Acquisizione elettronica dei dati dell'inventario di veicoli

Massima efficienza L'obbligo, a cui sono sottoposte le imprese quotate in borsa, di valutare ogni trimestre il proprio inventario, ha portato il Gruppo Jacobs di Aquisgrana a introdurre una tecnologia portatile d'identificazione, volta al rilevamento efficiente di tutti i veicoli esistenti presso 16 sedi. Questa soluzione su misura per il cliente, ideata dall'azienda d'informatica Identass, si basa sui versatili computer palmari IT-G500 di Casio che consentono, oltre al rapido rilevamento dei dati d'inventario, altre funzioni come, ad esempio, la documentazione fotografica dei danni. La gestione elettronica dei processi d'inventario per il rilevamento e l'elaborazione automatizzata dei dati hanno ridotto a circa un decimo il dispendio di energie e permesso l'ammortizzazione del sistema nell'arco di un anno.

Veicoli a perdita d'occhio: dall'utilitaria economica fino alla scintillante berlina di lusso. Furgoni e station-wagon, fuoristrada o vetture sportive: in ogni categoria si può scegliere tra un gran numero di modelli. Veicoli nuovi, usati o in leasing, prevalentemente dei marchi Volkswagen, Audi, Skoda e Maserati: in complesso parecchie migliaia di automobili attendono nelle aree dedicate del Gruppo Jacobs ad Aquisgrana e dintorni di essere rilevati, trasportati altrove e naturalmente anche possibili nuovi proprietari. Nella regione di Aquisgrana, Düren, Heinsberg, dell'Eifel e del distretto Rhein-Erft il nome Jacobs rappresenta da più di 90 anni tradizione, esperienza e progresso nel campo dei veicoli e della tecnica automobilistica. E Jacobs detta le regole: circa 700 dipendenti e 190 apprendisti si occupano attualmente di circa 27.000 veicoli nuovi e usati ogni anno, per un fatturato di circa 550 milioni di Euro.

Utente: Jacobs Automobile GmbH & Co. KG Audi Zentrum Aachen 52078 Aachen - www.jacobs-gruppe.de

Settore: automobilistico

Utilizzo: rilevamento mobile dei dati d'inventario e documentazione fotografica dei danni

Prodotti: terminale mobile: Casio IT-G500 Software: soluzione MDE personalizzata

Partner: Identass GmbH & Co. KG 35394 Gießen - www.identass.de

Basta con le tediose ricerche

Il rilevamento dei veicoli può avvenire in qualsiasi ordine. Basta con la tediosa ricerca dei veicoli spulciando elenchi cartacei: il palmare MDE confronta automaticamente il codice identificativo del veicolo con l'elenco memorizzato.

Case Study: Gruppo Jacobs

Il Gruppo Jacobs è uno dei dieci maggiori rivenditori VW/Audi della Germania. Per realizzare capitale per l'espansione, la famiglia Jacobs, fondatrice dell'azienda, nell'anno 2005 ha venduto circa la metà delle sue quote al Penske Automotiv Group americano. Dopo dieci anni di una cooperazione di successo, nel 2015 il Penske Group è diventato socio di maggioranza nel gruppo Jacobs. Oggi la società si firma "JACOBS GRUPPE – PENSKE Automotiv".

Quattro inventari all'anno

Con il crescente successo del Gruppo sono aumentate anche le richieste dell'investitore statunitense all'organizzazione e al management della parte tedesca. Ad esempio per la società quotata nella NYSE non era più sufficiente una gestione del magazzino con un solo inventario all'anno. Oggi i veicoli devono essere rilevati e analizzati trimestralmente. "In anni precedenti si poteva ancora sostenere lo sforzo, cioè il fatto che una volta all'anno alcuni dipendenti si dovessero dedicare per due settimane all'inventario", ricorda Jens Christian Werner, amministratore delegato della Jacobs Holding. "Però con quattro inventari all'anno non è più possibile: ecco perché abbiamo cercato una soluzione più razionale." L'incombenza maggiore fu rapidamente individuata nell'organizzazione tradizionale dell'inventario su supporti cartacei, la mancanza di flessibilità che ne derivava, il rischio di errori e l'inevitabile perdita di tempo per le prenotazioni e le correzioni. Gli elenchi dei conteggi per le diverse sedi vennero stampati centralmente e distribuiti al personale competente. Il problema principale per il rilevamento dei veicoli era il rigido ordine dei veicoli negli elenchi e la ricerca, che richiedeva molto tempo. A ciò si aggiunge l'inevitabile percentuale di errori, che si verificano nella successiva trasmissione dei dati rilevati dagli elenchi nel sistema informatico. "C'era un enorme potenziale di risparmio nell'ottimizzazione dei processi di inventario e in un'efficiente logistica dell'informazione",

