1

MỤC LỤC

HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG .......................... 3

SAS INNOVA 80-HRM ................................................................................................. 3

CHƢƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO CÁC DANH MỤC ................ 5

1. Phân hệ Hệ thống .............................................................................................. 5 1.1 Quản l{ người sử dụng ............................................................................................................ 5

1.2 Khai báo các tham số tuz chọn ................................................................................................ 8

1.3 Khai báo ngày đầu năm: khai báo ngày bắt đầu nhập liệu chính thức trên phần mềm ....... 10

1.4 Các thao tác chung ....................................................................................................................... 10

2. Danh mục khai báo phần mềm Nhân sự tiền lƣơng SAS INNOVA 80 HRM 11 2.1 Nguyên tắc xây dựng mã ........................................................................................................ 11

2.2 Danh mục đơn vị cơ sở .......................................................................................................... 12

2.3 Danh mục Phòng ban .............................................................................................................. 12

2.4 Danh mục nhân viên: .............................................................................................................. 12

2.5 Danh mục khoản mục lương: ................................................................................................. 13

2.6 Danh mục Ca làm việc: ............................................................................................................ 14

2.7 Danh mục l{ do nghỉ ngày thường: ........................................................................................ 14

2.8 Danh mục l{ do nghỉ ngày T7, CN lễ tết: ................................................................................ 15

2.9 Danh mục quan hệ gia đình: ................................................................................................... 15

2.10 Khai báo các mã chức vụ trong Doanh nghiệp: ...................................................................... 16

2.11 Danh mục tỉnh thành; Danh mục quận, huyện; Danh mục quốc gia; Danh mục giới tính ....... 16

CHƢƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ ........................................................ 18

1. Chức năng: ...................................................................................................... 18

2. Cập nhật số liệu ............................................................................................... 18 2.1 Cập nhật thông tin nhân viên ................................................................................................. 18

2.2 Cập nhật quá trình bằng cấp nhân viên: ................................................................................ 19

2.3 Cập nhật quá trình công tác của bản thân: ............................................................................ 19

2.4 Cập nhật thành phần gia đình cho nhân viên: ....................................................................... 19

2.5 Thuyên chuyển, điều chuyển: ................................................................................................ 20

2.6 Hợp đồng học việc: ................................................................................................................. 20

2.7 Hợp đồng lao động: ................................................................................................................ 21

2.7 Phụ lục Hợp đồng lao động: ................................................................................................... 22

2

2.8 Cập nhật nhân viên nghỉ việc: ................................................................................................ 24

3. Báo cáo nhân sự .................................................................................................. 24 3.1 Sơ yếu l{ lịch: ................................................................................................................................ 24

3.2 Báo cáo số lượng cán bộ công nhân viên theo bộ phận: ............................................................. 27

CHƢƠNG III: PHÂN HỆ QUẢN LÝ TIỀN LƢƠNG ................................................... 31

1. Chức năng: ...................................................................................................... 31

2. Cập nhật số liệu: .............................................................................................. 31 2.1 Chức năng: .............................................................................................................................. 31

2.2 Mô hình các khoản cấu thành lên lương: .............................................................................. 31

2.3 Cập nhật nghỉ phép từ đầu năm: ........................................................................................... 31

2.5 Cập nhật quá trình lương nhân viên: ..................................................................................... 33

2.6 Khai báo Ca làm việc: .............................................................................................................. 33

2.7 Cập nhật ngày nghỉ và l{ do nghỉ: ........................................................................................... 34

2.8 Khai báo lịch nghỉ năm: ........................................................................................................... 35

2.9 Cập nhật ngày công chuẩn của tháng: ................................................................................... 35

3. Báo cáo tiền lƣơng .......................................................................................... 40 3.10 Báo cáo thu nhập tính thuế: ................................................................................................... 47

3.11 Một số báo cáo đặc thù khác: ................................................................................................ 48

CHƢƠNG IV: PHÂN HỆ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO ....................................... 50

1. Chức năng: ...................................................................................................... 50

2. Cập nhật số liệu .................................................................................................... 50 2.1 Nhu cầu tuyển dụng: .............................................................................................................. 50

2.2 Cập nhật danh sách ứng viên: ................................................................................................ 50

3. Báo cáo tuyển dụng và đào tạo ....................................................................... 53 3.1 Danh sách ứng viên:................................................................................................................ 53

CHƢƠNG V: QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ................ 56

1. Chức năng: ...................................................................................................... 56

2. Cập nhật số liệu: .............................................................................................. 56 2.1 Danh mục TTB: ........................................................................................................................ 56

2.2 Danh mục TTB cho nhân viên: ................................................................................................ 56

2.3 Thu hồi TTB nhân viên: ........................................................................................................... 57

3. Báo cáo TTB và CCDC ........................................................................................ 58 3.1 Bảng theo dõi TTB: ........................................................................................................................ 58

3.2 Báo cáo chi tiết tài sản theo nhân viên: ....................................................................................... 58

3.3 Báo cáo chi tiết TTB trong quá trình sử dụng: .............................................................................. 59

3

HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG

SAS INNOVA 80-HRM

Hệ thống phần mềm SAS INNOVA 8.0 HRM bao gồm: Phân hệ hệ thống, Phân hệ quản

lý nhân sự, Phân hệ tiền lƣơng, Phân hệ Tuyển dụng và Đào tạo, Phân hệ quản lý trang

thiết bị

1. Phân hệ hệ thống

2. Phân hệ quản lý nhân sự

3. Phân hệ quản lý tiền lƣơng

4. Phân hệ Tuyển dụng và đào tạo

5. Phân hệ quản lý trang thiết bị

4

Báo cáo

Nhân sự o Mẫu in Sơ yếu lý lịch cá nhân o Mẫu in hợp đồng nhân viên

o Báo cáo nhân viên lọc theo nhiều

tiêu chí o Báo cáo phân tích độ tuổi

o Báo cáo danh sách nhân viên đang

làm việc, thử việc hoặc đã nghỉ việc

o …

Tiền lƣơng o Tổng hợp lƣơng tháng

o Báo cáo làm thêm giờ o Theo dõi đi muộn về sớm

o Bảng chấm công

o Báo cáo theo dõi nghỉ phép o Báo cáo tình hình làm thêm ca 3

o …..

DỮ LIỆU ĐẦU RA

Quản lý các danh mục

Nhân sự o Danh mục nhân viên

o Danh mục phòng ban, chức vụ

o Danh mục hợp đồng o Danh mục trình độ

o Danh mục quan hệ gia đình

o …

Tiền lƣơng o Danh mục khoản mục lƣơng

o Danh mục ca làm việc

o Danh mục lý do nghỉ o …

Thuế TNCN

o Danh mục giảm trừ gia

cảnh

Trang thiết bị o Danh sách trang thiết bị

In các danh mục tƣơng ứng

Quản lý phát sinh

Nhân sự o Hợp đồng lao động, phụ lục,..

o Thuyên chuyển, thôi việc, thai

sản….

Tiền lƣơng o Quản lý tăng, giảm lƣơng

o Quản lý các khoản trợ cấp o Quản lý làm thêm, đi muộn,

về sớm

o Quản lý thu nhập tính thuế và không tính thuế

o …

Thuế TNCN: o Quản lý các thu nhập chịu

thuế và không chịu thuế

Trang thiêt bị o Cấp phát trang bị cho NV

o Thu hồi TTB…

DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

Chức năng

Tiền lƣơng o Tính ngày công làm tháng o Tính lƣơng tháng

o Tính làm thêm giờ

o ….

