MANUAL PENETAPAN STANDAR
Transcript of MANUAL PENETAPAN STANDAR
MANUAL PENETAPAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.01.01.15
BANDA ACEH 2015
MANUAL SPMI
No.: MM.05-01.01.01.15
Tanggal: 06 Maret 2015
MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 1 / 8
LEMBAR PENGESAHAN
MANUAL PENETAPAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.01.01.15
Banda Aceh, 06 Maret 2015
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.01.01.15
Tanggal: 06 Maret 2015
MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 2 / 8
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................... 1
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2
1. DEFINISI ISTILAH ................................................................................................................. 3
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENETAPAN STANDAR .................................................. 4
3. LUAS LINGKUP MANUAL PENETAPAN STANDAR ............................................................... 4
4. PROSEDUR PENETAPAN STANDAR ..................................................................................... 4
5. PENANGGUNG JAWAB PENETAPAN STANDAR .................................................................. 6
6. CATATAN ............................................................................................................................ 6
7. REFERENSI .......................................................................................................................... 6
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.01.01.15
Tanggal: 06 Maret 2015
MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 3 / 8
1. DEFINISI ISTILAH
Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumen SPMI ini dijelaskan sebagai
berikut:
a. Manual Penetapan Standar
dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Penetapan
Standar di lingkungan Politeknik Aceh secara berkelanjutan oleh pihak yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program
studi maupun pada aras perguruan tinggi.
b. Merancang standar
olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI.
Kegiatan ini dapat berupa elaborasi/penjabaran Standar Nasional Pendidikan
menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci;
c. Evaluasi diri
kegiatan setiap satuan kerja dalam institusi untuk memeriksa, menganalisis, dan
menilai kinerjanya sendiri tentang suatu hal terkait untuk mengetahui kelemahan
dan kekurangannya;
d. Studi pelacakan (tracer study)
kajian untuk mengetahui kesesuaian standar yang akan dibuat dengan kebutuhan,
tuntutan atau harapan stakeholders;
e. Merumuskan standar
menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan
menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree);
f. Uji publik
semi-sosialisasi dari draf standar yang sedang dikembangkan sehingga stakeholders
dapat mengetahui lebih dini atas standar yang akan diterbitkan, di samping juga
untuk menjaring komitmen dari stakeholders;
g. Menetapkan standar
tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan
berlaku.
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.01.01.15
Tanggal: 06 Maret 2015
MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 4 / 8
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENETAPAN STANDAR
Tujuan disusunnya manual ini adalah untuk memberikan petunjuk praktis dalam
merancang, merumuskan, dan menetapkan sebuah standar di Politeknik Aceh.
3. LUAS LINGKUP MANUAL PENETAPAN STANDAR
Manual ini berlaku:
1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan;
2. Untuk semua standar.
4. PROSEDUR PENETAPAN STANDAR
Penetapan semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik Aceh
dilakukan yang secara utuh, dimulai dari tahap perancangan standar mutu sampai dengan
pengesahan atau pemberlakuan suatu standar. Tahapan-tahapan penetapan standar dapat
dilihat pada bagan alir berikut:
1. Menentukan standar apa yang akan dibuat. Standar-standar
yang menjadi prioritas adalah standar-standar wajib
sebagaimana yang tercantum dalam berbagai peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan standar mutu lain yang
menjadi kebutuhan mendesak di institusi Politeknik Aceh.
2. Membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun,
yang dapat beranggotakan antara lain unsur pimpinan, unsur
dosen, staf penunjang dan profesional, maupun dunia usaha,
yang disetujui oleh segenap anggota satuan pendidikan.
3 Menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan dalam
menetapkan Standar Dikti, antara lain:
Peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan tinggi;
Hasil analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities,
threats);
Pembentukan Tim Penyusun
Perancangan Standar
Penyiapan Bahan
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.01.01.15
Tanggal: 06 Maret 2015
MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 5 / 8
Hasil studi pelacakan lulusan dan/atau need assessment
terhadap pengguna lulusan terutama, terkait aspek yang
akan dibuat standar.
