Predmet: Recenzija rukopisa pod naslovom: "INTEGRISANI SISTEMI MENADŽMENTA", autora prof.dr V.Stoiljkovića, P.Stoiljkovića, B.Stoiljkovića i mr Z. Obradovića

R E C E N Z I J ARukopis " INTEGRISANI SISTEMI MENADŽMENTA" gore navedenih autora ima 550 stranica teksta, 118 slika i 15 tabela. Literatura obuhvata 186 naslova.. Predgovor na dve strane i sadržaj na četiri strane dati su na početku knjige.

Šest glava obrađenih u knjizi nose sledeće naslove:

1. Uvod2. Uspešne priče u uvođenju integrisanog sistema menadžmenta3. Sistem, procesi i menadžment procesima4. Sistemi menadžmenta5. Uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta6. Alati kvaliteta za podršku IMS-a7. Integrisani sistem menadžmenta u EPS-u

U uvodu se govori najpre o značaju integracije sistema menadžmenta kvalitetom – standard ISO 9001:2000, zaštitom životne sredine – standard ISO 14001:2004 i sistema menadžmenta za zdravlje i bezbednost – OHSAS 18001:1999 za vođenje ukupnog biznisa organizacije. Ovde se takođe navodi da pojedine organizacije koje se bave proizvodnjom poljoprivrednih proizvoda, mesa i ostalih životnih namirnica, kao i organizacije koje pripremaju hranu, često u svoj integrisani sistem menadžmenta uključuju i standard za bezbednost hrane ISO 22000:2005, koji u sebi sadrži i HACCP principe.

Dalje izlaganje u knjizi odnosi se na integrisani sistem menadžmenta koji obuhvata tri sistema menadžmenta: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 i OHSAS 18001:1999. Za svaki od ovih standarda u uvodu se daje kratak istorijat nastanka i ukazuje se na značaj tih sistema menadžmenta za uspešno poslovanje organizacije, bilo da je reč o proizvodnoj ili uslužnoj organizaciji. Ovde se takođe ukazuje na novi način ilustrovanja standarda ISO 14001:2004 i OHSAS 18001:1999 preko spirale čime se daje više dinamičko razumevanje organizacije, za razliku od ISO 9001:2000 koji se ilustruje piramidom, odnosno ukazuje na statičnost organizacije.

Navedena tri sistema menadžmenta imaju sličnosti koje omogućavaju njihovu integraciju. Sličnosti između ovih sistema menadžmenta odnose se na sledeće:

- privrženost top menadžmenta

- kontrola dokumenata i zapisa

- definicija politike

- planiranje dugoročnih i kratkoročnih ciljeva

- procedure za obuku zaposlenih

- saopštavanje procedura

- auditi

- kontrola neusaglašenosti, značajnih aspekata i hazarda

- korektivne i preventivne akcije

- preispitivanje od strane menadžmenta

1

Postojeće sličnosti između tri sistema menadžmenta nude prednosti za organizacije. Autori ukazuju na te opšte prednosti integrisanih sistema menadžmenta,a to su:

minimiziranje dokumentacije i zapisa (rad sa papirima)

manje birokratije i manje konfuzije između standarda

ušteda troškova optimiranjem vremena i resursa pridruženih za sisteme

pojednostavljenja internih i eksternih audita

više paznje na međusobne odnose – sinergija kao i razmena – između kvaliteta, životne sredine, zdravlja i bezbednosti na radu i socijalne odgovornosti.

Posebnu pažnju autori su poklonili kapacitetu organizacije da upravlja različitim sistemima menadžmenta koji postaje značajniji zbog povećanog broja odgovornosti i zahteva od eksternih interesnih grupa, što rezultira u povećanoj kompleksnosti organizacije. U uvodu se ukazuje na to da je kompanija suočena sa izazovima da obezbedi sinergiju između različitih sistema menadžmenta, da se prilagodi brže promenama na tržištu, i da brzo reaguje na potrebe interesnih grupa, kao i na promene u propisima.

Posebna pažnja u uvodu je posvećena i izazovu promene koju organizacija mora da prihvati i sprovede kako bi opstala na tržištu. Autori ukazuju na to da su neke organizacije bile ili su još uvek "potopljene u vodi", tako da ili ne preduzimaju neophodne promene ili to čine kada je već kasno. Jasno je da to može da dovede do nestanka takvih organizacija, jer one ne mogu da izdrže konkurenciju onih organizacija koje su već uvele, ili su na putu da uvedu integrisan sistem menadžmenta.

Uvođenje integrisanog sistema menadžmenta dovodi do transformacije sistema menadžmenta biznisom. To je razlog da se u uvodu govori i o modelu transformacije i o prilikama za poboljšanje biznisa uvođenjem integrisanog sistema menadžmenta.

Uticaj na životnu sredinu i održivi razvoj postaje sve značajniji za opstanak. Održivi razvoj ispunjava potrebe današnje populacije, utičući pozitivno na sposobnost budućih generacija da zadovoljavaju svoje potrebe. Društvo postaje svesnije uticaja koji na životnu sredinu imaju industrijske aktivnosti, te očekuje od organizacija da posluju odgovorno i da takvo poslovanje javno i demonstriraju. Autori ukazuju i na to, da godišnjim izveštajima organizacija značajno mesto počinje da zauzima i deo koji se odnosi na ispunjenje obaveza organizacije vezanih za zaštitu životne sredine. Tu se posebno ukazuje na Direktivu Evropske unije poznatu kao «Accounts Modernization Directive».

Uvođenje integrisanog sistema menadžmenta predstavlja zapravo integraciju za budućnost. Stoga se u uvodu ukazuje na globalne faze i vremenske okvire unutar kojih organizacija može da dostigne zahtevanu integraciju. Isto tako, tu se ukazuje i na to šta sve može integrisani sistem menadžmenta da učini za organizaciju, odnosno kako može da ojača njenu konkurentsku moć.

