Manuel utilisateurs Gestion des comptes - Sofaxis · 2012-03-15 · Manuel utilisateurs_GCE_V2.docx...

Manuel utilisateurs Gestion des comptes

Assurances et Services au personnel des collectivités

Manuel utilisateurs_GCE_V2.docx 1

Sommaire

GESTION DES COMPTES ..................................................................................................................................................................... 1

» CREATION DE COMPTES ................................................................................................................................................. 2

A. CREATION D’UN COMPTE REFERENT ............................................................................................................................................ 2 1. Définition ........................................................................................................................................................................ 2 2. Fonctionnement .............................................................................................................................................................. 2

B. CREATION D’UN COMPTE CLASSIQUE ........................................................................................................................................... 8 1. Définition ........................................................................................................................................................................ 8 2. Fonctionnement .............................................................................................................................................................. 8

C. CREATION D’UN COMPTE BA (BASE DE L’ASSURANCE)................................................................................................................... 12 1. Définition ...................................................................................................................................................................... 12 2. Fonctionnement ............................................................................................................................................................ 12

» GESTION DE SON COMPTE EN TANT QU’UTILISATEUR OU REFERENT ........................................................................... 16

A. MODIFIER SON PROFIL ............................................................................................................................................................ 16 1. Modifier ses données personnelles ............................................................................................................................... 16 2. Modifier son mot de passe ........................................................................................................................................... 17 3. Modifier ses questions secrètes .................................................................................................................................... 18

B. DEMANDER DES ACCES SUPPLEMENTAIRES (UTILISATEUR NON REFERENT UNIQUEMENT) ...................................................................... 19

» GESTION DES COMPTES PAR LE REFERENT ................................................................................................................... 20

A. GERER LES COMPTES DE SA COLLECTIVITE/SON ETABLISSEMENT....................................................................................................... 20 1. Clôturer un compte ....................................................................................................................................................... 21 2. Modifier les accès applicatifs ........................................................................................................................................ 22 3. Visualiser l’historique des changements opérés sur un compte ................................................................................... 23

B. ÉDITER LE LISTING DES COMPTES DE SA COLLECTIVITE/SON ETABLISSEMENT. ...................................................................................... 24 1. Editer le listing complet ................................................................................................................................................ 24 2. Personnaliser le listing des comptes ............................................................................................................................. 24

C. TRAITER LES DEMANDES LIEES AUX COMPTES DE SA COLLECTIVITE/SON ETABLISSEMENT ....................................................................... 26 1. Traiter les demandes d’ouverture de comptes ............................................................................................................. 26 2. Traiter les demandes d’accès supplémentaires ............................................................................................................ 27


» Création de comptes Un compte est associé à un utilisateur par collectivité et permet d’accéder à des applications liées aux contrats d’assurance et/ou de services du personnel de sa collectivité / son établissement. Si un utilisateur travaille sur 2 collectivités, il disposera donc de 2 comptes qui lui permettront d’accéder de manière différenciée aux applications liées à ces 2 collectivités de rattachement. De plus, un compte est personnel. Il ne peut être partagé par plusieurs personnes. Il est en effet impossible de réaliser plusieurs connexions simultanées sur un même compte. Pour information, aucun doublon de compte n’est possible. L’identification des doublons se fait à partir de la collectivité, du nom, prénom, et e-mail de l’utilisateur. Aussi, il sera impossible d’avoir au sein d’une même collectivité, 2 comptes avec les mêmes noms, prénoms et e-mails.

A. Création d’un compte référent

1. Définition Un compte référent est le compte qui permet l’administration des comptes pour une collectivité / un établissement. Ce compte est uniquement dédié à l’élu local ou au directeur de l’établissement concerné. Ce dernier reçoit sous pli confidentiel un courrier contenant son identifiant unique de connexion ainsi que l’URL d’accès à l’interface de création de compte.

2. Fonctionnement Une création de compte en 7 étapes.

� Étape 1 : Saisie de son identifiant unique


Noter dans le champ « Identifiant unique » le code présent dans le courrier confidentiel adressé au référent.

� Étape 2 : Récupération d’un compte existant Dans le cas où le référent ne dispose pas déjà d’un compte, cocher ‘je souhaite créer un compte référent sans l’associer à un compte existant’.

