MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MS ISO...

.

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MS ISO 9001:2008

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

BIL 2/2010

DISEDIAKAN OLEH:

JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN

MAJLIS KUALITI IPG KPM

MAC 2011

KANDUNGAN

TAJUK MUKA SURAT

LAPORAN EKSEKUTIF

1 Pengenalan 1

1.1 Objektif Audit Dalaman 1

1.2 Kriteria Audit Dalaman 2

1.3 Prosedur Kualiti Yang Diaudit 2

1.4 Pelaksanaan Audit 2

1.5 Kategori Ketidakpatuhan dan Pemerhatian 3

2 Rumusan Laporan Audit Dalaman Bil. 2/2010 3

2.1 Rumusan Penilaian Pasukan Juruaudit Dalaman menggunakan Panduan

Menjalankan Audit Dalaman Berasaskan SPK

3-9

2.2 Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian AD Bil. 2/2010 Mengikut Klausa Standard

MS ISO 9001:2008

9-11

2.3 Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian Mengikut Prosedur Kualiti 11-12

2.4 Taburan Ketidakpatuhan & Pemerhatian Mengikut Fungsi Peta Proses 12-13

3 Perbandingan Dapatan AD Yang Lepas 14-22

4 Audit Susulan 23

5 Cadangan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti 23

6 Penutup 24

LAMPIRAN

Lampiran I : Jadual Pelaksanaan Audit Dalaman Bil. 2/2010 (i)

Lampiran II : Taburan Bilangan Laporan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian (ii)

Lampiran III : Peta Proses PPK (iii)

Lampiran IV : Trenda Dapatan AD Dari Tahun 2002-2010 Mengikut PK (iv)

Lampiran V : Trenda Dapatan AD Dari Tahun 2002-2010 Mengikut IPGK (v) - (xiii)Lampiran V : Trenda Dapatan AD Dari Tahun 2002-2010 Mengikut IPGK (v) - (xiii)

LAPORAN PENUH AUDIT DALAMAN BIL. 2/2010

1

2

3-18

19-24

Jawatankuasa Pelaporan Audit Dalaman Bil. 2/2010 25

Statistik Dapatan Audit Dalaman Mengikut Klausa Dan Prosedur

Laporan Ketidakpatuhan

Laporan Pemerhatian

Kulit

LAPORAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2008 BIL. 2/2010

JKAD IPG KPM

muka surat 1 drpd. 24

- LAPORAN EKSEKUTIF -

LAPORAN AUDIT DALAMAN BIL. 2/2010

1. Pengenalan

Audit Dalaman (AD) merupakan satu proses penilaian yang sistematik dan bebas yang dijalankan bagi memastikan semua aktiviti berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti Institut Pendidikan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia (IPG KPM) adalah berfungsi dan berkesan dalam mencapai objektif yang ditetapkan.

Pengauditan yang dilaksanakan secara berkesan, didokumentasi serta dilaporkan dapat membantu pihak pengurusan IPG KPM membuat keputusan berkaitan dengan pengurusan sistem kualiti berasaskan fakta.

Program audit IPG KPM dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambil kira hasil audit yang lepas khususnya hasil dapatan audit peringkat II oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd.

Dokumen rujukan yang menjadi panduan melaksanakan pengauditan di IPG KPM ialah:

� Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01 yang terkini

� Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam Jabatan Perdana Menteri Malaysia, 1 Januari 2010

� Malaysian Standard MS ISO 9000:2005 Quality Management Systems - Fundamentals And Vocabulary, (First Revision), (ISO 9000:2005, IDT), (Published By DSM 2006)

� Malaysian Standard MS ISO 9001:2008

Quality Management Systems – Requirements (First Revision) (ISO 9001:2008, IDT)

� Malaysian Standard ISO 19011:2003 - Guidelines For Quality And/Or Environmental Management Systems Auditing (ISO 19011:2002, IDT)

� Malaysian Standard ISO 9004:2002 - Guidelines For Performance Improvements

� Prosedur Kualiti Umum Pengurusan BPG-PPK-PUP-03: Audit Dalaman

1.1 Objektif AD

Pengauditan dijalankan bagi tujuan:

� memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti IPG KPM mematuhi1 apa yang telah dirancang dalam keperluan standard MS ISO 9001:2008;

� memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti IPG KPM mematuhi1 apa yang telah dirancangkan dalam keperluan sistem pengurusan kualiti IPG KPM;

� memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti IPG KPM telah dilaksana dan disenggarakan secara cekap2 dan berkesan3; dan


JKAD IPG KPM


� memastikan sama ada tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan telah dilaksanakan secara berkesan susulan pengauditan dalaman dan luaran (khususnya Audit Per. II oleh SIRIM QAS Sdn.Bhd. yang lepas) serta MKSP yang lepas; dan seterusnya mencadang penambahbaikan kepada sistem pengurusan kualiti IPG KPM.

1.2 Kriteria AD

AD dijalankan ke atas prosedur-prosedur yang menumpu kepada perkhidmatan Pengurusan Pendidikan Keguruan (PPK) bagi pelajar sepenuh masa untuk praperkhidmatan iaitu Kursus Diploma Perguruan Malaysia (KDPM), Kursus Perguruan Lepas Ijazah (KPLI), dan Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk kursus persediaan.

Ruang lingkup yang diaudit ialah semua aktiviti PPK yang bermula dari 1 Julai 2010 sehingga 31 Disember 2010.

1.3 Prosedur Kualiti (PK) Yang Diaudit

Audit Dalaman Bil. 2/2010 ini meliputi kesemua 28 PK yang berkait terus dengan IPG telah diaudit. PK tersebut adalah terdiri daripada 17 PK Teras, lapan (8) PK Umum dan tiga (3) PK Sokongan. AD Bil. 2/2010 telah dilaksanakan di kesemua 27 IPGK dan IPGM.

1.4 Pelaksanaan AD

AD Bil. 2/2010 telah dilaksanakan di IPG KPM mengikut tarikh sepertimana Lampiran I: Jadual Pelaksanaan AD Bil. 2/2010 IPG oleh kumpulan atau pasukan audit dalam yang terdiri dariipada Penyelaras Zon, Ketua Audit dan juruaudit kanan. Kaedah yang digunakan ialah pemerhatian ke atas operasi, menilai dokumen dan rekod dan menemubual anggota organisasi/ pemilik proses termasuk pihak pengurusan yang bertanggungjawab terhadap IPG KPM4.

Zon Tempoh Pelaksanaan AD (2010)

Tempoh Pelaksanaan Audit Susulan (2010)

IPGM 13 - 14 Mac 22 Mac 2011

Utara 21Feb - 2 Mac 7 - 21 Mac

Tengah 28 Feb - 4 Mac 9 -11 Mac

Selatan 24 Feb - 4 Mac 7- 9 Mac

Timur 1 Mac - 3 Mac 7 - 10 Mac

Sabah 16 Feb - 4 Mac 18 Feb -10 Mac

Sarawak 21 Feb - 4 Mac 7 - 10 Mac

1 keakuran = fulfilment of a requirement 2 cekap = relationship between the result achieved and the resources used

3 berkesan = extent to which planned activities are realized and planned results achieved

4 IPGM dan IPK = IPG KPM


JKAD IPG KPM


1.5 Kategori Ketidakpatuhan dan Pemerhatian

Laporan Permintaan Tindakan Pembetulan i.e. Non-Conformance Report (NCR) atau Corrective Action Request (CAR) dikemukakan untuk ketidakpatuhan seperti ketiadaan elemen dalam dokumentasi sistem kualiti, ketidakpatuhan pada elemen, penggunaan dokumen yang tidak disahkan atau yang telah lupus dan sebagainya. Ia memerlukan tindakan pembetulan yang segera. Ketidakpatuhan juga merujuk kepada ketidakpatuhan kepada standard MS ISO 9001:2008 dan standard yang ditetapkan oleh IPG KPM dan KPM sepertimana yang tercatat dalam Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan PKPA serta arahan-arahan lain yang sedang berkuatkuasa.

Pemerhatian i.e. Observation (OBS) merujuk kepada sesuatu yang tidak ada cukup bukti untuk menunjukkan ketidakpatuhan telah berlaku tetapi perlu dikemukakan untuk mengelak mana-mana ketidakpatuhan yang mungkin timbul.

2. Rumusan Laporan AD Bil. 2/2010

Berdasarkan kepada AD Bil. 2/2010, pada keseluruhannya didapati sistem pengurusan kualiti (SPK) IPG KPM mematuhi kehendak dan standard MS ISO 9001:2008 dan IPG KPM dari segi kesesuaian, kecekapan dan keberkesanannya.

Kekuatan SPK dianalisis dari aspek (i) penilaian Pasukan Audit Dalaman berasaskan lapan prinsip pengurusan dan (ii) Hasil Dapatan Audit Dalaman Bil. 2/2010.

2.1 Penilaian Pasukan Audit Dalaman menggunakan Panduan Menjalankan Audit Dalaman Berasaskan SPK

Penilaian ditumpukan kepada lapan (8) prinsip pengurusan kualiti iaitu:

Prinsip 1 - Tumpuan Kepada Pelanggan / Customer Focus

Prinsip 2 – Kepimpinan/ Leadership

Prinsip 3 - Penglibatan Anggota Organisasi/ Involvement Of People

Prinsip 4 - Pendekatan Proses/ Process Approach

Prinsip 5 - Pengurusan Yang Mengamalkan Pendekatan Sistem/

System Approach To Management

Prinsip 6 - Penambahbaikan Berterusan/ Continual Improvement

Prinsip 7 - Pendekatan Membuat Keputusan Berasaskan Fakta/

Factual Approach To Decision Making

Prinsip 8 - Hubungan Dengan Pembekal Untuk Faedah Bersama/

Mutually Beneficial Supplier Relationships

Panduan Menjalankan Audit Dalaman Berasaskan SPK diadaptasi daripada British Standards International (BSI) Benchmark. Kaedah BSI Benchmark ini menggunakan prinsip-prinsip pengurusan kualiti dan matrik kematangan sistem (‘management system maturity matrix’) pengurusan untuk menilai perkembangan sistem pengurusan IPG KPM di samping mengenalpasti ruang-ruang untuk penambahbaikkan. Kaedah ini membantu organisasi bergerak ke arah kecemerlangan organisasi dan mewujudkan satu sistem skor menandaaras organisasi dengan melalui langkah-langkah tertentu.

Rumusan atau penilaian keseluruhan diberi untuk menunjukkan sejauhmana aplikasi dan keberkesanan setiap prinsip pengurusan kualiti.


JKAD IPG KPM


2.1.1 Prinsip 1: Tumpuan Kepada Pelanggan

‘Organisasi wujud kerana ada pelanggan. Organisasi perlu memahami kehendak semasa dan kehendak masa depan pelanggan-pelanggan mereka. Sistem kualiti yang diwujudkan oleh organisasi hendaklah satu sistem yang dapat memenuhi kehendak pelanggan. Melalui pewujudan sistem kualiti ini juga organisasi hendaklah berusaha memberi perkhidmatan yang melebihi ekspektasi pelanggan.’

Elemen yang dinilai dan diukur adalah:

� Mengkaji dan memahami kehendak dan ekspektasi pelanggan. � Memastikan objektif institut adalah berkait dengan kehendak dan ekspektasi

pelanggan.

� Terdapat komunikasi secara menyeluruh mengenai kehendak dan ekspektasi pelanggan.

� Mengukur kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan di atas dapatan itu.

� Mengurus hubungan dengan pelanggan secara sistematik.

Antara dapatan audit yang berkaitan dengan prinsip ini adalah:

Pada keseluruhannya, pihak pengurusan dan anggota organisasi IPGK peka dan sentiasa berusaha untuk memenuhi keperluan pelanggan. Banyak usaha telah diusahakan dan antaranya adalah:

• memastikan perpustakaan di tadbir dengan baik;

• kemudahan seperti tempat duduk (set sofa), TV dan bahan bacaan untuk para pelawat telah disediakan;

• memperkenalkan laluan sehala waktu bermula pagi dan tengahari untuk mengelakkan kesesakan laluan keluar masuk ke IPGK;

• proaktif menghantar Borang Persepsi (LAM-PUP-04-06) melalui e-mail kepada semua pelajar selepas 6 bulan bertugas di sekolah; dan

• Mempunyai komunikasi berkesan seperti contoh di antara Unit Kewangan dengan JPP melalui perbincangan dan maklum balas tentang peruntukan elaun pelajar untuk mengelakkan sebarang salah faham.

Pengauditan kali ini mendapati ketidakpuasan pelanggan (kalangan pensyarah khususnya) tentang persekitaran kerja di antaranya aspek kebersihan, penyaman udara yang berfungsi, perkhidmatan komunikasi seperti Internet yang tidak stabil dan beberapa kemudahan tempat sukan yang uzur dan tidak sesuai digunakan lagi. Adalah diharapkan pihak pengurusan mendapatkan lebih peruntukan penyelenggaraan bagi meningkatkan perkhidmatan pelanggan yang berkualiti, kondusif dan selamat.

2.1.2 Prinsip 2: Kepimpinan

‘Pengurusan atasan perlu mewujudkan kesepakatan dalam memandu organisasi mencapai matlamat pewujudannya. Pengurusan atasan adalah bertanggungjawab untuk:

i. Menetapkan tuju arah, dasar dan strategi organisasi, menyediakan sumber-sumber yang diperlukan serta merancang dan mengawal proses-proses bagi penghasilan produk atau perkhidmatan organisasi


JKAD IPG KPM


ii. Mewujudkan objektif kualiti yang boleh diukur di setiap fungsi dan peringkat dalam organisasi. Kegagalan untuk mencapai objektif-objektif kualiti ini mungkin bermakna pengurusan atasan perlu mengkaji semula dasar dan strategi organisasi;

iii. Menilai semula sistem pengurusan kualiti bagi memastikan ianya masih sesuai dan berkesan. Malahan sistem kualiti perlu dinilai dari segi perubahan-perubahan dan penambahbaikan yang perlu diperkenalkan;

iv. Mengukur dan mengawal proses-proses dalam organisasi bagi memastikan objektif-objektif yang telah ditetapkan dapat dicapai. Sekiranya objektif-objektif ini tidak dapat dicapai tindakan-tindakan yang sewajarnya perlu diambil bagi memastikan ia dapat dicapai; dan

v. Mewujud dan menyelenggara persekitaran dalam pejabat yang membolehkan anggota organisasi terlibat sepenuhnya dalam pencapaian matlamat organisasi.’

Elemen yang dinilai dan diukur adalah: � Mewujudkan visi organisasi yang jelas. � Menetapkan matlamat dan sasaran organisasi yang mencabar. � Mewujud dan melestari nilai organisasi yang sama. Mengamal keadilan dan

menjadi rol model kepada setiap anggota organisasi. � Membekal anggota organisasi dengan sumber, latihan dan kebebasan untuk

menjalankan tugas secara bertanggungjawab dan berakauntabiliti. � Menjadi sumber inspirasi kepada anggota organisasi. Sentiasa memberi galakan

dan menghargai sumbangan anggota organisasi.


Pada keseluruhannya anggota organisasi memahami tujuan dan objektif institut masing-masing dan bermotivasi untuk membantu menjayakan tujuan dan objektif tersebut. Pihak pengurusan memberi sokongan dan komitmen yang tinggi dalam meningkatkan SPK organisasi yang lebih mantap. Antaranya:

• mengadakan program memperkenalkan dan memperkukuhkan pelaksanaan sistem pengurusan kuati MS ISO 9001, khususnya bagi staf yang baru;

• menyediakan persekitaran kerja yang kondusif walaupun kurang peruntukan;

• mengambil langkah-langkah pencegahan khasnya aspek kerosakan elektrik, sivil dan mekanikal;

• mengambil inisiatif dengan menubuhkan satu pasukan "Quality Improvement Team" (QIT) bagi memastikan SPK berterusan; dan

• mewujudkan saluran komunikasi seperti Buletin MS ISO 9001:2008.

Audit Dalaman mendapati beberapa kelemahan dari segi kepimpinan dalam pengurusan kualiti walau pun keadaan ini tidak menjejaskan pelaksanaan SPK institut yang berkenaan secara ketara. Masalah ketidakcukupan peralatan ICT seperti LCD bagi sesetengah jabatan/unit masih belum di atasi dan masih terdapat masalah ruang tempat kerja yang tidak sesuai dan sempit. Terdapat juga ketua-ketua jabatan yang tidak membuat pemantauan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran dan sistem pengurusan fail yang lemah dan tidak berkesan. Kehilangan portfolio pensyarah hanya disedari ketika audit dalaman dijalankan. Semua isu ini memboleh menjejaskan akauntabiliti kepimpinan organisasi.


JKAD IPG KPM


2.1.3 Prinsip 3: Penglibatan anggota organisasi

’Semua anggota merupakan sumber penting kepada organisasi. Penglibatan dan kompetensi anggota-anggota ini amat diperlukan untuk menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi.’


� Anggota organisasi memahami kepentingan peranan dan sumbangan mereka

kepada organisasi. � Anggota organisasi bertanggungjawab terhadap masalah di bawah kawalan

mereka dan mencari penyelesaian kepada masalah tersebut. � Terdapat mekanisme untuk membanding pencapaian anggota organisasi (i.e.

unit/ jabatan) dengan matlamat dan objektif organisasi. � Terdapat banyak peluang untuk anggota organisasi meningkatkan kompetensi,

pengetahuan dan pengalaman mereka.

� Terdapat peluang untuk anggota organisasi membincang pelbagai masalah dan isu secara terbuka. Terdapat peluang membincang kekangan dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka serta berkongsi pengalaman dan kepakaran mereka.


Anggota organisasi dilibatkan secara aktif dalam aktiviti-aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan di institut. Semua auditee menunjukkan kesediaan untuk diaudit, bersifat terbuka dan bertindak cepat untuk mengambil tindakan pembetulan segera.

Audit dalaman mendapati tahap komitmen beberapa pegawai yang bertanggungjawab bagi memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di beberapa IPGK menunjukkan tanda-tanda penurunan. Ini dapat dilihat dari segi komitmen pensyarah yang tidak konsisten menulis refleksi dalam Rancangan Mingguan; terdapatnya borang LAM-PT09-02, borang laporan tutorial, LAM-PT23-04 yang tidak lengkap dan tidak ditandatangan. Juga tidak semua jabatan yang mengfailkan minit mesyuarat jabatan dalam fail induk.

2.1.4 Prinsip 4: Pendekatan Proses

’Pendekatan proses bermakna input, proses transformasi input-input ini dan output kepada proses transformasi itu dikenalpasti. Hasil yang dihasratkan, iaitu output daripada proses transformasi ini akan dapat dicapai dengan lebih cekap apabila aktiviti-aktiviti dan sumber-sumber yang terlibat diuruskan mengikut pendekatan proses.’

Elemen yang dinilai dan diukur adalah: � Semua aktiviti organisasi jelas dan dilaksanakan secara sistematik untuk

menghasilkan output yang ditetapkan. � Menganalisis dan mengukur input dan output aktiviti utama. � Pengurusan yang memberi fokus kepada perkara seperti sumber, kaedah dan

bahan yang meningkatkan pelaksanaan aktiviti utama organisasi. � Menilai risiko, akibat dan impak aktiviti ke atas pelanggan dalaman dan luaran.

Antara dapatan audit yang berkaitan adalah:

Kesemua aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut ketetapan standard dan prosedur kualiti untuk mencapai objektif kualiti. Pada amnya semua dokumen rujukan dan rekod disusun secara sistematik dan mudah untuk diakses samada secara intranet dan internet.


