Manual Sistema Presenca 2013 - OMM

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Sumrio

1 Configuraes Recomendadas ..................................................................................... 3 2 Passo a Passo ................................................................................................................. 4

2.1. Viso inicial do Sistema Presena 4 2.2. Solicitar Acesso 5 2.3. Substituio do Operador Municipal Mster 7 2.4. Acessar Sistema 7 2.5. Calendrio 9 2.6. Recuperar Senha 10 2.7. Menu Principal 11 2.8. Alterar Senha 13 2.9. Imprimir Formulrio 14 2.10. Como Gerar e Imprimir Formulrio 15 2.11. Baixando Formulrios Prontos 20 2.12. Acompanhando Formulrios Solicitados 24 2.13. Registrar Frequncia por Aluno 25 2.14. Registrar Motivo de Baixa Frequncia 30 2.15. Registro de Situao Coletiva 32 2.16. - Alterar INEP 33 2.17. Informao do Aluno 39 2.18. Alterando Situao do Aluno 42 2.19. Alterar situao do aluno ativo 43 2.20. Transferncia 44 2.21. Transferindo o Aluno atravs da Busca por NIS 46 2.22. Transferir o Aluno Utilizando a Busca Avanada 50 2.23. Solicitaes de Transferncias Recebidas 56 2.24. Solicitaes de transferncias enviadas 60 2.25. Baixar Histrico Completo de Solicitao de Transferncia 66 2.26. Cadastrar Usurios 68 2.27. Relatrio Gerencial 71 2.28. Visualizando Relatrios Prontos 79 2.29. Relatrios Pendentes 83 2.30. Relatrio Por Motivo de Baixa Frequncia 84 2.31. Relatrio de Frequncia por NIS. 88 2.32. Relatrio de Baixa Frequncia 91 2.33. Arquivo de Sugestes de Escola 92 2.34. Buscar Operador 93 2.35. Arquivo Beneficirios no Localizados Municpio 95 2.36. Arquivo Beneficirios no Localizados no Brasil 96

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1 Configuraes Recomendadas

O Sistema de Acompanhamento da Frequncia Escolar do Programa Bolsa Famlia foi

desenvolvido em uma plataforma Web a fim de permitir o acesso ao sistema em todas as

regies do Pas. Para isso, necessrio possuir uma conexo local com a Internet.

Requisitos mnimos para acesso ao sistema:

Navegador da Internet:

o Mozilla Firefox

o Google Chrome

o Internet Explorer 9.0 ou superior

Aplicativo para descompactar arquivos no formato zip

Leitor de arquivos no formato PDF:

o http://get.adobe.com/br/reader/

Recomendamos manter seu navegador sempre atualizado, a fim de ter uma melhor

experincia na utilizao do sistema Presena

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2 Passo a Passo

2.1. Viso inicial do Sistema Presena

1. O primeiro passo para entrar no sistema acessar o endereo:

http://presenca.mec.gov.br onde o usurio ver a seguinte tela:

Para obter ajuda sobre como Solicitar Acesso ao sistema siga para o passo 2.2;

Para obter ajuda sobre como Acessar o sistema Presena siga para o passo 2.3.

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2.2. Solicitar Acesso

1. Para solicitar o acesso clique na opo SOLICITAR ACESSO localizado no canto

superior direto da pagina inicial do sistema.

IMPORTANTE: A funo SOLICITAR ACESSO dever ser utilizada apenas pela pessoa

indicada pela Secretaria Municipal de Educao para assumir o cargo de Operador

Municipal Mster.

2. Informe o CPF e o texto exibido na tela, aps o preenchimento clique em

O sistema valida o CPF pelo sistema da Receita Federal.

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3. Preencha os campos do formulrio e clique em ;

O sistema apresenta o nome do usurio a partir da pesquisa do CPF na Receita Federal.

Ateno:

Todos os campos so de preenchimento obrigatrio! Somente o campo CELULAR"

opcional.

O sistema no aceitar a solicitao de cadastro caso o CPF j tenha registro de

cadastro.

A senha de primeiro acesso ser enviada para o e-mail indicado no momento de

solicitao do cadastro. Entretanto, para algumas contas de e-mail (ex: hotmail) a senha

poder ser encaminhada para a pasta lixo eletrnico. Portanto, se o cadastro foi

solicitado e o usurio no recebeu o e-mail com a senha de primeiro acesso na caixa de

entrada, deve verificar tambm na pasta lixo eletrnico.

4. Para maior segurana Altere a Senha assim que efetuar o primeiro login no sistema.

(siga para o passo 3.5)

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2.3. Substituio do Operador Municipal Mster

Estes so os procedimentos para substituio do Operador Municipal Mster do sistema

de acompanhamento da frequncia escolar/MEC:

1. A Secretaria Municipal de Educao ou o novo Operador Municipal Mster dever

solicitar ficha de substituio de Operador Municipal Mster junto SECADI/MEC pelo

e-mail [email protected];

2. A Secretaria Municipal de Educao preenche a ficha recebida, indicando a pessoa

que assumir o acompanhamento da frequncia escolar e devolve via fax. Juntamente

com a ficha cadastral dever ser encaminhada a portaria de nomeao do(a)

Secretrio(a) Municipal de Educao;

3. A pessoa indicada dever SOLICITAR ACESSO no site

http://frequenciaescolarpbf.mec.gov. br. Aps o preenchimento do formulrio, ser

enviada uma senha de primeiro acesso para o e-mail indicado. Entretanto, o acesso s

ser possvel quando este cadastro for confirmado pela SECADI/ MEC, mediante o

recebimento da documentao citada no item 2 (ficha cadastral devidamente

preenchida e cpia da portaria de nomeao do Secretrio Municipal de Educao).

