SQL Server 2008Klantreferentie

Nieuw BI-platform verzamelt dagelijks waardevolle managementinformatie uit het SAP ERP-systeem van BCC

OverzichtLand: NederlandBranche: Retail - electro

KlantprofielBCC telt ca. 56 elektrospeciaalzaken in heel Nederland plus een webwinkel. Met zes heldere beloften garandeert BCC dat de aankoop bij BCC echt de juiste keuze is, zie hiervoor de website van BCC: www.bcc.nl/info/beloften-van-bcc.html

SituatieDe bestaande BI-oplossing op basis van SAP was complex en kostbaar.

OplossingMet NemisFS en SQL Server beschikt BCC over gemakkelijke mogelijkheden om managementrapportages te genereren uit haar SAP ERP-omgeving. Key-users kunnen nu heel snel queries opstellen die vroeger enkele dagen werk kosten.

Voordelen management beschikt continue over

actuele cijfers beslissingsprocessen verlopen sneller gemakkelijk rapportage genereren uit

eigen SAP-data tot 25% lagere kosten

"Gebruikers waren vroeger een hele dag bezig om een bepaalde rapportage uit het systeem te halen. Nu verversen ze hun rapportages met één druk op de knop !"

Marco van Putten, Senior Manager ICT bij BCC

Elke verkoop,elke kassa-aanslag, elke transactie bij BCC wordt in de centrale ERP-omgeving opgeslagen. Dat levert een enorme hoeveelheid waardevolle informatie op over de klanten en de markt. Voorwaarde is wel dat die informatie met goede 'tools' ontsloten wordt. Met de in gebruik zijnde systemen, waaronder SAP, ging dat moeilijk: de rapportage was complex en lukte alleen met tussenkomst van derden, waardoor de informatie altijd achter de feiten aanliep en het beslissingstraject vertraagde.

BCC heeft daar nu verandering in aangebracht. Management-rapportages worden voortaan samengesteld en opgevraagd via de standaard in SQL Server aanwezige Business Intelligence functies. De rapportages zijn gemakkelijk en zonder hulp van externen door eigen mensen te definiëren, aan te passen en bij te werken. "Eén druk op de knop en de omzetten van de afgelopen week of dag staan op het scherm!"

Situatie“We werken al sinds 2001 met SAP ERP, maar het was lastig om periodiek Business Warehouse (BW) informatie uit het systeem te ontsluiten. Daar was zeer regelmatig externe expertise voor nodig, waardoor de door het management gewenste rapportages te lang op zich lieten wachten en beslissingen niet snel genomen konden worden. Het was een vervelend probleem waar we al heel lang mee kampten,” vertelt Marco van Putten van BCC.

Parallel aan de SAP-omgeving heeft BCC ook een Microsoft applicatie-omgeving draaien. "Gaandeweg maakten we steeds meer kennis met de BI (Business Intelligence) oplossingen die standaard in de Microsoft producten zitten. Zoals bijvoorbeeld na de implementatie van Microsoft Dynamics CRM. We zijn daarom concreet op zoek gegaan naar een product dat de benodigde gegevens uit de SAP-omgeving kan overhevelen naar een BI-oplossing van Microsoft."

Marco van Putten formuleert zijn eisen: "Voor ons was de kernvraag: hoe snel kun je informatie uit SAP ontsluiten en er binnen de Microsoft-omgeving zinvolle BI uit distilleren? Een van de doelstellingen van de nagestreefde BI-strategie is namelijk om een betere kennis te verwerven van BCC’s klanten en van de markt, teneinde onze dienstverlening en concurrentiepositie verder te verbeteren. "

Naast inhoudelijke eisen had BCC ook eisen op het gebied van beheer. "Het beheer van een datawarehouse is nogal technisch van aard. Dikwijls is daarvoor externe ondersteuning vereist, maar dat willen we niet. We willen alle mogelijke rapportages

kunnen laten bouwen door niet-technische mensen, niet alleen nu, maar ook in de toekomst. "

Ook speelde de vraag: Wat is nu de meest geschikte hardware? "We wilden de hardware niet te klein inschalen, maar we hoefden ook geen 'Rolls Royce oplossing', zeker niet als je met een andere goede auto ook vooruit kunt komen. Juist omdat we in eerste instantie dachten met een (foute) hardwareoplossing uit de voeten te kunnen, is er wel wat tijd verloren.”

