Recepción Facturación electrónica

SAP ERP

John Ferro – Socio Director

Marzo 19 2019

¿Quiénes somos?

Somos una empresa de servicios profesionales

de consultoría enfocada en lograr que la

tecnología apoye y potencialice los procesos de

negocio de nuestros clientes, orientándonos en

su satisfacción a través de servicios de calidad

para enfrentar y resolver los retos a nivel

operativo y estratégico de las organizaciones.

Nuestros valores

Respeto

Innovación

Honestidad

Servicio

Integridad

Colombia+57 4 7477171

México+52 55 416 11 450

Calidad

Responsabilidad

Nuestras líneas de negocio

Consultoría SAP

Apoyamos y potencializamos sus

procesos de negocio a través de

soluciones SAP

BI y Analítica

Le ayudamos a tomar buenas

decisiones y a resolver sus

preguntas de negocio

Partner:

Nuestro portafolio de servicios SAP

Nuestros servicios en BI y Analítica

Inteligencia de negocios

Analítica avanzada

Planificación y consolid. financiera

Analítica de costos y

rentabilidad

Machine learning

IoT

Algunos de nuestros clientes

Normatividad vigente emisión

En la actualidad hay dos

formas para habilitarse

como facturador

electrónicoProveedor

tecnológico

Habilitación

Directa

Habilitación por software propio: “El software

propio se refiere a que el facturador electrónico tiene

los derechos de uso de una aplicación informática de

facturación electrónica que cumple lo previsto en el

Decreto 2242-2015, y con el cual realiza el proceso de

activación ante la DIAN.”

Habilitación con software de proveedor

tecnológico: El proveedor tecnológico prestará el

servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas

a través de un software, cumpliendo con lo dispuesto

por el Decreto 2242-2015.

¿A quién va dirigido?

La DIAN espera vincular a más de 450.000

contribuyentes en los próximos años,

¿Qué documentos aun no regula?

Documentos Equivalentes, Facturas POS,

Comprobantes de Retención, Guías de

Remisión, Comprobantes de Nómina.

Normativa Involucrada

Decreto 2242/2015 - Decreto 1626/2016.

Resolución 0019/2016 - Resolución 0055/2016.

Decreto 1349 de 2016 - Artículo 684-2 del E.T.

Resol. 072 de 2017 – Res. 010 de 2018.

Comunicado Prensa 153 de 2018.

¿Qué documentos ampara la normativa?

Facturas de Venta, Facturas de Exportación,

Notas Crédito, Notas Debito.

¿Cómo es la comunicación ante la DIAN?

Las facturas emitidas deben ser reportadas a

la DIAN en un periodo no mayor a 48 horas.

¿Cómo será la recepción de F.E.?

Los emisores electrónicos se convertirán en

receptores de facturas electrónicas.

Normatividad vigente

Características

Formato XML

• Factura + App Response

Lenguaje UBL 2.1

Almacenadas en la nube

Normatividad por venir: Validación previa

Validaciones

Calidad y consistencia (264 validaciones -

opcionales y obligatorias).

Se eliminan personalizaciones estándar UBL

2.1.

Identificación para impuestos retenidos.

Consistencia aritmética

Tags de UBL para facilitar reportes de

sectores a nivel de ítem

Claridad en reporte de descuentos, cargos e

impuestos a nivel de

ítem y a nivel de factura

Nuestra Solución de

Recepción de Facturación Electrónica

Proceso de Recepción en SAP

Desde el punto de vista de adquiriente, es posible realizar el procesamiento de las facturas

recibidas, teniendo en cuenta el proceso definido en SAP para cada organización y su

viabilidad técnica.

