Menambahbaik Proses Penyediaan Ringkasan Discaj Pesakit Di ...
Transcript of Menambahbaik Proses Penyediaan Ringkasan Discaj Pesakit Di ...
MENTOR
Dr Tengku Mastura Tg
Mohd
Ketua Penolong
Pengarah (Klinikal)
KETUA
Prof Dr Shaiful
Bahari Ismail
Pakar Perunding
Kanan
AHLI KUMPULAN
Pn Noor Aini bt
Abu Samah
Timbalan
Pengarah
Farmasi
Dr Sudzilla
binti
Nordin
Pensyarah
Perubatan
Dr Siti Suhaila binti
Mohd Yusoff
Pensyarah
Perubatan
Cik Intan Farahanah
binti Amran
Pegawai Farmasi
Pn Maznah binti Ab
Rahman
Ketua J/R
8 Selatan
Pn Masitah binti
Yusoff
Ketua Jururawat 7
Selatan
Pn Aminah@
Kamilah bt Beran
Pegawai Rekod
Perubatan
Cik Nuru Asyikin
Binti Mamat Saman
Pegawai Tek
Maklumat
Cik
Nurul Anis Binti
Ramli
Pegawai Tek
Maklumat
AHLI KUMPULAN GPP-DS
AHLI KUMPULAN GPP-DS
TAJUK:
MENAMBAHBAIK
PROSES PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ
PESAKIT DI
WAD 7 SELATAN
HOSPITAL USM
Tajuk : Menambahbaik proses penyediaan ringkasan discaj pesakit di wad 7 selatan
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikkan
5 W dan 1H
(What , When, Where, Who, Whom, dan How)
1. Meningkatkan kesedaran tentang peri pentingnya DS
pesakit dalam kalangan pengamal perubatan dan
pesakit
2. Menyediakan satu platform secara atas talian bagi
memudahkan akses kepada semua unit
3. Menyediakan satu format yang sama bagi seluruh
HUSM
4. Mengurangkan masa penyediaan DS oleh Pegawai
perubatan siswazah
5. Menguatkuasa penyediaan DS seperti dipraktiskan
oleh Hospital KKM .
Sasaran Projek Skop Projek
1. Sasaran : Selaras dengan praktis di Hospital KKM dan
dikeluarkan oleh Majlis Perubatan Malaysia, kesemua
pesakit yang telah didiscaj diberikan Ringkasan Discaj
pesakit.
2. Memastikan DS pesakit di wad 7S disediakan 90% dan
diberikan kepada pesakit ketika discaj
BERMULA: Pesakit dibenarkan discaj oleh doktor di wad
7S
BERAKHIR: Ringkasan Discaj diserahkan kepada pesakit
PROJEK PROFIL
5W 1H
Definisi Borang Ringkasan Discaj W
W
W
W
W
H
Lokasi
Kenapa Ringkasan Discaj Penting ?
Siapakah yang akan mendapat manfaat
daripada penyediaan borang ringkasan discaj?
Bilakah Ringkasan Discaj perlu
disediakan oleh Pegawai Perubatan?
Bagaimanakah Ringkasan Discaj
ini diwujudkan dan diuruskan ?