OplossingBCC heeft diverse technologieën bekeken met betrekking tot haar BI-behoeften. "We hebben een voorkeur voor Microsoft, mede vanwege de goede integratiemogelijk-heden met de Microsoft-applicaties die we al in gebruik hebben, zoals Office en SharePoint. Voor ons is dat zeer belangrijk.”

Tijdens een presentatie bij Microsoft maakte BCC kennis met NemisFS, een oplossing van NewFrontiers. NewFrontiers is een ICT-partner die gespecialiseerd is in de ondersteuning van organisaties, die data uit hun SAP-omgeving met de technologie van Microsoft willen integreren.

“Na de presentatie zijn we met NewFrontiers in zee gegaan,” vertelt Marco van Putten. “NewFrontiers bood aan zich in onze business te willen verdiepen en de beste oplossing te kunnen leveren om ons SAP-systeem te ontsluiten voor Microsoft BI. Die belofte hebben ze ruimschoots waargemaakt en voor ons was dat een signaal dat we met een goede en bevlogen partner te maken hadden."

24

Interieur van BCC winkel

Hoewel NewFrontiers al menig integratie van SAP op het Microsoft platform had gerealiseerd, waarbij klanten talrijke BI-mogelijkheden kregen aangereikt, vroeg de integratie bij BCC om extra aandacht vanwege de grote hoeveelheden data. Patrick Teunissen van NewFrontiers: “BCC was voor NewFrontiers één van de eerste klanten uit de retailmarkt. Voor ons was dat wel een uitdaging."

Patrick Teunissen: “Alle kennis die we de afgelopen jaren in de vele projecten hebben opgedaan heeft er 6 jaar geleden toe geleid, dat we NemisFS hebben ontwikkeld. Een softwareoplossing die de managementrapportage over SAP-data vereenvoudigt.” Na de levering van NemisFS door NewFrontiers was het Microsoft partner Macaw, die BCC verder op weg hielp de rapportages te maken. “Macaw heeft specialisten op het gebied van het maken van rapporten in een Microsoft omgeving. Nadat NemisFS door NewFrontiers was geïnstalleerd, heeft Macaw deze voor BCC ingericht.”

NemisFS is een generieke datawarehouse oplossing voor SAP ERP-systemen. Deze kant-en-klare oplossing bestaat uit vooraf gedefinieerde interfaces tussen het SAP bronsysteem en een datawarehouse. De data wordt opgeslagen in een door NewFrontiers ontworpen datamodel in de Microsoft SQL Server database.

“Voor het transport van de gegevens uit SAP naar het SQL Server datawarehouse maakt NemisFS gebruik van ETL-software (Extractie, Transformatie en Laden), die standaard met NemisFS wordt meegeleverd,” legt Patrick Teunissen uit.

“Kenmerkend voor een retailorganisatie als BCC is dat er zéér veel data wordt verzameld en vastgelegd. SQL Server is in staat om grote hoeveelheden data op te slaan, dus met deze oplossing zijn we in staat om – na het datatransport – alle data op het Microsoft-platform te verwerken en via data marts op een eenvoudige manier aan de eindgebruikers aan te bieden.

