Manual Usuario Skinascan-2.1

8/17/2019 Manual Usuario Skinascan-2.1

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Skina Tech Ltda 1/13

MANUAL DE

USUARIO

SKINASCAN PPE

Carrera 64 No 96-17 Bogotá D.C., Colombia. PBX: 226-2080

http://www.skinatech.com [email protected] Mobile: 310 288-0926


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Tabla de Contenido

Manual de Usuario – SkinaScan PPE........................................................................................................3

1. Ingreso al aplicativo..........................................................................................................................3

2. Imprimir Sticker................................................................................................................................5

3. Digitalizar una imagen de un radicado..............................................................................................5

4. Enviar un anexo al servidor...............................................................................................................75. Descargar imagen en el equipo.........................................................................................................9

6. Imprimir sticker de expedientes ....................................................................................................10

7. Digitalizar imagen para un expediente............................................................................................11

8. Recomendaciones para la digitalización de documentos...............................................................12




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Manual de Usuario – SkinaScan PPE

La digitalización de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquiertipo de radicación, generado en el Sistema de Gestión Documental ORFEO con la imagendel documento físico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar enpantalla

El Programa de Punto de Entrada !""E# se encuentra $nicamente en los equipos que tieneninstalado un esc%ner & por medio de ellos se o'tiene una imagen digital para serencadenada al registro radicado

"or medio de este aplicativo, se puede tam'i(n, generar elsticker

del radicado & dele)pediente, almacenar el documento & sus ane)os, e inclusivo descargar la imagen delservidor

1. Ingreso al aplicativo

● *ngrese al aplicativo por medio del e+ecuta'le que se encuentra en el escritorioSkinaScan

● *ngrese su usuario & clave de ORFEO & de presione el 'otón Ingresar

Figura 1: Ingreso a SkinaScan

Se despliega una ventana con las siguientes opciones:

- Dependencia para la cual se 'uscan los radicados

. /ipo de radicado

0 1uscar, Se visualizan los radicados que no 2an sido digitalizados de acuerdo a la




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selección realizado en - & .3 4'rir una imagen guardada en el disco local para ser asignada a un radicado

5 *mprimir Sticker

6 Digitalizar documento

7 Enviar imagen al servidor

8 Descargar imagen al servidor

9 Salir

Figura 2: Ventana de SkinaScan




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2. Imprimir Sticker

● Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado o Presione Buscar radicado

seleccionando Dependencia y Tipo Radicado.

● Digite el número de radicado para el cual va a imprimir el sticker .

Figura 3: Digite el número de radicado

● El radicado aparecerá en la pantalla central, selecciónelo completamente como se observa en la

figura 4.

Figura 4: Impresión de Sticker

● Presione el icono Imprimir Sticker.1

3. Digitalizar una imagen de un radicado

● Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado y digite el número de radicado para el cualva a digitalizar o Presione Buscar radicado seleccionando Dependencia y Tipo Radicado.


Figura 4.

1 La impresora de etiquetas debe ser la predeterminada del sistema




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●

Ponga las hojas en el escaner.

● Haga click en el botón Escanear (Figura 5)

Figura 5 :entana de escaneo

● Si tiene mas de un escaner configurado, ingrese a Archivo - Seleccionar Escaner,

seleccione el de su preferencia.

● Haga click nuevamente en Archivo y seleccione Importar imagen. Realice el proceso de

digitalización.

● Cuando termine de digitalizar, ingrese a Archivo y seleccione Guardar. Figura 6.

● Presione el Icono de Enviar imagen al servidor. La pantalla de respuesta sera Figura 7.

Figura 7 Envío correcto de una imagen




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Figura 6: Escaneando imagen

. Enviar un ane!o al servidor

● Digitalice la imagen siguiendo los pasos del punto 3.

● Si la imagen se encuentra guardado en su computador, presione el icono Abrir imagen. (Figura

8).

● Busque el directorio en el cual se encuentra la imagen, recuerde cambiar el filtro en Tipo.

Cuando lo haya encontrado, selecciónelo y haga click en Abrir.




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Figura 8. Abrir imagen del equipo

● Haga click en el botón Enviar Imagen. Al presionar el botón, el sistema le permitirá

agregar el Tipo de Documento y una observación para el anexo. (Figura 9).

Figura 9. Enviar anexo a un radicado.

● Finalmente pulse Aceptar.




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". Descargar imagen en el e#uipo

● Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado o Presione Buscar radicado

seleccionando Dependencia y Tipo Radicado.

● Digite el numero de radicado para el cual va a digitalizar.


Figura 4.

● Presione el botón Descargar imagen del servidor:

● Guarde el archivo en el directorio de su preferencia. (Figura 10)

Figura 10. Ubicación para descargar archivo.

● Debe visualizar una ventana de confirmación. (Figura 11)

Figura 11. Confirmación de descarga




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$. Imprimir sticker de e!pedientes

● Presione la tecla F10 para realizar esta búsqueda, se mostrará una lista de los expedientes

existentes. (Figura 12)

Figura 12 Búsqueda de expedientes

● Presione impresión de etiquetas para los expedientes, ver Figura 13




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Figura 13. Impresión de etiquetas para los expedientes

%. Digitalizar imagen para un e!pediente

● Seleccionando un expediente, muestra los radicados que le pertenecen, como lo muestra la

Figura 14

● Realice el proceso de digitalización de acuerdo al punto 3.




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Figura 14 Radicados pertenecientes al expediente

&. 'ecomendaciones para la digitalizaci(n de documentos

Para que la calidad en la digitalización de los documentos sea óptima y garantice la totalidad de los

datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear:

● Realizar una pre-clasificación de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las

hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta

esta observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar algún daño en el

escaner.

● Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso

libre de cada una en el escaner como ganchos de cosedora, cinta, hojas pegadas, pedazos de

papel, etc.

● Numerar los folios del documento antes de digitalizar.




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●

Seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al escaner y la calidad de las hojas a

digitalizar.

● Después de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el número de hojas

que quedaron en el sistema digitalizadas.

● Verificar la calidad de la digitalización.

● En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.



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