Manual Proceduri SCMI Colegiul Ferdinand
description
Transcript of Manual Proceduri SCMI Colegiul Ferdinand
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
1
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
Manual proceduri
(dezvoltarea i implementarea
sistemului de control managerial/intern)
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
2
CUPRINS
Nr.crt. Cod procedur Titlul Pagina
1 Introducere
2 Structur procedur, conform OMFP
946/2005
3 Procedur sistem
PS.............
Comunicarea intern i extern
4 Procedur de sistem
PS................
Accesul la resurse
5 Procedur sistem
PS......
Circuitul documentelor
6 Procedur de sistem
PS...........
Funciile sensibile
7 Procedur sistem
PS...............
Identificarea nevoilor de formare
8 Procedur sistem
PS..............
Semnalarea neregulilor i gestionarea
abaterilor
9 Procedur sistem
PS............
Implementarea Programului de
dezvoltare a sistemului de control
managerial intern
10 Procedur de sistem
PS.............
Managementul riscurilor
11 Procedur de sistem Arhivarea documentelor i nregistrrilor
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
3
PS......................
12 Procedur de sistem
PS..............
Realizarea inventarului
13 Procedur operaional
PO..............
Managementul riscurilor- Contabilitate
14 Procedur operaional
PO........
Managementul riscurilor- Secretariat
15 Procedur operaional
PO............
Activitatea de organizare i funcionare a
casieriei
16 Procedur operaional
PO............
Angajamentele bugetare
17 Procedur operaional
PO....................
Atribuirea contractelor de achiziie
public (achiziie direct)
18 Procedur operaional
PO......................
Completarea Registrului Cartea mare
19 Procedur operaional
PO..................
CFPP
20 Procedur operaional
PO......................
Completarea Registrului jurnal
21 Procedur operaional
PO.................
Completare Revisal
22 Procedur operaional
PO............
ntocmirea Programului anual al
achiziiilor publice
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
4
23 Procedur operaional
PO...........
Organizarea contabilitii
24 Procedur operaional
PO....................
Completarea Registrului de cas
25 Procedur operaional
PO.....................
ntocmirea situaiilor financiare
26 Procedur operaional
PO...................
ntocmirea statelor de personal
INTRODUCERE
Prezentul Manual de proceduri include toate procedurile de sistem i operaionale
elaborate, diseminate i implementate n Colegiul Naional Ferdinand I Bacu, n procesul
aplicare a Programului de dezvoltare i implementare a sistemului de control intern/ managerial,
n anul colar 2013-2014.
Sistemul de control managerial /intern din cadrul Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
reprezint ansamblul de msuri, metode i proceduri concepute i implementate de ctre
directorul unitii i ntregul personal cu scopul realizrii obiectivelor generale i specific la un
nivel calitativ corespunztor i ndeplinirii cu regularitate, n mod economic, eficace i eficient, a
strategiilor adoptate la nivelul unitii de nvmnt.
Procedurile au fost elaborate de coordonatorii de compartimente i de ctre membrii
Comisiei SCMI i ele respect modelul structural i de coninut inclus n OMFP nr.946/2005.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
5
Structur procedur
(conform OMFP 946/2005)
Entitatea public
...................................
Compartimentul
...................................
EDIIA .........................
REVIZIA ...............................
EXEMPLAR nr..................
COD PO/PS: PROCEDURA OPERAIONAL/DE SISTEM PO/PS ..................
Denumire procedur
DATA APROBRII N CA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a
reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura
1. Elaborat
2. Verificat
3. Aprobat
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
6
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
Ediia sau,
dup caz,
revizia n
cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data
primirii
Semnturii
1. Informare
i aplicare
2. Aplicare
3. Eviden
4. Arhivare
5. Alte
scopuri
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
7
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului
4.4. Sprijin alte comisii n aciuni de monitorizare i evaluare, iar pe manager, n luarea
deciziei
..............................................................................................................................................
4.n Alte scopuri specifice procedurii operaionale
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional
5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti
desfurate de entitatea public
5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea
procedurat
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare ale activitii
procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii
6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
6.1. Reglementri internaionale
-
-
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
8
-
6.2. Legislaie primar
-
-
-
6.3. Legislaie secundar
-
-
-
6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice
-
-
7. DEFINIII I ABREVIERI:
7.1. Definiii ale termenilor
Nr.crt. Termenul Definiia
1.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
9
2.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedur operaional
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap Aplicare
6. Ah. Arhivare
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generaliti ( se cuprind elementele de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se va
evita repetarea acelora deja abordate n alte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
10
cele legate de scopul procedurii sau de domeniul de aplicare. Se pot prezenta principiile generale
aplicabile activitii).
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista i proveniena documentelor ( nominalizarea tuturor documentelor, a celor
abilitai cu emiterea i actualizarea lor; ex: formulare, manuale, instruciuni operaionale, liste de
verificare, etc. care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii)
8.2.2. Coninutul i rolul documentelor- pot fi redate n form complet, anexnd la procedur
modele ale documentelor, instruciuni de completare ale acestora i meniuni referitoare la rolul
lor
8.2.3. Circuitul documentelor- compartimentele/persoanele la care trebuie s circule
documentele n proecsul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se efectueaz n
legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoan la care circul. Se
recomand utilizarea reprezentrilor grafice a circuitului documentelor.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale- elementele de logistic
8.3.1.Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii
9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
11
....................................................................................................................................................
10. ANEXE, NREGISTRRI, ARHIVRI
Nr.
anex
Denumirea
anexei
Elaborator Aprob Numr de
exemplare
Difuzare Arhivare Alte
elemenet Loc Perioad
11. CUPRINS
Nr.componentei
n cadrul
procedurii
operaionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii
operaionale
Pagin
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i
aprobarea ediiei
2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor
procedurii operaionale
3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia
4 Scopul
5 Domeniul de aplicare
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
12
6 Documente de referin
7 Definiii, abrevieri
8 Descrierea procedurii
9 Responsabiliti i rspunderi
10 Anexe
11. Cuprins
Colegiul Naional
Ferdinand I
Bacu
Comisia SCMI
Standard 6
Structura
organizatoric
Standard 13
Comunicarea
PROCEDURA DE SISTEM
Comunicarea intern i extern
EDIIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................
Comunicarea intern i extern
DATA:
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
13
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura
1. Elaborat Prof. Nicoleta
Zrnescu
Coordonator
CEAC,
membru
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
Ediia sau,
dup caz,
revizia n
cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei
Ediia I - Elaborare
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
14
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data primirii Semntura
1. Informare,
aplicare i
arhivare
I Secretariat Secretar ef ........................ .................
2. Informare
eviden
I Echipa
managerial
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare,
monitorizare
I CEAC Coordonator
CEAC
Nicoleta
Zrnescu
...................
4. Aplicare I Activitatea
educativ i cea
extracurricular
Consilier
pentru
proiecte i
programe
.................. .......................
5. Aplicare I Comisii
metodice
efii
comisiilor
metodice
6. Aplicare I Contabilitate Contabil-ef
7. Aplicare I Bibliotec Bibliotecar
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedur:
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
15
1) Stabilete cadrul organizatoric de derulare a activitii de comunicare pe plan intern i
extern, strategia de comunicare instituional, compartimentele i persoanele implicate.
2) Furnizeaz personalului i conducerii un instrument care permite realizarea activitii
procedurate, n conformitate cu normele legale.
4. 2. Asigur existena documentaiei adecvate derulrii acestei activiti.
4. 3. Asigur continuitatea acestei activiti.
4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea mbuntirii calitii serviciilor
educaionale furnizate de Colegiul Naional Ferdinand I Bacu.
