Módulo 6 Presentaciones Efectivas - UNAM

Módulo 6Presentaciones Efectivas

Katia C. Méndez Castro

Módulo 6Habilidades Directivas para Administradores

Objetivos del Módulo

Mejorar nuestra capacidad pararealizar presentaciones efectivas.(Aprender a aprender/PNL)Lograr un mejor trabajo en equipo.Lograr mejores resultados en lasjuntas de trabajo.


Cómo elaborar una presentaciónefectiva

Cuestiones básicas sobre la elaboración de diapositivas para presentaciones orales.


Cantidad de información

Las diapositivas son solamente una ayuda audiovisual, por lo que deben contener sólo informaciónclave que debe ser ampliada durante lapresentación oral.

No existe una regla específica sobre la cantidad deinformación adecuada para cada diapositiva, peropor lo general se recomienda que no incluya másde 12 líneas.


Uso del color

Diseñar diapositivas agradables, con buenacombinación entre los colores del fondo y eltexto de la misma. Para una lectura más fácil,debe existir un contraste entre el texto y elfondo.

Se recomienda utilizar colores obscuros en elfondo y claros para el texto o viceversa. Evitalos colores muy brillantes o muy vivos encombinación ya que podrían ser molestos parala vista y poco legibles.


Uso de multimediaEn una presentación es posible incluir videos, sonido, transiciones de diapositivas, imágenes fijas y con movimiento, objetos voladores y gráficos.

No satures tu presentación con sonidos u objetos voladores, es mejor utilizar pocos para reforzar puntos importantes.

Procura que cada imagen, animación, sonido, gráfica o video que utilices apoye y refuerce tu mensaje

Utiliza graficas sencillas, claras y fáciles de entender.


Tamaño y tipo de letra

Tamaño: Por lo general para presentaciones con unaaudiencia mediana es recomendable utilizar tamañosno menores a 24 puntos para que las personas notengan dificultad tratando de leer sus diapositivas.

Tipo de letra: Para no recargar visualmente lapresentación trate de utilizar solamente un tipo deletra, si lo considera muy necesario utilice comomáximo dos tipos. Es mejor usar tipos de letrasencillos y fáciles de leer en vez de las fuentes muyelaboradas o que simulan la letra cursiva.


Uso de viñetas

El uso de viñetas resulta muy útil parapresentar la información de una formabreve y clara. Estas van acompañadas defrases o palabras claves en vez deoraciones o párrafos completos para evitarleer o recitar las diapositivas a laaudiencia.


Presentación oral

Se ha señalado que la opinión quetenemos de los demás suele basarseen tres características principales:

Contenido verbal = 7Interés del discurso oral = 38 Lenguaje corporal = 55


Antes de empezar

Apariencia: Conforme a la audiencia y tu estado deánimoConocer a la audienciaVoz: Tono alto, nasalidad, acento fuerte, ronquera

VolumenTono: AjáEntonación: Evitar muletillas, no parecer comentadorde TVPronunciación

Calentamiento


Antes de empezar

Siéntate cómodamente, respira profundamente yconcéntrate en sentir entrar el aire, llenar tuspulmones y expirarGira la cabeza en semicíruclos, de un hombro a otro,inclinándola hacia adelante y dando vueltas de unlado a otro. Luego, repite el movimiento con lacabeza inclinada hacia atrás. (Nunca gires la cabezaformando círculo completo, presionas tus vertebrassuperiores)


Antes de empezar

Tensa y estira tus músculos faciales, retorciendo la cara yhaciendo expresiones exageradasEstira la espalda y las piernas doblando la cintura, poniéndosede puntillas y levantando los brazos lomáximo posible


Antes de empezar

Yo no dije que tú robaste el dineroYo no dije que tú robaste el dineroYo no dije que tú robaste el dineroYo no dije que tú robaste el dineroYo no dije que tú robaste el dineroYo no dije que tú robaste el dinero


Antes de empezar

Voz:El cielo está enladrillado. ¿Quién lodesenladrillará? El descenladrillador que lodesenladrille, buen desenladrillador será.Repite trabalenguas. También puede ser lasiguiente combinación de sonidos: brrr, ta ta tata, mi mi mi mi, as as as as as, la la la la, ja ja jaja, bi bo ba bu, di, da de, du...


