Mengenal Formula pada Excel

Pengantar

Salah satu hal yang membuat aplikasi Excel terkenal adalah kelengkapan fitur Formulas dan

Functions yang di Indonesia mungkin lebih dikenal dengan istilah rumus. Formula dan fungsi

ini digunakan untuk membantu Anda dalam mengerjakan beragam proses perhitungan data

secara cepat dan semi otomatis. Formula ini bisa Anda gunakan dalam perhitungan yang

sederhana hingga yang kompleks, baik untuk data berupa angka, data teks, data tanggal, data

waktu, atau kombinasi dari data-data tersebut.

Contoh penggunaannya misalnya semua karyawan akan mendapat bonus sebesar 5% dari

pendapatan mereka perbulan, bagaimana cara menghitungnya? Dengan proses perhitungan

biasa maka Anda tentunya harus menghitung data karyawan satu demi satu. Namun dengan

menggunakan formula pada Excel, maka Anda cukup mengerjakan perhitungan untuk satu

data karyawan saja dan data-data karyawan yang lainnya akan mengikuti. Dari contoh

sederhana ini bisa dilihat bahwa dengan adanya formula maka pekerjaan Anda bisa

diselesaikan dengan lebih cepat hingga bisa membuat Anda lebih produktif dan lebih efisien

lagi.

Definisi Formula

Secara garis besar Formula pada aplikasi Excel adalah suatu persamaan matematika untuk

menghitung nilai-nilai tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan.

Penulisan formula selalu diawali tanda sama dengan dan umumnya melibatkan operator dasar

matematika. Sebagai contoh, misalkan Anda hendak menghitung 10 + 15 maka formulanya

adalah:

=10+15

Simbol tanda kurung ataupun tanda-tanda lainnya yang umum digunakan dalam operasi

matematika juga bisa Anda gunakan pada formula Excel, misalnya:

=(25+5)*8

Nilai dalam aplikasi Excel dimuat didalam sel atau range yang memiliki alamat tertentu, oleh

karena itu penulisan formula pun umumnya merujuk pada alamat sel-nya dan bukan pada

nilainya, misalnya:

=(A5*A6)+(B5/C5)

Atau dalam beberapa kondisi bisa juga Anda kombinasikan antara alamat sel dengan suatu

nilai tertentu, misalnya:

=(B4+C4)*150

Definisi Fungsi

Jika Anda bekerja dengan data-data yang kompleks, maka formula yang digunakan juga

umumnya semakin kompleks dan tentunya akan semakin panjang. Sebagai contoh, misalkan

saja Anda hendak menghitung nilai rata-rata penjualan dari 8 unit produk, maka formula yang

digunakan adalah:

=(prod1+prod2+prod3+prod4+prod5+prod6+prod7+prod8)/8

Formula sepanjang itu hanya untuk 8 unit produk saja, bagaimana jika produknya ada 100

unit? atau 10000 unit? Sebagai solusinya maka Excel menyediakan fitur yang dinamakan

dengan Function atau fungsi. Secara garis besar fungsi ini bisa dibilang sebuah preset dari

formula yang bertujuan untuk menyederhanakan formula hingga membuat proses

perhitungan data menjadi lebih singkat dan tentunya relatif lebih mudah untuk dikerjakan.

Fungsi-fungsi dalam Excel memiliki nama-nama yang unik. Jika Anda pernah mendengar

kata SUM, itu adalah nama salah satu fungsi yang paling umum diterapkan pada aplikasi

Excel yang kegunaannya untuk mengitung data pada range tertentu. Lalu bagaimana sebuah

fungsi bisa menyederhanakan perhitungan? dari contoh sebelumnya dimana Anda hendak

menghitung nilai rata-rata dari 8 unit produk, maka Anda cukup menggunakan fungsi untuk

menghitung nilai rata-rata yaitu AVERAGE, dengan demikian formula yang digunakan

adalah:

=AVERAGE(range_produk)

Disini sudah jelas terlihat bagaimana sebuah fungsi dapat menyederhanakan sekaligus

menyingkat sebuah formula yang panjang menjadi lebih sederhana. Dalam penerapannya,

fungsi juga umumnya mengacu pada alamat sel. Misalkan saja data untuk 8 unit produk

tersebut terdapat pada sel B5 hingga B12 maka formulanya akan menjadi:

=AVERAGE(B5:B12)

Cara Penggunaan

Cara menggunakan formula pada aplikasi Excel sebetulnya mudah, karena yang relatif sulit

adalah menentukan komponen-komponen penyusunnya, fungsi yang digunakan, serta

argumen yang menyertainya. Untuk menggunakan formula ini Anda tinggal melakukan klik

mouse pada sel atau range dimana Anda ingin menempatkan hasil perhitungan. Sebagai

contoh, pada tabel dibawah ini tentunya Anda harus melakukan klik mouse pada sel D3 yang

akan menyimpan hasil perhitungan dari sel B3 serta sel C3, dan berikutnya Anda tinggal

menuliskan formula yang sesuai pada sel D3 tersebut.

Misalkan saja formula yang akan Anda gunakan pada tabel diatas adalah Harga dikali Jumlah,

maka tahapan yang Anda lakukan adalah:

Klik sel D3

Ketikan tanda =

Klik sel B3

Ketikan tanda *

Klik sel C3

Tekan Enter

Hasilnya secara otomatis akan ditampilkan pada sel D3 yaitu 25000.

Formula yang Anda tuliskan bisa dilihat sekaligus dimuat dalam sebuah bar yang dinamakan

dengan Formula Bar. Anda tentu mengenal lokasi formula bar ini yang merupakan suatu bar

kosong dengan tulisan fx disampingnya serta terletak di bagian atas bidang kerja utama

aplikasi Excel.

Jika suatu sel Anda isi dengan data biasa maka isi sel ini akan sama dengan isi pada formula

bar, namun jika suatu sel Anda isi dengan formula maka sel akan menampilkan hasil

perhitungan dan formula bar akan memuat formulanya. Sebagai contoh, pada gambar berikut

ini dapat dilihat bahwa sel D3 menampilkan data 25000 yang merupakan hasil perhitungan,

sementara formula bar menampilkan =B3*C3 yang merupakan formula yang digunakan. Jika

Anda hendak menyunting formula tersebut maka Anda tinggal meng-klik mouse pada formula

bar atau menekan tombol F2 pada keyboard.

Untuk menuliskan formula ini, ada 2 cara yang bisa dilakukan yaitu dengan menggunakan

Function Library serta cara manual. Berikut ini penjelasan singkat untuk kedua cara

tersebut.

Menggunakan Function Library

Pada aplikasi Excel 2010, Function Library bisa Anda temukan pada ribbon didalam tab

Formulas. Isinya berupa seperangkat tombol-tombol perintah penggunaan fungsi yang

terbagi kedalam beberapa kategori spesifik seperti misalnya fungsi yang berhubungan dengan

akunting dan keuangan dimuat dalam kategori Financial, fungsi yang berhubungan dengan

operasi matematika dimuat dalam kategori Math & Trig, dan demikian seterusnya.

Untuk menggunakannya, klik pada sel dimana Anda ingin menuliskan hasil perhitungan

kemudian klik salah satu tombol yang sesuai pada group Function Library tersebut.

Berikutnya pada daftar pilihan fungsi yang ditampilkan, klik pada fungsi yang ingin Anda

gunakan.

Kotak dialog Function Arguments kemudian akan ditampilkan dan Anda tinggal mengisikan

argumen pada kolom-kolom isian yang telah disediakan didalam kotak dialog tersebut sesuai

dengan aturan penulisan formulanya. Argumen-argumen ini akan dibahas di bagian lain

dalam rangkaian artikel ini.

Selain tombol-tombol perintah yang spesifik untuk kategori fungsi tertentu, dalam group

Function Library ini terdapat beberapa tombol perintah lain yang bisa Anda gunakan untuk

mempermudah penulisan formula, yaitu:

Insert Functions: Jika Anda klik maka akan ditampilkan kotak dialog Insert

Function yang berisikan seluruh fungsi yang ada berikut kategorinya. Anda tinggal

memilih fungsi yang sesuai untuk langsung menggunakannya. Fasilitas pencarian juga

disediakan dalam kotak dialog ini untuk membantu Anda mencari fungsi tertentu

secara cepat.

AutoSum: Tombol ini bisa Anda gunakan untuk menuliskan fungsi-fungsi dasar yang

umum digunakan.

Recently Used: Berisikan daftar fungsi-fungsi terakhir yang pernah Anda kerjakan.