6
AKTIVITI
MEI JUN JULY AUGUST SEPT OCT NOV DIS
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
P
PENGENALAN LEAN & PEMILIHAN
PROJEK
P
A
PROCESS FLOW ANALYSIS &
MENGUMPUL MAKLUMAT/DATA
P
A
VSM, WASTE & VALUE ANALYSIS P
A
MENGENALPASTI MASALAH P
A
RANCANGAN TINDAKAN &
LEAN/KAIZEN TOOLS
P
A
D PELAKSANAAN CADANGAN P
A
C
MENGUMPUL DATA SELEPAS &
GEMBA
P
A
PENILAIAN & TINDAKAN
PEMBETULAN
P
A
A PENYERAGAMAN/STANDARD WORK
PENYELARASAN & PELAPORAN
P
A
P
A
RANCANG LAKSANA
CARTA PERBATUAN KESELURUHAN
7
SURAT PERSETUJUAN DARIPADA KETUA JABATAN
PERUBATAN
SURAT PERSETUJUAN DARIPADA PIHAK
PENGURUSAN HOSPITAL
SURAT PERLAKSAAN
CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ
(CURRENT PROCESS FLOW)
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ
PESAKIT DI WAD 7 SELATAN
Doktor Discaj pesakit
Jururawat Kemaskini Folder
Jururawat Urus Dokumentasi Discaj
Jururawat Agih folder
Doktor Tulis Ringkasan Discaj
Doktor Letak Folder Dalam Rak
CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (BERGAMBAR)
10
Jururawat kemaskini
folder
Doktor Discaj Pesakit
Jururawat urus dokumentasi
discaj
Doktor meletakkan folder
ke dalam rak Jururawat agih folder
Doktor menulis ringkasan
discaj
1 2 3
6 5
4
VSM CURRENT STATE &
WASTE IDENTIFICATION
11
Pesakit
1 Pesakit didiscaj
2 Kemaskini
Folder
6 Folder diletak
di rak
3 Urus
dokumentasi discaj
5 Tulis DS
Doktor
P/T 10
W/T 47.3
FTQ 1
I
Doktor
P/T 21.75
W/T 0
FTQ 1
I
doktor
P/T 0.25
W/T 0
FTQ 1
I
Jururawat
P/T 2.15
W/T 154
FTQ 1
I
J Jururawat
P/T 20.85
W/T 1.45
FTQ 0.95
I
Jururawat
P/T 6.35
W/T 37.85
FTQ 1
I
47.3 37.85 1.45 154 0.25
10 6.35 20.85 2.15 21.75
0.25
1 1 1 0.95 1 1
Total process time : 61.35 min Total Waiting Time :240.85min Total Lead Time :302.2min
4 Proses pengagihan
folder
PROCESS EFFICIENCY :
PROCESS TIME X 100 = 61.35X 100 = 20.3%
TOTAL LEAD TIME 302.2
CURRENT STATE VSM
Pesakit
1 Pesakit didiscaj
2 Kemaskini
Folder
6 Folder diletak
di rak
3 urus
dokumentasi discaj
5 Tulis DS
Doktor
P/T 10
W/T 47.3
FTQ 1
Doktor
P/T 21.75
W/T 0
FTQ 1
doktor
P/T 0.25
W/T 0
FTQ 1
I
Jururawat
P/T 2.15
W/T 154
FTQ 1
J Jururawat
P/T 20.85
W/T 1.45
FTQ 0.95
Jururawat
P/T 6.35
W/T 37.85
FTQ 1
4 Proses pengagihan
folder
I I
13
•Waiting •Inventori
•Defects •Waiting
•Overprocessing •Inventori
•Defect •Defects •Inventori
47.3 37.85 1.45 154 0.25
10 6.35 20.85 2.15 21.75
0.25
1 1 1 0.95 1 1
Total process time : 61.35 min Total Waiting Time :240.85min Total Lead Time :302.2min
PROCESS EFFICIENCY :
PROCESS TIME X 100 = 61.35X 100 = 20.3%
TOTAL LEAD TIME 302.2
SPAGHETTI DIAGRAM (CURRENT)
SPHAGHETTI DIAGRAM-CURRENT
WASTE IDENTIFICATION
STEP ACTIVITY WASTE IDENTIFIED
1 Pesakit
dibenarkan
discaj oleh doktor
1)Waiting- Selepas arahan discaj oleh doktor, folder akan ditinggalkan di
katil pesakit
2)Inventori- Banyak folder discaj yang tidak diproses di katil pesakit-
pesakit
2
Folder
dikemaskini
oleh jururawat
incaj di katil
pesakit
1) Defects – Banyak gangguan seperti (telefon, ikut doktor ‘round’, hantar
pesakit, pesakit panggil, dispens ubat dsb)
2) Waiting – Folder hanya akan diurus selepas jururawat menyelesaikan
tugas-tugas lain)
3) Inventori – Banyak folder discaj yang perlu diuruskan
4)Overprocessing – banyak proses yang terlibat termasuk mengenalpasti
kembali dokumen yang berkaitan dengan pesakit termasuk carta
pengubatan, penyiasatan, laporan kejururawatan, catatan kemajuan pesakit
dll)
STEP ACTIVITY WASTE IDENTIFIED
3
Dokumentasi discaj
dilakukan oleh jururawat
yang bertugas di meja
pesakit
1) Waiting – Folder tidak didapat dikemaskini
kerana kekurangan dokumen perawatan pesaki
2) Motion – Folder dibawa dari katil pesakit ke
kaunter
3) Inventori – Beberapa folder yang telah
dikemaskini menunggu proses dokumentasi
4) Overprocessing – Folder terpaksa diperiksa
berulang kali bagi melengkapkan proses
dokumentasi
5) Defects – proses pengumpulan dokumen tidak
lengkap
o STEP ACTIVITY WASTE IDENTIFIED
4 Jururawat agih folder
diatas rak ikut doktor
incaj
Defect
– folder berkemungkinan tidak diletakkan di tempat
sepatutnya (tertukar doktor incaj, tertukar pesakit)
– folder dihantar ke jabatan-jabatan/unit lain untuk
urusan perawatan pesakit atau dipinjam oleh doktor untuk
perbincangan dan rujukan kes tertentu
5
Ringkasan Discaj
ditulis di kaunter oleh
Pegawai Perubatan
yang merawat pesakit
tersebut.
