MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE · UNIVERSITARIA INTEGRATA DI UDINE DIREZIONE AMMINISTRATIVA...

AZIENDA SANITARIA UNIVERSITARIA INTEGRATA

DI UDINE

DIREZIONE AMMINISTRATIVA

PROCEDURA GESTIONALE

DA_PG_01 Versione n. 04 del 05/07/2017

Manuale di gestione documentale e tenuta del protocollo informatico Pagina 1 di 25

MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE E TENUTA

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Redazione: Verifica: Approvazione:

Responsabile della Gestione Documentale

dott.ssa Anna Bruno

Direttore SOC Affari Generali Elda Cameranesi

Direttore Amministrativo dott. Andrea Cannavacciuolo

Firmato Firmato Firmato

Documento precedente Motivo della modifica Codifica Versione Data

Aggiornamento/integrazione a seguito della nuova realtà aziendale. DA_PG_01 03 12/12/2016

Parola chiave 1 Parola chiave 2 Parola chiave 3 Gestione delle informazioni e delle comunicazioni Gestione documenti Protocollo informatico


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INDICE 1. Scopo e campo di applicazione ................................................................................................................................... 3

2. Destinatari ....................................................................................................................................................................... 3

3. Contenuti ........................................................................................................................................................................ 3

3.1 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ......................................................................................................... 3

3.2 DOCUMENTO: DEFINIZIONI E TIPOLOGIE ............................................................................................. 4

3.2.1 Definizioni.......................................................................................................................................................... 4

3.2.2 Tipologia dei documenti .................................................................................................................................. 6

3.3 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI .......................................................................................................... 6

3.3.1 Titolario di classificazione................................................................................................................................ 6 3.4 IL PROTOCOLLO .................................................................................................................................................... 7

3.4.1 Il protocollo generale........................................................................................................................................ 7 3.4.2 Registrazione di protocollo: elementi obbligatori ....................................................................................... 8 3.4.3 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo .................................................................................. 9 3.4.4 Oggetto riservato............................................................................................................................................ 10 3.4.5 Segnatura di protocollo e classificazione .................................................................................................... 10 3.4.6. Annullamento di una registrazione di protocollo o dei dati di una registrazione ............................... 10 3.4.7 Il Registro di Protocollo ................................................................................................................................ 11

3.5 REGISTRO DI EMERGENZA ........................................................................................................................... 11

3.6 DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO .................................................. 11

3.7 MODALITA’ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO ....................................................................................................................... 12

3.8 PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI .................................................................. 13

3.9 MODALITA’ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI ALL’INTERNO E ALL’ESTERNO DELL’A.O.U.S.M.M. ................................................ 13

3.10 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI ........................................... 13

3.10.1. Documenti in arrivo ................................................................................................................................... 13 3.10.1.1 Rilascio della ricevuta del documento .................................................................................... 15 3.10.1.2 .Apertura della corrispondenza in arrivo ................................................................................ 15

3.10.1.3. Protocollazione e classificazione del documento ................................................................ 16

3.10.1.4 Assegnazione della posta .......................................................................................................... 16

3.10.1.5. Smistamento dei documenti .................................................................................................... 16

3.10.1.6. Protocollazione di offerte/gare/concorsi ............................................................................. 17

3.10.1.7. Protocollazione atti deliberativi .............................................................................................. 17

3.10.1.8. Messaggi di posta elettronica................................................................................................... 17

3.10.2 Documenti in partenza ............................................................................................................................... 18 3.10.2.1 Protocollo decentrato ................................................................................................................ 18 3.10.2.2 Protocollazione del documento ............................................................................................... 18

3.11 CRITERI E MODALITA’ PER IL RILASCIO DELLE ABILITAZIONI PER L’ACCESSO AI DOCUMENTI ........................................................................................................................................................ 19

3.12 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E ACCESSIBILITA’ AI DOCUMENTI E AL PROTOCOLLO ........................................................................................................................................................ 20

3.13 NORMA TRANSITORIA .................................................................................................................................... 20

4. Responsabilità .............................................................................................................................................................. 20

5. Terminologie e abbreviazioni ................................................................................................................................... 20

6. Riferimenti normativi e bibliografici ........................................................................................................................ 21

7. Allegati .......................................................................................................................................................................... 21


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1. Scopo e campo di applicazione Il presente Manuale, adottato in ottemperanza al D.P.C.M. 3/12/2013-Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, di seguito “DPCM 3/12/2013”, descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi dell’Azienda Sanitaria Universitaria Integrata di Udine, di seguito “ASUIUD” o “Azienda”. Il presente Manuale di gestione è diretto a dare attuazione presso l’ASUIUD al DPCM 3/12/2013, che stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa, nonchè le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo agli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Il Codice dell’amministrazione digitale riprende quanto già prescritto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, secondo cui le amministrazioni pubbliche hanno l’obbligo di: - registrare i documenti tramite lo strumento del protocollo informatico; - gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico; - introdurre il piano di classificazione dei documenti (titolario di classificazione); - fascicolare i documenti; - elaborare il piano di conservazione dei documenti (massimario e prontuario di selezione e scarto). Il manuale detta le regole e le procedure per formare, gestire e conservare i documenti. Vi si trovano le istruzioni complete per eseguire correttamente le attività di registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Con l’introduzione della firma digitale e della PEC (Posta Elettronica Certificata) nell’ambito del protocollo informatico, si è avviato inoltre il processo di digitalizzazione nell’ottica della maggior trasparenza ed efficacia dell’attività amministrativa. Il processo di digitalizzazione dell’ASUIUD si è inoltre rafforzato con l’introduzione della gestione informatizzata degli atti deliberativi. 2. Destinatari Il documento è destinato al Protocollo Generale ed agli uffici periferici abilitati alla protocollazione. 3. Contenuti 3.1 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA Il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445 del 28 dicembre 2000) prescrive all’art. 50 c. 4 che ciascuna amministrazione individui, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.


