Metodiky pro konzultanty k zavádění kvality

1. vodn slovo Ven teni, zjemci ozlepovn, 3 6 7 7 8 8 9 9 13 14 14 19 25 31 31 32 33 vodn slovo Cle programu asov dotace Clov skupina Vstupn pedpoklady astnka Doporuen poet astnk Forma vzdlvn Kompetence rozvjen vjednotlivch blocch programu Profil absolventa Doporuen postupy (metody) vuky Obsah vzdlvacho programu Teoretick st Praktick st Didaktick prostedky anroky na prosted Zpsob ukonen vzdlvacho programu Doporuen literatura Seznam ploh prv vrukou drte vstupenku do klubu organizac, kter maj zjem pracovat na sv kvalit. A ji se ve Vaem ppad jedn onesttn neziskovou organizaci pracujc sdtmi amlde i kolsk zazen pro zjmov vzdlvn, otevr se Vm monost udlat prvn konkrtn krok v oblasti, kter se mnohm zd tko uchopiteln i snad nkomu i docela nemstn pro neformln azjmov vzdlvn, nebo se domnvaj, e otzka systm zen kvality anebo standard kvality pat vlun do vrobn sfry. Opak je pravdou, by pro zjmov aneformln vzdlvn je nutn tma pizpsobit tak, aby adekvtn odpovdalo na stav a poteby rozvoje tto specifick a mimodn slibn oblasti vzdlvn. Realiztoi projektu K21 , vjeho rmci tato publikace vznikla, prv na takovm systmu pracuj. Motivac jim bylo jednak souasn klima ve zmnnch organizacch, nebo ty se stle zvyujc mrou samy zajmaj o vlastn rozvoj. V neposledn ad je to ale tak vhled do budoucnosti, kter bude stle vce klst draz na uznvn pnosu a vsledk neformlnho vzdlvn a zde je jist, e uznvno mus bt pedevm to, co je kvalitn a napluje oekvn aktr vzdlvacho procesu. 1 Projekt K2 Kvalita a konkurenceschopnost v neformlnm vzdlvn (registran slo: CZ.1.07/4.1.00/33.0013) realizuje od 1.10.2012 Nrodn institut dt a mldee spolu s Ministerstvem kolstv, mldee a tlovchovy. Tuto publikaci, stejn jako ostatn vstupy projektu aaktuln informace naleznete na webovch strnkch www.ka2.cz. Vzdlvac program je soust irho zmru realiztor projektu, do jeho rmce zapad krom rozvoje systmu OLINA avzdlvn konzultant kzavdn kvality ipprava odbornch konzultant, kte pomhaj tam, kde veden organizac stoj ped zsadnmi rozhodnutmi i zrovna otevr problematick otzky vlastn innosti a ji se jedn oprocesy dc nebo podprn, otzky propagace, strategie, ekonomiky i legislativy adal. 3

2. Na nkolika nsledujcch stranch naleznete popis vzdlvacho programu obsahujc metodiku pro konzultanty kzavdn kvality. Jeho absolventi se stvaj odbornky na prci se systmem OLINA (on-line nstroj pro zavdn kvality). Ten organizacm nabz jednoduch testovn probhajcch proces i kompetenc pracovnk, kte za n zodpovdaj. Na zklad vsledk tchto test opench o obecn uznvan nstroje pro zen kvality (CAF, Intern audit) lze dle doporuit vzdlvn pracovnk organizac vtch oblastech, kde jim potebn znalosti i dovednosti chybj. I tento aspekt podpory rozvoje kvality v organizacch systm OLINA nabz. ast v e-learningovch vzdlvacch programech se uzavr pomysln kruh prce skvalitou probhajc od hodnocen innost pes hodnocen lid, kte tyto innosti vykonvaj, a po jejich vzdlvn, je zptn pov rove realizovanch innost atm izkvalitn vstupy probhajcch proces. Vme, e prostudovn piloench stran, kter jsou podprnm materilem pro vzdlvn konzultant, Vm pomohou pi orientaci v principech zavdn kvality do organizac zjmovho aneformlnho vzdlvn asouasn Vs pobdnou kzjmu ozaveden systmu OLINA i podobnho ive Va organizaci. Vzte, e potebn informace a metody, kter snad nenaleznete na titnch strnkch, jsou s ohledem na nai snahu uinit text co nejpehlednj uloeny pod uvedenmi hypertextovmi odkazy na plohy. A pokud se peci najde tma, kter nepokldte za dostaten objasnn, nevhejte ns kontaktovat! Realizan tm projektu K2 4 Metodika pro konzultanty kzavdn kvality

3. Klov slova zjmov a neformln vzdlvn, systm zen kvality, hodnocen kvality, model CAF, intern audit, procesn analza, mapa proces, karty proces, klov kompetence, kompetenn modely asov dotace 2 Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm modelu CAF: 1. modul, 2. modul (model CAF): 32 vyuovacch hodin, jedna vyuovac hodina je 45 min Cle programu Model CAF: Clem vzdlvacho programu je zprostedkovat astnkm zkladn znalosti systmu zen kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn. Nauit astnky zavdt nstroje zen kvality do organizac svyuitm on-line systmu zen kvality OLINA, spovajc vosvojen problematiky hodnocen organizace apracovnk prostednictvm nstroj Procesn analza, model CAF a systmu men klovch kompetenc. Intern audit: Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm internho auditu: 1. modul, 2. modul (intern audit): 32 vyuovacch hodin, jedna vyuovac hodina je 45 min Clov skupina pracovnci kolskch zazen pro zjmov vzdlvn, nesttnch neziskovch organizac pracujcch s dtmi amlde, nesttnch neziskovch organizac dt a mldee, odborn pracovnci se zamenm na procesy v zjmovm aneformlnm vzdlvn Clem vzdlvacho programu je zprostedkovat astnkm zkladn znalosti systmu zen kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn. Nauit astnky zavdt nstroje zen kvality do organizac svyuitm on-line systmu zen kvality OLINA, spovajc vosvojen problematiky hodnocen organizace apracovnk prostednictvm nstroj Procesn analza, Intern audit a systmu men klovch kompetenc. 2 6 Prvn modul je shodn uobou vzdlvacch program. 7

4. Vstupn pedpoklady astnka astnk: m ukonen alespo stedn vzdln je pracovnkem i spolupracovnkem kolskho zazen pro zjmov vzdlvn (zejmna stediska volnho asu), NNO pracujcch sdtmi amlde Doporuen poet astnk Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm modelu CAF: 16 astnk Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm internho auditu: 16 astnk Forma vzdlvn Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm modelu CAF: Prezenn vcelkovm rozsahu 32 vyuovacch hodin. Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm internho auditu: Prezenn vcelkovm rozsahu 32 vyuovacch hodin. Kompetence rozvjen vjednotlivch blocch programu 1. modul (model CAF, intern audit) I. kapitola vod do studia znalost zkladnch pojm zoblasti neformlnho vzdlvn (vetn zjmovho), prce sdtmi amlde vR II. kapitola vod do problematiky zen kvality znalost zkladnch pojm aprincip zen kvality vorganizacch poskytujc zjmov aneformln vzdlvn znalost metod a model vhodnch pro sebehodnocen organizace (Model CAF, Intern audit, Procesn analza, PDCA cyklus, ISO 9001) rozvoj dovednosti sdlen dobr praxe astnci se podl o sv dosavadn zkuenosti s vyuvnm nstroj pro zen kvality 8 9

5. III. kapitola On-line systm zen kvality OLINA znalost teorie zen kvality organizac spouitm standardizovanch nstroj, jejich aplikace v organizacch pracujcch sdtmi amlde rozvoj dovednosti orientovat se vprosted systmu zen kvality OLINA a vyuit nstroj Administranho modulu (registrace, pihlen, sprva uivatelskch t), Hodnotcho modulu a Kompetennho modulu (nstroje uren kmen rovn klovch kompetenc Test rovn aTest znalostn) IV. kapitola vod do problematiky klovch kompetenc znalost souasnch kompetenc trend v konceptu klovch rozvoj dovednosti dlit klov kompetence na mkk, odborn obecn aodborn specifick vetn rozliovn jejich rovn znalost kompetennch profil/model a jejich vyuit vorganizaci znalost metod hodnocen a rozvjen jednotlivch rovn klovch kompetenc (prostednictvm on-line systmu zen kvality OLINA) dcch pracovnk zjmovho aneformlnho vzdlvn V. kapitola Procesn analza znalost zklad aprincip procesnho pstupu vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn znalost postupu procesn analzy a zpsobu zavdn procesnho zen vorganizaci 10 rozvoj dovednosti identifikovat procesy v organizaci vetn zpracovn mapy proces a karet proces prostednictvm on-line systmu zen kvality OLINA rozvoj dovednosti analyzovat data o procesech vetn hodnocen plnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces azajitn jejich monitorovn amen rozvoj dovednosti rozliovat jednotliv procesy probhajc v organizacch zjmovho vzdlvn (Strategie a plnovn; Marketing a PR; Finann management; Lidsk zdroje; zen projekt; Fundraisingov politika; Kontroln systm, evaluace anpravn opaten; Sprva majetku; Dokumentace avnitn normy) 2. modul (Model CAF) VI. kapitola Model CAF znalost pravidel hodnocen organizace prostednictvm modelu CAF (Common Assessment Framework) vetn postupu hodnocen organizace v praxi za pomoci on-line systmu zen kvality OLINA znalosti cl, princip a terminologi vztahujcch se kmodelu CAF znalosti arozvoj dovednost tkajc se stanoven CAF tmu, harmonogramu hodnocen, systmu bodovn (panel pedpoklad, panel vsledk), zjiovn dkaz, aknch pln azpracovn vsledk rozvoj dovednosti pracovat vaplikaci modelu CAF on-line systmu zen kvality OLINA v organizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn 11