Dans le cas où le référent dispose par ailleurs d’un compte et qu’il souhaite le faire évoluer en compte référent, cocher ‘je souhaite faire évoluer mon compte actif en compte référent’. Afin de pouvoir retrouver ce compte, saisir le login et mot de passe du compte en question.

Rappel automatique de la collectivité concernée.



� Étape 3 : Saisie de ses données personnelles

Dans le cas où le référent a souhaité créer un compte référent.

Saisir ses données personnelles. A noter : tous les champs sont obligatoires et des contrôles sont réalisés sur le format de certains champs comme l’e-mail et le téléphone direct. Des messages d’alerte permettent de guider le référent sur les éventuelles erreurs de saisie. Important : notifier un e-mail professionnel indivi duel, à défaut personnel, afin de pouvoir recevoir directement l’avis de création du compte, ainsi que les futures demandes de création de comptes. Dans un souci de confidentialité des données, il es t important de ne pas renseigner d’e-mail générique

Dans le cas où le référent a souhaité récupérer un compte existant

Remontée des données personnelles liées au compte existant et possibilité de mettre à jour ces données dont l’e-mail. La procédure d’évolution du compte existant en compte référent est alors terminée.




� Étape 4 : Choisir son login

Un login basé sur les nom et prénom saisis par le référent est proposé. Si ce dernier ne convient pas, il peut être modifié. A noter : ce login doit être unique, aussi, si le référent décide de modifier le login proposé mais que ce dernier est déjà utilisé, un message d’alerte est généré. Il est alors informé de son indisponibilité et 3 nouveaux logins lui sont proposés. Si ces derniers ne sont toujours pas satisfaisants pour le référent, il reste possible de re-saisir un nouveau login.

� Étape 5 : Choisir son mot de passe et ses questions secrètes




Saisir un mot de passe, puis le ressaisir afin de le confirmer. A noter : le mot de passe doit faire au moins 8 caractères . Le cas échéant, un message d’alerte est généré. Afin de sécuriser la récupération du mot de passe en cas de perte de ce dernier, 2 questions secrètes sont à compléter. La première est proposée via une liste déroulante, la seconde est en saisie libre. Important : les réponses à ces questions secrètes p ermettront par la suite de retrouver son mot de passe si ce dernier est perdu.

� Étape 6 : Accepter les conditions d’utilisation Pour pouvoir finaliser la création du compte, il est indispensable d’accepter les conditions générales d’utilisation de l’application.

� Étape 7 : Information de la confirmation d’enregist rement de la demande

Vous êtes informé de la bonne prise en compte des éléments pour la création du compte et vous recevrez en parallèle un mail qui permettra de finaliser la démarche.



Mail d’activation du compte

Afin de disposer de son compte, il suffit de cliquer sur le lien permettant de l’activer . Il est alors possible de se connecter à son espace clients. Si vous n’activez pas votre compte dans les 5 jours , ce dernier sera supprimé et il vous faudra contacter votre service relations clients pour récupérer un nouvel identifiant unique. Tout le processus sera alors à refaire.


B. Création d’un compte classique

1. Définition Un compte classique permet à son utilisateur d’accéder à un certain nombre d’applicatifs attribués par son référent. La création de ce type de compte passe par la validation du référent. Pour créer un compte classique, il faut passer par le lien dédié à la création d’un compte mis à disposition à partir du site internet spécialisé dans l’assurance / les services au personnel des collectivités.

2. Fonctionnement Une création de compte en 6 étapes.

� Étape 1 : Saisir le numéro Siret de sa collectivité / son établissement

Saisir le numéro SIRET de sa collectivité / son établissement puis valider. Ce numéro doit contenir 14 chiffres.

� Étape 2 : Saisie de ses données personnelles

Saisir ses données personnelles.



A noter : tous les champs sont obligatoires et des contrôles sont réalisés sur le format de certains champs comme l’e-mail et le téléphone direct. Des messages d’alertes permettent de guider l’utilisateur sur les éventuelles erreurs de saisie. Important : notifier un e-mail professionnel indivi duel, à défaut personnel, afin de pouvoir recevoir directement la demande d’activation du compte puis l’avis de création du compte par le référent. Dans un souci de confidentialité des données, il es t important de ne pas renseigner d’e-mail générique.