2.4. Acessar Sistema

1. Para acessar o sistema o usurio deve clicar na opo ACESSAR SISTEMA

localizado no canto superior direito da pagina inicial do sistema.

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2. Aps acionar o link, o sistema apresentar na tela os campos CPF e SENHA.

Preencha os dois campos e clique na opo ;

Ao entrar no sistema Presena, ser exibida a tela:

Calendrio: Regras citadas abaixo;

MENU: onde vai encontrar todas as operaes disponveis no sistema Presena. Para

mais informaes siga para o passo 2.7.

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2.5. Calendrio

O calendrio fica localizado no canto esquerdo superior da tela, e dinmico. Conhea

um pouco mais sobre os status desse calendrio:

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2.6. Recuperar Senha

1. Para recuperar a senha clique na opo lembrar senha localizado abaixo do campo

SENHA no menu de acesso ao sistema;

2. O sistema ir apresentar a tela com os campos CPF e EMAIL. Preencha os

campos e clique na opo ;

Ateno: Informar o email cadastrado do sistema.

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3. Ser encaminhando a seguinte mensagem para o e-mail informado.

2.7. Menu Principal

1. O MENU principal est localizado no canto superior direito e rene todas as funes

do sistema, facilitando assim a utilizao por parte do usurio.

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2. Ao clicar ser apresentado o menu na tela:

Imprimir Formulrio: Campo para impresso dos formulrios entregues nas escolas.

Transferir Aluno: Essa funo tem como objetivo transferir alunos de outros

municpios para seu municpio.

Registrar Frequncia por Aluno: Local onde ser registrada a frequncia dos alunos.

Manual do Sistema: a verso em PDF deste manual.

Visualizar Cartilha: Publicao feita no 1 semestre de 2010 referente ao

acompanhamento da frequncia escolar de crianas e jovens em vulnerabilidade

Condicionalidades do Programa Bolsa Famlia. Disponvel para visualizao e

impresso.

Tabela de motivos: Glossrio explicativo de cada cdigo/motivo de baixa frequncia.

Visualizar Quadro de Avisos: Informaes disponibilizadas periodicamente, pela

equipe da frequncia escolar, referentes ao sistema.

Relatrio de Frequncia por NIS: Utilizado para gerar relatrios de frequncia dos

beneficirios atravs do NIS.

Relatrio Gerencial: Relatrio para verificao e acompanhamento das informaes

de registro da frequncia dos alunos beneficirios.

Relatrio por motivo de baixa frequncia: Identifica os motivos de baixa frequncia

informados.

Disponvel somente aps o encerramento do calendrio.

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Arquivo dos beneficirios no localizados no Municpio: Apresenta uma lista com

todos os alunos no localizados no municpio.

Arquivo dos beneficirios no localizados no Brasil: Apresenta uma lista com

todos os alunos no localizados no Brasil.

Relatrio de Baixa Frequncia: Apresenta para o aluno selecionado, todas as baixas

frequncias que ele teve no ano com suas respectivas descries.

Caso o aluno no tenha recebido baixa frequncia no ano selecionado, o sistema no

apresenta informao,

Arquivo de sugestes de Escolas: Gera um arquivo que sugere escolas para alunos

no localizados e com escola no identificada (ENI).

Cadastrar Usurios: Essa funo ser utilizada somente pelo Operador Municipal

Mster para cadastrar os operadores auxiliares e os diretores de escola.

Alterar Senha: Altera a senha atual utilizada no sistema.

Buscar Operador: Permite localizar os dados de contato de todos os Operadores

Municipais Msteres cadastrados no sistema. (Nome, Telefone e email)

2.8. Alterar Senha

1. Para alterar a senha de acesso ao Sistema de Acompanhamento da Frequncia

Escolar do Programa Bolsa Famlia, clique no MENU, logo aps clique na opo

Alterar Senha situada na categoria USURIOS;

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2. Ser apresentado o formulrio onde dever preencher os campos:

Senha Atual (A senha atual utilizada para acesso ao sistema)

Ateno: Para sua segurana a senha dever possuir no mnimo 6 (seis)

caracteres.

Nova Senha (Digite a nova senha desejada)

Redigite Nova Senha (Digite novamente a senha desejada)

3. Aps o preenchimento clicar em ;

Ateno: aconselhvel sempre observar as mensagens que aparecem na parte superior

da tela, elas so a resposta do sistema para as suas aes.

2.9. Imprimir Formulrio

por meio dessa funo que so gerados os arquivos com as listas dos alunos

beneficirios a serem distribudas nas escolas para coletar as frequncias. Essa funo

permanecer disponvel durante todo o perodo.