osserva Jens Christian Werner guardando al passato. "Investire nelle tecnologie di informazione all'avanguardia significa garantire un ammortamento più rapido e potenziare la qualità dei dati, perché tutti i veicoli vengono registrati in tempo reale online."

Soluzione MDE personalizzata

Un sistema di acquisizione dei dati per il rilevamento delle giacenze di veicoli è simile a un tradizionale programma di inventario, ma occorre considerare che esistono numerose condizioni speciali, che non rientrano negli standard. Per suggerimenti ci si è rivolti alla società informatica Identass GmbH & Co. KG di Gießen, allo scopo di far sviluppare una soluzione per l'acquisizione dati tagliata su misura per le esigenze specifiche del Penske Group, con un'interfaccia con il DMS (Dealer Management System) di livello superiore. Identass si è dimostrata un partner competente e ha sviluppato, insieme al team del progetto di Aquisgrana, una soluzione incentrata su robusti palmari che assicurano un rilevamento elettronico dei principali dati dei veicoli. Per scegliere dispositivi MDE adatti, è stato necessario prendere in considerazione numerosi fattori. Prima di tutto, grande attenzione è stata rivolta alla massima robustezza, al fine di garantire l'utilizzo all'aperto in caso di pioggia e freddo pungente e affinché l'apparecchio non subisse danni in caso di caduta. Anche l'ergonomia ha svolto un ruolo determinante per l'accettazione da parte dei collaboratori. Erano essenziali il peso ridotto, la forma maneggevole, il display a contrasto che potesse essere letto anche alla luce del sole nonché la lunga durata della batteria, per almeno un turno di lavoro. Tra le richieste rientravano, tra l'altro, un'architettura performante di sistema per un software compatibile con versioni future, una fotocamera digitale con flash e la comunicazione dati tramite WLAN e rete mobile. L'idea dei palmari è stata proposta da Chris Schmidt, amministratore delegato della società informatica Identass: "Nessun altro terminale portatile racchiude caratteristiche di funzionalità, ergonomia e robustezza in modo così convincente come la serie IT-G500 di Casio." "Dopo aver confrontato tra loro diversi apparecchi, scegliere Casio è stato facile", conferma Pascal Patej, venditore di automobile dell'Audi Zentrum di Aquisgrana. Oggi i palmari vengono impiegati in 16 sedi del Gruppo Jacobs.

Caratteristiche ergonomiche

Il 2D-Imager della Casio IT-G500 è inclinato verso il basso di 25° e permette di lavorare in modo ergonomico e senza stancarsi.

Palmare rileva il numero di telaio

L'etichetta con il codice a barre del numero di telaio, posta dietro il parabrezza, viene letta con l'imager. Se manca il codice a barre, il numero di telaio viene inserito mediante tastiera.

L'accettazione è importante Perché una soluzione informatica come l'acquisizione mobile dei dati si integri senza problemi nella gestione quotidiana e possa essere utilizzata anche da personale ausiliario non addestrato, è molto utile che il software indichi in modo semplice e comprensibile le operazioni da effettuare. Pascal Patej, che ha già effettuato inventari con questo sistema, dichiara: "L'impiego semplice era un requisito importante, in quanto, in futuro, i conteggi d'inventario dovranno essere eseguiti al di fuori degli orari di apertura, possibilmente nel corso del fine settimana, ad esempio a opera degli studenti." In più, le esperienze più recenti rivelano: "La formazione sull'impiego richiede soltanto pochi minuti. Il software è intuitivo e permette di inserire dati con sicurezza e affidabilità. L'imager del terminale rileva i codici d'identificazione in modo rapido e sicuro. Eventuali errori sono pressoché esclusi."

