DOCUMENTO GUÍA PARA USO DE SOFTWARE CONTABLE I&M SYSTEM

CONTENIDO PARAMETRIZACIÓN: ............................................................................................................................ 3

PARAMETROS DE INTERFACE DESDE EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO ............................................. 3

1.1 CREAR MODELO CONTABLE: ..................................................................................................... 3

1.2 DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 6

1.3 PARAMETRIZA PUNTO POS ....................................................................................................... 7

1.4 RECALCULAR INVENTARIO ........................................................................................................ 8

1.5 SELLAR MES ............................................................................................................................... 8

1.6 CIERRE DE FIN DE AÑO .............................................................................................................. 8

1.7 BANCOS ..................................................................................................................................... 8

PROCESO DE INTERFACE DESDE EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO .................................................... 8

2.1 INTERFAZAR ............................................................................................................................... 8

2.2 REVERSAR INTERFACE ............................................................................................................. 10

PARAMETRIZACIÓN ........................................................................................................................... 10

1.1 PUC .................................................................................................................................... 10

1.2 COMPROBANTES ............................................................................................................... 11

1.3 TERCEROS .......................................................................................................................... 12

1.4 CENTROS DE COSTOS .............................................................................................................. 13

1.5 CIUDAD .................................................................................................................................... 13

MOVIMIENTOS .................................................................................................................................. 13

2.1 MOVIMIENTO DE COMPROBANTES ........................................................................................ 13

2.2 CONCILIACION BANCARIA ....................................................................................................... 14

Registrar banco ......................................................................................................................... 14

Modifica registro ....................................................................................................................... 15

Registra estracto ....................................................................................................................... 15

Informe resumido ...................................................................................................................... 16

2.3 TRASLADO DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 17

2.4 TRASLADO DE CUENTAS .......................................................................................................... 18

2.5 REASIGNACIÓN DE UN COMPROBANTE .................................................................................. 18

2.6 REASIGNACIÓN DE MOVIMIENTOS A TERCEROS ................................................................... 18

2.7 COPIA DE COMPROBANTE...................................................................................................... 19

ESPECIALES ........................................................................................................................................ 19

3.1 SELLAR MES ............................................................................................................................. 19

3.2 CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE ........................................................................ 19

3.3 CIERRE DE CUENTAS ................................................................................................................ 19

3.4 CREAR ARCHIVOS SIGUIENTE AÑO .......................................................................................... 20

3.5 TRASLADO DE SALDOS INICIALES AL SIGUIENTE CICLO ........................................................... 20

3.6 REACTUALIZACIÓN DE ACUMULADOS .................................................................................... 20

3.7 NUMERACIÓN DE HOJAS DE INFORMES OFICIALES ................................................................ 20

3.8 COPIA DE SEGURIDAD ............................................................................................................. 20

INFORMES ......................................................................................................................................... 20

4.1 SELECCIONAR IMPRESORA ...................................................................................................... 20

INFORMES BÁSICOS .......................................................................................................................... 21

4.2 INFORME DE MOVIMIENTO DE COMPROBANTES .................................................................. 21

4.3 INFORME DE LIBROS AUXILIARES ........................................................................................... 21

4.4 BALANCE DE PRUEBA .............................................................................................................. 22

4.4 BALANCE DE PRUEBA POR CENTRO DE COSTOS ..................................................................... 22

4.5 LIBRO MAYOR Y BALANCES ..................................................................................................... 23

4.6 LIBRO DIARIO ........................................................................................................................... 23

4.7 BALANCE GENERAL ................................................................................................................. 24

4.8 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ..................................................................................... 24

INFORMES COMPLEMENTARIOS ....................................................................................................... 25

5.1 DOCUMENTOS INGRESADOS .................................................................................................. 25

5.2 TERCEROS ................................................................................................................................ 25

5.3 INFORME POR CICLOS ............................................................................................................. 26

INFORME MEDIOS MAGNETICOS ...................................................................................................... 26

PARAMETRIZACIÓN: Antes de empezar a usar el software debes asignarle los parámetros y componentes

característicos de tu operación. Tener presente cuál es el objetivo de uso del software y

así identificar como se parametrizará cada componente.