Menuliskan Formula Secara Manual

Selain dengan bantuan Function Library, Anda juga dapat menuliskan formula berikut

argumen-argumen yang menyertainya secara manual. Cara ini mungkin terlihat lebih sulit tapi

pada penerapannya kadang malah lebih mudah dengan cara manual ini dibandingkan dengan

menggunakan Function Library. Banyak para praktisi Excel yang malah selalu menuliskan

formula dengan cara manual ini, alasannya terutama karena penulisan argumen formula bisa

dikustomisasi / divariasikan dengan lebih bebas. Keuntungan lainnya adalah Anda akan lebih

mengenal lagi argumen untuk suatu formula tertentu hingga Anda bisa menuliskannya pada

sembarang versi Excel tanpa harus mencari tahu terlebih dahulu dimana letak dan bagaimana

cara penggunaan tombol-tombol perintah Function Library pada tiap-tiap versi Excel.

Mengingat banyaknya pengguna Excel yang lebih memilih penulisan formula secara manual

maka pada beberapa versi Excel yang terakhir (2007 / 2010 / 2013), Microsoft pun

memberikan fitur-fitur bantuan untuk mempermudah penulisan formula secara manual ini.

Fitur-fitur bantuan ini diantaranya adalah:

Intellisense: Fitur ini merupakan sebuah fitur AutoComplete yang akan menjaga

penulisan nama fungsi dari kesalahan ketik sekaligus mempercepat Anda dalam

menuliskan nama fungsi yang akan digunakan. Sebagai contoh misalkan Anda hendak

menggunakan fungsi SUM, maka didalam sel Anda tinggal mengetikan tanda “=”

diikuti huruf “S”. Perhatikan bahwa Excel akan menampilkan daftar semua nama

fungsi yang berawalan huruf S. Berikutnya dari daftar tersebut Anda tinggal klik-

ganda pada nama fungsi SUM untuk memuatnya pada formula bar.

Keterangan Penulisan Argumen: Setelah Anda memilih nama fungsi, berikutnya

Excel akan memberikan bantuan informasi tentang argumen-argumen untuk fungsi

tersebut. Sebagai contoh pada gambar berikut ini, dapat dilihat argumen-argumen

yang digunakan pada fungsi VLOOKUP, yaitu lookup value, table_array, dst.

Aturan Penulisan

Ada beberapa aturan penulisan formula yang harus diketahui dan diperhatikan, terutama jika

Anda hendak menuliskan formula dengan cara manual. Berikut ini adalah aturan-aturan

penulisan tersebut.

Tanda Sama Dengan

Tanda sama dengan atau “=” merupakan tanda awal dari penulisan formula yang mutlak harus

dituliskan jika Anda hendak menggunakan formula apapun. Tanda ini juga bisa digunakan

sebagai rujukan ke data pada lokasi lain. Sebagai contoh misalkan sel A1 berisikan data 10.

Pada sel A5, jika Anda ketikan tanda “=” (tanpa tanda kutip) yang diikuti dengan penekanan

tombol Enter maka sel A5 juga akan berisi data 10.

Tanda Kurung

Tanda kurung atau “( )” digunakan untuk memisah bagian-bagian yang dianggap perlu dalam

suatu formula. Penggunaan tanda ini secara garis besar sama dengan penggunaan dalam

operasi matematika biasa, tentunya agar perhitungan menjadi lebih mudah untuk dibaca dan

dianalisa.

Dalam kaitannya dengan penulisan fungsi, maka tanda kurung umum digunakan setelah

menuliskan nama fungsi-nya, selain itu juga umum digunakan untuk memisahkan satu fungsi

dengan fungsi lainnya jika Anda menggunakan multiple fungsi dalam suatu perhitungan.

Berikut ini contoh beberapa penggunaan tanda kurung dalam penulisan formula pada aplikasi

Excel:

=(A1+A2)*(B1+B2)

=SUM(A1:A7)

=A1*(SUM(B1:B10))

…dst…

Tanda Pemisah Argumen / Variabel

Dalam penerapan formula lanjutan, Anda akan banyak menggunakan banyak argumen

ataupun variabel dalam suatu formula. Untuk memisahkan variabel-variabel ini ada dua tanda

yang digunakan yaitu tanda koma “,” atau titik-koma “;”. Tanda mana yang harus Anda

gunakan? Ini disesuaikan dengan seting regional yang Anda gunakan pada Windows dan

Excel:

Untuk seting regional Indonesia, maka tanda pemisah variabel yang digunakan adalah

titik-koma atau “;”

Untuk seting regional selain Indonesia, maka tanda pemisah variabel yang digunakan

adalah koma atau “,”

Cara memeriksa seting regional ini pada Windows 7 adalah sebagai berikut:

Pastikan aplikasi Excel dalam kondisi tertutup.

Start Menu > Control Panel > Region & Language.

Pada jendela Region and Language yang ditampilkan, pilih seting regional yang

ingin Anda gunakan dengan memilihnya di bagian Format dan klik tombol OK untuk

menyetujuinya.

Tanda Kutip / Petik

Tanda kutip atau “ “ digunakan jika Anda hendak menggunakan isi atau data pada sebuah sel

untuk digunakan pada formula. Sebagai contoh pada tabel dibawah ini menunjukan formula

untuk menghitung jumlah data Jeruk yaitu dengan menggunakan fungsi COUNTIF

(penggunaan fungsi ini lebih lanjut dijelaskan pada tulisan yang lain).

Jika formula dituliskan tanpa tanda kutip yaitu:

=COUNTIF(B2:B9;Jeruk)

Maka hasilnya adalah 0 karena Excel jelas tidak mengenali data Jeruk tersebut. Namun jika

data Jeruk pada formula tersebut kita tambahkan tanda kutip seperti berikut ini:

=COUNTIF(B2:B9;”Jeruk”)

Hasilnya akan keluar yaitu 3 karena dengan ditambahkannya tanda kutip tersebut maka

aplikasi Excel akan mengenali data Jeruk tersebut.

Penggunaan tanda kutip ini akan banyak Anda temukan dalam artikel yang lain pada

rangkaian artikel ini yang membahas tentang contoh-contoh penggunaan formula secara

spesifik.

Gunakan Alamat Sel / Range

Penulisan suatu formula hendaknya selalu merujuk pada alamat sel / range dan jangan

merujuk langsung pada isi sel atau datanya, karena hal ini akan membuat formula menjadi

statis dan terkunci hanya untuk data tersebut saja. Agar lebih jelas, perhatikan contoh berikut

ini.

Pada sel D2 akan diisikan formula untuk menjumlahkan Data 1 dan Data 2. Jika formula

langsung merujuk pada isi sel-nya, maka formulanya adalah:

=10+7

Hasilnya tentu saja benar yaitu 17, namun jika Anda salin formula tersebut untuk

menjumlahkan baris berikutnya, maka hasilnya tetap 17. Hal ini disebabkan formula menjadi

statis atau terkunci hanya untuk menghitung baris yang pertama saja.

Namun jika Anda merujuk pada alamat selnya, yaitu B2 dan C2, maka formulanya akan

menjadi:

=B2+C2

Hasilnya tetap 17 namun keuntungannya formula akan bersifat dinamis hingga jika Anda

salin formula ke baris berikutnya maka alamat sel akan mengikuti dan menghasilkan nilai

yang benar yaitu 11 yang didapat dari formula baru yaitu:

=B3+C3

Pahami baik-baik beragam aturan penulisan formula ini karena salah sedikit saja dalam

menempatkan simbol atau mungkin tanda tertentu pada formula akan menyebabkan formula

tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.

Mengenal Fungsi pada Excel

Fungsi SUM

Pada beberapa artikel terdahulu telah dibahas konsep-konsep dasar yang harus Anda ketahui

tentang formula pada aplikasi Excel. Mulai artikel ini, akan dibahas beberapa fungsi dasar

yang umum digunakan dalam formula Excel untuk membantu proses penghitungan data pada

aktifitas pekerjaan sehari-hari.

Fungsi yang pertama dan bisa dibilang merupakan salah satu fungsi yang paling banyak

diketahui dan digunakan setiap pengguna aplikasi Excel adalah fungsi SUM. Fungsi SUM

digunakan untuk menjumlahkan data dari beberapa sel. Aturan penulisannya sebagai berikut:

=SUM(sel awal:sel akhir)

Alamat sel awal hingga sel akhir merupakan sebuah range, dengan demikian aturan penulisan

fungsi SUM juga bisa dituliskan sebagai berikut:

=SUM(range)

Sebagai contoh, pada tabel berikut ini akan dihitung nilai Total Penjualan pada sel C7 untuk

data bulan Januari hingga bulan April, yaitu data pada sel C3 hingga C6.

