1MANUAL DOMDULO DE COMPRAS1. INTRODUO ........................................................................................................................... 22. REA DE TRABALHO ................................................................................................................. 33. SOLICITAO DE COMPRAS ..................................................................................................... 43.1. SOLICITAO DE COMPRAS BLOQUEADA ........................................................................ 43.2. LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRAS ..................................................................... 53.3. ALTERAO E EXCLUSO LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRAS ............................ 7

4. GERAO DA COTAO ........................................................................................................... 95. ATUALIZAO DA COTAO .................................................................................................. 126. ANLISE DA COTAO - APROVAO.................................................................................... 197. PEDIDO DE COMPRAS ............................................................................................................ 227.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADO MANUAL ...................................................................... 227.1.1. LIBERAO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL ..................................................... 24

7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMTICO .............................................................. 29

21. INTRODUOEste mdulo lhes mostrar de forma simples, dinmica e clara os principais conceitos da GestoEstratgica de Compras e suas principais ferramentas. Sempre visando a racionalizao detempo, com o intuito de agilizar o servio e evitar o excesso de consultas via telefone, busca pormeio deste manual demonstrar, passo a passo, as maneiras para utilizao do Sistema, no qualo usurio requisitante ir executar e acompanhar as vrias formas de consultas, informaesacerca do cadastro de materiais/servios, pesquisa de mercado e tipos de requisies demateriais, facilitando o manuseio e permitindo maior autonomia unidade requisitante quepoder realizar vrias consultas e acompanhar todo o processo.

32. REA DE TRABALHOViso panormica do mdulo de compras no ERP Protheus.

43. SOLICITAO DE COMPRAS

A Solicitao de Compras um documento que d a autorizao para o comprador executaruma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela solicitada para um programade produo, para um projeto que est em desenvolvimento ou ainda para abastecimento geralda empresa. o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazode entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores.A princpio, qualquer usurio da empresa pode gerar Solicitaes de Compras, desde que nohaja restries.A Solicitao de Compras o processo inicial da compra, podendo ser gerada:

Manualmente; Por necessidade da ordem de produo; Pela requisio de produtos ao armazm.

3.1. SOLICITAO DE COMPRAS BLOQUEADA

Ser gerada bloqueada a solicitao quando o gestor da unidade assim determinar, ou seja, um parmetro que deve ser preenchido para a filial ou regional.Caso no tenha interesse em controlar as solicitaes de compras, so geradasautomaticamente como pendentes para que o setor de compras possa realizar seu processo decotaes.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> legenda

53.2. LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRASSempre que gerado uma solicitao de compras bloqueada, o responsvel deve aprov-la paraque a mesma passe a integrar as solicitaes de compras pendentes para compras.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> aprovao

6Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> legenda

73.3. ALTERAO E EXCLUSO LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRASPara alterar uma solicitao de compras o usurio deve seguir o seguinte passo.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> alterar

8Para excluir uma solicitao de compras o usurio deve seguir o seguinte passo.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> excluir

94. GERAO DA COTAOProcesso realizado pelo setor de compras quando as solicitaes de compras esto com statusde pendentes. Conforme imagem anterior.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> gera cotao> preencher parmetros> ok

10

Prxima etapa selecionar os itens a cotar e clicar em gera cotao.

11

Aps preencher os parmetros e confirmar, trar os fornecedores cadastrados e vinculados aosprodutos em cotao.

Aps confirmar a solicitao aparecer que est em processo de cotao.

12

5. ATUALIZAO DA COTAOPermite o comprador atualizar os preos e as condies obtidas de cada fornecedor participanteda cotao. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novosparticipantes.Nesta rotina sero informados: a condio de pagamento, o contato, o preo unitrio, a tabelade preo, o total do item, o prazo de entrega, a filial para entrega, a alquota de IPI, a alquotade ICMS, o valor do frete, a data de validade, descontos, o valor do seguro, nmero dooramento se tiver, o preo vista, a taxa de financiamento, entre outros.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> gera cotao> preencher parmetros> ok

13

Opo "Novo participante"Permite incluir um novo participante para a cotao, ou seja, relacionar um novo fornecedorpara concorrer com os demais.Procedimentos para registrar um novo participante:Na janela de manuteno da rotina Atualiza Cotao, posicione sobre a cotao desejada eclique em "Novo Participante".

