Auf einen Blick

Massenpflege von SAP Stammdaten bei TITGEMEYER mit FIS/mpm®

Schneller neue Verkaufspreise kalkulierenKunde

� Gebrüder TITGEMEYER GmbH & Co. KG

� Gründungsjahr: 1901

� Firmensitz: Osnabrück

� Beschäftigte: 500

Branche

� Industrie Produktion-Verbindungshandel

Kennzahlen

� Artikelstammdaten: 30.000

� Preiskonditionssätze: 250.000

� ROI: 18 Monate

Herausforderung

Die Datenbasis an Kunden-Preiskonditions-sätzen hatte sich bei TITGEMEYER derart aufgebläht, dass ein schnelles Erstellen kundenspezifischer Massenpreislisten nur noch schwer möglich und mit hohem Auf-wand verbunden war. Deshalb suchte das Unternehmen ein System für die Vorerfas-sung von SAP-Stammdaten, um insgesamt besser auf Preisänderungen seiner Liefe-ranten reagieren zu können.

Lösung

� FIS/mpm® - Stammdatenmanagement

Nutzen

Seine SAP-Datenbank kann TITGEMEYER mit dem Einsatz von FIS/mpm® um 75 Prozent überflüssiger Kunden-Preiskondi-tionssätze reduzieren. Durch die Erfassung von Stammdaten-Änderungen in der FIS-Software kann das Unternehmen kunden-spezifische Massenpreislisten schneller erstellen. Die Qualität der Stammdaten hat sich erhöht und die Software trägt zu einer effektiven Deckungsbeitragsprüfung bei.

Herstellers von Fahrzeugbauteilen und Befestigungstechnik. „Ent-weder sind dann unsere eigenen Personal-Stammdaten oder die des Gegenüber nicht auf dem letzten Stand“, so die Erkenntnis des IT-Lei-ters.

Nicht minder wichtig ist die Pflege von Material-Stammdaten. 30.000 Artikel aus den beiden Geschäfts-bereichen Befestigungstechnik und Fahrzeugbauteile hat TITGEMEYER in SAP gelistet, davon sind zwei Drittel Handelsware, der Rest Konfigura-tionsprodukte. TITGEMEYER liefert Bausätze an seinen Kunden und arbeitet hierfür mit einem so ge-nannten Variantenkonfigurator. Die Kunden im Bereich Fahrzeugbau-teile - alle großen Fahrzeugbauer in Deutschland - geben ihre Spezifika-tion an. Mit Hilfe des Konfigurators stellt TITGEMEYER die dafür benö-tigten Artikel zusammen, es ent-steht eine Stückliste und der Fahr-zeugbauer erhält die vorgefertigten Einzelteile, aus denen er dann sei-nen Nutzfahrzeug-Aufbau baut.

40% aller Bestellungen werden auf Grund von Stammdatenproblemen verzögert, so lautet eine - allerdings nicht bewiesene - Tatsachenbe-hauptung aus dem Umfeld betriebs-wirtschaftlicher Standardsoftware. Als langjähriger Kenner von SAP-Systemen kann Dieter Wasilke, IT-Leiter der TITGEMEYER Gruppe aus Osnabrück, dies zwar nicht unmit-telbar aus eigener Erfahrung be-stätigen. Jedoch kennt auch er das Problem, dass sein Unternehmen durch die umständliche Pflege von Material-Stammdaten in SAP nicht so schnell auf Preisänderungen der Lieferanten reagieren kann, wie es wünschenswert wäre. Deshalb hat TITGEMEYER seit 2011 FIS/mpm® als integriertes System für die Vor-erfassung von SAP-Stammdaten im Einsatz.