Facturas recibidas

Enfoque de solución

Proceso General

PI

Carga de archivosServidor On Premise

ERPCargar

Documentos

Validación Proceso XML

Verificación Reglas de Negocio

Monitor Visualización

Descarga de archivos XML generados por los

emisores (proveedor FE o emisor directo) e

inclusión documentos manuales (ventanilla)

1

Archivos ubicados en un repositorio

On Premise en el cliente2

Validación y

procesamiento en

SAP ERP

3

Dtos. Proceso

manual

(ventanilla)

Proceso Detallado

Extracción de documentos

Descargar los adjuntos de los correos

electrónicos a la ubicación requerida,

bien sea una ruta local, un servicio FTP,

consumo de web service o una cuenta

de almacenamiento en la nube

(Dropbox, Google Drive, entre otros).

Componentes• Conexión a Cuentas de Correo: Utilizando un protocolo POP, se realiza la conexión al servidor de correo

requerido y se descargan los archivos mail con sus respectivos adjuntos en una ubicación local

• Búsqueda de Archivos: Gestiona los procesos de copia o movimiento de cada tipo de archivo (XML, PDF, ZIP,

entre otros) a una ubicación local o remota

• Notificación: Programa y ejecuta las notificaciones del estatus del proceso realizado, a través del envío de un

correo electrónico o en un archivo de registro log

Proceso Detallado

Cargar documentos

• Carga de los archivos XML y PDF con estructura válida en el monitor de

facturación.

• Log de ejecución en donde se indicarán los archivos procesados y su resultado.

• Carga de facturas recibidas de forma manual (ventanilla) a partir de un archivo

Excel

Validación y procesamiento

Validación y proceso XML

• Validaciones básicas a nivel del documento XML

• En caso de error, envío automático de mensaje de correo al proveedor y

responsable interno

• Visualización de la representación gráfica (con o sin pdf)

Validación reglas de negocio

• Validación objetos de negocio contenidos en el documento XML (pedido, orden

de compra, entrada de mercancía o aprobación del servicio)

• Relacionamiento de los documentos adjuntos referenciados en SAP (automático y

manual)

• Para los documentos correctos, el sistema permitirá el llamado de la transacción

SAP estándar

Funcionalidades

El motor de facturación electrónica esun programa desarrollado en ABAP elcual puede ser programado oejecutarlo en línea y permite la cargade los archivos de facturaciónelectrónica XML y PDF.

Motor de recepción de facturación electrónica

Funcionalidades

Nuestro sistema de recepción defacturación electrónica provee unmonitor, el cual permite ver lainformación de facturas.

Adicionalmente, permite ver el log deerrores y el documento XML y PDFrecibido, para que el usuario defacturación electrónica puedagestionar los documentos.

Monitor de recepción de facturación electrónica

Propuesta de valor

Integración nativa con SAP ERP.

Usar un solo sistema para el proceso de recepción de facturación electrónica.

Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los

errores desde SAP.

Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización y validaciones específicas de reglas de

negocio.

Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.

Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de recepción$

Servicios e Implementación

Servicios

Parametrización en los

módulos de SD y/o FI para

la recepción de facturacion

electrónica

Soporte en diferentes

modalidades para cubrir

cambios en la normatividad

Consultoría en la definición

de procesos de recepción

de facturas y su impacto

Integraciones a través de SAP

PI/PO, HCI o Talend Open Studio

Consultora técnica ABAP y BASIS

para customizaciones y

adecuaciones del sistema

Cronograma de implementación

S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12

PREPARACION INICIAL 1

BBP 5

REALIZACION

Ejecución Desarrollos ABAP 5 5 5 5 5

Pruebas Integrales 5

PREPARACION FINAL 5

SALIDA EN VIVO Y ESTABILIZACION 5

MES 3

FAC

TUR

AC

ION

ELE

CTR

ON

ICA

REC

EPC

ION

FASESMES 1 MES 2

Demostración

Q & A

Próximos eventos

http://it-nova.co/es/eventos/analitica-para-facturacion-electronica/

Móvil: + 57 316 7412231 / Skype: john_fecha

john.ferro@it-nova.co

John FerroSocio Director