Scopul specific al procedurii este dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare intern
i extern la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu prin:
creterea gradului de colaborare ntre compartimente; informarea eficient a personalului despre activitile, strategiile, proiectele i
programele n care Colegiul este parte; fluidizarea circulaiei informaiilor pe vertical i pe orizontal; eficientizarea timpilor de rspuns la solicitrile i sesizrile primite; responsabilizarea angajailor cu privire la sarcinile care le revin; crearea unei identiti instituionale bine conturate n vederea meninerii unui nivel
ridicat de motivare i angajare a personalului.
n privina comunicrii cu partenerii si externi, Colegiul Naional Ferdinand I urmrete:
formarea i meninerea unei imagini pozitive a Colegiului n cadrul nvmntului bcuan/ romnesc;
informarea corect i constant a partenerilor externi cu privire la activitatea Colegiului; ndeplinirea cu profesionalism a angajamentelor asumate; aplicarea coerent i unitar a reglementrilor legale n domeniul educaiei i
nvmntului; construirea unor relaii de colaborare reciproc avantajoase informarea i contientizarea comunitii locale cu privire la rolul i importana
Colegiului Ferdinand I n educaia copiilor;
informarea publicului int privind activitile specifice care se desfoar n cadrul
Colegiului Naional Ferdinand I Bacu.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplicabil compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare ale
activitii proedurate.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
16
Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a
implementa un management al calitii serviciilor educaionale furnizate de Colegiu.
6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
6.1. Reglementri internaionale
-
6.2. Legislaie primar
- Legea nr.544/2001
- Legea 52/2003
- HG 123/2002
- HG 1085/2003
-HG 1723/2004, privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n
activitatea de relaii cu publicul
6.3. Legislaie secundar
Regulamentului de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementri interne
Strategia de comunicare instituional
7. DEFINIII I ABREVIERI
7.1. Definiii:
Nr.crt. Termenul Definiia
1. Compartiment Unitate organizatoric,
funcional, prevzut n
organigrama Colegiului
Naional Ferdinand I Bacu
2. Procedur Prezentarea n scris, a tuturor
pailor ce trebuie urmai, a
metodelor de lucru stabilite i
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
17
a regulilor de aplicat necesare
ndeplinirii atribuiilor i
sarcinilor, avnd n vedere
asumarea responsabilitilor
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioar
2. PDI Proiect de dezvoltare
instituional
3. CEAC Comisia de evaluare i
asigurare a calitii din cadrul
Colegiului
4. PS Procedur de sistem
5. SCMI Sistem control managerial
intern
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generaliti
Procedura se aplic n coroborare cu procedura de sistem privind circuitul documentelor,
component a dezvoltrii i implementrii sistemului de control managerial/intern.
8.2. Etape n implementarea procedurii
Nr.
crt.
Etapa Descrierea operaiunilor
0. 1. 2.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
18
1.
Planificarea i realizarea
sistemului de comunicare
- revizia procedurii de comunicare
- stabilirea programului de audiene, de lucru cu publicul
- elaborarea de note interne privind modalitile de transmitere
a informaiilor
- verificarea funcionalitii mijloacelor de comunicare
virtuale: site-ul
- stabilirea documentelor i informaiilor de interes public
- stabilirea resurselor necesare realizrii unui sistem
informaional adecvat pentru prelucrarea i transmiterea
informaiilor de interes public
- diseminarea n cadrul Consiliului profesoral a fluxului
informaional intern i extern
2. Crearea instrumentelor
de lucru necesare
- actualizare baz de date de contact telefoane, adrese de
e-mail ale unitilor de nvmnt i ale instituiilor partenere
- actualizare baz de date de contact ale instituiilor mass-
media la nivel local i naional
- actualizarea informaiilor privind legile i alte acte normative aplicabile
- abonarea la ziarele locale importante
3.
Aplicarea sistemului de
comunicare extern
- transmiterea documentelor i informaiilor specifice n funcie de solicitrile scrise elaborate de ctre teri i nregistrate la secretariatul Colegiului - afiarea la sediul Colegiului a informaiilor specifice informrii publice - actualizarea permanent a informaiilor i a documentelor pe site-ului Colegiului
- revista presei lecturarea zilnic a articolelor referitoare la nvmnt, evaluarea acestora i informarea corect a personalului i a prinilor, dac e cazul, prin solicitarea dreptului la replic -citirea articolelor referitoare la nvmnt
4. Verificarea documentelor
prevzute pentru accesul
- gestionarea corect elaborarea/ actualizarea i difuzarea
documentelor specifice instituiei Plan de dezvoltare
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
19
public, conform
legislaiei n vigoare
instituional, rapoarte, anunuri, comunicate de pres, pliante
5. Asigurarea accesului la
informaiile de interes
public
- comunicarea informaiilor de interes public prin afiare la
sediul Colegiului, prin postare pe site, prin organizarea de
conferine de pres, participarea la emisiuni de radio sau
televiziune, interviuri, briefing-uri etc.
6. Analiza eficacitii i
mbuntirea sistemului
informaional
- rapoarte
- comunicarea informaiilor privind comunicarea extern,
rezultatelor evalurii sistemului de comunicare extern
structurilor/ persoanelor interesate
8.3. Instrumente de comunicare intern
emailul
afiarea la avizier, n cancelarie
informarea verbal
informarea prin edinele de Consiliu de administraie, Consiliul profesoral, consemnarea
i semnarea procesului verbal de edin
cerere scris
8.4. Resurse necesare
8.4.1. Resurse materiale
- imprimant
- conexiune internet
- hrtie
- ziare, reviste
- site-ul Colegiului
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
20
- colecii legi
8.4.2.Resurse umane
- membrii compartimentului Secretariat
- directorul n calitate de purttor de cuvnt al Colegiului
- personalul
8.4.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII
9.1. Director
9.1.1. Directorul asigur cadrul formal privind realizarea comunicrii interne i externe 9.1.2. Reprezint instituia n relaia cu mass-media
9.2. Secretariat
9.2.1. Furnizeaz servicii de relaii cu publicul
9.2.2. Rol esenial n circuitul documentelor
9.3. Personalul
9.3.1. Respect prevederile prezentei proceduri
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
21
Colegiul Naional
Ferdinand I
Bacu
Comisia SCMI
Standard 23
Accesul la resurse
PROCEDURA DE SISTEM
Accesul la resurse
EDIIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................
Accesul la resurse
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura
1. Elaborat Prof. Nicoleta
Zrnescu
Coordonator
CEAC,
membru
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct
3. Aprobat Prof. Mirela Director
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
22
Berza
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
Ediia sau,
dup caz,
revizia n
cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei
Ediia I - Elaborare
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data primirii Semntura
1. Informare,
aplicare i
arhivare
I Secretariat Secretar ef ........................ .................
2. Informare
eviden
I Echipa
managerial
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare,
monitorizare
I CEAC Coordonator
CEAC
Nicoleta
Zrnescu
...................
4. Aplicare I Activitatea
educativ i cea
Consilier
pentru
.................. .......................
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
23
extracurricular proiecte i
programe
5. Aplicare I Comisii
metodice
efii
comisiilor
metodice
6. Aplicare I Contabilitate Contabil-ef
7. Aplicare I Bibliotec Bibliotecar
8. Aplicare I Compartiment
informatic
Informatician
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedur:
1) Stabilete regulile de baz pentru controlul accesului la resursele unitii de
nvmnt, cadrul organizatoric de derulare a activitilor specifice, compartimentele i
persoanele implicate.
2) Furnizeaz personalului i conducerii un instrument care permite realizarea activitii
procedurate, n conformitate cu normele legale.
4. 2. Asigur existena documentaiei adecvate derulrii acestei activiti.
4. 3. Asigur continuitatea acestei activiti.
4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea mbuntirii calitii serviciilor
educaionale furnizate de Colegiul Naional Ferdinand I Bacu.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
24
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplicabil tuturor angajailor cu drept de acces la o resurs a unitii i
terilor care au obinut permisiunea de a accesa o resurs a instituiei.
Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a
implementa un management al calitii serviciilor furnizate de Colegiu.
6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
6.1. Reglementri internaionale
-
6.2. Legislaie primar
- Legea nr.500/2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare
- Legea nr.82/1991 a contabilitii, republicat
- Ordinul MFP nr.618/2002 pentru aprobarea Precizrilor privind inventarierea bunurilor din
domeniul public al statului
- Legea nr.213/1998 privind proprietatea public i regimul juridic al acesteia
- Ordinul MFP nr.1161bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de
ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i a sponsorizrilor ctre
entitile publice
- Legile bugetare anuale
- Decretul nr.209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas
- Legea nr.182/2002 privind protecia informaiilor clasificate
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
25
6.3. Legislaie secundar
Regulamentului de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementri interne
Programul de dezvoltare i implementare a sistemului de control managerial /intern al
Colegiului
7. DEFINIII I ABREVIERI
7.1. Definiii:
Nr.crt. Termenul Definiia
1. Compartiment Unitate organizatoric,
funcional, prevzut n
organigrama Colegiului
Naional Ferdinand I Bacu
2. Procedur Prezentarea n scris, a tuturor
pailor ce trebuie urmai, a
metodelor de lucru stabilite i
a regulilor de aplicat necesare
ndeplinirii atribuiilor i
sarcinilor, avnd n vedere
asumarea responsabilitilor
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
26
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioar
2. PDI Proiect de dezvoltare
instituional
3. CEAC Comisia de evaluare i
asigurare a calitii din cadrul
Colegiului
4. PS Procedur de sistem
5. SCMI Sistem control managerial
intern
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generaliti
Procedura este elaborat i aplicat plecnd de la urmtoarele principii:
restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate ale acestora
severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul
pierderilor poteniale care trebuie apreciate periodic. La determinarea
vulnerabilitii bunurilor i valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de
pierdere i de utilizare inadecvat
ntre resurse i sumele nregistrate se fac comparaii periodice (inventare).
Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
27
8.2. Descrierea procedurii
Accesul n locaiile Colegiului
Obiectiv: asigurarea accesului autorizat al angajailor, elevilor i terilor (vizitatorilor) n
locaiile Colegiului Naional Ferdinand I Bacu i s previn accesul neautorizat n aceste
locaii
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu este prevzut cu sistem de supraveghere video,
personal de paz i cu sistem intern de control al accesului n locaiile instituiei. Cile de acces
n interiorul cldirilor sunt limitate, pentru a permite controlul i monitorizarea terilor care
solicit intrarea n unitate. Terii sunt legitimai la intrarea n unitate, iar datele acestora precum i
destinaia vizitei sunt trecute ntr-un registru special. Deplasarea terilor n unitate se face doar cu
nsoirea acestora de ctre elevul de serviciu sau de ctre profesorul de serviciu. Vizitatorii
trebuie s foloseasc ntodeauna numai intrrile i ieirile autorizate.
Angajaii au acces n unitate prin intrarea special destinat acestora, pentru a permite
identificarea lor. Toi angajaii trebuie s respecte regulile de securitate ale unitii, precum i
cele referitoare la protecia muncii i la protecia mpotriva incendiilor din locaia respectiv.
Accesul angajailor i al terilor n spaiul unor compartimente specializate ale unitii
(Secretariat, Contabilitate) se face doar cu respectarea programului de relaii publice al acestor
compartimente afiat la loc vizibil.
Atribuiile de acces ale angajailor la anumite resurse ( informaionale, materiale,
financiare) precum i limitrile accesului sunt precizate n fia postului.
Elevii sunt obligai s poarte uniforma i nsemnele distinctive ale Colegiului pentru a fi
uor identificai i pentru a se permite accesul lor n diversele locaii ale Colegiului.
Obligaiile i drepturile privind accesul n diferitele locaii ale Colegiului sunt detaliate n
Regulamentul de ordine interioar care trebuie diseminat n orele de consiliere i la edinele cu
prinii pentru o corect informare i aplicare.
Accesul la resurse informaionale
Vizitatorii nu au dreptul s acceseze (incluznd citire, copiere, nlocuire sau alt proces) informaiile Colegiului Naional Ferdinand I Bacu considerate private i/sau proprietate. Informaiile private sunt: datele din registrele matricole, datele personale ale elevilor i ale angajailor, situaia colar, rezultate la examene, date financiar-contabile, documente specifice. Accesul la aceste date se face doar pe baza unei solicitri scrise adresate directorului Colegiului. Fotografierea/nregistrarea video n locaiile Colegiului nu se poate face fr acordul directorului unitii.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
28
Accesul angajailor la sistemele informatice restricionate ale Colegiului este permis numai pe baza contului de utilizator (user name i parola). Pentru crearea unui cont de utilizator, coordonatorul compartimentului respectiv
ntocmete un referat care va fi aprobat de director i transmis ulterior administratorului de reea/informaticianului. Bazele de date cu documente financiare, documente de personal, documente specifice sunt restricionate numai la utilizatorii autorizai. Aprobarea accesului la documentele sensibile ale instituiei (resurse umane, documente financiare, etc.) se face prin decizie intern sau/i n conformitate cu fia postului. Managementul revizuiete dreptul de acces al utilizatorilor la intervale regulate, semestrial/anual.
Utilizatorii sistemelor de procesare a informaiilor trebuie s urmeze bunele practici de securitate n ceea ce privete selecia i utilizarea parolelor. Ei trebuie s se asigure c echipamentul lsat nesupravegheat este protejat n mod adecvat. La nivelul Colegiului este adoptat o politic clar de folosire a ct mai puine documente i medii de stocare amovibile i o politic de pstrare a ecranului protejat pentru sistemele de procesare a informaiilor. Este interzis utilizarea programelor utilitare care pot fi capabile s depeasc msurile de securitate de sistem.
Accesul la resursele materiale i financiare
Accesul la resursele materiale i financiare al Colegiului se face n conformitate cu procedurile operaionale specifice i cu specificaiile din fia postului. Periodic se va analiza riscul pierderilor poteniale n funcie de vulnerabilitatea tipului de resurs. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i valorilor se iau n calcul costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat. ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare).
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- imprimant
- conexiune internet
- birotic
- camere video
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
29
8.4.2.Resurse umane
- personalul unitii, elevii, vizitatorii
8.4.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII
9.1. Director
9.1.1. Directorul asigur cadrul formal privind aplicarea acestei proceduri 9.1.2. Autorizeaz nivelul de acces al angajailor la resurse
9.2. Coordonatorii de compartimente
9.2.1. Gestioneaz prezenta procedur i aplic prevederile ei n activitatea proprie
9.2.2 Revizuiesc periodic drepturile de acces
9.2.3. Integreaz i aplic regulile referitoare la control acces
9.3. Personalul
9.3.1. Respect prevederile prezentei proceduri
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
30
Colegiul Naional
Ferdinand I
Bacu
PROCEDURA DE SISTEM
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
EDIIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM PS ..........................
Circuitul documentelor
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura
1. Elaborat ................. ......................
Secretar ef
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru n
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
31
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
Ediia sau,
dup caz,
revizia n
cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei
Ediia I - Elaborare
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data primirii Semnturii
1. Informare
aplicare
i
arhivare
I Secretariat Secretar ef ........................ .................
2. Informare
eviden
I Echipa
managerial
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
Contabil-ef ....................... ..................
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
32
achiziii
5. Aplicare I Activitatea
educativ i cea
extracurricular
Consilier
pentru
proiecte i
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
ef Comisie
metodic
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedur:
1) Stabilete un cadru general i unitar pentru primirea, nregistrarea i inerea evidenei
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, a celor ieite i clasarea acestora
n vederea arhivrii, la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I i al fiecrui compartiment din
structura organizatoric;
2) furnizeaz personalului i conducerii un instrument care faciliteaz funcionarea
corect a circuitelor i a fluxurilor informaionale, astfel nct s se asigure raportrile ierarhice,
realizarea i monitorizarea activitilor compartimentelor;
4. 2. Asigur existena documentaiei adecvate derulrii acestei activiti.
