Manual Usuario Extended 7.x Ver Feb 2009-V2

MANUAL DEL USUARIO.

Elaborado Por: S.M. Francisco Hernndez. G&F DataTech, C.A. www.gfdatatech.com [email protected] 0414-8251263

Ver. Feb.2009-v2.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008

1|PginaFrancisco Hernndez. G&F DataTech, C.A.

Nota de CopyLeft. Este documento se puede distribuir y modificar bajo los trminos de la Licencia Libre de Documentacin General del GNU - FDL. Derechos de Autor 2009. Francisco Hernndez. Este manual es software libre; puede redistribuirlo y modificarlo bajo los trminos de la licencia GNU de Documentacin Libre publicada por la Free Software Foundation, Inc; en cualquier versin. Este manual se distribuye con el nimo de ayudar, pero sin garanta alguna; ni siquiera la implcita de ser comercializable o la de ser apto para un propsito en particular. Para ms de talles, vea la Licencia Pblica General de GNU (COPY-LEFT). En el nimo de colaborar se ruega a quien utilice en total o en parte en cualquier material que de l derive, y que se respeten los trminos de la Licencia bajo los cuales el es liberado. Si modifica y mejora este documento, rogamos se lo indique a su autor original, mediante e-mail a: [email protected] / [email protected] / [email protected].

Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Prlogo El sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x, es una poderosa herramienta para las empresas modernas. Est diseado para ser estable, seguro, y funciona igual de bien en servidores como estaciones de trabajo. Este manual es producto de las experiencias de numerosos cursos y charlas impartidos a todos los clientes por su autor Francisco Hernndez, presidente de G&F DataTech, C.A. El nico fin de este es de poder llegar a ser una fuente de informacin para aquellos usuarios que comienzan a dar sus primeros pasos en los sistemas Premium-Soft, aunque obviamente le puede llegar a ser de utilidad a un usuario avanzado, dndole as a conocer detalles de los diferentes aspectos que componen al Sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x. Para aquellos usuarios ms avanzados, espero puedan encontrar este manual como una gua de referencia bsica, y que puedan pasrsela a sus clientes y personal tcnicos, cuando te pregunten Cmo puedo iniciarme en el Sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x? o cuando digan: Dnde puedo encontrar informacin en espaol sobre el Sistema Administrativo Premium-Soft Extended 7.x.? Lo nico que les pedir, ser que si llegaran a encontrar algn problema en este manual o tuviesen alguna sugerencia, o si encuentran que alguna seccin no est bien explicada, por favor hzmelo saber, ya que solo as podr seguir actualizando este humilde manual que espero les sirva a muchos. Para lo anterior les pido me enven un e -mail a [email protected] / [email protected] , desde ya muchas gracias y espero disfruten el contenido de este manual.



TABLA DE CONTENIDO 1.- Nota de CopyLeft. Pg. 2. 2.- Prlogo. Pg. 3. 3.- Qu es Premium-Soft Administrativo?, Caractersticas mas Resaltantes. Pgs. 5-8. 4.- A qu Empresa est orientado? Pg. 9. 5.- Qu es Premium-Soft Administrativo Extended 7.X? Pgs. 10-11. 6.- Estructuracin del Premium-Soft Administrativo Extended 7.x. Pg. 12. 7.- Modulo Administracin. Pgs. 13-37. 7.1.- Archivos. Pgs. 13-28. 7.2.- Procesos. Pgs. 29-36. 7.3.- Informes. Pg. 36. 7.4.- Miscelneos. Pg. 37. 8.- Modulo Facturacin y Ventas. Pgs. 38-61. 8.1.- Archivos. Pgs. 38-39. 8.2.- Procesos. Pgs. 39-61. 8.3.- Informes. Pg. 61. 8.4.- Miscelneos. Pg. 61. 9.- Modulo de Compras y Gastos. Pgs. 62-76. 9.1.- Archivos. Pgs. 62-63. 9.2.- Procesos. Pgs. 63-75. 9.3.- Informes. Pg. 76. 9.4.- Miscelneos. Pg. 76. 10.- Modulo Bancos. Pgs. 77-82. 10.1.- Archivos. Pgs. 78-79. 10.2.- Procesos. Pgs. 80-82. 10.3.- Informes. Pg. 82. 10.4.- Miscelneos. Pg. 82.



QU ES PREMIUM SOFT ADMINISTRATIVO? Es un programa que permite llevar la administracin de una empresa determinada. Usamos el termino administracin y no contabilidad, ya que esto pertenece a otra solucin Premium, al igual que el Sistema de Nomina. Es una aplicacin que ha recibido la certificacin de Microsoft la cual garantiza la total compatibilidad con sus sistemas operativos Windows y cumplimiento de las normas de las normativas del ao 2000 (Y2K). Adems est desarrollada en herramientas de base de datos.

CARACTERSTICAS MS RESALTANTES

Novedosa interfaz que facilita la operacin de todas las opciones, estilo EXPLORADOR DE WINDOWS (TreeView). Configuracin de niveles de acceso y seguridad por usuarios. Capacidad de controlar Mltiples empresas (en su versin Multi Empresas). Capacidad de controlar hasta 999 agencias o sucursales por cada empresa creada. Consecutivos de documentos independiente por cada sucursal. Hasta seis series de facturas por cada sucursal. Manejo de siete (7) precios por cada artculo. Multi Moneda en las operaciones de Venta, Cobros, Compras, pagos y Bancos. Integracin total entre sus mdulos. Amplio y seguro control del inventario, respaldado con auditoria de operaciones realizada por cada usuario. Manejo de Cdigos alternativos en inventario lo que posibilita el ubicar un artculo por varios cdigos.



Control de Seriales por existencia. Inventarios Consolidados o segmentados por empresas y/o sucursales. Manejo de Artculos equivalentes o similares. Definicin de topes mnimo de utilidad y mximos de descuentos. Precios y costos en Mltiples monedas. Facilidad de Controlar Clientes y Sub clientes o compradores, involucrando fotos, carnetizacin, etc. Convenios con clientes, definiendo lmites de crdito, das de crditos y otras polticas de Negocio por cada caso. Procesos de Facturacin en Lotes. Control de Mltiples depsitos o almacenes. Generacin automtica o selectiva de intereses de mora. Control de Caja Chica. Gran cantidad estadsticas. de reportes de inventario, reposicin, valoracin,

Facturacin de artculos nacionales o importados, pudiendo utilizar productos INTEGRADOS y AGRUPADOS. Devoluciones en Compra y ventas, posibilidad de Anular documentos o reversar de manera total o parcial. Control de Vendedores y comisiones por distintos mtodos o condiciones de aplicacin de criterios para el clculo de las mismas. Emisin de Requisiciones y pedidos. Control de Ventas con BackOrder. Manejo de operaciones en espera u operaciones en trnsito.



Generacin de Avisos de Cobros simples o en lote. Manejo de Notas de Entrega y despachos de mercanca, con la posibilidad importar luego los documentos a facturas. Control de Presupuestos o cotizaciones a clientes con actualizacin de precios automtica segn el cambio del Dlar. Impresin de Etiquetas de Inventario o cdigos de Barra. Control de Contribuyentes especiales, aplicando las retenciones respectivas y afectando los libros de venta y compras Libros de Venta y Compras Actualizados a las normativas fiscales vigentes. Control de Bancos, emisin de cheques, control de chequeras, dbito bancario y conciliaciones, estadsticas y reportes. Punto de venta orientado a diversos tipos de mercados, extremadamente rpido y confiable, con la gran ventaja que NO TIENE que cancelar cada licencia de uso de ste mdulo (punto de venta) por separado, es decir una misma licencia puede instalarla en todos los puntos de venta de su negocio sin lmite de instalaciones. Punto de venta para restaurantes y barras, con una interfaz amigable incorporando fotografas de cada plato o producto. Cortes de Caja Auditados, cobros, notas de crdito, pagos adelantados, sistema de apartado, abonos parciales, etc. Ms de 200 reportes distintos entre ventas, compras, auditorias y transacciones en general Manejo de tutores tipo Microsoft Office, que pueden ayudarle mientras opera el producto, pudiendo inclusive Hablar a voz propia sobre cada tpico. Posibilidad de Operar Va Internet con Ancho de Banda Directamente sobre los datos remotos (depende de la velocidad de conexin).



