p1

© Bo.Di srl, 2006

© Bo.Di. Srl

p2

© Bo.Di srl, 2006

Sommario

Presentazione 4Dati sul sistema 8 Release rilasciate 8 Aggiornamenti e correzioni future 10 FAQ 11Menu di Xnotta 12 Parametri Iniziali 13 Menu Parametri Iniziali 13 Impostazioni generali 14 Configurazione operatori 16 Parametri Schedine Notifica e ISTAT 17 Gestione Alloggi 18 Menu Gestione Alloggi 18 Gestione locali 19 Prezzi 32 Profili di prezzo BAI 36 Riduzioni/Maggiorazioni 38 Piani vacanze 45 Prenotazioni 52 Menu Prenotazioni 52 Prenotazioni attive 54 Prenota 56 Prenotazioni di gruppo 78 Tableau de bord 84 Storico 86 Anagrafica clienti 88 Maincourante 92 Maincourante New 97 Check-In 101 Check-In Multiplo 107 Check-Out 110 Check-Out Multiplo 113 Gestione Prenotazioni Tardive 115 Gestione occupanti (new) 118 Agenzie 121 Menu Agenzie 121 Anagrafica 123 Gestione conti 124 Storico 125 Stampe 126 Alloggi 126 Clienti 127 Prenotazioni 128 ISTAT E PS 129 Menu Istat e PS 129 Gestione report PS 130 Gestione Report ISTAT 131 C59 Webtur (per Regione FVG) 136 Nuova elaborazione ISTAT C59 141

p3

© Bo.Di srl, 2006

Statistiche 145 Menu Statistiche 145 Alloggi 147 Clienti 153 Prenotazioni 161 Marketing 166 Menu Marketing 166 Mailing list 168 Gestione cataloghi 169

p4

© Bo.Di srl, 2006

Presentazione

il software Web evoluto per la gestione dell’offerta turistica

Capoprogetto

Tiziano Valle

Progettazione e programmazione

Stefano ing. Valle

Michele dott. Zennaro

Studio grafico

Francesco Tullio

Software development

Giuliano Gardel

Assistenza prodotto

Gilberto Del PizzoVersione documento 1.8– 14 febbraio 2008

Proprietà intellettuale di Bo. Di. srl

Software interamente progettato e realizzato in proprio

con tecnologia Microsoft .Net 2.0

p5

© Bo.Di srl, 2006

Il progetto Xnotta

Il software Xnotta è stato progettato nell’intento di fornire un valido strumento per la

risoluzione dei problemi di gestione di ogni tipo di struttura ricettiva, dal piccolo

albergatore alla catena alberghiera. Xnotta è inoltre dedicato anche alle Aziende di

promozione turistica (APT) permettendo alle stesse, tramite una gestione

centralizzata degli archivi clienti e prenotazioni, di monitorare e promuovere un

numero illimitato di strutture ricettive quali alberghi, albergo diffuso, agriturismo, bed

& breakfast, case per ferie, e così via.

Il software è fruibile semplicemente tramite una connessione ad Internet da qualsiasi

luogo si desideri e senza il problema di posti di lavoro e licenze aggiuntive. Abbiamo

anche realizzato un modulo, dedicato alle zone sprovviste di collegamento Internet

veloce (come ADSL), che ottimizza la velocità di connessione e quindi di utilizzo del

sistema.

Tutti i problemi relativi a backup, aggiornamenti e manutenzione vengono effettuati

dalla nostra Azienda con un intervento in tempo reale e senza costi aggiuntivi per le

strutture ricettive.

Con Xnotta ogni gestore può fare conoscere in Internet gli alloggi di cui la propria

struttura ricettiva è dotata e la disponibilità in tempo reale degli stessi.

La nostra soluzione ha la capacità di dialogare con sistemi esterni ed è ad esempio

pronta per interagire con il sistema darWIN per una sincronizzazione automatica dei

dati in tempo reale.

L’applicazione è dotata di un lato Front Office (ad uso del cliente finale) intuitivo e

completo che fornisce al navigatore una completezza di informazioni idonea a fugare

ogni dubbio su alloggi, prezzi e condizioni di soggiorno. Al momento della prenotazione

il navigante ha a disposizione un sistema semplice, sicuro e completamente guidato per

permettergli di portare a termine la prenotazione e provvedere al pagamento della

caparra confirmatoria a mezzo carta di credito o bonifico.

Il lato Back Office (ad uso dei gestori delle strutture ricettive e delle agenzie di

promozione turistiche) permette di tenere sotto controllo non solo le prenotazioni, ma

l’intera struttura attraverso un sistema completo e sofisticato di gestione dei clienti e

degli appartamenti garantendo ai gestori sempre il completo controllo delle strutture.

Il software Xnotta si integra inoltre in qualsiasi sito Web che eventualmente la struttura

ricettiva ha già a disposizione, mediante l’aggiunta del modulo di prenotazione on-line.

p6

© Bo.Di srl, 2006

Esaminando perciò le tre figure a cui è rivolto, possiamo evidenziare i seguenti

strumenti che mette a disposizione per ognuna.

Cliente finale

Il navigatore/cliente ha la possibilità di prendere visione dei dettagli della struttura

turistica, delle foto dei locali, dei servizi annessi alla camera/locale, delle condizioni

che regolano il soggiorno e naturalmente della disponibilità in tempo reale degli alloggi

(con evidenziate automaticamente eventuali offerte o promozioni in corso). Ci sarà

inoltre la possibilità di visionare i prezzi in valute illimitate, aggiornate giornalmente al

cambio corrente, e la possibilità di scegliere la lingua desiderata per la visione del sito.

A questo punto, avendo soddisfatto tutte le sue richieste, il cliente potrà procedere

alla prenotazione e sarà facilitato da un’interfaccia semplice ed intuitiva nonché, in

qualsiasi momento, potrà appellarsi alla guida sulle prenotazioni. Al fine di garantire

una maggiore tranquillità al cliente nel pagamento abbiamo preferito spostare l’azione

per l’effettuazione della transazione sul sito dell’Istituto di Credito. Il cliente quindi

riceve una e-mail di conferma con il riepilogo dei dati della sua prenotazione e una

piccola mappa con le indicazioni per raggiungere la località.

Struttura ricettiva

Il gestore inserirà in maniera semplice e completamente autonoma i dati relativi ad

alloggi, prezzi e promozioni che saranno disponibili per la consultazione da parte dei

clienti. Xnotta gli fornirà una gestione globale della struttura automatizzando

procedure spesso compiute con manualità e rischio di imprecisione, come l’

aggiornamento dei dati alla Pubblica Sicurezza e per la sincronizzazione automatica con

il programma regionale darWIN. La gestione delle prenotazioni verrà poi facilitata da un

tableau giornaliero e uno mensile dove il gestore potrà verificare check-in e check-out

ed organizzare le maestranze alle proprie dipendenze. In questo modo Xnotta va a

integrarsi e probabilmente a sostituire completamente il gestionale di cui può essere

dotata la struttura. Il gestore sarà così liberato dai vecchi compiti di registrazione a

mano, tenuta dei conti, comunicazioni alle autorità ed Istituzioni e potrà dedicare più

tempo al suo business principale: la soddisfazione del cliente. Potrà perciò pensare a

come migliorare l’offerta, la qualità dei servizi e ad ottimizzare la promozione della

sua struttura.

Agenzia di promozione turistica (APT)

Possiamo tranquillamente affermare che se i primi due punti sono un parziale

p7

© Bo.Di srl, 2006

miglioramento ed integrazione di soluzioni già esistenti, questo terzo aspetto è

assolutamente innovativo e di elevato valore aggiunto. Xnotta è una soluzione che, pur

tenendo nettamente separata ogni struttura turistica, utilizza un archivio centralizzato

per tutta la gestione, e in questo modo è in grado di fornire alle Agenzie di promozione

turistica un cruscotto dove avere a disposizione tutta l’offerta turistica di una

determinata zona, regione o qualsiasi area geografica si desideri. Il vantaggio è duplice

in quanto da un lato gli operatori della APT, grazie alla disponibilità on-line di tutte le

strutture, avranno a disposizione una completezza di dati tale da poter dare risposte

complete e competenti a qualsiasi richiesta di soggiorno. Dall’altro lato gli operatori

stessi potranno gestire la promozione del turismo su un bacino di utenza più ampio e

di qualità superiore rispetto a quello normalmente utilizzato. La promozione può essere

effettuata su tutti i clienti che hanno soggiornato precedentemente in una delle

strutture ricettive oltre che, come effettuato normalmente, su nuove potenziali masse

di clientela.

-o-

p8

© Bo.Di srl, 2006

Dati sul sistemaRelease rilasciate

Release rilasciate e modifiche più importanti:

Versione 1.0 del 31 maggio 2006 prima versione Xnotta

Versione 1.2 del 22 giugno 2006 con seguenti migliorie:- inserito scelta numero di camera se trattasi di camera d'albergo- aggiornato sulla Home la maschera con diverse evidenziazioni degli stati delleprenotazioni- inserito scelta tipo alloggio nella maschera di intestazione degli alloggi- possibilità di inserire un alloggio ad una prenotazione già effettuata per lo stessoperiodo della prenotazione in essere

Versione 1.3 del 22 luglio 2006 con seguenti migliorie:- possibilità di cambiare l'intestatario di una prenotazione- inserito la possibilità di modificare il tipo di pagamento- modificato su Front Office l'offerta dei servizi a pagamento- inserito la possibilità di visualizzare nel dettaglio i servizi a pagamento prenotati- migliorato gli arrotondamenti sulla gestione della Maincourante

Versione 1.4 del 22 luglio 2006 con le seguenti migliorie:- cancellazione di uno o più occupanti con ricalcolo dei costi- inserimento di uno o più occupanti con ricalcolo dei costi- possibilità da una prenotazione multipla di generare ulteriori prenotazioni separandogli alloggi

Versione 1.5 del 22 settembre 2006 con le seguenti migliorie:- Gestione prezzi a settimana sia per persona che per alloggio con gestione da sabato asabato o promiscua- Inserimento sulla gestione struttura del tipo di struttura e degli alloggi gestibili nellastruttura stessa- inserito gestione delle pensioni con possibilità di effettuare l'offerta delle solepensioni gestite (a persona e/o alloggio)- inserito possibilità di gestire alloggi attivi e non attivi (i non attivi non vengonosegnalati nell'offerta sul web ma sono gestibili dal back-office)

Versione 1.6 del 13 ottobre 2006 con le seguenti migliorie:- Inserimento gestione scheda ISTAT C59 con stampa della stessa su modello ufficiale

p9

© Bo.Di srl, 2006

- Possibilità, per le strutture che gestiscono le pensioni (BB, HB, FB) di andare ingestione Pensioni ed aapplicare alla prenotazione pensioni diverse da quella originaria con possibilità di modifica giorno per giorno.

Versione 1.7 del 07 aprile 2007 con le seguenti modifiche:- Inserimento Tableau Giornaliero- Inserimento Statistica sull'occupazione dei locali- Inserimento possibilità di cancellare l'ultima scheda ISTAT C59 generata

Versione 1.8 del 14 febbraio 2008 con le seguenti modifiche:- Realizzazione Stampe per buona parte delle visualizzazioni in essere- Nella modifica dei campi per la rilevazione della PS è stata inserita la funzionalitàche, inserendo un Comune automaticamente venga proposto il CAP e la Provincia- Creazione di un prospetto con i dettagli contabili giornalieri/settimanali/mensili- In sede di modifica del Front Office per la prenotazione verranno inserita alcuneformule per aumentare la qualità e la cortesia con cui ci si rivolge al cliente- Possibilità di inserire su una prenotazione sia un soggetto PRENOTANTE che unsoggetto SOGGIORNANTE (che paga la fattura)- E' stato reso obbligatorio in sede di Check-in l'inserimento di Codice Fiscale o PartitaIVA sulla Anagrafica Cliente- Modifica sulla Home dei dati relativi alla visualizzazione delle prenotazioni Attive e inCorso (cliente, data inizio, data fine e nome alloggio)- Aggiunta su PS dei Campi Bollo e Firma Funzionario nonchè la formula della privacy in3 lingue- Sistema di gestione profili di costo multipli per collegamento con Portali

Versione 1.81 del 05 maggio 2008 con le seguenti modifiche:- Gestione occupanti con arrivi e partenze disgiunti- Nuova gestione check-in e check-out tardivi- Nuova gestione Schedina di notifica per check-in plurimi- Nuova gestione ISTAT C59 check-in e check-out plurimi- Nuovo sistema di calcolo e gestione ISTAT C59

Versione 1.90 del 15 dicembre 2008 con le seguenti modifiche:- Prenotazione rapida per Gruppi- Sistema di inserimento rapido degli Extra

-o-

p10

© Bo.Di srl, 2006

Aggiornamenti e correzioni future

Aggiornamenti che verranno effettuati in futuro (in ordine diesecuzione):

- Inserimento di un collegamento a pagamento con carta di Credito a quelleprenotazioni, generate dal back Office, per le quali si vuole inviare al cliente il link per il pagamento.

- Creazione di un filtro per evidenziare i clienti prenotanti/ospiti/tutti

- Inserimento sul Front Office della scelta dei Servizi a Pagamento

- Possibilità di inviare al cliente MAIL sia HTML che Testo.

- Creazione sistema di Mailing List

- Creazione di un elenco dei clienti alloggiati (uso interno)

- Possibilità dal Tableau Mensile di allungare, accorciare, spostare, spezzare eswappare le prenotazioni

- Possibilità, nel caso di prenotazioni effettuate da Ditte e/o Agenzie di suddividere ilconto dell'alloggio dagli Extra.

