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Ayuda OfiHotel

Ofimtica Jan, S.L C/ Ortega Nieto, 20 23009 Jan Jan http://www.ofi.es ofimatica@ofi.es

I

Ayuda OfiHotel

Indice0

Instalacion y Configuracion2 Instalacion

2

1 Manual Ayuda OfiHotel ................................................................................................................................... 2 ................................................................................................................................... 2 3 Configuracion ................................................................................................................................... 6

Funcionamiento

11

1 Manejo de Datos en Pantalla ................................................................................................................................... 11 2 Manejo de Listas ................................................................................................................................... 12 3 Funcionamiento de Ficheros ................................................................................................................................... 12 4 Ventana de Factura ................................................................................................................................... 14 5 Ventana de Bsqueda ................................................................................................................................... 16 6 Ventana de Bsqueda de Cdigos Postales ................................................................................................................................... 17 7 Modo de Impresin ................................................................................................................................... 18 8 Manejo de Listados por Pantalla ................................................................................................................................... 18 9 Botn Imprimir ................................................................................................................................... 19 10 Botn Previsualizar ................................................................................................................................... 20 11 Ventana de Listados ................................................................................................................................... 21

Administracin

23

1 Comprobacin por forma de Pago de Facturas ................................................................................................................................... 23 2 Diario de Facturas Emitidas ................................................................................................................................... 24 3 Nueva Factura Directa ................................................................................................................................... 25 4 Emisin Diferida de Facturas ................................................................................................................................... 26 5 Nueva Factura Proforma ................................................................................................................................... 27 6 Modificacin................................................................................................................................... 27 Facturas Proforma 7 Diario de Produccin ................................................................................................................................... 28 8 Parte de Produccion ................................................................................................................................... 29 9 Mano Corriente Comercial ................................................................................................................................... 30 10 Acumulados................................................................................................................................... 31 de Cargos de Facturacin 11 Acumulados................................................................................................................................... 32 por Cif de Agencia/Empresa 12 Estadistica ................................................................................................................................... 33de Produccin de Cargos .......................................................................................................................................................... de Ocupacin General .......................................................................................................................................................... por Nacionalidades .......................................................................................................................................................... Especfica del I.N.E. .......................................................................................................................................................... Viajeros y Pernoctaciones I.N.E. (Espaa) .......................................................................................................................................................... de Ocupacin por Tipos de Clientes .......................................................................................................................................................... de Ocupacin por Tipos de Habitaciones .......................................................................................................................................................... de Ocupacin y Produccin de un mes .......................................................................................................................................................... 33 34 35 36 37 38 39 39

13 FicherosIdiomas

................................................................................................................................... 40.......................................................................................................................................................... 40

IINacionalidades .......................................................................................................................................................... Tipo de Habitaciones .......................................................................................................................................................... Habitaciones .......................................................................................................................................................... Familias .......................................................................................................................................................... Cargos .......................................................................................................................................................... Paquete de Cargos .......................................................................................................................................................... Sectores .......................................................................................................................................................... Agencias / Empresas .......................................................................................................................................................... Clientes Alojados .......................................................................................................................................................... Tarifa de Clientes .......................................................................................................................................................... Creacion de Temporadas (Contrato Genrico) .......................................................................................................................................................... Definicion de .......................................................................................................................................................... Precios (Contrato Genrico) Presupuesto de Cargos .......................................................................................................................................................... Contratos Comerciales .......................................................................................................................................................... Otras Cuentas Contables .......................................................................................................................................................... Formas de Pago .......................................................................................................................................................... Divisas .......................................................................................................................................................... Parmetros Tesorera .......................................................................................................................................................... Definicin de .......................................................................................................................................................... Cajas 40 41 42 42 43 44 44 44 45 46 46 49 49 50 50 51 53 53 54

14 Tesorera / Gestin de Caja ................................................................................................................................... 55 15 Visor de Apuntes ................................................................................................................................... 55 16 Exportacin ................................................................................................................................... 56 de Apuntes Contables 17 Exportacin ................................................................................................................................... 57 Contabilidad Externa 18 Exportacin ................................................................................................................................... 57 Facturacion 19 Actualizacin de Ocupacin y Reservas ................................................................................................................................... 58 20 Actualizacion Manual de Estadistica ................................................................................................................................... 58 21 Listado de Tickets ................................................................................................................................... 59 22 Puesta a cero de Facturas ................................................................................................................................... 59

Recepcin1 Reservas

62................................................................................................................................... 6266 67 67 68 69 69 70 71

2 Listados de Reservas ................................................................................................................................... 66Llegadas Previstas .......................................................................................................................................................... Reservas Fallidas .......................................................................................................................................................... No Presentaciones .......................................................................................................................................................... Control de Habitaciones Preasignadas .......................................................................................................................................................... Control de Prepagos .......................................................................................................................................................... Listado Comisiones Intermediarios .......................................................................................................................................................... Listado Produccin de Usuarios .......................................................................................................................................................... Salidas Previstas ..........................................................................................................................................................

3 Cuadro de Habitaciones ................................................................................................................................... 71 4 Cuadro de Situacion por Tipos de Habitaciones ................................................................................................................................... 75 5 Cuadro de Situacion de Habitaciones ................................................................................................................................... 76 6 Listado Contro de Cupos ................................................................................................................................... 77 7 Control de Previsin de Ocupacin ................................................................................................................................... 77 8 Gestin de Olvidos ................................................................................................................................... 78 9 Entradas Individuales ................................................................................................................................... 78 10 Entradas de ................................................................................................................................... 80 Grupo 11 Gestin Manual de Cargos ................................................................................................................................... 80 12 Automtico de Cargos ................................................................................................................................... 81

III

Ayuda OfiHotel 13 Gestin de Salidas ................................................................................................................................... 81 14 Modificacin................................................................................................................................... 82 de Facturas 15 Comprobacin por forma de Pago de Facturas ................................................................................................................................... 83 16 Nueva Factura Directa ................................................................................................................................... 84 17 Nueva Factura Proforma ................................................................................................................................... 84 18 Modificacin................................................................................................................................... 84 Facturas Proforma 19 Facturacin de Salidas de Pendientes ................................................................................................................................... 84 20 Operaciones................................................................................................................................... 85 PeridicasSaldo Pendiente Ctes. Alojados .......................................................................................................................................................... Gestin Listado Entradas/Salidas .......................................................................................................................................................... Cierre del Da.......................................................................................................................................................... Parte de Hospederia .......................................................................................................................................................... 85 85 86 87

21 Listados de Recepcin ................................................................................................................................... 87Alfabtico de .......................................................................................................................................................... Clientes Alojados Entradas Reales del Da .......................................................................................................................................................... Salidas Reales del Da .......................................................................................................................................................... Estado Habitaciones .......................................................................................................................................................... Habitaciones .......................................................................................................................................................... sin Ocupacion Pendientes de Facturar de Particulares / Extras .......................................................................................................................................................... Diario de Facturas .......................................................................................................................................................... Control de Cargos .......................................................................................................................................................... Control de Pendientes .......................................................................................................................................................... Ficha de Polica (Entradas del da) .......................................................................................................................................................... Ficha de Polica (Salidas del da) .......................................................................................................................................................... Listado Invitaciones (Uso Casa) .......................................................................................................................................................... 87 88 88 88 89 89 90 90 91 91 91 92

22 Gestin de Caja ................................................................................................................................... 92Gestin de Caja .......................................................................................................................................................... 92

23 Listn Telefnico ................................................................................................................................... 92 24 Clientes Alojados (Histrico) ................................................................................................................................... 93 25 Contratos Comerciales ................................................................................................................................... 93

Almacen2 Artculos

96................................................................................................................................... 97

1 Almacenes ................................................................................................................................... 96 3 Familias/Subfamilias ................................................................................................................................... 99 4 Proveedores................................................................................................................................... 99 5 Trabajadores ................................................................................................................................... 100 6 Puntos de Venta ................................................................................................................................... 101 7 Departamentos ................................................................................................................................... 105 8 Cambio de Precios de Venta ................................................................................................................................... 106 9 Entrada de ................................................................................................................................... 107 Albaranes de Mercanca 10 Recepcin de Facturas de Proveedores ................................................................................................................................... 108 11 Movimientos entre Almacenes ................................................................................................................................... 108 12 Listados de................................................................................................................................... 109 AlmacnPedidos / Albaranes .......................................................................................................................................................... Existencias de Artculos .......................................................................................................................................................... Artculos por Almacn .......................................................................................................................................................... Movimientos entre Almacenes .......................................................................................................................................................... Listado de Almacenes - Estadstica .......................................................................................................................................................... 109 110 110 111 112