Al iniciar

Romper el hieloVisuales, auditivos, cinestésicosMovimientos fluido y confiados, no muy lentos, no muy rápidosSonríe, demuestra que deseas estar ahíTienes que ser tu mismo


Lenguaje corporal

Quieto en un punto determinado, inclinado hacia unlado.

Mensaje oculto: «Estoy aburrido y preferiría estar enotra parte».Solución: Cuando esté quieto, equilibre su peso ynivele las caderas.

Inclinado encima del atril.Mensaje oculto: Estoy demasiado cansado paramantenerme de pie, me da pereza hacer esto.Solución: Cuando utilice un atril, mejor colóquese aun lado de éste.


Lenguaje corporal

Sentado encima de la mesa con las notas, el retroproyector,etc.

Mensaje oculto: «Aquí no tengo que esforzarme, porque soymás importante que los demás».Solución: No importa lo relajado que se sienta, ¡póngase depie!.

En definitiva, no existe ninguna postura ideal. Por tanto,haga lo que le parezca bien, dentro de lo razonable.


El Movimiento

No cerrar las manos delante de ustedNo colocar las manos tras la espaldaNo cerrar los puños a menos que quiera generar un efectoNo cruzar los brazosNo jugar con objetos


Cuando muestre unadiapositiva, alterne su atenciónentre la diapositiva y el contactovisual con la audiencia. Hablecon sus participantes, no con lapantalla.

Trabajar con diapositivas


Los secretos básicos para abordar preguntas

La reacción natural es ir preparando larespuesta a una pregunta mientras la personaque pregunta aún está hablando. No obstante,resulta imposible prestar atenciónsimultáneamente a dos líneas de pensamientodiferentes.

Reformule la pregunta y luego repítalaíntegramente a la audiencia antes deresponderla. Dirija la respuesta a la audienciaen general.


Los secretos básicos para abordar preguntas

Evite caer en la trampa del monopolio de ungrupo de personas interesadas en formularpreguntas.

Una vez haya aceptado y repetido la pregunta, ymire a la persona interesada (en un 20 o 25 %),el resto (entre un 75 y un 80 %) debe dirigirse ala audiencia en general.


Qué hacer cuando no se sabe la respuesta

Sea sincero. Decir «no lo sé» o incluso mejor,«No lo sé pero intentaré averiguarlo».

«Ahora mismo no lo sé, pero intentaréaveriguarlo al terminar el descanso de lacomida/mañana por la mañana, etc»

Módulo 6Reuniones efectivas

Katia Méndez C.


Administrar el tiempo

Asumir el control de los requerimientos que tehacen en tu tiempo disponible.Asegurar que el uso que haces de tu tiempo –una distribución limitada – se ajuste de la mejormanera a tus metas y necesidades personales.Establecer tus metas personales. Si no estánclaras, no tienes un marco de referencia parapoder distribuir el tiempo.


Pasos a seguir para organizar una reunión de trabajo

1. Fijar objetivo de la reunión para que puedasprepararla y llevarla a cabo con mayor rapidezy acierto.

Que la orden del día refleje sólo los puntosque te ayudan a conseguir tu objetivo.

La reunión cumple una función social. Hazlaen forma frecuente.

Elimina una reunión si puedes sustituirla conalgunas llamadas telefónicas.



2. Hacer una lista detallada de asuntos portratar para lograr reuniones más cortas yproductivas.

Solo existen tres razones para que untema figure en una orden del día:a. Para informarb. Para generar una acciónc. Para tomar una decisión



• Encarga el análisis de un tema a ungrupo reducido que puede limitarse ainformar a los demás en la reunión.

• Puedes programar varias reuniones y notodo el mundo tendrá que asistir a todas.Se agilizará la toma de decisiones y lareunión durará menos.



