Presupuesto - Entradas y salidas de un sistema de planeación y dirección estratégica
Mejorespracticas Presupuesto y Planeación
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuestoun documento preparado por Prophix
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
Resumen EjecutivoLos continuos cambios en el mundo de los negocios constantemente
desafan a las empresas para encontrar mejores tcnicas
comerciales. Sin embargo, las limitaciones del presupuesto estn
evitando que las compaas sigan adelante; se han vuelto
costumbres tan aceptadas en el mercado que cada vez es ms
complicado avanzar y hacer que los negocios progresen.
La flexibilidad, precisin y control sobre los procesos presupuestales,
son 3 factores que impactan en el progreso de los negocios.
Muchos financieros quieren entender el panorama general de la
compaa teniendo la flexibilidad de evaluar y entender el efecto
de varios factores. Desean tener la habilidad para revisar los
presupuestos de aos anteriores, aadir y remover cuentas o cambiar
fcilmente los supuestos de la planeacin. Sin embargo, con la
falta de flexibilidad de sus actuales herramientas el entendimiento
a fondo y las seales de advertencia son muy limitados.
La integridad de los datos y el control de los problemas, son
tambin desafos muy comunes que las compaas reportan
durante los procesos de planeacin. Todo el proceso presupuestal
se puede convertir en algo muy difcil de manejar y los distintos
involucrados comienzan a sufrir con la falta de datos y confianza.
Los financieros empiezan a consumir mucho de su valioso tiempo
lidiando con vacos de informacin y errores en lo que tienen.
Si, puede ser que el presupuesto sea un mal necesario, y si se hace
inapropiadamente, puede traer consigo stress y angustia para toda
la compaa. Sin embargo, mediante la solucin a este tipo de
problemas, las compaas ciertamente pueden obtener una ventaja
competitiva muy tangible, llevando a cabo un proceso presupuestal
efectivo, optimizando el uso de sus recursos. Con una visin integral
de datos financieros y no financieros, usted puede tomar mejores y
ms informadas decisiones; usted puede entender con precisin el
verdadero costo de sus productos y servicios, de tal manera que los
procesos presupuestales se vuelven mucho ms eficientes al final
del da hay ms tiempo para un anlisis ms avanzado y mejoras
en el equipo de trabajo, as como en la propiedad de los datos.
Mejores prcticas alcanzables y medibles.Este documento informativo est enfocado a las mejores
prcticas que harn que las compaas transformen su ciclo
de planeacin en un proceso evolucionado, trayendo consigo
beneficios tangibles e intangibles para la organizacin, as como
la recuperacin del liderazgo del departamento de finanzas.
Tres cosas que los profesionales de las finanzas ms desean cambiar:
El tiempo requerido para recolectar datos
Recolectar datos de otras herramientas
Los procesos de recoleccin de datos
John Cummings
Business Finance
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
1 Identifique la estructura de apoyo del proceso presupuestal.El entendimiento de los componentes que respaldan su
presupuesto es fundamental para que este sea eficaz, los
empleados, el conocimiento de los procesos y la tecnologa,
representan la experiencia que afecta al negocio. Hay que
empezar por evaluar correctamente las habilidades de los
empleados y en consecuencia, asignar tareas y responsabilidades.
Los empleados que estn capacitados adecuadamente
para las tareas, ofrecen gran estabilidad tanto a la empresa
como como a los diferentes elementos del plan.
Una vez que se le han asignado responsabilidades y tareas al
personal, el siguiente paso es proveerles de herramientas y de
procesos necesarios para que las cumplan exitosamente. En
consecuencia, asegurndose de que el proceso presupuestal
haya sido bien documentado y comunicado, la herramienta
permitir flexibilidad y control durante todo el proceso.
Con la correcta asignacin de recursos se incrementa la
transferencia de conocimientos y decrece la dependencia de
personal clave. Las empresas que siguen esta buena prctica,
se estn dando ms tiempo para enfocarse en el anlisis de la
informacin pertinente, en lugar de entretenerse en el proceso.