IVListado de Compras .......................................................................................................................................................... Listado de Compras por Proveedores .......................................................................................................................................................... Diario Facturacin de Proveedores .......................................................................................................................................................... Informe Comercial de Proveedores .......................................................................................................................................................... 113 113 113 113

13 Control de TPV ................................................................................................................................... 114Listado de Trabajadores .......................................................................................................................................................... Listado Cierre de TPV .......................................................................................................................................................... Listado de Tickets .......................................................................................................................................................... Ventas por Horas .......................................................................................................................................................... Estadistica de Ventas .......................................................................................................................................................... Resumen de.......................................................................................................................................................... Ventas Resumen de.......................................................................................................................................................... Ventas Semanales ABC de Ventas .......................................................................................................................................................... Consumo / Invitaciones .......................................................................................................................................................... 114 115 115 116 117 117 118 118 119

14 Control de Camareros ................................................................................................................................... 119 15 Inventario ................................................................................................................................... 120Impresion de Inventario .......................................................................................................................................................... Regularizacin de Existencias .......................................................................................................................................................... Consumo Almacen .......................................................................................................................................................... 120 120 121

16 Cierre del Almacn ................................................................................................................................... 122 17 Reconstruccion de Estadistica ................................................................................................................................... 122

Gestin del TPV

125

1 Gestin TPV Tctil ................................................................................................................................... 125 2 Configuracin del TPV ................................................................................................................................... 129 3 Configuracin del Ticket ................................................................................................................................... 130 4 Configuracin Vales ................................................................................................................................... 131 5 Configuracin Comandas ................................................................................................................................... 131 6 Carga de Radio Notas ................................................................................................................................... 132 7 Listado de Tickets ................................................................................................................................... 133 8 Reserva de ................................................................................................................................... 133 Mesas 9 Clientes Tpv ................................................................................................................................... 135 10 Gestin de ................................................................................................................................... 135 PuntosTipo de Clientes .......................................................................................................................................................... Configuracin de Regalos .......................................................................................................................................................... Entrega de Regalos .......................................................................................................................................................... Comprobar Tarjeta .......................................................................................................................................................... Listado de Regalos Disponibles .......................................................................................................................................................... Listado de Regalos Entregados .......................................................................................................................................................... Listado de Regalos por Cliente .......................................................................................................................................................... Saldo de Puntos por Cliente .......................................................................................................................................................... 135 136 136 137 137 138 138 138

Direccin

140

1 Control de Incidencias ................................................................................................................................... 140 2 Control de Produccin Cargos ................................................................................................................................... 140

Complementos

143

1 Diario Facturas Emitidas ................................................................................................................................... 143 2 Modificacin de Facturas ................................................................................................................................... 143 3 Telfono ................................................................................................................................... 143

V

Ayuda OfiHotelPrecio de Pasos .......................................................................................................................................................... Histrico de.......................................................................................................................................................... llamadas 143 143

Configuracin

146

1 Empresas ................................................................................................................................... 146 2 Parametros................................................................................................................................... 148 3 Numeradores ................................................................................................................................... 153 4 Delegaciones ................................................................................................................................... 154 5 Usuarios ................................................................................................................................... 155 6 Copias de Seguridad ................................................................................................................................... 157 7 Gestin de ................................................................................................................................... 159 bloqueos 8 Localizacin de Bases de Datos ................................................................................................................................... 159 9 Licencia ................................................................................................................................... 160 10 Actualizar Fichas en Contabilidad ................................................................................................................................... 161 11 Exportar Formatos Adaptados ................................................................................................................................... 161 12 Importar Formatos Adaptados ................................................................................................................................... 162 13 Formato Etiquetas ................................................................................................................................... 163

FAQ Preguntas y Respuestas

166

1 Cambiar cargo(s) de habitacion ................................................................................................................................... 166 2 Factura anticipada a clientes ................................................................................................................................... 166 3 Reserva y Entrada de Grupos ................................................................................................................................... 166 4 Generacin................................................................................................................................... 166 de Apuntes Contables 5 Campo D.N.I. / C.I.F. ................................................................................................................................... 167 6 Cuenta Contable ................................................................................................................................... 167 7 Serie Facturas Clientes ................................................................................................................................... 168

Manual OfiHotel

I

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Ayuda OfiHotel

11.1

Instalacion y ConfiguracionManual Ayuda OfiHotel

http://www.ofi.es ofimatica@ofi.es

-Versin 1.2.2007 (9.32.4)1.2 InstalacionINSTALACIN

Requisitos Junto con este manual habr recibido un CD, que contiene los programas de que consta la aplicacin as como algunos ficheros tiles.

OFIHOTEL NECESITA PARA SER EJECUTADO CORRECTAMENTE LOS SIGUIENTES REQUISITOS: Red Fsica Tarjetas de Red a 100 Mbs para todos los equipos dentro de nuestra red, en caso contrario ralentizaran y dificultaran la instalacin.

Instalacion y Configuracion

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Tener en cuenta que en la instalacin del cableado en el caso de las redes de 100 Mbs, los conectores tiene pares cruzados y el tipo de cable siempre debe ser UTP categora 5. Si no, funcionar como una red de 10Mbs. Switch de 100Mbs.

Configuracin de Equipos SERVIDOR: Pentium IV o superior con 256 Mb de RAM mnimo. Si la red supera 3 puestos de trabajo, el servidor debe ser Windows NT o Windows 2000/3 dedicado (no se puede-debe trabajar en l). Si hablamos de una red de ms alto nivel, 6 puestos en adelante, el servidor debe ser forzosamente dedicado, 512 Mb de RAM (preferible 1 Gb) y discos SCSI/USCSI. Desactivar protector de Pantalla en el servidor ya que si lo tuviera, ralentizara enormemente a este.

PUESTOS DE TRABAJO: Los equipos deben ser Pentium III o superior, recomendable P-IV. Deben tener como mnimo 128 Mb de RAM, recomendable 256 Mb. Comprobar si los discos duros de los equipos estn muy llenos, su ocupacin nunca debe superar al 70%. En la medida de los posible, que sean discos de al menos 20 Gb. Nunca instalar Windows-Me para el correcto funcionamiento de nuestras aplicaciones, puede ser Windows NT, XP, 98, 95 o 2000. Configurar los protocolos realmente necesarios (para gestionar la red slo es necesario TCP/IP, a no ser que sean necesarios otros protocolos especficos para determinadas aplicaciones). Si hubiera ms de un protocolo, establecer como predeterminado TCP/IP (no el de acceso telefnico a redes) del adaptador de la tarjeta. Para equipos W98 W95, comprobar en ODBC la versin del controlador para Access, debe ser la 3.50, ya que nuestras aplicaciones estn montadas sobre Access97. Para instalar el controlador 3.50, en el CD de instalacin en Utilidades, ejecutar ODBC350.exe.

Instalacin-PASOS A SEGUIR1. En el CD adjunto est incluida la instalacin de OFIHotel v.N.n.n. En el momento que insertemos el CD en la unidad de CD / DVD nos saldr la reproduccin automtica o autorun de ofimatica, pincharemos sobre la siguiente ventana para ir al menu de instalacin de programa(s) de Ofimatica.

2. En el siguiente men nos aparecen las aplicaciones disponibles en el CD de ofimatica. En este caso elegimos OfiHotel.

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Ayuda OfiHotel

3. Aqu nos aparece la descripcin correspondiente al programa de OfiHotel, la posibilidad (si esta disponible) de instalar actualizacin del programa y de abrir el manual correspondiente. En nuestro caso pulsamos sobre instalar para continuar con la instalacin de OfiHotel.

4. En la siguiente ventana elegimos la carpeta de destino de la instalacin de OfiHotel. Por defecto nos da la ruta en archivos de programa. Siempre es aconsejable esta opcin cuando instalamos un puesto de trabajo, en el caso que corresponda a la instalacin del programa como servidor elegiremos una carpeta en el directorio raz o en la carpeta ofimatica. (Ej c:\OfiHotelw o c:\ofimatica\ofihotelw). Pulsamos siguiente para continuar.

Instalacion y Configuracion

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5. En esta ventana elegimos como vamos a instalar la aplicacin: - Servidor o Instalacin Monopuesto: Instalar el programa como servidor de una red de equipos o como servidor monopuesto. - Servidor con datos demostracin: Esto es igual al anterior salvo que instala una empresa de demostracin. - Puesto de Trabajo: Es la instalacin que hay que hacer en el resto de equipos que enlazan con el servidor.

