MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila...

47
Halaman 1 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012 MANUAL MUTU (QUALITY MANUAL) ISO 9001 : 2008 LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00012 03000 Revisi : 06 Tanggal : 09 Mei 2012 Disiapkan oleh : Manajer Administrasi Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si Dikaji ulang oleh : Manajer Mutu Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS Disahkan oleh : Direktur Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA, Ph.D

Transcript of MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila...

Page 1: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 1 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

MANUAL MUTU

(QUALITY MANUAL) ISO 9001 : 2008 LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 00012 03000

Revisi : 06

Tanggal : 09 Mei 2012

Disiapkan oleh : Manajer Administrasi

Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si

Dikaji ulang oleh : Manajer Mutu

Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS

Disahkan oleh : Direktur

Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA, Ph.D

Page 2: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 2 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

KEBIJAKAN MUTU

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati Universitas Brawijaya (LSIH-UB) merupakan

institusi pelaksana dibidang penelitian yang mendorong terwujudnya Universitas Brawijaya

sebagai Universitas terkemuka dibidang pendidikan untuk menghasilkan Sumber Daya

Manusia (SDM) yang berkualitas.

Sesuai dengan klausul 5.3. tentang kebijakan mutu pada ISO 9000:2008 maka

seluruh jajaran pimpinan dan staf LSIH-UB telah berkomitmen untuk menerapkan Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara konsisten dan meningkatkan efektivitas

pelaksanaannya secara berkesinambungan. Seluruh jajaran pimpinan dan staf LSIH-UB

terus berusaha untuk meningkatkan mutu layanan yang diberikan sebagai bentuk kontribusi

terhadap kemajuan Universitas Brawijaya, bangsa dan masyarakat Indonesia.

Secara umum sasaran mutu LSIH-UB adalah :

a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan

b. Menghasilkan produk/layanan dengan mutu yang baik dan konsisten selaras dengan

sasaran di atas, LSIH-UB bertekad:

a. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 dibidang pelayanan dengan dukungan dari

seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh

serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible dan

accountable.

b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan pelayanan

laboratorium di perguruan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu

produk atau layanan melalui SMM.

c. Manajemen, semua personil dan analis sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai

dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung

hubungan kerja yang sehat.

d. Meningkatkan SDM melalui program pelatihan bagi semua personil dan analis,

sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan

yang memadai.

e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga LSIH-UB dapat

mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.

f. Meningkatkan mutu pelayanan kepada customer.

Malang, 09 Mei 2012

Direktur Laboratorium Sentral Ilmu Hayati

Universitas Brawijaya

Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA, Ph.D

NIP. 19610523 198703 2 003

Page 3: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 3 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

MANUAL MUTU LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1. Ruang Lingkup dan Kebijakan Umum

1.1 Tujuan dan Ruang Lingkup

Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu organisasi LSIH-UB

untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara

konsisten sesuai dengan kebutuhan customer dan peraturan yang berlaku. Manual

Mutu ini menjelaskan lingkup SMM yang terkait dengan mandat utama LSIH-UB

yaitu sebagai unit kerja penunjang pelaksana akademik dengan peran :

memberikan layanan fasilitas laboratorium untuk keperluan pendidikan, penelitian

dan pengabdian pada masyarakat. Secara fungsional LSIH-UB bertanggungjawab:

a) Menyediakan peralatan dan bahan kimia; b) Memberikan layanan dan

pendayagunaan fasilitas laboratorium; c) Melakukan pelayanan uji; d)

menyelenggarakan kegiatan pelatihan/training/workshop; e) Menyediakan

pelayanan magang/pencangkokan penelitian dan f) Melakukan urusan tata

administrasi LSIH-UB.

Manual Mutu ini merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang

dirancang untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Manual Mutu ini mencakup

kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu),

struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem

manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008. Manual Mutu ini juga

menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Semua

persyaratan SMM ISO 9001:2008 diaplikasikan oleh LSIH-UB tanpa pengecualian

(Lampiran 1). Sementara itu, pembatasan terminologi yang digunakan dalam SMM

ini dijelaskan di Bagian 2 tentang Deskripsi Istilah dan Definisi.

1.2 Kebijakan Umum

1.2.1 Sejarah LSIH UB

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati Universitas Brawijaya (LSIH-UB)

merupakan laboratorium bagian dari Universitas Brawijaya dibawah

koordinasi langsung oleh Rektor dengan tugas mendukung penelitian dan

penyelenggaraan pelayanan pengujian. LSIH-UB berdiri berdasar Surat

Keputusan Rektor No: 368/SK/2007 tanggal 23 Oktober 2007. Kedudukan

LSIH UB berdasar Pola Tata Kelola Universitas Brawijaya 2008 dalam

Struktur Organisasi Universitas Brawijaya adalah Unsur Penunjang

Pelaksana Akademik. Dalam melaksanakan tugasnya, LSIH-UB dilengkapi

dengan peralatan penelitian yang mutakhir sesuai dengan perkembangan dan

kebutuhan IPTEK agar mampu menghasilkan karya ilmiah yang terakui

secara internasional. Guna menunjang fungsi tersebut di atas maka

laboratorium memiliki personil laboratorium yang tersertifikasi dalam ruang

lingkup uji.

Sebagai unit pendukung Universitas, LSIH-UB mencatatkan

prestasi dalam pelaksanaan penelitian yang handal. Prestasi LSIH-UB

ini ditunjukkan dengan meraih akreditasi ISO 17025:2005 untuk

Laboratorium Pengujian dari Komite Akreditasi Nasional (KAN).

Akreditasi berlaku terhitung mulai tanggal 19 Januari 2012 LSIH-UB

Page 4: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 4 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

dengan ruang lingkup pengujian dengan nomor kode laboratorium LP-

564-IDN

1.2.2 Motto : Serve You The Best

Visi LSIH-UB adalah menjadi institusi yang menyediakan segala informasi

penelitian, pelaksana penelitian dan menjadi pusat pengembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi (IPTEK).

Sedangkan Misi LSIH-UB adalah:

1. Melakukan pengembangan dan penyebarluasan IPTEK dan

mengupayakan penggunaannya pada masyarakat.

2. Meningkatkan kemampuan dan kualitas peneliti (SDM) yang profesional

serta berkepribadian.

3. Memberikan jasa pelayanan untuk penelitian dan pengembangan ilmu-ilmu

hayati, kedokteran, kesehatan masyarakat, ilmu-ilmu dasar serta bidang-

bidang kajian yang terkait untuk bisa memberikan solusi penyelesaian

masalah yang ada di masyarakat.

1.2.3 Struktur Organisasi

Sesuai klausul 4.1 persyaratan ISO 9001:2008 maka berdasar SK

Rektor No : 110/SK/2012 struktur organisasi Laboratorium Sentral Ilmu Hayati

adalah:

Pembantu Rektor I,II Universitas Brawijaya

Direktur

Manajer Administrasi

Manajer Teknis

Manajer Mutu

Ka.Div/Deputi Molekuler dan

Seluler

Ka.Div/ Deputi

Pangan

Rektor Universitas Brawijaya

Gambar 1. Struktur Organisasi LSIH-UB

Page 5: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 5 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

1.2.4 Rincian Tugas dan Tanggung Jawab

No.

Jabatan

Job Deskripsi

1. Direktur 1. Mengesahkan dan menetapkan manual mutu dan

kebijakan mutu laboratorium.

2. Menjamin tersedianya sumber daya.

3. Menjamin bahwa implementasi manajemen mutu

dilaksanakan secara konsisten.

4. Menyetujui kebutuhan pengadaan peralatan.

5. Menyetujui usulan kegiatan pelatihan.

6. Memimpin organisasi dan melaksanakan fungsi

manajemen laboratorium.

7. Menjalin kerjasama dengan laboratorium

terakreditasi lainnya dan organisasi pemberi

akreditasi nasional/internasional.

8. Memimpin kaji ulang manajemen.

2. Manajer

Administrasi

1. Bertanggung jawab pada pelaksanaan /

implementasi sistem mutu laboratorium.

2. Bertanggung jawab untuk mempersiapkan

rekaman-rekaman yang diperlukan untuk audit

internal dan kaji ulang manajemen.

3. Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang

dan jasa.

4. Menyeleksi dan bertanggung jawab terhadap

kompetensi personil.

5. Melakukan sosialisasi akreditasi Laboratorium ke

instansi yang membutuhkan.

6. Bertanggung jawab terhadap tugas-tugas Manajer

Mutu, apabila Manajer Mutu berhalangan hadir.

3. Manager

Representatif

dipegang oleh

Manajer Mutu

1. Memeriksa manual mutu untuk disahkan oleh

Direktur.

2. Mengesahkan manual prosedur.

3. Mengawal dan memelihara keberlangsungan

Sistem Manajemen Mutu.

4. Penghubung dengan Komite Akreditasi Nasional

5. Mensosialisasikan dan menjamin sistem mutu.

6. Merencanakan dan menyelenggarakan audit

internal laboratorium.

7. Menyiapkan materi kaji ulang sistem manajemen

mutu.

8. Bertanggung jawab terhadap jaminan mutu.

9. Merumuskan dan melaksanakan sasaran

pendidikan, pelatihan dan ketrampilan personil.

10. Menanggapi pengaduan Customer.

Page 6: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 6 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

4. Manajer Teknis 1. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan

pengujian.

2. Menandatangani sertifikat pengujian.

3. Memeriksa laporan hasil pengujian.

4. Mengesahkan Instruksi Kerja.

5. Mengusulkan bahan dan alat yang dibutuhkan

untuk pengujian serta alat yang harus dikalibrasi

ulang.

6. Bertanggung jawab terhadap kinerja analis.

7. Bertanggung jawab terhadap kinerja alat.

8. Mengusulkan pelatihan analis/teknisi.

9. Bertanggung jawab terhadap jaminan mutu

pengujian.

5. Ka. Divisi/Deputi

Biomol

1. Memeriksa laporan hasil pengujian.

2. Memeriksa Instruksi Kerja.

3. Mengusulkan pelatihan analis/teknisi.

4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer

Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan.

