MARIA ISABEL AREVALO ALBARRACIN - UCC
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DESARROLLO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA AGENCIA DE VIAJES & EVENTOS VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S EN VILLAVICENCIO META. MARIA ISABEL AREVALO ALBARRACIN UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS 2016
Transcript of MARIA ISABEL AREVALO ALBARRACIN - UCC
DESARROLLO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA AGENCIA DE VIAJES & EVENTOS
VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S EN VILLAVICENCIO META.
MARIA ISABEL AREVALO ALBARRACIN
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
2016
2
PLANEACION Y PUESTA EN MARCHA DE UNA AGENCIA DE VIAJES Y EVENTOS
VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S EN VILLAVICENCIO META.
.
MARIA ISABEL AREVALO ALBARRACIN
Trabajo presentado como modalidad de Grado “PLANEACION Y PUESTA EN MARCHA
DE UNA AGENCIA DE VIAJES Y EVENTOS VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S EN
VILLAVICENCIO META”; para optar al titulo de Administrador de Empresas.
Coordinador:
Dra. María Clemencia Molina
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS
2016
3
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION .......................................................................................................................... 8
1. JUSTIFICACION ................................................................................................................. 10
2. ESTADO DEL ARTE........................................................................................................... 12
3. RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................................... 14
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................ 17
5. MERCADO........................................................................................................................... 18
5.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADO .................................................................................. 18
5.2 ANALISIS DE LA COMPETENCIA ................................................................................ 22
5.3 ESTRATEGIAS DE MERCADO ...................................................................................... 26
5.4 DESCRIPCION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. ........................................................ 27
5.4.1. Turismo Receptivo. ..................................................................................................... 27
5.4.2. Turismo Emisivo. ........................................................................................................ 27
5.4.3. Turismo De Eventos Ó Mice. ...................................................................................... 27
5.4.4. Otros Servicios. ........................................................................................................... 28
5.5 ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN ............................................................................. 32
5.6 CANALES DE DISTRIBUCIOÓN DE PRODUCTO ....................................................... 33
5.7 ESTRATEGIAS PARA LA DISTRIBUCION ................................................................. 33
5.8 ESTRATEGIA DE PRECIO .............................................................................................. 35
5.9 ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN..................................................................................... 36
5.9.1 Ruedas De Negocio. ..................................................................................................... 37
5.9.2 Ruedas De Negocios Con Agencias Mayoristas. ......................................................... 38
5.9.3 Estrategias De Comunicación ..................................................................................... 38
6. DESARROLLO DE LA IMAGEN CORPORATIVA DE LA AGENCIA ......................... 40
7. ESTRATEGIA DE SERVICIO ............................................................................................ 46
7.1 CANAL DE CONTACTO. ................................................................................................. 46
7.2 POST VENTA. ................................................................................................................... 49
7.3 PRESUPUESTO DE LA MEZCLA DE MERCADOS .................................................... 49
4
7.4 ESTRATEGIA DE APROVISIONAMIENTO .................................................................. 50
8. DESARROLLO DEL PROYECTO ..................................................................................... 51
8.1 RECURSOS PROPIOS .................................................................................................. 51
8.2 MECANISMOS Y ESTRATEGIAS UTILIZADAS PARA LOGRAR LAS METAS
PROPUESTAS. ........................................................................................................................ 51
8.3 DEFINICION DE PRODUCTOS O SERVICIOS ............................................................. 52
9. OPERACIÒN ........................................................................................................................ 53
9.1 CARACTERISTICAS TECNICAS DEL PRODUCTO .................................................... 54
9.2 PAQUETE RECEPTIVO .................................................................................................. 54
10. ORGANIZACIÒN ............................................................................................................. 58
10.1 ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL ............................................................................ 58
10.2 ORGANISMOS DE APOYO ........................................................................................... 59
10.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................................... 60
11. ASPECTOS LEGALES ..................................................................................................... 65
11.1 CONSTITUCION LEGAL Y EXISTENCIA COMERCIAL ........................................ 65
11.2 APERTURA FINANCIERA ............................................................................................ 66
11.3 COSTOS ADMINISTRATIVOS ..................................................................................... 66
12. CONCLUSIONES ............................................................................................................. 67
ANEXOS ...................................................................................................................................... 68
5
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1Orígenes de turistas:(TURISMO).................................................................................... 19
Figura 2. Llegadas de extranjeros a colombia :(TURISMO) ........................................................ 19
Figura 3. Receptivo tortal de viajeros Gráfica:(TURISMO) ...................................................... 20
Figura 4. Origen de turistas pro departamento de destino ........................................................... 20
Figura 5. Visitantes Extranjeros Según Procedencia .................................................................... 21
Figura 6. Análisis De Competencias ............................................................................................. 24
Figura 7. Mercado Objetivo .......................................................................................................... 31
Figura 8. Definición De Líneas De Eventos (TOURS, 214) ....................................................... 32
Figura 9. Etapas desarrollo de producto ....................................................................................... 34
Figura 10. Registro Fotográfico Municipio la Macarena: ............................................................ 37
Figura 11. Primer logo de la agencia. .......................................................................................... 39
Figura 12. Mapa De Procesos ....................................................................................................... 53
Figura 13. Producto De Eventos ................................................................................................... 56
6
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Caracterización De Competencia.................................................................................... 23
Tabla 2. Muestra De Agencias Villavicencio ............................................................................... 24
Tabla 3. Participación Porcentual De Los Productos De Vive´S Travel Tours S.A.S En Como
Lineas De Ingresos. (TOURS, 214) .............................................................................................. 29
Tabla 4. (TOURS, 214) nichos de mercado objetivo para eventos ............................................. 31
Tabla 5. Formato de cotización para grupos o paquetes no establecidos. .................................... 48
Tabla 6. Definición De Rubros Para Mezcla De Mercados .......................................................... 50
7
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Certificación De Existencia .......................................................................................... 68
Anexo B. Balance De Apertura .................................................................................................... 73
Anexo C. Regist5ro Nacional De Turismo Del 2 014 ................................................................. 74
8
INTRODUCCION
En los últimos 8 años en el Departamento del Meta se habla fuertemente de TURISMO,
como uno de los sectores principales dentro del PIB del destino, cuya estructura nacional se ve
fortalecida a través de la concepción de la LEY 300 DE TURISMO, expedida para la
regulación de las acciones, deberes y derechos que a los que deben acogerse sus actores, en cada
una de las clasificaciones en las que se encuentre en el ámbito del Turismo.
El desarrollo de la industria en Colombia ha dejado la constitución de grandes agencias
mayoristas que surgen a raíz de la unión de varios operadores, cuyo objetivo es la
comercialización de un destino, a través de ofertas unificadas, estas hoy en día son el mejor
ejemplo y caso de éxito para quienes buscan la realización de proyectos basados en la
comercialización de viajes y eventos ya que el turismo de negocios es un conjunto de corrientes
turística cuyo motivo de viaje está relacionado con la realización de actividades profesionales
y laborales, llevadas a cabo en reuniones de negocios congresos y convenciones, lo que lleva a
forjar el presente estudio con el propósito de descubrir que una AGENCIA podría operar
diferentes fuentes de ingresos direccionadas hacia la movilización de masas a un mismo sector
económico el TURISMO.
Villavicencio como la puerta del Llano, es anfitriona a la hora de recibir los viajeros o
turistas, en busca de explorar los paisajes mas sobresaliente del territorio Metense, los que la
hacen atractiva ante el mundo. Por ello las entidades gubernamentales diseñan políticas de
turismo en pro de la conservación, promoción, y administración de los recursos del destino; Lo
que proporciona las bases para la construcción de productos turísticos en el Departamento,
9
involucrando toda la variedad en tipología de turismo, u actividades dirigidas a un nicho de
mercado, que incorporen diferentes actividades experienciales a lo largo y ancho del territorio
Llanero. Es por esto que a través del conocimiento de la Ley 300, como emprendedora en la
industria pude definir el enfoque de mi negocio, los nichos de mercados, la construcción de
productos y la definición de tarifas.
