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Manual de usuario LGT Portal Web

Copyright © Logalty 2005-2010

Todos los derechos reservados

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Madrid, 25 de Diciembre de 2010

LGT Portal Web MANUAL DE USUARIO

TIPO DE DOCUMENTO REFERENCIA:

Manual de Usuario Manual de usuario_LGT Portal Web

VERSIÓN AUTOR OTROS

1.2, 12_04_2012 Logalty -

Notificamos. Publicamos. Certificamos. www.logalty.com

Notificamos. Publicamos. Certificamos. Documento Confidencial

Manual de usuario LGT Portal Web v.1.2

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1. Índice de Contenidos

1. Índice de Contenidos ................................................................................................ 2

2. Inicio de la Aplicación .............................................................................................. 4

3. Autenticación ........................................................................................................... 4

4. Estructura de la Aplicación ........................................................................................ 5

5. Opciones del Menú Principal .................................................................................... 6

6. ¿Cómo utilizar la aplicación? Configuración previa. .................................................... 8

6.1. Acceder al Panel de Administración ........................................................................ 8

6.2. Configuración del Certificado a utilizar.................................................................... 9

6.2.1. Añadir Certificado .............................................................................................. 9

6.2.2. Editar un Certificado ......................................................................................... 10

6.2.3. Eliminar un Certificado ..................................................................................... 10

6.3. Configuración de Grupos, Usuarios y Empresa ....................................................... 11

6.3.1. Gestión de Grupos ........................................................................................... 11

6.3.1.1. Añadir Grupo ............................................................................................... 12

6.3.1.2. Editar Grupo ................................................................................................ 13

6.3.1.3. Eliminar Grupo ............................................................................................. 13

6.3.2. Gestión de Usuarios ......................................................................................... 14

6.3.2.1. Añadir Usuario ............................................................................................. 14

6.3.2.2. Editar Usuario ............................................................................................... 16

6.3.2.3. Eliminar Usuario ........................................................................................... 16

6.3.3. Gestión de Empresas ........................................................................................ 17

6.3.3.1. Añadir Empresa ............................................................................................ 17

6.3.3.2. Editar Empresa ............................................................................................. 18

6.3.3.3. Eliminar Empresa .......................................................................................... 18

6.4. Configuración de los Tipos de Envíos ..................................................................... 19

6.4.1. Añadir Nuevo Tipo de Envío ............................................................................. 20



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6.4.2. Editar Tipo de Envío ......................................................................................... 21

6.4.3. Eliminar Tipo de Envío ...................................................................................... 22

6.4.4. Autorizaciones ................................................................................................. 22

7. Explicación de un envío: Feedback con Logalty ......................................................... 23

8. Envío Unitario ........................................................................................................ 24

8.1. PARÁMETROS DEL ENVÍO ................................................................................... 25

8.2. REMITENTE ......................................................................................................... 25

8.3. DESTINATARIO ................................................................................................... 25

8.3.1. Método de Entrega Electrónico .......................................................................... 25

8.3.1. Método de Entrega Postal ................................................................................. 26

9. Envío con Plantilla .................................................................................................. 28

10. Envío Múltiple ........................................................................................................ 31

11. Envío Múltiple con Plantilla ...................................................................................... 33

12. Gestión Plantillas .................................................................................................... 34

13. Importar Envíos ...................................................................................................... 37

14. Importar a plantilla ................................................................................................. 40

15. Seguimiento de las transacciones (Exportación y mantenimiento) ................................. 41

17.1. Filtros Precreados ............................................................................................. 41

17.1.1. Filtrar por Usuario ............................................................................................ 42

17.1.2. Filtrar por Estado .............................................................................................. 42

17.1.3. Filtrar por Fecha ............................................................................................... 42

17.2. Exportación y mantenimiento ............................................................................. 42

17.3. Búsqueda ........................................................................................................ 43

17.4. Acciones sobre el listado ................................................................................... 43



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2. Inicio de la Aplicación

Para acceder a la aplicación debemos abrir un navegador e introducir la siguiente URL en la barra de

direcciones:

https://sender.logalty.net/lgtportal/

3. Autenticación

En la página principal, encontrará una zona habilitada para autenticarse. Introduciendo el usuario y

contraseña, podrá acceder a la aplicación.

Si la autenticación resulta correcta, accederá a la aplicación sin problemas. En caso contrario, la

aplicación le informará del error mostrándole el siguiente mensaje:

https://sender.logalty.net/lgtportal/



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4. Estructura de la Aplicación

Una vez autenticado en la aplicación accederá a la página de inicio. A continuación, se muestran las

diferentes partes en las que se puede dividir su estructura.

Figura 1. Pantalla Principal

Filtros (Consultas) pre-creadas.- Son consultas que facilitan la visualización de los diferentes estados de las

transacciones enviadas.

Opciones de menú principal

Filtros (Consultas) precreadas.