5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan

pengujian oleh analis.

6. Mengesahkan lembar pengujian.

7. Membantu Manajer Teknis dalam menjaga kinerja

alat.

8. Membantu Manajer Teknis dalam menjamin mutu

pengujian.

9. Menginventarisasi alat dan kemikalia.

10. Melakukan kalibrasi peralatan.

11. Merencanakan kebutuhan alat dan kemikalia

pengujian setiap 3 bulan.

12. Bertanggung jawab terhadap proses dan hasil

analisis.

6. Ka. Divisi/Deputi

Pangan

1.2.5 Rencana Strategis

Rencana Strategis (Renstra) Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB

2009-2012 merupakan wujud komitmen pada Tugas Pokok dan Fungsi

(Tupoksi) dan keberlanjutan dari kegiatan tahunan LSIH-UB 2005-2008.

Rencana Strategis 2012-2016 ini dibuat berdasarkan pada:

1. Peningkatan layanan pengujian tersertifikasi ISO 17025:2005

2. Peningkatan fasilitas peralatan untuk penelitian

3. Peningkatan pendidikan/kemampuan bagi dosen, analis dan staf administrasi

4. Peningkatan kualitas penelitian

5. Peningkatan kualitas dan penjaminan jadwal pelaksanaan pelatihan dan workshop

Secara umum Renstra LSIH-UB merupakan arah pengembangan

LSIH-UB dalam 4 tahun ke depan serta berguna sebagai dasar

Page 7: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 7 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

pengembangan laboratorium di lingkungan UB. Rencana Strategis LSIH-UB

empat tahun ke depan (2012-2016), secara garis besar meliputi program :

a. Penambahan lingkup pengujian tersertifikasi

b. Penambahan jumlah alat terkalibrasi

c. Penambahan peralatan penelitian

d. Peningkatan kemampuan staf analisis untuk penanganan alat penelitian melalui pelatihan operasional alat.

e. Pengiriman staf administrasi, analisis dan dosen untuk mengikuti pelatihan sesuai tupoksinya.

f. Penelitian hasil kerjasama dan hibah meningkat

g. Publikasi Ilmiah Nasional dan Internasional

h. Pengembangan jurnal internasional

i. Penyelenggaraan seminar tahunan

j. Inventarisasi materi dan jadwal pelatihan

k. Inventarisasi materi dan jadwal workshop

1.2.6 Customer

Customer adalah pengguna layanan laboratorium yang berupa

layanan penelitian dan pengujian di LSIH-UB yang meliputi civitas akademika

dan civitas non akademika. Civitas akademika terdiri dari mahasiswa (S1,S2

dan S3), dosen dan peneliti. Civitas non akademika adalah pihak umum

misalnya dari perusahaan dan instansi.

Persyaratan customer antara lain:

1. Penelitian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di

LSIH UB.

- Customer mengajukan permohonan untuk melakukan penelitian di

LSIH-UB dan melampirkan proposal penelitian serta foto 3x4 sebanyak

3 lembar.

- Mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan.

- Membayar uang muka bench fee lab sesuai dengan kriteria pengguna

lab (mahasiswa S1, S2, S3, peneliti atau dosen).

2. Pengujian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di

LSIH UB.

- Mengisi formulir permohonan pengujian.

- Menyerahkan sampel pengujian.

- Membayar uang muka untuk pengujian.

3. Pelatihan/Training/Workshop atau Magang/Pencangkokan Penelitian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di

LSIH UB.

- Mengisi formulir permohonan pelatihan/training/workshop/

magang/pencangkokan.

- Membayar uang muka untuk pengujian.

Page 8: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 8 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

1.2.7 Sasaran Mutu

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati Universitas Brawijaya (LSIH-UB)

memberikan pelayanan yang mengutamakan mutu dan kepuasan customer

serta menjamin bahwa pekerjaan pengujian dilaksanakan dengan kejujuran

teknis, teliti, cepat dan akurat. Sasaran mutu yang akan dicapai adalah:

No. Butir mutu Sasaran mutu

2011 Capaian

2011 Rencana

2012

1. Alat-alat penelitian yang terkalibrasi 15 unit 20 unit 30 unit

2. Lingkup pengujian yang terakreditasi 2 Dalam tahap

PANTEK

3

3. Personil yang tersertifikasi sesuai dengan kompetensinya

3 orang 4 orang

6 orang

4. Tingkat kepuasan customer 90 % 97, 3% 98%

5. Lama penyelesaian analisis

Kadar air, Kadar protein dan Kadar abu 20 hari KA : 5 hari KP : 3 hari K. Abu : 4

hari

15 hari

Karyotyping 25 hari 20 hari 25 hari

2. Acuan Normatif

Laboratorium melakukan pengujian hanya atas permintaan customer.

Laboratorium mentaati dan melaksanakan peraturan yang berlaku, mengacu pada

ISO/IEC 17025-2005. Pengujian yang dilakukan laboratorium bersifat independen.

3. Deskripsi Istilah dan Definisi

Rantai pasokan (Supply Chain). Dalam pengembangan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB berlaku rantai pasokan yang

menjelaskan hubungan antara supplier (Perundangan-undangan, Dikti, Diknas atau

Peraturan, Keputusan Senat dan Rektor UB) organization Laboratorium Sentral Ilmu

Hayati UB customer adalah civitas akademika meliputi Mahasiswa, Dosen, Pimpinan

Universitas serta pihak lain yaitu civitas non akademika.

Supplier organization customer

Product Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB dapat berupa penyediaan jasa

layanan penelitian dan layanan uji laboratorium berdasarkan mandat yang diberikan oleh

pimpinan universitas melalui Rektor UB, dengan melibatkan seluruh jajaran LSIH-UB.

ISO 9001:2008 Klausul 7.4 Pembelian

Tim Pengadaan Barang UB bertanggung jawab untuk mengkoordinir

perencanaan, penyusunan dan pelaksanaan pengadaan barang serta jasa sesuai

kebijakan LSIH-UB. Proses pengadaan barang diatur dalam Manual Prosedur

Pengadaan Barang dan Jasa di LSIH-UB (MP 00012 04010). Pengadaan jasa layanan

juga dilakukan untuk implementasi standarisasi sistem manajemen mutu dan sertifikasi

ISO 9001:2008.

Page 9: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 9 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Personil Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB meliputi staf manajerial, laboran

dan teknisi. Staf manajerial adalah dosen di UB dari beberapa fakultas dengan

kompetensi di bidang hayati. Staf laboran dan teknisi adalah SDM hasil rekruitment yang

kompeten dan memenuhi persyaratan administrasi sesuai kebutuhan pekerjaan di

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati.

ISO 9001:2008 Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan

Pengukuran

LSIH-UB melakukan pengendalian dan pemantauan terhadap peralatan penelitian

dan layanan uji. Pengendalian dilakukan dengan kalibrasi alat (MP 00012 04005)

sedangkan pemantauan dilakukan dengan pengisian log book penggunaan alat.

Pemantauan layanan uji dilakukan dengan menyebarkan kuisioner terhadap kepuasan

customer (MP 00012 04011).

4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum

Manajemen LSIH-UB berkomitmen untuk menjalankan sistem manajemen

mutu yang efektif dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara

dan melakukan peningkatan berkelanjutan. Identifikasi dan pengelolaan proses

dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan

perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang.

Dalam rangka menerapkan SMM di Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB,

diambil langkah-langkah menentukan Manajer Mutu (MM) dan proses-proses yang

dibutuhkan dalam SMM, adalah :

a. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses manajemen (Lampiran 1).

b. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa

proses operasi berlangsung efektif (Lampiran 4).

c. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk

mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses operasi tersebut

(Klausul 6.2 hal 25).

d. Memantau, mengukur dan menganalisis proses operasi tersebut (MP 00012

0014).

e. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan

antara perencanaan, implementasi dan pengendalian proses kegiatan LSIH-

UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan

untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan customer dan

peningkatan mutu yang berkelanjutan.

4.2.2 Manual Mutu

Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan

LSIH-UB maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan

organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan

mutu.

4.2.3 Pengendalian Dokumen dan Rekaman

LSIH-UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi

mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait

Page 10: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 10 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

dengan persyaratan SMM. Tata cara pengendalian dokumen dan rekaman

diatur dalam Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. MP

00012 04001.

5. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Direktur LSIH-UB memberikan komitmennya sehubungan dengan

pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan

efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu.

Manajemen LSIH-UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk:

a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu LSIH-

UB.

b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di LSIH-UB untuk meningkatkan

kesadaran, motivasi dan keterlibatannya DP/4.1.6.01/LSIH.

c. Memastikan bahwa mandat yang diberikan kepada LSIH-UB dilaksanakan oleh

seluruh jajaran Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB.

d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan

sustainable, serta terpenuhinya persyaratan customer, sehingga sasaran mutu

tercapai.

e. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang efektif dan efisien telah

diterapkan dan dipelihara agar sasaran mutu tercapai.

f. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi kegiatan LSIH-UB.

g. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil keputusan

untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.

Kebijakan mutu di LSIH-UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan

produk dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang LSIH-UB menuntut

komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi,

kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta

keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu LSIH-UB berkomitmen untuk:

a. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku.

b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik

dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu.

c. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja LSIH-UB kepada seluruh elemen

organisasi dan pihak terkait.

d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap

mutu.

e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggung jawab

terhadap manajemen mutu.

Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Direktur LSIH-UB secara

efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk :

a. Konsisten terhadap visi organisasi.

b. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh setiap elemen organisasi secara

keseluruhan.

c. Direktur LSIH-UB memperhatikan komitmen terhadap mutu dan faktor yang

mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.

d. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada semua elemen organisasi dengan

kepemimpinan yang jelas oleh Direktur LSIH-UB.

Page 11: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 11 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

e. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dan kesesuaiannya untuk

memenuhi kepuasan customer.