Sesuai dengan aturan penulisan formula yang telah dibahas pada artikel sebelumnya, maka

cara penulisan fungsi SUM untuk menghitung nilai Total Penjualan tersebut adalah sebagai

berikut:

Pilih sel C7

Ketikan tanda =

Ketikan SUM atau gunakan fitur Intellisense

Ketikan tanda (

Klik sel C3 lalu drag ke sel C6

Ketikan tanda )

Tekan Enter untuk melihat hasilnya

Dan hasil penjumlahan akan ditampilkan pada sel C7 seperti tampak pada gambar berikut ini.

Dengan demikian, formula yang telah Anda gunakan untuk menghitung nilai Total tersebut

adalah:

C7=SUM(C3:C6)

Untuk memeriksa hasil dari penulisan formula ini, cobalah untuk merubah data pada sel C3

hingga C6 dan lihatlah apakah hasil perhitungan pada sel C7 telah berubah. Jika berubah,

maka penulisan formula sudah sesuai

Fungsi AVERAGE

Fungsi AVERAGE digunakan untuk menghitung nilai rata-rata dari sejumlah data pada

beberapa sel. Aturan penulisannya sebagai berikut:

=AVERAGE(sel awal:sel akhir)

Alamat sel awal hingga sel akhir merupakan sebuah range, dengan demikian aturan penulisan

fungsi AVERAGE juga bisa dituliskan sebagai berikut:

=AVERAGE(range)

Sebagai contoh, pada tabel berikut ini akan dihitung nilai rata-rata Penjualan per Tahun pada

sel C7 untuk data tahun 2009 hingga 2012, yaitu data pada sel C3 hingga C6.

Maka formula yang digunakan adalah:

C7=AVERAGE(C3:C6)

Dan hasilnya akan ditampilkan pada sel C7 seperti tampak pada gambar berikut ini.

Fungsi COUNT

Banyak pengguna aplikasi Excel yang menganggap fungsi COUNT ini sama dengan fungsi

SUM, padahal kegunaannya jelas berbeda. Jika fungsi SUM digunakan untuk menghitung

jumlah data maka fungsi COUNT digunakan untuk menghitung banyaknya pemilik data.

Oleh karenanya berhati-hatilah saat Anda harus memutuskan fungsi mana yang akan Anda

gunakan, apakah SUM atau COUNT.

Aturan penulisan fungsi COUNT sebagai berikut:

=COUNT(sel awal:sel akhir)

Alamat sel awal hingga sel akhir merupakan sebuah range, dengan demikian aturan penulisan

fungsi COUNT juga bisa dituliskan sebagai berikut:

=COUNT(range)

Agar lebih jelas dalam memahami fungsi COUNT ini juga agar tidak tertukar penggunaannya

dengan fungsi SUM, perhatikan contoh berikut ini. Pada tabel yang ditanyakan adalah jumlah

materi training yang ada dan bukan jumlah nilainya.

Maka formula yang digunakan adalah:

C7=COUNT(C3:C6)

Dan hasilnya akan ditampilkan pada sel C7 seperti tampak pada gambar berikut ini.

Perhatikan bahwa walaupun yang ditanyakan adalah jumlah pemilik data, dalam hal ini

Materi Training, namun alamat range yang dimasukan dalam formula tetap range untuk

datanya yaitu C3:C6 dan bukan B3:B6

Fungsi MAX dan MIN

Fungsi MAX digunakan untuk mengetahui nilai maksimum dari sejumlah data dan

fungsi MIN untuk mengetahui nilai minimum juga dari sejumlah data. Aturan penulisan

fungsi MAX dan MIN sama saja, yaitu sebagai berikut:

=MAX(sel awal:sel akhir)

atau

=MIN(sel awal:sel akhir)

Alamat sel awal hingga sel akhir merupakan sebuah range, dengan demikian aturan penulisan

fungsi MAX / MIN juga bisa dituliskan sebagai berikut:

=MAX(range)

atau

=MIN(range)

Sebagai contoh, pada tabel berikut ini ditanyakan berapa nilai maksimum dan minimum untuk

semua nilai yang ada, yaitu data nilai pada sel C3 hingga C6.

Maka formula yang digunakan untuk melihat nilai maksimum adalah:

C7=MAX(C3:C6)

Dan formula yang digunakan untuk melihat nilai minimum adalah:

C8=MIN(C3:C6)

Hasilnya akan ditampilkan pada sel C7 dan C8 seperti tampak pada gambar berikut ini.

Fungsi COUNTIF

Fungsi dalam aplikasi Excel dikelompokan berdasarkan beberapa kategori tertentu, salah

satunya yaitu kategori fungsi Logika (Logic Functions). Fungsi yang terdapat dalam kategori

ini digunakan untuk menghitung atau menganalisa data yang bersandar pada perbandingan

suatu kondisi atau kriteria tertentu hingga fungsi-fungsi yang termasuk dalam kategori ini

lazim disebut juga dengan Conditional Functions. Ada banyak fungsi yang terdapat pada

kategori ini dimana hampir sebagian besar nama fungsinya memiliki akhiran IF yang jika

diartikan secara harfiah adalah "jika". Fungsi logika juga pada umumnya banyak melibatkan

penggunaan operator pembanding yang telah dibahas sebelumnya pada artikel Operator

Pembanding.

Fungsi COUNTIF termasuk kedalam kategori Logic Functions tersebut. Fungsi ini pada

dasarnya memiliki kegunaan yang sama dengan fungsi COUNT yaitu untuk menghitung

banyaknya data. Namun pada fungsi COUNTIF, banyaknya data ini hanya akan dihitung jika

sesuai dengan kriteria atau kondisi tertentu. Aturan penulisannya sebagai berikut:

=COUNTIF(Range Data;Kondisi)

Dari aturan penulisan tersebut dapat Anda lihat bahwa fungsi COUNTIF ini terdiri dari 2

argumen dimana tiap-tiap argumen dipisahkan dengan tanda pemisah tertentu. Hal ini berbeda

dengan beberapa fungsi yang telah dibahas sebelumnya yang masih menggunakan argumen

tunggal yang sangat sederhana. Perihal tanda pemisah argumen ini telah dibahas sebelumnya

pada artikel Aturan Penulisan.

Agar lebih jelas dalam memahami penggunaan fungsi COUNTIF ini, perhatikan contoh tabel

berikut ini. Tiap-tiap siswa memiliki status kelulusan yang berbeda dimana ada yang LULUS

dan ada yang GAGAL. Sementara yang ditanyakan adalah berapakah jumlah siswa yang

LULUS?

Berdasarkan aturan penulisan COUNTIF, status LULUS merupakan kondisi yang

dikehendaki, dan range yang memuat status LULUS tersebut merupakan range data yang akan

dihitung oleh Excel yaitu sel C3 hingga C6. Dengan demikian formula untuk menghitung

banyaknya siswa yang lulus tersebut adalah sebagai berikut:

C7=COUNTIF(C3:C6;LULUS)

Namun berdasarkan aturan penulisan formula, LULUS adalah variabel yang tidak dikenali

oleh Excel sehingga formula diatas jelas akan menghasilkan pesan kesalahan jika dijalankan.

Agar kata LULUS tersebut dikenali, maka kita berikan tanda kutip diantaranya, sehingga

formulanya menjadi:

C7=COUNTIF(C3:C6;"LULUS")

Dan sekarang formula ini akan menghasilkan nilai yang benar seperti tampak pada gambar

berikut ini.

Pelajari baik-baik penggunaan formula dengan multi argumen ini karena dalam penerapan

Excel lebih lanjut Anda akan banyak menjumpainya.

Fungsi SUMIF

Selain COUNTIF, fungsi logika lainnya yang umum digunakan adalah fungsi SUMIF. Sesuai

dengan fungsi dasarnya yaitu SUM, fungsi SUMIF juga digunakan untuk menjumlahkan data

pada range tertentu, hanya saja data yang akan dijumlahkan mengacu pada kondisi tertentu.

Aturan penulisan fungsi SUMIF ini sebagai berikut:

=SUMIF(range kondisi;kondisi;range data)

Agar lebih jelas perhatikan contoh pada tabel berikut ini. Yang ditanyakan pada tabel tersebut

bukanlah total laba keseluruhan melainkan total laba hanya untuk barang yang bagus saja

serta total laba hanya untuk barang yang rusak saja.

Pada kasus ini, kata BAGUS dan RUSAK merupakan sebuah kondisi yang berada pada range

C3 hingga C6. Sementara data yang akan dijumlahkan berada pada range D3 hingga D6.

