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MANUAL INSTITUCIONAL PROCESOS, PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS DE INVESTIGACIÓN

MANUAL INSTITUCIONAL PROCESOS, PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS DE INVESTIGACIÓN

Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico

Santiago de Cali, 2016

Manual institucionalProcesos, procedimientos y protocolos de investigación

ISBN: 978-958-8994-17-8Primera Edición, 2016

Autores© Magdalena Urhán Rojas© Martha Cecilia Vasquez Olave© Alexander García Dávalos© Claudia Lorena González González

Gestión editorialDirección de Investigaciones y Desarrollo TecnológicoMagdalena Urhán Rojas

Jefe del Programa Editorial José Julián Serrano [email protected]

Coordinación EditorialClaudia Lorena González Gonzá[email protected]

Asistente EditorialJorge Acero [email protected]

Correción de estilo Jorge Acero Portilla

Diseño y diagramaciónEduard Orozco Ocampo

2016 Universidad Autónoma de OccidenteKm. 2 Vía Cali a Jamundí, A.A 2790 Cali, Valle del Cauca, Colombia

El contenido de esta publicación es responsabilidad absoluta de sus autores y no compromete el pensamiento de la Institución.

Este libro no podrá ser reproducido por ningún medio impreso o de reproducción sin permiso escrito de las titulares del Copyright.

Impreso en ColombiaPrinted in Colombia

Manual DIDT, procesos y procedimientos.-- Cali: Universidad Autónoma de Occidente, 2016. 56 páginas, ilustraciones.

ISBN: 978-958-8994-17-8

1. Manuales administrativos. 2. Administración de proyectos.

I. Universidad Autónoma de Occidente.

658.404- dc23

CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN .................................................................................. 9

2. POLÍTICA DE INVESTIGACIÓN EN LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE ..................................................................................10

3. ESQUEMA DE INVESTIGACIÓN INSTITUCIONAL ...........................11

3.1 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y DESARROLLO TECNOLÓGICO-DIDT ...................................................................... 12

3.1.1 Comité Interno ........................................................................ 12

3.1.2 OficinadeFomentoyApoyoalainvestigación ...................... 12

3.1.3 OficinadeGestióndelaInnovaciónyDesarrolloTecnológico .. 13

3.1.4 ProgramaEditorial .................................................................. 13

3.1.5 SistemadeInformacióndeCiencia,TecnologíaeInnovación. .. 14

3.1.6 FondodeInvestigaciones ....................................................... 15

3.2 COMITÉ CENTRAL DE INVESTIGACIONES .................................. 15

3.3 GRUPOSDEINVESTIGACIÓNCIENTÍFICAYDESARROLLO TECNOLÓGICO ...................................................... 16

3.4 REDES DE INVESTIGACIÓN .......................................................... 18

3.5 APROXIMACIÓN ESTUDIANTIL A LA INVESTIGACIÓN ................ 18

3.5.1 PasantíasdeInvestigación ..................................................... 19

3.5.2 SemillerosdeInvestigación .................................................... 20

3.5.3 JóvenesInvestigadores .......................................................... 21

4. FOMENTO Y APROBACIÓN DE PROYECTOS ................................ 23

4.1 CONVOCATORIA INTERNA PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS ............................................................................. 23

4.2 APROBACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN ................................................................................. 25

4.2.1 PROYECTOS PRESENTADOS A CONVOCATORIA INTERNA ........................................................................ 25

4.2.2PROYECTOSPRESENTADOSALFONDODE INVESTIGACIÓN ..................................................... 25

4.2.3 CONVOCATORIAS EXTERNAS PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS ................................................................... 33

5. INICIO Y DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN ... 34

5.1 ACTASDECOMPROMISO,ORIGINALIDADY PROPIEDAD INTELECTUAL ........................................................ 34

5.1.1Propiedadintelectualyderechosdeexplotacióncomercial ..... 35

5.2 ASIGNACIÓN DE TIEMPO PARA INVESTIGACIÓN ....................... 35

5.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE PROYECTOS ................................................ 36

5.3.1 Ejecuciónpresupuestaldeproyectosdeinvestigación .......... 36

5.3.1.1 Ejecución presupuestal para contratación de personal ..... 37

5.3.1.2 Ejecución presupuestal de materiales, equipos y bibliografía ........................................................................... 37

5.3.1.3 Ejecución presupuestal de transporte y viáticos ................ 39

5.3.2 ApoyoaGruposdeInvestigaciónenlosprocesospropiosdelainvestigación .................................................................. 40

5.4 SOLICITUD DE PRÓRROGAS DE PROYECTOS APROBADOS ... 41

5.5 ENTREGADEINFORMESDEAVANCEYFINALDEPROYECTOS .. 41

5.6 COMISIONES DE INVESTIGACIÓN ................................................ 42

6. TERMINACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN .................. 43

7. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN .......................................................................... 45