- Debe realizarse la instalacin en todos los puestos donde se trabaje con estas aplicaciones, el CD puede incluir: OfihotelWVn.exe (Instalacin de OFIHotel) RevisionV.doc (Documento con las mejoras efectuadas) Otros programas... (No instalarlos, ni ejecutarlos hasta que no se diga lo contrario) Instalar siempre OFIHotel primero en el equipo Central de la Red (si es el caso) y ejecutarlos antes de seguir instalando en los dems puestos. - IMPORTANTE: Si an no tenis activo el nuevo nmero de licencia, realizar la instalacin de las revisiones en horario de oficina, ya que les ser solicitado un cdigo el cual debe ser pedido a ofimtica va fax o va telfono.

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1.3

ConfiguracionCONFIGURACIN

Pasos Preliminares A continuacin se detallan los pasos a seguir para conseguir el correcto funcionamiento de la aplicacin, una vez creada una empresa mediante el men Configuracin --> Empresas. 1. Actualizar los Parmetros de la Empresa Consultar seccin Parmetros 148 del men Configuracin --> Parmetros. 2. Definicin de Delegaciones / Sucursales. Consultar seccin Delegaciones 154 del men Configuracin --> Delegaciones. 3. Definicin de Cajas. Para llevar a cabo esta definicin nos meteremos en TESORERA--> FICHEROS--> CAJA Antes de realizar nada, habr que saber si existir una nica Caja Central adems de la Caja Central habr otras personas que tendrn su caja. En el caso de existir ms de una delegacin(sucursal), habr que elegir la sucursal a la que le vamos a definir cajas. Posteriormente, pulsar el icono que representa e indicar el cdigo y nombre de la caja. Cuando se defina CAJA CENTRAL habr que marcar el campo Caja Central. 4. Definicin de Usuarios: Consultar seccin Usuarios 155 del men Configuracin --> Usuarios. 5. Definicin de Impresoras: Configuracin de Impresoras: La configuracin de las impresoras se realiza desde el propio Windows. Cualquier persona familiarizada o no con ste, es capaz de hacer las operaciones que a continuacin se describen: - Instalar una impresora local (est conectada fsicamente a un ordenador) - Configurar impresora para documentos de tamao especial en papel continuo. - Compartir impresoras en la red. - Instalar una impresora de red (est en otro ordenador de la red) Instalar una Impresora Local 1. Acceder a la configuracin de impresoras del ordenador por INICIO/Configuracin/Impresoras. o Una vez aqu ejecutar Agregar Impresora, seguir los siguientes pasos para la instalacin. o En la primera pantalla pulsar Siguiente. Cmo est conectada la impresora a su equipo? o Indicar Impresora Local. Pulsar Siguiente. A continuacin seleccionar el fabricante de su impresora en la lista de la izquierda y en la de la derecha el modelo a instalar. Tenga en cuenta que no estn aqu todos los modelos de impresoras, si no aparece el suyo en esta lista normalmente su impresora debe ir acompaada de un disquete o un CD. En este caso pulsar en Utilizar disco una vez introducido, indicar en la pantalla que aparece dnde tiene que buscar el disco y pulsar en aceptar. Si todo ha ido bien pulsar Siguiente. o Puerto de la impresora. Normalmente LPT1 si en su equipo tiene una sola impresora. Pulsar Siguiente. o Nombre de la Impresora. Darle un nombre lo ms reconocible posible, ya que este ser el nombre por el que identificaremos a sta una vez instalada. Pulsar Siguiente. Desea imprimir una pgina de pruebas? Indicar Si o No. Pulsar Terminar. La impresora ya aparecer en la ventana de impresoras para ser usada desde cualquier programa Windows. o Configurar impresora para documentos de tamao especial en papel continuo: Debe tener en cuenta que previamente debe instalar una nueva impresora para cada tipo de papel continuo que use en su oficina adems del modelo standard ya instalado. Por ejemplo Impresora Bonos, Impresora Facturas, Impresora Recibos, etc. adems de la ya instalada, por ejemplo la EPSON LQ-870. Acceder a la configuracin de impresoras del ordenador por INICIO / Configuracin / Impresoras. Seleccionar la impresora con el botn derecho del ratn, de esta forma aparecer un men, pulsar ya con el botn izquierdo en Propiedades. Pulsar de las opciones superiores en Papel. 2. En tamao del papel, deslizar la barra inferior hasta que aparezca Personalizada y hacer clic con el ratn en esta opcin. Seleccionar en la parte derecha de la pantalla unidad Pulgadas. En la parte izquierda teclear en Ancho el mximo segn la indicacin entre parntesis. Y en largo indicar segn el nmero de agujeros de cada pgina de su documento en papel continuo: - 6 3 pulgadas (talones) indicar 300. - 8 4 pulgadas (recibos, bonos) indicar 400. - 12 6 pulgadas (albaranes, facturas) indicar 600. - 22 11 pulgadas (facturas, albaranes, papel listados) indicar 1100. - 24 12 pulgadas (facturas, albaranes, papel listados) indicar 1200.

Instalacion y Configuracion

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3. A continuacin pulsar Aceptar. o Pulsar a continuacin, siempre que entre en personalizada, en rea no Imprimible y dejar a cero los cuatro mrgenes que aqu se preguntan. Pulsar Aceptar. Una vez en este punto pulsar ya en Aceptar (parte inferior) queda configurada la impresora para ser usada en impresiones con papel continuo desde cualquier aplicacin. De esta forma realizar correctamente los saltos de pgina de un documento al siguiente. o Compartir impresoras en la red: Se trata de permitir que la impresora de un ordenador pueda ser usada desde cualquier otro. Seguir los siguientes pasos: Acceder a la configuracin de impresoras del ordenador por INICIO / Configuracin / Impresoras. Seleccionar la impresora con el botn derecho del ratn, de esta forma aparecer un men, pulsar ya con el botn izquierdo en Compartir. Si esta opcin no aparece, es porque su equipo no permite compartir impresoras. Para solucionarlo, pulse con el botn derecho del ratn en el icono que aparece en el escritorio de Windows denominado Entorno de Red y seleccionar con el izquierdo en propiedades. Una vez aqu pulsar en el botn Compartir impresoras y archivos, activar Permitir que otros usuarios impriman en mis impresoras y pulsar Aceptar. Pulsar de nuevo Aceptar en la pantalla principal de Entorno de Red. Una vez hecho esto permitir Compartir sus impresoras. Pulsar en Compartido Como y denominarla con un nombre y pulsar en Aceptar. Con el nombre del Ordenador ms el de la impresora (Ej.\\Puesto1\ImpresoraFacturas) ser la forma de identificarla desde otro ordenador. Ejecucin del Programa Para acceder al Men principal del programa podemos ir a travs de la barra Inicio... Programas... Ofimtica... OFIHotel o bien, basta con hacer doble clic con el ratn en el icono Nos aparecer el siguiente men: Antes de dejarle entrar le preguntar usuario para comprobar a qu partes del proceso tiene derecho. Si no tiene restricciones pulse enter. Para acceder a los distintos procesos slo tiene que picar con el ratn en la barra superior o icono correspondiente, o bien pulsar la tecla Alt y a continuacin moverse con las flechas (o letra subrayada) al apartado que deseamos. Introduccin a la Configuracin Este mdulo sirve para indicarle al programa distintas claves de configuracin (empresas, numeradores, plan de cuentas, usuarios, etc.) para un correcto funcionamiento de la aplicacin. Consta de los apartados: Accederemos mediante el Men principal pulsando Alt + C. Empresas Con OFIHotel podemos gestionar hasta 999 empresas de autocares (empresas, no sucursales) diferentes. Con estas opciones, pulsando F5, activaremos, crearemos, borraremos, etc., la empresa seleccionada.Iconos especiales: Copiar en otra la empresa seleccionada Renumerar la empresa seleccionada. (Vease la opcin de Empresas 146 ). Parmetros Est dividido en 5 pantallas: Datos Empresa / Datos Contables / Otros Datos / Logo / Globales Necesarios / Otros TPVs. Palabra de Paso: Clave para proteger el acceso El programa OFIHotel deja total libertad para la codificacin del Plan de Cuentas, pero si queremos integrar los movimientos generados en la Contabilidad, habr que indicarle a qu cuentas queremos imputar los distintos apuntes. Ya viene con una codificacin propia y datos por defecto que, por experiencia, consideramos vlida para hacer un anlisis posterior de la Contabilidad de su Empresa. Pero esto es slo una recomendacin. Si su Asesor no est de acuerdo, no tiene ms que cambiar all y aqu las Cuentas y opciones que su Asesor le indique. Para una mejor comprensin de la codificacin de las Cuentas le indicamos su composicin. Son de 11 dgitos, de los cuales: 1-4..... Corresponde al nivel de Mayor 5-7..... Indica el nmero de Delegacin (sucursal) 8-11... Nmero de auxiliar Si no se utiliza nuestro programa OFICONTA, consultar Envo a Contabilidades Externas (No Oficonta), en el men Especiales, para exportar los apuntes generados en OFIHotel a su programa de contabilidad. Con la pantalla descrita a continuacin le diremos por tanto al sistema a qu cuentas vamos a llevar los apuntes y cmo. Definicin de Oficina: Central o Sucursal: Cmo es la oficina en la que estamos? Delegacin Contable: N de sucursal (correspondera a los dgitos 5-8 de las cuentas contables) N empresa enlace: A qu empresa vamos a llevar los apuntes contables y de tesorera? Especifica el n de Empresa que recibir la Contabilidad, de no existir la empresa indicada, dar la opcin de crearla. N empresa destino: Para hacer Traspaso de Apuntes a Central. Especifica el n de Empresa que tiene asignado la Central, este n ser utilizado al enviar datos y apuntes de la sucursal a la Central. Cuentas Contables: Podremos diferenciar las ventas analticamente por Tipo de Servicio. As