JKAD IPG KPM


Didapati tidak semua borang maklum balas, LAM-PUP01-01 bagi mesyuarat Pra MKSP dilengkapkan untuk dianalisis keberkesanannya. Begitu juga didapati tidak semua ahli JK Majlis Kualiti MS ISO 9001:2008 IPGK yang menerima laporan MKSP 1-2010 (dalam bentuk CD) supaya tindakan pencegahan dan pembetulan dan tindakan penambahbaikan berterusan boleh diambil berdasarkan fakta. Dan begitu juga sistem penyimpan rekod kualiti yang tidak berkesan kerana mengambil masa yang lama untuk dikemukakan apabila diminta oleh pasukan audit dalaman.

2.1.5 Prinsip 5: Pengurusan Yang Mengamalkan Pendekatan Sistem

’Pendekatan sistem bermakna semua proses yang ada hubungkait dikenalpasti dan diuruskan dengan baik supaya objektif organisasi dapat dicapai dengan lebih berkesan dan cekap.’

Elemen yang dinilai dan diukur adalah: � Wujud satu struktur sistem yang mantap untuk mencapai objektif kualiti

organisasi secara efektif dan efisien. � Setiap proses dalam sistem adalah jelas peranan dan tanggungjawabnya untuk

mengurangkan percanggahan peranan dan tanggungjawab anggota organisasi ke arah mencapai objektif organisasi bersama.

� Organisasi memahami kemampuannya dan menetapkan keperluan sumber organisasi yang realisitik.


Kebanyakan IPGK mempunyai galeri atau bilik khas untuk menyimpan pingat, gambar dan piala kejayaan yang telah dicapai IPGK dalam pelbagai bidang. Tempat seperti ini menjadi kebangaan warga IPGK khususnya, dan menjadi lambang kejayaan IPGK dan pengurusan institut.

Terdapat aktiviti penggubalan kertas soalan dan pemeriksaan skrip jawapan kertas peperiksaan yang mana ahli panelnya adalah hanya seorang. Ini boleh menjejaskan kualiti penghasilan kertas soalan atau keberkesanan pemeriksaan kertas jawapan peperiksaan. Begitu juga didapati penggunaan beberapa borang seperti BA1 dan BA2 adalah tidak sesuai lagi.

2.1.6 Prinsip 6: Penambahbaikan secara berterusan secara menyeluruh

’Usaha-usaha penambahbaikkan menyeluruh hendaklah menjadi objektif tetap organisasi. Organisasi perlu merancang dan mengambil tindakan penambahbaikan menyeluruh ke atas sistem pengurusan kualitinya. Tindakan ini boleh diambil berasaskan kepada dasar kualiti, objektif-objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan ke atas data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.’


� Organisasi mengamalkan pendekatan penambahbaikan berterusan secara

menyeluruh. � Melatih anggota organisasi dengan kaedah dan alat penambahbaikan

berterusan. � Setiap anggota organisasi menjadikan penambahbaikan berterusan sebagai

objektif setiap proses atau sistem yang mereka dipertanggungjawabkan. � Wujud kaedah untuk melaksanakan penambahbaikan menyeluruh. Kaedah ini

dapat mengesan setiap penambahbaikan menyeluruh yang dilaksanakan serta perkembangannya.


JKAD IPG KPM


� Memperakui dan menghargai setiap aktiviti penambahbaikan berterusan.


Terdapat beberapa program penambahbaikan berterusan yang kini telah menjadi budaya amalan anggota organisasi IPG. Antaranya ialah:

• Intranet IPGKBL adalah sangat berkesan. Disamping Sistem Praktikum, SMLDP, perkongsian fail, E-perkhidmatan (e-MPPP, e-Laporan Tutorial, e-keputusan, e-Hadir, e-Kokurikulum, e-Konvo, e-Takwim, e-Borang), penarafan Bintang secara on-line, terdapat penambahbaikan seperti e-mesej, SPMCS (Sistem Pengurusan Maklumat Cuti Staf) yang dibangunkan untuk memudahkan komunikasi antara staf IPG KBL serta memudahkan pihak pengurusan dan staf sokongan untuk mengetahui maklumat mereka mengenai cuti. eSPKB dan ePerolehan telah digunakan sepenuhnya untuk kawalan semua OS.

• Keputusan Peperiksaan boleh dicapai olej calon secara on-line melalui laman web rasmi IPG Kampus Keningau.

• Pemegang BPG-PPK-PT-15 memasukkan segala maklumat berkaitan peperiksaan dalam blog [email protected] untuk memudahkan rujukan dan makluman peperiksaan kepada pelajar dan pensyarah. Pemegang PT-15 juga menambahbaik tahap keselamatan mengakses keputusan peperiksaan pelajar. Selain menggunakan no. k/p pelajar pelajar perlu menggunakan password untuk mengakses keputusan peperiksaan mereka.

• Buku Panduan melengkapkan Borang Perjanjian Pendidikan Guru (BPPG) disediakan untuk setiap pelajar baharu. Ini membolehkan semula pelajar merujuk kepada buku berkenaan untuk melengkapkan BPPG. Setelah digunakan akan dikutip kembali untuk digunakan pada masa lain. Menjimatkan dan sangat praktikal.

• Unit HEP menyediakan plan di dalam Dewan Datuk Razali Ismail (DDRI) untuk proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar yang boleh diakses melalui portal IPG: ipik.www.my. Perkara ini memudahkan bakal pelajar merancang pergerakan dalam dewan semasa pendaftaran.

Didapati sistem pemantauan beberapa IPGK kurang berkesan kerana kurang maklumat mengenai yang dilaporkan. Amalan penggunaan borang LAM-PUP02-02 iaitu Tindakan Penambahbaikan Menyeluruh masih kurang dan begitu juga borang laporan penilaian perlaksanaan program unit/ jabatan tidak kesemuanya diserahkan kepada Jawatankuasa Penambahbaikan IPGK untuk tindakan susulan yang sewajarnya.

2.1.7 Prinsip 7: Pendekatan Membuat Keputusan Berasaskan Fakta

’Keputusan-keputusan hendaklah berdasarkan kepada data dan maklumat yang tepat supaya keputusan-keputusan ini lebih berkesan.’


� Data dan maklumat adalah tepat dan boleh dipercayai. � Data dan maklumat boleh diakses oleh anggota organisasi yang memerlukan

data dan maklumat tersebut.

� Menganalisis data dan maklumat menggunakan kaedah yang sahih. � Membuat keputusan dan mengambil tindakan hasil analisis berasaskan fakta,

dengan mengambilkira juga pengalaman yang berkaitan.


Penyelaras Analisis dan Bank Item (ABI) sedar ketiadaan pegawai ABI yang bertanggungjawab kerana tiada surat rasmi arahan kerja dari pihak IPGM. Namun


JKAD IPG KPM


demikian, dengan inisiatif sendiri, penyelaras ABI telah melaksanakan kursus analisis dan interpertasi data kepada pensyarah yang dikenal pasti oleh jabatan/ unit masing-masing. Tugas pensyarah berkenaan adalah membuat analisis data pada peringkat jabatan masing-masing dan menghantar salinan (soft copy) kepada penyelaras ABI.

Didapati masih terdapat laporan analisis bagi borang LAM-PT09-03, LAM-PT11-07, LAM-PT11-08, LAM-PT15-05 dan Laporan Analisis Item tidak disediakan oleh Ketua-ketua Jabatan/Unit yang berkaitan dan dibentang dalam mesyuarat pengurusan. Oleh itu keputusan-keputusan yang berdasarkan pada data atau maklumat yang tepat tidak dapat dibuat dengan berkesan.

2.1.8 Prinsip 8: Hubungan Dengan Pembekal Untuk Faedah Bersama

’Organisasi dan pembekalnya saling bergantung antara satu sama lain. Hubungan yang baik akan membawa faedah dan meningkatkan prestasi kedua-dua pihak.’


� Berkongsi kepakaran dan sumber bersama anggota organisasi termasuk

pembekal untuk faedah kedua-dua pihak.

� Mengenalpasti dan membuat pemilihan pembekal utama. � Berkongsi maklumat dan perancangan masa depan. � Mewujudkan aktiviti peningkatan dan penambahbaikan bersama pembekal. � Menggalak dan mengiktiraf peningkatan yang dicapai oleh pembekal.


Didapat pada keseluruhan laporan penilaian prestasi pembekal yang berurusan dengan kebanyakkan IPGK pada tahap baik dan cemerlang dilaporkan melebihi 95%.

Pengauditan mendapati masih terdapat pembekal kawalan keselamatan yang cuba menipu IPGK dengan melanggar kontrak perjanjian apabila menyediakan pengawal keselamatan yang melebihihad umur yang dianggap sesuai menjadi pengawal keselamatan.

2.2 Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian AD Bil. 2/2010 Mengikut Klausa Standard MS ISO 9001:2008

Dapatan AD Bil. 2/2010 pada keseluruhannya dapat dilihat pada Jadual 2.2(i) dan Graf 2.2(i). Dapatan audit dalaman meliputi 34 NCR (40.96%) dan 49 OBS (59.04%). Laporan terperinci dapat dilihat pada bahagian Laporan Penuh Audit Dalaman.

Jadual 2.2(i): Taburan Ketidakpatuhan (NCR) dan Pemerhatian (OBS) dalam AD Bil. 2/2010

Ketidakpatuhan (NCR) Pemerhatian (OBS)

34 (40.96%) 49 (59.04%)


JKAD IPG KPM


Graf 2.2(i): Taburan Ketidakpatuhan (NCR) dan Pemerhatian (OBS) dalam AD Bil. 2/2010

Graf 2.2(ii) dan Jadual 2.2(ii) berikut menunjukkan taburan keseluruhan ketidakpatuhan dan pemerhatian dalam AD Bil. 2/2010 mengikut klausa standard MS ISO 9001:2008. Ketidakpatuhan dan pemerhatian yang ditemui dalam AD Bil. 2/2010 berfokus kepada Klausa 4 (42.17%) khususnya klausa 4.2.4 iaitu Kawalan Rekod (34.94%); DAN Klausa 7 (43.37%) khususnya dalam klausa 7.5.1 iaitu Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan (33.73%). Dapatan ini tidak banyak berbeza daripada dapatan AD Bil.1/2010 iaitu ketidakpatuhan dan pemerhatian yang ditemui dalam AD Bil. 1/2010 berfokus kepada Klausa 4 (38.55%) khususnya klausa 4.2.4 iaitu Kawalan Rekod (30.12%); DAN Klausa 7 (32.53%) khususnya dalam klausa 7.5.1 iaitu Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan (28.92%).

Graf 2.2 (ii): Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian Mengikut Klausa Standard MS ISO 9001:2008 Dalam AD Bil. 2/2010


JKAD IPG KPM


Punca ketidakpatuhan diklasifikasikan mengikut beberapa punca yang dikaitkan dengan penemuan ketidakpatuhan. ‘Masalah sikap/ kurang kepekaan’ merujuk kepada penemuan NCR yang ditemui kerana penggerak prosedur berkenaan yang tidak memberi perhatian yang sewajarnya kepada pelaksanaan prosedur di bawah kawalannya. ‘Kurang kemahiran/ latihan’ merujuk kepada penemuan NCR yang ditemui kerana penggerak prosedur berkenaan kurang pengalaman dan memerlukan kemahiran atau latihan khusus dalam menjalankan tugas berkaitan prosedur kualiti bawah kawalannya.

Klausa 6.2.2 berkaitan dengan “Kecekapan, Kesedaran Dan Latihan” dalam MS ISO 9001:2008 menitikberatkan di mana perlu, organisasi hendaklah menyediakan latihan atau mengambil tindakan-tindakan lain untuk mencapai kecekapan yang diperlukan di kalangan anggota organisasinya. Dapatan audit dalaman kali ini mendapati keseluruhan berlakunya ketidakpatuhan disebabkan oleh faktor manusia yang berkisar dengan masalah sikap/ kurang kepekaan serta kekurangan kemahiran/ latihan.

Jadual 2.2(ii):Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian Mengikut Klausa Standard MS

ISO 9001:2008 Dalam AD Bil. 2/2010

Klausa Standard ISO 9001:2000 Ketidakpatuhan

(NCR) Pemerhatian

(OBS)

Bil % Bil %

4.2.3 Kawalan Dokumen 2 2.41 4 4.82

4.2.4 Kawalan Rekod 10 12.05 19 22.89

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi 1 1.20 1 1.20

6.3 Infrastruktur 1 1.20 1 1.20

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

5 6.02 1 1.20

7.4.1 Proses Perolehan 1 1.20 0 0.00

7.4.2 Maklumat Perolehan 0 0.00 1 1.20

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan

10 12.05 18 21.69

8.4 Analisis Data 2 2.41 2 2.41

8.5.2 Tindakan Pembetulan 2 2.41 2 2.41

Jumlah 34 40.96 49 59.04

2.3 Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian Mengikut Prosedur Kualiti

Dapatan AD Bil. 2/2010 mengikut prosedur kualiti dapat dilihat dalam Graf 2.3. Prosedur Kualiti BPG-PPK-PT09, BPG-PPK-PUS01, BPG-PPK-PT06 dan BPG-PPK-PT11 merupakan empat penyumbang utama dapatan audit kali ini. (Sila rujuk Lampiran II untuk melihat taburan NCR dan OBS mengikut prosedur kualiti).


JKAD IPG KPM


Graf 2.3: Carta Bar Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian AD Bil. 2/2010 Mengikut Prosedur Kualiti

2.4 Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian Mengikut Fungsi Peta Proses

Dapatan AD Bil. 2/2010 mengikut fungsi peta proses pula dapat dilihat dalam Jadual 2.4 dan Graf 2.4. Lima fungsi iaitu ’ Perancangan & Pelaksanaan P&P, GERKO dan Praktikum’; ‘Penyelenggaraan infrastruktur’, ’Bekalan Sumber & Perolehan’, ’Kawalan Kualiti’ dan ’Penilaian’ mendahului teguran ketidapatuhan dan pemerhatian dalam AD Bil. 2/2010.

Pola ini adalah sama dalam penemuan AD Bil. 1/2010.

(Sila rujuk Lampiran III, Peta Proses Pengurusan Pendidikan Keguruan untuk klasifikasi prosedur kualiti mengikut fungsi peta proses).


JKAD IPG KPM


Graf 2.4: Carta Bar Taburan Ketidakpatuhan dan Pemerhatian Mengikut Fungsi Peta Proses Dalam AD Bil. 2/2010

Jadual 2.4: Taburan Ketidakpatuhan Dan Pemerhatian Dalam AD Bil. 2/2010 Mengikut Fungsi Peta Proses

Bil. Fungsi Ketidakpatuhan Pemerhatian

Bilangan % Bilangan %

1 Perancangan & Pelaksanaan P&P, GERKO dan Praktikum 17 20.48 12 14.46

2 Penilaian 5 6.02 7 8.43

3 Bekalan Sumber & Perolehan 3 3.61 8 9.64

4 Kawalan Kualiti 4 4.82 4 4.82

5 Perancangan Tahunan 2 2.41 5 6.02

6 Penyelenggaraan infrastruktur 1 1.20 5 6.02

7 Bimbingan Kaunseling & Disiplin 2 2.41 3 3.61

8 Pendaftaran & Pengurusan Pelajar Baru 0 0.00 3 3.61

9 Aduan / Maklum Balas Pelanggan 0 0.00 1 1.20

10 MKSP 0 0.00 1 1.20

JUMLAH 34 40.96 49 59.04


JKAD IPG KPM


Jadual 3(a): Trenda Taburan NCR dan OBS dalam AD Tahun 2002-2010

BIL. AD

1/ 02

2/ 02

1/ 03

2/ 03

1/ 04

2/ 04

3/ 04

1/ 05

2/ 05

1/ 06

2/ 06

1/ 07

2/ 07

1/ 08

2/ 08

1/ 09

2/ 09

1/ 10

2/ 10

BIL. NCR

259 21 4 14 5 23 30 31 25 34 41 21 17 18 20 30 51 25 34

BIL. OBS

234 171 154 146 55 140 107 111 102 103 102 60 47 74 69 71 50 58 49

JUM 493 192 158 160 60 163 137 142 127 137 143 81 64 92 89 101 101 83 83

Jadual 3(a)(i): Carta Bar Trenda Taburan NCR dan OBS dalam AD Tahun 2002-2010

3. Perbandingan Dapatan Audit Yang Lepas

Siri jadual 3 menunjukkan rumusan pematuhan kepada sistem pengurusan kualiti IPGKPM-IPG mengikut klausa standard MS ISO 9001:2000 bagi AD Bil. 1/2004 sehingga AD Bil. 2/2010.

Jadual 3(a), 3(b) dan 3(c) menunjukkan trenda pematuhan kepada sistem pengurusan kualiti IPGKPM-IPG bagi tahun 2002 hinggga 2010 mengikut klausa standard MS ISO 9001:2000 dan fungsi peta proses.

Graf 3(a), 3(b), 3(c) dan 3(e) merupakan interpretasi dalam bentuk carta bar bagi trenda dapatan AD dari tahun 2002-2010.

Graf 3(d), 3(e) dan 3(f) membuat perbandingan dapatan AD dari tahun 2007-2010 mengikut fungsi peta proses dan prosedur kualiti.

Daripada kedua-dua Graf 3(a)(i) dan (ii) dapat dilihat jumlah bilangan ketidakpatuhan dan pemerhatian berubah-ubah dan semakin kurang. Ini mungkin menunjukkan SPK IPGKPM-IPG semakin mantap namun ketidakpatuhan yang sama berulang khususnya dalam beberapa PK. IPG KPM hendaklah mengkaji trenda yang wujud untuk mengetahui punca-punca berlakunya ketidakpatuhan dan pemerhatian yang berulang.