1) Defects – gangguan persekitaran (panggilan telefon,
rondaaan pakar, memenuhi keperluan perawatan pesakit)
2) Inventori – banyak DS yang perlu disiapkan kerana ramai
pesakit discaj
6
Doktor letak semula
folder di rak discaj
dan Jurarawat
serahkan ringkasan discaj kepada pesakit
Tiada
PROCESS CHART (CURRENT)
PROCESS CHART-CURRENT
TABLE SUMMARY OF PROCESS CHART (CURRENT)
ACTIVITY NO. OF STEPS TIME (MIN) DISTANCE (M)
OPERATION 5 61.35 -
TRANSPORT 4 10 24.48
INSPECT - - -
DELAY 5 213 -
STORE - - -
TOTAL 14 302.2 24.48
5j 2min 24.48
DATA SHEET (CURRENT STATE)
DATA GEMBA LAPORAN DISCAJ WAD 7 SELATAN HUSMBIL PROSES/SAMPEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 JUMLAH PURATA
1 Pesakitdibenarkandiscaj olehdoktor
PT - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
WT 14 10 30 0 0 0 20 0 10 15 25 10 30 30 15 10 180 5 10 30 416 20.8
1.1 Folder
ditinggalkan diatas meja pesakitoleh doktor
PT 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
WT 0 0 0 0 0 0 0 180 10 15 25 10 30 30 15 10 180 5 10 10 530 26.5
2 Folderdikemaskiniolehjururawatincaj di katilpesakit
PT 4 9 20 10 5 2 1 3 5 15 5 5 2 5 5 2 9 5 5 10 127 6.35
WT1 60 0 0 2 0 1 180 0 0 8 15 28 30 5 39 0 0 0 0 369 18.45
2.1 Folderditinggalkan diatas meja pesakitoleh jururawat
PT 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
WT0 0 0 0 0 0 0 0 20 45 8 15 20 30 5 39 5 10 15 10 222 11.1
3 Folder dibawa kekaunter olehjururawat
PT 2 1SEC
3SEC
1SEC
1SEC
1SEC
1SEC
12SEC
15SEC
20SEC
2
SEC
10
SEC
10
SEC
15
SEC
12
SEC
1
SEC
20
SEC
22
SEC
15
SEC
12
SEC
176
SEC
8.8
SECWT 12 0 7 4 12 0 7 0 10 0 10 20 10 0 10 0 0 59 15 0 166 8.3
3.2 Folderdiletakkan di ataskaunter
Jarak(meter)
10 12.5 35 13.5 37.5 5.5 37.5 18.5 20 35 20 15 20 15 10 3 35 35 40 20 428 21.48meter
4 Discajdilakukanolehjururawatyangbertugas dimeja pesakit
PT 30 10 20 10 15 7 10 10 10 10 25 20 30 30 30 50 20 30 15 30 417 20.85
WT 19 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 29 1.45
4.1 Folder dibawa ke rakdiscaj
Jarak
(meter)
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20 2
5 Folderpesakitdiletakkan dirak discaj
PT 3SEC
1SEC
5SEC
1SEC
1SEC
1SEC
1SEC
3SEC
1SEC
5SEC
1SEC
1SEC
1SEC
3SEC
1SEC
5SEC
1SEC
1SEC
1SEC
1SEC
38
SEC
1.9
SECWT 90 59 125 211 194 79 277 150 270 240 180 180 59 170 29 180 90 60 84 29 2540(42j3m) 127minit