- Al momento della Prenotazione, richiamando un cliente, possibilità che venga subitoevidenziata l'ultima prenotazione usufruita dal cliente

- Gestione della governance (pulizie)

- Aggiunta statistiche

- Gestione Agenzie

- Gestione pacchetti

-o-

p11

© Bo.Di srl, 2006

FAQ

p12

© Bo.Di srl, 2006

Menu di Xnotta

p13

© Bo.Di srl, 2006

Parametri InizialiMenu Parametri Iniziali

Impostazioni generali

La struttura ricettiva ha qui la possibilità di configurare e personalizzare vari

aspetti del sistema al fine di adattarlo il più possibile alle proprie esigenze.

Configurazione operatori

Possibilità di consentire l’utilizzo di Xnotta a vari operatori (le cui operazioni

vengono tracciate e mantenute in memoria) i cui privilegi possono essere di

amministrazione (controllo generale e uso di tutte le sezioni previste) o

limitati (uso solamente di alcune funzioni del sistema).

-o-

p14

© Bo.Di srl, 2006

Impostazioni generali

Questa è il pannello di inserimento delle condizioni generali di funzionamento delSistema Xnotta:

p15

© Bo.Di srl, 2006

da questa sezione è possibile parametrizzare il sistema per una corretta gestione dellastruttura ricettiva.

-o-

p16

© Bo.Di srl, 2006

Configurazione operatori Da questa sezione si possono configurare gli utenti con i permessi che si voglionoconferire:

-o-

p17

© Bo.Di srl, 2006

Parametri Schedine Notifica e ISTATPARAMETRI NUMERAZIONE SCHEDE DI NOTIFICA E ISTAT C59

Una ulteriore novità intervenuta in questo aggiornamento di Xnotta riguarda lanumerazione progressiva delle schede di Notifica e ISTAT C59.

La prima volta che si effettuerà una Scheda di Notifica o una C59 il sistema inviterà adentrare nei parametri ed inserire il primo numero utile di Schedina di Notifica e di IstatC59come da seguente videata:

Tali numeri verranno incrementati automaticamente di una unità e alla fine del’annoverranno azzerati per partire, con l’anno nuovo, dal numero 1.

-o-

p18

© Bo.Di srl, 2006

Gestione AlloggiMenu Gestione Alloggi

Gestione locali

Elenco completo dei locali presenti nella struttura ricettiva, con possibilità di

inserire un nuovo locale, specificandone tutti i dettagli: nome, descrizione,

piantine, immagini, servizi, e così via.

Prezzi

Gestione dei prezzi dei locali personalizzata e indipendente da locale a

locale. Possibilità di specificare il prezzo di ogni alloggio in un numero di

periodi temporali illimitato e a completa discrezione dell’albergatore.

Riduzioni/Maggiorazioni

Gestione delle offerte e dei piani vacanze che possono essere associati ad un

alloggio o all’intera struttura in un determinato periodo. Tali offerte verranno

automaticamente proposte al cliente assieme all’elenco degli alloggi

disponibili nel periodo da lui inserito.

Piani Vacanze

Gestione dei pacchetti offerti ai clienti durante specifici periodi dell'anno associati

spesso a manifestazioni sportive, ricreative e di relax.

-o-

p19

© Bo.Di srl, 2006

Gestione locali

La sezione Gestione locali permette di anagrafare gli alloggi che la struttura turisticapuò offrire alla sua clientela. Si tratta perciò della sezione in cui vanno inserite tuttele informazioni relative alle camere, appartamenti, bungalows e tutto quanto puòessere oggetto di offerta per il soggiorno.

Premendo sul menù di sinistra alla voce Gestione locali ci troveremo di fronte ad unamaschera come la seguente:

In questa parte del programma possiamo vedere l'elenco dei locali della struttura (nelcaso in cui non sia inserito alcun locale il menù sarà vuoto e vi sarà un avviso chenessun locale è stato inserito.

La prima operazione da fare è allora quella di premere su NUOVO LOCALE.

La prima maschera ci richiede di inserire i seguenti dati:

p20

© Bo.Di srl, 2006

Nome locale: Inserire l'identificativo alfanumerico del locale (il numero della camera oil nome dell'appartamento o del bungalow)

Numero minimo di occupanti: inserire il numero minimo di occupanti accettabilinell'alloggio (tenere presente che se ad esempio fosse una camera doppia e il numerominimo di occupanti fosse uno in adeguata sezione a parte verrà applicata lamaggiorazione relativa)

Numero massimo di occupanti: inserire il numero massimo di occupanti accettabilinell'alloggio (tenere presente che se in camera doppia vi è la possibilità di un lettoaggiuntivo va inserito 3 )

Numero massimo bambini: inserire il numero massimo di bambini ospitabilinell'alloggio (serve soprattutto per gli appartamenti ma è utile anche per le camere dialbergo dove è necessario conoscere in anticipo la distribuzone dei letti per unacorretta formulazione dell'offerta.). Per numero massimo di bambini si intendonoquelli di età uguale al valore inserito in Parametri Inziali, Impostazioni generali.N.B.: Tutti i campi vanno compilati con l'eventuale indicazione del valore 0 nel campoNumero massimo bambini se non si possono ospitare bambini.

Tipo alloggio: in questo campo va indicato il tipo di alloggio (scegliendolo dall'elencoapposito) che stiamo configurando.La scelta determinerà, nella successiva sezioneNumeri, la possibilità di ottenere un numero automatico dal sistema (nel caso diappartamento) o di poter associare dei numeri personalizzati (nel caso di camerad'albergo).

Tipologia di assegnazione del costo: questa funzione permette di scegliere se lapolitica delle prenotazioni della struttura è a giorni oppure a settimane. Se si sceglie

p21

© Bo.Di srl, 2006

Settimane il sistema propone come data di inizio della prenotazioni solo SABATI. Inquesta maniera si cerca di condurre il cliente a prenotare per settimane complete.Nella sezione prezzi vedremo poi che si darà al gestore la possibilità di scegliere se ilperiodo prenotabile sia composto solo da Settimane che vanno da Sabato a Sabatooppure se sia possibile iniziare la vacanza da Sabato e terminare, dopo aver effettuatoalmeno una settimana, nel giorno che pià aggrada (giorni aggiuntivi alla settimana).

Terminata la compilazione di questa sezione premere su CREA L'ALLOGGIO perpassare alla sezione successiva.

La seconda maschera richiede di inserire i seguenti dati:

Nome del locale (per esteso): qui è possibile inserire il nome del locale nella forma chesi desidererà venga evidenziata poi sul sito Internet. Vi è la possibilità di inserire anchele traduzioni nelle lingue straniere che risultano attivate.

Descrizione breve 1: che può essere utilizzato, nel caso di appartamenti o bungalows,per inserire la via dove ha sede l'appartamento (consigliati max 50 caratteri)

Descrizione breve 2: che può essere utilizzato, nel caso di appartamenti o bungalows,per inserire la città dove ha sede l'appartamento (consigliati max. 50 caratteri)

Descrizione breve 3: che può essere utilizzato, nel caso di appartamenti o bungalows,per inserire ulteriori informazioni sulla collocazione della struttura (consigliati max. 50

p22

© Bo.Di srl, 2006

caratteri).

N.B: Questri tre campi appariranno sul sito Internet nella sezione informativa di base.

Descrizione estesa 1: sezione in cui è possibile inserire una ampia descrizionedell'alloggio e delle sue caratteristiche. (consigliati max. 255 caratteri).

Descrizione estesa 2: ulteriore sezione in cui è possibile, qualora la prima sezione nonfosse stata sufficiente, inserire ulteriori informazioni sull'alloggio (consigliati max. 255caratteri).

N.B. I due campi delle descrizioni estese compariranno sul sito Internet nel momentoin cui il cliente premerà sui dettagli del nostro alloggio.

Terminato l'inserimento dei campi sopraindicati premere su AVANTI per passare allasezione successiva.

La terza maschera è dedicata all'assegnazione all'alloggio di un numero identificativo.Questa funzione è dedicata sia all'albergo che solitamente individua le camere con unnumero (camera 1 del piano terra è 101, camera 4 del primo piano è 204, etc.. ), siaallam società che gestisce appartamenti e che, oltre che ad individuare gli stessi conuna descrizione, ha bisogno di aggregarne un valore numerico per le facilitazioni digestione.La terza maschera richiede l'inserimento dei seguenti campi.

Nel caso in cui si sia selezionato camera d'albergo:

p23

© Bo.Di srl, 2006

nel caso in cui si sia selezionato Appartamento:

Inserisci un numero: in questo campo è possibile indicare il numero che si vuoleaggregare al nostro alloggio e premendo il tasto AGGIUNGI UN NUMERO il numerostesso verrà ripostato in alto nella sezione numeri associati all'alloggio.

Terminata l'assegnazione del numero associato all'alloggio premere AVANTI per passarealla sezione successiva.

La quarta maschera è dedicata all'inserimento dei servizi che ciascun alloggio offre eche sono compresi nel prezzo dell'alloggio che andremo ad indicare più avanti. La mascherà propone un elenco dei servizi come di seguito:

p24

© Bo.Di srl, 2006

Scegliendo i servizi tramite la check-box è possibile inserire, in una sola volta, tutti iservizi presenti.Se poi si volesse cambiare le descrizione dei singoli servizi basta andaresemplicemente in Modifica dei campi inseriti come nella figura sottostante.

p25

© Bo.Di srl, 2006

Terminato l'inserimento dei servizi dell'alloggio premere AVANTI per passare allasezione successiva.

La quinta maschera prevede la possibilità di inserire dei servizi, tipici dell'alloggio, cheprevedano un pagamento per il loro utilizzo.La mascherà propone i seguenti campi:

p26

© Bo.Di srl, 2006

Scegli un servizio per l'alloggio: in questo campo, da apposito menù a tendina, èpossibile selezionare un serizio a pagamento (esempio parcheggio)

Descrizione in Italiano: qui è possibile inserire ulteriori dettagli sul servizio (es.parcheggio al coperto e vigilato 24 ore su 24)

Costo in euro: inserire il costo per ogni unità del servizio offerto (es. giorni se trattasidi parcheggio, ore se trattasi di massaggio, etc..)

Unità di misura costo: inserire, dall'apposito menù a tendina, l'unità di misuraassociata al servizio (possibile €/minuti, €/ore, €/giorni e €/unità). Il valore quantitàche immetteremo insede di utilizzo dels ervizio verrà moltiplicato per il costo in euro.

N.B. nel caso di servizi inseriti in minuti ore ed unità verrà moltiplicato il valore per ilcosto stabilito ed inserito (costo in euro) mentre nel caso di servizi a giorno verràmoltiplicato il numero dei giorni di soggiorno per il costo stabilito ed inserito (costo ineuro)

Unità di misura: è l'unità di misura con cui nel front Office (web) viene pubblicatal'offerta. Non ha valore per i calcoli ma solo di visualizzazione

Numero massimo prenotabile: questo è un campo non obbligatorio che potrebberiguardare servizi che potrebbero essere forniti in maniera limitata (es. massaggio incamera consentiti massimo 2)

Ogni volta che verrà terminato l'inserimento di un servizio a pagamento premendo su INSERISCI il servizio stesso verrà inserito sulla sezione in alto e si potrà procedereall'nserimento dell'ulteriore servizio a pagamento.

p27

© Bo.Di srl, 2006

Quando si è terminato di inserire i servizi a pagamento dell'alloggio premere su AVANTIper proseguire sulla prossima sezione. N.B: Si rimarca il fatto che i servizi a pagamento sopraindicati sono solo quelli relativiall'alloggio. I servizi a pagamento relativi alla struttura (esempio campo di tennis,piscina, etc.) sono regolati in altra Sezione del programma.

La quinta maschera è dedicata all'inserimento della fotografia principale dell'alloggio. La maschera propone i seguenti campi:

Premendo sul tasto SFOGLIA è possibile andare sul proprio Hard Disk, nella cartelladove avete precedentemente salvato le fotografie del vostro alloggio, ed associareall'alloggio la fotografia desiderata.

Scelta la foto da associare semplicemente premendo AVANTI si passerà alla sezionesuccessiva.

La sesta maschera è dedicata all'inserimento di ulteriori fotografie relative all'alloggioed eventualmente alle sue attinenze. Mentre la prima fotografia sarà visualizzabile, sulsito Internet, sull'elenco delle vostre stanze, queste foto verranno visualizzate quandoil cliente scelga di ottenere ulteriori dettagli sull'alloggio prescelto.La maschera propone i seguenti campi:

p28

© Bo.Di srl, 2006

Anche in questa sezione, mediante il tasto SFOGLIA, è possibile andare sul vostro HardDisk, nella cartella riservata alle foto dell'alloggio, ed inserire una ulteriore fotografiarelativa al vostro alloggio. Il numero massimo di foto inseribile è di 7.

Nel campo Descrizione in Italiano è possibile quindi inserire una descrizione su quantola foto evidenzia.

Terminato l'inserimento della prima fotografia della galleria premendo il tasto INSERISCI si potrà passare all'inserimento della fotografia successiva. E possibileinserire fino un numero infinito di fotografie ma, per una adeguata visualizzazione sulsito Internet, è consigliato di inserirne al massimo 7.

Terminato l'inserimento della galleria fotografica dell'alloggio premendo il tasto AVANTI si passerra alla sezione successiva.