4. 3. Asigur continuitatea acestei activiti.
4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea administrrii fondurilor n mod
economic, eficient i eficae i pentru ndeplinirea obiectivelor generale i specifice ale
Colegiului Naional Ferdinand I Bacu.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
33
5. DOMENIUL DE APLICARE
Prin prezenta procedur se urmrete asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ i
legal al documentelor.
Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura n
mod rezonabil c misiunea Colegiului, precum i obiectivele generale/obiectivele specifice sunt
ndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
6.1. Reglementri internaionale
-
6.2. Legislaie primar
6.2.1. OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
6.2.2. L 571/2003 Codul fiscal
6.2.3. O.G.2/2001 privind regimul contraveniilor
6.2.4. Legea 16/1996 privind arhivele
6.2.5. L 273/2006, legea finanelor publice locale
6.2.6. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public
6.2.7. Legea nr. 82/1991 - legea contabilitii, cu modificrile i completrile ulterioare
6.2.8. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile
6.2.9. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena
i raportarea angajamentelor bugetare i legale
6.2.10. Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare
a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 233/2002;
6.2.11. Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 prin care au fost aprobate Normele
metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes
public.
6.3. Legislaie secundar
Regulamentului de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementri interne
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
34
Regulamentul de ordine interioar al Colegiului Naional Ferdinand I Bacu
Programul de implementare i dezvoltare a programului SCMI
7. DEFINIII I ABREVIERI
7.1. Definiii:
Nr.crt. Termenul Definiia
1. Compartiment Unitate organizatoric,
funcional, prevzut n
organigrama Colegiului
Naional Ferdinand I Bacu
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unitii de nvmnt stabilite
de conducere n concordan
cu obiectivele acesteia i cu
reglementrile legale, n
vederea asigurrii
administrrii fondurilor n
mod economic, eficient i
eficace; acesta include i
structurile organizatorice,
metodele i procedurile
3. Registru unic de intrare ieire Registrul n care se nscriu
hrtiile oficiale sosite sau
expediate;
4. Dosar de corespoenden Dosarul n care se pstreaz
documentele expediate sau
primite.
5. Circuitul documentelor Drumul pe care l parcurg
documentele din momentul
emiterii sau intrrii lor n
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
35
unitate
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioar
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaiei, Cercetrii,
Tineretului i Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare i ndrumare
metodologic a dezvoltrii
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generaliti
1) n cadrul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu se primesc, se emit, se adopt sau se
transmit diverse acte i documente. Circuitul acestor documente i acte trebuie s fie unul
planificat i trasabil.
2) Necesitatea elaborrii procedurii de sistem privind circuitul documentelor are la baz
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile
publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, respectnd
prevederile Standardului nr. 14 - Corespondena i arhivarea.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
36
3) Prezenta procedur de sistem stabilete modalitatea concret de primire, nregistrare,
gestionare, ieire i clasare n vederea arhivrii documentelor din cadrul Colegiului
Naional Ferdinand I Bacu i vizeaz ansamblul activitilor de nregistrare,
transmitere, solutionare, expediere i clasare n vederea arhivrii tuturor documentelor
primite, ntocmite i transmise de compartimente. Petiiile externe vor fi depuse doar la
Secretariatul Colegiului cu scopul de a realiza un circuit de eviden i soluionare n
termenele i condiiile stabilite lege. Circuitul documentelor legat de semnalarea unor
nereguli se va realiza conform procedurii de sistem privind semnalarea neregulilor i
tratarea abaterilor.
8.2 Descrierea Compartimentului Secretariat ( atribuiile privind gestionarea
documentelor) i a programului de lucru
1) Programul de lucru cu publicul al Compartimentului Secretariat este urmtorul: luni-
orele...................., mari- orele........................, miercuri- orele............................., joi-
orele............................. i vineri-orele...................................n situaii speciale,
Compartimentul Secretariat poate funciona i n zilele de srbtori legale ori declarate
zile nelucrtoare sau peste durata normal a timpului de lucru, program special care se
aprob prin decizie a directorului.
2) n ziua primirii corespondenei, persoana desemnat din cadrul Compartimentul
Secretariat, denumit n continuare registrator, va nregistra corespondena, o va
seleciona i organiza i o va transmite directorului. n situaia n care exist urgene, se
vor face derogri de la programul de lucru pentru nregistrarea documentelor respective.
3) Colegiul Naional Ferdinand I Bacu, prin Compartimentul Secretariat primete toate
documentele, inclusiv petiiile, sosite prin intermediul Potei Romne, prin pota
electronic (vor fi printate i trimise pe suport de hrtie), prin fax sau depuse personal.
8.3. Primirea i nregistrarea documentelor n Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
1) Documentele adresate Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, transmise prin
intermediul fax-ului, potei electronice, curierului sau depuse personal de ctre anumite
persoane sunt primite i nregistrate de ctre compartimentul Secretariat n Registrul unic
de intrare-ieire de eviden a documentelor.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
37
2) nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor.
3) nregistrarea documentelor ncepe la 1 ianuarie i se ncheie n data de 31 decembrie a
fiecrui an.
4) Documentele expediate din oficiu i cele pentru uz intern vor fi nregistrate tot n
Registrul unic.
5) Fiecare document va fi nregistrat n ordine cronologic, primind un numr de
nregistrare. n cadrul acestei operaiuni este necesar respectarea regulilor care prevd:
a. Menionarea numrului la care a fost nregistrat documentul;
b. Data nregistrrii i ora , acolo unde se impune;
c. Nr. i data cu care emitentul a expediat documentul n cauz;
d. Nr. total al filelor documentului, inclusiv anexele acestuia;
e. Coninutul documentului;
f. Menionarea Compartimentului cruia i-a fost repartizat lucrarea;
g. Data trimiterii i modul de soluionare;
Dac actele sunt primite de la teri, numrul de nregistrare se comunic pe loc
solicitantului.
6) Dup nregistrare, documentele se transmit directorului Colegiului.
7) Directorul stabilete structura/persoana responsabil i aplic rezoluia, documentele
urmnd a fi predate Compartimentelor sau persoanei indicate n rezoluie.
8) Este interzis nregistrarea documentelor/solicitrilor prin telefon.
9) Toate documentele vor fi nregistrate n ziua n care au fost primite.
10) Documentele i solicitrile n care nu se precizeaz datele de identificare ale
expeditorului (nume i prenume, denumire pentru societi, adresa de domiciliu sau
coresponden) sunt considerate anonime. Acestea nu se vor lua n considerare i vor fi
clasate cu meniunea clasat.
11) Este interzis circulaia actelor nenregistrate.