2j 11m
6 Ringkasandiscaj ditulisoleh doktor.
6.1 Ambil folder
dari rak kekaunter
Masa(saat)
0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 5 minit 0.25sec
6.2 Nota discaj
ditulis di kaunter
PT 30 30 15 15 30 15 15 15 30 30 15 15 30 15 15 30 30 15 15 30 435 21.75
WT 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Letak
semula folder dirak
Masa(saat)
0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 5 minit 0.25 sec
JUMLAH MASA
Masa
30m50sc
254
Jarak 11m
VALUE ANALYSIS (CURRENT STATE)
VALUE ANALYSIS (CURRENT STATE)
No Analysis Number
1 Value-Added 2
2 Business Value-Added 4
3 Non Value-Added 8
SUMMARY OF VALUE ANALYSIS
Mengurangkan “Total lead Time” daripada 5 jam 2 min kepada 2 jam
Meningkatkan peratus penyediaan ringkasan discaj pesakit
Daripada 40% kepada 90%
90% ringkasan discaj diberikan kepada pesakit
BASE LINE TARGET
CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (FUTURE STATE)
CADANGAN CARTA ALIR PENYEDIAAN DISCHARGE SUMMARY (FUTURE STATE)
Doktor Discaj pesakit
Jururawat Kemaskini Folder
Jururawat Urus Dokumentasi Discaj
Jururawat Agih folder
Doktor Tulis Discharge Summary
Doktor Letak Folder Dalam Rak
4
6
5
3
2
1 1
2
3
4
5
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ PESAKIT DI WAD 7 SELATAN
(CURRENT STATE)
CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (BERGAMBAR)
31
Jururawat kemaskini
folder
Doktor Discaj Pesakit
Jururawat urus dokumentasi
discaj
Doktor meletakkan folder
ke dalam rak Jururawat agih folder
Doktor menulis ringkasan
discaj
1 2 3
6 5
4
Jururawat kemaskini folder&
urus dokumentasi discaj
Doktor Discaj Pesakit
Ringkasan discaj diberikan kepada pesakit
Jururawat agih folder
Doktor tulis ringkasan discaj secara online
CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (FUTURE)
1 2 3
5 4
VSM (FUTURE STATE) KAIZEN
18/11/15 – 31/12/15
33
COMBINE STEPS
Pesakit
1 Pesakit didiscaj
5 Ringkasan
Discaj diserah kpd pesakit
2 Kemaskini Folder & Urus
dokumentasi discaj
4 Ringkasan
Discaj ditulis oleh
doktor
Doktor
P/T 10
W/T 0
FTQ 1
I
Doktor
P/T 10.05
W/T 15.25
FTQ 1
I
doktor
P/T 5
W/T 0
FTQ 1
I
Jururawat
P/T 0.0375
W/T 111.2
FTQ 1
I
J Jururawat
P/T 11.75
W/T 6.725
FTQ 0.95
I
3 Folder diletakkan
di atas rak
I I
PROCESS EFFICIENCY :
PROCESS TIME X100 = 36.83 X 100 = 27.65 %
TOTAL LEAD TIME 133.18
34
Total process time : 36.83 min Total Waiting Time : 133.18 min Total Lead Time : 170.01 min
FUTURE STATE VSM
0 6.725 111.2 15.25
10 11.75 0.0375 10.05 5
1 0.95 1 1 1
SPAGHETTI DIAGRAM (FUTURE STATE)
Sebelum kaizen GAMBAR SPAGHETTI
Selepas kaizen
4/12/2016
B22 B21
B23 B20
B34 B33
B35 B32
B28 B27
B29 B26
B16 B15
B17 B14
B10 B9
B11 B8
B4 B3
B5 B2
B36 B31 B30 B25 B24 B19 B18 B13 B12 B7 B6 B1 Kaunter (J)
Rak Folder
4
1,2
5
8,9,10
6 7
3
MULA
TAMAT
PROCESS CHART (FUTURE STATE)
PROSES : MEMENDEKKAN MASA PEMBERIAN NOTA DISCAJ KEPADA PESAKIT. SUBJEK :SEMUA PESAKIT DISCAJ BERMULA : APABILA PESAKIT DIBENARKAN DISCAJ SELESAI : APABILA RINGKASAN DISCAJ DISERAHKAN KEPADA PESAKIT
PROSES CHART – FUTURE STATE
DATA SHEET (FUTURE STATE)
DATA GEMBA LAPORAN DISCAJ BARU..SELEPAS KAIZEN 1 WAD 7 SELATAN HUSM (18/11/15-30/12/15)