Selección de idioma



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5. Opciones del Menú Principal Las opciones del menú principal dependen siempre del tipo de usuario que se haya logado en la

aplicación. En la Figura 1. Pantalla PrincipalFigura 1 nos aparecen las opciones correspondientes a un

usuario del tipo “Administrador”.

En la siguiente imagen se muestran las que corresponden a un usuario del tipo “Usuario”, que como

podemos ver tienen la funcionalidad más limitada:

Figura 2. Opciones Menú Usuario

Y finalmente en la siguiente imagen mostramos que los usuarios del tipo “Manager” tendrán acceso a las

siguientes funcionalidades:

Figura 3. Opciones Menú Manager

Como se puede observar la única diferencia en este caso con el “administrador” es que no tiene acceso a

la consola de administración de la aplicación.

De forma esquemática detallamos qué hace cada opción:

ICONO DESCRIPCIÓN

Permite realizar una nueva transacción a un único destinatario.

Posibilita crear una nueva transacción a través de la utilización de una plantilla que

previamente haya sido creada.

Permite realizar una nueva transacción a varios destinatarios.

Permite enviar, una transacción creada con plantilla, a varios destinatarios.



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Permite crear nuevas plantillas de texto que se utilizarán para el envío de transacciones.

Permite crear tipos de envíos y especificar sus características.

Permite importar un fichero CSV que contenga transacciones.

Permite importar un fichero CSV con datos para realizar envíos de documentos creados a

través de plantillas.

Permite crear usuarios para utilizar la aplicación, especificar su role, agruparlos para

otorgarles diferentes permisos de lectura sobre transacciones. También permite dar de alta

empresas y sus certificados correspondientes.

Permite modificar la contraseña de acceso a la aplicación.

Permite salir de la aplicación.



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6. ¿Cómo utilizar la aplicación? Configuración

previa.

Antes de realizar cualquier tipo de envío, la aplicación debe de estar configurada y personalizada con las

características de su empresa. Esta tarea es exclusiva del usuario del tipo Administrador, no teniendo

acceso a la misma el resto de usuarios.

Los pasos para realizar esta configuración sobre todo en el caso de que sea la primera vez que se

configura la aplicación para una empresa son los siguientes (es importante que se siga el mismo orden):

6.1. Acceder al Panel de Administración Accederemos pulsando el icono correspondiente en el menú principal:

Una vez pulsado nos aparecerán las diferentes opciones del Panel de Administración tal y como

muestra la figura:

Figura 4.

A través de las diferentes opciones que se muestran en el panel de administración podrá configurar la

aplicación.



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6.2. Configuración del Certificado a utilizar La aplicación necesita tener configurado un certificado para firmar electrónicamente cada transacción.

Pulsando sobre el botón Gestión de Certificados nos aparecerá la pantalla en la que podremos

añadir un nuevo certificado par poder utilizarlo, modificarlo o eliminarlo.

Tendremos las siguientes opciones:

6.2.1. Añadir Certificado

De forma esquemática las acciones que se deberán realizar para añadir un certificado son las

siguientes:

Figura 4

Una vez que se haya pulsado sobre la opción de Añadir certificado se nos abrirá la ventana de Alta

de nuevo Certificado. Se deberá indicar el nombre del certificado (el que usted quiera), la contraseña

del certificado y deberá “cargar” el certificado (para ello pulse el botón ). A continuación

seleccione el fichero certificado que desee y pulse el botón para que los cambios surtan

efecto.

Una vez almacenado nos aparecerá en el listado de certificados tal como muestra la imagen.



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Figura 5

6.2.2. Editar un Certificado

Para editar un certificado pulsaremos sobre el icono y se nos abrirá la siguiente ventana

idéntica a la de la Figura 5 pero con los datos del certificado selecionado:

Figura 6

Haremos las modificaciones que deseemos y pulsaremos sobre el botón guardar.

6.2.3. Eliminar un Certificado

Para eliminar un certificado pulsaremos sobre el icono y se nos abriraá la siguiente ventana de

confirmación



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6.3. Configuración de Grupos, Usuarios y Empresa Deberá configurar la aplicación con los datos propios de su empresa, así como establecer la

jerarquía de usuarios con sus roles específicos. Si lo desea puede crear grupos para realizar

agrupaciones lógicas de usuarios.

Figura 7

6.3.1. Gestión de Grupos

El grupo nos permite crear un conjunto de usuarios que comparten las mismas características

(agrupación lógica). Por ejemplo, podemos agrupar un conjunto de usuarios de un mismo

departamento. Una vez pulsemos en el botón de Gestión de Grupos nos aparecerá un listado con

los grupos existentes.

Figura 8

Las operaciones que podemos realizar sobre el mismo listado son:



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6.3.1.1. Añadir Grupo

La lógica de creación de un nuevo grupo es la siguiente:

Pulsaremos sobre el botón correspondiente y nos aparecerá la ventana de Gestión de Grupos.