Proceso opcional de Historizacin de archivos que le permite optimizar sus datos llevando la informacin a un directorio histrico y liberando espacio en disco, as como menores transacciones en el rea funcional. Todos los formatos de reportes y formatos de impresin son modificables por el usuario, pudiendo adicional su logotipo, imgenes, etc. Impresin de todos los documentos va: Impresora, Pantalla, Email, HTML, WORD, TXT, Modem Fax (Requiere Microsoft Word). nico sistema con posibilidad de Impresin FTP es decir usted podr generar un reporte como pgina WEB y "Subirlo a su pgina web" para hacerlo pblico, por ejemplo, lista de precios, promociones, clientes, existencias, etc. Posibilidad de Enviar informacin a la web y revisarlo desde su celular va WAP o BIN (BellSouth Iteractive Mvil ) Posibilidad de Inter Conectar perifricos como: Gavetas de Dinero, Lectores de cdigos de Barra, Impresoras de Ticket, Impresoras de Cheques, entre otros. Manejo de Impuestos de Ley, as como sus respectivos desgloses a nivel de ventas, compras y los libros declarativos respectivos. Ms de 300 opciones orientadas a la operatividad de una empresa y la toma de decisiones Generales. El sistema de informacin gerencial ms completo de Latino Amrica.



A QUE EMPRESA ESTA ORIENTADO El software Administrativo es perfectamente adaptable a casi cualquier tipo de empresa, como por ejemplo: Mercados Recomendados:

Auto mercados y Supermercados. Mayoristas de vveres y productos en general. Empresas de venta Masiva. Empresas de Telefona celular. Empresas de Informtica. Empresas de Produccin. Tiendas de Mercadeo En general. Hoteles y Posadas. Tiendas de Artculos deportivos. Talleres y ventas de Repuestos. Estaciones de Servicio y Tiendas de Conveniencia. Ventas de Productos Agro Industriales. Restaurant y Barras. Agencias de Viajes. Boutiques y bisutera. Lnea blanca y artculos para el hogar, sonido, video, etc. Farmacias y venta de Frmacos. Perfumeras y cosmetologa. Joyeras y relojeras. Ferias de Comida y/o Comida Rpida. Fbricas y empresas de Produccin. Panaderas y pasteleras. Charcuteras y Carniceras. Tiendas por Departamento. Empresas del Ramo de la construccin. Importadores en General. Kioscos y revistas. Papeleras y libreras. Zapateras y tiendas de ropa. Empresas de Servicio en General. Empresas de facturacin de bienes muebles e inmuebles. Agencias Aduaneras. Empresas de Seguridad y vigilancia. Talleres de Refrigeracin y reparacin de electro domsticos. Empresas de Consultora y asesores comerciales profesionales. Clubes, Gimnasios y empresas de afiliacin. Empresas en general.



QU ES PREMIUM SOFT ADMINISTRATIVO EXTENDED 7.X? Es el programa donde, puede llevar el control del Inventario, Emisin de Facturas, Control de Cuentas por Pagar y Cobrar, Compra de mercanca y Bancos. Se puede llevar control de inventario clasificado por grupos, con 7 tipos de precios as como sus impuestos. Podemos trabajar con artculos nacionales o importados y mantener el inventario en Dlares ($) o en Bolvares (Bs.). Los artculos pueden ser integrados, es decir, un artculo es formado por otros artculos existentes en el inventario, ideal para combos o cestas promocionales; o pueden ser agrupados (Ejemplo: Se crea un artculo ACEITE que tiene un costo y un precio por unidad. Se agrupa en CAJA de 30 unidades, el sistema calcula el costo y el precio de las Unidades, y cuando se venden las Unidades se descuenta del inventario de 30 unidades de ACEITE). Podemos trabajar con artculos que manejen seriales (Electrodomsticos), o que no manejen existencia (Servicio). Tambin se pueden definir artculos de uso interno, que aparecen en el inventario pero no para la venta, solo para consumir dentro de la empresa, ejemplo papelera. Se pueden ajustar los precios de todos los artculos, por aumentos o por variacin de tasa cambiaria del dlar. Si la empresa lo requiere, se podrn llevar controles de seriales de artculos vendidos, controlando garantas. Se pueden clasificar clientes, definir el tipo de precio y que descuento se le otorgan al mismo, as como los das de crdito y el lmite del mismo. Para las empresas consultoras o aquellas que presten servicios, existe la modalidad de Avisos de Cobro, que permite que la empresa que tenga contrato fijo a varios clientes, emita un lote de avisos para su cobranza y a medida que los clientes pagan, convertirlos en facturas. Se puede facturar a contado o a crdito, existe la modalidad de transacciones en espera, ideal para restaurantes y hoteles a baja escala. Los formatos de Facturas, Notas de Entrega, Recibos, Cheques, etc., son todos configurables. Adems, cuenta con herramientas que le permitir agregar nuevos reportes segn las necesidades del cliente. Se maneja en forma intuitiva. Es posible emitir rdenes de compra, solicitudes de precios.


10 | P g i n aFrancisco Hernndez. G&F DataTech, C.A.

En el modulo de banco se lleva el control de todas las operaciones bancarias (Depsitos, Retiros, Emisin de Cheques, Notas de Crdito y Debito, Impuesto al Dedito Bancario, etc.) manteniendo registros de la disponibilidad segn libros. Tambin permite la conciliacin bancaria.



ESTRUCTURACION DEL PREMIUM SOFT ADMINISTRATIVO EXTENDED 7.X El Sistema Administrativo est estructurado por los siguientes mdulos: Administracin. Facturacin y ventas. Compras y gastos. Bancos.



MODULO ADMINISTRACION En este modulo se clasifica y configura la informacin de la empresa y los usuarios, segn los parmetros establecidos en esta etapa se determinara el funcionamiento del sistema. Igualmente se clasifican los Almacenes, Departamentos, Grupos, Artculos de Inventario, Clientes y Proveedores, entre otros datos. El men principal permite manipular las siguientes opciones: Archivos. Procesos. Informes. Miscelneos.

ARCHIVOS En esta opcin del Men se crean: Empresas y Sucursales (Agencias). Definir Monedas.



Definir Caja Chica. Conceptos de Caja Chica. Depsitos / Almacenes. Listas de Tallas. Lista de Colores. Grupos de Inventario. Artculos de Inventario. Tipo de Cargo y Descargo. Zonas / Sectores. Tipos de Proveedor. Proveedores. Vendedores. Tipos de Clientes. Tipo de Compradores / Autorizados. Definicin de Convenios. Definicin de Clientes. Consulta de Clientes y Autorizados. Entidades Bancarias. Tarjetas de debito. Tarjetas de crdito. Tipo de operaciones. Tabla de Retenciones.



Empresas Sucursales: Se Clasifican y codifican las empresas y/o sucursales; indicando un Cdigo, Nombre, Persona Contacto, Direccin, Telfonos, RIF, NIT, Web Site, Email.

Definicin De Monedas: Se hace la definicin de las monedas que vamos a usar para nuestras operaciones.



Definicin De Caja Chica: Esta opcin permite crear una (1) o varias (n) cajas chicas, para identificarlas se les asigna un cdigo, nombre, responsable y se indica el tipo de moneda con la que se va a trabajar la caja chica.

Conceptos De Caja Chica: Permite crear los conceptos que se van a manejar en la caja chica, aqu se debe indicar el tipo de operacin que se realice.



Depsitos (Almacenes): Se Clasifican y codifican los diferentes Depsitos de la empresa de acuerdo a su organizacin; indicando un Cdigo, Nombre, Ubicacin, Responsable, y si estn Activos o inactivos. Los depsitos activos es donde se colocara la mercanca disponible para la venta. En los depsitos inactivos se colocara la mercanca del inventario que no est disponible para venta pero que es parte del inventario pudindose marcar como RMA (Return Material Autorization).

Lista De Tallas: Esta Opcin se debe activar en la configuracin inicial de la Empresa y en ella se clasifican las Tallas.



Lista De Colores: Esta Opcin se debe activar en la configuracin inicial de la Empresa y en ella se clasifican los colores.

Grupos De Inventario: Es muy importante clasificar su inventario por grupos de artculos, para obtener as un mejor control e informacin de los inventarios. Se introduce el Cdigo y el Nombre del Grupo. Los porcentajes de Utilidad y Descuentos se utilizan si desea que por defecto todos los artculos de ese grupo tengan los mismo porcentajes bien sean de Utilidad o Descuento.