5.2 Fokus Pada Pelanggan

Direktur memastikan bahwa persyaratan customer telah ditetapkan guna meningkatkan kepuasan customer sesuai klausul 7.2.1 dan 8.2.1.

5.3 Kebijakan Mutu

Direktur memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan sasaran

organisasi, mengkomunikasikan dan meninjau kesesuaiannya secara terus menerus.

5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

Dalam menentukan sasaran mutu, Direktur LSIH-UB harus memastikan

bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan

produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.

5.4.2 Perencanaan SMM

Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Direktur LSIH-UB

memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka

memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu

keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada

perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan

yang diterapkan.

Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat

konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur.

Sasaran ini harus disebarluaskan secara efektif pada seluruh jajaran LSIH-UB

diikuti dengan tanggung jawabnya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

untuk setiap bidang terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan

direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu LSIH-UB adalah:

a. Menjadikan LSIH-UB sebagai Laboratorium Sentral Ilmu Hayati yang

memenuhi kriteria ISO 9001:2008.

b. Meningkatkan peran LSIH-UB dalam penyelenggaraan kegiatan penelitian

dan layanan uji.

c. Meminimalkan aktivitas LSIH-UB yang tidak sesuai dengan visi misi atau

kontra produktif dengan fungsi Laboratorium Sentral Ilmu Hayati.

d. Meminimalkan kesenjangan ekspektasi customer akibat ketidaksesuaian

aktivitas LSIH-UB dengan kebutuhan customer.

Perencanaan sistem manajemen mutu berhubungan dengan

identifikasi, operasi, pengendalian proses, penyediaan sumber daya,

pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan

peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning)

dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut tahapan proses, pihak

yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target indikator

keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat

bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif

pemecahan masalah. Laporan tertulis yang terdokumentasi baik tersebut

menunjukkan komitmen Direktur LSIH-UB pada peningkatan mutu

berkelanjutan.

Page 12: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 12 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Direktur LSIH-UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang

setiap pihak pelaksana kegiatan Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah

ditetapkan serta dikomunikasikan. (MP 00012 04012).

5.5.2. Wakil Manajemen

Direktur LSIH-UB menunjuk Manajer Mutu yang diluar tanggung

jawabnya memiliki tanggung jawab dan wewenang:

a. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen

mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara.

b. Melaporkan kepada direktur tentang kinerja sistem manajemen mutu dan

kebutuhan untuk koreksi. Pelaporan dilakukan dalam rapat manajemen.

c. Memastikan bahwa kebutuhan customer (pengguna Laboratorium Sentral

Ilmu Hayati) terkait layanan LSIH-UB telah dirumuskan dan

dikomunikasikan pada seluruh jajaran staf Laboratorium Sentral Ilmu

Hayati sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya.

Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan

pada keseluruhan struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung

jawab pada dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang

efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap

elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan

mutu.

5.5.3. Komunikasi Internal

Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu,

persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini

diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen

organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan. Komunikasi ini juga

mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi. Komunikasi

internal dapat didelegasikan kepada Kepala Divisi. Manajemen juga dituntut

untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi

pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan customer (MP 00012 04012).

5.6 Tinjauan Manajemen

Manajemen LSIH-UB meninjau sistem manajemen mutu organisasi secara

periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas yang

berkelanjutan. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan

perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan

sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik.

(DP/5.6.0.01/9001/LSIH Rekaman hasil kaji ulang manajemen 9001).

Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta

ditindaklanjuti. Input untuk tinjauan manajemen meliputi : hasil audit, umpan balik dari

customer, kinerja proses dan kesesuaian produk terkait, status dari tindakan

pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya,

perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi

untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi

keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan perbaikan yang efektif dari

dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan

keinginan customer dan sumber daya yang dibutuhkan (DP/4.14.3.01/LSIH).

Page 13: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 13 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

6. Pengelolaan Sumber Daya

6.1 Manajemen Sumber Daya

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menentukan dan menjamin

ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan,

memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus mengembangkan dan

memperbaiki efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk

menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan customer dan pihak

lain yang terkait. Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah membuat rencana

pengembangan sumber daya sesuai dengan visi LSIH-UB.

6.2 Sumber Daya Manusia dan Pelatihan

6.2.1 Umum

Setiap personel yang terlibat dalam LSIH-UB sangat berpengaruh besar

terhadap mutu produk. Di dalam organisasi LSIH-UB, setiap personel memiliki

kompetensi berdasarkan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai

dengan pekerjaannya. Direktur LSIH-UB akan selalu memastikan bahwa

kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja

organisasi yang efektif.

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, dan Kepedulian

Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana

ditetapkan dalan SMM, maka LSIH-UB:

1. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang

yang relevan sehingga mutu produk terjamin (DP/5.2.5.01/LSIH).

2. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula

untuk mencapai kompetensi yang diperlukan. Prosedur pelatihan personel

diatur dalam PRM/5.2.0/LSIH (Prosedur Pendidikan, Pelatihan Dan

Keterampilan Personil)

3. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.

4. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya

dalam usaha pencapaian sasaran mutu.

5. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan, ketrampilan dan

pengalaman kerja (MP 00012 04001).

6.3 Prasarana

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menyediakan dan memelihara

beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam

pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana,

yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi.

Sarana yang dibutuhkan meliputi front office, ruang laboratorium, ruang staf, ruang

seminar dan ruang sidang. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi

peralatan laboratorium, alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner,

printer, papan tulis, kamera, voice recorder, software, meja, kursi dan lemari

dokumen. Seluruh personil LSIH-UB bertanggung jawab untuk menciptakan suasana

kerja yang nyaman, kondusif, dinamis, dan produktif (DP 5.3.3.5.01).

6.4. Lingkungan Kerja

Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan

pertimbangan sebagai berikut :

Page 14: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 14 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

1. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.

2. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran,

kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan

dan pembaharuan.

7. Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah merancang spesifikasi produk dan

telah merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan

realisasi produk berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari sistem

manajemen mutu. Dalam perencanaan realisasi produk, LSIH-UB telah menetapkan

hal-hal sebagai berikut:

a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.

b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya

untuk menghasilkan produk.

c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus

dan kriteria untuk penerimaan produk.

d. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses

menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan. Bukti laporan hasil uji

7.2 Proses yang Berhubungan dengan Customer

7.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah menentukan mekanisme dan

standar realisasi produk dan meninjau ulang mekanisme dan standar tersebut

secara periodik. Untuk itu, LSIH-UB menentukan:

a. Mekanisme dan standar yang dilaksanakan, mencakup ketersediaan,

kecepatan, ketepatan waktu proses, mutu layanan, kuantitas dan

akuntabilitas.

b. Mekanisme dan standar yang tidak ditentukan tetapi dibutuhkan pada

realisasi produk.

c. Mekanisme dan standar dari undang-undang dan peraturan yang

berhubungan dengan produk.

d. LSIH-UB menentukan mekanisme dan standar lainnya.

7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB meninjau mekanisme dan standar

yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi

memenuhi janji untuk menyampaikan produk ke customer. Sebelum

menentukan dan menetapkan peraturan, pihak manajemen terlebih dahulu

meninjau permintaan customer untuk memastikan pemenuhan mekanisme dan

standar yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus

dipastikan bahwa :

a. Mekanisme dan standar produk sudah didefinisikan.

b. Ada kejelasan jika mekanisme dan standar proses berbeda antara yang

dinyatakan sebelumnya dengan yang direalisasikan.

c. LSIH-UB memiliki kemampuan untuk memenuhi mekanisme dan standar

yang sudah ditentukan.

Page 15: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 15 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

7.2.3 Komunikasi Customer

Laboratorium menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif

untuk komunikasi dengan customer berkaitan dengan:

a. Informasi produk dengan membuat brosur yang disediakan di front office.

b. Pertanyaan-pertanyaan berkaitan dengan layanan produk.

c. Umpan balik dan pengaduan customer direkam dalam DP/4.8.2.01/LSIH.

7.3 Desain Produk

7.3.1. Perencanaan Desain dan Pengembangan

Dalam rangka melakukan desain produk, Direktur LSIH-UB memastikan

bahwa keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara

untuk menjawab kebutuhan dan harapan pengguna maupun pihak yang

berkepentingan lainnya. Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain

produk dengan menentukan:

a. Tahap desain dan pengembangan.

b. Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain.

c. Tanggung jawab dan wewenang dari desain.

7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan

Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk

memastikan keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung jawab yang

diemban. Dalam melakukan perencanaan dan pengembangan desain, instruksi

yang harus dilakukan :

a. Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel.

b. Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran.

c. Menetapkan jangka waktu, frekuensi, dasar dari aktivitas verfikasi dan

pengesahan desain.

d. Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk serta kriteria produk

yang diterima.

e. Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung jawab

untuk perencanaan desain.

f. Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.

g. Persyaratan peraturan perundangan yang berlaku

7.3.3 Keluaran Desain dan Pengembangan

Produk laboratorium berupa lingkup pengujian ataupun penggunaan

peralatan laboratorium harus disetujui rapat staf sebelum dikeluarkan. Keluaran

produk dan pengembangan harus memenuhi persyaratan yang berlaku.

Dilakukan identifikasi masalah sebagai tindakan pencegahan apabila

ditemukan ketidaksesuaian produk yang dihasilkan.

7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan

Produk pengembangan ditinjau secara sistematis untuk menilai

kemampuan memenuhi kebutuhan customer dan mengidentifikasi setiap

masalah yang kemungkinan timbul untuk dilakukan tindakan yang diperlukan.

7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi dilakukan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan

untuk memastikan bahwa lingkup uji produk ataupun layanan yang dikeluarkan

telah memenuhi persyaratan. Rekaman hasil validasi dan setiap tindakan yang

diperlukan disimpan dalam rekaman hasil verifikasi (DP /5.4.5.01/LSIH).