CHỨC NĂNG XỬ LÝ DỮ

LIỆU TRUNG GIAN

MÔ HÌNH 1: MÔ HÌNH HỆ THỐNG PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 HRM

Các

thông tin

đầu vào

từ các:

DM, PS

Kích hoạt hệ

thống xử lý dữ

liệu đầu vào.

Báo cáo

(đầu ra)

Hệ thống

Danh mục o Danh mục tham số hệ thống

o Danh mục đơn vị cơ sở o …

Chức năng o Bảo trì số liệu

o Backup dữ liệu

Bảo mật, phân quyền o Khai báo, quản trị ngƣời dùng

o Khai báo phân quyền truy cập

Trợ giúp

HỆ THỐNG

Thông tin

về quyền

hạn NSD

Thông

tin thiết

đặt công

thức xử

lý dữ liệu

đặc thù

Thiết đặt

Định nghĩa khoảng thời gian

Định nghĩa khoản lƣơng

Định nghĩa tiêu chí tính định mức

Định nghĩa định tính tiêu chí

Định nghĩa định mức lƣơng

…

THIẾT ĐẶT ĐẶC THÙ

THEO DOANH NGHIỆP

SAS INNOVA

8.0 HRM

5

CHƢƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO CÁC DANH MỤC

1. Phân hệ Hệ thống

1.1 Quản lý ngƣời sử dụng

SAS INNOVA 8.0 HRM cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo

từng ngƣời sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn.

Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khẩu của ngƣời sử

dụng hiện thời.

Phần khai báo ngƣời sử dụng chƣơng trình và phân quyền truy nhập có các

chức năng sau:

6

Thêm NSD: là thêm mới ngƣời sử dụng.

Sửa đổi NSD: sửa thông tin ngƣời sử dụng đã khai báo

Xoá NSD: là xoá hẳn 1 ngƣời sử dụng đã khai báo

Phân quyền: Ngƣời quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho ngƣời thừa

hƣởng.

Chi tiết: phân quyền cho ngƣời sử dụng tới từng chứng từ, từng danh mục.

Khi khai báo ngƣời sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

Tên: Tên đƣợc nhập vào khi vào chƣơng trình (viết không dấu)

Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của ngƣời sử dụng.

Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chƣơng trình, mật khẩu này để cho

NSD tự khai báo.

Nếu là ngƣời quản lý tích vào là ngƣời quản lý; nếu là ngƣời thừa hƣởng ta

không tích vào ô là ngƣời quản lý mà chọn ngƣời thừa hƣởng ở ô thừa hƣởng.

Ngƣời quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và đƣợc quyền thêm và

phân quyền cho các ngƣời sử dụng khác. Ngƣời thừa hƣởng chỉ đƣợc sửa đổi

7

các thông tin nhƣ tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chƣơng trình, và sử dụng

các chức năng đƣợc phân.

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho ngƣời sử dụng thì chỉ có ngƣời sử

dụng là ngƣời quản lý thì mới thực hiện đƣợc các chức năng này.

Khi phân quyền thì chƣơng trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức

năng đƣợc sử dụng và các chức năng không đƣợc sử dụng.

Muốn thêm các chức năng đƣợc sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết

trong danh sách các chức năng không đƣợc sử dụng và sau đó chuyển các chức

năng đƣợc đánh dấu sang danh sách các chức năng đƣợc sử dụng ( Bằng cách

thêm quyền hoặc thêm tất).

Ngƣợc lại, muốn bớt các chức năng đƣợc sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng

này trong danh sách chức năng đƣợc sử dụng và sau đó chuyển các chức năng

đƣợc đánh dấu sang danh sách các chức năng không đƣợc sử dụng (Bằng cách xoá

quyền, hoặc xoá tất).

Muốn phân quyền chi tiết cho từng ngƣời có quyền thêm mới hay đƣợc sửa hay

đƣợc xoá một chức năng một danh mục ta chọn ngƣời cần phân quyền, sau đó

chọn chức năng (chi tiết) ngƣời sử dụng đƣợc sử dụng chức năng nào thì tích vào

chức năng đó

8

Mở ra màn hình phân quyền chi tiết, nếu không phân quyền ở chức năng nào thì

bỏ dấu tích ở ô “Thêm” hoặc “sửa” hoặc “xoá”

1.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn

Đường dẫn: Hệ thống/ Danh mục từ điển và Tham số hệ thống/ Khai báo các

tham số tuỳ chọn

Chức năng:

SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chƣơng trình

phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cũng nhƣ theo quy định luật của Nhà nƣớc

nhƣ: Mức lƣơng tối thiểu; % Bảo hiểm công ty đóng; % ngƣời lao động đóng,...

Mô tả các tham số hệ thống

9

SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chƣơng trình

phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng

dƣới đây.

Trong đó:

Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ

Mã số thuế của doanh nghiệp Mã số thuế của DN 0100727825-1

Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ đƣợc in trên

các báo cáo

Lƣơng Xuân Vinh

Director's name Họ và tên sẽ đƣợc in trên

các báo cáo in bằng tiếng

Anh

Luong Xuan Vinh

Mã đồng tiền hạch toán VND

Ngôn ngữ ngầm định của báo

cáo (1-Việt, 2-Anh)

1, 2

Báo cáo ngầm định là VNĐ

hay ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại

tệ)

1, 2

Dấu phân cách hàng nghìn khi

viết các số

".", ",", " "

Dấu phân cách số thập phân

khi viết các số

".", ","

Khuôn dạng của trƣờng tiền Khuôn dạng khi nhập và

xem báo cáo 999 999 999 999 999

Khuôn dạng của trƣờng ngoại

tệ

Khuôn dạng khi nhập và

xem báo cáo

9 999 999 999 999

999.99

Khuôn dạng của trƣờng tỷ giá Khuôn dạng khi nhập và

xem báo cáo 9 999 999.99

Khuôn dạng của trƣờng số

lƣợng

999 999 999.999

Phông chữ khi lên báo cáo .VnTime

Phông chữ tiêu đề của báo cáo .VnHelvellnsH, 16, 0

Phông chữ của báo cáo ở phần

chữ ký

.VnArialH, 8, 0

Số tệp hàng tuần đƣợc lƣu giữ Ví dụ khai báo là 50 thì số 50

10

mỗi lần lƣu số liệu thì

chƣơng trình sẽ lƣu ra một

tệp riêng, đến lần lƣu thứ

51 (mới nhất) thì sẽ ghi đè

lên lần lƣu thứ nhất (cũ

nhất)