8. PROCESO GESTIÓN DE PATENTES Y REGISTRO DE SOFTWARE .................................................................................. 49

8.1 PATENTE .......................................................................................... 49

8.2 REGISTRO SOFTWARE .................................................................. 51

9. EVALUACIÓN DE LA PRODUCCIÓN INTELECTUAL PROFESORAL PARA REGISTRO EN EL ESCALAFÓN DOCENTE ...........52

10. PROCESO ADMINISTRATIVO PARA TRÁMITE DE PAGO POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES ........................... 53

11. PROTOCOLOS .................................................................................. 55

9 Manual Institucional Procesos, procedimientos y protocolos de investigación


1. PRESENTACIÓN

La Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico, DIDT, es la ins-tancia encargada de formular y proponer a la dirección de la Universidad, a tra-vés de la Vicerrectoría Académica, VRAC, a la cual está adscrita, las políticas, estrategias y acciones tendientes a construir y consolidar la cultura de investiga-ción en la Universidad. A partir de tres componentes: académico, organizativo y normativo.

Al componente académico pertenecen los proyectos de investigación, en-tendidos como las células básicas de trabajo, los programas (conjunto de pro-yectos) y las líneas de investigación (campos temáticos).

El componente organizativo está integrado por los Grupos de Investiga-ción que se constituyen en las células primarias, en los cuales los investi-gadores unen su talento y experticia para adelantar el trabajo en una línea específica. Los Centros, Institutos y Consorcios de Investigación son formas más complejas y completan el componente organizativo.

Finalmente, al componente normativo lo conforman diferentes tipos de re-glamentos: el interno, perteneciente a la Universidad, y los externos, propios de Colciencias y otras entidades.

Las redes y alianzas permiten la interacción entre los investigadores y los grupos a escalas regionales e internacionales y se constituyen en un instrumento importante para adelantar actividades investigativas en escenarios cada vez más complejos.

Se desprende de estas consideraciones que la investigación, como sistema, es un entramado de actividades y procesos que se requieren para la obten-ción de logros y resultados significativos. Además es necesaria la disposición de procedimientos sistematizados que permitan una gestión con calidad. De acuerdo con lo anterior, la DIDT estableció hace varios años el Sistema de Ciencia, Tecnología e Innovación, SICTI, en el que la Universidad puede dis-poner de información estructurada y actualizada a partir de estándares básicos propios de estos instrumentos de gestión.

Los procesos, procedimientos y protocolos que se describen en este docu-mento, tienen el propósito de presentar a la comunidad académica una des-cripción del funcionamiento y operatividad de ese entramado de actividades


que constituyen la investigación y el conjunto de tareas que tienen a cargo sus responsables, en la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico.

Cabe resaltar que el presente documento fue realizado bajo las políticas formuladas por la DIDT, las cuales fueron aprobadas por la Universidad.

2. POLÍTICA DE INVESTIGACIÓN EN LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

La investigación en la UAO se adelanta en un marco amplio de libertad académica y está orientada a formar profesionales capaces de liderar procesos de cambio a través de la movilidad y valoración del conocimiento.

El Proyecto Educativo Institucional, PEI, tiene como objetivo principal la problematización de la realidad en sus diferentes manifestaciones y su abor-daje en campos de las Ciencias Naturales, Sociales y Humanas. En conse-cuencia, y buscando siempre la recuperación y valorización del conocimiento de largo plazo, la DIDT ha trazado la Política de Investigación institucional sobre cuatro ejes:

Generación de conocimiento por parte de capital humano calificado.

Transferencia, apropiación y difusión de dicho conocimiento, hallaz-gos y desarrollos.

Contribución al desarrollo de capacidades de la sociedad para transformar-se y para innovar, agregar valor y diversificar su economía.

La construcción de redes, como concepto que gobierna los tres ejes anterio-res, se convierte en vehículo de inserción de la investigación en las corrien-tes mundiales del pensamiento.



3. ESQUEMA DE INVESTIGACIÓN INSTITUCIONAL


DIDT

Comité Central de Investigaciones

Jefe de ProgramaEditorial

ComitéEditorial

Coordinación comunicación y logística

Profesional en Producción y Mercadeo Editorial

Jefe de Oficina deFomento y Apoyo a la Investigación

Asistente

Auxiliar

ComunicadoraSecretaria

Secretaria

DirectoraDirección de

Investigaciones

Oficina de Fomento y Apoyo a

la Investigación

Analista de Gestión para el Fomento e Innovación

Oficina de Gestiónde la Innovación y

DesarrolloTecnológico

Jefe Oficina de Gestión de la Innovación y

Desarrollo Tecnológico

Programa Editorial


3.1 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y DESARROLLO TECNOLÓGICO-DIDT

Es la dependencia responsable de la gestión del Sistema de Investigación Institucional y está adscrita a la Vicerrectoría Académica. Se rige interna-mente por la misión de la Universidad Autónoma de Occidente y su Proyecto Educativo Institucional, PEI, y externamente por los lineamientos definidos por Colciencias (Entidad de orden nacional cuya función es la formulación de políticas de ciencia, tecnología e innovación para el país.)1*, entidad que se rige por las definiciones y criterios establecidos por el Consejo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación para los procesos de clasificación de los proyectos de innovación.