TABLE SUMMARY OF PROCESS CHART (FUTURE STATE)
ACTIVITY NO. OF STEPS TIME (MIN) DISTANCE (M)
OPERATION 5 36.83 -
TRANSPORT 2 0.275 9.5
INSPECT - - -
DELAY 3 132.9 -
STORE - - -
TOTAL 10 170.01 9.5
2 j 50m 9.5
VALUE ANALYSIS (FUTURE STATE)
NO STEP VA NVA BVA
1 Pesakit dibenarkan discaj oleh doktor
2 Folder di bawa ke kaunter oleh jururawat
3 Folder berada di atas kaunter jururawat
4 Folder dikemaskini dan discaj dilakukan oleh jururawat yang bertugas
5 Folder diletakkan di atas rak discaj
6 Folder pesakit berada di rak discaj mengikut nama doktor incaj
7 Doktor ambil folder dari rak ke kaunter
8 Folder yang lengkap disaring bagi proses ringkasan discaj
9 Ringkasan discaj ditaip dan dicetak di kaunter
10 Ringkasan discaj diberikan kepada Pesakit
VALUE ANALYSIS (FUTURE STATE)
No Analysis Number
1 Value-Added 4
2 Business Value-Added 2
3 Non Value-Added 4
SUMMARY OF VALUE ANALYSIS
ACTION/IMPLEMENTATION PLAN/JOB DEPLOYMENT
No Descriptions of Problem
Counter Measure Person responsible
Date started
% Complete Date Complete
1
OPTIMISE SUMBER DALAMAN DAN
MENINGKATKAN KECEKAPAN
Beri orientasi format baru DS
DR SUDZILA/ SR MASITAH
MEI 2015 100% OKT 2015
Beri pendedahan
SR MASITAH/ SR MAZNAH
MEI 2015
100% OKT 2015
Gabung kemaskini dan dokumentasi discaj
SR MASITAH/ SR MAZNAH
JUN 2015
100% OKT 2015
2 KURANG
PENGUATKUASAAN DARI ORGANISASI
Adakan polisi bertulis
PROF. SHAIFUL SEPT 2015
100% OKT 2015
Wujudkan format seragam dan mudah dicapai
(ONLINE)
PROF. SHAIFUL
SEPT 2015
100% OKT 2015
DS online Puan SYIKIN/ ANIS
SEPT 2015
70% EXPECTED FEB 2016
Penguatkuasaan penggunaan online
PN. NOOR AINI/ CIK INTAN
FARAHANAH
SEPT 2015
70% MAC 2016
3 MENGATASI WORKLOAD
Agihkan staf mengikut keperluan wad
DR SUDZILA/ DR SITI
SUHAILA
MEI 2015
70% OKT 2015
Bekerjasama dalam pengurusan pesakit
DR SUDZILA/ SR MAZNAH
MEI 2015
70% OKT 2015
Adakan polisi bertulis
48
OBJEKTIF CADANGAN PENYELESAIAN TINDAKAN KEPUTUSAN
MEMPERCEPATKAN PROSES PENYEDIAAN DS
MENAMBAH SUMBER DALAMAN
DAN MENINGKATKAN
KECEKAPAN
KURANG PENGUATKUASAAN DARI ORGANISASI
Tambah staf
Beri pendedahan
Beri orientasi YA
YA
RUMUSAN CADANGAN PENYELESAIAN
MENGATASI WORKLOAD
Beri latihan
Wujudkan format seragam dan mudah dicapai -online
Bekerjasama dalam pengurusan pesakit
Agihkan staf mengikut keperluan wad
YA
YA
YA
YA
TIDAK
Penguatkuasaan penggunaan online
YA
DS online
YA
YA
Kaizen 2
Kaizen 1
Gabung kemaskini dan dokumentasi discaj
Kaizen 3
Susun folder atas rak mengikut nama doktor Kaizen 6
Kaizen 5
Kaizen 4
STEP ACTIVITY KAIZEN (CADANGAN/PEMBETULAN/
PENAMBAHBAIKAN)
1 Pesakit dibenarkan discaj oleh doktor
Jururawat terus membawa folder ke kaunter untuk tindakan
kemaskini
2
Folder dikemaskini oleh jururawat incaj di katil pesakit
Proses kemaskini dilakukan di kaunter oleh Jururawat incaj dokumentasi discaj
3
Dokumentasi discaj dilakukan oleh jururawat yang bertugas di meja pesakit
STEP AKTIVITI KAIZEN (CADANGAN/PEMBETULAN/
PENAMBAHBAIKAN)
4
Jururawat agih folder diatas rak ikut doktor incaj
Jr yang melaksanakan dokumentasi discaj mengagihkan folder di rak mengikut doktor yang merawat pesakit tersebut.