Dengan demikian, sesuai dengan aturan penulisan SUMIF, maka formula untuk menghitung

Total Laba Barang Bagus di sel D9 adalah sebagai berikut:

D9=SUMIF(C3:C6;BAGUS;D3:D6)

Sesuai dengan aturan penulisan formula, kata BAGUS bukan merupakan variabel yang

dikenali Excel, maka kita perlu menambahkan tanda kutip untuk mengapit kata tersebut,

hingga formulanya akan menjadi:

D9=SUMIF(C3:C6;"BAGUS";D3:D6)

Lalu untuk menghitung Total Laba Barang Rusak di sel D10, tentunya Anda tinggal

mengganti kata BAGUS menjadi RUSAK, hingga formulanya menjadi:

D10=SUMIF(C3:C6;"RUSAK";D3:D6)

Dan contoh hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Penggabungan Fungsi

Pada artikel sebelumnya telah dibahas contoh beberapa fungsi yang umum digunakan.

Banyak para pengguna aplikasi Excel yang mengira bahwa dalam satu sel dan satu formula

hanya boleh digunakan satu fungsi saja. Opini ini tentunya salah besar, karena dalam

penggunaannya, Anda dapat menggabungkan beberapa fungsi sekaligus untuk menghitung

nilai yang dicari. Dan justru karena adanya penggabungan beberapa fungsi ini maka aplikasi

Excel menjadi semakin powerfull namun tetap efisien. Salah satu hal yang mutlak harus

diperhatikan dalam penggabungan beberapa fungsi sekaligus dalam satu formula adalah

penggunaan tanda kurung serta tanda pemisah argumen yang telah dibahas sebelumnya pada

artikel aturan penulisan formula.

Tanda kurung ini berfungsi untuk memisahkan antara fungsi yang satu dengan fungsi yang

lainnya. Kesalahan penempatan tanda kurung ini tentunya akan mengakibatkan formula

menjadi error hingga Excel akan menampilkan pesan kesalahan. Jika Anda mengalami

kesulitan dalam menempatkan tanda kurung ini, misalnya saja karena terlalu banyaknya

fungsi yang akan digabungkan, akan lebih baik jika Anda menuliskannya dulu di kertas dalam

bentuk coretan kasar. Gunakan saja prinsip matematika dasar dimana tiap-tiap perhitungan

dalam suatu perhitungan yang kompleks selalu dipisahkan dengan tanda kurung.

Mulai Excel 2007, Microsoft juga telah menambahkan fitur berupa warna yang berbeda untuk

tiap-tiap tanda kurung yang saling berhubungan. Fitur ini tentunya bisa Anda gunakan juga

sebagai bantuan.

Berikut ini beberapa contoh untuk penggabungan fungsi ini.

Contoh 1: Menggabungkan Fungsi SUM dengan Perkalian

Pada tabel berikut ini Anda diminta untuk menghitung Total Laba pada sel C10.

Secara matematika, Total Laba tentunya diperoleh dengan menambahkan semua unit yang

terjual kemudian dikalikan dengan Laba per Unit. Namun pada tabel tersebut tidak terdapat

sel khusus untuk menghitung jumlah keseluruhan Unit Terjual. Dengan demikian solusinya

adalah Anda harus menggabungkan fungsi SUM untuk menghitung jumlah Unit Terjual

yang kemudian dikalikan dengan Laba per Unit. Formulanya sebagai berikut ini.

C10=SUM(C3:C6)*C8

Atau agar sesuai dengan konsep dasar matematika mengingat ada 2 perhitungan yang

digunakan maka Anda juga dapat menuliskan formulanya sebagai berikut:

C10=(SUM(C3:C6))*C8

Contoh hasil akhirnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Contoh 2: Menggunakan 2 Fungsi SUMIF dalam 1

Formula

Pada tabel berikut ini Anda diminta untuk menghitung stok Barang Bagus pada sel D9 serta

stok Barang Rusak pada sel D10. Data stok barang tersebut diambil dari tabel Laporan Stok

Gudang.

Jika data hanya diambil dari satu gudang saja, misal Gudang 1 maka dengan mudah Anda

dapat menghitung stok yang diminta yaitu dengan menggunakan formula SUMIF yang telah

Anda pelajari sebelumnya. Namun dalam kasus ini gudangnya ada 2, maka solusinya Anda

tinggal gabungkan saja formula SUMIF untuk-tiap gudang dalam 1 formula.

Formula untuk menghitung stok barang bagus dari Gudang 1 adalah:

=SUMIF(C4:C6;"BAGUS";D4:D6)

Dan formula untuk menghitung stok barang bagus dari Gudang 2 adalah:

=SUMIF(C4:C6;"BAGUS";E4:E6)

Dengan demikian formula akhirnya pada sel D9 adalah sebagai berikut:

D9=SUMIF(C4:C6;"BAGUS";D4:D6)+SUMIF(C4:C6;"BAGUS";E4:E6)

Untuk menghitung stok barang rusak tentunya Anda bisa menggunakan fitur Auto Fill. Dan

contoh hasil akhirnya bisa Anda lihat pada gambar berikut ini.

Fungsi IF

Dari semua fungsi logika yang terdapat dalam aplikasi Excel, fungsi IF adalah fungsi logika

yang paling banyak diaplikasikan, terutama dalam penerapan formula lanjutan yang

melibatkan banyak data dan keputusan bercabang. Kegunaan dari fungsi IF ini sebetulnya

sangat sederhana, fungsi ini akan mengambil suatu kondisi tertentu kemudian menentukan

nilai TRUE atau FALSE. Nilai TRUE adalah nilai dimana kondisi tersebut terpenuhi dan

nilai FALSE adalah nilai untuk kondisi yang tidak terpenuhi.

Aturan penulisan fungsi IF ini adalah sebagai berikut:

=IF(kondisi;nilai_TRUE;nilai_FALSE)

kondisi merupakan kriteria acuan yang dijadikan pembanding

nilai_TRUE merupakan nilai untuk kondisi yang terpenuhi

nilai_FALSE merupakan nilai untuk kondisi yang tidak terpenuhi

Agar lebih jelas dalam memahami penggunaan fungsi IF ini, perhatikan contoh pada tabel

berikut ini.

Pada tabel tersebut kolom Status akan diisi dengan kata LULUS atau GAGAL. Namun

untuk mengisinya ada kondisi yang harus dipenuhi, misalkan saja siswa akan lulus jika

nilainya diatas 60. Dari pernyataan ini maka didapat beberapa point, yaitu:

Kondisi: Nilai diatas 60. Nilai ini berada pada sel C3 hingga C6. Dan karena ada nilai

acuan yaitu 60 sebagai pembanding maka Anda harus menggunakan Operator

Pembanding untuk melengkapi argumen pada kondisi ini. Operator pembanding yang

digunakan tentunya tanda lebih besar ">".

Kondisi 1: Jika nilai diatas 60, maka siswa Lulus. Kondisi ini merupakan nilai

untuk kondisi TRUE yaitu kondisi yang terpenuhi

Kondisi 2: Jika nilai dibawah 60, artinya tidak diatas 60, maka siswa Gagal.

Kondisi ini adalah nilai untuk kondisi FALSE yaitu kondisi yang tidak terpenuhi.

Berikutnya Anda tinggal menerapkan point-point tersebut pada fungsi IF disesuaikan dengan

aturan penulisannya. Dan karena data tiap-tiap siswa bervariasi, maka tabel akan diisi untuk

siswa yang pertama dulu yaitu Siti Nurhaliza. Formulanya sebagai berikut:

D3=IF(C3>60;"LULUS";"GAGAL")

Arti dari formula tersebut jika diterjemahkan dalam kalimat biasa adalah "Jika nilai dalam sel

C3 lebih besar dari 60, maka tuliskan kata LULUS pada sel D3. Namun jika nilainya ternyata

tidak lebih besar dari 60 maka tuliskan kata GAGAL pada sel D3".

Contoh hasilnya dapat Anda lihat pada gambar berikut ini:

Untuk memeriksa apakah formula yang dituliskan sudah benar, cobalah untuk mengganti nilai

pada sel C3, misalnya menjadi 40, lalu perhatikan hasilnya. Jika tertulis GAGAL maka

artinya formula yang digunakan sudah benar.

Lalu bagaimana mengisikan baris-baris selanjutnya? Menuliskan formula secara manual satu

persatu jelas bisa, namun hal ini akan sangat menyita waktu. Cara cepatnya, gunakan saja fitur

Auto Fill yang telah dibahas pada artikel sebelumnya.

Dan hasilnya semua kolom Status kini telah terisi dengan nilai yang benar.