3.1.1 Comité Interno

Es el responsable ante la Vicerrectoría Académica, VRAC, y el Comi-té Central de Investigaciones, CCI, de proponer políticas, estrategias y procedimientos en torno a la dinámica de investigación en la Universidad Autónoma de Occidente. Es presidido por el Director(a) de Investigacio-nes y Desarrollo Tecnológico y está integrado por los responsables de las tres oficinas adscritas a la DIDT: la Oficina de Fomento y Apoyo a Investigación, la Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tec-nológico y el Programa Editorial.

3.1.2 OficinadeFomentoyApoyoalainvestigación

Fomenta y apoya los procesos relacionados con la política de inves-tigación para la generación de cultura y formación de competencias investigativas en profesores y estudiantes.

Gestiona diferentes procesos y dinámicas académicas propias de la in-vestigación, como las convocatorias internas, los procesos de proyectos profesorales, socialización de avances y resultados de investigación.

Fomenta estrategias de formación investigativa como la Escuela de Investigación, Semilleros de Investigación, Investigación en el Aula, Jornadas de Investigación, Pasantías de Investigación y las

1 * Entidad que se rige por las definiciones y criterios establecidos por el Consejo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, para los procesos de clasificación de los proyectos de innovación



actividades académicas abiertas que contribuyen a la formación de la cultura investigativa.

Gestiona la evaluación de los informes finales de los proyectos y su terminación académica.

Apoya los procesos de valoración para el reconocimiento de la pro-ducción intelectual de los docentes investigadores.

3.1.3 OficinadeGestióndelaInnovaciónyDesarrolloTecnológico

Apoya la articulación de los Grupos de Investigación con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y con diferentes programas, agen-das y dinámicas nacionales, regionales y sectoriales.

Facilita la articulación de Grupos, Centros, Institutos y Laboratorios de Investigación a redes, comunidades, programas internacionales de investigación y a los procesos del contexto económico, social, regio-nal y nacional. Igualmente, visibiliza y articula la transferencia de re-sultados de investigación a la sociedad, particularmente a través de la relación Universidad-Empresa-Estado.

Contribuye al fortalecimiento de la capacidad de gestión de los Gru-pos de Investigación en la búsqueda de recursos externos.

Colabora con los procesos de protección de la propiedad intelectual, relacionados con la propiedad industrial y audiovisual.

Gestiona los procesos de transferencia y comercialización de resulta-dos de investigación de los Grupos de Investigación.

3.1.4 ProgramaEditorial

Es el órgano cuya función principal es la de velar por el cumpli-miento, gestión y ejecución de la Política Editorial, con el propósito de consolidar y visibilizar la producción intelectual de la Universidad Autónoma de Occidente.

Ejecuta las decisiones adoptadas por el Comité Editorial y presenta a este las solicitudes de ediciones, coediciones y reimpresiones.


Igualmente, plantea las estrategias para la divulgación y promo-ción de las obras publicadas.

Promueve los cambios generados por las nuevas tendencias editoria-les y participa en el Comité de Propiedad Intelectual y en los Comités Editoriales de las revistas de la UAO.

Gestiona el proceso de comercialización de la producción intelectual a través de los diferentes portales editoriales.

Impulsa la participación en redes nacionales e internacionales que promueven la producción editorial de la región y el país.

3.1.5 SistemadeInformacióndeCiencia,TecnologíaeInnovación

El Sistema de información es un aplicativo tipo web, el cual está articulado al sistema de información institucional. Fue desarrollado de acuerdo con los requerimientos de la DIDT, a partir de la gestión de investigación y a través de las oficinas adscritas a esta dependen-cia. La estructura permite el registro de los anteproyectos presentados a las convocatorias internas y externas, los proyectos aprobados por el Comité Central de Investigaciones, la Producción Científica y Tec-nológica de los investigadores de la Universidad, las publicaciones aprobadas por el Programa Editorial y los planes de trabajo aprobados a los semilleros de investigación.

Su estructura se compone por cuatro módulos, los cuales se descri-ben a continuación:

Módulo de Gestión de la Investigación: consolida la información base del proceso de investigación en la Universidad, registrando da-tos detallados de los investigadores, los Grupos de Investigación y la relación con diferentes instituciones (Redes, alianzas); estudiantes en pasantía de investigación, semilleros, y la movilidad derivada de esta dinámica. Este módulo es gestionado por el Coordinador del Sistema de Información.