Pulsaremos sobre “Añadir Grupo” y nos parecerá la ventana de edición con los datos a

rellenar.

Figura 9

En el formulario para añadir un nuevo grupo, informaremos el nombre del grupo (obligatorio) y

su descripción. En caso de que ya tengamos usuarios creados y asignados a este grupo

aparecerán en la pestaña Usuarios. En la pestaña Usuarios con Acceso de Lectura

podremos indicar aquellos usuarios (previamente creados) a los que otorgamos los permisos

necesarios para que puedan ver (modo lectura) los envíos realizados por los miembros que

pertenezcan al grupo que estamos dando de alta.

Para que los datos surtan efecto deberá pulsar el botón .



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6.3.1.2. Editar Grupo

Para poder editar un grupo pulsaremos sobre el icono en la lista de grupo y nos aparecerá

la ventana siguiente:

Figura 10

Haremos las modificaciones deseadas sobre el mismo y pulsaremos sobre el botón .

6.3.1.3. Eliminar Grupo

Para eliminar un grupo previamente creado pulsaremos sobre el botón .



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6.3.2. Gestión de Usuarios

Un usuario de la aplicación será aquel que tiene acceso a la misma y que podrá, en función de su

rol, realizar determinadas operaciones. Una vez creado el grupo procederemos a ir creando

aquellos usuarios que queremos que pertenezcan a dicho grupo.

6.3.2.1. Añadir Usuario

La lógica de creación de un nuevo usuario es la siguiente:

Una vez pulsamos sobre el botón de Gestión de Usuarios nos aparecerá la ventana con el

listado de los existentes en la que podremos realizar las diferentes opciones disponibles. En

este caso pulsamos “Añadir Usuario” y nos aparecerá la ventana de edición en la que habrá

que introducir todos los datos requeridos:

Figura 11



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Los campos a informar son los siguientes:

Login.- Nombre del usuario en la aplicación.

Nombre Completo.- Nombre y apellidos del usuario.

Cargo. Opcional

Contraseña.- Contraseña de acceso a la aplicación.

Email. En esta cuenta se recibirán las comunicaciones del Sistema (Alertas)

Rol.- Existen diferentes tipos de ROLES:

Administrador.- Dispone de todos los permisos para poder realizar cualquier operación en la

aplicación.

Manager.- Podrá definir plantillas de tipos de transacción y definir plantillas de envíos.

Usuario.- Se le permitirá todo menos configurar la aplicación, por lo tanto no podrá: cambiar

permisos, crear usuarios, etc.

Grupo.- Grupo al que pertenece el usuario.

Activar alertas por email.- En caso de estar chequeado, el sistema le comunicará por correo

electrónico los cambios en los estados de sus envíos.

Activo.- El usuario puede estar dado de alta pero no podrá acceder al sistema si esta casilla no está

marcada. Este campo se utiliza para inhabilitar usuarios temporal o definitivamente, sin tener que borrarlo.

En el formulario de alta de un nuevo usuario existen dos pestañas que nos indican lo siguiente:

Empresas.- Empresas a las que pertenece el usuario: serán las que se indiquen el recuadro de la derecha.

Debe pertenecer, al menos, a una empresa.

Grupos de lectura.- Grupos en los que el usuario tendrá el permiso de lectura (poder ver los envíos

realizados por los miembros que pertenecen a ese grupo). Serán las que se indiquen en el recuadro de la

derecha.




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6.3.2.2. Editar Usuario

Para poder editar un usuario pulsaremos sobre el icono en la lista de usuarios y nos

aparecerá la ventana de edición con los dato del usuario seleccionado:

Figura 12

Haremos las modificaciones deseadas sobre el mismo y pulsaremos sobre el botón .

6.3.2.3. Eliminar Usuario

Para eliminar un usuario previamente creado pulsaremos sobre el botón .



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6.3.3. Gestión de Empresas

Una vez pulsemos en el botón de Gestión de Empresas nos aparecerá un listado con los empresas

existentes y sus datos descriptivos. Las operaciones que se pueden realizar con las mismas son las

siguientes:

Figura 13

6.3.3.1. Añadir Empresa

La lógica de creación de una nueva empresa es la siguiente:

Figura 14

Nombre.- Nombre de la empresa

Descripción. Opcional.

Remitente.- Será el nombre que aparece en el remite de los envíos. Este dato será modificable en

cada envío y se tomará sólo como valor por defecto.



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En el formulario de alta de una nueva empresa, existen dos pestañas que nos indican lo siguiente:

Usuarios.- Tendremos que indicar qué usuarios queremos que pertenezcan a la empresa: serán

aquellos que aparezcan en el recuadro de la derecha.

Certificados.- Deberemos indicar los certificados que utilizaremos para firmar los envíos. En este

primer paso, indicamos, solamente, cuáles van a estar disponibles para esa empresa y que

posteriormente podremos utilizar al definir las características de nuestros tipos de envíos: serán

aquellos que aparezcan en el recuadro de la derecha.