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Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti, l’Area Organizzativa Omogenea coincide con l’ASUIUD nel suo complesso che utilizza un unico sistema di protocollazione ed è pubblicata nell’Indice della Pubblica Amministrazione www.indicepa.gov.it. Il servizio per la tenuta del protocollo informatico è funzionalmente individuato nel Protocollo Generale. Al Protocollo Generale sono assegnati i seguenti compiti: - sovrintende ai livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla

consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni; - garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del

DPR 445/2000; - garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro di protocollo;

- garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;

- autorizza le operazioni di annullamento di cui all’art. 54 del DPR 445/2000;

- vigila sull’osservanza delle disposizioni del DPR 445/2000 da parte del personale autorizzato e degli incaricati. Relativamente alla tenuta del protocollo l’INSIEL svolge i seguenti compiti: cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco dell’attività e, comunque, nel più breve tempo possibile. 3.2 DOCUMENTO: DEFINIZIONI E TIPOLOGIE 3.2.1 Definizioni Ai fini del presente manuale si intende per: Documento: qualsiasi forma di scrittura su qualsiasi supporto acquisita o prodotta dalla Pubblica Amministrazione; Documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa; Documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1 s) D. Lgs. 7 marzo 2005 n.82 e s.m.i.); Posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi (art. 1 v-bis) D. Lgs. 7 marzo 2005 n.82 e s.m.i.); Protocollo: insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo pratico, amministrativo e giuridico. Registro di protocollo: è un atto pubblico originario che fa fede dell’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti pratici, amministrativi e giuridici. Segnatura di protocollo: l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso; Gestione dei documenti: l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati;


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Si adottano altresì le seguenti definizioni di cui all’art. 1 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, al DPCM 3/12/2013, e ai documenti dell’Agenzia per l’Italia Digitale:

a) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71;

b) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza, i

gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) ovvero provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'articolo 43;

c) AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA: l’insieme delle articolazioni aziendali, alle quali si

applica lo stesso sistema di protocollazione e gestione documentale;

d) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE, l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive;

e) CERTIFICATO: il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di

ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche;

f) CLASSIFICAZIONE: è l’attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (nel caso specifico, da una Area Organizzativa Omogenea), protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario, che descrive l’attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze. Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte di un sistema documentale, a prescindere dal loro stato di trasmissione (a prescindere cioè dal fatto che siano documenti ricevuti, spediti o interni) e dal supporto utilizzato (a prescindere cioè dal fatto che si tratti di documenti cartacei o informatici). In quanto strumento di prima organizzazione dei documenti, la classificazione si applica contestualmente allo svolgimento delle attività correnti e mai a posteriori in archivi già formati secondo criteri diversi;

g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ il documento sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal D.P.R. 445/2000;

h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE: il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato di cui alla lettera e);

i) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO: ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta l'identificazione personale del titolare;

j) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età;

k) DOCUMENTO D'IDENTITÀ: la carta d'identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una


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pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare;

l) DOCUMENTO INFORMATICO: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

m) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa;

n) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato;

o) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti;

p) UFFICIO UTENTE: un ufficio dell'area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico.

3.2.2 Tipologia dei documenti In relazione al modo in cui diventano parte integrante del sistema documentario dell’Azienda, si distinguono le seguenti tipologie di documenti: Documenti in arrivo: i documenti acquisiti dall’Azienda nell’esercizio delle proprie funzioni. Documenti in partenza: i documenti prodotti dall’Azienda nell’esercizio delle proprie funzioni. Documenti interni: i documenti scambiati tra i Dipartimenti e SOC dell’Azienda o tra uffici appartenenti ad una medesima struttura organizzativa. 3.3 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI La classificazione è l’organizzazione logica di tutti i documenti correnti, ricevuti, spediti e interni, protocollati: essa stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino nello svolgimento dell’attività amministrativa. Lo scopo della classificazione è quello di individuare, all’interno di uno schema generale relativo al complesso delle competenze dell’ASUIUD, l’ambito specifico all’interno del quale si colloca il documento. L’attribuzione di un indice di classificazione, derivante da uno schema strutturato gerarchicamente, serve ad assegnare a ciascun documento un codice identificativo che colleghi il documento in maniera univoca ad una determinata unità archivistica. L’individuazione della classificazione archivistica del documento avviene sulla base del Titolario di classificazione. 3.3.1 Titolario di classificazione Per Titolario di classificazione si intende un insieme di codici alfanumerici di riferimento per l’individuazione, la distribuzione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’ASUIUD, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al Titolario.


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Il Titolario è un sistema logico che consente di classificare i documenti, di norma secondo le funzioni esercitate dell’ASUIUD, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. L’aggiornamento del Titolario compete esclusivamente al Responsabile del Protocollo Generale ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Per la classificazione di un documento si fa riferimento all’oggetto del documento stesso oppure, qualora questo sia mancante o troppo generico, al contenuto del documento, anche in relazione ad altro documento che ne costituisce il precedente logico se esistente nell’ambito del sistema di protocollo. Il Titolario, strutturato sulle funzioni e competenze dell’Azienda si suddivide in Categorie, in Classi Fascicoli. La Categoria individua e corrisponde alle varie Strutture dell’Azienda e si indica con la lettera maiuscola; La Classe corrisponde e definisce specifiche competenze all’interno della Categoria e si individua con un numero arabo; Il Fascicolo specifica le materie trattate in ogni singola classe, si indica con il numero arabo; Il Titolario aggiornato è direttamente consultabile e fruibile nel programma per la gestione del Protocollo Informatico. 3.4 IL PROTOCOLLO Il Protocollo Generale è preposto alla protocollazione informatica dei documenti in entrata e in uscita e all’assegnazione dei documenti in entrata all’articolazione aziendale competente. In particolare:

- garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni vigenti secondo la corretta gestione anagrafica;

- garantisce il mantenimento e l’aggiornamento della base dati anagrafica del protocollo per esterni, interni e dipendenti;

- garantisce l’assegnazione dei documenti in entrata all’articolazione aziendale competente, curando la gestione del documento cartaceo sino all’inserimento nella casella ubicata presso l’Ufficio Posta;

- effettua le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo in uscita. 3.4.1 Il protocollo generale Il Protocollo Generale afferisce alla SOC Affari Generali dell’ASUIUD. E’ situato presso la sede legale dell’Azienda - via Pozzuolo 330 – 33100 UDINE – Palazzina A - e ed è aperto al pubblico tutti i giorni dal lunedì al venerdì, nei seguenti orari:

− dal lunedì al giovedì dalle ore 8:30 alle ore 12:30 – 14:15 – 16:00, il venerdì dalle ore 8:30 alle 13:45;

− la protocollazione potrà essere effettuata anche al di fuori di tale orario, sino alla chiusura giornaliera delle operazioni.

Eventuali modifiche dell’orario di apertura e chiusura dell’Ufficio verranno stabilite con provvedimento del Responsabile della SOC Affari Generali senza necessità di modificare la presente procedura gestionale.