Fungsi IF Bercabang

Fungsi logika IF yang telah dibahas pada artikel sebelumnya adalah salah satu fungsi yang

relatif banyak digunakan, terutama di lingkungan bisnis / perusahaan. Namun fungsi IF ini

memiliki keterbatasan karena kondisi yang menjadi acuan hanya satu saja. Bagaimana jika

data Anda menggunakan beberapa kondisi sekaligus?

Seperti yang telah dibahas pada artikel Pengabungan Fungsi, penerapan fungsi pada aplikasi

Excel bisa digabungkan untuk memenuhi satu tujuan atau hasil tertentu. Dan dalam kasus ini,

dimana data memiliki beberapa kondisi yang harus dibandingkan, maka fungsi yang

digunakan tetap fungsi IF, namun bukan hanya satu IF (IF tunggal) melainkan beberapa IF

sekaligus. Dalam aplikasi Excel, penggunaan beberapa IF (Multiple IF) dalam satu formula

ini lazim disebut dengan fungsi IF Bercabang atau Nested IF.

Pada dasarnya aturan penulisan fungsi IF bercabang ini sama saja dengan IF tunggal, yaitu:

=IF(kondisi;nilai_TRUE;nilai_FALSE)

kondisi merupakan kriteria acuan yang dijadikan pembanding

nilai_TRUE merupakan nilai untuk kondisi yang terpenuhi

nilai_FALSE merupakan nilai untuk kondisi yang tidak terpenuhi

Karena kondisi-nya lebih dari satu, maka untuk nilai_FALSE digunakan kembali fungsi IF

berikutnya. Misalnya jika kondisi-nya ada 2, maka aturan penulisannya menjadi:

=IF(kondisi_1;nilai_TRUE1;(IF(kondisi_2;nilai_TRUE2;nilai_FALSE)))

Jika dijabarkan, maka formula tersebut berarti:

Lihat kondisi_1, jika terpenuhi maka gunakan nilai_TRUE1.

Jika kondisi_1 tidak terpenuhi, maka lihat kondisi_2.

Jika kondisi_2 terpenuhi, maka gunakan nilai_TRUE2.

Jika kondisi_2 tidak terpenuhi, maka gunakan nilai_FALSE.

Fungsi IF bercabang ini tentunya tidak hanya untuk 2 kondisi saja, misalnya jika ada 3

kondisi maka aturan penulisannya menjadi:

=IF(kondisi_1;nilai_TRUE1;(IF(kondisi_2;nilai_TRUE2;(IF(kondisi_3;nilai_TRUE3;nil

ai_FALSE)))))

Atau jika kondisinya ada 4 maka aturan penulisannya menjadi:

=IF(kondisi_1;nilai_TRUE1;(IF(kondisi_2;nilai_TRUE2;(IF(kondisi_3;nilai_TRUE3;(I

F(kondisi_4;nilai_TRUE4;nilai_FALSE)))))))

Dan demikian seterusnya.

Agar penggunaan fungsi IF bercabang ini lebih jelas, perhatikan contoh tabel berikut ini.

Misalkan saja pada tabel daftar barang tersebut Anda diminta untuk mengisi nilai diskon pada

sel C3 hingga C6, dengan kondisi bahwa produk Mouse dan produk Keyboard akan

mendapatkan diskon sebesar 5%. Diluar produk tersebut tidak diberikan diskon.

Analisa dari kasus tersebut adalah ada 2 kondisi yang menjadi acuan, yaitu Mouse diskon

5% serta Keyboard diskon 5%. Kedua kondisi ini tentunya harus dimasukan kedalam

formula IF satu persatu, boleh diawali dengan kondisi untuk Mouse ataupun untuk Keyboard.

Sebagai contoh diambil kondisi untuk Mouse terlebih dahulu. Untuk memperjelas

pembahasan, berikut ini dituliskan kembali aturan penulisan fungsi IF.

C3=IF(kondisi;nilai_TRUE;nilai_FALSE)

Kondisi pertama adalah Mouse dengan diskon 5%. Mouse serta produk-produk lainnya

berada pada kolom 3 dan diawali dengan alamat sel B3. Maka formulanya akan menjadi:

C3=IF(B3="Mouse";nilai_TRUE;nilai_FALSE)

Nilai jika B3 adalah Mouse merupakan nilai_TRUE yaitu 5%, maka formulanya menjadi:

C3=IF(B3="Mouse";5%;nilai_FALSE)

Nilai_FALSE digunakan jika ternyata isi sel bukan Mouse, artinya produk lainnya. Dan

karena ada satu kondisi lagi yaitu Keyboard maka kita masukan kondisi tersebut sebagai

kondisi pada fungsi IF berikutnya:

C3=IF(B3="Mouse";5%;(IF(B3="Keyboard";nilai_TRUE2;nilai_FALSE)))

Jika B3 adalah Keyboard maka nilai_TRUE2 adalah 5% karena kondisinya terpenuhi.

Sehingga formulanya akan menjadi:

C3=IF(B3="Mouse";5%;(IF(B3="Keyboard";5%;nilai_FALSE)))

Jika ternyata B3 tidak berisikan Mouse ataupun Keyboard, maka tidak diberikan diskon

sama sekali atau diskon sama dengan 0. Nilai ini tentunya merupakan nilai_FALSE untuk

semua kondisi yang telah dibandingkan. Dengan demikian formula akhirnya adalah sebagai

berikut:

C3=IF(B3="Mouse";5%;(IF(B3="Keyboard";5%;0)))

Dan formula tersebut jika dijalankan pada sel C3 tentunya akan menghasilkan nilai yang

benar seperti tampak pada gambar berikut ini.

Dan untuk mengisi sel-sel berikutnya seperti biasa Anda dapat menggunakan Auto Fill.

Pelajari baik-baik penggunaan formula IF bercabang ini karena dalam penerapan aplikasi

Excel lanjutan Anda akan banyak menggunakan formula ini. Hati-hati dengan penggunaan

tanda kurung karena semakin banyak IF yang Anda gunakan maka Anda akan menggunakan

tanda kurung yang banyak juga.

Fungsi OR

Fungsi OR juga termasuk kedalam fungsi logika. Kegunaannya adalah untuk membandingkan

2 atau lebih kondisi dan menghasilkan nilai TRUE atau FALSE. Nilai TRUE akan digunakan

jika salah satu kondisi atau semua kondisi terpenuhi. Sedangkan nilai FALSE akan

digunakan jika semua kondisi tidak terpenuhi.

Agar lebih jelas, tabel berikut ini memperlihatkan contoh nilai OR yang dihasilkan untuk 2

buah kondisi:

Dan tabel berikut ini memperlihatkan contoh nilai OR yang dihasilkan untuk 3 buah kondisi:

Aturan penulisan fungsi OR pada dasarnya sangat sederhana yaitu hanya memuat kondisinya

saja sebagai berikut:

=OR(kondisi_1;kondisi_2;kondisi_3;......;kondisi_n)

Jika formula tersebut dijalankan, maka nilai yang akan dihasilkan adalah TRUE atau FALSE.

Agar TRUE atau FALSE tersebut ada nilainya, maka fungsi OR umum digabungkan

penggunaannya dengan IF hingga fungsi ini juga kemudian lazim disebut dengan fungsi IF-

OR. Aturan penulisannya adalah sebagai berikut:

=IF(OR(kondisi_1;kondisi_2);nilai_TRUE;nilai_FALSE)

Dalam penerapannya, fungsi OR dapat Anda gunakan untuk menyederhanakan fungsi IF

Bercabang. Sebagai contoh pada artikel IF Bercabang yang telah dibahas sebelumnya,

terdapat tabel diskon sebagai berikut, dimana ada kondisi untuk produk Mouse dan produk

Keyboard yang akan mendapatkan diskon sebesar 5%.

Kondisi yang diinginkan tersebut jika dianalogikan dalam kalimat akan menjadi "Jika produk

Mouse ATAU Keyboard, maka berikan diskon sebesar 5%, namun jika bukan maka tidak ada

diskon". Dari kalimat ini didapatkan beberapa point penting, yaitu:

kondisi_1: B3=Mouse

kondisi_2: B3=Keyboard

nilai_TRUE: 5%

nilai_FALSE: 0

Dan point-point ini tentunya tinggal Anda masukan kedalam fungsi IF-OR. Diawali dengan

aturan penulisannya terlebih dahulu:

C3=IF(OR(kondisi_1;kondisi_2);nilai_TRUE;nilai_FALSE)

Kemudian tinggal Anda ganti tiap-tiap argumen dengan nilai yang sesuai. Dengan demikian

formula akhirnya adalah sebagai berikut:

C3=IF(OR(B3="Mouse";B3="Keyboard");5%;0)

Dan formula ini jika Anda jalankan tentunya akan menghasilkan nilai yang benar seperti

tampak pada gambar berikut ini.