8.4. Analizarea coninutului documentului i repartizarea acestuia
1) Persoanele care i desfoar activitatea la Compartimentul Secretariat vor analiza
coninutul documentului i vor stabili dac:
2) Solicitarea intr n aria de competen a Colegiului Naional Ferdinand I Bacu.
a) n aceasta situaie, vor repartiza documentul/solicitarea ctre director care l va
repartiza n aceeai zi sau cel mai trziu pna la ora 10.00 din ziua urmtoare
nregistrrii persoanei responsabile/coordonatorului de Compartiment spre
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
38
soluionare. Distribuirea documentelor se face de ctre personalul din cadrul
Compartimentului Secretariat.
b) n cazul n care documentul necesit un rspuns, structura organizatoric care l-a
primit va elabora rspunsul ctre solicitant i l va nainta directorului Colegiului
pentru verificare. Rspunsul va fi asumat de ctre persoana responsabil care l-a
ntocmit prin semntur. El va fi semnat i de ctre coordonatorul de Compartiment
i director.
c) Dac a fost repartizat i nregistrat n mod eronat la un alt compartiment, acesta are
obligaia, ca n ziua primirii sau cel trziu n ziua urmtoare, s napoieze
documentul ctre structura organizatoric care i l-a transmis, respectiv
Compartimentul Secretariat.
d) n cazul n care acest termen nu este respectat, Compartimentul care a primit
documentul greit repartizat, i asum responsabilitatea soluionrii acestuia.
e) Documentele proprii care circul ntre structurile organizatorice, de importan
major i utile ntregului personal (documentele manageriale, documente
curriculare, procedurile de sistem i cele operaionale) vor fi nregistrate la
Compartimentul Secretariat.
f) n cazul documentelor electronice, sosite pe adresa oficial
...................................................., acestea se printeaz de ctre Compartimentul
Secretariat, se nregistreaz n Registrul de intrare-ieire i se transmit structurilor
organizatorice de specialitate, n format electronic. Rspunsul la aceste documente,
asumat n form electronic, scanat n format pdf, cu semntur i tampil, este
direcionat ctre Compartimentul Secretariat, n vederea transmiterii, n format
electronic, ctre emitor.
g) Compartimentul desemnat primul n rezoluia dat de director de pe un document ce
vizeaz activitatea mai multor structuri/compartimente va fi cel responsabil cu
elaborarea rspunsului final prin coroborarea informaiilor obinute de structurile
menionate n rezoluie.
h) Persoana desemnat de director cu soluionarea adreselor nregistrate n Registrul
de intrri - ieiri are obligaia de a respecta termenul de soluionare a materialului,
iar la numrul de nregistrare iniial, cel din Compartimentul Secretariat, aceast
operaiune apare evideniat prin nscrierea datei la care s-a formulat i trimis
rspunsul.
3) Solicitarea nu intr n sfera de competen a Colegiului Naional Ferdinand I Bacu
a) n acest caz, persoanele care i desfoar activitatea la Compartimentul Secretariat
ntocmesc adresa de redirecionare a acesteia ctre instituia competent. Adresa de
ntiinare a instituiei/persoanei cu privire la modul de redirecionare a
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
39
documentului, se transmite n ziua primirii documentului/solicitrii sau cel
trziu a doua zi. Adresele de redirecionare i de ntiinare sunt semnate de ctre
director.
8.5. Conexarea i clasarea petiiilor
1) Cererile adresate Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, de acelai solicitant sau aceeai
instituie prin intermediul mai multor forme de adresare (e-mail, pot, fax etc) i la date
calendaristice diferite vor primi fiecare propriul numr de nregistrare, solicitantul/instituia
urmnd s primeasc un singur rspuns care trebuie s fac referire la toate cererile/documentele
primite cu acelai subiect.
8.6. Prelungirea termenului de soluionare a petiiilor/documentelor
1) n cazul n care aspectele sesizate prin petiie necesit o cercetare mai amnunit, directorul
compartimentului poate prelungi termenul de soluionare a solicitrilor cu cel mult 15 zile.
2) Referatul de prelungire a termenului de soluionare se ntocmete de compartimentul de
specialitate i conine stadiul de soluionare a solicitrii i motivul pentru care se impune
prelungirea termenului.
8.7. Soluionarea i expedierea documentelor
1) Documentele vor avea rezoluia directorului si vor fi repartizate spre soluionare
conductorilor compartimentelor, care au obligaia de a le repartiza salariailor din
subordine, n funcie de competene, cu rezoluii privind modalitatea optim i termenul
de rezolvare, n conformitate cu prevederile legale.
2) Rspunsul lucrrii se redacteaz n dublu exemplar, coninutul scriindu-se cu corp de
Times New Roman, nengroat, spaiu interlinie 1,5, iar titlurile i semnatarii lucrrii cu
corp de 12 Times New Roman ngroat.
3) Soluiile lucrrilor, semnate de persoana care le-a ntocmit mpreun cu documentul
iniial, se prezint spre semnare n vederea nsuirii pe cale ierarhic, n dou exemplare.
Primul exemplar va avea doar semntura superiorului ierarhic, iar al doilea exemplar va
conine i semnturile persoanelor care au ntocmit / verificat soluiile lucrrilor.
4) Rspunsul se redacteaz cu antet. Rspunsul aprobat i/sau semnat de ctre director va fi
returnat ctre compartimentul care a ntocmit rspunsul.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
40
5) Data expedierii soluiilor lucrrilor se nregistreaz n Registrul general din cadrul
Compartimentului Secretariat.
6) Soluiile lucrrilor se transmit n original prin pot sau se predau, dup caz, direct
solicitantului sub semntur de primire.
7) Documentele emise din oficiu de ctre compartimente se nregistreaz n Registrul
general.
8) Compartimentele din cadrul Colegiului Naional Ferdinand Isunt obligate s arhiveze
fiecare document primit spre soluionare mpreun cu rspunsul acestuia (exemplarul 2 al
rspunsului).
9) Documentele, inclusiv exemplarul 2 al rspunsului se vor pstra la nivelul fiecrui
compartiment n vederea arhivrii n conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor
Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare.
8.8. Evidena privind termenele de rspuns n cadrul Registrului de Intrare-Ieire
1) Compartimentul n a crei competen intr documentul, va formula rspunsul, conform
prevederilor legale n vigoare.
2) Compartimentul Secretariat are obligaia verificrii respectrii termenului de redactare i
expediere a rspunsului cererii/documentului notificnd compartimentul responsabil cu
redactarea rspunsurilor de apropierea termenului de expediere.
3) Expedierea rspunsurilor prin e-mail se va face de ctre Compartimentul Secretariat n
format word i PDF i numai atunci cnd:
- solicitantul cere acest lucru;
- cnd solicitarea a fost transmis prin pota electronic, nu conine date de identificare i
obiectul acesteia face referire la un aspect teoretic;
- cnd cererea a fost transmis prin e-mail iar solicitantul domiciliaz n afara teritoriului
Romniei;
4) Compartimentul Secretariat va ntocmi semestrial sau la solicitarea directorului, ori de
cte ori este nevoie, un raport semestrial, ce va conine analiza activitii proprii, nr. de
documente intrate i stadiul soluionrii acestora.
5) Fiecare compartiment care a participat la soluionarea lucrrii are obligaia de a arhiva
toate documentele ce rezult n urma acesteia, respectiv:
- solicitrile;
- rspunsul solicitrilor;
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
41
- adresele de redirecionare.
8.9. Circuitul facturilor i a celorlalte documente care angajeaz financiar Colegiul
Naional Ferdinand I Bacu
8.9.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i
formularele financiar - contabile, conform cruia "nregistrrile n contabilitate se fac cronologic,
prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n
unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice".
8.9.2. La nregistrarea facturilor se vor respecta urmtoarele prevederi:
- toate facturile intrate n instituie vor avea notat pe ele numrul de nregistrare alocat n
registrul de eviden a documentelor intrate,
- n cazul existenei unei adrese de naintare se va specifica c factura este anex la .....
(respectiva adresa) i se va trece pe ea numrul de nregistrare respectiv;
- este interzis existena n instituie a facturilor nenregistrate.
8.9.3. Toate facturile i celelalte documente care implica financiar Colegiul Naional Ferdinand
I Bacu vor fi predate dup nregistrare coordonatorului compartimentului Contabilitate care va
dispune nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil.
8.9.4. Facturile trimise spre plat vor avea anexate toate documentele justificative necesare -
Contracte, Comenzi, PV de recepie, Devize, Hotrri, Convenii, Hotrri judectoreti, Titluri
executorii, etc, precum i de Anexele ALOP.