Primero se tendrá en cuenta que desde I&M SYSTEM administrativo deben estar muy

bien parametrizadas las cuentas y modelos contables que se van a usar en la operación de

la empresa para lograr un óptimo interface.

PARAMETROS DE INTERFACE DESDE EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO

1.1 CREAR MODELO CONTABLE:

Es importante que desde que se inicien las operaciones en la empresa se asocien y creen

los modelos contables necesarios para su funcionamiento, el software viene con una serie

de modelos contables preestablecidos que son de uso común en todas las empresas.

modelos

modelo origen descripción

AE OTRAS

ENTRADAS

AJUSTE POR ENTRADA

AS OTRAS SALIDAS AJUSTE POR SALIDA

CC COMPRAS COMPRAS CREDITO

CE EGRESO COMPROBANTE

EGRESO

CG EGRESO COMPROBANTE DE

GASTO

CO COMPRAS COMPRAS PROVEEDOR

DV DEVOLUCIONES DEVOLUCIONES EN

VENTAS

FV VENTAS FACT. VENTA CONTADO

modelos

modelo origen descripción

MR VENTAS REMISION DE

MERCANCIAS

NC DEVOLUCIONES NOTA CREDITO

NCC NOTA CREDITO

CLIENTES

NOTA CREDITO

CLIENTES

ND NOTA DEBITO

CLIENTES

NOTA DEBITO

RC RECIBOS DE

CAJA

RECIBO DE CAJA

RCB RECIBOS DE

CAJA

RECIBO BANCOS

RE VENTAS REMISION

SC NOTA DEBITO

CLIENTES

SALDO DE CARTERA

SI SALDOS

INICIALES

SALDOS INICIALES

SP NOTA DEBITO

PROVEEDOR

SALDO DE

PROVEEDORES

SPP OTRAS SALIDAS SALIDA POR PRESTAMO

VC VENTAS VENTAS CREDITO

CREAR MODELO CONTABLE

RUTA: INTERFACE-MODELO CONTABLE

Al indicar un nuevo código cada modelo contable viene asociado a un origen que a su vez

carga los conceptos que se ven afectados al usar este modelo.

Seleccionamos los conceptos que se afectan en este modelo y le asignamos una cuenta del

PUC.

EJEMPLO CREACIÓN DE FACTURA DE VENTA EN LA IMAGEN 1.1

Se creó el modelo FV (FACTURA DE VENTA) de origen VENTAS,

Este origen cargó 20 conceptos que se pueden afectar según la actividad de la

empresa

Se seleccionan el concepto: 1 deudores/ingresos y en el espacio cuenta se asigna

la cuenta del PUC 110505,

Iva 16% cuenta 24080103

Inv merc 16% 140501

Así consecutivamente con cada concepto que se ve afectado por este modelo (ver

imagen 1.1.)

(IMAGEN 1.1)

Nota: en el software contable ya se encuentran asociados estos comprobantes, como ya

se indicó el I&M SYSTEM viene con modelos preestablecidos, si se creó un modelo

contable y documento nuevo. En la ruta PARAMETROS-DOCUMENTOS se debe asociar el

modelo contable hecho por el cliente.

1.2 DOCUMENTOS

Después de crear el modelo contable se selecciona el documento que va a afectar o se

crea el en caso de ser un movimiento nuevo.

Reiteradamente se indica que el software ya tiene una serie de documentos

preestablecidos de uso común, siendo entonces el nuevo documento una forma de usar

los formularios actuales.