Glava dva nosi naziv «Uspešne priče u uvođenju integrisanog sistema menadžmenta». Uspešne priče se odnose na jednu kompaniju iz Engleske koja je prešla put do integrisanog sistema menadžmenta, kompaniju Toyota i na kompaniju Horiba sa sedištem u gradu Kyoto. Sve tri kompanije su uspešno uvele integrisani sistem menadžmenta. Njihove priče govore o procesu koji su koristile za uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta, kao i o koristima koje su

2

ostvarile. Priče tih uspešnih kompanija mogu da ohrabre i da ukažu svim organizacijama kako da i one pređu taj put do izgradnje svojih integrisanih sistema menadžmenta.

Glava 3 nosi naziv «Sistem, procesi i menadžment procesima». U toj glavi se definiše sistem, daje se objašnjenje šta je proces i koje vrste procesa postoje u organizaciji. To je bilo neophodno jer je poznato da su sva tri standarda: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 i OHSAS 18001:1999 zasnovani na procesnom modelu. Za opis procesnog modela u knjizi se koristi SIPOC – Supplier Input Process Output Customer model koji je postao de facto standard u svetu za opisivanje procesa. Osnovu za izlaganje u ovoj glavi predstavlja pristup koji je definisao Deming i koji počiva na sistemu koji je sastavljen iz više procesa koji imaju za cilj da pretvore ulaze u izlaze uz najmanji utrošak resursa, u najkraćem vremenskom periodu bez grešaka i štetnog uticaja na životnu sredinu i zdravlje zaposlenih.

Korišćenjem pristupa koji je uveo Deming i uz njegovu pomoć razvijen je sveobuhvatni koncept za poboljšanje sistema poznat kao TQL – Total Quality Leadership. Taj koncept je osnova za sva razmatranja u ovoj knjizi. U ovoj knjizi se obrađuje prva faza tog koncepta «Menadžment procesima», a samo se napominje da postoji i druga faza «Strateški menadžment», koji nije predmet razmatranja u ovoj knjizi.

Za uspešnu realizaciju menadžmenta procesima potrebno je da se top menadžment angažuje u tri sledeća velika područja :

stvaranje kritične mase

iniciranje aktivnosti menadžmenta procesima

podržavanje i produžavanje menadžmenta procesima

Stvaranje kritične mase je veoma važno za pokretanje bilo koje promene, a posebno za pokretanje promene koja dovodi i do kulturne transformacije organizacije. To je razlog da se u glavi 3 detaljno objašnjava proces stvaranja kritične mase. Autori ukazuju na to, da su obrazovanje i obuka najvažniji faktori stvaranja kritične mase i promene kulture organizacije.

Za pokretanje aktivnosti menadžmenta procesima, kao i za podržavanje tog procesa, postoji jasno definisana metodologija i ona je predmet izlaganja u ovoj glavi. Pri tome se ukazuje na razliku između poboljšanja procesa i rešavanje problema. To je veoma važno jer jasno ukazuje na zablude da se rešavanjem problema mogu ukloniti i korene uzroka koji dovode do varijacije u procesima i do gubitaka. Autori ukazuju na to,da je pravi i jedini put je poboljšanje procesa primenom alata i metoda kvaliteta.

Od izbora prilaza za poboljšanje sistema zavisi i uspeh projekata. Zato autori detaljno izlažu veći broj pristupa i ukazuju na onaj koji dovodi sigurno i bez lutanja do pozitivnih rezultata po organizaciju.

Procesima je posvećena pažnja u glavi 3. Definisani su značajni procesi podrške. Koristeći američki model izvrsnosti Malcolm Baldrige detaljno su objašnjeni procesi koji stvaraju dodatnu vrednost – značajni procesi, kao i procesi podrške. Tako čitaoci imaju priliku da vide da zapravo uspostaljvanjem integrisanog sistema menadžmenta organizacija čini prve korake u smeru dostizanja izvrsnosti.

3

Standardi zahtevaju da se identifikuju svi procesi koji su opisani tim standardima. Iz tih razloga autori u glavi 3 obrađuju i identifikaciju tih procesa. Ti procesi su dati u tabeli, ali i vizuelno mogu lako da se identifikuju i razumeju.

Procesni model, koji je osnova sva tri standarda, zahteva snimanje procesa. U glavi 3 je detaljno opisan «Proces snimanja procesa» koji se koristi u knjizi, uključujući i softversku podršku korišćenjem softvera Visaul Processes. Objašnjene su karte makro procesa, karte mikro procesa i karte detalja kako to zahtevaju standardi. Korišćenjem softvera Visaul Processes dati su primeri snimljenih i grafički prikazanih karti procesa. Kroz te primere detaljno je objašnjen i proces snimanja procesa, tako da je razumljiv za bilo kog čitaoca.

Glava 4 nosi naziv «Sistemi menadžmenta». U ovoj glavi su obrađeni: integrisani sistem menadžmenta, sistem menadžmenta kvalitetom, sistem menadžmenta zaštitom životne sredine, sistem menadžmenta za zdravlje i bezbednost i sistem menadžmenta za bezbednost hrane. Za uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta u ovoj glavi su opisani mogući procesi integracije: sekvencijalni, kombinovani i paralelni proces uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta. Za svaki od tih pristupa navedeni su prednosti i nedostaci. Kao najbolji proces preporučuje se kombinovani proces uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta. Prema kombinovanom procesu uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta prvo se realizuje proces uspostavljanja sistema menadžmenta kvalitetom prema zahtevima standarda ISO 9001:2000, a zatim paralelno sistem menadžmenta zaštitom životne sredine i sistem menadžmenta za zdravlje i bezbednost. To omogućava da se već u toj fazi osete značajna poboljšanja koja dodatno «pokreću» ljude i povećavaju njihovu privrženost za poboljšanje procesa i uređenje čitavog sistema.