Page 16: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 16 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

7.3.6. Validasi Desain dan Pengembangan

Validasi dilakukan untuk memastikan bahwa produk layanan dan

lingkup pengujian yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan yang

ditetapkan. Rekaman hasil validasi direkam dalam DP /5.4.5.01/LSIH.

7.3.7. Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Perubahan lingkup pengujian dan layanan penelitian dievaluasi.

Rekaman hasil tinjauan perubahan dan setiap tindakan yang diperlukan

direkam dalam MP 00012 04013.

7.4 Pembelian

Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan customer, faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi mutu yang ditetapkan LSIH-UB termasuk didalamnya informasi produk dan verifikasi produk yang dibeli (PRM/4.6.0/LSIH).

7.5 Proses Produksi

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB merencanakan dan melaksanakan

produksi di bawah kondisi terkendali. LSIH-UB mengidentifikasi setiap komponen

dan produk dari setiap proses produksi sampai pengiriman ke customer (Lampiran

3).

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi

LSIH-UB melakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.

b. Menyediakan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja.

c. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.

d. Mengadakan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

e. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

7.5.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa

Laboratorium melakukan validasi setiap lingkup pengujian dan layanan

penelitian. Validasi harus menunjukkan kemampuan proses mencapai hasil

yang direncanakan yang mencakup peralatan dan kualifikasi personil dan

penggunaan metode (PRM/5.9.0/LSIH).

7.5.3 Identifikasi

Laboratorium mengidentifikasi lingkup pengujian dan layanan penelitian

berkaitan dengan metode dan keabsahan yang masih berlaku

(PRM/5.9.0/LSIH).

7.5.4 Milik Customer

Laboratorium memelihara sampel milik customer sesuai dengan

prosedur yang berlaku di laboratorium (PRM/5.8.0/LSIH).

7.6 Pengendalian Peralatan, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan

Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan LSIH-UB adalah sertifikat hasil

uji maka LSIH-UB melakukan evaluasi kinerja (MP. 00012 04011) dengan kuisioner

dan feedback sebagai alat untuk mengukur keberhasilan mekanisme dan standar

layanan. Untuk itu, LSIH-UB:

a. Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses produksi.

Page 17: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 17 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

b. Mengadakan pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk menyediakan

bukti-bukti kesesuaian produk yang ditetapkan.

c. Melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran kinerja untuk digunakan

pada kaji ulang proses.

8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan

8.1 Umum

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB merencanakan dan menerapkan proses

pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk menjamin kesesuaian

produk, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan

yang efektif. LSIH-UB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai

efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.

Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan

efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian

sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi

secara berkelanjutan. LSIH-UB memantau tindakan peningkatan dan penerapannya

sebagai input melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Pengukuran kinerja organisasi mencakup:

Pengukuran dan evaluasi produk.

Kemampuan proses.

Kepuasan customer.

Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.

Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.

Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pelayanan, pihak

manajemen membuat ketentuan sebagai berikut :

a. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi

informasi.

b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk dan prosesnya perlu digunakan dalam

menetapkan sasaran yang tepat.

c. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi

supaya tetap akurat dan lengkap.

d. Pengukuran kepuasan customer perlu difokuskan sebagai salah satu prioritas

untuk mengevaluasi kinerja organisasi.

e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang digunakan

sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.

f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.

g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan customer perlu diukur untuk

menentukan informasi secara jelas.

h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman

dan interpretasi hasil verifikasi pengukuran.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Customer

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menentukan metode yang

diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem

manajemen mutu dalam organisasi yang menjadi variabel terikat adalah

kepuasan customer. Kepuasan customer dapat dipantau melalui kuisioner

Page 18: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 18 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada customer (MP 00012

04011).

8.2.2 Audit Internal

Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang

tepat sesuai lingkup audit, termasuk mempertimbangkan hasil audit

sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan,

seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan

kejujuran dari proses tersebut. Audit internal dilakukan oleh PJM minimal 1 kali

dalam setahun. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit

dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung

jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang

dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi

ketidaksesuaian dan penyebabnya. Prosedur audit interal diatur dalam MP

00012 04002.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

LSIH-UB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan

pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut dapat mengukur

mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang

direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan

pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk terjamin (MP 0012

04004).

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB memantau dan mengukur

karakteristik produk untuk memastikan jika persyaratan produk telah terpenuhi.

Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk menurut

pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem

manajemen yang mengacu pada kepuasan customer, diterapkan persyaratan

sebagai berikut :

a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.

b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.

c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya

dilakukan secara rutin.

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menjadwalkan rencana audit

internal tiap 1 tahun sekali untuk memastikan kesesuaian SMM dengan kinerja

laboratorium, yaitu :

a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun.

b. Memenuhi persyaratan standar internasional dan persyaratan sistem

manajemen mutu yang ditetapkan organisasi.

c. Dipelihara dan diterapkan secara efektif.

Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan

harus dipelihara (MP 00012 04002).

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB memastikan bahwa produk yang tidak

sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya.

Pengendalian dilakukan oleh Manajer Teknis LSIH-UB dibantu oleh Kepala Divisi

dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal

ini. Pengendalian meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan

Page 19: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 19 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang

terkait. Pengendalian dilakukan dengan:

a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuian.

b. Menetapkan prosedur terdokumentasi yang mendefinisikan proses-proses yang

terlibat dalam pengendalian produk yang tidak sesuai.

c. Melakukan tindakan pencegahan pemakaian produk yang tidak sesuai (MP 00012

04003).

8.4 Analisis Data

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menentukan, mengumpulkan dan

menganalisis data yang tepat dan akurat untuk memperlihatkan kesesuaian dan

efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan

berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber

lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan

dengan :

a. Kepuasan customer.

b. Kesesuaian dengan persyaratan produk.

c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan

pencegahan dan korektif.

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Berkelanjutan

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB melakukan perbaikan

berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu,

sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan

serta tinjauan manajemen.

8.5.2 Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi

kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang

kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab

ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan. Hasil tindakan

korektif dan pencegahan dicatat dan ditinjau untuk menjamin kesesuaian

produk yang dihasilkan.

Page 20: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 20 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 1. Proses Sistem Manajemen Mutu Yang Berlaku Di LSIH-UB

PROSES SISTEM MANAJEMEN MUTU

MANUAL MUTU

PENGENDALIAN

DOKUMEN

PROSES OPERASIONAL

CUSTOMER

PENGENDALIAN

PRODUK YANG

TIDAK SESUAI

Proses Sistem Manajemen Mutu yang berlaku di LSIH-UB. Manual mutu dilakukan evaluasi

dan perbaikan berdasarkan kepada proses operasional laboratorium dan umpan balik dari

customer.

Page 21: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 21 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 2. Proses Organisasi Dalam Perencanaan, Implementasi Dan Perbaikan Sistem

Mutu Di LSIH-UB

Proses Organisasi dalam perencanaan, implementasi dan perbaikan sistem

mutu di LSIH-UB

CUSTOMER

PERENCANAAN

KAJI ULANG

PELAKSANAANAUDIT DAN

PENGEMBANGAN

Proses organisasi dalam perencanaan, implementasi dan perbaikan SMM di LSIH-UB.

Dalam pelaksanaan SMM selalu mengacu pada hasil audit internal dan pengembangan, kaji

ulang, dan umpan balik customer.

Page 22: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 22 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 3. Skema SMM LSIH-UB Dalam Menuju Akreditasi ISO 9001:2008

Skema SMM LSIH-UB dalam menuju Akreditasi ISO 9001:2008

MANAGEMENT

SYSTEM

ADMINISTRATIVELABORATORY

PROCESS

INTERNAL AUDIT

MANAGEMENT

REVIEWS

ACCREDITATION

NO YES

Skema SMM LSIH-UB dalam menuju akreditasi ISO 9001:2008. Sistem ini berlaku setiap

tahun. Evaluasi dilakukan berdasarkan pada audit internal dan eksternal untuk mencapai

akreditasi.

Page 23: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 23 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 4. Alur Proses Bisnis Produk LSIH-UB

Customer (sampel)

Customer (proposal/ surat ijin)

Proses penerimaan, analisis dan pembuatan laporan

Persetujuan dan pelaksanaan penelitian

laboratorium

Sertifikat hasil uji

Surat keterangan bebas lab

Customer (Form

pendaftaran)

Persetujuan dan pelaksanaan Pelatihan/Training/Workshop atau Magang/Pencangkokan

Penelitian Sertifikat

Page 24: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 24 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 5. Acuan Silang Nominal ke ISO 17025

ISO 9001 ISO 17025

Klausul i Lembar pengesahan

Klausul i Lembar pengesahan

Klausul v Daftar isi Klausul iv Daftar isi

00 Kebijakan mutu PM/4.0/LSIH Persyaratan Manajemen

1.1 Tujuan dan Ruang Lingkup

PM/1.0/LSIH Ruang Lingkup

1.2.3 Struktur organisasi

PM/4.1/LSIH Organisasi

2 Acuan normatif PM/2.0/LSIH Acuan normatif

3 Deskripsi istilah dan definisi

PM/3.0/LSIH Istilah dan definisi

4 Sistem manajemen mutu

PM/4.2/LSIH Sistem manajemen mutu

Klausul 5.4 Tinjauan Manajemen

PM/4.10/LSIH Peningkatan sistem manajemen

Klausul 6.1 Ketersediaan sumber daya

PM/5.2/LSIH Personil

Klausul 6.2 Sumber daya manusia dan pelatihan

PM/5.2/LSIH Personil

Klausul 6.3 Infrastruktur dan lingkungan kerja

PM/5.3/LSIH Kondisi akomodasi dankondisi lingkungan

Klausul 7.4 Pembelian PM/4.6/LSIH Pembelian jasa dan perbekalan

Kalusul 7.6 Pengendalian, pemantauan dan pengukuran

PM/5.4/LSIH Metode pengujian, verifikasi dan validasi metode

Klausul 8.2 Pemantauan dan pengukuran

PM/4.14/LSIH Audit internal

Klausul 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai

PM/4.9/LSIH Pengendalian pekerjaan pengujian yang tidak sesuai

Page 25: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 25 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

KEBIJAKAN MUTU

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati Universitas Brawijaya (LSIH-UB) merupakan

institusi pelaksana dibidang penelitian yang mendorong terwujudnya Universitas Brawijaya

sebagai Universitas terkemuka dibidang pendidikan untuk menghasilkan Sumber Daya

Manusia (SDM) yang berkualitas.