Módulo de Gestión de Proyectos: controla el flujo completo de ge-neración de proyectos de investigación, desde la etapa de la propues-ta, hasta su presentación como trabajo definitivo con resultados, eva-



luaciones y producciones asociadas. Este módulo es gestionado por la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación.

Módulo de Gestión Científica y Tecnológica: permite gestionar el registro y la actualización de la información sobre la producción científica y tecnológica de los investigadores de la Universidad, siguiendo los procesos para su generación y socialización. Este módulo es gestionado por los responsables del Sistema de Infor-mación, el Programa Editorial y la Oficina de Gestión de la Inno-vación y Desarrollo Tecnológico.

Módulo de Procesos Administrativos: este módulo está relaciona-do con la ejecución presupuestal de los proyectos y demás procesos financieros asociados a la gestión de la investigación. Lo anterior a través de los respectivos centros de costos. Además, se generan los reportes de procesos de compra, contratación y pagos estimados en el presupuesto aprobado de los proyectos.

Los responsables del registro de datos en el sistema, son los funcio-narios de las oficinas de la DIDT, quienes poseen cuentas de usua-rio que les permiten acceder a los campos del sistema de acuerdo a sus funciones y responsabilidades.

3.1.6FondodeInvestigaciones

Aprobado con Resolución del Consejo Superior N°520 del 28 de no-viembre del 2014. Su propósito es reservar y proteger los recursos para la financiación de proyecto y/o programas especiales de Inves-tigación y Desarrollo Tecnológico, sometidos a consideración de la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico, o propuestos por esta dependencia.

Los proyectos o programas presentados al Fondo de Investigación, de-ben caracterizar problemas de investigación, desarrollo tecnológico e innovación de alcance e impacto regional e internacional, de corte in-terdisciplinario, con articulación de redes consorcios u organizaciones.

3.2 COMITÉ CENTRAL DE INVESTIGACIONES

Es el órgano encargado de la aprobación y toma de decisiones requeridas para la ejecución de la política de investigación formulada por la Dirección


de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico. Este Comité está integrado por el Director(a) de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico, (quien lo preside), el Vicerrector Académico, el Jefe de la Oficina de Fomento y Apo-yo a la Investigación, el Jefe de la Oficina de Gestión de Innovación y Desarrollo Tecnológico, el Jefe del Programa Editorial, tres (3) docentes investigadores designados por el Rector y un representante de una entidad externa (Resolución de Rectoría No 3781 de 1998).

3.3 GRUPOSDEINVESTIGACIÓNCIENTÍFICAYDESARROLLO TECNOLÓGICO

“Se define grupo de investigación científica o tecnológica como el conjunto de personas que se reúnen para realizar inves-tigación en una temática dada, formulan uno o varios problemas de su interés, trazan un plan estratégico de largo o mediano plazo para trabajar en él y producir unos resultados de conocimiento sobre el tema cuestión. Un grupo existe siempre y cuando de-muestre producción de resultados tangibles y verificables, fruto de proyectos y otras actividades de investigación conveniente-mente expresadas en un plan de acción (proyectos) debidamente formalizado”2.

Los grupos están conformados por individuos de una o varias disciplinas y/o instituciones asociadas sinérgicamente para trabajar alrededor de un de-terminado campo del conocimiento, y están comprometidos con el estudio de una problemática definida en un tema de investigación.

Aval institucional del Grupo: para el reconocimiento institucional, el Gru-po debe contar con el aval de la Facultad, en razón a la pertinencia de su te-mática, y debe cumplir con los protocolos establecidos por la DIDT, basados en la propuesta del plan de trabajo por realizar. Registro de Grupo (Formato DIDT-2.6-FO11).

La Dirección de Investigaciones otorga o no el reconocimiento institucio-nal al Grupo, previo estudio del Comité Interno.

Registro de los Grupos en Colciencias: se realiza por medio de la Plata-forma ScienTI, a través de la cual se registran las hojas de vida de los inves-

2 Colciencias “¿Qué es un Grupo de investigación?” http://www.colciencias.gov.co/faq. Consultado el 10 de septiembre de 2013



tigadores en la herramienta CvLac y la respectiva información de los grupos, en el aplicativo GrupLAC.

La Dirección de Investigaciones apoya el proceso de registro y actualiza-ción de la información de los Grupos en la Plataforma ScienTI, a través de la Coordinación del Sistema de Información.

El Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología e Innovación, regulado por Colciencias, otorga el reconocimiento de los grupos que demuestren resulta-dos verificables, fruto de proyectos y actividades derivadas del plan de traba-jo. Para el SNCyT, los grupos de investigación deben cumplir mínimo con los siguientes requisitos dentro del período o ventana de observación definida:

Estar registrado en el sistema GrupLAC de la Plataforma ScienTI- Colom-bia en Colciencias.

Tener un mínimo de dos (2) integrantes.

Tener uno(1) o mas años de existencia (edad declarada).