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3.4.2 Registrazione di protocollo: elementi obbligatori

Il sistema protocollo dell’ASUIUD, che riveste la natura di atto pubblico di fede privilegiata, è unico; esso è generato tramite apposita procedura informatica, che è utilizzabile da più stazioni contemporaneamente e che assegna automaticamente il numero e la data di protocollo a ciascun documento registrato. All’unico registro di protocollo corrisponde un unico archivio. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione ad eccezione di quelli indicati al successivo punto 3.4.3. La documentazione che non è stata registrata presso il protocollo generale deve essere considerata giuridicamente inesistente presso l’Azienda. Sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti provenienti da soggetti diversi dall’ASUIUD (per tali intendendosi i soggetti diversi dagli operatori nell’esercizio delle loro funzioni) e destinati all’ASUIUD (per tali intendendosi anche gli operatori nell’esercizio delle loro funzioni), ad eccezione dei documenti soggetti a registrazione tramite sistemi informatici diversi da quello di protocollo ma con le stesse caratteristiche e le comunicazioni relative ad attività prescritte dalla legge effettuate da Strutture dell’ASUIUD (Dipartimento di Prevenzione) nei confronti della stessa ASUIUD ovvero dall’ASUIUD a tali Strutture.

Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali.

1. I dati obbligatori sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma

non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti

spediti; d) uffici utente di competenza e per conoscenza; e) oggetto del documento.

3. I dati opzionali, invece, sono:

a) numero degli allegati; b) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione descrizione sintetica degli allegati; c) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; d) estremi della raccomandata A/R; e) indice di classificazione.

La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Il numero viene assegnato in modo automatico ed immodificabile. La numerazione viene rinnovata ogni anno solare con inizio 1° gennaio e chiusura 31 dicembre. Non è consentita la registrazione di protocollo su supporto cartaceo, salvo il caso di non funzionamento del sistema informatico (art. 63 D.P.R. 28.12.2000 n. 445).


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La registrazione degli elementi obbligatori, effettuata sul Registro di Protocollo, non può essere modificata ne’ integrata, ne’ cancellata, ma soltanto annullata mediante apposita procedura, descritta nel successivo punto 3.4.6. Ogni numero di protocollo individua un unico documento. Eventuali protocolli interni delle singole strutture sono aboliti. 3.4.3 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Si riporta, innanzitutto, il testo del comma 5 dell’art. 53 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, che recita: “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”. Inoltre, sono escluse dalla protocollazione le seguenti categorie di documenti:

• avvisi di pagamento – comunicazioni di bonifici bancari – fatture passive; • ricevute di ritorno di raccomandate a.r.; • comunicazioni di parte di enti, pubblici e privati, di bandi di concorso; • comunicazioni d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.); • estratti conto bancari e/o postali; • richieste di ferie ed altri permessi; • richieste di rimborso spese e missioni; • allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, compresi gli elaborati tecnici; • cedolini stipendio; • modello cud; • cartellini mensili; • certificati di malattia; • conoscitiva di convegni; • pubblicità in generale; • offerte, i listini prezzi e i preventivi di terzi non richiesti; • convocazioni ad incontri o riunioni interne; • curricula pervenuti via e-mail; • moduli di consenso informato al trattamento dei dati (pervenuti senza lettera accompagnatoria); • rimborsi piccole spese; • ricevute di telegrammi; • autocertificazioni e autodichiarazioni rese dall’utenza; • certificati di regolarità contributiva (DURC); • cosiddetti “ritorni”, cioè le risposte alle richieste di certificazioni varie avanzate

dall’amministrazione a vari enti, i quali rispondono apponendo semplicemente sulla richiesta; • medesima diciture o timbri quali “nulla” o “nulla osta”, ecc.; • documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico amministrativa

presente o futura; • corrispondenza interna tra uffici trasmessa via e-mail.

Sono inoltre esclusi dalla protocollazione i documenti soggetti a registrazione particolare quali i certificati medici telematici, le fatture, i documenti di trasporto.


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Sono infine esclusi dalla protocollazione, salvo quelle indicate dalla Direzione aziendale i verbali di organi/organismi/funzionari dell’ASUIUD. 3.4.4 Oggetto riservato Qualora l’oggetto del documento contenga dati sensibili, il responsabile del Protocollo Generale deve adottare le misure atte a garantire la riservatezza dei dati stessi. A tal fine è possibile utilizzare le funzionalità presenti nella procedura del protocollo informatico e descritte nel manuale di sistema. 3.4.5 Segnatura di protocollo e classificazione Come già definito la segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura di protocollo costituiscono un’operazione unica e contestuale. Il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione. Qualora la classificazione assegnata in fase di protocollazione debba essere modificata, tale modifica è effettuata, su richiesta motivata, esclusivamente dal Responsabile del Protocollo Generale. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contestualmente all’operazione di registrazione di protocollo e consiste nell'apposizione sul documento cartaceo in entrata dell'apposito timbro recante la denominazione dell’ASUIUD e le seguenti indicazioni:

a. codice identificativo dell’ASUIUD (unica Area Omogenea); b. data di protocollo; c. numero progressivo di protocollo; d. struttura competente e. struttura/e per conoscenza.

La segnatura del documento pervenuto via PEC (o IOP – interoperabilità tra Enti Pubblici) è effettuata automaticamente dal sistema.

Effettuata la segnatura, viene effettuata la scannerizzazione dei documenti cartacei. L'operazione di scannerizzazione viene effettuata dopo la registrazione di protocollo e consiste nell’acquisire in formato digitale (scansione) il documento cartaceo appena registrato. Nel caso di documento voluminoso, data l'oggettiva difficoltà dovuta a quantità/dimensioni superiori a quelle consentite al piatto dello scanner (es. planimetrie etc.), vengono scansionati solo i documenti principali di formato A4 e A3, indicando nell'oggetto di registrazione la dicitura "documentazione allegata solo in formato cartaceo ". Nel caso di documento su supporto digitale, è indicata la dicitura “documentazione allegata su supporto esterno” (CD, chiave USB, DVD..). 3.4.6. Annullamento di una registrazione di protocollo o dei dati di una registrazione In caso di errore materiale è consentito l’annullamento dell’intera registrazione di protocollo solo da parte del Responsabile del Protocollo Generale, cui va inoltrata apposita richiesta scritta, anche a mezzo e-mail. Le registrazioni di protocollo in partenza possono essere annullate, su autorizzazione motivata del Responsabile della Struttura che ha formato il documento o di suo delegato, solo se il documento non è stato ancora inviato al destinatario.