Pošto se uspostavi sistem menadžmenta kvalitetom, isti timovi koji su radili na snimanju i poboljšanju pojedinih procesa,nastavljaju da rade na uspostavljanju sistema menadžmenta zaštitom životne sredine i sistema menadžmenta za zdravlje i bezbednost. Kako već imaju dovoljno znanja o strukturi, zahtevima i značaju sistema menadžmenta kvalitetom, kao i postavljene «temelje», tj. snimljene procese i urađenu dokumentaciju sistema kvaliteta, oni znaju da ih ne očekuju velike obaveze i sa zadovoljstvom pristupaju realizaciji nova dva projekta. Prikazani pristup je u većem broju kompanija, gde su radili autori, dao izuzetno pozitivne rezultate.

Na osnovu napred iznetih objašnjenja u knjizi autori preporučuju kompanijama da primenjuju kombinovani proces uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta. Ako je reč naprednijim kompanijama i kod ovog procesa može da dođe do delimičnog preklapanja realizacije projekta, tj. dalje približavanje ka paralelnom procesu uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta i još većem skraćenju vremena realizacije projekta.

Bez obzira koji se pristup koristi, na kraju se dobija integrisani sistem menadžmenta. U tom sistemu postoji samo jedan Priručnik IMS umesto dosadašnja tri (QMS Priručnik sistema kvaliteta, EMS Priručnik za zaštitu životne sredine i OHSAS Priručnik za zdravlje i bezbednost. Sistemske procedure se integrišu za sva tri sistema, gde god je to moguće, a isto važi i za operativne procedure i druga dokumenta integrisanog sistema menadžmenta.

Sistem menadžmenta kvalitetom postoji još od daleke 1987. godine kada je izašla prva verzija standarda ISO 9001:1987. Od tada do danas veliki broj organizacija u

4

svetu je uspostavio taj sistem, tako da postoji dosta iskustva u toj oblasti. To je bio povod da se u knjizi najpre ukaže na prednosti za organizacije koje već imaju uspostavljen sistem menadžmenta kvalitetom, ili koje su na putu da ga uspostave. Sam model procesa za sistem menadžmenta kvalitetom prikazan je vizuelno i detaljno su objašnjeni procesi koji se javljaju u tom sistemu. Pored osnovnog procesnog modela prikazan je i prošireni model procesnog pristupa.

Kroz tabelu je data veza između zahteva standarda i dokumentacije,kao i zapisi koje organizacija treba da uradi, implementira, a svakodnevno da ih koriste zaposleni. Time je znatno olakšano čitaocima i onima koji uspostavljaju sistem menadžmenta kvalitetom da ne lutaju i ne prave greške pri realizaciji svojih projekata.

Tranzicija ka usaglašavanju sa ISO 9001:2000 standardom kompanijama nudi mogućnost da unaprede svoj nivo usaglašenosti i integrišu svoje programe kvaliteta u sveukupni sistem menadžmenta biznisom. Autori objašnjavaju razliku u zahtevima između osnovne usaglašenosti, «sveukupnog» duha i sistema svetske klase, kao pomoći organizaciji da bolje planira svoju tranziciju. Organizacije mogu same da odaberu pristup u tranziciji. Za svaki od pristupa dato je detaljno objašnjenje i navedeni su prednosti i nedostaci koje donosi. Jasno je da je preporuka da se prvi put teži ka najboljem, odnosno ka svetskoj klasi.

Sistem menadžmenta zaštitom životne sredine detaljno je opisan u glavi 4. Najpre su iznete novine koje donosi ISO 14001:2004 u odnosu na staru verziju tog standarda iz 1996. godine i ukazano je na oblasti kojima se bavi menadžment zaštitom životne sredine serija standarda ISO 14000. Tu spadaju:

sistemi menadžmenta životnom sredinom (EMS)

auditiranje i sa njim povezane provere životne sredine (EA&RI)

označavanje i deklarisanje vezano za životnu sredinu (EL)

evaluacija performanse vezane za životnu sredinu (EPE)

procena životnog ciklusa (LCA)

pojmovi i definicije (T&D)

Poznato je da je struktura standarda ISO 14001:2004 usaglašena sa strukturom standarda ISO 9001:2000. Iz tih razloga autori daju poređenja ova dva standarda i ukazuju na sličnosti i razlike.

Model procesa sistema menadžmenta zaštitom životne sredine je dinamički model i prikazuje se u obliku spirale. U tom modelu postoji nekoliko procesa koje organizacija treba da realizuje da bi ispunila zahteve standarda ISO 14001:2004. Ti procesi su: proces planiranja, proces komunikacije, proces preispitivanja od strane menadžmenta, proces primene i sprovođenja, proces audita i proces kontinualnog poboljšanja.

Autori su detaljno opisali svaki od navedenih procesa i za svaki proces su naveli dokumentaciju i zapise koji su neophodni da bi organizacija ispunila zahteve standarda. Pregledno prikazani zahtevi i obaveze organizacije mogu značajno da olakšaju razumevanje standarda, kao i da olakšaju sam proces uspostavljanja tog standarda.

S obzirom na veliko iskustvo koje imaju autori u uspostavljanju sistema menadžmenta, uključujući i sistem menadžmenta zaštitom životne sredine, oni su u

5

mogućnosti da iznesu naučeno i navedu prepreke na koje su nailazili pri ispunjenju zahteva standarda ISO 14001:2004. Za svaku od tačaka standarda ukazano je na obaveze koje ima organizacija, šta se preporučuje da se uradi i šta je to što treba da se izbegne ako se želi uspešno uspostavljanje sistema menadžmenta zaštitom životne sredine.

Sistem menadžmenta za zdravlje i bezbednost polazi od činjenice da veliki broj radnika svakog dana bude povređen ili u najgorem slučaju doživi i smrt. Istraživanja koja su sprovedena u Engleskoj ukazuju da najmanje jedna osoba izgubi život i preko 6.000 se povredi na poslu. Svake godine tri četvrtine od milion ljudi odsustvuje sa posla, kako oni smatraju, zbog bolesti izazvanih na poslu. Zbog toga se izgubi oko 30 miliona radnih dana godišnje.