Bila dipandang perlu, dalam mengumpulkan bahan tersebut,
tim dapat melakukan benchmarking atau studi banding ke
perguruan tinggi lain atau mengundang narasumber antara lain
dari Dirjen Pendidikan Tinggi dan/atau perguruan tinggi lain
yang memahami Kebijakan Nasional SPMI untuk memperoleh
informasi, pengalaman, dan saran.
4. Merancang standar dengan menjadikan visi dan misi institusi
sebagai titik tolak dan tujuan akhir. Selain itu, seluruh Standar
dalam SPMI tidak boleh melanggar Peraturan perundang-
undangan. Dalam merumuskan standar tersebut digunakan
struktur bahasa norma atau kaidah, yang mengandung unsur
ABCD, yaitu Audience (subjek), Behaviour (predikat),
Competence (objek), dan Degree (keterangan).
5. Melakukan uji publik kepada para pemangku kepentingan
internal dan eksternal setelah perumusan standar selesai untuk
mendapatkan saran perbaikan sekaligus mensosialisasikan
standar tersebut.
6. Melakukan perbaikan perumusan standar dengan
memperhatikan hasil uji publik, termasuk memperbaki redaksi
atau struktur bahasa dalam pernyataan standar;
7. Menetapkan pemberlakuan semua standar tersebut dengan
keputusan Direktur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Politeknik Aceh.
Tahapan prosedur di atas berlaku dalam penetapan seluruh standar.
Perancangan Standar
Uji Publik
Revisi Standar
Penetapan Standar
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.01.01.15
Tanggal: 06 Maret 2015
MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 6 / 8
5. PENANGGUNG JAWAB PENETAPAN STANDAR
Pihak yang bertanggung jawab menetapkan standar adalah Unit Manajemen Mutu
Politeknik Aceh sebagai fasilitator dan koordinator, dan unit yang tugas, kewenangan, dan
bidang keahliannya bersinggungan langsung dengan standar yang akan dibuat. Seluruh draft
standar mutu akan disosialisasikan ke seluruh civitas akademika Politeknik Aceh dan
stakeholders yang terkait.
6. CATATAN
Dalam penetapan standar, sebagai kelengkapan, dibutuhkan ketersediaan:
a. Daftar peraturan perundang-undangan yang relevan dengan standar yang disusun;
b. Kuisioner untuk studi pelacakan atau survey;
c. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam
implementasi setiap standar;
d. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.
7. REFERENSI
Dalam menetapkan standar-standar, Tim penyusunan standar dapat merujuk pada
berbagai peraturan-perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:
Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Perubahan atas PP No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Statuta Politeknik Aceh tahun 2011.
Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh 2008-2027.
POLITEKNIK ACEH
Jl. Politeknik Aceh, Pango Raya – Ulee Kareng, Banda Aceh 23119 Telp. +62 651 31855; Fax. +62 651 31852
www.politeknikaceh.ac.id
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.02.01.15
BANDA ACEH 2015
MANUAL SPMI
No.: MM.05-01.02.01.15
Tanggal: 13 Maret 2015
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 1 / 7
LEMBAR PENGESAHAN
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.02.01.15
Banda Aceh, 13 Maret 2015
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.02.01.15
Tanggal: 13 Maret 2015
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 2 / 7
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................... 1
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2
1. DEFINISI ISTILAH ................................................................................................................. 3
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PELAKSANAAN STANDAR.............................................. 3
3. LUAS LINGKUP MANUAL PELAKSANAAN STANDAR ........................................................... 4
4. PROSEDUR PELAKSANAAN STANDAR................................................................................. 4
5. PENANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN STANDAR .............................................................. 4
6. CATATAN ............................................................................................................................ 5
7. REFERENSI .......................................................................................................................... 5
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.02.01.15
Tanggal: 13 Maret 2015
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 3 / 7
1. DEFINISI ISTILAH
Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumen SPMI ini dijelaskan sebagai
berikut:
a. Manual Pelaksanaan Standar
dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Pelaksanaan
Standar di lingkungan Politeknik Aceh secara berkelanjutan oleh pihak yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program
studi maupun pada aras perguruan tinggi;
b. Standar SPMI adalah dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, ataupun
spesifikasi mengenai sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi;
c. Melaksanakan standar
Kegiatan pemenuhan standar, ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaimana
dinyatakan dalam pernyataan standar yang telah ditetapkan;
d. Prosedur Kerja/SoP
uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis,
logis, dan koheren;
e. Instruksi Kerja
rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas;
f. Formulir/Proforma
formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan standar dan
berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika
standar diimplementasikan;
g. Sivitas akademika
satuan yang terdiri atas dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi.