JKAD IPG KPM


Graf 3(a)(ii): Graf Trenda Jumlah NCR dan OBS dalam AD Bagi Tahun 2002-2010


JKAD IPG KPM


Jadual 3(b)(i): Taburan NCR dalam AD Bil. 1/2004 hingga AD Bil.2/2010 Mengikut Klausa Standard MS ISO 9001:2000 dan MS ISO 9001:2008

Klausa Standard NCR

ISO 9001:2000 & ISO9001:2008

AD 1/04

AD 2/04

AD 3/04

AD 1/05

AD 2/05

AD 1/06

AD 2/06

AD 1/07

AD 2/07

AD 1/08

AD 2/08

AD 1/09

AD 2/09

AD 1/10

AD 2/10

4. Sistem Pengurusan Kualiti

1 7 13 14 11 19 22 7 4 2 14 11 8 5 12

5:Tanggungjawab Pengurusan

0 1 2 1 0 0 1 1 0 1 1 0 2 1 1

6: Pengurusan Sumber

1 0 0 2 4 2 0 0 0 1 0 2 2 2 1

7: Proses Penyampaian Perkhidmatan

1 2 8 8 6 10 11 9 9 10 4 11 31 9 16

8: Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan

2 13 7 6 4 3 7 4 4 4 1 6 8 8 4

Jumlah 5 23 30 31 25 34 41 21 17 18 20 30 51 25 34

Graf 3(b)(i): Carta Bar Taburan NCR dalam AD 2004 -2010 Mengikut Klausa Standard MS ISO 9001:2000 & ISO 9001:2008


JKAD IPG KPM


Jadual 3(b)(ii): Taburan OBS dalam AD Bil. 1/2004 hingga AD Bil.2/2010 Mengikut Klausa Standard ISO 9001:2000 & ISO 9001:2008

Klausa Standard OBS

ISO 9001:2000 & ISO9001:2008

AD 1/04

AD 2/04

AD 3/04

AD 1/05

AD 2/05

AD 1/06

AD 2/06

AD 1/07

AD 2/07

AD 1/08

AD 2/08

AD 1/09

AD 2/09

AD 1/10

AD 2/10

4. Sistem Pengurusan Kualiti

37 75 71 63 65 56 57 23 29 36 35 24 20 27 23

5: Tanggungjawab Pengurusan

5 8 3 13 5 8 13 2 2 2 1 9 0 2 1

6: Pengurusan Sumber

2 10 4 5 6 6 5 4 1 4 4 2 1 5 1

7: Proses Penyampaian Perkhidmatan

0 11 7 13 19 21 20 26 13 26 21 28 22 18 20

8: Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan

11 36 22 17 7 12 7 5 2 6 8 8 7 6 4

Jumlah 55 140 107 111 102 103 102 60 47 74 69 71 50 58 49

Graf 3(b)(ii): Carta Bar Taburan OBS dalam AD 2004 -2010 Mengikut Klausa Standard ISO 9001:2000 &

ISO 9001:2008


JKAD IPG KPM


Jadual 3(c): Taburan Dapatan Audit Dalaman dari tahun 2004 hingga 2010 Mengikut Fungsi Peta Proses

FUNGSI AD 1/04

AD 2/04

AD 3/04

AD 1/05

AD 2/05

AD 1/06

AD 2/06

AD 1/07

AD 2/07

AD 1/08

AD 2/08

AD 1/09

AD 2/09

AD 1/10

AD 2/10

1.Unjuran Pengambilan Guru

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

2. Proses Pengambilan Guru

0 1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 2 0 0 0

3. Pendaftaran & Pengurusan Pelajar Baru

0 4 4 8 2 5 5 3 1 5 21 12 4 2 3

4.Perancangan Tahunan

2 16 13 8 7 12 10 9 1 6 8 18 13 6 7

5. Bimbingan Kaunseling & Disiplin

0 21 21 13 7 7 7 5 3 9 17 13 10 3 5

6. Reka Bentuk Kurikulum

0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0

7. Kawalan Kualiti 39 12 27 22 15 27 14 11 7 13 16 26 8 10 8

8. Perancangan & Pelaksanaan P&P, GERKO dan Praktikum

0 25 19 23 22 17 27 8 16 25 8 5 18 27 29

9. Penilaian 0 23 12 12 19 13 16 4 6 2 9 9 15 7 12

10. Maklumat Penempatan

0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

11. Bekalan Sumber & Perolehan

2 41 23 40 41 38 47 27 18 24 2 2 17 12 11

12. Penyelenggaraan Infrastruktur

0 8 10 13 6 11 9 9 3 3 0 1 11 14 6

13. Aduan / Maklum Balas Pelanggan

0 1 0 0 3 1 4 2 2 1 1 3 3 1 1

14. Audit Dalaman 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0

15. MKSP 0 1 4 1 1 4 1 0 2 4 4 8 2 0 1

16. Analisis & Penambahbaikan

17 8 2 2 3 2 2 3 4 0 2 2 0 0 0

Jumlah 60 163 137 142 127 137 143 81 64 92 89 101 101 83 83


JKAD IPG KPM


Graf 3(c): Taburan Dapatan Audit Dalaman dari tahun 2004 hingga 2010 Mengikut Fungsi Peta Proses

Graf 3(c) menunjukkan fungsi ‘Bekalan Sumber & Perolehan’ mendahului fungsi yang lain dalam penemuan ketidakpatuhan dan pemerhatian sepanjang tempoh AD sejak 2004.

Graf 3(d) pula menunjukkan dengan lebih terperinci trenda penemuan ketidakpatuhan dan pemerhatian pada AD tahun 2009 dan 2010 mengikut fungsi peta proses. Terdapat dua fungsi yang banyak menyumbang kepada ketidakpatuhan dan pemerhatian yang berulang dalam pengauditan iaitu ‘Bekalan Sumber & Perolehan’; ‘Kawalan Kualiti’; dan ‘Perancangan & Pelaksanaan P&P, GERKO dan Praktikum’.

PK yang tergolong dalam fungsi ‘Perancangan & Pelaksanaan P&P, GERKO adalah:

� BPG-PPK-PT21, BPG-PPK-PT22;

� BPG-PPK-PUP05, BPG-PPK-PUP06, BPG-PPK-PUP07; dan BPG-PPK-PUS03.

Manakala PK yang termasuk dalam fungsi ‘Praktikum’ dan ‘Bekalan Sumber & Perolehan’ adalah:

� BPG-PPK-PT09, BPG-PPK-PT11 dan BPG-PPK-PT12.

Lima PK yang tersebut di atas merupakan prosedur teras yang berkait terus dengan tugas utama pensyarah di IPG iaitu pengajaran dan pembelajaran. Manakala tiga prosedur pengurusan yang penting di sini terlibat terus dengan pengurusan kewangan dan perolehan.

Kawalan Kualiti berkait dengan proses mengawal rekod dan dokumen sebagai bukti pelaksanaan SPK yang diharapkan.

L

AP

OR

AN

AU

DIT

DA

LA

MA

N M

S IS

O 9

001:2

008 B

IL. 2

/2010

JK

AD

IPG

KP

M

muka s

ura

t 20 d

rpd. 2

4

0 20

40

60

80

10

0

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Perancangan & Pelaksanaan …

Penyelenggaraan infrastruktur

Bekalan Sumber & Perolehan

Kawalan Kualiti

Penilaian

Perancangan Tahunan

Bimbingan Kaunseling …

Pendaftaran & Pengurusan …

Aduan / Maklum Balas …

Audit Dalaman

Unjuran Pengambilan …

Proses Pengambilan …

Reka Bentuk Kurikulum

Maklumat Penempatan

MKSP

Analisis & Penambahbaikan P

era

tus

Bila

ng

an

Ke

lem

ah

an S

PK

Me

ng

iku

t AD

Bil. 1

/20

10

0 20

40

60

80

10

0

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

10

0

Perancangan & Pelaksanaan …


Penilaian

Perancangan Tahunan

Penyelenggaraan infrastruktur

Bimbingan Kaunseling & …

Kawalan Kualiti

Pendaftaran & Pengurusan …

Aduan / Maklum Balas Pelanggan

MKSP

Analisis & Penambahbaikan


Unjuran Pengambilan …

Proses Pengambilan …

Maklumat Penempatan

Audit DalamanP

era

tus

Bila

ng

an

Ke

lem

ah

an S

PK

Me

ng

iku

t AD

Bil. 2

/20

09

Gra

f 3

(d):G

raf

(Pare

to)

me

nun

jukkan

T

ren

da

T

ab

ura

n N

CR

da

n O

BS

d

ala

m A

D 2

/20

10,

1/2

01

0 d

an

2/2

009 M

en

gik

ut F

ung

si P

eta

Pro

se

s


JKAD IPG KPM


Graf 3(e) : Graf Trenda Taburan NCR dan OBS dalam AD Tahun 2002-2010 Mengikut Prosedur Kualiti

Graf 3(f) menunjukkan dengan lebih terperinci trenda penemuan ketidakpatuhan dan pemerhatian pada AD tahun 2009 dan 2010. Jelas daripada graf ini bahawa terdapat beberapa PK yang menyumbang kepada ketidakakuran kepada sistem yang telah ditetapkan khususnya BPG-PPK-PT09. Penelitian penemuan audit dalaman 2010 secara terperinci mendapati ketidakakuran berkaitan dengan prosedur ini adalah berkaitan dengan (antaranya):

� Kawalan dokumen kualiti yang lemah termasuk pemantauan pelaksanaan keberkesanan pengurusan dokumen kualiti yang tidak dilaksanakan.

� Rancangan semester (LAM PT09-01) jam interaksi tidak selaras dengan peruntukan jam interaksi dalam sukatan pelajaran.

� Perancangan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran tidak berlandaskan sukatan pelajaran/ proforma yang diluluskan.

� Jumlah jam kuliah yang dicatatkan di dalam Rancangan Mingguan tidak menyamai jumlah jam yang dirancang di dalam Rancangan Semester dan Sukatan Pelajaran.

� Pengurusan portfolio pensyarah yang lemah � Sukatan pelajaran tidak ada cop nombor kawalan dokumen. � Pensyarah tidak menandatangani daftar kehadiran pelajar.

Jika diteliti antara lain, ketidakpatuhan ini berlaku disebabkan penggerak prosedur tidak melaksanakannya secara sistematik, samada kerana (i) sikap tidak ambil peduli; (ii) tidak mengetahui akan tatacara yang ditetapkan dalam prosedur sebab penggerak tidak menerima PK; (iii) pengurusan masa yang tidak sistematik; (iv) kurang pemantauan pelaksanaan prosedur.

Lampiran IV menunjukkan penemuan ketidakpatuhan dan pemerhatian mengikut PK dan bilangan AD yang berkenaan.

L

AP

OR

AN

AU

DIT

DA

LA

MA

N M

S IS

O 9

001:2

008 B

IL. 2

/2010

JK

AD

IPG

KP

M

muka s

ura

t 22 d

rpd. 2

4

0.00

20.00

40.00

60.00

80.00

100.00

0 20 40 60 80

PT-09

PT-11

PUP-08

PUP-09

PT-06

PT-22

PUS-01

PT-23

PUS-02

PUS-03

PT-12

PT-14

PT-18

PT-21

PT-07

PT-08

PT-13

PT-15

PT-16

PUP-03

PUP-04

PUP-06

MK-01

PT-01

PT-02

PT-03

PT-04

PT-05

PT-10

PT-17

PT-19

PT-20

PT-24

PT-25

PUP-01

PUP-02

PUP-05

PUP-07

PUP-10

Peratus

Bilangan

Kelem

ahan SPK M

engikut AD

Bil.1/2010

0.00

20.00

40.00

60.00

80.00

100.00

0 20 40 60 80

100

PT-09

PT-23

PT-06

PT-14

PT-15

PUP-08

PUS-01

PUS-02

PUP-06

PT-07

PT-12

PT-13

PT-21

PT-22

PUP-04

PUP-07

MK-01

PT-19

PUP-09

PUS-03

PT-08

PT-11

PT-16

PT-18

PT-24

PT-01

PT-02

PT-03

PT-04

PT-05

PT-10

PT-17

PT-20

PT-25

PUP-01

PUP-02

PUP-03

PUP-05

PUP-10

Peratus

Bilangan

Kelem

ahan SPK M

engikut AD

Bil.2/2009

Gra

f 3(f): G

raf (P

are

to) m

enun

jukkan

Tre

nda

Ta

bura

n N

CR

da

n O

BS

dala

m A

D 2

/20

10, A

D 2

/200

9 d

an A

D

1/2

00

9 M

en

gik

ut P

rose

dur K

ua

liti


JKAD IPG KPM


4. Audit Susulan

Audit susulan yang dijalankan sepertimana yang dirancang telah mengesahkan tindakan pembetulan awal (termasuk tindakan pencegahan dan penambahbaikan) yang telah diambil dan status tindakan tersebut (sila rujuk perincian Laporan Audit Dalaman Bil. 2/2010).

Dalam proses audit susulan yang dilaksanakan, ketua audit IPG berkenaan telah dipertanggungjawabkan akan menentukan tahap kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan serta tindakan yang diambil oleh pihak pengurusan institut terhadap segala teguran audit.

Dalam proses pengauditan kali ini, masih terdapat beberapa NCR yang belum disahkan (i) tindakan pembetulan segera (ii) cadangan tindakan pembetulan dan (iv) status tindakan yang diambil. Kesemua NCR ini dianggap masih aktif dan dalam tindakan penggerak dan pemantauan Ketua Pasukan Audit institut masing-masing.

5. Cadangan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti

Standard MS ISO 9001:2008 menekankan bahawa organisasi hendaklah mengambil tindakan secara efektif untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi mengelakkan ianya berlaku lagi berbanding standard terdahulu yang hanya menyebut perlu ada program tindakan pembetulan.

Cadangan penambahbaikan dikemukakan sekali lagi sepertimana telah dicadangkan dalam AD Bil.1/2010 iaitu IPG KPM mesti memainkan peranan mengenalpasti punca-punca ketidakpatuhan dan cadangan penambahbaikan dengan melaksanakan proses pembetulan dan pencegahan dengan lebih efektif. Prosedur yang ada sewajarnya bertujuan untuk memastikan semua ketakakuran dikaji dan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan dilaksanakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan supaya ianya tidak berulang dan berlaku lagi.

Sebagai tambahan IPG KPM hendaklah menyediakan pelan pengukuhan kemahiran dan pelaksanaan proses/prosedur berkaitan Pengurusan Pendidikan Keguruan selaras dengan kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2008 dan Malaysian Qualifications Framework.

Beberapa aktiviti pendedahan dan pengukuhan yang boleh dilaksanakan meliputi:

� MS ISO 9001:2008;

� MK, PK dan AK yang digunakan dalam pengurusan SPPK;

� Pembinaan senarai semak pelaksanaan PK dan AK dan penyimpanan rekod mengikut PK dan AK;

� Pembinaan indikator pencapaian PK dan AK dan seterusnya pengukuran keberksanan dan kecekapan pelaksanaan PK dan AK; dan

� Aplikasi prinsip ISO 10015 dalam program mengenalpasti kemahiran dan bentuk latihan untuk anggota organisasi. ISO 10015 adalah berkaitan dengan penilaian kejayaan program latihan organisasi.


JKAD IPG KPM


6. Penutup

Laporan Audit Dalaman Bil. 2/2010 ini dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2010 sebagai makluman dan tindakan bagi tujuan penambahbaikan keseluruhan sistem pengurusan kualiti.

Disediakan oleh:

Jawatankuasa Audit Dalaman Majlis Kualiti MS ISO 9001:2008 Institut Pendidkan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia Tarikh: 14-16 Mac 2011 laporan audit dalaman bil.2--2010(f)_mac2011/jkad2011

Lampiran I

No. ZON IPGM Kampus yang

Diaudit

Tarikh Audit Tarikh Audit

Susulan

1. Perlis 28 Feb - 1 Mac 7 Mac

2. Pulau Pinang 1 - 2 Mac 7 Mac

3. Darulaman Feb Mac

4. Sultan Abdul Halim 21 - 23 Feb 9 Mac

5. Tuanku Bainun 27 - 28 Feb 10 Mac

6. Bahasa Antarabangsa 3 - 4 Mac 9 Mac

7. Bahasa Melayu 28 Feb - 4 Mac 11 Mac

8. Ilmu Khas 1 Mac 10 Mac

9. Pendidikan Teknik 2 - 4 Mac 10 Mac

10. Islam 28 Feb - 2 Mac Mac

11. Ipoh 28 Feb - 2 Mac Mac

12. Raja Melewar 2 - 3 Mac 9 Mac

13. Perempuan Melayu 24 - 25 Feb & 28 - 1 Mac 7 - 8 Mac

14. Tun Hussein Onn 24 - 24 Feb 7 Mac

15. Temenggong Ibrahim 2 - 4 Mac 8 Mac

16. Tengku Ampuan Afzan 1 - 3 Mac 7 Mac

17. Dato’ Razali Ismail Feb Mac

18. Sultan Mizan Besut 1 - 3 Mac 8 Mac

19. Kota Bharu 1 - 2 Mac 8 Mac

20. Sarawak 3 - 4 Mac 10 Mac

21. Rajang 16 - 21 Feb 28-Feb

22. Batu Lintang 2 - 3 Mac 9 Mac

23. Tun Abdul Razak 28 Feb - 2 Mac 7 Mac

24. Kent 28 Feb - 2 Mac 7 Mac

25. Gaya 21 - 22 Feb 7 Mac

26. Tawau 23 - 25 Feb 10 Mac

27. Keningau 3 - 4 Mac 8 Mac

28. ZON TENGAH IPGM 13 & 14 Mac 18 Mac

ZON UTARA

ZON TENGAH

ZON SELATAN

ZON TIMUR

ZON

SARAWAK

ZON SABAH

JADUAL PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2008

BIL. 2/2010

(i)

BIL. PK TAJUK PK BIL. % BIL. % BIL. %

* BPG-PPK-MK-01 Manual Kualiti 0 - 0 - 0 -

1 BPG-PPK-PT-01Penyediaan Unjuran Keperluan dan

Pengambilan Guru0 - 0 - 0 -

2 BPG-PPK-PT-02 Pengurusan Permohonan 0 - 0 - 0 -

3 BPG-PPK-PT-03Pengurusan Ujian Kelayakan Pendidikan

Guru 0 - 0 - 0 -

4 BPG-PPK-PT-04 Pengurusan Temuduga 0 - 0 - 0 -

5 BPG-PPK-PT-05 Pengurusan Pemilihan dan Tawaran 0 - 0 - 0 -

6 BPG-PPK-PT-06 Perancangan Tahunan BPG dan Maktab 2 2.41 5 6.02 7 8.43

7 BPG-PPK-PT-07 Pendaftaran Pelajar Baru 0 - 2 2.41 2 2.41

8 BPG-PPK-PT-08 Pengurusan Pelajar Baru 0 - 1 1.20 1 1.20

9 BPG-PPK-PT-09Pelaksanaan Pengajaran dan

Pembelajaran13 15.66 8 9.64 21 25.30

10 BPG-PPK-PT-11 Pelaksanaan GERKO 4 4.82 3 3.61 7 8.43

11 BPG-PPK-PT-12 Pengurusan Praktikum 0 - 1 1.20 1 1.20

12 BPG-PPK-PT-13Penggubalan Kertas Soalan dan

Peraturan Memberi Markah3 3.61 1 1.20 4 4.82

13 BPG-PPK-PT-14 Penilaian Kerja Kursus 0 - 3 3.61 3 3.61

14 BPG-PPK-PT-15Pentadbiran Peperiksaan dan

Pemprosesan Keputusan Peperiksaan0 - 1 1.20 1 1.20

15 BPG-PPK-PT-16 Pemeriksaan Kertas Jawapan Bertulis 1 1.20 0 - 1 1.20

16 BPG-PPK-PT-18 Pengendalian Majlis Konvokesyen 0 - 1 1.20 1 1.20

17 BPG-PPK-PT-19Penyediaan Analisis dan Bank Item serta

Analisis Keputusan Peperiksaan0 - 1 1.20 1 1.20

18 BPG-PPK-PT-20 Pengurusan Maklumat Penempatan 0 - 0 - 0 -

19 BPG-PPK-PT-21 Pengurusan Perpustakaan 0 - 1 1.20 1 1.20

20 BPG-PPK-PT-22Pengendalian Makmal Pengajaran dan

Pembelajaran1 1.20 3 3.61 4 4.82

21 BPG-PPK-PT-23 Pengurusan Bimbingan dan Kaunseling 0 - 1 1.20 1 1.20

22 BPG-PPK-PT-24 Pengurusan Disiplin Pelajar 2 2.41 2 2.41 4 4.82

23 BPG-PPK-PT-25 Reka Bentuk Kurikulum 0 - 0 - 0 -

24 BPG-PPK-PUP-01 Pengendalian MKSP 0 - 1 1.20 1 1.20

25 BPG-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan 0 - 0 - 0 -

26 BPG-PPK-PUP-03 Audit Dalaman 0 - 0 - 0 -

27 BPG-PPK-PUP-04 Aduan Pelanggan 0 - 1 1.20 1 1.20

28 BPG-PPK-PUP-05Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus

Dan Kawalan Peruntukan0 - 1 1.20 1 1.20

29 BPG-PPK-PUP-06 Perolehan 1 1.20 1 1.20 2 2.41

30 BPG-PPK-PUP-07 Pengurusan Elaun Pelajar 0 - 1 1.20 1 1.20

31 BPG-PPK-PUP-08 Penyelenggaraan Infrastruktur 1 1.20 1 1.20 2 2.41

32 BPG-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset dan Stor 0 - 4 4.82 4 4.82

33 BPG-PPK-PUP-10

Kawalan Ke Atas Produk Atau

Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi

Keperluan Yang Ditetapkan

0 - 0 - 0 -

34 BPG-PPK-PUS-01 Kawalan Rekod Kualiti 4 4.82 3 3.61 7 8.43

35 BPG-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen Kualiti 1 1.20 1 1.20 2 2.41

36 BPG-PPK-PUS-03 Latihan Pembangunan Staf 1 1.20 1 1.20 2 2.41

34 40.96 49 59.04 83 100.00

(ii)