10
1. JUSTIFICACION
Siendo el TURISMO actualmente considerado bajo la ley 300 de 1996, en su título primero
I, decretado por el CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, como “una
INDUSTRIA esencial para el desarrollo del país y en especial de las diferentes entidades
territoriales, regiones provincias y que cumplen una función social”.1 ( (Colombia, 1996)
Debido a esto se direcciona la visión hacia un proyecto de pertenecer a esta importante
industria, como la oportunidad de crecimiento profesional a través de un mercado con
perspectivas emergente, pero también muy exigente, a la hora de pensar en viajes. Es allí donde
nace la idea de crear y emprender la marcha de una empresa que además, de operar a través de
un código de actividad económica, se enfoque en el diseño de la creación de nuevos y propios
productos que articulen las diferentes clases de turismo (EMISIVO, RECEPTIVO, EVENTOS
Y CONGRESOS) entre otras, direccionando las actividades culturales de la región en paquetes
de diferentes líneas del turismo tales como: turismo de naturaleza, étnico, cultural, de bienestar,
ecológico, eventos, y sostenible entre otros; viendo esta amplia gama de sub sectores
denominados clases de turismo, e identificando a través de la observación del sector en
diferentes espacios de participación gremial, la inexistencia de productos que oferten esta
amplia gama de actividades incluyentes de cada una de las rutas que interconectan el
Departamento del Meta, el cual a través de un gran inventario de atractivos turísticos dan la
oportunidad de crear productos de contenido experiencial., cuya única misión es entregarle al
consumidor final el “viajero o turista” un itinerario flexible que le permita vivir experiencias de
turismo.
1 LEY 300 de 1996, Congreso Nacional De La Republica de Colombia. TITULO I Art: 1. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8634
11
Por lo anterior nace la iniciativa de crear VIVE´S una Marca que traduce experiencia, a
través de la cual se le da vida a su razón social VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S una empresa
dedicada a una actividad económica puntual VENDER EXPERIENCIAS DE TURISMO,
basadas en diferentes líneas de Negocio pero del mismo contexto, diseñadas en proporción a
incentivar las emociones de los viajeros, a través de la redacción poética y literaria, como
guión fundamental a la hora de construir paquetes o productos turísticos, esto respetando
siempre la ley 1480 del DERECHOS DEL CONSUMIDOR, donde se encontra la protección al
consumidor a través de la prevención frente a la publicidad engañosa, como base fundamental
de garantía la agencia tiene esto como el principio de venta. Por ultimo en los 3 años a su
constitución se contó con la experiencia de pertenecer al gremio Hotelero como plataforma para
conocer más de cerca del sector y sus actores, lo cual fue el detonante para llevar a cabo la idea
de negocio.
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2. ESTADO DEL ARTE
COLOMBIA, un país con 2 129 748 km2, de territorio continental y con 988 km2 de
extensión marítima, sobre los cuales reposan 32 departamentos (ICONTEC)
, contando con un
clima tropical pero sin las cuatro estaciones, poseedora de una diversidad geográfica,
conformada por costas, islas en el mar caribe, y océano pacifico, con tres diferentes cadenas de
montañas ubicadas dentro de la cordillera de los Andes, al igual que con una gran llanura y una
extensa porción de selva amazónica, estas riquezas BIOGEOGRAFICAS, mas sus climas,
hacen de COLOMBIA un país interesante para visitar desde cualquier parte del mundo.
Con la revolución industrial y la apertura económica que esta ocasiona, se inician los
pilares del turismo como una actividad económica, los movimientos de personal a diferentes
destinos hizo que el proceso de viajar se formalizara a través del tiempo en diferentes categorías
o en diferente motivos de viajar, tales como de negocios, ocio, diversión, entre otros,
categorizados en el transcurso del tiempo como clases de turismo, según la OMT, y según la
definición de estas contempladas en la ley 300 y sus modificaciones, en las que se encuentra el
más reciente el decreto 1558 de 2012, en él se define al turismo no solo como un sector si no
como una INDUTRIA DE BAJO IMPACTO.
Gracias a este desarrollo los diferentes departamentos del país no han parado en trabajar
articuladamente con el estado, para la estructura de la industria en cada uno de los territorios,
iniciando con la identificación de la vocación de cada región, lo que ha llevado a la creación de
productos turísticos que representan los diferentes atractivos conformados por aspectos tales
como cultura, naturaleza, gastronomía, riqueza étnica entre otras.
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El Departamento del Meta se ubica dentro de la extensión de llanura, con riquezas de flora,
fauna e iconos que le permiten ser conocido como un destino de clase mundial, muy a pesar de la
crisis de seguridad de los 90, cuyo objetivo militar constituía, la toma de municipios el
sometimiento de poblaciones, entre otros crímenes, no se logró quitarle al país su fortaleza en el
desarrollo turístico, para hoy en día ya se cuenta con un historial de promoción y
comercialización frente al mundo bajo varias estrategias comerciales como, Las campañas de la
Corporación Nacional de Turismo, que para promover el turismo doméstico adelantó las
siguientes: “Turista satisfecho trae más turistas” (1970), “Enamórese de su Colombia” (1975),
“Por las rutas de Colombia” (1985), “Quédate en Colombia” (1986), “Vale turístico nacional”
(1987), “Colombia: tu nuevo destino” (1991), “Colombia: para amarla hay que andarla” (1994),
y para el mercado receptivo, con ocasión de la conmemoración de los 500 del descubrimiento de
América, la campaña “Colombia, el país continente” (1992) y “Colombia: el mundo en un solo
lugar” (1994).
Igualmente la Corporación Nacional de Turismo- CNT realizó el diseño de las marcas
turísticas nacionales “Colombia tiene otro color” (1976) inspirado en una mariposa tricolor y la
famosa espiral tricolor “Sol muisca de Colombia para el mundo” (1991), que fue el ícono de toda
la promoción turística nacional e internacional del país durante quince años. (Ministerio de
Industria) Para el 2016 COLOMBIA como destino de clase mundial, se da a conocer a través de
la estrategia comercial “Colombia es Realismo Mágico”, en el cual el departamento incluye su
participación con el producto líder en turismo de naturaleza CAÑO CRISTALES, a través de
este el mundo quiere visitar el META y Los Llanos Orientales.
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3. RESUMEN EJECUTIVO
Vive´s Travel Tours S.A.S, es una AGENCIA dedicada a la operación de actividades
basadas en la planeación, organización, promoción, desarrollo, comercialización y venta de
Paquetes turísticos y Eventos, tales como; seminarios, congresos, conferencias, convenciones,
exposiciones y ferias, en pro de contribuir en el posicionamiento del destino en la categoría de
turismo MICE, (Meeting, Incentives, Congresses, Exhibitions), (COTELCO ASOCIACION
HOTELERA DE COLOMBIA, 2012),como su estrategia de innovación en el mercado.
Nos ubicamos en el mercado con ventajas que nos permiten ser competitivos e innovadores
a través de un portafolio diversificado frente a la operación de viajes caracterizados en el diseño
propio de productos turísticos, que incluyen, actividades de experiencias únicas a través de la
oferta de los diferentes atractivos con los que cuentan los destinos ofrecidos por la agencia; en
eventos, somos completamente pioneros en la planeación y construcción de eventos como ferias
y exposiciones en la ciudad de Villavicencio como punto focal y atractivo para proveedores
nacionales de diferentes industrias.
Para la puesta en marcha de Vive´s Travel Tours, como Agencia de Viajes & Eventos,
se realiza la debida constitución legal de la misma bajo la figura de S.A.S, ante la CAMARA DE
COMERCIO DE VILLAVICENCIO, para esto se identificaron aspectos importantes como la
oferta de servicios diversificados combinando el turismo de viajes y experiencias con el turismo
de eventos (MICE), en busca de la sostenibilidad en el tiempo. Adicional se pretende cumplir
con lo establecido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo quien “expidió la
resolución 0148 del 2015 mediante se derogó la Resolución 2408 del 2014, y se reglamenta el
15
cumplimiento de las normas técnicas de calidad expedidas por las unidades Sectoriales de
Normalización sobre Sostenibilidad Turística” (Industria), 2015) .