Autori ukazuju i na to da su nesrećni slučajevi i bolest skupi za radnike i njihove porodice. To ide i na štetu organizacije, jer može da prouzrokuje daleko veće troškove od štete na imovini ili opremi, na troškove povrede osoblja, nesrećne slučajeve i bolest radnika, kao i na gubitku proizvodnje. Iz tih razloga je uspostavljanje sistema menadžmenta za zdravlje i bezbednost postao obostrani interes vlasnika kapitala i zaposlenih. Autori ukazuju na to, da je odgovornost za zdravlje i bezbednost pre svega na top menadžmentu, ali i na radnicima koji moraju da brinu o vlastitom zdravlju tako što će poštovati određene procedure koje su donete uz njihovu saglasnost i konsultacije.

U knjizi se ukazuje na to da briga za zdravlje i bezbednost radnika postoji na nivou međunarodne zajednice. To je definisano dokumentom: The Management of Health and Safety at Work Regulations 1999., koji uključuje i zahteve za zaposlene da:

ocene rizike koje se odnose na rad,a sa kojima se suočavaju zaposleni i ljudi koji nisu zaposleni kod njih,

imaju efektivne sporazume za planiranje, organizovanje, kontrolisanje i preispitivanje preventivnih i zaštitnih mera,

postave jednu ili više kompetentnih osoba da pomognu u preduzimanju mera potrebnih za usaglašavanje sa zakonom o zdravlju i bezbednosti i

pruže zaposlenima razumljive i relevantne informacije o rizicima sa kojima se suočavaju i sa preventivnim i zaštitnim merama koje kontrolišu te rizike.

Autori nadalje ukazuju na to, da «priznati sindikati imaju pravo» da imenuju predstavnike za zdravlje i bezbednost na radu,a koji imaju funkcije kontrole radnih mesta i to na osnovu dokumenata: Health and Safety Regulations 1996. i The Safety Representatives and Safety Committees Regulations 1977.

Nadalje, u ovoj glavi daje se kratak pregled OHSAS 18001 i OHSAS 18002. Ovaj pregled je pre svega namenjen ljudima koji nisu upoznati sa ovim dokumentima i kojima je potrebno osnovno znanje o njihovom sadržaju.

Radi boljeg razumevanja autori uvode definiciju za sistem menadžmenta za zdravlje i bezbednost na radu dajući definiciju koju je dao BSI.

BSI - British Standard Institute definiše OH&S sistem menadžmenta kao «deo globalnog sistema menadžmenta koji olakšava menadžment OH&S rizicima povezanim sa biznisom organizacije. To uključuje organizacionu strukturu, planiranje aktivnosti, odgovornosti, prakse, procedure, procese i resurse za razvijanje i postizanje, preispitivanje i održavanje OH&S politike organizacije.»

6

U knjizi se ukazuje na to, da je Britanski Institut za standarde publikovao britansku verziju standarda o OH&S sistemima menadžmenta za zdravlje i bezbednost (BS 8800), a OHSAS 18001 (OHSAS - Occupational Health and Safety Assessment Systems) se referencira i koristi materijal iz tog standarda. Autori navode da je lakše razumeti OHSAS 18001, ako se imaju na umu stavke vezane za standard BS 8800. Postoji drugi dokument u seriji (OHSAS 18002) koji obezbeđuje uputstva za implementaciju OHSAS 18001.

Kao i za prethodna dva sistema menadžmenta i za sistem menadžmenta za zdravlje i bezbednost u knjizi se daje pregled svih zahteva sa navođenjem dokumentacije i zapisa koje zahteva standard. Osnovni elementi OHSAS standarda su:

  4.1 Opšti zahtevi

  4.2 Politika OH&S

  4.3 Planiranje

  4.4 Primena i sprovođenje

  4.5 Provera i korektivne mere

1.6 Preispitivanje od strane menadžmenta

Svaki od zahteva standarda je detaljno opisan i povučena je paralela i sličnost sa preostala dva standarda: ISO 9001:2000 i ISO 14001:2004. I za ovaj standard je preko podesne tabele prikazana veza između zahteva standarda i dokumentacije koja se traži. Kako se radi o standardu koji još nije toliko široko u primeni, kao što je to slučaj sa standardima ISO 9001:2000 i ISO 14001:2004, autori daju detaljna uputstva za svaki od zahteva standarda. Uputstva prate i pitanja na koja organizacija mora da odgovori da bi ispunila zahteve standarda OHSAS 18001:1999. Odgovarajući na pitanja organizacija zapravo sprovodi potrebne akcije i priprema potrebnu dokumentaciju kojom će dokumentovati usaglašenost svog sistema sa zahtevima standarda.

Krajnji cilj je, kako je već rečeno, da se uspostavi integrisani sistem menadžmenta. Pri tome treba da se upotrebi što manje resursa i da se to uradi na pravi način u što kraćem vremenskom periodu. To je moguće ako se ima dobar pregled šta je sve zajedničko za sva tri standarda i gde postoje razlike koje su specifične za pojedine standarde. Shvatajući značaj toga autori su do detalja objasnili povezanost zahteva u tri standarda. Radi boljeg razumevanja od strane čitaoca povezanost je interpretirana preko PDCA ciklusa koji je uveo Deming. Izdvojeni su zahtevi koji se realizuju u fazi Plan, zatim u fazi Do, pa u fazi Check i na kraju u fazi Act.

Pošto je dat prikaz preko PDCA ciklusa autori su detaljno objasnili svaki zahtev i njihove povezanosti. Pri tome su zahtevi standarda ISO 9001:2000, kao osnovnog standarda, prikazani crnom bojom, zahtevi standarda ISO 14001:2004 zelenom bojom i zahtevi standarda OHSAS 18001.1999 plavom bojom.