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podremos analizar tambin va contabilidad la gestin de la Empresa. Otras Cuentas Contables: CUENTA QU CONTABILIZA? CAJA Cobros CLIENTES VARIOS Expedientes de clientes sin ficha abierta GASTOS TRANSFERENCIA Cuenta del gasto de las transferencias DESCUENTOS Campo Descuento del Expediente CARBURANTE Cuenta de Gasoil IVA REPERCUTIDO Cuenta de IVA repercutido IVA SOPORTADO Cuenta de IVA soportado IVA SOPORTADO INVERS. Cuenta de IVA soportado Inversiones Opciones de Replicacin de Ficheros entre Empresas: Si indicamos otros nmeros de empresas, lo que conseguimos es que cada vez que demos de alta un cliente o un proveedor este se replique en dichas empresas que pongamos en la lista. Porcentajes IVA: Indicaremos aqu los % de IVA aplicables a las facturas de clientes y proveedores. (Vease la opcin de Parmetros 148 ). Para Asignacin automtica Los cdigos de Clientes y Proveedores podemos crearlos manualmente o que el programa los vaya numerando correlativamente, a partir de las Cuentas de Mayor aqu indicadas. Tambin podemos indicarle si queremos que en la codificacin de los Clientes tenga en cuenta el n de Delegacin. Si sealamos Aplicar Delegacin en Clientes e indicamos el N de Delegacin, cuando se creen los clientes, el cdigo de estos comenzara por 4300+N Delegacin. Tratamiento de las divisas en la Gestin Divisa Base: Moneda en la que trabajamos Paso a Divisa Alternativa: Operacin a efectuar (Divide o Multiplica) Por: Cambio actual Divisa Alternativa: Moneda alternativa a imprimir o calcular Decimales en importes N de decimales con los que trabajaremos Imprime Divisa alternativa: Si lo marcamos, nos dar los totales de los documentos (facturas) en ambas divisas Cuentas Redondeo en Clculos divisa: Cuentas contables a favor o en contra donde queremos que lleve los redondeos. Caminos/Path de los Informes de la Aplicacin:Dnde se encuentran los Informes predefinidos para los Documentos, Listados y Tesorera. Con localizar podemos ayudar a buscar y asignar. Informes de Gestin (Documentos) Indicar: \\nombre_servidor \ ruta_especificada_en_el_servidor \ Documentos. Informes de Gestin (Listados) Indicar: \\nombre_servidor \ ruta_especificada_en_el_servidor \ Listados Informes de Tesorera: El directorio del servidor indicado variar dependiendo de si est no instalado OfiConta, pero en cualquier caso estar enganchando al servidor. Si instalado: OfiContaW\Listados Si no instalado: OFIHotelW\LisTesoro Numeradores Salvo indicacin en contra, el programa va numerando correlativamente los distintos documentos. Si queremos alterar esta numeracin tendremos que modificarla a travs de esta pantalla. (Vease la opcion de Numeradores 153 ). Atencin: La accin de modificar los numeradores de la empresa puede ocasionar cruces con numeraciones anteriores, por ello aconsejamos que no se cambien sin consultar a Ofimtica.

Delegaciones / Sucursales o La utilidad de esta opcin radica en la gestin de las Delegaciones (Sucursales), siendo posible la creacin , modificacin , consulta y borrado de delegaciones, as como tener notas adicionales sobre la delegacin que est seleccionada. Cuando creemos una nueva Delegacin, el programa nos solicitar un cdigo que lo asignaremos nosotros, y un nombre para ella. o NOTA: Es imprescindible definir una sucursal cuyo cdigo coincida con la delegacin especificada en el apartado de Datos Contables que est contenido en los Parmetros 148 de la Empresa. En la Central deben haber creadas tantas Delegaciones como oficinas fsicas existan, para que la Central pueda consultar sin problemas los datos de dichas oficinas.(Vease la opcin de Delegaciones / Sucursales 154 ).

Usuarios o Si no queremos que todo el personal tenga acceso a todas las opciones, esta opcin nos permite crear usuarios, que podrn acceder o no a determinadas partes del programa en funcin de los que

Instalacion y Configuracion

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aqu se programe. Ejemplo, podemos definir un usuario denominado RECEPCIN, que slo tenga acceso a la parte de recepcin, Facturas del dia, reservas, quitando la parte de administracin, almacn y tpv. Para ello el "administrador del sistema" entrara en esta opcin e ir creando o modificando los distintos usuarios que van a trabajar en la aplicacin. Por cada usuario tendr un registro con: Nombre usuario Palabra de paso

o Cada vez que alguien quiera acceder a OFIHotel tendr que identificarse y teclear su clave de acceso. Si la dejamos en blanco no hay que introducir palabra de paso. Por cada usuario que quiera crear diferente (puede ser el nombre de cada empleado) tendr que hacer: 1. Entrar en esta opcin. 2. Dar el nombre del usuario a crear o modificar. 3. Teclear clave de acceso. 4. Ir a cada opcin a proteger y pasarla (doble clic oenter) de Opciones con Acceso a Opciones sin Acceso. 5. Aceptar para terminar. 6. Salir de OFIHotel. Al entrar en OFIHotel preguntar nombre del usuario que va a trabajar. Si ste tiene protegida alguna opcin, sta aparecer en otro tono y sin la letra a escoger en intenso. Para ir ms rpido se pueden asumir de otro usuario. Adems de proteger accesos a determinadas partes del programa, podremos tambin proteger las siguientes opciones: Super Usuario: Permite el acceso a Todos los Procesos. o (Vease la opcin de Usuarios 155 ).

Gestin de Bloqueos En esta opcin podemos liberar de bloqueos a la aplicacin. Entenderemos como bloqueos las acciones en las que dos usuarios intentan realizar la misma funcin simultneamente. Para que no haya conflicto, OFIHotel bloquea a los usuarios. Podemos ver que estamos bloqueados cuando al hacer alguna accin el puntero del ratn queda en estado de reloj de arena. Para desbloquear entramos en esta opcin y borramos filas. (Vease la opcin de Bloqueos 159 ).

Localizacin de Bases de Datos Con esta opcin indicamos a la aplicacin en qu carpetas se encuentran los datos de Contabilidad, Cdigos Postales y datos de OFIHotel. Con localizar podemos ayudarnos a buscar y cargar la ruta exacta. (Vease la opcin de Localizacion de Bases de Datos 159 ). NOTA: Tendremos que tener en cuenta que si en la oficina existe la aplicacin OFICONTA, la localizacin de Oficonta ser sobre su carpeta y no la de OFIHotel como pasara en cualquier sucursal. En los puestos hay que guiar esta ruta contra Oficonta aunque en el ordenador no est instalado Oficonta.