Para que los datos surtan efecto y se almacenen deberá pulsar el botón .

6.3.3.2. Editar Empresa

Para poder editar una empresa pulsaremos sobre el icono en la lista de empresas y

nos aparecerá la ventana siguiente:

Haremos las modificaciones desadoas sobre el mismo y pulsaremos sobre el botón .

Figura 15

6.3.3.3. Eliminar Empresa

Para eliminar una empresa previamente creada pulsaremos sobre el botón .



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6.4. Configuración de los Tipos de Envíos EL tipo de Envío permite al Administrador configurar una serie de características sobre cada uno de los

servicios disponibles por Logalty. En cada una de las plantillas de los tipos de envíos, deberá

comprobar que el certificado asignado es el que usted desea. Preste especial atención a la empresa

que tenga seleccionada, ya que los Tipos de Envío pertenecen a la Empresa seleccionada.

Podrá tener tantas Configuraciones de Tipos de Envío como desee.

Figura 16

Una vez pulsada la opción de Tipos de Envío nos aparecerá un listado de las mismas idéntico al de la

imagen y que nos mostrará información sobre los diferentes tipos de envíos existentes en la aplicación:

Figura 17

Las opciones que tenemos dentro de esta pantalla son las siguientes:



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6.4.1. Añadir Nuevo Tipo de Envío

La lógica de creación de un nuevo usuario es la siguiente:

Una vez dentro de los tipos de envío pulsaremos sobre “Añadir Tipo de Envío” y nos aparecerá la

ventana de edición del mismo para que introduzcamos las características del mismo.

Figura 18

Los diferentes campos a informar son los siguientes:

Nombre.- Nombre identificativos para el tipo de envío que se quiere definir. Es recomendable no

utilizar acentos o ñ en este nombre.

Descripción. Opcional.

Certificado.- De los certificados cargados en nuestro sistema y adjudicados a la empresa,

seleccionamos el que utilizamos para firmar las transacciones que utilicen el tipo de envío que

estamos definiendo.

Servicio.- Seleccionaremos el tipo de transacción para indicárselo a Logalty.

Método de entrega.- Puede ser electrónico o postal.



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Aviso por.- Postal/email/sms.

Tiempo de Entrega Máximo: Será el tiempo de validez de la transacción. Pasado el tiempo

prefijado, la transacción se dará por terminada automáticamente.

Tiempo de Custodia (Días): Indica el tiempo mínimo de custodia de la transacción por

Logalty. Por defecto, está fijado en 5 años (1825 días)

Idioma: Será el idioma de la información que se mostrará al destinatario durante todo el proceso

de la transacción.

Emails de Recordatorio: Número de emails que se le enviará al destinatario recordándole que

tiene a su disposición una transacción pendiente en Logalty, independientemente del primero, que

siempre se envía.

Documentación por email: Podremos indicar la documentación que deseamos que reciba el

emisor sobre la transacción.

Asunto: Para personalizar el asunto del email que recibe el usuario, se podrá incluir este texto

que aparecerá al principio del Asunto.

Observaciones.- Este campo mostrará el mensaje indicado en el certificado PDF que se emite a

ambas partes (Emisor y Receptor).

Centro de coste.- Este campo permite especificar a Logalty el centro de coste al que pertenece

este tipo de transacción. Logalty remitirá el detalle de la factura agrupada por los centros de coste

informados.

URL de acceso.- Configuración propia de Logalty.

URL de retorno.- Una vez finalizada la transacción (en un método de entrega electrónico), indica

a qué página retornará desde Logalty. Se debe introducir la URL de la siguiente forma:

http://www.logalty.com

Email de soporte.- Dirección de correo electrónico de soporte que aparecerá en la transacción y

a la que podrá dirigirse el destinatario en caso de necesite algún tipo de ayuda.


6.4.2. Editar Tipo de Envío

Para poder editar un tipo de envío pulsaremos sobre el icono en la lista de tipos de envío y nos

aparecerá la ventana anterior (Figura 18) con los datos rellenos para una posible modificación.

Haremos las modificaciones desadas sobre el mismo y pulsaremos sobre el botón .



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6.4.3. Eliminar Tipo de Envío

Para eliminar un tipo de envío previamente creado pulsaremos sobre el botón .

6.4.4. Autorizaciones

Un aspecto a tener en cuenta en la gestión de los tipos de envío es el uso de las Autorizaciones. En

la ventana de edición de Tipos de envío podemos observar que un tipo de envío ttenemos la

posibilidad de activar el uso de autorizaciones sobre la misma.

