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Sistemas

Administrativos

“ORGANIGRAMAS”

MATERIA 274

Dra. Laura Aira

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Organigramas

Dra. Laura Aira Sistemas Administrativos (274)

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INDICE 1. Definición. ................................................................................................................... 1 2. Objeto y finalidad. ....................................................................................................... 1 3. Requisitos. .................................................................................................................. 2 4. Criterios para la elaboración de los organigramas. ..................................................... 2 5. Símbolos y referencias utilizadas en los organigramas – Pautas de diseño. ............... 3 6. Tipología. .................................................................................................................... 5

6.1. En función de su ámbito de aplicación. ................................................................ 5 6.2. En función de su contenido. ................................................................................. 6 6.3. En función de su disposición gráfica. ................................................................... 7

7. Organigráficos. ........................................................................................................... 9 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 15

1. Definición.

Un organigrama es una representación gráfica, que no es la estructura formal de una organización sino una modelización de la misma. Se trata de una esquematización de la posición de las distintas áreas que integran a dicha organización, de sus diferentes niveles jerárquicos, de las líneas de autoridad y de asesoría.

Es una forma de describir a la estructura organizacional, de manera tal que

queden especificadas las redes de autoridad, las responsabilidades y las comunicaciones formales de la organización.

Esta simplificación gráfica de la realidad (no es una representación exacta) tiene

sus limitaciones. Una de ellas es el hecho de exponer sólo algunas de las relaciones de la organización formal, y ninguna de la organización informal; así como tampoco expresa los flujos o las cargas de trabajo.

2. Objeto y finalidad. El organigrama es un documento impreso en el que se muestra gráficamente las

funciones, departamentos o posiciones de la organización y como están relacionados formalmente entre sí, consignando el nombre del puesto y sin consignar el nombre de quien se desempeña en dicho puesto1.

Se trata de un instrumento que permite comprender el esquema general, el grado

de diferenciación e integración funcional de los elementos que componen a la organización. Y su finalidad se podría básicamente resumir en:

Ofrecer una visión general de la estructura formal de la organización.

Constituirse en fuente de consulta con fines de información.

Ofrecer una clara identificación de las relaciones de jerarquía formal existentes entre los principales órganos de la organización.

1 Definición que surge de la elaboración de conceptos extraídos de “Organigramas: diseño e interpretación”,

Saroka R., Ferrari Etchetto,C. Ediciones Macchi. 1973. Buenos Aires. Argentina

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Ser un medio que proporcione a todo individuo perteneciente a la organización, el conocimiento de su ubicación y de sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura formal organizativa.

Ayudar a identificar duplicaciones, dispersiones y superposiciones de funciones.

Arrojar luz respecto al ámbito de supervisión y control de los diferentes elementos de la organización.

Transformarse en un instrumento de utilidad para el análisis, conocimiento y diseño de la organización.

Cabe recalcar que siempre en el organigrama se plasma solo la estructura formal

de la organización, por lo que puede llegar a presentar información incompleta respecto de la realidad. Es por ello que, si en el caso de necesitar realizar un análisis minucioso de la estructura de la organización, se recurre a información complementaria.

3. Requisitos. Existen tres requisitos básicos que deben cumplir los organigramas, ellos son:

Precisión. Los órganos de la organización y sus interrelaciones deben representarse claramente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y evidenciando las relaciones de dependencia entre ellos.

Vigencia. Deben reflejar la situación presente, si es necesario deben ser actualizados; por esto siempre se aconseja que en margen inferior derecho se coloque la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

Uniformidad. Para facilitar la interpretación del organigrama es conveniente uniformar el empleo de la simbología para su diseño.

4. Criterios para la elaboración de los organigramas. Para lograr la mayor claridad en los organigramas, es recomendable que no

contengan un excesivo número de cuadros y puestos. Deben contener nombres de funciones y no de personas. Se utiliza el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agrupan por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro consignado el nombre el puesto en cuestión. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la organización y el título “organigrama”. En el ángulo superior derecho se coloca la fecha elaboración.

Para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

Los datos a recopilar. Se tiene que especificar la información básica que se requiere para poder determinar los datos necesarios a ser recopilados.

Las fuentes de información a utilizar. Las principales fuentes son: o Los archivos y centros de documentación (reglamentos, manuales

administrativos etc.).

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o Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.