Artculos De Inventario: Aqu se define el Cdigo y Nombre del artculo, la Descripcin, Marca, si es importado o nacional, si tiene impuestos o no, si posee equivalentes, si es un artculo agrupado (ejemplo: Caja y sus unidades), o un artculo Integrado o Compuesto (formado por dos o ms artculos previamente creados), si usa existencia o no (servicios varios), si es de uso interno (que me aparezca en el inventario pero no para la venta Ej. Papelera), si el articulo usa seriales, si es artculo por lotes y fecha de vencimiento. La forma en que desea manejar los precios o el porcentaje de Utilidad, al momento de un cambio en el factor cambiario o en el costo del artculo, se puede incluir la imagen o foto del artculo. Tambin se define, los diferentes precios hasta siete, porcentajes de utilidad, el porcentaje de comisin que se la va a pagar al vendedor.

La Opcin de Inventario permite la inclusin y definicin de todos los articulos de inventario y/o servicios que la empresa facture, los campos solicitados son: CODIGO para identificar el cdigo del Artculo.



DEPARTAMENTO para poder agrupar u ordenar el inventario en grupos segn caracteristicas similares o a jucio del usuario se crean cdigos de Departamento que se aplican a los Artculos de Inventario a fn de permitir dicha clasificacin. NOMBRE: Est referido a la descripcin del articulo, recuerde que puede utilizar el Boton denominado DETALLES para especificar una descripcin bastante amplia del artculo. EL SUBCODIGO o Referencia se utiliza a fin de proporcionar un cdigo alternativo sobre el cual pueda efectuar busquedas dinmicas es til por ejemplo cuando en su empresa se maneje una codificacin interna pero se requiere almacenar en alguna parte el cdigo del fabricante o proveedor del articulo mercadeao. UNIDAD es la forma en la que est representado el artculo por ejemplo: Mts, Litros. Centimetros, Kilos, gr, etc. DIAS DE GARANTIA: Son la cantidad de dias que usted como vendedor ofrece a los clientes que compraran este artculo. MARCA: Se refiere a la denominacin comercial de quien produce o fabrica el artculo a mercadear FOTO DEL ARTICULO: Si pulsa CLICK del mouse sobre este cuadro el software le permitira selecciona una fotografia del artculo que esta incluyendo , por supuesto usted deber proporcionar dichas imagenes y tenerlas almacenados en el equipo servidor de datos. IMPUESTOS: En esta opcin usted puede seleccionar SI o NO el artculo utiliza impuestos, en caso de utilizarlos e indicar que S el sistema desplegar una ventana para indicar el procentaje de impuesto para cada uno de los Seis impuestos que el sistema ofrece. ORIGEN: Permite indicar si el artculo es Nacional o Importado en cada caso el sistema desplegar una ventana para que el usuario especifique el costo en la Moneda respectiva (en caso de ser importado solicitar el factor de cambio entre la moneda extranjera y la nacional), asi tambien solicitar los margenes de Utilidad para configurar los precios finales de venta y los porcentajes de comisin para vendedores en cada tipo de precio.



PARECIDOS: Este Boton le permite indicar una lista de artculos que poseean caracteristicas similares al artculo en cuestin a fin de recomendar al cliente alternativas de inventario en caso de no tener existencias de los artculos. ES INTEGRADO? esta opcin le permite especificar que el artculo en cuestin es un repositorio que contiene en s otros artculos simultaneamente, es ltil definir un articulo como integrado pues cuando se facture cada unidad de l descargar en lnea la cantidad especificada de sus componentes. ES AGRUPADO? un artculo agrupado se utiliza cuando el mismo se puede vender en dos unidades distintas por ejemplo Metros o Centimetros o Botellas y cajas de Botellas, el sistema al indicar que S es agrupado despliega una ventana que indica la estructura de la agrupacin e inclusive los precios y los margenes de utilidad cuando el artculo se vende agrupado, es importante adelantarle que cuando se factura un artculo agrupado el sistema presenta una ventana de seleccin a fn de permitirle especificar como vender el mismo si en unidades simples o agrupadas en el caso de agrupadas descargar la cantidad vendida multiplicada por la cantidad que compone la agrupacin de ventas, por ejemplo: Si tenemos un artculo que se vende en Botellas y el grupo se especifica que son 6 Botellas por Grupo si usted factura 10 grupos el software descargar 60 Botellas, pero si seleccion facturar por Botellas descargar 10 Botellas. USA EXISTENCIA? Es uno de los campos mas importantes pues dependiendo de la respuesta indicada el sistema descagar o no existencias al momento de facturas o "mover" inventario, en caso de indicar SI el sistema desplegar una ventana donde usted podr especificar los topes mnimos y mximos de existencias para el artculo en cuestin los cuales sern utilizado para monitorear los puntos de reorden. SERIALES: Le permite indicar si el articulo usa o no Seriales estos ser preguntados en las facturas, notas de entrega, etc. segn lo haya especificado en el configurador del Software.



Tipo de Cargo y Descargo: Nos permite definir los codigos y nombres para definir los Cargos y Descargos a realizar en el sistema.

Zonas: Son Zonas o sectores que va a permitir organizar a los clientes, proveedores, vendedores y cobradores. Se pide el Cdigo y Nombre de la Zona.

Tipo de Proveedor: Es la clasificacin que tiene la empresa de sus proveedores. Se introduce el Cdigo y Nombre de la clasificacin.



Proveedores: Permite incluir los datos de los proveedores de la empresa, tales como Cdigo, Nombre, Rif, Nit, Direccin entre otros. De igual forma se clasifica por el Tipo y Zona que le corresponde y si es un proveedor en Dlares o Bolvares. Tambin se pueden incluir las estimaciones de compra y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado.



Vendedores: Permite crear los datos de los Vendedores, tales como Cdigo, Nombre, telfono, direccin, Zona a la que est asignado. Si es un vendedor que cobra por artculo o por volmenes de venta, o en su defecto un vendedor que cobra un porcentaje por la cobranza, se deben incluir los rangos y porcentajes de comisiones. Tambin se pueden incluir las estimaciones de ventas y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado, graficarlo e imprimirlo.

Tipo de Clientes: Es la clasificacin que tiene la empresa de sus clientes. Se introduce el Cdigo y Nombre de la clasificacin.



Tipo de compradores/autorizados: Se clasifican los compradores autorizados, se les asigna un cdigo y el nombre para describir el tipo.

Clientes: Permite incluir los datos de los Clientes de la empresa, tales como Cdigo, Nombre, Rif, Nit, Direccin entre otros. De igual forma se clasifica por el Tipo y Zona que le corresponde. Si es contribuyente o no, su lmite de crdito, el tipo de precio a asignar. Tambin se pueden incluir las estimaciones de venta y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado. En la pestaas AUTORIZADOS de la ficha de cliente se solicita informacin de las personas que estn autorizadas por el cliente para realizar compras a su nombre. Se codifica la Cdula y el nombre del personal autorizado. As mismo se puede incluir la foto para un mayor control.



Consulta De Clientes Autorizados: Es donde se consultan los compradores autorizados por cada cliente.

Entidades Bancarias: Se refiere a la lista de Bancos de donde se van a aceptar los cheques a la hora de una venta.



Tarjetas De Debito: En este opcin se codifican las diferentes Tarjetas de Debito de los clientes que se van a aceptar.

Tarjetas De Crdito: Se refiere a la lista de Tarjetas de Crdito de los diferentes Bancos de donde se van a aceptar las tarjetas a la hora de una venta o cobranza.



Tipos De Operaciones: Esta opcin le permite clasificar sus operaciones administrativas relacionadas tanto con los clientes como con los proveedores, las cuales se utilizan para filtrar la informacin en los reportes transaccionales. Como por ejemplo Notas, ajustes, retenciones, etc.

Tabla De Retenciones: Permite crear la tabla de retenciones de impuesto sobre la renta, segn normas y datos del SENIAT. Se codifica el tipo de servicio con su debida base imponible, el sustraendo, el porcentaje de retencin y el tipo de beneficiario, si es una persona natural o jurdica.



PROCESOS En esta opcin del Men se crean:

Cuentas por Cobrar (VER. Modulo de Facturacin). Planificacin de Cobranza. Cuentas por Pagar (VER. Modulo de Compras y Gastos). Entrada y Salida de Inventario. Caja Chica (Operaciones). Ajuste de Inventario. Comisiones. Cierre Mensual De Comisiones. Tasa de Cambio. Cambio de Impuesto. Repreciar Artculo. Configurar Ofertas. Consulta Para Gerentes.



Planificacin De Cobranza: A travs de este modulo se pueden planificar las cobranzas de la empresa. Se indica el cobrador y la zona. Despus de indicar el Vendedor. se debe pulsar calcular y se visualizaran todos los documentos pendientes por cobrar, al posicionarse sobre un documento y pulsar doble clip este es seleccionado. Por ltimo procesar la informacin para que salga el reporte. Si se selecciona filtrar solo saldr los documentos asignados a este representante.