Estar avalado al menos por una (1) institución registrada en el sistema Ins-tituLAC de la Plataforma Scien TI-Colombia. Previamente el grupo debió registrar su pertenencia institucional.

Tener al menos un (1) proyecto de investigación, de desarrollo tecnológico o de innovación en ejecución.

El Líder del grupo deberá tener título de Pregrado, Maestría o Doctorado. En caso que el líder del grupo solamente cuente con un título de pregrado, deberá haberlo obtenido en una fecha anterior al cierre de la ventana de observación (definida en los términos de referencia de la convocatoria).

Tener una producción de nuevo conocimiento o de resultados de actividades de desarrollo tecnológico e innovación, en la ventana de observación equi-valente a un mínimo de un (1) producto por año declarado de existencia.

Tener una producción de apropiación social y circulación del conocimien-to o productos resultados de actividades relacionadas con la Formación de Recurso Humano en CTeI, en la ventana de observación equivalente a un (1) producto por el año declarado de existencia.


3.4 REDES DE INVESTIGACIÓN

Representan comunidades de Grupos de I+D+i, (Investigación, desarrollo e investigación). Con desarrollos y dinámicas como: proyectos y programas de investigación, producción intelectual y eventos científicos. Igualmente promueven la interacción, cooperación y transferencia de conocimiento entre los grupos de los países miembros de la Red.

La dinámica de las redes favorece la vinculación de los Grupos Institu-cionales de Investigación a sus respectivas comunidades disciplinares o pro-fesionales, potenciando el acceso a recursos y dinámicas asociativas. Esta vinculación a las redes implica los siguientes procesos:

Etapa de gestión: asociada con la búsqueda e investigación de redes en los campos temáticos de interés.

Etapa de desarrollo: para los grupos con vinculación a redes con agendas de trabajo definidas.

Etapa de resultados: para los grupos con productos de conocimiento, los cuales implican procesos de movilidad, participación en eventos científicos y socialización de resultados.

Estas etapas son apoyadas por la DIDT y las oficinas de Gestión de la Información y Desarrollo Tecnológico, Fomento y Apoyo a la Investigación, avalando el tiempo para el desarrollo de las agendas y los procesos de movi-lidad derivados de las mismas.

Los proyectos y programas aprobados en la agenda de investigación de las redes, deben registrarse en la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación de la DIDT, para efectos de otorgar el aval institucional. Registro de Redes (Formato DIDT 2.6-FO05).

3.5 APROXIMACIÓN ESTUDIANTIL A LA INVESTIGACIÓN

Se inicia en el pregrado en asignaturas de formación investigativa propias de los planes de estudio, constituyendo en algunos casos una franja de investi-gación con asignaturas como pensamiento investigativo, introducción al pen-samiento científico, práctica en investigación, proyecto 1 y 2, metodología de la investigación, seminarios de investigación, trabajo de grado y electivas con orientación investigativa.



Igualmente, a través de los Grupos de Investigación se fomenta la vin-culación de los estudiantes en los proyectos de investigación y producción intelectual profesoral en la modalidad de pasantía en investigación, presen-tándose algunos de estos como opción de grado. Los estudiantes integran los Semilleros de Investigación de los grupos de la Universidad Autónoma de Occidente y participan en eventos y encuentros de investigación en los ám-bitos regional, nacional e internacional, en la modalidad de ponentes de los trabajos desarrollados.

Lo anterior consolida una Escuela de Investigación en competencias de investigación básica, que le permite al estudiante iniciarse como Joven Inves-tigador una vez culminados los estudios profesionales.

3.5.1 PasantíasdeInvestigación

Se entiende por Pasantía de Investigación el trabajo que adelanta un estudiante en calidad de asistente de investigación en un proyecto o programa de investigación de un Grupo o Centro de Investigación de la Universidad Autónoma de Occidente, del país o del exterior, bajo la tutoría del profesor investigador.

El propósito de la pasantía es la formación en la práctica investigativa y en las dinámicas culturales y organizacionales propias de un nicho investi-gativo (Resolución No 6433 de enero 17 de 2008 del Consejo Académico).

Parágrafo: son condiciones específicas para cursar la pasantía en la modalidad de trabajo de grado:

Cumplir con las calidades que particularmente establezcan los grupos o Centros de Investigación.

Tener un promedio ponderado acumulado igual o superior a 3.5.

Contar con un plan de trabajo formalizado por un grupo o Centro de Investigación aprobado por el Consejo de la respectiva Facultad.

Haber matriculado la asignatura Trabajo de Grado en el período autorizado según Resolución No. 6433 de enero 17 de 2008 del Consejo Académico.


La Pasantía en Investigación debe ser registrada en la Oficina de Fo-mento y Apoyo a la Investigación (Formato DIDT-2.6-FO15).