Los métodos de recolección de datos a utilizar. Los principales métodos son:

o Investigación documental. Básicamente se trata de consultas sobre reglamentos, manuales, instructivos donde se citen las atribuciones y obligaciones de cada sección, las funciones y procedimientos a desarrollar, etc.

o Investigación de campo. Consiste en entrevistas con funcionarios de distintos niveles. Este tipo de investigación permite verificar la información documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de diversas unidades.

Antes de comenzar a la elaboración del organigrama se debe determinar el tipo de

organigrama que se requiere para la organización en cuestión. Luego se analiza, interpreta y confirma la información relevada.

En general debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades. Denominación de la organización.

Nombre de la persona que formuló el organigrama.

Fecha de formulación del organigrama.

Aprobación.

Leyenda, con la explicación de las líneas y símbolos especiales.

Es indispensable que no contenga nombres de personas sino solo las denominaciones de los puestos; y además deben ser claros para evitar diferentes interpretaciones de los mismos.

5. Símbolos y referencias utilizadas en los organigramas – Pautas de diseño. Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que

componen la estructura de la organización, así como las relaciones existentes entre ellos son:

Figuras para representar las unidades administrativas.

Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos. Si bien no existen normas rígidas para la elaboración de un organigrama, si hay

consenso en la utilización de determinadas pautas de diseño. Todo organigrama consiste en un cierto número de rectángulos que representan a

las unidades administrativas, lo cuales están colocados y conectados por líneas, las que indican la cadena de mando (jerarquía); de tal manera que pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad, así como la relación que los vincula.

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Para la representación de las unidades se utilizan rectángulos. No es recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas ya que pueden dificultar la comprensión del organigrama. No es necesario hacer unos rectángulos de mayores dimensiones que otros para destacar la importancia de alguna unidad; ya que ésta se la da el color y su relación con las demás unidades. Además de anotar el nombre de la unidad dentro del rectángulo que la representa, conviene que esté identificado con un número. En caso que el nombre completo no quepa en el rectángulo, se lo puede abreviar y al pie del diagrama se lo escribirá en forma completa.

Como regla general se sugiere la utilización de un solo tipo de figura para

simbolizar cada elemento integrante del organigrama. También es conveniente que los textos se escriban horizontalmente, al igual que los rectángulos, para facilitar la lectura del diagrama.

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones

semejantes. La ubicación de las figuras en el gráfico debe atender a las siguientes consideraciones:

Diferente nivel jerárquico: la disposición debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.

Mismo nivel jerárquico: se presentan primero las unidades operativas, y a continuación las de apoyo.

Las líneas de conexión representan las diversas relaciones que se dan entre las

unidades que integran la estructura de la organización. La relación principal de autoridad (relación lineal) es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización. Las principales recomendaciones son:

Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar estas últimas.

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que se rompe el principio de autoridad-responsabilidad, además de generar una imagen de estructura con flujo de trabajo estrictamente vertical.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una solo línea.

Evitar trazos y tramos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama.

Las líneas llenas sin interrupciones son las que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. Las líneas llenas verticales indican autoridad, mientras que las líneas horizontales indican especialización y correlación. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del rectángulo indica mando.

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Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Las líneas de puntos o discontinuas indican relación de coordinación y relaciones

funcionales. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican la continuación de la

estructura.

6. Tipología.

Existen diferentes formas de clasificar a los organigramas. Se los puede clasificar básicamente en función de su ámbito de aplicación, en función de su contenido y en función de su disposición gráfica.

6.1. En función de su ámbito de aplicación.

a) Generales o maestros. Suministran una visión general de la organización,

indicando sólo las unidades de más importancia.

b) Específicos o analíticos. Dan una visión detallada de la estructura de la organización; incluso se complementan con información en anexos.

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c) Complementarios o microorganigramas. Indican una sola unidad o una parte importante de la estructura en forma detallada.

Es conveniente tener en cada depto. Un organigrama maestro y uno suplementario

del propio departamento, esto permite aclarar y poner de relieve el trabajo en cada departamento; y difundir el conocimiento sobre la estructura orgánica y su utilidad en la organización.

6.2. En función de su contenido.

a) Integrales. Representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de

una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Dirección

Gerencia GerenciaGerencia

Departamento Departamento Departamento DepartamentoDepartamento Departamento Departamento

b) Funcionales. Describen los órganos de las organizaciones, y además muestran las funciones principales. Tiene una gran utilidad para la capacitación de personal y para presentar a la organización en forma general.

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c) De puestos, plazas y unidades. Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.