Entrada Y Salida De Inventario: Esta opcin permite cargar o descargar existencias de artculos de inventario separando los mismos por depsito.



La informacin solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la operacin, la fecha y el concepto de la transaccin. Como segundo paso se introducirn los cdigos de los artculos a registrar. Al indicar un cdigo, automticamente se muestra el nombre, se solicita el depsito al cual se va a afectar, y la cantidad de artculos, inmediatamente despus se solicita que se defina el tipo del proceso si es un Cargo o Descargo. Se debe presionar Procesar para incluir prximo artculo. En la parte inferior se mostrara el listado de artculos a procesar y su tipo de proceso. Con el Botn de Revisar se podr como la palabra lo dice revisar y modificar el listado de artculos. Para modificar el artculo primero se debe seleccionar y posteriormente modificarlo en la parte superior. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectar la existencia del artculo. A travs del botn de Imprimir se puede reimprimir algn movimiento de Entrada y Salida de inventario anterior. Caja Chica (Operaciones): Ac se realizan las operaciones de caja chica, operaciones tanto de entrada como de salida de dinero.



Ajuste de Inventario: Permite efectuar ajustes de inventario para cuadrar de los depsitos, por ejemplo, cuando se daa una mercanca, permitiendo llevar un control de las perdidas por ajuste.

Esta opcin permitir registrar la existencia de un lote o grupo de artculos ya clasificados por un depsito determinado, previamente se debi efectuar un conteo fsico de los artculos para luego vaciar al computador. La informacin solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la operacin, la fecha y el concepto de la transaccin. Como segundo paso se introducir el cdigo del depsito a ajustar, automticamente se muestra el nombre. En la parte inferior se mostrar el listado de artculos del depsito a ajustar, con su cdigo, nombre, existencia terica, que es la que tiene registrado el sistema, la existencia fsica o real, que es la que usted cont, y por ltimo la diferencia resultante de la existencia terica menos la existencia real. Se pude buscar un artculo especfico para ajustar su existencia de una forma ms rpida. Para modificar el artculo primero se debe seleccionar y posteriormente modificar su existencia en la columna de existencia fsica. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectar la existencia del artculo. A travs del botn de Imprimir se puede reimprimir algn ajuste de Entrada y Salida de inventario anterior.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Comisiones por vendedor: Este proceso permite cancelar las comisiones a los vendedores y cobradores. Se solicita el cdigo y el status segn el cliente, es decir, si las facturas deben estar totalmente cancelas por el cliente o todas las comisiones pendientes de la empresa para el vendedor.

En la parte inferior se mostrarn las comisiones pendientes. Se pueden seleccionar relacin por relacin o todos los documentos con el Botn Marcar Todos, as mismo, se pueden desmarcar con el Botn Desmarcar. Tambin se pueden realizar ajuste en la relacin el cual nos permite acreditar o debitar montos a la misma. En la parte inferior se muestra el Monto Facturado, Total de las Comisiones, el Total Abonado y el Saldo de las Comisiones por pagar. Con el Botn Anular se puede anular una relacin de pago de comisiones previamente elaborada. Para finalizar se debe totalizar el documento, en este momento solicita la fecha, el concepto y los montos de retencin. Cierre Mensual de Comisiones: Este proceso se encargar de evaluar las facturas canceladas por los clientes durante dicho mes, sin importar si las mismas fueron o no emitidas para el mes en cuestin, luego el programa crea un registro nico en el archivo de comisiones el cual podr ser accedido desde la opcin correspondiente, queda claro que el usuario puede reprocesar el mes, en cuyo caso el sistema verificar que no se hayan efectuado abonos parciales o totales sobre el registro de comisin generado, de no haber pagos borrar el anterior y almacenar el resultado del nuevo reclculo, luego de indicar el mes pulse el botn de PROCESAR para comenzar a calcular o SALIR para abandonar esta ventana.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Factor Cambiario: Permite modificar el valor actual del Dlar, permitiendo ajustar los precios de venta o utilidad de todos los artculos segn las variaciones del mismo.

Cambio De Impuesto: Esta opcin le permitir efectuar cambios masivos de una tasa de impuestos a otra, el proceso consiste en indicar la tasa de impuesto anterior y al lado la tasa hacia la cual se pretende cambiar, esta operacin puede ser aplicada tanto a los impuestos por venta como a los de compra.



Repreciar Artculos: Esta opcin permite aumentar o disminuir los precios o porcentajes de utilidad de los artculos. Es importante sealar que esta repreciacin la realiza sobre todos los artculos en general, por un grupo en especfico o por origen del artculo. Se debe marcar las opciones deseadas, y posteriormente indicar los porcentajes de repreciacin por el tipo de precio. Para realizar el proceso se debe pulsar Procesar.

Configurar Ofertas: Esta opcin permite configurar una oferta ya se por artculos o por grupos y/o subgrupos, la oferta se configura de acuerdo a un rango de fecha, y en ese mismo rango de fecha se puede activar que das de la semana esa oferta esta activa; de la misma forma se puede asignar un mnimo y un mximo de artculos a ofertar por compra, y se puede realizar descuento por unidad simple o por artculos agrupados.



Consultas Para Gerentes: Esta opcin permite supervisar de una forma rpida y sencilla lo que est ocurriendo en la compaa. Este modulo es de altsima utilidad para los Gerentes de Empresas, a travs de ste se puede consultar: Consulta de Saldos: se pueden visualizar los Montos Facturados, Descuentos Otorgados, Devoluciones en Ventas y los Montos Cobrados. Disponibilidad Bancaria. Utilidad en facturas: muestra la utilidad aproximada de cada factura. Utilidad en presupuestos: muestra la utilidad aproximada de cada presupuesto. Cuadro De Rentabilidad. Auditoria de Usuarios. Flujo de Caja / Resumen Gerencial. Auditoria De Clientes: consulta tolo lo referente a las ventas, cobros y artculos referente a cada cliente. Auditoria De Proveedores: consulta todo lo referente a las compras, pagos, devoluciones y artculos referente a cada proveedor. Pareto de Artculos, Cliente, Vendedores y Proveedores. INFORMES En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el modulo Administracin. Estos son: Ventas: Mster de Ventas, Transacciones, Vencimientos, Resumen de Ventas, Cortes de Caja, Saldos de Clientes y Notas de Entrega. Vendedores: Lista de Vendedores, Presupuestos emitidos, Comisiones, Efectividad y Saldo de vendedores. Clientes: Listas de Clientes, Das en la Calle, Saldo de Clientes. Gastos: Mster de Gastos, Saldos, Vencimientos y Transacciones. Reimpresiones: Esta opcin permite reimprimir, recibos de caja, notas de crdito, notas de debito, avisos de cobro, factura, nota de entrega, presupuesto, operacin en trnsito, devolucin, pedidos en venta, retenciones. Informe de impuestos: Libro de Ventas y Libro de Compras. Informes Adicionales: Informes adicionales creados por el usuario. Procesos Adicionales: Procesos adicionales creados por el usuario.



MISCELANEOS Configurar: Esta opcin permite configurar el sistema, desde los datos de las empresas hasta la configuracin de los nombres de diferentes entidades (Clientes, Proveedores, Impuestos, etc.), se inicializan los consecutivos de los cdigos a usar para Depsitos, Grupos, Artculos, Clientes entre otros y se configura el sistema de a cuerdo a las necesidades de la empresa. Integracin Contable: Esta opcin permite configurar la integracin con el sistema de Contabilidad de Premium-Soft. Configurar Servidores FTP: Esta opcin permite configurar los servidores FTP. Definicin De Usuarios: Esta opcin permite crear usuarios, y dar accesos y restricciones para uso del sistema a los usuarios. Cambiar Clave de Usuarios: Esta opcin permite realizar el cambio de claves a los usuarios del sistema. Calculadora: Calculadora de ayuda. Agenda: Agenda personal. Conversin / Actualizacin: Permite trasladar los datos de una versin DBF a MySQL. Editor de Funciones: Permite hacer edicin de funciones. Editor de Formatos: Permite realizar cambios a los formatos preestablecidos de Premium-Soft. Definir Informes Adicionales: El Usuario define sus propios formatos. Definir Procesos Adicionales: El Usuario define sus propios procesos. Actualizar la estructura de datos: Proceso que se realiza una vez que se hace una actualizacin del sistema de una revisin a otra. Visor de Sucesos: Permite consultar los informes de las averas ocurridas en el sistema. Consola Fiscal: Cuando se activa el uso de Equipos Fiscales, a travs de esta consola se realizan las reimpresiones de las facturas y los reportes X y Z. (Se explica en Ventas con Punto de Venta, en el Modulo de Facturacin y Ventas). Informacin Del Sistema: Permite ver la ruta de datos del sistema, y la capacidad del computador. Activar Barra de Tareas: Activa la barra de tareas. Consola de Punto de Venta (PINPAND). .



