Manuale Utente - Landesverwaltung · Nome fileo Progetto Autore Versione Data Pag. Di...

MMaannuuaallee UUtteennttee

((OOppeerraattiivviittàà)) VVeerrssiioonnee 22..00..11

cÜxá|wxÇét wxÄ VÉÇá|zÄ|É wx| `|Ç|áàÜ| Ufficio Nazionale per il Servizio Civile

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NNoommee ffiilleeoo PPrrooggeettttoo AAuuttoorree VVeerrssiioonnee DDaattaa PPaagg.. DDii

OperativitàEnti.doc HELIOS Team di Progetto 2.0.1 30/11/2005 2 44

SOMMARIO 1. ACCESSO AL SISTEMA HELIOS ...................................................................................................................... 3

1.1. Pagina Iniziale ....................................................................................................................................... 5

2. OPERATIVITÀ ...................................................................................................................................................... 8 2.1. Gestione Assenze ................................................................................................................................. 9

2.1.1. Inserimento assenze volontario............................................................................................... 11

2.1.2. Conferma generale mensile ......................................................................................................22

3. UTILITÀ................................................................................................................................................................ 26 3.1. Gestione Account............................................................................................................................... 26

3.2. Importazione dati ............................................................................................................................... 27

3.2.1. Graduatorie volontari ............................................................................................................... 27

3.2.2. Assenze Volontari ..................................................................................................................... 28

4. ESPORTAZIONE DATI ...................................................................................................................................... 30 4.1. Esportazione Dati – Sedi................................................................................................................... 31

4.2. Esportazione Dati – Risorse ............................................................................................................. 35

4.3. Esportazione Dati – Progetti ............................................................................................................ 39

4.4. Esportazione Dati – Volontari ......................................................................................................... 42


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11.. AAcccceessssoo aall SSiisstteemmaa HHeelliiooss L’accesso al Sistema è possibile tramite Internet all’interno del Sito Ufficiale del Servizio Civile oppure

direttamente al seguente indirizzo: helios.serviziocivile.it

Per motivi di sicurezza il Servizio Civile garantisce la trasmissione delle informazioni attraverso il

protocollo HTTPS. E’ necessario rispondere al messaggio della figura 1 “OK” e per la figura 2 “SI”.

Figura 1 Messaggio per Conferma di Accesso con Protocollo HTTPS

Figura 2 Messaggio per Conferma di Accesso con Protocollo HTTPS


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L’ingresso al Sistema è garantito da una maschera “Accesso al Sistema” nella quale si richiede

l’inserimento dell’Utenza e Password. Selezionando i pulsanti si distingue la

tipologia dell’Utenza, se di un Ente o dell’ UNSC. Tale distinzione viene evidenziata attraverso le lettere

maiuscole (E-U) che appariranno automaticamente accanto al nome Utente.

Inserendo il Nome Utente e Password e premendo il tasto , il Sistema di Sicurezza

procede alla verifica dei dati inseriti e dispone l’accesso o il diniego ad Helios (vedi figura 3).

La password è sensibile ai caratteri maiuscoli e minuscoli.

Figura 1 Maschera di Accesso al Sistema


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11..11.. PPaaggiinnaa IInniizziiaallee La “Pagina Iniziale” è un sorta di elenco riepilogativo di tutte le informazioni dell’Ente e per facilitarne

la visualizzazione è suddivisa in più schede di visualizzazione (vedi figura 1):

• Generale – sono elencate tutte le informazioni distinte in categorie. E’ presente nella maschera

una bacheca nella quale sono presenti messaggi informativi e News inseriti dall’UNSC per

l’Ente.

• Risorse - riporta nel dettaglio le informazioni relative alle Risorse dell’Ente(vedi Figura 2)

• Sedi - sono visualizzate nel dettaglio le informazioni sulle Sedi dell’Ente(vedi Figura 3)

• Progetti – sono visibili nel dettaglio informazioni sui Progetti dell’Ente(vedi Figura 4)

• Volontari - sono individuati nel dettaglio informazioni sui Volontari(vedi Figura 5).

