Matricula MI

Producido por:

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Dirección de Estadística

Coordinado Por:

Lic. Ignacio Corona

Responsables de la Elaboración:

Maidelen Silvestre

Ernesto Marcano

Diseño y diagramación:

Josbet Guerrero

Daniel Rodríguez

Financiado por:

Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia - Unicef . En el Marco del Plan de acción

del Programa País Entre Ambas Instituciones

Lugar y Fecha de Elaboración:

Caracas, Julio de 2011

CARACAS, JULIO DE 2011

DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICA

Manual de Normas y Procedimientosde la Recolección y Difusión de Información

de la Matrícula Inicial

Manual de normas y procedimientos de la recolección y difusión de información de la matrícula inicial 1

Índice

Página

Introducción 2

Objetivos 3

Objetivo General: Objetivos Específicos:

Responsables y Área de Aplicación 4

Normativas y disposiciones del contexto jurídico 5

Políticas del procedimiento de recolección y difusión de la Matrícula Inicial 6

Normas del procedimiento de recolección y difusión 8

Sanciones Administrativas 13

Conceptos 15

Comisión Ministerial de Estadísticas Educativas 15

Funciones 15

Procedimiento de Matrícula Inicial 16

Diagrama de Flujo 27

Glosario de Términos 28

Formularios 35

Manual de normas y procedimientos de la recolección y difusión de información de la matrícula inicia 2

El Ministerio del Poder Popular para la Educación en aras de observar los detalles evolutivos

de las distintas variables del proceso educativo y por ende, hacer más eficiente y eficaz

las soluciones relativas a la problemática educativa, elaboró a través de la Dirección de

Estadística el siguiente manual para recolectar, procesar y divulgar la matrícula de inicio

de periodo escolar o matrícula inicial.

El siguiente Manual de Normas y Procedimientos tiene como objeto por un lado, recopilar

los datos estadísticos de todos los planteles a nivel nacional; para que sean aplicados de

forma consecuente en la toma de decisiones por todos los funcionarios del Ministerio del

Poder Popular para la Educación involucrados en este proceso y por otro, generar una

herramienta que permita realizar el análisis de todas las estadísticas educativas, debido

a que los datos obtenidos sirven como indicadores educativos primordiales para obtener

una visión de cómo está la gestión social, la materialización de resultados, la reducción de

problemas, entre otros tópicos.

El documento contiene una serie de conceptos explicativos que permiten al personal

encargado de procesar la información, familiarizarse con los mismos y poder detectar con

mayor propiedad las posibles inconsistencias que presente la información contenida en

los instrumentos de recolección.

Así mismo, funciona como apoyo, control y ayuda a los procedimientos que permitan

dar pautas, que sirvan para la orientación de Coordinadores de Estadística, Zonas

Educativas, Directores de Planteles, para así, lograr efectividad en el cumplimiento de las

metas trazadas por la Dirección de Estadística del Nivel Central. Es importante, aclarar

la obligatoriedad por parte del equipo de estadística, de realizar las fases de recepción,

revisión, confrontación, actualización y validación de cada uno de los instrumentos de

recolección de los datos estadísticos de los niveles y modalidades.

A continuación, se presentan los paso a seguir para obtener de manera pertinente y correcta

la matrícula inicial de cualquier periodo en sus diferentes subsistemas, modalidades,

dependencias, entre otros. Así como, las acciones previas y posteriores necesarias para

lograr resultados en lo posible exactos.

Introducción


Objetivo General:

Facilitar la Recolección, Procesamiento y Difusión de la Matrícula Inicial, para contar

con una fuente de información real y veraz que permita la toma de decisiones en el

Subsistema de Educación Básica.

Objetivos Específicos:

1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo en la Dirección de

Estadística del Nivel Central y las Coordinaciones de las Zonas Educativas.

2. Facilitar el control, auditoría, evaluación y seguimiento de las labores estadísticas.

3. Aumentar la eficiencia de los procesos estadísticos, en la recolección de la Matrícula

Inicial.

4. Orientar de manera eficaz la forma de ejecutar el trabajo.

5. Construir una base de datos para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas, procedimientos y métodos.

Objetivos


Responsables de los Procedimientos:

1. Ministerio del Poder Popular para la Educación (Dirección de Estadística).

2. Zonas Educativas.

3. Coordinaciones de Estadística.

4. Municipios Escolares.

5. Distritos Escolares.

6. Planteles.

Responsables y Área de Aplicación


El grupo de normativas y disposiciones de obligatorio cumplimiento que se muestran

a continuación, forman parte del contexto jurídico inherente al procedimiento de

recolección y difusión de información de la Matrícula Inicial.

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

2. Ley Orgánica de Educación, publicada en Gaceta Oficial Nº 5.929 de fecha 17 de

agosto de 2.009 en los Artículos: 2º, 6º literal “m”.

3. Ley de la Función Pública de Estadística.

4. Reglamento General de la Ley de la Función Pública de Estadística.

Normativas y disposiciones del contexto jurídico


1. El procedimiento de recolección y difusión de información de la matrícula inicial, se

rige por las leyes de la República Bolivariana de Venezuela.

2. El nivel de educación primaria representa pilar fundamental en la construcción del

nuevo modelo socialista de país, del nuevo hombre y mujer socialista. Por tanto

los procedimientos vinculados a éste serán de carácter prioritario, de obligatorio

cumplimiento y apegados a los más altos principios de la ética.