JUMLAH

Lampiran II

TABURAN BILANGAN LAPORAN KETIDAKPATUHAN (NCR)

DAN PEMERHATIAN (OBS) MENGIKUT PROSEDUR KUALITI

( AUDIT DALAMAN BIL. 2/2010 )

NCR OBS JUMLAH

Lampiran III

PETA PROSES PENGURUSAN PPK

7.5.3

7.5.5

7.5.3, 7.6, 8.2.4 PT-13,14,15,16,18,19

7.1, 7.2.3, 7.5.3

PT-02,03,04,05

5.2, 7.1, 7.2.3

PT-01

8.3.2 PT-23,24

7.3 PT-25

4.2.3 4.2.4 7.6 8.2.3 8.2.4 8.3 7.5.1

5.2, 7.2

6.3, 7.5.5 PUP-08

6.1, 6.2, 6.4, 7.4, 8.2.4 PT-21,22

PUP-05,06,07,09

PUS-03

7.1, 6.4, 8.2.4 PT-09,11,12

7.5.3, 8.2.4 PT-07,08

6.1 7.1

7.2

PT-06

Pelanggan

Unjuran Pengambilan Guru

Proses Pengambilan Guru

Pendaftaran & Pengurusan Pelajar

Baru

Perancangan & Pelaksanaan P & P,

GERKO dan Praktikum

Penilaian

Maklumat Penempatan

Pelanggan

Bimbingan Kaunseling &

Disiplin

Kawalan Kualiti

Perancangan Tahunan


Penyenggaraan Infrastruktur

Analisis & Penambahbaikan

Am: 4.1, 4.2, 5.1, 5.5, 8.1

Dikecualikan 7.5.2, 7.5.4

Aduan/Maklum Balas Pelanggan 8.2.1 PUP-04

Audit Dalaman 8.2.2 PUP-03

MKSP 5.6 PUP-01

PUS-01,02

8.4, 8.5 PUP-02


(iii)

Lampiran IV

TRENDA DAPATAN AUDIT DALAMAN DARI TAHUN 2002-2010 MENGIKUT PK

BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. % BIL. %

* .MK-01 6 3.7 1 1.1 0 - 0 0.0 2 2.0 0 0.00 0 0.00

1 .PT-01 2 0.41 0 - 0 0.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

2 .PT-02 4 0.81 1.0 0.7 1 0.7 0 - 0 0.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

3 .PT-03 1 0.20 1 0.6 1 0.8 0 - 0 0.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

4 .PT-04 2 1.27 0 - 0 0.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

5 .PT-05 1 0.2 13.0 9.5 10 7.0 0 - 0 0.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

6 .PT-06 18 3.7 2 1.04 11 6.96 9 5.63 2 3.33 15 9.2 13.0 9.5 8.0 5.6 7 5.5 5.0 3.6 4 2.8 9.0 11.1 1 1.6 6 6.5 8 9.0 8 7.9 7 6.9 6 7.23 7 8.43

7 .PT-07 31 6.3 2 1.04 3 1.90 2 1.25 1 0.6 3.0 2.2 4.0 2.8 2 1.6 0.0 - 0.0 3.0 3.7 1 1.6 3 3.3 0 - 2 2.0 3 3.0 1 1.20 2 2.41

8 .PT-08 16 3.2 3 1.56 2 1.25 3 1.8 1.0 0.7 5.0 3.5 13.0 9.5 21 14.7 2 2.2 1 1.1 0 0.0 1 1.0 1 1.20 1 1.20

9 .PT-09 42 8.5 3 1.56 7 4.43 13 8.13 16 9.8 11.0 8.0 10.0 7.0 14 11.0 1.0 0.7 6 4.2 5.0 6.2 11 17.2 16 17.4 19 21.3 21 20.8 18 17.8 19 22.89 21 25.30

10 .PT-10 56 11.4 26 13.5 24 15.2

11 .PT-11 45 9.1 10.0 5.2 6.0 3.8 11.0 6.9 8.0 4.9 3.0 2.2 6.0 4.2 4 3.1 3.0 2.2 1.0 1.2 5 7.8 7 7.6 2 2.2 2 2.0 1 1.0 7 8.43 7 8.43

12 .PT-12 12 2.4 3.0 1.6 12.0 7.6 9.0 5.6 2.0 1.2 5.0 3.6 7.0 4.9 4 3.1 3 2.1 2.0 2.5 2 2.2 0 - 1 1.0 3 3.0 2 2.41 1 1.20

13 .PT-13 9 1.8 14.0 7.3 7.0 4.4 6.0 3.8 5.0 3.1 3.0 2.2 1 0.8 3.0 2.2 4 2.8 2 3.1 2 2.2 1 1.0 3 3.0 1 1.20 4 4.82

14 .PT-14 8 1.6 9.0 4.7 9.0 5.7 5.0 3.1 7.0 4.3 3.0 2.2 3.0 2.1 6 4.7 5.0 3.6 3 2.1 2.0 2.5 2 3.1 1 1.1 2 2.2 3 3.0 7 6.9 2 2.41 3 3.61

15 .PT-15 20 4.1 6.0 3.1 6.0 3.8 5.0 3.1 8.0 4.9 1.0 0.7 4.0 2.8 6 4.7 3.0 2.2 2 1.4 1.0 1.2 1 1.1 0 - 0 0.0 6 5.9 1 1.20 1 1.20

16 .PT-16 19 3.9 3.0 1.6 3.0 1.9 2.0 1.5 3.0 2.1 2 1.6 1.0 0.7 4 2.8 0 - 1 1.0 1 1.0 1 1.20 1 1.20

17 .PT-17 5 1.0 6.0 3.1 4.0 2.5

18 .PT-18 1 0.2 3.0 1.6 1.0 0.6 3.0 1.9 1.0 0.6 2.0 1.5 2 1.6 0 - 0 0.0 1 1.0 2 2.41 1 1.20

19 .PT-19 6 1.2 1.0 0.6 1.0 0.6 3.0 1.8 1.0 0.7 2.0 1.4 2 1.6 1.0 1.2 2 3.1 0 - 0 0.0 2 2.0 0 0.00 1 1.20

20 .PT-20 3 0.6 0.0 0.0 1.0 0.6

21 .PT-21 29 5.9 8.0 4.2 3.0 1.9 9.0 5.6 12.0 7.4 5.0 3.6 2.0 1.4 5 3.9 2.0 1.5 5 3.5 2 3.1 4 4.3 2 2.2 6 5.9 3 3.0 2 2.41 1 1.20

22 .PT-22 8 1.6 11.0 5.7 8.0 5.1 11.0 6.9 2.0 3.3 8.0 4.9 8.0 5.8 10.0 7.0 10 7.9 17.0 12.4 13 9.1 5.0 6.2 6 9.4 8 8.7 5 5.6 7 6.9 3 3.0 6 7.23 4 4.82

23 .PT-23 28 5.7 15.0 7.8 4.0 2.5 15.0 9.4 12.0 7.4 11.0 8.0 6.0 4.2 6 4.7 2.0 1.5 4 2.8 3.0 3.7 2 3.1 7 7.6 5 5.6 2 2.0 9 8.9 3 3.61 1 1.20

24 .PT-24 13 2.6 4.0 2.1 3.0 1.9 9.0 5.6 10.0 6.1 10.0 7.3 7.0 4.9 1 0.8 5.0 3.6 3 2.1 2.0 2.5 1 1.6 2 2.2 3 3.4 3 3.0 1 1.0 0 0.00 4 4.82

25 .PT-25 0.0 0.0 1 1.6 0 - 1 1.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

26 .PUP-01 1.0 0.5 2.0 1.3 3.0 1.9 1.0 0.6 4.0 2.9 1.0 0.7 1 0.8 2.0 1.5 1 0.7 2 3.1 3 3.3 2 2.2 2 2.0 0 0.0 0 0.00 1 1.20

27 .PUP-02 1 0.2 1.0 0.5 4.0 2.5 2.0 1.3 13.0 21.7 5.0 3.1 2.0 1.5 2.0 1.4 3 2.4 4.0 2.9 3 2.1 3.0 3.7 4 6.3 1 1.1 3 3.0 0 0.0 0 0.00 0 0.00

28 .PUP-03 5 1.0 2.0 1.0 2.0 1.3 1.0 0.6 1.0 0.7 0 - 0 0.0 0 0.0 1 1.20 0 0.00

29 .PUP-04 12 2.4 5.0 2.6 1.0 0.6 1.0 0.6 3 2.4 1.0 0.7 4 2.8 2.0 2.5 2 3.1 1 1.1 2 2.2 2 2.0 3 3.0 1 1.20 1 1.20

30 .PUP-05 5 1.0 2.0 1.3 1.0 0.6 2.0 1.2 1.0 0.7 6.0 4.2 1 0.8 5.0 3.6 3 2.1 2.0 2.5 1 1.1 1 1.0 0 0.0 0 0.00 1 1.20

31 .PUP-06 24 4.9 10.0 5.2 5.0 3.2 8.0 5.0 4.0 2.5 6.0 4.4 13.0 9.2 12 9.4 7.0 5.1 13 9.1 16.0 19.8 7 10.9 2 2.2 6 6.7 6 5.9 4 4.0 1 1.20 2 2.41

32 .PUP-07 19 3.9 7.0 3.6 7.0 4.4 0.0 0.0 3.0 1.8 1.0 0.7 3.0 2.1 1 0.8 3.0 2.2 4 2.8 1 1.1 1 1.1 1 1.0 3 3.0 0 0.00 1 1.20

33 .PUP-08 3.0 1.9 9.0 5.5 10.0 7.3 13.0 9.2 6 4.7 11.0 8.0 9 6.3 9.0 11.1 3 4.7 3 3.3 7 7.9 5 5.0 6 5.9 7 8.43 2 2.41

34 .PUP-09 10 11.2 7 6.9 2 2.0 7 8.43 4 4.82

35 .PUP-10 0 0.00 0 0.00

36 .PUS-01 15 3.0 21.0 10.9 15.0 9.5 19.0 11.9 26.0 43.3 8.0 4.9 16.0 11.7 14.0 9.9 10 7.9 8.0 5.8 5 3.5 6.0 7.4 4 6.3 10 10.9 6 6.7 6 5.9 5 5.0 6 7.23 7 8.43

37 .PUS-02 15 3.0 9.0 4.7 9.0 5.7 4.0 2.5 17.0 28.3 3.0 1.8 11.0 8.0 8.0 5.6 5 3.9 19.0 13.9 9 6.3 5.0 6.2 3 4.7 3 3.3 4 4.5 5 5.0 5 5.0 3 3.61 2 2.41

38 .PUS-03 20 4.1 8.0 4.2 3.0 1.9 4.0 2.5 7.0 4.3 2.0 1.5 5.0 3.5 12 9.4 4.0 2.9 9 6.3 4.0 4.9 3 4.7 9 9.8 0 - 5 5.0 2 2.0 3 3.61 2 2.41

493 100 192 100 158 100 160 100 60 100 163 100 137 100 142 100 127 100 137 100 143 100 81 100 64 100.0 92 100.0 89 100.0 101 100.0 101 100.0 83 100 83 100

AD BIL. 2/2010

JUMLAHJUMLAH

AD BIL. 1/2010

JUMLAH

AD BIL. 2/2009

JUMLAH

AD BIL. 1/2008 AD BIL. 2/2008

JUMLAH

AD BIL. 1/2009

JUMLAH

AD BIL.

2/2006

JUMLAH

AD BIL. 2/2007

JUMLAH

AD BIL. 1/2007

JUMLAHJUMLAHBIL BPG-PPK- JUMLAHJUMLAH

AD BIL.

1/2006

JUMLAHJUMLAH

JUMLAH

JUMLAH JUMLAHJUMLAH JUMLAH JUMLAH

AKD

BIL.1/2002

AKD BIL.

2/2002

AKD BIL.

1/2003

AD BIL.

2/2005

AD BIL.

2/2004

AD BIL.

2/2003

AD BIL.

1/2005

AD BIL.

3/2004

AD BIL.

1/2004

(iv)

TRENDA DAPATAN AUDIT DALAMAN DARI TAHUN 2002-2010 MENGIKUT IPGK

NCR OBS

1/2002 2 3 2/2002 9 1/2003 12 2/2003 6 1/2004 2/2004 1 4 3/2004 1 8 1/2005 8 2/2005 1 21/2006 1 6 2/2006 5 6 1/2007 3 1 2/2007 1 1/2008 3 1 2/2008 3 1 1/2009 3 3 2/2009 8 61/2010 32/2010 1 0 1/2002 4 8 2/2002 6 1/2003 0 2/2003 2 6 1/2004 0 2/2004 2 1 3/2004 1 1/2005 1 5 2/2005 1 51/2006 1 3 2/2006 3 1/2007 1 2/2007 3 1/2008 1 2/2008 1 2 1/2009 2 3 2/2009 1 2 1/2010 1 2 2/2010 3 2 1/2002 2 1

2/2002 2 1/2003 0 2/2003 3

IPG kampus Perlis

IPG kampus

Darulaman

Lampiran V

Unit/ MaktabBIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

21 1

8

1 1

5

3

1

3 3 3

8

3

1

3

9

12

6

4

8

2

6 6

1 1 1

3

6

00

5

10

15

20

25

30

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

4

2 21 1 1 1

21 1

3

8

6

0

6

01 1

5 5

3 3

1

3

12

32 2 2

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

25

30

2/2003 3 1/2004 0 2/2004 3 3/2004 1 1/2005 3 2/2005 11/2006 2 1 2/2006 2 21/2007 1 2/2007 1 1/2008 2 2/2008 2 1/2009 1 1 2/2009 2 3 1/2010 4 2/2010 1 4 1/2002 1 6 2/2002 6 1/2003 0 2/2003 9 1/2004 0 2/2004 2 11 3/2004 1 1/2005 1 2/2005 51/2006 1 1 2/2006 1 3 1/2007 1 2/2007 1 1/2008 1 3 2/2008 21/2009 2 2/2009 1 2 1/2010 3 (v) 2/2010 1 1

IPG kampus Sultan

Abdul Halim

IPG kampus Pulau

Pinang

21 1

8

1 1

5

3

1

3 3 3

8

3

1

3

9

12

6

4

8

2

6 6

1 1 1

3

6

00

5

10

15

20

25

30

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

4

2 21 1 1 1

21 1

3

8

6

0

6

01 1

5 5

3 3

1

3

12

32 2 2

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

2 2 21 1

211

2

0

3

0

3

1

3

1 12

12 2

1

34 4

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

12

1 1 1 1 1 1

6 6

0

9

0

11

1 1

5

1

3

1

32 2 2

3

1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

0…

2/2

0…

1/2

0…

2/2

0…

1/2

0…

2/2

0…

3/2

0…

1/2

0…

2/2

0…

1/2

00

6

2/2

0…

1/2

0…

2/2

0…

1/2

0…

2/2

0…

1/2

00

9

2/2

0…

1/2

0…

2/2

0…

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

1/2002 3 5

2/2002 4 1/2003 0 2/2003 2 2 1/2004 0 2/2004 4 0 3/2004 2 4 1/2005 3 3 2/2005 2 31/2006 3 5 2/2006 1 7 1/2007 2 2/2007 1 1/2008 1 3 2/2008 5 1/2009 1 42/2009 1 51/2010 22/2010 1 1/2002 4 1

2/2002 1 6 1/2003 5 2/2003 6 1/2004 7 2/2004 1 13 3/2004 3 9 1/2005 1 10 2/2005 1 31/2006 2 2 2/2006 1 3 1/2007 1 1 2/2007 1 1/2008 1 2/2008 1 1/2009 3 2/2009 1 1/2010 1 2/2010 1 1/2002 3

2/2002 1 4 1/2003 1 5 2/2003 5 1/2004 1

IPG kampus

Tuanku Bainun

IPG kampus Ipoh

32

4

23

23

1 1 1 1

54

0

2

0 0

43 3

5

7

21

3

54

5

21

0

5

10

15

20

25

30

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

3/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

00

6 2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

4

1 1

3

1 12

1 1 11

65

67

13

910

32

3

1 1 1 1

3

1 1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

3/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

00

6 2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

25

30

1/2004 1 2/2004 1 9 3/2004 1 3 1/2005 6 2/2005 21/2006 2 3 2/2006 2 2 1/2007 1 1 2/2007 2 1 1/2008 2 2/2008 1 1 1/2009 1 2/2009 1 1/2010 2 1 2/2010 1 1/2002 7 7 2/2002 7 1/2003 6 2/2003 1 2 1/2004 0 2/2004 3 3/2004 1 4 1/2005 1 2/2005 2 31/2006 1 2/2006 4 1/2007 1 3 2/2007 1 1 1/2008 2 2/2008 21/2009 1 2/2009 1 1/2010 1 1 (vi) 2/2010 2

IPG kampus

Pendidikan Teknik

IPG kampus lmu

Khas

1 1 1 12 2

12

12

1

34

5 5

1

9

3

6

23

21 1

21 1 1 1

0

5

10

15

20

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

7

1 12

1 1 1 1

7 76

2

0

34

1

3

1

43

12 2

1 12

0

5

10

15

20

25

30

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

1/2002 29 6 2/2002 4 5 1/2003 3 7 2/2003 7 1/2004 1 2/2004 2 3/2004 2 1/2005 1 2/2005 2 11/2006 2 1 2/2006 1 1/2007 1 2 2/2007 1 1/2008 2 2/2008 1 1/2009 2 4 2/2009 2 1/2010 1 2/2010 2 1/2002 6 5 2/2002 5 3 1/2003 9 2/2003 1 17 1/2004 2 2/2004 1 11 3/2004 1 7 1/2005 4 2/2005 51/2006 2 3 2/2006 2 1 1/2007 1 2/2007 1 1/2008 2 2/2008 1 1/2009 1 2/2009 2 1/2010 3 1 2/2010 1 2 1/2002 11 2 2/2002 2 5 1/2003 5 2/2003 3 1/2004 3 2/2004 3

IPG kampus

Bahasa Melayu

IPG kampus

Bahasa

Antarabangsa

29

43

2 21 1 1

2 2

65

7 7

12 2

1 1 1 12 2

4

21

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

65

1 1 12 2

3

1

5

3

9

17

2

11

7

45

3

1 1 12

1 12

12

0

5

10

15

20

25

30

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

20

25

30

2/2004 3 3/2004 2 1 1/2005 4 6 2/2005 2 31/2006 3 8 2/2006 5 1 1/2007 5 2/2007 2 1/2008 2 3 2/2008 1 1/2009 4 1 2/2009 2 3 1/2010 1 1 2/2010 1 1 1/2002 5 3 2/2002 1 7 1/2003 2 2/2003 3 1/2004 2 2/2004 1 3 3/2004 3 1/2005 1 1 2/2005 11/2006 6 2/2006 1 1/2007 2/2007 2 1/2008 3 5 2/2008 2 4 1/2009 2 2/2009 41/2010 2 3 (vii)2/2010 2 1

