Manuale Concessionario v1 - PartsPartner · 7 Gestione Clienti Nuovi Clienti Nella pagina iniziale...

Concessionari PartsPartner

Manuale Operativo

2

Indice Manuale

Gestione Dati Personali

Gestione Clienti

Gestione Ordini

Monitoraggio Performance Clienti

Gestione Comunicazioni e Offerte

Traguardi di vendita

Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

3

Gestione Dati PersonaliControllo e Modifica

A B

C

A: Dati MagazzinoB: Recapito MagazziniereC: Recapito Responsabile

vendite PartsPartner

Premendo sul bottone “Modifica” è possibile modificare il proprio Codice d’accesso.Premi poi su “Conferma” per salvare le modifiche

Controlla i tuoi dati e, se necessario, modificali. Dopo averli modificati, cliccare su “Conferma”.

N.B. Il codice d’accesso deve avere da 8 a 12 caratteri (lettere, numeri e maiuscole)

Dalla pagina iniziale del sito è possibile accedere all’area di controllo/modifica dei propri dati, semplicemente premendo sul bottone

4

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

5

Processo di Attivazione Clienti PartsPartner

Registrazione e scelta dei Concessionari iniziali

Abilitazione da parte dei Concessionari scelti

Verifica completamento formazione da parte del Call Centre

Attivato

Registrato

Abilitato

Utente e Codice d’Accesso per i accedere al sitomodifica Dati Personali

scelta di nuovi Concessionari

accesso ai Cataloghi Elettroniciformazione (accesso a materiale e corsi)

possibilità di effettuare ordinipresso i Concessionari abilitatipossibilità di utilizzo del servizio logistico integrato PartsPartner

Per tutti gli Utenti * è disponibile un Numero Verde gratuito

Codice di Registrazione

Servizi Disponibili1

2

3

* anche non registrati

Di seguito i tre passi che un’Officina deve seguire per utilizzare PartsPartner:

6

Possono ordinare

Nuovi Clienti

Clienti da Confermare

Clienti Attuali

Clienti PartsPartner che non hanno ancora richiesto di

lavorare con la vostra Concessionaria

Clienti PartsPartner che hanno richiesto di lavorare con la Concessionaria “in

attesa di abilitazione”

Clienti PartsPartner attivati che possono ordinare

presso la Concessionaria

Non possonoordinare

Operazioni da farsi sul sito PartsPartner

Liste di Clienti disponibili su PartsPartner

Funzionalità rese disponibili da PartsPartner ai Concessionari per la gestione dei clienti:

Abilitazione (da parte della

Concessionaria)

Richiesta legame con Concessionaria

(da parte del Cliente)

Contattare Cliente(condizioni commerciali,

sconti, pagamenti)

Gestione ClientiListe Clienti

7

Gestione ClientiNuovi Clienti

Nella pagina iniziale del sito, alla sezione “Nuovi Clienti”puoi visualizzare tutti i clienti registrati in PartsPartner non

ancora legati a te o a un Concessionario della tua stessa Marca

Premendo sul nome del cliente èpossibile visualizzare il dettaglio dei suoi dati (nome, P.IVA, telefono, Concessionario segnalante, …)

La segnalazione anche della persona di riferimento, del suo numero di telefono, fax e dell’indirizzo e-mail consente al Concessionario di contattare i Riparatori

E’ anche indicato lo stato del cliente, con i significati visti precedentemente

8

Dalla pagina iniziale di PartsPartner è anche possibile visualizzare i clienti che hanno fatto

richiesta di abilitazione presso la tua Concessionaria e sono ancora in attesa di risposta

Gestione ClientiClienti da confermare

1

2

Il cliente che ti ha scelto come Concessionario Preferenziale ti sarà

segnalato in verde; in rosso ti verrà indicato chi ti ha invece scelto

come Concessionario Secondario.

