Microsoft SQL ServerCustomer Solution Case Study

Dienstverlening van overheid sterk verbeterd met Berichtenbox

OverviewCountry or Region: NederlandIndustry: Overheid

Customer ProfileDe RDW is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur & Milieu met diverse taken ten aanzien van de gemotoriseerde voertuigen op de verkeerswegen

Business SituationElektronische verzending van overheidsbrieven levert significante kostenbesparingen op zodra een groot deel van de bevolking besluit tot digitale ontvangst van deze correspondentie.

SolutionHet is dan ook niet verwonderlijk dat de RDW vanaf het begin nauw betrokken is geweest bij de ontwikkeling van de Nederlandse Berichtenbox en de integratie daarvan in de overheidsportaal.

Benefits Kostenbesparing Minder papierverbruik Betere service Makkelijk opschaalbaar 24/7 beschikbaar

"Het mooie van de Berichtenbox is dat er één plek is, Mijn.Overheid.nl, waar je alle informatie kunt vinden. Je hoeft dus niet allerlei websites van verschillende overheidsinstanties langs."

Zeger Baelde - divisiemanager van de divisie Registratie en Informatie (R&I) van de RDW

The Government Road Transport Agency (RDW) provides online information and services to the motor vehicle sector and private individuals. DigiD is used as a means of authentication for private individuals. The RDW changed over to Microsoft Active Directory Federation Services (ADFS) in order to enable use of DigiD as well as other identification systems in the future.

SituationOm burgers te informeren stuurt menige overheidsinstantie een traditionele brief. Zo verstuurt de RDW jaarlijks zo'n 6 miljoen geautomatiseerde brieven aan voertuigeigenaren om hen aan de vervaldatum van de APK te herinneren. Met de huidige stand van de techniek is die herinnering veel goedkoper digitaal te versturen.Zeger Baelde, manager van de divisie Registratie en Informatie (R&I) van de RDW: "In Denemarken en Oostenrijk is een overheidsberichtenbox zeer succesvol gebleken. Elektronische verzending van overheidsbrieven levert significante kostenbesparingen op zodra een groot deel van de bevolking besluit tot digitale ontvangst van deze correspondentie. Daarom heeft de RDW het initiatief genomen om samen met de Manifestgroep, de ICTU en het Ministerie van BZ een Nederlandse Berichtenbox op te zetten."De Manifestgroep is een samenwerkingsverband van uitvoeringsorganisaties, zoals de RDW, SVB, UWV en de Belastingdienst. ICTU is de Uitvoeringorganisatie van ICT-projecten van de overheid en streeft naar een beter presterende overheid door middel van slimme ICT-oplossingen. Zo werkt de ICTU al enkele jaren aan de persoonlijke overheidsportaal Mijn.Overheid.nl, met als doel hier zoveel mogelijk overheidsinstanties op aan te sluiten.

SolutionDe RDW is voorloper en innovator op het gebied van een digitale overheid. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de RDW vanaf het begin nauw betrokken is geweest bij de ontwikkeling van de Nederlandse

Berichtenbox en de integratie daarvan in de overheidsportaal Mijn.Overheid.nl. De Berichtenbox is een beveiligde elektronische mailbox waarmee overheidsinstanties persoonlijke informatie kunnen versturen aan burgers. Aangesloten burgers krijgen een notificatie dat er in de Berichtenbox nieuwe informatie voor hen is gearriveerd. Zij kunnen vervolgens met hun DigiD inloggen en zo toegang krijgen tot de alleen voor hén bestemde informatie.Vanwege de hoge eisen qua betrouwbaarheid en beveiliging is voor de achterliggende technologie gekozen voor het Microsoft platform. Zo wordt de correspondentie opgeslagen in een Microsoft SQL Server database, verwerkt door Microsoft Biztalk Server en beheerd via Microsoft SharePoint Server. Voor het presenteren van de correspondentie in de vorm van webpagina's wordt ASP.Net technologie gebruikt. De (vernieuwde) Berichtenbox is vorig jaar officieel in gebruik genomen met de RDW als eerste gebruiker. Zeger Baelde legt uit hoe de Berichtenbox werkt: "Eerst maak je op Mijn.Overheid.nl je eigen MijnOverheid account en Berichtenbox aan. Vervolgens ontvang je brieven van aangesloten organisaties vanzelf in je Berichtenbox. Per e-mail word je erop geattendeerd dat in de Berichtenbox een digitale brief is gearriveerd. Bijvoorbeeld de herinneringsbrief voor de APK. Die bekijk je door met je persoonlijke DigiD in te loggen op Mijn.Overheid.nl."