Kemudian seperti biasanya untuk mengisi sel-sel berikutnya Anda tinggal mengunakan Auto

Fill.

Dari contoh tersebut, Anda dapat melihat bahwa fungsi IF-OR bisa Anda gunakan untuk

menyederhanakan penggunaan formula IF Bercabang.

Fungsi AND

Fungsi AND adalah kebalikan dari fungsi OR. Kegunaannya sama yaitu untuk

membandingkan 2 atau lebih kondisi dan menghasilkan nilai TRUE atau FALSE. Perbedaan

AND dengan OR adalah nilai untuk kondisi TRUE dan FALSE-nya. Pada fungsi AND, nilai

TRUE akan digunakan jika semua kondisi terpenuhi, dan nilai FALSE akan digunakan jika

salah satu atau semua kondisi tidak terpenuhi.

Agar lebih jelas, tabel berikut ini memperlihatkan contoh nilai AND yang dihasilkan untuk 2

buah kondisi:

Dan tabel berikut ini memperlihatkan contoh nilai AND yang dihasilkan untuk 3 buah

kondisi:

Aturan penulisan fungsi AND juga sama dengan OR yaitu hanya memuat kondisinya saja,

dan agar kondisi TRUE dan FALSE ada nilainya maka fungsi AND juga umum digabungkan

penggunaannya dengan IF hingga kemudian lazim disebut dengan fungsi IF-AND dengan

aturan penulisan sebagai berikut:

=IF(AND(kondisi_1;kondisi_2);nilai_TRUE;nilai_FALSE)

Contoh penggunaan fungsi AND ini dapat dilihat pada tabel berikut.

Misalkan pada kolom Status akan diisi dengan kata LULUS atau GAGAL. Status LULUS

akan didapatkan Siswa jika kedua nilai yaitu nilai Bahasa dan nilai Matematika diatas 60.

Jika salah satu nilai saja dibawah 60 maka siswa dinyatakan gagal.

Kondisi yang diinginkan tersebut jika dianalogikan dalam kalimat akan menjadi "Jika nilai

Bahasa DAN Matematika diatas 60 maka siswa akan Lulus. Namun jika tidak maka siswa

akan Gagal". Dari kalimat ini didapatkan beberapa point penting, yaitu:

kondisi_1: C3>60

kondisi_2: D3>60

nilai_TRUE: LULUS

nilai_FALSE: GAGAL

Dan point-point ini tentunya tinggal Anda masukan kedalam fungsi IF-AND. Diawali dengan

aturan penulisannya terlebih dahulu:

E3=IF(AND(kondisi_1;kondisi_2);nilai_TRUE;nilai_FALSE)

Berikutnya Anda tinggal mengganti argumen-argumen tersebut dengan nilai yang sesuai.

Dengan demikian formula akhirnya adalah sebagai berikut:

E3=IF(AND(C3>60;D3>60);"LULUS";"GAGAL")

Formula ini jika Anda jalankan tentunya akan menghasilkan nilai yang benar seperti tampak

pada gambar berikut ini.

Kemudian seperti biasanya untuk mengisi sel-sel berikutnya Anda tinggal mengunakan Auto

Fill.

Fungsi Tanggal

Perhitungan dalam aplikasi Excel adakalanya melibatkan sistem penanggalan, misalnya saja

untuk menghitung lama waktu cicilan atau tanggal jatuh tempo. Untuk mempermudah

perhitungan tersebut maka Anda dapat menggunakan beberapa Fungsi Tanggal yang

disediakan oleh Excel.

Beberapa fungsi tanggal yang umum digunakan berikut aturan penulisannya dapat dilihat

pada tabel berikut ini.

Contoh penerapan fungsi penanggalan ini misalnya saja untuk menghitung tanggal jatuh

tempo seperti tabel berikut ini.

Karena yang ditanyakan adalah tanggal Jatuh Tempo, maka fungsi yang digunakan adalah

fungsi DATE dimana fungsi DATE ini bisa digunakan untuk memasukan format tanggal

tertentu. Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa aturan penulisan fungsi DATE ini adalah

sebagai berikut.

D3=DATE(YEAR;MONTH;DAY)

Tahun, Bulan, dan Tanggal diambil dari Tanggal Kredit yaitu sel B3. Hingga formulanya

menjadi:

D3=DATE(YEAR(B3);MONTH(B3);DAY(B3))

Karena lama cicilan adalah 10 bulan yang terletak di sel C3, maka Anda tinggal

menambahkan MONTH(B3) dengan C3. Dan formula akhirnya adalah sebagai berikut.

D3=DATE(YEAR(B3);MONTH(B3)+C3;DAY(B3))

Contoh penerapan lain untuk fungsi tanggal ini misalnya untuk menghitung durasi

berdasarkan tanggal awal dan akhir seperti tabel berikut ini.

Yang ditanyakan dari tabel tersebut adalah Lama Project dalam satuan Bulan. Untuk

menghitungnya maka Anda tinggal mengurangi data pada sel C3 dengan sel B3. Atau jika

dituliskan formula dasarnya sebagai berikut:

D3=C3-B3

Karena yang ditanyakan Bulan, maka data yang diambil jelas hanya data Tahun dan Bulan

saja. Kemudian Excel juga memiliki fungsi YEAR dan MONTH untuk mengambil data

Tahun dan Bulan dari sel tertentu (lihat tabel aturan penulisan diatas), maka formulanya

menjadi:

D3=(YEAR(C3)-YEAR(B3))+(MONTH(C3)-MONTH(B3))

Kemudian karena dalam 1 tahun ada 12 bulan, maka tentunya hasil pengurangan data tahun

harus dikalikan dengan 12. Hingga formula akhirnya adalah sebagai berikut:

D3=(YEAR(C3)-YEAR(B3))*12+(MONTH(C3)-MONTH(B3))

Saat menggunakan fungsi-fungsi penanggalan ini, perhatikan selalu format sel yang

digunakan. Hasil yang diharapkan akan meleset jika format sel yang Anda gunakan tidak

sesuai

Fungsi Waktu

Selain Fungsi Tanggal, Excel juga menyediakan beragam fungsi untuk menghitung waktu

atau jam. Beberapa Fungsi Waktu yang umum digunakan berikut aturan penulisannya dapat

dilihat pada tabel berikut ini.

Cara menggunakan fungsi waktu tersebut sama saja dengan fungsi tanggal yang telah dibahas

sebelumnya, hanya saja yang berbeda adalah satuannya. Jika fungsi tanggal menggunakan 3

satuan utama YEAR; MONTH; dan DAY, maka fungsi waktu menggunakan 3 satuan utama

HOUR; MINUTE; dan SECOND.

Kemudian jika Anda akan menghitung total waktu, baik dalam bentuk jam, menit, ataupun

detik maka total waktu yang didapat dari hasil perhitungan harus dikalikan dengan bilangan

yang sesuai dengan satuannya. Aturannya bilangan pengali ini adalah sebagai berikut:

Jam: 24

Menit: 1440

Detik: 86400

Agar lebih jelas, perhatikan contoh tabel berikut ini.

Yang ditanyakan dari tabel tersebut adalah Total Jam, Total Menit, serta Total Detik. Untuk

menghitungnya sangatlah mudah. Anda tinggal mengurangi data Jam Keluar pada sel C3

dengan data Jam Masuk pada sel B3 dan kemudian mengalikannya denan bilangan yang

sesuai.

Misalnya untuk menghitung Total Jam, maka formulanya sebagai berikut:

C5=(C3-B3)*24

Kemudian untuk menghitung Total Menit Anda tinggal mengganti bilangan pengalinya

dengan 1440 dan untuk menghitung Total Detik maka bilangan pengali yang digunakan

adalah 86400. Berikut ini formula akhirnya.

C6=(C3-B3)*1440

C7=(C3-B3)*86400

Sama halnya dengan fungsi penanggalan ini, perhatikan selalu format sel yang digunakan.

Hasil yang diharapkan akan meleset jika format sel yang Anda gunakan tidak sesuai.

Fungsi Pembulatan

Untuk menyederhanakan hasil perhitungan, Excel juga menyediakan Fungsi Pembulatan yang

bisa Anda gunakan untuk membulatkan angka tertentu berdasarkan kriteria pembulatan yang

bisa Anda pilih sesuai kebutuhan.

Ada 4 varian fungsi pembulatan yang umum digunakan, yaitu INT, ROUND, ROUNDUP,

dan ROUNDDOWN. Perbedaan fungsi-fungsi tersebut berikut aturan penulisannya bisa

dilihat pada tabel berikut ini.