Figura 19

Si deseamos activarla simplemente marcamos el cuadro correspondiente y pulsamos el botón

guardar y nos aparecerá una ventana como la siguiente:

Figura 20

En esta ventana podremos seleccionar los Usuarios que queremos autoricen cada transacción del

tipo de envío tratado que estemos intentando procesar. Una vez seleccionados de los “Usuarios

Disponibles” los que queremos que formaen parte del workflow de autorización lo copiaremos a

la zona de “Usuarios Asignados” utilizando los diferentes botones de la pantalla. Además

activando el cuadro “Autorizaciones con Orden” dicha cadena de autorizaciones irán en el orden

marcado en la zona de Usuarios Asignados teniendo la posibilidad de modificar este orden con los

botones facilitados.



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7. Explicación de un envío: Feedback con Logalty

Logalty tiene una serie de subprocesos de comunicación, que de manera transparente y automática para el

emisor y receptor, permite mantener informados a ambos sobre los diferentes estados de un envío.

EMISOR RECEPTOR

Figura 21

Cuando el emisor realiza un envío a través de la aplicación, recibirá un email informándole de que el

envío ha llegado a Logalty y que en breve se procederá a su tramitación. Cuando el envío sea tramitado

por Logalty, el emisor recibirá un nuevo email informándole del número único e identificativo de su envío

(código de Logalty .par).

Cuando el envío haya finalizado se informará tanto al emisor como al receptor por vía email de la

disponibilidad del certificado de Logalty con el resultado de la transacción. Además, en el caso de los

envíos postales, el emisor recibirá otro email informándole de la disponibilidad del albarán de entrega.

El Administrador podrá desactivar esta característica para cualquier usuario simplemente desactivando el

botón “Activar Alertas por E-mail” de la ventana de Gestión de usuarios.



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8. Envío Unitario

Para realizar un envío a un único destinatario, deberá seleccionar esta opción:

La ventana que aparece posibilita realizar diferentes tipos de envío. En función del tipo de envío habrá

ciertos campos que se habilitarán/deshabilitarán y/o cambiarán su característica de obligatoriedad para

adecuarse correctamente al tipo de transacción.

Figura 22

A continuación describimos la información que se debe introducir en dicho formulario:



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8.1. PARÁMETROS DEL ENVÍO

Figura 23

Tipo de envío.- Permite seleccionar entre los diferentes tipos de envío configurados en los la zona Tipos

de Envío. Al respecto de estos tipos de envío hay que hacer notar que dependiendo del valor que

introduzcamos en el campo Método de entrega de Figura 18 el envío podrá ser postal o electrónico y

por tanto los campos necesarios en el destinatario (Figura 25) serán diferentes.

Referencia externa.- Permite introducir una referencia por el usuario que identifique la transacción y que

posibilite el posterior cruce de datos con información propia. Se podrán realizar búsquedas por esta

cadena de texto.

Documento PDF.- En este campo añadiremos el documento .pdf a enviar. El botón que le acompaña,

permite navegar por la estructura de directorios del usuario para posibilitar la búsqueda.

8.2. REMITENTE

Figura 24

Se podrá especificar en este campo el nombre del Remitente. El valor que aparece por defecto es el que se

haya definido en la configuración de la Empresa.

8.3. DESTINATARIO Dependiendo del método de entrega configurado para el tipo de envío que estamos realizando los

campos y la obligatoriedad de los mismos será diferente atendiendo a las especiales características de

cada tipo de envío.

8.3.1. Método de Entrega Electrónico

Este tipo de entrega solicitará los siguientes campos (con * los obligatorios).



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Figura 25

Razón social o Nombre.- Nombre completo de la empresa o del destinatario.

Nombre Intermedio.- Nombre intermedio del destinatario.

Primer Apellido.- Primer apellido del destinatario.

Segundo Apellido.- Segundo apellido del destinatario.

Teléfono Móvil.- Teléfono móvil del destinatario. Deberá ir precedido del código de país. Por eso la

aplicación ya muestra el signo por defecto. Por ejemplo +34699999999

Teléfono Fijo.- Teléfono fijo del destinatario.

Email para.- Email del destinatario.

Email’s con copia.- Se enviará email de copia del resultado de la transacción a los destinatarios que se

indiquen en este campo. Deberá ser informado con las direcciones de email de dichos destinatarios

separadas por ; (punto y coma). La información que se envía viene prestablecida en la configuración de las

características de los tipos de envío. Puede darse el caso, de que sea menos información que la que recibe

el destinatario principal (Ver el apartado Tipos de transacciones para saber como configurarlo).

Núm. de Documento.- Relacionado directamente con el tipo de Documento. En este caso, será el

número de DNI (con letra). Este dato servirá para identificar al destinatario, por lo que debe ser un dato

que éste conozca.

Tipo de Documento.- Tipo de documento de identificación del destinatario.

País Cert.- País de certificación del documento de identidad del destinatario.

Una vez informados todos los campos obligatorios, en base al tipo de transacción que hayamos

seleccionado, deberá pulsar el botón para que se tramite el envío.