Sesuai dengan klausul 5.3. tentang kebijakan mutu pada ISO 9000:2008 maka

seluruh jajaran pimpinan dan staf LSIH-UB telah berkomitmen untuk menerapkan Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara konsisten dan meningkatkan efektivitas

pelaksanaannya secara berkesinambungan. Seluruh jajaran pimpinan dan staf LSIH-UB

terus berusaha untuk meningkatkan mutu layanan yang diberikan sebagai bentuk kontribusi

terhadap kemajuan Universitas Brawijaya, bangsa dan masyarakat Indonesia.

Secara umum sasaran mutu LSIH-UB adalah :

c. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan

d. Menghasilkan produk/layanan dengan mutu yang baik dan konsisten selaras dengan

sasaran di atas, LSIH-UB bertekad:

g. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 dibidang pelayanan dengan dukungan dari

seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh

serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible dan

accountable.

h. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan pelayanan

laboratorium di perguruan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu

produk atau layanan melalui SMM.

i. Manajemen, semua personil dan analis sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai

dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung

hubungan kerja yang sehat.

j. Meningkatkan SDM melalui program pelatihan bagi semua personil dan analis,

sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan

yang memadai.

k. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga LSIH-UB dapat

mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.

l. Meningkatkan mutu pelayanan kepada customer.

Malang, 09 Mei 2012

Direktur Laboratorium Sentral Ilmu Hayati

Universitas Brawijaya

Prof. Yenny Risjani, DEA, P.hD

NIP. 19610523 198703 2 003

Page 26: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 26 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

MANUAL MUTU LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2. Ruang Lingkup dan Kebijakan Umum

1.1 Tujuan dan Ruang Lingkup

Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu organisasi LSIH-UB

untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara

konsisten sesuai dengan kebutuhan customer dan peraturan yang berlaku. Manual

Mutu ini menjelaskan lingkup SMM yang terkait dengan mandat utama LSIH-UB

yaitu sebagai unit kerja penunjang pelaksana akademik dengan peran :

memberikan layanan fasilitas laboratorium untuk keperluan pendidikan, penelitian

dan pengabdian pada masyarakat. Secara fungsional LSIH-UB bertanggungjawab:

a) Menyediakan peralatan dan bahan kimia; b) Memberikan layanan dan

pendayagunaan fasilitas laboratorium; c) Melakukan pelayanan uji; d)

menyelenggarakan kegiatan pelatihan/training/workshop; e) Menyediakan

pelayanan magang/pencangkokan penelitian dan f) Melakukan urusan tata

administrasi LSIH-UB.

Manual Mutu ini merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang

dirancang untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Manual Mutu ini mencakup

kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu),

struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem

manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008. Manual Mutu ini juga

menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Semua

persyaratan SMM ISO 9001:2008 diaplikasikan oleh LSIH-UB tanpa pengecualian

(Lampiran 1). Sementara itu, pembatasan terminologi yang digunakan dalam SMM

ini dijelaskan di Bagian 2 tentang Deskripsi Istilah dan Definisi.

1.2 Kebijakan Umum

1.2.1 Sejarah LSIH UB

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati Universitas Brawijaya (LSIH-UB)

merupakan laboratorium bagian dari Universitas Brawijaya dibawah

koordinasi langsung oleh Rektor dengan tugas mendukung penelitian dan

penyelenggaraan pelayanan pengujian. LSIH-UB berdiri berdasar Surat

Keputusan Rektor No: 368/SK/2007 tanggal 23 Oktober 2007. Kedudukan

LSIH UB berdasar Pola Tata Kelola Universitas Brawijaya 2008 dalam

Struktur Organisasi Universitas Brawijaya adalah Unsur Penunjang

Pelaksana Akademik. Dalam melaksanakan tugasnya, LSIH-UB dilengkapi

dengan peralatan penelitian yang mutakhir sesuai dengan perkembangan dan

kebutuhan IPTEK agar mampu menghasilkan karya ilmiah yang terakui

secara internasional. Guna menunjang fungsi tersebut di atas maka

laboratorium memiliki personil laboratorium yang tersertifikasi dalam ruang

lingkup uji.

Sebagai unit pendukung Universitas, LSIH-UB mencatatkan

prestasi dalam pelaksanaan penelitian yang handal. Prestasi LSIH-UB

ini ditunjukkan dengan meraih akreditasi ISO 17025:2005 untuk

Laboratorium Pengujian dari Komite Akreditasi Nasional (KAN).

Akreditasi berlaku terhitung mulai tanggal 19 Januari 2012 LSIH-UB

Page 27: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 27 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

dengan ruang lingkup pengujian dengan nomor kode laboratorium LP-

564-IDN

1.2.2 Motto : Serve You The Best

Visi LSIH-UB adalah menjadi institusi yang menyediakan segala informasi

penelitian, pelaksana penelitian dan menjadi pusat pengembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi (IPTEK).

Sedangkan Misi LSIH-UB adalah:

4. Melakukan pengembangan dan penyebarluasan IPTEK dan

mengupayakan penggunaannya pada masyarakat.

5. Meningkatkan kemampuan dan kualitas peneliti (SDM) yang profesional

serta berkepribadian.

6. Memberikan jasa pelayanan untuk penelitian dan pengembangan ilmu-ilmu

hayati, kedokteran, kesehatan masyarakat, ilmu-ilmu dasar serta bidang-

bidang kajian yang terkait untuk bisa memberikan solusi penyelesaian

masalah yang ada di masyarakat.

1.2.3 Struktur Organisasi

Sesuai klausul 4.1 persyaratan ISO 9001:2008 maka berdasar SK

Rektor No : 110/SK/2012 struktur organisasi Laboratorium Sentral Ilmu Hayati

adalah:

Pembantu Rektor I,II Universitas Brawijaya

Direktur

Manajer Administrasi

Manajer Teknis

Manajer Mutu

Ka.Div/Deputi Molekuler dan

Seluler

Ka.Div/ Deputi

Pangan

Rektor Universitas Brawijaya

Gambar 1. Struktur Organisasi LSIH-UB

Page 28: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 28 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

1.2.4 Rincian Tugas dan Tanggung Jawab

No.

Jabatan

Job Deskripsi

1. Direktur 9. Mengesahkan dan menetapkan manual mutu dan

kebijakan mutu laboratorium.

10. Menjamin tersedianya sumber daya.

11. Menjamin bahwa implementasi manajemen mutu

dilaksanakan secara konsisten.

12. Menyetujui kebutuhan pengadaan peralatan

sesuai dengan Prosedur Mutu (PRM/4.6.0/LSIH :

Prosedur Pembelian Jasa dan Perbekalan).

13. Memimpin organisasi dan melaksanakan fungsi

manajemen laboratorium.

14. Menjalin kerjasama dengan laboratorium

terakreditasi lainnya dan organisasi pemberi

akreditasi nasional/internasional.

15. Memimpin kaji ulang manajemen.

2. Manajer

Administrasi

7. Bertanggung jawab pada pelaksanaan /

implementasi sistem mutu laboratorium.

8. Bertanggung jawab untuk mempersiapkan

rekaman-rekaman yang diperlukan untuk audit

internal dan kaji ulang manajemen.

9. Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang

dan jasa.

10. Menyeleksi dan bertanggung jawab terhadap

kompetensi personil.

11. Melakukan sosialisasi akreditasi Laboratorium ke

instansi yang membutuhkan.

12. Bertanggung jawab terhadap tugas-tugas Manajer

Mutu, apabila Manajer Mutu berhalangan hadir.

3. Manager

Representatif

dipegang oleh

Manajer Mutu

11. Memeriksa manual mutu untuk disahkan oleh

Direktur.

12. Mengesahkan manual prosedur.

13. Penghubung dengan Komite Akreditasi

Nasional

14. Mensosialisasikan dan menjamin sistem

mutu.

15. Merencanakan dan menyelenggarakan audit

internal laboratorium.

16. Menyiapkan materi kaji ulang sistem

manajemen mutu.

17. Bertanggung jawab terhadap jaminan mutu.

18. Merumuskan dan melaksanakan sasaran

pendidikan, pelatihan dan ketrampilan personil.

19. Menanggapi pengaduan Customer.

Page 29: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 29 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

4. Manajer Teknis 10. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan

pengujian.

11. Menandatangani sertifikat pengujian.

12. Memeriksa laporan hasil pengujian.

13. Mengesahkan Instruksi Kerja.

14. Mengusulkan bahan dan alat yang dibutuhkan

untuk pengujian serta alat yang harus dikalibrasi

ulang.

15. Bertanggung jawab terhadap kinerja analis.

16. Bertanggung jawab terhadap kinerja alat

dan kalbrasi.

17. Memerikasa dan Menyetujui pelatihan

analis/teknisi.

18. Bertanggung jawab terhadap jaminan

mutu pengujian.

5. Ka. Divisi/Deputi

Biomol

5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan

pengujian terhadap analis.

6. Memeriksa hasil analisis dan mengesahkan hasil

pengujian akan dilakukan Manajer Teknis. Apabila

Ka.Div dan Manaje Teknis berhalangan secara

bersamaan maka pengesahan dilakukan oleh

Manaje Mutu.

7. Membantu manajer teknis dalam menjga kinerja

alat

8. Membantu Manajer Teknis dalam menjami mutu

pengujian

13. Mengiventarisasi alat dan kemikalia pengujian

setiap 3 bulan

14. Melakukan kalibrasi peralatan

15. Merencanakan kebutuhan alat dan kemikalia

pengujian setiap 3 bulan

16. Memerikasa intruksi kerja

17. Mengusulkan pelatihan analis/teknisi

18. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer

Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan

6. Ka. Divisi/Deputi

Pangan

1.2.8 Rencana Strategis

Rencana Strategis (Renstra) Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB

2009-2012 merupakan wujud komitmen pada Tugas Pokok dan Fungsi

(Tupoksi) dan keberlanjutan dari kegiatan tahunan LSIH-UB 2005-2008.