8.9.5. Toate documentele care implica financiar Colegiul Naional Ferdinand I Bacu, nainte
de a fi trimise spre plat, se supun Controlului financiar preventiv propriu n urma cruia vor
purta .viza CFPP.
8.10. Circuitul ALOP
8.10.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, n concordan cu situaia existent, fazele
de elaborare i semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor,
inclusiv prezentarea proiectelor de operaiuni pentru acordarea vizei de control financiar
preventiv.
8.10.2. Circuitul documentelor pentru ncadrarea n prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
42
cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor
bugetare i legale, rmne cel existent la ora actual n instituie.
8.10.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de efii Compartimentelor de specialitate i
confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi nregistrate n Registrul
special ALOP.
8.10.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plat,
Angajamentul bugetar individual sau global, ncadrat la Titlul de cheltuiala bugetar i
Ordonanarea de plat.
8.10.5. Propunerea de plat emis de Compartimente de specialitate este predat
Compartimentului Contabilitate care verific clasificaia bugetar, identificnd poziia
bugetar prin care cheltuiala n cauz a fost prins n bugetul aprobat i vizez documentul n
cauz.
8.10.6. Trimestrial coordonatorul Compartimentului Contabilitate va verifica dac facturile
intrate n instituie i nregistrate n contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare i
ordonanare sau au fost restituite (ca urmare a constatrii unei erori).
8.10.7.. Toate documentele i nregistrrile acestei proceduri se arhiveaz conform normelor
legale.
8.11. Resurse necesare
8.11.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- echipamente de birou
- rechizite
- linii telefonice
- calculatoare
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
43
- papetrie
8.11.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Naional Ferdinand I, coordonatorii de compartimente, persoanele
responsabile cu redactarea rspunsurilor
8.11.2. Resurse financiare
- contravaloarea facturilor lunare pentru serviile de telefonie, internet
9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII
9.1. Director
9.1.1. Primete corespondena n map i o direcioneaz ctre persoanele responsabile, cu
rezoluiile respective
9.1.2. Asigur resursele necesare desfurrii activitile n cadrul procedurii.
9.2. Secretarul ef
9.2.1. Organizeaz preluarea corespondenei repartizat, nregistrarea destinatarul i semneaz n
Registrul intrri-ieiri
9.2.2. Rspunde de meninerea Registrului intrri-ieiri general
9.2.3. nregistreaz corespondena n Registrul intrri-ieiri general i o transmite directorului;
9.2.4. Rspunde de nregistrarea n Registrului intrari-ieiri general a tuturor documentelor
intrate, ieite sau ntocmite pentru uz intern.
9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor la Arhiv
9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-ieiri, o dat pe lun, ntre 1 i 5 ale fiecrei luni, lund
msuri pentru completarea tuturor poziiilor unde au fost nregistrate actele repartizate
departamentului, n luna anterioar
9.3. Coordonatorul Compartimentului Contabilitate
9.3.1. Rspunde de respectarea circuitului facturilor i a celorlalte documente care implica pli
9.3.2. Coopereaz cu celelalte compartimente pentru respectarea legalitii privind ntocmirea,
semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea i circuitul documentelor care angajeaz financiar
9.4. Angajaii
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
44
9.4.1. Rspund de respectarea procedurii.
Colegiul Naional
Ferdinand I
Bacu
Comisia SCMI
PROCEDURA DE SISTEM
FUNCII SENSIBILE
EDIIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM PS ..........................
Funcii sensibile
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura
1. Elaborat ......................
Consilier etic
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru n
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
45
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
Ediia sau,
dup caz,
revizia n
cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei
Ediia I - Elaborare
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data primirii Semntura
1. Informare
aplicare
i
arhivare
I Secretariat Secretar ef ........................ .................
2. Informare
eviden
I Echipa
managerial
( top
Director Mirela Berza .......................
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
46
management)
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziii
Contabil-ef ....................... ..................
5. Aplicare I Activitatea
educativ i cea
extracurricular
Consilier
pentru
proiecte i
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
ef Comisie
metodic
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedur:
1) Stabilete un cadru organizaional i procedural unitar pentru desfurarea procesului
de stabilire a funciilor sensibile la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, ntocmire a
inventarului acestora i a listei salariailor care le ocup, descriind modul n care sunt identificate
acestea, dar i cum sunt stabilite i implementate aciunile/msurile/dispozitivele de control.
Aplicarea prezentei procedure trebuie s furnizeze asigurri rezonabile c obiectivele i
misiunea Colegiului Naional Ferdinand I Bacu vor fi ndeplinite.
2) Furnizeaz personalului i conducerii un instrument care faciliteaz ndeplinirea
obiectivelor generale i a celor specifice.
4. 2. Asigur existena documentaiei adecvate derulrii acestei activiti.
4. 3. Asigur continuitatea acestei activiti.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
47
4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea administrrii fondurilor n mod
economic, eficient i eficae i pentru ndeplinirea obiectivelor generale i specifice ale
Colegiului Naional Ferdinand I Bacu.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura este aplicat la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, respective la
nivelul tuturor compartimentelor, pentru identificarea funciilor sensibile i ntreprinderea
aciunilor necesare care s permit implementarea prevederilor standardului de control intern
Funcii sensibile.
Comisia SCMI de la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu analizeaz, cel
puin o dat pe an, lista funciilor sensibile identificate la nivelul instituiei i elaboreaz msurile
de implementare a prevederilor standardului 4 privind funciile sensibile.
Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura n
mod rezonabil c misiunea Colegiului, precum i obiectivele generale/obiectivele specifice sunt
ndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
6.1. Reglementri internaionale
-
6.2. Legislaie primar
6.2.1. Ordinul MFP nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd
standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de
control managerial, cu completrile i modificrile ulterioare;
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
48
6.2.2. Legea 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu completrile i
modificrile ulterioare
6.2.3. Legea 53/2033 Codul muncii, cu completrile i modificrile ulterioare
6.2.4. Legislaie specific aplicabil n domeniul muncii
6.3. Legislaie secundar
Regulamentului de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementri interne
Regulamentul de ordine interioar al Colegiului Naional Ferdinand I Bacu
Programul de implementare i dezvoltare a programului SCMI
7. DEFINIII I ABREVIERI
7.1. Definiii:
Nr.crt. Termenul Definiia
1. Compartiment Unitate organizatoric,
funcional, prevzut n
organigrama Colegiului
Naional Ferdinand I Bacu
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unitii de nvmnt stabilite
de conducere n concordan
cu obiectivele acesteia i cu
reglementrile legale, n
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
49
vederea asigurrii
administrrii fondurilor n
mod economic, eficient i
eficace; acesta include i
structurile organizatorice,
metodele i procedurile
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioar
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaiei, Cercetrii,
Tineretului i Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare i ndrumare
metodologic a dezvoltrii
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
50
8.1. Generaliti
Standardul 4 Funcii sensibile face parte din seciunea Mediul de control al codului
controlului intern, care cuprinde probleme legate de organizare, managementul resurselor
umane, etic, deontologie i integritate.
8.2. Activiti de implementare a prevederilor standardului 4- Funcii sensibile
n descrierea standardului se specific faptul c entitatea public identific funciile
considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup
astfel de funcii.
Standardele de control intern/managerial definite prin OMFP nr.946/2005 acioneaz
interdependent, n funcie de corelaiile obiective existente ntre ele. Astfel, pentru ntrirea
sistemului de control intern/managerial, top managementul trebuie s aplice msuri care s
conduc la valorificarea i maximizarea influenelor potenial benefice ale interdependenelor
dintre standarde. n cazul abordat de prezenta procedur, standardul 4 Funcii sensibile i
standardul 1 Etic, integritate sunt strns corelate, interdependente i asociate.