O formulrio escolar contm a lista de alunos da escola e os campos necessrios para

preenchimento de toda informao necessria sobre o aluno. As informaes coletadas

so:

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Percentual de frequncia;

Motivo de baixa frequncia, caso a frequncia inserida esteja abaixo da mnima

permitida pelo programa;

Cdigo INEP da nova escola, caso o aluno tenha mudado de escola;

Marcao caso a escola no saiba a localizado do aluno (no localizado).

O foco desse relatrio so escolas que informam diretamente a frequncia. O municpio

deve ser responsvel por gerar e imprimir o formulrio para todas as escolas sob sua

responsabilidade.

As escolas que possuem computador e acesso a internet, esto qualificadas para

acessarem o sistema e inserirem a informao diretamente. Nesse caso no h

necessidade de impresso do formulrio para essa escola.

2.10. Como Gerar e Imprimir Formulrio

1. Clique no boto Imprimir Formulrio localizado no MENU principal;

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2. Selecione o tipo de programa;

Frequncia 85% (antigo BFA)

Frequncia 75% (antigo BVJ)

3. Selecione uma opo de formulrio;

Todas as Escolas - Esse relatrio normalmente extenso, conforme o tamanho do

municpio. Ao selecionar essa opo, aparecer uma mensagem informando que a

solicitao foi enviada a uma fila de espera.

Escola Especfica - Selecione essa opo para localizar uma escola a partir do

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Cdigo do INEP ou pelo(s) Nome(s) da(s) Escola(s). Essa opo tambm utilizada

para imprimir os formulrios dos ESI, INEX, ENI, NLOC.

INEX Inexistncia de Oferta/Atendimento Educacional

ESI Escola ativa sem INEP na base.

ENI Pertecentes s Escolas/INEP no Indetificadas

NLOC BENEFICIRIOS NO LOCALIZADOS NO MUNICPIO

Escolas municipais - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

municipais sob sua responsabilidade.

Escolas estaduais - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

estaduais sob sua responsabilidade.

Escolas federais - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

federais sob sua responsabilidade.

Escolas particulares - Gera um arquivo contendo o formulrio de todas as escolas

particulares sob sua responsabilidade.

Todas as opes anteriores criam a solicitao de gerao do arquivo assim que

selecionada. A nica exceo a opo de Escolas Especficas.

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4. Caso seja selecionada a opo Escolas Especficas, selecione o tipo de busca;

Busca por Cdigo INEP - Selecione a opo e digite o nmero do INEP da escola.

Clique no boto Buscar. Ser apresentada a escola do cdigo INEP digitado.

Busca por Nome da Escola - Selecione a opo Nome da Escola e digite o nome

completo ou parte do nome de uma determinada escola e clique em Buscar. Ser

apresentada a escola especfica ou todas as escolas do municpio identificadas por

determinado parmetro digitado.

Busca por Escola No Identificada - Selecione a opo de busca por Escola No

Identificada e clique no boto Buscar. Sero listados todos os alunos indicados em

Escola No Identificada no municpio do usurio autenticado no sistema.

Busca por Beneficirios No Localizados - Selecione a opo de busca por

Beneficirios no Localizados e clique no boto Buscar. Sero listados todos os

beneficirios indicados como No Localizados do municpio do usurio autenticado no

sistema.

Busca por Escolas Particulares - Selecione a opo Escolas Particulares e clique

no boto Buscar. O sistema mostra todas as escolas particulares do

municpio/Estado especificado pelo perfil do solicitante.

Busca por Escolas Municipais - Selecione a opo Escolas Municipais e clique no

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boto Buscar. Sero mostradas todas as escolas do municpio/Estado especificado

pelo perfil do solicitante.

Busca por Escolas Estaduais - Selecione a opo Escolas Estaduais e clique no

boto Buscar. O sistema mostra todas as escolas do Estado especificado pelo perfil

do solicitante.

Busca por Escolas Federais - Selecione a opo Escolas Federais e clique no

boto Buscar. Sero apresentadas todas as escolas federais do municpio

especificado pelo perfil do solicitante.

Busca por Todas as Escolas - Selecione a opo Todas as Escolas e clique no

boto Buscar. Sero apresentadas as escolas do municpio/Estado especificado pelo

perfil do solicitante.

Ateno: Nas opes de busca das escolas por tipo (Particular, Municipais, etc.) no ser

apresentado o resultado da pesquisa caso a escola esteja paralisada.

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5. Selecione a escola que deseja emitir o formulrio e clique em ;

Ser exibido um aviso informando que o formulrio est na fila para evitar sobrecarga.

Ateno: Os formulrios gerados ficam disponveis no sistema por um prazo de 48 horas.

Aps isso, esses arquivos so excludos do sistema, sendo necessrio realizar uma nova

solicitao.

2.11. Baixando Formulrios Prontos

1. Para visualizar os relatrios prontos, clique na opo FORMULRIOS PRONTOS.

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2. Para visualiz-lo clique no arquivo.

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3. Ser apresentado o arquivo em PDF;

necessrio um leitor de arquivos no formato PDF para visualizar esse formulrio.

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2.12. Acompanhando Formulrios Solicitados

1. Para visualizar os formulrios enviados pendentes, clique na opo FORMULRIOS

PENDENTES.