6. 2. modul (Intern audit) VI. kapitola Intern audit znalost pravidel hodnocen organizace prostednictvm nstroje Intern audit vetn postupu hodnocen organizace vpraxi za pomoci on-line systmu OLINA znalost cl, princip aterminologie vztahujcm se knstroji Intern audit znalosti tkajc se stanoven tmu auditor, poadavk na provdn internch audit, nastaven pln internch audit (zamen arozsah), zjiovn vzork, jak stanovit kritria auditu, systmu hodnocen azpsob zpracovn vsledk zinternho auditu rozvoj dovednosti pracovat v aplikaci Intern audit on-line systmu zen kvality OLINA vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn Profil absolventa Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm modelu CAF. Absolvent: Um pracovat von-line systmu zen kvality OLINA zpozice administrtora. Zn pojmoslov voblasti zen kvality. Doke nastavit procesn zen vorganizaci. Um vyuvat nstroje Procesn analza aModel CAF. Doke se orientovat vproblematice klovch kompetenc ahodnocen pracovnk. Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm internho auditu. Absolvent: Um pracovat von-line systmu zen kvality OLINA zpozice administrtora. Zn pojmoslov voblasti zen kvality. Doke nastavit procesn zen vorganizaci. Um vyuvat nstroje Procesn analza aIntern audit. Doke se orientovat vproblematice klovch kompetenc ahodnocen pracovnk. 12 13

7. Doporuen postupy (metody) vuky astnk se u samostatn, ve vzdlvacm procesu mu rad lektor jako jeho partner. Tento princip uruje vbr metod. Volba aktivizujcch metod (interaktivn pednka, diskuze, sebereflexe, sdlen dobr praxe, learning by doing) pispv kdosahovn vzdlvacch cl na zklad vlastn uebn innosti astnka. To vede krozvoji jeho mylenkov kultury, ato zhlediska zskvn vdomost imylenkovch dovednost, rozvoje iniciativy apoznvacch poteb. 1. modul I. kapitola vod do studia 1 hodina Anotace: V tto kapitole lektor pivt astnky studia a pedstav systm kolen (pokyny ke studiu, asov harmonogram). II. kapitola vod do problematiky zen kvality 3,5 hodiny Obsah vzdlvacho programu Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm modelu CAF: Vzdlvac program je postaven na dvou vukovch modulech. Prvn modul je shodn sprvnm modulem Vzdlvacho programu pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho a neformlnho vzdlvn prostednictvm internho auditu. Vtomto prvnm modulu astnk postupuje od vodnho seznmen sproblematikou zen kvality pes osvojen zkladnch znalost v tmatu klovch kompetenc anstroj Procesn analzy a jejich praktick vyuit vorganizaci. 14 Anotace: Vtto kapitole lektor seznm astnky se zkladnmi pojmy a principy zen kvality v organizacch poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn. astnci se seznm smetodami amodely (model CAF, Intern audit, Procesn analza, PDCA cyklus, ISO 9001), kter jsou vhodn ksebehodnocen organizace. astnci se podl o sv dosavadn zkuenosti svyuvnm nstroj pro zen kvality. III. kapitola On-line systm zen kvality OLINA 1 hodina Anotace: Vtto kapitole se astnci seznm son-line systmem zen kvality OLINA. Nau se orientovat vprosted systmu avyuvat nstroje Administranho modulu (registrace, pihlen, sprva uivatelskch t), Hodnotcho modulu (Procesn analza, Model CAF), E-learningovho modulu (8 vzdlvacch program zamench na 8 klovch kompetenc) a Kompetennho modulu (nstroje uren k men rovn klovch kompetenc Test rovn aTest znalostn). 15

8. IV. kapitola vod do problematiky klovch kompetenc 2,5 hodiny Anotace: V tto kapitole lektor seznm astnky s problematikou klovch kompetenc. astnci se nau dlit klov kompetence na mkk, obecn aspecifick vetn rozliovn jejich rovn. Lektor seznm astnky s kompetennmi profily/modely a jejich vyuitm v organizaci. astnci se seznm s metodami hodnocen a rozvjen jednotlivch rovn klovch kompetenc (prostednictvm on-line systmu zen kvality OLINA). V. kapitola Procesn analza 8 hodin Anotace: V tto kapitole se astnci seznm se zklady a principy procesnho pstupu v organizacch zjmovho a neformlnho vzdlvn. Lektor seznm astnky s postupem procesn analzy a se zpsobem zavdn procesnho zen v organizaci. astnci se nau identifikovat procesy v organizaci vetn zpracovn mapy proces a karet proces prostednictvm on-line systmu zen kvality OLINA. Lektor astnky nau analyzovat data o procesech vetn hodnocen plnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces a zajitn jejich monitorovn a men. Lektor se zam na jednotliv procesy probhajc vorganizacch zjmovho vzdlvn (Strategie aplnovn; Marketing aPR; Finann management; Lidsk zdroje; zen projekt; Fundraisingov politika; Kontroln systm, evaluace a npravn opaten; Sprva majetku; Dokumentace avnitn normy) 16 2. modul Ve druhm modulu se astnk seznamuje smodelem CAF ajeho praktickm vyuitm vorganizaci. VI. kapitola Model CAF Anotace: Vtto kapitole se astnci seznm sprincipy hodnocen organizace prostednictvm modelu CAF (Common Assessment Framework) vetn postupu hodnocen organizace v praxi za pomoci on-line systmu zen kvality OLINA. Lektor astnky seznm scli, principy aterminologi vztahujc se kmodelu CAF. astnci si osvoj teoretick znalosti tkajc se stanoven CAF tmu, harmonogramu hodnocen, systmu bodovn (panel pedpoklad, panel vsledk), zjiovn dkaz, aknch pln a zpracovn vsledk. Lektor nau astnky pracovat s jednotlivmi zlokami on-line aplikace modelu CAF systmu zen kvality OLINA (zloka Jak na to, zloka Nastaven, zloka Hodnocen, zloka Akn plny, zloka Vsledky). Vzdlvac program pro konzultanty kzavdn kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm internho auditu: Vzdlvac program je postaven na dvou vukovch modulech. Prvn modul je shodn se Vzdlvacm programem pro konzultanty k zavdn kvality v organizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn prostednictvm modelu CAF. 17

9. 2. modul Ve druhm modulu se astnk seznamuje s nstrojem Intern audit ajeho praktickm vyuitm vorganizaci. Teoretick st 1. modul I. kapitola Celoivotn uen3 VI. kapitola Intern audit 16 hodin Anotace: V tto kapitole se astnci seznm s principy hodnocen organizace prostednictvm nstroje Intern audit vetn postupu hodnocen organizace vpraxi za pomoci on-line systmu OLINA. Lektor astnky seznm s cli, principy aterminologi vztahujcmi se knstroji Intern audit. astnci si osvoj teoretick znalosti tkajc se stanoven tmu auditor, poadavk na provdn internch audit, nastaven pln internch audit (zamen arozsah), zjiovn vzork, jak stanovit kritria auditu, systmu hodnocen azpsobm zpracovn vsledk zinternho auditu. Lektor nau astnky pracovat s jednotlivmi zlokami on-line nstroje Intern audit systmu zen kvality OLINA (zloka Jak na to, zloka Program, zloka Pln, zloka Hodnocen, zloka Kniha evidence aneshod, zloka Vsledky). Celoivotn uen pedstavuje zsadn koncepn zmnu pojet vzdlvn, jeho organizanho principu, kdy vechny monosti uen a u v tradinch vzdlvacch institucch vrmci vzdlvacho systmu i mimo n jsou chpny jako jedin propojen celek, kter dovoluje rozmanit aetn pechody mezi vzdlvnm azamstnnm akter umouje zskvat stejn kvalifikace a kompetence rznmi cestami akdykoli bhem ivota. Celoivotn uen je videlnm pojet povaovno za nepetrit proces, ve skutenosti jde spe o neustlou pipravenost lovka uit se ne oneustl studium. Vychz se pitom ze zsady, e konkrtn zskan kompetence nejsou tak cenn jako schopnost uit se. Mluv se tedy spe oceloivotnm uen, nikoliv vzdlvn, aby se tm zdraznil vznam itakovch uebnch aktivit kadho jedince, kter nemaj organizovan rz, tzn. samostatnho uen, uen pi prci ap. Celoivotn uen tedy zahrnuje: Formln vzdlvn, kter je realizovno ve vzdlvacch institucch, zpravidla ve kolch. Jeho funkce, cle, obsahy, organizan formy a zpsoby hodnocen jsou definovny a legislativn vymezeny. Zahrnuje na sebe navazujc vzdlvac stupn (zkladn, Strategie celoivotnho uen R. Praha: Ministerstvo kolstv, mldee atlovchovy, 2007. ISBN 978-80-254-2218-2.) 3 18 19