Manual OfiHotel

II

Funcionamiento

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22.1

FuncionamientoManejo de Datos en PantallaManejo de Datos en Pantalla El manejo de datos en pantalla ser igual para cualquier ventana y bsicamente se rige por las normas standard de Windows. Asi : Mens: El uso de las opciones de men es muy simple. Se accede a la opcin de men pulsando ALT y la letra subrayada o simplemente haciendo click con el ratn. Si las opciones de men que aparecen tienen un icono asociado, normalmente es que esta misma opcin se encuentra en la barra de herramientas (lista de iconos justo debajo del men) accediendo a la misma opcin haciendo click en ese icono. Tambin en esta barra de herramientas, si ponemos el puntero del ratn sobre un icono nos aparecer un texto explicativo de la opcin al que se refiere. Las opciones de men se activa o desactiva segn las necesidades de la aplicacin en cada momento. Movimiento en Pantalla: Para movernos de un dato a otro se usa el Tabulador para avanzar y Mayscula+Tabulador para retroceder. En cualquier caso si son datos normales de texto (un nombre, una direccin, etc) se podr avanzar con Intro y retroceder con flecha arriba. Si existe algn texto con una letra subrayada se acceder a ese dato pulsando ALT+la letra subrayada. Acceso a datos de Ficheros y Localizacin de cdigos: Si el dato es un cdigo de ficha (Dni de un cliente, cdigo de cargo, cdigo de nacionalidad, etc) se activan en la barra de herramientas de la pantalla una serie de opciones que permiten localizar o acceder a la ficha completa de ese dato (Cliente, cargo, etc), son las que a continuacin se describen: Busca mediante la ventana de bsqueda de forma cmoda una ficha (Ctrl+Inicio). Si se trata de cdigos postales acceder a la ventana de bsqueda de cdigos postales . En cualquiera de los dos casos, al volver cargara en nuestra ventana actual los datos necesarios. Permite crear una nueva ficha. Al volver cargara en nuestra ventana los datos necesarios (Ctrl+AvPag). Permite consultar la ficha del cdigo indicado en ese momento (Ctrl+RePag). Permite modificar la ficha del cdigo indicado en ese momento (Ctrl+Fin). Al volver cargara los datos modificados Otros tipo de datos y su uso lo explicamos a continuacin: Listas desplegables. Pulsando en el botn de la flecha se despliega una lista con los datos a indicar. Tambin con las flechas hacia arriba y abajo o tecleando nos moveremos por los diterentes valores. Cajas de Chequeo. Pulsando con el botn izquierdo del ratn se activa o desactiva. Es como indicar s o no al dato requerido. Tambin se activa / desactiva pulsando con espacio una vez en este dato. Seleccin de una opcin. Pulsando con el botn izquierdo en una de las opciones sta pasa a ser la activa del grupo requerido. Es muy comn su uso cuando se piden varias opciones y se requiere slo una de ellas. Controles standard: Diferentes Pestaas permiten al pulsar con el ratn en cada una de ellas que aparezcan diferentes datos segn el texto indicado en cada una de ellas. Se usa comnmente para pedir

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Ayuda OfiHotel

desde la misma ventana mltiples datos. Asignacin de cdigo a fichas, Manual (teclear el cdigo a aplicar), Auto (el cdigo asignado ser el siguiente al ltimo creado) y Libres (busca el primer hueco existente entre los ya creados). Esta opcin de asignacin de cdigos no se permite en todos los ficheros, normalmente slo en aquellos con cdigo de ficha numrico.

2.2

Manejo de ListasManejo de Listas Las listas son de uso muy tpico en la aplicacin para casos como las lneas de una factura o la gestin de cargos, listados, etc. En la figura siguiente vemos un ejemplo de estas listas:

Las teclas a usar seran las siguientes: - De movimiento: Flecha arriba/abajo, para movernos entre las diferentes lneas una a una. AvPag / RePag, para avanzar o retroceder paginas completas. Inicio/Fin, para ir a la primera o ltimas lneas actuales. Ctrl+Inicio/Ctrl+Fin, nos movemos al principio o al final de las lneas cargadas en la lista. Usando el ratn haciendo click con el botn izquierdo se puede seleccionar una fila. - De Edicin: Siempre que la lista lo permita Intro o Doble Click, Para entrar a modificar una lnea, como en la figura siguiente.

Una vez en edicin, funciona como en manejo de datos en pantalla . ESC, para cancelar la edicin de una lnea. Para que una vez editada queden guardados los cambios, hay que aceptar en el botn de la derecha de la lnea editada pulsando intro al llegar a l o simplemente haciendo click. - Otros: Habr casos en que haciendo click con el botn izquierdo o el derecho en la cabecera de una columna, sta se ordene en base a esa columna en forma ascendente o descendente respectivamente. Esta utilidad es de uso muy interesante en los listados.

2.3

Funcionamiento de FicherosFuncionamiento de Ficheros

Funcionamiento

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El funcionamiento de la primera ventana que aparece al entrar en alguno de los ficheros es el que a continuacin se describe. Esta gestin nos permite la creacin, consulta, modificacin , eliminacin, etc del fichero que en ese momento estemos tratando. La manera de trabajar que aqu vamos a describir es similar al resto de opciones de la aplicacin.

Pasemos a ver un ejemplo con el fichero de cargos:

Para localizar una ficha, seleccionar campo de bsqueda como a continuacin veremos, y teclear el dato a buscar. Operaciones Permitidas : Bajo este epgrafe quedan recogidas las operaciones disponibles a nivel de registros y a nivel de ficheros. Las acciones comunes a todos los ficheros maestros estn contenidas en el men ACCIONES. Estas acciones tambin pueden seleccionarse pulsando con el botn derecho del ratn sobre el campo cdigo (campo con la llave) de cada una de las fichas para una mayor comodidad. En este campo pulsando con el ratn seleccionamos esa ficha. La utilidad de cada una de las operaciones, as como el icono y las teclas calientes asociadas a cada una de ellas se indica a continuacin: Implica lanzar la ventana del fichero para crear nuevas fichas. Esta creacin, en la mayora de los ficheros, implica la asignacin de un cdigo a la nueva ficha, accin que puede realizarse de tres maneras. Manual, Automtica (cdigo siguiente al mayor) y Libre (primer cdigo disponible) . Implica lanzar la ventana del fichero para consulta de la ficha seleccionada. La consulta no supone bloqueo de la ficha para el resto de usuarios. Interesante su uso si slo queremos realmente consultarla.

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Ayuda OfiHotel

Implica lanzar la ventana del fichero para modificacin de la ficha seleccionada. La modificacin de la ficha seleccionada supone que sta queda bloqueada para el resto de usuarios de la aplicacin. Se desbloquea al Aceptar o Cancelar la edicin, por lo tanto debe estar lanzada la ventana de modificacin Elimina la ficha seleccionada si respondemos afirmativamente a la pregunta que realiza el programa. Esta opcin permite seleccionar el campo por el que se ordenan los registros en la lista. Por defecto el programa ordena por el nombre. Tambin es vlido pulsando con el botn izquierdo en la cabera de la columna por la que queremos ordenar. Implica abandonar la pantalla activa. Esta accin la podremos realizar igualmente si se pulsa ESC el botn Ya en el men ficheros (no disponible en todos) podemos realizar otro tipo de operaciones especficas para cada caso, normalmente listados como a continuacin se explica Da acceso a una ventana en la que indicaremos el filtro del listado. Al aceptar el filtro lanzara la ventana de listados explicada en el captulo funcionamiento. Criterio de Bsqueda : El criterio de ordenacin en el fichero es fcil detectarlo pues dicho campo est marcado segn la siguiente figura: Para cambiar dicho criterio sin necesidad de elegir la opcin arriba indicada, basta con picar con el botn izquierdo del ratn sobre el nombre del campo que nos interese. Si la ficha buscada no aparece entre las mostradas queremos visualizar las fichas a partir de un patrn, debemos especificar ste en el campo y pulsar la tecla TABULADOR Registros del Fichero : Presenta las primeras fichas registros existentes en el fichero, clasificadas por el criterio de ordenacin establecido.Para seleccionar una ficha entre las existentes, basta con pinchar sobre su cdigo (el que tiene la llave). El programa pondr en blanco sobre el fondo azul el registro seleccionado. Una vez en la ventana de modificacin o consulta podemos navegar entre las diferentes fichas con las opciones reflejadas en la siguiente figura: Ir al principio, anterior, siguiente y al final respectivamente.