3. El Ministerio del Poder Popular para la Educación, a través de la Dirección de Estadística,

es el ente encargado de coordinar, controlar, supervisar, resguardar y difundir el

procedimiento de recolección y difusión de información de la matrícula inicial.

4. El procedimiento de recolección y difusión de información de la matrícula inicial, es de

obligatorio cumplimiento.

5. Los responsables del procedimiento de recolección y difusión de información de la

matrícula inicial, actuarán apegados a los más altos principios de la ética y cumplirán

a cabalidad lo dispuesto en el manual de normas y procedimientos, sin menoscabo a

lo que establezcan las autoridades competentes y demás actores del Subsistema de

Educación Básica. Su incumplimiento será sancionado, de acuerdo a lo establecido en

el marco legal.

6. Los responsables del procedimiento de recolección y difusión de información de la

matrícula inicial, velarán por la continuidad de los formas establecidas o en su defecto

la aplicación de las mejores prácticas. En ningún caso, se retrocederá los avances

alcanzados o aplicarán maneras obsoletas y poco eficientes.

Políticas del procedimiento de recolección y difusión de la Matrícula Inicial


7. No son transferibles, comerciables, de uso particular, o de cualquier manera que

violente la propiedad intelectual y seguridad de los instrumentos de recolección de

información de matrícula inicial, así como del sistema de computación para registrar y

obtener las bases de datos necesarias.

8. Las bases de datos contentivas de la información de matrícula inicial, así como, cualquier

resultado del análisis de sus indicadores, son resguardados por el Ministerio del Poder

Popular para la Educación, a través de la Dirección de Estadística.

9. La divulgación de la información capturada, procesada y analizada por la Dirección

de Estadística de matrícula inicial tendrá, en todo caso, que ser oficializada por las

autoridades competentes del Ministerio del Poder Popular para la Educación.

10. Los inconvenientes suscitados por algún responsable, en cualquier paso del

procedimiento de recolección y difusión de información de la matrícula inicial, se

notificarán prudentemente y por las vías más expeditas al Ministerio del Poder Popular

para la Educación, específicamente a la Dirección de Estadística.

Políticas


1. La actividad estadística regulada por el presente manual se rige fundamentalmente

por los siguientes principios:

a. Transparencia

b. Comparabilidad

c. Confiabilidad

d. Neutralidad

2. Los funcionarios debidamente calificados y autorizados por el Ministerio del Poder

Popular para la Educación podrán solicitar datos destinados a la generación de

información estadística de interés público, a todas las personas inmersas o responsables

del procedimiento de matrícula inicial.

3. Los informantes deberán dar respuesta en forma veraz, completa, oportuna e imparcial.

4. Los organismos, autoridades y funcionarios del Ministerio del Poder Popular para la

Educación encargados de la custodia de información administrativa deben prestar

la más rápida y ágil atención a los órganos estadísticos cuando éstos la requieran

formalmente.

Los órganos, autoridades y funcionarios del Ministerio del Poder Popular para la

Educación que custodien o manejen datos relativos a la seguridad del Estado y la

defensa nacional, declarados formalmente secretos, por la legislación respectiva, no

están obligados a suministrarlos.

5. Los datos de carácter personal sólo se podrán recolectar y someter a tratamiento,

cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y la

finalidad determinada, explícita y legítima para la que se hayan obtenido.

Estos datos no podrán usarse para finalidad distinta de aquella para la cual han sido

recogidos.

No se considerará incompatible el tratamiento posterior de los mismos con fines

históricos o científicos.

Normas del procedimiento de recolección y difusión


6. Es obligación de la Dirección de Estadística y Ministerio del Poder Popular para la

Educación conservar y custodiar la información obtenida como consecuencia de su

propia actividad, sometida o no al secreto estadístico en los términos establecidos

por el presente manual, aunque se hayan difundido los resultados estadísticos

correspondientes.

La conservación de la información no implicará necesariamente la de los soportes

originales de la misma, siempre que su contenido se haya trasladado a soportes

informáticos o de otra naturaleza.

Cuando se aprecie que la conservación de algún tipo de documentación resulte

innecesaria, podrá decidirse su destrucción o desincorporación de conformidad con el

procedimiento establecido en el reglamento respectivo.

7. Toda persona natural o jurídica, tiene derecho a ser usuario de la información estadística

de interés público que levante, produzca y procese el Ministerio del Poder Popular para

la Educación. El derecho a disponer de la información estadística nace en el momento

en que el Ministerio del Poder Popular para la Educación concluye la actividad que

configura el producto estadístico y lo presenta oficialmente.

8. Todas las personas involucradas en el procedimiento de matrícula inicial que difundan

información estadística están en la obligación de indicar la fuente del dato.

9. La obligación de guardar el secreto estadístico nace en el momento en que los

datos son obtenidos. Los datos relativos a personas naturales protegidos por el

secreto estadístico no pueden ser facilitados para su consulta pública sin que medie

consentimiento expreso del afectado, o hasta que haya transcurrido un plazo de veinte

años desde la muerte de éste, si su fecha es conocida, o de treinta años a partir de la

fecha de obtención de los datos.

