbePrejete ponudbeZJN ZJN –– 1; ZJN 1; ZJN -- 22

Razpisna dokRazpisna dok..

Obvestilo o oddaji JNObvestilo o oddaji JN

NajugodnejNajugodnejšša ponudbaa ponudba

Pravilnost in popolnost Pravilnost in popolnost

ponudbeponudbe

Vrednotenje merilVrednotenje meril

Podpisan zPodpisan zapisnik o apisnik o

ocenjevanju ponudbocenjevanju ponudb

PRAVOPRAVOČČASEN PODPIS POGODBEASEN PODPIS POGODBE

Datum prejema Datum prejema

obvestila o oddaji JNobvestila o oddaji JN

Rok za vloRok za vložžitev rev. itev rev.

zahtevkazahtevka

Parafirana pogodbaParafirana pogodba

PREVERITEV SKLADNOSTI POGODBE PREVERITEV SKLADNOSTI POGODBE S PONUDBO S PONUDBO

PogodbaPogodba

ZRPJZZRPJZ

Obvestilo o oddaji JNObvestilo o oddaji JN

Ponudbena cenaPonudbena cena

Dobavni pogojiDobavni pogoji

Parafirana pogodba Parafirana pogodba

s strani vodje s strani vodje oddelka za JNoddelka za JNNajugodnejNajugodnejšša ponudbaa ponudba

2626

Potrebe po nabavah OEPotrebe po nabavah OE(v letnem (v letnem nanaččrtu nabavrtu nabav))

33.. DDejavnostejavnost:: Odobritev posameznega naroOdobritev posameznega naroččilaila

ODOBRITEV NAROODOBRITEV NAROČČILA S STRANIILA S STRANIVODJE ORGANIZACIJSKE ENOTEVODJE ORGANIZACIJSKE ENOTE




NaroNaroččilnicailnica

PogodbaPogodba

Okvirni znesekOkvirni znesek Podpisana naroPodpisana naroččilnicailnica(s strani vodje OE)(s strani vodje OE)

PREVERITEV NAROPREVERITEV NAROČČILNICEILNICE

Letni naLetni naččrt nabavrt nabav

Pogodba Pogodba

Znesek blaga/storitveZnesek blaga/storitve

DatumDatum

Pogoji dostave, Q, Pogoji dostave, Q, dobaviteljdobavitelj

Parafiran letni naParafiran letni naččrtrtnabavnabav

““PRORAPRORAČČUNSKA ODOBRITEVUNSKA ODOBRITEV””


NaroNaroččilnicailnicaKontoKonto

ZnesekZnesek

Parafirana naroParafirana naroččilnica ilnica

(s strani finan(s strani finanččne slune služžbe) be)


2727

DobavnicaDobavnica


Dobavnica/delovniDobavnica/delovninalognalog

4. Dejavnost4. Dejavnost:: Potrditev prejema blaga oz. storitvePotrditev prejema blaga oz. storitve

PREVERITEV SKLADNOSTI PREJETEGAPREVERITEV SKLADNOSTI PREJETEGAZ NAROZ NAROČČENIMENIM





KoliKoliččina,ina,

Vrsta blaga/storitveVrsta blaga/storitve

DatumDatum

Podpisana in datiranaPodpisana in datiranadobavnica oz. delovni dobavnica oz. delovni nalog (s strani vodje nalog (s strani vodje OE)OE)

PREVERITEV SKLADNOSTIPREVERITEV SKLADNOSTIPODPISANE DOBAVNICE PODPISANE DOBAVNICE Z NAROZ NAROČČILNICOILNICO Pogodba Pogodba

KoliKoliččina in vrsta blagaina in vrsta blagaoz. storitveoz. storitve

Datum in cenaDatum in cena

Podpis pravilne odg.Podpis pravilne odg.osebeosebe

Podpisana dobavnicaPodpisana dobavnica(s strani vodje (s strani vodje oddelka za JN)oddelka za JN)

POTRDITEV PREJEMA BLAGA OZ.POTRDITEV PREJEMA BLAGA OZ.STORITVESTORITVE

DobavnicaDobavnica


Pogodba Pogodba

KoliKoliččina in vrsta blagaina in vrsta blagaoz. storitveoz. storitve

Datum in cenaDatum in cena

Podpis pravilne odg.Podpis pravilne odg.osebeosebe

Podpisana dobavnicaPodpisana dobavnica(s strani vodje (s strani vodje (nabavne) OE)(nabavne) OE)

2828

5. Dejavnost5. Dejavnost: : PlaPlaččilo in knjiilo in knjižženjeenje




EVIDENTIRANJE PREJETEGA RAEVIDENTIRANJE PREJETEGA RAČČUNAUNA

Baza prejetih raBaza prejetih raččunovunov

RaRaččunun

Datum raDatum raččuna in datum una in datum prejemne prejemne šštampiljketampiljke

Datum opravljene Datum opravljene storitve/dobave blagastoritve/dobave blaga

Parafa vodjeParafa vodje

finanfinanččne slune služžbebe

PREVERITEV SKLADNOSTI RAPREVERITEV SKLADNOSTI RAČČUNA UNA Z DOBAVNICO IN Z NAROZ DOBAVNICO IN Z NAROČČILNICOILNICO


Dobavnica/del. nalogDobavnica/del. nalog

RaRaččunun

znesek, datum, cena, Qznesek, datum, cena, Q

podpis prave odg. Osebepodpis prave odg. Osebe

dobavni pogojidobavni pogoji

Podpisan raPodpisan raččun sun s

strani odg. Osebestrani odg. Osebeoddelka za JNoddelka za JN

ODOBRITEV PLAODOBRITEV PLAČČILA S STRANI VODJEILA S STRANI VODJEODDELKA ZA JNODDELKA ZA JN


Dobavnica/del. nalogDobavnica/del. nalog

Preverjen raPreverjen raččunun

znesek, podpisznesek, podpisPodpisan in datiranPodpisan in datiran

raraččun s strani vodjeun s strani vodjeoddelka za JNoddelka za JN

2929

5. 5. DejavnostDejavnost:: PlaPlaččilo in knjiilo in knjižženje enje (nadaljevanje)(nadaljevanje)