IMPORTANTE: As possveis situaes da fila so:

Pendente (o arquivo est aguardando para ser gerado) e Em Processamento (o arquivo

est sendo gerado).

Ao trmino do processamento, ser enviado um e-mail informando que o arquivo foi

gerado e, portanto, est pronto para download. Alm disso, o arquivo estar disponvel na

opo FORMULRIOS PRONTOS.

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2.13. Registrar Frequncia por Aluno

O registro da frequncia escolar somente ocorrer quando o perodo de coleta de

frequncia estiver aberto procure sempre se informar do calendrio de coleta do ano em

curso.

2. Clique na opo Registrar Frequncia por Aluno localizado no MENU Principal;

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3. Logo aps ser apresentada a listagem de todas as escolas do municpio que

possuem beneficirios do PBF.

Anteo:

Em vermelho so listadas as escolas paralisadas, seus alunos no podem ter frequncia

registrada.

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4. Para realizar uma pesquisa selecione uma opo no campo Buscar Por;

5. Preencha o campo solicitado e clique em ;

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6. Clique na escola;

Ser apresentada a tela com os alunos vinculados escola selecionada.

7. Preencha os campos de frequncia e motivo caso necessrio e clique em ENVIAR

FREQUNCIA para confirmar o envio das frequncias.

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Alunos com frequncia integral igual ou superior ao exigido pelas regras do PBF

BFA Se todos os alunos da escola tiverem frequncia superior a 85%, deve-se deixar

em branco o quadro da frequncia e clicar em enviar. Feito isso, ser registrada

frequncia integral para todos os alunos da escola.

BVJ Se todos os alunos da escola tiverem frequncia superior a 75%, deve-se deixar

em branco o quadro da frequncia e clicar em Enviar. Feito isso, ser registrada

frequncia integral para todos os alunos da escola.

Observao: Lembre que o aluno do BVJ que est em modalidade semipresencial

recebe ZERO por cento de frequncia e motivo 8, que indica inexistncia de modalidade

presencial na sua comunidade.

A frequncia igual ou superior a 85% (BFA) ou 75% (BVJ) ser arredondada para 99

(frequncia integral).

No possvel registrar Frequncia para alunos pertencentes a ENI e NLOC.

BFA - Se h na escola aluno(s) com frequncia inferior a 85%, ou seja, baixa frequncia

deve-se registrar o motivo.

BVJ Se h na escola aluno(s) com frequncia inferior a 75%, deve-se digitar a

frequncia e registrar o motivo.

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2.14. Registrar Motivo de Baixa Frequncia

1. Selecione o motivo de baixa frequncia na tabela apresentada e em seguida clique em

.

NOTA 1: Quando o operador registrar o motivo 3, 5 ou 6, esse beneficirio ser lanado

para o conjunto INEX (Inexistncia de oferta de servios educacionais / concluiu ensino

mdio).

NOTA 2 : Quando for registrada baixa frequncia pelo motivo 59, o sistema apresentar

uma janela com caixa de texto para que o operador descreva o motivo que no foi

encontrado na tabela.

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Importante lembrar: A identificao desse motivo no encontrado na tabela deve ser

feita pela escola na ltima pgina do formulrio distribudo. Caso a escola tenha marcado

o cdigo 59 mas no tenha feito a identificao do motivo, o operador poder registrar o

cdigo 58 (escola no informou o motivo).

Informaes complementares: Caracterizao de situaes coletivas

Em algumas situaes, os operadores e as escolas ficam impedidos de acompanhar a

frequncia e coletar as informaes. Abaixo listamos algumas dessas situaes:

Calamidade que atinge a escola;

Situao em que a escola passou a acolher desabrigados da regio;

Inexistncia de professores/funcionrios;

Frias escolares;

Greve massiva dos professores ou dos funcionrios;

Outras situaes que impeam a oferta das atividades escolares.

Importante observar: Se esses fatos afetarem mais de 50% do total de dias letivos do

ms, o Secretrio Municipal de Educao ou outra autoridade local da rea de educao

deve encaminhar informao detalhada desse fato SECAD/MEC pelo e-mail

[email protected]. Cabe ao operador municipal do Sistema MEC de

Acompanhamento da Frequncia Escolar registrar FREQUNCIA INTEGRAL para todos

os alunos beneficirios que foram afetados pela ausncia de aulas.

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2.15. Registro de Situao Coletiva

Para realizar um envio coletivo siga os seguintes passos:

2. Clique na opo SITUAO COLETIVA, conforme apresentado na imagem.

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O operador poder estar motivando a frequncia tanto individualmente como

coletivamente, de forma que poder motivar at 1 ms antecedente ao atual;

3. Selecione o motivo do primeiro ms apresentado

4. Ser apresentada a tela para confirmao, conforme imagem.

5. Aps clicar em OK, ser aplicado 0% de frequncia e motivo 9 para todos os

alunos da escola;

2.16. - Alterar INEP

Essa funo permite a atualizao da informao referente escola onde o aluno estuda.

