0

G e d u n g P a n a m b u l a i L a n t a i 2

2015

Manual Pengguna Aplikasi Monitoring PTPP

Admin SAI

Direktorat Sistem Informasi

A. Ringkasan Aplikasi Monitoring PTPP Aplikasi Audit Mutu Universitas Telkom melayani prosedur pengajuan Permintaan Tindakan Perbaikan Pencegahan (PTPP).

PTPP digunakan dalam menjelaskan langkah-langkah pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan agar pelaksanaan

tindakan perbaikan dan pencegahan Universitas Telkom sesuai persyaratan ISO 9001:2008.

Aplikasi Audit Mutu ini diharapkan dapat membantu bagian Satuan Audit Internal (SAI) di institusi dan juga pegawai dalam

melakukan mengajuan Permintaan Tindakan Perbaikan Pencegaha (PTPP). Kegunaan aplikasi ini mencakup seluruh penerapan

tindakan perbaikan dan pencegahan yang timbul di dalam penerapan Sistem manajemen Mutu. Semua proses pelaporan,

tindakan perbaikan dan pencegahan akan di kawal langsung secara online/live sehingga hasilnya dapat dipergunakan sesuai

dengan kebutuhan. Adapun pengguna langsung dari aplikasi ini adalah : Pelapor, Penerima PTPP, Atasan Penerima PTPP, SAI

dan QMR. Pengajuan PTPP didasari oleh event audit dan non audit.

B. Langkah-langkah Penggunaan Aplikasi Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan komputer Anda telah terhubung dengan internet. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah

berikut di bawah ini: 1. Pilih Recommended Browser sesuai dengan browser yang Anda miliki. ( ) : Firefox 3.6+, Google Chrome 5+,

Opera 10.6+, Internet Explorer 9) 2. Isikan alamat URL i-Gracias (http://igracias.telkomuniversity.ac.id) pada kolom isian “URL Address” di browser Anda.

3. Setelah itu akan muncul tampilan berikut,

Gambar 1. Tampilan Awal iGracias

4. Kemudian pilih group pengguna sebagai “Admin SAI”

GAMBAR 2 Grup Pengguna "Admin SAI"

5. Kemudian akan muncul tampilan menu bagi “Admin SAI”

GAMBAR 3. Menu Monitoring PTPP

Buat PTPP : Merupakan menu yang digunakan untuk membuat

pengajuan PTPP baik secara audit dan non audit.

Rekap PTPP : merupakan menu yang digunakan untuk melihat

daftar PTPP yang telah dibuat oleh seluruh unit. Dari sini admin

SAI dapat memantau progress PTPP dari masing-masing

unit/bagian

Olah Hak Aksen PTPP : merupakan menu yang digunakan untuk

menentukan kandidat QMR maupun auditor internal

Pelaporan PTPP : merupakan fitur yang diberikan untuk

mengunduh rekap PTPP

B.1 Menu “Buat PTPP” Menu “Buat PTPP” merupakan menu yang digunakan untuk Admin SAI untuk membuat PTPP baik via Audit maupun via Non Audit.

Pengajuan PTPP via Audit dapat diajukan oleh Admin SAI jika auditor berasal dari eksternal civitas akademika Telkom University yang tidak

mempunyai akun iGracias. Sedangkan pengajuan PTPP via Non Audit dapat dilakukan SAI untuk hal-hal tertentu di luar kondisi normal.

GAMBAR 4. Field Pelapor PTPP

Berisikan sumber PTPP dari audit

maupun non audit

Berisikan kategori temuan sesuai standar

audit

Nama auditor pengaju

Unit penerima PTPP

Tanggal pengajuan PTPP

Uraian potensi ketidaksesuaian

Jumlah temuan yang pernah ada

Aturan pelanggaran temuan

GAMBAR 5. Field Penerima PTPP

Analisa penyebab temuan

Tindakan korektif penerima PTPP dan

Penanggung jawab

Tindakan preventif penerima PTPP

Unggah bukti penyelesaian

GAMBAR 6. Field Admin SAI, Atasan Penerima PTPP dan Proses Persetujuan

Pemilihan QMR

Pemberian nomor PTPP

Rekomendasi atasan penerima PTPP

Tahapan persetujuan

B.2 Rekap PTPP

GAMBAR 7. Daftar Rekap PTPP

Filter berdasarkan tipe PTPP (Audit/Non

Audit)

Filter berdasarkan suber PTPP Audit

Filter berdasarkan status persetujuan

Filter berdasarkan unit pelapor

Rekap PTPP yang ada

GAMBAR 8. Daftar Rekap PTPP

Melakukan tindakan persetujuan

Melihat seluruh detail PTPP

Menghapus PTPP

GAMBAR 9. Proses Persetujuan Pada PTPP Non Audit

Setiap Proses persetujuan ditandai dengan

warna hijau jika actor terkait setuju, kuning

apabila sedang dalam proses , merah

apabila actor menolak.