8.3.1. Método de Entrega Postal

En este tipo de envío además de los explicados en el anterior punto no podremos encontrar con

otros campos diferentes atendiendo a las características del envío. En este caso los números de



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teléfono y fax no son obligatorios pero si son útiles a la hora de localizar posibles incidencias en

los envíos postales.

A diferencia del envío electrónico en el envío postal tendremos los siguientes campos:

Datos postales del envío:

- Nombre de la Calle

- Tipo

- Número

- Tipo de número

- Zona

- Piso

- Portal

- Puerta

- País

- Código Postal en el momento que pongamos un código postal existente nos

aparecerá la opción de rellenar automáticamente el nombre de la población.

Pulsaremos sobre la población y se rellenará el campo de la derecha:

- Población



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9. Envío con Plantilla Permite realizar un envío, introduciendo los datos necesarios para ese envío y generando el documento

.pdf a enviar utilizando un único paso. La plantilla utilizará un texto que se actualiza automáticamente con

los datos introducidos en los campos correspondientes y el texto será editable si el autor de la plantilla

habilitado dicho permiso.

Para saber cómo crear una plantilla que utilizará en esta opción, por favor, consulte el apartado Gestión

Plantillas de este manual, deberá dirigirse a la opción del mismo nombre en el menú principal

La pantalla que se visualizará es la siguiente una vez pulsado el botón sería:

Figura 26

Para facilitar la explicación, se ha dividido la ventana en dos zonas:

1

2



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Zona 1 (Parámetros de envío, Remitente, Destinatario).- Para conocer el proceso de cómo informar

los diferentes campos de esta zona puede remitirse al apartado: Envío Unitario.

Zona 2 (Contenido del documento).- Es la parte de la pantalla que nos permite interactuar con la

plantilla previamente creada. Deberá haber creado la plantilla en la opción del menú principal

Gestión Plantillas

Explicación al detalle del Contenido del documento (Zona 2)

Figura 27

Plantilla.- Nos permitirá seleccionar la plantilla que deseemos utilizar en el envío.

Nombre del Fichero PDF (incluir .pdf).- Nombre que daremos a la plantilla y será el que visualice el

receptor a la recepción del envío. Es muy importante no olvidar añadir .pdf al nombre, para

que el sistema identifique que es un fichero de este formato.

Previsualizar PDF .-Una vez seleccionada la plantilla e informados sus campos,

podremos previsualizar el resultado final.



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Campos de la plantilla donde podremos informar los campos personalizados y específicos que

hayamos creado para el texto de la plantilla. Dicha tabla esta formada por cuatro columnas:

Obligatorio.- Indica si el campo debe ir informado de manera obligatoria o no.

Nombre.- Muestra la etiqueta que le hemos dado a nuestro campo.

Valor.- Será el valor de nuestro campo.

Descripción.- Es la columna que nos mostrará la descripción del campo y que permitirá informar

correctamente al mismo.

Figura 28

El editor de la plantilla permite modificar el texto en el caso de que esté habilitada dicha opción en su

creación.

Figura 29

En la barra de herramientas del editor tiene todas las opciones necesarias para facilitar la inclusión de

texto en diferentes formatos. Cabe destacar dos opciones:

Para insertar texto directamente desde Word, respetando su formato.

Facilita la edición del texto, maximizando el editor. Para volver a minimizarlo utilizaremos el mismo

botón.



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10. Envío Múltiple

Permite realizar una transacción a un conjunto de destinatarios mediante la pulsación del botón .

Los datos de la cabecera serán comunes a todos los envíos y se podrán cambiar en cualquier

momento, antes de tramitar el envío.

La pantalla que se nos muestra es la siguiente:

Figura 30

1 – PARÁMETROS DEL ENVÍO

Aplica lo explicado en el punto 8 Envío Unitario.

2 – REMITENTE

Aplica lo explicado en el punto 8 Envío Unitario.

3 – DESTINATARIOS



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A través del enlace y según el tipo de envío previamente seleccionado, iremos

añadiendo a la tabla aquellos destinatarios a los que queremos realizar nuestro envío. La ventana que se

nos mostrará para rellenar los datos del mismo dependerá de lo que tengamos seleccionado en el tipo de

envío con sus campos requeridos, como ejemplo la siguiente:

Una vez añadidos a la tabla podremos editarlos o eliminarlos utilizando los iconos correspondientes:

EDITAR DESTINATARIO ELIMINAR DESTINATARIO

El botón de edición nos llevará de nuevo a la ventana de edición para que hagamos las

modificaciones oportunas.



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11. Envío Múltiple con Plantilla

Esta opción permite realizar una transacción basada en una plantilla para ser enviada a

varios destinatarios.

Primero deberá añadir los destinatarios y luego deberá seleccionar la plantilla en la que se base la

transacción. La forma de proceder es la misma que la explicada en los anteriores dos puntos.