Funciile sensibile ale entitii publice, respectiv al compartimentelor sale, trebuie clar
definite, nregistrate i actualizate. Astfel, pentru fiecare funcie sensibil identificat este
necesar realizarea unei analize de risc, cu constituirea unor controale corespunztoare.
n cazul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, n baza legislaiei i a literaturii de
specialitate, se consider funcii sensibile acele funcii care prezint un risc semnificativ pentru
realizarea obiectivelor Colegiului.
Nu toate compartimentele entitii au funcii sensibile. Standardul recomand ca bun
practic existena preocuprii permanente din partea managementului pentru identificarea
acestora i abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.
8.3. Activiti specifice implementrii procedurii
8.3.1. Completarea formularului Lista funciilor sensibile
Membrii fiecrui compartiment /structur oragnizatoric se ntrunesc n edin i
identific funciile sensibile i ocupanii acestora la nivelul compartimentului. n baza
procesului-verbal de edin, consilierul etic elaboreaz lista funciilor sensibile la nivelul
Colegiului, prin completarea formularului de mai jos, avnd n vedere factorii de risc asociai.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
51
Colegiul Naional
Ferdinand I Bacu
Lista funciilor sensibile
Data...............(0)
Aprobat,
Preedinte
Comisie SCMI
(1)
Nr.crt.
(2)
Denumire
compartiment (3)
Funcia sensibil
(4)
Ocupant funcie
sensibil (5)
Observaii (6)
Verificat (7)..................
ntocmit (8).........................
(0)- data la care se elaboreaz i se aprob Lista funciilor sensibile
(1)- semntura persoanei care aprob lista
(2)- numr curent n list
(3)- denumirea structurii n care a fost identificat funcia sensibil
(4)- denumirea funciei sensibile identificate
(5)- numele i prenumele persoanei care ocup funcia sensibil
(6)- observaii
(7)- numele, prenumele i semntura persoanei care verific lista (persoana responsabil cu
managementul resurselor umane)
(8)- numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete lista (consilier etic)
Lista factorilor de risc ( criteriile) care permit identificarea funciilor sensibile la nivelul
Colegiului Naional Ferdinand I:
1. Acces la resurse material, financiare i informaionale, fr deinerea unui document de
autorizare;
2. Activiti ce se exercit n condiii de monopol, drepturi exclusive sau special;
3. Modul de delegare a competenelor
4. Evaluare i consiliere, care pot implica grave consecine
5. Achiziia public de bunuri/servicii/lucrri, prin eludarea reglementrilor legale n
materie
6. Neexecutarea sau executarea necorespunztoare a sarcinii de munc atribuite
7. Lucrul n relaie direct cu teri
8. Funciile cu competen decizional exclusiv
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
52
8.3.2. Selectarea opiunii pentru a gestiona funciile sensibile
n cadrul unei edine a Comisiei SCMI la care particip i consilierul etic, se alege una
din urmtoarele opiuni de gestionare a funciilor sensibile:
1. Rotaia ocupanilor
Rotaia ocupanilor funciilor sensibile este politica organizaiei potrivit creia angajaii
cu funcii sensibile, dup o perioad prestabilit (de regul, 5 ani) schimb funciile
2. Separarea sarcinilor (standardul 18)
Aceast msur const n separarea sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat s fie supus
unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitat executarea, n mod exclusiv individual, a
unor operaiuni care determin riscuri semnificative de integritate. Acionnd n echip, este
evitat riscul de integritate, prin eroare, fraud, nclcarea legislaiei, precum i riscul de a nu
putea detecta aceste probleme.
3. Verificarea candidailor
Funciile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidailor n timpul
procesului de recrutare i selecie diminueaz posibilitatea de a angaja persoane care, ntr-o
funcie anterioar, nu au demonstrat un comportament integru.
n cadrul Colegiului Naional Ferdinand I se pot aplica i alte msuri de control intern,
apreciate ca fiind adecvate gestionrii riscurilor respective, cum ar fi cele specifice standardelor
16- Semnalarea neregularitilor, 19- Supravegherea, 22- Strategii de control, 23- Accesul la
resurse
8.3.3. Elaborarea planului de rotaie pentru funciile sensibile
n cadrul unei edine a Comisiei SCMI la care particip i consilierul etic se realizeaz o
analiz de risc pentru fiecare funcie sensibil i se stabilete un plan de msuri. Pentru
funciile care permit rotaia ocupanilor, se completeaz formularul urmtor de ctre consilierul
etic.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
53
Formular Planul de rotaie pentru funciile sensibile
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
Plan de rotaie pentru funciile sensibile
Data...............(0)
Aprobat,
Preedinte Comisie SCMI (1)
Nr.
crt.
(2)
Denumire
compartiment
(3)
Funcia sensibil (4)
Ocupant
funcie sensibil (5)
Data
rotaiei (6)
Noua
funcie ocupat (7)
Noul
ocupant
al
funciei sensibil
e
(8)
Obs
.
(9)
Verificat (10)..................
ntocmit (11).........................
(0)- data la care se elaboreaz i se aprob Planul de rotaie a funciilor sensibile (1)- semntura persoanei care aprob planul (2)- numr curent n list (3)- denumirea structurii n care a fost identificat funcia sensibil (4)- denumirea funciei sensibile identificate (5)- numele i prenumele persoanei care ocup funcia sensibil la momentul ntocmirii planului (6)- data la care se face rotaia (7)- denumirea funciei pe care o va ocupa salariatul care realizeaz rotaia (8)- numele, prenumele i semntura persoanei care va ocupa funcia sensibil sup efectuarea rotaiei (9)- observaii (10)- numele, prenumele i semntura persoanei care verific planul (persoana cu atribuii de management al resurselor umane)
(11)- numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete planul (consilierul etic)
8.3.4. Elaborare Plan implementare msuri de control pentru gestionarea funciilor sensibile
Consilierul etic elaboreaz un plan de msuri ontrol cpentru gestionarea funciilor
sensibile, respectnd structura urmtoare.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
54
Plan de msuri de control pentru gestionarea funciilor sensibile
Nr.crt. Obiective Aciuni
planificate
pentru
atingerea
obiectivelor
Termen Riscuri aferente Responsabil Obs.
Precizare Nivel
estimat
8.3.5. Produse rezultate n urma aplicrii acestei proceduri
- Inventarul funciilor sensibile
- Lista salariailor care ocup aceste funcii sensibile
- Planul de rotaie a salariailor care ocup funcii sensibile, astfel nct un salariat s nu fie activ
n acea funcie mai mult de 5 ani
- Plan de msuri de control pentru gestionarea funciilor sensibile
- Decizii interne de aprobare a Listei funciilor sensibile, Planului de rotaie, Listei activitilor
ce trebuie fcute n echip pentru evitarea riscului de integritate,
8.4. Succesiunea activitilor
1. Deciderea inventarierii anuale a funciilor sensibile
2. Inventarierea funciilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul Colegiului
3. ntocmirea listelor ce conin funcii sensibile identificate la nivelul compartimentelor
Colegiului
4. Transmiterea listelor ntocmite ctre preedintele Comisiei SCMI
5. Analizarea proiectului de list a funciilor sensibile de ctre Comisia SCMI, consilierul
etic i responsabilul cu atribuii de management resurse umane
6. Finalizaea listei funciilor sensibile
7. Elaborarea planului de rotaie i a planului de msuri de control
8. Aprobarea listei funciilor sensibile i a planurilor
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
55
8.5. Resurse necesare
8.5.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- echipamente de birou
- rechizite
8.5.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Naional Ferdinand I, coordonatorii de compartimente, persoanele cu
responsabiliti n cadrul prezentei proceduri
8.5.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
56
9.1. Director
9.1.1. Elaboreaz deciziile interne aferente prezentei proceduri
9.2. Consilierul de etic
9.2.1. ntocmete lista funciilor sensibile, planul de rotaie i planul de msuri de control, pe
baza propunerilor primite de la coordonatorii de compartimente
9.3. Comisia SCMI
9.3.1. Analizeaz riscurile asociate fiecrei funcii sensibile i stabilete funciile sensibile la
nivelul unitii
9.4. Coordonatorii de compartimente
9.4.1. ntocmesc propuneri privind Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie la nivelul
compartimentului pe care l conduc
9.4.2. Asigur condiiile de aplicare a Planului de rotaie i a Planului de msuri
9.4. Angajaii
9.4.1. Rspund de respectarea procedurii.
Colegiul Naional
Ferdinand I
Bacu
PROCEDURA DE SISTEM
IDENTIFICAREA NEVOILOR
DE FORMARE ALE
PERSONALULUI
EDIIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM PS ..........................