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PELAKSANAAN STANDAR
Tujuan disusunnya manual ini adalah untuk memberikan petunjuk praktis dalam
melaksanakan/memenuhi sebuah standar di Politeknik Aceh.
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.02.01.15
Tanggal: 13 Maret 2015
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 4 / 7
3. LUAS LINGKUP MANUAL PELAKSANAAN STANDAR
Manual ini berlaku:
1. Ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan
pendidikan oleh semua unit kerja pada semua tingkat;
2. Untuk semua standar.
4. PROSEDUR PELAKSANAAN STANDAR
Pelaksanaan semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik Aceh
dilakukan yang secara terencana, dimulai dari tahap persiapan pelaksanaan sampai dengan
standar tersebut dilakukan. Tahapan-tahapan pelaksanaan standar dapat dilihat pada bagan
alir berikut:
1. Mempersiapkan hal-hal yang bersifat teknis dan / atau
administratif sesuai dengan isi standar.
2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh sivitas akademika dan
karyawan non-dosen secara periodik dan konsisten.
3 Siapkan dan tuliskan dokumen tertulis berupa Prosedur
Kerja/SoP, Instruksi Kerja, dan formulir-formulir sesuai dengan
isi standar.
4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan
menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaian.
Tahapan prosedur di atas berlaku dalam pelaksanaan seluruh standar.
5. PENANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN STANDAR
Pihak yang melaksanakan standar adalah audience atau subjek yang tercantum di dalam
pernyataan standar. Subjek ini dapat berbeda tergantung pada isi masing-masing standar.
Subjek tersebut dapat berupa pemimpin perguruan tinggi (Direktur), Wakil Direktur, Kepala
Sosialisasi Standar
Persiapan Teknis & Adm
Penyusunan Prosedur Kerja
Pelaksanaan Standar
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.02.01.15
Tanggal: 13 Maret 2015
MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 5 / 7
Unit dan Bagian, Ketua Program Studi, Dosen, tenaga kependidikan, atau bahkan mahasiswa.
Sekalipun subjek telah dicantumkan dalam setiap standar, namun sebenarnya semua pejabat
struktural pada setiap aras secara manajerial tetap memiliki tanggung jawab untuk
melaksanakan isi standar tersebut, yaitu memastikan isi standar dijalankan oleh Audience.
Sedangkan, Unit penjaminan mutu dapat bertindak sebagai koordinator, fasilitator, atau
bahkan menjadi supervisor terhadap pelaksanaan semua Standar yang telah ditetapkan.
6. CATATAN
Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa
Prosedur Kerja/SoP tentang suatu kegiatan sesuai isi setiap standar,
formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam implementasi setiap
standar, dan rincian sarana yang digunakan sesuai.
7. REFERENSI
Dalam mengimplementasikan standar-standar, audience atau penanggung jawab
kegiatan suatu standar dapat merujuk pada berbagai peraturan-perundangan dan dokumen
resmi Politeknik Aceh, antara lain:
Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Perubahan atas PP No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Statuta Politeknik Aceh tahun 2011.
Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh 2008-2027.
Kebijakan Mutu Politeknik Aceh tahun 2015.
POLITEKNIK ACEH
Jl. Politeknik Aceh, Pango Raya – Ulee Kareng, Banda Aceh 23119 Telp. +62 651 31855; Fax. +62 651 31852
www.politeknikaceh.ac.id
MANUAL EVALUASI STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.03.00.15
BANDA ACEH 2015
MANUAL SPMI
No.: MM.05-01.03.00.15
Tanggal: 20 Maret 2015
MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: - Hal. 1 / 8
LEMBAR PENGESAHAN
MANUAL EVALUASI STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.03.00.15
Banda Aceh, 20 Maret 2015
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.03.00.15
Tanggal: 20 Maret 2015
MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: -
Hal. 2 / 8
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................... 1
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2
1. DEFINISI ISTILAH ................................................................................................................. 3
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL EVALUASI STANDAR ...................................................... 4
3. LUAS LINGKUP MANUAL EVALUASI STANDAR ................................................................... 4
4. PROSEDUR EVALUASI STANDAR ......................................................................................... 4
5. PENANGGUNG JAWAB EVALUASI STANDAR ...................................................................... 5
6. CATATAN ............................................................................................................................ 6
7. REFERENSI .......................................................................................................................... 6
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.03.00.15
Tanggal: 20 Maret 2015
MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: -
Hal. 3 / 8
1. DEFINISI ISTILAH
Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumen SPMI ini dijelaskan sebagai
berikut:
a. Manual Evaluasi Standar
dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Pengevaluasian
Standar di lingkungan Politeknik Aceh secara berkelanjutan oleh pihak yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program
studi maupun pada aras perguruan tinggi;
b. Standar SPMI
dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, ataupun spesifikasi mengenai
sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi;
c. Evaluasi standar
kegiatan pembandingan antara luaran kegiatan pemenuhan standar atau ukuran
dengan standar atau ukuran yang telah ditetapkan;
d. Pemantauan/monitoring
mengamati suatu proses/kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah
proses/kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi
standar;
e. Evaluasi diri
upaya setiap unit di Politeknik Aceh untuk mengetahui gambaran tentang kinerja dan
keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan sendiri;
f. Pemeriksaan / audit internal
mengecek atau mengaudit secara detail semua aspek dari penyelenggaraan
pendidikan yang dilakukan secara berkala guna membandingkan apakah semua
aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar
yang telah ditetapkan.
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.03.00.15
Tanggal: 20 Maret 2015
MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: -
Hal. 4 / 8
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL EVALUASI STANDAR
Tujuan disusunnya manual ini adalah untuk memberikan petunjuk praktis dalam
mengevaluasi sebuah standar di Politeknik Aceh.
3. LUAS LINGKUP MANUAL EVALUASI STANDAR
Manual ini berlaku:
a. Ketika sebuah proses atau keseluruhan proses dari pelaksanaan standar telah
dilaksanakan dalam suatu kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja
pada semua tingkat;
b. Untuk semua standar.
4. PROSEDUR EVALUASI STANDAR
Pengevaluasian semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik
Aceh dilakukan yang secara utuh terhadap proses, keluaran (output), dan hasil (outcomes)
dari pelaksanaan setiap standar yang ditetapkan. Monitoring dan evaluasi standar merupakan
cara atau alat di mana para pejabat struktural pada semua aras perguruan tinggi
mengumpulkan data, informasi, keterangan, dan alat bukti yang dibutuhkan untuk
membandingkan antara standar yang telah ditetapkan dengan apa yang secara faktual telah
dilaksanakan atau dicapai. Tahapan-tahapan dalam pengevaluasian standar dapat dilihat pada
bagan alir berikut:
1. Sosialisasi tahapan-tahapan evaluasi ke seluruh unit.
2. Seluruh unit membuat laporan evaluasi diri terhadap
pencapaian-pencapaian standar.