Ruta: PARAMETROS-DOCUMENTOS

NUEVO DOCUMENTO EJEMPLO FACTURA TALONARIO imagen 1.2

Primero determino cual es el formulario que voy a usar y más se asemeja a lo que

pretendo crear:

Facturación

Movimiento interno de productos

Control de inventarios

Recibos de caja

Informe de recibos de caja y comprobantes de egreso

Informe de documentos

Registro de compras

Recibo comprobante de egresos

Registro notas debito notas crédito proveedores

Luego se busca un documento que haga parte del formulario escogido en este

caso se va a crear una factura talonario que es semejante a una factura venta

En el software observo que la factura venta es del tipo venta de mcia sin cruce y el

formato de documento es fj2

Creo el documento factura talonario con el código FT el tipo, formato Y modelo

contable DE FV ya que se va a trabajar sobre el mismo formulario.

la impresora es la que está asociada al equipo de cómputo.

Para datos de facturación y de ser necesario se incluyen los datos asignados por la

DIAN.

En el campo numeración se activa la casilla numeración automática si el cliente así

lo desea, si el cliente tiene ya un consecutivo de facturas determinado se deja

manual

EJEMPLO FACTURA TALONARIO EN LA IMAGEN 1.2

1.3 PARAMETRIZA PUNTO POS

RUTA: ADMON-PARAMETRIZA FACT POS

En este punto se dan permisos de usuario para el point of sales (pos) se selecciona cada ítem al

que tendrá acceso el usuario, esto lo determina el empresario los permisos son:

IMPORTANTE: En formato factura va el código FPOS5

1.4 RECALCULAR INVENTARIO

Cuando se va a pasar de una año a otro lo que está en el inventario para el año siguiente

1.5 SELLAR MES

Este procedimiento se hace para que no se puedan ingresar más registros en el mes

seleccionado

1.6 CIERRE DE FIN DE AÑO Este procedimiento se hace para que no se puedan ingresar más registros en el año

seleccionados para hacer el proceso de estados financieros, pyg

1.7 BANCOS El código de cada banco es el utilizado por ley y se encuentra en el siguiente enlace códigos banco

nacional

Este parámetro se debe llenar para la información de pagos y compras de la empresa, también

debe actualizarse en el software contable.

Al parametrizar el software con los requerimientos de nuestra compañía empezamos a ingresar

información de productos para generar movimientos en el software y usarlo para optimizar las

funciones administrativas de la empresa, después realizamos la interface al modelo contable para

generar los informes que necesitamos.

PROCESO DE INTERFACE DESDE EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO

2.1 INTERFAZAR

RUTA: INTERFACE- INTERFAZAR

En este formulario seleccionamos el mes y la bodega o centro de operación.

Donde dice “interfazar a:” se ponen las iniciales de nuestra empresa.

En el módulo pasar detalle seleccionamos que tipo de información se requiere I&M SYTEM

recomienda seleccionar el ítem documentos/modelo contable.

El contador es quien define los parámetros que desea interfazar ya sea: todos los documentos,

generar por fecha o generar por documento. De igual forma si desea pasar costos de información

o no.

En el módulo “documento” se selecciona el tipo de documento que desea interfazar, esta

selección se hace en el caso de no haber activado la casilla todos los documentos, además es

usada por algunas empresas que tienen productos sin soporte de factura y no desean vincular a

sus estados financieros y así poder seleccionar uno a uno el tipo de documento que desea

interfazar al modelo contable.

Después de seleccionar los documentos que desea interfazar se usa el botón de prueba para que

el software indique si hay algún error en la interface y este pueda ser solucionado, cuando se

carga el listado en la columna errores aparece el número.

Este número lo vamos a buscar en el botón que hay a mano derecha llamado tabla de errores

NOTA: Los errores que se presentan son por una mala Parametrización al inicio de actividades del software pero no te preocupes

puedes salir dela prueba interface y corregirlos

2.2 REVERSAR INTERFACE

Ya realizada la interface podemos reversarla,

Se selecciona el documento, click a prueba y de allí se usa el botón reversar

SOFTWARE I&M SYSTEM CONTABLE

Nuestro software I&M SYSTEM CONTABLE contiene todos los componentes necesarios para llevar

la contabilidad de tú empresa, se puede usar asociado a I&M SYSTEM ADMINISTRATIVO o se

pueden ingresar directamente a este software las facturas y demás documentos que soporten

ingresos y egresos de la empresa.