2 Definiendo el proceso presupuestal.Los procesos del presupuesto ayudan a asegurar
el flujo entre las diferentes fases de la planeacin e
identifican los procedimientos ms eficientes.
Evite a toda costa saltarse la creacin de un buen diseo del
proceso presupuestal. Este es esencial para sentar las bases
de un ciclo presupuestal exitoso y eficiente. Para empezar,
identifique el proyecto utilizando herramientas como el
anlisis de necesidades y los consultores que atendern la
administracin del proyecto. Para un proceso presupuestal
eficaz, debe estar claramente definido lo siguiente:
Con un completo entendimiento del presupuesto, las empresas estn
listas para tomar mejores y bien informadas decisiones y pueden
reconocer con precisin el costo real de sus productos y servicios.
Un proceso presupuestal eficiente nos dar ms tiempo para el
La atencin se centra ahora en la calidad de la informacin y la capacidad de la empresa para analizarla.
Peter Krass
CFO IT
Ms de la mitad de los financieros corporativos dicen que su mayor reto en la preparacin de forecasts precisos, es la cantidad de tiempo que se tardan en recopilar los datos pertinentes, de conformidad a encuesta de Accenture practicada a 200 ejecutivos financieros de las reas de tesorera en los Estados Unidos y el Reino Unido .
John Cummings,
Business Finance
Lnea de tiempo Objetivos Recursos KPIs Riesgos y Retos
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
anlisis y mejorar la habilidad para reaccionar rpidamente ante el
cambio. Ver apndice A para ilustracin del proceso presupuestal.
3 Elija un software especfico para planeacin y presupuestos.Con frecuencia las empresas buscan aplicaciones de software
para mejorar su eficiencia, su precisin y consistencia en la
planeacin, los presupuestos y el proceso para la generacin de
reportes. Las aplicaciones de hoy en da, facilitan la realizacin
de tareas que seran difciles o casi imposibles sin la ayuda de la
tecnologa. Una buena prctica, sera el invertir en un paquete que
no slo se convierta en parte del proceso de la Administracin del
Desempeo Corporativo, sino que tambin automatice el proceso
y aada un componente de Business Intelligence a las finanzas.
Paquetes como Prophix, Hyperion, Proclarity y OutlookSoft ofrecen este tipo de soluciones. Realice una investigacin a
fondo de las distintas opciones de software y escoja el que
mejor se adapte a las necesidades de la compaa. Hable con
los consultores, asista a las conferencias de usuarios y revisiones
del ciclo vida del software para que comprenda todas las
opciones. La clave es contar con tecnologa que sirva a la
compaa y que apoye sus necesidades actuales y futuras.
4 Establezca y defina el correcto nivel presupuestal.Proporcionar demasiados detalles en el presupuesto es casi igual de
ineficiente que dar muy pocos. El tiempo dedicado a concentrarse
en detalles que no influyen en la planeacin puede emplearse
mejor en otros asuntos. Slo provea detalles que sean significativos
para el presupuesto. Por ejemplo, sera necesario hacer un
presupuesto para clips? o es suficiente con un presupuesto de gastos
de oficina. Alternativamente, tal vez un presupuesto para el total
de gastos es adecuado. Hay que recordar que el presupuesto no
necesariamente, tiene que reflejar los todos los detalles del catlogo
de cuentas. Los presupuestos deben tener el propsito de llamar
la atencin sobre los eventos ms importantes y as, las diferencias
puedan ser analizadas a travs de comparar contra datos reales.
Con el correcto nivel de detalle del presupuesto, todos los
datos accesibles se vuelven relevantes. Esto disminuye el
tiempo requerido para elaborar el presupuesto y su revisin.
En ltima instancia, un buen plan presupuestal, proporciona
suficientes detalles para que las decisiones y los supuestos del
presupuesto, sigan ofreciendo la flexibilidad necesaria para
ajustar las finanzas del negocio segn sea necesario.