El análisis de mercado realizado, permitió a través del método de observación, identificar
la oportunidad del negocio gracias a la poca existencia de agencias con productos diseñados a
base de contenidos propios para segmentos educativos y profesionales, basados en experiencias
únicas, que fortalezcan las relaciones interpersonales en propósito de la consolidación de
conocimientos académicos, científicos, y culturales, entre otros; Como también nos hace ver la
inexistencia de agencias de viajes con vocación a la planificación, desarrollo y operación de
eventos especializados tales como ( Congresos, Asambleas, Ferias y exposiciones), lo que hace
de Vive´s Travel Tours una agencia diferente, competitiva e innovadora en la explotación de un
nuevo segmento del turismo que surge gracias a la inversión hotelera realizada por las cadenas
que actualmente están en la ciudad y con las cuales se cuenta con la capacidad instalada para la
operación de grandes eventos.
La agencia nace con un capital de $ 3´200.000 mil pesos, representados en 10 acciones
cada una de un valor nominal de $ 320.000 mil pesos Colombianos; capital invertido en la
adquisición de equipos de oficina, mobiliario, apertura legal de la empresa, y demás
herramientas para el inicio de la operación.
Se determinó el nombre de la agencia bajo la expresión de “ó vives la experiencia o no
viajaste”, frase que la gerente usa cuando viaja, de allí parte la idea del nombre, incorporando los
colores que interpretan el verde del llano, el café de la tierra, el naranja de atardeceres y el
amarillo de amaneceres, con el rojo de las lunas llaneras, fusionado con detalles como la garza
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real y la flor heliconia, partiendo de estos detalles nace la imagen corporativa, la cual se incluye
en la gestión comercial como herramienta necesaria para el desarrollo de promoción en la web,
redes, y material impreso.
Al realizar el presupuesto inicial y el balance de apertura, se definen las líneas de ingresos
en las cuales la empresa tendrá soportados sus costos fijos y su rentabilidad, proyectando que
esta sea sostenible en el tiempo, se da origen a la proyección de que la organización tenga su
propia FUNDACION, la cual estará proyectada a la realización de proyectos de reinversión y
de retribución al sector turístico.
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4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El turismo, se ha convertido en un fenómeno revolucionario de la economía a nivel
mundial, debido al continuo crecimiento y participación como actividad en los índices del PIB
de cada país, o de cada región tratándose de Colombia, país denominado actual mente como uno
de los destinos más visitados debido a su biodiversidad, en naturaleza, cultura, gastronomía entre
otros, cuya participación en los procesos de comercialización como destino turístico de clase
mundial, se centra en la riqueza natural, en la que el Departamento del META tiene una
participación importante gracias al icono de naturaleza CAÑO CRISTALES, el río de 5 colores.
La Inexistencia de una AGENCIA que opere en sincronía Viajes & Eventos en la ciudad
de Villavicencio, motivó su creación en busca del posicionamiento del destino en la categoría de
turismo MICE, (Meeting, Incentives, Congresses, Exhibitions), abarcando actividades basadas
en la planeación, organización, promoción, desarrollo, comercialización y venta de Paquetes
turísticos y Eventos, tales como; seminarios, congresos, conferencias, convenciones,
exposiciones y ferias. Debido a la poca oferta de productos turísticos receptivos, y el
desconocimiento en la especialidad de eventos desde las agencias, nace la iniciativa de crear
una empresa de turismo que permita satisfacer estas dos necesidades, causa por la que se revela
la oportunidad de negocio frente al desarrollo y puesta en marcha de una agencia que se
especialice en el diseño de producto turístico receptivo, y en la planeación, desarrollo y
operación de eventos especializados.
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5. MERCADO
5.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADO
La importancia del TURISMO como actividad turística dentro de la economía mundial se
ha incrementado, haciendo de este una nueva apertura económica para todos, según Noelia
Novás “El turismo fue la primera actividad internacional mundial en el año 1999, por encima
del sector de automóvil. Debemos entender que el turismo es más que in sector económico, es
una actividad económica que afecta a diversos sectores, actividades, servicios y productos”.
(NOVÁS, 2011).
Durante su evolución, el turismo ha permitido que los destinos se especialicen en
productos que les permiten tener una demanda cualificada, esto claro gracias al cumplimiento
en calidad de servicios el cual es el principal medidor frete a los gustos y preferencias de los
visitantes o viajeros de cada destino, para esto se tiene en cuenta que los elementos visibles en
la estructura turística definidas dentro del concepto de turismo, como lo son la infraestructura,
la calidad del servicio, la oferta honesta de los productos, el precio, entre otros aspectos hacen
que la demanda sea un poco más diversificada. Es importante conocer el comportamiento del
mercado desde los factores que influyen a la hora de diseñar las líneas de negocios, ingresos a
los que se va a dedicar la agencia, teniendo en cuenta la fluctuación o estacionalidad a la que
muchos destinos están sometidos por factores como estaciones climáticas, vías de acceso,
celebraciones, entre otras. Teniendo en cuenta la llegada de extranjeros al país, se parte para
analizar las infraestructuras de cada destino a nivel nacional en pro de captar la atención de la
oferta extranjera, partiendo de lo general a lo particular.
19
Figura 1Orígenes de turistas:(TURISMO)
Figura 2. Llegadas de extranjeros a colombia :(TURISMO)
En ella se puede analizar los orígenes de los viajeros hacia Colombia, permitiendo a la
agencia identificar cuáles son los países que más frecuentan nuestro destino.
20
Figura 3. Receptivo tortal de viajeros Gráfica:(TURISMO)
Análisis complementario de la procedencia de los extranjeros que visitan a Colombia.
Figura 4. Origen de turistas pro departamento de destino
21
La estadística de los destinos más visitados permite conocer los gustos y preferencias de
los turistas, teniendo en cuenta los productos que hacen diferente cada destino, debido a sus
atractivos, como sol, playa, parques temáticos, cultura, folklore, entre otros. Esto se convierte
en una herramienta útil para el diseño de productos emisivos, según los destinos más visitados,
para esto se analizan los costos de operación o las alianzas para el tema de promoción y
comercialización, y percibir ingresos por comisiones con los operadores.
Para el análisis de llegadas de viajeros a la ciudad de Villavicencio, se tiene como base y
fuente el SITUR del Departamento del, (META, 2016 ) así:
Figura 5. Visitantes Extranjeros Según Procedencia
22
La procedencia de los turistas internacionales que llegan a Villavicencio y el META,
permiten tener un panorama claro sobre los intereses que tienen estos viajeros sobre los
productos que el departamento ofrece, actualmente el Meta se promociona a través del producto
de Naturaleza, el cual ha logrado captar un gran número de turistas.
5.2 ANALISIS DE LA COMPETENCIA
Se pretende, sustentar mediante una estructura de análisis de mercado, los diferentes
aspectos que dinamizan la oferta de las agencias de viaje en la ciudad de Villavicencio, en el
cual se identifican la apertura, existencia actual, permanencia, y portafolio de servicios, como
los aspectos más relevantes a evaluar frente a la competencia, ya que estos nos permiten
identificar cuál de ellas son competencia directa e indirecta.
Así mismo, se pretende conocer la competencia a través de un análisis de observación
entre una población de 15 agencias, tomada de la web según resultados de búsqueda, este
análisis cualitativo permite identificar aspectos como la visibilidad de estas agencias en el
mercado, sus canales de distribución, servicios y productos que ofrecen en sus portafolios,;
estos aspectos se cuantifican frente a los criterios de SI y NO frente a los que tiene VIVE´S
TRAVEL TOURS S.A.S.
23
T. RECEPTIVO
T.
EMISI
VO
FIESTAS-
RECREACIO
NES
CONGRESOS
FERIAS
EXPOSICIONES
/CAPACITACIO
P. VISIBLE
/OFICINA
PAGINA
WEB
SISI NO SI
SI SI
SI SI NO NO SI SI
SI SI NO NO SI SI
NO SI NO NO NO SI
NO SI NO NO SI SI
SI SI NO NO SI SI
NO SI NO NO SI SI
SI SI SI NO SI SI
SI SI NO NO NO SI
SI SI SI NO SI SI
NO SI NO SI /CAPACIT SI SI
SI SI NO NO NO NO
SI SI NO NO SI SI
OCASIONAL SI NO NO SI SI
OCASIONAL SI NO NO SI SI
8 14 2 1 11 13
SERVICIOS
EVENTOS
VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S
RECEPTUR DE LOS LLANOS
LLANOS Y TURISMO
KARIBE CHARTER
AMERICAN TOURS LTDA
TOTAL
ALCARAVAN
AG. VIAJES VICTORIA
CHIVAS Y VIAJES POR
COLOMBIA
VIAJES DEL LLANO
GAVILANES TRAVEL
LITSI TOURS
CARATERIZACION DE LA COMPETENCIA
AGENCIA
OVER PROTURISMO
AVIATUR S.A.