Premere sul pulsante “Conferma”per confermare la scelta

Accettare/Rifiutare con una selezione tipo “spunta”

9

Gestione ClientiClienti Attuali

Premendo su “Clienti Attuali” verranno visualizzati tutti i clienti già abilitati dalla tua Concessionaria

(cioè tutti quei riparatori ai quali è consentito acquistare presso la tua Concessionaria)

Puoi scegliere di visualizzarli per Provincia oppure puoi visualizzarli tutti, selezionando “Tutte le province”

10

Gestione ClientiCancellazione Clienti

Dalla sezione Clienti Attuali è anche possibile “cancellare” un cliente e interrompere il rapporto di lavoro

stabilito in precedenza. Il riparatore “eliminato” non potrà più effettuare ordini presso la tua

Concessionaria. Ecco come cancellare un cliente:

Cliccare sul bottone “X” in corrispondenza del cliente da cancellare

Il Portale ti conduce ai dati principali e alle performance del candidato all’eliminazione, ciò permette di effettuare un ultimo controllo sull’esattezza del cliente da eliminare

Dopo aver controllato, confermare l’eliminazione cliccando sul tasto “Rimuovi”

(Altrimenti sul tasto “Indietro” per annullare l’eliminazione)

Ultimo passo: il Portale ti comunica che una e-mail di avviso sarà inviata al cliente eliminato. Confermare definitivamente cliccando su “OK”

4

1 2 3

11

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

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Evasione di un Ordine con PartsPartner

Invio nuovo ordine

Raccolta materiale e consegna all’Officina

Conferma

ordine officina

(eventuale

telefonata per eccezioni)

Regolarizzazione ordine nel sistema

DMSVerifica disponibilità

materiale Preparazione colli e stampa DDT

(triplice copia)

Comunicazione ed attivazione del servizio logistico integrato

30 minuti

Officina PartsPartner

Notifica nuovo ordine

Concessionaria corriere

Attenzione: se un ordine non viene evaso entro 3 ore, un messaggio di avviso compare sottoforma di pop-up ogni volta che si accede alla pagina iniziale di PartsPartner, fino a quando non viene evaso l’ordine.

13

Fax / e-mail

Nuovo ordine in arrivo nel sistema DMS

C

E F

A: Nome officina B: Numero Ordine DMS C: Data e ora di invio dell’ordine D: Indicazioni del riparatore per materiale dell’ordine non disponibileE: Eventuale messaggio allegato dal riparatoreF: Ordine Speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte)G: Numero telaio H: Codice ricambioI: Descrizione ricambioL: Prezzo di listinoM: Informazioni sui prezzi netti e gli scontiN: Quantità ordinata

Modulo per nuovo ordine in arrivo

PartsPartner - sezione “Storico Vendite ”

Campi compilati da PartsPartner dopo interrogazione del DMS

AB

CD E

FG

H I L M N

Notifica Nuovo ordine (1/3)Come lo ricevo

14

Notifica Nuovo ordine (2/3)su PartsPartner

Accesso al sito

PartsPartner

“Ordini in arrivo”

Dettaglio linee

Stampa l’ordinericevuto

1

2

3

4

15

Se materiale non disponibileSe materiale non disponibileContiene le indicazioni del cliente su come procedere in caso di non disponibilità dei Ricambi nell’ordine.Opzioni disponibili:

Messaggio allegatoMessaggio allegatoPuò contenere un messaggio aggiunto dal cliente sull’ordine o su come evaderlo.Es. “No consegna sabato mattina”

Notifica Nuovo ordine (3/3)Da leggere sempre….

Informazioni dal cliente

sulla testata dell’ordine

1. Telefonami 2. Non Ordinare3. Ordinare Urgente4. Ordinare Normale

1.1. Telefonami Telefonami 2.2. Non OrdinareNon Ordinare3.3. Ordinare UrgenteOrdinare Urgente4.4. Ordinare NormaleOrdinare Normale

16

Verifica disponibilità Materiale

Verificare la disponibilità dei Ricambi ordinati dal cliente(su sistema DMS o stock magazzino)

Verificare la disponibilità dei Ricambi ordinati dal cliente(su sistema DMS o stock magazzino)Il Cliente si aspetta

una risposta entro

30 minuti30 minuti

dall’invio dell’ordine

Come ....