6.3. En función de su disposición gráfica.

a) Descendente o Vertical. Es el de uso más generalizado, se caracteriza por presentar la línea de autoridad desde arriba hacia abajo, encabezándolo un directorio o un consejo.

b) Horizontal. Es diseñado por medio de rectángulos, que van de izquierda a derecha, dando una visión de las líneas de dependencia. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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c) Mixto. Utiliza combinaciones de organigramas verticales y horizontales con el objetivo de ampliar las posibilidades de explicación del gráfico.

d) Circular. Compuesto de distintos círculos, el máximo nivel de autoridad se encuentra en el centro, los círculos concéntricos que se encuentran alrededor constituyen los diferentes niveles de la organización. A medida que los círculos se van alejando del centro, va descendiendo la autoridad. En cada círculo se coloca a los jefes, ligados mediante líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

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Este tipo de representación son las menos utilizadas en general.

7. Organigráficos.

Entonces podríamos decir que, un organigrama es un esquema de la estructura organización que cuenta con una disposición racional, consciente e institucionalizada de la división del trabajo. Pero la complejidad que plantean los entornos actuales, donde el cambio pasó a ser una constante, se traduce en nuevas formas organizacionales, cada vez más complejas. Esto hace que los organigramas tradicionales se tornen una imagen estática que aporta poco conocimiento sobre como realmente funcionan las organizaciones. Esta complejidad se puede visualizar fácilmente al ingresar en cualquier organización, lo que se verá es a la organización en acción: los individuos y los productos moviéndose en todas las direcciones. Pero al solicitar una imagen de la organización, se obtendrá un organigrama, un esquema ordenado que refleja los cargos y la jerarquización racionalmente elaborada de la organización en un momento dado (una foto).

En 1999 Henry Mintzberg y Ludo Van der Heyden conciben los organigráficos

como una alternativa creativa a los organigramas. Esta herramienta constituye un mapa de las funciones de una organización y las formas en que los individuos se organizan para explotar la oportunidad, optimizando las fortalezas organizacionales con que se cuentan.

En un artículo publicado en la Harvard Business Review, los mencionados autores

describen los elementos básicos de esta novedosa forma de comprender a la organización.

Se parte del concepto básico de que cada organización es un conjunto de

elementos (máquinas, personas), que no solo están interrelacionados sino que también son interdependientes. Mintzberg y Van der Heyden parten de la noción de la organización como sistema. Y para representar esta complejidad se basan en la

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utilización de centros y redes. Los organigráficos amplían la forma de ver a las organizaciones, no se trata de un gráfico sino un mapa que ofrece una visión general de las funciones de la empresa, así como las diferentes formas en que los individuos organizan su trabajo.

Para Mintzberg una organización no es un conjunto fijo de patrones de

comunicación, sino que se constituye por un número de individuos que interactúan en una compleja red, tratando de alcanzar determinadas metas prefijadas. Los sociólogos conocen a estos diagramas de interacción humana como sociogramas.

Esta nueva herramienta puede ayudar a los administradores y a la cúspide

estratégica a detectar fortalezas y explotar oportunidades. Hoy hay que comprender cómo funcionan las organizaciones, se trata de plantear:

¿Qué partes se conectan entre sí dentro de la organización?

¿Cómo deben ser los procesos y los individuos que intervienen en ellos?

Dado un conjunto de individuos que interactúan para que un proceso se lleve a cabo y que tienen ideas ¿cómo y dónde influyen esas ideas?

Con su flexibilidad y realismo, los organigráficos brindan a los administradores

respuestas a estas preguntas, pero además brindan un valor agregado, ayuda a los individuos a entender cómo encajan en el gran esquema de las cosas. Esta metodología permite conectar los puntos de la organización de una manera gráfica y creativa, visualizando los resultados. No es necesario eliminar los rectángulos de los tradicionales organigramas, pero si se introducen nuevos componentes denominados conjuntos, cadenas, hubs y redes.

En este artículo Mintzberg y Van der Heyden parten de un organigrama tradicional

de un diario y luego proponen un organigrafico para el mismo:

A partir de este esquema racional proponen representarlo de la siguiente manera:

Recursos Humanos Produccion Finanzas

Gerente General

Editor Editor

Jefe de Edicion

Editor General Editor de Pagina

Publicador

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Adaptado de Mintzberg & Van der Heyden, p. 91

O por ejemplo una organización que se dedica a la elaboración y comercialización

de dulces de frutas, de cosecha propia, podría presentar el siguiente organigrama:

Y su organigráfico2 podría ser:

2 Organigrama presentado por un grupo de alumnos en el primer cuatrimestre del año 2011, como parte de su

trabajo práctico.