5
Ringkasan Discaj ditulis di kaunter oleh Pegawai Perubatan yang merawat pesakit tersebut.
Cadangan ringkasan discaj disediakan secara atas talian oleh doktor sebaik pesakit didiscaj
6
Doktor letak semula folder di rak discaj dan Jurarawat serahkan ringkasan discaj kepada pesakit
Tiada spesifik kaizen dilakukan.
KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET - 1
KAIZEN THEME
Orientasi dan pendedahan tentang ringkasan discaj baru diberikan kepada jururawat dan pegawai perubatan siswazah di wad 7 Selatan
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
Tidak ada orientasi spesifik diberikan berkaitan dengan penulisan nota discaj
semasa pegawai perubatan melaporkan diri ke wad
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS
•Tiada orientasi spesifik berkaitan dengan nota discaj diberikan kepada semua pegawai perubatan yang baru melaporkan diri
• Orientasi nota discaj diberikan dengan lebih spesifik dan terperinci oleh pihak wad.
SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
- Borang baru diwujudkan. -
KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET - 2
KAIZEN THEME
Folder disusun atas rak mengikut nama doktor
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS
•Folder tidak tersusun. •Ambik masa untuk mencari folder. •Ambik masa untuk membuat nota discaj
• Folder disusun mengikut pegawai perubatan incaj • Lebih kemas dan tersusun • Proses pencarian folder lebih cepat dan tepat • Proses menyiapkan nota discaj lebih cepat
SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
- -
KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET - 3
KAIZEN THEME
Mengadakan polisi bertulis untuk menyediakan ringkasan discaj untuk di berikan kpd pesakit
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
Tiada Polisi Khas Sebelum Ini
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS
- Panduan yang sediada tidak dilaksanakan dengan sepenuhnya.
• Arahan yang tepat, terang dan jelas tentang penulisan yang diperlukan.
• Memenuhi spesifikasi yang diperlukan oleh pihak pengurusan.
SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
- -
KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET - 4
KAIZEN THEME
Wujudkan format seragam (2 D, Anaest dan wad lain menggunakan Ringkasan Discaj yang lain) -Penambahbaikan drpd manual kpd secara atas talian
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS
•Terdapat banyak jenis nota discaj mengikut bes masing-masing. •Nota discaj sedia ada tidak memenuhi maklumat yang lengkap berkenaan masalah, rawatan dan perawatan kepada pesakit sepanjang hospitalisasi.
• Nota discaj terkini memenuhi semua maklumat yang diperlukan oleh caregiver terhadap pesakit secara holistik.
SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
- Borang baru diwujudkan.
DOKUMEN INI ADALAH SAH BAGI KEGUNAAN PERAWATAN SAHAJA(THIS DOCUMENT IS VALID ONLY FOR MEDICAL TREATMENT )
RP 046/10/15 (P2)
NAMANO K.P.
BANGSAJANTINATARIKH LAHIR
ALAMAT
::
:::
:
RINGKASAN DISCAJ
NO. PENDAFTARANWAD
TARIKH MASUKTARIKH KELUAR
::
::
DOKTOR PERUJUK (NAMA DAN ALAMAT, sekiranya ada) :
ADUAN UTAMA:(CHIEF COMPLAINT)
DIAGNOSA UTAMA SEMASA DISCAJ :( MAIN DIAGNOSIS ON DISCHARGE)
KOMORBIDITI :(COMORBIDITY)
SENARAI PROSEDUR/PENYIASATAN YANG BERKAITAN(LIST OF RELEVENT INVESTIGATIONS/PROCEDURES)
PERANCANGAN SEMASA DISCAJ (PLAN ON DISCHARGE):
UBAT-UBATAN SEMASA DISCAJ:(MEDICATIONS ON DISCHARGE)
NASIHAT:(ADVISE)
TEMUJANJI:(APPOINTMENT)
TARIKH : MASA:
NAMA PEG PERUBATAN: TANDATANGAN(COP RASMI):
NAMA PENSYARAH/PAKAR PERUBATAN YANG MERAWAT:
RIN
GK
AS
AN
DIS
CA
J
HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIAKampus Kesihatan, Jalan Raja Perempuan Zainab II,
16150, Kubang Kerian, Kelantan
Tel: 09-7673000 http://h.usm.my
RINGKASAN DISCAJ DI ATAS TALIAN (ONLINE DISCHARGE SUMMARY)
LANGKAH-LANGKAH:
1.Taip url berikut pada pelayar web (IE/Google Chrome/Mozilla Firefox) http://ds.kk.usm.my
2.Masukkan Login ID dan Password
3.Masukkan RN pesakit dan klik butang SEARCH
4.Pada bahagian menu, klik Admissions
5.Untuk create summary, klik butang CREATE
Untuk papar, edit atau print, klik butang SHOW.