Giảm trừ thuế TNCN cho

ngƣời phụ thuộc

Mức tiền giảm trừ cho một

ngƣời phụ thuộc 1.600.000

% Bảo hiểm Công ty đóng Tỷ lệ % các khoản trích

theo lƣơng công ty đóng 20%

% Bảo hiểm ngƣời lao động

đóng

Tỷ lệ % các khoản trích

vào lƣơng công ty đóng 8,5%

Mức lƣơng tối thiểu Mức lƣơng tối thiểu theo

quy định của nhà nƣớc áp

dụng tại DN

830.000

1.3 Khai báo ngày đầu năm: khai báo ngày bắt đầu nhập liệu chính thức trên

phần mềm

1.4 Các thao tác chung

Bảng quy tắc phím nóng

STT Nội dung Chức năng

01 F1 Help

02 F3 Sửa

04 F4 Mới

05 F5 Xem chi tiết hoặc chuyển danh mục,

tham số sang kỳ sau

06 F6 Đổi mã

07 F8 Xóa

08 F10 Tính tổng (Sum)

09 Ctrl + A Chọn tất cả (Select All)

11

10 Space Chọn 1 ô (Select one CheckBox)

11 Enter Chấp nhận, hoặc xuống dòng

12 Esc Thoát

13 Tab Nhảy vị trí tiếp theo (Next)

2. Danh mục khai báo phần mềm Nhân sự tiền lƣơng SAS INNOVA 80

HRM

2.1 Nguyên tắc xây dựng mã

Khi sử dụng phần mềm nhân sự tiền lƣơng, ngƣời sử dụng phải mã hoá toàn bộ

các đối tƣợng nhƣ mã nhân viên, giới tính, bằng cấp, dân tộc, tôn giáo… công việc

này là thao tác xây dựng các danh mục.

Một số lƣu ý khi thực hiện xây dựng danh mục:

Mã phải là duy nhất trong danh mục

Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

Trong trƣờng hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng

hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh

sau.

Trong một số trƣờng hợp hệ thống mã hóa phải đƣợc xây dựng sao cho thật

tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo.

Dƣới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh

mục:

Có thể dùng phƣơng pháp đánh số lần lƣợt tăng dần theo phát sinh của các

danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phƣơng pháp này tiện lợi trong trƣờng

hợp số lƣợng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phƣơng pháp này là các

phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dƣới khi liệt kê theo vần ABC. Ví

dụ: A0001 – cho nhân viên 1; A9999 – cho nhân viên 9999,…

Trong trƣờng hợp số lƣợng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo

cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với nhân viên ta có thể

mã hóa theo tên giao dịch của nhân viên: Cty ABC có mã là ABC, Cty

XYZ có mã XYZ...

Trong trƣờng hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu đƣợc

cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó đƣợc gửi về và tổng hợp toàn

công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn

12

công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa

các đơn vị thành viên.

Lƣu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trƣờng hợp mã của một danh điểm

này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không đƣợc

mã ABC và ABC1, lúc này chƣơng trình sẽ hiểu mã ABC1 là mã con của

mã ABC. Trong trƣờng hợp này đặt mã đúng phải là ABC1 và ABC2, vì

vậy nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài ký tự bằng nhau.

2.2 Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng:

Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trƣờng hợp một công ty có nhiều chi nhánh,

nhiều đơn vị thành viên, cần theo dõi quản lý nhân sự, tiền lƣơng theo từng chi

nhánh.

2.3 Danh mục Phòng ban

Xây dựng các mã phòng ban thuộc chi nhánh hay công ty. Một nhân viên ở một

thời điểm chỉ thuộc một phòng ban.

Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục Phòng

ban

2.4 Danh mục nhân viên: Khai báo danh sách nhân viên trong công ty.

Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục nhân viên

Trong đó:

- Mã nhân viên: xây dựng theo nguyên tắc đặt mã không bị trùng lặp

- Mã số thuế cá nhân: mã số thuế cá nhân của nhân viên đang đƣợc xây dựng

mã

- Ở Tab “Thông tin chung”: khai báo các thông tin chung cho nhân viên nhƣ

họ tên, địa chỉ tạm trú; số CMND; số BHXH; thuộc phòng ban; chức vụ,…

13

- Ở Tab “Thông tin khác”: các thông tin nhƣ đính kèm ảnh cho nhân viên

2.5 Danh mục khoản mục lƣơng: Khai báo các mã khoản mục cho lƣơng, trên

này khai báo lƣơng đƣợc tính theo hình thức lƣơng cố định, lƣơng sản phẩm

hay lƣơng ca,…Theo mỗi một hình thức thì khoản mục lƣơng có cách tính

khác nhau.

Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục khoản

mục lƣơng

14

2.6 Danh mục Ca làm việc: Khai báo các ca làm việc với thời gian bắt đầu và kết

thúc của ca làm việc, giờ vào muộn hay giờ về muộn của ca.

Chia ca ra thuộc loại ca: gắn cụ thể loại ca để chƣơng trình tính Ca làm việc nào

làm giờ hành chính, hay làm ca

2.7 Danh mục lý do nghỉ ngày thƣờng: xây dựng danh mục các lý do nghỉ cho

ngày đi làm thƣờng (không phải ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật hay lễ tết), chia các

lý do nghỉ thành 4 loại Nghỉ phép; Nghỉ phép khác; Nghỉ hƣởng BHYT; Nghỉ

không lƣơng.

15

2.8 Danh mục lý do nghỉ ngày T7, CN lễ tết: vì hệ số tính lƣơng làm việc ở các

ngày nghỉ khác với làm việc ngày thƣờng nên xây dựng riêng danh mục. Gắn

đúng loại lý do để việc tính lƣơng chính xác với từng lý do nghỉ

2.9 Danh mục quan hệ gia đình: xây dựng các mã quan hệ gia đình nhƣ Chồng,

vợ, con, bố, mẹ,…mục đích phục vụ cho việc xây dựng các thành phần gia

đình của một đối tƣợng.

16

2.10 Khai báo các mã chức vụ trong Doanh nghiệp: Khi khai báo mã nhân

viên sẽ gắn cụ thể với mã chức vụ nào. Một nhân viên tại một thời điểm chỉ có

một chức vụ.

2.11 Danh mục tỉnh thành; Danh mục quận, huyện; Danh mục quốc gia;

Danh mục giới tính,….. khai báo để lên các thông tin cho hồ sơ của nhân viên.

Tên danh mục Ý nghĩa Diễn giải

Danh mục bằng cấp Cập nhật thông tin về bằng cấp

của nhân viên

1 nhân viên có thể có

nhiều bằng cấp

Danh mục xếp loại bằng

cấp

Xếp loại bằng cấp nhƣ xuất sắc,

khá, giỏi,..

Bằng cấp đƣợc xếp loại

cụ thể

Danh mục tỉnh thành Cập nhật thông tin về tỉnh thành

Danh mục huyện Cập nhật các thông tin huyện,

quận của tỉnh, thành phố

Danh mục quốc gia Cập nhật thông tin quốc gia

Danh mục ngoại ngữ Cập nhật thông tin về ngoại ngữ

nhân viên

1 nhân viên có thể có

nhiều ngoại ngữ

Danh mục trình độ tin

học

Cập nhật thông tin về trình độ

tin học nhân viên

Danh mục loại hợp đồng Chia hợp đồng các loại nhƣ Dài

hạn, ngắn hạn,…

Danh mục tình trạng hợp

đồng

Cập nhật các loại tình trạng hợp

đồng để chỉ ra Hợp đồng lao

động đang trong tình trạng “Đã

17

ký, chƣa ký hay đã huỷ”