Rencana Strategis 2012-2016 ini dibuat berdasarkan pada:

6. Peningkatan layanan pengujian tersertifikasi ISO 17025:2005

7. Peningkatan fasilitas peralatan untuk penelitian

8. Peningkatan pendidikan/kemampuan bagi dosen, analis dan staf administrasi

Page 30: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 30 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

9. Peningkatan kualitas penelitian

10. Peningkatan kualitas dan penjaminan jadwal pelaksanaan pelatihan dan workshop

Secara umum Renstra LSIH-UB merupakan arah pengembangan

LSIH-UB dalam 4 tahun ke depan serta berguna sebagai dasar

pengembangan laboratorium di lingkungan UB. Rencana Strategis LSIH-UB

empat tahun ke depan (2012-2016), secara garis besar meliputi program :

l. Penambahan lingkup pengujian tersertifikasi

m. Penambahan jumlah alat terkalibrasi

n. Penambahan peralatan penelitian

o. Peningkatan kemampuan staf analisis untuk penanganan alat penelitian melalui pelatihan operasional alat.

p. Pengiriman staf administrasi, analisis dan dosen untuk mengikuti pelatihan sesuai tupoksinya.

q. Penelitian hasil kerjasama dan hibah meningkat

r. Publikasi Ilmiah Nasional dan Internasional

s. Pengembangan jurnal internasional

t. Penyelenggaraan seminar tahunan

u. Inventarisasi materi dan jadwal pelatihan

v. Inventarisasi materi dan jadwal workshop

1.2.9 Customer

Customer adalah pengguna layanan laboratorium yang berupa

layanan penelitian dan pengujian di LSIH-UB yang meliputi civitas akademika

dan civitas non akademika. Civitas akademika terdiri dari mahasiswa (S1,S2

dan S3), dosen dan peneliti. Civitas non akademika adalah pihak umum

misalnya dari perusahaan dan instansi.

Persyaratan customer antara lain:

4. Penelitian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di

LSIH UB.

- Customer mengajukan permohonan untuk melakukan penelitian di

LSIH-UB dan melampirkan proposal penelitian serta foto 3x4 sebanyak

3 lembar.

- Mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan.

- Membayar uang muka bench fee lab sesuai dengan kriteria pengguna

lab (mahasiswa S1, S2, S3, peneliti atau dosen).

5. Pengujian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di

LSIH UB.

- Mengisi formulir permohonan pengujian.

- Menyerahkan sampel pengujian.

- Membayar uang muka untuk pengujian.

6. Pelatihan/Training/Workshop atau Magang/Pencangkokan Penelitian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di

LSIH UB.

Page 31: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 31 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

- Mengisi formulir permohonan pelatihan/training/workshop/

magang/pencangkokan.

- Membayar uang muka untuk pengujian.

1.2.10 Sasaran Mutu

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati Universitas Brawijaya (LSIH-UB)

memberikan pelayanan yang mengutamakan mutu dan kepuasan customer

serta menjamin bahwa pekerjaan pengujian dilaksanakan dengan kejujuran

teknis, teliti, cepat dan akurat. Sasaran mutu yang akan dicapai adalah:

No. Butir mutu Sasaran mutu

2011 Capaian

2011 Rencana

2012

1. Alat-alat penelitian yang terkalibrasi 15 unit 20 unit 20 unit

2. Lingkup pengujian yang terakreditasi 2 0 5

3. Personil yang tersertifikasi sesuai dengan kompetensinya

3 orang 6 orang

6 orang

4. Tingkat kepuasan customer 90 % 96% 96%

5. Lama penyelesaian analisis

Kadar air, Kadar protein dan Kadar abu 20 hari 3 hari 15 hari

Karyotyping 25 hari 15 hari 25 hari

6. Acuan Normatif

Laboratorium melakukan pengujian hanya atas permintaan customer.

Laboratorium mentaati dan melaksanakan peraturan yang berlaku, mengacu pada

ISO/IEC 17025-2005. Pengujian yang dilakukan laboratorium bersifat independen.

7. Deskripsi Istilah dan Definisi

Rantai pasokan (Supply Chain). Dalam pengembangan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB berlaku rantai pasokan yang

menjelaskan hubungan antara supplier (Perundangan-undangan, Dikti, Diknas atau

Peraturan, Keputusan Senat dan Rektor UB) organization Laboratorium Sentral Ilmu

Hayati UB customer adalah civitas akademika meliputi Mahasiswa, Dosen, Pimpinan

Universitas serta pihak lain yaitu civitas non akademika.

Supplier organization customer

Product Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB dapat berupa penyediaan jasa

layanan penelitian dan layanan uji laboratorium berdasarkan mandat yang diberikan oleh

pimpinan universitas melalui Rektor UB, dengan melibatkan seluruh jajaran LSIH-UB.

ISO 9001:2008 Klausul 7.4 Pembelian

Tim Pengadaan Barang UB bertanggung jawab untuk mengkoordinir

perencanaan, penyusunan dan pelaksanaan pengadaan barang serta jasa sesuai

kebijakan LSIH-UB. Proses pengadaan barang diatur dalam Manual Prosedur

Pengadaan Barang dan Jasa di LSIH-UB (MP 00012 04010). Pengadaan jasa layanan

juga dilakukan untuk implementasi standarisasi sistem manajemen mutu dan sertifikasi

ISO 9001:2008.

Personil Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB meliputi staf manajerial, laboran

dan teknisi. Staf manajerial adalah dosen di UB dari beberapa fakultas dengan

Page 32: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 32 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

kompetensi di bidang hayati. Staf laboran dan teknisi adalah SDM hasil rekruitment yang

kompeten dan memenuhi persyaratan administrasi sesuai kebutuhan pekerjaan di

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati.

ISO 9001:2008 Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan

Pengukuran

LSIH-UB melakukan pengendalian dan pemantauan terhadap peralatan penelitian

dan layanan uji. Pengendalian dilakukan dengan kalibrasi alat (MP 00012 04005)

sedangkan pemantauan dilakukan dengan pengisian log book penggunaan alat.

Pemantauan layanan uji dilakukan dengan menyebarkan kuisioner terhadap kepuasan

customer (MP 00012 04011).

8. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum

Manajemen LSIH-UB berkomitmen untuk menjalankan sistem manajemen

mutu yang efektif dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara

dan melakukan peningkatan berkelanjutan. Identifikasi dan pengelolaan proses

dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan

perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang.

Dalam rangka menerapkan SMM di Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB,

diambil langkah-langkah menentukan Manajer Mutu (MM) dan proses-proses yang

dibutuhkan dalam SMM, adalah :

f. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses manajemen (Lampiran 1).

g. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa

proses operasi berlangsung efektif (Lampiran 4).

h. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk

mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses operasi tersebut

(Klausul 6.2 hal 25).

i. Memantau, mengukur dan menganalisis proses operasi tersebut (MP 00012

0014).

j. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

8.2 Persyaratan Dokumentasi

8.2.1 Umum

Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan

antara perencanaan, implementasi dan pengendalian proses kegiatan LSIH-

UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan

untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan customer dan

peningkatan mutu yang berkelanjutan.

8.2.2 Manual Mutu

Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan

LSIH-UB maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan

organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan

mutu.

8.2.3 Pengendalian Dokumen dan Rekaman

LSIH-UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi

mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait

dengan persyaratan SMM. Tata cara pengendalian dokumen dan rekaman

Page 33: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 33 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

diatur dalam Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. MP

00012 04001.

9. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Direktur LSIH-UB memberikan komitmennya sehubungan dengan

pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan

efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu.

Manajemen LSIH-UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk:

h. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu LSIH-

UB.

i. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di LSIH-UB untuk meningkatkan

kesadaran, motivasi dan keterlibatannya DP/4.1.6.01/LSIH.

j. Memastikan bahwa mandat yang diberikan kepada LSIH-UB dilaksanakan oleh

seluruh jajaran Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB.

k. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan

sustainable, serta terpenuhinya persyaratan customer, sehingga sasaran mutu

tercapai.

l. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang efektif dan efisien telah

diterapkan dan dipelihara agar sasaran mutu tercapai.

m. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi kegiatan LSIH-UB.

n. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil keputusan

untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.

Kebijakan mutu di LSIH-UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan

produk dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang LSIH-UB menuntut

komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi,

kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta

keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu LSIH-UB berkomitmen untuk:

f. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku.

g. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik

dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu.

h. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja LSIH-UB kepada seluruh elemen

organisasi dan pihak terkait.

i. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap

mutu.

j. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggung jawab

terhadap manajemen mutu.

Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Direktur LSIH-UB secara

efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk :

f. Konsisten terhadap visi organisasi.

g. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh setiap elemen organisasi secara

keseluruhan.

h. Direktur LSIH-UB memperhatikan komitmen terhadap mutu dan faktor yang

mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.

i. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada semua elemen organisasi dengan

kepemimpinan yang jelas oleh Direktur LSIH-UB.

j. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dan kesesuaiannya untuk

memenuhi kepuasan customer.

Page 34: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 34 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

9.2 Fokus Pada Pelanggan

Direktur memastikan bahwa persyaratan customer telah ditetapkan guna meningkatkan kepuasan customer sesuai klausul 7.2.1 dan 8.2.1.

9.3 Kebijakan Mutu

Direktur memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan sasaran

organisasi, mengkomunikasikan dan meninjau kesesuaiannya secara terus menerus.

9.4 Perencanaan

9.4.1 Sasaran Mutu

Dalam menentukan sasaran mutu, Direktur LSIH-UB harus memastikan

bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan

produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.