La settima e ultima maschera è dedicata all'inserimento, per quelle strutture che nenecessitino, della piantina dell'alloggio. Questo dettaglio diventa importante nel casodi appartamenti e bungalows.La maschera propone i seguenti campi:

p29

© Bo.Di srl, 2006

Questa sezione permette, tramite il tasto SFOGLIA di portarsi sulla cartella del vostroHard Disk dove sono memorizzate le piantine del vostro alloggio ed associarla allostesso. E' possibile, nel campo Descrizione in Italiano, inserire eventuali dettagliesplicativi della piantina stessa.Premendo il tasto INSERISCI la piantina verrà associata all'alloggio.

L'ultimo dettaglio della gestione alloggi riguarda la possibilità di rendere Attivo o NonAttivo un alloggio. Con questa funzione si permette, qualora il gestore lo desiderasse,non rendere prenotabile dal Front Office (sito Internet) l'alloggio prescelto.

p30

© Bo.Di srl, 2006

Premendo sullo stato di attivazione si cambia lo stato da ATTIVO a NON ATTIVO eviceversa.

Terminato l'inserimento della piantina premendo il tasto AVANTI si arriverà in unasezione riepilogativa dei dettagli inseriti per l'alloggio e l'inserimento sarà terminato.

p31

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p32

© Bo.Di srl, 2006

Prezzi

La sezione Prezzi permette di inserire, per fasce di tempo assolutamentepersonalizzabili dall'utente, i prezzi degli alloggi che verranno evidenziati sul sitoInternet.

Premendo sul menù laterale a sinistra sulla voce Prezzi si avrà la seguente maschera diinserimento:

Dalla maschera sarà possibile selezionare l'alloggio desiderato e passare all'inserimentodei relativi prezzi.

Al fine di facilitare l'inserimento dei periodi su cui applicare determinati prezzi è statoinserito un calendario che propone la data odierna e che è navigabile mediante icursori avanti e indietro posti nella parte superiore dello stesso.

Dal: in questo campo è necessario inserire la data di inizio della prima fascia di prezzi.Per inserire la data premere semplicemente sul calendario sulla data da cui si intendefare iniziare la validità del listino (esempio premendo sul 31/3/2006 verrà indicata Dal

p33

© Bo.Di srl, 2006

31/03/2006).

Al: Sempre navigando il calendario andare a scegliere la data sino alla quale il prezzoche si andrà ad indicare avrà validita (esempio premendo su 31/05/2006 verrà indicatoAl 31/05/2006)

Costo per l'alloggio: inserire il prezzo dell'alloggio praticabile per il periodo appenaindicato. Questo prezzo verrà moltiplicato per le notti del soggiornoindipendentemente dal numero di persone.

Costo a persona: il sistema permette, in alternativa o a complemento del costo peralloggio, la gestione del costo per persona che è particolarmente utile in certi casi perla gestione degli appartamenti. In questo caso il sistema moltiplicherà il valoreindicato per il numero di persone e per il numero di notti del soggiorno.

SOlo per coloro che gestiscono le pensioni (Bed & Breakfast, Mezza pensione, PensioneCompleta) è possibile inserire i prezzi delle relative pensioni (a persona e/o adalloggio); nel caso in cui una delle pensioni non sia gestita mettere 0 sul campo e lapensione non verrà offerta al cliente.

N.B. E' possibile utilizzare entrambe le soluzioni assieme laddove sia necessario adesempio avere un costo per persona (moltiplicabile per le persone e per le notti) e uncosto fisso giornaliero per la struttura (moltiplicabile per le sole notti) utilizzabile adesempio per servizi già inseriti nell'alloggio (sauna, parcheggio riservato, etc.)

A questo punto premendo sul tasto INSERISCI la nostra fascia di prezzo verrà inseritasulla parte superiore della maschera e sarà possibile proseguire con l'inserimento dellaulteriore fascia di prezzo. Il sistema, per facilitare l'operatore, ha memorizzato la data Al della fascia precedentemente inserita per cui proporrà come nuova data Dal ilprimo giorno di calendario seguente.Onde facilitare l'operatore, nel caso di alloggi simili, è possibile, utilizzando lafunzione Copia i dati sui prezzi da, copiare le fasce di prezzo da un alloggio simile ouguale. Basta selezionare, dall'apposito menù a tendina, da quale alloggio si voglionocopiare i prezzi e poi accettare la sovrascrittura dei dati. Questa operazione infattisovrascrive, cancellandoli, tutti i prezzi esistenti per quel dato alloggio su cui si stàoperando.

p34

© Bo.Di srl, 2006

E' possibile inserire quante fasce di prezzi si desideri consigliando, al primoinserimento, di inserire almeno un anno di prezzi.Si evidenzia che, nel caso in cui qualche cliente cercasse di prenotare in un periodofuturo non ancora contemplato nelle fasce temporali, il sistema creeerà un errore nonpotendo gestire quanto non ancora inserito. Si consiglia perciò di fare attenzione neltenere costantemente aggiornato l'inserimento dei prezzi.Terminato l'inserimento delle fasce di prezzo desiderate premere su INDIETRO perterminare l'inserimento per un determinato alloggio e tornare all'elenco degli alloggioper selezionarne un altro.

Abbiamo realizzato anche la gestione dei prezzi a settimane permettendo al gestoredi offrire degli alloggi da Sabato a Sabato. Viene data la possibilità al gestore di definire se il soggiorno sarà esclusivamentesettimanale (ed in questo caso a fronte di un sabato proposto come giorno di arrivovengono proposti SOLO sabati come giorni di partenza) oppure viene proposta una gestione promiscua laddove vengono applicati nel periodo sia prezzi a settimana cheprezzi per giornate aggiunte.Ecco un esempio della maschera prezzi che si otterrà selezionando la gestionesettimanale:

p35

© Bo.Di srl, 2006

Immesso il PERIODO DI FINE si potrà optare tra i soggiorni composti da Solo settimanaintera e quelli di durata settimanale più qualche giorno aggiuntivo. La maschera quisopra è quella dedicata alla seconda delle ipotesi mentre, nel caso di vacanze di soladurata settimanale, non apparirà a destra il costo per i giorni aggiuntivi.

-o-

p36

© Bo.Di srl, 2006

Profili di prezzo BAI

Questa sezione è dedicata agli aderenti a BORGHI AUTENTICI D'ITALIA

PREZZI LOCALIAl fine di permettere la promozione della propria struttura su altri Portali turisticiabbiamo creato i Profili di Costo.

Andando sulla sezione Prezzi ed entrando in un locale avremo la seguentevisualizzazione:

Alla voce Selezione profilo di costo troverete ora anche la sezione PREZZI BORGHIAUTENTICI che vi permette di caricare dei prezzi che possono essere anche diversi daquelli attualmente in uso e proposti tramite Xnotta sul vostro sito Web.

ATTENZIONE: Ricordiamo che in sintonia con Borghi Autentici di’Italia i prezzi dainserire sono per alloggio e NON per persona.In ogni caso TUTTI gli Alberghi Diffusi , anche coloro che hanno adottato il prezzo adalloggio, devono reinserire gli stessi nel profilo Borghi Autentici.Questa procedura risulta molto agevole in quanto se un domani verretecommercializzati da altro Ente (Carnia Welcome ad esempio) potremo attivare unulteriore profilo dedicato e voi potrete creare un listino per solo quell’Ente.

Riduzioni e MaggiorazioniAlla stessa stregua dei prezzi dei locali anche le riduzioni e maggiorazioni vengonopersonalizzate per Borghi Autentici.

p37

© Bo.Di srl, 2006

Conseguentemente alle proprie politiche di commercializzazione ed agli accordi conBorghi Autentici in questa sezione possono essere caricate le riduzioni e maggiorazionidedicate appunto al profilo Borghi Autentici.

Ad esempio se abbiamo un appartamento da 4 posti al prezzo di 200 euro al giorno peralloggio potremo avere, a solo titolo di esempio, le seguenti riduzioni:

Se le persone sono 3 togli 20 euro Se le persone sono 2 togli 50 euro etc…

Il tutto chiaramente a vostra scelta.

Potranno, se rientra nelle vostre politiche commerciali, essere mantenute le riduzioniper soggiorno lungo e le maggiorazioni per soggiorni brevi come già attuate da alcuni divoi sul profilo collegato al proprio sito.

Attenzione: Abbiamo notato che alcuni di voi, pur avendo la gestione multilingue diXnotta, non ha ancora provveduto ad inserire tutte le traduzioni.Visto che verrete promossi da Borghi Autentici su un portale che è molto spinto verso ipaesi esteri vi invitiamo a voler completare le traduzioni o, alla richiesta del sistema diuna lingua straniera, i contenuti provenienti dal vostro sito appariranno vuoti esicuramente comprometteranno la prenotazione.

-o-

p38

© Bo.Di srl, 2006

Riduzioni/Maggiorazioni

La gestione Riduzioni/Maggiorazioni permette di strutturare una serie di riduzioni omaggiorazioni che il gestore della struttura turistica intende applicare ai suoi clienti.Le maggiorazioni o riduzioni verranno calcolate sul prezzo dell'alloggioautomaticamente ed indicate sia al cliente al momento della sua proposta di vacanzesia all'operatore della struttura turistica che effetti una prenotazione interna.

Premendo sul menù di sinistra su Riduzioni/Maggiorazioni si avrà la seguentemaschera:

Viene visualizzato tutto l'elenco degli alloggi in quanto le maggiorazioni/riduzioni sonopersonalizzabili per ciascun alloggio. Selezionare quindi l'alloggio desiderato e si otterrà la seguente maschera:

p39

© Bo.Di srl, 2006

La prima volta che si inserisce una maggiorazione/riduzione premere su Aggiungi unamaggiorazione/riduzione. Sull'elenco nella parte superiore dell'iluustrazione precedente si possono vedere lemaggiorazioni/riduzioni già inserite in questo determinato alloggio. Viene data dal sistema la possibilità di copiare tutte le maggiorazioni già inserite perun determinato alloggio, basta selezionare dal menù a tendina l'alloggio di origine epremere sul tasto COPIA.

Troviamo i seguenti campi:Descrizione dove inserire la descrizione del tipo di maggiorazione o riduzione

Quindi è possibile sceglierne la Validità tra Valida sempre e Specifica intervallovalidità.Scegliendo Valida sempre verrà immessa come scadenza il 31/12/2099 mentrescegliendo Specifica intervallo di validità ci verrà proposto un calendario da cuiscegliere la validità DAL-AL.

p40

© Bo.Di srl, 2006

Quindi premere su Crea Maggiorazione/Riduzione.Ci troveremo ora di fronte a questa maschera:

La finestra di sinistra è la prima da compilarsi. Propone i seguenti campi:

Tipo di condizione che propone un menù a tendina dove si possono selezionare : Offertacondizioneeta valida per quel tipo di maggiorazioni/riduzioni che fanno base

p41

© Bo.Di srl, 2006

alle età dei clienti. Offertacondizionenumeropersone valida per le maggiorazioni che si basano su un

numero di persone. Offertacondizionenumnotti valida sulle notti di soggiorno sulla nostra struttura.

Scelta perciò una delle variabili sopradescritte passiamo alla compilazione dei campisottoindicati:

Tipo confronto che permette di utilizzare i seguenti operatori: < minore > maggiore = uguale intervallo laddove se selezionato, si apre una finestra che propone un Valore TRA -

E Con questi operatori è possibile creare una serie ampissima di opzioni.

Valore che permette di inserire il valore di confronto ( o i valori quando si tratta di unvalore tra-e)

Premere poi Inserisci condizione prima di passare alla finestra di destra.

Passando alla finestra di destra, per dare effetto alla condizione appena inserita, viene

p42

© Bo.Di srl, 2006

proposto un risultato da applicare quando appunto questa condizione viene soddisfatta.

Tipo da la possibilità, dal menù a tendina, di inserire un valore (in euro) o unapercentuale.

Si applica a da la possibilità di applicare il valore appena esposto per persona (perpersona e per ogni notte) o ad appartamento ( per ogni notte).

Valore dove si inserisce il valore desiderato (o nel caso si sia inserito tipo percentualela percentuale desiderata senza il simbolo %).

Modo dove è consentito l'operatore somma (+), l'operatore sottrazione (-) e l'operatoretotale.

p43

© Bo.Di srl, 2006

Terminato l'inserimento dei dati proposti premere su Inserisci risultato percompletare l'inserimento della nostra maggiorazione o riduzione.

Ecco un esempio di come, a fronte di una condizione, poniamo un risultato:

In questo caso la condizione da verificare è che se il bambino ha 3 o meno di 3 annibisogna applicare uno sconto del 100% (soggiorno gratuito). Poste queste condizionidiciamo che applichiamo una riduzione (Modo -) del 100 (Valore) % (Tipo percentuale)a persona (si applica a).Questa riduzione controllerà perciò se i bambini inseriti nella prenotazione abbianoun'età uguale o inferiore a 3 anni e se la condizione si verifica farà uno sconto del 100%(soggiorno gratis) per tale condizione.

In questo caso invece la condizione è quella di verificare se il bimbo ha un'età uguale o

p44

© Bo.Di srl, 2006

superiore a 4 anni ma non superiore a 6. Se la condizione si verifica applichiamo una riduzione (Modo -) del 40 (Valore) % (Tipo percentuale) a persona (si applica a).Questa riduzione controllerà perciò se i bambini inseriti nella prenotazione abbianoun'età uguale o superiore a 4 anni e se la condizione si verifica farà uno sconto del 40%per tale condizione.

In questo terzo esempio abbiamo il caso di una maggiorazione da applicare persoggiorni uguali od inferiori a 3 notti. Il tipo condizione è perciò Offertacondizionenumnotti il valore di confronto è 3 il tipo di confronto è < (minoreod uguale).Il risultato da applicare al verificarsi di questa condizione è una maggiorazione (+) di 5euro a persona (si applica a).