Conteggio dell'inventario mobile nella pratica Obiettivo primario dell'introduzione di questa nuova soluzione era un'acquisizione efficiente, rapida e sicura dei veicoli, senza perdere troppo tempo per le ricerche. Inoltre si doveva evitare il ricorso a documenti cartacei, che spesso sono soggetti a errori. Oggi nel DMS (Dealer Management System) viene creato per tutte le sedi un set di dati e trasmesso tramite l'interfaccia Identass come elenco d'inventario ai palmari MDE. L'elenco contiene tutti i veicoli in deposito, in totale più di 6.000 unità. Nelle diverse sedi vengono quindi rilevati sistematicamente (fila per fila) tutti i veicoli presenti, indipendentemente che si tratti di veicoli di clienti o appartenenti al Gruppo. A tale scopo viene letta l'etichetta con il codice a barre del numero di telaio, collocata dietro il parabrezza. Se manca il codice a barre, il numero di telaio viene inserito manualmente. Durante l'operazione nel palmare MDE viene controllato se il numero è già noto o se deve essere aggiunto. Dopo il completo rilevamento di tutte le informazioni, i dati vengono trasmessi nuovamente al DMS da dispositivi mobili tramite WLAN o rete all'interfaccia multilink di Identass, raggruppati e analizzati. Qualora nel corso dell'acquisizione dati per l'inventario si rilevassero ad esempio danneggiamenti recenti, possono essere documentati con la fotocamera digitale integrata nel palmare.

Grandi vantaggi, rapido ammortamento

Anne Reul, responsabile presso l'Audi Zentrum di Aquisgrana si dichiara molto soddisfatta della nuova soluzione d'inventario: "Il trasferimento, precedentemente necessario, dei dati rilevati dagli elenchi nel sistema informatico e la copia manuale erano attività dispendiose, tediose e non produttive. Oggi, tutto ha luogo in modo completamente automatico e il carico di lavoro si limita all'individuazione delle differenze." Se si osserva il tempo attualmente dedicato al rilevamento, equivalente a un massimo di due ore per sede e all'elaborazione automatizzata dei dati d'inventario, è possibile individuare, nel complesso, una riduzione del 90% del carico di lavoro per l'inventario. I costi totali del portatile e del software di rilevamento sono rientrati nei limiti, in quanto Identass è riuscita ad adeguare il proprio software standard modulare alle esigenze del Gruppo Jacobs intervenendo di poco sul piano della programmazione. Di conseguenza, è stato possibile ammortizzare l'investimento già nel primo anno di utilizzo. Le caratteristiche dei palmari Casio, però, non si esauriscono qui e stimolano la riflessione su possibilità di utilizzo. Così, oltre alla documentazione fotografica già menzionata, si può utilizzare anche il modulo GPS integrato, per registrare la posizione dei veicoli parcheggiati. Poiché il palmare offre anche la funzionalità NFC/RFID, all'occorrenza possono essere rilevati anche dati dei transponder (tags). Prima di tutto, però, i palmari MDE possono essere utilizzati anche nel magazzino ricambi, come aiuto nei conteggi dell'inventario.

Documentazione fotografica dei danni Si possono documentare fotograficamente eventuali danni o imbrattamenti particolarmente diffusi. La fotocamera integrata del Casio IT-G500 produce immagini da 5 megapixel, che possono essere trasmesse con la rete mobile insieme ai dati del veicolo.

I nomi dei prodotti e della società sono prodotti commerciali registrati o marchi di fabbrica dei rispettivi titolari. Il design e le specifiche possono variare senza preavviso. I colori dei prodotti reali possono differire da quelli delle immagini qui riportate. I contenuti visualizzati sullo schermo sono simulazioni. Tutti i dati corrispondono allo stato dell'ott. 2017 e possono variare senza preavviso.

CASIO Europe GmbH - Mobile Industrial Solutions - CASIO-Platz 1 - D-22848 Norderstedt Tel.: +49 (0) 40 52 86 5-407 - Email: solutions@casio.de - www.casio-solutions.de

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