Neke organizacije koje se bave proizvodnjom poljoprivrednih proizvoda, mesa i ostalih životnih namirnica , kao i organizacije koje pripremaju hranu (hoteli, restorani, bolnice), često u svoj integrisani sistem menadžmenta uključuju i standard za bezbednost hrane ISO 22000:2005, koji u sebi sadrži i HACCP zahteve. To je i razlog što je u ovoj knjizi ukratko opisan i taj sistem menadžmenta. O njegovom uspostavljanju se ne govori u ovoj knjizi.

7

Ukazano je i na to, da ovaj internacionalni standard teži harmonizaciji zahteva menadžmenta za bezbednost hrane u biznisu hranom i u povezanim biznisima sa hranom na globalnom nivou. To je posebno namenjeno za primenu u organizacijama koje traže više pažnje, koherentnost i integrisani sistem menadžmenta za bezbednost hrane nego što se uobičajeno zahteva po zakonu.

Da bi se povećala bezbednost hrane svet duže od 30 godina radi na razvoju sistema koji će garantovati visok stepen bezbednosti hrane. Taj sistem je poznat kao HACCP - Hazard Analysis and Critical Control Point. Ovom sistemu se 1. septembra 2005. godine pridružila završna verzija novog standarda ISO 22000 koji u sebi sadrži sve principe navedene u HACCP.

Autori navode da je svemirska tehnologija koja je dizajnirana tokom 60-tih i početkom 70-tih godina pokrenula pitanje bezbedne hrane u svemiru. Osvajanje vasione je dovelo do razvoja HACCP sistema. HACCP je logičan, jednostavan, efektivan, ali visokostrukturiran sistem za kontrolu bezbednosti hrane.

Glava 5 nosi naziv «Uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta». Ova glava opisuje metodologiju realizacije projekata uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta. Na početku se daje Projektni zadatak za uspostavljanje intgegrisanog sistema menadžmenta. Ovaj projektni zadatak je dat kao šablon koji mogu da koriste organizacije koje žele da uđu u uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta i ima više tačaka: opis projekta, rukovođenje projektom, podprojekti i faze u projektu, učesnici na projektu, plan projekta, izveštaj o učinku, zatvaranje projekta i naučeno na projektu.

Za uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta i za poboljšanje procesa koristi se naučni pristup zasnovan na ciklusu Plan Do Check Act. To je i razlog da je u ovoj glavi posvećeno više prostora opisu tog ciklusa i njegovoj primeni u uspostavljanju integrisanog sistema menadžmenta. Svaka faza tog ciklusa je detaljno objašnjena.

Posle opštih razmatranja u glavi 5 autori obrađuju najpre uspostavljanje sistema menadžmenta kvalitetom, jer su se odlučili za kombinovani proces, o čemu je već bilo reči .

Uspostavljanje sistema menadžmenta kvalitetom je proces kao i svaki drugi proces. Taj proces ima niz aktivnosti, sekvencijalnih i paralelnih koje imaju zadatak da, u određenom vremenskom periodu uspostave sistem menadžmenta kvalitetom prema zahtevima standarda ISO 9001:2000. Ovaj proces se snima na isti način kako se snima i bilo koji drugi proces, odnosno korišćenjem SIPOC modela.

SIPOC model (Supplier - Input - Process - Output - Customer) je malo prerađen Demingov pogled na sistem. Taj model je osnova procesnog modela za sva tri sistema menadžmenta. To je bio i razlog da je model detaljno objašnjen. Za objašnjenje je poslužio primer procesa pružanja konsultantskih usluga. Time su postignute dve važne stvari: čitaoci su upoznati sa SIPOC modelom i procesom snimanja procesa i u prilici su da vide kako izgleda sam proces pružanja konsultantskih usluga pri uspostavljanju integrisanog sistema menadžmenta. Prikaz je propraćen kartama procesa i formularima koji se koriste u SIPOC modelu.

Po objašnjenju procesa snimanja procesa autori su prešli na prikaz realizacije uspostavljanja jednog realnog sistema menadžmenta kvalitetom. Prvi korak u tom procesu je definisanje plana rada. Plan je dat preko Project Manager-a. Krećući se kroz plan dato je objašnjenje za svaku od aktivnosti iz plana. Isto tako dati su realni

8

primeri dokumenata koja se zahtevaju po standardu i koja se pripremaju u pojedinim fazama realizacije projekta.

U realizaciji projekta učestvuje Odbor za sistem menadžmenta kvalitetom i timovi koji su zaduženi za pojedine procese. Na drugoj strani su i svi zaposleni koji moraju da rade onako kako je to definisano u dokumentaciji sistema menadžmenta kvalitetom i da vode zapise.

Odbor imenuje direktor organizacije, a u njegovom sastavu su njegovi najbliži saradnici na čelu sa njim, a koji su odgovorni za ceo sistem.Članovi odbora se imenuju rešenjem koje potpisuje direktor organizacije. U rešenju se definišu obaveze članova Odbora za sistem menadžmenta kvalitetom. Oni

definišu projektni zadatak za uspostavljanje sistema menadžmenta kvalitetom,

imenuju predstavnika rukovodstva odgovornog za sistem menadžmenta kvalitetom,

identifikuju značajne procese i procese podrške u organizaciji,;

imenuju članove timova za značajne i procese podrške,

imenuju članove timova za izradu sistemskih procedura,

jednom mesečno održavaju sastanke na kojima analiziraju izveštaj za prethodni mesec, usvajaju dokumenta sistema kvaliteta koja su uradili i predložili timove i predlažu plan rada za naredni mesec,

donose odluku o sprovođenju internog audita i obezbeđuju obuku za interne auditore,

razmatraju izveštaj o internom auditu i pokreću korektivne i preventivne mere,

pokreću i sprovode postupak preispitivanja sistema menadžmenta kvalitetom od strane menadžmenta,

učestvuju u certifikaciji od strane treće strane,

organizuju promociju dobijenog certifikata,

nagrađuju učesnike na projektu i

pokreću proces kontinualnog poboljšanja sistema menadžmenta kvalitetom.