Danh mục nơi cấp thẻ

BHYT

Cập nhật thông tin về nơi cấp

thẻ BHYT cho nhân viên

Danh mục nơi cấp sổ

BHXH

Cập nhật thông tin về nơi cấp sổ

BHXH nhân viên

Danh mục nơi khám chữa

bệnh

Cập nhật thông tin nơi khám

chữa bệnh theo thẻ BHYT

Danh mục khen thƣởng

kỷ luật

Cập nhật thông tin về khen

thƣởng kỷ luật nhân viên

1 nhân viên có thể có

nhiều lần (khen/thƣởng)

Danh mục dân tộc Cập nhật thông tin về dân tộc

nhân viên

Danh sách các dân tộc

Danh mục tôn giáo Cập nhật thông tin về tôn giáo

nhân viên

1 nhân viên chỉ có thể

có 1 tôn giáo

Danh mục thành phần xã

hội

Cập nhật thông tin về các thành

phần xã hội nhƣ Cán bộ công

chức, công nhân hay nông

dân,…

Danh mục tình trạng hôn

nhân

Cập nhật các trạng thái hôn

nhân: đã kết hôm, chƣa kết hôn,

tình trạng khác

Danh mục trình độ tin

học

Cập nhật thông tin về trình độ

tin học nhân viên

Danh sách trình độ tin

học

18

CHƢƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1. Chức năng: Là phân hệ cập nhật các thông tin cho nhân sự và lên các báo cáo

phục vụ cho mục đích quản lý nhân sự.

2. Cập nhật số liệu Chức năng: Cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên nhƣ

hợp đồng lao động, các Phụ lục hợp đồng lao động, quá trình thuyên chuyển của nhân

viên,…

2.1 Cập nhật thông tin nhân viên

Khai báo các thông tin bổ sung nhƣ mức lƣơng, BHXH, cho nhân viên sau khi đã xây

dựng Mã nhân viên trong danh mục nhân viên.

Khi chọn mã nhân viên trong “Cập nhật thông tin” thì các thông tin liên quan đến

việc khai báo danh mục nhân viên sẽ đƣợc điền tự động, các thông tin thiếu NSD tiếp

tục nhập liệu vào.

19

2.2 Cập nhật quá trình bằng cấp nhân viên: nhập thông tin cho từng bằng cấp của

một nhân viên, một nhân viên có thể có nhiều bằng cấp.

2.3 Cập nhật quá trình công tác của bản thân: Khai báo quá trình hoạt động gần

đây của ngƣời lao động để lên mục “Quá trình hoạt động của bản thân” trên Sơ yếu lý

lịch.

2.4 Cập nhật thành phần gia đình cho nhân viên: xây dựng các đối tƣợng có

quan hệ gia đình với đối tƣợng lao động, các thông tin này sẽ hiển thị lên Sơ

yếu lý lịch của nhân viên

20

Ở điều kiện lọc: Nhập mã nhân viên cần khai báo thành phần gia đình hoặc có

thể bỏ qua Nhận vào màn hình trong nhấn F4 để thêm mới

2.5 Thuyên chuyển, điều chuyển: Khai báo khi chuyển nhân viên từ phòng ban,

bộ phận này sang phòng ban, bộ phận khác.

Để xem báo cáo nhân viên đang thuộc phòng ban nào tại thời điểm muốn xem

thì vào xem "Báo cáo nhân sự/ Báo cáo nhân viên theo phòng ban”.

2.6 Hợp đồng học việc: là form tạo mẫu Hợp đồng học việc cho những đối tƣợng

ngƣời lao động học việc, thử việc trƣớc giai đoạn ký HĐLĐ chính thức

21

Nếu Hợp đồng học việc này có các điều khoản giống nhau áp dụng cho nhiều đối

tƣợng thì có thể xây dựng danh mục nhân viên và gắn vào Hợp đồng học việc ở

chức năng “Danh sách đính kèm hợp đồng học việc”. Trong đó:

- Điều kiện lọc: gắn mã số Hợp đồng học việc cần chi tiết danh sách đối tƣợng

theo hợp đồng này

- Ở màn hình trong nhấn F4 để thêm mới các mã nhân viên học việc, mã nhân

viên học việc do NSD tự gõ không lấy từ danh mục nhân viên

2.7 Hợp đồng lao động: Trong quá trình làm việc tại đơn vị, một nhân viên có thể

có nhiều hợp đồng đƣợc ký kết với công ty. Đây là nới lƣu trữ thông tin về hợp

đồng trong những lần ký kết

22

Trong đó:

- Phím F4 để mở ra form khai báo các thông tin cho HĐLĐ

- Phím cách đánh dấu từng dòng tƣơng ứng với từng HĐLĐ cho từng đối tƣợng

- Phím F7 để chọn in các HĐLĐ đã đƣợc chọn

2.7 Phụ lục Hợp đồng lao động: Khi có điều chỉnh sửa đổi, bổ sung cho HĐLĐ đã

ký thì NSD thực hiện tạo “Phụ lục HĐLĐ”.

23

24

2.8 Cập nhật nhân viên nghỉ việc: Khi có ngƣời lao động nghỉ việc NSD vào chức

năng này để khai báo đối tƣợng lao động nghỉ việc.

- F4 - thêm mới các mã nhân viên nghỉ việc

- Ngày viết đơn nghỉ; ngày nghỉ; ngày nghỉ thực tế: tự điền tay vào. (Theo quy

định của Công ty: nếu HĐLD có kỳ hạn thì ngày viết đơn phải trƣớc ngày nghỉ

thực tế 30 ngày mới đƣợc hƣởng trợ cấp nghỉ; còn HĐLĐ không kỳ hạn thì ngày

viết đơn phải trƣớc ngày nghỉ thực tế 45 ngày mới đƣợc hƣởng trợ cấp).

- Trợ cấp: thiết kế trong chƣơng trình cho phép chọn đƣợc trợ cấp (1) hay không

đƣợc trợ cấp (0) khi nghỉ việc.

- Sau khi nhập chức năng này phục vụ cho lên báo cáo “Quản lý nhân sự/ Báo cáo

nhân sự/ Báo cáo theo dõi nhân viên nghỉ việc”

3. Báo cáo nhân sự

3.1 Sơ yếu lý lịch: In ra hồ sơ nhân viên sau khi đã nhập các thông tin cho nhân

viên ở chức năng “Cập nhật thông tin nhân viên” và “Cập nhập thành phần gia

đình cho nhân viên”

Trong đó:

- Điều kiện lọc:

Nhấn phím F5 để chọn thông tin nhập ở điều kiện lọc. Có thể nhập xem Sơ yếu

lý lịch của tất cả các mã nhân viên ở một bộ phận; ở một chức vụ hoặc cho một

mã nhân viên cụ thể.

Hoặc có thể bỏ qua các điều kiện lọc để vào màn hình trong, đƣa vào điều kiện

lọc mã nhân viên để công việc tìm kiếm dễ dàng

25

- Nhấn phím cách đánh dấu dòng mã nhân viên cần xem Sơ yếu lý lịch nhấn

phím F5 nếu xem chi tiết hoặc phím F7 để in Sơ yếu lý lịch

26

27

3.2 Báo cáo số lƣợng cán bộ công nhân viên theo bộ phận: Cho phép xem danh

sách các đối tƣợng nhân viên thuộc một phòng ban tại thời điểm đã khai báo.

3.3 Báo cáo số lƣợng theo loại hợp đồng: cho phép xem danh sách nhân viên đang

thuộc loại hợp đồng nào.