Normas


10. Toda persona natural o jurídica, pública o privada que intervenga en la actividad

estadística del Ministerio del Poder Popular para la Educación o tenga conocimiento de

datos amparados tiene la obligación de mantener el secreto estadístico, aún después

de concluir sus actividades profesionales o su vinculación con los servicios estadísticos.

11. Son infracciones las acciones u omisiones contrarias a las disposiciones contenidas

en esta normativa, pudiendo ser autores de las mismas, tanto las personas naturales

o jurídicas como los funcionarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la

Educación.

12. Cuando el infractor sea un funcionario público o trabajador al servicio del Ministerio

del Poder Popular para la Educación, el superior jerárquico respectivo aplicará las

sanciones por medio del procedimiento previsto en el régimen disciplinario que

disponga la legislación especial aplicable.

13. Además de la responsabilidad administrativa, a los infractores de esta normativa les

serán exigibles las responsabilidades civiles, penales o de otro orden que puedan

concurrir.

14. Son infracciones leves:

a. La falta de remisión, el retraso y la negativa expresa a proporcionar datos, informes

o a exhibir documentos requeridos por el Ministerio del Poder Popular para la

Educación, cuando no hubiere causado perjuicio grave a la actividad estadística, y

hubiere obligación de suministrarlos.

b. El obstaculizar los procesos de formación de la información estadística, cuando no

se produjese grave perjuicio para la actividad estadística.

Normas


15. Son infracciones graves:

a. La falta de remisión, el retraso y la negativa expresa a proporcionar datos, informes

o a exhibir documentos requeridos por el Ministerio del Poder Popular para la

Educación y de obligatorio suministro, cuando se produjese grave perjuicio para la

actividad estadística.

b. La negativa a proporcionar datos, informes o a exhibir documentos requeridos por

el Ministerio del Poder Popular para la Educación, cuando deban hacerlo, dentro

del plazo que se les hubiere señalado.

c. El obstaculizar los procesos de formación de la información estadística, cuando se

produjese grave perjuicio para la actividad estadística.

d. El omitir inscribirse en los registros estadísticos que se establezcan, o no proporcionar

la información que éstos requieran.

e. La comisión de una infracción leve cuando el infractor hubiere sido sancionado por

otras dos leves dentro del período de un año.

16. Son infracciones muy graves:

a. La revelación de datos amparados por el secreto estadístico.

b. La utilización de los datos personales, obtenidos directamente de los informantes

por el Ministerio del Poder Popular para la Educación, para fines distintos al

estadístico.

c. El suministro de datos falsos al Ministerio del Poder Popular para la Educación y las

autoridades competentes.

Normas


d. La resistencia notoria, habitual o con alegación de excusas falsas a proporcionar

datos, informes o a exhibir documentos requeridos, cuando hubiere obligación de

suministrarlos.

e. La oposición a las visitas del personal del Ministerio del Poder Popular para la

Educación durante el levantamiento de los procedimientos de matrícula inicial,

encuestas y demás operaciones estadísticas, la participación deliberada en actos

y omisiones que entorpezcan el desarrollo del levantamiento matricular, y de los

procesos de generación de información estadística de la matrícula inicial, encuestas

y demás operaciones estadísticas.

f. La oposición a las visitas del personal de los funcionarios facultados por el Ministerio

del Poder Popular para la Educación a efectuar inspecciones de verificación, sobre

la confiabilidad de la información de conformidad con esta normativa.

g. Impedir u obstaculizar, sin justificación, el ejercicio de los derechos de los

informantes y de los usuarios de la información estadística.

h. Impedir u obstaculizar el acceso a los registros y archivos tanto públicos como

privados, que sean requeridos para fines estadísticos.

i. La comisión de una infracción grave, cuando el infractor hubiere sido sancionado

previamente por otras dos graves dentro del período de un año.

Normas


Sanciones Administrativas

Las infracciones serán sancionadas con multas según la siguiente escala:

1. Las infracciones leves se sancionarán con multas entre quince (15) y treinta (30)

unidades tributarias (UT ).

2. Las infracciones graves serán sancionadas con multas entre cuarenta (40) y setenta

(70) unidades tributarias (UT ).

3. Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas entre ochenta (80) y

ciento treinta (130) unidades tributarias (UT ).

Para determinar el monto de la sanción a ser establecida, se ajustará en cada caso, a la

naturaleza de los daños o perjuicios causados, a la conducta anterior de los infractores, y

a la conveniencia de evitar prácticas tendentes a contravenir las disposiciones de la Ley

de la Función Pública de Estadística.

Así mismo, se tendrá en consideración los atenuantes y agravantes que se establecen a

continuación:

Circunstancias Agravantes:

a. La reincidencia y la reiteración.

b. La gravedad del perjuicio causado.

c. La gravedad de la infracción.

d. La resistencia o reticencia del infractor para esclarecer los hechos.

Circunstancias Atenuantes:

e. No haber tenido la intención de causar el hecho imputado de tanta gravedad.

f. Las que se evidencien de las pruebas aportadas por el infractor.

El pago de la multa no exime a los particulares de la obligación de suministrar la

información solicitada. En consecuencia, hubiere o no efectuado el pago de la multa,

ésta podrá ser aplicada cuantas veces se incumpla con la obligación.