10. stedn, vysokokolsk), jejich absolvovn je potvrzovno certifiktem (vysvdenm, diplomem apod.). Neformln vzdlvn, kter je zameno na zskn vdomost, dovednost akompetenc, kter mohou respondentovi zlepit jeho spoleensk i pracovn uplatnn. Kurzy neformlnho vzdlvn mohou bt poskytovny zpravidla v zazench zamstnavatel, soukromch vzdlvacch institucch, neziskovch organizacch ive kolskch zazench. Pat sem nap. kurzy cizch jazyk, potaov kurzy, idisk kurzy, rekvalifikan kurzy, ale tak krtkodob kolen a pednky. Nutnou podmnkou pro realizaci tohoto druhu vzdlvn je ast odbornho lektora i uitele. Nevede kzskn ucelenho stupn vzdln. Informln uen, kter je chpno jako proces zskvn vdomost, osvojovn si dovednost akompetenc zkadodennch zkuenost ainnost vprci, vrodin, ve volnm ase. Zahrnuje tak sebevzdlvn, kdy uc se nem monost ovit si nabyt znalosti (nap. televizn jazykov kurzy). Na rozdl od formlnho a neformlnho vzdlvn je neorganizovan, zpravidla nesystematick ainstitucionln nekoordinovan. Celoivotn uen pedpokld komplementaritu a prolnn uvedench forem uen v prbhu celho ivota, v podstat vdy avude. Vzhledem ktomu ani termn celoivotn pln nevyhovuje, protoe zdrazuje pouze asovou dimenzi vzdlvn. Vposledn dob se proto uplatuje itermn veivotn (lifewide) uen, kter zdrazuje, e uen probh ve vech prostedch. II. aIII. kapitola Teorie zen kvality4 Kvalita je mra naplovn poadavk klient na sluby/innosti avstupy poskytovanmi organizacemi. Jakost rozumme souhrn znak entity, kter ovlivuj schopnost uspokojovat stanoven a pedpokldan poteby (srov. SN ISO 8402:1995 i SN EN ISO 9000:2005). Rozliujeme jakost produkce, slueb, vzjemnch vztah, een socilnch aspekt zamstnavatelem, odpovdnost producenta a poskytovatele, odpovdnost k ivotnmu prosted. zen kvality je filosofie zen zamen na zkaznka, usilujc o trval zlepovn hlavnch innost a vyuvajc analytick nstroje a tmovou prci, kter vyaduje angaovanost vech zamstnanc. Systm zen jakosti (Quality Management System = QMS) je systmem propojujcm rznorod vnitn procesy vorganizaci a smuje k procesnmu pstupu pi provdn projektu. Umouje rozpoznvn, men a zlepovn rznorodch proces. Tm se zlepuje vkonnost. IV. kapitola Koncept klovch kompetenc5 Klov kompetence jsou souhrn vdomost, dovednost, schopnost, postoj a hodnot dleitch pro osobn rozvoj a uplatnn kadho lena spolenosti. Jejich vbr a pojet vychz z hodnot obecn pijmanch ve spolenosti a z obecn sdlench pedstav o tom, kter kompetence Aplikan pruka modelu CAF, Nrodn informan stedisko pro podporu jakosti, Praha 2007 Rmcov vzdlvac program pro zkladn vzdlvn; Metodika pro podporu tvorby VP ve kolskch zazench pro zjmov vzdlvn 4 5 20 21

11. jedince pispvaj kjeho vzdlvn, spokojenmu aspnmu ivotu a k posilovn funkc obansk spolenosti. Vrmci projektu zahrnujeme do pojmu klov kompetence iodborn kompetence. Kompetence mkk mkkmi kompetencemi rozumme pedevm interpersonln kompetence nebo kognitivn kompetence. Jedn se o penositeln kompetence, kter se nevou pmo jen ke konkrtnmu pracovnmu mstu nebo konkrtnmu vkonu. Mkk kompetence jsou popsny formou kombinovan stupnice. kla 05 pedstavuje kombinaci verblnho aselnho hodnocen. Kompetence obecn odborn jsou souborem odbornch poadavk potebnch pro kvalitn vkon prce, kter pmo nesouvisej se specializac jedince. Maj prezov charakter ajsou nap obory penositeln auplatniteln. Obecn odborn kompetence jsou popsny formou kombinovan stupnice 13 (zkladn, bn, vysok rove). Jedn se okombinaci verblnho aselnho hodnocen. V. kapitola Procesn analza Proces je definovn jako soubor navazujcch innost, kter se tkaj jednoho pedmtu innosti. Kad innost pemuje soubor vstup na vstupy nebo nsledky, m se pidv hodnota. Rozliujeme: dic procesy procesy pro zen organizace apodprnch proces, hlavn procesy procesy pro poskytovn slueb/produkt (nap. vchova avzdlvn), podprn procesy procesy zajiujc potebn zdroje. Klov procesy jsou kterkoli z ve uvedench proces, kter maj pro organizaci nejvt vznam. 2. modul (model CAF): VI. kapitola Systm zen kvality6 Kompetence specifick jsou souborem odbornch poadavk potebnch pro kvalitn vkon prce, kter pmo souvisej skonkrtn specializac. Specifick odborn kompetence jsou popsny formou kombinovan stupnice. kla 05 pedstavuje kombinaci verblnho aselnho hodnocen. Systm zen jakosti (Quality Management System = QMS) je systmem propojujcm rznorod vnitn procesy vorganizaci a smuje k procesnmu pstupu pi provdn projektu. Umouje rozpoznvn, men a zlepovn rznorodch proces. Tm se zlepuje vkonnost. Kompetenn model shrnuje vhodn znalosti adovednosti, vetn minimln poadovan rovn ve vazb na pracovn innosti typick pro danou pozici. Model CAF (Common Assessment Framework) je spolen hodnotic rmec. Vychz zModelu excelence EFQM ajeho vhodou je existence modifikace pro implementaci do kol. Vytvoila ho Evropsk nadace pro management kvality. 6 22 Aplikan pruka modelu CAF, Nrodn informan stedisko pro podporu jakosti, Praha 2007 23

12. Aplikace metody nen vzna licenn smlouvou a lze ji zavdt i bez asti placench konzultant. Pro doclen kvalitnch atrvalch vstup je vak teba extern hodnotitel. Vstupem nen certifikt, ale vlastn zlepen fungovn organizace. Praktick st 1. modul I. kapitola vod do studia seznmen sproblematikou oblasti zjmovho aneformlnho vzdlvn 2. modul (intern audit): VI. kapitola Systm zen kvality 7 Systm zen jakosti (Quality Management System = QMS) je systmem propojujcm rznorod vnitn procesy vorganizaci a smuje k procesnmu pstupu pi provdn projektu. Umouje rozpoznvn, men a zlepovn rznorodch proces. Tm se zlepuje vkonnost. Intern audit ISO 19011 Norma, kter poskytuje nvod pro zen program audit, provdn internch nebo externch audit systmu managementu jakosti a/nebo systmu environmentlnho managementu, arovn pro odbornou zpsobilost ahodnocen auditor. ISO 9001 (ISO 9001) Mezinrodn kriteriln norma stanovujc poadavky na systm zen kvality, zejmna se zamenm na efektivnost systmu zen kvality pi plnn poadavk zkaznka. ISO je mezinrodn uvan zkratka pro Mezinrodn organizaci pro standardizaci (International Organization for Standardization) zaloenou v roce 1947. Organizace m sdlo ve vcarsku. Aplikan pruka modelu CAF, Nrodn informan stedisko pro podporu jakosti, Praha 2007 7 24 1 hodina vod, seznmen astnk, vod do studia, pedstaven organizace NIDM, pokyny ke studiu, asov harmonogram (20 min) pednka, diskuze Neformln vzdlvn, zjmov vzdlvn souasn trendy, cle aproces zavdn nstroj zen kvality (25min) interaktivn pednka II. kapitola vod do problematiky zen kvality 3,5 hodiny Kvalita ajej vznam vneformlnm vzdlvn, rizika vznikajc pi implementaci systm zen kvality vorganizacch amonosti jejich een (25 min) interaktivn pednka Pedstaven metody amodel kvality: Model CAF aplikan pruka pro koly (30 min) interaktivn penka Intern audit svyuitm metodiky EN ISO 19011 Smrnice pro auditovn systmu managementu kvality (30 min) interaktivn pednka Procesn analza dle zsad apstup procesnho zen vrmci standardu ISO 9001, PDCA cyklus zlepovn (30 min) interaktivn pednka 25

13. Zkuenosti smetodami amodely kvality vorganizacch poskytujcch neformln vzdlvn s vyuitm vstup z ovovn evaluanch systm a nstroj na organizacch poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn (45min) interaktivn pednka, diskuze prosted: Kompetenn modul nstroje: test rovn kompetence, test znalost kompetence, 360stupov zptn vazba, Development Centre, hodnotic rozhovory (35 min) learning by doing V. kapitola Procesn analza III. kapitola On-line systm OLINA 8 hodin 1 hodina vod, dvod vzniku systmu zen kvality, pnos pro organizace, nabzen monosti (30 min) interaktivn pednka Prezentace systmu zen kvality (10 min) videoukzka Principy prce v administranm modulu systmu zen OLINA: registrace organizace, pracovnk, nastaven prv uivatel, spravovn tu organizace vsystmu (25 min) learning by doing IV. kapitola Klov kompetence 2,5 hodiny Koncept klovch kompetenc (15 min) interaktivn pednka Dlen klovch kompetenc na mkk, obecn aspecifick vetn rozliovn jejich rovn (45 min) buzz groups, diskuze Kompetenn profily/modely ajejich vyuit vorganizaci (15 min) interaktivn pednka Principy prce v systmu zen OLINA v internetovm 26 Seznmen s terminologi, procesn pstup, zkladn principy procesnho zen, zpsob zavdn procesnho zen, postup procesn analzy, sestaven tmu pro proveden procesn analzy, vykolen tmu z princip azsad procesn organizace (90 min) interaktivn pednka Zpracovn mapy proces, zpracovn Karet proces se zetelem k hlavnmu procesu (90 min) interaktivn pednka Zajitn monitorovn a men proces; analyzovn dat oprocesech ahodnocen plnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces; projednvn plnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces, ppadn korekce ve stanovench ukazatelch i clovch hodnotch; uplatovn opaten knprav nebo prevenci vppad neplnn stanovench clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces; standardizace postup vdc dokumentaci organizace (90min) interaktivn pednka Ncvikov aktivita: Zpracovn vzorov mapy proces Popis procesu (karta procesu) -Procesn elva; Udrovn procesnho zen (45 min) learning by doing, reflexe, diskuze (astnci vypracuj popis vybranho procesu 27