Za svaku od obaveza Odbora dato je detaljno objašnjenje i primer. Tako je dat primer rešenja za predstavnika rukovodstva za sistem menadžmenta kvalitetom, rešenja za članove odbora, rešenja za članove timova, rešenja za vodećeg auditora i auditore itd. Isto tako opisan je i proces identifikacije značajnih procesa, počev od definisanja misije, identifikacije i dodeljivanja prioriteta kupcima, identifikacija i dodeljivanja prioriteta kupcima, do identifikacije procesa koji će zadovoljiti zahteve kupaca.

Obaveza Odbora za sistem menadžmenta kvalitetom je i da pripremi Priručnik o upravljanju kvalitetom. Da bi taj posao bio razumljiviji i lakši za menadžere u knjizi je dato objašnjenje i sadržaj jednog takvog dokumenta. Takođe su dati primeri politike i ciljeva kvaliteta.

Odbor za sistem menadžmenta kvalitetom ima obavezu da pokreće audite sistema i da vrši preispitivanje sistema menadžmenta kvalitetom. Ti zadaci su takođe detaljno opisani. Dat je primer plana za interni audit, rezultati jednog realnog internog audita i primer teksta koji se odnosi na preispitivanje sistema menadžmenta kvalitetom. Isto

9

tako objašnjen je i proces definisanja korektivnih i preventivnih mera, njihovo pokretanje i praćenje. Navedeni su primeri realnih korektivnih mera, kao i formulara koji se koriste u te svrhe.

Timovi za snimanje i dokumentovanje procesa su multifunkcionalni timovi sastavljeni od stručnjaka koji najbolje poznaju proces na celom njegovom toku. Ti timovi su odgovorni za snimanje, poboljšanje, dokumentovanje, implementiranje i standarizovanje procesa, tako da je izlaz iz procesa proizvod ili usluga koji zadovoljavaju zahteve kupaca. Svaki član tima treba da ima svoj udeo ili vlasništvo u uspehu ili neuspehu ovog procesa.

Kao i za članove odbora za sistem menadžmenta kvalitetom opisani su svi zadaci za članove timova. Odgovornosti timova za snimanje i dokumentovanje procesa su:

snimanje procesa takvog-kakav-jeste, njegovo prečišćavanje i izrada Priručnika o procesu,

podela procesa na logičke celine i izrada operativnih procedura za svaku od celina procesa,

izrada radnih uputstava za pojedine aktivnosti u procesu za koje se proceni da je to potrebno da se uradi,

dostavljanje izveštaja i urađene dokumentacije Odboru za sistem menadžmenta kvalitetom na usvajanje,

implementacija urađene dokumentacije i upoznavanje zaposlenih, na koje se odnosi ta dokumentacija, sa načinom korišćenja i primene te dokumentacije,

pružanje pomoći pri uvođenju korektivnih i preventivnih mera,

razmatranje predloga za poboljšanje dokumentacije i priprema revizija dokumenata i

definisanje karakteristika kritičnih za kvalitet i merenje performanse procesa.

Članovi timova uobičajeno obavljaju aktivnosti koje su definisane opisom poslova iz njihovog domena, a deo vremena posvećuju i radu timova i ispunjenju gorenavedenih zadataka.

U knjizi je dat primer Priručnika za proces javnih nabavki. Za taj proces i proces prodaje električne energije domaćinstvima prikazane su karte procesa i pokazano kako treba da se izvrši podela procesa na logičke celine i da se odrede operativne procedure za svaki proces. Tako je pokazano da Proces javnih nabavki može da se opiše sa 5 procedura:

javne nabavke male vrednosti,

javne nabavke u otvorenom postupku,

postupak javnih nabavki sa pogađanjem,

postupak javnih nabavki u restriktivnom postupku i

zaštita prava ponuđača i javnog interesa.

Uz objašnjenje kako se izrađuju procedure dat je i prikaz procedure «Javne nabavke u otvorenom postupku».

Kako organizacija ima zadatak da pripremi i ažurira Master listu dokumenata sistema kvaliteta, to je dat realan primer i objašnjena jedna takva lista u skraćenom obimu.

10

Obaveza organizacije je da uradi i radna uputstva. Radna uputstva detaljnije opisuju jednu aktivnost u proceduri. To pomaže neposrednom izvršiocu te aktivnosti da ispravno uradi posao i da ga prosledi narednom u lancu procesa.

U knjizi je objašnjeno kako mogu pojedine aktivnosti u procedurama da se opišu preko 4 standardne forme radnih uputstava. Posebno treba naglasiti da su autori koristili radna uputstva sa slikom, tako da to omogućava radnicima da daleko bolje razumeju posao koji ih očekuje i kako da ga uspešno urade.

Pošto je opisan proces uspostavljanja sistema menadžmenta kvalitetom autori su posvetili pažnju uspostavljanju preostala dva sistema menadžmenta. Za to je korišćen paralelni proces, naime oba sistema su se uspostavljala paralelno. Tim koji je radio na snimanju, opisu, dokumentovanju i implementiranju procesa nastavlja da sagledava isti proces sa još dva aspekta, i to uticaja na životnu sredinu i rizika po zdravlje zaposlenih i onih koji dolaze u kontakt sa tim procesom ili izlazom iz procesa. I ovde je prva aktivnost u tom procesu izrada plana rada, identično kao i pri uspostavljanju sistema menadžmenta kvalitetom.

Naredni korak je da Odbor za integrisani sistem menadžmenta (nastao je od Odbora za sistem menadžmenta kvalitetom) definiše politiku zaštite životne sredine i politiku za zdravlje i bezbednost zaposlenih. Isto tako, poželjno je da se sve tri politike spoje u jednu politiku integrisanog sistema menadžmenta. Autori su to objasnili detaljno i dali su primere pojedinačne, kao i integrisane politike.