Del Procedimiento para la Imposición de Multas1

En los casos en que un funcionario del Ministerio del Poder Popular para la Educación

o un particular incurra en algún hecho que amerite la imposición de una multa de las

establecidas Ley de la Función Pública de Estadística, se abrirá un procedimiento

mediante auto dictado al efecto, motivando las razones de sus apertura, el cual deberá

ser notificado al presunto infractor. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la

notificación, el presunto infractor deberá exponer las razones de hecho y de derecho así

como las pruebas en que se funde su defensa. Vencido el lapso anterior, dentro de los

cinco (5) días hábiles siguientes se procederá a la sustanciación del expediente, el cual

deberá contener las actuaciones practicadas y las defensas y pruebas alegadas.

Concluido dicho lapso se remitirá el expediente al Consejo Directivo del Instituto Nacional

de Estadística para que éste, dentro de un lapso de ocho (8) días hábiles, mediante

resolución determine la procedencia o no de la multa y d e ser procedente, establezca

su monto. Dicha resolución deberá ser notificada al presunto infractor. A los efectos,

se considera reincidencia el hecho de que el infractor, después de una resolución firme

sancionatoria, cometiere una o varias infracciones de la misma o de diferente índole

durante los dos (2) años contados a partir de aquellas.

A los mismos efectos se considera reiteración el hecho de que el infractor cometiere

una nueva infracción de la misma índole dentro del término de dos (2) años después

del anterior, sin que hubiese sido impuesta sanción mediante resolución firme. Las

infracciones leves prescribirán a los dieciocho (18) meses, las graves a los tres (3) años y

las muy graves a los cinco (5) años.

El plazo de prescripción comenzará a contarse desde el día en que la infracción se

hubiere cometido, y se interrumpirá por la iniciación, con notificación del interesado, del

procedimiento sancionador, volviendo a correr el plazo si el expediente permaneciese

paralizado durante más de seis (6) meses por causa no imputable al presunto infractor.

1 Establecidas de acuerdo a la Ley de la Función Pública Estadística en su Art. 71

Sanciones Administrativas


Funciones

La Comisión tendrá las siguientes funciones:

• Velar porque las Estadísticas Educativas sean diseñadas, elaboradas, supervisadas

y difundidas dentro del marco legal vigente, así como, bajo un estricto apego a la

ética profesional.

• Proponer, revisar y aprobar (desaprobar) todos los procedimientos, normas y

mecanismos de recolección, elaboración y difusión de Estadísticas Educativas.

• Reunirse por lo menos una vez por año el procedimiento de Matrícula Inicial y

matricula final.

Conceptos

Comisión Ministerial de Estadísticas Educativas

La Comisión Ministerial de Estadísticas Educativas, es un ente colegiado compuesto por

los siguientes actores:

• Ministro (a) del Poder Popular para la Educación o en su defecto un representante

debidamente autorizado.

• Viceministros del Poder Popular para la Educación o en su defecto representantes

debidamente autorizados.

• Directores de los diferentes subsistemas educativos o en su defecto representantes

debidamente autorizados, específicamente; Dirección de Educación Inicial, Dirección

de Educación Primaria, Dirección de Educación Media, Dirección de Educación para

Jóvenes, Adultos y Adultas, Dirección de Educación Especial, Dirección de Educación

Intercultural, Directores de Zonas Educativas, entre otros.

• Directores de áreas relacionadas o vinculadas al tema de las estadísticas educativas o

en su defecto representantes debidamente autorizados, específicamente; Dirección

de Políticas Públicas, Dirección de Estadística, Dirección de Currículo, Dirección de

Internacional, Coordinadores Estadísticos, entre otros.


1. Actualización de Instrumentos de Recolección de Estadísticas Educativas.

• El proceso de recolección de matrícula inicial comienza convocando, por lo menos

6 meses antes del inicio del año escolar, a la Comisión Ministerial de Estadísticas

Educativas – Comisión en lo sucesivo - con la finalidad de que aporten sus ideas,

sugerencias, correcciones1 o cualquier elemento que contribuya sustancialmente en

el proceso de recolección de información estadística de inicio de curso.

• En tal sentido, seguidamente se recolectan las sugerencias proporcionadas por los

actores vinculados al devenir educativo, pasando por cada subsistema, modalidad,

zona educativa, entre otros. La Dirección de Estadística del Ministerio del Poder

Popular para la Educación es la encargada de recopilar esta información.

• Obtenidas las sugerencias, la Dirección de Estadística del Ministerio del Poder Popular

para la Educación, evaluará técnicamente su factibilidad para ser incorporadas en el

proceso de Matrícula Inicial.

• Inmediatamente la Dirección de Estadística del Ministerio del Poder Popular elabora

una propuesta definitiva de Instrumentos de Recolección que compila todas y cada

una de las sugerencias factibles.

• La Comisión tendrá 5 días hábiles para su definitiva resolución, pudiendo aprobar 2

o corregir parcialmente la propuesta.

1 Las sugerencias deben ser consignadas formalmente de forma física preferiblemente a la Dirección de Estadística del Ministerio Popular Para la Educación de manera oportuna.

2 La aprobación definitiva será dada por el (la) Ministro (a) del Poder Popular para la Educación.

Procedimiento de Matrícula Inicial


2. Diseño de instrumentos de recolección de matrícula inicial.

• La Dirección de Estadística del Ministerio del Poder Popular para la Educación

corregirá parcialmente la propuesta - si fuere el caso - o empezaría el proceso de

Diseño de Instrumentos de Recolección de Matrícula Inicial.