Dare comunicazione al cliente dell’esito della verificaDare comunicazione al cliente dell’esito della verifica

Conferma dell’ordineConferma dell’ordine

17

Conferma dell’ordine (1/6)Strumenti disponibili

STATOSTATOTestata ordine

MESSAGGIOMESSAGGIOLinea ordine

Testo libero

1

Indicazioni su:disponibilità Ricambiprezzi netticonsegnasostituzioni

Come vanno usati....

DoveDove Quali StrumentiQuali Strumenti Valori possibiliValori possibili

Confermato

Eccezionato

2

Ri-Ordino

18

Conferma dell’ordine (2/6)Come vanno usati

Qualche Ricambio

ordine non disponibile

Ricambi disponibili

Ricambi non disponibili

Inviare Ricambi “disponibile”

Tutti Ricambi ordine

disponibili“disponibile” Confermato

Eccezionato

Azione della Concessionaria Stato (testata)

Messaggio (linea)

Inviare tutti Ricambi

“inevaso”

Ri-Ordino

Ordinare urgentementeOrdinare normalmente

TelefonamiScelta riparatore su ordine

Non ordinare

“ordinato normale"

“ordinato urgente"

19

Conferma dell’ordine (3/6)Come cambiare lo stato

oppureoppure

2

3

oppureoppure

A

B

C

Seleziona l’ordine che vuoi confermare, eccezionare o ri-ordinare spuntando la casella della riga corrispondente

L’arrivo di nuovi ordini (*) viene evidenziato da un messaggio in giallo: “Hai nuovi ordini in arrivo”. L’avviso luminoso di visualizza anche nel caso in cui si abbiano degli ordini in Ri-Ordino

1

Per vedere i nuovi ordini ricevuti su PartsPartner premi il pulsante

Conferma l’ordine(chiudi l’ordine)premi sul pulsante

Ecceziona l’ordine (annulla l’ordine)premi sul pulsante

Ri-Ordina l’ordinepremi sul pulsante (*) Quando la pagina di PP è aperta, un avviso luminoso sull’icona

PartsPartner della Taskbar ti avvisa se è arrivato un nuovo ordine. Es:

20

Conferma dell’ordine (4/6)Come aggiungere un messaggio

Per vedere i nuovi ordini ricevuti su PartsPartner premi il pulsante:

Entrare nell’ ID ordinecliccando sul numero

1

2

3

Clicca su Modifica

21

Conferma dell’ordine (5/6)Come aggiungere un messaggio

Scrivi il messaggioes. “Disponibile, in consegna domani” e seleziona lo “stato”della merce (disponibile, ordinato

normale o urgente, inevaso) su tutte le linee dell’ ordine.

5

4

Dopo aver inserito il messaggio, informa il tuo

Cliente sullo stato dell’ordine, scegliendo se

metterlo in Conferma, Ecceziona o Ri-Ordina

22

Conferma dell’ordine (6/6)Quando è opportuno chiamare l’Officina

• Quando…..

scelta Officina per materiale non disponibile “Telefonami ”

linea d’ordine con quantità non completamente disponibile

non riesco a trovare il Ricambio richiestotempi di consegna, Ricambio non disponibile a magazzino, molto lunghi

Telefonata al cliente per finalizzare l’ordine

Ordinato2

Disponibile1

23

Regolarizzazione Ordine DMSStampa documenti di trasporto

Concessionaria

corriere

Riparatore

1

2

3

Regolarizzazione ordine confermato al Cliente nel sistema DMS

Stampa bolla di accompagnamento in triplice copia

Prelievo materiale dal magazzino

24

Comunicazione consegna al corriere

Comunicazione ed attivazione del servizio logistico integrato

Per la procedura, seguire le modalità concordate col corriere

25

Timbrare e firmare fax ricevuto

ApprofondimentiGestione dei Resi

Ricevimento fax / e-mail di reso dal cliente PartsPartner

Rispedire il fax

timbrato e firmato

al Cliente

SI

Autorizzare reso?