IPG kampus

Pendidikan Islam

IPG kampus Raja

Melewar

11

2 2

4

23

5

21

4

21 1

2

5 5

3 3 3

1

6

3

8

1

5

23

1

3

1 1

0

5

10

15

20

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

5

1 1 1 1

32 2

4

2 23

7

23

23 3

1 1

6

2

54

3

1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

1/2002 8 20

2/2002 1 9 1/2003 2/2003 2 7 1/2004 2/2004 3 3/2004 1 2 1/2005 3 2/2005 2 51/2006 3 2/2006 2 1/2007 1 4 2/2007 1 3 1/2008 1 2/2008 11/2009 32/2009 2 21/2010 12/2010 2 2 1/2002 24 9 2/2002 10 1/2003 2 2/2003 4 1/2004 5 2/2004 2 3/2004 1 1/2005 1 2/2005 21/2006 1 4 2/2006 1 3 1/2007 1 2/2007 1 3 1/2008 1 2/2008 2 1/2009 32/2009 2 11/2010 22/2010 1 1/2002 13 14

2/2002 1 7

1/2003 2 2/2003 1 1/2004 1

IPG kampus

Perempuan Melayu

IPG kampus Tun

Hussein Onn

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

24

1 1 1 1 12

910

2

45

21

2

43 3

12

3

12

1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

25

30

1/2004 1 2/2004 2 3/2004 1 2 1/2005 2 2/2005 31/2006 1 2/2006 3 1/2007 2 2/2007 2 1/2008 5 2/2008 4 1/2009 3 2/2009 5 2 1/2010 3 2/2010 3 1/2002 13 11 2/2002 1 14 1/2003 23 2/2003 5 1/2004 0 2/2004 2 13 3/2004 7 10 1/2005 2 7 2/2005 1 51/2006 1 7 2/2006 4 7 1/2007 2 3 2/2007 1 6 1/2008 5 2/2008 1 31/2009 2 22/2009 1 11/2010 1 (VIII)2/2010 3 5

IPG kampus

Temenggong

Ibrahim

IPG kampus

Tengku Ampuan

Afzan

13

1 1

5

14

7

21 1

2 2 23

1

32 2

54

32

3 3

0

5

10

15

20

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

13

12

7

21 1

4

21 1

21 1

3

11

14

23

5

0

13

10

7

5

7 7

3

65

32

1

5

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

1/2002 10 13 2/2002 1 1/2003 7 2/2003 4 1/2004 0 2/2004 5 3/2004 3 1/2005 2 8 2/2005 31/2006 4 1 2/2006 1 4 1/2007 1 4 2/2007 1 1/2008 1 2/2008 1 7 1/2009 3 1 2/2009 2 2 1/2010 2 2/2010 1 3 1/2002 2 4 2/2002 1 8 1/2003 13 2/2003 3 1/2004 2 9 2/2004 11 3/2004 2 7 1/2005 3 8 2/2005 31/2006 1 4 2/2006 3 3 1/2007 1 2/2007 2 1/2008 2 2/2008 1 1/2009 1 3 2/2009 2 1 1/2010 2 4 2/2010 1 1 1/2002 7 3 2/2002 4 1/2003 12 2/2003 1 1/2004 1 5 2/2004 2 3/2004 3

IPG kampus Dato'

Razali Ismail

IPG kampus Sultan

Mizan Besut

10

2

4

1 1 13

21

13

1

7

4

0

5

3

8

31

4 4

1 1

7

12 2

3

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

21

2 23

1

3

12

12 2

1

4

8

13

3

9

11

78

34

32

1

3

1

4

1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

20

25

30

3/2004 3 1/2005 2 2/2005 21/2006 2 2/2006 3 5 1/2007 3 2/2007 1 1/2008 3 8 2/2008 3 1/2009 4 2/2009 2 2 1/2010 2 2/2010 2 3 1/2002 7 12

2/2002 1 1/2003 1 2/2003 1 1/2004 1 2/2004 6 10 3/2004 1 9 1/2005 1 3 2/2005 2 51/2006 3 5 2/2006 4 1/2007 4 2/2007 1 2 1/2008 1 2 2/2008 1 6 1/2009 2 2/2009 1 2 1/2010 1 3 (ix) 2/2010 3 2

IPG kampus Kota

Bharu

IPG kampus Gaya

7

1

3

1

32 2 2

34

12

1

5

23

2 2 2

5

3

8

34

23

0

5

10

15

20

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

3/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

00

6 2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

76

1 12

3

1 1 1 1 1

3

12

1 1 1 1

109

3

5 54 4

2 2

6

2 23

2

0

5

10

15

20

25

30

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

1/2002 5 3

2/2002 4 1/2003 4 2/2003 5 1/2004 2 2/2004 1 2 3/2004 1 6 1/2005 3 2/2005 31/2006 3 2/2006 3 1/2007 1 2/2007 1 1/2008 1 2/2008 2 3 1/2009 1 222009 1 21/2010 12/2010 1 1 1/2002 28 32 2/2002 4 1/2003 1 2/2003 2 1/2004 1 2/2004 3 3/2004 3 1/2005 1 1 2/2005 51/2006 1 4 2/2006 5 1/2007 4 2/2007 2 1/2008 3 2/2008 1 1/2009 1 4 2/2009 2 2 1/2010 1 3 2/2010 2 1 1/2002 1 4 2/2002 1 1 1/2003 2 2/2003 1 3 1/2004 2 2/2004 7

IPG kampus

Keningau

IPG kampus Kent

5

1 12

1 1 1

34 4

5

2 2

6

3 3 3 3

1 1 1

32 2

1 1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

22009

1/2

010

2/2

010

28

1 1 12

12

32

4

12

1

3 3

1

54

54

23

1

4

23

1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

20

25

30

2/2004 7 3/2004 2 2 1/2005 1 7 2/2005 3 51/2006 5 2/2006 2 8 1/2007 1 3 2/2007 3 1/2008 3 2/2008 3 1/2009 1 2/2009 1 1 1/2010 3 2/2010 2 1/2002 26 27 2/2002 3 1/2003 1 2/2003 2 2 1/2004 1 2/2004 1 3/2004 1 4 1/2005 4 2/2005 31/2006 1 5 2/2006 2 1/2007 1 2/2007 1 1 1/2008 1 2/2008 1 2 1/2009 2 2/2009 1 1 1/2010 1 (x) 2/2010 1 1

IPG kampus

Tawau

IPG kampus Batu

Lintang

1 1 12

1

32

1 1

4

12

32

7

2

7

5 5

8

3 3 3 3

1 1

32

0

5

10

15

20

1/2

00

2

2/2

00

2

1/2

00

3

2/2

00

3

1/2

00

4

2/2

00

4

3/2

00

4

1/2

00

5

2/2

00

5

1/2

00

6

2/2

00

6

1/2

00

7

2/2

00

7

1/2

00

8

2/2

00

8

1/2

00

9

2/2

00

9

1/2

01

0

2/2

01

0

26

21 1 1 1 1 1 1 1

27

3

12

1

4 43

5

21 1

2 21 1 1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

1/2002 18 10 2/2002 1 20 1/2003 17 2/2003 1 16 1/2004 1 2/2004 4 3/2004 1 1/2005 1 4 2/2005 1 41/2006 3 2/2006 1 6 1/2007 1 2 2/2007 3 1/2008 1 3 2/2008 1 4 1/2009 2 4 2/2009 1 1/2010 2 9 2/2010 3 1/2002 5 8 2/2002 7 1/2003 9 2/2003 1 7 1/2004 1 2/2004 1 3/2004 2 7 1/2005 6 2/2005 1 11/2006 1 6 2/2006 3 4 1/2007 3 2/2007 1 1 1/2008 5 2/2008 3 1/2009 4 2/2009 1 1/2010 3 2/2010 2 1/2002 15 2/2002 7 1/2003 2 2/2003 12 1/2004 1 0 2/2004 1

IPG kampus Tun

Abdul Razak

IPG kampus

Rajang

18

1 1 1 1 1 1 1 12 2

10

20

1716

1

4

1

4 43

6

23 3

4 4

1

9

3

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

5

1 12

1 1

3

1 1

87

9

7

1

76

1

6

43

1

5

34

32

0

5

10

15

20

25

30

1/2

002

2/2

002

1/2

003

2/2

003

1/2

004

2/2

004

3/2

004

1/2

005

2/2

005

1/2

006

2/2

006

1/2

007

2/2

007

1/2

008

2/2

008

1/2

009

2/2

009

1/2

010

2/2

010

20

25

30

2/2004 1 3/2004 2 1/2005 5 2/2005 61/2006 1 4 2/2006 1 4 1/2007 5 2/2007 3 1/2008 2 2/2008 1 3 1/2009 2 4 2/2009 4 1 1/2010 2 4 2/2010 3 1/2002 3 14 2/2002 1 7 1/2003 7 2/2003 1 4 1/2004 11 2/2004 11 3/2004 2 1/2005 2 6 2/2005 3 141/2006 1 6 2/2006 2 6 1/2007 4 4 2/2007 2 3 1/2008 3 4 2/2008 3 21/2009 3 52/2009 3 3 1/2010 (xi) 2/2010 5 1

IPG kampus

Sarawak

BPG (2002-2009)

IPGM

(MULAI 2010)

15

1 1 1 12

4

2

7

2

12

01

2

56

4 45

32

34

1

43

0

5

10

15

20

1/…

2/…

1/…

2/…

1/…

2/…

3/…

1/…

2/…

1/2

0

06 2

/…

1/…

2/…

1/…

2/…

1/…

2/…

1/…

2/…

3

1 12

3

12

4

23 3 3 3

5

14

7 7

4

11 11

2

6

14

6 6

43

4

2

5

3

1

0

5

10

15

20

25

30

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

3/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

00

6 2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

…

2/2

…

1/2

00

9

2/2

00

9 1/2

…

2/2

…

NCR OBSUnit/ Maktab

BIL. AUDIT

DALAMAN

BILANGAN

256 220

20 164

4 147

13 142

5 44

23 129

30 105

29 105

21 89

33 97

39 96

17 56

15 44

15 70

17 67

27 66

48 47

25 58

34 49 (xii)

671 1795

AD BIL.1/2010

AD BIL.2/2009

AD BIL.1/2009

AD BIL.2/2010

JUMLAH

AD BIL. 1/2006

AD BIL. 2/2006

AD BIL. 1/2007

AD BIL. 2/2007

AD BIL.1/2008

AD BIL.2/2008

AD BIL. 2/2003

AD BIL. 1/2004

AD BIL. 2/2004

AD BIL. 3/2004

AD BIL. 1/2005

AD BIL. 2/2005

AKD BIL. 2/2002

AKD BIL. 1/2003

AKD BIL. 1/2002

256

20

413

5

2330 29

2133

39

17 15 15 1727

48

2534

220

164

147 142

44

129

105 105

8997 96

5644

70 67 66

4758

49

0

50

100

150

200

250

300

AK

D B

IL. 1/2

002

AK

D B

IL. 2/2

002

AK

D B

IL. 1/2

003

AD

BIL

. 2/2

003

AD

BIL

. 1/2

004

AD

BIL

. 2/2

004

AD

BIL

. 3/2

004

AD

BIL

. 1/2

005

AD

BIL

. 2/2

005

AD

BIL

. 1/2

006

AD

BIL

. 2/2

006

AD

BIL

. 1/2

007

AD

BIL

. 2/2

007

AD

BIL

.1/2

008

AD

BIL

.2/2

008

AD

BIL

.1/2

009

AD

BIL

.2/2

009

AD

BIL

.1/2

010

AD

BIL

.2/2

010

JUMLAH NCR/CAR dan OBS/PP

STATISTIK DAPATAN AUDIT DALAMAN BIL.2/2010

MENGIKUT KLAUSA DAN PROSEDUR

Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru Kampus

Prosedur-Prosedur Yang Diaudit

BPG-PPK-PT01 hingga BPG-PPK-PT25

BPG-PPK-PUP01 hingga BPG-PPK-PUP10

BPG-PPK-PUS01 hingga BPG-PPK-PUS03

Dapatan AD ditunjukkan seperti jadual di bawah:

NCR OBS JUMLAH

34 49 83

Rujukan Standard Rujukan Prosedur NCR OBS Jumlah

4.2.3 BPG-PPK-PT-06 1 1

BPG-PPK-PT-09 1 2 3

BPG-PPK-PT-14 1 1

BPG-PPK-PUS-01 1 1

4.2.4 BPG-PPK-PT-06 2 2

BPG-PPK-PT-07 1 1

BPG-PPK-PT-09 3 2 5

BPG-PPK-PT-11 1 3 4

BPG-PPK-PT-13 1 1 2

BPG-PPK-PT-14 1 1

BPG-PPK-PT-15 1 1

BPG-PPK-PT-24 2 2 4

BPG-PPK-PUP-05 1 1

BPG-PPK-PUP-07 1 1

BPG-PPK-PUP-09 1 1

BPG-PPK-PUS-01 2 2 4


5.5.3 BPG-PPK-PT-06 1 1

BPG-PPK-PT-09 1 1

7.1 BPG-PPK-PT-09 5 5

BPG-PPK-PT-19 1 1

6.3 BPG-PPK-PT-13 1 1

BPG-PPK-PUP-09 1 1

7.4.1 BPG-PPK-PUP-06 1 1

7.4.2 BPG-PPK-PUP-06 1 1

7.5.1 BPG-PPK-PT-06 1 1

BPG-PPK-PT-07 1 1

BPG-PPK-PT-08 1 1

BPG-PPK-PT-09 4 2 6

BPG-PPK-PT-11 1 1

BPG-PPK-PT-12 1 1

BPG-PPK-PT-13 1 1

BPG-PPK-PT-14 1 1

BPG-PPK-PT-16 1 1

BPG-PPK-PT-18 1 1

BPG-PPK-PT-21 1 1

BPG-PPK-PT-22 3 3

BPG-PPK-PT-23 1 1

BPG-PPK-PUP-04 1 1

BPG-PPK-PUP-08 1 1

BPG-PPK-PUP-09 2 2



8.4 BPG-PPK-PT-06 1 1

BPG-PPK-PUP-01 1 1

BPG-PPK-PT-11 1 1

BPG-PPK-PT-22 1 1

BPG-PPK-PUS-02 1 1

8.5.2 BPG-PPK-PT-11 1 1

BPG-PPK-PT-06 1 1

BPG-PPK-PT-08 0

BPG-PPK-PT-09 1 1

34 49 83JUMLAH

2

LAPORAN KETIDAKPATUHAN (NON-CONFORMANCE)

BIL IPG KLAUSA PROSEDUR KUALITI RUMUSAN KETIDAKPATUHAN PUNCA KETIDAKPATUHAN TINDAKAN PEMBETULAN

SEGERA

1 IPGM 4.2.3 BPG-PPK-(PT-09, PT-13, PT-11, PUS-01

PUS-01 1. Di Unit Peperiksaan, didapati simpanan dokumen sulit seperti kertas soalan dan deraf kertas soalan tidak dikawal dengan sempurna.2. Beberapa orang pegawai mempunyai salinan CD prosedur kualiti yang tidak diterima daripada Pegawai Dokumen IPGM. 3. Di dapati sebahagian besar Sukatan Pelajaran dan Proforma tidak ada dalam simpanan pemegang BPG-PPK-PT-09 untuk rujukan.4. Terdapat dua (2) versi Proforma kursus WAJ 3110 (UB) PISMP dalam simpanan pemegang prosedur kualiti.

Punca Ketidakpatuhan sedang dikenalpasti.

Tindakan pembetulan segera sedang dirancang/ dilaksanakan.

2 IPGK Raja Melewar

4.2.3 BPG-PPK- PT-09 Di dapati Rancangan P&P Mingguan, format LAM-PT09-02 bagi mata pelajaran Kajian Sosial PPISMP S1 pada dua folio pensyarah Jabatan Sains Sosial dan 1 folio pensyarah Jabatan Bahasa (Unit Bahasa Cina) bagi mata pelajaran Bahasa Cina KPLI SR tidak mengikut format prosedur kualiti BPG-PPK-PT-09 para 5.8.

Pensyarah tidak peka mematuhi format LAM-PT09-02 yang ditetapkan.

i. LAM-PT09-02 bagi m/pelajaran PISMP Jabatan Sains Sosial dikehendaki dibuat semula untuk tujuan rekod dan keperluan audit MQF.ii. LAM-PT09-02 bagi m/pelajaran Bahasa Cina KPLI SR Jabatan Bahasa bagi tahun 2011 hendaklah mengikut format yang ditetapkan

3 IPGK Tengku Ampuan Afzan

7.5.1 BPG-PPK- PUS-02 Didapati pemantauan pelaksanaan keberkesanan pengurusan dokumen kualiti tidak dilaksanakan (LAM-PUS02-10).

Pengawai kurang peka terhadap prosedur kerja.

Memo Timbalan Pengarah IPGKTAA/A/144/123/01/Jld.5 (153) mengarahkan supaya mengambil tindakan segera berdasarkan NCR Audit Dalaman Bil. 2/2010.

A: KETIDAKPATUHAN

3

LAPORAN KETIDAKPATUHAN (NON-CONFORMANCE)

A: KETIDAKPATUHAN

BIL INSTITUT KLAUSA PROSEDUR KUALITI PELAN TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN PEMBETULAN YANG

DIAMBIL DAN STATUS TINDAKAN

STATUS TINDAKAN

1 IPGM 4.2.3 BPG-PPK-(PT-09, PT-13, PT-11, PUS-01

PUS-01 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.

Akan dimaklumkan nanti. NCR belum ditutup sepenuhnya.

2 IPGK Raja Melewar

4.2.3 BPG-PPK- PT-09 KJ yang berkenaan hendaklah memasti bahawa borang LAM-PT09-02 dipantau setiap bulan.

Semua borang LAM-PT09-02 yang berkaitan telah dibuat semula mengikut ketetapan prosedur kualiti

Semua borang LAM-PT09-02 telah dibaiki dan mematuhi prosedur kualiti BPG-PPK-PT-09 pada 9 Mac 2011


7.5.1 BPG-PPK- PUS-02 Pegawai Dokumen membuat pemantauan kawalan rekod dan dokumen dari jabatan ke jabatan.

Pemantauan pelaksanaan keberkesanan penggunaan dokumen kualiti telah dilaksanakan (LAM-PUS02-10).

Semua tindakan telah selesai pada 7 Mac 2011.

4


SEGERA

4 IPGK Perempuan Melayu

4.2.4 BPG-PPK- PT-09 1. Pihak pengurusan JHEP tidak dapat mengemukakan buku rekod kehadiran kuliah bagi unit-unit yang berikut: PPISMP BI2 Sem1 Amb Jun 2010; PISMP PRA1 & MT Sem 4 Amb Jan 2009; PISMP MT Sem 6 Amb Jan 2008; PISMP PK5 Sem 2 Amb Jan 2010.2. Didapati pensyarah (JPIPK) menanda tangani buku rekod kehadiran kuliah walaupun bertugas rasmi diluar institut. Buku rekod kehadiran kuliah unit PPISMP BI Amb Jun 2010 ditangan tangani oleh pensyarah berkenaan pada 29 September 2010 semasa beliau bertugas diluar rujuk KP(IPG) 84/100/1/1 Jld2 (27).3. Didapati pensyarah (JPIPK) telah menandatangani buku rekod kehadiran kuliah sebagai bukti kuliah diganti bagi PPISMP BI 1 Amb Jun 2010 . Pada ketika itu pelajar menghadiri aktiviti diluar IPG (pada 22-31Ogos 2010 pelajar PPISMP BI 1 Amb Jun 2010 menghadiri koir Merdeka 2010 di Bukit Jalil, Kuala Lumpur.

1. JHEP tidak mempunyai tempat penyimpanan yang terkawal untuk penyimpanan buku rekod. Pelajar dan pensyarah meminjam tanpa mengikut prosedur pinjaman. Kelemahan pada sistem pengedaran dokumen. 2. Pensyarah telah tersilap menandatangani buku rekod kehadiran kuliah walaupun bertugas rasmi di luar institut. 3. Pensyarah telah tersilap menandatangani buku rekod kehadiran kuliah sedangkan pelajar menghadiri aktiviti di luar IPG.