La singola scheda può essere visualizzata selezionando la voce corrispondente nella parte alta della

maschera (vedi figura 6) o selezionando l’immagine situata alla sinistra della voce corrispondente (vedi

figura 1 cerchietto rosso).

Figura 1 Pagina Iniziale - Generale


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Figura 2 Pagina Iniziale – Risorse

Figura 3 Pagina Iniziale - Sedi


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Figura 4 Pagina Iniziale – Progetti

Figura 5 Pagina Iniziale – Volontari

Figura 6 Pagina Iniziale – Selezione Scheda


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22.. OOppeerraattiivviittàà

Il menu dell’Operatività è l’insieme di tutte quelle funzionalità che permettono la gestione dei dati

dei volontari.

L’Ente ha la possibilità di ricercare i propri volontari in servizio associati ai vari progetti in corso di

svolgimento. Avrà la possibilità di aggiornare, i dati anagrafici e non, dei volontari mediante la

scheda del volontario (scheda che ad oggi ancora non è fruibile all’Ente).

Un’altra funzione molto importante da cui dipende il pagamento del volontario, è la gestione delle

assenze.


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22..11.. GGeessttiioonnee AAsssseennzzee Attualmente è previsto che i periodi di assenza suddivisi per causale (malattia, permessi) siano

comunicati in un'unica soluzione a fine mese entro e non oltre il periodo previsto per l’erogazione

dell’ultimo pagamento.

Ci sono tre modi per inserire le ASSENZE:

1) GIORNO PER GIORNO, attraverso l'imputazione manuale delle singole assenze;

2) ALLA FINE DEL MESE attraverso l'imputazione manuale di tutte le singole assenze;

3) alla fine del mese attraverso l'IMPORTAZIONE di un file CVS, contenente tutte le assenze

In questo modulo è possibile indicare tutte le assenze, e per differenza di tutte le presenze,

ENTRO CIRCA LE PRIME DUE SETTIMANE del mese successivo a quello di riferimento.

La corretta immissione delle assenze/presenze dei Volontari è la condizione che determina i

pagamenti dei Volontari stessi, per cui la loro errata o tardiva immissione genera pagamenti nulli

e/o inesatti.

Se ci si accorge di aver immesso informazioni errate è possibile intervenire:

A) Se NON E' STATA ANCORA effettuata la Conferma Generale Mensile,

l'Ente stesso PUO' AUTONOMAMENTE apportare le modifiche del caso direttamente in Helios,

in quanto il sistema dei pagamenti non ha ancora acquisito le informazioni definitive;

B) Se E' GIA' STATA effettuata la Conferma Generale Mensile,

l'Ente non può più agire autonomamente in Helios, ma DEVE TEMPESTIVAMENTE

COMUNICARE ALL'UNSC ([email protected]) la correzione affinche l'Ufficio

possa anche provvedere a compensare gli eventuali pagamenti già effettuati.

Per accedere a questo modulo vedere la Figura 1.


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Figura 1: Gestione Assenze


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2.1.1. Inserimento assenze volontario Le tipologie di assenze, da immettere in Helios, che hanno rilevanza ai fini dei pagamenti sono

solo quattro:

1) Le assenze connesse ad INFORTUNI IN SERVIZIO;

2) Le assenze per MATERNITA';

3) Le assenze per MALATTIA OLTRE I 15 GIORNI (dal sedicesimo giorno in poi) nell'arco

dei dodici mesi di servizio;

4) Ogni altra assenza OLTRE I 20 GIORNI che non rientri in quelle già previste da permessi

ordinari/straordinari.

Selezionato il menu della figura 1 si accede alla maschera di “Inserimento Assenza” per

volontario. L’utente ha la possibilità di ricercare i volontari assegnati ai progetti ed indicare le

assenze cha hanno rilevanza ai fini dei pagamenti per il Servizio Civile.