MODULO FACTURACION Y VENTA El men principal permite manipular las siguientes opciones: Archivos. Procesos. Informes. Miscelneos.

ARCHIVOS En esta parte se crean: Se explicaron en el modulo de Administracin.

Tipos de Clientes. Clientes. Lista de Bancos. Tarjetas de debito. Tarjetas de crdito. Tipo de operaciones. Consulta de precios: Esta opcin le permite consultar las existencias fsicas de los inventarios, al introducir un cdigo el sistema muestra toda la informacin acerca del artculo, como el nombre, marca, modelo, etc. AlEscrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


marcar las diferentes etiquetas se puede mostrar informacin adicional sobre los depsitos, artculo equivalente, precios, estadsticas, costos, entre otros.

PROCESOS En esta parte se crean: Emisin de Facturas. Pedidos en Ventas. Operaciones en Transito. Notas de Entrega. Presupuestos (Cotizaciones). Avisos de Cobro. Generador de Documentos en Lote. Convertir Documentos de Lote. Intereses de Mora. Cuentas por Cobrar. Anulaciones. (VER COSIDERACION PARA IMPRESORA FISCAL). Borrar Presupuesto.



Devoluciones. (En Impresora Fiscal, ver Anulaciones). Consulta de Facturas. Consulta por Campos Adicionales. Modificar Documentos.

Emisin De Facturas: Esta opcin le permite generar facturas al Contado o Crdito, la misma est orientada al registro de las operaciones de venta de artculos y servicios que preste su empresa, lo primero a indicar es el cdigo del cliente, recuerde que dispone del botn de BUSCAR para consultar la lista de clientes y seleccionarlo, luego muestra con posibilidad de modificar para este documento los siguientes datos: Nombre del cliente, RIF, NIT y el nombre de un representante de la empresa cliente, en forma automtica el sistema muestra el cdigo del vendedor asignado a este cliente, si desea seleccionar otro solo deber borrar este cdigo usando la tecla de DELETE y pulsando ENTER cuando el campo cdigo este en blanco, ser mostrada la ventana de seleccin de vendedores. Tambin le permite incluir la fecha de emisin de la factura o documento de venta, el nmero de orden de compra, el cdigo del depsito de donde sern tomadas las existencias de los artculos a facturar, recuerde que usted dispone de siete precios por cada producto, al momento de la definicin del cliente en el mdulo administrativo usted debi indicar el tipo precio que se considerar para el cliente,Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


ese tipo de precio es mostrado en el proceso de facturacin por defecto, sin embargo usted podr cambiarlo si posee los privilegios de usuario necesarios.

NOTA: Aplica para todo el Sistema, cuando se desee Quitar, Remover o Suprimir una linea en cualquier tipo de documento en el sistema se debe utilizar la tecla SUPRIMIR de su teclado. Esta ventana posee una serie de botones que son explicados a continuacin: ADICIONAR: Permite "cargar" artculos al documento de venta, para ello al pulsar este botn se desplegar una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el cdigo del artculo a facturar, nombre, precio, descuento, recargos y el impuesto. Con los Botones IMPORTAR o "CARGAR" permite traer artculos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusin del artculo se habilita un botn denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artculo a la factura.



UTILIDAD: El cual muestra una ventana con el detalle de la cantidad y tipos de artculos facturados, en esta ventana se consideran los costos de compra de los artculos y las comisiones o incentivos asignados al vendedor (es) involucrados en la factura pudiendo establecer los mrgenes de utilidad aproximados (pues no estn incluidos los costos financieros ni operativos) a nivel de monto y porcentual de la transaccin. Puede invocar la calculadora y la presente ayuda con los botones identificados para ello, el botn de REVISAR permite dirigir la atencin operativa del programa hacia el cuerpo de la factura una vez all usted podr desplazarse con las flechas entre cada columna, pulsar ENTER y modificar o DEL para borrar una lnea. TOTALIZAR: Permite dar por terminada la factura, pudiendo otorgar dos descuentos adicionales los cuales no afectan las comisiones y un monto por recargo a la transaccin, este ltimo no afecta el monto del impuesto, al finalizar puede indicar el monto a cancelar, usted podr hacer abonos parciales y generar saldo deudor al cliente, solo si al mismo le est permitido el otorgamiento de crdito o si es aprobado por medio del ingreso de una clave de un supervisor del sistema. En caso de indicar un monto a cancelar, el sistema luego de pulsar el Botn de PROCESAR mostrar una ventana para el registro de la cancelacin o abono parcial a la factura, usted podr cancelar la misma recibiendo el pago en Efectivo, Cheque, tarjeta de crdito, tarjeta de dbito o combinacin de todos los tipos antes mencionados, deber indicar un concepto del recibo y pulsar el botn de PROCESAR, seguidamente el sistema generar un recibo y mostrar la ventanaEscrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


de impresin del mismo, luego ser desplegada la ventana de seleccin de la salida para la impresin de la factura, recuerde que usted puede seleccionar en una lista en la ventana de totalizacin el formato de impresin a utilizar, este documento puede ser reimpreso en el mdulo de facturacin y administrativo desde el men de reporte con la opcin reimpresiones.



Ventas por el Punto de Venta: Se debe activar la opcin para el usuario que le permita usar la opcin de punto de venta, esta se realiza desde el Modulo Administracin - Miscelneos - Definicin de Usuarios, en la Pestaa Ventas Globales, se escoge que tipo de punto va a manejar (Normal, Toch Screen para restaurant o ambas) y se indican los parmetros y botones que se van a permitir para el usuario.

La opcin de Facturar a travs del Punto de Venta, permite: De manera ms rpida cargar al CLIENTE, introducir el CODIGO del articulo a ingresar en la factura, as como su precio unitario y la cantidad del mismo; Indicar el VENDEDOR, para luego PROCESAR (F11) este articulo a la lnea de Facturacin y por ultimo TOTALIZAR (F12) la factura. En esta modalidad de Venta se observan varios botones que permite ejecutar la funcin que indica su nombre. Destacamos los Botones F6 Reportes y F9 Cliente:



Botn F6 Reportes: Este botn nos permite Reimprimir una Factura, Consulta de Saldos, Imprimir corte de caja, Lista de artculos vendidos, Consola Fiscal, Devolucin en ventas, Reportes Adicionales y Procesos Adicionales.

Buscamos el Documento a Reimprimir, Importante destacar que esta opcin nos permite Reimprimir Factura como documento NO FISCAL al igual que Reimprimir Factura como documento FISCAL con la siguiente observacin:



En esta ventana: Revisamos el status del printer fiscal con el sistema PremiumSoft, imprimimos una Prueba NO Fiscal, le damos la orden al Impresor Fiscal para que Imprima tanto el Corte X (No Fiscal) como el Corte Z (Fiscal). Botn F9 Cliente:



En esta ventana encontramos los botones para Buscar los clientes que ya estn ingresados en el sistema, as como los Botones F3 y F4 para crear NUEVOS Clientes, este ultimo de forma ms simplificada permitiendo su creacin rpida. Una vez seleccionado o creado el cliente se le da al botn Procesar. Pedidos en Venta: Esta opcin permite generar pedidos de clientes. El modulo es muy similar al de Factura, solo que este no solicita informacin del pago pues es slo un pedido.

Los pedidos en venta NO COMPROMENTEN EL INVENTARIO. Se registra el Pedido. Desde una factura o nota de entrega se importa el pedido. Si por ejemplo algo que pidio el cliente en 10 unidades al momento de la factura o despacho solo hay 8 puedes modificar la linea (desde premium.exe) y el programa al procesar guardara que faltan 2 por despachar, eso se llama BACKORDER y existe en el modulo de Facturacin y Ventas, Sub Modulo de informes, informes de Lista de backorder que sirve para planificar las compras en funcion de lo que "falta por despachar".



Operaciones en Transito: Permite efectuar una factura y mantener en espera la misma, agregando artculos a medida que se vaya necesitando. Ideal para Restaurantes, Pizzeras, etc. Tambin se puede aplicar a Hoteles, Moteles. Con las etiquetas de Guardar y Cargar se pueden tener varias transacciones abiertas al mismo tiempo. Con la etiqueta de .. Ubicada en la esquina superior derecha de esta ventana, se puede buscar una transaccin en espera especfica. El proceso de introduccin de datos y artculos es similar a la Factura.

