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7/24/2019 manual trd

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Tablas de Retencin Documental

TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

EDITH CICELA ALARCN PIEROSCLARA INS CORTS FOREROCRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES


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CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

ARMENIA

20!

TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

EDITH CICELA ALARCN PIEROSCLARA INS CORTS FORERO

CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ

D"#$%&$MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ

E'($#)*+)'&* $% S)'&$*' -$ I%."/*#)% 1 G$/$%#)* -$ D"#$%&"'


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UNIVERSIDAD DEL QUINDO

ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

ARMENIA

20!

INTRODUCCIN


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OBJETIVOS

O34$&)5" G$%$/*+

O34$&)5" $'($#).)#"


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ENTIDAD GOBERNACIN DEL ARCHIPILAGO DE SAN ANDRS, PROVIDENCIA YSANTA CATALINA

MISIN INSTITUCIONAL

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le9 13&' de 1%.

os 0ue seanutiliados en la2obernacin

+l )residenRep5blica d(olombia

Decreto +xterna 1""% "1/#6/"##3

por el cual sereglamenta elart*culo 1& de lae9 # de "##6sobre las(omisiones de)ersonal.



-cuerdo +xterna 14' 16/#1/"#1#

)or el cual seestablece elistema Tipo de+valuacin delDesempeEoaboral de loservidores de(arrera-dministrativa 9en )er*odo de)rueba


a (omisi,acional dervicio (i

NORMATIVIDAD - ARCHIVOS

(onstituci

n)ol*ticade(olombia

+xterna ,/- #&/#'/11Toda personatiene derecho apresentarpeticiones

-rt. "4+l (ongres(olombia

(onstitucin)ol*ticade(olombia

+xterna ,/- #&/#'/11

Todas laspersonas tienenderecho aacceder a losdocumentosp5blicos

-rt. '6+l (ongres(olombia

e9 +xterna 3"' 1%/#%/1 )or medio de lacual se dene 9reglamenta el

acceso 9 uso delos mensa


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certicacin 9 sedictan otrasdisposiciones

e9 +xterna 36 16/#'/"###

)or medio de lacual se dicta lae9 2eneral de-rchivos 9 sedictan otrasdisposiciones

-rt. 4 > -rt. 11 > -rt."4 > -rt. "6

+l (ongres(olombia

e9 +xterna 31 41/#4/"##3por la cual se creael acta de inormede gestin.

Toda la le9+l (ongres(olombia

e9 +xterna 11#3 14/1"/"##&

)or medio de lacual se modicael Decreto>le9"36 de "###A

sobreprocedimiento deli0uidacin deentidadesp5blicas de laRama + 3' > 3% >

"1&

+l (ongres

(olombia

e9 +xterna 13%1 1'/1#/"#1"

)or la cual sedictandisposicionesgenerales para laproteccin dedatos personales.

+l (ongres(olombia

e9 +xterna 1'1" #&/#4/"#16

)or medio de lacual se crea la le9de transparencia9 del derecho de

acceso a lainormacinp5blica nacional 9se dictan otrasdisposiciones.

Toda la e9 +l (ongres(olombia

Decreto +xterna "13# #3/1"/13 upresin deautenticacin dedocumentosoriginales 9 uso

-rt. 1" > -rt. "3 >-rt. "& > -rt. "4 >



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de sellosAventanilla 5nica.

Decreto +xterna 1163 16/#6/"##6

)or el cual sedictandisposiciones

relacionadas conel desarrollo delistema 2eneralde $normacin-dministrativa delector )5blicoA;$) 2uardia 9(ustodia de lasho


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otrasdisposiciones enmateria de2estinDocumental paratodas las

+ntidades del+stado.

Decreto +xterna 1313 1/#'/"#14

)or el cual sereglamenta la e9%# de 1% en loconcerniente a lastranserenciassecundarias 9 dedocumentos devalor histrico al-rchivo 2eneralde la ,acinA a losarchivosgenerales de losentes territorialesAse derogan losDecretos 14%" de13 9 % de1' 9 se dictanotrasdisposiciones

Toda el Decreto+l )residenRep5blica d(olombia

Decreto +xterna #" 16/#1/"#13

)or medio delcual sereglamenta elproceso deentrega 9 lotranserencia delos archivosp5blicos de lasentidades 0ue sesuprimenAusionenAprivaticen oli0uidenH sedesarrolla elart*culo "# de lae9 36 de "###9 el art*culo 4del Decreto e9"36 de "### 9 sedictan otrasdisposiciones

Toda el Decreto+l )residenRep5blica d(olombia

-cuerdo +xterna ##' "/#&/16

)or el cual seadopta 9 seexpide elReglamento2eneral de-rchivos

Todo el -cuerdoa


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-cuerdo +xterna 11 ""/#3/1&

)or el cual seestablecencriterios deconservacin 9organiacin dedocumentos

Todo el -cuerdoa


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-cuerdo +xterna ##& 1%/1#/"#11

)or el cual sereglamenta laorganiacin 9mane


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-cuerdo +xterna ##" 16/#4/"#16