El 73% de los encuestados indicaron que estaban utilizando hojas de clculo Excel. Ahora, dos aos ms tarde, el 69% de los encuestados todava dicen que utilizan el mismo software.
Tad Leahy,
Business Finance
Simplifique su proceso existente y concntrese en algunos indicadores clave que sean los ms importantes y dinmicos para su negocio.
Tad Leahy,
Business Finance
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
5 Definiendo los indicadores clave de actuacin (KPIs).Los indicadores clave de actuacin (Key Performance Indicators
KPIs por sus siglas en ingls) son mtricas financieras y no financieras
que se usan para cuantificar objetivos y reflejar el desempeo
estratgico de una organizacin. Los KPIs proporcionan una
mejor visin de los impulsores clave del negocio, que en ltima
instancia, permiten medir las inversiones monetarias a travs
del tiempo efectivo. En general, estos indicadores ayudan
a medir y controlar el estado actual de la empresa.
Dependiendo del tipo de industria en la que opere su organizacin,
los KPIs especficos podran ser objeto de investigacin a travs
de informes sobre tendencias de la industria o informes anuales de
empresas similares. Cada industria debe tener formas de medicin
nicas para determinar la salud financiera de la organizacin.
Ejemplos de uso comn de los KPIs son: crecimiento de los ingresos,
crecimiento de las ganancias, reduccin de la deuda y EBITDA.
Como una mejor prctica, los KPIs se podran limitar a slo
aquellos factores que sean cruciales para que la organizacin
logre alcanzar sus objetivos. Los KPIs deben reflejar objetivos
de la compaa, ser la clave para su xito y ser medibles.
Un buen KPI incluye la definicin, la medicin y el objetivo a
alcanzar. Una vez que se han definido los KPIs, estos deben ser
comunicados claramente a travs de la organizacin. Con todos
los departamentos que dependan de los mismos parmetros, la
compaa mejorar deficiencias internas y aclarar sus metas.
6 Haga de la planeacin y el presupuesto un proceso de colaboracin.Para obtener una mayor comprensin de los procesos de planeacin
y presupuesto, se deben involucrar a los recursos en todos los
niveles de la organizacin, tenga revisores que den direccin,
gerentes que validen los detalles y generadores del presupuesto
que recopilen informacin. Por ejemplo, para un proceso de
aprobacin del presupuesto, los ejecutivos deben decidir sobre una
estrategia de negocios, la administracin necesita implementar
el plan y los responsables del presupuesto necesitan proveer los
datos necesarios. Un proceso colaborativo ofrece una mayor
rendicin de cuentas y una mejor ejecucin de la estrategia
corporativa. Para lograr esto, realice juntas gerenciales, foros de
retroalimentacin y encuestas como herramientas para lograrlo.
7Alinee las tareas operativas con el plan estratgico.Es importante que las operaciones del da a da apoyen al plan
corporativo de la alta direccin, para asegurar que todos los
departamentos de la empresa se apeguen a los esfuerzos de
Para que un presupuesto sea eficaz, debe permear suavemente con el plan estratgico de la empresa. Sin embargo, la encuesta del 2005 muestra que la mayora de organizaciones no han sido capaces de integrar estrechamente el proceso presupuestal con Scorecards y medidas de gestin. En general, slo el 15% dice que estos elementos estn estrechamente ligados.
Tad Leahy,
Business Finance
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
la planeacin. Muchas empresas exitosas apoyan esta prctica
extendiendo el plan estratgico corporativo desde la alta direccin hasta
el resto de la compaa. Por ejemplo, una vez que la alta direccin ha
establecido los objetivos estratgicos, Finanzas traduce esos objetivos a
planes especficos por cada departamento, factores de costos y gastos e
incentivos vinculados. Subsecuentemente los gerentes departamentales
utilizarn estas especificaciones para operar el negocio.
El seguimiento, la medicin y documentacin son los siguientes
pasos para mantener el xito de las operaciones y los objetivos
estratgicos. Con la alineacin de las tareas operativas y el plan
estratgico, la fase de deteccin de oportunidades y ajuste se
vuelve ms eficiente y las compaas adquieren ventaja competitiva
para alcanzar de forma clara los objetivos corporativos.