• El diseño de Instrumentos de Recolección de Matrícula Inicial tendrá una duración,

a lo sumo, de 15 días.

3. Actualización del sistema de captación de estadísticas educativas.

• Paralelamente al diseño, se ejecutará la actualización del sistema de captación de

estadísticas educativas. Se contará con un máximo de 15 días hábiles.

• En un periodo de 15 días hábiles posteriores a la actualización, se realizarán el

número necesario y suficiente de pruebas, para dejar a punto el sistema.

4. Estimación de cantidad e Impresión de instrumentos de recolección de matrícula inicial.

• Listo el diseño, se procede a cuantificar el material necesario y suficiente para cumplir

con la demanda en cada uno de los planteles del país, considerando un margen de

error pertinente.

• Se dividirá la cantidad según los Estados o Divisiones territoriales vigentes en la

República Bolivariana de Venezuela. 5 días hábiles es el tiempo máximo para esta

tarea.




• Teniendo la cantidad de material, se determina el proceso por el cual se imprimirán

las planillas. La primera opción en todo caso será la impresión en los talleres del

ministerio, siempre y cuando estén operativos y disponibles. La segunda opción,

licitar una empresa inscrita como proveedor del Ministerio del Poder Popular de

Educación – MPPE - que cumpla con la tarea de imprimir todo el material en tiempo

y forma.

• Otorgado y revisado el material, de no cumplir con la cantidad exacta o el tiempo

acordado, se notificará a los entes encargados del desembolso para que se tomen las

medidas pertinentes.

5. Distribución de instrumentos de recolección de matrícula inicial.(MPPE – Zonas Educativas)

• Habiendo impreso en cantidades suficientes y adecuadas, de acuerdo a la división

hecha por Estados del territorio nacional, se procede a organizar la distribución

física a cada Coordinación Estadística Estadal perteneciente a las Zonas Educativas.

• La distribución podría ejecutarse de dos maneras. La primera, gestionar con la flota

de transportes pertenecientes al MPPE. La segunda, pactar con el proveedor que

imprimió los instrumentos o con otro inscrito en el MPPE para que lleve a cabo la

distribución en todo el territorio nacional a cada Coordinación Estadística Estadal

perteneciente a las Zonas Educativas.

• Las Coordinación Estadística Estadal tendrán 5 días hábiles para efectuar el conteo y

verificación de la idoneidad del material recibido.

• Las Coordinación Estadística Estadal notificarán formalmente y en el término de la

distancia, si el material obtenido es suficiente y adecuado.



6. Talleres de instrumentos de recolección y sistema de captación de matrícula inicial. (MPPE – Zonas Educativas)

• Una vez distribuido en su totalidad el material de recolección de matrícula inicial en

todo el país, se organizan mediante cronogramas y ejecutan los talleres de inducción

de los renovados instrumentos de recolección, así como, los relacionados a la nueva

forma del sistema de captación de matrícula inicial.

• Los talleres se dictarán a nivel nacional en las Coordinaciones Estadísticas Estadales

o en los puntos estratégicos que se determinen en la organización y que estén

incorporados a los cronogramas, teniendo presente la consignación del material de

apoyo de fácil reproducción.

• Los encargados de dictar los talleres serán los miembros de la Dirección de Estadística

del MPPE o en su defecto el personal que se designe por parte de las autoridades

competentes.

• Se dispondrá de un máximo de 10 días para dictar los talleres.



7. Distribución de instrumentos de recolección de matrícula inicial por las Coordinaciones Estadísticas Estadales a Jefes de Municipios o Distritos Escolares. (Zonas Educativas – Distritos o Municipios Escolares)

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales tendrán 10 días continuos para efectuar la

distribución a cada Jefe de Municipio o Distrito Escolar, de acuerdo al procedimiento

más adecuado según su experiencia. Tendrán prórroga solo aquéllos en los cuales

amerite por situación geográfica o hayan notificado alguna eventualidad no

previsible con suficiente tiempo.

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales notificarán formalmente y en el término

de la distancia, la culminación de la distribución del material a los Jefes de Municipio

o Distrito Escolar.

• Los instrumentos de recolección de matrícula inicial estarán en poder de los Jefes

de Municipio o Distrito Escolar, durante los primeros 15 días antes del inicio del año

escolar.

7.1.- Multiplicación de talleres de instrumentos de recolección y sistema

de captación de matrícula inicial por parte de las Coordinaciones

Estadísticas Estadales a los Jefes de Municipio o Distrito Escolar.

(Zonas Educativas – Distritos o Municipios Escolares)

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales tendrán la responsabilidad de

multiplicar los talleres y el material de apoyo, recibido por los miembros de la

Dirección de Estadística del MPPE, a los Jefes de Municipio o Distrito Escolar.

Según la organización que ha bien tengan realizar, se ejecutarán los nuevos

talleres de inducción de los renovados instrumentos de recolección, así como,

los relacionados a la nueva forma del sistema de captación de matrícula inicial.