Identificarea nevoilor de formare
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
57
Colegiul Naional
Ferdinand I
Bacu
PROCEDURA DE SISTEM
IDENTIFICAREA NEVOILOR
DE FORMARE ALE
PERSONALULUI
EDIIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura
1. Elaborat ................. ......................
membru n
Comisia pe
perfecionare
i formare
continu
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru n
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
Ediia sau,
dup caz,
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplic prevederile
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
58
revizia n
cadrul ediiei
ediiei sau reviziei
ediiei
Ediia I - Elaborare
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data primirii Semnturii
1. Informare
aplicare
i
arhivare
I Secretariat Secretar ef ........................ .................
2. Informare
eviden
I Echipa
managerial
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
5. Aplicare I Comisii
metodice
ef Comisie
metodic
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
59
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedur:
1) stabilete un cadru general, unitar de identificare i stabilire a nevoilor de formare ale
personalului n cadrul Colegiului Naional Ferdinand I;
2) furnizeaz personalului i conducerii un instrument care faciliteaz identificarea
nevoilor de formare n vederea mbuntirii calitii serviciilor educaionale furnizate de
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu;
4. 2. Asigur existena documentaiei adecvate derulrii acestei activiti.
4. 3. Asigur continuitatea acestei activiti.
4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n timpul procesului de implementare a
programelor manageriale, n vederea atingerii intelor strategice ale Colegiului Naional
Ferdinand I Bacu.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se utilizeaz de ctre toate compartimentele din cadrul Colegiului Naional
Ferdinand I, respectiv de ctre toate persoanele din cadrul acestora.
Activitatea de implementare a acestei proceduri este parte a politicii manageriale de a
asigura n mod rezonabil c misiunea Colegiului, precum i obiectivele generale/obiectivele
specifice sunt ndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
6.1. Reglementri internaionale
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
60
-
6.2. Legislaie primar
Metodologia privind formarea continu a personalului didactic aprobat prin OMECTS
nr.5561/2011, cu modificrile i completrile ulterioare
6.3. Legislaie secundar
Regulamentului de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementri interne
Regulamentul de ordine interioar al Colegiului Naional Ferdinand I Bacu
Programul de dezvoltare a SCMI
7. DEFINIII I ABREVIERI
7.1. Definiii:
Nr.crt. Termenul Definiia
1. Compartiment Unitate organizatoric,
funcional, prevzut n
organigrama Colegiului
Naional Ferdinand I Bacu
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unitii de nvmnt stabilite
de conducere n concordan
cu obiectivele acesteia i cu
reglementrile legale, n
vederea asigurrii
administrrii fondurilor n
mod economic, eficient i
eficace; acesta include i
structurile organizatorice,
metodele i procedurile;
3. CEAC Comisia de evaluare i
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
61
asigurare a calitii
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioar
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaiei, Cercetrii,
Tineretului i Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare i ndrumare
metodologic a dezvoltrii
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8. 1. ASPECTE PREALABILE
Procedura stabiletele instrumentele i responsabilitile pentru identificarea nevoilor de formare
ale personalului, corelarea acestora cu oferta de formare existent pe pia, n vederea
mbuntirii calitii actului educaional i a activitilor derulate n cadrul Colegiului Naional
Ferdinand I.
8.2.PERIODICITATE
Procedura se aplic n fiecare an colar, n luna septembrie.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
62
8.3. DESCRIEREA PROCEDURII
8.3.1. La nceputul fiecrui an colar, responsabilul cu perfecionarea, desemnat prin decizie
intern, aplic tuturor categoriilor de personal din Colegiu un chestionar de identificare a
nevoilor de formare, adaptat specificului activitii ( Anexa 1- model chestionar pentru membrii
CEAC). Chestionarul este propus de ctre coordonatorul fiecrui compartiment, n funcie de
specificul activitii acestuia.
8.3.2. n cadrul Consiliului profesoral din luna septembrie este diseminat de ctre director
metodologia de formare continu a cadrelor didactice. Membrii Consiliului profesoral semneaz
procesul verbal de luare la cunotin.
8.3.3. Personalul didactic i anun n scris, pn la sfritul lunii septembrie, intenia de a se
nscrie la concursul de obinere a gradelor didactice.
8.3.4. Responsabilul cu perfecionarea distribuie i colecteaz de la coordonatorii de
compartimente chestionarele de identificare a nevoilor de formare completate de ctre
personalul unitii.
8.3.5. Responsabilul cu perfecionarea va sintetiza, pentru fiecare compartiment, nevoile de
formare ale personalului. Rezultatele acestei analize vor fi consemnate ntr-un raport ce va fi
prezentat n edina Consiliului profesoral, paralel cu prezantarea ofertei de formare care este
disponibil pe pia.
8.3.6. Salariaii unitii vor opta pentru cursul adecvat nevoilor proprii identificate.
8.4. RESURSE NECESARE
8.4.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
8.4.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Naional Ferdinand I, responsabilul cu perfecionarea, salariaii
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
63
8.3.3. Resurse financiare
- 100 lei pentru imprimarea chestionarelor
9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII
ale directorului
asigur cadrul organizatoric de implementare a procedurii;
coordonatorii compartimentelor
stabilesc edina de lucru, la nivel de compartiment, cnd se va completa chestionarul
fac propuneri privind coninutul chestionarului specific;
monitorizeaz participarea personalului la cursurile de formare
responsabilul cu perfecionarea
distribuie i colecteaz chestionarele de identificare a nevoilor de formare
analizeaz chestionarele de formare
elaboreaz i prezint raportul rezultat n urma analizei
personalul unitii
Completeaz chestionarele de identificare a nevoilor de formare
Particip la cursurile de formare
10. ANEXE, NREGISTRRI, ARHIVRI
Nr.
anex
Denumirea
anexei
Elaborator Aprob Numr de
exemplare
Difuzare Arhivare Alte
elemente Loc Perioad
1 Chestionar
identificare
nevoi
formare
2.
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
64
3.
4.
ANEXA 1 Chestionarul de identificare a nevoilor de formare n domeniul managementului
informaiilor pentru membrii CEAC
Numele...............................................................................
1. Vrsta ................................................................................
2. Profesia..............................................................................
3. Nivelul de predare.............................................................
4. Gradul didactic..................................................................
5. Unitatea colar ................................................................................
6. Ai urmat cursuri de formare n domeniul managementului calitii n educaiei? Dac da,
furnizai detalii (anul colar, durata, coninut).
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
7. Care este ultimul curs de formare/perfecionare pe care l-ai urmat? (anul colar, durata,
coninut).
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
8. Cum apreciai impactul implementrii unui management al calitii educaiei pentru
organizaia dumneavoastr colar? Motivai.
Nesatisfctor slab adecvat bine foarte bine excelent
-
Colegiul Naional Ferdinand I Bacu
65
9. Cum apreciai achiziiile dumneavoastr (teoretice i practice) de pn acum din
domeniul managementului calitii n educaie?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
10. Ce rol credei c joac informaia n activitatea dumneavoastr de membru CEAC?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
11. Dai exemple de surse de informare deschise.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
12. Care sunt sursele de colectare a datelor pe care le utilizai n activitatea dumne