Nota de Entrega: Una Nota de entrega es un documento que permite el despacho de uno o varios artculos a un cliente sin generar un saldo deudor del cliente para con su empresa, es usual el "hacer entregas" parciales de mercanca a los clientes durante un perodo y al final emitir una factura que contenga los artculos despachados anteriormente, esto permite el controlar los egresos de inventario y proporcionar un soporte fsico por escrito y controla dichas "salidas de inventario". El proceso de introduccin de datos y artculos es similar a la Factura. Usted puede importar a una factura varias notas de entrega si lo desea , as como tambin puede a una nota de entrega importar otros documentos, las notas de entrega no generan comisiones ni permiten pagos o abonos por parte del cliente, pero sobre una nota de entrega si puede efectuar procesos de devoluciones parciales o totales, as como tambin asociar seriales a artculos contenidos en las mismas, usted podr reimprimirlas desde la opcin de "Reimpresiones" en el men Reporte de los mdulos administrativo y facturacin.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Presupuestos: Los presupuestos o cotizaciones son documentos donde se ofertan una serie de artculos para someterlos a consideracin de uno o varios clientes, su comportamiento desde el punto de vista operativo para el usuario es idntico al de la factura. Un Presupuesto no tiene validez fiscal ni a nivel de cobranza, solo es una propuesta de precios para esperar, de ser posible la aprobacin de los mismos por parte del cliente, usted podr convertir un presupuesto en factura si desde la emisin de la factura "importa" el presupuesto, cabe destacar que puede importar varios presupuesto a una factura sin que necesariamente pertenezcan al mismo cliente a quien le es emitida la factura.



Avisos de Cobro: Los avisos de cobro son una nueva modalidad que ofrece exclusivamente nuestro sistema, su comportamiento desde el punto de vista operativo para el usuario es idntico al de la factura. Un aviso de cobro es un documento que permite relacionar artculos o servicios que luego sern "cobrados" a un cliente, permitiendo el descargo de inventario, pero evitando la generacin de la factura hasta la recepcin del primer pago total o parcial del cliente en cuyo momento deber ser convertido por medio del proceso de importacin en una factura definitiva, en ese momento, se generarn los procesos administrativos que normalmente se ejecutan en la emisin de la factura, como lo son por ejemplo: la generacin de comisiones, la relacin al libro de ventas, la notificacin a cuentas por cobrar, el sistema implementa un consecutivo para cada aviso de cobro y permite la impresin del mismo en un formato parecido al de una nota de entrega o presupuesto, es de mucha utilidad para formalizar de alguna manera un compromiso de compra verbal entre un cliente y su empresa mientras se espera la cancelacin o aprobacin del mismo.



Generacin De Documentos En Lotes: Esta opcin permite generar documentos en lotes como son, aviso de cobro, factura, presupuesto y nota de entrega.



Convertir Documentos en Lotes: Permite convertir avisos de cobro en factura.

Intereses De Mora: Esta opcin permite calcular y procesar los intereses de mora de uno o varios clientes.



Cuentas por Cobrar: Esta opcin permite el registro de algunas operaciones de ndole administrativo sobre los clientes as como consultas de saldos, reimpresiones, anulaciones y aplicacin de documentos de saldo deudor a saldo acreedor del cliente.

En esta ventana encontramos: Pagos o Abonos. Notas de Crdito. Notas de Debito. Facturas. Anulaciones. Estados de Cuenta. Reimpresin. Financiamiento. Retenciones.

Pagos o Abonos: Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transaccin y la forma de pago, bien sea en efectivo, cheque o tarjetas. Tambin se puede Distribuir el monto entre varias facturas. Se selecciona DISTRIBUIR UN MONTO y se especifica el monto a distribuir. Al introducir un monto en cada factura se indicara el saldo. Al procesar la transaccin, saldr la pantalla de comisiones por cobrar, en la misma se debe indicar el cdigo del Cobrador y el porcentaje o monto de la comisin, si se pulsa salir sin especificar cobrador, no asigna comisin.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Notas de Crdito: Seleccionar el tipo de transaccin si es N/Crdito, Pago por Adelantado o Pronto Pago. Posteriormente se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, concepto, monto, y tipo de operacin. Es de hacer notar que a pesar de que el sistema indica efectivo, no se toma este monto para la caja. Posteriormente se debe entrar al modulo de Pagos y Abonos e indicar el documento al cual se le aplicara la Nota de Crdito para que esta tenga efecto. En el caso de las Notas de Debito la informacin solicitada es similar a las Notas de Crdito; concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operacin y la fecha de vencimiento. Al procesar la informacin automticamente se le debita el cliente. Facturas: Esta opcin permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejemplo facturas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce concepto, fecha de emisin, das de crdito, monto, impuesto, vendedor y el tipo de operacin. Se debe pulsar Procesar para grabar la informacin. Anulaciones: Permite anular documentos como. Recibos de Caja. Nota de Debito. Nota de Crdito. Aviso de Cobro. Factura. Nota de Entrega. Retenciones. Pedidos.

En forma operativa esta opcin permite seleccionar el tipo de documento a Anular, al buscar el cliente y el documento, son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el motivo de la anulacin. Al procesar, inmediatamente el sistema genera la impresin del comprobante para permitir por medios fsicos externos la validacin (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento esta cancelado, no permitir anular los mismos. Estado de Cuenta: Esta opcin permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del cliente. Al seleccionar esta opcin se pueden ver solo los documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de Cuenta). Reimpresin: A travs de este modulo se pueden reimprimir cualquier tipo de documento tales como: Recibos de Caja, Nota de Debito y Crdito, Factura, etc.,Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


al seleccionar el tipo se debe indicar el cdigo del cliente y el nmero de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos. Financiamiento: Esta opcin permite convertir la deuda del cliente en giros, cambiar el cobrador de los giros, consultar la tenencia de giros, y ver la efectividad en la cobranza de los giros. Se introduce el Cdigo del cliente, el nmero del documento, as como algunos datos adicionales del fiador. Para hacer los giros hay que indicar el nmero de giros, los das del intervalo, intereses, entre otros. Al pulsar Generar los giros se procesa la informacin y visualiza los giros. Con los botones de Imprimir y Giros se puede visualizar los giros existentes e imprimirlos. Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre cualquier documento. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el cliente, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retencin a aplicar y el tipo de operacin. Anulaciones: Por medio de esta opcin usted podr anular (dejar sin efecto) los siguientes tipos de transaccin:

Recibo caja. Nota de dbito. Nota de crdito.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Avisos de cobro. Facturas. Notas de entrega. Retenciones. Pedidos.

En forma operativa esta opcin le permite seleccionar un cliente y el documento a anular previa seleccin del tipo de documento, a fin de permitir la verificacin son mostrados los saldos involucrados en el documento, usted podr indicar el motivo detallado de la anulacin, sin embargo el sistema escribe un concepto predeterminado o sugerido el cual puede utilizar en forma opcional, posteriormente pulse el botn de "PROCESAR" para ejecutar la anulacin. El sistema genera la impresin del comprobante para permitir por medios fsicos externos la invalidacin (Sello de anulado).

Las Anulaciones y devoluciones fiscales: Se generan por 2 vas en Premiumsoft, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Que el computador donde se registra la anulacin o devolucin debe estar conectado a un impresor fiscal (al mismo en el cual se hizo la factura) y configurado para ser operado desde Premium-soft.

Que al hacer una anulacin de una Factura o devolucin, el programa activa una casilla cerca del total de la anulacin o devolucin que dice "Generar DEVOLUCION en impresor fiscal?".

Las Devoluciones y las anulaciones de facturas son los nicos procesos que generan una nota de crdito (que es como se llama) en las impresoras fiscales.





Borrar Presupuestos: Por medio de esta accin usted podr borrar del sistema uno o varios presupuestos, para ello dispone de 3 modalidades descritas a continuacin:

UN PRESUPUESTO: Usted debe indicar el nmero de presupuesto a borrar, recuerde que dispone del botn de "BUSCAR" para consultar la lista de presupuestos emitidos, luego deber pulsar el botn de "PROCESAR" para eliminar el presupuesto VARIOS: Permite especificar un rango desde hasta para los nmeros de presupuesto, los que estn comprendidos en dicho rango sern eliminados al pulsar el botn de "PROCESAR" POR VENCIMIENTO: Esta opcin le permite especificar la cantidad de das de vencido que debe tener un presupuesto para poder ser eliminado, al pulsar el botn de "PROCESAR" el sistema evaluar todos los presupuestos emitidos y aquellos que cumplan con la condicin de vencimiento sern borrados.