Situaes relacionadas ao uso dessa funo:

Transferncia de aluno para escola ativa do mesmo municpio;

Transferncia de aluno para escola ativa de outro municpio;

Alterao de aluno para o conjunto ESI do mesmo municpio;

Alterao de aluno para o conjunto ESI de outro municpio.

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Importante lembrar:

1. As alteraes de escola feitas para o prprio municpio sero acatadas de imediato.

2. As alteraes de escola feitas para outros municpios s sero acatadas aps o aceite

do Operador Municipal Mster ou auxiliar do municpio ao qual o aluno(a)foi enviado.

3. Caso o aluno j tenha uma solicitao de transferncia pendente, s ser possvel

alterar o INEP ou solicitar uma nova transferncia, aceitando, recusando ou cancelando a

transferncia ativa.

Se no h nenhum modo de conseguir a frequncia do aluno, ele permanecer sem

informao at o prximo perodo.

A alterao de INEP/atualizao da escola possvel para todos os beneficirios que

esto na base do sistema. Todavia h algumas particularidades que precisam ser

observadas:

Beneficirios no localizados, quando encontrados, podem ser transferidos para

escolas ativas ou ainda para ESI por qualquer operador habilitado a registrar

frequncia - municipal mster, auxiliar ou diretor de escola - de qualquer municpio.

Beneficirios em outras situaes escolas ativas, ESI, INEX s podem ser

atualizados pelos operadores do municpio onde aparecem no sistema. Caso se

observe a situao em que o aluno aparece no sistema em um municpio, mas na

realidade estuda em outro, o operador do municpio onde estuda dever SOLICITAR

TRANSFERNCIA desse aluno para atualizar essa informao. Mais detalhes dessa

funo na pgina 27.

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1. Para alterar o INEP clique no boto .

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A janela de alterao de escola ser apresentada com os dados da escola atual

(Municpio, UF, Nome da Escola e Cdigo INEP) e a opo de busca da nova escola

por INEP ou pela Localizao ou nome da escola.

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Busca por INEP

1. Ao selecionar a busca por INEP, o campo para digitar o cdigo ser apresentado.

Digite o novo INEP e clique em . Os dados da escola sero apresentados.

2. Para confirmar a alterao, clique em .

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Busca por Localizao Geogrfica

1. Selecione a busca por Localizao, selecione o Estado, o Municpio e a Escola.


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Busca por Nome da Escola

1. Selecione a busca por Nome da Escola. Escolha o Estado, o municpio e digite o nome

da escola que deseja localizar. Clique no boto . Selecione a escola desejada.


Importante: A busca por nome de escola s ter xito se for digitado o nome da escola

com a mesma grafia que aparece no sistema. Por isso, sugere-se que, preferencialmente,

a busca seja feita pelo INEP ou localizao.

Ateno: Alteraes de INEP so realizadas imediatamente ao clicar no boto

ALTERAR INEP, sem a necessidade de clicar no boto ENVIAR FREQUNCIA na tela

de registro de frequncia do aluno. As alteraes de INEP sero acatadas de imediato

pelo sistema. O aluno sair automaticamente da relao de alunos da escola atual e

poder ser visualizado apenas na relao da nova escola. Se houver informao de

frequncia desse aluno na escola antiga, aconselhvel registr-la e s depois alterar o

INEP para a nova escola do aluno.

2.17. Informao do Aluno

Essa funo permite ao operador verificar os registros de frequncia e atualizaes das

informaes escolares (alterao de escola, alterao de sries, transferncias, alterao

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para no localizados etc.) efetuados no perodo de coleta em curso. Esse histrico traz

ainda o nome do operador que efetuou os registros assim como dia e hora em que os

registros foram feitos.

1. Para visualizar o histrico do aluno clique no boto .

ATENO: A tela de histrico ser apresentada com os dados do aluno selecionado e

uma lista de todas as alteraes registradas nos ltimos seis meses.

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possvel ainda acessar o histrico completo de registros desse aluno utilizando a

funo BAIXAR HISTRICO COMPLETO.

2. Clicando nessa opo, o sistema ir gerar um arquivo em formato html e compactado.

Selecione em Abrir com e clique em OK.

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3. Ser apresentada a tela com o arquivo, clique duas vezes no arquivo para abrir.

Segue abaixo um exemplo do relatrio:

2.18. Alterando Situao do Aluno

Essa funo permite alterar a situao do aluno considerando as seguintes possveis

situaes:

Alunos ativos (identificados em escolas com cdigo INEP);

Beneficirios no localizados;

Alunos em ESI (Escolas ativas Sem Inep na base do sistema);

Alunos em INEX (no estudam por Inexistncia de oferta de servios educacionais).

Para alterar a situao de um aluno necessrio observar as seguintes regras

especficas:

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2.19. Alterar situao do aluno ativo

1. Clique na seta para abrir a lista de opes, conforme figura, selecione a situao

INEX.

2. Ao clicar na situao INEX, ser apresentada a tela para registro de motivo, selecione

a opo OK, conforme imagem.

Observe que, nesse caso, j aparecer pr-gravada a frequncia 0% (zero por cento). O

operador dever ento indicar o motivo relacionado (motivos 3, 5 ou 6).

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3. Ao clicar nas Situaes NLOC e ESI ser apresentada a mensagem de confirmao

e em seguida clique em OK.