1. Usaha mengesan dokumen telah berjaya mendapatkan semua 5 dokumen yang tidak ditemui semasa audit. Semua dokumen telah ditagkan untuk memudahkan dokumen dikesan. 2. Pensyarah telah menyertakan catatan di dalam buku rekod kehadiran tersebut dan berjanji akan akur kepada prosedur dan peraturan menandatangani buku rekod kehadiran. 3. Kuliah ganti tersebut sebenarnya telah dilaksanakan pada 3 September 2010.

5 IPGK Perlis 4.2.4 BPG-PPK- PT-09 Di Bilik Terinai 1, dua portfolio pensyarah tidak dapat dikesan semasa pengauditan dijalankan (Rujuk: JB(2))

Pensyarah tidak memberi perhatian yang serius keperluan menghantar forfolio pengajaran sewaktu proses dijalankan

Meminta pensyarah berkenaan menghantar porfolio pada tarikh audit susulan

6 IPGK Bahasa Antarabangsa

4.2.4 BPG-PPK- PT-09 Di Jabatan HEP terdapat Buku Daftar Kehadiran Pelajar yang tidak ditandatangani pensyarah. Bukti: Buku Daftar Kehadiran Pelajar KPLI Kump A (30/9 -waktu 1 & 2, 8/10- waktu 3 &4 , 26/10 -waktu 1 & 2) dan Kump C( 10/8-waktu 7&8,29/8-waktu 3 &4, 21/9-waktu 6 , 23/9-waktu 1,2 &3, 1/10-waktu 6&7,4/10-waktu 6&7, 8/11-waktu 1&2 PISMP Kohot 2 Sains Sosial Seluruh bulan Ogos Pensyarah PT2 dan WM dan Seni Visual 2/2010, Semester 3.(5/7-waktu 6 9/7-waktu 4)

Pensyarah terlepas pandang Memo dikeluarkan oleh Timbalan Pengarah kepada semua pensyarah supaya menandatangani Buku Daftar Pelajar selepas setiap sesi pengajaran. (Ruj: IPBA/T/14/100/1005Jld.4(85) bertarikh 8 Mac 2011)

7 IPGK Batu Lintang

4.2.4 BPG-PPK- PT-11 (i) LAM-PUS02-06a tidak diisi dengan lengkap di Unit Kokurikulum. (ii) Data Mentah untuk LAM-PT11-07 (Pemantauan Keberkesanan Pelaksanaan Kokurikulum dari persepsi KUK/Penyelaras / Ketua Pensyarah Penasihat) tidak dapat dikesan di Unit Kokurikulum. (iii) Portfolio kokurikulum seorang pensyarah dari Jabatan HEP kurang lengkap.

Rekod LAM-PUS02-06a tidak dapat dikesan akibat perpindahan pejabat terlalu kerap tahun 2010.

1. Fail yang dimaksudkan (LAM-PT11-07) sudah berjaya dikesan. 2. LAM-PUS-02-06a sudah diambil tindakan 3.. Portfolio Kokurikulum telah lengkap.

5



STATUS TINDAKAN


4.2.4 BPG-PPK- PT-09 1. Pihak pengurusan perlu segerakan prosese pembesaran ruang dan stor JHEP. Buku rekod peminjaman telah dikemaskini dengan memasukkan elemen lebih terperinci. Semua dokumen lama akan dijilid mengikut ambilan dan semester, 2. Pensyarah telah maklum dan akan patuh kepada peraturan yang telah ditetapkan. 3. Pensyarah perlu peka dengan aktivitipelajar sebelum mengadakan kelas ganti dan menandatangani buku rekod kehadiran pelajar pada tarikh yang sepaturtnya.

1. Poses pengagihan dikemaskini dengan hanya perspnel yang mengambil sahaja boleh memulangkan dokumen. Semua dokumen dilarang di bawa keluar dan rujukan hanya dibuat di JHEP. 2. Pensyarah telah menyertakan catatan dalam buku rekod kehadiran. 3. Pensyarah telah menyertakan catatan dalam buku rekod kehadiran.

Pemegang telah bertindak mengemaskini rekod yang tidak dipatuhi dengan berkesan di bawah kawalan berterusan.

5 IPGK Perlis 4.2.4 BPG-PPK- PT-09 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


6 IPGK Bahasa Antarabangsa

4.2.4 BPG-PPK- PT-09 Setiap Ketua Kelas akan menentukan pensyarah menandatangani Buku Kehadiran Pelajar. Pemantauan akan dilakukan oleh Jabatan HEP

Satu memo makluman telah dikeluarkan oleh Timbalan Pengarah kepada semua pensyarah supaya menandatangani Buku Daftar Pelajar selepas setiap sesi pengajaran. (Ruj: IPBA/T/14/100/1005Jld.4(85) bertarikh 8 Mac 2011)

Di dalam pelaksanaan

7 IPGK Batu Lintang

4.2.4 BPG-PPK- PT-11 1. Dokumen (LAM-PUS02-06a) akan diserah kepada auditor semasa taklimat KUK pada 8/3/11.

1. Dokumen (LAM-PUS02-06a telah diserah kepada auditor. 2. Portfolio pensyarah di Jabatan HEP telah dibaiki pada 7/3/11

Selesai diambil tindakan

6


SEGERA

8 IPGK Teknik 4.2.4 BPG-PPK- PT-13 Rekod penggubalan kertas soalan peperiksaan Program PISMP Semester 2/2010 (LAM-PT-13-02 dan LAM-PT13-03) tidak dapat dikesan di Jabatan Bahasa dan Jabatan Sains

Rekod kualiti tidak dalam simpanan Ketua Jabatan

Ketua Jabatan telah memperolehi rekod berkenaan daripada pegawai yang bertanggung di jabatannya

9 IPGK Dato' Razali Ismail

4.2.4 BPG-PPK- PT-24 Rekod Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan pelajar tidak dihantar ke Jabatan HEP mengikut tarikh seperti yang dikehendaki iaitu sebelum 5hb. bulan berikutnya. Bukti: Didapati sebanyak 34 daripada 52 kelas tidak ada rekod Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan, LAM-PT24-01.

Tutor/ mentor dan pegawai Jabatan HEP tidak perihatin terhadap tanggungjawab menyediakan dan menyerahkan Rekod Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan Pelajar.

Memo berarikh 01 Mac 2011 dikeluarkan kepada tutor-tutor yang terlibat supaya meyerahkan Rumusan Kuliah Bulanan pelajar kepada Jab. HEP.


4.2.4 BPG-PPK- PT-24 Didapati sebanyak 12 buku kehadiran pelajar tidak dapat dikesan di Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

Penggerak tidak membuat pemantauan untuk mengesan buku kehadiran untuk 12 unit itu.

Menghubungi tutor unit-unit yang tidak menghantar buku kehadiran itu.

11 IPGK Islam 4.2.4 BPG-PPK- PUS-01 1) Di Unit Kokurikulum, pegawai yang mewakili pemegang PT 11 tidak dapat mengemukakan rekod mengendalikan mesyuarat bidang kokurikulum dengan Ketua Pensyarah Penasihat/Pensyarah Penasihat. 2) Di Unit Kokurikulum, auditee sukar mengemukakan perancangan semester yang diminta. 3) Terdapat kerja kursus yang tidak disimpan di Unit Peperiksaan.4) Memo taklimat peperiksaan kepada pensyarah tidak dapat ditunjukkan.5) Laporan kes disiplin yang diminta tidak dapat ditunjukkan oleh wakil auditee.6) Tiada sebarang laporan dalam fail pemegang PUP 02.7) Borang KEW.PA-7 tidak diwujudkan.8) Laporan analisis penggunaan makmal ada tetapi data mentah tidak dapat ditunjukkan.

Pegawai -pegawai tidak peka kepada keperluan PK masing-masing.

Peringatan Timbalan Pengarah kepada semua pemegang PK, pensyarah dan staf sokongan supaya akur kepada prosedur PK dan SPK semasa ucapan Majlis Penutupan Audit Dalaman Bil 2/2010 pada 2 Mac 2011 di Dewan Idris Marbawi pada jam 3.00- 4.30 petang.

7



STATUS TINDAKAN

8 IPGK Teknik 4.2.4 BPG-PPK- PT-13 Rekod tersebut akan diletakkan di tempat yang boleh diakses oleh Ketua Jabatan

Rekod tersbut diletakkan di tempat yang boleh diakses oleh Ketua jabatan dan Pegawai Jabatan yang bertanggung jawab

Tindakan telah diambil

9 IPGK Dato' Razali Ismail

4.2.4 BPG-PPK- PT-24 Jadual Pemantauan telah disediakan oleh KJ HEP untuk meyemak penyerahan Rumusan Kuliah Bulanan pelajar.

Salinan Prosedur Kualiti tentang Pengurusan Rekod Kehadiran Kuliah telah dikeluarkan kepada pensyarah pada 02 Mac 2011.

Semua tindakan susulan segera telah sempurna dilaksanakan pada 8 Mac 2011.


4.2.4 BPG-PPK- PT-24 Penyediaan borang senarai semak penerimaan buku kehadiran di akhir semester.

Memo Timbalan Pengarah IPGKTAA/A/144/123/01/Jld.5 (153) mengarahkan mengambil tindakan segera berdasarkan NCR Audit Dalaman Bil. 2/2010.


11 IPGK Islam 4.2.4 BPG-PPK- PUS-01 Akan dibincangkan dalam mesyuarat pra MKSP Bil 2/2010 yang akan diadakan pada 10 Mac 2011.

Mesyuarat pra MKSP telah diadakan pada 10 Mac 2011 dan memutuskan supaya kursus pemantapan ISO 9001:2008 diadakan bagi semua pemegang PK dan auditor.

Belum dapat ditentukan sehingga tarikh kursus dilaksanakan.

8


SEGERA

12 IPGM 4.2.4 BPG-PPK- PUS-01 1. Rujuk silang dengan beberapa fail lain (Aduan (KP (IPG)/8080/100/4/2 Jld. 2, MS ISO KP(IPG)/8383/800/2, Urusan Pentadbiran Jabatan Pengurusan KP(IPG)/8383/100/1, Khidmat Kaunseling dan Tutorial Peribadi KP(IPG)8585/600/13(3), tidak diisi langsung/tidak lengkap/dan tidak kemas kini.2. Fail diberi nombor baharu tetapi Buku Daftar Fail tidak dikemaskinikan. Contoh: LDP KP(IPG)/8686/600.3. Terdapat rekod yang sepatutnya dimasukkan dalam fail Urusan Pentadbiran Jabatan Pengurusan Kualiti dan bukan fail MS ISO. Rujuk: Cadangan Awal Pemegang Prosedur MS ISO 9001:2008 IPGM iaitu masukan (19).



13 IPGK Pulau Pinang

4.2.4 BPG-PPK- PUS-03 1). Unit LDP tidak dimaklumkan mengenai pencalonan pensyarah yang menghadiri kursus luaran.2). Terdapat beberapa orang pensyarah yang kembali daripada kursus tidak mengisi LAM-PUS03-06 & LAM-PUS03-07.3). Pensyarah juga tidak menghantar salinan sijil kehadiran kursus ke Unit Pentadbiran untuk direkodkan dalam rekod perkhidmatan sebagai mematuhi prosedur BPG-PPK-PUS-03



14 IPGM 5.5.3 BPG-PPK- PT-06 Pemegang dan penggerak prosedur kualiti tidak jelas tentang peranan, fungsi dan spesifikasi tugas masing-masing.Bukti : Rujuk silang dengan pemegang dan penggerak prosedur kualiti BPG-PPK-PT-06, PT-21, PUP-02, PUP-03, PUP-04, PUP-10, PUS-01, PUS-02 dan PUS-03 (mengikut Senarai Nama Pemegang dan Penggerak Prosedur Kualiti) mendapati mereka tidak menerima surat pelantikan individu dan spesifikasi tanggungjawab masing-masing.



15 IPK Kota Bharu 7.4.1 BPG-PPK- PUP-06 Terdapat dua orang pengawal keselamatan yang berumur melebihi 55 tahun. Dalam butiran perjanjian had umur adalah 18-55 tahun sahaja. Tiada bukti penyelenggaraan telah dijalankan ke atas pemadam api.



16 IPGM 6.3 BPG-PPK- PT-13 Di Unit Peperiksaan, dokumen sulit tidak disimpan di bilik kebal.Bukti : Dokumen sulit seperti kertas peperiksaan November 2010 PISMP BAM 3111, PISMP BAM 3112, PISMP MTE 3104, dan keputusan peperiksaan akhir KPLI ambilan Januari 2010 di simpan di Bilik Gerakan.



9



STATUS TINDAKAN

12 IPGM 4.2.4 BPG-PPK- PUS-01 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


13 IPGK Pulau Pinang

4.2.4 BPG-PPK- PUS-03 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


14 IPGM 5.5.3 BPG-PPK- PT-06 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


15 IPK Kota Bharu

7.4.1 BPG-PPK- PUP-06 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


16 IPGM 6.3 BPG-PPK- PT-13 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


10


SEGERA

17 IPGK Gaya 7.1 BPG-PPK- PT-09 Didapati jumlah jam kuliah yang dirancang di dalam Rancangan Semester tidak menyamai jumlah jam yang telah ditetapkan di dalam Sukatan Pelajaran dan Proforma. Jabatan Teknologi Pendidikan untuk EDU 3105 – Teknologi dalam Pengajaran & Pembelajaran (dua rancangan semester pensyarah) untuk Semester 2/2010 - 52 jam dan 50 jam daripada 60 jam.

KJ terlepas pandang kekurangan bilangan jam kredit apabila menyemak dan menandatangani perancangan semester tersebut.

Rancangan semester akan diperbetulkan supaya bilangan jam kredit ditambahkan.

18 IPGK Sultan Mizan

7.1 BPG-PPK- PT-09 (i) Didapati seorang pensyarah (21/03/17) di Jabatan Ilmu Pendidikan telah menyediakan Rancangan Pengajaran Semester LAM-PT09-01 yang tidak sama dengan Proforma . Berdasarkan Jadual Waktu pensyarah berkenaan mengajar subjek PKP3104 (Kemahiran Pengamatan - PISMP) tetapi kandungan LAM-PT09-01 adalah PKP3105 iaitu Pendidikan Disleksia (tarikh disediakan 23.6.2010 tetapi dalam LAM-PT-09-01 M1 bermula 3 Januari 2010). (ii) LAM-PT-09-02 pensyarah juga tidak lengkap disediakan.

Pensyarah ini cuai dalam menyediakan Rancangan Pengajaran Semester walaupun KJ telah memberi peringatan mengenainya.

• Arahan PEMBETULAN SEGERA telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan Ilmu Pendidikan kepada pensyarah berkenaan pada 03 Mac 2011 untuk diambil tindakan.

• Pensyarah berkenaan dikehendaki menghantar dan membuktikan pembetulan telah diambil pada selewat-lewatnya 08 Mac 2011

19 IPGK Sultan Abdul Halim

7.1 BPG-PPK- PT-09 Seorang pensyarah PJSS tidak menyediakan Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran Semester (LAM-PT-09-01) bagi kursus PJM3114 (PJ Suaian) dan PJM3104 (Renang).Bagi kursus PJM3104 pula, pensyarah berkenaan tidak menyediakan Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran Mingguan (LAM-PT-09-02) selepas minggu ke 6.

Pensyarah berkenaan lalai dalam penyediaan LAM-PT09-01 dan LAM-PT09-02 kerana beban tugasnya yang berat, mengajar sebanyak 18 waktu seminggu

Memo Pengarah IPSAH/01/10/4/3/Jld.1 ( ) bertarikh 6 Mac 2011 kepada semua pensyarah meminta tindakan segera diambil.

20 IPGK Bahasa Melayu

7.1 BPG-PPK- PT-09 i.PISMP PSV 3104: Jumlah interaksi dalam perancangan kurang 3 jamii.PRA 3108: Tajuk 5 sepatutnya 18 jam tetapi dirancang hanya 15 jam; Tajuk 6 sepatutnya 5 jam tetapi dirancang untuk 6 jam.iii.Pelaksanaan pengajaran PKB3108 bagi tajuk minggu 1 selama 4 jam diulang semula pada minggu kedua untuk 4 jam lagi interaksi.iv.KPLI Permata AA2051: LAM-PT09-01 tidak ditandatangani oleh KJv.Tiada catatan kuliah ganti bagi pelajar yang mengikuti BIG.



11



STATUS TINDAKAN

17 IPGK Gaya 7.1 BPG-PPK- PT-09 Ketua jabatan akan menyemak sebelum menandatangani rancangan semester (LAM-PT09-01) dengan merujuk kepada sukatan pelajaran / proforma.

Kedua-dua rancangan semester yang tidak kurang jam kredit telah diperbetulkan supaya mencukupi jam kredit.

Tindakan pembetulan telah diambil.

18 IPGK Sultan Mizan

7.1 BPG-PPK- PT-09 Semakan berkala ke atas portfolio diteruskan dan ketua jabatan perlu memastikan semua pensyarah menghantar portfolio. Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan segera jika masih berlaku pensyarah yang tidak memetuhi prosedur berkaitan.

Pensyarah berkenaan telah melengkapkan semua dokumen dan rekod dalam portfolio pada 8 Mac 2011.

Semua tindakan sudah dilaksanakan pada 8/3/2011.

19 IPGK Sultan Abdul Halim

7.1 BPG-PPK- PT-09 Satu kursus kesedaran ISO 9001:2008 dirancang diadakan pada bulan April 2011.

Pensyarah berkenaan dan semua pensyarah telah mengambil tindakan pembetulan dan ditunjukkan kepada auditor semasa audit susulan dan semakan oleh semua KJ.

Telah selesai dilaksanakan pada 3 Mac 2011.


7.1 BPG-PPK- PT-09 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


12


SEGERA

21 IPGM 7.5.1 BPG-PPK-(PT-06

MK-01, PUS-03)

PT-06 a) Takwim tidak dihantar ke IPGK sebelum minggu pertama tahun pengajaran bermula (langkah 5.6 BPG-PPK-PT-06).b) JK Kerja IPGM belum dibentuk (langkah 5.6 BPG-PPK-PT-06).c) Pelaporan pencapaian objektif tidak dijalankan semasa MKSP Bil.1/2010. (para 5.6.2 dalam Manual Kualiti).d) Pemegang prosedur kualiti BPG-PPK-PUS-03 melaksanakan semua proses kerja tanpa mengikut ketetapan piawaian dalam prosedur kualiti tersebut.




7.5.1 BPG-PPK- PT-09 Pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran dua orang pensyarah (seorang dari Jabatan Matematik dan seorang dari Jabatan Bahasa ) tidak menyamai jumlah jam interaksi yang ditetapkan dalam sukatan pelajaran PPISMP.Bukti :1. Keperluan sukatan pelajaran kursus MT2 bagi PPISMP Sem 3 Amb Jun 2009 ialah 60 jam tetapi buku rekod kehadiran kuliah menunjukkan 58 jam interaksi sahaja. 2. Keperluan sukatan pelajaran kursus ELA bagi PPISMP Sem 3 Amb Jun 2009 ialah 60 jam tetapi buku rekod kehadiran kuliah menunjukkan 46 jam interaksi sahaja.

1. Tidak menandatangan buku rekod kehadiran guru pelatih yang mana kelas-kelas telah dilaksanakan seperti tarikh-tarikh berikut : i. 27 Julai 2010 - 2 jam ii. 16 Ogos 2010 - 2 Jam. iii. 19 Oktober 2010 - 1 jam. 2. Kelalaian tidak menandatangani buku kehadiran unit.

