Me. Fábio Luís Falchi de Magalhães Assessor e Chefe da Divisão de Planejamento e Governança de...

Me. Fábio Luís Falchi de Magalhães Assessor e Chefe da Divisão de Planejamento e Governança de TI

Departamento de Tecnologia da Informação – DTIUniversidade Federal de São Paulo – UNIFESP

[email protected]

Maio/2013

O processo de mudança da

cultura organizacional da TI da UNIFESP

Objetivo

Compartilhar a experiência na implantação da Divisão de Planejamento e Governança de TI do Departamento de Tecnologia da Informação – DTI a fim de apoiar na mudança de cultura organizacional da TI da UNIFESP.

Apresentação de soluções para:

• Profissionalização da TI• Adoção de novas metodologias de trabalho e de

planejamento em TI• Gestão com enfoque em ações pró-ativas • Visão de médio e longo prazo

Agenda

1 - Introdução2 - Início do processo de mudança3 - Ciclo do processo de mudança da cultura organizacional

da TI da UNIFESP3.1 - Capacitação e pesquisa em TI3.2 - Realinhamento estratégico da TI3.3 - Aquisições de TI3.4 - Melhoria dos processos institucionais e de TI3.5 - Gestão de projetos de TI3.6 - Sistema SIG/UFRN na UNIFESP

4 - A Divisão de Planejamento e Governança de TI5 - Trabalhos futuros6 - Conclusão

1 - Introdução

Definição de cultura organizacional

Dados da UNIFESP

Cenário anterior da TI

Novas diretrizes da TI

1.1 - Cultura Organizacional Definição (Wikipedia):

Formada por práticas, símbolos, hábitos, comportamentos, valores éticos e

morais, além de princípios, crenças, políticas internas e externas, sistemas,

jargão e clima organizacional.

A cultura influencia todos os membros dessa organização como diretrizes e

premissas para guiar seus comportamentos e mentalidades.

Cultura pode ser definida como um modelo de suposições básicas que os

grupos inventam, descobrem ou desenvolvem com a experiência para

enfrentar seus problemas.

1.2 - Dados da UNIFESPCriação EPM: 1933

Universidade: 1994

Em 2004

Antes da expansão

Previsão em 2014

pós-REUNI

Campi 1 Escola Paulista de Medicina

6 + 3 avançados

Cursos de Graduação

5 (apenas saúde)

70 (novas áreas: humanas e exatas)

Alunos Graduação 1.200 13.100

Programas de Pós-Graduação

35 55

Alunos de Pós-Graduação

2.800 4.800

Docentes 600 1.900

Servidores de TI (inclusive campi)

40 110

1.3 – Os campi da UNIFESP

1.4 – Cenário da TI

Cenário fragilizado da TI da UNIFESP até o ano de 2010

• Expansão exponencial da UNIFESP• Falta de investimento• Demandas novas e reprimidas• Cultura do imediatismo – “emergencial” /

“empreendedorismo”

Organograma do DTI – três grandes áreas:• Administração de redes e serviços• Sistemas de Informação• Governança e planejamento de TI

1.5 – Novas diretrizes da TI

Criar processo de ruptura e construção de nova metodologia de trabalho com o objetivo de:

• Aumentar a maturidade da governança de TI;• Tornar a TI estratégica;• Apoiar na otimização dos recursos e do capital humano de

TI;• Padronizar processos de TI;• Manter a conformidade com a legislação e normas

(compliance);• Melhorar o desempenho e a qualidade dos serviços de TI.

2 - Início do processo de mudança

2º semestre/2009: • Construção do primeiro PDTI da UNIFESP 2010/2011

2010: • Primeira mudança da diretoria do DTI do ano• Convite ao autor deste artigo para atuar no planejamento do DTI• Segunda mudança da diretoria do DTI do ano • Reestruturação do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação

– CETI• Aprovação e publicação do PDTI da UNIFESP 2010/2011• Apoio de Consultor da FGV/RJ para atuar no planejamento de TI

Eram as primeiras iniciativas para dar início ao processo de mudança.

3 - O ciclo do processo de mudança da cultura organizacional da TI da UNIFESP

1 - Capacitação e pesquisa em TI2 - Realinhamento estratégico da TI3 - Aquisições de TI4 - Processos institucionais e de TI5 - Gestão de projetos de TI6 - Sistema SIG/UFRN na UNIFESP

3.1.1 – Programa de capacitação em TI

Cenário anterior:

• Primeiro dia do servidor – “jogado” em uma equipe

• Atividades rotineiras, sem nenhuma melhoria.