2.4

Ventana de FacturaVentana de Factura Esta ventana se usa tanto para crear una nueva factura directa como para modificar una ya generada. Su uso ser el mismo para Facturas de recepcin, como facturas directas y como facturas proforma, en el caso de estas ltimas no pedir datos relacionados con la forma de pago. El funcionamiento en esta ventana ser como se describe en manejo de Datos en Pantalla . Si es una factura nueva se asigna nmero y fechas de sta de forma automtica, aunque las fechas pueden ser modificados. El funcionamiento del resto de datos que se pide en esta pantalla es el siguiente:

Funcionamiento

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1. Datos del cliente: - Indicar aqu los datos personales del cliente (cliente alojado y indicar si es particular, agencia o empresa), cuenta contable, as como bono (si es una factura de recepcin sta lo tomar de la entrada). Mirar tambin en Nomenclatura/Aclaraciones en Campo D.N.I./C.I.F. 2. Lneas de Factura: - Su funcionamiento bsico ser como se describe en manejo de listas . Aqu nos pide: - Habitacin (no es obligatorio), fecha del cargo, cdigo de cargo (de ste cdigo se actualiza la estadstica correspondiente), descripcin que por defecto cargara la del cargo indicado, pero puede ser modificada teniendo un amplio margen de texto (hasta 255 caracteres), unidades, importe y comisionable, este dato es importante, ya que se aplicar la comisin a ceder a las agencias slo en aquellas lneas indicadas como comisionables. 3. Datos de Impresin de Factura: - Estn situados a la derecha de las lneas de factura. - Aqu indicaremos la relacion de habitaciones a desglosar en factura y nmero de personas. - Tambin configuramos la impresin de factura, indicando si imprime la relacin de habitaciones y si las lneas al imprimirse se agrupan (unifica los importes de cargos iguales para la misma fecha) o completa (desglosa todos los cargos). 4. Forma de Pago: - Se podrn indicar hasta 4 formas de pago diferentes, importe en metlico, importe en dos formas de pago de tarjeta o similar e importe a crdito. - Las formas de pago usadas sern desglosadas en la factura a la hora de la impresin. - Si se indica importe a crdito, esta factura quedara para gestionar posteriormente su cobro en la gestin de vencimientos de tesorera desde OfiConta. La forma en que el cliente nos pagara este vencimiento la especifica la forma de pago como tal que se indique (ver ayuda de tesorera). El resto de formas de pago quedaran reflejados el listado de movimientos de caja .

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Ayuda OfiHotel

5. Totales de la Factura: - Aqu quedaran reflejados los totales de factura desglosado por tipos de IVA. - En este apartado se pide el porcentaje de Comisin / Descuento a aplicar en los conceptos comisionables. Los apuntes que se pueden generar desde esta opcin se explican en el captulo Generacin de apuntes contables de Nomenclatura/Aclaraciones.

2.5

Ventana de BsquedaVentana de Bsqueda Esta ventana nos permite de forma cmoda localizar por varios criterios un cdigo del fichero en cuestin. La pantalla que aparece sera la siguiente:

1. rea de men, para Aceptar o Cancelar la bsqueda realizada y para cambiar el criterio de bsqueda. 2. Teclear el dato a buscar. Mas abajo esta la opcin de bsqueda por criterio (buscar todas las fichas que contengan el texto que se indique). 3. Tecleando 1 Click en la cabecera de la columna cambia el criterio de bsqueda. Mas abajo se lista las fichas cargadas segn el criterio y texto indicados. Se puede seleccionar la ficha haciendo click en el cdigo y con doble click o Intro aceptar la ficha seleccionada como la buscada. En esta lista nos podemos mover con las teclas de cursor (Flechas, AvPag, RePag, etc.) o con el ratn usando la barra de desplazamiento de la derecha. Una vez aceptada la ficha que buscamos, cargara en la ventana de llamada los datos necesarios.

Funcionamiento

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4. En este apartado vemos: - El nmero de registros que queremos listar por carga. - Podemos marcar la opcin de leer realmente solo los primeros 200 registros. Si no marcamos esta opcin nos cargara el total de registros que haya. - Mas a la derecha tenemos el total de registros ledos y cargados al igual que el total de registros seleccionados.

2.6

Ventana de Bsqueda de Cdigos PostalesVentana de Bsqueda de Cdigos Postales Esta ventana nos permite de forma cmoda localizar una poblacin o incluso una calle para aquellos casos en que nos falta el cdigo postal de un cliente, proveedor, etc. La pantalla que aparece sera la siguiente:

Se trata de: 1. Localizar provincia.- pulsando Intro o con doble click cargara las localidades de sta. 2. Localizar poblaciones.- operaremos de esta misma forma en las localizades y si tiene la localidad seleccionada tiene callejero. nos pedir ya por ltimo que localicemos la direccin. 3. Buscar calle en el callejero. 4. Pulsando en Aceptar se llevar a la ventana de llamada los datos necesarios.

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Ayuda OfiHotel

2.7

Modo de ImpresinModo de Impresin Ventana mediante la cual podemos indicar como visualizar un listado.

Desplegando la lista de impresoras disponibles podemos seleccionar la que deseamos utilizar para el documento y si queremos predeterminarla. Podemos cambiar y predefinir el nmero de copias a imprimir. La orientacin del papel, bien vertical u horizontal. El apartado de formatos es para cambiar y predeterminar un formato personalizado (factura, ...). El listado podemos sacarlo por Pantalla pulsando con el ratn o Ctrl+P o por Impresora de igual modo o Ctrl+I. Por ltimo para salir pulsar en la opcin correspondiente o ESC.

2.8

Manejo de Listados por PantallaManejo de Listados por Pantalla En determinados listados (todos aquellos que se haga referencia a este captulo) por pantalla su formato y manejo es el siguiente:

Funcionamiento

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2.9

Botn ImprimirBotn Imprimir Se accede mediante el botn Imprimir desde las ventanas de listados o susceptibles de hacer salidas impresas. La pantalla ser siempre parecida a la siguiente:

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Ayuda OfiHotel

Como vemos esta ventana nos permitir seleccionar impresora, incluso acceder a a sus propiedades, tamao del papel a usar, y origen u orientacin de ste. Pulsando en Imprimir se lanza el listado por impresora.

2.10

Botn PrevisualizarBotn Previsualizar En esta ventana se visualizan todos los listados del programa y ahora vemos que posibles opciones tenemos con el listado en pantalla: 1. Con las flechas de direccin vamos pasando a la siguiente,anterior, principio o fin de las paginas que se cargan en pantalla. 2. Esta opcin nos sirve para ver el listado en los siguiente modos: a pantalla completa, ancho de pagina, en dos paginas o en varias paginas. Tambin podemos cambiar el zoom a 150,100, 75, 50 y 25% de tamao.

La ventana de visualizacin de documentos es la siguiente:

Funcionamiento

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3. Desde aqu podemos imprimir la pagina o configurar las paginas que queremos imprimir (Vease Boton Imprimir 19 ). 4. Este campo nos sirve para buscar cualquier palabra en el contenido del documento. 5. Podemos exportar el documento a CVS (para abrirlo con cualquier hoja de calculo), a EXCELL, a PDF o a HTML (Formato WEB).

2.11

Ventana de Listados

Ventana de Listados Ventana standard inicial para los listados en la que podremos cambiar el criterio de ordenacin, usar el botn previsualizar y el botn imprimir . Una ventana ejemplo podra ser la siguiente :

Para cambiar el criterio de ordenacin basta con pulsar con el botn izquierdo del ratn en la columna correspondiente.

Manual OfiHotel

III

Administracin

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33.1

AdministracinComprobacin por forma de Pago de FacturasComprobacin por Forma de Pago de Facturas Esta opcin nos permitir visualizar la informacin relacionada con la forma de pago de facturas segn una seleccin, podremos verlo por pantalla o imprimirlo. Seleccionando factura podremos acceder a ella para su consulta o modificacin. Si accedemos a la opcin de 'Comprobacin por forma de Pago de Facturas' en administracin nos dejara modificar facturas anterior a la fecha de trabajo y automaticamente se generara una factura abono y otra factura nueva con las modificaciones hechas. Por el contrario si accedemos a la opcin en recepcin solamente nos dejara modificar facturas del da. La visualizacin de facturas se podr realizar segn la pantalla siguiente por : Fecha de factura, Cdigo de Empresa / Agencia, Cliente alojado, Serie de facturas 168 , Forma de pago, Cif y Cuenta contable. Para visualizar las facturas, pulsar en Cargar Datos ....

A continuacin vemos como la pantalla se ampla incluyendo la lista de facturas segn la seleccin que le hemos indicado.