GENTE MUNDO
EL LLANO VIVE
CANALES DE
DISTRIBUCIÓN
Tabla 1. Caracterización De Competencia
24
T. RECEPTIVO
T.
EMISI
VO
FIESTAS-
RECREACIO
NES
CONGRESOS
FERIAS
EXPOSICIONES
/CAPACITACIO
ES
P. VISIBLE
/OFICINA
PAGINA
WEB
8 14 2 1 11 13
AGENCIAS
15
Figura 6. Análisis De Competencias
De un total de 15 agencias, se identificaron los aspectos de similitud con VIVE´S
TRAVEL TOURS S.A.S, frente a sus líneas de servicio, canales de distribución, visibilidad así:
Tabla 2. Muestra De Agencias Villavicencio
Se toman 15 agencias de 35 reportadas con RNT.
25
Para este estudio cualitativo realizado para vislumbrar un panorama , cualitativo a través
del método de observación, el cual se aplicó a través del campo de la web, mediante
características de búsqueda tales como, agencias en Villavicencio, agencias de viaje en
Villavicencio con oficina, páginas web de agencias de viaje en Villavicencio, y los resultados
arrojados coincidían con las mismas agencias, por lo que se tomaron estas 15 agencias, una vez
se verificaran su existencia ante el portal de la cámara de comercio de Villavicencio a través de
su portal.
Población observada: Agencias de viaje
Total de la muestra: 15
Criterios de diferenciación:
Turismo receptivo: Son los productos turísticos que involucran actividades del destino
donde se encuentra la agencia, de igual forma se conoce por la captación de viajeros de
otros destinos hacia el local.
Turismo Emisivo: Es la emisión de turistas, viajeros desde el destino donde se
encuentra la agencia hacia otros destinos nacionales o internacionales.
Eventos: Entre estos encontramos 2 tipologías de eventos 1: los que pertenecen a las
fiestas temáticas, o recreacionales; 2: Los que pertenecen al área especializado, los
cuales son los que contemplan la operación de CONGRESOS, FERIAS,
EXPOSICIONES, ASAMBLEAS, RUEDAS DE NEGOCIOS, entre los más conocidos.
26
VISIBILIDAD Ó CANALES DE DISSTRIBUCIÓN: frente a este criterio buscamos el
diferencial frente a los que tiene punto de información al cliente, los que tiene página web,
estos aspectos generan confiabilidad frente a la garantía del servicio, y respaldo.
5.3 ESTRATEGIAS DE MERCADO
|La agencia de viajes y eventos, nace con el propósito de estructurar líneas de ingresos que
a mediano y largo plazo se conviertan en los pilares sostenibles de la agencia, a través de las
estrategias de comercialización.
Para la definición de estas líneas es fundamental tener como base el estudio de las cifras de
migración de los turistas hacia el Departamento del Meta como destino receptivo al que se
piensan sumergir en la oferta de viajes desde otras ciudades hasta este. Así como los datos de
migración del turismo internacional hacia Colombia y su descentralización hacia los diferentes
destinos en oferta para el análisis de la comercialización de productos nacionales receptivos, de
igual forma debe realizarse un análisis frente a la DEMANDA que tienen otros destinos desde
el destino de operación para la articulación de paquetes emisivos.
Los productos de Vive`s Travel Tours S.A.S, son:
T. RECEPTIVO: Operación De Planes receptivos en el META.
T. EMISIVO: Diseño y planificación de Viajes a destinos Nacionales e internacionales
EVENTOS ESPECIALIZADOS: Diseño y Planificación De FERIAS Y
EXPOSICIONES, CONGRESOS, ASAMBLEAS, Capacitaciones Empresariales,ect.
27
5.4 DESCRIPCION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
5.4.1. Turismo Receptivo.
Consiste en la oferta de productos turísticos, diseñados con las diferentes actividades de
ocio, experiencia y/o esparcimiento que pueden hacer los viajeros que llegan al Departamento
del Meta.
5.4.2. Turismo Emisivo.
Consiste en la Comercialización y Venta de paquetes turísticos, a la población del destino
operante hacia otros destinos nacionales e internacionales. Esta línea no solo está dirigida al
turismo familiar sino también al corporativo, a través de los viajes de incentivos para el sector
público y privados.
5.4.3. Turismo De Eventos Ó Mice.
Consiste en el diseño y desarrollo de eventos basados en contenidos de negocios,
académicos y corporativos. Este mercado para Villavicencio es un mercado inexplorado y poco
explotado debido a la carencia de una infra estructura turística adecuada para recibir eventos en
un solo recinto de mas de 1000 asistentes, tema que ha venido cambiando debido a la llegada de
las cadenas hoteleras a la capital del Meta, y con ellas, su estructura robusta en la operación de
alojamiento y eventos. Gracias a esto y la experiencia profesional frente al tema, la agencia
incluye dentro de su portafolio, la organización de Eventos como congresos, Asambleas, los
28
cuales pueden ser de otros sectores económicos, o pueden ser desarrollados a iniciativa de la
agencia y de la necesidad existente en el mercado.
5.4.4. Otros Servicios.
LA BODEGA TURISTICA.
Consiste en la Comercialización de productos e insumos para la industria turística Del
Meta: como es de saber la agencia de VIVE´S, en su experiencia para la realización de ferias y
salones de proveedores cuenta con bases de datos de reconocidas marcas de productos o
servicios para la prestación de servicios turísticos, lo que le ha permitido tener negociaciones
directas con los proveedores generando comisiones por intermediación.
CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Esta línea es de gran apoyo a la hora de generar los recursos, ingresos que ayudan
apalancar otras áreas de la empresa, como impuestos y demás, en los momentos en que la
actividad de turismo está en estación por alguna razón del sector. VIVE´S TRAVEL TOURS
S.A.S para su primer año de constituida ya cuenta con experiencia publica contractual, la cual le
permite participar en procesos licitatorios.
Convencidos de la diversificación de las líneas de Negocio como una estrategia de
ingresos lo flujo de caja a través de la operación de las distintas clases de Turismo. Vendemos
experiencias, por ello nos dedicamos a diseñar el viaje a la medida de su presupuesto, tanto al
interior del país como al exterior.
29
Cada uno de los servicios, productos ó líneas de negocios diseñadas en el portafolio de Vive´s,
tiene como principio la localización del mercado objetivo al cual va direccionado.
PAQUETES TURISTICOS RECEPTIVOS.
Son diseñados con actividades de turismo articulados en un entorno especial como: (académico,
vacacional, empresarial, de lujo entre otros), esto gracias a que definimos el público objetivo
hacia donde está dirigido, de esta manera, nuestros programas de turismo tiene el nombre
adecuado para dichos segmentos o actividades.
PAQUETES TURISTICOS EMISIVOS.
Estos son diseñados según el destino internacional o nacional más competitivo en precio, lo que
buscamos a la hora de diversificar, fue obtener alianzas con Mayoristas de destinos
internacionales, respetando la cadena de valor de la oferta, contando con respaldo.
En la caracterización de nuestro mercado objetivo es:
Tabla 3. Participación Porcentual De Los Productos De Vive´S Travel Tours S.A.S En Como
Lineas De Ingresos. (TOURS, 214)
OCIO FAMILIA 20%
OCIO GRUPOS NO ESPE 20%
INCENTIVOS G. EMPRESAS 30%
EPECIALIZAD ACADEMICO 30%
TOTAL 100%
TURISMO RECEPTIVO - MERCADO
OBJETIVO
30
Se clasifican en dichos grupos teniendo en cuenta el comportamiento histórico, de consumo
ejemplo:
OCIO: Son las actividades realizadas por grupos como familias, viajero individual o grupos de
amigos, conocimos como grupos no especializados, cuyo interés en la recreación, el descanso y
el entretenimiento.