Na isti način su opisani i Priručnik sistema menadžmenta zaštitom životne sredine i Priručnik sistema menadžmenta za zdravlje i bezbednost i dati su sadržaji tih priručnika, kao i objašnjenje kako da se izrade.

Najvažniji zahtev sistema menadžmenta zaštitom životne sredine je identifikacija aspekata i određivanje značaja tih aspekata. U knjizi je detaljno opisan proces identifikacije aspekata od aktivnosti, proizvoda i usluga i dati su primeri radi boljeg razumevanja. Kad je u pitanju određivanje značaja aspekata u knjizi su navedena 3 modela koji mogu da se koriste i isti su objašnjeni. Teorijski deo tog izlaganja prati i dat realan primer. Primer je obrađen korišćenjem softvera za integrisani sistem menadžmenta koji je razvijen u okviru realizacije projekta «Razvoj softvera za integrisane sisteme menadžmenta» koji finansira Ministarstvo za nauku i zaštitu životne sredine. Pokazan je efektivan i efikasan način kako mogu da se obuhvate svi aspekti, da se oceni njihov značaj i da se sačine sve liste koje zahteva standard ISO 14001:2004.

Ono što su aspekti u standardu ISO 14001:2004, to su hazardi u standardu OHSAS 18001:1999. Hazardi moraju takođe da se identifikuju za svaku aktivnost, zadatak ili korak posla i da se proceni rizik po zdravlje i bezbednost zaposlenih i onih koji mogu da se nađu u aktivnosti. Za ove analize se koriste metode za procenu rizika, kao što je FMEA. U knjizi je detaljno objašnjen proces identifikacije hazarda, kao i procena rizika od tih hazarda po zdravlje i bezbednost zaposlenih. Korišćenjem istog softvera dat je prikaz realnih primera identifikovanih hazarda, kao i njihovo ocenjivanje. I ovde su date liste hazarda i liste značajnih rizika kako to zahteva standard.

Pošto su definisani značajni aspekti i rizici koji nisu prihvatljivi, potrebno je da se definišu ciljevi za zaštitu životne sredine, kao i ciljevi za zdravlje i bezbednost. Autori detaljno opisuju proces određivanja dugoročnih i kratkoročnih ciljeva i daju primere koji mogu da se koriste pri uspostavljanju integrisanog sistema menadžmenta.

11

Za ispunjenje ciljeva organizacija mora da definiše program(e) menadžmenta koji treba da omoguće dostizanje tih ciljeva. I ovde je objašnjeno šta su to programi menadžmenta i kako se oni definišu. Dva primera i jedan šablon koji su dati u knjizi predstavljaju dobru osnovu na kojoj čitaoci mogu da pripreme svoje programe ukoliko se za to ukaže potreba.

Zajednički zahtev za sva tri sistema menadžmenta je da se uspostavi i da se održava proces menadžmenta dokumentacijom. Taj proces se odvija u celoj organizaciji pa je stoga preporuka autora da se uradi priručnik za taj proces koji je obavezujući za sve zaposlene u organizaciji. Svi zaposleni treba da budu upoznati sa tim dokumentom kako bi mogli lako i jednostavno da dođu do informacija koje su im potrebne za efektivno i efikasno obavljanje njihovih poslova.

Menadžment dokumentacijom može da se reguliše i u nekim drugim dokumentima integrisanog sistema menadžmenta. U tom slučaju svi navodi u tim dokumentima treba da se usklade sa navodima u Priručniku za proces menadžmenta dokumentacijom.

Radi boljeg razumevanja procesa menadžmenta dokumentacijom u knjizi su definisani osnovni pojmovi koji se odnose na taj proces. Isto tako data je i matrica odgovornosti menadžmenta i zaposlenih u procesu menadžmenta dokumentacijom.

Sistematizacija dokumentacije je definisana kroz veći broj aktivnosti i to:

planiranje dokumentacije

klasifikacija dokumentacije

tipizacija dokumentacije

formalizacija dokumentacije

Sve aktivnosti oko sistematizacije dokumentacije su detaljno opisane.

U današnje vreme je skoro nezamislivo da se dokumentacijom upravlja «pešice», odnosno bez korišćenja softvera za dokument menadžment. Kako CIM College d.o.o. već duže od 10 godina ima razvijen softver za dokument menadžment, to je bilo logično da se u knjizi posveti prostor menadžmentu dokumentacije u elektronskom obliku. Korišćenjem programa EDM Electronic Document and Data Management pokazane su prednosti savremenog načina upravljanja dokumentacijom. Svi dati primeri se odnose na dokumentaciju integrisanog sistema menadžmenta, što dodatno pojašnjava ceo koncept koji se izlaže u knjizi.

Najzad, sva tri standarda ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 i OHSAS 18001:1999, zahtevaju od organizacije da sprovodi interne provere. Stoga je razumljivo da je procesu internih provera posvećen prostor u ovoj knjizi.

Autori podsećaju čitaoce da su do 2002. godine sistem menadžmenta kvalitetom i sistem menadžmenta za zdravlje i bezbednost imali svoje standarde za auditiranje sistema: ISO 10011 za auditiranje kvaliteta i ISO 14010, ISO 14011 i ISO 14012 za auditiranje životne sredine. 2002. godine donet je novi standard ISO 19011 za auditiranje QMS i EMS, odnosno za auditiranje sistema menadžmenta kvalitetom i sistema menadžmenta zaštitom životne sredine.

ISO 19011:2002 uključuje puni obim aktivnosti auditiranja, uključujući:

interne audite – prva strana

auditi isporučilaca – druga strana

12

certifikacioni i auditi drugih trećih strana

U knjizi je dat kratak opis standarda ISO 19011:2002, a zatim je opisan proces provođenja internog audita. Opisane su sve aktivnosti i dodatno objašnjene kroz primere. Tako je prikazan i jedan deo «Izveštaja sa internog audita» u jednoj organizaciji.