)or medio delcual seestablecen loscriterios b@sicospara creacinAconormacinA

organiacinAcontrol 9 consultade losexpedientes dearchivo 9 sedictan otrasdisposiciones

Todo el -cuerdo

+l (onse


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valor ecundario

(ircular +xterna ##& "6/1#/"#11

+ntrega de losarchivos *sicos 9

electrnicos conocasin delcambio deadministracin delas entidadesterritoriales

Todo la (ircular -rchivo 2ela ,acin

(ircular +xterna ##" #&/#4/"#1"

-d0uisicin deherramientastecnolgicas de2estinDocumental

Todo la (ircular-rchivo 2ela ,acin

(ircular +xterna ##3 11/#/"#1"

Recomendacionespara llevar a cabo

procesos dedigitaliacin 9comunicacionesocialeselectrnicas en elmarco de lainiciativa ceropapel


(ircular +xterna ##1 #&/#"/"#16

(umplimiento dela e9 36 de"###A +l Decreto"3'% de "#1"A +lDecreto " de

"#1" 9 el Decreto1313 de "#14


(ircular +xterna ##4 "'/#"/"#13

Directrices para laelaboracin detablas deretencindocumental.


Resolucin

+xterna "%' 11/#6/"#11

)or el cual seautoria laeliminacin de losdocumentos deapo9o en lasdierentes ocinas

de Registros e$nstrumentos)5blicos a nivelnacional.

Toda la Resolucinuperintende ,otariadRegistro.


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2


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2 IDENTIFICACIN DE SERIES< C"% $+ D$#/$&" 022 -$+ 2 -$ *8"'&" -$ 202, '$ *-"(&* +* $'&/#&/* "/8?%)#* -$ +*G"3$/%*#)% -$ $'&$ -$(*/&*$%&" "34$&" -$ $'&-)"control>gestion/2estinL"#DocumentalL"#9L"#Miblioteca/1.L"#$normeL"#-ctualiaciL(4LM4nL"#deL"#TRDL"#9L"#-nexos/-nexoL"#1.L"#8usticaciL(4LM4nL"#normativaL"#expedidaL"#porL"#elL"#-rchivoL"#2eneralL"#deL"#laL"#,aciL(4LM4n/11.L"#7$,$7-,;-L"#,o.L"#6.pd


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Cdigo: $istema convencional 0ue identifica tanto las unidades productoras de documentos

como sus series respectivas Este debe responder al sistema de clasificacin documental

establecido en la entidad

Serie:Debe anotarse el nombre asignado al con1unto de unidades documentales, emanadas de

un mismo rgano o su1eto productor como consecuencia del e1ercicio de sus funciones

espec3ficas De ser pertinente, tambi4n se listar2n la subseries correspondientes

Retencin:5la.o en t4rminos de tiempo en 0ue los documentos deben permanecer en el arc)ivo

de gestin o en el arc)ivo central Esta permanencia est2 determinada por la valoracin

derivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas

Archivo de Gestin:Es a0uel donde se rene la documentacin en tr2mite en busca de solucin

a los asuntos iniciados, sometida a continua utili.acin 6 consulta administrativa por las mismas

oficinas u otras 0ue la soliciten Es el arc)ivo de las oficinas productoras

Archivo Central: nidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos arc)ivos de gestin de la entidad respectiva, una ve. finali.ado su

tr2mite, 0ue siguen siendo vigentes 6 ob1eto de consulta por las propias oficinas 6 los

particulares en general

Disposicin final:7ace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin

con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por muestreo 6/o microfilmacin

Conservacin total:$e aplica a a0uellos documentos 0ue tienen valor permanente, es decir, los0ue lo tienen por disposicin legal o los 0ue por su contenido informan sobre el origen,

desarrollo, estructura, procedimientos 6 pol3ticas de la entidad productora, convirti4ndose en

testimonio de su actividad 6 trascendencia Asimismo, son 5atrimonio documental de la sociedad

0ue los produce, utili.a 6 conserva para la investigacin, la ciencia 6 la cultura


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Eliinacin:5roceso mediante el cual se destru6en los documentos 0ue )an perdido su valor

administrativo, legal o fiscal 6 0ue no tienen valor )istrico 6 carecen de relevancia para la

investigacin, la ciencia 6 la tecnolog3a

Seleccin:5roceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin

por medio de muestreo, entendi4ndose este como la operacin por la cual se conservan ciertos

documentos de car2cter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfab4ticos,

num4ricos, cronolgicos, topogr2ficos, tem2ticos, entre otros

!icrofilacin:T4cnica 0ue permite, fotografiar documentos 6 obtener pe0ue8as im2genes en

pel3cula En esta columna tambi4n se indican otros soportes electrnicos o magn4ticos

Procediientos"En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de

muestreo, microfilmacin 6 eliminacin

C?+$' .$/"% +"' #/)&$/)"' -$ 5*+"/*#)% 1 '$+$##)% -"#$%&*+ (*/* +*' '$/)$' 1 '3'$/)$'

-"#$%&*+$' /$'+&*%&$' -$+ *%?+)')' -$ +*' .%#)"%$' -$ +*' ')$&$ -$($%-$%#)*' -$ $'&*

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