Setiap tahapan persetujuan actor dapat

mengirim pesan ke actor sebelumnya bila

reject, ke actor sesudahnya bila approve

0

B.2.1 Proses Persetujuan PTPP Non Audit

PTPP Saat AuditPengajuan PTPP Non Audit

Pelapor Penerima PTPPAtasan penerima

PTPPSAI QMR

Ph

ase

Start

Pengajuan

PTPP

Upload

Evidence

Evidence

PTPP

Valid?

Tidak

Menyetujui

Evidence

Valid?

Ya

Verifikasi

?

Tidak

Menyetujui

Evidence Valid?

Menyetujui

EvidenceClose PTPP

End

Update Konten

PTPPValid?

Ya

Menyetujui

PTPP

Input Analisa

Penyebab, Corrective

Action dan Prevention

Action

Input

Rekomendasi

Perbaikan

Penomoran

PTPP

Penunjukan

QMR

GAMBAR 10. Alur proses Persetujuan Non Audit

0

Proses persetujuan PTPP Non Audit diawali dengan,

1. Pelapor mengisi form persetujuan PTPP Non Audit

2. Admin SAI melakukan Verifikasi PTPP apakah layak dijadikan PTPP atau tidak

3. Admin SAi melakukan penomoran PTPP yang ada serta menunjuk QMR

4. QMR akan melakukan persetujuan atau penolakan PTPP

5. Penerima PTPP melihat PTPP yang dikirim oleh Pelapor kemudian mengisi detail field pada bagian penerima PTPP serta melakukan

analisis penyebab PTPP kemudian mengupdate data.

6. Atasan Penerima PTPP memberikan rekomendasi terhadap PTPP yang ada

7. Penerima PTPP mengunggah bukti PTPP

8. Pelapor melakukan pemeriksaan bukti

9. Admin Melakukan pemeriksaan bukti setelah pelapor setuju degan bukti

10. QMR akan memeriksa bukti apabila telah setuju maka PTPP bisa di close.

0

B.2.2 Proses Persetujuan PTPP Audit

PTPP Saat AuditPengajuan PTPP via Audit

Pelapor Penerima PTPPAtasan penerima

PTPPSAI QMR

Ph

ase

Start

Pengajuan

PTPP

Input Analisa

Penyebab, Corrective

Action dan Prevention

Action

Input

Rekomendasi

Perbaikan

Penomoran

PTPP

Verifikasi

Update Konten

PTPP

Tidak

Ya

Penunjukan

QMR

Menyetujui

PTPP

Verifikasi

Tidak

Ya

Upload

Evidence

Evidence

PTPP

Valid? Tidak

Menyetujui

Evidence

Valid?

Ya

Verifikasi

Ya

Tidak

Menyetujui

EvidenceValid?

Menyetujui

EvidenceClose PTPP

End

GAMBAR 11. Alur Proses Persetujuan Audit

0

GAMBAR 12. Proses Persetujuan PTPP Audit

Proses persetujuan PTPP Audit diawali dengan,

1. Pelapor mengajukan PTPP, pelapor disini adalah auditor yang ditunjuk oleh pihak SAI untuk melakukan audit pada unit atau bagian

tertentu dengan mengisi filed-field sebagai pelapor

2. Admin SAI akan melakukan verifikasi terhadap PTPP

3. Penerima PTPP akan melakukan analisis penyebab PTPP dan mengupdate data

4. Atasan Penerima PTPP melakukan rekomendasi perbaikan terhadap PTPP

5. Admin SAI memberikan nomor PTPP dan menunjuk QMR secara langsung

6. QMR akan melakukan approve/reject terhadap PTPP

7. Penerima PTPP mengunggah bukti penyelesaian PTPP berkaitan dengan msalah temuan yang ada

8. Pelapor memeriksa bukti yang telah diunggah oleh penerima PTPP bisa menolak atau menujui PTPP yang ada, jika PTPP ditolak maka

proses akan dikembalikan ke pihak Penerima PTPP untuk mengunggah bukti kembali

9. Admin SAI memeriksa bukti yang telah diunggah oleh penerima PTPP bisa menolak atau menujui PTPP yang ada, jika PTPP ditolak maka

proses akan dikembalikan ke pihak Penerima PTPP untuk mengunggah bukti kembali

10. QMR memeriksa bukti yang telah diunggah oleh penerima PTPP bisa menolak atau menujui PTPP yang ada, jika PTPP ditolak maka

proses akan dikembalikan ke pihak Penerima PTPP untuk mengunggah bukti kembali

B.3 Menu “Olah Hak Akses PTPP” Merupakan menu yang diberikan kepada Amin SAi untuk menentukan auditor internal serta QMR yang akan bertanggung jawab terhadap PTPP.

GAMBAR 13. Olah Hak Akses Auditor Internal

GAMBAR 14. Menu Pemilihan QMR

B.4 Menu “Pelaporan PTPP”

Filter sumber ptpp yang meliputi internal

audit, eksternal ptpp dan PTPP non audit

Filter PTPP berdasarkan rentang waktu

tertentu

Filter PTPP berdasar kelompok yang dapat

mengunduh PTPP

GAMBAR 15. Pelaporan PTPP

Filter PTPP berdasarkan tujuan ptpp dari

user group yang dipilih

Generate Laporan PTPP

Unduh laporan PTPP