1. Telah mencatatkan pada ruang di dalam buku rekod kehadiran guru pelatih 2010. 2. Buku kehadiran ditandatangani pada waktu kelas ganti dan dibuat catatan PT09-02 di dalam folio. KJ telah menyemak dan dikira jumlah jam mencukupi dan sama dengan dalam buku kehadiran.

23 IPGK Gaya 7.5.1 BPG-PPK- PT-09 1. Di Jabatan Matematik, terdapat seorang pensyarah yang tidak membuat Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran (LAM-PT09-02) bagi kursus MT3311P sejak minggu 4 semester 2 (iaitu 19 Julai 2010 hingga minggu ke-15,15 Oktober 2010). 2. Tiga portfolio P&P pensyarah (JSS, JAPIM dan JPJK) tidak dihantar untuk disemak semasa audit.

Pensyarah tidak ambil berat untuk menulis rancangan mingguan (LAM-PT09-02) dan KJ tidak menyemak secara berkala. Pensyarah yang tidak hantar portfolio P&P bertugas rasmi di luar dan tidak serahkan portfolio kepada auditor.

Pensyarah akan melengkapkan semua rancangan mingguan yang tertinggal. Portfolio yang tidak dihantar untuk disemak akan diperiksa.

24 IPGK Keningau 7.5.1 BPG-PPK- PT-09 1. Sukatan Pelajaran KPLI ( Minor PJ ) tiada nombor rujukan terkawal. 2. Beberapa pensyarah tidak menyediakan LAM-PT09 - 02 dengan lengkap semasa pengauditan dijalankan.

1. Tiada pemantauan secara berkala daripada Ketua - Ketua Jabatan Akademik.

1. Memo Dalaman telah dikeluarkan untuk tindakan segera kepada Ketua - Ketua Jabatan yang dan pensyarah yang terlibat 2. Sukatan Pelajaran telah dicop dengan perkataan ' Salinan Terkawal ' dan diberikan Nombor Rujukan 3. Menyediakan senarai semak kepada Ketua - Ketua Jabatan dan pensyarah

13



STATUS TINDAKAN

21 IPGM 7.5.1 BPG-PPK-(PT-06MK-01, PUS-03)

PT-06 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.



7.5.1 BPG-PPK- PT-09 1. Pemantauan dari pihak Ketua Jabatan memastikan catatan dibuat pada tarikh-tarikh yang telah dikenalpasti. 2. Pemantauan oleh KJ memastikan pensyarah menandatangani buku rekod kehadiran dan di dalam folio P&P pensyarah.

1.Catatan telah ditulis pada buku rekod kehadiran guru pelatih pada tarikh-tarikh seperti berikut:i. 27 Julai 2010 - 2 jam ii. 16 Ogos 2010 - 2 Jam. iii. 19 Oktober 2010 - 1 jam. 2. Pensyarah telah menandatangani buku rekod kehadiran dan membuat catatan pada folio PT 09-02. (30/08/10 diganti pada 08/10/10) (1/09/10 diganti pada 22/10/10) (23/08/10 diganti padaa 03/09/10) (25/08/10 diganti pada 24/09/10) (25/10/10 diganti pada 28/10/10).

1.Tindakan telah diambil. Pensyarah perlu selalu peka. KJ perlu melakukan pemantauan yang berkesan. 2. Ketidakakuran telah dipatuhi di bawah kawalan Ketua Jabatan.

23 IPGK Gaya 7.5.1 BPG-PPK- PT-09 KJ akan memeriksa folio pensyarah sebulan sekali dengan menggunakan senarai semak untuk memastikan setiap folio pensyarah telah disemak.

Rancangan mingguan yang tertinggal telah dilengkapkan. Portfolio yang tidak dihantar telah disemak.

Tindakan pembetulan telah diambil dan selesai pada 7 Mac 2011.

24 IPGK Keningau

7.5.1 BPG-PPK- PT-09 Pemantauan oleh Ketua-ketua Jabatan Akademik ke atas Folio pensyarah masing - masing sebulan sekali dan hasil pemantauan hendaklah dihantar kepada pemegang BPG - PPK -PT09 untuk rekod

Semua pensyarah diwajibkan mengambil tindakan menghapuskan punca ketidakpatuhan iaitu memastikan semuadokumen rujukan mempunyai cap salinan terkawal dan nombor rujukan

Selesai Rujukan : IPK / 11 ( H ) 704 / 2 ( 72 )

14


SEGERA


7.5.1 BPG-PPK- PT-09 1. Didapati seorang pensyarah di Jabatan Sains Sosial tidak menyediakan perancangan semester (LAM-PT09-01) bagi subjek yang diajar iaitu PSV 3108 (PISMP Semester 4), Asas Pengajian Persepsi Visual- Asas Seni Reka (PPISMP Semester 1) dan Studio 3-D +Pameran+Kreativiti+Apresiasi (PPISMP Semester 3). 2. Didapati pensyarah Jabatan Sains Sosial tidak melengkapi perancangan mingguan (LAM-PT09-02) dengan sempurna dan tidak memenuhi jumlah interaksi yang sepatutnya. 3. Pensyarah tidak membuat refleksi dalam LAM-PT09-02 bagi sesi interaksi untuk subjek yang diajar. 4. Borang LAM-PT09-01 tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. 5. Pensyarah tidak menyediakan perancangan semester (LAM-PT09-01) mengikut format yang yang dikehendaki untuk subjek EDU 3105- Teknologi Dalam Pengajaran dan Pembelajaran. 6. Didapati ada 3 orang pensyarah tidak menyediakan perancangan semester mengikut agihan jam yang dikehendaki untuk subjek Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi Dalam Pengajaran dan Pembelajaran.

1. Pensyarah-pensyarah berkenaan kurang peka terhadap format dan sistem kredit yang diguna pakai.

Memo Timbalan Pengarah IPGKTAA/A/144/123/01/Jld.5 (162) mengarahkan supaya mengambil tindakan segera berdasarkan NCR dan teguran lisan Audit Dalaman Bil. 2/2010.

26 IPGK Gaya 7.5.1 BPG-PPK- PT-11 Di Unit Kokurikulum, folder Unit Beruniform Kadet Remaja Sekolah bagi sesi Jun-Nov 2010 tidak dihantar semasa audit dijalankan walaupun telah dipohon bagi tempoh audit.

Ketua Penasihat KRS tidak mengemaskinikan folder Ko-kurikulum (LAM-PT11-04).

Ketua Penasihat akan melengkapkan folder.


7.5.1 BPG-PPK- PT-13 Proses penggubalan/penyemakan kertas soalan dan PMM bagi Peperiksaan Nov. 2010 di peringkat institut tidak mengikut prosedur:i. Tidak cukup ahli (Pengerusi dan KJ)ii. Tiada jadual penggubalan / penyemakan mengikut giliran jabatan.iii. Borang kawalan penggubalan soalan tidak dilengkapkan sepenuhnya (LAM-PT13-02/03)



28 IPGK Keningau 7.5.1 BPG-PPK- PT-16 1. Seorang pensyarah yang tidak dilantik sebagai pemeriksa telah memeriksa kertas BMM 3117 (Kaedah Mengajar Bahasa Melayu Sekolah Rendah PISMP Ambilan 2009) untuk peperiksaan November 2010. 2. Dua orang pensyarah yang tidak dilantik sebagai Ketua Pemeriksa telah menjalankan tugas Ketua Pemeriksa (Rujuk: BMM 3117 dan PSV 3105) untuk peperiksaan November 2010

KJ tidak memberi nama pensyarah berkenaan untuk dilantik sebagai pemeriksa kerana kurang perihatin.

1. Memo Dalaman telah dikeluarkan untuk tindakan segera kepada Ketua - Ketua Jabatan berkenaan perkara tersebut. Rujukan : IPK/ 11 ( H ) SULIT / 836 / 12 / Jld. 8 ( 71 ) JPM dan ( 70 ) JPSV

29 IPGK Darulaman

7.5.1 BPG-PPK- PUS-01 Pegawai Rekod tidak pernah mengadakan penerangan mengenai penyelarasan rekod kualiti kepada Pegawai Dokumen, Pegawai Dokumen Jabatan dan Pemegang Prosedur Kualiti seperti yang dikehendaki dalam langkah 5.2 prosedur BPG-PPK-PUS01. Bukti: Tiada rekod/catatan taklimat ditemui.

Pegawai yang dipertanggungjawab tidak ambil berat mengenai perkara ini.

Memo Timbalan Pengarah (Pengerusi Pasukan Pelaksana) bertarikh 6 Mac 2011 kepada semua pegawai yang berkaitan meminta tindakan pembetulan segera diambil.

15



STATUS TINDAKAN


7.5.1 BPG-PPK- PT-09 Ketua Jabatan menyemak portfolio pensyarah berkenaan dua kali setiap semester.

Portfolio pensyarah-pensyarah berkenaan telah disemak dan didapati lengkap.


26 IPGK Gaya 7.5.1 BPG-PPK- PT-11 Penyelaras akan membuat penyemakan secara berkala sepanjang semester.

Folder telah dilengkapkan. Tindakan pembetulan telah diambil dan selesai pada 7 Mac 2011.


7.5.1 BPG-PPK- PT-13 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


28 IPGK Keningau

7.5.1 BPG-PPK- PT-16 Ketua-ketua Jabatan Akademik dan pensyarah masing - masing hendaklah memaklumkan kepada KU Peperiksaan sekiranya terdapat perubahan nama Ketua Pemeriksa atau pemeriksaa di jabatan masing - masing.

Semua ketua jabatan dan pensyarah diwajibkan mengambil tindakan untuk menghapuskan ketidakakuran tersebut berulang

Selesai Rujukan : IPK / 11 ( H ) 704 / 2 ( 72 )

29 IPGK Darulaman

7.5.1 BPG-PPK- PUS-01 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


16


SEGERA

30 IPGK Kent 8.4 BPG-PPK- PT-11 Di Unit GERKO, data mentah dari borang LAM-PT11-08 (Borang Penilaian Keberkesanan Pelaksanaan Kokurikulum Dari Persepsi Pelajar) tidak sama dengan data yang dilaporkan dalam analisis berkenaan.Bukti: Dua sampel folio dari Gerko Permainan PPISMP Semester 1 Ambilan Julai 2010 untuk Sepak Takraw dan Hoki :1. Data mentah (LAM-PT11-08), 10 orang pelajar yang membuat penilaian pada aspek ke-5, 7 orang pelajar memberi skor 4 dan 3 orang pelajar memberi skor 3., tetapi analisis min kesemua 10 orang pelajar sepatutnya 3.7 namun telah dicatatkan skor 4. 2. Kes yang sama berlaku pada semua folio Gerko Permainan.3. Tidak terdapat bukti bahawa data yang telah dianalisiskan diguna untuk penambahbaikan.

Pegawai di Unit Ko-kurikulum tersilap memasukkan data dan ini menyebabkan analisis yang dihasilkan adalah tidak tepat.

Memo Dalaman dikeluarkan kepada Ketua Unit Ko-kurikulum untuk menyemak semula semua data mentah dan membuat analisis semula berdasarkan data yang betul.Rujukan: KC/11(H)/980/Jld.2 (44) bertarikh 3 Mac 2011

31 IPK Kota Bharu 7.1 BPG-PPK- PT-09 Beban kuliah pensyarah melebihi 12 jam seminggu sepertimana yang ditetapkan dalam buku Senarai Tugas Staf Ikhtisas Perkhidmatan Pendidikan IPG.



32 IPGK Darulaman

8.4 BPG-PPK- PT-22 Penilaian perkhidmatan makmal P&P tidak dilaksanakan sepanjang tahun 2010.Bukti: Makmal Bahasa, Bilik Muzik, Bilik Seni, Bilik Pengajaran Mikro


33 IPGK Raja Melewar

8.5.2 BPG-PPK- PT-11 Didapati ketakakuran berulang (Audit Dalaman Bil. 1/2010) iaitu borang Pemantauan Keberkesanan Pelaksanaan Kokurikulum dari Persepsi KUK dll, LAM-PT11-07 dan Borang Penilaian Keberkesanan Kokurikulum dari Persepsi Pelajar, LAM-PT11-08 bagi kumpulan PPISMP amb Jun 2010 tidak dapat dikemukakan oleh 2 orang Ketua Pensyarah Penasihat Permainan iaitu bola sepak & badminton.

Ketua Pensyarah Penasihat mengaku belum diberi taklimat mengenai pelaksanaan aktiviti permainan dari Ketua Unit/Penyelaras Permainan.

Rekod kualiti LAM-PT11-07 & LAM-PT11-08 bagi sesi Julai-Disember 2011 PPISMP amb. Jun 2010 hendaklah diperolehi sebelum/ pada 11 Mac 2011.

34 IPGK Darulaman

8.5.2 BPG-PPK- PUP-08 Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur IPG (JKPI) tidak mengadakan mesyuarat JKPI yang perlu dibuat setiap enam (6) bulan pada tahun 2010. Ini juga merupakan ketidakpatuhan yang berulang (Rujuk AD Bil. 1/2010).Bukti: Tiada rekod/minit mesyuarat JKPI untuk tahun 2010

Pegawai yang dipertanggungjawab tidak ambil berat mengenai perkara ini.


17



STATUS TINDAKAN

30 IPGK Kent 8.4 BPG-PPK- PT-11 1. Memo Dalaman kepada semua Pemegang Prosedur Kualiti agar mengambil tindakan serupa supaya ketidakpatuhan berkenaan tidak berlaku dalam analisis data masing-masing. Rujukan: KC/11(H)/980/1-11/Jld.2 (45) bertarikh 3 Mac 2011.

2. Pentadbiran dan analisis data Penilaian Keberkesanan Pelaksanaan Ko-kurikulum Dari Persepsi Pelajar (LAM-PT11-08) akan diurus secara elektronik mulai Sesi Jan-Jun 2011.

1. Memo Dalaman telah dikeluarkan kepada semua Pemegang Prosedur Kualiti.

2. Semua analisis data akan diperbetulkan mengikut data mentah sebenar.

Semua tindakan pembetulan dijangka selesai pada 31 Mac 2011.

31 IPK Kota Bharu



32 IPGK Darulaman



33 IPGK Raja Melewar

8.5.2 BPG-PPK- PT-11 Ketua Unit/Penyelaras permainan hendaklah mengadakan taklimat pelaksanaan aktiviti permainan kepada semua Ketua-ketua Pensyarah Penasihat bagi setiap semester.

Rekod kualiti LAM-PT11-07 & LAM-PT11-08 bagi sesi Julai-Disember 2011 PPISMP amb. Jun 2010 hendaklah diperolehi sebelum/ pada 11 Mac 2011.

Analisis data untuk LAM-PT11-07 & LAM-PT11-08 bagi permainan bola sepak dan bádminton dikehendaki disediakan sebelum/pada 14 Mac 2011

34 IPGK Darulaman

8.5.2 BPG-PPK- PUP-08 Pelan tindakan pembetulan sedang dirancang/ dilaksanakan.


18

LAPORAN PEMERHATIAN

B. PEMERHATIAN

BIL INSTITUT KLAUSA PROSEDUR KUALITIBUTIRAN PEMERHATIAN STATUS TINDAKAN

1 IPGK Tawau 4.2.3 BPG-PPK- PT-09 1. Terdapat pensyarah yang merancang

menggunakan LAM-PT09-01 versi lama.

2. Sukatan Pelajaran Pend. Alam Sekitar bagi

unit KPLI dirancang dalam Bahasa Malaysia

manakala Sukatan Pelajaran dalam versi

Bahasa Inggeris.

Pensyarah berkenaan telah mengambil

tindakan penambahbaikan segera setelah

diberi teguran terhadap kelemahan yang

wujud.

2 IPGK

Sarawak

4.2.3 BPG-PPK- PT-09 Terdapat satu sampel tanpa proforma/

sukatan pelajaran.

akan diambil tindakan oleh pemegang

prosedur

3 IPGK Kota

Bharu

4.2.4 BPG-PPK- PT-11 Tidak semua perancangan semester untuk

unit beruniform dan permainan ada dalam

simpanan KU Kokurikulum. Capaian untuk

mendapat perancangan kokurikulum sukar.

Tindakan sedang dilaksanakan.

4 IPGK Rajang 4.2.4 BPG-PPK- PT-11 (i) Penyelaras tidak mengedarkan minit

mesyuarat kepada Ketua Penasihat untuk

Memo daripada SUG

Bil.IPG/01/05/004/jld3(33) bertarikh 1 Mac mesyuarat kepada Ketua Penasihat untuk

tindakan lanjutan.

(ii) Rancangan Semester tidak diserah

kepada penyelaras sukan dan unit beruniform

(iii) Rekod pemantauan keberkesanan untuk

Jun-Nov. adalah tidak lengkap.

Bil.IPG/01/05/004/jld3(33) bertarikh 1 Mac

2011)meminta pihak yang berkenaan

mengambil tindakan. Tindakan telah diselesai.

5 IPGK Tun

Abdul Razak

4.2.4 BPG-PPK PT-15 semasa taklimat peperiksaan senarai

kehadiran tiada tandatangan pelajar

Ketidakhadiran pelajar telah dikenalpasti

kerana mengikuti aktiviti Benchmarking di

UNIMAS dan telah dimaklumkan dengan

MEMO oleh Jabatan HEP.

19


6 IPGK Raja

Melewar

4.2.4 BPG-PPK PT-24 Pegawai bertanggungjawab menjelaskan

bahawa laporan analisis tindakan dan punca

masalah disiplin telah dihantar ke Unit HEP,

IPGK secara softcopy pada Mesyuarat

Pemantapan Fungsi dan Tugas Pegawai HEP

tanpa surat penghantaran. Ruj: KP(IPG)

8585/600/7(10) bertarikh 16.12.2010

Surat penghantaran telah dikeluarkan pada 9

Mac, rujuk IPRM05/19 Jld.(38)

7 IPGK Tawau 4.2.4 BPG-PPK- PUS-01 Di bilik rekod didapati bahawa terdapat surat

yang dinyatakan sebagai salinan khas (s.k.)

pada sesuatu fail hendaklah juga dimasukkan

pada fail asal. Ini tidak berlaku bagi surat

yang nombor failnya : IPTS/600-3/3 berada

di fail: IPGKT 100/1/1/2 Jld .3

(s .k.) pada fail sebenar tiada ada surat asal.

Tindakan telah diambil bagi memastikan surat

yang dicatat salinan kkas(s.k.) perlu berada di

fail asal dengan merujuk pada no. rujukan fail

dan salinan berdasarkan minit / s.k.

8 IPGK Gaya 4.2.4 BPG-PPK- PT-06 Di bilik fail, didapati 6 jabatan yang tidak

memfailkan minit mesyuarat dalam fail

’Laporan Program/Aktiviti Jabatan’ masing-

Semua 6 fail jabatan telah dilengkapkan

dengan minit mesyuarat berkenaan.

’Laporan Program/Aktiviti Jabatan’ masing-

masing untuk tempoh masa audit

9 IPGK Tun

Abdul Razak

4.2.3 BPG-PPK- PT-06 Terdapat Ketua Jabatan yang tidak

menggunakan borang yang sepatutnya

semasa menyediakan Laporan Penilaian

Perancangan Tahunan Jabatan (LAM-PT06-

01).

Ketua jabatan berkenaan dikehendaki

menyediakan semula Laporan Penilaian

Perancangan Tahunan Jabatan (LAMPT06-

01) dengan menggunakan borang sebenar.