Spedire il fax

timbrato e firmato

al corriere

Entro 24h dalla

consegna

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Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

27

Monitoraggio Performance ClientiReport

All’interno del Report sono presenti 3 sezioni distinte:

Dati Cliente (Anagrafica dei clienti abilitati)

Ordini (n° di ordini effettuati nel mese corrente, nel precedente e dall’inizio dell’anno con relative informazioni sui volumi, la media del valore degli ordini effettuati per cliente e, in basso, i totali corrispondenti)

Cataloghi (quanti accessi al catalogo ogni cliente ha effettuato e la relativa percentuale di finalizzazione ordine)

1 2 3

1

2

3

Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di accedere ad una serie di informazioni, relative ai propri clienti abilitati, che consentono di avere una fotografia chiara delle loro performance; è sufficiente cliccare sul bottone

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Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

29

Comunicazioni e OffertePublishing

Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di pubblicare per i propri clienti promozioni, campagne, condizioni commerciali o semplici comunicazioni attraverso il caricamento di documenti elettronici che i clienti potranno consultare e visualizzare attraverso il portale PartsPartner; è sufficiente cliccare sul bottone

All’interno di questa sezione sono presenti 3 sottosezioni distinte:

Categorie (per visualizzare le comunicazioni esistenti e crearne nuove)

Categoria-Cliente (per inserire un cliente in una categoria creata o eliminarlo dalla stessa)

Comunicazioni e offerte (per rimuovere, inserire e rendere visibili le comunicazioni)

1 2

31

2

3

30

Comunicazioni e Offerte Categorie

Per creare una Categoria occorre considerare due tabelle, nella prima sono elencate le Categorie già esistenti, nella seconda viene richiesto il nome della nuova Categoria da creare. L’utente deve seguire i passi indicati:

1

A questo punto è possibile associare un Cliente ad una Categoria …

Cliccare sulla freccia del bottone “Conferma” per creare la Categoria

2

Inserire il nome della Categoria che si desidera creare3

Top 10 Clienti

Al primo accesso verranno visualizzate solo le Categorie predefinite consigliate dal sistema per la segmentazione dei clienti. Inizialmente tutti i clienti appartengono alla Categoria Non Assegnati.

31

Comunicazioni e Offerte Legame Categorie/Cliente

Per associare dei Clienti ad una Categoria è necessario premere sul pulsante Categoria-Cliente; compariranno nella pagina due tabelle:

Nella prima tabella vengono rappresentati i Clienti e le Categorie a cui essi appartengono

Nella seconda tabella sono rappresentati tutti i Clienti non ancora associati ad alcuna Categoria (quindi appartenenti alla Categoria Default)

1

2 Selezionare i Clienti da inserire in una Classe premendo sulla casella della colonna “Seleziona”(selezione tipo “spunta”)

Premere sul bottone “Aggiungi” relativo alla Categoria in cui si vogliono inserire i clienti

3

Compariranno, associati alla categoria prescelta, i clienti selezionati

Per rimuovere un Cliente da una Categoria occorre premere sul bottone “Rimuovi” relativo al Cliente; Il Cliente non compariràpiù nella tabella delle Categorie e, non essendo più associato ad alcuna Categoria, comparirà nuovamente nella tabella relativa ai Clienti non inseriti in alcuna Categoria

32

Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (1/3)

Per inserire o rimuovere documenti per comunicazioni commerciali, l’utente deve premere sul pulsante Comunicazioni e Offerte

1

Selezionare la Categoria dalla “tendina”

2

3Scegliere il marchio a cui si riferisce la comunicazione (“spuntando la casella corrispondente”)

