MEMORANDUM District 8 County Extension Agents FROM: Senior Paperwork: Paperwork for Senior Fashion...

Click here to load reader

  • date post

  • Category


  • view

  • download


Embed Size (px)

Transcript of MEMORANDUM District 8 County Extension Agents FROM: Senior Paperwork: Paperwork for Senior Fashion...


    Central District 8 | 4-H Youth Development Texas A&M AgriLife Extension Service

    1229 N US Hwy 281 | Stephenville, Texas 76401 |

    Tel. 254.968.4144 | Fax. 254.965.3759

    The Texas A&M AgriLife Extension Service provides equal access in its programs, activities, education and employment, without regard to race, color, sex, religion, national origin, disability, age, genetic information, veteran status, sexual orientation or gender identity.

    The Texas A&M University System, U.S. Department of Agriculture, and the County Commissioners Courts of Texas Cooperating

    January 12, 2017    MEMORANDUM     TO:    District 8 County Extension Agents    FROM:    Donald W. Kelm      District Extension Administrator    

    Laura A. Huebinger      Extension Program Specialist      4‐H & Youth Development     SUBJECT:   2017 DISTRICT 8 4‐H CLOTHING & TEXTILES EVENTS    Enclosed you will find the 2017 District 8 4‐H Fashion Show, Fashion Storyboard, Trashion Show, and Duds  to Dazzle contest information.     

    Date:  Tuesday, April 11, 2017   

    Location:  Bell County Expo Center  301 W Loop 121, Belton, TX 76513    

    Time:   The Fashion Show & Duds to Dazzle Contests will be held on the same day.  4‐H  members may participate in both events.  They will be judged in Fashion Show first,  then compete in Duds to Dazzle.   

     The concession stand will be open to purchase food for lunch or snacks.     The schedule is TENTATIVE until entries are received and processed.    


      Fashion Show  Duds to Dazzle  8:30 am  Committee & District 8 4‐H Council Arrive    9:00‐9:15 am  Group Leader Check‐in    9:15 am  Group Leader Orientation    9:30‐9:45 am  Contestant & Judge Check‐in    9:45‐10:00 am  Contestant & Judge Orientation   Group Leader Check‐in  10:00 am  Judging Begins  Group Leader Orientation  10:15‐10:45 am    Contestant Check‐in  11:00 am    Contestant Orientation  11:15 am    Contest Begins  11:30‐11:45 am    Judge Check‐in  11:45 am    Judge Orientation  12:30 pm    Judging Begins  1:45 pm  Approximate time for Awards Assembly & Fashion Show       

  • Page 2 of 59 

    Deadlines:  All entries will be completed on 4‐H Connect at  Opens: Monday, March 6, 2017  Closes: Friday, March 24, 2017   

    County  Approvals: 

    County offices need to approve registrations on 4‐H Connect by Monday, March 27, 2017.     

    Senior  Paperwork: 

    Paperwork for Senior Fashion Show (Buying, Construction, Natural Fiber) must be uploaded  on 4‐H Connect by the deadline.      Senior paperwork judging will be conducted remotely.  It is scheduled for judging to take  place between Wednesday, March 29 and Tuesday, April 4.     

    Junior and  Intermediate  Paperwork: 

    Paperwork for Junior and Intermediate Fashion Show participants will not be judged prior  to the day of the Fashion Show. Participants will bring two copies of their paperwork with  them to the contest.   

    Storyboards:  In addition to the registration on 4‐H Connect by March 24 the Storyboard must be  physically in the District Office received by Tuesday, March 28. 

     All Storyboards must be received by this date.  They must be PHYSICALLY in the  District Office by this date.  Consider working with surrounding counties to make a  plan to deliver them to Stephenville.  They will most likely not withstand shipping. 

     Boards will be sent off for judging so it is imperative they’re received by this date.   All boards will be on display during Fashion Show and must be picked up upon  completion of Fashion Show. 