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Como vemos en el listado al final nos sale un resumen de las formas de pago de cada una de las facturas. Si pulsamos en alguna de las columnas (factura, fecha, cliente alojado, ...) nos ordenara la seleccin de facturas por el campo seleccionado. Se podr acceder a modificacin de facturas como previsualizarla o imprimirla.82

, seleccionndola y pulsando en Modificar Factura, as

3.2

Diario de Facturas EmitidasDiario de Facturas Emitidas Esta opcin nos permitir visualizar la informacin relacionada de cada una de las facturas hechas en el hotel segn una seleccin por impresora o pantalla. Seleccionando factura podremos acceder a ella para su consulta o modificacin. La visualizacin de facturas se podr realizar segn la pantalla siguiente por : Fecha de factura, Cdigo de Empresa / Agencia, Cliente alojado, Serie de facturas 168 , Forma de pago, Cif y Cuenta contable. Aqu tambin tenemos la opcin de imprimir cliente alojado en vez de empresa.

Para visualizar las facturas, pulsar en Cargar Datos .... Y a continuacin vemos como la pantalla se

Administracin

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ampla incluyendo la lista de facturas segn la seleccin que le hemos indicado.

Como vemos en el listado al final nos sale un resumen de las formas de pago de cada una de las facturas. Si pulsamos en alguna de las columnas (factura, fecha, cliente alojado, ...) nos ordenara la seleccin de facturas por el campo seleccionado. Se podr acceder a modificacin de facturas como previsualizarla o imprimirla.82

, seleccionndola y pulsando en Modificar Factura, as

Si pulsamos en 'Resumen de Tipos de Iva ...' nos mostrara un resumen con los % de IVA utilizados en la facturacin, la base imponible y la cuota de IVA.

3.3

Nueva Factura DirectaNueva Factura Directa En esta opcin daremos de alta una factura nueva directa totalmente independiente. Se asigna un nmero de factura de forma automtica segn la serie de facturas sta y la de entrada y salida.168

directas, la fecha de

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Ayuda OfiHotel

A continuacin procederemos a rellena los datos segn el funcionamiento de la ventana de factura

14

.

3.4

Emisin Diferida de FacturasEmisin Diferida de Facturas Opcin que nos permitir emitir facturas filtrando por: Fecha, Nmero, Serie de facturas, Dni de clientes, Cdigo de empresa y Forma de pago. Tambin podremos emitir la seleccin de facturas agrupada por cargo, descripcin, cargo y fecha, forfait y completa.

Administracin

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En esta opcin solo podremos visualizar facturas por pantalla o imprimirlas segn la seleccin que le hayamos indicado.

3.5

Nueva Factura ProformaNueva Factura Proforma Las facturas proforma no tienen ninguna repercusin fiscal ni contable. Al entrar en esta opcin asignar nmero de factura Proforma de forma automtica . A continuacin procederemos a rellenar los datos segn el funcionamiento de la ventana de factura14

.

3.6

Modificacin Facturas ProformaModificacin Facturas Proforma Esta opcin nos permitir cargar facturas proforma segn un filtro previo, para acceder a modificarla. La seleccin se podr realizar segn la pantalla siguiente por fecha de factura y cdigo de cliente. Para visualizar facturas, pulsar en Cargar Datos >>.

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A continuacin la pantalla se ampla incluyendo la lista de facturas segn seleccin. Se podr acceder a modificacin de facturas 82 , seleccionndola y pulsando en Modificar Factura seleccionada, as como usar el botn previsualizar o el botn imprimir con la seleccin cargada.

3.7

Diario de ProduccinDiario de Produccin En esta ventana indicamos entre que fechas queremos ver el diario de produccin. Pulsamos en 'Cargar' para ver la informacion relacionada con nuestro hotel.

En la siguiente ventana vemos como se visualiza la informacin de produccin completa del hotel. Podemos ver la produccin entre una serie de fechas indicadas (Desde, Hasta) y asi comprobar la produccin por meses, trimestres, .....

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Como vemos nos da informacin relacionada con Produccin de cargos del da desglosado por: 1. Produccin de Cargos por familia, nos da el importe y unidades por cargo y al final nos da el total de de la produccin de esos cargos. 2. Totales en Recepcin en la cual nos detalla el total facturado en recepcin segn las formas de pago, entregas a cuenta, el crdito pendiente y el total con y sin IVA. 3. Habitaciones ocupadas segn el tipo de habitaciones y el total de personas alojadas segn tipo de habitacin. 4. Totales de Puntos de Venta, desglosado por formas de pago, cargos a la habitacin, total de cada punto de venta y los comensales. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o tambin podemos imprimirla.

3.8

Parte de ProduccionParte de Produccin En el parte de produccin vemos la produccin que hemos tenido en la fecha indicada. Depende de la configuracin de nuestro hotel, nos saldr el desglose producido por cargo y familia de cargo en el da y mes que le hemos indicado. El listado nos saca la produccin actual en las siguientes columnas: 1. - por da con el porcentaje correspondiente. 2. - por mes y ao haciendo una comparativa entre el presupuesto, el mes actual y el mes anterior con sus porcentajes correspondientes. Tambin podemos agrupar por descripcin comercial u orden, ver la estadstica en unidades con el precio medio y mostrar presupuesto total del mes o ao marcando activando cada una de las casillas que se ven en la pantalla.

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Finalmente podemos imprimir nuestra produccin por pantalla o impresora.

3.9

Mano Corriente ComercialMano Corriente Comercial Resumen diario de la facturacin del hotel.

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Este resumen lo podemos ver en los siguientes apartados: - Facturacin / Cobros.- Total facturado por da, mes y ao desglosado por forma de pago - Crditos.- nos muestra lo pendiente del da anterior, los crditos cobrados, el total de crditos producidos y los pendientes, todo desglosado por da, mes y ao. Tambin nos muestra los crditos a 30, 60, 90, 120 y +120 das - Descuentos / Deducciones.- Aqu nos muestra el total de descuentos, comisiones, abonos y deducciones por da, mes y ao y con el % que han tenido sobre factura. - Segmentacin de Ventas.- Segmentacin de Tarifas.- Carro Produccin Da.- Nos muestra la produccin arrastrada del da anterior, la del da de trabajo y el saldo final del carro de produccin. - Invitaciones / Uso de Casa.- Muestra por da, mes y ao las invitaciones / uso casa por cargo.

3.10

Acumulados de Cargos de FacturacinAcumulados de Cargos de Facturacin Esta opcin nos visualiza la produccin de cargos facturados da por da segn las fechas solicitadas.

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Si se hace un cambio de fechas pulsar en el botn cargar para incorporar la informacin segn el nuevo filtro. Tambin podremos cargar el acumulado de una o varias habitaciones en concreto. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir.

3.11

Acumulados por Cif de Agencia/EmpresaAcumulados por CIF de Agencia/Empresa Esta opcin nos ayuda a saber todo lo que una agencia / empresa tiene y lleva facturado. Como vemos podemos filtrar por fecha de factura, forma de pago, tipo de cliente, agencia/empresa, DNI cliente alojado, CIF agencia/empresa y cuenta contable. Tambin podemos indicarle que nos muestre las facturas de una determinada serie (Recepcin, facturas directas u todas) Podemos asignar un importe (de ventas > que ej:3.000 euros) para que nos muestre las facturas mayores a ese importe que indiquemos (Ventas > Que).

En la siguiente ventana vemos toda la facturacin de la Agencia/Empresa que indiquemos con los correspondiente filtros marcados en la pantalla anterior.

Administracin

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Este listado podremos previsualizarlo para exportarlo a cualquier formato o imprimirlo.

3.12

Estadistica

3.12.1 de Produccin de Cargosde Produccin de Cargos Nos permite visualizar la produccin de cargos entre fechas comparando con otro periodo si as se solicita.

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Esta estadstica se puede organizar por familias de cargos o simplemente por cargos. Se pide un primer periodo de fechas y un segundo, si se activa, para hacer el comparativo de ambos periodos, siempre hay que pulsar en el botn cargar para recalcular la informacin segn el filtro indicado. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir usando el ttulo que aqu se tecle para una mejor identificacin del listado.

3.12.2 de Ocupacin Generalde Ocupacin General Nos permite visualizar la ocupacin global de habitaciones entre fechas.

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Puede verse por da, mensual o anual entre las fechas que se indiquen. Pulsar en aceptar para cargar la informacin solicitada El porcentaje de ocupacin se tomar en base al total habitaciones y personas que se indiquen como ocupacin plena del hotel en Parmetros . Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

3.12.3 por Nacionalidadespor Nacionalidades Nos permite visualizar la ocupacin global por nacionalidades entre fechas.