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Le informazioni originarie rimangono sempre leggibili nel sistema informatico unitamente alla data di annullamento, al nome dell'operatore che l'ha effettuato e al motivo dell'annullamento della protocollazione. E’ consentito altresì modificare le registrazioni relative al mittente o destinatario e all’oggetto solo da parte del Responsabile del Protocollo Generale. Per le registrazioni modificate valgono gli stessi criteri che per le registrazioni annullate: esse rimangono memorizzate e visibili, e deve essere possibile visualizzare la data di annullamento, l’operatore e la motivazione dell’annullamento. 3.4.7 Il Registro di Protocollo Il Registro di protocollo già definito al punto 3.4.2 ha cadenza annuale, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Il Registro viene custodito informaticamente da INSIEL, è consultabile online e risponde ai requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico di cui all’art. 7 del DPCM 3.12.2013. Il backup viene effettuato giornalmente, automaticamente, in orario notturno, con copia su tre serie settimanali, conservata in armadio blindato antifuoco e idrofugo nei locali INSIEL. 3.5 REGISTRO DI EMERGENZA Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico, il Responsabile del Protocollo autorizza la protocollazione manuale dei documenti su un supporto cartaceo, denominato Registro di emergenza. Su questo registro devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema da parte del responsabile del Protocollo Generale. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile del Protocollo Generale può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. Il Registro di Emergenza si rinnova ogni anno solare e pertanto inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. La protocollazione manuale di emergenza deve essere effettuata esclusivamente presso il Protocollo questo provvede a registrare manualmente il documento e ad apporre la segnatura, utilizzando una numerazione di emergenza. Tranne che per casi particolari (gare, ecc.) alle Strutture vengono, di norma, inviate copie dei documenti protocollati, mentre i documenti originali protocollati vengono trattenuti presso il Protocollo Generale che provvederà, non appena ripristinato il funzionamento della procedura, a riportare i dati di protocollazione informatica. I documenti annotati nel Registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico informatico, recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza ed uno del protocollo unico mantenendo una correlazione tra di loro. L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal Registro di emergenza e a quel numero deve farsi riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo. 3.6 DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO Il programma per la gestione del Protocollo Informatico, realizzato dalla Ditta Insiel S.p.A. di Trieste, è stato sviluppato mediante il linguaggio di programmazione Power Builder utilizzando quale base dati, il data base relazionale Oracle. L’applicativo del protocollo informatico, gli applicativi per la Gestione Informatica dei Documenti, ITERATTI, VISURE WEB sono tutti forniti dalla società regionale INSIEL SpA nell’ambito della


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Convenzione Regionale per il Sistema Informativo del Servizio Sanitario Regionale (SISSR). Si tratta di applicativi web sviluppati sulla piattaforma Tomcat. La struttura della base dati è organizzata secondo l’architettura client/server che consente di distribuire tra macchine in rete il database propriamente detto (lato Server) e i programmi applicativi (lato Client). Sul Server risiede il database, ove questa denominazione sta ad indicare in Oracle il complesso di oggetti fisici, memoria e processi atti alla gestione dei dati. La soluzione tecnologica adottata fornisce al sistema applicazioni client/server in ambiente visuale sotto XP e Windows 7, a 32 bit native (accesso diretto al database relazionale in rete locale e remota) con linguaggio SQL: infatti nell’applicazione client serve, i comandi SQL (istruzioni) presenti nei programmi client vengono eseguiti da motore relazionale server e i risultati vengono restituiti al client nell’architettura dell’ENTE; i Personal Computer client lavorano in ambiente Windows mentre il server opera in ambiente Unix. Tutte le procedure operative sono contenute nei seguenti manuali elaborati da Insiel e conservati agli atti, a cui espressamente si rimanda, che vengono comunque costantemente adeguati in funzione delle evoluzioni tecnologiche e funzionali: - Manuale Protocollo; - Manuale Gestione sistema; - Manuale Supervisione sistema. 3.7 MODALITA’ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO Il programma di protocollazione richiede un nome utente e password per l’accesso al sistema. Il software prevede diversi livelli di autorizzazione per gli utenti che vanno dalla gestione completa del sistema alla sola interrogazione delle registrazioni di protocollo relative ad uno specifico ufficio, come descritto al punto 11. Gli utenti abilitati ad inserire le registrazioni di protocollo hanno a disposizione una serie di maschere attraverso le quali inserire tutte le informazioni necessarie ad individuare il documento, mittente, destinatario, forma di trasmissione, etc. Le informazioni inserite durante una sessione di registrazione dati di protocollo, vengono considerate temporanee fino a quando non viene confermato l’inserimento dei dati con l’apposito pulsante. Solo in questo momento viene creata l’effettiva registrazione di protocollo informatico con relativa segnatura, rispettando l’ordine cronologico con cui le diverse richieste di registrazione pervengono al sistema centrale. Le informazioni così inserite non sono più modificabili dal normale utente abilitato alla protocollazione. Solo l’utente di classe “Superutente” può apportare modifiche alle registrazioni di protocollo. Il programma tiene traccia di tutte le modifiche apportate alle registrazioni di protocollo. Circa i requisiti minimi di sicurezza, il sistema protocollo aziendale assicura, ai sensi del DPCM 3.12.2013:

a) l’univoca identificazione e autenticazione degli utenti; b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale

da garantirne l’identificazione. Il sistema di protocollo informatico consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse dei sistema per ciascun utente o gruppi di utenti. Il sistema consente il tracciamento di qualsiasi eventi di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione dell’autore. Le registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate.


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3.8 PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI Per quanto riguarda il piano di sicurezza si rimanda alla documentazione aziendale. 3.9 MODALITA’ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI ALL’INTERNO E ALL’ESTERNO DELL’ASUIUD Nella fase attuale lo scambio di documenti informatici può avvenire solo attraverso la posta elettronica, come più specificamente descritto successivamente al punto 10.8.1. 3.10 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Pur disponendo della procedura per il protocollo informatico, tuttora all’interno dell’ASUIUD viene trattata ancora una parte di documenti cartacei.

1. La protocollazione in arrivo è effettuata dal Protocollo Generale.

2. Il Dipartimento di Prevenzione può procedere alla protocollazione dei documenti destinati al Dipartimento stesso che pervengono direttamente ad esso in modalità diverse dalla PEC (fax, consegna diretta).

3. Pertanto, tutte le articolazioni aziendali, all’atto della ricezione di un documento proveniente da

un soggetto diverso dall’Azienda (per tale non si intende l’operatore nell’esercizio delle proprie funzioni istituzionali), devono apporre il timbro “depositato” con la data e la firma dell’operatore ricevente, l’indicazione dell’articolazione aziendale ricevente e trasmettere tempestivamente al Protocollo Generale il documento, se possibile via e-mail in formato pdf.

4. Nel caso in cui ciò non avvenga, il funzionario che non ha effettuato la trasmissione potrà

essere soggetto a responsabilità.