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Un ejemplo de un organigráfico de una organización que se dedica a la fabricación de galletitas3, podría ser:

Otro ejemplo puede ser el de una organización que se dedica a la producción de

productos lácteos4, su organigráfico podría ser:

3 Organigráfico realizado por alumnos del Curso de Sistemas Administrativos a cargo de la Dra. Laura Aira, el

segundo cuatrimestre del año 2010, 4 Organigráfico elaborado por alumnos del Curso de Sistemas Administrativos a cargo de la Dra. Laura Aira,

durante el segundo cuatrimestre del año 2010.

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Otro ejemplo puede ser el organigráfico de un banco, donde se parte de una

concepción gráfica inicial:

Para luego analizarlo. En este organigráfico se puede ver cómo trabaja la

organización y se puede descubrir ciertos procesos que deben ser mejorados. Así se puede llegar al siguiente organigráfico mejorado:

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Este enfoque creativo de la cartografía del conocimiento permite a las organizaciones ver las relaciones críticas y las oportunidades competitivas. Conclusión

Podríamos decir que un organigrama es la disposición racional, consciente e institucionalizada de la división del trabajo, este tipo de estructuración encuentra su justificación en la necesidad de control, coordinación, etc. Desde el punto de vista de las redes sociales el organigrama define las relaciones que deben llevarse a cabo en el seno de la organización y viene impuesto desde los órganos de dirección. Pero no se toman en cuenta las relaciones informales. Todos conocen el organigrama y el lugar que ocupan en el mismo, esto condiciona en parte el comportamiento de los individuos dentro de la organización, sin embargo no se conoce la posición que se ocupa en el organigrama informal, y esto condicional la otra parte del comportamiento organizacional de los individuos.

Cuando se nos plantea el interrogante sobre que muestra un organigrama acerca

de la organización, se puede ver que no permite identificar:

Como trabaja la organización.

Que partes se conectan entre sí.

Como los procesos y las personas interactúan.

Qué ideas es conveniente aplicar y en donde aplicarlas. Mintzberg y Van der Heyden concibieron a los organigráficos como una alternativa

creativa a los organigramas. Se trata de una forma de graficar como funcionan realmente las compañías. Utiliza símbolos como estrellas, embudos, tubos, conexiones y cadenas para representar como una organización funciona realmente, mostrando interfaces críticas entre las personas y los procesos.

Los organigráficos son una herramienta visual de conocimiento de asignación que

se puede utilizar para visualizar las personas y los procesos que conducen a la cadena de suministros de cualquier organización. Son guías que se pueden utilizar estratégicamente para conocer mejor cómo la organización produce y usa el conocimiento. También revelan la debilidad o vacíos que se pueden convertir en oportunidades de crecimiento y desarrollo.

Por su flexibilidad, creatividad y realismo, los organigráficos permiten responder

aquellas preguntas que no se pueden responder con un organigrama.

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BIBLIOGRAFÍA

Driessen, Samuel; Huijsen, Willem-Olaf y Grootyeld, Marian. “Un marco para la evaluación de herramientas de mapeo en el conocimiento”. Diario de Gestión del Conocimiento. 2007.

Gómez Cejas, Guillermo. “Sistemas Administrativos. Análisis y Diseño”. Editorial Mc Graw Hill. México. 1998.

Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. “Administración” – 5º edición. Mc Graw Hill. México. 1994.

Mintzberg, H. “Diseño de organizaciones eficientes”. Editorial El Ateneo. Buenos Aires. 1990.

Mintzberg, Henry y Van Der Heyden, Ludo. “Organigraphs”. Harvard Business Review. 1999.

Nadler, Michael & Nadler, Mark. “Competing by Design: The Power of Organizational Architecture”. Oxford University Press, Inc. New York. 1997.

Saroka, R. y Ferrari Etchetto, C. “Organigramas: diseño e interpretación”. Editorial Macchi. Buenos Aires. 1973.

Simeray, J.P.; Baruzy. “La estructura de la empresa: principios y definiciones, tipos de estructuras y organigramas”. Ediciones Ibérico Europea. Madrid. 1974

Valencia Rodríguez, Joaquín. “Elaborar y usar los manuales administrativos” – 9ª edición. Editorial ECAFSA. México. 1999.

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