3 Mempersiapkan hal-hal yang bersifat teknis dan/atau
administratif sesuai dengan isi standar yang akan dievaluasi.
Evaluasi Diri
Sosialisasi
Penyiapan Audit
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.03.00.15
Tanggal: 20 Maret 2015
MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: -
Hal. 5 / 8
4. Catat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan,
kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan
pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar. Selain itu, Catat
pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti
prosedur kerja, formulir, dan sebagainya dari setiap standar
yang telah dilaksanakan.
5. Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya
penyimpangan atau bila isi standar gagal dicapai.
6. Buat laporan evaluasi baik secara non-periodik maupun
periodik tentang semua hal yang menyangkut evaluasi standar
kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan institusi, disertai
saran atau rekomendasi.
Tahapan prosedur di atas berlaku dalam pengevaluasian seluruh standar.
5. PENANGGUNG JAWAB EVALUASI STANDAR
Ada beberapa pihak yang bertanggung jawab melakukan evaluasi standar:
a. Evaluasi harus dilakukan oleh Audience dari setiap Standar yang telah ditetapkan.
Evaluasi ini dapat disebut sebagai evaluasi diri (self evaluation) di mana yang dimaksud
dengan diri adalah audience dari setiap standar tersebut;
b. Evaluasi harus dilakukan oleh pejabat struktural yang merupakan Audience dari
Standar Mutu Politeknik Aceh yang telah ditetapkan dan sebagai bagian dari tugas,
wewenang, serta tanggung jawab sesuai struktur organisasi perguruan tinggi pada unit
masing-masing. Evaluasi ini disebut evaluasi melekat, yaitu melekat pada tugas dan
wewenang setiap pejabat struktural. Evaluasi ini dilakukan ketika mereka diminta
untuk menyusun evaluasi diri dari unit masing-masing;
c. Evaluasi yang dilakukan pihak lain yang bukan Audience dari Standar Mutu Politeknik
Aceh dan tidak berasal dari unit internal Audience walaupun pihak lain ini masih
berasal dari perguruan tinggi itu sendiri, lazimnya adalah Unit Penjaminan Mutu
Pelaksanaan Audit Internal
Evaluasi Hasil Audit Internal
Pelaporan Hasil Audit
Internal
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.03.00.15
Tanggal: 20 Maret 2015
MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: -
Hal. 6 / 8
Politeknik Aceh. Evaluasi ini disebut evaluasi internal atau Audit Internal perguruan
tinggi yang jika dilakukan terhadap pelaksanaan Standar oleh semua unit di perguruan
tinggi akan menghasilkan evaluasi diri perguruan tinggi.
6. CATATAN
Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan ketersediaan bahan, data, informasi,
keterangan, dan alat bukti yang menjadi objek evaluasi. Bahan ini dikumpulkan dari formulir
atau dokumen pencatatan/perekaman mutu atas pelaksanaan Standar, formulir pemantauan,
serta penjelasan pihak pelaksana Standar Dikti. Selain itu juga diperlukan berbagai form
evaluasi, seperti template laporan diri, template evaluasi melekat, dan template audit
internal.
7. REFERENSI
Dalam mengevaluasi seluruh standar yang telah dilaksanakan, dapat merujuk pada
berbagai peraturan-perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:
Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Perubahan atas PP No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Statuta Politeknik Aceh tahun 2011.
Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh 2008-2027.
Kebijakan Mutu Politeknik Aceh tahun 2015.