P. S. per visualizzare tutte le promozioni caricare, cliccare sulla

freccia

33


4

Gli ulteriori passi da seguire per il completamento della procedura riguardano l’inserimento del documento contenente la comunicazione:

6

7

8

N.B. Le comunicazioni non più visibili al riparatore (oltrepassata la “data finale” indicata) saranno evidenziate in giallo

Per visualizzare il documento inserito occorre cliccare sul bottone in corrispondenza della comunicazione d’interesse

9

5

Completare la procedura cliccando

sulla freccetta del bottone “Conferma”

Dare un titolo al documento

Scegliere il tipo di documento:“Promozione a termine” o “Condizione Commerciale standard”

Dare una breve descrizione al documento

Selezionare il documento da caricare sul Portale: cliccare su “Sfoglia” (formati di documenti caricabili: .doc, .xls, .pdf, .jpg non eccedenti i 500 KB di dimensione)

Selezionare dai due calendari la data di inizio e di fine visibilitàdella comunicazione per il riparatore sul Portale

34


Possibilità di modificare per ogni singola comunicazione il periodo di visibilità al riparatore (vedi pag 33, punto n. 4)

Per eliminare una o più comunicazioni contemporaneamnete spuntare le relative caselle e quindi premere su “Rimuovi i documenti selezionati”

Possibilità di ordinare l’elenco delle comunicazioni create per: Tipo Documento / Data iniziale / Data Finale

N.B. Per informare i propri clienti delle nuove promozioni offerte tramite Portale, selezionare, nella colonna “Seleziona”, quelle per le quali si vuole inviare la notifica e cliccare su “Invia Notifica”. In automatico, i clienti per i quali è attiva la promozione, riceveranno una mail o un fax informativo con cui si indica la data di inizio promozione e il marchio per il quale èvalida

35

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Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

36

Traguardi VenditaVisualizzazione dei propri traguardi di vendita

Nel caso in cui sia stata avviata una gara a premi, i Concessionari hanno la possibilità di controllare, in qualsiasimomento, la situazione relativa al raggiungimento dei lorotraguardi di vendita.

Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante:

37

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

38

oppureoppure

1

2

3

Conferma l’ordine(chiudi l’ordine)premi sul pulsante

Ecceziona l’ordine (annulla l’ordine)premi sul pulsante

A

B

ApprofondimentiSezione Ri-Ordino

Seleziona l’ordine che vuoi confermare o eccezionare spuntando la casella della riga corrispondente

Per vedere tutti gli ordini che si trovano in fase di Ri-Ordino premi il pulsante

39

Approfondimenti Storico Vendite (1/5)

Nello Storico Ordini sono riportate informazioni sull’ordine come:

Attraverso il pulsante nella pagina iniziale del sito PartsPartner, la Concessionaria accede alla

sezione che permette di visionare tutti gli ordini ricevuti dalle Officine e il relativo stato.

A: Nome Officina (cliente)

B: Indirizzo dell’officina

C: Città

D: Numero di telefonoE: Data e ora di invio dell’ordineF: Stato dell’ordine: CONFERMATO o ECCEZIONATO

(fissato dalla Concessionaria nella sezione “Ordini in Arrivo”)

AA B C D E F

40

ApprofondimentiStorico Vendite (2/5)

Vediamo come effettuare la ricerca degli ordini presenti nello Storico Vendite e la loro visualizzazione:

Ricerca tramite ID o Nome dell’Ordine

• ID Ordine: è il numero identificativo dell’ordine

PartsPartner, costituito da 10 numeri e attribuito in

automatico dal sistema

• Nome Ordine: è un nome inserito dal Riparatore nel

momento in cui ha effettuato l’ordine

E’ sufficiente inserire l’ID o il Nome dell’ordine e poi

premere sul pulsante

Ordinamento

L’Utente può decidere di ordinare gli ordini per:

• Cliente

• Nome Ordine

• Data e Ora (Invio Ordini)

• Stato: Confermato / Eccezionato

Filtraggio Ordini per Data di arrivo

L’Utente può decidere di visualizzare gli ordini con

le seguenti opzioni:

• ultimi 7 giorni;



• compresi in un periodo da selezionare

41

Premendo sul collegamento ID Ordine la Concessionaria visualizza il dettaglio dell’ordine selezionato.