POTRDITEV ODREDBE O PLAPOTRDITEV ODREDBE O PLAČČILUILU

Pripravljena odredbaPripravljena odredba

PriloPriložžen raen raččun, un, dobavnica, narodobavnica, naroččilnicailnica

znesek, datum, rok znesek, datum, rok plaplaččila (ZIPRS!!)ila (ZIPRS!!)

proraproraččunska postavka, unska postavka, kontokonto

podpisana odredba podpisana odredba

s strani s strani odredbodaodredbodajjaallcacain strokovne sluin strokovne služžbebe

PREVERITEV KONTAPREVERITEV KONTAPodpisana odredba sPodpisana odredba s

prilopriložženimi potrebnimienimi potrebnimidokumentidokumenti

vknjivknjižžba na kontuba na kontu Morebitna zavrnitevMorebitna zavrnitev

s strani UJPs strani UJP

3030

PogodbaPogodba

6. Dejavnost6. Dejavnost:: Spremljanje in poroSpremljanje in poroččanjeanje

SPREMLJANJE IZVAJANJA POGODBESPREMLJANJE IZVAJANJA POGODBE




PoroPoroččilo o izvajanju ilo o izvajanju pogodbepogodbe

PoroPoroččilo o oddanih JNilo o oddanih JN

Ocena izvajanjaOcena izvajanja

pogodbepogodbe

Porabljena sredstva Porabljena sredstva po pogodbipo pogodbi

Parafirano poroParafirano poroččilo s ilo s strani vodje strani vodje oddelka za JNoddelka za JN

SPREMLJANJE IZVAJANJA NASPREMLJANJE IZVAJANJA NAČČRTA RTA NABAVNABAV

Letni naLetni naččrt nabavrt nabavIzvedba postopkovIzvedba postopkov

Datumi posameznih Datumi posameznih

nabavnabav

Parafiran terminskiParafiran terminski

nanaččrt nabavnih rt nabavnih aktivnostiaktivnosti

SPREMLJANJE REALIZACIJE SPREMLJANJE REALIZACIJE FINANFINANČČNEGA NANEGA NAČČRTARTA


NaNaččrtovana realizacijartovana realizacija

Parafirano poroParafirano poroččilo o ilo o

realizaciji finanrealizaciji finanččnega nega nanaččrtarta

PoroPoroččilo o oddanih JNilo o oddanih JN

Terminski naTerminski naččrt rt Nabavnih aktivnostiNabavnih aktivnosti

3131

55. Korak: IZDELAVA DIAGRAMA POTEKA ZA PROCES . Korak: IZDELAVA DIAGRAMA POTEKA ZA PROCES JAVNEGA NAROJAVNEGA NAROČČANJAANJA

3232

IZZIVI ZA DELO V PRIHODNJEIZZIVI ZA DELO V PRIHODNJE

S S pomopomoččjo tega metodolojo tega metodološškega orodja razviti lastne kega orodja razviti lastne modele revizijskih sledi za proces javnih naromodele revizijskih sledi za proces javnih naroččil v okolju il v okolju konkretnega PU;konkretnega PU; svetovalna (in ne izvedbena!!) vloga svetovalna (in ne izvedbena!!) vloga notranjega revizorja;notranjega revizorja;

Organizacija Organizacija šširiršših delavnic, kjer bi sodelovali notranji ih delavnic, kjer bi sodelovali notranji revizorji posameznih PU ter lastniki procesov revizorji posameznih PU ter lastniki procesov delitev delitev izkuizkuššenjenj, , dobrih praks dobrih praks in in nasvetovnasvetov,, kako pristopiti kkako pristopiti kizdelavi modelov revizijske slediizdelavi modelov revizijske sledi za proces JN; za proces JN;

3333

IZZIVI ZA DELO V PRIHODNJEIZZIVI ZA DELO V PRIHODNJE

Podrobneje razdelati predvsem 2. dejavnost Podrobneje razdelati predvsem 2. dejavnost predstavljenega procesa predstavljenega procesa ((““Ocenjevanje ponudb in izbor Ocenjevanje ponudb in izbor dobaviteljadobavitelja””)), predvsem z vidika uporabe razli, predvsem z vidika uporabe različčnih vrst nih vrst postopkov oddaje JN;postopkov oddaje JN;

Redno posodabljanje modela: Redno posodabljanje modela: –– Usmeritve za NK: Usmeritve za NK: Revizijska sled je v najveRevizijska sled je v največčji meri odvisna od ji meri odvisna od

pregledne in natanpregledne in natanččne predstavitve izvajalnih sistemov in njene ne predstavitve izvajalnih sistemov in njene posprotenostiposprotenosti. Zato MORA VKLJU. Zato MORA VKLJUČČEVATI vsako spremembo EVATI vsako spremembo organiziranosti vodenja, izvajanja in notranjih kontrol. organiziranosti vodenja, izvajanja in notranjih kontrol.

Metodološko orodje za izdelavo revizijske sledi za proces … · 1 Metodološko orodje za izdelavo...

Documents

Transcript of Metodološko orodje za izdelavo revizijske sledi za proces … · 1 Metodološko orodje za izdelavo...