8. Distribución de instrumentos de recolección de matrícula inicial por los Jefes de Municipio o Distrito Escolar a los Planteles. (Distritos o Municipios Escolares - Planteles)

• Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar tendrán 15 días continuos para efectuar la

distribución a cada Plantel, de acuerdo al procedimiento más adecuado según su

experiencia. Tendrán prórroga solo aquéllos en los cuales amerite por situación

geográfica o hayan notificado alguna eventualidad no previsible con suficiente

tiempo.

• Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar notificarán formalmente a las Coordinaciones

Estadísticas Estadales y en el término de la distancia, la culminación de la distribución

del material a los Planteles.

• Los instrumentos de recolección de matrícula inicial reposarán en los Planteles, en

el transcurso del mes septiembre del año de comienzo de curso escolar .

8.1.- Multiplicación de talleres de instrumentos de recolección y

sistema de captación de matrícula inicial por parte de los Jefes

de Municipio o Distrito Escolar a los Directores de Planteles.

(Distritos o Municipios Escolares - Planteles)

• Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar tendrán la responsabilidad de multiplicar

los talleres y el material de apoyo, recibido por los miembros de las Coordinaciones

Estadísticas Estadales, a los Directores de Planteles. Según la organización que ha

bien tengan realizar, se ejecutarán los nuevos talleres de inducción de los renovados

instrumentos de recolección, así como, los relacionados a la nueva forma del sistema

de captación de matrícula inicial.




9. Llenado de instrumentos de recolección de matrícula inicial en planteles

• Finalizada la distribución y los talleres multiplicadores para cada plantel del país, se

comienza el proceso de llenado de instrumentos de recolección de matrícula inicial

en cada plantel.

• Cada plantel tendrá, a lo sumo, 5 días hábiles para el llenado de la información,

procurando que sea la más exacta y precisa. Si existiera algún inconveniente no

previsible, las autoridades competentes evaluarán la posibilidad de otorgar una

prórroga, que inactive provisionalmente los procedimientos administrativos y

subsecuentes sanciones dispuestos en el marco legal.

• La ocurrencia de errores involuntarios en el llenado, tendrá un máximo de 3 días

hábiles para su total subsanación.

• Completos y satisfactoriamente llenos los instrumentos de recolección, los planteles

entregarán en un lapso no mayor a 3 días hábiles cada instrumento a los Jefes de

Municipio o Distrito Escolar.

10. Revisión de instrumentos de recolección de matrícula inicial por los Jefes de Municipio o Distrito Escolar.

• Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar tendrán un máximo de 15 días hábiles para

revisar la totalidad de instrumentos de recolección de matrícula inicial consignados

por los planteles.

• Terminada la revisión, devolverán a los planteles en el término de la distancia el

material con errores.




• Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar notificarán formalmente al Coordinaciones

Estadísticas Estadales, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, cualquier incumplimiento

de los lapsos de entrega por parte de los planteles, así como de las razones que estos

aducen.

• En ningún caso los instrumentos de recolección de matrícula inicial reposarán más

de 15 días hábiles en poder de los Jefes de Municipio o Distrito Escolar. Pudiendo

acarrear la violación de este inciso sanciones dispuestas en el marco legal.

• Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar, una vez culminada la revisión, consignarán a

las Coordinaciones Estadísticas Estadales la totalidad de instrumentos de recolección

llenos adecuadamente por los planteles en los plazos establecidos. 15 días hábiles

11. Revisión de instrumentos de recolección de matrícula inicial por las Coordinaciones Estadísticas Estadales.

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales tendrán un máximo de 15 días hábiles para

revisar la totalidad de instrumentos de recolección de matrícula inicial consignados

por los planteles.

• Terminada la revisión, devolverán en el término de la distancia el material con

errores. Asimismo notificarán a la Dirección de Estadística del MPPE de las entregas

exitosas de la misma manera.

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales notificarán formalmente a la Dirección de

Estadística del MPPE, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, cualquier incumplimiento

de los lapsos de entrega por parte de los Jefes de Municipio o Distrito Escolar, así

como de las razones que estos aducen.



12. Trascripción de instrumentos de recolección de matrícula inicial en Zonas Educativas, Coordinaciones de Estadísticas estadales o planteles.

• Revisados los instrumentos de recolección, se comienza la trascripción en el sistema

de captación de estadísticas educativas.

• La Dirección de Estadística establecerá los lapsos perentorios para la entrega final de

las bases datos resultantes.

• La entrega extemporánea – posterior a la establecida – será sancionada de acuerdo

a la normativa vigente, siempre y cuando no sea por razones de causa mayor y

debidamente notificadas.

12.1.- Consolidación de base de datos en la zona educativa.

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales consolidarán las bases de datos de los

planteles concernientes a su perímetro de operaciones.

• La Dirección de Estadística establecerá los lapsos perentorios para la entrega

final de las bases de datos resultantes.

• La entrega extemporánea – posterior a la establecida – será sancionada de

acuerdo a la normativa vigente, siempre y cuando no sea por razones de causa

mayor y debidamente notificadas.



13. Envío de base de datos a la Dirección de Estadística del MPPE.

• Finalizada la consolidación de las bases de datos por parte de las Coordinaciones

Estadísticas Estadales, se enviarán en los tiempos establecidos y por las vías más

expeditas a la Dirección de Estadística del Ministerio del Poder Popular para la

Educación.

13.1.- Revisión de base de datos por parte de la Dirección de Estadística del

MPPE.