8 Alinee la asignacin de recursos a los objetivos y la estrategia.En todas las compaas cada funcin requiere de recursos, algunas
experimentan escasez otras abundancia. Para evitar recursos
malgastados y decisiones desinformadas, identifique y d prioridad a
proyectos de inversin alineados a la estrategia corporativa. Para definir
claramente las estrategias, riesgos y oportunidades, las compaas
pueden invertir en proyectos que produzcan los resultados deseados.
Antes de asignar recursos, las compaas lderes definen objetivos,
estrategias e identifican los indicadores clave de actuacin
que se alinean al plan corporativo. El uso de herramientas de
Business Intelligence ayuda a los directivos a identificar riesgos y
oportunidades y permite una mejor asignacin de recursos a los
proyectos que darn soporte a los objetivos clave. Los Dashboards,
Scorecards y escenarios What-if, ayudan a monitorear los resultados,
lo cual es esencial para una asignacin de recursos exitosa.
Esta prctica se enfoca hacia acciones correctivas e
investigaciones que han permitido a las compaas refinar
y mejorar sus procesos. Con una estrecha alineacin de
asignacin de recursos y objetivos, la productividad y precisin
aumentan, beneficiando al bienestar de la organizacin.
9 Sea puntual y preciso.Muchas empresas luchan contra procesos de planeacin que consumen
mucho tiempo. Algunos ciclos de planeacin toman ms de seis meses
y este al ser un proceso tan largo, hace que el plan luzca obsoleto para
cuando est en operacin. Un ciclo de planeacin de dos meses, puede
ser alcanzado gracias a una definicin clara de KPIs, plan del proyecto
y cronograma. Por ejemplo, hay empresas apegadas a su agenda
pueden completar el ciclo de planeacin en solo cinco semanas:
Idealmente, con qu frecuencia le gustara hacer el forecast?
Tad Leahy,
Business Finance
Trimestral39%
Mensual43%
Otros 7%
Diario 2%Semanal 6%
Cada 2 semanas3%
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
Semana 1: Definir los objetivos corporativos y operacionales as como los KPIs y los incentivos vinculados.
Semana 2: Comunicar el proceso de planeacin a la compaa y aceptar retroalimentacin.
Semana 3: Completar la primera etapa del presupuesto.
Semana 4: Completar la segunda etapa del presupuesto.
Semana 5: Finalizar el presupuesto y comunicarlo a todos los departamentos.
Partiendo de un ciclo ms corto, los datos permanecen actualizados
y son relevantes. A travs de la aplicacin de las mejores prcticas
y aprovechando la tecnologa, las compaas lderes han sido
capaces de crear ciclos de planeacin rpidos, permitiendo tener
tiempo suficiente y ms recursos para lograr a sus objetivos.
10 Manejar las siempre cambiantes condiciones del mercado.Las compaas lderes usan procesos de planeacin que
rpidamente se pueden adaptar a condiciones externas. Esto
disminuye los fondos requeridos para el anlisis y aumenta el mrito
de los datos. Los negocios se desempean ms eficientemente
con la habilidad de responder al marco empresarial, consolidando
el plan y analizando la informacin, todo de forma oportuna. Las
prcticas clave para un desarrollo flexible del proceso, incluyen el
uso de re-proyecciones mensuales, Rolling Forecast y anlisis What-if.
Re-Proyecciones mensuales. La flexibilidad para hacer re-proyecciones y revisar los procesos es importante,
especialmente bajo las condiciones cambiantes del
mercado. La frecuencia continua de re-proyecciones, mide
el desempeo de la compaa frente a aspectos cruciales
como el mercado, el presupuesto y la competencia.
Rolling Forecast. Qu mejor manera de administrar su plan que reflejar las perspectivas de un negocio continuo. Este tipo de
Forecast, reconoce la funcin de las compaas como una
operacin en marcha. Utilizando Rolling Forecast, las empresas
obtienen un plan con visin al futuro que permite a la Direccin la
adopcin de medidas correctivas ante cambios inesperados.