      Entry Fee:  $10 per 4‐H member per event 

      Late Entries.    Late entries will be permitted with an additional $20 late fee per 4‐H member 48 hours 

    after the regular contest deadline. Entries received after the 48‐hour deadline will require  an additional $50 late fee per member.   

    Volunteer  & Agent  Information 

    Each county is expected to send:   1 volunteer to serve as a judge   2 volunteers to serve as group leaders   County Extension Agents 

      Information should uploaded to the Google Sheet by Friday, March 24, 2017: 

       Or if that doesn’t work, try this:  


    Please contact the District 8 Office if you have any questions. 

  • Page 3 of 59 

    D8 4‐H CLOTHING & TEXTILES EVENTS  Agent Assignments   

     Agent Assignments will be completed after entries are received so a schedule and  appropriate assignments can be made.  All County Extension Agents for FCS & 4‐H are  expected to attend. 

     Each county is responsible to secure at least one (1) volunteer to serve as a Group Leader  AND two (2) volunteers to serve as Judges 

      Information should uploaded to the Google Sheet by Friday, March 24, 2017: 

       Or if that doesn’t work, try this:  ‐

    ifw/edit?usp=sharing     Responsibility       Committee  Donna White* 

    Sheryl Austin  Andrea Degelia  Micah Holcombe   

    Jackie McLaughlin  Jessica Shawver  Chelsea Stevens  Gabrielle Washington 

    Facilities, Refreshments  Sheryl Austin   

    Jackie McLaughlin   

    Registration/Information Area  - Help answer questions  - Direct Traffic  - Help direct District Council Officers  - Other duties as needed   


    Tabulation   - Enter scores in spreadsheet  - Cut scores, organize, place score sheets in county packets  - Prepare awards list for awards program   


    Fashion Storyboard Coordination  Trashion Show Coordination  - Coordinate Storyboard judging prior to event (line up 

    judges, get boards to judges, retrieve boards from judges,  bring to contest) 

    - Set up storyboards morning of contest for display. Ensure  all boards are picked up. 

    - Trashion Show – Prepare any videos for viewing and  coordinate judging process 


    Andrea Degelia*  Micah Holcombe*   


  • Page 4 of 59 

    Fashion Show Staging/Awards Program/Modeling Workshop - Awards & Fashion Show will be in the Special Events 

    Room  - Bring fun, exciting music and CD player/iPod  - Prepare decorations AHEAD of the contest  - Work with District Council Officers to MC and present 

    awards  - Organize/line‐up the participants  - Teach “workshops” of how to model for Fashion Show  - Be sure to include D2D participants    

    Micah Holcombe*  Chelsea Stevens*   


    Responsibility  Fashion Show  Duds to Dazzle  Judges Orientation 

    - Agent checks in judges as they arrive at Orientation room  - Boxes or Judging Folders for each room are given to  Judges 

    - Discuss the significant points with volunteers using  orientation checklist  

    - There will be two judges per room  - There will be one Group Leader per room (Fashion Show)  - There will be one Group Leader per category (D2D) 


    Jessica Shawver*   

    Jackie McLaughlin*   

    Group Leader Orientation & Participant Orientation   - Group Leaders will have orientation first so that they can 

    check in participants and bring over to assembly hall  - Use checklists to conduct orientation   

    Gabby Washington*  Donna White* 

    Hall Monitors/Coordinators/Timekeepers/Group  Leaders/Fill‐in‐where‐needed  - Keep judges on track  - Stop watches – will come from district office   


    Score Sheet Runner  - Work with Hall Monitors to collect completed score 

    sheets and take back to tabulation area   


    Interview Judges   

    *Each county is responsible for securing two  volunteers to serve as judges. 

          Group Leaders  *Each county is responsible for securing one 

    volunteer to serve as a group leader.    *Additional agents in attendance will be asked 

    to fill in where needed. 

  • Page 5 of 59

    D8 4-H CLOTHING & TEXTILES EVENTS District Contest Information

    Date: Tuesday, April 11, 2017

    Location: Bell County Expo Center 301 W Loop 121 Belton, TX 76513

    Time: • The F