Devoluciones: La opcin de devolucin permite registrar el reingreso de artculos a un almacn o depsito que fueron entregados a clientes usando documentos tipo factura o notas de entrega. (En Impresora Fiscal, ver Anulaciones). Lo primero que debe indicar es el cdigo del cliente al cual se le emiti el documento, luego indicar el depsito donde ser almacenada la existencia de artculos que sern devueltos, usted puede indicar si el sistema generar una nota de crdito por la devolucin, esto ltimo depende si el documento afectado es una factura y si existen pagos previamente registrados sobre la misma, tambin puede indicar si las comisiones de los vendedores involucrados sern afectadas por la devolucin en cuyo caso sern generadas en negativo.

Luego indique el nmero de documento a afectar, usted decide si la devolucin ser total o parcial, en caso de indicar que ser total el sistema afecta todo el documento, usted podr notar los artculos que se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la devolucin es parcial deber pulsar ENTER sobre la cada lnea de artculo a afectar, el sistema mostrar una ventana con suficiente informacin del mismo, as como el mximo de artculos que usted podr devolver, esto se indica pensando en devoluciones anteriores de un mismo artculo en un mismo documento afectado, para finalizar indique el concepto de la devolucin y pulse el botn de "PROCESAR" el programa dar laEscrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


posibilidad de imprimir un comprobante de la devolucin y una nota de crdito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas. Consulta de Facturas: Permite auditar las facturas emitidas bajo los siguientes aspectos: Consulta bsica: Muestra factura por factura y el detalle de la misma; o Consulta por status del Despacho: permite ver las facturas de las cuales est pendiente por entregar la mercanca, para modificar el status de la factura se debe posicionar sobre la factura a cambiar, posicionarse en la columna mercanca y pulsar la barra espaciadora.

Consulta por campos Adicionales: A travs de esta opcin se pueden consultar los documentos que tengan campos adicionales. Recordemos que estos campos se abren en la configuracin de la empresa y se solicitan al momento de realizar una operacin por ejemplo: Factura, Notas de Entrega, etc.



Modificar Documento: Esta opcin permite realizar modificaciones a documentos tanto de ventas, cobro y compras.

INFORMES En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el modulo de Facturacin y Ventas. Estos son: Mster de Ventas. Reimpresin de documentos: Facturas, Notas de Crdito y Debito, Recibos de caja, Devoluciones, etc. Transacciones de Caja. Lista de BackOrder. Reportes Adicionales. Procesos Adicionales.

MISCELANEOS Calculadora. Agenda.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


MODULO COMPRAS Y GASTOS En este modulo se maneja toda la informacin de la empresa referente a las compras y gastos de la misma. El men principal permite manipular las siguientes opciones: Archivos. Procesos. Informes. Miscelneos.

ARCHIVOS En esta parte se crean:

Grupos y SubGrupos: Se explicaron en el modulo de Administracin. Artculos De inventario: Se explicaron en el modulo de Administracin. Depsitos o Almacenes: Se explicaron en el modulo de Administracin. Proveedores: Se explicaron en el modulo de Administracin. Consulta de Inventarios: Se explico en el modulo de Facturacin.



Asociar Proveedores a Artculos: Esta opcin permite asignarle a cada artculo su proveedor.

PROCESOS En esta modulo se realizan todas las operaciones referentes a la Compra y Gastos de la empresa: Cuentas por Pagar. Planificacin de Pagos. Facturas por Compra. Devoluciones en Compra. Consultar Compra. Requisiciones. Consulta de seriales. Hoja Anexa de seriales. Entrada y salida de Inv: Se explico en el modulo de Administracin. Traslados de Inv. Produccin Bsica. Ajustes de Inventario: Se explico en el modulo de Administracin. Recalculo de existencia. Repreciar Inventario: Se explico en el modulo de Administracin. Importar Costos en DBF.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


Cuentas por Pagar: Esta opcin permite el registro de algunas operaciones de ndole administrativo sobre los proveedores as como consultas de saldos, reimpresiones, anulaciones y aplicacin de documentos de saldo deudor a saldo acreedor del cliente.



Entre las operaciones que se pueden realizar estn: Pagos o Abonos. Notas de Crdito. Notas de Debito. Gastos. Anulaciones. Estados de Cuenta. Reimpresin. Retenciones.

Pagos o Abonos: Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transaccin y la forma de pago, bien sea en efectivo o cheque. El cdigo del banco y el tipo de Operacin. Si se trabaja con proveedores con moneda extranjera se debe seleccionar Dlares para mostrar las facturas pendientes en esa moneda e indicar el factor cambiario a utilizar. Si se cancela con cheques debe existir una cuenta bancaria en dlares. Notas de Crdito: Indicar el Numero de Nota de Crdito del Proveedor, concepto, monto, y tipo de operacin; se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto. Notas de Debito: La informacin solicitada es similar a las Notas de Crdito; concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operacin y la fecha de emisin. Gastos: Esta opcin permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejemplo empresas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el nmero de Factura, concepto, fecha de emisin, das de vencimiento, monto, impuesto, y el tipo de operacin. Se debe especificar si es un gasto o no. Anulaciones: Permite anular documentos como: Comprobante. Nota de Debito. Nota de Crdito. Factura. Orden de Compra. Retenciones.



En forma operativa esta opcin permite seleccionar el tipo de documento a Anular, al seleccionar el numero, son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el motivo de la anulacin. Al procesar, inmediatamente el sistema genera la impresin del comprobante para permitir por medios fsicos externos la validacin (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento esta cancelado, no permitir anular los mismos. Estado de Cuenta: Esta opcin permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del proveedor. Al seleccionar esta opcin se pueden ver solo los documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de Cuenta). Reimpresin: A travs de este modulo se pueden reimprimir cualquier tipo de documento tales como: Comprobantes, Nota de Debito y Crdito, Ordenes de Compra, Gastos, etc., al seleccionar el tipo, indicar el cdigo del proveedor y el nmero de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos. Si se pulsa el botn consultar muestra el detalle de la transaccin. Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y notas de debito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el proveedor, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retencin a aplicar y el tipo de operacin. Planificacin de Pagos: Esta opcin permite planificar el pago por proveedor de acuerdo a la fecha del documento o los das de vencimiento, e imprimir un reporte que se pasara a Administracin para Procesar el pago.



Factura por Compra: Esta opcin permite el registro de facturas de proveedores que afectan el inventario.

Esta opcin est orientada al registro de las operaciones de compra de artculos, lo primero a indicar es el cdigo del proveedor. Seguidamente podr incluir la fecha de emisin de la factura, el nmero de orden de compra, el cdigo del depsito a donde sern introducidas las existencias de los artculos a comprar Con el botn ADICIONAR: Permite "Adicionar" artculos al documento de compra, para ello al pulsar este botn se desplegar una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el cdigo del artculo a compra, nombre, costo, descuento, recargos y una opcin para IMPORTAR o "CARGAR" artculos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusin del artculo se habilita un botn denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artculo a la factura de compra. Para finalizar pulsar al botn de Totalizar.



Devoluciones En Compra: La opcin de devolucin permite registrar el retiro de artculos a un almacn o depsito que fueron comprados al proveedor a travs de un documento tipo factura o nota de entrega. Lo primero que debe indicar es el cdigo del proveedor al cual emiti el documento. Usted decide si la devolucin ser total o parcial, en caso de indicar que ser total el sistema afecta todo el documento. Usted podr notar los artculos que se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la devolucin es parcial deber pulsar ENTER sobre cada lnea de artculo a afectar, pulse el botn de "PROCESAR" el programa dar la posibilidad de imprimir un comprobante de la devolucin y una nota de crdito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas. Usted puede indicar si el sistema genera una nota de crdito por la devolucin.



Consultar Compras: La opcin permite visualizar una compra especfica. Primero se debe selecciona el Proveedor a consultar, posteriormente se selecciona el documento o factura a consulta. Con el botn de Visualizar se podr ver la factura detallada a consultar.



rdenes de Compra: Esta opcin est orientada al registro de las rdenes de compra de artculos, lo primero a indicar es el cdigo del proveedor. Seguidamente podr incluir la fecha de emisin de la orden, el nmero de orden de compra se genera automticamente, el nmero de la cotizacin, entre otros. Con el botn ADICIONAR: Permite "cargar" artculos al documento de compra, para ello al pulsar este botn se desplegar una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el cdigo del artculo a comprar, nombre, costo, descuento y una opcin para IMPORTAR o "CARGAR" artculos provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusin del artculo se habilita un botn denominado PROCESAR el cual da entrada definitiva al artculo a la Orden de compra. Para finalizar pulsar el botn de Totalizar.