14. zvolenho zstupci konkrtn organizace) Ncvikov aktivita: Zpracovn procesnho zen vrmci systmu OLINA (45min) learning by doing, reflexe, diskuze (astnci dopracuj vzorovou mapu pro svou organizaci vyuit plohy 1,2 z Metodiky zavdn procesnho zen) 2. modul (model CAF) 2. blok (8 hodin) Ncvikov aktivita: Zpracovn vsledk hodnocen do Sebehodnotic zprvy; Zpracovn Aknho plnu; Zpracovn vzorovho hodnocen v rmci systmu OLINA (90 min) learning by doing, reflexe, diskuze Ncvikov aktivita: Ncvik vzorovho hodnocen pklad; Kalibrace hodnocen len CAF tmu (90 min) learning by doing, reflexe, diskuze 1. blok (8 hodin) Detailn vklad kritri Pedpoklad (1 veden, 2 strategie aplnovn, 3 pracovnci, 4 partnerstv azdroje, 5 procesy) (90min) interaktivn pednka vod (cl, principy, seznmen s terminologi); Pedpoklady pro spn sebehodnocen (90 min) interaktivn pednka Detailn vklad kritri Vsledk (6 klienti, 7 pracovnci, 8 spolenost, 9 klov vsledky vkonnosti) (90 min) interaktivn pednka VI. kapitola Model CAF (16 hodin) Sebehodnocen dle modelu CAF (Pprava sebehodnocen: CAF tm, systm bodovn, harmonogram) (20 min) interaktivn pednka Ncvikov aktivita: Stanoven CAF tmu (45 min) learning by doing, reflexe, diskuze Jak pipravit avykolit CAF tm; Vklad metodiky modelu CAF (25min) interaktivn pednka Rmcov seznmen skritrii modelu CAF 1-9: Rmcov seznmen skritrii Pedpoklad (1-5), Rmcov seznmen skritrii Pedpoklad (6-9), Podklady pro hodnocen (sbr podklad azpsob zpracovn dat); Hodnocen (pprava, prce CAF tmu, zvry) (90min) interaktivn pednka 28 2. modul (intern audit) VI. kapitola Intern audit (16 hodin) 1. blok (8 hodin) vod (cl, principy, seznmen s terminologi); Hlavn zodpovdnosti za provdn internch audit (nastaven tmu auditor, vedouc organizace, auditor, vedouc provovacho seku, pracovnci) (90min) interaktivn pednka Poadavky na provdn internch audit; Principy ametody internho auditu; Plnovn internch audit (zamen a rozsah internch audit); Pprava internho auditu (podklady pro ppravu, program auditu, pln auditu, prava checklistu, vbr vzork, kritria auditu) (90min) interaktivn pednka 29

15. Proveden auditu (vodn jednn, vlastn proveden auditu, zvren jednn, vyhodnocen, dokumentace); Odstrann neshod arealizace opaten knprav; Intern auditoi (udrovn zpsobilosti internch audit) (90 min) interaktivn pednka Ncvikov aktivita: Zpracovn otzek pro intern audit dle vybranho procesu (navazuje na aktivitu v tmatu procesnho zen) (90 min) learning by doing, reflexe, diskuze (astnci zpracuj otzky pro intern audit na zklad zpracovanho popisu zvolenho procesu vkonkrtn organizaci) 2. blok (8 hodin) Ncvikov aktivita: Zpracovn programu internho auditu plnovn internho auditu (90 min) learning by doing, reflexe, diskuze Ncvikov aktivita: Zpracovn plnu internho auditu (90 min) learning by doing, reflexe, diskuze Ncvikov aktivita: Ncvik internho auditu mezi skupinami (90min) learning by doing, reflexe, diskuze Ncvikov aktivita: Kalibrace nzor na zjitn, zpracovn opaten ke zjitnm (90 min) learning by doing, reflexe, diskuze 30 Didaktick prostedky anroky na prosted Msto konn: Vzdlvac zazen vrmci R spoadovanmi standardy pro interaktivn vuku prezennho studia. Vybaven uebny: flipchart, dataprojektor HW vybaven pota pipojen na internet SW vybaven WWW prohle, zkladn SW aplikace (textov editor, grafick editor, program na pehrn videa, zvuku) Zpsob ukonen vzdlvacho programu Vyhodnocen prbhu a innosti vzdlvac akce bude provedeno formou vstupnho avstupnho evaluanho dotaznku ve vzdlvacm modulu NIDM (www.vm.nidm.cz). astnci prostednictvm systmu hodnot tak celkovou spokojenost vetn veden a podpory lektora. K hodnocen spnosti jednotlivch astnk kolen bude slouit zvren test. Po ukonen vzdlvacho programu dostanou vichni astnci osvden o absolvovn vzdlvacho programu. 31

16. plohy Doporuen literatura Brabenec, P. akol., Implementan pruka Pokyny kpouit systmu OLINA on-line nstroje pro zen kvality vorganizacch zjmovho aneformlnho vzdlvn. Praha: NIDM MMT, 2012. ISBN 978-80-87449-35-6. Herink, P. Model CAF metodika pro organizace poskytujc zjmov aneformln vzdlvn (CERTKladno,s.r.o.). Praha: NIDM MMT, 2012. Herink, P. Intern audit metodika pro organizace poskytujc zjmov a neformln vzdlvn (CERTKladno,s.r.o.). Praha: NIDM MMT, 2012. Herink, P. Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje urenho pro zlepovn systmu zen organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn (CERTKladno,s.r.o.). Praha, NIDM MMT, 2012. 32 Seznam ploh 8 Ploha 1: Prezentace: vod do problematiky zen kvality Ploha 2: Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje Ploha 3: Prezentace: Procesn analza Ploha 4: Prezentace: Metodika sebehodnocen prostednictvm modelu CAF ainternho auditu Ploha 5: Implementan pruka Pokyny k pouit systmu OLINA (pouze v elektronick podob) 8 Plohy v elektronick podob naleznete na adrese www.ka2.cz/publikace

17. zapojen pracovnk do procesu sebehodnocen pracovnci se seznm s dalmi innostmi provdnmi v rmci organizace potvrzen, e ada innost funguje identifikace ady innost, kter nefunguj PLOHA 1 Prezentace: vod do problematiky zen kvality zlepen systmu zen organizace 34 Systmy zen Kad organizace, kter m v myslu vyuvat vhod procesn orientace, zlepovat svj systm zen a zvyovat kvalitu poskytovanch slueb, hled monosti oven nstroje nebo modely, pomoc nich toho me doshnout. Organizace tak zpravidla vyuvaj dalch nstroj urench ke zlepovn jako je SWOT analza, vnitn provrky, asto prochzej audity nebo provrkami externch orgn (finann ad, atd.). Vbr nstroje Organizace si pro sebehodnocen mohou vybrat ze dvou nstroj: Model CAF, Intern audit Podrobnj informace naleznete na adrese www.olina.ka2.cz v sekci: O Olin/dokumenty/Metodika pro vbr nstroje Porovnn systm hodnocen z hlediska dle typu a velikosti organizace finann nronosti asov nronosti Pedpoklady pro spnou realizaci Aktivn pstup a zjem ze strany veden Jde o klov a zsadn rozhodnut celho veden organizace, kter svm aktivnm pstupem mus jt pkladem ostatnm. Stanoven tmu Veden organizace mus jmenovat (stanovit) skupinu pracovnk, kte budou sebehodnocen realizovat; v ppad modelu CAF jde o sebehodnotc tm, v ppad internho auditu jde o intern auditory. Prezentace: vod do problematiky zen kvality vod do problematiky zen kvality PLOHA 1 Pnosy sebehodnocen Pedpoklady pro spnou realizaci Zskn tmu Zkladn kmen spchu je vbr pracovnk, kte budou do sebehodnocen zapojeni, a jejich motivace. Stanoven rozsahu sebehodnocen Rozhodnut, do jakch detail bude sebehodnocen realizovno, a to nejen z pohledu stupn zen, ale tak z hlediska realizovanch innost. 35

18. Znalost systm zen Pipravenost na negativn ohlasy PLOHA 1 Prezentace: vod do problematiky zen kvality Uskutenn sebehodnotcho procesu se v kad organizaci setkv s nechut, obavami, negativnmi postoji. Vedouc pracovnk mus bt pipraven vysvtlit potebu tohoto klovho rozhodnut organizace. 36 Pedpoklady pro spnou realizaci Cl nebo prostedek Sebehodnocen je teba chpat jako prostedek, nikoliv jako cl sm o sob. Sebehodnotc nstroj je prostedkem, kter organizaci pome zajistit kvalitu poskytovanch slueb klientm a zainteresovanm stranm, jejich zlepen, zaveden novch slueb atp. poet pracovnk, kte budou do sebehodnocen zapojeni velikosti va organizace z pohledu: zajiovn innost z hlediska potu pracovnk; organizanho lenn poboky, dal organizan jednotky; stup zen (sted-centrla, kraje, oddly,) celkovho potu aktivit finann, asov (harmonogram realizace) a personln monosti Metody zen kvality Systmy managementu EN ISO 9001 systm managementu kvality zaloen na procesn orientaci organizace k prokzn schopnosti trvalho poskytovn produktu splujc poadavky zkaznk a pedpis EN ISO 14001 specifikuje poadavky systmu environmentlnho managementu, aby organizace mohly zavst politiku a cle zahrnujc poadavky prvnch a jinch pedpis na ni se vztahujcch a informace o env. Aspektech OHSAS 18001 stanovuje poadavky na systm managementu BOZP za elem zen rizik BOZP v organizaci a zlepovn vkonnosti. Pedpoklady pro spnou realizaci Pro spnou realizaci, je vhodn, aby si organizace na zatku vymezila klov pojmy, jako je nap. klient, zainteresovan strana. Dle je pnosn, aby veden organizace stanovilo jej cle, aby umlo definovat hlavn (klov), dc a podprn procesy uvnit vlastn organizace. Pozn.: Jako podpora pro nastaven procesnho zen v organizaci byla zpracovna metodika pro proveden procesn analzy, kter vychz z typizovan mapy proces organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn Prezentace: vod do problematiky zen kvality Minimln jeden pracovnk z veden organizace mus systm zen znt, mus se umt orientovat v metodch kvality, terminologii, pstupech a zsadch managementu, v metodice hodnocen, procesnho zen atd. Ke zven ped sebehodnocenm PLOHA 1 Pedpoklady pro spnou realizaci Metody zen kvality Model excellence EFQM model spnosti hodnocen vkonnosti organizace dle kritri modelu Model CAF vychz z modelu EFQM, jednoduch nstroj sebehodnocen vhodn pro organizace veejnho sektoru, v. Samosprvy. Napomh vyuvat metod zen kvality ke zlepovn vkonnosti a efektivnosti innosti ad. Benchmarking postup srovnvn se s ostatnmi, hledn dobrch prax a jejich dal aplikace za elem zlepovn se a dosaen vych vkon. Srovnvn se se stejnmi organizacemi, oborem, nejlepmi organizacemi, EU. 37