Figura 1. Accedere alla maschera di Inserimento delle Assenze


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La maschera di “Inserimento Assenza” è preceduta da un ulteriore maschera che permette di

effettuare ricerche mirate al fine di individuare i volontari ai quali occorre imputare l’assenza. Se

non è specificato nessun parametro di ricerca tra quelli disponibili, ed elencati di seguito, il

Sistema, produrrà un elenco di tutti i volontari in Servizio dell’Ente. (vedi Figura2):

• Cognome del Volontario

• Nome del Volontario

• Progetto

• Codice del Progetto

Figura 2. Ricerca delle Assenze dei volontari

La figura 3 visualizza i volontari che hanno soddisfatto il criterio di ricerca del progetto.


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Figura 3. Risultato ricerca delle Assenze dei volontari

Premendo il tasto associato ad ogni Volontario si accede alla maschera di “Inserimento Assenze”

per il volontario selezionato (Figura 4).


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Figura 4. Dettaglio assenze del volontario

Nella sezione alta della maschera, sono presentate tutte le informazioni relative al volontario, il progetto

e la sede di attuazione a cui è associato. Nella sezione in basso è riproposta l’area in cui l’utente imputa

l’assenza. per il volontario e l’elenco delle assenze già registrate o confermate.


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La maschera consente di inserire una nuova assenza indicando l’anno, il mese, la causale, il numero dei

giorni e eventuali note come mostrato nella figura (Figura 5 e Figura 6).

Figura 5: Inserimento assenza volontario


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Figura 6: Inserimento assenza volontario


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E’ possibile aggiornare un’assenza registrata e ancora non confermata selezionandola dall’elenco

attraverso l’immagine .

Le informazioni relative all’assenza selezionata sono riproposte nei corrispondenti campi da dove è

possibile effettuare la modifica (Figura 7 e Figura 8). Per rendere definitive le modifiche è necessario

premere il tasto “Salva” (in basso a destra).

Figura 7: Modifica assenza volontario da effettuare (giorno)


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Figura 8: Modifica assenza volontario effettuata (giorno)


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L’immagine posta in alto a destra (evidenziata dal cerchietto in rosso) permette di visualizzare il

riepilogo di tutte le assenze del Volontario (vedi Figura 9). La maschera è realizzata in modo da

presentare oltre ai dati relativi al volontario, anche le assenze riepilogative disposte su due elenchi

distinti in assenze per periodo e assenze per causale (Figura 10).

Figura 9: Tasto di visualizzazione del riepilogo delle assenze del volontario.


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Figura 10: Maschera di riepilogo assenze del volontario.


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Lo stesso riepilogo delle assenze è consultabile anche dalla Scheda Progetto attraverso l’immagine posta

in alto a destra . In questo contesto saranno riepilogate tutte le assenze, per periodo e per causale, di

tutti i volontari assegnati a quel progetto (Figura 11).

Figura 11: Maschera di riepilogo assenze del progetto.


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2.1.2. Conferma generale mensile La maschera delle conferma generale mensile è accessibile dal menu Operatività -> Gestione Assenze

come mostrato in Figura 1

La CONFERMA GENERALE MENSILE deve in ogni caso essere SEMPRE eseguita (anche se non

ci sono assenze) per indicare che è stato terminato il lavoro di immissione delle assenze per quel mese.

Mediante la conferma generale mensile, che, blocca l'immissione di altre assenze per quel mese,

contrassegna per differenza gli altri volontari come SEMPRE PRESENTI (o comunque senza assenze

che hanno rilevanza ai fini dei pagamenti).

Figura 1: Accesso alla maschera di conferma generale mensile.


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La maschera (figura 2) propone una tabella di riepilogo delle assenze separate per mese e una

descrizione dell’operazione che si sta intraprendendo con il tasto di conferma (cerchiato al centro della

Figura 2).

È possibile prendere visione del dettaglio delle assenze relative ad ogni mese da confermare attraverso

l’immagine posta nella colonna “Dettaglio”. Il Dettaglio del mese permette (vedi Figura 3) di accedere

all’elenco dei volontari per i quali è stata imputata un’assenza per quel mese.

Figura 2: Maschera di conferma generale mensile.


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Figura 3: Maschera di dettaglio delle assenze mensili.

Confermato il riepilogativo mensile delle assenze, il Sistema, richiede un ulteriore convalida attraverso il

messaggio della Figura 4.

Figura 4: Maschera di convalida della conferma.