A: Codice RicambioB: Descrizione RicambioC: Prezzo di listino (colonna già compilata da PartsPartner)D: Quantità ordinataE: Data di consegnaF: Eventuale messaggio aggiunto all’ordine dalla

Concessionaria

A B C D E F

Informazioni principali sull’ordine selezionato:ID OrdineNO. Ordine DMSNome ordineIndicazioni officina per materiale dell’ordinenon disponibileStato dell’ordineNome clienteMarcaData Invio OrdineEventuale messaggio allegato dall’OfficinaInserimento del numero telaio (VIN)Ordine speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte)

42

Cliccare su “STORICO VENDITE”

E’ possibile anche modificare lo stato di un ordine già confermato:

Cliccare sull’identificativo dell’ordine:

ApprofondimentiStorico Vendite (4/5)

1

2

43

Cliccare sul tasto “MODIFICA”

Effettuare le modifiche necessarie nella colonna “messaggio” e “stato”

Cliccare sul tasto ”AGGIORNA”per confermare le modifiche

4

5


3

6Cliccare infine su “Invio Comunicazione” per inviare il nuovo messaggio al cliente

44

ApprofondimentiCome scaricare un nuovo ordine in arrivo

Premere sul pulsante “Salva”per salvare gli ordini sotto forma di file di testo

Scegliere dove salvare i file e poi premere “Salva”

1

2

3 4

Premere sul pulsanteper scaricare tutti gli ordini selezionati

Selezionare uno o piùordini premendo sulla casella della riga corrispondente

Nella sezione “Ordini in arrivo” la Concessionaria può visualizzare tutti i nuovi ordini inviati dalle Officine tramitePartsPartner e scaricarli.

45

ApprofondimentiLato riparatore

Attraverso il pulsante nella pagina iniziale di PartsPartner la Concessionaria può accedere anche alla sezione del sito che permette di acquistare Ricambi originali delle Case Costruttrici coinvolte nel progetto.

È come se il Rivenditore accedesse al sito in qualità di riparatore.Alla stessa pagina si arriva, infatti, anche premendo sul collegamentonella barra dei menù in alto a destra.

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Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

47

Copia Commissione (1/2)

Accedere a PartsPartner con gli appositi Utente e Codice d’Accesso e cliccare su “Ordini”

Seguire i passi in giallo: selezionare l’ ITI del Riparatore per conto del quale si vuole inviare l’ordine:

Per il Concessionario PartsPartner è possibile utilizzare, su richiesta, la Copia Commissione Elettronica.Di seguito i passi principali per utilizzarla:

1

2

Selezionare il marchio per il quale si vuol inviare l’ordine:

3

48

Copia Commissione (2/2)

Cliccare su “Aggiungi Parti Manualmente” per inserire i pezzi da ordinare:

4

Una volta inserito il codice del pezzo (campo obbligatorio), inserire: - Nome Ordine- Messaggio allegato- Messaggio se il materiale non è disponibile- Tipo spedizione e data di consegna- Forma di Pagamento- Riepilogo (scegliere “si” se la merce non presente

va ordinata a riepilogo, non in urgenza)

5

Completare l’operazione cliccando su “Finalizza Ordine” e, infine, su “Invia Ordine”:

6

49

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Gestione Ordini




Approfondimenti

Copia commissione

Supporto

50

Per qualsiasi informazione o problema riguardante PartsPartner poteterivolgervi al Call Center:

SupportoPartsPartner

Attivo dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 18.00

[email protected]

Numero Verde Numero Verde gratuitogratuito

ee--mailmail

011 0511559FaxFax

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