PARAMETRIZACIÓN

1.1 PUC

RUTA: PARAMETROS-PUC

El software trae programado el total de las cuentas del PUC, el cual será modificado de acuerdo a

las necesidades que presente la empresa.

Se selecciona la cuenta a trabajar y activa las casillas de características que le va a dar tales como;

Afectable, centros de costos, ajustable, terceros, documentos.

1.2 COMPROBANTES

En este parámetro se generan los comprobantes que se van a utilizar en la empresa por medio del

formulario movimiento de comprobantes.

El software trae programados los comprobantes

CO: Compras

CE: comprobante de costos

CG: comprobante de gastos

FV: factura venta

SI: saldos iniciales

Se pueden crear nuevos comprobantes para usar en este formulario por ejemplo:

Factura talonario. En el software administrativo creamos el documento factura talonario, en este

módulo también se puede crear por que como ya se indicó con anterioridad se pueden ingresar

datos directamente al software contable o interfazar desde el software administrativo.

Otro ejemplo es el comprobante de nómina donde se documentara el valor que consigna la

empresa para pago de empleados, tener en cuenta que este es solo un comprobante y no liquida

nómina.

1.3 TERCEROS

Son los clientes o proveedores recurrentes de la empresa, se debe llenar este espacio para asociar

a ellos cada uno de los comprobantes que estos generen.

1.4 CENTROS DE COSTOS

En este punto se ingresan las bodegas que tiene la empresa, por lo general se usa solo una

1.5 CIUDAD

El software tiene programadas todas las ciudades de Colombia.

MOVIMIENTOS

2.1 MOVIMIENTO DE COMPROBANTES

Los movimientos de comprobantes es el formulario por el cual se asocian los egresos de la

empresa tales como soportes de caja menor, pago costos fijos, gastos operacionales de la

empresa, pagos de factura, pagos de contado entre otros egresos, la diferencia con el

comprobante de egresos que está en el software contable es que aquí directamente se digita la

cuenta que va a afectar y el IVA correspondiente a cada cuenta eso lo determina el contador de

acuerdo al tipo de empresa.

Otra diferencia es que el comprobante de egresos del software contable se recomienda para pago

de facturas acredito y de pagos que ingresen mercancía al inventario.

En la ruta: PARAMETROS – COMPROBANTES se pueden crear nuevos comprobantes, aunque el

software ya trae algunos programados de uso común.

2.2 CONCILIACION BANCARIA En este módulo trabajamos todo lo correspondiente a registro de bancos y de estractos, también

se pueden modificar registros y contar con un informe resumido de los libros.

Se trabaja de la misma forma que se hace en físico.

Registrar banco

El código de cada banco es el utilizado por ley y se encuentra en el siguiente enlace códigos banco

nacional

Se ingresa código, nombre de banco y el número de cuenta de la empresa

Modifica registro

En este módulo se registran o modifican los estractos para la conciliación bancaria

correspondiente a cada mes, el contador o auxiliar contable encargado del ingreso de datos

determina en que cuenta se asocia cada valor.

En el área de comprobante se pone el tipo de comprobante asociado al pago con bancos y el

número con el cual fue guardado en movimiento de comprobantes, se pone el tercero y detalle

del comprobante asociado.

Registra estracto

En este módulo se llama el mes y el banco asociados y carga la información correspondiente a los

datos ingresados o modificados indicamos si es un documento pendiente o un documento en el

estracto click en aceptar y se registra este dato para ver posteriormente en el informe resumido

Informe resumido

En este informe podemos ver los movimientos que se indicaron en la conciliación bancaria, los

valores ingresados ya sea en débito o crédito y el tipo de registro si es un documento pendiente o

si el documento se encuentra en el estracto, solo es indicar el mes y el banco asociado y nos da un

resumen del estado de la conciliación.