5.4.2 Perencanaan SMM

Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Direktur LSIH-UB

memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka

memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu

keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada

perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan

yang diterapkan.

Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat

konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur.

Sasaran ini harus disebarluaskan secara efektif pada seluruh jajaran LSIH-UB

diikuti dengan tanggung jawabnya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

untuk setiap bidang terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan

direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu LSIH-UB adalah:

e. Menjadikan LSIH-UB sebagai Laboratorium Sentral Ilmu Hayati yang

memenuhi kriteria ISO 9001:2008.

f. Meningkatkan peran LSIH-UB dalam penyelenggaraan kegiatan penelitian

dan layanan uji.

g. Meminimalkan aktivitas LSIH-UB yang tidak sesuai dengan visi misi atau

kontra produktif dengan fungsi Laboratorium Sentral Ilmu Hayati.

h. Meminimalkan kesenjangan ekspektasi customer akibat ketidaksesuaian

aktivitas LSIH-UB dengan kebutuhan customer.

Perencanaan sistem manajemen mutu berhubungan dengan

identifikasi, operasi, pengendalian proses, penyediaan sumber daya,

pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan

peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning)

dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut tahapan proses, pihak

yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target indikator

keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat

bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif

pemecahan masalah. Laporan tertulis yang terdokumentasi baik tersebut

menunjukkan komitmen Direktur LSIH-UB pada peningkatan mutu

berkelanjutan.

Page 35: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 35 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

9.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

9.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Direktur LSIH-UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang

setiap pihak pelaksana kegiatan Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah

ditetapkan serta dikomunikasikan. (MP 00012 04012).

5.5.2. Wakil Manajemen

Direktur LSIH-UB menunjuk Manajer Mutu yang diluar tanggung

jawabnya memiliki tanggung jawab dan wewenang:

d. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen

mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara.

e. Melaporkan kepada direktur tentang kinerja sistem manajemen mutu dan

kebutuhan untuk koreksi. Pelaporan dilakukan dalam rapat manajemen.

f. Memastikan bahwa kebutuhan customer (pengguna Laboratorium Sentral

Ilmu Hayati) terkait layanan LSIH-UB telah dirumuskan dan

dikomunikasikan pada seluruh jajaran staf Laboratorium Sentral Ilmu

Hayati sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya.

Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan

pada keseluruhan struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung

jawab pada dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang

efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap

elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan

mutu.

5.5.4. Komunikasi Internal

Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu,

persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini

diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen

organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan. Komunikasi ini juga

mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi. Komunikasi

internal dapat didelegasikan kepada Kepala Divisi. Manajemen juga dituntut

untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi

pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan customer (MP 00012 04012).

9.6 Tinjauan Manajemen

Manajemen LSIH-UB meninjau sistem manajemen mutu organisasi secara

periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas yang

berkelanjutan. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan

perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan

sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik.

(DP/5.6.0.01/9001/LSIH Rekaman hasil kaji ulang manajemen 9001).

Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta

ditindaklanjuti. Input untuk tinjauan manajemen meliputi : hasil audit, umpan balik dari

customer, kinerja proses dan kesesuaian produk terkait, status dari tindakan

pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya,

perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi

untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi

keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan perbaikan yang efektif dari

dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan

keinginan customer dan sumber daya yang dibutuhkan (DP/4.14.3.01/LSIH).

Page 36: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 36 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

6. Pengelolaan Sumber Daya

6.1 Manajemen Sumber Daya

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menentukan dan menjamin

ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan,

memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus mengembangkan dan

memperbaiki efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk

menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan customer dan pihak

lain yang terkait. Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah membuat rencana

pengembangan sumber daya sesuai dengan visi LSIH-UB.

6.2 Sumber Daya Manusia dan Pelatihan

6.2.1 Umum

Setiap personel yang terlibat dalam LSIH-UB sangat berpengaruh besar

terhadap mutu produk. Di dalam organisasi LSIH-UB, setiap personel memiliki

kompetensi berdasarkan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai

dengan pekerjaannya. Direktur LSIH-UB akan selalu memastikan bahwa

kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja

organisasi yang efektif.

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, dan Kepedulian

Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana

ditetapkan dalan SMM, maka LSIH-UB:

6. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang

yang relevan sehingga mutu produk terjamin (DP/5.2.5.01/LSIH).

7. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula

untuk mencapai kompetensi yang diperlukan. Prosedur pelatihan personel

diatur dalam PRM/5.2.0/LSIH (Prosedur Pendidikan, Pelatihan Dan

Keterampilan Personil)

8. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.

9. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya

dalam usaha pencapaian sasaran mutu.

10. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan, ketrampilan dan

pengalaman kerja (MP 00012 04001).

6.3 Prasarana

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menyediakan dan memelihara

beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam

pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana,

yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi.

Sarana yang dibutuhkan meliputi front office, ruang laboratorium, ruang staf, ruang

seminar dan ruang sidang. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi

peralatan laboratorium, alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner,

printer, papan tulis, kamera, voice recorder, software, meja, kursi dan lemari

dokumen. Seluruh personil LSIH-UB bertanggung jawab untuk menciptakan suasana

kerja yang nyaman, kondusif, dinamis, dan produktif (DP 5.3.3.5.01).

6.4. Lingkungan Kerja

Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan

pertimbangan sebagai berikut :

Page 37: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 37 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

3. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.

4. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran,

kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan

dan pembaharuan.

7. Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah merancang spesifikasi produk dan

telah merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan

realisasi produk berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari sistem

manajemen mutu. Dalam perencanaan realisasi produk, LSIH-UB telah menetapkan

hal-hal sebagai berikut:

e. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.

f. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya

untuk menghasilkan produk.

g. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus

dan kriteria untuk penerimaan produk.

h. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses

menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan. Bukti laporan hasil uji

7.2 Proses yang Berhubungan dengan Customer

7.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB telah menentukan mekanisme dan

standar realisasi produk dan meninjau ulang mekanisme dan standar tersebut

secara periodik. Untuk itu, LSIH-UB menentukan:

e. Mekanisme dan standar yang dilaksanakan, mencakup ketersediaan,

kecepatan, ketepatan waktu proses, mutu layanan, kuantitas dan

akuntabilitas.

f. Mekanisme dan standar yang tidak ditentukan tetapi dibutuhkan pada

realisasi produk.

g. Mekanisme dan standar dari undang-undang dan peraturan yang

berhubungan dengan produk.

h. LSIH-UB menentukan mekanisme dan standar lainnya.

7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB meninjau mekanisme dan standar

yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi

memenuhi janji untuk menyampaikan produk ke customer. Sebelum

menentukan dan menetapkan peraturan, pihak manajemen terlebih dahulu

meninjau permintaan customer untuk memastikan pemenuhan mekanisme dan

standar yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus

dipastikan bahwa :

d. Mekanisme dan standar produk sudah didefinisikan.

e. Ada kejelasan jika mekanisme dan standar proses berbeda antara yang

dinyatakan sebelumnya dengan yang direalisasikan.

f. LSIH-UB memiliki kemampuan untuk memenuhi mekanisme dan standar

yang sudah ditentukan.

Page 38: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 38 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

7.2.3 Komunikasi Customer

Laboratorium menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif

untuk komunikasi dengan customer berkaitan dengan:

d. Informasi produk dengan membuat brosur yang disediakan di front office.

e. Pertanyaan-pertanyaan berkaitan dengan layanan produk.

f. Umpan balik dan pengaduan customer direkam dalam DP/4.8.2.01/LSIH.

7.3 Desain Produk

7.3.1. Perencanaan Desain dan Pengembangan

Dalam rangka melakukan desain produk, Direktur LSIH-UB memastikan

bahwa keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara

untuk menjawab kebutuhan dan harapan pengguna maupun pihak yang

berkepentingan lainnya. Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain

produk dengan menentukan:

d. Tahap desain dan pengembangan.

e. Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain.

f. Tanggung jawab dan wewenang dari desain.

7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan

Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk

memastikan keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung jawab yang

diemban. Dalam melakukan perencanaan dan pengembangan desain, instruksi

yang harus dilakukan :

h. Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel.

i. Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran.

j. Menetapkan jangka waktu, frekuensi, dasar dari aktivitas verfikasi dan

pengesahan desain.

k. Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk serta kriteria produk

yang diterima.

l. Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung jawab untuk

perencanaan desain.

m. Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.

n. Persyaratan peraturan perundangan yang berlaku

7.3.3 Keluaran Desain dan Pengembangan

Produk laboratorium berupa lingkup pengujian ataupun penggunaan

peralatan laboratorium harus disetujui rapat staf sebelum dikeluarkan. Keluaran

produk dan pengembangan harus memenuhi persyaratan yang berlaku.

Dilakukan identifikasi masalah sebagai tindakan pencegahan apabila

ditemukan ketidaksesuaian produk yang dihasilkan.

7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan

Produk pengembangan ditinjau secara sistematis untuk menilai

kemampuan memenuhi kebutuhan customer dan mengidentifikasi setiap

masalah yang kemungkinan timbul untuk dilakukan tindakan yang diperlukan.

7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi dilakukan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan

untuk memastikan bahwa lingkup uji produk ataupun layanan yang dikeluarkan

telah memenuhi persyaratan. Rekaman hasil validasi dan setiap tindakan yang

diperlukan disimpan dalam rekaman hasil verifikasi (DP /5.4.5.01/LSIH).

Page 39: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 39 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

7.3.6. Validasi Desain dan Pengembangan

Validasi dilakukan untuk memastikan bahwa produk layanan dan

lingkup pengujian yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan yang

ditetapkan. Rekaman hasil validasi direkam dalam DP /5.4.5.01/LSIH.

7.3.7. Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Perubahan lingkup pengujian dan layanan penelitian dievaluasi.

Rekaman hasil tinjauan perubahan dan setiap tindakan yang diperlukan

direkam dalam MP 00012 04013.