BenefitsVia de portal worden inmiddels steeds meer overheidsberichten verspreid. Zeger Baelde: "Het mooie van de Berichtenbox is dat er één plek is, Mijn.Overheid.nl, waar je alle informatie kunt vinden. Je hoeft dus

24

niet allerlei websites van verschillende overheidsinstanties te raadplegen."De Berichtenbox geeft de overheid de kans om haar dienstverlening aan burgers te verbeteren en goedkoper te maken. Zo is de dienst 24x7 beschikbaar. De APK-herinneringsbrief is daar een goed voorbeeld van. Sinds kort verstuurt de RDW via de Berichtenbox ook brieven naar rijbewijsbezitters om hen eraan te herinneren hun rijbewijs te verlengen.Het grootste voordeel van de Berichtenbox is de besparing op papier en porti. In Denemarken is sinds de invoering van de Berichtenbox op jaarbasis 1 miljard ton minder papier nodig. Daar komt per brief nog een kostenbesparing bij van circa 80%.Zodra het overgrote deel van de Nederlandse overheidsinstellingen gebruik maakt van de Berichtenbox betekent dat een besparing van 800 miljoen brieven, ofwel 150 miljoen euro. Voor gemeentes ligt de besparing tussen de 15 en 20 miljoen euro. Zeger Baelde: "Op korte termijn moet rekening gehouden worden met aansluit- en aanloopkosten, waardoor de echte baten pas later volgen."Overigens is de Microsoftarchitectuur van de Berichtenbox schaalbaar en groeit deze mee naarmate er meer overheidsinstellingen en burgers van de dienst gebruik gaan maken.

Het aantal burgers dat van de dienst gebruik maakt, groeit. Zeger Baelde: "Op dit moment zijn al vele tienduizenden boxen in gebruik. Toen we in 2010 begonnen, waren dat er nog maar duizend. Burgers zullen in de toekomst mogen kiezen of ze brieven van de overheid alleen digitaal of ook fysiek willen ontvangen. Naar verwachting wordt over een paar jaar

het gros van de bevolking via de Berichtenbox geïnformeerd."Zeger Baelde vervolgt: "Omdat de RDW de initiatiefnemer van de Berichtenbox is, heeft het de rol van beheerder op zich genomen. Onze focus ligt op het aansluiten van zoveel mogelijk overheidsorganisaties, zodat er meer content in de box komt. Een algemene berichtenservice van de overheid wordt immers volwassener naarmate het volume toeneemt. Het Microsoft platform kan het aan, en heeft zijn betrouwbare werking reeds bewezen."

De RDW helpt collega-overheidsinstanties met kennis en kunde om op de Berichtenbox aan te sluiten. Volgens Zeger Baelde worden dat er steeds meer. Het UWV bijvoorbeeld laat via de Berichtenbox al weten wanneer het de uitkering betaalt. Of het verstuurt het bericht dat de jaaropgaaf klaarstaat. Zeger Baelde: "Ook hier geldt, net als bij alle andere berichten in de Berichtenbox, dat de burger deze te allen tijde veilig kan inzien met de persoonlijke DigiD. De Microsofttechnologie staat daar garant voor."Over een paar maanden zal de RDW haar beheerdersrol overdragen aan een centrale beheerorganisatie, Logius. Garanderen van continuïteit, aansluiten van andere partijen en het doorontwikkelen van Mijn.Overheid.nl behoren tot de kerntaken van de beheerorganisatie. Zeger Baelde: "Een belangrijke aanvulling wordt het zogeheten tweerichtingsverkeer, zodat de burger kan reageren op de overheidsberichten in de berichtenbox. Ook bedrijven krijgen deze mogelijkheid." In het kader van de Europese dienstenrichtlijn wordt tevens een elektronisch loket voor

34

bedrijven ontwikkeld dat zal voorzien in een zakelijke berichtenservice.Microsoft Server Product PortfolioFor more information about the Microsoft server product portfolio, go to:www.microsoft.com/servers

44

For More InformationFor more information about Microsoft products and services, call the Microsoft Sales Information Center at (800) 426-9400. In Canada, call the Microsoft Canada Information Centre at (877) 568-2495. Customers in the United States and Canada who are deaf or hard-of-hearing can reach Microsoft text telephone (TTY/TDD) services at (800) 892-5234. Outside the 50 United States and Canada, please contact your local Microsoft subsidiary. To access information using the World Wide Web, go to:www.microsoft.com

For more information about Microsoft Services products and services, call or visit the website at:

For more information about RDW products and services, call or visit the website at: www.rdw.nl

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published maart 2012

Producten SQL Server