Langkah 1: Taip url berikut pada pelayar web (IE/Google Chrome/Mozilla Firefox) http://ds.kk.usm.my
Langkah 2: Masukkan Login ID dan Password
Login ID : nostaf
Password : nostaf (default)
Langkah 3: Masukkan RN(Nombor Pendaftaran) pesakit untuk cari pesakit
Langkah 4: Laman dibawah dipaparkan sebaik sahaja pengguna klik butang Search. Butiran pergerakan pesakit sepanjang kemasukan ke wad dan senarai temujanji
pesakit yang akan datang dipaparkan.
Paparan Maklumat Pesakit
Langkah 5: Klik butang CREATE untuk menghasilkan ringkasan discaj. Klik butang SHOW untuk lihat dan edit draf ringkasan discaj.
Gambaran Borang Ringkasan Discaj (Fasa 1)
Gambaran Borang Ringkasan Discaj (Fasa 2)
PAPARAN DRAF RINGKASAN DISCAJ (dipaparkan apabila pengguna klik butang SHOW)
PAPARAN 'FINAL' RINGKASAN DISCAJ (dipaparkan apabila pengguna klik butang SHOW)
KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET – 5
KAIZEN THEME
Staf bagi urusan discaj disusun secara berperingkat dan teratur bagi melancarkan proses dicaj. Contohnya, proses discaj dilakukan oleh staf yang telah ditetapkan (staf yang bertugas pada waktu pejabat)
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS
•Pengemaskinian folder pesakit dilakukan di katil pesakit menyebabkan kerja yang sama dilakukan oleh beberapa jururawat. •Merugikan masa dan tenaga kerja
• Pengemaskinian folder dapat dilakukan dalam masa yang sama semasa discaj dilakukan oleh staf yang bertanggungjawab
• Lebih menjimatkan masa dan mengurangkan pertindihan kerja
SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-
KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET – 6
KAIZEN THEME
Ringkasan Discaj diberikan kepada pesakit
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
Nota discaj tidak diberikan
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS
•Pihak wad terpaksa mengesan folder pesakit semula untuk menyelesaikan urusan maklumat pesakit. •Pegawai perubatan terpaksa menyemak semula folder pesakit untuk memaklumkan kepada hospital lain-kes-kes pesakit mendapat rawatan/ temujanji di hospital lain.
• Pesakit balik bersama nota discaj yang lengkap dengan semua maklumat rawatan dan perawatan yang telah dan akan diterima sepanjang di hospitalisasikan di HUSM.
SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-
ANALISA KOS
BIL PERKARA SEHARI SEMINGGU SEBULAN KOS
1 Kertas A4 10 sheet
(± 5 pts/day)
70 sheet 280 sheet 1 Rim (500 sheet)
± ½ rim
2 Ink ** - - - **exchange
cartridge every 2
month
PERLAKSANAAN PEMBERIAN NOTA DISCAJ
KEPADA ORGANISASI
Penggunaan hanya sebuah komputer sahaja
Sepanjang proses perlaksanaan gemba
STAF MASA AKTIVITI INVESTMENT
DOKTOR PELATIH 10 + 0.25 + 21.75 + 0.25 =
32.25 mins
RM 0.57 x 32 = RM 17.24
PEGAWAI PERUBATAN 10 minit RM 0.82 x 10= RM 8.20
PAKAR PERUBATAN 10 minit RM 0. 93 x 10= RM 9.30
PAKAR PERUNDING 10 minit RM 1.47 x 10 = RM 14.70
JURURAWAT 6.35 + 8.8 + 20.85 +1.3 +
0.15 + 2.15 = 39.6 mins
RM 0.42 x 39.6 =
RM16.63
TOTAL RM 66.07
ANALISA KOS BAGI PROSES PENYEDIAAN SATU DISCHARGE SUMMARY (CURRENT)
STAF MASA AKTIVITI INVESTMENT
DOKTOR PELATIH 0.25 + 21.8 + 0.25 = 22.3
mins
RM 0.57 x 22.3 = RM
12.70
PEGAWAI PERUBATAN 10 minit RM 0.82 x 10= RM 8.20
PAKAR PERUBATAN 10 minit RM 0. 93 x 10= RM 9.30
PAKAR PERUNDING 10 minit RM 1.47 x 10 = RM 14.70
JURURAWAT 6.35 + 8.8 + 20.85 +0.25 =
36.25 mins
RM 0.42 x 36.25 =
RM15.23
TOTAL RM 60.13
ANALISA KOS BAGI PROSES PENYEDIAAN SATU DISCHARGE SUMMARY (FUTURE)
Return Of Investment (POST GEMBA 1)
BILANGAN PESAKIT DISCAJ SETAHUN DI 7 SELATAN = 1,825
ROI = RM 10,840
STAF MASA AKTIVITI INVESTMENT
DOKTOR PELATIH 0.25 + 6.7 + 0.25 = 7.2 mins RM 0.57 x 7.2 mins =
RM 4.104
PEGAWAI PERUBATAN 10 minit RM 0.82 x 10= RM 8.20
PAKAR PERUBATAN 10 minit RM 0. 93 x 10= RM 9.30
PAKAR PERUNDING 10 minit RM 1.47 x 10 = RM 14.70
JURURAWAT 6.35 + 8.8 + 11.75 +0.25 = 27.15
mins
RM 0.42 x 27.15 = RM11.403
TOTAL RM 47.707
ANALISA KOS BAGI PROSES PENYEDIAAN SATU DISCHARGE SUMMARY (FUTURE)
Return Of Investment (POST GEMBA 2)
BILANGAN PESAKIT DISCAJ SETAHUN DI 7 SELATAN = 1,825
ROI = RM 22684.75
IMPACT MEASUREMENT
IMPACT MEASUREMENT NO DESCRIPTION BEFORE AFTER (1) AFTER (2) ACHIEVEMENTS
1 PROCESS TIME 61.35 min 42.27 min 36.83 min 40.03%
2 TOTAL LEAD TIME 302.2 min 186.77 170.01min 43.74%
3 DISTANCE 24.48m 24.48m 9.5m 61.2 %
4 MAN POWER 9 8 8 11%
5 P. E RATIO 20.3 % 22.6 % 27.65 % 36.2 %
6 ROI - RM 10,840 RM22,684.7 109%
7 PENJIMATAN
WANG PESAKIT - - - -
8 NON VALUE
ADDED ANALYSIS 8 5 4 50%
MONITORING
4 7 8 9 5 6 3
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
5
2 JAM 28
MIN
SASARAN
30%
KENAIKAN
5
JAM
TOTAL LEAD TIME (JAM)
KAIZEN (POST GEMBA 1)
JIMAT min
MASA
(Bulan)
TARGET
60%
10 11 12
3 JAM 6 MIN
2 JAM 50 MIN
KAIZEN (POST GEMBA 2)
54.3%
56.7%
STANDARDIZATION
PELAKSANAAN NOTA DISCAJ ONLINE
SECARA MENYELURUH DISEMUA WAD
HOSPITAL USM
DI MASA AKAN
DATANG
PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN
•Memudahkan proses kemasukan semula
pesakit ke wad.
•Memudahkan dan mempercepatkan proses
temujanji/rawatan susulan.
•Proses rawatan dan perawatan adalah lebih cepat
dan spesifik.
•Tidak berlakunya pertindihan perawatan dan
penyiasatan.
•Dapat menjimatkan masa dan kos perawatan pesakit.
•Dapat memenuhi kepuasan pelanggan (cth
maklumbalas dari hospital luar)
PENILAIAN KEBAIKAN KEPADA ORGANISASI
• menjimatkan masa untuk review pesakit
secara individu.
•Meningkatkan produktiviti kakitangan
•Intervention pengubatan/perawatan lebih tepat
•Intention kepada pesakit dapat ditingkatkan
•Meningkatkan kesedaran dan kebertanggungjawaban
Terhadap kepentingan DS
•Rekod dapat dihantar dalam masa yang
Ditetapkan-48 jam selepas discaj (100%).-dalam
Tempoh pilot projek
•Penghantaran folder lengkap dengan nota discaj
(97%)
TERIMA KASIH