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Convalidata la conferma delle Assenze/Presenze è riproposta la maschera riepilogativa contenente una

elenco di tutti i mesi che sono stati confermati, compreso quello dell’ultima conferma (vedi Figura 5).

Figura 5: Maschera riepilogativa mesi confermati.


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33.. UUttiilliittàà In questo capitolo saranno descritte le utilità della gestione dell’account, l’importazione dei dati

relativamente alle graduatorie e alle assenze dei volontari (dall’esterno verso il sistema Helios) e le

l’esportazione dei dati, delle sedi, delle risorse, dei progetti e dei volontari (da Helios verso

l’esterno).

33..11.. GGeessttiioonnee AAccccoouunntt L’utilità di gestione account permette di modificare la password è accessibile dal menù Utilità ->

Gestione Account -> Modifica Password (vedi Figura 1). La procedura di modifica Password è

descritta nel manuale della “Sicurezza” nell’apposito paragrafo.

Figura 1: Accesso alla maschera di modifica della password.


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33..22.. IImmppoorrttaazziioonnee ddaattii L’utilità di importazione dei dati permette di importare le graduatorie e le assenze dei volontari da file

esterni.

3.2.1. Graduatorie volontari Questa utilità è già descritta nel manuale delle graduatorie ed è accessibile dal menù Utilità ->

Importazione Dati -> Graduatorie volontari (vedi Figura1).

Figura 1: Accesso alla maschera di importazione dei dati delle graduatorie dei volontari.


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3.2.2. Assenze Volontari La maschera di importazione di assenze dei volontari è accessibile dal menù Utilità -> Importazione

Dati -> Assenze Graduatorie (vedi Figura 1).

Figura 1: Accesso alla maschera di importazione dei dati delle assenze dei volontari.

La maschera per l’importazione delle assenze dei volontari (vedi Figura 3) permette di scaricare il file

“assenzevolontari.csv” attraverso l’apposito tasto ( ). Il file.CSV è una sorta di file standard le cui

colonne, con i dati richiesti, sono le uniche riconosciute dal Sistema Helios nella fase di importazione.

Compilato il file si può procedere alla fase di “Importazione Assenze Volontari” mediante l’altro

pulsante ( ). La funzione (maschera di Figura 2), permette di selezionare il file “assenzevolontari.csv”

precedentemente compilato. Al termine dell'operazione di importazione è riprodotto un report che

elenca le operazioni eseguite.


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Figura 2: Maschera per la scelta della posizione corrente del file assenzevolontari .csv.

È possibile consultare l’utilità d’aiuto attraverso il pulsante ( ) che fornisce le informazioni basi per

procedere all’importazione delle assenze dei volontari.

Figura 3: Maschera per l’importazione delle assenze dei volontari.


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44.. EEssppoorrttaazziioonnee DDaattii L’utilità di esportazione dei dati permette di esportare i dati delle Sedi, delle Risorse, dei Progetti e dei

Volontari ed è accessibile dal menù Utilità -> Esportazione Dati (Figura 1).

Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione dei dati.


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44..11.. EEssppoorrttaazziioonnee DDaattii –– SSeeddii La maschera di esportazione dati sedi, accessibile dal menù Utilità -> Esportazioni Dati -> Sedi (vedi

Figura 1), permette di ricercare tutte le sedi legate all’ente principale e agli enti figli (vedi Figura 2).

Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione dei dati Sedi.


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Figura 2: Maschera di ricerca sedi per l’esportazione.

È possibile ricercare le Sedi combinando una o più criteri di ricerca (vedi Figura 2):

• Den. Ente,

• Denominazione,

• Stato,

• Regione,

• Tipologia,

• Comune,

• Provincia,

• Sedi di riferimento per rimborso


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Figura 3: Risultato ricerca (campi non valorizzati).

Effettuata la ricerca delle sedi, il tasto esporta (Vedi Figura 3) consente di esportare le sedi accedendo

ad una maschera per la conferma dell’esportazione (vedi Figura 4).

Figura 4: Maschera di conferma esportazione Sedi.


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Per confermare l’esportazione è necessario apporre il segno di spunta sulla controllo “Esporta le sedi” e

poi premere il pulsante “Esporta” (vedi Figura 5).