Per inserire altre formule di Maggiorazione/Riduzione premere su Torna a elencoMaggiorazioni/Riduzioni.

-o-

p45

© Bo.Di srl, 2006

L'opzione piani vacanze permette di creare delle offerte e, nel contempo, dieffettuarne la pubblicazione sul Web per la prenotazione.Il sistema propone automaticamente, in prossimità delle date di prenotazione delcliente, la possibilità di prenotare un pacchetto vacanza.

Nella sezione Alloggi, cliccando su Piani Vacanze avremo la possibilità di sceglierel'alloggio su cui applicare una determinata offerta.Scelto l'alloggio avremo la seguente maschera:

Qui abbiamo la possibilità di variare un Piano vacanze esistende entrando in modificaoppure, prememndo su Aggiungi un piano vacanza, potremo creare una nuova offerta.

p46

© Bo.Di srl, 2006

Nella prima parte possiamo scegliere il nome del Piano vacanza ed inserire una brevedescrizione.Possiamo quindi scegliere, sull'apposito calendario, il periodo di validità.

p47

© Bo.Di srl, 2006

La seconda parte del piano riguarda la descrizione, puramente testuale, dell'Offerta.Premendo su Crea piano vacanze si arriverà alla schermata di riepilogo di quantofinora immesso.Premendo sul tatso Modifica di ogni sezione si può andare ad inserire le traduzioni inlingua straniera.

p48

© Bo.Di srl, 2006

Premendo Avanti si passa alla seconda sezione:

Qui iniziamo ad isnerire i parametri tecnici che formano l'offerta (con lo stesso schemadelle riduzioni e maggiorazioni).Qui ad esempio vado a definire che il numero adulti è 2 o superiore (per cui almenodue)Premendo su Aggiungi condizione ho immesso la prima condizione e passo allaseconda.

p49

© Bo.Di srl, 2006

In questa seconda condizione fissiamo invece che il numero bambini è 1 o superiore(per cui almeno uno)

La terza condizione definisce invece che il piano vacanze si articola sul week-end corto(sabato e domenica).Premendo Avanti andiamo alla terza sezione di definizione. Qui si preme su Aggiungicondizione e si vanno a fissare delle ulteriori condizioni economiche:

In questo caso vado a definire degli sconti qualora gli adulti fossero più di 2 ed indico

p50

© Bo.Di srl, 2006

che, rispetto al prezzo a persona del Piano vacanze, togliero 50 euro per ogni adulto inpiù.

In questo caso invece ho definito che per ogni bambino in più ruspetto al primo(obbligatorio) avrò uno sconto di Euro 20.

Concluso l'inserimento dei parametri il sistema mi evidenzierà la scheda riepilogativadel Piano Vacanze e , automaticamente, lo stesso verrà applicato sul Sito Web dellastruttura ricettiva.

p51

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p52

© Bo.Di srl, 2006

PrenotazioniMenu Prenotazioni

Prenotazioni attiveElenco delle prenotazione attive con possibilità di visualizzarne i relativi

dettagli.

Prenota

Consente alla struttura ricettiva di effettuare direttamente una prenotazione.

Inserendo gli estremi della stessa, verranno proposti gli alloggi disponibili con

i relativi costi. Se il cliente è già presente in archivio, i suoi dati verranno

caricati senza doverli inserire nuovamente. Il costo finale della prenotazione

viene suggerito dal sistema, ma è possibile modificarlo a propria discrezione

prima di confermare la prenotazione.

Tableau de bord

Costituisce il centro di controllo dell’attività della struttura ricettiva. Di due

tipi (giornaliero e mensile) consente all’albergatore di tenere sotto controllo

in tempo reale la disponibilità delle camere e le prenotazioni in corso.

Semplicemente posizionando il cursore su una prenotazione compaiono a

schermo le informazioni sommarie della stessa, ma è sufficiente cliccare su di

essa per conoscerne tutti i dettagli. Dal tableau è anche molto semplice

inserire una nuova prenotazione: è sufficiente selezionare una data che

risulta disponibile per avviare direttamente la procedura di prenotazione

interna.

Storico

Storico di tutte le prenotazioni effettuate nella struttura. È possibile

visualizzarle sia come elenco di prenotazioni (selezionando le quali si possono

conoscere i relativi dettagli) sia mediante il tableau storico che mostra l’

attività passata della struttura.

Anagrafica clienti

Gestione completa del portafoglio clienti con possibilità di visualizzare i

clienti in archivio e modificarne i dati oppure inserire manualmente un nuovo

p53

© Bo.Di srl, 2006

cliente. Da questa sezione è possibile tenere sotto controllo l’intero archivio

dei clienti, nei vari modi in cui sono stati acquisiti (nuova prenotazione,

richiesta di cataloghi, richiesta di contatto, e così via).

Maincourante

Gestione degli extra (come bar, ristorante, lavanderia, varie) che è possibile

associare ad una prenotazione in corso. Il riepilogo finale degli extra (con

relativo costo) verrà poi proposto al cliente in fase di check-out.

Check-In

Gestione dell'arrivo del cliente e delle incombenze che ciò comporta

Check-Out

Gestione della partenza del cliente e delle incombenze relative

-o-

p54

© Bo.Di srl, 2006

Prenotazioni attive

La sezione Prenotazioni attive contiene l'elenco delle prenotazioni effettuate e incorso di soggiorno od oggetto di soggiorno futuro. Quando una prenotazione saràusufruita verrà visualizzata solo nello Storico.

La maschera che si ottiene premendo sul menù di sinistra in Prenotazioni attive è laseguente:

La visualizzazione evidenzia l'elenco delle prenotazioni con i seguenti dettagli:

Codice di prenotazione che rappresenta appunto il codice assegnato alla prenotazionestessa.

Numero locali che evidenzia il numero dei locali oggetto della prenotazione.

Data di prenotazione dove si evidenzia la data e l'ora in cui è stata registrata sulsistema la prenotazione.

Cliente dove si evidenzia il nominativo del cliente che ha prenotato

Arrivo che indica la data in cui il cliente inizierà il proprio soggiorno.

Caparra/acconto che riporta la caparra corrisposta dal cliente all'atto dellaprenotazione.

p55

© Bo.Di srl, 2006

Sulla estrema destra della prenotazione vi è una bandierima che indica con il coloreverde la prenotazione ricevuta e confermata mentre con il colore arancio laprenotazione ricevuta ma non ancora confermata (ad esempio in attesa del bonificobancario)

Sul lato sinistro di ogni prenotazione vi è l'icona visualizza che permette appunto divisualizzare i dettagli della prenotazione stessa. Ecco un esempio di visualizzazioneprenotazione:

-o-

p56

© Bo.Di srl, 2006

Prenota

La sezione Prenota è stata dedicata alle prenotazioni effettuate dal gestore dellastruttura. Premere su Prenota, come da figura sottoriportata:

Premendo su Prenota si ha una maschera come la seguente:

Le opzioni possibili in questa sezione sono:

Nuova prenotazione che permette di inserire una nuova prenotazione inserendo tutti idettagli dell'ospite

In questa sezione, al passo 1 Inserimento estremi soggiorno - nuova prenotazione, si

p57

© Bo.Di srl, 2006

hanno i seguenti campi:

Arrivo dove vanno inserito giorno, mese e anno dell'arrivo del cliente. E' possibile pureselezionare dal calendario posto prima del giorno il giorno esatto di arrivo (come dafigura sottoriportata)

Notti dove si può selezionare dal menù a tendina il numero delle notti oggetto dellaprenotazione. Come vengono inserite le notti automaticamente il sistema compila ladata di Partenza.

Occupanti dove, dall'apposito menù a tendina, si seleziona dapprima il numero degliAdulti e quindi, se vi siano, il numero dei Bambini. Qualora vengano indicati deibambini il sistema aprirà pure la finestra (o le finestre se sono più bambini) per inserire l'età dei bambini e permettere al sistema di calcolare la tariffa da applicare aibambini stessi.

Terminata la compilazione della sezione premere su PROCEDI.

La sezione 2. Scegli alloggi tra quelli disponibili permette di scegliere uno fra glialloggi che possano ospitare il numero di persone indicate nella sezione precedente. Ilgestionale visualizza perciò gli alloggi che hanno i requisiti adatti rispetto al numero dipersone oggetto della prenotazione (con evidenza pure se siano alloggiabili bambini). Da notare che passando il mouse sulla "i" a destra del prezzo si avrà subito lacomposizone degli elementi che determinano il prezzo dell'alloggio. Per sceglierel'alloggio semplicemente premere su PROCEDI in corrispondenza dell'alloggioselezionato.

p58

© Bo.Di srl, 2006

Come è evidenziato nella foto sopra è possibile, premendo sul tasto Seleziona i servizia pagamento, ottenere l'elenco dei servizi a pagamento precedentemente associatinella sezione Gestione Locali, e di sceglierne la quantità desiderata/consentita.

Terminata la scelta dei servizi premere su PROCEDI per proseguire.

La sezione 3. Riepilogo soggiorno ci propone il riepilogo di quanto appena inseritoelencando i seguenti dettagli come da maschera:

p59

© Bo.Di srl, 2006

Attenzione: solo se il tipo di alloggio è una camera d'albergo verrà proposto al gestoreche numero di camera voglia associare la prenotazione. Nel caso di appartamento,avendo già scelto precedentemente lì'appartamento, non verrà proposto nessuncollegamento.

Possiamo perciò vedere l'alloggio scelto, il numero degli occupanti, il periodo divacanza selezionato e il costo totale del soggiorno.Accanto allo stesso abbiamo l'icona aggiorna che permette, nel caso in cui manualmente il prezzo venga modificato, che venga aggiornato tutti l'insieme delcosto della prenotazione e dell'eventuale caparra.

La seconda parte del riepilogo evidenzia i servizi a pagamento e/o promozioni/offerteed evidenzia i relativi dati con la possibilità data di modificare il prezzo (per unulteriore sconto) e di aggiornare, con il tasto alla destra, i calcoli relativi al totalesoggiorno e alla caparra. Quindi vi è il riepilogo del costo del soggiorno e dei servizi, dei servizi aggiuntivi apagamento e, alla fine, del calcolo della caparra con possibilità, a piacimento delgestore, di applicarla o meno. le 3 icone a destra permettono, nell'ordine, dicancellare, xxxxxxxx e visualizzare i dettagli del soggiorno.Premendo infatti sulla icona più a destra delle 3 in linea si potranno vedere i dettaglidi come è stato calcolato il soggiorno. Se avremo modificato manualmente il prezzoproposto dal sistema e aggiornato troveremo una voce Sconto o Maggiorazione perl'importo manualmente scontato o maggiorato.

p60

© Bo.Di srl, 2006

In questo caso abbiamo le seguenti righe di calcolo:La prima conteggia per il periodo e per le notti prenotate (fattore moltiplicativo) ilcosto globale per giornata dei 5 occupanti dell'alloggio (17x5=85). La seconda conteggia la riduzione per il bambino fino a 3 anni che non paga (17euro/giorno da dedurre)La terza conteggia la riduzione del 40% riservata ai bambini da 4 a 6 anni (17 euro x40% = 6,80 euro/giorno)La quarta conteggia la riduzione del 10% per i bambini da 7 a 12 anni (17 euro x 10% =1,70 euro/giorno)

La maschera successiva ci segnala come, una volta controllato i conteggi relativi allaprenotazione, possiamo procedere, o meno, all'applicazione della caparraconfirmatoria. In caso di prenotazione fatta manualmente su richiesta telefonica peruna data futura è consigliato di applicarla e di dare al cliente i dettagli per effettuarneil pagamento a mezzo bonifico.In caso di soggiorno immediato è invece consigliato di non applicare la caparra.Selezionando Mostra/Calcola caparra la caparra verrà applicata e memorizzata mentrepremendo Elimina calcolo caparra questa non verrà calcolata.

p61

© Bo.Di srl, 2006

Qundi appare la sezione con la richiesta se il cliente è già anagrafato o meno.Rispondendo SI verrà proposta una maschera di ricerca del cliente stesso, rispondendoNO verrà aperta la maschera di Anagrafica clienti.

Attenzione la prenotazione può ecomprendere un solo alloggio o più alloggi. Nel casoin cui, dalla posizione relativa alla figura soprastante si volesse aggiungere un ulteriorelocale (prenotazione multilocale) è sufficiente premere su Nuova prenotazione in altoa sinistra e procedere inserendo i dati del nuovo soggiorno.

p62

© Bo.Di srl, 2006

IMPORTANTE:Poniamo estrema attenzione a questa operazione in quanto è fondamentale verificaresul sistema che il cliente non sia stato anagrafato in precedenza. Infatti il gestionaleaccetta anche le omonimie per cui invitiamo gli utilizzatori a porre un occhio diriguardo nell'inserimento del cliente o ci si troverà con l'anagrafica doppia. Questo è dovuto al fatto che, permettendo al gestore di immettere una prenotazioneanche con il solo nome e cognome, non è possibie effettuare calcoli su P.Iva o codicefiscale.Confidiamo perciò in una attenza gestione del cliente.

A questo punto, premendo su Concludi Prenotazione, la prenotazione è stata inseritae troviamo l'evidenziazione della stessa sul Tableau de bord e sulle Prenotazioni attive. I dati visualizzati sulla prenotazione attiva sono:

Codice prenotazione: valore univoco assegnato a ciascuna prenotazioneNumero locali: il numero di alloggi prenotatiData prenotazione: ci segnala la data e l'ora di prenotazioneCliente: riporta il nome del cliente che ha effettuato la prenotazioneArrivo: indicat la data di arrivo del cliente

p63

© Bo.Di srl, 2006

Caparra/Acconto versato: indica l'importo della caparra qualora sia statarichiesta/versata.L'ultimo campo riporta un flag (bandierina) che sarà rossa se la prenotazione non èstata confermata o verde se la prenotazione è stata confermata.

