El ordenador est hecho para quitarte trabajo o hacrtelo msfcil, no para complicarte la vida.Es el ordenador el que tiene que adaptarse a tu forma de trabajo

y no que t tengas que acomodarte a la forma de funcionar delordenador. Por eso hoy vamos a ver cmo trabajar ms cmodamentecon Office.

Cuando comienzas a utilizar una aplicacin, es interesante questa pueda adaptarse a tu modo de trabajo. Veamos cmo hacerlo conlas aplicaciones de Office.

El entorno de una aplicacin son los mens, las barras deherramientas y otros elementos que te sirven para poder utilizar laaplicacin.

Personalizar el entorno significa hacer cambios en mens ybarras de herramientas para que se muestre con la forma que mscmodo te sea para trabajar con ellos. Vamos a ver cmo hacerlo.

Si despliegas un elemento delmen principal de una de lasaplicaciones de Office, al principioeste men no se muestra completo,sino slo lo ves con algunas de lasopciones ms utilizadas.

Adems, muestra una flechahacia abajo que te indica que elmen no se muestra completo, sinoque, pulsando en ella, podrs ver elresto de opciones.

Puede que te preguntes: y para qu sirve esto? Microsoft hapensado que no todos los usuarios son iguales y que es interesantepoder personalizar las opciones que muestra cada men.

Lo interesante de la personalizacin de mens es que se adapta atu forma de trabajo. As, a medida que vayas utilizando opciones, stasse mostrarn en el men aunque inicialmente no aparecan.

El resultado es un men que se adapta a tu forma de trabajar, conlas opciones que ms te interesan.

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Personalizar eel eentorno

1. LLOS MMENS

Sin embargo, es posible que a ti no te parezca tan buena idea estaforma de funcionar y quieras que se muestren siempre todas lasopciones disponibles en los mens de la aplicacin. En este caso,despliega el men Herramientas y elige Personalizar, con lo queaparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Activando Mostrar siempre los mens completos, al desplegarlos mens se mostrarn todas las opciones siempre en pantalla.

Sin embargo, esto no es todo. Office permite aadir o eliminarcomandos de los mens y barras de herramientas. Ms adelanteveremos cmo hacerlo con una barra de herramientas.

Las barras de herramientas son otros de los elementos quepuedes configurar para que funcionen como a ti ms te guste.Por ejemplo, inicialmente las aplicaciones de Office se presentan

con las barras de herramientas Estndar y Formato compartiendo unafila de la pantalla.

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Personalizar el entorno

2. LLAS BBARRAS DDE HHERRAMIENTAS

Para ver todaslas opciones

de los mens,pulsa en laflecha que

tiene debajo oespera unos

instantes hastaque el men

se despliegueautomtica-

mente.

De esta forma, la segunda barra no semuestra completamente, sino que tienesque hacer clic en el botn para ver elresto de botones.

Si pulsas este botn, aparece el restode los botones de esta barra. Si quieresutilizar alguno de ellos, lo nico que tienesque hacer es elegirlo.

Adems, podrs aadir o quitar botones en cada barra para quetenga aquellos que necesites. Para ello tienes que acceder a la opcinAgregar o quitar botones.

El funcionamiento de las barras de herramientas es muy parecidoal de los mens. As, si utilizas algn botn que no se muestrainicialmente, entonces dicho botn se aade a la barra, como ocurracon las opciones de men.

De forma similar a lo que ocurra con los mens, puedes hacerque las barras de herramientas Estndar y Formato se muestren enuna fila o en filas independientes. Para ello, despliega el menHerramientas y elige la opcin Personalizar...

En el cuadro que aparece, activa o desactiva la opcin Lasbarras Formato y Estndar comparten una fila, para conseguir queestas dos barras se coloquen en una fila o en dos.

Ya sabemos que podemos agregar o eliminar botones de unabarra de herramientas.Sin embargo, es posible que quieras mantener las barras de

herramientas que proporciona la aplicacin tal como aparecen ycrearte tu propia barra.

Todas las aplicaciones de Office permiten crear barras deherramientas personalizadas, aadiendo aquellos botones que ms teinteresan y que, a lo mejor, no aparecen por defecto en ninguna de lasbarras de la aplicacin.

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Personalizar el entorno

3. CCREAR UUNA NNUEVA BBARRA

Para aadir oeliminar boto-

nes de unabarra, pulsa el

botn .

Para crear una barra de herramientas nueva, despliega el menHerramientas, selecciona Personalizar... y muestra la ficha Barrasde herramientas.

En esta ficha se muestra la lista de barras que tiene disponibles laaplicacin. Tienes la posibilidad de aadir un botn a una barraexistente o crear una nueva barra y aadir botones a la misma.

Para crear una nueva barra, pulsa el botn Nueva... y escribe unnombre para la barra.

En la lista Barradisponible en indica siquieres que la barra seguarde como parte deldocumento o como partede la plantilla utilizada(Normal.dot).