VoordelenVerdeeld over het hoofdkantoor en de filialen profiteren nu zo’n 200 medewerkers van de voordelen van de SQL Server en NewFrontiers-oplossing. Marco van Putten: "Met NemisFS hebben we een continu BI-proces op gang gebracht waarmee heel snel data wordt verzameld, opgeslagen en geanalyseerd. De daaruit resulterende rapportage geeft direct actuele inzichten, onder meer in de omzetten en kosten, per dag, per week, per maand etc. Die kennis leidt tot betere kennis van de markt en dat leidt weer tot betere besluitvormings-processen om de prestaties en marktpositie van BCC verder te verbeteren."

BCC heeft haar doelstelling, om rapportages te laten bouwen door niet-technische mensen, behaald. "Juist door de informatie via NemisFS dichter bij de gebruiker te brengen hebben we in onze organisatie een verschuiving van BW (SAP) naar BI gerealiseerd. Daardoor zijn we erin geslaagd BI als instrument in te zetten om onze klanten en de markt beter te leren kennen. We kunnen daardoor ons productenaanbod en onze dienstverlening beter afstemmen op de wensen van de klant."

Dat de rapportages zo gemakkelijk te maken zijn heeft nóg een gevolg. Marco

34

"Doordat we nu meer Business Intelligence rapportages in-huis kunnen ontwikkelen verwachten we de algemene kosten met zo’n 25 % te verlagen."

Marco van Putten, Senior Manager ICT bij BCC

van Putten: "We willen steeds meer. We willen de rapportages publiceren en delen via onze SharePoint omgeving. Ook de kracht van PowerPivot willen we meer gaan benutten, om nog dieper in de informatie te duiken en zo nog meer informatie boven water te krijgen,” vervolgt hij. "Volgens mij is PowerPivot daar een ideaal middel voor. Onze gebruikers kunnen op een snelle en gemakkelijke manier grote hoeveelheden gegevens omzetten in beslissingsondersteunende informatie."

Het is nog niet te zeggen hoe snel de investering in NemisFS zich zal terugverdienen, maar Marco van Putten verwacht een gunstige ROI: “Door meer BI in-huis te ontwikkelen verwachten we de algemene kosten met zo’n 25% te verlagen. Immers, we kunnen steeds meer externe support uitschakelen. Qua operationele kosten verwachten we in 2013 op 50% te zitten van de oude situatie. Dit is inclusief de afschrijving van het migratieproject.”

BCC is zeer tevreden over de SQL Server en NewFrontiers-oplossing. Marco van Putten: “Een gebruiker zei laatst tegen mij: 'was ik vroeger een hele dag bezig om een rapport bij te werken met nieuwe gegevens, nu druk ik één keer op de knop en alle rapportagedata wordt snel en nauwkeurig ververst!' Echt ideaal."

SQL ServerSQL Server helpt uw organisatie in te spelen op snel veranderende omstandigheden, door middel van innovaties in beschikbaarheid, datakwaliteit, integratie en business intelligence. Ook levert SQL Server 2012 oplossingen voor IT-professionals en software ontwikkelaars om database applicaties te bouwen die in uw eigen datacenter of in de public cloud kunnen draaien.•Met het BI Semantic Model biedt SQL Server één uniform model voor analytische toepassingen voor zowel business-professionals met PowerPivot, als IT-professionals met SQL Server Analysis Services. Hierdoor kunnen self-service BI toepassingen in PowerPivot naadloos worden opgenomen in een door IT beheerde infrastructuur met geavanceerde functionaliteit, beveiliging en schaalbaarheid.

44

Meer informatie

Microsoftwww.microsoft.nl

NewFrontiers Business Intelligence BVPatrick Teunissentel.: 030-2628661e-mail: patrick.teunissen@newfrontiers.comwww.newfrontiers.com

BCC Elektro-speciaalzaken BVMarco van Puttentel.: 020-6556556e-mail: marco.van.putten@bcc.nlwww.bcc.nl

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst.

Eerste publicatie: mei 2012

Software & Services Partner(s)SQL ServerSQL Server Integration ServicesSQL Server Reporting ServicesPowerPivotNemisFS

NewFrontiers Macaw