Ecco la schermata interna di una prenotazione:

In questa sezione è possibile stampare il Voucher per inviarlo al cliente via fax o

p64

© Bo.Di srl, 2006

consegnarlo fisicamente al cliente che abbiamo di fronte a noi. Qualora il cliente abbiauna e-mail è possibile, tramite appostito tasto, spedire il Voucher anche all'indirizzoe-mail del cliente. Ecco il modulo:

Quindi si da la possibilità al gestore del sistema di modificare i dati di unaprenotazione già inserita. Poniamo il caso di un cliente che posticipi la sua venutanella nostra struttura oppure, nel momento in cui si trova ospite, decida di ridurre oaumentare i giorni di soggiorno.Desideriamo però porre una particolare attenzione ad un aspetto che è necessarioconoscere e valutare prima di effettuare qualsiasi variazione alla prenotazione. Nelmomento in cui si effettuata una modifica sul periodo di soggiorno il sistema è"costretto" ad azzerare il dettaglio costi precedentemente memorizzato e, diconseguenza anche i dettagli relativi ai Servizi a pagamento. Ciò diventa fondamentale in quanto abbiamo ritenuti che, qualora i giorni dispostamento siano diversi, potrebbe verificarsi il fatto che un dato servizo apagamento potrebbe essere non disponibile nel periodo in cui si è spostata laprenotazione. Ecco perciò che è necessario che il gestore, qualora voglia effettuare uno spostamentodi una prenotazione, deve memorizzarsi a parte gli eventuali servizi a pagamentoprenotati inizialmente dal cliente per poi riportarli all'interno della nuova prenotazione.Nessun problema invece per gli eventuali extra di cui il cliente ha goduto nellaprenotazione (qualora si vada ad estendere o ridurre una prenotazione in corso).

Per modificare i giorni oggetto del soggiorno è sufficiente premere sull'icona accanto

p65

© Bo.Di srl, 2006

alle date di prenotazione indicanti "modifica data di soggiorno". Alla scelta di questafunzione avremo la presente maschera:

Il pannello che si antepone alla schermata iniziale propone la possibilità di modificarela data inizio di soggiorno o quella di fine aumentando o riducendo il periodo disoggiorno. Effettuata questa operazione, con a pressione del tasto verifica nuovosoggiorno il sistema esamina se il nuovo periodo è attuabile in base agli alloggi giàprenotati in precedenza. Si consiglia comunque, prima di effettuare una variazione didata del soggiorno di verificare sul tableau de bord l'effettiva disponibilità del nuovoperiodo desiderato.Se la richiesta effettuata al sistema avrà riscontro positivo si avrà un messaggio diquesto genere:

p66

© Bo.Di srl, 2006

Viene evidenziato il costo precedente e il costo attuale (quello generato a seguitodella modifica dei giorni di soggiorno). Se la variazione, per qualche motivo, non ciandasse bene e volessimo cambiare le date possiamo tornare sui giorni oggetto dellaprenotazione e rifare l'interrogazione con verifica nuovo soggiorno. Se invece nonsiamo interessati alla variazione premere in alto a destra su chiudi finestra.Qualora invece la modifica sia quella desiderata premere sul tasto Applica allaprenotazione e il sistema, ad ulteriore conferma della modifica emette un ulterioreavviso come il seguente:

p67

© Bo.Di srl, 2006

Alla pressione del tasto OK i dati relativi alla prenotazione verranno cancellati everranno sostituiti da quelli generati dalla modifica appena effettuata.

N.B. Qualora avessimo caricato sulla prenotazione originaria dei servizi a pagamentodovremmo andare ad immetterli nuovamente, se ancora a disposizione. Questa"cautela" è stata prevista nel caso in cui, ad esempio, il cliente avesse prenotato unsoggiorno e avesse aderito ad un programma di equitazione. Potrebbe essere che,modificando sostanzialmente il periodo di prenotazione, il corso di equitazione non siapiù praticabile. Ecco che la policy del sistema prevede la cancellazione di tutti i servizia pagamento e l'eventuale reinserimento a cura dell gestore.

Effettuata la conferma il sistema metterà una conferma come la presente maschera:

Poniamo particolare attenzione ad uscire dalla finestra esclusivamente mediante lapressione del campo torna alla scheda di prenotazione in maniera da permettere alsistema di visualizzare immediatamente tutti i dati della nuova prenotazione.

E' possibile pure, al'interno di una prenotazione, aggiungere uno o più ulteriori locali.Attenzione se vi è un solo locale all'interno della prenotazione sarà solo possibileaggiungere locali ma nel momento in cui, all'interno della prenotazione, troviamo piùlocali è possibile anche rimuovere dei locali fino al limite minimo di 1. Infatti se

p68

© Bo.Di srl, 2006

abbiamo bisogno di togliere tutti i locali della prenotazione invitiamo l'utente aprovvedere alla cancellazione della prenotazione stessa.

Per aggiungere un locale alla prenotazione premere il tasto Aggiungi Alloggio:

Apparirà la presente maschera:

Nella maschera è possibile inserira una durata per il nuovo alloggio (può essere la

p69

© Bo.Di srl, 2006

stessa del primo alloggio ma anche diversa), il numero di adulti, il numero di bambinie, se si è scelto bambini, la loro età. Premendo su Controlla disponibilità verranno evidenziati quegli alloggi che. nelperiodo indicato, soddisfino i requisiti di occupazione.Dall'elenco degli alloggi trovati è possobile scegliero quello che aggrada premendo iltasto Seleziona e l'alloggio verrà aggiunto alla prenotazione. Ecco la maschera che otteniamo aggiungendo un nuovo locale:

Risulta ora visibile sulla parte destra del dettaglio alloggio una croce rossa chepermette, se desiderato, di cancellare uno dei due alloggi.

E' possibile inoltre cambiare l'intestatario della prenotazione semplicementepremendo sull'icona Cambia intestatario prenotazione ed inserendo il clientedesiderato.

Abbiamo affermato in precedenza che è possibile effettuare prenotazioni multi

p70

© Bo.Di srl, 2006

alloggio. Il sistema XNOTTA dà quindi la possibilità di poter effettuare una gestioneparticolare della multiprenotazione. Mettiamo il caso in cui un soggetto effettui una prenotazione per n. 3 alloggi comedalla seguente figura.

Poniamo quindi che i 3 alloggi prenotati vadano invece destinati a 3 soggetti diversi.Ecco come si effettua la gestione.

p71

© Bo.Di srl, 2006

Vediamo che i 3 alloggi hanno sulla destra una icona verde che permette di spostareogni alloggio in una nuova prenotazione dove poi sarà possibile, tramite l'appostitafunzione posta all'interno della prenotazione, di cambiare l'intestatario ed assegnarloal soggetto che realmente effettuerà il soggiorno ed al quale verrà poi emessa lafattura. Ecco quando generiamo la nuova prenotazione (che naturalmente ha unanumerazione a se stante) come si evidenzia il suo dettaglio e come è stato possibile, assegnarla ad un altro cliente.

Attenzione: fondamentale ricordare che se nella prenotazione multipla fosse prevista,e fosse stata corrisposta, la stessa resterà in essere solo sulla prenotazione originaria.Sarà cura del gestore andare ad indicare correttamente la caparra di ogni singolanuova prenotazione.Importante segnalare che qualora la prenotazione originaria avesse previsto dei Servizia pagamento gli stessi, in sede di "spaccatura" della prenotazione i Servizi a pagamentoprevisti non verranno riportati nelle nuove prenotazioni ma dovranno essere indicatinuovamente manualmente.

p72

© Bo.Di srl, 2006

Una ulteriore opzione viene concessa all'utilizzatore di XNOTTA. Qualora sia stataeffettuata una prenotazione e, prima del soggiorno oppure anche nel corso digodimento del soggiorno, ci fosse bisogno di aggiungere un ospite a quelli già oggettodella prenotazione questo è possibile tramite una apposita soluzione. Nella sezionegestione degli Occupanti c'è un tasto denominato "Aggiungi ocpcuante alloggio".

p73

© Bo.Di srl, 2006

Premendo sull'icona il sistema visualizza una finestra di dialogo come la seguente:

Nella finestra è possibile scegliere inizialmente se l'aggiunta dell'ospite riguarda tuttala durata del soggiorno della prenotazione oppure se sia di soli alcuni giorni. Nel caso che la sarà sufficiente inserire il numero degli adulti, il numerod ei bambini ela loro età e premendo Calcola Nuovi Costi si otterrà la seguente finestra:

p74

© Bo.Di srl, 2006

Il sistema ha provveduto al calcolo del nuovo costo del soggiorno e, qualoral'operazioni soddisfi le nostre esigenze, premere su Applica alla prenotazione perandare a modificare la prenotazione precedente con i dettagli della nuova.

Oltre a poter aggiungere un occupante è pissibile anche eliminarlo da una prenotazioneche non sia in corso.Per eliminare uno o più occupoanti procedere come segue: premere sull'apposita icona Elimina occupante.Ecco il dettaglio della maschera:

p75

© Bo.Di srl, 2006

Premendo l'icona si ottiene la seguente visualizzazione:

Viene perciò richiesta la conferma dell'eliminazione dell'occupante e il conseguentericalcolo del costo del soggiorno.

N.B.: per coerenza anche in questo caso togliendo l'occupante vengono cancellati iservizi a pagamento che, qualora necessitassero, dovranno essere reinseritimanualmente.

Alla fine della cancellazione avreno la prenotazione con gli occupanti ridotti come daseguente maschera.

Una ulteriore funzione viene concessa agli albergatori, e tutti coloro che gestiscano iltrattamento delle pensioni. Quando il cliente prenota, sia via Web che nelle modalitàtradizionali, solitamente sceglie un trattamento (Bed & Breakfast, Hallf Pension o FullPension) ma poi può accadere che richieda, per determinate giornate, di cambiare iltipo di pensione. Ecco che abbiamo introdotto il sistema di Gestione Pensioni che è il

p76

© Bo.Di srl, 2006

seguente:

Premendo sul tasto Gestione Pensioni si apre la finestra della gestione Pensioni e ,come si vede dalla figura soprastante, vengono evidenziate le giornate oggetto delsoggiorno e sotto alle stesse vi è un menu a tendina che permette di cambiare il tipo diprestazione.Appena cambiato il tipo di prestazione, premendo il tasto Anteprima Nuovo Costo èpossibile evidenziare il nuovo costo del soggiorno e premendo sul tasto verde a destradella barra arancione accettiamo il cambio di pensione/i.Per quanto riguarda la fattura verrà esplicitato il tipo di pensione e il relativo costonella seguente maniera:

Costo base pernottamento BB giorni 2 costo 120,00Costo base pernottamento HB giorni 1 costo 65,00Costo base pernottamento FB giorni 3 costo 210,00

Subtotale alloggio 395,00

N.B. nel caso in cui per qualche tipo di pensione o, per qualche periodo, non si sianoinseriti i relativi prezzi il sistema ci avvertirà di aver effettuato una operazionescorretta evidenziando sulla casella anteprima un valore n.d.

Prenotazione da tableau ha le stesse funzioni della sezione sopra ma con il vantaggioche, partendo dal Tableau de bord , ho già scelto data di inizio soggiorno e l'alloggioprescelto premendo con il mouse sulla casella di incrocio tra l'alloggio e la data diinizio soggiorno.

p77

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p78

© Bo.Di srl, 2006

Prenotazioni di gruppo

Questo sistema permette una prenotazione multi alloggi rapida in caso di gruppi.

Il nuovo sistema NON è utilizzabile dal Tableau per ovvie ragioni operative ed è perciòaccessibile dal solo menù PRENOTA.

Come evidente oltre alla sezione NUOVA PRENOTAZIONE ora ne abbiamo una nuovadenominata NUOVA PRENOTAZIONE DI GRUPPO.

p79

© Bo.Di srl, 2006

La nuova interfaccia richiede perciò l’inserimento della data di arrivo, del numeronotti, del numero degli adulti e bambini (per ora senza età) e della tipologia di alloggiche si intende utilizzare.

Premendo su PROCEDI avremo la seguente maschera di inserimento.

p80

© Bo.Di srl, 2006

La parte superiore presenta il numero degli adulti e dei bambini che dovremo collocaree quindi abbiamo l’elenco degli alloggi per tipologia. In questo caso mi vengonoevidenziate le CAMERE DOPPIE ma premendo su Camera doppia vista mare o Triplacambierò la tipologia di alloggio.

p81

© Bo.Di srl, 2006

Come è evidente al momento che avrò terminato la collocazione degli ospiti ilpannello diventerà VERDE segnalandomi che ho collocato TUTTI gli ospiti.

Premendo PRENOTA mi verranno richiesti i dati del Capogruppo e la prenotazione saràcaricata.

Una considerazione particolare va effettuata sui BAMBINI.

Abbiamo scelto che le età dei bambini venga inserita solo al momento dellacollocazione degli alloggi per una ragione ben precisa. Il nostro sistema considera

p82

© Bo.Di srl, 2006

BAMBINI coloro che non occupano un posto letto ma che solitamente dormono inCULLA. Di conseguenza la loro identificazione dovrebbe essere quella fino all’età di 3anni.

Viene richiesta l’età in sede di collocazione negli alloggi perché se in presenza di unacamera doppia (2 pax) colloco 2 adulti e 1 bambino di 2 anni avrò l’occupazione di 2pax.