La eleccin es importante ya que si decides guardarla como partede la plantilla, entonces la nueva barra de herramientas estardisponible para todos los documentos que utilicen esa plantilla. Encualquier otro caso, slo estar disponible para este documento.

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Personalizar el entorno

Al tener abier-to el cuadrode dilogo

Personalizar,puedes cam-

biar el aspectode los mens

o barras deherramientasaadiendo o

eliminandocomandos.

Una vez creada la nueva barra, no tienes ms que aadirle losbotones que quieras tener disponibles en la barra. Para ello muestra laficha Comandos, en la que se encuentran todos los comandos queestn disponibles en la aplicacin y arrstralos hasta la barra.

Qu sucede si quieres eliminar alguna barra? Pues sitate en laficha Barras de herramientas, selecciona la barra en la lista y pulsaen el botn Eliminar. As de sencillo.

El objetivo es que te encuentres cmodo con la aplicacin,adaptndola en cada caso. Si prefieres una u otra configuracin, yasabes cmo conseguirla.

Adems de aplicaciones normales de Office (Word, Excel,Access PowerPoint, Outlook, etc.), tambin hay otrasaplicaciones incluidas en Office que merece la pena que conozcas.

A estas aplicaciones puedes acceder en el men Inicio, dentro enla opcin Programas, desplegando Microsoft Office y luego laopcin Herramientas de Microsoft Office.

Hay ocasiones en las que una aplicacin se paraliza por cualquiercausa y hay que cerrarla, perdiendo el documento que estabas creando.

Con la opcin Recuperacin de aplicaciones de MicrosoftOffice, podrs recuperar en lo posible el documento en el que eststrabajando. Tambin se crea un mensaje electrnico para enviarlo aMicrosoft, si tu quieres, para informarles del error producido. Aspodrn arreglarlo en futuras versiones del programa.

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Personalizar el entorno

4. GGUARDAR LLA CCONFIGURACIN

Como Office se distribuye por todo el mundo, est preparado paratrabajar en varios idiomas. Por eso, puedes indicar el idioma quetienen que utilizar sus aplicaciones.

Para configurar el idioma para todas las aplicaciones de Office,utiliza la opcin Configuracin de idioma de Microsoft Office 2003.

Hay algunas aplicaciones de Office, sobre todo Word, que tienenherramientas en las que es importante el uso de distintos idiomas. Porejemplo, cuando hagas una correccin ortogrfica del texto.

En Idiomas habilitados se muestra la lista de idiomas quepueden utilizar las aplicaciones de Office.

Desde la lista Idiomas disponibles puedes elegir los idiomas quequieras y, cuando pulsas Agregar, se aaden a la lista de Idiomashabilitados.

Para establecer el idioma que se utilizar por defecto al ejecutarlas aplicaciones de Office, seleccinalo en la lista Elija el idioma quedefina el comportamiento...

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Personalizar el entorno

Cada vez que ejecuta una aplicacin de Office, se muestra con elentorno y configuracin con la que la dejaste al cerrarla la ltima vez.Esto puede ser ventajoso en algunos casos, pero no en otros, sobretodo si la aplicacin es utilizada por varios usuarios y cada uno deseatrabajar con una configuracin distinta.

En estos casos, puedes guardar tu configuracin actual de Officeen un archivo para poder restaurarla en otro momento, bien en estemismo ordenador o en otro.

Para guardar la configuracin actual de las aplicaciones de Office,en el men Inicio, dentro de la opcin Programas, despliega la opcinMicrosoft Office, despus Herramientas de Microsoft Office yselecciona la opcin Asistente para guardar mi configuracin deMicrosoft... Entonces se inicia la ejecucin de un asistente que te irindicando los pasos a seguir para guardar la configuracin.

Pulsa los botones Siguiente > o < Atrs para avanzar al siguientepaso o retroceder al paso anterior.

En el segundo paso del asistente, segn lo que quieras hacer,puedes elegir entre guardar la configuracin actual o restaurar una quehayas guardado previamente.

En el siguiente paso, pulsa el botn Examinar... para indicar lacarpeta y el nombre del archivo donde guardar la configuracin.

Una vez completados los pasos del asistente, al pulsar el botnFinalizar, se guardar la configuracin. El asistente te indicar dndeha guardado la configuracin de Office y cmo volver a restaurarla.

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Personalizar el entorno

Cuando necesites recuperar una configuracin determinada quehayas guardado previamente, ejecuta el mismo asistente y seleccionala opcin Restaurar una configuracin guardada anteriormente eneste equipo.

En otro paso del asistente, indica en Restaurar la configuracin deun archivo la carpeta y nombre del archivo que guarda la configuracin.Puedes pulsar el botn Examinar... para localizarlo.

Una vez indicado el archivo de configuracin, pulsa Finalizarpara restaurar o recuperar la configuracin guardada.

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