INCENTIVOS: Son programas diseñados para la recreación y la motivación de grupos
empresariales, a través de los viajes de incentivos o de bienestar, en este nicho podemos
encontrar un turismo masivo de poder adquisitivo medio pero garante a través de la contratación
estatal.
ESPECIALIZADO: Son programas de viaje receptivo o emisivo, con contenido de interés,
puede ser académico, profesional, dirigido a población estudiantil en diferentes edades,
profesionales, pensionados, que buscan además de conocer nuevos destinos, buscan explorar a
través de experiencias contenidos intelectuales y de aprendizajes.
31
Figura 7. Mercado Objetivo
(TOURS, 214)
Tabla 4. (TOURS, 214) nichos de mercado objetivo para eventos
MERCADO OBJETIVO - ENVENTOS
E. PRIVADA FAMILIA 80%
E. PUBLICA GRUPOS 20%
TOTAL 100%
20%
20%
30%
30%
MERCADO OBJETIVO - RECEPTIVOS Y EMISIVO
OCIO FAMILIA OCIO GRUPOS NO ESPE
INCENTIVOS G. EMPRESAS EPECIALIZAD ACADEMICO
32
Figura 8. Definición De Líneas De Eventos (TOURS, 214)
En el segmento de mercados VIVE´S TRAVEL TOURS, tiene como objetivo ser la primer
la agencia de eventos, especializada en diseñar eventos propios en la tipología de FERIAS Y
EXPOSICIONES, en la operación de otros eventos como congresos, encuentros deportivos,
culturales, académicos, catalogados como Congresos, Asambleas, Seminarios, Capacitaciones
etc.
5.5 ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN
Dentro del campo de la comercialización en un mercado como lo es el TURISMO, se
debe tener claro e identificado los comportamientos de consumo de los viajeros según su
tipología o su interés, esto permite definir unos programas diseñados para sus necesidades, a
través de la operación directa o la intermediación, lo que represente mayores ingresos para la
agencia.
40%
10%
50%
EVENTOS ESPECIALIZADOS
E. PRIVADA FAMILIA E. PUBLICA GRUPOS
E. PUBLICA TOTAL
33
VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S, se ha enfocado en mercados masivos que le permitan
apalancar los procesos de operación, esto determinando su facturación o sus líneas de ingresos
en la oferta de programas de incentivo para el sector público, el cual no es muy constante pero
rentable ya que es masivo. Actualmente te la agencia se encuentra en la implementación de
estrategias de distribución hacia los demás nichos de enfoque así:
5.6 CANALES DE DISTRIBUCIOÓN DE PRODUCTO
5.7 ESTRATEGIAS PARA LA DISTRIBUCION
En este proceso, la agencia VIVE´S TRAVEL TOURS, diseña sus propios programas o
paquetes turísticos los cuales buscan satisfacer las necesidades o generar expectativas de nuevos
intereses hacia quien va dirigido, ejemplo: para los programas académicos buscamos productos
no conformados, brindamos la asesoría a los proveedores para recrear ambientes propicios que
FAMILIAS Y GRUPOS NO ESPECIALIZADOS
-Página Web
-Redes Sociales
-Voz a Voz
-Publicidad Impresa
INCENTIVOS - ESPECIALIZADO
-G. comercial Directa hacia el sector público y privado
EVENTOS
-Telemercadeo
-Pagina Web
-Redes sociales
34
permitan establecer un lazo de interés entre el saber hacer y la experiencia turística, para esto
VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S tiene definido los procesos de diseño y comercialización así:
(TOURS, 214)
Figura 9. Etapas desarrollo de producto
Los medios o canales de distribución son:
- Internet – página web redes
- Agencias de Viaje Mayoristas Receptiva de turismo nacional e internacional.
- Venta Directa, a través de la promoción de destino
- Gestión comercial de campo o visita empresarial puerta puerta.
35
5.8 ESTRATEGIA DE PRECIO
La definición de los precios depende de estrategias de negociación con los proveedores de
servicios según el proceso de encadenamiento de la oferta así:
Internet: a traves de la pagina web de vives,
www.vivestravel.com, quien ademas promociona a traves de
las redes mediante una publicidad paga y otra viral
AGENCIAS MAYORISTAS: Estas agencias se conocen por su
constante presencia en ferias especializadas de turismo, ellas conmpran aun precio y vende
como inermediarias ante el turismo internacional.
VENTA DIRECTA: Este canal es mas utilizado para la venta de ferias, venta de tiquetes, venta
de productos de incentivos.
36
La intermediación es un canal difícil de manejar ante el cliente o consumidor final “el
Viajero” ya que hay diversas formas de llegar al prestador directo, esto hace que la competencia
sea más compleja y menos leal a la hora de vender, para esto VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S
hace convenios de alianza estratégica con empresarios del sector que pertenecen a la cadena de
valor del turismo, que además cuenten con servicios de buena calidad, no solo ofreciendo la
comercialización del servicio implícito en sus programas, si no asesorándolos en temas que el
proveedor puede requerir.
Las estrategias son:
- Convenios de comercialización
- Asesoramiento en servicios, sostenibilidad y operación a cambio de tarifas de
intermediación más interesantes.
- Compra de capacidad en baja
- Promoción en página cambio de mejor tarifa comisionable.
5.9 ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
Para VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S la promoción se realiza a través de los planes de
promoción de destino, el cual tiene como propósito lanzar nuevos productos para las mayoristas
con primeras plataformas de comercialización y clientes al mayoreo.
37
5.9.1 Ruedas De Negocio.
Con el fin de tener un acercamiento con las mayoristas a nivel nacional, las agencias de
Villavicencio a través de los proyectos gestionados ante el fondo de promoción turística, se
realizó una gira por 13 ciudades del país a donde, las agencias con productos turísticos definidos
y debidamente empaquetados, podrían participar, en la promoción a través de las ruedas de
negocio.
Rueda de negocio en la macarena: En esta rueda de negocio las agencias vamos a destinos
como la macarena a recibí las ofertas de los operadores receptivos del destino para que con ellas
podamos empaquetar programas de todo el destino ofreciendo paquetes de más de 2 noches en
el departamento.
Figura 10. Registro Fotográfico Municipio la Macarena:
Municipio la MACARENA:
Tipo de Rueda de Negocio: Operadores turísticos, proveedores de agencias como VIVE’S
TRAVEL TOURS S.A.S.
Entidad organizadora: Pro Colombia, Fontur, Instituto de Turismo Del Meta . El contacto
directo con los operadores de los sub destino.de META, permite a las agencias de viajes contar
con la información directa de la operación del destino, itinerarios, servicios complementarios
para el viajero, seguridad, asistencias médica entre otros.
5.9.2 Ruedas De Negocios Con Agencias Mayoristas.
Este tipo de ruedas de negocio tienen como finalidad el acercamiento de agencia
minoristas en este caso como VIVE´S TRAVEL TOURS, con agencias MAYORISTAS como
es el caso de CONTACTOS una de las agencias representativas en capitación de turista
internacional hacia el país, ellas actúan como plataforma de clientes por mayoreo, con estas
agencias nuestras agencias deben hacer un acuerdo de porcentaje de intermediación.
5.9.3 Estrategias De Comunicación
En VIVE´S TARVEL TOUR S.A.S, se cuenta con un proceso de comunicación digital el
cual tiene como fin movilizar toda la publicidad referente a programas vacacionales, y a
eventos programados, diseñados u operados por la agencia.
39
Para el propósito comercial, de difusión y comercialización, tenemos claro que la imagen
debe tener una participación, clara sobre todos los planos publicitarios, para ello presentamos el
manual de imagen corporativos que tiene nuestra agencia.
Figura 11. Primer logo de la agencia.