19. PDCA cyklus Vhody internho auditu: C D D P C P postup, metodika, ... PLOHA 1 Prezentace: vod do problematiky zen kvality P - plnuj D - dlej C - kontroluj A - aplikuj 38 Metody zen kvality monost stanoven kritri auditu dle vlastnho zven hloubku a rozsah proven si organizace naplnuje vzhledem ke svm clm a prioritm metodika provovn je zpracovan a oven lty pouvn pi ovovn rznch typ systm managementu Metody zen kvality systm zen Zpsoby uznvn splnn systmovch podmnek Certifikace ovovn akreditovanm subjektem Extern hodnocen hodnocen nezvislm hodnotitelem ceny za kvalitu Sebehodnocen hodnocen systmu zen vlastnmi zamstnanci Prohlen, kter popisuj organizaci tak, jakou chce bt pomr stategickho / operativnho zen VIZE POSLN STRATEGIE STRATEGICK CLE PO LITIKY el nebo smysl psoben organizace S jakmi produkty, s jakou vkonnost a vztahem k ochran P a bezpenost pracovnk STRATEGICK CLE (na 2-3 roky) Prohlen organizace o jejch zmrech a zsadch, vztahujcch se k jakosti, celkovmu environmentlnmu profilu a bezpenosti pracovnk (na 3-5 let) JAKOSTI, ENVIRONMENTU, BEZPENOSTI, CLE, PROGRAMY, AKN PLNY Vhody jednotlivch model a metod Vhody modelu CAF: monost vlastnho sebehodnocen a sebepoznn vlastnch innost, vetn monosti pizpsoben pklad pro sebehodnocen pro vlastn zamen monost uren zlepovn na zklad vlastnho rozhodnut plynoucho z aknho plnu zlepovn REALIZAN CLE A PROGRAMY (clov hodnoty i kritria plnn, odpovdnosti, termny) Prezentace: vod do problematiky zen kvality A A Vhody jednotlivch model a metod PLOHA 1 Metody zen kvality Procesn pstup Vyuit systmu proces v rmci organizace spolu s identifikac tchto proces, jejich vzjemnm psobenm a jejich managementem tak, aby vytvely zamlen vstup, lze nazvat procesn pstup. Vhodou procesnho pstupu je to, e umouje neustl zen propojen jednotlivch proces v jejich systmu, stejn jako zen jejich vzjemnch vazeb. Dleitou roli zde hraj i poadavky klienta a men jeho spokojenosti. 39

20. Je organizac zvolen ukazatel, pes kter posuzuje organizace svoji spnost. Tento ukazatel me zahrnovat zmry k dosahovn poadovan efektivnosti nebo innosti procesu. PLOHA 1 Prezentace: vod do problematiky zen kvality Klov procesy jsou kterkoli z ve uvedench proces, kter maj pro organizaci nejvt vznam. 40 Prbh procesnho zen Zmapovn hlavnch proces Zmapovn dcch a podprnch proces Definice vstup, vstup, produkt, zkaznk Definice vlastnk proces Stanoven znak proces Vytvoen komplexnho procesnho zen Provovn, zlepovn Ukazatele vkonnosti procesu Zamen na finann management Zamen na klienty (na kvalitu sluby) Zamen na proces 6 Clov hodnota 4 5 3 2 1 0 Ucelen informace k problematice procesnho zen naleznete na adrese www.olina.ka2.cz v sekci O Olin/dokumenty/procesn analza. Zkladn principy procesnho zen ZDROJE Pracovnci Infrastruktura Pracovn prosted Informace Finance VSTUPY Znaky (kvality) procesu Monitorovn a men Zajitn monitorovn a men proces PROCES Vlastnk procesu Prezentace: vod do problematiky zen kvality Rozliujeme: dc procesy pro zen organizace a podprnch proces hlavn procesy pro poskytovn slueb / produkt podprn procesy zajiujc potebn zdroje Ukazatel vkonnosti procesu PLOHA 1 Procesn zen Proces Soubor navazujcch innost, kter se tkaj jednoho pedmtu innosti. Kad innost pemuje soubor vstup na vstupy nebo nsledky, m se pidv hodnota. VSTUPY = PRODUKTY Indiktory vkonnosti procesu Kritria vkonnosti procesu Znaky kvality Cle kvality produktu V nvaznosti na stanoven ukazatele vkonnosti proces zajiuj vlastnci proces ve spoluprci s vedenm organizace vhodn zpsoby monitorovn a zaznamenvn potebnch dat. Vsledkem by mlo bt prbn monitorovn a zaznamenvn dat o procesech tak, aby se data dala jednodue tdit a analyzovat a tyto innosti nebyly brzdou jinch dleitch aktivit. vce na www.ka2.cz/publikace 41

21. PLOHA 2 Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje Sebehodnocen (autoevaluace) se stalo neoddlitelnou soust innosti firem, organizac i zazen rznho typu. Clem tohoto metodickho listu je pedstavit dv varianty (nstroje) pro sebehodnocen organizace, kter byly pipraveny clen pro organizace zjmovho a neformlnho vzdlvn, tj. pro stediska volnho asu v. dom dt a mldee (dle jen SV) a nesttn neziskov organizace dt a mldee nebo pracujc s dtmi a mlde (dle jen NNO). Tyto nstroje mohou ve uvedenm organizacm pomoci odhalit jejich dosud skryt rezervy a na zklad toho zefektivnit fungovn cel organizace. Dle mohou veden dan organizace velmi dobe poslouit jako potvrzen kvality zen pi jednn s institucemi a tetmi stranami nebo pi srovnvn i sdlen zkuenost s ostatnmi organizacemi psobcmi v oblasti zjmovho a neformlnho vzdlvn. 42 Zde je na mst zdraznit, e se jedn o zcela dobrovoln nstroje sebehodnocen a je vhradn na veden t kter organizace, zda se rozhodne tto nabdky vyut i nikoliv. Smyslem obou pedkldanch nstroj je sebehodnocen, kter pomh organizaci jednak identifikovat jej siln strnky, jednak zskat pehled aktivit vedoucch k trvalmu zlepovn vkonnosti organizace. Aplikace, jej zpsob, mra a hloubka jsou dobrovolnou innost, o kter rozhoduje vhradn veden organizace. Pokud se organizace rozhodne zapojit do systmu sebehodnocen, znamen to pouze, e chce zlepit svj systm zen, zefektivnit zen vlastnch innost a tm zvit kvalitu poskytovanch slueb. Pedloen obou nstroj pedchzel v roce 2010 vbr z nkolika v praxi zavedench systm sebehodnocen (nap.: ISO, EFQM, ), kter byly nsledn v rmci fze Ovovn evaluanch systm a nstroj v organizacch poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn klov aktivity Standardizace Nrodnho projektu Kle pro ivot ovovny v sedmi vybranch organizacch NNO a SV. Jako nejvhodnj pro dal vyuit v oblasti zjmovho a neformlnho vzdlvn se ukzaly bt tyto dva nstroje: model CAF (Common Assessment Framework neboli Spolen hodnotc rmec) Aplikan pruka pro koly intern audit (s vyuitm metodiky EN ISO 19011 Smrnice pro auditovn systmu managementu kvality). Pro zjednoduen pouvme pro ob varianty pojem nstroj, by se v ppad CAF jedn o sebehodnotic model. Na pelomu let 2011 a 2012 byly v rmci navazujc fze Hodnocen organizace klov aktivity Standardizace sestaveny dv skupiny konzultant z ad SV a NNO z rznch st esk republiky, kter nsledn pracovaly na pravch obou tchto nstroj pro pouit v oblasti zjmovho a neformlnho vzdlvn. V nsledujcm textu vs nejprve strun seznmme s obma pipravenmi variantami (nstroji) sebehodnocen a obecnm pnosem jejich vyuvn a pot vm nabdneme vet kritri a doporuen pro vbr nstroje vhodnho prv pro vai organizaci. Pozn.: Pro pouit obou pedkldanch nstroj byly zpracovny podrobn metodiky k jejich aplikaci (viz Intern audit metodika pro organizace poskytujc zjmov a neformln vzdlvn a Model CAF - metodika pro organizace poskytujc zjmov a neformln vzdlvn). Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje 1. VOD 2. PROCES VBRU A PEDSTAVEN NABZENCH NSTROJ SEBEHODNOCEN PRO POTEBY ORGANIZAC POSKYTUJCCH ZJMOV A NEFORMLN VZDLVN PLOHA 2 Metodick list 1 pro vbr sebehodnoticho nstroje urenho pro zlepovn systmu zen organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn Vytvoeno v rmci projektu Kle pro ivot Rozvoj klovch kompetenc v zjmovm a neformlnm vzdlvn (registran slo: CZ. 1.07/.4.1.00/06.0011), jeho realizace probhala od 1. 4. 2009 do 28. 2. 2013. Realiztoi projektu: Nrodn institut dt a mldee a Ministerstvo kolstv mldee a tlovchovy. Autorem textu je Ing. Pavel Herink. 1 43