3.5.2 SemillerosdeInvestigación

Son comunidades de aprendizaje integradas por estudiantes y profeso-res que en las diferentes disciplinas, desarrollan una formación colectiva integral, generadora de una cultura científica y social, liderando procesos que permiten explorar alternativas y hacer de la investigación una fuente de conocimiento como eje básico del progreso individual y colectivo.

Conformación y organización del Semillero. Se logra con el lide-razgo de los docentes-investigadores quienes, mediante el ejercicio aca-démico, fomentan en los estudiantes la práctica investigativa en espacios como el aula de clase y los considerados en la agenda de investigación del Grupo. Lo anterior, permite a los alumnos motivados por la investiga-ción, participar con la orientación de un docente en modalidades propias de la Escuela de Investigación, como son:

Plan de trabajo de Investigación.

Trabajos de grado en las líneas de investigación de los grupos.

Pasantía de investigación.

Producción intelectual del grupo.

Encuentros nacionales o internacionales de investigación.

Seminarios permanentes y/o jornadas de investigación.

Requisitos:

Adscripción del semillero a un Grupo de Investigación.

Ser estudiante (matriculado) en un programa académico de la Univer-sidad Autónoma de Occidente.

El Semillero debe ser presentado a la convocatoria UAO, definida por la DIDT para esta modalidad. Lo anterior a través de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación.



Los docentes integrantes activos de los Grupos de Investigación tienen el compromiso de presentar los semilleros a la convocatoria interna, y orientar a los estudiantes en el desarrollo del plan de trabajo aprobado.

Definición del cronograma de trabajo a desarrollar.

Cumplir con el reglamento operativo para los semilleros. Documento DIDT-2016.

En el Formato Registro Plan de trabajo Semilleros (Semillero DIDT-2.6-FO14) los grupos de investigación formalizan estas actividades.

3.5.3JóvenesInvestigadores

Este programa busca que los jóvenes profesionales establezcan víncu-los con grupos y centros de investigación y desarrollo tecnológico, que los involucre en sus actividades con el objeto de promover la apropiación de los métodos y los conocimientos del quehacer científico y tecnológico, orientados por la metodología de “aprender haciendo” de Colciencias.

En la Universidad Autónoma de Occidente los aspirantes a jóvenes in-vestigadores han tenido acercamiento a la investigación a partir de las diná-micas académicas del pregrado, en Semilleros y Grupos de Investigación.

Los Jóvenes Investigadores son presentados anualmente por los Gru-pos de Investigación a las convocatorias de Colciencias y de la Universi-dad Autónoma de Occidente. Esta última, a través de la Oficina de Ges-tión de la Innovación y el Desarrollo Tecnológico, abre la convocatoria para Joven Investigador en la modalidad Universidad Autónoma de Oc-cidente y Colciencias, siguiendo los lineamientos y criterios establecidos institucionalmente, con el fin de cumplir dicho proceso.

Los criterios que deben cumplir los jóvenes para participar en las con-vocatorias de Colciencias y la Universidad Autónoma de Occidente3 son:

Ser ciudadano colombiano.

Ser profesional o estar pendiente del acta de grado al momento de la postulación.

Tener un promedio académico acumulado mínimo de 3.8.3 Los requisitos para aplicar como Joven Investigador UAO, son los mismos establecidos por Colciencias para esta modalidad.


Edad límite: 28 años.

Tener hoja de vida en el CvLAC, disponible en el sitio web de Colciencias.

Documentación requerida:

Realizar la inscripción y presentación de la documentación solicitada a través del aplicativo electrónico “Jóvenes Investigadores e Innova-dores 2016”.

Cédula de ciudadanía.

Certificado de notas y promedio acumulado del pregrado.

Diploma o acta de grado del pregrado.

Documento propuesta de actividades y resultados esperados del joven.

Carta de presentación del joven (aval institucional).

La documentación se debe entregar en la Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico, en la fecha establecida para ello. Registro Joven Investigador (Formato DIDT-2.6-FO01).

Procedimiento de contratación de Jóvenes Investigadores: Col-ciencias y Universidad Autónoma de Occidente

La contratación del Joven Investigador Colciencias, se inicia una vez esta entidad realiza el desembolso de los recursos a través de una fiducia, que comunica a la UAO este proceso. La DIDT, a través del Asistente Administrativo, comunica a la Dirección Financiera de la UAO sobre el ingreso de estos recursos. La Oficina de Gestión de la Innova-ción y Desarrollo Tecnológico de la DIDT solicita los documentos para contratación a los Jóvenes Investigadores que han sido seleccionados. La DIDT solicita la contratación al Departamento de Recursos Humanos por el período de un año.

Los Jóvenes Investigadores UAO seleccionados, deben entregar la documentación para contratación en la Oficina de Gestión de la Inno-vación y Desarrollo Tecnológico. La DIDT solicita la contratación al Departamento de Recursos Humanos a partir de la fecha de la firma del contrato, hasta la vigencia del calendario académico establecido.



