MODULO DE RENDICIONES

MDULO SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

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HISTORIAL DE REVISIONES

Manual Del Usuario

Introduccin

PROPSITO

El presente manual tiene como propsito brindar la base del conocimiento relacionado a la funcionalidad del Mdulo de Sistema de Trmite Documentario. El Manual es una fuente de consulta inmediata ante cualquier situacin de problema en la utilizacin del Sistema. El Sistema constituye un Modulo cuyo propsito es identificar, reunir, clasificar, registrar e informar sobre el movimientos de expedientes as como su estado de las reas de la Municipalidad.

DIRIGIDO A:

El presente manual est dirigido a los usuarios de las reas de la Municipalidad.

Trminos

1.1 TRMINOS A UTILIZAR:

Propsito

Con la finalidad de que el usuario conozca, utilice y se identifique con las terminologas empleadas en las diferentes pantallas del presente mdulo, a continuacin se detallan los trminos ms utilizados:

Trminos de la aplicacin / Palabras de uso frecuente

TRMINOSIGNIFICADO

ClicPresionar el botn izquierdo del Mouse en una posicin determinada de la pantalla.

Doble ClicPresionar dos veces consecutivas el botn izquierdo del Mouse en una posicin determinada de la pantalla.

Seleccionar,

SeleccioneEquivale a decir que el usuario realice acciones como: doble clic, escoja una opcin de men, hacer slo un clic, dependiendo del contexto en donde se utilice la palabra.

FlderSe refiere a las divisiones en una ventana, las cuales se utilizan para mostrar mayor cantidad de informacin; stas presentan unas etiquetas las cuales agrupan la informacin.

1.2 ESTRUCTURA FISICA DEL SISTEMA:El Modulo de Tramite Documentario consta de una Estructura dividida en 5 secciones tales como:1. Cabecera: Muestra el Titulo y opciones de Salir o Volver al Pantalla Listado de Sistemas.

2. Men Principal: Men en forma de rbol que muestra las opciones que tiene el usuario de acuerdo a lo establecido por el Administrador del Sistema.3. Contenido: En esta seccin se realiza los procesos principales, aqu se muestra la parte operativa del Sistema.

4. Indicadores: Muestra un reporte en Listado y cdigo de Barras de los parmetros definidos como indicadores.

5. Pie de Pgina: Muestra la Informacin del Usuario, Fecha y Hora del Sistema.

1.3 ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL SISTEMA:

El Sistema Integrado ATENEO SIGOBEL en sus Diferentes Mdulos presenta la Estructura:

1. Acceso y Seguridad: Permite la Actualizacin, Cambio de Password del Usuario.

2. Mantenedores: Muestra Informacin de los Registros permitiendo realizar operacin como edicin, eliminar, buscar.

3. Procesos: Principales mdulos para el registro y transacciones de la informacin relevante del Sistema.

4. Consultas: Permite realizar bsquedas por varios criterios.

5. Reportes: Permite realizar Impresiones, Exportar a formatos pdf, Excel dependiendo el caso e informacin a Mostrar.

Opciones del Sistema

I. ACCESO Y SEGURIDAD:1. Cambiar Password

Opcin que permite actualizar el Password para el Acceso al Sistema.

Clic Aqu para Acceder a la Opcin del Cambio del Password.

Ingresar:

Actual Password: Es la Informacin del Actual Password con el cual se esta logeando por ejemplo 123.

Nuevo Password: Escribir Informacin del Nuevo Password (*) por el que vamos a logear en una futura sesin.

Confirmar Password: Repetir la Informacin escrita en el Nuevo Password dichas claves deben ser iguales, en caso contrario no se Permitir Registrar.

* Mnimo 6 Dgitos deber Tener el Nuevo Password

II. MANTENEDORES1. Expedientes:

Muestra la Informacin de todos los Expedientes Ingresados en el rea de Mesa de Partes.

Permite las Opciones de Edicin, Eliminar, Buscar de acuerdo al Criterio adems de la Navegacin de diferentes Pginas

Editar Registro:

Clic Aqu para realizar la Operacin de Edicin de Datos del Registro seleccionado.

