TOOLS ANALISIS RISIKO 1. Skema Pemeringkatan Risiko Secara umum, teknik ini merupakan teknik analisis kualitatif yang paling sederhana dan paling sering digunakan. Skema pemeringkatan risiko haruslah distandarisasi dan digunakan secara konsisten untuk keseluruhan organisasi. Ini penting untuk mendapatkan kesamaan pemahaman terhadap pengertian kemungkinan dan dampak yang akan digunakan. Melalui skema ini akan ditentukan gambaran dan kuantifikasi atau besaran yang akan digunakan untuk istilah-istilah yang digunakan seperti besar sedang dan rendah. Input untuk mengembangkan skema pemeringkatan berasal dari mereka-mereka yang berpengalaman dari dalam organisasi atau proyek dan mempunyai keahlian dalam bidang tersebut. Metode pengumpulan informasi ini dapat dilakukan dengan teknik Expert judgement, baik melalui metode terstruktur seperti Delphi Technique maupun melalui wawancara atau bentuk Focus Group Discussion lainnya. Hal ini penting untuk mengurangi aspek subjektif dan kelemahan tidak tersedianya data yang memadai. Dalam penerapan teknik ini terdapat dua macam aspek, yaitu aspek pengembangan dan penerapan. Proses pengembangan dilakukan dengan : Identifikasi nilai-nilai kemungkinan Melalui proses pengumpulan informasi dengan teknik expert judgement (pendapat para ahli) akan ditetapkan nilai-nilai kemungkinan untuk setiap kondisi dengan sebutan tinggi, sedang kecil dan kecil sekali. Sebutan atau istilah tersebut dapat disesuaikan dengan industri terkait dan yang penting merefleksikan suatu kondisi yang sesuai dengan industri tersebut serta familiar bagi penggunaannya. Publikasi peringkat nilai kemungkinan Peringkat nilai kemungkinan ini harus didokumentasikan dan diedarkan keseluruh pemangku risiko serta anggota dan tim terkait. Melalui publikasi dan distribusi ini diharapkan terdapat pemahaman yang sama untuk seluruh organisasi terhadap suatu frekuensi kejadian dikaitkan dengan peringkat nilai kemungkinannya. Peringkat nilai kemungkinan yang digunakan sebaiknya tunggal dan bukan suatu cakupan (range). Hal ini diperlukan untuk menghindari diskusi yang tidak perlu untuk menentukan nilai kemungkinan serta mendorong konsistensi penafsiran terhadap suau risiko sebagai hasil perkaian dampak dan kemungkinan.

Identifikasi bidang dampak Perlu ditetapkan area utama yang menjadi perhatian dimana resiko yang terjadi akan mempunyai dampak yang paling dominan atau signifikan, khususnya dalam

mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi atau proyek. Selain itu, area ini juga akan memperoleh dampak akibat risiko-risiko di bidang lainnya Menetapkan peringkat nilai dampak Cara menentukan peringkat dampak sama dengan menentukan peringkat nilai kemungkinan. Tetapi, proses ini sedikit lebih rumit daripada penentuan peringkat nilai kemungkinan. Untuk proyek, peringkat nilai dampak dapat ditentukan untuk masingmasing proyek, tetapi untuk organisasi perlu dipertimbangkan lebih lanjut. Apakah peringkat nilai dampak yang ditentukan akan digunakan untuk keseluruhan organisasi ataukah sebagai panduan bagi manajer proyek dan manajer unit bisnis dalam menyusun peringkat nilai dampak bagi unit kerjanya. Peringkat nilai dampak secara sederhana dapat ditentukan dengan mengukur tingkat tertinggi dan tingkat terendah. Publikasi peringkat nilai dampak Peringkat nilai dampak ini harus didokumentasikan dan diedarkan keseluruh pemangku risiko serta anggota team lainnya. Melalui publikasi dan distribusi ini diharapkan terdapat pemahaman yang sama pada seluruh organisasi terhadap persepsi suatu organisasi, dikaitkan dengan besarnya dampak yang diakibatkan oleh organisasi. Peringkat nilai dampak yang digunakan merupakan suatu cakupan (range). Yang terpenting salam peringkat nilai dampak ini adalah bahwa uraian mengenai dampak tersebut harus jelas dan tidak menimbulkan multi interprestasi serta sesuai dengan kondisi nyata di lapangan. Sebelum proses penerapan dilakukan, biasanya dilakukan semacam proses quality assurance terhadap skema peringkat risiko yang telah diperoleh. Hal tersebut dilaksanakan sebagai berikut : Peninjauan ulang risiko terhadap peringkat nilai kemungkinan Setelah table peringkat nilai kemungkinan selesai dibuat, perlu diadakan peninjauan ulang terhadap peringkat nilai kemungkinan tersebut bersama dengan manajemen puncak dan para ahli terkait. Peninjauan ulang risiko terhadap peringkat nilai dampak Setelah table peringkat dampak selesai dibuat oleh tim yang sama di atas akan memeriksa risiko-risiko yang pernah terjadi dan memastikan bahwa persepsi peringkat nilai dampak yang ada sesuai dengan kondisi risiko tersebut. Selain itu juga perlu diperhatikan karena dampak risiko terjadi pada berbagai bidang. Selain itu dapat pula terjadi dampak rendah untuk biaya dan waktu, tetapi dampak tertinggi secara politis atau reputasi. Untuk kondisi demikian harus ditetapkan bersama mengenai bagaimanakah menentukan suatu risiko berdampak tinggi, menengah dan rendah sebagai kombinasi dari berbagai macam bentuk ini. Dalam hal ini, peran manajemen puncak sangat menentukan.

Peninjauan ulang skema peringkat risiko Skema peringkat risiko yang digunakan harus ditinjau ulang sejalan dengan perkembangan organisasi dan kematangan dalam penerapan manajemen risiko. selain itu juga perlu dipertimbangkan tuntutan eksternal serta perubahan kondisi usaha. Bila dulu tingkat kerusakan 1% masih dapat diterima, kini kondisi persaingan bisnis menuntut mutu suatu produk adalah 100% baik dan bebas kesalahan (defect free). Peninjauan secara berkala ini akan membuat skema peringkat risiko mempunyai keandalan yang tinggi. Peringkat nilai risiko ini menunjukkan postur organisasi dalam mempersepsikan risiko melalui aspek dampak dan kemungkinan. 2. Analisis Sebab Akibat Sasaran analisis sebab akibat adalah untuk mengenali sumber asal risiko dalam organisasi. Bila telah dikenali dengan baik apa saja sumber risiko dan pemicunya maka dapat dilakukan penanganan yang tepat untuk mencegah terjadinya risiko tersebut terjadi kembali. Kata kunci untuk analisis sebab akibat adalah keberhasilan dalam menemukan penyebab dasar (root cause) yang mendorong timbulnya risiko. Analisis sebab akibat tidak mencari apa yang mungkin terjadi atau bagaimana hal tersebut dapat terjadi, tetapi lebih menekankan pada mengapa suatu risiko terjadi. Cara lain untuk menggambarkan analisis sebab akibat adalah dengan membuat peta mengenai apa saja yang dapat menimbulkan akibat dan pada setiap penyebab digambarkan lagi rincian penyebab-penyebab lain. Diagram ini berbentuk seperti tulang ikan dan sering disebut sebagai diagram tulang ikan (fishbone diagram). Diagram ini dipopulerkan perama kali oleh Ishikawa sehingga seringkali disebut juga dengan Ishikawa diagram.