Điều kiện lọc:

- Có thể xem cho một loại Hợp đồng

- Một phòng ban

- Một loại chức vụ

28

3.4 Báo cáo theo độ tuổi của toàn Công ty: Báo cáo cho phép xem độ tuổi của

nhân viên

29

3.5 Báo cáo tra cứu theo thời gian công tác: cho biết thâm niên của nhân viên

trong công ty đến thời điểm muốn xem

3.6 Báo cáo tra cứu theo chức vụ: ở báo cáo này cho phép xem có bao nhiêu

nhân viên đang ở một chức vụ cụ thể.

Tƣơng tự chƣơng trình cung cấp các báo cáo tra cứu khác nhƣ: tra cứu theo giới

tính; theo tình trạng hôn nhân; theo thành phần gia đình từ đó cung cấp kịp thời

cho ngƣời sử dụng các thông tin chi tiết tài mọi thời điểm.

3.7 Báo cáo theo dõi nhân viên thôi việc: cung cấp cho NSD biết các các đối

tƣợng đã thôi việc trong những khoảng thời gian xác định. Để lên đƣợc báo cáo

này NSD phải vào chức năng “Cập nhật nhân viên nghỉ việc”.

30

3.8 Theo dõi nghỉ thai sản: Điều kiện báo cáo lên theo tháng cần xem có NV đến

ngày đi làm sau thời gian nghỉ, có thể lên cho một phòng ban hoặc nhiều phòng

ban.

Để lên đƣợc báo cáo vào mục: Quản lý tiền lƣơng/Cập nhật số liệu/ Cập nhật ngày

nghỉ và lý do nghỉ -> ở đkiện lọc nhập khoảng thời gian cho mã nhân viên nghỉ ví

dụ từ ngày 01/04 ->31/07 (4 tháng)

gắn mã nhân viên vào, vào màn hình trong gắn thêm lý do nghỉ “TS”

31

CHƢƠNG III: PHÂN HỆ QUẢN LÝ TIỀN LƢƠNG

1. Chức năng: ở Phân hệ thực hiện khai báo các thông tin với mục đích cho việc theo

dõi đi làm và cách thức tính toán lên lƣơng cho ngƣời lao động.

2. Cập nhật số liệu:

2.1 Chức năng: Khai báo các thông tin phát sinh hàng ngày của nhân viên đi làm

liên quan đến việc tính toán lƣơng nhƣ chấm công, khai báo ngày nghỉ, lý do

nghỉ, làm thêm giờ,…

2.2 Mô hình các khoản cấu thành lên lƣơng: lƣơng hình thành do nhiều nguồn,

nhiều hình thức song song cũng có các khoản làm giảm trừ lƣơng (hình vẽ)

2.3 Cập nhật nghỉ phép từ đầu năm: Chức năng này thiết kế để nhập số phép còn

tồn từ năm trƣớc chuyển sang, chỉ nhập vào chức năng này khi bắt đầu làm mới

trên phần mềm nhân sự còn từ các năm sau chƣơng trình tự động chuyển phép.

Điều kiện lọc: có thể nhập cho một phòng ban, một nhân viên trong đó “Ngày”

là ngày “Khai báo ngày đầu năm” trong mục tham số Hệ thống.

F4 – thêm mới nhân viên có ngày phép tồn, F3 - sửa thông tin đã khai báo

2.4 Chuyển phép sang năm sau: vào thời điểm cuối năm để bắt đầu nhập số liệu

cho năm mới NSD chạy chức năng này để chuyển phép còn tồn của năm nay

sang năm tiếp theo.

32

MÔ HÌNH CÁC KHOẢN CẤU THÀNH CỦA LƢƠNG

CÁC KHOẢN

TĂNG

Lƣơng theo hợp

đồng

CÔNG THỨC TÍNH LƢƠNG

DO NGƢỜI DÙNG TỰ ĐỊNH NGHĨA

LƢƠNG TỔNG HỢP

Lƣơng phụ cấp hàng

tháng do công ty

quy định

Phụ cấp không

thƣờng xuyên

Phụ cấp trách nhiệm

Phụ cấp chức vụ

Lƣơng khoán

Khoản tăng khác

không thƣờng xuyên

Khoản tăng khác

thƣờng xuyên

Tiền làm thêm

Tiền thƣởng

????

Thuế thu nhập cá nhân

Khoản giảm không

thƣờng xuyên

Khoản giảm thƣờng

xuyên

Tiền phạt

BHXH

BHYT

BHTN

Tiền Công đoàn

Tiền tạm ứng

?????

?????

CÁC KHOẢN GIẢM

………………… Lƣơng chi tiết 1

nhân viên

Danh sách lƣơng

toàn công ty

Lƣơng theo bộ

phận

33

2.5 Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên: Cập nhật quá trình tăng giảm lƣơng của

nhân viên tại Doanh nghiệp.

Tróng đó: Chƣơng trình tính lƣơng theo lần thay đổi lƣơng gần nhất của thời điểm

tính lƣơng.

Lưu ý: Không có trƣờng hợp nhân viên chính thức tăng lƣơng vào môt ngày trong

tháng mà chỉ tăng lƣơng từ đầu tháng, chỉ có trƣờng hợp nhân viên thử việc lên

tăng lƣơng chính thức vào một ngày bất kỳ trong tháng.

2.6 Khai báo Ca làm việc: Với Doanh nghiệp tính lƣơng theo thời gian thì phải

thực hiện thao tác khai báo mã Ca làm việc để chƣơng trình tính toán lƣơng làm

việc theo ca, vì làm việc các Ca khác nhau thì hệ số tính lƣơng và khoản trợ cấp

theo lƣơng cũng khác.

Điều kiện lọc: nhập mã Ca cần khai báo. Ví dụ HC – Ca hành chính

34

Việc chọn mã NV có thể tích trực tiếp vào mã NV sau đó đƣa vào thêm hoặc

chọn nhiều mã NV liên kề nhấn phím Shift hoặc các mã NV cách nhau giữ phím

Ctrl.

2.7 Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ: Khai báo lý do nghỉ cho từng đối tƣợng

nhân viên cho một ngày hoặc một khoảng thời gian cụ thể, lý do này sẽ hiển thị

trên bảng chấm công và đƣa vào ngày công đó thuộc nghỉ phép hay nghỉ có

BHYT,…tuỳ thuộc lý do đó thuộc loại nào trong “Danh mục lý do nghỉ ngày

thƣờng”.

Nếu nhập cả khoảng thời gian thì ở điều kiện lọc ngoài gõ khoảng thời gian từ

ngày đến ngày khi đó vào màn hình trong khai báo lý do chƣơng trình sẽ gắn lý do

này vào cho cả khoảng thời gian đó

35

Hoặc cũng có thể nhấn F4 thêm mới nhập lý do cho từng ngày nghỉ nếu ở điều

kiện lọc nhập từ ngày đến ngày là một ngày

2.8 Khai báo lịch nghỉ năm: Khai báo các ngày nghỉ nhƣ nghỉ lễ, nghỉ tết nghỉ

ngày thứ 7 và chủ nhật, khi làm việc vào các ngày này thì hệ số tính lƣơng theo

quy chế làm ngày nghỉ ngày lễ của công ty

2.9 Cập nhật ngày công chuẩn của tháng: Cập nhật số ngày công chuẩn để

chƣơng trình có căn cứ tính ra lƣơng cơ bản của một ngày.