Objetivos:

Desenvolver competências baseadas em estratégia, inovação e novas técnicas de administração, além de preparar novas lideranças.

Áreas de governança de TI e mais técnicos nas áreas de sistemas e de redes

Meta: 2 ou 3 cursos por ano por colaborador

Progressão do servidor por capacitação

Verba para instrutor – limite: 120 h / ano - até R$ 18 mil / ano

Do 2º semestre de 2010 ao final de 2012:

• Realização de 8 cursos

2013:

• Previsão de 7 cursos anuais

3.1.2 – Programa de pesquisa em TI

Desenvolvimento de pesquisa e inovação tecnológica

• Habilitar os colaboradores a escrever artigos científicos

• Prospectar projetos para futura publicação em eventos e revistas

• Temas para pós-graduação.

• Investimento de 10% do tempo em pesquisa

2012

• Apoio de docente do Departamento de Informática em Saúde – DIS

• Formato de grupo de estudos

• Três artigos sendo preparados para publicação

Resultados da capacitação e pesquisa:

• Estímulo na formação de novas lideranças

• Inclusão das novas práticas aprendidas no seu dia-a-dia

• Aumento de conhecimento, da motivação e da autoestima

• Aperfeiçoamento contínuo e descobertas de novas aptidões e habilidades.

3.2 - Realinhamento estratégico da TI

2º. Semestre/2010:

• Construção de um Plano de Profissionalização de TI da UNIFESP com apoio de consultor da FGV/RJ

• Utilização da metodologia Balanced Scorecard – BSC, para formalização de um planejamento com uma visão de médio e longo prazo

2011/2012:

• Construção do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação – PETI da UNIFESP e Hospital São Paulo - HSP 2013-2016 (em aprovação)

Objetivo do PETI:

Propor o realinhamento da TI com os negócios, aperfeiçoando a concretização da missão da UNIFESP e de seu Hospital Universitário.

Início do processo de realinhamento estratégico passa pela mudança da cultura organizacional e da TI

3.2 - Realinhamento estratégico da TI

Construção do Portfólio de programa de projetos de TI a partir do Mapa Estratégico:

• 1: Governança de TI• 2: Capital humano• 3: Estratégia, negócios e sistemas• 4: Infraestrutura, segurança, soluções, operação e suporte• 5: Portal e EaD• 6: Arquivo e GED

Construção das novas diretrizes estratégicas da TI

3.3 – Aquisições de TI

Cenário anterior:• Compra de micros em pequena quantidade (carona de SRP)• Sucateamento da infraestrutura geral central da instituição• Várias décadas de falta de investimento em TI• Investimento infra redes: FAPESP / projetos de pesquisa (DIS)• DTI central não tinha profissional responsável

Novas demandas:• Transferência da área de redes para o DTI central• Advento da IN 04/2008 e IN 04/2010 – MPOG• Renovação de contratos e necessidade de novas grandes

contratações


2º. Semestre/2010:

Criação do Setor de aquisições de TI:• Coordenar e gerenciar as aquisições de TI da UNIFESP

Meta:• Coordenar o planejamento dos projetos de aquisição e a fiscalização

de todos os contratos de TI institucionais, tendo processos definidos a partir de ações conjuntas com os campi, como também outros órgãos federais.

Primeiros passos:• Curso sobre IN nº 04/2010 – MPOG para todos os envolvidos em

contratações de TI• Alocação de equipe tendo no mínimo dois colaboradores


Principais projetos concluídos 2011-2012:• Projeto de nova contratação para link de dados intra-campi da

UNIFESP (MPLS);• Aquisição de 30% dos novos equipamentos para o novo

datacenter;• Modernização do parque de microcomputadores da UNIFESP;• Modernização da rede de dados central;• Expansão da rede VOIP / Telefonia E1 da UNIFESP;• Link de dados para o Campus São Paulo - Fibras óticas de 13 para

22 pontos;• Contratação de serviço de impressão para todos os campi;• Equipamentos de videoconferência para atender 21 salas.