� Étape 3 : Choisir son login

Un login basé sur les nom et prénom saisis par l’utilisateur est proposé. Si ce dernier ne convient pas, il peut être modifié. A noter : ce login doit être unique, aussi, si l’utilisateur décide de modifier le login proposé mais que ce dernier est déjà utilisé, un message d’alerte est généré. Il est alors informé de son indisponibilité et 3 nouveaux logins lui sont proposés. Si ces derniers ne sont toujours pas satisfaisants pour l’utilisateur, il reste possible de re-saisir un nouveau login.


Saisir un mot de passe, puis le ressaisir afin de le confirmer. A noter : le mot de passe doit faire au moins 8 caractères . Le cas échéant, un message d’alerte est généré.




Afin de sécuriser le mot de passe, 2 questions secrètes sont à compléter. La première est proposée via une liste déroulante, la seconde est en saisie libre. Important : les réponses à ces questions secrètes p ermettront par la suite de retrouver son mot de passe si ce dernier est perdu.

� Étape 5 : Accepter les conditions d’utilisation

Pour pouvoir finaliser la création du compte, il est indispensable d’accepter les conditions générales d’utilisation de l’application.

� Étape 6 : Information confirmation d’enregistrement de la demande

Vous êtes informé de la bonne prise en compte des éléments pour la création du compte et vous recevrez en parallèle un mail qui permettra d’activer la demande.



Mail d’activation du compte

Il est indispensable de confirmer sa demande de cré ation de compte par une 1 ère activation du compte en cliquant sur le lien mis à disposition da ns le mail. Cette action permettra l’envoi d’un mail et d’une action auprès du référent en charge de la gestion des comptes de la collectivité / établissement concerné. Si vous n’activez pas votre demande de compte dans les 5 jours, cette dernière sera supprimée et il vous faudra renouveler une demande d’ouverture de compte.

Important, ce message est différent si le référent n’a pas encore créé son compte. En effet, il est alors demandé à l’utilisateur souhaitant créer un c ompte de prendre contact avec ce dernier pour le traitement de sa demande. Une fois la demande traitée par son référent, l’utilisateur reçoit un mail d’information sur la décision prise : acceptation / refus.


C. Création d’un compte BA (base de l’assurance)

1. Définition Un compte BA permet à son utilisateur d’accéder à une seule application : la déclaration des bases de l’assurance. Ce compte est créé automatiquement sous réserve de fournir les éléments d’identification nécessaires. A noter, l’URL d’accès à l’interface de création du compte est notifié dans le courrier BA.

2. Fonctionnement Une création de compte en 6 étapes

� Étape 1 : Saisir le code BAAP et le N° de contrat d e sa collectivité / son établissement

Saisir le code BAAP présent sur la BA papier reçue par la collectivité / établissement. Saisir le numéro de contrat également présent sur la BA papier reçue par la collectivité / établissement. Si votre collectivité dispose de 2 contrats différents et que dans ce cadre vous disposez de 2 BA papier différentes, vous n’avez à créer qu’un seul compte avec une seule des BA reçue au choix. Une fois le compte créé, vous retrouverez les éléments liées à vos 2 contrats sous votre outil de déclaration en ligne des BA.


� Étape 2 : Saisir ses données personnelles

Saisir ses données personnelles. A noter : tous les champs sont obligatoires et des contrôles sont réalisés sur le format de certains champs comme l’e-mail et le téléphone direct. Des messages d’alertes permettent de guider l’utilisateur sur les éventuelles erreurs de saisie. Important : notifier un e-mail professionnel indivi duel, à défaut personnel, afin de pouvoir recevoir directement la demande d’activation du compte puis l’avis de création du compte par le référent. Dans un souci de confidentialité des données, il es t important de ne pas renseigner d’e-mail générique.

� Étape 3 : Saisir son login

Un login basé sur les nom et prénom saisis par l’utilisateur est proposé. Si ce dernier ne convient pas, il peut être modifié. A noter : ce login doit être unique, aussi, si l’utilisateur décide de modifier le login proposé mais que ce dernier est déjà utilisé, un message d’alerte est généré. Il est alors informé de son indisponibilité et 3 nouveaux logins lui sont proposés. Si ces derniers ne sont toujours pas satisfaisants pour l’utilisateur, il reste possible de re-saisir un nouveau login.





Saisir un mot de passe, puis le ressaisir afin de le confirmer. A noter : le mot de passe doit faire au moins 8 caractères . Le cas échéant, un message d’alerte est généré. Afin de sécuriser le mot de passe, 2 questions secrètes sont à compléter. La première est proposée via une liste déroulante, la seconde est en saisie libre. Important : les réponses à ces questions secrètes p ermettront par la suite de retrouver son mot de passe si ce dernier est perdu.