Glava 6 nosi naziv «Alati kvaliteta za podršku IMS-a». Ova glava opisuje jedan broj alata i metoda kvaliteta čije je korišćenje neophodno za uspešnu realizaciju projekta integrisanog sistema menadžmenta. Njihovom primenom organizacije počinju da se kreću u pravcu dostizanja izvrnosti, a ne samo formalnog ispunjenja zahteva standarda. Danas ne može da se zamisli postizanje kvaliteta nivoa Six Sigma bez primene metoda i alata kvaliteta. Autori navode da u razvijenim zemljama već desetak godina postoje obuke za Six Sigma koncept koje donose certifikate pod nazivom Master Black Belt, Black Belt i Green Belt.

Poznato je da su još daleke 1993. godine u standardu ISO 9004-4 navedeni alati i metode koje organizacije moraju da primenjuju da bi ispunile zahteve standarda ISO 9001:1987. Na žalost, mali broj organizacija je to stvarno u činio. Danas nije moguće opstati u trci sa konkurencijom bez korišćenja alata i metoda kvaliteta.

U knjizi su detaljno opisani: Pareto metoda, Ishikawa metoda, Statistic Process Control, Dijagram afiniteta, Brainstorming, QFD – Quality Function Deployment i FMEA – Failure Mode and Effect Analysis. Za svaki od alata i metoda dat je prikaz sa objašnjenjima vezanim za metodu. Isto tako objašnjeni su svi koraci pri korišćenju tih alata i metoda. Ono što je posebno značajno je da su za sve te alate i metode prikazani i softveri koji ih podržavaju. Korišćenjem tih softvera na realnim primerima je prikazana snaga tih alata i metoda.

Glava 7 nosi naziv «Integrisani sistem menadžmenta u EPS-u». Ova glava opisuje uspešne projekte koji su već realizovani, ili čija je realizacija u toku u jednom od najvećih sistema u Srbiji – EPS-u. Ti projekti su dokumentovani sa dosta detalja koji mogu da posluže i drugim organizacijama pri realizaciji integrisanih sistema menadžmenta. Izneti materijal može samo da ohrabri i da doprinese da i one organizacije, koje su još u dilemi da li da prihvate integrisani sisteme menadžmenta, to urade što pre.

13

Pregledom integralnog teksta ovog prezentiranog rukopisa, kao i izvršenom analizom, konstatujem da rukopis predstavlja monografiju iz oblasti integrisanog sistema menadžmenta i slobodan sam da ga preporučim za objavljivanje pod nazivom: "INTEGRISANI SISTEMI MENADŽMENTA" autora prof.dr V.Stoiljkovića, P.Stoiljkovića,dipl.ing., B.Stoiljkovića, bba i mr Z. Obradovića.

Monografija je tako urađena da je obuhvatila sve ključne aspekte vezane za sisteme menadžmenta kvalitetom, zaštitom životne sredine i zdravljem i bezbednošću. Pored toga obuhvatila je i opšte sisteme, snimanje procesa po SIPOC modelu, kao i menadžment procesima. Sistemi menadžmenta, kao i proces njihovog uspostavljanja do nivoa integrisanog sistema menadžmenta, izneti su na razumljiv način, tako da se čini da je moguće da se tako složeni proces realizuje bez većih napora i sigurno bez kretanja u pogrešnom smeru ili nepotrebnih lutanja.

Poseban doprinos ove monografije je integracija metoda i alata kvaliteta u proces uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta, što u velikoj meri olakšava rad na takvim projektima. Originalni pristup autora u jednostavnom poimanju složenih procesa doprineće da organizacije pokrenu uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta i u svojim organizacijama.

Monografija "INTEGRISANI SISTEMI MENADŽMENTA", sa sadržajem koji obrađuje, spada u onu vrstu materije koja krči put novim promenama. To otvara mogućnosti stručnjacima koji žele da uspostave integrisani sistem menadžmenta u svojim organizacijama da to stvarno i urade i to na način kako se to radi trenutno u razvijenim zemljama sveta.

U Beogradu Prof.dr Milivoj Klarin

14.02.2006.

14

Pregledom integralnog teksta ovog prezentiranog rukopisa, kao i sprovedenom analizom, konstatujem da rukopis predstavlja monografiju iz oblasti integrisanog sistema menadžmenta i slobodan sam da ga preporučim za objavljivanje pod nazivom: "INTEGRISANI SISTEMI MENADŽMENTA" autora prof.dr V.Stoiljkovića, P.Stoiljkovića,dipl.ing., B.Stoiljkovića, bba i mr Z. Obradovića.

Monografija je tako urađena da je obuhvatila sve ključne aspekte vezane za sisteme menadžmenta kvalitetom, zaštitom životne sredine i zdravljem i bezbednošću. Pored toga obuhvatila je i opšte sisteme, snimanje procesa po SIPOC modelu, kao i menadžment procesima. Realni primeri iz organizacija koje rade na uspostavljanju integrisanog sistema menadžmenta doprinose razumevanju ove složene problematike i čine je lako dostupnom širem krugu stručnjaka.

Poseban doprinos ove monografije je integracija metoda i alata kvaliteta u proces uspostavljanja integrisanog sistema menadžmenta, što u velikoj meri olakšava rad na takvim projektima. Originalni pristup autora u jednostavnom poimanju složenih procesa doprineće da organizacije pokrenu uspostavljanje integrisanog sistema menadžmenta i u svojim organizacijama.

Monografija "INTEGRISANI SISTEMI MENADŽMENTA", predstavlja novinu na prostorima Srbije i Crne Gore i doprineće bržem prodoru novih shvatanja, koja koriste najnovije pristupe u menadžmentu pri izgradnji integrisanog sistema biznisom. Tako će se stvoriti uslovi da se pristupi promenama koje su već uveliko zahvatile razvijeni svet. Te promene mogu da obezbede pokretanje privrede i povratak na svetsko tržište.

U Čačku Prof.dr Živadin Micić

14.02.2006.

15