36

2.10 Đăng ký làm thêm: ngoài giờ làm việc chuẩn là 8h trong một Ca làm việc,

có thể nhân viên đƣợc điều động làm tăng ca, khi đó vào chức năng này để đăng

ký, thời gian làm tăng ca sẽ đƣợc tính lƣơng theo hệ số quy định của công ty.

2.11 Cập nhật định mức nghỉ theo năm: Nhập định mức số ngày nghỉ phép

trong một năm cho ngƣời lao động.

Điều kiện lọc: nhập năm cần nhập số ngày nghỉ phép và mã khoản mục lƣơng

(lƣơng ca, lƣơng sản phẩm,..) mà Doanh nghiệp đang áp dụng.

2.12 Cấp nhập trợ cấp nhân viên: để cập nhật các khoản trợ cấp theo lƣơng

nhƣ trợ cấp chức vụ, kỹ năng, độc hại,…

Điều kiện lọc: nhập tháng có trợ cấp, có thể nhập cho một phòng ban hoặc cho

một nhân viên cụ thể.

Chƣơng trình tích hợp tiện ích cho phép chuyển trợ cấp từ tháng này sang tháng

sau:

Vào màn hình trong nếu khai báo bình thƣờng thì nhấn phím F4 để nhập trợ cấp

cho từng nhân viên, nếu lấy giá trị trợ cấp từ tháng trƣớc sang (có thể sửa lại) thì

nhấn phím F5 ra màn hình lấy trợ cấp của tháng nào chuyển sang Nhận.

37

2.13 Cập nhật tham số cho tính lƣơng: một số khoản cấu thành lên lƣơng thay

đổi do phụ thuộc vào một biến số nhƣ hệ số tính lƣơng cho làm thêm ngày nghỉ,

làm thêm ca 3, hay nhƣ trợ cấp ăn ca, trợ cấp đi lại,… thì ta nhập ở chức năng

này.

- Tham số cho tính lƣơng nhập cho hàng tháng

- Điều kiện lọc: nhập tháng nhập tham số

- Ở màn hình trong nhấn phím F4 để nhập hoặc có thể nhấn phím F5 để chuyển

tham số từ tháng trƣớc sang (tƣơng tự chức năng lấy trợ cấp nhân viên tháng

trƣớc sang)

Lưu ý: ở các tham số “Hệ số nhân làm thêm…” có giá trị rất nhỏ nên khi nhập hệ

số ta nhập hệ số đã nhân với 1.000.000 lần.

2.14 Cập nhật trợ cấp chuyên cần: khoản trợ cấp này là khoản tiền khuyến

khích cho ngƣời lao động đã áp dụng nội quy giờ làm nghiêm túc không đi

muộn và về sớm.

Khi nhập trợ cấp nhấn vào phím “Mới” sau đó nhập các thông tin trong đó nhập

trợ cấp cho tháng 8 thì ghi ngày 31/08/2011, gắn cụ thể các mã nhân viên có trợ

cấp và nhập số tiền đƣợc trợ cấp, làm xong nhấn phím “Lƣu”.

Chƣơng trình cho phép sao chép chứng từ, vì vậy khi nhập trợ cấp cho tháng sau

ta có thể đƣa vào phím “Copy” sau đó sửa lại các giá trị của chứng từ vừa copy

đƣợc về giá trị mong muốn.

38

2.15 Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên: ngoài lƣơng và các khoản trợ cấp

khi NLĐ phát sinh thêm khoản thu nhập ngoài lƣơng nhƣ tiền thƣởng tháng

lƣơng 13, thƣởng doanh thu,… thì nhập ở chức năng này.

Cách nhập tƣơng tự nhập phiếu Trợ cấp chuyên cần.

Mục tiền thƣởng này sẽ tính vào thu nhập bị tính thuế và số tiền thực lĩnh lƣơng

của nhân viên trên phiếu trả lƣơng và giá trị này lên trên Báo cáo thu nhập tính

thuế

2.16 Cập nhật giờ làm: chức năng dùng để lấy giờ vào làm và giờ ra khỏi công

ty của NLĐ trên máy quẹt thẻ chấm công đi làm.

Chƣơng trình đang tích hợp lấy số liệu từ máy quẹt thẻ của phần mềm chấm

công lên

Nếu lấy số liệu từ phần mềm chấm công thì tích vào mục "Lấy số liệu" và link

đến tệp dữ liệu đã kết xuất ra. Nếu không lấy từ tệp dữ liệu có sẵn thì nhấn F4

thêm mới để nhập giờ ra vào chi tiết cho nhân viên.

Trƣớc khi "Cập nhật giờ làm" ở mục lấy số liệu phải thực hiện bƣớc khai báo

đƣờng dẫn dữ liệu để chƣơng trình lấy vào và cũng phải yêu cầu khách hàng kết

xuất dữ liệu từ phần mềm chấm công vào đƣờng dẫn này ở mục Hệ thống/ Danh

mục từ điển và tham số hệ thống/ Khai báo tham số tuỳ chọn/ Đường dẫn dữ liệu

từ máy chấm công.

39

2.17 Tính ngày công: khi cập nhật xong các chức năng liên quan đến chấm

công (Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ; Cập nhật ngày công chuẩn của tháng;

Khi báo lịch nghỉ trong năm; Đăng ký làm thêm; Cập nhật giờ làm) thì phải

chạy chức năng này để chƣơng trình cập nhật các thông tin vào các báo cáo

phần chấm công.

Điều kiện lọc: nhập khoảng thời gian tính ngày công thƣờng là từ ngày đầu

tháng đến cuối tháng; có thể tính cho một phòng ban hoặc một nhân viên

Nhận chờ chƣơng trình chạy ra bảng chấm công Esc Có “lƣu bảng

tính ngày công tháng” Đã cập nhật xong.

2.18 Tính lƣơng: khi cập nhật xong các chức năng liên quan đến lƣơng (Cập

nhật trợ cấp nhân viên; cập nhật tham số cho tính lƣơng; Cập nhật trợ cấp

chuyên cần; Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên; tính ngày công) thì chạy chức

năng tính lƣơng để lên các báo cáo cho phân hệ lƣơng.

Điều kiện lọc: nhập tháng cần tính lƣơng; lƣơng theo khoản mục nào; cho

phòng ban nào hoặc có thể chỉ cần nhập điều kiện tháng tính lƣơng Nhận để

chƣơng trình tự động tính.

40

3. Báo cáo tiền lƣơng

3.1 Đƣờng dẫn: Quản lý nhân sự và tiền lƣơng/ Quản lý tiền lƣơng/ Báo cáo tiền

lƣơng.

3.2 Bảng chấm công ngày thƣờng (Mẫu A): bảng chấm công này thể hiện chi tiết

thời gian đi làm ngày thƣờng, ngày nghỉ không lƣơng, ngày nghỉ phép trong

tháng.

3.3 Bảng chấm công làm thêm (Mẫu B): bảng chấm công thể hiện chi tiết thời

gian đi làm ngày thƣờng và làm thêm giờ, làm thêm ca 3.

Điều kiện lên 2 Bảng chấm công:

B1: Cập nhật giờ làm

B2: Đăng ký Ca làm việc

B3: Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ: lên lý do cho các ngày nghỉ của nhân

viên trên bảng chấm công từ đó lên các cột nghỉ phép, nghỉ có BHYT,...