5. La protocollazione in partenza è effettuata: − dal Protocollo Generale; − da tutte le articolazioni aziendali autorizzate all’utilizzo dell’applicativo Protocollo

Informatico, Iteratti o Gestione Informatica dei Documenti di INSIEL S.p.A (c.d. protocolli periferici).

3.10.1. Documenti in arrivo La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo spettano unicamente al Protocollo a cui deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta all’ASUIUD dall’esterno, tramite consegna manuale, servizio postale, corriere, fax (ove ancora ammissibile), posta elettronica (e PEC) o eventuali altri sistemi. Nei casi in cui la documentazione pervenga o sia consegnata ad uffici diversi dal protocollo generale, è necessario che venga comunque tempestivamente inoltrata al Protocollo Generale per la necessaria protocollazione. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata, salva autorizzazione del Responsabile dell’Ufficio per causa di forza maggiore. Le fasi della gestione dei documenti in arrivo sono:


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a) ricezione; b) registrazione di protocollo; c) assegnazione all’ufficio utente competente e all’ufficio/i utente/i per conoscenza; d) segnatura; e) scansione del documento cartaceo su supporto informatico; f) trasmissione all’ufficio utente competente.

Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’ASUIUD attraverso:

a) il servizio postale; b) la consegna diretta; c) gli apparecchi telefax.

Tutta la documentazione pervenuta all’ASUIUD da soggetti diversi dall’Azienda (per tali intendendosi i soggetti diversi dagli operatori dell’ASUIUD nell’esercizio delle proprie funzioni) e indirizzata all’ASUIUD va trasmessa al Protocollo Generale. Gli operatori dell’ASUIUD fanno recapitare alla propria residenza/domicilio la corrispondenza di carattere personale. La corrispondenza indirizzata agli operatori del’ASUIUD viene aperta a cura del Protocollo Generale al fine della registrazione di protocollo, salvo che su detta corrispondenza siano presenti le diciture “riservata” , “personale”, "s.p.m." , "contiene documenti sanitari/dati sensibili" o analoghe. In presenza di dette diciture, la busta chiusa viene recapitata al destinatario, il quale, se ritiene che il documento abbia invece una rilevanza istituzionale, lo restituisce al Protocollo Generale senza ritardo. Si procede all'apertura della corrispondenza in entrata anche quando sia incerto il destinatario. La corrispondenza indirizzata nominativamente a personale di strutture/servizi non rientranti tra gli uffici utenti di cui all’all. 2 non viene aperta ma inviata direttamente agli stessi. I documenti consegnati a mano ad uffici diversi dal protocollo o in sedi periferiche, se soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire senza ritardo, a cura del personale che li riceve, possibilmente nell’arco della stessa giornata, al Protocollo Generale tramite l’indirizzo e-mail di servizio “[email protected]” in formato PDF, ovvero via fax o tramite posta interna. Nel caso che a un documento anticipato via fax, e-mail o via PEC faccia seguito un documento cartaceo con analoghe caratteristiche, a quest’ultimo è attribuito lo stesso numero di protocollo. Il timbro di protocollo va apposto sul documento e non sulla copertina o sulla nota di trasmissione. Le buste delle lettere pervenute a mezzo raccomandata/assicurata/telegrammi sono conservate spillate alla lettera stessa e vengono scansionate unitamente al documento.


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Ricezione di documenti informatici La ricezione di documenti informatici avviene tramite casella di posta elettronica certificata aziendale (PEC) pubblicate nell’Indice della Pubblica Amministrazione www.indicepa.gov.it e sul portale web dell’Ente www.asuiud.sanita.fvg.it o tramite la casella di posta elettronica ordinaria (PEO) sempre pubblicate nell’Indice della Pubblica Amministrazione e sul portale web dell’Ente. I documenti pervenuti ad indirizzi mail diversi da quello dell’Ufficio Protocollo, soggetti a registrazione di protocollo, devono essere inoltrati senza ritardo, possibilmente nell’arco della stessa giornata, alla casella di posta elettronica ordinaria (PEO) dell’Ufficio Protocollo [email protected], non alla P.E.C. aziendale. 3.10.1.1 Rilascio della ricevuta del documento Qualora venga richiesta ricevuta attestante l’avvenuta consegna di un documento cartaceo, il Protocollo Generale rilascia in alternativa:

-apposito modulo di ricevuta; -fotocopia del primo foglio dopo avervi apposto il timbro datario e la sigla dell’operatore; -attestazione della registrazione di protocollo; -timbro “depositato il” con sigla dell’operatore e data di deposito.

Per le procedure che prevedano un termine a pena di decadenza e qualora la documentazione venga consegnata direttamente al Protocollo Generale, accanto al timbro datario di protocollo viene apposta a cura dell’addetto al ritiro sia l’ora di arrivo che la propria sigla. Nel caso di ricezione dei documenti per Posta Elettronica Certificata, la notifica al mittente dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall’Amministrazione. 3.10.1.2 Apertura della corrispondenza in arrivo Tutta la corrispondenza in arrivo va aperta e protocollata dall’ Ufficio Protocollo Generale, sotto la diretta sorveglianza del suo Responsabile, nel medesimo giorno lavorativo di ricezione. Se si prevede il verificarsi di flussi notevoli di documenti in arrivo (es. gare, concorsi, bandi, ecc.), i Dirigenti sono tenuti a segnalare al Protocollo le scadenze in tempo utile affinché la Struttura stesso possa fronteggiare tali emergenze sia dal punto di vista della quantità della corrispondenza che dell’esigenza di personale. La busta del documento cartaceo in arrivo con posta raccomandata deve rimanere integra così che sia leggibile il timbro postale e deve essere spillata al documento medesimo. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

1. Corrispondenza riportante sulla busta l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;

2. Corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” che va inoltrata direttamente al destinatario.

Qualora pervenga all’Azienda corrispondenza di competenza di un altro soggetto, viene inviata al mittente entro il giorno successivo.