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12. Gestión Plantillas

Esta opción permite crear una nueva plantilla que será utilizada como documento en

un envío.

Si ya existen plantillas creadas, accederemos a una tabla que muestra un listado con todas las existentes.

Para su edición o eliminación, disponemos de los siguientes iconos:

EDITAR PLANTILLA ELIMINAR PLANTILLA

Para añadir una nueva plantilla, haremos clic en el siguiente enlace:



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Nombre.- Nombre que identifica a la plantilla.

Descripción

Nombre del Fichero PDF propuesto.- Será el nombre que daremos a la plantilla y que el receptor

visualizará como el nombre del documento que recibe. Será editable cuando se esté creando el envío.

Activa.- Determina la disponibilidad de la plantilla para los envíos.

Campos del sistema.- Estos campos vendrán informados con los valores que se introduzcan en el envío

de la transacción. Otros campos como los de fecha vendrán informados con la fecha del sistema. Para

insertarlos deberá seleccionarlos previamente y luego, pulsar el botón .

Campos de la Plantilla.- Permite crear nuevos campos personalizados para nuestra plantilla.

Nombre.- Es el nombre identificador de nuestro campo

Descripción

Obligatorio.- Indicamos que el campo deberá de ir informado de manera obligatoria, es decir,

siempre tendrá que tener un valor.

Imágenes de la Plantilla.- Permite insertar imágenes en nuestra plantilla. Para ello, deberemos cargar

la imagen desde nuestro sistema. Una vez cargada la imagen y habiendo pulsado el botón , la

imagen quedará cargada en la aplicación y a través de los iconos que aparecen en la tabla de imágenes,

podremos editarla, eliminarla o insertarla en nuestra plantilla.



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Una vez cargada la imagen dispondremos de los iconos antes mencionados.

INSERTAR IMAGEN EN PLANTILLA

(en la posición del cursor)

ELIMINAR IMAGEN

EDITAR IMAGEN

Contenido de la Plantilla.- Es un editor de texto que permite crear el texto de nuestra plantilla.

En la barra de herramientas del editor tiene todas las opciones necesarias para facilitar la inclusión de

texto en diferentes formatos. Cabe destacar dos opciones:

Para insertar texto directamente desde Word, respetando su formato.

Facilita la edición del texto, maximizando el editor. Para volver a minimizarlo utilizaremos el mismo

botón.

Previsualizar Plantilla PDF .- Una vez creada la plantilla y guardada en la

aplicación, a través de este botón podrá visualizarla en formato .pdf.



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13. Importar Envíos

Mediante esta opción se cubre la posibilidad del usuario de realizar una importación y el envío de uno o

varios ficheros a varios destinatarios diferentes. Todo ello se ha de recopilar en un fichero comprimido de

extensión “.zip”. En este sentido es muy importante seguir las instrucciones que se indican en la parte

izquierda de la ventana que se nos muestra.

1. El primer paso debe ser la descarga de las instrucciones adicionales, si pulsamos en el link que se

nos indica se nos mostrará una hoja Excel como la siguiente:

Esta hoja nos da información acerca de los diferentes campos que se deben informar en el envío

múltiple por cada envío:

el tipo de dato del mismo (siempre de tipo texto)

si es obligatorio o no y en caso que lo sea si tiene algún tipo de condicionante por ejemplo el

tipo de envío que va asociado a dicha obligatoriedad

la descripción del mismo

y diferentes observaciones que se han tener en cuenta a la hora de realizar el fichero.



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Hay que tener en cuenta que el orden en que están descritos en el fichero Excel es el mismo en que

se deberán incluir los campos en el fichero de extensión “.csv”.

2. Si pulsamos en el link “Fichero Csv” del paso número 2 se nos mostrará un fichero de extensión

“.csv” que nos puede servir como ejemplo de cómo rellenar nuestros envíos. Consideraciones:

a. Hay que tener en cuenta que un fichero de este tipo no es más que un fichero de texto

plano con todos los datos separados por el carácter “;” en este caso.

b. La primera fila del mismo es la cabecera en la que nos aparecen los diferentes nombres de

los campos a insertar en nuestro pedido. No se debe modificar esta línea.

c. A continuación por cada envío que queramos realizar deberemos introducir todos los datos

que se necesiten para realizar dicho pedido siguiendo los criterios marcados en el fichero

con las instrucciones mostrado anteriormente.

d. En caso que un campo vaya a ir vacío porque no dispongamos del dato o no lo

consideremos necesario para nuestro envío, le pondremos un carácter “;” que nos sirva

como separador de campo.

e. Especialmente importante es que se introduzca en el primer campo un tipo de envío que

tengamos configurado en nuestra aplicación. Estos tipos de envío podemos consultarlos en

la opción de configuración de la aplicación. Es por esto que es importante no incluir

acentos o caracteres especiales en el nombre del tipo de envío, para evitar problemas de

conversión de caracteres.

f. El orden de los valores que introduzcamos ha de ser exactamente el mismo que en la

cabecera del documento para evitar errores de formato al procesar los envíos.+

g. Una vez tengamos correctamente introducidos nuestros datos de envío grabaremos nuestro

fichero teniendo en cuenta siempre que la extensión del mismo debe ser “.csv”.