22. Jedn se o model, kter byl pvodn vytvoen pro sebehodnocen organizac veejnho sektoru vetn kol s monost vzjemnho porovnvn mezi podobnmi organizacemi. Je vyuvn proto, e je zdarma pstupn a nenron na realizaci. Zkladnm materilem pro pedkldan model CAF se stala pruka pro koly vydan v roce 2007 s tm, e pi jeho pravch pro podmnky zjmovho a neformlnho vzdlvn byla vyuita takt novj verze CAF 2009 CZ. Intern audit je systematick a nezvisl proces zskvn dkaz na zklad objektivnho hodnocen s clem stanovit rozsah plnn individuln stanovench kritri auditu. Intern audit je zkladn soust vech systm zen. Pro poteby organizac SV a NNO byl zpracovn jednoduch postup vychzejc ze smrnice pro provdn internch audit EN ISO 19011. Intern audit je pouit jako nstroj zptnho pohledu na innosti organizace s clem nalzt nedostatky (pp. siln strnky organizace). Jako kritria pro provdn auditu jsou stanoveny zsady zkladnho zen organizace a legislativy. Vytvoen katalog otzek (checklist) vychz z poadavk obecnho managementu organizace a z obecnch poadavk normy ISO 9001 vyuitelnch pro vechny organizace. Bylo stanoveno 10 oblast provovn zahrnujc pes 90 otzek. Oblasti pro hodnocen jsou rozdleny do 9 kritri, z nich kad m sv subkritria s pklady a nmty. V praxi to znamen, e na zklad formulace danho kritria je nutn v organizaci zhodnotit, zda je innost provdna, v jak kvalit, rozsahu apod. Pro oven pravdivosti je nutn doloit dkaz, tzn. dokument, listinu, seznam, pehled, vnitn pedpis apod. Model CAF nabz hodnocen v rozsahu 0 100 bod. O vi potu bod ke kadmu kritriu rozhoduje sama organizace, resp. hodnotc tm. V ppad, e pi sebehodnocen jsou zjitny nedostatky, jejich odstrann (nprava) se uskuteuje formou tzv. aknch pln. Vsledkem celho sebehodnoticho procesu jsou sebehodnotic zprva se zznamy o bodovm zisku a akn pln organizace (stanoven koly k realizaci odstrann zjitnch nedostatk). Schma modelu CAF PEDPOKLADY VSLEDKY 3. PRACOVNCI 7. PRACOVNCI (vsledky) (zen lidskch zdroj) 1. VEDEN 2. STRATEGIE A PLNOVN 5. PROCESY 4. PARTNERSTV A ZDROJE 6. KLIENTI (vsledky) 8. SPOLENOST (vsledky) 9. KLOV VSLEDKY VKONNOSTI Postup a forma odstrann zjitnch nedostatk (neshod, nesouladu) jsou ponechny v kompetenci organizace vzhledem k jejm monostem a k potebm zdroj (finann prostedky, kapacitn monosti). Pestoe se jedn o audit intern, lze doporuit, aby organizaci provovali i extern auditoi, ili osoby nezvisl na dan organizaci. A se jedn o intern nebo extern auditory, dleitm poadavkem je jejich odborn zpsobilost (znalost prosted organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn a samozejm metodiky provdn internho auditu). INOVACE A UEN SE PLOHA 2 Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje Jednotliv pklady (otzky) modelu, nmty a nvrhy dkaz byly pro poteby sebehodnocen organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn upraveny tak, aby zohledovaly innosti tmito organizacemi zajiovan. Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje 4. INTERN AUDIT aneb zptn pohled na nastaven systm PLOHA 2 3. MODEL CAF aneb systm zen a innosti organizace 44 45

23. Pro spnou (jednodu, rychlej) realizaci, nikoliv pro lep spch pi sebehodnocen, je vhodn, aby si organizace na zatku vymezila klov pojmy, jako je nap. klient, zainteresovan strana. Dle je pnosn, aby veden organizace stanovilo jej cle, aby umlo definovat hlavn (klov), dc a podprn procesy uvnit vlastn organizace. Pozn.: Jako podpora pro nastaven procesnho zen v organizaci byla zpracovna metodika pro proveden procesn analzy, kter vychz z typizovan mapy proces organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn (viz Procesn analza postup zavdn procesnho zen v organizacch poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn). V nsledujc tabulce jsou uvedeny nmty kritri pro vbr sebehodnoticho nstroje ve va organizaci. Pi zpracovn tohoto metodickho nstroje se konzultanti shodli, e tato kritria nelze stanovit jednoznan a e je nutn vdy pihlet k individulnm potebm konkrtn organizace. lenov konzultantskch skupin k jednotlivm nstrojm se shodli tak na tom, e obecn lze intern audit doporuit spe pro organizace s jednou a dvma rovnmi zen a s nim potem pracovnk, ppadn dalmi spolupracovnky na dobrovolnick rovni, zatmco CAF je lpe vyuiteln pro organizace s vcestupovm zenm. Tyto organizace maj vy poet pracovnk, ppadn i poboky a dal rovn zen. Je vak teba stanovit vedoucho CAF tmu se znalost metodiky modelu CAF, pojmoslov (terminologie) a zsad systmu managementu a dal leny tmu zahrnujc organizan a dc rovn organizace. Porovnvac kritria Vhodnost pouit jako nstroje zen organizace CAF IA Vhodn. Zahrnuje sebehodnocen a na zklad zjitn a priorit nabz monost zlepovn. Vhodn, jedn se o nstroj zptnho pohledu (posouzen souladu se stanovenmi kritrii) s clem odhalit nedostatky. Ano. Zahrnut oblasti kvality realizovanch innost Ano. Zahrnut oblasti ochrany ivotnho prosted Zahrnut oblasti BOZP a PO Ano. Ano, podrobnost rozsahu zvis na clech* a kritrich* auditu. Ano. Zahrnut oblasti sociln odpovdnosti Ano. Zahrnut oblasti zamen na ekonomick vsledky Zamen na klienty Ano. Ano, podrobnost rozsahu zvis na clech* a kritrich* auditu. Ne, podrobnost rozsahu zvis na clech* a kritrich* auditu. Ano, podrobnost rozsahu zvis na clech* a kritrich* auditu. Ano. Ano. Zamen na dal zainteresovan strany Ano. Zahrnuje benchmarking Vhodnost pro trval zlepovn Pnos pro kvalitu slueb z obecnho pohledu Pnos pro kvalitu slueb Ano. Ano, podrobnost rozsahu zvis na clech* a kritrich* auditu. Ne, zvis na clech auditu. Ano. Ano. Obecn ano, zvis na stanovench prioritch pro zlepovn. Ano, dle cl zamen. Nastaven internch komunikanch vazeb, inspirace ke zlepovn v mnoha oblastech, inovace proces, nalezen slabch strnek organizace, na kter byly pijaty akn plny. Monost proven innost s vazbou na poskytovan sluby hledn nedostatk a nmt na zlepovn. PLOHA 2 Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje Aktivn pstup a zjem ze strany veden jde o klov a zsadn rozhodnut celho veden organizace, kter svm aktivnm pstupem mus jt pkladem ostatnm. Stanoven tmu veden organizace mus jmenovat (stanovit) skupinu pracovnk, kte budou sebehodnocen realizovat; v ppad modelu CAF jde o sebehodnotic tm, v ppad internho auditu jde o intern auditory. Zskn tmu - zkladn kmen spchu je vbr pracovnk, kte budou do sebehodnocen zapojeni, a jejich motivace. Stanoven rozsahu sebehodnocen rozhodnut, do jakch detail bude sebehodnocen realizovno, a to nejen z pohledu stupn zen, ale tak z hlediska realizovanch innost. Znalost systm zen minimln jeden pracovnk z veden organizace mus systm zen znt, mus se umt orientovat v metodch kvality, terminologii (viz Slovnk pojm), pstupech a zsadch managementu, v metodice hodnocen, procesnho zen atd. Ten bude vedoucm tmu, na kterho se ostatn budou obracet s nejrznjmi dotazy. Pipravenost na negativn ohlasy uskutenn sebehodnotcho procesu se v kad organizaci setkv s nechut, obavami, negativnmi postoji. Vedouc tmu mus bt pipraven vysvtlit potebu tohoto klovho rozhodnut organizace. Cl nebo prostedek sebehodnocen je teba chpat jako prostedek, nikoliv jako cl sm o sob. Sebehodnotic nstroj je prostedkem, kter organizaci pome zajistit kvalitu poskytovanch slueb klientm a zainteresovanm stranm, jejich zlepen, zaveden novch slueb atp. Rozhodnut o realizaci a vbru nstroje pro sebehodnocen je dno rznmi individulnmi hledisky. Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje 6. PEDPOKLADY PRO SPNOU REALIZACI SEBEHODNOCEN 7. KRITRIA PRO VBR SEBEHODNOTICHO NSTROJE PLOHA 2 5. CO VM SEBEHODNOCEN ZA VYUIT MODELU CAF NEBO INTERNHO AUDITU PINESE? zapojen pracovnk i dobrovolnk do sebehodnocen pracovnci se seznm s dalmi innostmi provdnmi v rmci organizace potvrzen, e ada innost funguje identifikace ady innost, kter nefunguj (doposud se jimi nikdo nezabval, nebo upadly v zapomnn v rmci pedchozho zjiovn slabch strnek) v ppad psoben a ptomnosti externho konzultanta pohled z jinho hlu, nov nmty zlepen systmu zen organizace konkurenn vhoda s monost prezentovat se na venek jako organizace pracujc na sv kvalit 46 47