POLITEKNIK ACEH
Jl. Politeknik Aceh, Pango Raya – Ulee Kareng, Banda Aceh 23119 Telp. +62 651 31855; Fax. +62 651 31852
www.politeknikaceh.ac.id
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.04.01.15
BANDA ACEH 2015
MANUAL SPMI
No.: MM.05-01.04.01.15
Tanggal: 27 Maret 2015
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 1 / 8
LEMBAR PENGESAHAN
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.04.01.15
Banda Aceh, 27 Maret 2015
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.04.01.15
Tanggal: 27 Maret 2015
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 2 / 8
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................... 1
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2
1. DEFINISI ISTILAH ................................................................................................................. 3
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENGENDALIAN STANDAR............................................ 4
3. LUAS LINGKUP MANUAL PENGENDALIAN STANDAR ......................................................... 4
4. PROSEDUR PENGENDALIAN STANDAR............................................................................... 4
5. PENANGGUNG JAWAB PENGENDALIAN STANDAR ............................................................ 5
6. CATATAN ............................................................................................................................ 5
7. REFERENSI .......................................................................................................................... 6
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.04.01.15
Tanggal: 27 Maret 2015
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 3 / 8
1. DEFINISI ISTILAH
Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumen SPMI ini dijelaskan sebagai
berikut:
a. Manual Pengendalian Standar
dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Pengendalian
Standar di lingkungan Politeknik Aceh secara berkelanjutan oleh pihak yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program
studi maupun pada aras perguruan tinggi;
b. Standar SPMI
dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, ataupun spesifikasi mengenai
sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi;
c. Pengendalian standar
kegiatan analisis penyebab standar atau ukuran, yang terdiri atas Standar Nasional
Pendidikan Tinggi dan Standar yang telah ditetapkan oleh Politeknik Aceh, tidak
tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi;
d. Pemantauan/monitoring
mengamati suatu proses/kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah
proses/kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi
standar;
e. Evaluasi diri
upaya setiap unit di Politeknik Aceh untuk mengetahui gambaran tentang kinerja dan
keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan sendiri;
f. Audit internal
mengecek atau mengaudit secara detail semua aspek dari penyelenggaraan
pendidikan yang dilakukan secara berkala guna membandingkan apakah semua
aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar
yang telah ditetapkan.
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.04.01.15
Tanggal: 27 Maret 2015
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 4 / 8
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENGENDALIAN STANDAR
Tujuan disusunnya manual ini adalah untuk memberikan petunjuk praktis dalam
mengendalikan sebuah standar di Politeknik Aceh.
3. LUAS LINGKUP MANUAL PENGENDALIAN STANDAR
Manual ini berlaku:
a. Ketika dilakukan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi, baik itu
hasil evaluasi diri, audit internal, maupun atas hasil akreditasi;
b. Untuk semua standar.
4. PROSEDUR PENGENDALIAN STANDAR
Pengendalian merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi.
Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan apa yang
direncanakan sehingga dipastikan isi standar akan terpenuhi, langkah pengendaliannya hanya
berupa upaya agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Sebaliknya, jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan,
kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar atau
tujuan/sasaran/rencana, harus dilakukan langkah pengendalian. Langkah pengendalian ini
berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan indikator di setiap
standar.
Terdapat beberapa jenis tindakan korektif sebagai tindak lanjut atas hasil evaluasi, mulai
dari penyelenggaraan rapat pimpinan yang khusus membahas hasil evaluasi hingga
pelaksanaan tindakan korektif tertentu, misalnya instruksi, teguran, peringatan, penghentian
perbuatan/kegiatan, investigasi atau pemeriksaan mendalam, dan penjatuhan sanksi ringan
hingga berat. Tindakan korektif ini harus didasarkan pada isi setiap standar. Tahapan-tahapan
dalam pengendalian standar dapat dilihat pada bagan alir berikut:
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.04.01.15
Tanggal: 27 Maret 2015
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 5 / 8
1. Pelajari hasil evaluasi setiap standar
2. Rumuskan tindakan korektif yang perlu diambil berdasarkan
hasil evaluasi, baik itu standar telah terpenuhi maupun belum.
3 Lakukan tindakan korektif terhadap setiap standar. Semua
tindakan korektif yang diambil dicatat atau direkam.