Resultados:

Crescimento de 140% do valor de investimento em TI após início da implantação do setor de aquisições de TI (2010 – 2011)

• 2010: R$ 5,6 milhões• 2011: R$ 13,5 milhões• 2012: R$ 14,1 milhões

8,3% de investimento em TI em relação à OCC da UNIFESP

Segredo:• Relatórios de retorno sobre investimento (ROI)• Maior comprometimento da reitoria apoiando em novos

investimentos em TI

3.4 – Processos institucionais e de TI

Cenário anterior

2009

• Recomendação da CGU para melhoria da gestão administrativa na UNIFESP

• Contratação de consultoria: redesenho de 11 processos administrativos

2010

• Implantação primeiro novo sistema: Planejamento orçamentário

• Descontinuidade no trabalho


2º. Semestre/2011:

Criação do setor de processos

• DTI assume atividade de mapeamento de processos institucional

• Alocação de equipe de dois profissionais

• Realização de curso de capacitação (servidores de TI e administrativos)

• Criação do setor de processos

Primeiros passos:

• “Arrumar a casa” – o próprio DTI

• Pilotos: Setor de contratações de TI, Central de Serviços de TI e a Divisão de Sistemas de Informação

• Criação de novos processos e padronização de artefatos


Cenário institucional:

• Ausência de processos definidos

• Necessidade da descentralização operacional e orçamentária

Projeto em andamento:

• Contratação de empresa de consultoria para apoiar no mapeamento de processos de toda a UNIFESP - serviços:

– Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Negócio;– Criação da Carta de Serviço a partir da Cadeia de Valor;– Diagrama da Situação Atual (“as-is”);– Diagrama da Situação Futura (“to-be”);– Criação de Modelo de Excelência de Processo Organizacional;– Realização da análise de aderência de cada processo ao ERP (Sistema SIG/UFRN);– Estruturação do Escritório de Processos;– Manutenção do Escritório de Processos.

3.5 - Gestão de projetos de TI

2º. Semestre/2012:

Criação de um Escritório de projetos de TI

• Estudar, planejar e coordenar programas, projetos estruturantes e ações em TI

Primeiros passos:

• Planejamento do projeto de implantação do sistema SIG/UFRN

• Projeto piloto com objetivo de testar o ciclo completo de gestão de projetos

• Alocação de equipe de dois profissionais

• Metodologias de gestão de projeto: PMI e MGP-SISP / MPOG

3.6 - Sistema SIG/UFRN na UNIFESP

Histórico:• 2º semestre/2010: Estudo de soluções para adoção de novo

sistema• Maio/2011: Visita Fábio (DTI) na UFRN• Setembro/2011: Workshop e aprovação pela Reitoria / CETI sobre

Sistemas de gestão da UFRN

Novembro/2011 a Novembro/2012:• Várias tentativas para concretização do convênio com a UFRN

frustradas por questões de ordem legal• Processo reiniciado neste mês com a posse da nova reitoria

Proposta em estudo:

3.6.1 - Contrato com a UFRN• Celebração de um contrato de prestação de serviço com a

UFRN, baseada na Lei nº 8.666/1993, art. 25 e art. 26, para realização da transferência da tecnologia SIG/UFRN para a UNIFESP - contemplando os serviços:

• Acesso ao repositório de código e documentações dos sistemas SIG-UFRN;

• Treinamento de negócio através de videoconferência;• Apoio de negócio.

3.6.2 - Contratação de empresa para apoiar na implantação

Licitação de empresa para prestação dos serviços:

• Instalação do sistema;• Apoio à implantação;• Sustentação do sistema em produção;• Treinamento tecnológico / consultoria nas tecnologias;• Apoio tecnológico presencial;• Manutenção evolutiva / customização / migração dos

sistemas legados.

Justificativa:• Dificuldades de outras IFES• Grande diminuição no prazo de implantação / rapidez do mercado• Garantia de suporte• Transferência de tecnologia• Mudança do foco: equipe interna - sair do operacional / técnico para

– atuar no nível tático / negócio.

Alguns problemas DTI:• Quadro reduzido de colaboradores em TI• As equipes de TI encontram se fragmentadas em vários pólos (DTI,

Pró reitorias, campi)• Equipe DTI toda focada nos sistemas legados• Falta de conhecimento nas diversas tecnologias

3.6.3 - Contratação de empresa para apoiar na implantação

3.6.4 - Papeis da UNIFESP no projeto

• Gestão e coordenação do projeto;• Fiscalização do contrato com a UFRN e da empresa

especializada na implantação;• Acompanhar a empresa terceirizada em todas as fases• Mapeamento dos processos de negócio;• Análise de requisitos de novas funcionalidades;• Saneamento de dados;• Definição dos sistemas que serão migrados;• Monitoramento dos sistemas;• Suporte técnico ao usuário final;• Treinamento dos usuários finais.