• Obtenidas las bases de datos de cada entidad federal, la Dirección de Estadística

del MPPE revisará cada una para diagnosticar posibles errores.

• De presentar error(es) las bases de datos, la Dirección de Estadística del MPPE

devolverá la información a las Coordinaciones Estadísticas Estadales para su

corrección.

• Las Coordinaciones Estadísticas Estadales, tendrá un máximo de 05 días hábiles

para su total subsanación.

13.2.- Consolidación de base de datos por la Dirección de Estadística.

• La Dirección de Estadística consolidará las bases de datos nacionales en varios

repositorios.

• La Dirección de Estadística establecerá los lapsos perentorios para la obtención

de la base de datos final.


14. Elaboración de Reportes.

• La Dirección de Estadística es la dependencia competente para procesar, analizar

y elaborar los reportes necesarios y suficientes, de acuerdo a la solicitud de los

usuarios.

• La Dirección de Estadística establecerá un cronograma de entrega de reportes de

mayor relevancia para el Subsistema de Educación Básica. Atenderá las solicitudes

de manera oportuna, siempre que se respeten los canales regulares.

• Los profesionales pertenecientes a la Dirección de Estadística tendrán el mayor

cuidado en la elaboración de reportes, resguardarán la información no autorizada

para divulgar y revisarán cada entrega con ética.

15. Emisión y divulgación de Reportes

• La Dirección de Estadística es la dependencia competente para realizar la emisión de

reportes, de acuerdo a la solicitud de los usuarios y en respeto a la confidencialidad

de la información.

• Las autoridades competentes del Ministerio del Poder Popular para la Educación,

autorizarán a la Dirección de Estadística la divulgación de reportes. En caso

contrario, la Dirección no tendrá la potestad de publicar, difundir o trasmitir ninguna

información.

• Cualquier información estadística divulgada o por divulgar, referente a la matrícula

inicial, será competencia de la Dirección de Estadística y de las autoridades

competentes del Ministerio del Poder Popular para la Educación, éstas refrendarán

o no su veracidad.



Diagrama de Flujo



Glosario de Términos

AÑO DE ESTUDIO:

Es cada una de las divisiones del nivel de Educación Media de 1ro a 6to año en que se

agrupan según edad y conocimiento.

AÑO ESCOLAR:

Es el tiempo de duración de las actividades docentes, las cuales están comprendidas

entre el primer día hábil de la segunda quincena del mes de Septiembre y el último día

hábil del mes de Julio del año siguiente.

ÁREAS DE ATENCIÓN:Son los diferentes tipos de discapacidades (físicas, intelectuales, sensoriales y

emocionales) en que son agrupados los estudiantes atendidos por la modalidad de

Educación Especial.

AULA: Recinto dentro del plantel donde se imparte enseñanza.

CAPACIDAD INSTALADA: Son espacios destinados a labores docentes, administrativas, recreativas, culturales.

CLASE DE PLANTEL: Es la organización administrativa de los Planteles de Educación Primaria, la cual

comprende la siguiente clasificación:

a) Graduado: Plantel de varios docentes con personal Directivo.

b) Unitario: Plantel de un solo docente sin personal Directivo.

c) Concentrado: Reunión en un mismo local de dos o mas planteles unitarios.

d) Granja: Plantel donde se brinda enseñanza en labores agropecuarias, además de la

Educación Primaria que se imparte.


DEPENDENCIA:

Es la forma de subordinación de un plantel a un organismo determinado que lo sostiene:

a) Nacional: Planteles que son administrados por el Ministerio del Poder Popular para

la Educación.

b) Estadal o Distrital: Planteles que son administrados por las gobernaciones de los

Estados.

c) Municipal: Planteles que son administrados por las alcaldías.

d) Autónoma: Planteles que son administrados por un instituto Autónomo dependiente

del Ejecutivo Nacional.

e) Privada: Planteles que son administrados totalmente por personas naturales o

jurídicas privadas.

f ) Privada Subvencionada Nacional: Planteles administrados parcialmente por el

Ministerio del Poder Popular para la Educación.

g) Privada Subvencionada Oficial: Planteles que son administrados parcialmente por

otro organismo del Estado.

DESERCIÓN:

Son los estudiantes inscritos en un año escolar determinado, que no continúan estudios

al año siguiente, por haber abandonado estos, antes o después de finalizado el año

escolar.

DOCENTE:

Es la persona que ejerce funciones de enseñanza, orientación, planificación,

investigación, experimentación, evaluación, dirección, supervisión o administración en

el campo educativo.



ENTIDAD FEDERAL:

Es la división político-territorial del país. El territorio Nacional se divide, para los fines

de la organización política de la república, en veintitrés (23) Estados y un (1) Distrito

Capital.

EGRESADO: Es el alumno que ha aprobado los estudios correspondientes a todos los grados o años

de estudio, en cualquier nivel o modalidad del Sistema Educativo.

EDUCACIÓN INICIAL:Es el nivel que atiende niños de 0 a 6 años a través de la atención Convencional y no

Convencional las cuales están comprendidas en dos etapas:

a) Etapa Maternal

b) Etapa Preescolar

GRADO DE ESTUDIO: Es cada una de las divisiones del nivel de Educación Primaria en que se agrupan los

estudiantes según edad y conocimiento.

MATRÍCULA INICIAL:

Es el número de estudiantes inscritos en cualquier nivel o modalidad del Subsistema de

Educación Básica al inicio del año escolar.