Figura 5: Maschera di conferma esportazione Sedi.

Effettuata l’esportazione sulla maschera sarà visualizzata un’icona (cerchiata in figura 5) che permetterà

di aprire o salvare il file esportato in formata CSV.


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44..22.. EEssppoorrttaazziioonnee DDaattii –– RRiissoorrssee La maschera di esportazione dati risorse, accessibile dal menù Utilità -> Esportazioni Dati -> Risorse

(vedi Figura 1), permette di ricercare tutte le Risorse dell’ente. (vedi Figura 2)

Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione delle Risorse.


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Figura 2: Maschera di ricerca delle risorse da esportare.

È possibile eseguire una ricerca valorizzando uno o più dei seguenti campi: Cognome, Nome, Ruolo,

Posizione, Titolo, Stato, Stato Accr. (vedi Figura 3) o eseguire una ricerca generica lasciando tutti i

campi non valorizzati (che è l’operazione eseguita in automatico dal sistema quando si accede alla

maschera) (Vedi Figura 2).


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Figura 3: Risultato ricerca in base alla valorizzazione di alcuni campi

Una volta effettuata la ricerca, il tasto esporta permetterà di accedere alla maschera di conferma

dell’esportazione (vedi Figura 4) dalla quale si potrà confermare l’esportazione delle risorse.

Figura 4: Maschera di conferma esportazione Risorse.


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Per confermare l’esportazione è necessario apporre il segno di spunta sulla checkbox “Esporta le

risorse” e poi premere il pulsante “Conferma” (vedi Figura 5).

Figura 5: Maschera di conferma esportazione Risorse.




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44..33.. EEssppoorrttaazziioonnee DDaattii –– PPrrooggeettttii La maschera di esportazione dati Progetti, accessibile dal menù Utilità -> Esportazioni Dati -> Progetti

(vedi Figura 1), permette di ricercare tutti i progetti dell’ente. (vedi Figura 2)

Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione delle Risorse.


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Figura 2: Maschera di ricerca per l’esportazione dei progetti.

È possibile eseguire una ricerca valorizzando uno o più dei seguenti campi: Titolo Progetto, Bando,

Settore, Area Intervento (attivo solo se è stato selezionato un Settore), Stati Progetto (vedi Figura 3) o

eseguire una ricerca generica lasciando tutti i campi non valorizzati.



dell’esportazione (vedi Figura 4) dalla quale si potrà confermare l’esportazione dei progetti.


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Figura 4: Maschera di conferma esportazione Progetti.

Per confermare l’esportazione è necessario apporre il segno di spunta su una delle due checkbox

“Esporta i progetti” ed “Esporta le Sedi di Progetto” o entrambi e poi premere il pulsante “Conferma”

(vedi Figura 5).

Figura 5: Maschera di conferma esportazione Progetti.

Effettuata l’esportazione sulla maschera saranno visualizzate una o due icone (cerchiate in figura 5) che

permetteranno di aprire o salvare i file esportati in formata CSV.


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44..44.. EEssppoorrttaazziioonnee DDaattii –– VVoolloonnttaarrii La maschera di esportazione dati Volontari, accessibile dal menù Utilità -> Esportazioni Dati ->

Volontari (vedi Figura 1), permette di ricercare tutti i volontari dell’ente. (vedi Figura 2)

Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione dei Volontari.


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Figura 2: Maschera di ricerca per l’esportazione dei volontari.

È possibile eseguire una ricerca valorizzando uno o più dei seguenti campi: Cognome, Nome, Progetto,

Cod.Progetto (vedi Figura 3) o eseguire una ricerca generica lasciando tutti i campi non valorizzati.



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dell’esportazione (vedi Figura 4) dalla quale si potrà confermare l’esportazione dei volontari.

Figura 4: Maschera di conferma esportazione Volontari.

Per confermare l’esportazione è necessario apporre il segno di spunta sulla checkbox “Esporta i

Volontari” e poi premere il pulsante “Conferma” (vedi Figura 4).

Figura 5: Maschera di conferma esportazione Volontari.



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