24. Plnovn, pprava na audit, proveden auditu, zpracovn zvr: provovan dle rozsahu innost a proces, audit tm 1-3 lidi, 3-5 dn v prbhu 1 msce. Dal as se odvj od rozsahu a realizace stanovench aknch pln. Dal as se odvj od rozsahu a realizace stanovench opaten. Dleitm pedpokladem je, aby provovan (vlastnci proces) znali zkladn poadavky systmu managementu a pojmy (nap. procesy, kvalita, efektivnost). Tak intern auditor mus bt odborn zpsobil z pohledu znalosti metodiky internho auditu, systmu managementu, procesnho zen, innost organizac zjmovho a neformlnho vzdlvn. Uren vedoucho CAF tmu (se znalost zkladnch pojm a metod kvality, ppadn jeho vykolen). Stanoven hodnoticho tmu CAF. Zajitn aktivnho pstupu veden organizace. Ano, v ppad realizace aknch pln a dalch cykl hodnocen. Uren (zajitn) zpsobilho internho auditora. Seznmen vlastnk proces se zkladnmi pojmy v oblasti systmu managementu organizac. Zajitn aktivnho pstupu veden organizace. Jedn se o nstroj, nikoliv systm zen. Je teba provdt opakovan (nap. kadoron) a realizovat npravy. Pouit pro vlastn zlepovn. Poslen systmu zen vlastn organizace. 8. ZVR Personln zajitn Trval efekt Monost dalho marketingovho vyuit Pokraovat v sebehodnocen s monost se zastnit Soute o Nrodn cenu kvality. Pozn.: V ppad asti v souti je teba vychzet z oficilnho modelu CAF. Oba ve pedstaven nstroje byly upravovny bhem expertnch setkn konzultanch skupin z ad zstupc organizac poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn, kter probhala v obdob od ledna do nora 2012. Tyto aktivity se uskutenily v rmci fze Hodnocen organizace klov aktivity Standardizace Nrodnho projektu Kle pro ivot. Clem pracovnch tm bylo nabdnout vm uivatelsky pjemnou a jednodu aplikaci obou nstroj pro sebehodnocen, kter byla vytvoena pmo na mru organizacm psobcm v oblasti zjmovho a neformlnho vzdlvn. V ppad modelu CAF se vychzelo z Aplikan pruky modelu CAF pro koly (rok 2007) s pihldnutm k verzi CAF CZ 2009. Pro potenciln uchazee v rmci Nrodnch cen kvality je nutn upozornit, e v ppad plnovan asti je teba aplikovat aktuln platnou a nemodifikovanou verzi modelu CAF. To je vak pro zatenky bh na del tra. Pesto vme, e v prvopotku je hlavnm smyslem sebehodnocen nalzt nedostatky a potencily pro zlepovn zen organizac a jejich odstraovn, nikoliv bodov spnost v rmci sebehodnocen. Tot plat i u internho auditu. lenov konzultanch skupin zdrazuj, e oba nstroje maj pispt k tomu, aby byly uvnit organizac definovny siln strnky a identifikovny oblasti pro zlepovn, ppadn aby byl odhalen nesoulad se stanovenmi kritrii, postupy, metodikami. Na tyto nedostatky bude nutn pak reagovat formou nprav a aknch pln tak, aby dochzelo ke zlepovn systmu zen organizac ve vztahu k zajitn vy rovn poskytovanch slueb. Bhem posuzovn a modifikace obou nstroj sebehodnocen pro poteby organizac poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn dospli lenov konzultanch skupin k tmto doplujcm doporuenm: PLOHA 2 Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje kolen tmu, pprava podklad, hodnocen, zpracovn sebehodnotic zprvy, aknho plnu: tm 3-15 lid po dobu 8-12 dn v prbhu 3 msc. Dleitm pedpokladem je, aby vedouc skupiny CAF (ppadn extern konzultant) vysvtlil poadavky modelu CAF, pojmy (nap. procesy, kvalita, efektivnost) lenm CAF tmu a ostatnm pracovnkm uvnit organizace. (daje zvis na velikosti organizace a rozsahu zaveden poadavk, pedpoklad a nastaven cl) Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje Dle je teba potat s finannmi nklady (zejmna pi prvotn aplikaci nebo hodnocen) pro konzultace pi aplikaci u vech model. asov nronost Mzdov nklady pro pracovnky. Nklady na internho auditora (vykolen internho auditora, ppadn nklady na zajitn externho internho auditora). *Cle auditu clem auditu me bt nap. uren stupn shody s kritrii auditu, zhodnocen schopnosti zajistit shodu se zkonnmi, pedpisovmi nebo smluvnmi poadavky, identifikace oblast potencilnho zlepovn, efektivnost fungovn systmu zen atd. *Kritria auditu - soubor poadavk, postup, nastaven systmu zen organizace (nap. manul, pruka, normy, legislativn poadavky), smluvn poadavky, poadavky systmu managementu, standardy kvality, Ped samotnm vbrem nstroje je nutn zvit: poet pracovnk, kte budou do sebehodnocen zapojeni (poet internch auditor, velikost tmu hodnotitel CAF, zapojen dobrovolnk) velikost va organizace z pohledu: zajiovn innost z hlediska potu pracovnk a dobrovolnk, len organizanho lenn poboky, dal organizan jednotky stup zen (dvoustupov a vcestupov zen, sted-centrla, kraje, oddly,) celkovho potu aktivit finann, asov (harmonogram realizace) a personln monosti v ppad sebehodnocen modelu CAF ve velk organizaci, kter zahrnuje zen (sted, kraje, oddly), je nutn zvit zapojen nich rovn zen do sebehodnocen PLOHA 2 Finann nronost aplikace metody Zvis na potu pracovnk, kte se sebehodnocen mohou vnovat. U malch organizac je teba zvit rozsah tohoto modelu k oekvan efektivit. Mzdov nklady pro pracovnky, pp. nklady na oven externm hodnotitelem. 48 49

25. Pedloen nstroje pro sebehodnocen organizace jsou vyuiteln pro mal, stedn i velk organizace poskytujc zjmov a neformln vzdlvn. Nen teba rozliovat mezi NNO a SV ve vztahu k sebehodnoticm nstrojm. Pi realizaci vybranho nstroje sebehodnocen je doporueno zajistit externho lena tm, eventuln externho konzultanta. Vdy je nutno provst osvtu v rmci organizace tkajc se vybranho nstroje sebehodnocen vetn pouen vech pracovnk o terminologii, systmu managementu, zen kvality atd. Ped provedenm sebehodnocen je mono kontaktovat zstupce organizac, kte tyto nstroje ji vyuili (viz ne). Ucelen informace k problematice procesnho zen naleznete na www.olina.ka2.cz v sekci O Olin/dokumenty/metodika - procesn analza. PLOHA 2 Metodick list pro vbr sebehodnoticho nstroje Vyuit sebehodnoticch nstroj pro poteby organizac poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn ovovaly tyto organizace: 50 CAF Lunky Stedisko volnho asu Dm dt a mldee Praha 8 Spirla Pionr Stedisko volnho asu Dko, Nchod www.luzanky.cz www.ddmpraha8.cz www.pionyr.cz www.deckonachod.cz Intern audit o. s. Kadet www.oskadet.cz Na nslednch pravch obou nstroj pro poteby organizac poskytujcch zjmov a neformln vzdlvn se ve spoluprci s CERT Kladno, s.r.o. podleli zstupci tchto organizac: Dm dt a mldee Praha 8 Spirla Lunky Stedisko volnho asu YMCA v esk republice Junk - svaz skaut a skautek R DDM Vila Doris umperk Pionr o. s. Kadet www.ddmpraha8.cz www.luzanky.cz www.ymca.cz www.skaut.cz www.doris.cz www.pionyr.cz www.oskadet.cz Proces je definovn jako soubor vzjemn souvisejcch nebo vzjemn psobcch innost, kter pemuje vstupy na vstupy, kde vsledek souboru vzjemn souvisejcch nebo vzjemn psobcch innost, kter pemuje vstupy na vstupy, se nazv produkt. Prezentace: Procesn analza PLOHA 3 Rozliujeme: dc procesy (pro zen organizace, hlavnch a podprnch proces) hlavn procesy (pro poskytovn slueb) podprn procesy (zajiujc potebn zdroje) Efektivnost je rozsah, ve kterm jsou plnovan innosti realizovny a plnovan vsledky dosaeny. innost je vztah mezi dosaenm vsledkem a pouitmi zdroji. Ukazatel vkonnosti procesu je ukazatel, pes kter posuzuje organizace svoji spnost (finann, spokojenost klient s vsledky slueb, stav fungovn vlastnho procesu) 51

26. Zavdn procesnho zen zahrnuje: uren proces potebnch pro systm zen organizace a dle stanoven, jak jsou tyto procesy v rmci cel organizace aplikovny, uren posloupnosti a vzjemnho psoben tchto proces, Vstup z jednoho procesu asto pmo tvo vstup pro dal proces. uren kritri a metod potebnch pro zajitn efektivnho fungovn a zen tchto proces, zajiovn dostupnosti zdroj a informac nezbytnch pro podporu fungovn tchto proces a pro jejich monitorovn, uplatovn opaten pro dosaen plnovanch vsledk a pro neustl zlepovn tchto proces. Procesy by mly bt: PLOHA 3 Prezentace: Procesn analza 52 v souladu se strategi organizace maj zohledovat innosti managementu, poskytovn zdroj, realizaci produktu, monitorovn, men a pezkoumvn innost Pro kad proces: Jmenovn vlastnk procesu s odpovdnostmi a pravomocemi k vytven, udrovn, zen a zlepovn procesu a jeho interakc s dalmi procesy Vlastnk mus mt nezbytn kompetence pro zen procesu Procesn pstup zdrazuje dleitost: pochopen poadavk klient i vlastn organizace a jejich plnn, poteby posuzovat procesy z hlediska pidan hodnoty, dosahovn vsledk tkajcch se vkonnosti a efektivnosti proces a neustlho zlepovn proces na zklad objektivnho men. Na vechny procesy je vhodn aplikovat metodu znmou jako Plnuj Dlej Kontroluj Jednej (PDCA) ast chyby pi zavdn procesnho pstupu procesy nejsou konzistentn s organizan strukturou, nejasn odpovdnosti za vkonnost sledovn ekonomick vkonnosti organizace ze strany veden je po jinch celcch ne po procesech kritria vkonnosti jsou nevhodn stanovena (vrcholov veden jejich splnn moc nezajm) s pracovnky v procesech se nekomunikuje (neznaj ukazatele vkonnosti, zpsob jejich ovlivovn ani vsledky) Prezentace: Procesn analza Z normy SN EN ISO 9000: Poadovanho vsledku se doshne mnohem innji, jsou-li innosti a souvisejc zdroje zeny jako proces. PLOHA 3 Procesn pstup nikdo optimalizaci proces nekoordinuje, nen tlak na zlepovn spokojenosti vnitnch klient Balanced Scorecard (BSC) Zahrnuje soubor mtek kvantitativnho hodnocen rozsahu spnosti organizace v realizaci posln a strategickch cl organizace. Systm tvo tyi hlediska: inovace a uen se (vztaeno k pracovnkm), vnitn procesy, klienti a zen financ. Vytvoen ukazatele jsou vzjemn propojeny pes vztahy pina nsledek. Tyto vztahy jsou zaloen na pedpokladu, e budou permanentn monitorovny. 53