2.20. Transferncia

As transferncias ocorrem de trs maneiras:

Tipo A - Transferncia dentro do prprio municpio. (Para saber como realizar este tipo

de transferncia siga para a pgina 30 Alterar INEP).

Tipo B - Transferncia para fora do municpio. (Para saber como realizar este tipo de

transferncia siga para a pgina 30 Alterar INEP).

Tipo C - Solicitar transferncia de outro municpio para o seu municpio.

Tipo C:

Para realizar a transferncia de um aluno de outro municpio para o seu municpio siga os

seguintes passos:

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1. No menu principal, clique na funcionalidade Transferir Aluno.

2. Ser apresentada a tela para busca do Aluno.

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2.21. Transferindo o Aluno atravs da Busca por NIS

1. Insira o NIS do aluno e clique na opo .

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2. Se o aluno est em uma Escola ATIVA em outro municpio: selecione a escola de

destino e o boto Transferncia.

Observao: A lista de Escolas apresentar somente escolas do seu Municpio.

3. Para confirmar a transferncia clique em OK.

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Ateno:

O aluno transferido instantaneamente para a escola selecionada e o ultimo registro de

Presena apagado para que seja novamente registrado pela Escola atual.

Aluno em situao de ESI

1. Selecione em situao do aluno o grupo ESI Escolas ativas sem INEP na base do

sistema, conforme figura abaixo:

2. Para confirmar a transferncia clique em OK.

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Aluno em situao INEX

3. Selecione em situao do aluno o grupo INEX e clique em Transferir.

4. Ao selecionar INEX ser apresentada a tela para registro de motivo, selecione a opo

OK, conforme imagem.

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NOTA 1: Quando o operador registrar o motivo 3, 5 ou 6, esse beneficirio ser lanado

para o conjunto INEX (Inexistncia de oferta de servios educacionais / concluiu ensino

mdio).

2.22. Transferir o Aluno Utilizando a Busca Avanada

1. Selecione a opo Busca Avanada localizada ao lado de Busca por NIS conforme

imagem.

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2. Selecione o tipo do Programa;

Frequncia 85% (antigo BFA)

Frequncia 75% (antigo BVJ)

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3. Selecione o Estado, Municpio e escola.

4. Preencha o campo Aluno e clique em .

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Ser apresentada a lista de alunos conforme a pesquisa.

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5. Selecione o aluno e a escola ao qual deseja transferi-lo.

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6. Clique em Transferir

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2.23. Solicitaes de Transferncias Recebidas

1. Para Aceitar / Recusar ou at mesmo alterar uma transferncia que necessita de sua

aprovao, clique na opo Recebidas.

Ateno: os alunos listados no so transferncias que voc realizou e sim

transferncias que necessitam de sua aprovao.

2. Clique no aluno em que deseja realizar a aprovao;

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Ser apresentada a tela:

3. Voc poder verificar os detalhes do aluno conforme as opes descritas abaixo

Para visualizar os dados gerais clique em DADOS GERAIS conforme imagem:

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Para visualizar as informaes de quem solicitou a transferncia clique em

SOLICITANTE conforme imagem:

Para visualizar dados do aluno clique em ALUNO.

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Para visualizar a origem do aluno clique em ORIGEM.

A situao do aluno e a escola de destino podero ser alteradas caso seja necessrio.

4. Clique na opo Aceitar / Recusar para realizar a transferncia do aluno.

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2.24. Solicitaes de transferncias enviadas

1. Para visualizar uma solicitao de transferncia de aluno para outro municpio clique

na opo ENVIADAS.

Cancelando uma Transferncia:

2. Para cancelar uma transferncia clique no aluno desejado.

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Ser apresentada a tela:

3. Voc poder verificar os detalhes do aluno conforme as opes descritas abaixo:

Para visualizar os dados gerais clique em DADOS GERAIS conforme imagem:

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2

Para visualizar quem solicitou a transferncia clique em SOLICITANTE conforme

imagem:

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Para visualizar dados do aluno clique em ALUNO.

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Para visualizar a origem do aluno clique em ORIGEM.

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4. Clique na opo CANCELAR SOLICITAO para realizar a transferncia do aluno.

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2.25. Baixar Histrico Completo de Solicitao de Transferncia

5. Para baixar o histrico completo das Solicitaes de Transferncia basta clicar na

opo Baixar Histrico Completo conforme imagem:

6. Clicando nessa opo, o sistema ir gerar um arquivo em formato html e compactado.


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Segue abaixo um exemplo do relatrio:

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2.26. Cadastrar Usurios

Essa funo ser utilizada somente pelo Operador Municipal Mster para cadastrar os

operadores auxiliares e os diretores de escola.

1. Para cadastrar ou pesquisar usurios clique na opo Cadastrar Usurios localizado

no MENU Principal;

2. apresentada tela onde ser possvel pesquisar ou incluir usurio, informando os

dados apresentados na tela. Para PESQUISAR USURIO:

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3. No campo de seleo Pesquisar Por, as seguintes opes sero apresentadas:

Pesquisa por Todos Selecione a opo Todos e clique em Buscar. Sero

apresentados todos os usurios cadastrados na Unidade Federativa e Municpio

especificado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio:

Nome, nmero do CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, o Municpio, a Situao e

o Logger.