• Si tienes tiempo, permite la participación depersonas clave en la elaboración de la ordendel día: lograrás que sea más realista, tuscolaboradores se sentirán más motivados porla reunión y se pondrán de tu lado.

• Algunos temas podrían dividir al grupo y otroslo unirán. Termina con uno que potencie launidad. Al finalizar la reunión, los miembrosdel equipo se sentirán identificados con elresto.



Organización de los temas

Los asuntos urgentes deben encabezar lalista.Los asuntos que requieren ideas brillantes osoluciones creativas deberían figurar alinicio de la lista, porque las personas seencuentran más atentas y creativas durantelos primeros 15 o 20 minutos de unareunión.



Pasados 20 minutos, deben introducirsetemas que provoquen reacciones fuertes paraque las personas se interesen por el asunto apesar del cansancio mental.Podrías asignar tiempos para la revisión decada tema.¿Aficionados a divagar?: “Bien, abordaremosel punto cuatro. Katia y yo pensamos que elasunto podría quedar revisado en unos 10minutos ¿verdad Katia?



3. Elaborar y distribuir con antelación la ordendel día y la documentación, permite a losasistentes prepararse en forma adecuada.

Los documentos deben ser lo más brevesposible o contar con un sumario al inicio.La buena organización de una reunióngenera credibilidad y un mayor compromiso.



4. Dirigir la reunión en sí, reducir suduración y duplicar su eficacia.

La habilidad en el trato con los demás esigualmente importante para sacar elmáximo partido de las reuniones.Si puedes anticipar y prepararte para losposibles problemas y conflictos quepuedan surgir en la reunión, reaccionarásmejor ante ellos.



Se debe iniciar puntualmente la reunión, ya queno comenzarla a la hora fijada premia latardanza de los ausentes y castiga lapuntualidad de los presentes, lo que genera enestos últimos una disposición negativa.

Si la reunión se extiende más allá del tiempoconsiderado, se alterarán los programas deactividades de todos los participantes.


Durante las reuniones se deben evitar:

Diálogos del moderador con algunos asistentes.Conversaciones entre los asistentes.Varias personas hablando al mismo tiempo.Discusiones en torno a un tema ajeno a la agenda.


Durante las reuniones se debe evitar:

Distribuir documentos de consulta y lectura durante la reunión. Continuar una discusión después de haber llegado a una conclusión acerca del punto en consideración. Que los comentarios y discusiones versen sobre las personas y no sobre asuntos e ideas.


Distribución de los asistentes a una reunión

En reuniones para laresolución de problemas queimplican compartir ideas ycontribuciones, se sugiereuna formación de círculo. Así,cada persona tiene unaubicación equitativa y noexiste una cabecera de mesaque sugiera desde el iniciouna suerte de liderazgo.


Distribución de los asistentes a una reunión

Para una reunión en laque se requiere tomar unadecisión respecto deacciones específicas, loadecuado es disponer alos asistentes en torno auna mesa rectangular , demodo que desde elprincipio se establezcaclaramente una posiciónde liderazgo: la cabecerade la mesa.



Cuando dos personasacostumbran tener ideasencontradas y estar enconstante desacuerdo, loaconsejable es sentarlas unaal lado de otra, de maneraque sea menor la cantidad decontacto visual que puedantener. Esto reduce el nivel deargumento y hostilidad.



Cuando la reunión implica la presencia de dos gruposoponentes, ya sea para resolver sus diferencias o para llegara una decisión, las probabilidades de éxito de la reuniónaumentan al evitar que los miembros de los grupos encuestión se sienten en bloque unos frente a otros. Lorecomendable es mezclar ambos grupos.



Una vez concluida la reunión, el moderador debe hacerllegar, lo más pronto posible a quienes asistieron a la junta laminuta del encuentro, en la cual se incluyan los acuerdoadoptados, las responsabilidades asignadas y los plazosestablecidos para el cumplimiento de ellas.En la siguiente reunión debe darse seguimiento alcumplimiento de los acuerdos previos.

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