40
6. DESARROLLO DE LA IMAGEN CORPORATIVA DE LA AGENCIA
El desarrollo de la imagen corporativa es algo más allá de la especificación de un logo, un
nombre y un slogan, para nosotros la IMAGEN DE VIVES es una MARCA, cuya perspectiva
es la definición de una marca de servicios, marca de ropa deportiva y dotación para actividades
deportivas, posicionamiento de destino a través de sus complementos de diseño, reflejo de color
frente a aspectos de la naturaleza del destino, palabra clave y posicionada en la mente del
consumidor en la ciudad, debida a la similitud con otras marcas, CC. Viva Villavicencio, VIVE
el llano, Vive.Travel,, fueron en similitud lo que llevo a que VIVE´S fuese el nombre de la
agencia, cuya explicación sale de o vives un destino o no viajaste. Por esto buscamos que fuese
sonora, fácil de recordar y abierta para usar como agencia, fundación, marca deportiva, entre
otros destinos a los que ya se proyecta VIVE´S como marca.
Para esto, la agencia de viajes busca sincronizar lo que está pensando la población frente a
turismo en su momento, y en análisis de lo que sería su competencia directa busca integrar la
palabra VIVE en plural, conectándola a través de un signo como apostrofe dibujado en
semejanza al vuelo de un ave propia de la región la garza real. De igual forma se complementa
con las palabras Travel Tours, haciendo una mezcla del idioma español y las ingles en busca de
palabras claves que permitan la ubicación sencilla a través de la web hacia los navegantes. Es así
que nace la imagen corporativa de VIVE´S TRAVEL TOURS, la cual se adjunta a este
documento en forma digital.
41
6.1 MANUAL DE IMAGEN 2016
De esta manera nace la imagen corporativa de VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S
6.2 Manual de Imagen contenido interior
42
La naturaleza de los colores el degrado, intensidad con los que siempre deben estar
presentes en cualquier visual.
Los isotipos hacen parte de la imagen, y en formato positivo negativo es aquel usado en
una sola tinta, así como el tipo de letra para el desarrollo de los textos de la agencia.
43
Presentación del manejo de ISOTIPO, es el que a medida en que el nombre se posesione
en el mercado reemplazara lo palabra, de esta manera se abrevia y se identifica la imagen como
marca.
Diseño para el 2016 de las tarjetas de presentación del personal directivo, comercial de la
agencia.
44
La institucionalidad, de VIVE´S TRAVEL TOURS, se direcciona hacia dar a conocer su
marca simplificada, a través del isotipo el cual buscamos dejar como marca para suvenir y línea
de ropa deportiva para viajeros.
Las líneas de ropa deportiva, serán el propósito para el 2017 y 2018, como unidad de
negocio, también será la imagen del departamento comercial.
La imagen, debe estar incluida en todos los canales de comunicación, en ejemplo las
firmas digitales en los correos.
45
La imagen institucional, de la empresa debe estar en todo lo relacionado con los canales
de comunicación.
46
Solicitud ó Requerimiento
• Respuesta 24 Horas: Cotización
Confirmación de servicio:
• Geeracion de Orden de servicio
Pago del producto
Toma del servico
• Post venta • Sugerencias • Opinion en
blog
7. ESTRATEGIA DE SERVICIO
Para la prestación de servicios, VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S, tiene identificado sus
procesos.
7.1 CANAL DE CONTACTO.
Como primer canal de contacto con el futuro viajero Vive´s, tenemos la página web
www.vivestravel.com , en la cual tenemos los contenidos fotográficos de interés.
NECESIDAD CLIENTETE
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ESTRATEGIA DE SERVICIO – COMUNICACIÓN
47
Una vez realizado el proceso de atención a los requerimientos , la agencia Vive´s Travel
Tours, tiene como modelo las cotizaciones mediante formato estándar, en los cuales especifica
cada necesidad, en costo y precio de venta, permitiendo revisar que dicha cotización este
dentro de los precios competitivos.con el fin de dar una idea de cómo se trabajan las
cotizaciones de la agencia vive´s,.
48
Tabla 5. Formato de cotización para grupos o paquetes no establecidos.
N° Pax:__33_
Servicio ESPECIFICACION
REQUERIMIENTOS
Estancia:
Días:_3__Noches:__2__ Alojamiento:
Acomodación:
City Tour
Ruta Tours:
Múltiple:
sencilla: doble:
Transporte:
Si:
No:
Alimentación:
Desayuno:
Almuerzo:
Cena:
Tipo de grupo:
Familiar: Empresarial:
Inst. Educativa: Universitario: Adulto Mayor: Otro:____________
Fecha de llegada: Viernes 21 De Noviembre am. Fecha de Salida: Domingo 23 Noviembre Pm.
$ 23.000
$ 22.000
Viernes Almuerzo –
Bienvenidos al Villavo la
bella. Delicioso Plato Típico.
En el hotel.
Deliciosa Cena para
Enamorarse del Llano a la
luz De La Luna Llanera en lo
alto de la Piedra Del Amor.
Brizantha es un hotel
boutique, zona húmeda, con
piscina para niños, jacuzzi y
piscina para adultos.
PAQUETE VIVE’S EL LLANO
DETALLE Vr * Persona Total Grupo
Transporte $ 91.000
Transporte (2 Vans – tipo Ejecutivo
modelo 2014) Bogotá – Villavicencio /
Vil lavicencio – Bogotá. Y disponibilidad
para recorridos City tours y ruta tours.
Durante 3 días.
$ 3.003.000
Salida Bogotá 7:00 am -
Llegada a Villavicencio 11:30
am del viernes – incluido
transporte para las rutas y
disponibilidad 3 días.
Alimentación:
$ 726.000
$ 759.000
Alojamiento:
Hotel Campestre, en acomodación
Múltiple con desayuno incluido + seguro
Hotelero e Impuestos.
2 Cena
2 Almuerzo
1 Almuerzo
1 Cena
$ 121.212 $ 3.999.996
$ 25.000 $ 825.000
$ 22.000 $ 726.000
Compartiendo entre
compañeros - Después de
una calurosa competencia
en Marsella.
3 Almuerzo - Empresarial $ 25.000 $ 825.000
Almuerzo Típico Llanero,
como lo merece un
verdadero ¡Pariente!!.. En
Cumaral.
$ 20.000
$ 15.000
$ 20.000
$ 20.000
City tour :
Ruta Tours:
Integración
empresarial:
TOTAL VALOR TOUR VIVÉS EL LLANO POR PERSONA
DURANTE LOS 3 DÍAS$ 427.412 $ 14.104.596
$ 50.200
$ 23.000
$ 25.000Nocturno – Viernes – recorriendo a
Villavo la Bella.
Sábado- Ruta del Pie de monte llanero -
Conociendo la Fauna y Flora del Llano
con la Visita al “Bio - parque los
Ocarros + Cuna de la Mamona en
Cumaral + Visita Mirador Altos del
Caney + Parada Restrepo Artesanías + La
parada del Postre + regreso Hotel”
Día en el Parque HACIENDA MARSELLA -
Refrigerio + actividad turística
Las estrellas de La Noche,
esperan por los visitantes en
la ciudad. Salida 5:30 pm
recorrido por Villavicencio,
visita Piedra Del Amor +
conociendo Villavo y sus
Avenidas + Rumba en los
CAPACHOS.
Salida de hotel Sábado, 8:00
am, Almuerzo Típico 1:30
Cumaral – 3:00 Visita
Restrepo Artesanía 1h/
subida al Mirador altos del
Caney( caminata 1h/30) –
regreso Hotel 6.00 pm
regreso Hotel – Cena el
Llanerazo 7:30 Hotel.
DIVERTIDO pero interesante
Desafío Reality – trabajo en
equipo, promoviendo el
compañerismo y la
coopetencia Empresarial. +
Refrigerio + Hidratación +
Actividad de turismo.
TOTAL PRECIO DEL GRUPO
$ 825.000
$ 759.000
$ 1.656.600
Cena la tradición del Llano
en una Hoja de Vijao. Hotel
Brizantha.
COSTO GRUPO
$ 11.093.808
$ 3.010.788
$ 1.003.596$ 142.471COSTO TOTAL POR DIA POR PERSONA
$ 1.600.500
$ 1.907.400
$ 561.000
$ 385.506
$ 495.000
$ 660.000
$ 660.000
$ 495.000
$ 660.000
$ 3.669.402
$ 15.000
$ 11.682
$ 17.000
$ 57.800
$ 336.176
COSTO
$ 48.500
$ 111.194
49
De este formato solo se entrega, hasta la columna de detalle del servicio, el resto de la
información son los costos y el margen de ganancia con el que se parte para la evaluación de los
impuestos. Una vez aprobada la cotización se gestiona el pago a través de transferencia
bancaria, enviando soporte de pago, se confirma el mismo mediante correo y se imprime copia
de la reserva para organizar la operación del mismo.