Modificar los Campos Requeridos siendo obligados (*) ya sea tipo de expediente, remitente, descripcin del Expediente, Asunto, Referencia, Nro. de Folios, Estado (Check Activo, de lo Contrario Bloqueado)Clic en Grabar para realizar la Edicin Cancelar y volver a la pantalla inicial de la lista de Expedientes.

Eliminar Registro Clic aqu para poder Bloquear el Registro Seleccionado.

Clic en Aceptar para Realizar la Operacin del Bloqueo en caso Contrario no realizar ninguna accin.

2. Movimientos:

Muestra la Informacin de todos los Movimientos realizados por las diferentes reas a un determinado Expediente.

Editar Registro:

Clic Aqu para realizar la Operacin de Edicin de Datos del Registro seleccionado.

Modificar los Campos Requeridos siendo obligados (*) ya sea rea que realiza el Movimiento, Estado del Expediente, Motivo Recepcin (Para Atencin o como Copia), Observacin a Realizar, Nro. De Das del ltimo movimiento al Expediente, Nro. De Folios, Activo (Check Activo, de lo Contrario Bloqueado)

Clic en Grabar para realizar la Edicin Cancelar y volver a la pantalla inicial de la lista de Expedientes.

Eliminar Registro Clic aqu para poder Bloquear el Registro Seleccionado.

Clic en Aceptar para Realizar la Operacin del Bloqueo en caso Contrario no realizar ninguna accin.

III. PROCESOS1. Registrar Expediente.

En esta pantalla registrar el rea de Trmite Documentario el expediente que emite el ciudadano, Institucin y/o rea de la Municipalidad, generndose un Nmero de Registro el cual se manejar para todo el proceso de trmite permitiendo un mejor manejo de los expedientes y as su rpido seguimiento.

La pantalla de Registro de Expediente muestra varias opciones a llenar las cuales detallaremos:

Fecha: Muestra la Fecha Actual.

Hora: Muestra la Hora Actual.

Nmero Expediente: Muestra el Nmero de Expediente que generar el sistema, el cual ser el nmero que se manejara para todo el proceso del trmite, el nmero que generar los movimientos en todas las reas siendo este nmero el que se registre en el libro de registros.

Tipo de Expediente: Seleccin del tipo de expediente, conforme al expediente que emite el ciudadano y/o Institucin.

Remitente: Ingreso del nombre de la persona y/o Institucin que emite un determinado expediente.

Descripcin del Expediente: Descripcin breve del contenido del expediente.

Asunto: Ingreso del asunto, fin que persigue el expediente, que es lo que se quiere solucionar, tratar, actualizar, etc.

Referencia: Ingreso del cdigo del expediente el cual se hace referencia respecto al expediente que se est registrando, ya sea por motivo de dar respuesta, actualizar datos, etc.

Folios: Nmero de Folios del expediente que se va a registrar.

Al hacer clic en Registrar de Expediente se generar el nmero del expediente.

Una vez Registrado el Expediente Clic en Volver para seguir Registrando Expedientes.

2. Gestionar Expediente.

Modulo que permite realizar la gestin de los expedientes permitiendo Recibir, Archivar y Derivar.

Permite Ingresar el Nro. de Expediente, por defecto aparece el ao en Curso pero si se registrase de otro Ao cambiar el Dato.

Clic en Buscar para mostrar el ltimo movimiento del Expediente Realizado siendo que los expedientes Recibidos como Copia no se Muestran

Esta pantalla muestra diferentes campos los cuales detallaremos:

Num: Muestra el nmero del expediente que se desea editar, recibir, archivar.

Interesado: Muestra el nombre del ciudadano y/o Institucin que remite el expediente.

Asunto: Muestra el Asunto que persigue el expediente.

Folios: Muestra la cantidad de Folios que contiene el expediente.

Estado: Muestra el estado en el cual se encuentra el expediente, as los estados pueden ser:

Creado/Ingresado: Estado que se genera al momento que se registra un expediente (pantalla Registro de Expediente).

Recibido: Estado que se genera al momento de recibir el expediente.

Derivado: Estado que se genera al momento de derivar el expediente a otra rea.