3.6.5 – Desenho de novos perfis na UNIFESP

Gerencial– Gerente de projetos / controller;– Fiscal Técnico;

Negocial– Analista de processos de negócios ou de TI;– Analista de requisitos / analista de negócios;– Analista de ponto de função;– Analista de Business Inteligence - BI / indicadores estratégicos;– Equipe de sistemas legados;– Instrutor para cursos de capacitação;

Infraestrutura– Administrador de banco de dados PostgreSql;– Analista de segurança da informação;– Administrador WEB / rede / infraestrutura / operação dos sistemas;– Técnico de videoconferência;

Suporte– Analista de Suporte.

3.6.6 - Portfólio de Projetos SIG na UNIFESP

4 - Divisão de Planejamento e Governança de TI da UNIFESP

• Subordinação: Diretoria de TI• 3 anos de atividades (Desde maio/2010)

Cartilha de serviços:• Planejar e gerenciar as atividades de governança de TI;• Coordenar a construção do Planejamento de TI (PETI / PDTI);• Planejar e gerenciar o orçamento de TI;• Apoiar na criação de políticas de TI;• Gerenciar o Portfólio de programas e projetos de TI;• Coordenar e gerenciar as aquisições e a fiscalização dos contratos

de TI da UNIFESP;• Coordenar e planejar cursos de capacitação em TI e para usuários

de sistemas;• Apoiar na implantação de novas áreas estratégicas de TI;• Coordenar o programa de projetos SIG/UFRN.


Equipes atuais:– Contratações de TI (4 colaboradores / fiscais de outras

equipes);– Escritório de Processos (2 colaboradores);– Escritório de Projetos de TI (2 colaboradores).

Total de 9 profissionais (incluindo chefe)


Projetos concluídos no período (2010-2013):• Estudo de viabilidade, convênio e Projeto de implantação do

sistema SIG/UFRN na UNIFESP;• Projeto de implantação do Escritório de processos e termo de

referência para contratação de empresa de consultoria;• Construção do Planejamento estratégico de TI da UNIFESP /

Hospital São Paulo 2013 – 2016;• Construção do Plano de profissionalização da TI da UNIFESP 2011

– 2014;• Planejamento orçamentário anual de TI 2011, 2012 e 2013;• Relatórios de auditoria de compliance em TI (TCU, SLTI/MPOG,

CGU);• Organização do Programa de capacitação para servidores em TI

2010-2013

5 - Trabalhos futuros: Cultura de planejamento e inovação da gestão da UNIFESP

Março/2013• Convite para prestar assessoria na área de Infraestrutura /

Engenharia ligada a Pró-Reitoria de Planejamento para:– Construção do planejamento interno;

– Mapa dos macro-processos;

– Programa de capacitação para servidores

• Exportar talentos para outras áreas estratégicas

5 - Trabalhos futuros: Cultura de planejamento e inovação da gestão da UNIFESP

Desafios futuros:• Capacitar os gestores e os usuários-chave• Diagnóstico e realinhamento estratégico de toda a instituição• Mudanças na estrutura organizacional• Desenho e melhoria dos processos institucionais• Implantação do sistema SIG

6 - Conclusão

• Resultado - IGOVTI da UNIFESP (TCU): de 0 a 1• 0,27 em 2010• 0,38 em 2012

Estágio inicial de maturidade - governança de TI

Estudo de um plano de melhorias para aumento do índice (em andamento)

• Mudar a cultura de uma instituição: processo lento e exige perseverança

6 - Conclusão

• A imagem do DTI institucional começou a ser recuperada

• Mudança de postura: mais propositiva e atuando mais no nível tático do que o operacional

• Equipes de governança alocada “em pares”

• Grandes investimentos foram realizados, integrado a um planejamento estratégico em TI efetivo

• Postura ousada e inovadora tem colaborado para a construção de uma nova TI institucional

• Gestores e colaboradores: todos devem participar do processo da mudança da cultura organizacional

Referências

• Planejamento estratégico de TI da UNIFESP / Hospital São Paulo 2013 – 2016 (documento em fase de aprovação)

Me. Fábio Luís Falchi de Magalhães

Assessor e Chefe da Divisão de Planejamento e Governança de TI

Departamento de Tecnologia da Informação – DTI

Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP

Professor universitário cursos de informática da UNINOVE

Disciplinas de governança de TI, planejamento e gestão estratégica de TI

[email protected]

Troca de experiências...

Cooperação técnica para apoio nos temas:• Construção de Planejamento de TI (PETI, PDTI)• Construção de Programas de capacitação• Escritório de processos / projetos / aquisições de TI• Mudança de cultura organizacional

Instrutor de capacitação:• Planejamento estratégico de TI com BSC e COBIT

(30 ou 60 horas)

Obrigado...

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