Jedes System ist nur so gut wie sei-ne Stammdatenpflege. Auf dem Schreibtisch von Dieter Wasilke lan-det noch heute ab und zu Post an seinen Vorgänger - und Wasilke ist seit 2007 IT-Leiter des Osnabrücker

„Das FIS-Kompetenzteam hat unsere Beispiele aus der Aufgabenstellung ohne Änderung einfach im FIS/mpm® - Standard umgesetzt. Andere Softwarehersteller hätten ihre Lösungen erst aufwändig anpassen müssen“

Dieter Wasilke,IT-Leiter

deutlich erhöht, denn es geschehen keine Übertragungsfehler mehr.Dadurch, dass sich die Konditions-sätze mit FIS/mpm® automatisch extrahieren lassen, gelang es dem

Vertriebsteam ferner, seine Daten-basis massiv zu verschlanken. Denn rund drei Viertel der 1 Million akti-ven Preiskonditionen waren veral-tet, erschienen überflüssigerweise immer wieder in Auswertungen und hätten eigentlich gelöscht werden können. Im SAP-Standard solche Da-tensätze pro Kunde manuell heraus-zusuchen, ist jedoch ein immenser Aufwand, für den im Tagesgeschäft kaum Zeit bleibt. Denn man findet die Konditionen nur schwer und muss sie Kunde für Kunde im SAP-Standard löschen. FIS/mpm® trägt Konditionen pro Kunde automatisch zusam-men und stellt sie in einer ge-kapselten Umgebung dar, wo sie nach Prüfkriterien schnell zur Löschung gekennzeichnet werden. Nach Abschluss die-ser Konsolidierung werden bei TITGEMEYER nur noch die ak-tuellen, jeweils rund 250.000 Konditionen übrigbleiben und unnötiger Ballast fällt weg.

FIS/mpm® ist wie eine SAP-Transaktion

Für José Santos ist, was die Be-dienung und das ganze Arbeits-umfeld angeht, „FIS/mpm® im Grunde wie SAP“. Aus dem originären SAP-Daten-bestand werden die gewünsch-ten Daten in einen temporären Bereich extrahiert, der von FIS/mpm® angesprochen wird.

wand für die Key- User, und da dies alles auch nicht immer kompakt an drei hintereinander liegenden Ta-gen ablief, wurden die SAP-Massen-preislisten folglich nicht so häufig aktualisiert, wie es wünschenswert gewesen wäre. „Im Klartext heißt das, wir konnten Änderungen bei den Einkaufspreisen nicht so schnell an unsere Kunden weitergeben, wie wir gewollt hätten“, so José Santos.

Die Handarbeit von früher nimmt dem Vertriebsinnendienst heute die FIS-Lösung ab. In ihr lässt sich frei selektieren, welche SAP-Tabel-lenfelder pro Artikel extrahiert wer-den sollen - Materialnummer, Ver-kaufspreise, aktuelle Umsätze usw. - und FIS/mpm® stellt diese dann automatisch zusammen. So dauert das Extrahieren der Artikelstamm-Datensätze aus SAP nach FIS/mpm® nur noch 30 Minuten, statt wie frü-her einen ganzen Arbeitstag. Aus der FIS-Software heraus wird nach wie vor eine Excel-Tabelle erzeugt, welche die Kollegen dann bearbei-ten und die neuen Artikelpreise pro Kunde festlegen. Die Rück-Übertra-gung der neuen Artikelstammdaten und dazugehöriger Konditionssätze in die SAP-Datenbank dauert mit FIS/mpm® wiederum nur eine halbe Stunde.

Besser fundierte Unterneh-mensentscheidungen

Die Preise ließen sich zwar auch schon früher in SAP neu eintragen, aber die Neuerfassung der Kun-denkonditionen war so aufwändig, dass man sich diesem Vorgang nur wenige Male im Jahr widmete. So hat sich zum einen der zeitliche Aufwand enorm reduziert. Wenn ein Lieferant die Preise erhöht, kann TITGEMEYER seine eigenen kun-denspezifischen Preise heute viel schneller und flexibler anpassen. Das Resultat sind letztlich besser fundierte Unternehmensentschei-dungen. Allein aus der gewonnenen Arbeitszeit heraus errechnet Dieter Wasilke einen Return-on-Invest-ment der Lösung von 18 Monaten, die Auswirkungen auf eine bessere Marge pro Produkt reduzieren den ROI auf wenige Monate. Außerdem hat sich die Datenqualität in SAP