Archivado: Estado que se genera al momento de archivar el expediente. rea: Muestra el rea que tiene el expediente. Observacin Registrada: Muestra la observacin que se genero anteriormente, esta observacin. Observacin al Registrar: Ingreso de la observacin que se quiere hacer al momento de recibir y/o archivar el expediente. Fecha: Muestra la Fecha que se realizo el movimiento al expediente segn el estado que se encuentra dicho expediente. Hora: Muestra la Hora que se realizo el movimiento al expediente segn el estado que se encuentra dicho expediente. Copia: seleccionar si el expediente a recibir, es por motivo de copia. Folios: Ingresar el nmero de folios en el cual se recibe, archiva, no atiende el expediente. Comandos:

Muestra los Siguientes comandos:ComandoAccin

Recibir: Permite la recepcin del expediente correspondiente.

Derivar: Permite poder Mostrar que un expediente a sido Atendido y derivado a otra rea.

Archivar: Permite el archivamiento del expediente correspondiente.

Recibir ExpedienteClic en si es que hubiera alguna observacin y/o agregar ms folios registrarlo antes de hacer clic.

Clic en Aceptar para Recepcionar el Expediente en caso Contrario Cancelar.

Una vez que ah sido recepcionado muestra el siguiente mensaje, realizar nuevamente la bsqueda para poder realizar otra operacin ya sea con el mismo u otro expediente.

Derivar ExpedienteClic en Escribir el rea con el provedo en el campo Observacin y/o agregar ms folios registrarlo antes de hacer clic.

Clic en Aceptar para Derivar el Expediente en caso Contrario Cancelar.

Una vez que ah sido derivado muestra el siguiente mensaje, realizar nuevamente la bsqueda para poder realizar otra operacin ya sea con el mismo u otro expediente.

Archivar ExpedienteClic en si es que hubiera alguna observacin y/o agregar ms folios registrarlo antes de hacer clic, si se quiere solamente archivar pero que el expediente siga en transcurso no Olvidar clic en Copia, ya que una vez archivado el expediente no se puede realizar ninguna gestin.

Clic en Aceptar para Archivar el Expediente en caso Contrario Cancelar.

Una vez que ah sido archivado muestra el siguiente mensaje, realizar nuevamente la bsqueda para poder realizar otra operacin ya sea con el mismo u otro expediente.

IV. CONSULTAS

1. Seguimiento Expediente:

Permite realizar la bsqueda del seguimiento de un determinado permitiendo registrar y determinar en que rea se encuentra para su atencin, adems de listar expedientes dependiendo el criterio de Bsqueda.

Listado Seguimiento de Un Expediente determinado

Listado de Expedientes segn asunto, interesado, fecha y/o referencia.

2. Das Respuesta:

Muestra el Nmero de Das laborables que existe entre las fechas de movimientos de un expediente.

Escribir nmero y fecha del Expediente luego Clic en Buscar.

V. REPORTES

1. Expedientes Registrados De Acuerdo a Fechas:Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes registrados de acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

2. Expedientes Recibidos de Acuerdo a Fechas:Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes Recibidos de acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

3. Expedientes Derivados de Acuerdo a Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes Derivados de acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

4. Expedientes Archivados de Acuerdo a Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes Archivados de acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

5. Nmero de das desde la Recepcin - Expedientes :

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes segn ya sea mayor o menos a los das desde la recepcin.

Clic en Generar para Poder Visualizar el Reporte PDF.

6. Expedientes por Asunto, Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes de acuerdo a un asunto relacionado (La Bsqueda se realiza de acuerdo a lo colocado en el asunto pudindose establecer palabras claves para una bsqueda global).

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

ITEMFECHAVERSIONEQUIPOAUTORDESCRIPCIONESTADO0105-10-20141.0ALAP

ALAP

MANUAL DE USUARIOREVISIN

0

1

5

4

3

2

1

2

Si en Caso se Recibe como Copia Clic Aqu

Escribir la Nueva Cantidad de Folios.

Escribir Alguna Observacin al Recepcionar.

Escribir el Provedo, rea y/o Informe de Derivacin.

Clic para Imprimir el Seguimiento del Expediente.

Clic para Mostrar el Seguimiento detallado del Expediente.

Clic para Seleccionar la Opcin de Menor A cierto Nro. de Das.

Clic para Seleccionar la Opcin de Mayor A cierto Nro. de Das.