4. FOMENTO Y APROBACIÓN DE PROYECTOS

La Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico fomenta la in-vestigación de profesores y estudiantes de los grupos de investigación me-diante las convocatorias internas y su participación en las externas.

La DIDT fomenta la presentación de proyectos y/o programas espe-ciales que abordan problemas de investigación, desarrollo tecnológico e innovación, con alcance e impactos de carácter regional e internacional, de corte interdisciplinario y que contemplen la inclusión de redes, con-sorcios u organizaciones.

4.1 CONVOCATORIA INTERNA PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

Es liderada por la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológi-co, la cual maneja un protocolo para su lanzamiento a la comunidad aca-démica de la Universidad Autónoma de Occidente. Esta convocatoria es financiada con recursos propios.

Lineamientos para la presentación de Proyectos de Investigación Profesoral

Elegibilidad: se consideran criterios tales: como ejes temáticos, perti-nencia frente a dinámicas internas de la UAO y/o de la región, interdis-ciplinariedad, asociatividad entre grupos y socios externos (empresas, organizaciones, gremios, ONG, otros), inserción en redes regionales e in-ternacionales, proyectos y/o programas que aborden problemas entre ejes temáticos y participación de estudiantes de pre y posgrado en la modalidad de pasantía en investigación.

Otros elementos adicionales que son considerados son: financiación, dura-ción, requisitos administrativos, documentación, calendario de la Convocato-ria y criterios de evaluación.

Financiación: para los proyectos y/o programas profesorales selecciona-dos se establece el monto máximo de financiación directa por parte de la Universidad Autónoma de Occidente.

Contrapartida: recursos asignados al proyecto y/o programa, por parte de las instituciones externas, podrá ser en especie y/o en efectivo y será definida en el marco de cada Convocatoria (valorando el tiempo de dedicación del


recurso humano y la infraestructura de laboratorios, plataforma tecnológica de apoyo al proyecto).

Duración del proyecto: el desarrollo de la investigación puede tener una duración mínima de un año y máxima de dos. El cronograma del proyecto de-berá considerar adicionalmente un término de seis meses para la producción intelectual, escrita, industrial y audiovisual.

Requisitos administrativos: las propuestas de investigación deben ser presentadas por profesores y/o estudiantes, quienes deben encontrarse a paz y salvo en materia de compromisos administrativos con la DIDT.

Grupo proponente del proyecto: debe ser integrado y liderado por do-centes vinculados laboralmente en la modalidad de tiempo completo y/o programas especiales de investigación, y que pertenezcan a los grupos de investigación. Los grupos proponentes pueden ser interdisciplinarios e in-terinstitucionales y cada integrante especificará el compromiso asumido en la agenda del proyecto. Los docentes vinculados en la modalidad de hora cátedra a la Institución, pueden ser miembros de los grupos de investigación y participar en las actividades de investigación de los mismos.

El formato correspondiente es el DIDT-2.6-FO12, Proyecto profesoral adoptado de Colciencias, disponible en la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación y en la página Web de la DIDT.

Los Proyectos Estudiantiles de pregrado y maestría, se presentan en la modalidad de Pasantía de Investigación en el marco de los proyectos y/o pro-gramas liderados por los grupos de investigación.

Aval de las propuestas de investigación: los profesores, previamente a su presentación a la convocatoria, socializan sus iniciativas al interior del Grupo de Investigación y del respectivo departamento, para la discusión en torno a la pertinencia de la misma. Una vez validadas las propuestas profesorales, el Jefe del Departamento y el Coordinador del Grupo, las presentan a la DIDT.

Protocolo de la convocatoria: se inicia a partir de la fecha del lanzamien-to de la misma a través de la DIDT. Establece los procesos para la entrega del proyecto por parte de los docentes, revisión del cumplimiento de los criterios definidos por el Comité Interno de Investigación, selección de pares evalua-dores, envío de los documentos a los pares que realizan la evaluación externa, revisión de las evaluaciones por el Comité Interno de Investigaciones, reu-



nión del Comité Central de Investigación para aprobación de las propuestas presentadas y publicación de resultados de la convocatoria.

La Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación asesora a los gru-pos en el proceso de gestión para la presentación de las propuestas en la convocatoria interna.

4.2 APROBACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN

4.2.1 PROYECTOS PRESENTADOS A CONVOCATORIA INTERNA

La aprobación de los proyectos internos, depende del resultado de la revisión del documento de anteproyecto, llevada a cabo por el Comité Interno de Investigaciones, que se basa en el cumplimiento de los crite-rios establecidos institucionalmente. Los proyectos que cumplan con los requerimientos de la convocatoria, se someten a un segundo proceso de evaluación durante cuatro semanas, que es realizado por dos pares ex-ternos seleccionados entre la comunidad académica y científica nacional e internacional. Este proceso es gestionado por la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación (ver administrativo para trámite de pago por prestación de servicios profesionales).