Pesquisa por Nome - Selecione a opo Nome e digite o nome completo ou parte

do nome de uma determinada pessoa e clique em Buscar. Ser apresentado o

usurio especfico ou todos os usurios conforme Unidade Federativa e Municpio

especificados pelo solicitante.

Pesquisa por E-mail - Selecione a opo E-mail e digite o nome completo do e-mail

e clique em Buscar. Ser apresentado o usurio especfico da Unidade Federativa e

Municpio especificado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do

usurio: Nome, nmero do CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, o Municpio, a

Situao e o Logger.

Pesquisa por Cdigo CPF - Selecione a opo CPF e digite o nmero do CPF do

usurio. Clique no boto Buscar. Ser apresentado o usurio conforme CPF

especificado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio:

Nome, nmero do CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, o Municpio, a Situao e

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o Logger.

Pesquisa por Perfil - Selecione a opo Perfil e escolha o perfil desejado. Clique no

boto Buscar. Sero apresentados usurios conforme perfil especificado pelo

solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do usurio: Nome, nmero do

CPF, cdigo do INEP, Unidade Federativa, Municpio, Situao e Logger.

Pesquisa Status - Selecione a opo Status e selecione o status desejado. Clique

no boto Buscar. Sero apresentados usurios conforme status especificado pelo



Pesquisa por INEP - Selecione a opo INEP e informe o cdigo do INEP. Clique no

boto Buscar. Sero apresentados usurios conforme cdigo especificado pelo



4. Para Incluir USURIO clique em INCLUIR USURIO.

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5. Preencha os campos do formulrio e clique Incluir.

Ateno:

Todos os campos so de preenchimento obrigatrio!

O sistema no aceitar a solicitao de cadastro caso o CPF j tenha registro de

cadastro.

2.27. Relatrio Gerencial

Esse relatrio serve para o operador visualizar as informaes lanadas no sistema

durante o perodo de coleta da frequncia.

6. A emisso de relatrio gerencial est disponvel na opo Relatrio Gerencial,

localizado no MENU Principal do Sistema.

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7. Selecione o tipo de relatrio

Aluno

Para realizar o relatrio do tipo Aluno siga os seguintes passos:

1. Selecione a opo Aluno.

2. - Aps selecionar a opo Aluno, aparecer uma tela com os dados do municpio. O

operador s ter acesso s informaes do seu municpio.

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3. Informe o tipo do programa (Frequncia 85% (antigo BFA) Frequncia 75% (antigo

BVJ)), o ano e o Perodo desejado e clique em GERAR RELATRIOS.

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Os relatrios sero processados por uma fila de gerao de arquivo, sendo

apresentada a seguinte mensagem:

Ateno: Os formulrios gerados ficam disponveis no sistema por um prazo de 48 horas.

Aps isso, esses arquivos so excludos do sistema, sendo necessrio realizar uma nova

solicitao.

4. - Clique no boto Fechar.

Usurio:

A opo usurio serve para pesquisar quantos operadores foram cadastrados no

municpio.

Nota: Essa funo ser utilizada somente pelo Operador Municipal Mster e coordenador

estadual.

Para realizar o relatrio do tipo Usurio siga os seguintes passos:

Usurios por Perfil

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1. Selecione a opo Usurio no tipo de relatrio

2. Selecione o Status do usurio e clique em gerar relatrio.

Dados de Usurio

Voc poder gerar um relatrio com os dados que escolher do usurio desejado. Para

gerar este tipo de relatrio siga os seguintes passos:

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1. Clique na opo Dados de Usurio

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2. Selecione os perfis que deseja e acione a seta para direita adicionando assim o

perfil para o campo localizado direita.

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3. Selecione os campos de sada:

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4. Clique na opo GERAR RELATRIOS.

2.28. Visualizando Relatrios Prontos

1. Para visualizar os relatrios prontos, clique na opo FORMULRIOS PRONTOS.

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2. Para visualiz-lo clique no arquivo.

3. Clicando no arquivo o sistema ir gerar um arquivo em formato html e compactado.


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Segue abaixo um exemplo do Relatrio Gerencial:

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- No relatrio do programa BVJ ser apresentada a quantidade e o percentual de

frequncia maior ou igual a 75% (frequncia integral), menor que 75% (baixa

frequncia), os sem informao e o total de alunos da escola.

- No relatrio do programa BFA ser apresentada a quantidade e o percentual de

frequncia maior ou igual a 85% (frequncia integral), menor que 85% (baixa

frequncia), os sem informao e o total de alunos da escola.

2.29. Relatrios Pendentes

1. Para visualizar os formulrios enviados pendentes, clique na opo FORMULRIOS

PENDENTES.

IMPORTANTE: As possveis situaes da fila so:

Pendente (o arquivo est aguardando para ser gerado) e Em Processamento (o arquivo

est sendo gerado).

Ao trmino do processamento, ser enviado um e-mail informando que o arquivo foi

gerado e, portanto, est pronto para download. Alm disso, o arquivo estar disponvel na

opo FORMULRIOS PRONTOS.