„Zur Bearbeitung mussten wir SAP-Stamm-datensätzen früher mühsam per Hand extrahieren. Heute nimmt uns dies die FIS-Software ab. Dadurch können wir Än-derungen bei den Einkaufspreisen schneller an unsere Kunden weitergeben.“

José Santos, SAP Key-User Vertrieb

Dort können die Anwender die Daten bearbeiten, Geschäftsszenarien ent-wickeln und prüfen. Ist die Entschei-dung zur Preisfindung gefallen, wer-den die Daten per Knopfdruck wieder

in die originären SAP-Datenbestände hineingespielt. Auf diese Weise ist das operative SAP-Geschäft nicht be-einträchtigt. Die Arbeit in FIS/mpm® stellt sich den Nutzern wie eine SAP-Transaktion dar. Die Preisfindung ist bei alldem nur eine der wichtigen Aufgaben, die sich mit der FIS-Software besser be-werkstelligen lassen. Eine weitere ist die Attributserstellung: Für je-den Artikel legt TITGEMEYER in den

„Durch genormte Eingangs- und Ausgangs-schnittstellen und Prüfroutinen in FIS/mpm® geschehen keine Eingabefehler mehr, was insgesamt die Datenqualität in SAP deutlich erhöht. Stammdaten, Preise und Konditionen sind mit FIS/mpm® heute stets aktuell.“

Christian Lauxtermann, SAP Key-User Vertrieb

Kundenspezifisches Pricing erschwerte die eigene Kalkulation

Bei der Preisfindung dieser kun-denindividuellen Aufträge hat TITGEMEYER eine eigene Methodik für kundenspezifische Preise entwi-ckelt.

„Wir hatten in SAP immer das Pro-blem, schnell die jeweils aktuellen Verkaufspreise einzugeben, die ja auch abhängig sind von unseren Einkaufspreisen. Der Stammdaten-satz eines Artikels enthält nämlich nur einen einzigen Preis, wir aber haben kundenspezifische Preise“, erklärt Dieter Wasilke.

Das bedeutet: TITGEMEYER hat seine Preise fein gestaffelt und an bestimmte Bedingungen des jewei-ligen Kunden geknüpft wie Größe, Abnahmemenge etc. So entstand eine Matrix aus Preisen und Kunden, die so genannten Preiskonditionen. Zum Zeitpunkt der Einführung von FIS/mpm® wies das SAP-System über eine Million solcher Preiskon-ditionssätze auf. Kein Wunder also, dass es immer schwieriger wurde, neue Verkaufspreise festzulegen. Denn regelrechte Massenpflege-tools gibt es im SAP-Standard nicht. So mussten die Mitarbeiter zu je-dem Artikel, dessen Preis geändert werden sollte, die dazugehörigen Konditionssätze per Hand heraus-suchen, um sie entsprechend anzu-passen.

Das Unternehmen suchte deshalb ein System, mit dem man die Masse an Konditionssätzen effizient berei-nigen kann und das es vor allem er-

möglicht, kundenspezifische Preise künftig schneller festlegen zu kön-nen - indem es Kundendatensätze automatisch nach beliebigen Krite-rien extrahiert und für die Bearbei-tung, Auswertung und Löschung in einem gesonderten Datenraum bereitstellt.

FIS/mpm® bewältigt alle Anforderungen im Standard

Die Lösung fand TITGEMEYER bei der FIS GmbH mit FIS/mpm®, dem SAP-Add-on für die Vorerfassung von SAP-Stammdaten. „Der Anpas-sungsaufwand an unsere individu-elle Problemstellung war bei der FIS am geringsten“, so Christian Lauxtermann, SAP Key-User SD bei TITGEMEYER, „wir können unsere speziellen Anforderungen und Ge-schäftsprozesse ganz wesentlich mit der Standardlösung abbilden -

andere Hersteller hätten ihr System soweit anpassen müssen, dass es fast schon wieder auf eine Indivi-dualsoftware hinausgelaufen wäre. Das hilft uns auch bei SAP-Release-wechseln, bei denen wir FIS/mpm® weiternutzen können.“ Der hohe Grad der SAP-Integration sowie die einfache Bedienung sprachen au-ßerdem für die FIS-Lösung.