Nel caso in cui io abbia un adulto e 1 bambino di 7 anni avrò la stessa collocazione di 2pax in quanto si ritiene che il bambino di 8 anni occuperà un posto letto.

p83

© Bo.Di srl, 2006

Ecco la prenotazione di gruppo con l’assegnazione delle camere.

NOTA BENE: data la particolarità del sistema di gestione della PRENOTAZIONE DIGRUPPO non è possibile, per gli alloggi oggetto di prenotazione di gruppo, avereaccesso al sistema di gestione delle PENSIONI diversificate per periodo.

Resta invece valido e, crediamo, molto utile in questi casi, la possibilità didiversificare per i diversi soggetti del gruppo diverse date di arrivo e partenza purchècollocate sempre entro la data originaria del soggiorno.

-o-

p84

© Bo.Di srl, 2006

Questa è la sezione più importante per il gestore di struttura turistica.Sul Tableau de bord mensile si ha la visualizzazione delle prenotazioni e degli alloggiliberi e occupati su un determinato periodo (31 giorni).

Come evidenziato dalla legenda abbiamo le prenotazioni di colore rosso (nonconfermate) quelle di colore verde (confermate), quelle di colore arancio(prenotazione il cui pagamento non è andato a buon fine) e le stanze con il coloregrigio che sono bloccate.Premento su una prenotazione si entra nel dettaglio della stessa.Premendo su una casella vuota si entra in una nuova prenotazione in quelladeterminata data e per quel determinato alloggio.

Il Tableau giornaliero invece permette di evidenziare la situazione di un determinatogiorno.

p85

© Bo.Di srl, 2006

N.B: I giorni di prenotazione sono i giorni di soggiorno di quella determinataprenotazione. Le notti vendute è dato dal totale delle prenotazioni effettuate su quell'alloggioe già concluse e messe in storico. Le prenotazioni finchè non sono concluse(check-out) non verranno conteggiate nello sorico e, perciò, nel totale delle nottivendute. La filosofia è semplice: una prenotazione chiusa è un dato storico e definito, unaprenotazioneaperta è ancora oggetta a variazioni di prezzo, di prestazioni edi durata.

Qui è possibile utilizzare i filtri in alto per vedere tutta la struttura o un determinatoalloggio (o tipo di alloggio).Anche qui se l'alloggio è prenotato premendo sul numero di prenotazione si entra suidettagli della prenotazione mentre sugli alloggi vuoti premendo su Prenota si effettuauna operazione in tale giorno e in quel preciso alloggio.

-o-

p86

© Bo.Di srl, 2006

Storico

In questa sezione vengono riportate le prenotazioni già usufruite dal cliente eterminate.La mascherà e la seguente:

Come è possibile rilevare per ogni prenotazione già "usufruita" dal cliente vengonoevidenziati i dettagli. Premendo sull'icona di sinistra Visualizza dettagli prenotazioneè possibile vedere i dettagli della singola prenotazione come da seguente maschera.

Entrando invece dalla scheda anagrafica del cliente è possibile visualizzare, per ilcliente prescelto, sia il numero di prenotazioni attive che il numero di prenotazioni dicui il cliente ha già fruito. Ecco un esempio:

p87

© Bo.Di srl, 2006

Questa funzione è molto utile in quanto magari al telefono con il cliente possiamofacilmente visualizzare i dettagli dell'ultimo soggiorno e chiedergli se voglia usufruiredella stessa camera e degli stessi servizi. Dimostreremo così di essere "affezionati"verso il cliente che sicuramente gradirà queste attenzioni.

-o-

p88

© Bo.Di srl, 2006

Anagrafica clienti

Entrando nel menù Anagrafica clienti ci troviamo di fronte ad una maschera come lasottostante.

Qui vi sono tre possibili opzioni:

1. Cerca un clienteEsaminiamo la prima opzione Cerca un cliente:

2. Elenco clientiLa seconda opzione Elenco clienti ci permette di visualizzare in ordine alfabetico tuttile anagrafiche dei clienti già registrati sulla nostra struttura. (vedi esempio sotto)

p89

© Bo.Di srl, 2006

3. Nuovo clienteLa terza opzione è Nuovo Cliente e ci permette di inserire tutte le informazionirelative appunto al nuovo cliente.

p90

© Bo.Di srl, 2006

I dati da inserire sono:

Società dove va inserito l'eventuale intestazione in caso di prenotazione di una societàod ente.

Nome sul cui campo si inserisce il nome proprio della persona che ha prenotato ilsoggiorno.

Cognome dove inserire il cognome della persona che ha prenotato il soggiorno.

Data di nascita su cui inserire il giorno, il mese e l'anno di nascita della persona che haprenotato il soggiorno.

Indirizzo su cui viene indicata la via e il civido della residenza del cliente

Città dove viene indicata la città di residenza del cliente

CAP laddove si indica il Codice di Avviamento Postale

Stato dove si sceglie, dall'elenco esistente, lo stato di residenza del cliente

p91

© Bo.Di srl, 2006

Provincia in cui, in caso di residenza in Italia, viene inserita, dall'elenco predisposto,la provincia di residenza del cliente.

Telefono in cui inserire il telefono dell'abitazione del cliente

Cellulare dove inserire il numero di cellulare del cliente

Tipo documento dove inserire il tipo di documento di identità del cliente quale cartaidentità, Passaporto, etc.

Numero documento dove inserire il numero di documento del cliente

Data di emissione documento in cui inserire il giorno, mese ed anno della scadenzadel documento del cliente. In questo caso quando il cliente tornerà presso la nostrastruttura, qualora il documento fosse scaduto, ci verrà evidenziato dal gestionale inmodo da permetetrci di controllare se il cliente abbia provveduto al rinnovo deldocumento stesso. In questo caso è necessario aggiornare la scadenza su questo campo.

Ente rilascio documento che permette di inserire il nominativo dell'Ente che harilasciato il documento.

-o-

p92

© Bo.Di srl, 2006

Maincourante

Nella sezione Maincourante è possibile codificare le voci da gestire come prestazioniextra fruibili dal cliente nel corso del soggiorno.Per entrare in questa sezione scegliere Maincourante nel menu' di sinistra come diseguito indicato:

Scegliendo questa sezione si avrà una maschera come la seguente:

Vengono perciò evidenziate solo le prenotazioni attive in cui sono attivi i soggiorni.Infatti queste sono quelle in cui è possibile erogare servizi accessori (extra).Dapprima è necessario scegliere il menù Gestione elenco extra in maniera da caricarele voci degli extra che solitamente costituiscono le prestazioni accessorie dellastruttura ricettiva.La finestra che si presenta è la seguente:

p93

© Bo.Di srl, 2006

La prima sezione Mostra elenco extra ci permette di visualizzare le categorie di extrache si sono già caricate. Essendo al primo inserimento passiamo ad esaminare lasezione sottostante intitolata Inserisci un nuovo extra.

Qui abbiamo dapprima un menù a tendina che ci permette di scegliere la Categoria delnostro extra (Bar, Ristorante, Telefono. Lavanderia, Varie). Scelto la nostra categoriapassiamo alla seconda sezione che prevede l'inserimento della Descrizione dellaprestazione di tipo Bar.A questo punto è necessario effettuare una valutazione in quanto due sono le stradeche si possono intraprendere per la gestione degli extra a seconda delle proprieesigenze e/o abitudini.La prima soluzione prevede l'inserimento nella descrizione di tutte le prestazioni "daBar" con il relativo costo in Euro in maniera che poi nell'inserimento della prestazioneextra sarà sufficiente richiamare il tipo di prestazione ( Bar, Bibita - Bar, Caffè - Bar,Liquore) ed inserendo correttamente il campo quantità verrà effettuato il calcolo inautomatico. Bisogna perciò inserire tutte le prestazioni con il relativo listino inmaniera da ritrovarsi poi tutto automatizzato.La seconda soluzione prevede invece l'inserimento di una voce unica della categoriaBAR e dell'indicazione, nel campo descrizione, della dicitura "Scontrino fiscale" elasciando in bianco il campo Costo in euro. In questo modo, al momentodell'inserimento della prestazione extra si registrerà il numero di scontrino fiscale(relativo alla prestazione del cliente che ha "firmato" lo scontrino stesso) e il totaleriportato dallo scontrino.In entrambe le soluzioni comunque sulla fattura verrà indicato il solo totale della voceextra Bar mentre sul foglio di dettaglio allegato verranno riportati tutti i dettagli checompongono gli extra.Terminato di inserire i dettagli dei nostri extra, premere su Inserisci per completarel'inserimento della prima voce e procedere con la seconda intestazione.Dopo aver inserito uno o più intestazioni di extra, premendo sul bottone Mostra Elencoextra avremo una visualizzazione come da seguente immagine:

p94

© Bo.Di srl, 2006

Qui possiamo vedere, per la categoria Bar, la voce Coca Cola con il relativo costo €2,00 e la voce Patatine It con il relativo costo di € 3,00.

Terminato l'inserimento delle intestazioni degli extra è possibile, entrando nellasezione Elenco locali, provvedere all'inserimento delle prestazioni extra effettuate.E' necessario perciò scegliere quale sia la prenotazione, collegata al relativo locale, sucui vorremmo inserire una prestazione extra per cui, individuata, premere sulla icona asinistra "Visualizza extra alloggio"Avremo perciò la visualizzazione della seguente maschera:

In questo caso vediamo che, al momento, nessun extra è stato inserito relativamente aquesta prenotazione.Per inserire perciò una voce Extra è necessario dapprima scegliere la Categoria Extradal menu a tendina di sotto evidenziato:

Come già evidenziato in precedenza è necessario perciò sceglire la categoria di extra(Bar, Ristorante, telefono, Lavanderia, Varie)

p95

© Bo.Di srl, 2006

Effettuata la prima scelta, dal menù a tendina è possibile scegliere il tipo di extracome da maschera seguente:

In questa sezione è possibile scegliere l'extra che ci interessa (in questo caso coca colao patatine it). Effettuata la scelta premere su Continua.

Ci troveremo ora di fronte ad una maschera come la seguente:

Come chiaramente visibile la prestazione viene registrata inserendo data e ora disistema E' quindi possibile, in corrispondenza del campo Note, inserire un'ulterioredescrizione esplicativa del servizio.Quindi nel campo sottostante selezionare la Quantità desiderata e, nel caso il prezzoproposto non sia corretto, modificare il prezzo e premere l'icona a destra dello stessoche permette l'aggiornamento del prezzo stesso. Ultimato queste operazioni il campototale riporterà esattamente il risultato dell'operazione quantità moltiplicato costo. Se

p96

© Bo.Di srl, 2006

tutto va bene premere su INSERISCI e la voce extra viene inserita nel dettaglio extrarelativo ad un quella determinata prenotazione come da figura sottostante:

-o-

p97

© Bo.Di srl, 2006

Maincourante New

Abbiamo operato una modifica sul sistema di gestione degli Extra (Manicourante)migliorandone la gestione e pure velocizzando l’inserimento dei singoli articoli.

La maschera che si presenta ora è la presente:

L’elenco che viene visualizzato è quello degli alloggi occupati con il relativo numero.

Premendo sull’icona a destra del nome del Cliente “Aggiungi nuovo extra” Si apriràla finestra di destra che è composta da due parti:

p98

© Bo.Di srl, 2006

La parte INFERIORE riporta l’elenco degli EXTRA precedentemente inseriti per quell’alloggio (in questo caso la n. 301).

IMPORTANTE: Una delle novità è quella di poter avere gli EXTRA separati (a solo livellodi CONTO e non di FATTURA) per i singoli alloggiati. Il sistema di DEFAULT propone l’inserimento per NON definiti/Prenotante ma, sia in sede di inserimento che dimodifica, è possibile scegliere chi sia l’intestatario di ogni EXTRA.

Per INSERIRE un nuovo EXTRA utilizzo invece il pannello superiore dove scelgo laCategoria EXTRA e quindi il tipo di EXTRA ed automaticamente avrò il pannello diinserimento che già veniva utilizzato.

Premendo INSERISCI manterrò nella testata l’ultima CATEGORIA EXTRA inserita e sottoavrò il nuovo elenco degli EXTRA.

p99

© Bo.Di srl, 2006

Premendo a destra su una altra stanza, in corrispondenza dell’icona AGGIUNGI NUOVOEXTRA avrò accesso al sistema di caricamento degli EXTRA per quell’alloggio e vedrògli EXTRA in precedenza inseriti per quell’alloggio.

N.B. Le operazioni di assegnazione di un EXTRA ad un singolo alloggiante sono possibili SOLO da questo pannello funzionale.

Dalla scheda della prenotazione sarà possibile esclusivamente visualizzare gli EXTRAinseriti.

p100

© Bo.Di srl, 2006

Resta sempre attivo il tasto AGGIUNGI EXTRA a destra in alto sul “Dettaglio Extra” checonduce alla nuova gestione di inserimento nello spazio dedicato all’alloggio scelto.

-o-

p101

© Bo.Di srl, 2006

Check-In

Questa sezione prevede la gestione dell'arrivo del cliente e delle incombenzeobbligatorie inerenti.All'apertura del sistema Xnotta avremo sempre, nella Home Page, un riepilogo dellostato delle prenotazioni come da allegata immagine:

Qui potremo sempre avere visione delle prenotazioni attive, di quelle che inizianonella giornata corrente (e perciò oggetto di check-in all'arrivo del cliente), delleprenotazioni in check-out e delle prenotazioni in corso. Sulla destra avremo evidenza delle prenotazioni con carta di credito non andate abuon fine, delle prenotazioni concluse di cui non si è ancora fatto il check-out edelle prenotazioni in attesa di essere confermate.