4. Pantau secara terus menerus efek dari tindakan korektif
tersebut, misanya: apakah kemudian penyelenggaraan
pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.
Tahapan prosedur di atas berlaku dalam pengendalian seluruh standar.
5. PENANGGUNG JAWAB PENGENDALIAN STANDAR
Ada beberapa pihak yang bertanggung jawab melakukan pengendalian standar:
a. Audience yang secara eksplisit disebutkan dalam pernyataan standar yang
bersangkutan;
b. Pejabat struktural di lingkungan Politeknik Aceh sesuai dengan bidang pekerjaan yang
diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau;
c. Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
6. CATATAN
Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan hasil evaluasi dari setiap standar. Hasil
evaluasi tersebut bisa berupa laporan evaluasi diri setiap unit, hasil audit internal maupun
hasil audit eksternal. Selain itu juga diperlukan berbagai form pengendalian terkait perumusan
dan pelaksanaan tindakan korektif.
Perumusan Tindakan Korektif
Mengkaji hasil Evaluasi
Pelaksanaan Tindakan Korektif
Pemantauan hasil tindakan
korektif
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.04.01.15
Tanggal: 27 Maret 2015
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 6 / 8
7. REFERENSI
Pengendalikan seluruh standar yang telah dievaluasi, merujuk pada berbagai peraturan-
perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:
Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Perubahan atas PP No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Statuta Politeknik Aceh tahun 2011.
Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh 2008-2027.
Kebijakan Mutu Politeknik Aceh tahun 2015.
POLITEKNIK ACEH
Jl. Politeknik Aceh, Pango Raya – Ulee Kareng, Banda Aceh 23119 Telp. +62 651 31855; Fax. +62 651 31852
www.politeknikaceh.ac.id
MANUAL PENINGKATAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.05.01.15
BANDA ACEH 2015
MANUAL SPMI
No.: MM.05-01.05.01.15
Tanggal: 02 April 2015
MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 1 / 8
LEMBAR PENGESAHAN
MANUAL PENINGKATAN STANDAR
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK ACEH
No.: MM.05-01.05.01.15
Banda Aceh, 02 April 2015
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.05.01.15
Tanggal: 02 April 2015
MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 2 / 8
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ................................................................................................................... 1
Daftar Isi ..................................................................................................................................... 2
1. Definisi Istilah ..................................................................................................................... 3
2. Tujuan dan Maksud Manual Peningkatan Standar .......................................................... 4
3. Luas Lingkup Manual Peningkatan Standar ....................................................................... 4
4. Prosedur Peningkatan Standar ........................................................................................... 4
5. Penanggung Jawab Peningkatan Standar .......................................................................... 5
6. Catatan ............................................................................................................................... 5
7. Referensi............................................................................................................................. 6
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.05.01.15
Tanggal: 02 April 2015
MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 3 / 8
1. DEFINISI ISTILAH
Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumen SPMI ini dijelaskan sebagai
berikut:
a. Manual Peningkatan Standar
dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Peningkatan
Standar di lingkungan Politeknik Aceh secara berkelanjutan oleh pihak yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program
studi maupun pada aras perguruan tinggi;
b. Standar SPMI
dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, ataupun spesifikasi mengenai
sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi;
c. Peningkatan standar
kegiatan perbaikan standar atau ukuran agar lebih tinggi daripada standar atau
ukuran yang telah ditetapkan secara periodik dan berkelanjutan;
d. Siklus Standar
durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diatur di
dalamnya. Siklus setiap standar dapat berbeda-beda sesuai dengan isi standar
(misalnya: satu siklus adalah semesteran, tahunan, atau 5 tahunan);
e. Evaluasi diri
upaya setiap unit di Politeknik Aceh untuk mengetahui gambaran tentang kinerja dan
keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan sendiri;
f. Audit internal
mengecek atau mengaudit secara detail semua aspek dari penyelenggaraan
pendidikan yang dilakukan secara berkala guna membandingkan apakah semua
aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar
yang telah ditetapkan.