� Étape 5 : Accepter les conditions d’utilisation

Pour pouvoir finaliser la création du compte, il est indispensable d’accepter les conditions générales d’utilisation de l’application.




� Étape 6: Information de la de confirmation de l’enr egistrement de la demande

Vous êtes informé de la bonne prise en compte des éléments pour la création du compte et vous recevrez en parallèle d’un mail qui permettra de finaliser la démarche.

� Mail d’activation du compte

Afin de disposer de son compte, il suffit de cliquer sur le lien permettant de l’activer . Il est alors possible de se connecter sur son espace clients. Seule l’application de déclaration des BA sera disponible. Si vous n’activez pas votre compte dans les 5 jours , ce dernier sera supprimé et il vous faudra renouveler une demande d’ouverture de compte.


» Gestion de son compte en tant qu’utilisateur ou référent

Après authentification à l’applicatif de gestion des comptes, l’utilisateur arrive sur une page d’accueil qui lui présente les fonctionnalités qui lui sont mises à disposition.

A. Modifier son profil Après avoir sélectionné la fonction ‘Modifier les données personnelles’, l’utilisateur (ou référent) dispose d’un rappel des données personnelles saisie lors de la création de son compte, puis de 3 boutons permettant d’interagir sur ces dernières.

1. Modifier ses données personnelles

Il est possible à ce niveau de revenir sur tous les champs composant les données personnelles ;


Tous ces champs sont obligatoires et des contrôles de validité sont faits au niveau de l’e-mail et du numéro de téléphone. A noter : si la modification concerne le nom, un écran intermédiaire demande la confirmation de ce changement.

2. Modifier son mot de passe

Pour modifier son mot de passe, il faut pouvoir soit rappeler son ancien mot de passe, soit saisir les réponses aux 2 questions secrètes choisies lors de la création du compte. Une fois les éléments obligatoires complétés, il est alors possible de saisir un nouveau de passe, qu’il faudra répéter pour confirmer. Le nouveau mot de passe est libre mais il devra con tenir au moins 8 caractères . Un message d’erreur est généré si ce n’est pas le cas.


3. Modifier ses questions secrètes

Pour modifier ses questions secrètes, il faut pouvoir rappeler son ancien mot de passe. Il est alors possible de changer 1 voire les 2 questions secrètes (intitulés et réponses) puis de valider.


B. Demander des accès supplémentaires (utilisateur non référent uniquement) Après avoir sélectionné la fonction ‘demander un accès supplémentaire’, l’utilisateur arrive sur un écran rappelant les applications attribuées et celles pour lesquelles une demande peut être réalisée.

Il suffit alors de cocher la/les applications souhaitée(s) dans la partie ‘Applications à attribuer’ et de motiver la demande. Ce commentaire permettra au référent de statuer sur la demande d’où l’importance de ce champ qui est néanmoins facultatif. Une fois la demande validée, un mail est envoyé pour traitement au référent. A noter : si le référent n’a pas créé sont compte, le demandeur en est informé. Il lui est alors demandé de reboucler avec ce dernier pour le traitement au plus tôt de sa demande.


» Gestion des comptes par le référent Après authentification à l’outil de gestion des comptes, le référent arrive sur une page d’accueil présentant toutes les fonctionnalités qui lui sont mises à disposition. Le nombre de demandes à traiter est également visualisable à ce niveau.

A. Gérer les comptes de sa collectivité/son établis sement. Après avoir sélectionné la fonction de gestion des comptes, le référent dispose de la liste des 10 dernières demandes d’ouverture de comptes traitées pour sa collectivité / son établissement. Il peut également afficher la liste totale des comptes actifs à gérer, ou faire une recherche spécifique.

Des liens sont disponibles au niveau de chaque compte afin d’arriver au détail de ces derniers. C’est à ce niveau que les différentes opérations sont possibles.


1. Clôturer un compte

Dans la partie ‘Statut’, il est possible de clôturer un compte actif. Il suffit de cliquer sur le lien ‘clôturer le compte’ puis de valider l’opération dans l’écran dédié à la clôture du compte.

Un mail d’information est envoyé à l’utilisateur concerné. A noter : il n’est pas prévu de réactiver un compte clôturé. Dans ce cas, il faut privilégier la créat ion d’un nouveau compte qui permettra de disposer de données à jour.