Gambar 1. Diagram proses analisis sebab akibat Analisis sebab akibat ini biasanya digunakan bila tindakan langsung dalam mengatasi risiko hanya memberikan hasil yang sifatnya sementara, tetapi masalah tersebut tidak hilang, bahkan berulang kembali lagi. Penerapan analisis ini merupakan proses penguraian rangkaian sebab dari sebab pada level yang lebih rendah lagi sehingga ditemukan sebab yang paling dasar. Mengatasi sebab yang paling dasar ini dapat meniadakan atau memperkecil terjadinya risiko. Tahapan pelaksanaan proses ini secara ringkas sebagai berikut :

Pengumpulan data Proses pengumpulan data harus dilakukan secara luas dan dalam, termasuk dari peristiwaperistiwa yang pernah terjadi. Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan sumbang saran (brainstorming atau idea generation). Penggalian informasi dan data ini dilakukan dengan berkali-kali menanyakan mengapa risiko tersebut terjadi. Pengulangan pertanyaan ini akan memacu kita untuk mencari ide-ide baru mengapa suatu risiko terjadi dan apa penyebabnya hingga ditemukan penyebab dasarnya. Pembuatan CEDAG (Cause Effect Diagram) Board Proses ini memastikan agar setiap sebab dari suatu jawaban digambarkan secara berangkai sehingga level yang cukup rinci. Semakin rinci gambaran pada diagram sebab akibat semakin baik, karena diagram inni akan lebih mampu menggambarkan keadaan yang mendekati kondisi dari risiko yang terjadi. Proses ini selalu dapat disempurnakan dengan adanya tambahan atau perubahan informasi yang terjadi. Sasaran utama proses ini adalah menemukan penyebab dasar suatu risiko. Pemetaan hasil Apabila semua penyebab dasar telah ditemukan maka harus disusun daftar penyebab dasar untuk digunakan pada tahap berikutnya, khususnya untuk penentuan strategi mitigasi risiko. Teknik analisis sebab akibat ini relatif sederhana dan dapat diterima oleh semua pihak. Ini karena mendasarkan diri pada pertanyaan mengapa berkali-kali sehingga penyebab dasar ditemukan. 3. Metode Kuantitatif Metode ini hanya dapat digunakan bila tersedia cukup data untuk memperkirakan kemungkinan dan dampak risiko dalam bentuk ukuran interval atau rasio. Selain itu, bila menggunakan teknik probabilitas maka sebaran distribusi data-data tersebut harus sudah diketahui dengan baik, atau populasinya cukup sehingga dapat diperkirakan jenis distribusinya. Salah satu pertimbangan penting lain dalam menggunakan metode kuantitatif adalah data yang akurat, baik data internal maupun eksternal. Di bawah ini akan diuraikan secara ringkas mengenai beberapa teknik kuantitatif yang dapat digunakan untuk menganalisa suatu risiko. Benchmarking Merupakan teknik yang digunakan oleh organisasi untuk melakukan asesmen suatu risiko tertentu dengan tujuan mengurangi baik ampak maupun kemungkinan terjadinya, melalui cara membandingkannya dengan organisasi lain yang lebih baik kondisinya. Benchmarking juga digunakan dalam melakukan perbaikan proses bisnis. Analisa sensivitas (Sensivity analysis)

Analisa ini merupakan metode analisis kuantitatif non-probabilistic. Analisa sensivitas bertujuan untuk memahami risiko yang akan terjadi bila terjadi suatu perubahan dalam elemen-elemen operasional atau kegiatan rutin. Secara sederhana, analisas sensivitas mengajukan pertanyaan apakah yang akan terjadi bila ada perubahan pada besaran yang sudah diperhitungkan ini (revenue, harga, peraturan yang memberikan fasilitas pajak, nilai tukar dan sebagainya). Tujuan analisa sensivitas adalah memahami risiko yang timbul bila perubahan tersebut memang terjadi,kemudian melakukan antisipasi untuk melakukan mitigasi guna meredakan atau mengurangi dampak risiko tersebut. Perhitungan dengan analisa sensivitas relatif sederhana dan praktis dapat digunakan untuk berbagai macam perubahan. Analisa sensivitas sering digunakan untuk melengkapi analisis kuantitatif probabilistic. Karena sifatnya yang khusus maka setiap analisis harus dilakukan tersendiri, tergantung dari data kunci yang digunakan dalam perhitungan tersebut, misalnya asumsi dasar, latar belakang, rasional dan pendekatan yang digunakan