UNE and the media

What are media relations in UNE? What we do and why?What effect does it have?

Iceland's "UNE" - 25.02.2015

Major comms themes – what about the media?

• Internal comms– E.g. «who answers» and «what do we answer»? Plus «nice-to-know» for all?

• "Customer servive"– E.g. to reach appelants that should send in a reversal request or know about

«suspension»• Transparency and insight

– Facilitate the press's public contract role, enhanced transparency, democracy

• Reputation management– PR, image, how we're perceived, expose competence/results

• Crisis comms– «physical» crises, reputation crisis, internal/external under crises

Major considerations

– State comms policy (mission) – Not a court with a two-part process, have to self set the record straight– Inform that appelants can give out UNEs decisions– Transparency about practice, sources and case processing– Contribute to a facts based debate; set the record straight?– Value based comms (due process, equality before the law etc.)– Self-explnatory decisions; must be comprehensible for lay folk– Extend perspective where possible; from individual case to the general

UNEs media relations…

We should wish to communicate – Refer to decisions; and exolain – Explain but don’t defend immigration policy– Primary decision makers should explain

– Line principle, confident, transparent culture, know the case, organization, time resources

– Not necessarily correct coverage that doesn’t misrepresent practice– Sett the record straight– Interested in a facts-based public debate

Net-meeting Aftenposten …Net-meeting Aftenposten …

… … and in Dagbladetand in Dagbladet

Confidentiality ??

– Aware of limits, must not violate privacy laws! – Even the fact that we’re handling a case can be sensitive!– Facts come from the appelant (decisions)– Don’t reveal advocates name without consent– We comment on what the journalist already knows – Direct broadcast; no ”extra” privacy info– Correct wrong info, from the appelant– The appelant can refuse media coverage… sorry !!

What can we achieve?

– Those who trust us, will trust us even more.– Those who distrust us, may distrust us less.

– Those who agree with the result , think it is OK we reply.– Those who disagree with the result, become less sure.

– Implicit: communicate confidence and and expertise.– We can sometimes explain what people should know.– We can gradually build / strengthen a value based reputation.– A draw as regards perceived image ?? !!!

Asylum? Education? Work?Asylum? Education? Work?””Paperless”? Deportation?Paperless”? Deportation?

Når mediebudskapet tolkes:

• Mange mottakere er skeptiske til norske utlendingsmyndigheter.

• Mange mottakere er skeptiske til politikere.

• Mange mottakere er skeptiske til innvandrere.

• Mange mottakere er skeptiske til journalister.

To ulike utfordringer

• Noen ganger vet vi på forhånd at en sak vil få mye oppmerksomhet

• Vi kan forberede oss• Tilgjengelige og til stede• Avtalt med andre aktører

hvem som svarer på hva• Kan ikke gå ut først, pga

taushetsplikt• Men klar for det som kommer• Kommuniserer fra dag nr. 1

• Andre ganger blir det brått oppmerksomhet om en ”vanlig” sak

• Vi har ikke forberedt oss• Nøkkelpersoner ikke til stede?• Media ringer UNE, UDI, PU, JD

uten å få tydelige svar• Vi ønsker å svare, men trenger

ofte tid til å sjekke ting• Kan evt. gå en uke eller mer før

vi har gode helhetlige svar

Hei Du kan sitere meg på dette: - Saken har vært behandlet i nemndmøte flere ganger, både med og uten personlig frammøte. UNEs beslutningstakere har da konstatert at han har kommet med skiftende og tilpassede forklaringer i så stor grad at de finner ham uten troverdighet. Homofilianførslene hans ser de derfor som bare ytterligere et forsøk på å skaffe seg et grunnlag for å bli i Norge. - Det avgjørende for utfallet er om UNEs beslutningstakere mener han risikerer forfølgelse i hjemlandet eller ikke. Et enstemmig nemndmøte kom til at han verken risikerer forfølgelse eller annen umenneskelig behandling. - Ja, det har hendt også tidligere at UNE har endret vurderinger knyttet til seksuell legning og hva klagere risikerer ved retur, men vi har ikke tall eller statistikk på hvor ofte det har skjedd. mvh Bjørn LysterInformasjonssjef i UNE

On the one side: … and on the other side:

22

… or someoone from Info?… or someone from legal support office?

… or acting head?

E.g. before, after and during a court case:

23

How do we want to be perceived?

Trender med betydning for UNE

• Flere redaksjoner, raskere publisering, større konkurranse, lettere å gjøre feil– Kortere responstid for å få samtidig tilsvar eller imøtegåelse– Retting av feil skjer oftere i etterkant (tilsvar er ingen rettighet hvis toget går)

• Radio- og avisredaksjoner vil også ha TV-bilder– Særlig NRKs distriktskontorer og VG-/Dagbla’-TV

• Økende forventning til å få fagfolk – eller deres ledere – i tale– Kommunikasjonsrådgivere er (nettopp) rådgivere og tilretteleggere

• Lettere tilgang til postjournaler – flere innsynsbegjæringer – Også fra privatpersoner

• Nye medier – sosiale medier – kanaler utenfor tradisjonelle redaksjoner– Ikke bundet av den etablerte presseetikken– Fanges ikke opp av våre søkemotorer, dvs. vi vet ofte ikke om innholdet– Likevel en del av «offentligheten» rundt sakene våre– Brukes som kilder og tips til etablerte redaksjoner