Ein Drittel der Zeit gespart bei der Preisfindung

Mit der FIS-Lösung benötigen die SAP-User im Fachbereich für die Erstellung neuer Preiskonditionen heute nur noch ein Drittel der Zeit.„Früher haben wir die Stammdaten-sätze der zu bearbeitenden Artikel aufwändig aus SAP in eine Excel-Tabelle extrahiert“, erklärt SAP Key-User José Santos. Dies dauerte einen ganzen Arbeitstag. Einen weiteren Tag benötigten die Vertriebsverant-wortlichen, um gemeinsam über die Tabelle zu gehen und die Ver-kaufspreise für jeden Kunden neu zu kalkulieren. Hier gilt es viele De-tails zu beachten: Welche Preise las-sen sich am Markt durchsetzen, wie verändert sich der Deckungsbeitrag, bezogen auf die ganze Produktgrup-pe, wenn man den VK-Preis hebt oder senkt und vieles mehr. Einen weiteren Arbeitstag benötigte man schließlich, um die neuen Preiskon-ditionen wieder zurück in SAP zu la-den. Ein sehr hoher manueller Auf-

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Röthleiner Weg 1 Tel.: +49 97 23 / 91 88-0D-97506 Grafenrheinfeld Fax: +49 97 23 / 91 88-100www.f is-gmbh.de info@f is-gmbh.de

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SAP-Stammdaten vielerlei Attribute fest, welche das Produkt beschrei-ben. Wird nun an den Artikeln etwas verändert - und sei es, dass ein Loch zwei Zentimeter weiter rechts ge-stanzt wird - muss dies in den Arti-kel-Attributen verändert werden.

Dies wird heute in FIS/mpm® erledigt. Gleichzeitig erkennt die Software automatisch, dass sich Attributs-änderungen in Artikel A unter Um-ständen auf weitere Artikel auswir-ken, die mit Artikel A zusammen

einen Bausatz ergeben. Und in der lo-gistischen Kette werden diese Anpas-sungen anschließend umgehend in den Webshop übertragen.

Generell ändern sich Stammdaten heute viel schneller als noch vor ei-nigen Jahren. Die TITGEMEYER Grup-pe hat sich deshalb für FIS/mpm® als Werkzeug entschieden - es hilft dabei, solche Änderungen schnell und flexi-bel durchzuführen, sorgt für höhere Datenqualität und beeinträchtigt nicht den operativen Betrieb.

Gebrüder TITGEMEYER GmbH & Co. KG

Die Gebrüder TITGEMEYER Unterneh-mensgruppe positioniert vielfältige Pro-dukte in den Bereichen Fahrzeugbauteile und Befestigungstechnik im internationa-len Markt. Das Unternehmen bietet maß-geschneiderte Lösungen und praxisorien-tierte Innovationen für Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen: Werften, Flugzeug- und Fahrzeugbau, Industrie und Handwerk. TITGEMEYER betreibt vier Produktionsstandorte in Lotte, Gevels-berg, Tripton/UK und Albrechtice nad Vltavou/Tschechien. Unternehmenssitz ist Osnabrück.

FIS GmbH

Die FIS Informationssysteme und Con-sulting GmbH ist ein expandierendes, unabhängiges Unternehmen mit rund 500 Mitarbeiter/innen. FIS hat seinen Schwerpunkt in der Durchführung und Beratung von SAP-Projekten und entwi-ckelt moderne sowie effiziente Lösun- gen zur sinnvollen Ergänzung des SAP-Standards. Mit dem Branchentem- plate FIS/wws®, der SAP-zertifizierten Komplettlösung für den Technischen Großhandel, ist FIS Marktführer in der DACH-Region. Daneben bietet FIS als SAP Gold Partner branchenunab-hängige SAP Add-Ons – die FIS Smart- Products. In der Tochtergesellschaft FIS-ASP betreiben und administrieren mehr als 80 Spezialisten die SAP- Systeme von Kunden in eigenen Rechenzentren in Süddeutschland.