7.2 POST VENTA.
Una vez prestado el servicio, se procede mediante un mensaje de pronto regreso al
viajero vive´s, de igual forma se establece como estrategia a mediano plazo la activación del
blog web, para que los viajero expongan su experiencia.
7.3 PRESUPUESTO DE LA MEZCLA DE MERCADOS
VIVE´S TRAVEL TOURS, S.A.S, tiene dentro de sus costos fijos anuales tanto para el
proceso de comercialización, los dominios de página web adquiridos, (1. www.vivestravel.com -
2. com.co - .3.co). Cada dominio está anclado al desarrollo de la página.
50
Tabla 6. Definición De Rubros Para Mezcla De Mercados
7.4 ESTRATEGIA DE APROVISIONAMIENTO
Con respectos al tema de aprovisionamiento, más que un tema de reserva la agencia
VIVE´S TRAVEL TOUR S.A.S, busca establecer alianzas estratégicas con los HOTELES,
RESTAURANTES, EMPRESAS DE TRANSPORTE, frente a la negociación de la tasa de
intermediación o tarifa de agencia, la cual con algunos ha logrado obtener un porcentaje optimo
del 30% el cual le permite ser competitiva en el mercado, y forjar alianzas con mayoristas para
la afluencia de viajeros.
Ejemplo a la hora de presentar un plan para los mayoristas sobre el precio de venta antes
de IVA, se comisiona el 15% para la agencia mayorista, y el 15% para la agencia VIVE´S.
ITEM COSTO ANUAL
DOMINIOS 3 $ 230.000
HOSTING $ 300.000
PROMOCION WEB $ 3000.000
POMOCION EN REDES
PARA EVENTOS
$ 3.600.000
TOTAL $ 6´830.000
51
8. DESARROLLO DEL PROYECTO
8.1 RECURSOS PROPIOS
Inicialmente cuando nace la idea de crear una AGENCIA DE VIAJES, se estima la
operación desde la vivienda personal, la cual inicialmente se dispuso de un área de habitación
como oficina, teniendo un personal por OPS, como Gerencia y una comercial. En dicho inicio se
manifestaron diferentes obstáculos para el desarrollo de las gestiones, haciendo que la
propietaria, diera gestión a la parte comercial los fines de semana después de sus jornadas
laborales consiguiendo concretar los primeros cierres de venta para la agencia en mención.
Disponible a esta importante apertura de optimismo y de emprendimiento se decide la
disposición del 100 % de su presencia en la empresa.
VIVE`S TRAVEL TOURS S.A.S; nace con un disponible de $ 3`200.000 como aporte
de capital inicial para la adquisición de equipos de cómputo, gasto de papelería contable, gestión
administrativa de apertura, equipos de oficina, dominios de página web, entre otros.
8.2 MECANISMOS Y ESTRATEGIAS UTILIZADAS PARA LOGRAR LAS METAS
PROPUESTAS.
Para el desarrollo o definición de estrategias utilizadas, en pro de lograr las meta propuestas,
son las de definir las especialidades, definir los nichos de mercados, planificar entre otras los
productos a ofrecer.
52
8.3 DEFINICION DE PRODUCTOS O SERVICIOS
La agencia de viajes y eventos, nace con el propósito de estructurar líneas de ingresos que
a mediano y largo plazo se conviertan en los pilares sostenibles de la agencia, a través de las
estrategias de comercialización.
Para la definición de estas líneas es fundamental tener como base el estudio de las cifras de
migración de los turistas hacia el Departamento del Meta como destino receptivo al que se
piensan sumergir en la oferta de viajes desde otras ciudades hasta este. Así como los datos de
migración del turismo internacional hacia Colombia y su descentralización hacia los diferentes
destinos en oferta para el análisis de la comercialización de productos nacionales receptivos, de
igual forma debe realizarse un análisis frente a la DEMANDA que tienen otros destinos desde
el destino de operación para la articulación de paquetes emisivos.
53
9. OPERACIÒN
Para la operación de la agencia se requiere, una necesidad la cual se define según los
nichos a los cuales VIVE´S TRAVEL TOURS pretende llegar., un diseño de producto el cual se
basa en los costeos realizados en las negociaciones con los proveedores y/o operadores de
turismo, una vez realizado el diseño, la operación de promoción y comercialización, venta,
Operación logística, post venta, estos son los procesos misionales de Vive´s, para identificar
todo los procesos de la empresa presentamos el MAPA DE PROCESOS.
Figura 12. Mapa De Procesos
54
Ficha técnica del producto turístico receptivo
En pro de darle al consumidor final una información real y transparente, frente a los
programas preestablecidos receptivos o emisivos, y frente a los diseñados según la necesidad
del viajero, este se hace mediante el formato de cotización.
9.1 CARACTERISTICAS TECNICAS DEL PRODUCTO
Son todos aquellos elementos o factores necesarios para ofrecer no un paquete si no vender
EXPERIENCIAS, las cuales son las únicas que el viajero Vive´s jamas podrá olvidar.
9.2 PAQUETE RECEPTIVO
Los productos de rutas, son llamados ruta tours, LA RUTA DEL MANACACIAS…
El proceso de empaquetamiento, se realiza a través del costeo y el análisis de precios con la
competencia, y de la existencia del producto en el mercado, si no existe vive´s lo crea. Una vez
se desarrolla el producto en su contenido itinerario, se procede al diseño de imagen, luego a la
publicación, para la venta.
En este proceso de diseño se busca que sea práctico que invite y que refleje el eje sobre el
cual se vivirá la experiencia. El precio publicado en el diseño es para uso masivo en los canales
de promoción, ya para las mayoristas, se acompaña con la carta de tasa comisión, y las políticas
de pago.
Figura 13. Producto De Eventos
57
EXPO SABERES & SABORES DEL LLANO: Es el primero producto de feria y
exhibiciones que para el 2016 tendrá la agencia, dicho producto se creó con el fin de darle a
Villavicencio un dinamismo en el sector de los eventos especializados, contando con la
experiencia académica y laboral en el tema, la gerencia de VIVE´S TRAVEL da vida a este
primero proyecto, el que actualmente se está comercializando en redes y por tele mercadeo.
10. ORGANIZACIÒN
10.1 ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
Con la experiencia adquirida en el desempeño laboral como Directora Ejecutiva del
Gremio Hotelero del Departamento y haber estado inmersa en el sector turístico durante 4 años,
se tiene la oportunidad de conocer la funcionabilidad de las unidades de negocio que conforman
la cadena del clúster turístico, su articulación, sus necesidades, su DOFA; a través de la
participación de diversos estudios que como gestor de turismo debes formular, y participar con
grandes firmas especializadas en el tema. Es allí donde nace la iniciativa de dar vida a La
organización VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S, la cual surge y tiene origen a través del acto
constitutivo, radicado ante cámara de Comercio de Villavicencio en septiembre del 2014, por el
cual se expide el certificado de existencia y representación legal., a través de la figura de
S.A.S, con un único dueño y una representante legal delegada, debido a su desempeño laboral
gremial.
Tener ya en la realidad el certificado de existencia de la que sería la agencia de viajes y
eventos y la fuente de los ingresos de su propietaria a futuro, da impulso a hacer lo inevitable,
retirarse del sector como empleada para darle paso de Fe en el desarrollo y puesta en marcha de
un sueño ahora hecho realidad. El 14 de agosto de 2014 tiene origen de nacimiento la
organización y en marzo del 2015 su propietaria toma la representación legal y la gerencia
administrativa de la misma, en busca de proyectar a través de ella los servicios que la oferta de
agencias en la ciudad de Villavicencio carecen, de dar inicio y paso como pioneros en el
59
desarrollo de Eventos especializados a través de una marca propia, buscando atraer visitantes a
la ciudad por motivos de negocios, sin dejar de incorporar el diseño de planes turísticos que
incorporan las actividades turísticas que los atractivos del destino pueden ofrecer a precios
accesibles y rentables.