Nella sezione delle prenotazioni in check-in se appare, accanto all'icona dedicata alcheck-in, una icona triangolare gialla con un punto escalamativo nero significa chequeella prenotazione aveva un check-in che era previsto per la giornata di ieri e chenon è stato effettuato.

p102

© Bo.Di srl, 2006

All'arrivo del cliente, semplicemente premendo sull'Icona check-in (che si trova adestra delle prenotazioni che iniziano oggi) è possibile scegliere la prenotazionedesiderata (tra quelle in check-in nella giornata). Il sistema, qualora al momento dellaprenotazione non fossero state inserite tutti i campi anagrafici obbligatori, ci porteràdirettamente sulla scheda anagrafica del cliente richiedendoci obbligatoriamente lacompilazione dei campi (in colore rosa) sotto evidenziati:

E' necessario perciò inserire i campi con il fondo di colore rosa. Fondamentale risulta lacompilazione della data e luogo di nascita, dell'indirizzo di residenza e dei datirelativi al documento di identità.Terminato l'inserimento di questi dati obbligatori si può proseguire premendo sul tastocolor arancio Continua Check-in.A questo punto il sistema ci porta alla seguente maschera:

p103

© Bo.Di srl, 2006

Come risulta evidente siamo rientrati nel dettaglio della prenotazione ed abbiamoevidenza di due icone in colore arancione Gestione Occupanti e Stampa Scheda dinotifica.La prima operazione da eseguire è quella di compilare la gestione occupanti in quantoè determinante, per permettere la stampa della Scheda di Notifica.Nel caso in cui, erroneamente, si prema il tasto Stampa scheda notifica senza avercompletato la gestione occupanti si avrà un errore come il seguente:

Premendo invece sul tasto Gestione occupanti ci troveremo di fuori alla seguentemaschera:

p104

© Bo.Di srl, 2006

Qui il sistema ha già inserito, nel primo campo, i dati del soggetto che ha effettuato laprenotazione. E' necessario, per tutti gli altri alloggiati inserire i dati richiesti.Terminato l'inserimento premere sull'icona in alto a destra Memorizza dati occupanti.A questo punto è possibile continuare e andare a Stampare la schedina di notifica daconsegnare al cliente per l'apposizione della firma.Ecco di seguito come il sistema visualizza la Schedina di prenotazione:

p105

© Bo.Di srl, 2006

In qualsiasi momento si desideri si può avere l'anteprima della fattura con i contiaggiornati all'ultimo inserimento effettuato. Ecco un esempio del modulo visualizzato(e stampabile).

p106

© Bo.Di srl, 2006

Inoltre dalla gestione della prenotazione in essere (Live In) è possibile, premendo iltasto Gestione Extra, inserire tutte le prestazioni accessorie erogate al cliente eprecedentemente tabellate nella sezione Maincourante.

-o-

p107

© Bo.Di srl, 2006

Check-In MultiploCHECK-IN MULTIPLO

Ecco un esempio di prenotazione con check-in multiplo:

Qui abbiamo il caso “estremo” di una persona che prenota per un giorno e che poi se neva mentre arriva un ospite che pernotterà 3 altri giorni (sono possibili tutte le soluzionidi soggiorno alternato eccetto giornate con nessuna persona soggiornante).

Il giorno 30/04 il sistema metterà la prenotazione in check-in che verrà effettuatoregolarmente solo per il prenotante Rocchi Luana e verrà emessa una scheda dinotifica.

Il dettaglio della prenotazione è stato leggermente modificato in quanto, nella riga

p108

© Bo.Di srl, 2006

Stato check-in verranno proposte TUTTE le schede ISTAT C59 emessa a fronte dicheck-in multipli. In questo caso viene correttamente evidenziato che il check-in del29/04 (Rocchi Luana) è stato effettuato correttamente ma non tutti i check-in sonostati effettuati.

E qui una ulteriore grossa novità: il 01/05 questa prenotazione verrà rimessa tra quellein check-in i quanto abbiamo l’arrivo dell’ospite Rossi Paolo. Andando ad effettuare ilcheck-in il sistema richiederà di inserire i dettagli del nuovo ospite:

Completato l’inserimento del nuovo ospite il sistema permetterà la stampa della nuovascheda di notifica, intestata al prenotante Luana Rocchi e con l’evidenza del nuovoospite Paolo Rossi.

A questo punto la scheda di prenotazione avrà questa videata:

p109

© Bo.Di srl, 2006

Si vede che tutti i check-in sono stati effettuati e premendo sulle due date è possibileristampare la singola scheda di notifica di ogni data.

-o-

p110

© Bo.Di srl, 2006

Check-Out

In questa sezione ci occupiamo della fine del soggiorno del cliente.Il sistema, sulla sezione di Home, visualizza il dettaglio delle prenotazioni oggetto dicheck-in e di check-out come da seguente maschera:

A destra, sulla seconda sezione, abbiamo l'elenco delle prenotazioni che finiscono oggi(check-out). Premendo sull'icona di sinistra entriamo nel dettaglio della prenotazione eabbiamo la seguente maschera:

A sinistra è apparsa l'icona Chiudi prenotazione , di colore arancione, che permetteappunto la chiusura della prenotazione e la sua archiviazione nello Storico. Prima di effettuare l'operazione di chiusura è necessario fare l'anteprima di fattura everificare se il conto contenga tutti i dettagli necessari. Qualora vi fossero delle

p111

© Bo.Di srl, 2006

dimenticanze, ad esempio nei servizi extra (Maincourante) chiudere l'anteprima eandare nella se zione extra, aggiungere quanto desiderato, tornare nell'anteprima difattura e verificare se il conto ora sia corretto. Ecco la maschera che presenta l'anterima dela fattura:

Bisogna fare attenzione anche all'esattezza dello stato di pagamento andando adindicare quello corretto nel caso il cliente abbia pagato o meno.Se tutto è a posto stampare la fattura, o salvare il file .PDF se gradito, e chiudere lafinestra della fattura.A questo punto la prenotazione è davvero conclusa e possiamo premere sul tasto Chiudiprenotazione. Ecco la relativa maschera:

p112

© Bo.Di srl, 2006

Il sistema chiede la conferma se si è stampato la fattura (o memorizzata) e, se tutto e posto, premere su OK .

La prenotazione viene perciò tolta da quelle in check-out e viene memorizzata sullo Storico come da seguente maschera.

-o-

p113

© Bo.Di srl, 2006

Check-Out MultiploCHECK-OUT MULTIPLO

Alla stessa stregua del check-in multiplo abbiamo anche la possibilità di effettuare icheck-out multipli.

Immaginiamo la sotto indicata prenotazione di cui abbiamo la seguente situazioneoccupanti:

Abbiamo il prenotante (Del Pizzo Gilberto) per il quale il check-out è previsto il 02/05mentre l’ospite (Ferri Roberto) abbandonerà l’alloggio il giorno 01/05.

Avverrà perciò che il giorno 01/05 il sistema metterà in check-out parziale laprenotazione. Andando ad effettuare il check-out avremo la seguente videata:

Il sistema perciò evidenzia che vi è un check-out parziale e premendo sul tasto“Check-out parziale” avremo la seguente videata:

p114

© Bo.Di srl, 2006

Viene perciò richiesta la conferma che effettivamente si vuole effettuare questaoperazione e confermando il sistema memorizzerà il check-out parziale e lascerà attivala prenotazione per l’altro occupante. La prenotazione verrà messa in check-out (per l’occupante che resta) e solo dopo aver concluso l’ultimo check-out la prenotazioneverrà memorizzata nello storico.

-o-

p115

© Bo.Di srl, 2006

Gestione Prenotazioni TardiveGESTIONE DELLE PRENOTAZIONI NON TRATTATE NEL GIORNO DICOMPETENZA

Conseguentemente alla modifica appena esplicato abbiamo ritenuto di modificare ecompletare anche la gestione dei check-in e check-out non effettuati nel giorno dicompetenza. Il software XNOTTA riconoscerà per OGNI occupante la data di arrivo e partenza e perciò sarà in grado di segnalare esattamente all’utente la data di check-ino check-out effettuata tardivamente. NON vi verrà perciò più richiesto i che data voleteeffettuare il check-in o check-out di una certa prenotazione (in maniera tardiva) ma viverrà proposto, con dettaglio di ogni occupante, di effettuare il check-in o check-outnella data memorizzata su “Pianificazione occupanti” .

Si impediranno così operazioni improprie sui check-in e check-out e si garantirà lacorrettezza di elaborazione dell’ISTAT C59.

Quando effettueremo un check-in tardivo avremo la seguente videata:

p116

© Bo.Di srl, 2006

Viene perciò evidenziato dal sistema che il check-in non è stato effettuato per glioccupanti indicati. La scelta sarà quelli di eseguire il check-out se i dati sono correttioppure si premerà su “Ritorna alla prenotazione” se è necessario effettuare dellevariazioni sulla prenotazione.

Il sistema “ricorderà” perciò le date originali del check-in e vi chiederà solo laconferma sull’effettuazione dello stesso. I dati per la scheda ISTAT C59 verrannomemorizzati nella data corretta.

La procedura tardiva naturalmente può essere effettuata anche per i check-out comeda seguente videata:

p117

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p118

© Bo.Di srl, 2006

Gestione occupanti (new)NUOVA GESTIONE OCCUPANTI

La nuova gestione occupanti permette la gestione degli ospiti “personalizzando” iperiodi .

In pratica per ogni occupante sarà possibile stabilire date di check-in e check-outdiversi. Ecco un esempio del pannello di gestione degli occupanti:

Come rappresentato dalla figura ora il pannello della Gestione Occupanti ha duesezioni.

Dettagli degli occupanti

Pianificazione occupanti

In pianificazione occupanti possiamo vedere , per ciascun occupante, il dettaglio delsoggiorno. Premendo sul quadratino arancio lo si fa diventare bianco e premendoAGGIORNA si memorizza la modifica.

I giorni contrassegnati da quadratino arancio sono quelli di soggiorno dell’ospite mentrequelli con quadratino bianco non sono occupati dal quel determinato ospite. In questopannello si può perciò modellare il soggiorno di ciascun ospite ottenendo poi, nellasezione “Dettaglio Occupanti” la seguente evidenziazione.

p119

© Bo.Di srl, 2006

N.B: Naturalmente dopo aver effettuato il check -in di ogni occupante NON è possibile,per la giornata del check-in andare ad effettuare modifiche. Stesso discorso vale per ladata di check-out in quanto se siamo in tale data non è possibile effettuare modifichein quella giornata.

La pianificazione dei periodi può essere effettuata SOLO per periodi contigui e NONper periodi alterni: ciò significa che posso ridurre il periodo iniziale del soggiorno e/oridurre il periodo finale ma non posso creare una gestione un giorno si, uno no, uno sietc. I nostri progettisti hanno realizzato una potente innovazione ma, per ora, nonriescono a provvedere ai miracoli.

Potremmo perciò avere questa situazione:

Che viene evidenziata nel dettagli occupanti in questa maniera:

p120

© Bo.Di srl, 2006

Come è visibile avremo 3 check-in e due check-out diversi per la stessa prenotazione.

Del Pizzo Gilberto avrà un check-in da solo in data 30/04 e un check-out con l’occupante 2 in data 07/05 (il 06/05 occupa la stanza e ci dorme)

L’occupante 2 avrà un check-in da solo in data 02/05 e un check-out assieme a DelPizzo Gilberto (il 06/05 occupa la stanza e ci dorme)

L’occupante 3 avrà un check-in da solo in data 01/05 ed un check-out da solo indata 05/05 (il 04/05 occupa la stanza e ci dorme)

-o-

p121

© Bo.Di srl, 2006

AgenzieMenu Agenzie

Anagrafica

Elenco delle agenzie associate ad ogni singola struttura ricettiva con

possibilità di aggiungere nuove agenzie (specificando indipendentemente i

prezzi applicati ad ognuna) o modificare quelle esistenti.

Gestione conti

Riepilogo dell’attività di ogni agenzia.

Storico

Elenco completo delle prenotazioni effettuate da ciascuna agenzia.

p122

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p123

© Bo.Di srl, 2006

Anagrafica

-o-

p124

© Bo.Di srl, 2006

Gestione conti

-o-

p125

© Bo.Di srl, 2006

Storico

-o-

p126

© Bo.Di srl, 2006

StampeAlloggi

-o-

p127

© Bo.Di srl, 2006

Clienti

-o-

p128

© Bo.Di srl, 2006

Prenotazioni

-o-

p129

© Bo.Di srl, 2006

ISTAT E PSMenu Istat e PS

Gestione Report PS

Visualizzazione del report PS con possibilità di inviarle giornalmente alla

questura e stamparne il contenuto. Mantenimento storico PS.

Gestione Report ISTAT

Visualizzazione del report ISTAT con possibilità di stamparne il contenuto.

Mantenimento storico ISTAT.

-o-

p130

© Bo.Di srl, 2006

Gestione report PS

-o-

p131

© Bo.Di srl, 2006

In questa sezione è possibile provvedere agli ademoimenti relativi all'ISTAT modelloC59.

Premendo sul Menu PS-ISTAT e scegliendo la voce ISTAT si entra nel pannello dielaborazione della scheda C59.Bisogna subito precisare che il sistema elabora, giornalmente, tutte le prenotazioni incheck-in ed in check-out della struttura e quindi in base a questi dati elabora la schedaC59.Di conseguenza l'elaborazione della scheda C59 per avere una valida formazione devevenire elaborata la sera, alla chiusura dell'attività alberghiera oppure, preferibilmente,il mattino del giorno dopo.