B4: Khai báo lịch nghỉ trong năm: để chƣơng trình biết đâu là đi làm vào ngày

nghỉ, ngày lễ

B5: Đăng ký làm thêm: tính lên các cột làm thêm giờ ngày thƣờng, ngày nghỉ,

ngày lễ, ca 3,...

B6: Cập nhật ngày công chuẩn của tháng

B7: Tính ngày công: để chƣơng trình nhặt các thông tin khai báo ở các bƣớc

trên lên Bảng chấm công

41

Mẫu A: Bảng chấm công ngày thƣờng

42

Mẫu B: Bảng chấm công làm thêm

43

3.4 Báo cáo thời gian vào ra chi tiết: báo cáo cung cấp cho ngƣời sử dụng thời

gian vào làm và thời gian ra căn cứ vào kết quả quẹt thẻ.

Điều kiện lọc: xem cho từng ngày; có thể gắn xem cho một phòng ban hay xem

cho một mã nhân viên

3.5 Bảng theo dõi đi muộn về sớm: báo cáo cung cấp cho ngƣời dùng theo dõi

đƣợc việc đi muộn về sớm của NLĐ.

Ở mỗi ô thể hiện tổng thời gian bao gồm cả đi sớm và về muộn nhƣng ở cột ĐM

và VS thì tách ra.

Lưu ý: Trên báo cáo lấy chính xác đến từng phút nhƣng khi lên Báo cáo lƣơng thì

quy đổi làm tròn cứ trên 30' tính tròn 1h (VD: 31' = 1h)

44

3.6 Báo cáo nhân viên đi làm trong ngày: báo cáo cung cấp cho ngƣời dùng số

nhân viên đi làm trong ngày.

Điều kiện lọc: xem cho một ngày cụ thể; có thể xem cho một phòng ban hoặc một

nhân viên.

Lưu ý: Báo cáo chỉ lên số liệu khi đăng ký Ca làm việc cho nhân viên.

3.7 Báo cáo tình hình làm thêm: báo cáo này cung cấp chi tiết thời gian làm thêm

của từng nhân viên ở các Ca làm việc không phải Ca 3. Theo nguyên tắc nếu

thời gian từ máy quẹt thẻ ít hơn thời gian đăng ký làm thêm thì chƣơng trình lấy

thời gian làm thêm là thời gian đi làm thực tế; nếu thời gian từ máy quẹt thẻ

nhiều hơn thời gian đăng ký làm thêm thì chƣơng trình lấy thời gian làm thực tế

từ máy quẹt thẻ.

Ví dụ: Đăng ký làm thêm 8h nhƣng thời gian từ máy quẹt thẻ chỉ là 6h thì chƣơng

trình lấy là 6h; nếu thời gian từ máy quẹt thẻ là 9h thì chƣơng trình lấy là 8h.

3.8 Báo cáo tình hình làm thêm Ca 3: báo cáo này cung cấp chi tiết thời gian làm

ở ca 3 bao gồm cả Ca 3 ngày thƣờng (cung cấp ngày và thời gian làm việc của

ca 3 ngày thƣờng )và làm thêm ca 3 các ngày nghỉ, lễ tết (phải khai báo cụ thể

ngày nào là ngày nghỉ, lễ, tết, và đăng ký làm thêm thì khi làm việc vào Ca 3

các ngày này chƣơng trình sẽ tính là làm thêm ngày nghỉ, lễ, tết).

45

3.9 Báo cáo lƣơng và Phiếu trả lƣơng:

3.9.1 Báo cáo lƣơng: báo cáo cung cấp tổng hợp thu nhập, các khoản khấu trừ của

NLD trong tháng.

Điều kiện lọc: In và xem báo cáo lƣơng cho một tháng; cho một khoản mục lƣơng;

cho một phòng ban hoặc cho một nhân viên cụ thể.

Điều kiện để lên được báo cáo lương:

B1: Khai báo cáo tham số tuỳ chọn (trong phần Hệ thống):

- Mức lƣơng tối thiểu: để lên đƣợc cột 41 - Công đoàn NLD

- % Bảo hiểm NLĐ đóng; % bảo hiểm công ty đóng

B2: Khai báo tham số cho tính lƣơng: Quản lý tiền lƣơng/ Cập nhật số liệu/ Cập

nhật tham số cho tính lƣơng (Xem mục Cập nhật tham số cho tính lƣơng)

B3: Cập nhật trợ cấp nhân viên; Nhập trợ cấp chuyên cần; cập nhật tiền thƣởng

B4: Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên: nếu có thay đổi về lƣơng

B5: Tính lƣơng

46

47

3.9.2 Phiếu trả lƣơng: báo cáo chi tiết cho từng nhân viên về thu nhập, các khoản

khấu trừ trên báo cáo lƣơng để ra thu nhập thực nhận

Cách lên báo cáo: Vào báo cáo lƣơng (nhƣ nêu trên) tích con trỏ và nhấn phím

cách vào dòng nhân viên cần in phiếu trả lƣơng Nhấn phím F5 chọn máy in

nếu in ra phiếu trả lƣơng hoặc chọn Preview khi muốn xem phiếu trả lƣơng cho mã

nhân viên đang đƣợc chọn.

3.10 Báo cáo thu nhập tính thuế: báo cáo cung cấp số liệu thu nhập bị tính

thuế.

Trong đó: cột “thu nhập thực nhận của tháng” lấy giá trị từ cột 42 – “Tổng

cộng” trên Báo cáo lƣơng.

Điều kiện lên báo cáo:

B1: Nếu có các khoản thƣởng khác ngoài lƣơng và trợ cấp thì nhập vào mục

Quản lý tiền lƣơng/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên để lên

cột “Lƣơng chi bổ sung” trên báo cáo này.

B2: Nhập mức giảm trừ cá nhân và ngƣời phụ thuộc: trong Báo cáo thuế

TNCN/ Nhập mức giảm trừ cá nhân và ngƣời phụ thuộc

B3: Nhập số ngƣời phụ thuộc trong Báo cáo thuế TNCN/ Danh mục giảm trừ

gia cảnh

B4: Bảng thuế thu nhập: trong Báo cáo thuế TNCN/ Bảng thuế thu nhập.

48

B5: Tính lƣơng

3.11 Một số báo cáo đặc thù khác:

3.11.1 Báo cáo thu nhập không bị tính thuế: báo cáo cung cấp số liệu về thu

nhập không bị tính thuế. Báo cáo hiện nay cung cấp thu nhập không tính

thuế là tiền làm thêm không chịu thuế.

Thu nhập không tính thuế = Tổng tiền làm thêm (trên Báo cáo lƣơng là

cột 22) trừ (-) Lƣơng theo Hợp đồng chia ( : ) số ngày công chuẩn trong

tháng chia tiếp ( : ) số giờ chuẩn một ngày đi làm (8h) nhân (x) số giờ

làm thêm của ngày thƣờng, ngày nghỉ và ngày lễ.