Pada aturan penulisan tersebut, angka merupakan angka yang akan Anda bulatkan dan digit

mengatur jumlah bilangan dibelakang koma. Agar lebih jelas dalam memahami fungsi

pembulatan ini, misalkan saja Anda hendak membulatkan angka 8,762.

Jika Anda menggunakan fungsi INT maka formulanya adalah:

=INT(8,762)

Hasil dari formula tersebut adalah 8 karena INT akan membulatkan suatu angka kebawah

sekaligus menghilangkan angka dibelakang koma.

Jika Anda menggunakan fungsi ROUND dan menginginkan ada 2 angka dibelakang koma,

maka formulanya adalah:

=ROUND(8,762;2)

Hasilnya adalah 8,76 karena fungsi ROUND ini akan membulatkan angka sesuai kaidah

matematika.

Jika Anda menggunakan fungsi ROUNDUP dan menginginkan ada 2 angka dibelakang

koma, maka formulanya adalah:

=ROUNDUP(8,762;2)

Hasilnya adalah 8,77 karena fungsi ROUNDUP ini akan membulatkan angka keatas.

Jika Anda menggunakan fungsi ROUNDDOWN dan menginginkan ada 2 angka dibelakang

koma, maka formulanya adalah:

=ROUNDDOWN(8,762;2)

Hasilnya adalah 8,76 karena fungsi ROUNDDOWN ini akan membulatkan angka kebawah.

Dalam penerapannya, tentu saja angka yang hendak dibulatkan tidak selalu berbentuk angka

melainkan bisa merujuk pada data angka di sel tertentu ataupun hasil dari suatu perhitungan.

Sebagai contoh pada tabel berikut ini, fungsi ROUNDDOWN digunakan untuk membulatkan

hasil penjumlahan yang didapat dari formula SUM.

Fungsi Teks

Formula pada aplikasi Excel tidak hanya diperuntukan bagi data berupa angka, karena Excel

menyediakan juga beberapa fungsi untuk mengolah data berupa teks, diantaranya yang sering

digunakan adalah fungsi LEFT; MID; dan RIGHT. Ketiga fungsi tersebut memiliki

kegunaan yang sama yaitu untuk mengambil beberapa karakter dari suatu teks. Sementara

perbedaannya terletak pada posisi atau arah pengambilan karakternya. Penjelasan serta aturan

penulisan untuk ketiga fungsi tersebut adalah sebagai berikut.

Fungsi LEFT akan mengambil sejumlah karakter dari arah kiri. Jumlah karakter yang akan

diambil ditentukan pada argumen jumlah_karakter. Aturan penulisan selengkapnya adalah

sebagai berikut:

=LEFT(teks;jumlah_karakter)

Sebagai contoh jika pada sel B2 Anda ketikan formula berikut ini:

=LEFT("KOMPUTER";3)

Maka hasilnya sel B2 tersebut akan menampilkan kata KOM, yaitu 3 karakter pertama dari

arah kiri pada kata KOMPUTER seperti tampak pada gambar berikut ini.

Fungsi MID akan mengambil sejumlah karakter dari arah kiri. Namun awal pengambilan

karakter tersebut bisa Anda tentukan sendiri pada argumen awal. Dan jumlah karakter yang

akan diambil tetap ditentukan pada argumen jumlah_karakter. Aturan penulisan

selengkapnya adalah sebagai berikut:

=MID(teks;awal;jumlah_karakter)

Sebagai contoh jika pada sel B2 Anda ketikan formula berikut ini:

=MID("KOMPUTER";4;2)

Maka hasilnya sel B2 tersebut akan menampilkan kata PU, yaitu 2 karakter yang dihitung

mulai karakter ke-4 pada kata KOMPUTER seperti tampak pada gambar berikut ini.

Fungsi RIGHT akan mengambil sejumlah karakter dari arah kanan. Jumlah karakter yang

akan diambil ditentukan pada argumen jumlah_karakter. Aturan penulisan selengkapnya

adalah sebagai berikut:

=RIGHT(teks;jumlah_karakter)

Sebagai contoh jika pada sel B2 Anda ketikan formula berikut ini:

=RIGHT("KOMPUTER";3)

Maka hasilnya sel B2 tersebut akan menampilkan kata TER, yaitu 3 karakter pertama dari

arah kanan pada kata KOMPUTER seperti tampak pada gambar berikut ini.

Seperti halnya formula lainnya, penggunaan fungsi teks ini tentu saja dapat merujuk ke alamat

sel tertentu. Sebagai contoh perhatikan tabel berikut ini. Pada sel C2 digunakan formula MID

dengan teks yang merujuk pada sel B2.

Pesan Kesalahan

Saat bekerja dengan formula pada aplikasi Excel, mungkin saja ada kesalahan yang Anda

lakukan. Kesalahan ini akan ditampilkan oleh aplikasi Excel dalam bentuk kode atau pesan

kesalahan tertentu. Dengan mengetahui arti dari pesan-pesan kesalahan tersebut diharapkan

Anda bisa segera mencari solusi atau memperbaikinya. Berikut ini beberapa pesan kesalahan

yang akan ditampilkan oleh Excel tersebut:

#####

Pesan kesalahan ini umum disebut dengan istilah "Railroad tracks”. Beberapa penyebab

munculnya pesan kesalahan ini diantaranya adalah:

Anda menuliskan data yang panjang namun lebar kolomnya terlalu sempit hingga sel

tidak dapat menampilkan data tersebut.

Anda mengisi angka atau bilangan negatif pada suatu sel dimana sel tersebut memiliki

format sel Date (tanggal) atau Time (waktu).

#REF!

REF bisa diartikan dengan REFERENCE atau referensi, hingga pesan kesalahan ini umumnya

berhubungan dengan kesalahan pada formula yang melibatkan penggunaan tabel referensi

sebagai acuan. Beberapa penyebab munculnya pesan kesalahan ini diantaranya adalah:

Anda membuat suatu formula yang terhubung dengan suatu tabel referensi namun

kemudian tabel referensi tersebut terhapus.

Pada fungsi lookup atau referensi seperti misalnya VLOOKUP dan HLOOKUP, Anda

menggunakan nomor index kolom atau baris yang lebih besar dari jumlah kolom atau

baris pada tabel referensinya.

Data rujukan yang digunakan dalam formula dipindahkan ke tempat lain.

#VALUE!

VALUE bisa diartikan dengan nilai, hingga pesan kesalahan ini umumnya berhubungan

dengan kesalahan nilai yang digunakan pada formula. Beberapa penyebab munculnya pesan

kesalahan ini diantaranya adalah:

Anda menggunakan parameter teks pada argumen suatu fungsi yang seharusnya

menggunakan parameter berupa angka atau bilangan. Misalnya seperti

=HLOOKUP(B8;C3:E4;"dua";FALSE).

Anda menjalankan formula perhitungan dengan Operator Dasar ataupun fungsi

perhitungan lain namun argumen yang digunakan merujuk pada sel yang berisikan

teks. Misalnya sel A1 berisikan data KOTA dan sel A2 berisikan data BANDUNG.

Jika Anda menjalankan formula =A1+A2 maka hasilnya adalah pesan kesalahan ini.

#DIV/0!

DIV/0 bisa diartikan dengan Divide by Zero atau dibagi dengan nol, hingga pesan kesalahan

ini umumnya berhubungan dengan proses pembagian dengan bilangan nol. Beberapa

penyebab munculnya pesan kesalahan ini diantaranya adalah:

Formula yang Anda gunakan dibagi dengan angka nol.

Formula yang Anda gunakan dibagi dengan sel yang kosong atau belum ada data

apapun didalamnya.

#NULL!

NULL bisa diartikan dengan kosong atau belum ditentukan hingga pesan kesalahan ini

umumnya berhubungan dengan argumen atau simbol yang hilang, atau bisa juga karena ada

posisi penempatan simbol yang kosong. Beberapa penyebab munculnya pesan kesalahan ini

diantaranya adalah:

Tidak ada tanda pemisah titik-dua (:) pada alamat range. Misalnya seharusnya tertulis

A1:C1 tapi Anda menuliskannya (A1 C1).

Terdapat spasi diantara alamat sel atau range. Hal ini jelas tidak diperkenankan karena

diantara alamat sel atau range setidaknya Anda harus menggunakan Operator Dasar

atau tanda pemisah argumen koma atau titik-koma.

#NUM!

NUM bisa diartikan dengan number atau bilangan hingga pesan kesalahan ini umumnya

berhubungan dengan kesalahan yang terkait dengan bilangan. Beberapa penyebab munculnya

pesan kesalahan ini diantaranya adalah:

Hasil perhitungan formula melebihi batas nilai yang dikenali Excel.