7.4 Pembelian

Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan customer, faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi mutu yang ditetapkan LSIH-UB termasuk didalamnya informasi produk dan verifikasi produk yang dibeli (PRM/4.6.0/LSIH).

7.5 Proses Produksi

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB merencanakan dan melaksanakan

produksi di bawah kondisi terkendali. LSIH-UB mengidentifikasi setiap komponen

dan produk dari setiap proses produksi sampai pengiriman ke customer (Lampiran

3).

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi

LSIH-UB melakukan hal-hal sebagai berikut :

f. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.

g. Menyediakan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja.

h. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.

i. Mengadakan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

j. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

7.5.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa

Laboratorium melakukan validasi setiap lingkup pengujian dan layanan

penelitian. Validasi harus menunjukkan kemampuan proses mencapai hasil

yang direncanakan yang mencakup peralatan dan kualifikasi personil dan

penggunaan metode (PRM/5.9.0/LSIH).

7.5.3 Identifikasi

Laboratorium mengidentifikasi lingkup pengujian dan layanan penelitian

berkaitan dengan metode dan keabsahan yang masih berlaku

(PRM/5.9.0/LSIH).

7.5.4 Milik Customer

Laboratorium memelihara sampel milik customer sesuai dengan

prosedur yang berlaku di laboratorium (PRM/5.8.0/LSIH).

7.6 Pengendalian Peralatan, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan

Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan LSIH-UB adalah sertifikat hasil

uji maka LSIH-UB melakukan evaluasi kinerja (MP. 00012 04011) dengan kuisioner

dan feedback sebagai alat untuk mengukur keberhasilan mekanisme dan standar

layanan. Untuk itu, LSIH-UB:

d. Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses produksi.

Page 40: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 40 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

e. Mengadakan pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk menyediakan

bukti-bukti kesesuaian produk yang ditetapkan.

f. Melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran kinerja untuk digunakan

pada kaji ulang proses.

8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan

8.1 Umum

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB merencanakan dan menerapkan proses

pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk menjamin kesesuaian

produk, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan

yang efektif. LSIH-UB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai

efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.

Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan

efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian

sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi

secara berkelanjutan. LSIH-UB memantau tindakan peningkatan dan penerapannya

sebagai input melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Pengukuran kinerja organisasi mencakup:

Pengukuran dan evaluasi produk.

Kemampuan proses.

Kepuasan customer.

Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.

Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.

Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pelayanan, pihak

manajemen membuat ketentuan sebagai berikut :

i. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi

informasi.

j. Pengukuran, analisis, peningkatan produk dan prosesnya perlu digunakan dalam

menetapkan sasaran yang tepat.

k. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi

supaya tetap akurat dan lengkap.

l. Pengukuran kepuasan customer perlu difokuskan sebagai salah satu prioritas

untuk mengevaluasi kinerja organisasi.

m. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang digunakan

sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.

n. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.

o. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan customer perlu diukur untuk

menentukan informasi secara jelas.

p. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman

dan interpretasi hasil verifikasi pengukuran.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Customer

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menentukan metode yang

diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem

manajemen mutu dalam organisasi yang menjadi variabel terikat adalah

kepuasan customer. Kepuasan customer dapat dipantau melalui kuisioner

Page 41: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 41 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada customer (MP 00012

04011).

8.2.2 Audit Internal

Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang

tepat sesuai lingkup audit, termasuk mempertimbangkan hasil audit

sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan,

seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan

kejujuran dari proses tersebut. Audit internal dilakukan oleh PJM minimal 1 kali

dalam setahun. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit

dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung

jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang

dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi

ketidaksesuaian dan penyebabnya. Prosedur audit interal diatur dalam MP

00012 04002.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

LSIH-UB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan

pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut dapat mengukur

mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang

direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan

pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk terjamin (MP 0012

04004).

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB memantau dan mengukur

karakteristik produk untuk memastikan jika persyaratan produk telah terpenuhi.

Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk menurut

pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem

manajemen yang mengacu pada kepuasan customer, diterapkan persyaratan

sebagai berikut :

d. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.

e. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.

f. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya

dilakukan secara rutin.

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menjadwalkan rencana audit

internal tiap 1 tahun sekali untuk memastikan kesesuaian SMM dengan kinerja

laboratorium, yaitu :

d. Sesuai dengan perencanaan yang disusun.

e. Memenuhi persyaratan standar internasional dan persyaratan sistem

manajemen mutu yang ditetapkan organisasi.

f. Dipelihara dan diterapkan secara efektif.

Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan

harus dipelihara (MP 00012 04002).

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB memastikan bahwa produk yang tidak

sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya.

Pengendalian dilakukan oleh Manajer Teknis LSIH-UB dibantu oleh Kepala Divisi

dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal

ini. Pengendalian meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan

Page 42: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 42 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang

terkait. Pengendalian dilakukan dengan:

d. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuian.

e. Menetapkan prosedur terdokumentasi yang mendefinisikan proses-proses yang

terlibat dalam pengendalian produk yang tidak sesuai.

f. Melakukan tindakan pencegahan pemakaian produk yang tidak sesuai (MP 00012

04003).

8.4 Analisis Data

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB menentukan, mengumpulkan dan

menganalisis data yang tepat dan akurat untuk memperlihatkan kesesuaian dan

efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan

berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber

lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan

dengan :

d. Kepuasan customer.

e. Kesesuaian dengan persyaratan produk.

f. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan

pencegahan dan korektif.

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Berkelanjutan

Laboratorium Sentral Ilmu Hayati UB melakukan perbaikan

berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu,

sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan

serta tinjauan manajemen.

8.5.2 Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi

kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang

kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab

ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan. Hasil tindakan

korektif dan pencegahan dicatat dan ditinjau untuk menjamin kesesuaian

produk yang dihasilkan.

Page 43: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 43 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 1. Proses Sistem Manajemen Mutu Yang Berlaku Di LSIH-UB

PROSES SISTEM MANAJEMEN MUTU

MANUAL MUTU

PENGENDALIAN

DOKUMEN

PROSES OPERASIONAL

CUSTOMER

PENGENDALIAN

PRODUK YANG

TIDAK SESUAI

Proses Sistem Manajemen Mutu yang berlaku di LSIH-UB. Manual mutu dilakukan evaluasi

dan perbaikan berdasarkan kepada proses operasional laboratorium dan umpan balik dari

customer.

Page 44: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 44 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 2. Proses Organisasi Dalam Perencanaan, Implementasi Dan Perbaikan Sistem

Mutu Di LSIH-UB

Proses Organisasi dalam perencanaan, implementasi dan perbaikan sistem

mutu di LSIH-UB

CUSTOMER

PERENCANAAN

KAJI ULANG

PELAKSANAANAUDIT DAN

PENGEMBANGAN

Proses organisasi dalam perencanaan, implementasi dan perbaikan SMM di LSIH-UB.

Dalam pelaksanaan SMM selalu mengacu pada hasil audit internal dan pengembangan, kaji

ulang, dan umpan balik customer.

Page 45: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 45 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 3. Skema SMM LSIH-UB Dalam Menuju Akreditasi ISO 9001:2008

Skema SMM LSIH-UB dalam menuju Akreditasi ISO 9001:2008

MANAGEMENT

SYSTEM

ADMINISTRATIVELABORATORY

PROCESS

INTERNAL AUDIT

MANAGEMENT

REVIEWS

ACCREDITATION

NO YES

Skema SMM LSIH-UB dalam menuju akreditasi ISO 9001:2008. Sistem ini berlaku setiap

tahun. Evaluasi dilakukan berdasarkan pada audit internal dan eksternal untuk mencapai

akreditasi.

Page 46: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 46 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 4. Alur Proses Bisnis Produk LSIH-UB

Customer (sampel)

Customer (proposal/ surat ijin)

Proses penerimaan, analisis dan pembuatan laporan

Persetujuan dan pelaksanaan penelitian

laboratorium

Sertifikat hasil uji

Surat keterangan bebas lab

Customer (Form

pendaftaran)

Persetujuan dan pelaksanaan Pelatihan/Training/Workshop atau Magang/Pencangkokan

Penelitian Sertifikat

Page 47: MANUAL MUTU - lsih.ub.ac.id€¦ · 4. Menggantikan tugas dan wewenang Manajer Teknis apabila Manajer Teknis berhalangan. 5. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh

Halaman 47 dari 23 Manual Mutu LSIH-UB 2012

Lampiran 5. Acuan Silang Nominal ke ISO 17025

ISO 9001 ISO 17025

Klausul i Lembar pengesahan

Klausul i Lembar pengesahan

Klausul v Daftar isi Klausul iv Daftar isi

00 Kebijakan mutu PM/4.0/LSIH Persyaratan Manajemen

1.1 Tujuan dan Ruang Lingkup

PM/1.0/LSIH Ruang Lingkup

1.2.3 Struktur organisasi

PM/4.1/LSIH Organisasi

2 Acuan normatif PM/2.0/LSIH Acuan normatif

3 Deskripsi istilah dan definisi

PM/3.0/LSIH Istilah dan definisi

4 Sistem manajemen mutu

PM/4.2/LSIH Sistem manajemen mutu

Klausul 5.4 Tinjauan Manajemen

PM/4.10/LSIH Peningkatan sistem manajemen

Klausul 6.1 Ketersediaan sumber daya

PM/5.2/LSIH Personil

Klausul 6.2 Sumber daya manusia dan pelatihan

PM/5.2/LSIH Personil

Klausul 6.3 Infrastruktur dan lingkungan kerja

PM/5.3/LSIH Kondisi akomodasi dankondisi lingkungan

Klausul 7.4 Pembelian PM/4.6/LSIH Pembelian jasa dan perbekalan

Kalusul 7.6 Pengendalian, pemantauan dan pengukuran

PM/5.4/LSIH Metode pengujian, verifikasi dan validasi metode

Klausul 8.2 Pemantauan dan pengukuran

PM/4.14/LSIH Audit internal

Klausul 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai

PM/4.9/LSIH Pengendalian pekerjaan pengujian yang tidak sesuai