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.05.01.15
Tanggal: 02 April 2015
MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 4 / 8
2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENINGKATAN STANDAR
Tujuan disusunnya manual ini adalah untuk memberikan petunjuk praktis dalam
meningkatkan sebuah standar di Politeknik Aceh secara berkelanjutan setiap berakhirnya
siklus masing-masing standar.
3. LUAS LINGKUP MANUAL PENINGKATAN STANDAR
Manual ini berlaku:
a. Ketika setiap standar telah melalui keempat tahap dalam siklus SPMI;
b. Untuk semua standar.
4. PROSEDUR PENINGKATAN STANDAR
Peningkatan standar atau kaizen dilakukan jika standar itu telah melalui tahap evaluasi
pelaksanan standar tersebut terlebih dahulu, terutama bila standar tersebut telah terpenuhi.
Peningkatan ini dilakukan tidak hanya karena secara manajerial harus dilakukan, melainkan
harus dilakukan karena perkembangan masyarakat, kemajuan ilmu dan teknologi, serta
peningkatan tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal.
Berbagai kemajuan, perkembangan, dan kebutuhan tentang penyelenggaraan pendidikan
tinggi dapat diketahui melalui berbagai cara, antara lain:
a. pengamatan;
b. diskusi dengan para pemangku kepentingan;
c. forum pertemuan ilmiah;
d. studi pelacakan lulusan;
e. analisis SWOT.
Tahapan-tahapan dalam peningkatan standar dapat dilihat pada bagan alir berikut:
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.05.01.15
Tanggal: 02 April 2015
MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 5 / 8
1. Kaji dan analisa laporan hasil pengendalian standar, hasil tracer
study, analisa SWOT dan bahan atau informasi lain yang terkait
dengan standar.
2. Diskusikan hasil kajian dan analisa laporan hasil pengendalian
standar dengan para pemangku kepentingan dan pihak yang
terkait dengan pelaksanaan standar.
3 Evaluasi isi standar yang dari hasil diskusi diputuskan perlu
ditingkatkan standarnya. Dalam mengevaluasi, Politeknik Aceh
dapat melakukan benchmarking terhadap isi standar perguruan
tinggi lain.
4. Revisi isi standar sehingga menjadi standar baru. Kemudian
tempuh langkah/prosedur sebagaimana yang berlaku dalam
Manual Penetapan Standar.
Tahapan prosedur di atas berlaku dalam peningkatan seluruh standar.
5. PENANGGUNG JAWAB PENINGKATAN STANDAR
Ada beberapa pihak yang bertanggung jawab melakukan peningkatan standar:
a. Audience yang secara eksplisit disebutkan dalam pernyataan standar yang
bersangkutan;
b. Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
6. CATATAN
Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan laporan hasil pengendalian dari setiap
standar, tracer study terhadap alumni, dan analisa SWOT terhadap perkembangan perguruan
tinggi. Selain itu juga diperlukan berbagai form pengendalian terkait perumusan dan
pelaksanaan tindakan korektif. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan Manual
Penetapan Standar
Diskusikan hasil analisa
TindaKorektif
Analisa hasil pengendalian
Evaluasi isi standar
Rumuskan Isi standar yang
baru
MANUAL SPMI No.: MM.05-01.05.01.15
Tanggal: 02 April 2015
MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1
Hal. 6 / 8
7. REFERENSI
Peningkatan seluruh standar yang telah dievaluasi, merujuk pada berbagai peraturan-
perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:
Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Perubahan atas PP No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Statuta Politeknik Aceh tahun 2011.
Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh 2008-2027.
Kebijakan Mutu Politeknik Aceh tahun 2015.
POLITEKNIK ACEH
Jl. Politeknik Aceh, Pango Raya – Ulee Kareng, Banda Aceh 23119 Telp. +62 651 31855; Fax. +62 651 31852
www.politeknikaceh.ac.id