Anlisis What-if. El tener la capacidad de plantear varios supuestos y crear numerosos escenarios, a menudo se confunde con la
idea errnea de que se requiere ms tiempo y esfuerzo. Pero el
hecho es que las empresas son capaces de obtener una visin
ms clara de mltiples variables, lo que permite la toma de
mejores decisiones. Las tendencias son ms sencillas de detectar
cuando los datos estn al da y fcilmente disponibles.
Gestionar las condiciones del mercado es fundamental para
tomar mejores decisiones. Decisiones mejor informadas son
Cul es la barrera ms importante para la generacin de Re-forecasts con ms frecuencia en su organizacin?
Tad Leahy,
Business Finance
otro
El costo administrativo de un ciclo de re-proyeccin
Resistencia de las gerencias a la hora de involucrarse
en re-proyecciones
El tiempo que tardan los gerentes de centros de costo
en revisar sus presupuestosEl tiempo que tarda el rea
de finanzas para administrar y consolidar el presupuesto
0% 20% 40% 60%
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
posibles en todas las reas, tales como las condiciones de flujo de
efectivo, los cambios de precios, cambios en lneas de producto,
asignaciones de capital y cambios en la estructura organizacional.
11 Apoye el proyecto.Una vez que el presupuesto ha si aprobado, es necesario darle
soporte y mantenimiento para mantener la posibilidad de xito
del proyecto. Convirtase en el patrocinador ms visible del
proyecto adhirindose al plan y comunicando sus ideas al resto de
la organizacin. E-mails, boletines de noticias y foros abiertos son
algunos de los mtodos que se usan para compartir la informacin.
Proveer un ambiente abierto y de apoyo tambin
reduce posibilidades de fracaso. Las siguientes
prcticas fomentan un buen entorno:
Cree un crculo de retroalimentacin. Permita recuperar el tiempo. Implemente una fase de prueba. Resuelva problemas.
12 Implemente incentivos.Muchas compaas usan incentivos para alentar la productividad
y el apoyo. Sin embargo, los incentivos son a menudo
vinculados a metas en lugar de a objetivos. Cumplir con las
metas del presupuesto, debera ser un objetivo secundario
para alcanzar el cumplimiento de otras medidas. Permita a
los gerentes de departamento producir sus propias metas y
ofrezca recompensas para aquellos que las alcancen.
Al dar a los gerentes la responsabilidad, la importancia del proceso
de planeacin de la compaa se vuelve relevante para todas las
partes de la organizacin. Los objetivos y las estrategias operativas
quedan mejor alineados. La ejecucin es una prctica tan simple
como identificar las medidas correctas y fomentar los logros.
Cuando el proceso de planeacin se convierte en parte de la
cultura organizacional, las empresas se distinguen tanto en el manejo
de sus negocios, como como en su administracin financiera.
Obstculos para la adopcin de mejores prcticas.
Las mejores prcticas son ideas de administracin que nos
orientan hacia un mtodo ms efectivo y/o darnos un proceso
con un determinado resultado. Las mejores prcticas descritas
en este documento proporcionan a las empresas una visin
ms precisa para el futuro de su negocio. Estas prcticas
de planeacin y presupuesto ayudarn a asegurar que los
Otros desafos para mejorar el proceso presupuestal incluyen la implementacin de cambios importantes en los procesos existentes y lograr la aceptacin de los empleados del nuevo sistema presupuestal.
Tad Leahy,
Business Finance
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
objetivos de la organizacin se estn cumpliendo, al tiempo en
que se identifica cualquier ineficiencia durante el proceso.
A pesar de que la planeacin y el presupuesto son importantes, a
menudo se pasan por alto, debido a las dificultades que hay que
enfrentar con la infraestructura de la compaa, las herramientas,
el personal y los procesos inherentes al proceso presupuestal; todos
estos elementos necesitan participar activamente para alcanzar
un completo entendimiento de la direccin de la compaa.