La proyección de la empresa se ha venido dando a través de un servicio de ocio dirigido a
todos los grupos que al llegar a la ciudad de Villavicencio deseen realizar actividades en total
armonía con la naturaleza, o para aquellos aún no conocen el destino, ofrecer a través de una
oferta diferencial y de productos novedosos con sello experiencia, que busquen permitirle vivir
una verdadera experiencia memorable y de felicidad al viajar al Meta y Llanos Orientales. De
igual forma se crea con más líneas de negocio indicadas a través de las necesidades reflejadas en
el mercado y debida la oferta carente de calidad de servicio y precios justos
10.2 ORGANISMOS DE APOYO
INSTITUTO DE TURISMO DEL META: Entidad que a través de recursos propios apoya al
sector de turismo, en procesos de promoción.
PROCOLOMBIA: Entidad nacional que apoya en la capacitación, de diseño producto turístico
tipo exportación.
60
FONTUR: Fondo Nacional de turismo, allí se dirigen los parafiscales que pagamos los
empresarios formales, y de ellos se financian proyectos de infraestructura turística en los
destinos, promoción, y demás que ayudan a los destinos y a Colombia a ser de talla mundial.
ACODRES: Asociación De Restaurantes, es uno de nuestros actuales aliados estratégicos con
relación a nuestro primer evento para el 2016.
10.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ACCIONISTAS
GERENCIA
A. CONTABLE Y FINACNIERO
G. ADMINISTRATIVA G. LOGISTICA G. COMERCIAL
AUX. ADM AGENTES DE VIAJES & EVENT
OPERADORES GUIAS
61
Actualmente la agencia, cuenta con el cargo de GERENCIA definido, quien
actualmente tiene un cargo integral, combinando diferentes funciones además de ser y actuar
como representante legal.
DESCRIPCION DEL CARGO.
CARGO: Gerente
PERSONAL A CARGO: Directo e indirecto
OBJETIVO: Garantizar la operatividad y rentabilidad de la AGENCIA VIVE´S TRAVEL
TOURS S.A.S, estableciendo diferentes estrategias administrativas, comerciales y operativas, las
cuales con llevan a generar valor a la organización.
La GERNCIA DE VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S actúa como la autoridad máxima,
delgada por los accionistas quien en este caso es la misma persona, quien desde su roll debe ser
responsable del buen funcionamiento y crecimiento efectivo y productivo de la misma; de la
dirección general de todos los negocios, operaciones y otros asuntos concernientes a la agencia
de viajes como un todo; y de aconsejar y formular las recomendaciones al propietario o en su
caso al consejo de administración.
62
FUNCIONES
Establecer la misión, los objetivos, las metas y la filosofía general que enmarcarán todas las
actividades de la agencia.
Formular o en su caso aprobar, las políticas y presupuesto operacional de la agencia
propuestas por el gerente general.
Revisar y evaluar los resultados de las actividades desarrolladas por la agencia, y la
actuación del gerente general.
Aprobar la designación de los empleados de la agencia así como la asignación de sus
respectivas responsabilidades.
Establecer los de los demás empleados de la agencia.
Designar para los efectos de verificar la gestión financiera, al contador de la agencia.
Establecer las estrategias de MERCADOTECNIA
Planificar, programar y realizar todas las investigaciones necesarias para el desarrollo de
los programas de viaje elaborados por la agencia.
La planificación, programación y desarrollo de la línea de productos a ser vendidos por la
agencia.
Presupuesto, fijación de precios, negociación y contratación de servicios.
Fijación de estrategias de difusión.
63
DESCRIPCION DEL CARGO.
CARGO: Contador
PERSONAL A CARGO: Ninguna
OBJETIVO: Garantizar la transparencia de la información contable de la agencia AGENCIA
VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S, estableciendo controles de alerta que permitan identificar
saldos, reportando a través de informe al Gerente, a la Junta de accionistas, al estado en materia
impositiva y a los organismos de Control.
Las funciones del Contador están determinadas por las normas y código de ética
establecidos para el ejercicio de la profesión.
FUNCIONES
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el
plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados.
Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios, de
conformidad con lo establecido por la SIES.
Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de VIVE´S TRAVEL TOURS
S.AS que exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de
comprobación.
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Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales
el Fondo de Empleados esté obligado.
Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes
notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.
Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a
toda la organización en materia de control interno.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender
los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.
Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Gerente, el Comité de Control
Social, el Revisor Fiscal y los asociados, en temas de su competencia.
Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido
Las demás que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen para las
organizaciones de Economía Solidaria.
Los demás cargos proyectados, aún no están en funcionamiento.
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11. ASPECTOS LEGALES
11.1 CONSTITUCION LEGAL Y EXISTENCIA COMERCIAL
En cumplimiento de lo expuesto en el Código de Comercio, se crea ante la CAMARA DE
COMERCIO la constitución de AGENCIA DE VIAJES VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S,
mediante documento de ACTO de constitución, en la cual se expresa el origen del objeto
social, el alcance de sus servicios, la figura social que esta tendrá ante el sistema tributario, así
como sus propietarios, definición de su representante legal, sus acciones, su capital, su lucro;
una ves registrado la entidad expide el certificado de existencia y representación legal ya es una
empresa legamente constituida.
Para hacer lo anterior posible además de registrar el proceso ante la cámara de comercio, se
debe diligenciar los formularios correspondientes en DIAN, en donde se exige la apertura de
una cuenta bancaria de carácter empresarial, para el principio de su apertura se solicitó apertura
de cuenta en la entidad BANCO LOMBIA, para los propósitos de la empresa no eran atractivos
los portafolios de esta, posterior se hace el cambio de su representante legal y de la cuenta
bancaria, actualmente su portafolio se encuentra con el BANCO COLPATRIA, quien a las
micro pymes, apoya desde el inicio en su apertura de cuenta corriente, entregando chequera.
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11.2 APERTURA FINANCIERA
Como determina el Sistema General de Contabilidad, se levanta la información de apertura
a través de sus BALANCES de apertura, en el cual se estipulan el capital con que la empresa
inicia sus operaciones y representados en que se encuentran dicho capital, debidamente firmados
por el CONTADOR certificado.
Estos documentos, son exigidos por la Cámara de Comercio para su debida apertura, así
como en el banco y en la DIAN, para tener claro el inicio y el origen de su capital.
11.3 COSTOS ADMINISTRATIVOS
Los costos administrativos de VIVE´S TRAVEL TOURS S.A.S, están representados en los
costos directos, indirectos que la operación contiene los cuales adjuntamos en la matriz
financiera, elaborada para la sustentación real financiera así como a través de los estados
financieros de la operación del tiempo que lleva constituida.
Por otra parte la información financiera se acompaña del plan de acción que se diseña
para el año 2016, con relación a la operación comercial, financiera, administrativa entre otros
aspectos reflejados en metas y objetivos.
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12. CONCLUSIONES
El presente informe revela y deja entre ver en su redacción los por menores de la creación
y puesta en marcha de la agencia de viajes, como sueño y proyecto de emprendimiento que
tiene como perspectiva posicionar el destino como ciudad de eventos la cual hace parte de su
línea gruesa de ingresos, y de gestión.
Gracias al desarrollo de este informe hemos logrado dejar documentado, lo que podría ser a
futuro la historia de su creación, de igual forma mediante el proceso de puesta en marcha
hemos definido organizar en 3 tipos de informes toda la información y evidencia de lo que es y
será la empresa, es decir, que este como segundo informe nos muestra el proceso de su creación
y de inicio como organización legal y la constitución de su imagen ante su demanda, el tercer
informe estará detallando su planeación estratégica, definición de procesos y soporte
documental en cada proceso, presentación de productos, información financiera como balances
de cierre 2015.
Con lo anterior pretendemos lograr que el comité de evaluación, conozca el proceso real
de la puesta en marcha de vive´s travel Tours S.a.s.
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ANEXOS
Anexo A. Certificación De Existencia
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Anexo B. Balance De Apertura
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Anexo C. Regist5ro Nacional De Turismo Del 2 014
RNT ACTUAL 2016