La prima volta che si effettua l'elaborazione della scheda C59 è obbligatorioeffettuarla nella giornata di utilizzo del sistema Xnotta in quanto, venendo richiesti idati degli alloggiati la notte precedente, se ne effettuiamo l'elaborazione il giornodopo avremo già perso l'opportunità di creare la gestione corretta.Esempio: se noi iniziamo a gestire l'albergo lunedì 16 aprile, alla sera facendo lascheda C59 ci chiederà gli occupanti della notte del 15 aprile e così formeremo unacorretta scheda Istat C59. Se invece noi effettueremo l'operazione marted' 17 aprileandremo già a creare l'equivoco e, probabilmente, ad inserire i presenti nella nottedel 15 aprile nella casella che invece il sistema riserverà alla notte del 16 aprile.Facciamo perciò attenzione alla prima volta e poi il tutto funzioneràautomaticamente.

p132

© Bo.Di srl, 2006

I giorni successivi a quello della prima elaborazione avremo invece questo tipo dimaschera:

Il sistema controlla quale è l'ultima scheda ISTAT C59 (come vedete nell'elenco delleschede ISTAT compilate appare sempre l'ultima, e quindi propone la compilazionedella scheda più vecchia (in questo caso è quella del giorno in corso) spiegamdo come

p133

© Bo.Di srl, 2006

viene calcolata.Premendo su Compila scheda il sistema effettuerà i calcoli dei check-in e check-outeffettuati e proporrà questa maschera:

Premendo su Visualizza scheda completa si possono vedere i dettagli della giornata.

p134

© Bo.Di srl, 2006

Qualora l'elaborazione fosse stata fatta nel momento sbagliato (ossia non quando tuttii check-in e check-out sono stati effettuati) viene data la psisbilità, tramite il tasto Elimina ultima scheda, di cancellare l'ultima ISTAT elaborata e di effettuarenuovamente il calcolo.Nella prima parte vengono proposti i dati di elaborazione e viene data la possibilità,tramite il pulsante Visualizza scheda compilata, di vedere la scheda Istat appenacompilata.

p135

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p136

© Bo.Di srl, 2006

C59 Webtur (per Regione FVG)BREVE GUIDA PER USO TRASMISSIONE DATI A WEBTUR (TURISMO FVG)

Il sistema Xnotta prevede ora, in accordo con la Regione Friuli Venezia Giulia, lapossibilità di creare un file relativo alle schede IStat C59 giornaliere e quindi di poterleandare a ascaricare all'interno del sito Webtur.

La prima fase comporta la redazione dell’ISTAT C59 in Xnotta con la proceduratradizionale.

Effettuata la compilazione della giornata desiderata si otterrà una maschera come lapresente:

Come si può notare la novità è che a fianco del pulsante VISUALIZZA SCHEDA abbiamoora un altro pulsante SCARICA FILE ISTAT.Premendo sullo stesso il sistema Xnotta genererà un file TXT con la data del giorno dielaborazione dell’ISTAT C59.Il file contiene tutti i dati della scheda ISTAT C59 per la trasmissione a WebTur.Attenzione: in ogni caso è necessario stampare una copia della scheda Istat C59 datrattenere nella struttura turistica.

p137

© Bo.Di srl, 2006

Il file generato da Xnotta va salvato in una cartella (invito a creare sul Desktop unacartella ISTATC59).

Questa è la schermata che si ottiene quando si crea il file. L’opzione da scegliere èSALVA salvando sulla cartella precedentemente predisposta.

A questo punto trasferirsi sul Web all’indirizzo

http://servizistatistici.regione.fvg.it/webtur

avremo una schermata simile alla presente:

p138

© Bo.Di srl, 2006

A questo punto vanno inseriti lo USER e la PASSWORD che vi fornisco a parte epremendo su LOGIN ci troveremo in questa maschera.

Troverete a destra in alto il nome della vostra struttura.Andare in alto a sinistra sul menù MOVIMENTI TURISTICI e premere su GESTIONE.Apparirà il seguente Menù:

p139

© Bo.Di srl, 2006

Premere su Caricamento da file.

Avremo questa finestra di dialogo:

Porre assoluta attenzione alla data visualizzata. Significa che Turismo FVG o voi (da oggi in poi) avrà caricato i dati fino al 31/10/2007per cui il sistema si offre di caricare i dati del 01/11/2007.Per inserire il file premere su SFOGLIA, andare sulla cartella del PC dove avete salvatoi file delle ISTAT C59 e prelevare il file denominato (in questo caso)istat_01112007.txt e premere OK in fondo alla pagina. Il sistema caricherà i dati e vi visualizzerà i Presenti alla notte del 01/11/2007 e quindi,se tutto va bene, sarete in grado di passare all’inserimento del giorno successivo.

p140

© Bo.Di srl, 2006

N.B.: Qualora nella giornata non vi siano stati movimenti in arrivo o partenza XnottaNON elabora alcun file. Mettiamo che il giorno 02/11/2007 non vi siano movimenti in arrivo o partenza nonavremo nessun file.Il giorno 03/11/2007 avremo invece movimenti avremo il file istat_03112007.txt cheandremo ad inserire in Webtur nella data del 03/11/2007.In questa maniera Webtur scriverà VUOTO il giorno 02/11/2007, riporterà alla nottedel 02/11/2007 i presenti della notte del 01/11/2007 e quindi inserirà correttamente imovimenti del 03/11/2007.

-o-

p141

© Bo.Di srl, 2006

Nuova elaborazione ISTAT C59NUOVA ELABORAZIONE ISTAT C59

Al fine di garantire l’ottimale elaborazione dell’ISTAT C59 è stato riorganizzato ilsistema di calcolo introducendo una novità operativa effettuata al solo scopo di evitareerrori di gestione.

L’elaborazione della ISTAT C59 è permessa SOLO a partire dal giorno successivo aquello di gestione della prenotazione stessa. L’elaborazione della C59 dei check-ine check-out effettuati in data 29/04/2008 sarà possibile solo dalla data del30/04/2008.

Questo ci è necessario in quanto dobbiamo essere certi che la giornata è terminata eche tutte le operazioni di check-in e check-out dovrebbero essere state effettuate.

Abbiamo cambiato anche la fase di calcolo della scheda ISTAT C59.

Entrando nel sistema avremo la presente schermata:

Verrà evidenziata la data del giorno di calcolo da effettuare e, in colore arancione,

p142

© Bo.Di srl, 2006

viene evidenziata il tasto per procedere all’Anteprima scheda.

Qui abbiamo una novità fondamentale in quanto il sistema controlla se tutti i check-ine i check-out della giornata oggetto del calcolo sono stati effettuati.

Vengono perciò evidenziate le prenotazioni trattate nella giornata e il loro stato. Comevisibile nel disegno sopra la prenotazione 788 è stata correttamente trattata per cui èsiglata da un identificativo di colore verde e dalla dicitura “check-out completato”proprio per evidenziare l’effettuazione dell’operazione.

Appare perciò il tasto “Compila scheda” che significa che è possibile effettuare l’elaborazione della scheda ISTAT C59 di quella giornata:

p143

© Bo.Di srl, 2006

La scheda ISTAT C59 viene elaborata, ne vengono riportati i dati salienti, ed è possibileprocedere alla stampa della stessa. E’ possibile pure, per le Regioni predisposte a talefunzionalità, procedere pure alla generazione del file si trasmissione all’Ente turisticoregionale di competenza.

Nel caso in cui invece non si sia proceduto a tutte le operazioni di check-in e check-outdi tale giornata avremo una schermata di questo tipo:

p144

© Bo.Di srl, 2006

In questo caso NON è possibile elaborare la scheda ISTAT C59 finchè non sarà risolta lagestione della prenotazione 796.

-o-

p145

© Bo.Di srl, 2006

StatisticheMenu Statistiche

Alloggi

Statistiche varie riguardanti gli alloggi (percentuale di occupazione,

occupazione per stagione, e così via).

Clienti

Statistiche varie riguardanti i clienti (percentuali di prenotazione per numero

persone, tipo di alloggi, periodo, e così via).

Agenzie

Statistiche varie riguardanti le agenzie (agenzie più attive, tipo di alloggi

prenotati, e così via).

p146

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p147

© Bo.Di srl, 2006

Alloggi

Per quanto riguarda le statistiche sugli alloggi abbiamo le possibilità elencate nellaseguente maschera:

Statistica Durata delle prenotazioni

Questa statistica evidenzia i dati relativi alle giornate di permanenza dei soggiorni basealla loro durata.

p148

© Bo.Di srl, 2006

Statistica arrivi per alloggio

Questa statistica evidenzia il numero delle persone che hanno soggiornato nellastruttura turistica per ogni alloggio

p149

© Bo.Di srl, 2006

Statistica presenze per alloggio

Questa statistica evidenzia il numero di persone che hanno soggiornato per ogniprenotazione.

p150

© Bo.Di srl, 2006

Statistica Ricavo per alloggio

Questa statistica rileva la redditività di ogni singolo alloggio

p151

© Bo.Di srl, 2006

Statistica di occupazione

Una delle statistiche più importanti di Xnotta. E' possibile vedere il dato giornaliero,settimanale o mensile con l'indicazione di molte informazioni.

p152

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p153

© Bo.Di srl, 2006

Clienti

Le statistiche relative ai clienti sono quelle elencate nella sottoindicata maschera:

Statistica numero di clienti per prenotazione

Questa statistica evidenzia quale è il numero di persone oggetto delle prenotazioni.

p154

© Bo.Di srl, 2006

Statistica clienti per provincia:

Questa statistica evidenzia la provenienza dei clienti italiani.

p155

© Bo.Di srl, 2006

Statistica clienti per nazione:

Come la statistica precedente ma basata sugli stati di provenienza.

p156

© Bo.Di srl, 2006

Numero clienti per tipologia

In base al dato inserito in sede di check-in è possibile avere delle ottime informazioniadatte per il webmarketing.

p157

© Bo.Di srl, 2006

Numero clienti per mezzo di arrivo

In base al dato inserito in sede di check-in è possibile avere delle ottime informazioniadatte per il webmarketing.

p158

© Bo.Di srl, 2006

Numero clienti per fonte di marketing

In base al dato inserito in sede di check-in è possibile avere delle ottime informazioniadatte per il webmarketing.

p159

© Bo.Di srl, 2006

Redditività clienti

Questa statistica evidenzia i primi 25 clienti per volume di fatturato in grafica mentre,sotto, ci sono in formato testuale tutti iclienti con il loro fatturato.

p160

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p161

© Bo.Di srl, 2006

Prenotazioni

Un ulteriore "pacchetto" di statistiche utile per la gestione interna e la programmazione

Prenotazioni per operatore

Questa statistica evidenzia, in caso di plurioperatore, il numero di prenotazionieffettuate da ogni operatore.

p162

© Bo.Di srl, 2006

Tipologia pensioni

Per gli alberghi che offrono le varie pensioni (B&B, HB, FB) la statistica con le diverseprestazioni date ai clienti.

p163

© Bo.Di srl, 2006

Servizi a pagamento

Interessante statistica sui servizi usufruiti dal cliente

p164

© Bo.Di srl, 2006

Maincourante (extra)

Statistica che evidenzia le prestazioni extra fatturate ai clienti

p165

© Bo.Di srl, 2006

-o-

p166

© Bo.Di srl, 2006

MarketingMenu Marketing

Mailing list

Possibilità di creazione di e-mail in formato HTML (mediante un sistema di

composizione grafico WYSIWYG) invio e-mail ai clienti in archivio (a tutti o a

singoli gruppi) per promozioni, offerte, e così via.

Gestione cataloghi

Gestione dei cataloghi riguardanti la struttura ricettiva che vengono messi a

disposizione del cliente e che può scaricarli e consultarli autonomamente.

-o-

p167

© Bo.Di srl, 2006

p168

© Bo.Di srl, 2006

Mailing list

-o-

p169

© Bo.Di srl, 2006

Gestione cataloghi

-o-

p170

© Bo.Di srl, 2006

Indice

- A -Aggiornamenti e correzioni future 10Alloggi 147, 126Anagrafica 123Anagrafica clienti 88

- C -C59 Webtur (per Regione FVG) 136Check-In 101Check-In Multiplo 107Check-Out 110Check-Out Multiplo 113Clienti 153, 127Configurazione operatori 16

- G -Gestione cataloghi 169Gestione conti 124Gestione locali 19Gestione occupanti (new) 118Gestione Report ISTAT 131Gestione report PS 130

- I -Impostazioni generali 14

- M -Mailing list 168Maincourante 92Maincourante New 97Menu Agenzie 121Menu Gestione Alloggi 18Menu Istat e PS 129Menu Marketing 166Menu Parametri Iniziali 13Menu Prenotazioni 52Menu Statistiche 145

p171

© Bo.Di srl, 2006

- N -Nuova elaborazione ISTAT C59 141

- P -Parametri Schedine Notifica e ISTAT 17Piani vacanze 45Prenota 56Prenotazioni 161, 128Prenotazioni attive 54Prenotazioni di gruppo 78Presentazione 4Prezzi 32Profili di prezzo BAI 36

- R -Release rilasciate 8Riduzioni/Maggiorazioni 38

- S -Storico 86, 125

- T -Tableau de bord 84

p172

© Bo.Di srl, 2006

© Bo.Di. SrlVia della Vittoria, 10

33028 TOLMEZZO (UD)tel. 0433-45174 fax 0433-494612

e-mail: info@bottega-digitale.it www.bottega-digitale.it