Requisiciones: Esta opcin est orientada al registro de la solicitud de cotizaciones por parte de los proveedores. Al indicar el proveedor, se debe llenar la solicitud a travs del botn Adicionar. Este permite introducir artculo por artculo o importar los artculos de la factura, orden de compra o requisicin previa. Para finalizar se debe totalizar el documento.



Consulta de seriales: Este proceso es muy til para las empresas que manejan seriales y necesitan llevar un control de los mismos. Al buscar un serial el sistema muestra los movimientos del serial mostrando si es una compra o venta, el nmero del documento, el titular y la fecha de la operacin.



Hoja Anexa de seriales: Este proceso permite imprimir una hoja anexa con los artculos. Se debe seleccionar el nmero del documento del cual se quiere imprimir este reporte, esta informacin puede filtrarse seleccionando solo los artculos que usan seriales o todos los artculos.

Entrada y salida de Inventario: Se explico en el modulo de Administracin. Traslado de Inventario: Carga o descarga inventarios en los diferentes depsitos. Esta opcin permite trasladar de un deposito a otro, segn el criterio del usuario, la informacin solicitada es la siguiente; Responsable: se trata de la persona que autoriza la operacin de manejo de existencia, Concepto: es un campo que le permitir indicar el motivo o justificacin del movimiento que est registrando, para ubicar el artculo puede utilizar el boto de BUSCAR. Posteriormente se le debe especificar al sistema el numero del almacn del que saldr el artculo y el numero del almacn a dnde va el mismo, por ltimo se debe especificar la cantidad de artculos a trasladar. Pulsar el botn procesar para proceder a incluir un nuevo artculo. Para finalizar se debe pulsar el botn de Totalizar.



Produccin Bsica: Esta opcin permite generar la solicitud de produccin bsica de un artculo integrado. Deben existir los cdigos de los artculos integrados para que esta opcin funcione. Selecciona el cdigo del artculo que se va a producir, luego indique los depsitos que va afectar.



Ajustes de Inventario: Se explico en el modulo de Administracin. Recalculo de Existencias: Esta opcin permite recalcular la existencia de los productos. Para ejecutar este proceso no debe haber ninguna estacin trabajando en el sistema. El procesar artculo por artculo, pasando por los diferentes procesos que involucran los movimientos de los artculos.

Repreciar Inventario: Se explico en el modulo de Administracin. Importar Costos en DBF: Esta opcin permite importar la lista de precios desde un archivo en DBF.



INFORMES En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el Modulo de Compras y Gastos. Estos son: Listas de Proveedores. Mster de Gastos. Vencimientos por Pagar. Transacciones de pagos. Saldos por Pagar. Informes de Inventario: o Listas de precios. o Listas de Grupos y Subgrupos. o Existencias agrupadas. o Inventario Fsico. o Grupos por tallas y colores. o Kardex de un Artculo. o Lista de reposicin. o Reposicin de Stock calculado. o Ventas de un Artculo. o Ventas por Grupo. o Anlisis de ventas por grupo. o Artculos no Vendidos. o Compras por Grupo. o Compras de un Artculo. o Artculos Presupuestados. o Artculos devueltos en ventas. o Artculos devueltos en compras. o Movimiento de existencia. o Anlisis de existencia (turn ver). o Anlisis de disparidad. o Valorizacin de inventario. o Precios por grupo, sub grupo y color. o Vencimiento por fecha y lote. Reimpresin de documentos de compra: De un documento por Compra o por Orden de Compra. Reimpresiones Varias: Gastos, Notas de Crdito y Debito, Retenciones, Devoluciones, etc. Cdigos de Barra. Reportes Adicionales. Procesos Adicionales.

MISCELANEOS Calculadora. Agenda.Escrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


MODULO BANCOS El men principal permite manipular las siguientes opciones:

Archivos. Procesos. Informes. Miscelneos.



ARCHIVOS En esta parte se crean: Cuentas de Clasificacin. Cuentas Bancarias. Beneficiarios/Proveedores: Se explico en el modulo de Administracin.

Clasificacin de Cuentas: Es la clasificacin que tiene la empresa de sus transacciones bancarias. Se introduce un cdigo, y la descripcin de la cuenta. Se debe especificar si el tipo es un Ingreso o Egreso.



Cuentas Bancarias: La opcin de cuentas bancarias le permite incluir todas las entidades bancarias donde su empresa o usted posea algn tipo de cuenta, permitiendo especificar informacin como la siguiente: Datos del Banco: Cdigo, Nombre del Banco, Nombre del titular de la cuenta es decir a nombre de quien est registrada la cuenta bancaria, Direccin del banco, persona contacto: se refiere al nombre de alguna persona conocida por usted en el banco, Telfonos, Website y e-mail. Datos de la Cuenta: Numero de cuenta bancaria, fecha de apertura de la cuenta, tipo de cuenta, Correlativos y Diferimientos, la moneda en la cual esta expresada la cuenta si es nacional o extranjera, y un campo denominado Impuesto que permite especificar un porcentaje que se aplique como impuesto al dbito bancario, en caso de no requerirlo o aplicarlo solo debe colocarlo en 0 (cero). A travs del moviendo entre las etiquetas se puede codificar toda la informacin necesaria para la cuenta Bancaria.

Beneficiarios/Proveedores: Se explico en el modulo de Administracin.



PROCESOS En esta modulo se realizan todas las operaciones referentes a los Bancos de la Empresa: Operaciones Bancarias. Conciliaciones. Consulta de Conciliaciones. Pago a Proveedores: Se explico en el modulo de Administracin. Pago de Comisiones: Se explico en el modulo de Administracin.

Operaciones Bancarias: Por medio de esta opcin usted realizar las distintas operaciones bancarias sobre cada cuenta, tales como Cheques, depsitos, retiros, Notas de crdito y Notas de dbito as como la modificacin y ajustes sobre los movimientos antes planteados, para tal fin usted deber indicar el cdigo del banco con el cual va a trabajar as como el mes en cuestin , luego seleccione la operacin a efectuar segn lo indica cada botn, dispone tambin del botones de recalcular este permite actualizar los ingresos como los egresos.

Conciliacin: Este proceso permite realizar la conciliacin de las diferentes entidades bancarias con que trabaja la empresa, esta conciliacin se realizar por banco y por mes. Primero debe seleccionar el banco al que va a realizar la conciliacin, posteriormente el mes y por ultimo indicar monto indicado el estado de cuenta bancario. Para visualizar las transacciones del banco pulsar el Botn de Procesar y el traer toda la informacin. A travs de los botones de Marcar o Desmarcar, usted podr seleccionar todas las transacciones o desmarcarlas todas. Se tendrn que ir seleccionando las transacciones que estn en el estado de cuenta. El botn de Guardar se utiliza cuando el proceso debe ser suspendido temporalmente, permitiendo entrarEscrito Bajo la Licencia GNU-FDL. GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008


posteriormente sin perder el trabajo antes realizado. Al botn de Ajuste es para realizar ajustes al momento de realizar la conciliacin que no se hayan realizado en el poseso de transacciones bancaria. Al finalizar la conciliacin se debe pulsar el botn de procesar, la que permite visualizar una nueva pantalla donde se ve el resultado de la conciliacin. Si esta conforme se debe pulsar procesar, si no lo est pulsar salir lo que permite volver a la pgina anterior y seguir con la conciliacin.

Consulta de Conciliacin: Permite consultar las conciliaciones anteriores, al seleccionar la indicada esta se puede imprimir. Con los botones de Flechas se puede ir visualizando todas las conciliaciones. Con el botn X, se puede eliminar una conciliacin realizada con anterioridad, posteriormente debe volver a realizarla.



Pago A Proveedores: Se explico en el modulo de Administracin.

Pago De Comisiones: Se explico en el modulo de Administracin.

INFORMES En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema en el Modulo de Bancos. Estos son: Movimiento Bancario. Movimiento por Cta. Clasificadora. Impresin de Cheques. Saldos Resumidos. Anlisis de Disponibilidad. Reportes Adicionales. Procesos Adicionales.

MISCELANEOS Calculadora Agenda.

G&F DataTech, C.A. www.gfdatatech.com



Manual Usuario Extended 7.x Ver Feb 2009-V2

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