27. 3) Zpracovn Mapy proces vychzet z zen diskuse nad Typizovanou mapou proces 4) Zpracovn Karet proces Kad vlastnk procesu piprav nvrh sv Karty procesu. Ke zpracovn nvrhu vyuije: PLOHA 3 Prezentace: Procesn analza 54 formul Karty procesu existujc strategick dokumenty (strategick zmry, cle, programy, plny zlepovn apod.) 5) Projednn nvrh Karet proces v tmu a jejich ppadn korekce Pedmtem je prezentace jednotlivch karet ze strany vlastnk proces a dohoda o stanovench ukazatelch vkonnosti proces, jejich clovch hodnotch a naplnovanch zdrojch na pslun rok. Vsledkem tohoto projednvn jsou veobecn akceptovateln daje v Kartch proces, kter budou podporovny ze strany veden a uplatovny vlastnky proces. Hlediska pro schvlen Karet proces: ukazatele vkonnosti proces pln podporuj dosaen strategickch zmr organizace clov hodnoty jsou ambicizn, ale splniteln informace v Kartch proces jsou mezi sebou soumiteln a jsou v celkovm souladu se zmry organizace veden je pro splnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces ochotno vydat motivan program poadavky na zdroje jsou pimen a ze strany veden organizace akceptovateln 6) Schvlen Karet proces Projednan Karty proces schvaluje vedouc organizace, kter odpovd za zahrnut odsouhlasench poadavk na zdroje do finannho plnovn organizace. Prezentace: Procesn analza 2) Vykolen tmu z princip a zsad procesn organizace pojmy a definice, principy procesnho zen organizac pnosy z aplikace procesnho zen postup zavdn procesnho zen organizace metoda Balanced Scorecard a jej monosti k vyuit pi stanovovn ukazatel vkonnosti proces uplatovn procesnho zen organizace typizovan mapa proces, karty proces 5) Projednn nvrh Karet proces v tmu a jejich ppadn korekce PLOHA 3 1) Sestaven tmu pro proveden procesn analzy zastoupeni pokud mono vichni vedouc pracovnci, kte budou potencilnmi vlastnky proces vedouc tmu se pedpokld vedouc organizace, ppadn jeho zstupce 7) Vydn motivanho programu k dosaen stanovench clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces Pro vybuzen aktivity pracovnk ke splnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces je douc stanoven vhodnho motivanho programu. Vedouc tmu navrhne vhodnou motivaci, projedn ve veden organizace a po schvlen motivanho programu s nm seznm vechny vlastnky proces. Ti pak zajist informovanost vech pracovnk, zaazench do jednotlivch proces. 8) Aktualizace organizan dokumentace, souvisejc s ppadnmi zmnami pi zavdn procesn organizace V ppad, e v souvislosti se zpracovnm mapy proces dolo ke zmnm v organizan struktue peskupenm nkterch innost apod., je teba zapracovat tyto zmny do dic dokumentace organizace (Organizanho du a na nj navazujcch postup, popis innost pracovnch pozic, ...) Je nutn t vechny nov odpovdnosti a pravomoci, kter vyplvaj z novho procesnho zen, zahrnout do dic dokumentace (nap. popis innost jednotlivch funkc, pracovnch smluv, apod.). 55

28. podvn nvrh na ukazatele vkonnosti svho procesu a dalch nvrh na zlepen a inovaci, na rozen nabdky slueb, pedkldn poadavk na zdroje pro fungovn procesu a dosahovn clovch hodnot ukazatel vkonnosti procesu vytven pozitivn atmosfry a podmnek pro plnn pijatch ukazatel vkonnosti procesu zen tmu pracovnk zalennch do procesu Doporuen odpovdnosti vlastnk proces: PLOHA 3 prosazovn poadavk a oekvn externch klient a internch klient procesu (tzn. navazujcch proces) uvnit procesu Prezentace: Procesn analza 56 monitorovn a dosahovn naplnovanch ukazatel vkonnosti procesu 9) Zajitn monitorovn a men proces een neshod, kter mohou vzniknout pi innostech zalennch v procesu informovat vedoucho organizace o problmech a neshodch, jejich een nen v jeho kompetenci informovn veden organizace o vsledcch dosaench v procesu dal odpovdnosti, specifick podle konkrtn organizace Doporuen pravomoci vlastnk proces: uplatovat opaten ke zlepovn procesu, jeho innost i vsledk ve vztahu ke vem pracovnkm tmu komunikovat s klienty organizace v oblasti innost, kter jsou zahrnuty do jeho procesu dal pravomoci, specifick podle konkrtn organizace zajiuj vlastnci proces ve spoluprci s vedenm zvauj vyuit v organizaci dostupnho SW, nebo monosti nasazen komernho MS Excel Vsledkem by mlo bt prbn monitorovn a zaznamenvn dat o procesech tak, aby se data dala jednodue tdit a analyzovat a tyto innosti nebyly brzdou jinch dleitch aktivit. 10) Analyzovn dat o procesech a hodnocen plnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces Prezentace: Procesn analza PLOHA 3 Doporuen odpovdnosti vlastnk proces: Vlastnci proces odpovdaj za plnn schvlench clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces. Pro pehled o plnn i neplnn tchto zmr zajiuj prbn a ve stanovench periodch (nap. msnch, kvartlnch, pololetnch i ronch) provdn analz a jejich porovnvn s naplnovanmi clovmi hodnotami. Odpovdaj za uplatovn vhodnch opaten v ppad, e zjist neplnn stanovench clovch hodnot. Pozn.: karta procesu uveden v ploze je navrena k provdn kvartlnch rozbor (v ppad volby jin etnosti je teba ji upravit). 11) Projednvn plnn clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces a ppadn korekce Zpracovn vsledk z analz dat o procesech, jejich porovnn s clovmi hodnotami a pedkldn na veden podle mstnch zvyklost (obvykle v kvartlnch, pololetnch a ronch intervalech). Na zatku ppadn vyputn nevhodnch ukazatel a jejich nahrazen vhodnjmi. Obdobn pi nevhodn navren clov hodnot ukazatele (pi objektivnm neplnn) je teba na veden organizace posoudit situaci, a ppadn provst pravu clov hodnoty ukazatele. Po vyhodnocen proces nsleduje ohodnocen pracovnk spnch proces dle schvlenho motivanho programu. 57

29. Pijet takovchto opaten pedchz analza situace se zjitnm koenovch pin negativnho stavu ze strany vlastnka procesu tak, aby se zajistila jeho efektivnost. PLOHA 3 Prezentace: Procesn analza 13) Standardizace postup v dc dokumentaci organizace 58 Po zaveden procesnho zen do praxe organizace a oven jeho fungovn je douc, aby se tato dobr praxe standardizovala. Znamen to, aby veden organizace dalo pokyn k zapracovn osvdench postup do dc dokumentace organizace tak, aby byla zajitna jejich kadoron opakovatelnost. Zvr Procesn pstup znamen vznamn odklon od tvarovho zen k zen pes stanoven tmy utvoen kolem proces. Aby tento zpsob zen fungoval, je teba tomu ze strany veden pslunch organizac vytvoit dobr podmnky a uveden mylenky pln podporovat. Pokud se k tomu pistoup s nzorem, e je to nco modernho a je teba to zavst do praxe pouze pro zven image, pak se systm stane formlnm. Procesn zen je vznamnou oporou zen organizace pouze v ppad, e jsou naplnny zsady a principy, kter jsou uvedeny ve. Ucelen informace k problematice procesnho zen naleznete na www.olina.ka2.cz v sekci O Olin/dokumenty/metodika model CAF, metodika Intern audit. Prezentace: Metodika sebehodnocen prostednictvm modelu CAF ainternho auditu Pi projednvn vsledk s vedenm organizace se posuzuje, zda dochz k doucmu stavu v plnn stanovench zmr. Pokud dojde ke zjitn, e i pes snahu vlastnka procesu dochz k neplnn nkterch z clovch hodnot ukazatel vkonnosti procesu, me vedouc organizace pijmout pimen opaten ke zlepen vvoje situace. Metodika sebehodnocen prostednictvm modelu CAF a Internho auditu PLOHA 4 12) Uplatovn opaten k nprav nebo prevenci v ppad neplnn stanovench clovch hodnot ukazatel vkonnosti proces 59

30. Prezentace: Metodika sebehodnocen prostednictvm modelu CAF ainternho auditu Prezentace: Metodika sebehodnocen prostednictvm modelu CAF ainternho auditu PLOHA 4 PLOHA 4 61 60

40. 80 PLOHA 4 vce na www.ka2.cz/publikace Prezentace: Metodika sebehodnocen prostednictvm modelu CAF ainternho auditu

Metodiky pro konzultanty k zavádění kvality

Education

Transcript of Metodiky pro konzultanty k zavádění kvality