La herramienta que muchas compaas todava siguen usando
para manejar los procesos de planeacin es la hoja de clculo.
Aunque las hojas de clculo son una excelente herramienta
para manipular y ajustar datos rpidamente, estas estn hechas
bsicamente para realizar un anlisis individual. Las hojas de clculo
no ayudan a proporcionar una solucin completa de colaboracin
que permita la implementacin exitosa de las mejores prcticas.
Otro obstculo clave es el personal involucrado. Sus empleados y
compaeros externos necesitan tener un conocimiento completo
y la apreciacin de las mejores prcticas que usted est tratando
de implementar. Estas prcticas deben ser comunicadas a
ellos; ellos necesitan saber por qu deben preocuparse por
estos cambios y cmo los van a afectar directamente.
Con la capacidad de superar estos problemas y aplicar las mejores
prcticas, las empresas estn dispuestas a planear de una manera
ms eficiente y a proyectar con mayor frecuencia. Con los planes
frecuentes, las empresas estarn en posicin de obtener una visin
ms clara de las variables, para una mejor toma de decisiones. Las
tendencias son ms fciles de detectar cuando los datos estn al da,
completa y fcilmente disponibles, lo que apoya a tener ms xito en
su mercado.
A continuacin se presentan algunos de los beneficios de adoptar las
mejores prcticas para la planeacin y el presupuesto:
Automatizacin y reduccin de errores. Propiedad de la informacin y rendicin de cuentas. Control sobre el proceso de informacin. Cierres mensuales y consolidaciones ms rpidos y confiables. Mejor comunicacin a travs de la compaa. Mayor satisfaccin de la alta direccin
con resultados financieros positivos.
Anlisis detallado y avanzado en una interfaz amigable para el usuario
Alineacin de la estrategia entre los departamentos y la empresa como un todo.
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
Apendice A Proceso presupuestal: Buscando la cima.
Se llega a la cima cuando ha terminado el presupuesto, con sus ajustes y
un buen equilibrio de datos, el punto exacto donde puede tener lugar el
avance de su proceso presupuestal. Al haber invertido en infraestructura
de informacin y establecido un proceso presupuestal de cinco etapas,
fijando metas y objetivos, planeando y preparando el manejo de los
datos del presupuesto, haber terminado el Presupuesto y sus Ajustes,
monitorear los resultados y medir el xito, significa que la cima se puede
alcanzar. Invertir en su informacin y crear un repositorio de datos traer
un mayor retorno de la informacin. Con las re-proyecciones de su
informacin, la realizacin de anlisis what-if, generando reportes con
un nuevo estilo de gestin, cuadros de mando y realizando anlisis de
sus ventas, ser creada una ms precisa y concisa visin de futuro de su
negocio.
Fijar objetivos
Manipulacin de datos, fase inicial
Revisar los datos
Reportes: Gestin financiera Reportes ad hoc
Integracin de estados financieros
BI, anlisis: ventas, inventarios, activos fijos
Anlisis What-if / Forecasts
Flujo de trabajo / gestin de personal
Bodega de datos Financieros
Aceptar presentacin y consolidar datos
Crear informes para anlisis de variaciones y comparativos
Hacer los cambios necesarios
Preparar los estados financieros
Re-consolidar
Hacer los cambios necesarios
Validar informacin para exactitud. Crear de Reportes
Enviar informacin para consolidacin
Crear modelo de presupuesto, con base a hiptesis y modelo de negocio
Cargar los datos histricos reales
Crear versin del presupuesto
Comunicar los objetivos al personal con precisin
Distribuir datos a los usuarios
Fijar prioridades
Fijar metas
Fija
r me
tas
y O
bje
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s Pl
ane
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in
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Ma
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Fina
liza
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resu
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y a
just
es
Alcanzando la cima
Usted puede alcanzar la cima! Usted necesita invertir recursos tiempo y dinero- al proceso presupuestal y esto puede llevarlo mucho ms lejos para un anlisis ms profundo.
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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting
Prophix Mxico
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