3.11.2 Báo cáo tổng hợp liên tháng: cung cấp NSD cái nhìn tổng hợp về số

ngày đi làm, số ngày nghỉ và số lần đi muộn về sớm của từng nhân viên

Trong đó: cột Ngày phép năm phải cập nhật ở mục “Cập nhật định mức

nghỉ phép năm”

3.11.3 Báo cáo tình hình nghỉ phép từ đầu năm: cho biết số ngày phép còn

tồn, số phép trong năm và số phép đã nghỉ của từng nhân viên

Điều kiện lên báo cáo:

B1: Nếu bắt đầu sử dụng phần mềm nhân sự thì vào Quản lý tiền lƣơng/

Cập nhật nghỉ phép đầu năm; nếu đã dùng phần mềm nhân sự chuyển

sang năm sau thì vào mục “Chuyển nghỉ phép sang năm sau”

49

B2: vào các ngày cụ thể trong tháng nhân viên nào nghỉ phép thì vào

mục “Cập nhật ngày nghỉ và lý do” để gắn mã lý do nghỉ phép.

B3: Tính ngày công

B4: Tính lƣơng

3.11.4 Báo cáo số năm đóng BHXH: cho biết thời gian ngƣời lao động đã

đóng BHXH.

Điều kiện lên báo cáo: phải nhập ngày bắt đầu tham gia đóng BHXH của

ngƣời lao động. Vào mục Quản lý nhân sự/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật

thông tin nhân viên/ vào Tab 2 – BHXH và gõ ngày bắt đầu tham gia

đóng BHXH.

3.11.5 Danh sách sinh nhật: cung cấp cho nhà quản lý danh sách nhân viên có

sinh nhật trong tháng, từ đó có hoạt động quan tâm đến tinh thần cho

ngƣời lao động.

Điều kiện lọc: xem đến ngày nào đấy trong một tháng thì chƣơng trình sẽ

liệt kê các đối tƣợng có sinh nhật trong tháng, căn cứ vào mục đến ngày

để tính ra thâm niên làm việc tại công ty căn cứ vào ngày ký hợp đồng

lao động.

50

CHƢƠNG IV: PHÂN HỆ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO

1. Chức năng: ở phân hệ này thực hiện theo dõi các đợt tuyển dụng, đào tạo tại

Doanh nghiệp, kết quả của quá trình tuyển dụng cũng cho phép tạo mã nhân viên

mới vào công ty.

2. Cập nhật số liệu

2.1 Nhu cầu tuyển dụng: khi một bộ phận hoặc một phòng ban trong Doanh

nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thì vào chức năng này để tạo mã nhu cầu tuyển

dụng

2.2 Cập nhật danh sách ứng viên: sau khi tạo “Nhu cầu tuyển dụng” ngƣời sử

dụng cập nhật danh sách ứng viên cho nhu cầu tuyển dụng đã tạo ở chức năng

này.

51

Nếu mã ứng viên đã trúng tuyển có thể chuyển luôn mã ứng viên vào danh sách

nhân viên bằng việc:

52

2.3 Danh sách lớp đào tạo: ngoài việc tuyển dụng nhân sự, ở phân hệ này cho

phép tạo và theo dõi các khoá, lớp đào tạo bồi dƣỡng cho nhân viên.

2.3 Kết quả đào tạo nhân viên: nhập các mã nhân viên đã tham gia vào khoá đào

tạo với kết quả đạt đƣợc nhƣ thế nào.

Vào màn hình trong nhấn phím F4 để thêm mới từng mã nhân viên

53

3. Báo cáo tuyển dụng và đào tạo

3.1 Danh sách ứng viên: Báo cáo cung cấp danh sách ứng viên theo “Hồ sơ

mời phỏng vấn” hay “Hồ sơ tuyển dụng” hay “Hồ sơ bị loại” theo một

mã nhu cầu tuyển dụng cụ thể và ở nhu cầu tuyển dụng đó khi “Cập nhập

danh sách ứng viên tuyển dụng” đã chọn vào mục “mời phỏng vấn” hay

“tuyển dụng”… .

Điều kiện lên báo cáo:

3.2 Báo cáo kết quả tuyển dụng: báo cáo cung cấp cho NSD biết với một mã

yêu cầu tuyển dụng có bao nhiêu hồ sơ, số hồ sơ đƣợc tuyển dụng.

54

3.3 Danh sách lớp đào tạo: báo cáo cung cấp cho NSD các lớp đào tạo đã

triển khai trong khoảng thời gian, với các thông tin đi kèm lớp đào tạo nhƣ

nội dung đào tạo, ngƣời phụ trách, kinh phí đƣợc hỗ trợ,..

3.4 Danh sách học viên theo lớp học: Khi muốn xem chi tiết danh sách ngƣời

lao động tham gia vào khoá học

55

3.5 Báo cáo quá trình đào tạo: báo cáo cung cấp cho NSD các khoá đào tạo

mà ngƣời lao động đã tham gia trong một khoảng thời gian.

56

CHƢƠNG V: QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1. Chức năng: Phân hệ này cho phép cập nhật các trang thiết bị (TTB) và đối

tƣợng sử dụng trang thiết bị, cung cấp cho nhà quản lý nắm bắt đƣợc quá trình

sử dụng TTB.

2. Cập nhật số liệu:

2.1 Danh mục TTB: khai báo các mã TTB đƣợc sử dụng tại Doanh nghiệp.

Nhập năm cần khai báo các mã TTB, nhấn phím F4 để thêm mới, nhập các

thông tin cho TTB nhƣ mã, tên, đơn vị tính và nƣớc, năm sản xuất.

2.2 Danh mục TTB cho nhân viên: ở chức năng này gắn cụ thể các TTB cho

đối tƣợng sử dụng cụ thể.

Điều kiện lọc:

- Cấp phát từ ngày: nhập ngày bắt đầu cấp phát TTB

- Đến ngày: ngày cấp phát hiện tại

- Phòng ban: có thể nhập cụ thể một mã phòng ban

- Nhân viên: hay cho một nhân viên cụ thể

Ở màn hình trong nhấn phím F4 để thêm mới, F3 để sửa và F8 để xoá

57

2.3 Thu hồi TTB nhân viên: chức năng này thực hiện khi thu hồi lại TTB

không cấp cho đối tƣợng nhân viên.

Điều kiện lọc:

Ở màn hình trong tích con trỏ đến dòng có mã nhân viên và TTB sẽ thu hồi,

nhấn phím F3 để nhập các thông tin cho thu hồi là “ngày thu hồi” và “lý do thu

hồi” các thông tin khác của TTB đi theo mã TTB đã đƣợc cấp phát cho nhân

viên

58

3. Báo cáo TTB và CCDC

3.1 Bảng theo dõi TTB: cung cấp cho NSD biết một nhân viên đang sử dụng

bao nhiêu TTB, đƣợc cấp từ ngày nào và đang còn sử dụng hay đã bị thu hồi

lại.

Điều kiện lọc:

- Đến ngày: xem báo cáo đến ngày ví dụ nhƣ ngày hiện tại

- Phòng ban: có thể xem cho một phòng ban cụ thể

- Nhân viên: có thể xem cho một mã nhân viên cụ thể

3.2 Báo cáo chi tiết tài sản theo nhân viên: báo cáo cho biết một nhân viên

đã và đang sử dụng những TTB nào.

Điều kiện lọc:

- Xem báo cáo đến ngày nào

- Cho mã nhân viên cụ thể

59

3.3 Báo cáo chi tiết TTB trong quá trình sử dụng: báo cáo cung cấp đầy đủ quá

trình sử dụng một TTB.