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2.30. Relatrio Por Motivo de Baixa Frequncia

A emisso do relatrio est disponvel na opo Relatrio por Motivo de Baixa

Frequncia localizado no Menu Principal do Sistema. Esse relatrio busca passar uma

melhor visualizao dos motivos apresentados pela baixa frequncia de cada municpio.

Siga os passos:

1. Clique na opo RELATRIO POR MOTIVO DE BAIXA FREQUNCIA localizado no

MENU principal.

2. - Aps acessar a funo Relatrio por motivo de baixa frequncia, escolha o tipo de

relatrio Analtico e Sinttico.

Analtico - Esse relatrio listar os motivos de baixa frequncia por aluno.

Sinttico Esse relatrio listar os motivos de baixa frequncia do municpio ou

Estado.

Importante: O manuseio desse relatrio ser de uso exclusivo do Operador Municipal

Mster e do coordenador estadual, no podendo ser divulgado por se tratar de proteo

criana, conforme Estatuto da Criana e do Adolescente.

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3. - Ao selecionar a opo Analtico ou Sinttico, ser apresentado o formulrio:

Dep. Administrativa: Local onde se seleciona o tipo de escola (Federal, Estadual,

Municipal, Particular ou No Identificada).

Escolas: So listadas as escolas informadas no Dep.Administrativa.

Motivos: Qual motivo deseja ver: todos ou especfico.

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4. Selecione os campos Dep. Administrativa, Escolas, Motivos, Ano e Ms, logo aps

clique em GERAR RELATRIOS.

Para visualizar os RELATRIOS PRONTOS siga os passos a partir da pagina 75.

Para visualizar os RELATRIOS PENDENTES siga os passos a partir da pagina 79.

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Exemplo de relatrio Analtico:

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Exemplo de relatrio Sinttico:

2.31. Relatrio de Frequncia por NIS.

Para gerar um relatrio de frequncia por NIS siga os seguintes passos:

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1. Clique na opo Relatrio de Frequncia por NIS localizado no MENU principal,

conforme imagem:

2. Insira o NIS do aluno e clique em GERAR RELATRIO.

Para visualizar os RELATRIOS PRONTOS siga os passos a partir da pagina 75.

Para visualizar os RELATRIOS PENDENTES siga os passos a partir da pagina 79.

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Exemplo de relatrio por NIS:

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2.32. Relatrio de Baixa Frequncia

1. Clique na opo Relatrio de Baixa Frequncia localizado no MENU Principal;

2. Informe o cdigo do INS e Ano, ambos obrigatrios, e clique em Buscar. Para realizar

nova pesquisa clique em Nova Consulta;

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2.33. Arquivo de Sugestes de Escola

1. Para visualizar o arquivo, clique no boto Arquivo de Sugestes de Escola localizado

no MENU principal;

2. Ser apresentada tela que possibilita gerar um arquivo em formato html e compactado.


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2.34. Buscar Operador

1. Para pesquisar operador, clique no boto Buscar Operador localizado no MENU

principal;

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2. Para realizar a pesquisa do operador informe os dados apresentados na tela e clique

em Buscar;

Sero apresentados os operadores cadastrados conforme Estado e Municpio

informado pelo solicitante. Ser possvel visualizar os seguintes dados do operador:

Nome, E-mail, Telefone e Perfil.

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2.35. Arquivo Beneficirios no Localizados Municpio

1. Para localizar beneficirios no localizados no Municpio, clique em Arquivo de

Beneficirios no localizados no Municpio localizado no MENU principal;

2. Para visualizar o arquivo clique em OK.

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Ser apresentado arquivo com os seguintes dados dos beneficirios no localizados

no Municpio:

ANO DE COLETA;NIS;NOME DO ALUNO;ME;DATA DE NASCIMENTO;UF DE ESTUDO;IBGE DE ESTUDO;SRIE ESCOLAR;SITUAO DO ALUNO;TIPO DE ACOMPANHAMENTO;NIS DO IRMO;NOME DO IRMO;CDIGO INEP DE ESTUDO DO IRMO;NIS DO IRMO(2);NOME DO IRMO(2);CDIGO INEP DE ESTUDO DO IRMO(2);ALUNO NA IO;QUILOMBOLA;INDIGENA.

2.36. Arquivo Beneficirios no Localizados no Brasil

1. Para localizar beneficirios no localizados no Brasil, clique no boto Arquivo de

Beneficirios no localizados no Brasil localizado no MENU principal;

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2. Para visualizar o arquivo clique em OK.

Ser apresentado arquivo com os seguintes dados dos beneficirios no localizados

no Brasil:

ANO DE COLETA; NIS;NOME DO ALUNO;ME;DATA DE NASCIMENTO;UF DE

ESTUDO;IBGE DE ESTUDO;SRIE ESCOLAR;SITUAO DO ALUNO;TIPO DE

ACOMPANHAMENTO;NIS DO IRMO;NOME DO IRMO;CDIGO INEP DE ESTUDO

DO IRMO;NIS DO IRMO(2);NOME DO IRMO(2);CDIGO INEP DE ESTUDO DO

IRMO(2);ALUNO NA IO;QUILOMBOLA;INDIGENA.

Manual Sistema Presenca 2013 - OMM

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