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Nel caso in cui un documento venga protocollato, esso verrà spedito al soggetto di competenza oppure restituito al mittente a cura dell'ufficio competente. I pacchi vanno consegnati di norma presso la struttura aziendale destinataria. Nel caso in cui come luogo di destinazione/consegna di un pacco destinato all’Azienda sia riportata la sede legale, l'addetto al Protocollo deve ritirare il pacco e rilasciare al corriere ricevuta cartacea in cui siano indicate la data, l'ora della ricezione e la firma. L'incaricato del Protocollo fa pervenire il pacco il giorno successivo alla struttura aziendale destinataria tramite il magazziniere/fattorino aziendale. 3.10.1.3. Protocollazione e classificazione del documento Il Protocollo Generale provvede, nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, alla registrazione del documento in arrivo con l’assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo e alla sua classificazione. Nel caso di documenti in arrivo nella giornata del sabato, la registrazione avverrà il primo giorno lavorativo utile. 3.10.1.4 Assegnazione della posta L’assegnazione è vistata dal Direttore Amministrativo o suo delegato. Al fine dell’assegnazione della pratica, gli uffici utente dell’ASUIUD sono indicati nell’allegato 1 ed è aggiornato con provvedimento del Responsabile della gestione documentale senza necessità di modifica del presente manuale. Per assegnazione si intende l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente (U.U.) competente per la trattazione del procedimento amministrativo o pratica, cui i documenti si riferiscono per oggetto o, se esso è mancante o troppo generico, ai loro contenuti, secondo l’atto aziendale dell’Azienda, anche in relazione ad altro documento che ne costituisce il precedente logico, se esistente nell’ambito del sistema di protocollo. L’assegnazione può avvenire anche per conoscenza ad altro ufficio utente. L’ufficio utente che riceve il documento, nel caso di un’assegnazione ritenuta errata, è tenuto a segnalarlo al Protocollo Generale nel più breve tempo possibile, indicando, in caso di PEC, il destinatario corretto, per permettere agli addetti di correggere sia l’assegnazione inserita nel sistema informatico che nell’originale cartaceo e di inviare il documento all’ufficio competente. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione. E’ possibile interrogare il sistema con ricerca per parole chiave singole o multiple per individuare gli uffici utente che stanno trattando, o hanno trattato, un determinato procedimento. 3.10.1.5. Smistamento dei documenti Dopo essere stato assegnato, protocollato, assegnato e vistato il documento cartaceo in arrivo è inoltrato, in originale, alla Struttura di competenza. Nel caso in cui una Struttura riceva un documento originale relativo a materie estranee alla propria specifica competenza, oppure, a causa di un disguido o di un errore, un documento indirizzato ad altri, il Dirigente o


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Responsabile provvede tempestivamente a far recapitare al Protocollo Generale il documento per l’invio, con opportuna annotazione, alla Struttura competente. Agli uffici utente abilitati agli applicativi informatici Gestione Informatica dei Documenti, Visura Protocollo Web, ITERATTI, di INSIEL i documenti registrati sono trasmessi in via informatica contestualmente alla segnatura di protocollo. In tal caso il documento cartaceo viene trattato come indicato nel successivo punto 3.12. Quotidianamente, ogni ufficio utente tramite l’applicativo VISURA PROTOCOLLO WEB, ITERATTI, Gestione Informatica dei Documenti può processare le pratiche assegnate. 3.10.1.6. Protocollazione di offerte/gare/concorsi Le buste o i plichi contenenti le indicazioni "domanda di partecipazione avviso /concorso" oppure "offerta/domanda di partecipazione gara d'appalto" o analoghe non devono essere aperti. Gli estremi di protocollo in arrivo sono riportati sulla busta (o plico o simili), oltre all'ora di ricezione e alla sigla di colui che ha ricevuto la busta/plico, se pervenuti a mano o tramite corriere. 3.10.1.7. Protocollazione atti deliberativi Gli atti deliberativi aziendali (decreti e determinazioni dirigenziali) vengono gestiti da un applicativo informatico dedicato denominato ADWEB. ADWEB provvede alla protocollazione autonoma degli atti mediante una numerazione progressiva separata dei decreti e delle determinazioni dirigenziali e alimenta i due registri tutt’ora esistenti nel sistema protocollo generale. ADWEB ha inoltre un proprio sistema di archiviazione e di conservazione sostitutiva degli atti presso l’Insiel. con la supervisione del Responsabile aziendale della conservazione. 3.10.1.8. Messaggi di posta elettronica In base all’art. 47 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza . Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all' art. 71 del CAD; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. I messaggi di Posta Elettronica Certificata entrano nel circuito informatico del Protocollo Generale e trattati al suo interno con la registrazione di protocollo, come indicato al precedente punto 3.10.1.5. Qualora un messaggio di posta elettronica non sia firmato con firma digitale o firma elettronica qualificata il messaggio o il documento è trattato come un normale documento cartaceo. La trasmissione di documenti a mezzo fax è in ogni caso esclusa ai sensi dell’art. 47, c.2, lett. c) come modificato dall'art.14 comma 1-ter del D.L. 21 giugno 2013 n 69 convertito con modificazioni dalla L.


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9 agosto 2013, n. 98. Il fax resta ammesso per le sole comunicazioni provenienti da soggetti privati in anticipazione a documenti originali (cartacei o PEC). 3.10.2 Documenti in partenza

I documenti dell’ASUIUD possono avere formato digitale o analogico (cartaceo). E’ obbligatorio l’invio tramite PEC, qualora il destinatario sia un soggetto presente nell’Indice della Pubblica Amministrazione o nell’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata: impresa, o un libero professionista inserito.

Il contenuto minimo di ogni documento è il seguente:

- denominazione e logo aziendale; - indicazione del settore o ufficio utente e nominativo del referente della pratica che ha prodotto

il documento con numero di telefono ed indirizzo di posta elettronica; - numero di telefono e indirizzo di posta elettronica del Responsabile del procedimento; - oggetto del documento; - sottoscrizione; in caso di firma digitale, si rinvia alla normativa in materia (d.lgs. n. 82/2005).

Ogni documento cartaceo in partenza deve essere redatto in due esemplari: un originale ed una copia firmata in originale. Per originale si intende la redazione definitiva del documento, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, firma ecc.).. Per copia firmata in originale si intende la copia del documento originale, sottoscritta dal soggetto che ha redatto il documento e che è conservata agli atti. Le firme e le sigle necessarie alla redazione ed alla perfezione giuridica del documento in partenza, vanno apposte prima della sua protocollazione. L’originale del documento, dopo la protocollazione, va spedito. Le comunicazioni interne vengono, se possibile, effettuate via e-mail. 3.10.2.1 Protocollo decentrato La protocollazione della posta in partenza avviene anche in postazioni decentrate (protocolli periferici) dislocate presso le varie Strutture aziendali. L’operatore addetto è individuato dal dirigente del servizio che effettua la richiesta delle credenziali di accesso a sistema protocollo mediante il sistema aziendale denominato “IAM Gestione Credenziali”. 3.10.2.2 Protocollazione del documento

Il contenuto del documento in partenza deve essere indicato chiaramente nello spazio riservato all’oggetto. Il Protocollo Generale e i protocolli periferici situati nelle strutture di appartenenza provvedono alla protocollazione ed alla trasmissione per la spedizione del documento in partenza di norma entro il medesimo giorno lavorativo.