2. Modifier les accès applicatifs

Dans la partie ‘Accès aux applications’, il est possible d’ajouter / supprimer des accès applicatifs sans aucune demande initiale.

Il suffit de cliquer sur le lien ‘modifier les accès’, puis de cocher/ décocher les applications en fonction de si l’on souhaite ajouter / supprimer des accès applicatifs. La validation permettra la prise en compte des modifications réalisées. Un mail d’information est envoyé à l’utilisateur concerné.


3. Visualiser l’historique des changements opérés s ur un compte

Dans la partie ‘Vous pouvez consulter les modifications intervenues sur ce compte », il est possible de visualiser toutes les opérations réalisées avec les dates et acteurs. Il suffit de cliquer sur le lien ‘historique du compte’ pour voir s’afficher en bas d’écran un tableau récapitulatif des opérations réalisées.


B. Éditer le listing des comptes de sa collectivité /son établissement. Après avoir sélectionné la fonction d’édition d’un listing des comptes, le référent dispose de plusieurs options de listings.

1. Editer le listing complet Pour visualiser le listing complet des comptes avant édition, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Editer’. S’affiche alors en bas d’écran, la liste des comptes de la collectivité / l’établissement en fonction de leurs états : actifs, clôturés ou refusés.

Il est également possible d’afficher une colonne supplémentaire correspondant à la liste des applications attribuées par compte en cochant la case ‘Détail des droits d’accès par compte’.

2. Personnaliser le listing des comptes Il est également possible de personnaliser le listing en sélectionnant l’état des comptes souhaité : actifs, clôturés ou refusés. L’option ‘détail des droits d’accès par compte’ est toujours disponible dans le cadre de la personnalisation.


C. Traiter les demandes liées aux comptes de sa col lectivité/son établissement

1. Traiter les demandes d’ouverture de comptes � A partir du mail Chaque demande d’ouverture de compte classique fait l’objet d’un mail adressé au référent. Un lien pour le traitement de la demande est disponible au niveau du message. Il suffit donc de cliquer sur ce dernier pour afficher le détail de la demande et statuer sur l’ouverture ou non du compte demandé. � A partir de la corbeille de traitement Après avoir sélectionné la fonction ‘corbeille des demandes à traiter’, le référent arrive sur sa corbeille de traitement qui intègre notamment les demandes de création de compte classique.

Il suffit alors de cliquer sur le lien menant vers le détail pour pouvoir visualiser les données personnelles du demandeur, ainsi que la liste des applications pouvant lui être attribuées. A ce niveau un compte peut être simplement refusé, accepté avec toutes les applications disponibles, accepté avec seulement une partie des applications. La sélection des applications se fait par un principe de cocher / décocher. Une fois la demande traitée, un mail est envoyé au demandeur afin de l’informer de la décision prise. Ce dernier pourra alors se connecter à son espace clients.


2. Traiter les demandes d’accès supplémentaires � A partir du mail Chaque demande d’accès applicatif supplémentaire fait l’objet d’un mail adressé au référent. Un lien pour le traitement de la demande est disponible au niveau du message. Il suffit donc de cliquer sur ce dernier pour afficher le détail de la demande et statuer sur l’ajout ou non des applications demandées. � A partir de la corbeille de traitement Après avoir sélectionné la fonction ‘corbeille des demandes à traiter’, le référent arrive sur sa corbeille de traitement qui intègre notamment les demandes d’accès supplémentaires.

RAISON SOCIALE + VILLE DE LA COLLECTIVITE CONCERNEE


Il suffit alors de cliquer sur le lien menant vers le détail pour pouvoir visualiser la motivation de la demande, les applications déjà disponibles pour le demandeur et les applications demandées. Il est également possible à ce niveau d’attribuer des applications non demandées. Il suffit au référent de cocher / décocher les applications en fonction de ses souhaits, puis de valider. Une vigilance particulière lors des attributions d’ accès applicatifs est à apporter par le référent. E n effet, certaines applications permettent d’accéder à des d onnées sensibles et confidentielles. En cas de doute sur une application, un lien est mi s à disposition afin de visualiser sa définition et si elle est considérée comme sensible.

Le demandeur reçoit alors un mail informant de la décision prise : demande acceptée, demande acceptée avec nouveaux accès non demandés, demande refusée…

COLLECTIVITE

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