Anda menggunakan fungsi iteratif seperti misalnya fungsi IRR dan formula yang

Anda gunakan tidak dapat menemukan hasilnya.

#NAME?

NAME bisa diartikan dengan nama yang maksudnya ditujukan untuk nama sel. Jadi pesan

kesalahan ini umumnya berhubungan dengan kesalahan pada penamaan alamat suatu sel atau

range. Beberapa penyebab munculnya pesan kesalahan ini diantaranya adalah:

Penulisan alamat range yang disatukan atau tidak dipisahkan tanda titik-dua. Misalkan

range A1:D1 namun Anda tuliskan dengan A1D1.

Nama suatu alamat range yang tidak ditemukan karena belum dibuat atau kesalahan

dalam penulisan nama range tersebut.

Nama fungsi yang Anda gunakan salah, misalnya saja HLOOKUP tapi Anda

menuliskannya HHLOKUP.

Teks pada suatu formula yang tidak diapit tanda kutip.

#N/A!

N/A bisa diartikan dengan Not Available atau tidak tersedia. Pesan kesalahan ini akan

ditampilkan jika:

Anda menggunakan fungsi lookup atau referensi seperti misalnya VLOOKUP atau

HLOOKUP dalam suatu formula dan nilai yang dicari tidak ditemukan dalam tabel

referensi atau tabel yang dijadikan acuan.

Pesan ini juga merupakan pesan kesalahan generik atau umum dimana kesalahan yang

terjadi tidak dapat diwakili oleh pesan-pesan kesalahan sebelumnya, misalnya seperti

data yang hilang, nama fungsi yang tidak dikenali, penerapan nilai dalam suatu

argumen yang salah, atau nilai yang Anda coba cari dari formula yang Anda gunakan

ternyata tidak ada atau tidak berhasil ditemukan.

Troubleshooting

Pada artikel sebelumnya Anda telah mengenal beberapa pesan kesalahan yang ditampilkan

Excel seandainya terjadi kesalahan saat Anda menerapkan suatu formula. Disamping pesan-

pesan kesalahan tersebut, aplikasi Excel juga menyediakan beberapa bantuan lain yang bisa

Anda gunakan untuk proses Troubleshooting atau menangani terjadinya kesalahan dalam

penerapan formula ini. Beberapa diantaranya sebagai berikut.

Peringatan Kesalahan

Dalam beberapa kondisi, saat terjadi kesalahan dalam penulisan atau penerapan formula maka

aplikasi Excel akan memberikan peringatan dengan menampilkan kotak dialog kesalahan

seperti berikut ini.

Jika Anda mendapatkan kotak dialog tersebut maka periksa kembali formula yang Anda

gunakan termasuk periksa juga beragam aturannya karena barangkali saja ada yang terlewat

atau mungkin ada kesalahan dalam penulisan formula.

Dokumentasi Bantuan

Saat aplikasi Excel menampikan kotak dialog kesalahan seperti diatas, jika Anda menekan

tombol Help maka Excel akan menampilkan dokumentasi bantuan tentang penggunaan

formula yang mungkin bisa membantu Anda dalam memperbaiki kesalahan yang terjadi.

Melihat Seluruh Formula

Dalam lembar kerja Excel Anda, formula apapun yang Anda terapkan tentunya tidak akan

ditampilkan oleh Excel karena Excel hanya akan menampilkan hasil dari penerapan formula

tersebut. Untuk memeriksa kesalahan penerapan formula yang mungkin terjadi maka Anda

harus memilih sel demi sel yang berisikan formula tersebut untuk melihat formula

dibelakangnya. Hal seperti ini tentunya sangat menyita waktu apalagi jika Anda sudah

menerapkan banyak sekali formula dalam lembar kerja Excel Anda.

Sebagai solusinya, Anda dapat menggunakan perintah Show Formulas yang terletak pada tab

Formulas > Formula Auditing > Show Formulas.

Jika Anda klik tombol perintah Show Formulas tersebut maka Excel akan menampilkan

semua formula yang ada pada lembar kerja Anda.

Untuk kembali ke kondisi tampilan sebelumnya dimana sel menampilkan hasil formula, klik

kembali tombol Show Formulas tersebut.

Melihat Hasil Fungsi pada Suatu Formula

Dalam penulisan formula yang cukup kompleks, terutama jika Anda banyak menggabungkan

beragam fungsi, tentu saja Anda tidak dapat melihat hasil dari fungsi pada formula yang

sedang Anda kerjakan tersebut karena Anda hanya menuliskan argumennya saja. Untuk

memeriksa seandainya terjadi kesalahan, maka Anda dapat melihat hasil dari fungsi tersebut

secara sementara. Caranya sebagai berikut.

Klik pada sel yang hendak Anda periksa tersebut hingga formulanya ditampilkan pada

Formula Bar.

Pada Formula Bar, pilih atau sorot fungsi yang ingin Anda lihat hasilnya.

Tekan tombol F9 pada keyboard dan Excel akan menampilkan hasil dari fungsi yang telah

Anda pilih sebelumnya.

Trace Precedents dan Trace Dependents

Trace Precedents dan Trace Dependents adalah perintah bantuan untuk memeriksa atau

melacak hubungan antara data pada suatu sel dengan formulanya. Tombol untuk menjalankan

kedua perintah ini juga terdapat pada tab Formulas > Formula Auditing.

Trace Precedents digunakan untuk melihat sel-sel mana saja yang mempengaruhi sel aktif

yang berisikan formula. Anda tinggal meng-klik sel yang berisikan formula lalu klik tombol

Trace Precedents. Sel-sel yang mempengaruhi berikut hubungannya akan ditunjukan dengan

garis-garis panah, contohnya seperti tampak pada gambar berikut ini.

Trace Dependents adalah kebalikan dari Trace Precedents, yaitu untuk melihat suatu sel

mempengaruhi formula pada sel yang mana. Cara menggunakannya juga sama, Anda tinggal

memilih salah satu sel yang dilibatkan dalam suatu formula lalu klik tombol Trace

Dependents. Hubungan sel tersebut dengan sel yang berisikan formula akan ditunjukan

dengan garis-garis panah, contohnya seperti tampak pada gambar berikut ini.

Setelah menggunakan kedua perintah tersebut, Anda dapat menghilangkan garis-garis panah

yang ditampilkan dengan mengklik tombol Remove Arrows yang terletak dalam group

perintah yang sama dalam tab Formulas.

Evaluasi Formula

Masih didalam group perintah Formula Auditing, Anda juga akan menemukan tombol

perintah Evaluate Formula. Sesuai dengan namanya, perintah ini akan melakukan evaluasi

menyeluruh secara tahap demi tahap pada formula yang Anda terapkan. Anda tinggal meng-

klik sel yang berisikan formula lalu klik tombol Evaluate Formula.

Pada kotak dialog Evaluate Formula yang ditampilkan, secara otomatis Excel akan

menampilkan fungsi pertama yang ditemukan pada formula. Klik tombol Evaluate untuk

melihat hasil dari fungsi yang ditampilkan tersebut. Jika ternyata fungsi tersebut memiliki

hubungan dengan fungsi lainnya maka Anda bisa menggunakan tombol Step In untuk melihat

hubungan-hubungan selanjutnya atau klik tombol Step Out untuk kembali ke hubungan

sebelumnya.

Perintah evaluasi formula ini akan sangat berguna jika Anda menerapkan suatu formula yang

kompleks dengan melibatkan banyak fungsi didalamnya.

Error Checking

Tombol perintah terakhir pada Formula Auditing adalah tombol perintah Error Checking.

Perintah ini akan memeriksa formula pada sel aktif yang harus Anda pilih dulu sebelumnya.

Jika tidak ada kesalahan, maka akan ditampilkan pesan seperti tampak pada gambar berikut

ini.

Namun jika ternyata ada kesalahan, maka kotak dialog Error Checking akan ditampilkan.

Pada kotak dialog ini Anda dapat melihat dokumentasi bantuan dengan meng-klik tombol

Help on this error; menjalankan evaluasi formula dengan meng-klik tombol Show

Calculation Steps; mengabaikan kesalahan dengan meng-klik tombol Ignore Error; atau

menyunting formula langsung secara manual dengan meng-klik tombol Edit in Formula

Bar.

Demikian beberapa opsi bantuan yang disediakan oleh aplikasi Excel untuk proses

Troubleshooting formula ini yang mudah-mudahan bisa membantu Anda seandainya formula

yang Anda terapkan ternyata tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Daftar Pustaka

Aris Lesmana, 2012, Mengenal Formula pada Excel,

(http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/14120.mengenal-formula-

pada-excel-part-01-pengantar-id-id.aspx diakses tanggal 12-11-2014 jam 14:15)