2.3 TRASLADO DE DOCUMENTOS Cuando un comprobante es recurrente y tiene siempre el mismo valor se puede trasladar de un

mes a otro, un ejemplo puede ser pago de celulares que tienen un costo fijo se puede trasladar del

mes anterior al actual, se debe indicar el tipo de comprobante y el gasto para ser trasladado.

2.4 TRASLADO DE CUENTAS

Se pasa la información de un movimiento que afecta una cuenta específica a otra nueva

2.5 REASIGNACIÓN DE UN COMPROBANTE Si un comprobante tiene datos recurrentes o muy similares se puede reasignar esta información

aun nuevo comprobante o también se usa para corregir datos mal ingresados

2.6 REASIGNACIÓN DE MOVIMIENTOS A TERCEROS

En casos particulares donde una empresa cambia de razón social o traslada cuentas o pasa de

persona natural a jurídica entre otros acontecimientos se asignan los movimientos de uno a otro

2.7 COPIA DE COMPROBANTE

Cuando se necesita crear una copia igual de un comprobante se usa esta herramienta ya sea para

otro mes o para otro tipo de comprobante.

ESPECIALES

3.1 SELLAR MES

Este procedimiento se hace para que no se puedan ingresar más registros en el mes

seleccionado

3.2 CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE

En este módulo se indica el tipo de certificado y el tercero automáticamente nos informa las

retenciones que se le han hecho al cliente. Se debe tener en cuenta que Para generar certificados,

las cuentas deben tener asignado en el PUC el porcentaje de retención

3.3 CIERRE DE CUENTAS Este módulo se usa para cierre de fin de año, se selecciona la cuenta, el comprobante y el tercero

al que está asociada para afianzar los movimientos del año en curso y proceder al siguiente año.

3.4 CREAR ARCHIVOS SIGUIENTE AÑO

En este módulo pasamos la base de datos actual a un nuevo año si no se realiza este movimiento

no habrá base de datos creada para el año siguiente y no se podrá abrir el software, es importante

realizar este movimiento en el cierre de fin de año.

3.5 TRASLADO DE SALDOS INICIALES AL SIGUIENTE CICLO

Este proceso traslada los saldos de las cuentas, terceros y centros de costos al siguiente año

3.6 REACTUALIZACIÓN DE ACUMULADOS

Actualiza los acumulados del mes de las cuentas terceros y centros de costos, también permite

borrar registros y dejar en ceros

3.7 NUMERACIÓN DE HOJAS DE INFORMES OFICIALES De conformidad con artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, en su parágrafo 2, determina que los

Libros oficiales de acuerdo con el uso a que se destinen, es necesario que lleven una numeración

sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas serán codificadas por clase de libros.

En el espacio título prefijo debemos digitar el nombre del libro oficia para el cual se está

generando la numeración, este se verá reflejado en el encabezado de las hojas al momento de

realizar la impresión de la numeración.

Desde /hasta: va el intervalo de hojas que se imprimirán y se decide la posición de la numeración

3.8 COPIA DE SEGURIDAD Esta es la opción del backup de la información de base de datos y movimientos, se

recomienda hacer esta copia bimestralmente para la presentación de impuestos y futuros

soportes.

INFORMES

4.1 SELECCIONAR IMPRESORA

Aquí seleccionamos la impresora predeterminada para los informes del software, puede ser

también un creador de pdf instalado con anterioridad en el pc o imprimir directamente en papel.

INFORMES BÁSICOS

4.2 INFORME DE MOVIMIENTO DE COMPROBANTES

Movimiento por comprobantes corresponden a una opción de menú que permite generar un

informe se discriminan todas las formas de pago y cada uno de los documentos que al momento

de ser contabilizados han utilizado la cuenta contable asociada al comprobante ya sea

comprobante de gasto, comprobante de costo, saldos iniciales, compras, factura talonario, factura

de venta y los demás comprobantes que haya creado el contador.