10 IPGK Dato'

Razali Ismail

4.2.4 BPG-PPK- PT-09 i) Beberapa portfolio p&p pensyarah di

beberapa buah jabatan (JTP, JPM, JPJK, JMT

dan JAPIM) tiada tandatangan KJ.

ii) Pensyarah tidak menulis refleksi pada LAM-

PT09-02 (JPJK, JPM).

iii) Tidak ada senarai tugas dan surat-surat

pelantikan (JAPIM).

KJ akademik yang terlibat menyemak dan

mengambil tindakan segera bersama dengan

pensyarah terlibat membuat pembetulan

segera dengan berpandukan senarai semak

yang digunakan oleh Juru Audit.

20


11 IPGK Kent 4.2.4 BPG-PPK- PT-09 i) 11 Fail Kursus yang disemak tidak

menunjukkan Buku Kehadiran Pelajar

(BMM3101, PKP3104, BMM3104, ELE3102,

EDU3103, PKP3107, WAJ3103, PJM3110,

PJM3115, ELE3102, PSV1311P4)

ii) 5 Fail Kursus tidak melampirkan Persepsi

Pelajar (LAM-PT09-03) (SCE3108, BMM3104,

PRA3111, PRA3112, PSV1311P4)

iii) 2 Fail Kursus tidak melampirkan Proforma

kursus. (PKP3104 BMM3104,) ,

Semua rekod kehadiran pelajar, persepsi

pelajar dan proforma kursus telah

dimasukkan dalam fail kursus.

12 IPGK Sultan

Abdul Halim

4.2.4 BPG-PPK- PT-11 Fail pemegang BPG-PPK-PT-11 tidak

dikemaskini.

Memo Pengarah IPSAH/01/10/4/3/Jld.1 ( )

bertarikh 6 Mac 2011 kepada semua

pensyarah meminta tindakan segera diambil.

13 IPGK Ipoh 4.2.4 BPG-PPK- PT-13 Di UPP didapati borang LAM-PT13-01 tidak

lengkap digunakan bagi peperiksaan

sepanjang tahun 2010.

Borang LAM PT13-01 telah dilengkap bagi

peperiksaan tahun 2010 dan 2011.

14 IPGK Sultan

Mizan Besut

4.2.4 BPG-PPK- PT-14 Di bilik KUPP tidak ada bukti senarai/rekod

yang boleh menunjukkan semua salinan

soalan kerja kursus (JPT, Tugasan, PMM) dari

semua Jabatan Akademik telah diserah

kepada KUPP/Penyelaras KK IPG.

Tindakan pembetulan telah diambil pada

3-6 Mac 2011. Semua salinan Kerja Kursus

dari jabatan akademik telah dikumpulkan dan

senarai mata pelajaran yang terlibat dengan

penilaian kerja kursus telah disediakan.

15 IPGK Batu

Lintang

4.2.3 BPG-PPK- PT-14 Di Jabatan Pendidikan Islam dan Moral, KKBI

untuk tiga kertas tidak mengikut format KKBI

yang ditetapkan. (AG 1311P, PA 3312P, TI

2051D)

Pihak yang berkenaan mengambil tindakan.

Tindakan telah selesai.

21


16 IPGK Kota

Bharu

4.2.4 BPG-PPK- PT-06 Rekod penerimaan minit mesyuarat jabatan

dan laporan penilaian tahunan jabatan tidak

disenggarakan dengan berkesan. Tidak semua

minit dan laporan penilaian terkumpul dalam

folder yang telah diwujudkan. Capaian kepada

minit dan laporan penilaian lambat.


17 IPGK Sultan

Abdul Halim

4.2.4 BPG-PPK- PUP-05 Minit untuk mesyuarat penyediaan draf ABM

2010-2011 tidak dapat dikesan (BPG-PPK-PUP-

05).




18 IPGK Sultan

Abdul Halim

4.2.4 BPG-PPK- PUP-07 (i) Maklumat pelajar dari Penyelia Asrama

Maktab (PAM) tidak ditandatangan dan tidak

dicatat tarikh (BPG-PPK-PUP-07).

(ii) Buku Daftar Cek tidak dapat dikesan

semasa audit walaupun dijumpai kemudian

(BPG-PPK-PUP-07).




19 IPGK Gaya 4.2.4 BPG-PPK- PUP-09 Rekod tidak dapat diakses kerana ketiadaan

auditee (KUKP) yang bertugas rasmi di luar

Institut tanpa mengeluarkan surat turun

kuasa kepada pegawai menjalankan tugas

semasa ketiadaan beliau dan untuk tujuan

audit.

Kesemua rekod tersebut dapat ditunjukkan

dan disemak.

22


20 IPGK Tun

Hussein Onn

4.2.4 BPG-PPK- PUS-01 Fail dan rekod tidak dikawal secara sempurna

hingga menyebabkan ia tidak mudah untuk

dikesan dan dikhuatiri tidak selamat. Pegawai

yang ditugaskan untuk mengendalikan keluar

masuk fail dari bilik fail agak keliru dengan

tugasnya.

Pegawai Eksekutif Kanan telah mengambil

tindakan pembetulan dengan segera

berkaitan pengurusan fail dipejabat supaya

mematuhi prosedur pengeluaran fail mulai 04

Mac 2011.

Jawatankuasa penambahbaikan dan

bimbingan telah dan akan mengambil

tindakan segera dan berterusan agar semua

teguran dapat diselesaikan.

21 IPGK Rajang 4.2.4 BPG-PPK- PUS-03 Di Pejabat Am didapati sebilangan Buku

Rekod Perkhidmatan pengawai/staf akademik

belum dikemaskini sejak Januari 2010

Memo daripada Ketua Unit LPS

Bil.IPG/01/05/002/Jld 5 (26) bertarikh 1 Mac

2011 menyuruh PEK/PE untuk

mengemaskinikan maklumat staf dari semasa

ke semasa. Tindakan telah diselesai.

22 IPGK Tengku

Ampuan

Afzan

7.5.1 BPG-PPK- PT-07 Analisis keberkesanan Pendaftaran Pelajar

Baharu Sem 2-2010 tidak dilaporkan dalam

Mesyuarat M3P.

Memo Timbalan Pengarah

IPGKTAA/A/144/123/01/Jld. 5 (154) supaya

mengambil tindakan segera berdasarkan Afzan Mesyuarat M3P. mengambil tindakan segera berdasarkan

status OBS Audit Dalaman Bil. 2/2010.

23 IPGK Tengku

Ampuan

Afzan

7.5.1 BPG-PPK- PT-08 Analisis keberkesanan Pengurusan Pelajar

Baharu tidak dilaporkan dalam Mesyuarat

MPPP.



mengambil tindakan segera berdasarkan


23


24 IPGK

Darulaman

7.5.1 BPG-PPK- PT-09 Ketua Jabatan PJK tidak melaporkan analisis

Penilaian Pelajar Terhadap Pelaksanaan

Aktiviti Pengajaran dan Pembelajaran (rujuk

LAM-PT09-03).

Bukti: Minit mesyuarat Jabatan PJK

Bil.1/2010, 2/2010 dan 3/2010.

Memo Timbalan Pengarah (Pengerusi Pasukan

Pelaksana) bertarikh 6 Mac 2011 kepada

semua pegawai yang berkaitan meminta

tindakan pembetulan segera diambil.

25 IPGK

Sarawak

5.5.3 BPG-PPK- PT-09 Tiada bukti makluman berkaitan berkaitan

kursus yang ditukar tarikh, dibatalkan atau

ditukar dengan kursus lain

akan diambil tindakan oleh pemegang

prosedur

26 IPGK

Perempuan

Melayu

6.3 BPG-PPK- PUP-09 Terdapat kad harta modal di setor pusat

tetapi aset tidak ditemui di lokasi yang

tercatat dalam kad harta modal terutama aset

yang diperolehi sebelum 2002.

Pengalihan aset tidak dimaklumkan ke stor.

Penggantian aset yang disebabkan

penyelenggaraan / rosak tidak dimaklumkan

ke stor. Walau bagaimanapun masalah ini

kebanyakkan hanya melibatkan tahun

perolehan sebelum 2002. Langkah yang

diambil - (i) telah memaklumkan kepada

KJ/KU di dalam mesyuarat MPPP

(03/03/2011) & JKPAK bahawa sebarang (03/03/2011) & JKPAK bahawa sebarang

peralihan perlu memaklumkan ke stor. (ii)

memaklumkan juga kepada J/Teknik agar

segala penyelenggaran / penggantian perlu

dilaporkan ke stor.

27 IPGK

Temenggong

Ibrahim

7.5.1 BPG-PPK- PT-21 Di Pusat Sumber tiada bukti semakan koleksi

berasaskan kurikulum dilaksanakan

menggunakan LAM-PT21-05.

Memo Pengarah bertarikh 4/3/2011

Pengurusan Pusat Sumber sedang

melaksanakan semakan koleksi dengan

menggunakan borang LAM-PT21-05.

28 IPGK

Temenggong

Ibrahim

7.5.1 BPG-PPK- PT-22 Laporan penilaian keberkesanan makmal

pengajaran dan pembelajaran bagi tempoh 1

julai hingga 31 Dis 2010 tidak dibentangkan

dalam MPPP.

Laporan telah dibentangkan dalam MPPP

yang terkini.

24


29 IPGK Tuanku

Bainun

7.4.2 BPG-PPK- PUP-06 Dokumen perjanjian dengan pembekal

kafeteria belum siap. Pembekal kafeteria

sudahpun memulakan operasi pada bulan

Disember 2010.

Dokumen perjanjian dengan pembekal kantin

dan kafeteria telah siap dan ditandatangani

oleh Timbalan Pengarah, pada 18/2/2011.

30 IPGK

Temenggong

Ibrahim

7.5.1 BPG-PPK- PUP-09 Dalam Pengurusan Aset Dan Stor tiada bukti

Verifikasi Stok telah dilaksanakan.

Memo Pengarah bertarikh 4/3/2011

Pihak Pengurusan Aset Dan Stor untuk

melaksanakan Verifikasi Stok sebelum 15 Mac

2011.

31 IPGK Dato'

Razali Ismail

8.5.2 BPG-PPK- PT-09 Hasil Analisis penilaian pelajar terhadap &p

nsyarah untuk semester 2/2010 di Jabatan

Bahasa didapati 6 daripada 20 pensyarah

memperoleh skor 3.5 dan ke bawah.

Perkara ini tidak diminitkan dalam

mesyuarat jabatan dan tidak dikemukakan

kepada JKPB bagi membolehkan tindakan

pencegahan dan penambahbaikan.

KJ telah memanggil individu terlibat dan

menasihati serta memberitahu supaya

memberi penekanan kepada item yang

menyebabkan skor mereka rendah. KJ juga

telah mengemukakan nama-nama pensyarah

terlibat kepada JKPB bagi membolehkan

tindakan pencegahan dan penambahbaikan.

pencegahan dan penambahbaikan.

32 IPGK Ilmu

Khas

7.5.1 BPG-PPK- PT-09 Terdapat ketua jabatan / unit yang belum

menyemak dan menandatangai portfolio p&p

pensyarah. Perkara ini perlu dilaksanakan

pada awal dan akhir semester.

KJ/ KU menyem,ak dan menandatangani

portfolio p&p pensyarah.

33 IPGK

Keningau

7.1 BPG-PPK- PT-19 Penyelaras Analisis Bank Item tidak menerima

Jadual Peruntukan Markah untuk peperiksaan

Mei dan November 2010 daripada IPG Induk .

Selesai

Rujukan : IPK / 11 ( H ) 704 / 2 ( 72 )

25


34 IPGK

Sarawak

4.2.4 BPG-PPK- PT-24 Laporan terakhir analisis tindakan dan punca

masalah disiplin adalah pada bulan April

2009.Tiada laporan selepas itu ditemui.

Tindakan sedang dilakukan oleh IPG KPM

35 IPGK Dato'

Razali Ismail

7.5.1 BPG-PPK- PUP-04 Mesyuarat JK Maklum Balas Pelanggan

(JKMP) tidak dilaksanakan pada tahun 2010.

KJ PIPK menyediakan surat pelantikan

Jawatankuasa dan surat panggilan

mesyuarat.

36 IPGK

Perempuan

Melayu

7.5.1 BPG-PPK- PUP-08 Mengikut Jadual Perancangan

Penyelenggaraan Infrastruktur (LAM-PUP-08-

04), pemeriksaan infrastruktur dibuat 2 kali

setahun (Jan hingga Jun dan Julai hingga

Disember). Didapati pemeriksaan infrastruktur

dibuat satu kali sahaja iaitu pada 24.8.2010.

Pemeriksaan infrastruktur Jan-Jun 2010 telah

disediakan sedutan daripada senarai semak

dan 'log book' catatan juruteknik. Tindakan

penambahbaikan juga diambil untuk semua

keperluan yang dinyatakan di dalam PK.

37 IPGK Islam 7.5.1 BPG-PPK- PUP-09 Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan 37 IPGK Islam 7.5.1 BPG-PPK- PUP-09 Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan

untuk suku tahun ketiga diadakan pada suku

tahun keempat manakala mesyuarat untuk

suku tahun keempat tidak diadakan seperti

tempoh 3 bulan sekali yang ditetapkan pada

prosedur kualiti.

Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Bil.4/2010 telah diadakan pada 8 Mac 2011.

38 IPGK Ilmu

Khas

7.5.1 BPG-PPK- PUS-02 Pegawai tidak mengedarkan dan membuat

analisis keberkesanan sistem fail secara

berkala (LAM-PUS-02-01). Tindakan perlu

diambil dengan mengedarkan borang tersebut

dan memprosesnya kembali.

Pegawai telah membuat analisis tersebut.

26


39 IPGK Bahasa

Antarabangsa

8.5.2 BPG-PPK- PT-06 Satu salinan Laporan Penilaian tidak

diserahkan kepada JK Penambahbaikan dan

JK Bimbingan dan Pemantauan untuk tidakan

susulan selanjutnya.

Satu salinan laporan dihantar kepada

Pemegang BPG-PPK-PUP-02 untuk tindakan

selanjutnya. Rujuk: Memo IPBA/T/14/100/102

Jld 5 (16) bertarikh 3 Mac 2011.

40 IPGK Bahasa

Antarabangsa

7.5.1 BPG-PPK- PT-12 Tiada Laporan Penilaian Prestasi Keseluruhan

Pengurusan Praktikum yang dihantar ke BPG

dan M3P disebabkan penilaian prestasi

keseluruhan tidak dibuat.

Laporan Praktikum telah diserahkan oleh

Ketua Praktikum kepada BPG dalam

mesyuarat bertarikh 9 –12 November 2010 di

Hotel Brisdale, Kuala Lumpur mengikut format

yang ditetapkan.

Rujuk: (a) Surat panggilan mesyuarat

KP(IPG)8282/600/2/5/1(17) bertarikh 2

November 2010.

(b) Senarai Laporan yang dihantar

41 IPGM 8.4 BPG-PPK- PT-06 Analisis dan laporan penilaian pelaksanaan

program belum disediakan dalam tempoh

Ogos-Disember 2010.


42 IPGK Pulau

Pinang

7.5.1 BPG-PPK- PT-14 Laporan analisis keberkesanan pelaksanaan

Kerja Kursus untuk tempoh semester 2/2010

belum dibentangkan dalam mesyuarat MPPP


43 IPGK Tengku

Ampuan

Afzan

7.5.1 BPG-PPK- PT-18 Analisis keberkesanan Majlis Konvokesyen

belum dilaporkan dalam Mesyuarat M3P.





27


44 IPGK Tengku

Ampuan

Afzan

7.5.1 BPG-PPK- PT-22 Analisis keberkesanan Penggunaan Bilik

Pengajaran Mikro belum dilaporkan dalam

Mesyuarat M3P.



mengambil tindakan segera.

45 IPGK Tengku

Ampuan

Afzan

7.5.1 BPG-PPK- PT-23 Analisis keberkesanan program bagi tahun

2010 belum dilaporkan dalam Mesyuarat M3P.





46 IPGK Tun

Abdul Razak

8.4 BPG-PPK- PUP-01 Maklum balas keberkesanan mesyuarat Pra

MKSP Bil 1/2010 yang diadakan pada

27.10.2010 menunjukkan hanya 12 daripada

34 ( 35.29%) orang ahli mesyuarat

mengemukakan maklumbalas keberkesanan

melalui LAM-PUP01-01 untuk dianalisis. Ini

mengurangkan kesahan hasil analisis.

Ketua jabatan berkenaan dikehendaki

menyediakan semula Laporan Penilaian

Perancangan Tahunan Jabatan (LAMPT06-

01) dengan menggunakan borang sebenar.

47 IPGK

Darulaman

7.5.1 BPG-PPK- PUS-01 Pegawai Rekod tidak membuat analisis

keberkesanan sistem fail selepas tahun 2006

menggunakan Borang Maklum Balas

Keberkesanan Penggunaan Fail (LAM PUS01-

02).

Memo Timbalan Pengarah (Pengerusi Pasukan

Pelaksana) bertarikh 6 Mac 2011 kepada

semua pegawai yang berkaitan meminta

tindakan pembetulan segera diambil.

48 IPGK Kota

Bharu

4.2.4 BPG-PPK- PT-07 Bukti kehadiran pelajara baharu setiap sesi

taklimat minggu pengurusan pelajar baharu

tidak dapat ditunjukkan.


28


49 IPGK Sultan

Abdul Halim

7.5.1 BPG-PPK- PT-22 Tiada bukti bahawa peralatan dalam makmal

P & P diperiksa secara berterusan pada setiap

semester seperti yang dikehendaki dalam

Langkah 5.27 BPG-PPK-PT-22. Contoh LCD di

makmal Biologi, Kimia dan Fizik.

Memo Pengarah IPSAH/01/10/4/3/Jld.1



29

30

JAWATANKUASA PELAPORAN AUDIT DALAMAN BIL. 2/2010

MS ISO 9001:2008

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Pembentang: En. Chong Poon Chai

Pengarah

Sektor Khidmat Pengurusan

Institut Pendidikan Guru

Kementerian Pelajaran Malaysia

Pasukan Penulisan Laporan

1. Cik Siti Norkiah Binti Idris, IPG Kampus Ilmu Khas

2. Ketua Audit IPG Kampus Perempuan Melayu

3. Ketua Audit IPG Kampus Pendidikan Teknik

4. Ketua Audit IPG Kampus Tun Hussein Onn

5. Ketua Audit IPG Kampus Bahasa Antarabangsa

6. Ketua Audit IPG Kampus Batu Lintang

7. Ketua Audit IPG Kampus Raja Melewar

8. Ketua Audit IPG Kampus Sultan Mizan Besut

9. Ketua Audit IPG Kampus Gaya

10. Ketua Audit IPG Kampus Pulau Pinang

11. Ketua Audit IPG Kampus Darulaman

12. Ketua Audit IPG Kampus Bahasa Melayu

13. Ketua Audit IPG Kampus Tengku Ampuan Afzan

14. Ketua Audit IPG Kampus Tuanlu Bainun

15. Ketua Audit IPG Kampus Sultan Abdul Halim

16. Ketua Audit IPG Kampus Perlis

17. Ketua Audit IPG Kampus Pendidikan Islam

18. Ketua Audit IPG Kampus Ipoh

19. Ketua Audit IPG Kampus Ilmu Khas

20. Ketua Audit IPG Kampus Dato’ Razali Ismail

21. Ketua Audit IPG Kampus Kota Bharu

22. Ketua Audit IPG KampusTemenggong Ibrahim

23. Ketua Audit IPG Kampus Sarawak

24. Ketua Audit IPG Kampus Rajang

25. Ketua Audit IPG Kampus Tun Abdul Razak

26. Ketua Audit IPG Kampus Kent

27. Ketua Audit IPG Kampus Keningau

28. Ketua Audit IPG Kampus Tawau

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MS ISO...

Documents

Transcript of MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MS ISO...