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Como vemos esta estadstica nos presenta por nacionalidades (por comunidades se se activa esta opcin para el caso de espaoles) y entre las fechas solicitadas la ocupacin de habitaciones y personas, as como su estancia media. Pulsar en aceptar para cargar la informacin solicitada Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

3.12.4 Especfica del I.N.E.Especfica del I.N.E. Nos permite visualizar la informacin necesaria para rellenar el formulario de estadstica que el INE solicita peridicamente de una semana determinada. Indicar la fecha de inicio y pulsar en Aceptar para cargar la informacin en pantalla.

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Esta informacin se puede listar en pantalla con el botn previsualizar o por impresora con el botn imprimir.

3.12.5 Viajeros y Pernoctaciones I.N.E. (Espaa)Viajeros y Pernoctaciones I.N.E. (Espaa) Nos permite visualizar la informacin de entrada de viajeros por pas y sus pernoctaciones correspondientes en el mes completo de la fecha que indiquemos.

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3.12.6 de Ocupacin por Tipos de Clientesde Ocupacin por Tipos de Clientes Estadstica relacionada con la ocupacin por Tipos de Clientes. Informacin interesante, ya que se trata de comprobar qu grupos clientes ocupan nuestro establecimiento. Indicar las fechas a visualizar y pulsar en Aceptar para cargar la informacin en pantalla, nos presenta habitaciones ocupadas, personas alojadas y estancia media de cada tipo de cliente.

Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

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3.12.7 de Ocupacin por Tipos de Habitacionesde Ocupacin por Tipos de Habitaciones Estadstica relacionada con la ocupacin por Tipos de Habitaciones. Informacin interesante, ya que se trata de comprobar qu tipos de habitaciones se ocupan preferentemente. En la siguiente ventana vemos un ejemplo:

Indicar las fechas a visualizar y pulsar en Aceptar para cargar la informacin en pantalla, nos presenta habitaciones ocupadas, personas alojadas y estancia media de cada tipo de habitacin. Esta informacin se puede listar con el botn previsualizar o el botn imprimir .

3.12.8 de Ocupacin y Produccin de un mesde Ocupacin y Produccin de un Mes Estadstica relacionada con la ocupacin y produccin del mes que le indiquemos.

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Sea cual sea la fecha que indiquemos, nos muestra el mes completo y podemos visualizar los solo los totales por familia, todo o slo totales.

3.13

Ficheros

3.13.1 IdiomasIdiomas En este fichero crearemos los diferentes idiomas a definir en cada uno de los cargos. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros idiomas en manejo de datos en pantalla 11 .12

y el de la ficha de

Como vemos se trata de indicar simplemente un cdigo (se puede asignar de forma automtica) y una descripcin para cada uno de los idiomas a usar al traducir la descripcin de cada uno de los cargos. El idioma que se use al generar factura lo define la nacionalidad del cliente alojado.

3.13.2 NacionalidadesNacionalidades En este fichero se crean los diferentes idiomas a definir en cada uno de los cargos. Ya de inicio se dan creadas las nacionalidades principales as como las comunidades autnomas espaolas.

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El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada nacin en manejo de datos en pantalla 11 .

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y el de la ficha de

El cdigo de nacionalidad tiene seis dgitos, los tres primeros identifican el pas y los tres siguientes una posible subdivisin dentro del pas, como en el caso de Espaa por comunidades. Se pide una descripcin y el idioma a usar para cada una de las nacionalidades en factura. Desde esta ventana se da acceso a la creacin de idiomas40

.

3.13.3 Tipo de HabitacionesTipo de Habitaciones En este fichero se crean los diferentes Tipos de Habitaciones a usar en la gestin de Recepcin.

El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Tipo de Habitacin en manejo de datos en pantalla 11 .

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y el de la ficha de

El cdigo de habitacin es alfabtico de dos caracteres. Indicar descripcin, nmero de personas que se pueden alojar en este tipo de habitacin y el total habitaciones existentes en el establecimiento de este tipo. Estos datos o valores relacionados con el tipo de habitacin deben estar correctos para que en el resumen de ocupacin del tipo de habitaciones no nos de nada extrao.

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3.13.4 HabitacionesHabitaciones En este fichero se crean todas las habitaciones del hotel a gestionar en Recepcin. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Habitacin en manejo de datos en pantalla 11 .12

y el de la ficha de

El nmero de habitacin puede ser de hasta 5 dgitos, normalmente se usan 3 (el 1 identifica el piso y los dos ltimos el n dentro de ese piso). A la hora de crear la habitacin hay que indicar el tipo de habitacin que es (se da acceso para crear o buscar al fichero de Tipos de Habitaciones 41 ) y su estado inicial. Adems el campo Estado indica si est Libre u Ocupada, si este ltimo es el caso se indicar nombre del cliente alojado y fechas de entrada y salida previstas para la habitacin.

La situacin de la habitacin puede ser, como en la figura se muestra, limpia (en el cuadro de habitaciones 71 pueden ponerse como limpias individualmente, por planta o todas), en limpieza (cualquier habitacin que a la hora del cierre del da est ocupada pasara a limpieza) o bloqueada (se deber indicar la causa del bloqueo ya que sta ser avisada cada vez que se intente acceder a la habitacin, se puede bloquear/desbloquear una habitacin desde el cuadro de habitaciones 71 ). Por ltimo existe un campo de observaciones para cada habitacin.

3.13.5 FamiliasFamilias En este fichero se crean las familias de cargos como una forma interesante de agruparlos. El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros familias en manejo de datos en pantalla 11 .12

y el de la ficha de

El cdigo es alfabtico de tres caracteres. Indicar descripcin de cada una de ellos.

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3.13.6 CargosCargos En este fichero se crean las los cargos a usar en la gestin de recepcin, organizados por familias En la ventana inicial de cargos existe la opcin con la que se traduce cada uno de los cargos a los diferentes idiomas 40 previamente creados. Segn la nacionalidad del cliente alojado se usar esta traduccin en su factura.

El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Cargo en manejo de datos en pantalla 11 .

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y el de la ficha de

El cdigo de cargo ser alfabtico de 4 caracteres. Indicar una descripcin, sta ser la propuesta al pasar un cargo a una habitacin, pero siempre puede ser modificada. El cargo puede ser comisionable, en tal caso ser de los que se calcula comisin para las agencias. - Tipo de I.V.sA. de los definidos en Parmetros . - Cuenta contable de produccin, es la que se usa a la hora de contabilizar la factura para este cargo.Si existen en la factura varios cargos con la misma cuenta, sern agrupados en un solo apunte. - Familia, se da acceso a este fichero de familias 42 para crear o buscar sobre la marcha. Se usa para clasificar los cargos a nivel estadstico. La estadstica de produccin de cargos se puede visualizar por cargos o por familias de cargos - Importe automtico, si el cargo creado tiene un importe fijo, al indicarlo aqu se aplica de forma automtica al pasarlo a una habitacin. Tener en cuenta que existe una opcin de definicin de precios 46 por temporadas y tipos de clientes para cada uno de los cargos. Si se ha definido precio en esta opcin independiente, ste ser el usado de forma automtica. - Funcionamiento, aqu se asigna el funcionamiento que va a llevar el cargo, puede ir como alojamiento, servicio o como pensin alimentaria que a diferencia de las otras dos el importe de la produccin se divide entre las personas para calcular las unidades. - Descripcin Comercial. - Otro Impuestos Especiales, nos permite agregar un impuesto adicional, asignando la cuenta contable y % correspondiente al impuesto. - Orden, a la hora de listar un parte de produccin, ... podremos asignar un orden de cargo.

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3.13.7 Paquete de CargosPaquete de Cargos En este fichero se crean las los paquetes de cargos a usar en la gestin de reservas. Detallamos la descripcin del paquete y de factura (si dejamos en blanco nos desglosa los cargos del paquete), podemos aplicar el paquete de cargos para el rgimen que especifiquemos y para un tipo de habitacin y por ltimo haremos el desglose de cargos del paquete.

3.13.8 SectoresSectores En este fichero crearemos los sectores como criterio de clasificacin para mailing de nuestras Agencias/Empresas 44 . El funcionamiento de la ventana inicial se explica en funcionamiento de ficheros cada Sector en manejo de datos en pantalla 11 .12

y el de la ficha de

El cdigo es alf