1. Le fasi del flusso di lavorazione sono:

a) indicazione del destinatario e del mittente; b) oggetto, classificazione ed estremi del documento;


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c) registrazione e segnatura di protocollo; d) acquisizione in modalità digitale del documento già sottoscritto; e) spedizione (in presenza di busta con l’indicazione del destinatario ed eventuale ricevuta

di ritorno compilata, in caso di raccomandata AR).

2. Le registrazioni di protocollo in partenza dei documenti sono effettuate entro la giornata lavorativa successiva, salve le urgenze.

3. In caso di invio tramite PEC, la struttura mittente non abilitata a Gestione Informatica dei

Documenti deve trasmettere al Protocollo Generale via mail il destinatario e l’indirizzo PEC, codice fiscale/partita IVA, allegando il documento analogico in formato PDF o il documento firmato digitalmente.

4. In caso di invio di documento cartaceo, la struttura mittente deve trasmettere al Protocollo

Generale il documento ed eventuali allegati, indicando il destinatario, l’indirizzo completo e, se disponibile, codice fiscale/partita IVA.

Le strutture abilitate all’invio tramite l’applicativo Iteratti operano secondo le seguenti fasi di gestione del documento:

a) caricamento dei documenti informatici da inviare; b) identificazione dei collegamenti con altri atti protocollati; c) selezione dei destinatari; d) oggetto del documento; e) firma digitale e protocollazione con conseguente invio tramite casella pec aziendale.

In caso di indisponibilità dell’anagrafica, le strutture abilitate si avvalgono del Protocollo Generale, fornendo il destinatario con relativo indirizzo PEC e/o PEO. 3.11 CRITERI E MODALITA’ PER IL RILASCIO DELLE ABILITAZIONI PER L’ACCESSO AI DOCUMENTI Il Responsabile del Protocollo Generale ha il compito di controllo della funzionalità delle procedure, di indirizzo delle attività di protocollazione e il controllo delle applicazioni per quanto attiene le abilitazioni all’uso delle procedure. Il personale abilitato al protocollo è differenziato a seconda del tipo di utente nel seguente modo: 1. Superutenti:

- il Responsabile del Protocollo Generale che esercita le funzioni di gestione del sistema, creazione e gestione dei registri di protocollo e degli utenti, di modifica o annullamento delle registrazioni di protocollo;

- Il Responsabile del CED che esercita tutte le funzioni di Supervisore di rete. - 2. Utenti del Protocollo Generale sono tutti coloro che prestano servizio presso il Protocollo

Generale che hanno la gestione di tutte le funzioni del protocollo

- 3. Utenti del Protocollo Decentrato: - i dipendenti delle varie Strutture che sono stati autorizzati e abilitati, tramite apposita procedura,

alle funzioni di ricerca, stampa ed inserimento dati del protocollo, solo inerenti alla propria Struttura.


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- 4. Utenti per interrogazioni di protocollo: sono gli utenti autorizzati, su richiesta dei singoli Dirigenti, ad effettuare le interrogazioni di protocollo all’interno della propria struttura di appartenenza.

3.12 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E ACCESSIBILITA’ AI DOCUMENTI E AL PROTOCOLLO Per quanto concerne l’archivio e la gestione archivistica dei documenti nonché lo scarto d’archivio si rimanda all’ ISTRUZIONE OPERATIVA AFFGEN_IO_01 Versione n.03 del 30/12/2016 “ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI” la cui gestione è demandata alla SOC Affari Generali. All’interno del Protocollo Informatico il “Titolario di classificazione” è uno strumento volto a facilitare la classificazione e archiviazione dei documenti. La consultazione delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è riservato e garantita dal sistema informatico attraverso l’uso dell’applicativi Gestione Informatica dei Documenti – Visura Web Iteratti con accesso tramite credenziali (login e password) fornite all’utente e assegnazione del ruolo e dell’unità di appartenenza a sistema. L’autorizzazione/revoca è concessa a seguito di richiesta formale del Responsabile della Struttura di appartenenza mediante il sistema aziendale denominato “IAM Gestione Credenziali”. Mentre l’accesso esterno, ovvero l’esercizio del diritto di accesso ai documenti, secondo la normativa vigente, è disciplinato dalla legge n. 241/1990 e dal D.P.R. n. 184/2006. 3.13 NORMA TRANSITORIA Nelle more del completamento della rete informatica aziendale, il protocollo delle Strutture/ Dipartimenti Sanitari non ancora introdotti a sistema rimane decentrato, nel rispetto di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale. 4. Responsabilità La corretta applicazione dell’intero processo e delle singole fasi dell’attività è in capo al Responsabile del Protocollo Generale con la supervisione del Direttore della SOC Affari Generali, cui il Protocollo generale afferisce. 5. Terminologie e abbreviazioni CAD Codice dell’Amministrazione Digitale CED Centro Elaborazione Dati DURC Documento Unico di Regolarità Contributiva PEC Posta Elettronica Certificata PEO Posta Elettronica Ordinaria SOC Struttura Operativa Complessa


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6. Riferimenti normativi e bibliografici - Legge 7 agosto 1990 n. 241 ad oggetto “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di

diritto di accesso ai documenti amministrativi.” - D.Lgs. 12 febbraio 1993 n. 39 ad oggetto “Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle

amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1, lettera mm), della legge 23 ottobre 1992, n. 421.” - DPCM 31 ottobre 2000 ad oggetto “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del

Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.” - DPR 28 dicembre 2000 n. 445 ad oggetto “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

materia di documentazione amministrativa.” - D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 ad oggetto “Codice in materia di protezione dei dati personali.” - D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 ad oggetto “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10

della Legge 6 luglio 2002 n. 137.” - D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 ad oggetto “Codice dell’amministrazione digitale.” - DPR 12 aprile 2006 n. 184 ad oggetto “Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti

amministrativi.” - D.Lgs. 14 marzo 2013 n. 33 ad oggetto “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità,

trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.” - DGR 27 giugno 2013 n. X/325 ad oggetto “Approvazione del titolario di classificazione e massimario di

scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-sanitario regionale lombardo.” - DPCM 3 dicembre 2013 ad oggetto “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-

bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.” - DPCM 13 novembre 2014 ad oggetto “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione copia,

duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23 ter, 40 comma 1, 41 e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.”