4.3 INFORME DE LIBROS AUXILIARES

En esta opción el software permite generar un informe impreso detallando por cada una de las

cuentas contables el documento contable en el cual se registró la transacción, el tercero y el valor

de la contabilización; discriminando la naturaleza de la contabilización (debito – crédito). Para su

generación el sistema solicita el rango de fechas (mes / día) y cuenta contable adicional permite

filtrar si desea un informe organizado por cuenta, comprobante general, comprobante resumido o

resumido por cliente.

4.4 BALANCE DE PRUEBA

En esta opción el sistema permite visualizar el movimiento que se ha contabilizado en todas las

cuentas contables sean de Activo – Pasivo – Patrimonio – Ingresos – Egresos – Costos – Cuentas de

Orden durante un rango de meses.

Presenta un informe detallado de movimiento de cuentas en débito y crédito así mismo los saldos

de cada cuenta usada y el total de los movimientos.

4.4 BALANCE DE PRUEBA POR CENTRO DE COSTOS

Este módulo presenta un informe igual que el anterior pero en este caso permite discriminar por

bodegas o centros de costos.

4.5 LIBRO MAYOR Y BALANCES

Presenta de forma resumida los valores de todas las cuentas o rubros contabilizados en el mes, es

decir, el sistema únicamente reporta la información mes a mes. Este libro permite visualizar los

saldos del mes anterior, los valores del movimiento débito y crédito del mes y el saldo final, los

cuales serán la base o los saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden

a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

Podemos seleccionar el mes y la cuenta que deseamos conocer.

4.6 LIBRO DIARIO

Discrimina en orden cronológico (día por día) todos los registros de los hechos económicos

ocurridos en un período de tiempo. Los asientos que se registran en este libro reportan por cada

uno de los comprobantes contables las cuentas y el valor contabilizado.

4.7 BALANCE GENERAL Estados Financieros Básicos contemplados en el artículo 22 del decreto 2649 de 1993 que los

entes económicos están obligados a preparar y presentar; el cual refleja la información contable

de todo lo que tiene la empresa a una fecha determinada. Lo componen las cuentas contables de

Activo, Pasivo y Patrimonio I&M SYSTEM es un software muy amigable que no requiere dar

indicaciones sobre cómo generar un movimiento ya que es muy sencillo para usar.

4.8 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Muestra en forma ordenada y detallada el resultado de la empresa, ya sea como utilidad o pérdida

en el periodo contable. Lo componen las cuentas contables de Ingresos, Egresos y Costos.

Al solicitar el informe el software permite seleccionar el mes, si desea un reporte al dia, un

acumulado o un estadístico de mes a mes.

INFORMES COMPLEMENTARIOS

5.1 DOCUMENTOS INGRESADOS

Podemos conocer cuáles son los comprobantes que has sido ingresados al sistema hasta el

momento.

5.2 TERCEROS

Aquí podemos conocer el estado de cuenta de los clientes y proveedores de la empresa.

También presenta informes como detalle de terceros y listado de terceros auxiliar terceros.

5.3 INFORME POR CICLOS

En este módulo se puede seleccionar una cuenta específica y nos dirá mes a mes como has sido

sus movimientos.

INFORME MEDIOS MAGNETICOS El sistema genera un listado de los formatos existentes y donde es necesario seleccionar aquel en

el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se

habilitan son:

1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas

1003 – Retenciones que le practicaron

1004 – Descuentos tributarios solicitados

1005 – Impuesto descontable (IVA)

1006 – Impuesto generado (IVA)

1007 – Ingresos recibidos

1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre de 2015)

1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre de 2015)

1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados

1011 – 2275 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional –

Rentas exentas – Costos y Deducciones)

1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones)

2276 – Certificación de ingresos y retenciones personas naturales empleados

2278 – Información de la compra de bonos electrónicos

9998 – Base del impuesto generado

I&M SYSTEM.

En el siguiente enlace encontraras videos de ayuda el uso de

nuestro software

SOFTWARE ADMINISTATIVO Y CONTABLE I&M SYSTEM