MATRÍCULA FINAL:

Es el número de estudiantes que permanecen inscritos en cada grado, año o semestre

al finalizar el año escolar en los distintos niveles y modalidades del Subsistema de

Educación Básica.



MEDIO GEOGRÁFICO:

Es la clasificación territorial de la población en urbana y rural, atendiendo a las siguientes

consideraciones:

a) Urbana: Centros poblados con mas de dos mil quinientos habitantes ó 500 hogares.

b) Rural: Centros poblados con menos de dos mil quinientos habitantes ó 500 hogares.

MENCIÓN:

Es la denominación bajo la cual se agrupa un conjunto de asignaturas, distribuidas por

años de estudio, de acuerdo a los planes de estudio.

MODALIDADES:

Son variantes educativas para la atención de las personas que por sus características

y condiciones especificas de su desarrollo integral, cultural, étnico, lingüístico y otras

requieren de adaptaciones curriculares de forma permanente o temporal con el fin de

responder a las exigencias de los diferentes niveles educativos.

NIVELES EDUCATIVOS:

Son niveles del Sub-sistema de Educación Básica: la Educación Inicial, la Educación

Primaria y la Educación Media.

NO PROMOVIDO:

Es el alumno que no ha obtenido la calificación mínima de aprobación establecida en

el reglamento general de la Ley Orgánica de Educación, para avanzar al grado o año de

estudio siguiente.



PLANTEL:

Es la institución estructurada para impartir enseñanza en los niveles o modalidades del

Subsistema de Educación Básica. Cuando se dicta más de un Subsistema Educativo se

denomina Unidad Educativa.

POST-GRADO DOCENTE:

Son los títulos de especialización, maestría, doctorado, obtenidos por los docentes.

PROMOVIDO:

Es el alumno que aprobó el grado o el año de estudio, que le permite proseguir el grado

o año inmediato superior, del nivel de educación correspondiente.

PROMOVIDO CON UNA ASIGNATURA PENDIENTE:

Es el alumno que aprobó todas menos 1 asignatura de un año de estudio, que le permite

proseguir el año inmediato superior, del nivel de educación correspondiente.

PROSECUCIÓN:

Es la relación del número de estudiantes inscritos en cualquier grado o año de estudio,

con respecto al número de los que aparecen inscritos en los grados o años de estudios

siguientes en años escolares sucesivos.

RENDIMIENTO:

Es el número de estudiantes promovidos, con una asignatura pendiente y no promovidos

en cualquier grado o año de estudio del total matriculado al inicio del año escolar.



REPITIENTE:

Es el alumno que cursan más de una vez el mismo grado, año.

SECCIÓN:

Conjuntos de estudiantes/as que constituyen una unidad grupal de enseñanza,

reunidos/as sobre la base de diversos factores tales como: edad, grado de estudio entre

otros.

SITUACIÓN DEL CARGO:

• Titular: Cuando el cargo es obtenido mediante la aprobación del concurso de méritos.

• Interino:

a) Cuando el profesional de la docencia ocupa un cargo por cierto tiempo, en

razón de ausencia temporal del ordinario.

b) Cuando el profesional de la docencia o el docente no titulado desempeñe

un cargo que deba ser provisto por concurso, mientras este se realiza.

c) Cuando se hayan agotado todos los procedimientos posibles para proveer

un cargo con un profesional de la docencia y se designe a personas sin

titulo docente, previo cumplimiento del régimen de selección establecido

en el Reglamento del Ejercicio de la Profesión Docente.

TENENCIA:

Es la forma de ocupación de un local por parte de una institución educativa.



TIPO DE ATENCIÓN:

Es la forma como son atendidos los estudiantes en la modalidad de Educación Especial.

a) Fija: Referida a estudiantes que cursan regularmente en Unidades o Institutos de

Educación Especial.

b) Periódica o flotante: Matricula atendida en forma itinerante por los distintos

servicios de Educación Especial.

TIPO DE CONSTRUCCIÓN:

Es la característica que presenta la construcción de un local en cuanto a su utilización

para la labor del docente, que puede ser: construido especialmente, casa de habitación

acondicionada, casa de habitación sin acondicionar, galpón y palafitos.

TÍTULO DOCENTE:

Es el otorgado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación o Institutos de

Formación Docente que capacita legalmente al individuo para el ejercicio docente.

TÍTULO NO DOCENTE:

Es el otorgado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación que certifica la

culminación de estudios en una especialidad diferente a la docente.

TURNO: Es la organización del plantel según la jornada diaria de clase que imparte.



Los presentes documentos serán los únicos instrumentos válidos de apoyo

para los procesos que se ejecutan en todas las dependencias del Ministerio

del Poder Popular para la Educación.

Los mismo serán de obligatorio cumplimiento a partir de la fecha de vigencia,

la cual estará supeditada a la fecha de aprobación por el (la) Ciudadano (a)

Ministro (a).

La Dependencia responsable de la custodia física del original de este

documento, será la Dirección de Estadística del Ministerio del Poder Popular

para la Educación, adscrita a la Dirección General de Políticas Públicas.

Importante: Estos formularios podrán ser modificados según la dinámica

y necesidades que establezca la Dirección de Estadística del Ministerio del

Poder Popular para la Educación.

Formularios


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