7. Allegati L’allegato “Uffici Utente” è riportato di seguito nel testo.


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UFFICI UTENTE

Direzione strategica Direzione generale Direzione amministrativa Direzione sanitaria Coordinamento socio sanitario Coordinamento socio sanitario e gestione delegata dei servizi a favore delle persone disabili Dipartimento Tecnico SOC Grandi Opere SOC Ingegneria Clinica SOC Manutenzione, gestione immobili e servizi tecnici SOC Tecnologia dell’Informazione e della Comunicazione Dipartimento Amministrativo SOC Affari Generali SOC Approvvigionamenti e logistica SOC Gestione Economico Finanziaria SOC Gestione Risorse Umane Staff della Direzione strategica Servizi legali e Assicurazioni Servizio Avvocatura SOC Politiche del Territorio Formazione e valorizzazione del personale SOC Assistenza Farmaceutica Centro Regionale Trapianti (con obiettivi regionali) Area delle Professioni Sanitarie Servizio Prevenzione e Protezione e tutela della salute dei lavoratori Ufficio Relazioni con il Pubblico Programmazione e Controllo di Gestione

Presidio ospedaliero “Santa Maria della Misericordia” di Udine : Dipartimento di Diagnostica per Immagini SOC Diagnostica Angiografica e Radiologia interventistica SOC Fisica Sanitaria SOC Istituto di Radiologia Diagnostica SOC Medicina Nucleare SOC Neuroradiologia SOS di DPT Radiodiagnostica d'Urgenza ed Emergenza Dipartimento di Medicina di Laboratorio SOC Anatomia patologica SOC Centro di Coordinamento Regionale Malattie Rare SOC Istituto di Anatomia Patologica


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SOC Istituto di Genetica Medica SOC Istituto di Patologia Clinica e Laboratorio Analisi d'Elezione SOC Microbiologia SOS di DPT Immunopatologia e allergologia diagnostica Dipartimento di Medicina Interna SOC Clinica Medica SOC Clinica Psichiatrica SOC Endocrinologia e Malattie del Metabolismo SOC Istituto di Farmacologia Clinica SOC Medicina Interna 1 SOC Medicina Interna 2 SOC Pronto Soccorso e Medicina d'Urgenza SOS di DPT Medicina interna Cividale Dipartimento di Chirurgia Generale SOC Chirurgia Generale SOC Chirurgia Vascolare SOC Clinica Chirurgica SOC Clinica Ortopedica SOC Clinica Urologica e Urologia SOC Gastroenterologia SOC Ortopedia e Traumatologia Dipartimento di Chirurgia Specialistica SOC Chirurgia Maxillo-Facciale SOC Chirurgia Plastica SOC Clinica di Chirurgia Maxillo-Facciale SOC Clinica di Chirurgia plastica SOC Clinica Oculistica SOC Oculistica SOC Otorinolaringoiatria Dipartimento di Anestesia e Rianimazione SOC Anestesia e Rianimazione 1 SOC Anestesia e Rianimazione 2 SOC Clinica di Anestesia e Rianimazione SOS di DPT Terapia antalgica e Anestesia Day Surgery SOC Centrale Operativa 118 ed Elisoccorso Dipartimento Materno Infantile SOC Clinica Ostetrica e Ginecologica SOC Clinica Pediatrica SOC Patologia neonatale Dipartimento di Oncologia SOC Oncologia e Clinica Oncologica SOC Radioterapia


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Dipartimento di Medicina Specialistica SOC Clinica Dermatologica e Dermatologia SOC Clinica di Malattie Infettive SOC Clinica di Reumatologia SOC Clinica Ematologica SOC Nefrologia, Dialisi e Trapianto Renale Dipartimento di Neuroscienze SOC Chirurgia Vertebro-Midollare e Unità Spinale SOC Clinica Neurologica e Neuroriabilitazione SOC Neurochirurgia SOC Neurologia Dipartimento Cardiotoracico SOC Cardiochirurgia SOC Cardiologia SOC Chirurgia Toracica SOC Pneumologia e Fisiopatologia Respiratoria Dipartimento di Area Vasta di Medicina Trasfusionale SOC Medicina Trasfusionale Udine SOC Medicina Trasfusionale Palmanova SOS di DPT Medicina Trasfusionale San Daniele SOS di DPT Medicina Trasfusionale Tolmezzo Dipartimento di Organizzazione servizi ospedalieri del Presidio S.M.M. di Udine SOC Accreditamento, Gestione del Rischio Clinico e Valutazione delle Performance Sanitarie SOC Farmacia SOC Istituto di Igiene ed Epidemiologia Clinica SOC Direzione Medica di Presidio (DMP) Piattaforma Assistenziale Cividale (DMP) Piattaforma Assistenziale dei Blocchi Operatori (DMP) Piattaforma degli ambulatori (DMP) Piattaforma Centro Servizi Laboratori

Strutture Operative Territoriali Dipartimento delle Dipendenze (SOA): SOC Servizio Tossicodipendenze SOC Alcologia Dipartimento di Prevenzione (SOA): SOS Medicina legale SOS Gestione amministrativa Attività Dip. Prevenzione SOS Prevenzione Malattie Cardiovascolari SOC Igiene e Sanità Pubblica SOC Igiene degli Alimenti e della Nutrizione SOC Prevenzione Sicurezza Ambienti di Lavoro SOC Assistenza Veterinaria Area A e Area B


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Dipartimento di Salute mentale (SOA): SOC Centro Salute mentale UDINE NORD SOC Centro Salute mentale UDINE SUD SOS Centro Salute mentale Cividale SOS Centro Salute mentale Tarcento SOC Servizio Ospedaliero Diagnosi e Cura Psichiatrico Distretto di Udine (SOA): SOS Area Materno-infantile e dell'età evolutiva/Disabilità SOC Area Adulti, Anziani e Cure primarie SOC Neuropsichiatria Infantile Distretto di Cividale (SOA): SOS Area Materno-infantile e dell'età evolutiva/Disabilità SOC Area Adulti, Anziani e Cure primarie Distretto di Tarcento (SOA): SOS Area Materno-infantile e dell'età evolutiva/Disabilità SOC Area Adulti, Anziani e Cure primarie

Presidio ospedaliero I.M.F.R. "GERVASUTTA":

SOC Unità gravi cerebrolesioni e Medicina Fisica e Riabilitazione Generale SOC Medicina Fisica e Riabilitazione - UNITA' SPINALE SOC Medicina Fisica e Riabilitazione - RIAB.INTENSIVA PRECOCE SOC Pneumologia Riabilitativa SOS Unità Riab. Turbe Neuropsicol. Acquisite (URNA) SOS Cardiologia Riabilitativa SOS Radiologia IMFR SOS Riabilitazione Patologie ad esordio infantile SOC Direzione Medica I.M.F.R. "GERVASUTTA" SOC Direzione Amministrativa I.M.F.R. "GERVASUTTA"

MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE · UNIVERSITARIA INTEGRATA DI UDINE DIREZIONE AMMINISTRATIVA...

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