3. Tras generar el fichero .csv, procederemos a crear un fichero comprimido de extensión “.zip” que

incluya lo siguiente:

a. El fichero .csv anterior.

b. Los documentos .pdf correspondientes a los destinatarios para los que se desea realizar los

envíos

4. Ese fichero .zip procedemos a cargarlo en el sistema para ello utilice el botón . En

caso que el sistema de tratamiento de dichos ficheros encuentre alguna anomalía se le mostrará

una pantalla como la siguiente, en la que se especifica el error y el registro y el campo en que se

ha detectado:



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5. Haremos las modificaciones oportunas de forma que al volver a hacer la carga no quede ningún

registro incorrecto

6. En el momento que estén correctos los datos del envío se nos mostrará una ventana de

confirmación como la siguiente con las diferentes transacciones que va a realizar:

7. Pulsaremos sobre enviar y se realizará el/los envíos correspondientes.

8. Dichos envíos aparecerán ya para su consulta en el listado de envíos de la empresa.



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14. Importar a plantilla

A través de esta opción podremos enviar diferentes plantillas a varios destinatarios. Para ello,

deberemos subir un fichero .csv con los datos de los destinatarios. Para ver el formato de este fichero, por

favor, descárguese el ejemplo desde la propia aplicación a través del enlace y siga las

instrucciones. Al igual que en el punto anterior (Importar Envíos) es fundamental que el usuario siga las

instrucciones que se muestran por pantalla y que en este caso con muy similares al anterior.

Cuando la importación de un fichero .csv a plantilla incluya campos personalizados, éstos deberán haber

sido denominados, en la creación de la plantilla:

Field1

Field2

….

Field20

La importación a plantilla sólo permite hasta 20 campos personalizados.

Una vez cargado el fichero CSV con los datos, el botón Cargar quedará deshabilitado y se indicará el

nombre del fichero cargado. Pulsaremos el botón siguiente.

En la pantalla que aparece, se muestra los datos de los destinatarios a los que se va a enviar las plantillas

previamente creadas. Pulsando el botón Enviar se procederá a realizar los envíos.

Nombre del fichero cargado.



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15. Seguimiento de las transacciones

(Exportación y mantenimiento)

En el listado con el resultado de las consultas, podrá comprobar el estado del envío de las transacciones.

17.1. Filtros Precreados Para realizar consultas al detalle puede utilizar los filtros definidos previamente y que la aplicación

pone a su disposición.



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Estos filtros son acumulativos, de forma que siempre se va a filtrar por los tres criterios que tengamos

seleccionados en cada uno de los filtros.

17.1.1. Filtrar por Usuario Mediante este filtro podremos visualizar o bien nuestros propios envíos o bien los envíos

de todos los usuarios sobre los que tengamos permisos de visualización

17.1.2. Filtrar por Estado Dependiendo del estado en que se encuentre la transacción que queramos utilizar. Por

defecto siempre buscará “todos”.

17.1.3. Filtrar por Fecha Filtrará según la fecha de envío de la transacción, por defecto será la última semana para no

ralentizar demasiado la carga de la tabla.

17.2. Exportación y mantenimiento

El listado lleva de cabecera una barra de herramientas que permite realizar ciertas operaciones con los

envíos mostrados:

Las opciones son las siguientes:



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Descargar listado en formato Excel.- Permite descargar el listado de todos los envíos en

formato Excel.

Descargar Expediente de los envíos seleccionados.- Permite realizar una copia de

seguridad de todos los documentos de feedback que proporciona Logalty sobre el envío seleccionado.

Con estas dos opciones podremos exportar las transacciones FINALIZADAS.

17.3. Búsqueda

.- Permite realizar una búsqueda más exhaustiva sobre el conjunto de los

envíos mostrados.

17.4. Acciones sobre el listado Sobre el listado de envíos mostrado, puede realizar las siguientes acciones:

Albarán

Certificado

Enviado

Original

Ver



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Albarán.- Visualización del albarán de entrega (en los envíos postales) si ya está disponible para

su consulta.

Certificado.- Visualización del certificado con el resultado del envío si ya está disponible para su

consulta.

Enviado.- Visualización del documento original con el número identificativo y único

proporcionado por Logalty.

Original.- Visualización del documento original enviado al destinatario.

Ver.- Podrá visualizar los datos del envío. Desde el formulario que se abre podrá descargarse,

también, los anteriores documentos descritos.

En las opciones de la derecha pulsando sobre los botones correspondientes podremos descargar

los diferentes ficheros que componen la transacción.

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