14

Fornec. 1 - Votorantim

15

Fornec. 2 CCB

16

17

Fornec. 3 EMPRESA DE CIMENTO LIZ

18

Toda a cotao foi atualizada

19

6. ANLISE DA COTAO - APROVAOEsta rotina analisa as cotaes que foram atualizadas, apresentando seus dados e sugerindo amelhor proposta entre os fornecedores participantes, de acordo com o preo, a condio depagamento, ou prazo de entrega.Anlise de cotao a aprovao do melhor fornecedor, o sistema avalia apenas o valor, porm,nada impede do gestor analisar os prazos de entrega e condies de pagamentos.Ao encerrar a cotao selecionando o fornecedor vencedor, gerado automaticamente oPedido de Compras e a Solicitao de Compras que originou esta cotao tem o status alteradopara Solicitao Totalmente Atendida.Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> analisa cotao> legenda

Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> analisa cotao> aes relacionadas> analisar

20

Neste exemplo parametrizamos para trazer a cotao marcada, ele trouxe a melhor cotaoanalisada por valores.

21

Confirmado

22

Pedido de compra pronto para ser encaminhado para ao fornecedor

7. PEDIDO DE COMPRASO pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendorepresentar fielmente as condies e caractersticas da compra efetuada. o acordo querepresenta as condies em que foi feita a negociao, tais como: material, quantidade,qualidade, frequncia de entregas, prazos, preos, local de entrega, tributao, entre outros.Esta rotina permite que o pedido de compra seja gerado manualmente, relacionado a umaSolicitao de Compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da anlise damelhor cotao, conforme demonstrado no processo de compras do item 4 ao 6.

7.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADOMANUALExiste um parmetro que restringe a incluso de um Pedido de Compra sem uma Solicitao deCompras para os usurios no cadastrados como compradores.Quando o setor de compras utiliza o conceito de controle de aladas no Protheus, possveldefinir se os compradores/grupo de compras podero dar manuteno aos pedidos, efetuadospor outros compradores/grupo de compras, devendo tambm ser configurado o parmetro.

23

Compras> Atualizaes> pedido de compras> pedido de compra> incluir

Preencher e confirmar os campos do cabealho: data emisso> fornecedor> cond. Pagamento>contato> filial p/ entrega. Descrio do produto: Produto> quantidade> vlr. Unitrio> data deentrega.

24

H necessidade de aprovao do pedido aps a confirmao.

7.1.1. LIBERAO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL

25

Tela inicial para liberao de pedido de comprasCompras> Atualizaes> liberao> liberao de documentos> aes relacionadas> legenda.

A rotina de liberao de documentos utilizada tanto em Compras quanto em Gesto deContratos.A liberao de documentos utilizada para identificar os responsveis pelas autorizaes degastos da empresa.Esta transao somente est disponvel aos usurios que tenham optado pelo controle dealadas, definido atravs dos Cadastros de Compradores, Grupos de Compras, Aprovadores eGrupos de Aprovao.Os documentos so apresentados conforme parametrizao da rotina, de acordo com asequncia em que foi aprovado pelo Grupo de Aprovao.Aps a confirmao da liberao, registrado no documento o nome do usurio aprovador,esta informao listada na parte inferior do documento, na forma de local para assinaturacom o respectivo nome abaixo.Procedimentos para efetuar a liberao de um documento:Ao acessar a rotina Liberao de Documentos, apresentada a tela Parmetros.

26

Selecione quais os tipos de documentos devem ser exibidos: todos, no aprovados ouaprovados. ConfirmeSer apresentada uma relao de todos os documentos sob a alada do usurio.Posicione sobre o documento a ser liberado e clique em Liberar.Compras> Atualizaes> liberao> liberao de documentos> parmetros> ok.

Compras> Atualizaes> liberao> liberao de documentos> liberar>

27

28

29

7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMTICOO pedido de compras gerado automaticamente aps o processo realizado corretamente.

Gerao da cotao, Atualizao da cotao, Anlise da cotao.

Compras> Atualizaes> pedidos de compras> pedido de compra>

O processo de aprovao realizado ao analisar a cotao.