4.2.2PROYECTOSPRESENTADODALFONDODEINVESTIGACIÓN

La aprobación de los proyectos y/o programas especiales de investi-gación y desarrollo tecnológico son presentados por los grupos de inves-tigación ante la DIDT, para ser financiados con recursos del Fondo de Investigación.

La DIDT evaluará los criterios de cientificidad, pertinencia, visibi-lidad, interdisciplinariedad e impacto de los mismos que confiere la condición de proyectos/programas especiales de investigación.

La DIDT someterá al proceso de aprobación del Comité Central de Investigaciones, los proyectos y/o programas especiales, a ser postu-lados, para financiación con recursos del Fondo de Investigaciones.


El Comité Financiero definirá sobre la asignación de los recursos a los proyectos postulados en esta categoría por el Comité Central de Investigaciones.

La categoría de proyectos y/o programas especiales de investigación y desarrollo tecnológico se formularán por fuera del marco adminis-trativo de las convocatorias (internas y externas).

Pares evaluadores:

De acuerdo con el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación de Colciencias,

“Se considera evaluador par del Sistema Nacional de Cien-cia y Tecnología de Colombia, a un miembro de las comunida-des:–Científica: investigadores y académicos, y–Empresarial: expertos y personal de investigación y desarrollo, que cuente con conocimiento, formación académica, experiencia profesional e investigativa y producción especializada en el área de investiga-ción para la cual se inscribe como evaluador. En particular, un evaluador par debe contar también con experiencia reconocida de su desempeño como evaluador y con capacidad de conceptuar, valorar, emitir juicios y razones sustentadas sobre propuestas, proyectos, resultados, seguimiento e impacto de resultados y de-más procesos relacionados con la investigación”4.

El proyecto de investigación:

El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación–Colciencias, hace referencia a los proyectos de investigación como:

“Aquel que se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetos rela-cionados con la generación, adaptación o aplicación creativa de conocimiento. Para ello se sigue una metodología definida que prevé al logro de determinados resultados bajo condiciones limitadas de recursos y tiempo especificados en un presupuesto y en un cronograma”5.

4 http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/par%20evaluador.pdf

5 http://www.colciencias.gov.co/faq. Consultado el 10 de septiembre de 2013



Los proyectos que son evaluados por pares académicos externos, de-ben tener la siguiente estructura:

Título.

Planteamiento de la pregunta o problema de investigación.

Justificación.

Marco teórico y estado del arte.

Objetivos.

Metodología propuesta.

Cronograma.

Resultados/productos esperados y beneficiarios potenciales.

Impactos esperados a partir del uso de los resultados.

Conformación y trayectoria del Grupo de Investigación.

Presupuesto.

Capacidad del Grupo proponente.

Presupuesto a evaluar: debe considerar rubros financiables como el capi-tal humano, equipos, software, materiales, bibliografía, publicaciones y paten-tes, salidas de campo, servicios técnicos, viajes (Formato DIDT-2.6-FO18).

Capital humano: es el grupo de investigadores profesionales participan-tes del proyecto en las modalidades de investigador principal y/o director del proyecto, coinvestigador(es), asesor y personal de apoyo. Para calcular los recursos a solicitar en este rubro, se debe tomar como base la escala salarial de la institución, según el compromiso asumido en el proyecto y el tiempo real dedicado al mismo. Se financiará, únicamente, personal auxiliar para el desarrollo de tareas específicas y justificadas de asesoría, consultoría, servicios técnicos y monitores.

Los equipos a financiar serán interfaces o equipos complementarios a los equipos robustos existentes en la Universidad Autónoma de Oc-cidente. Su adquisición se justifica en la estricta necesidad para el de-sarrollo de la investigación. Los investigadores deben verificar que el


equipo requerido para el proyecto no existe en alguna de las institucio-nes participantes en este.

Software: este tipo de recurso debe ser justificado incluyendo su uti-lización posterior al proyecto. Se recomienda a los grupos revisar productos y/o herramientas de software libre, previo a la solicitud del software comercial.

Materiales, insumos y servicios técnicos: son los implementos y servi-cios necesarios para el desarrollo de la investigación. Estos deben ser pre-supuestados por su justificada necesidad y en el proyecto.

Servicios técnicos: corresponden a exámenes, pruebas, análisis o servi-cios especializados para los cuales se solicitan recursos y que no pueden realizarse por personal o con la infraestructura de la Universidad Autó-noma de Occidente.

Viajes: son los derivados de la agenda de actividades del proyecto, como movilidad hacia otras instituciones de investigación para capacitación, viajes de asesores y/o expertos, procesos de socialización de avances y resultados del proyecto.

Material bibliográfico: la documentación bibliográfica debe estar debi-damente justificada y directamente relacionada con la temática del pro-yecto. Corresponde a libros y/o suscripciones a revistas científicas, bases de datos y similares.

Publicaciones y Patentes: se refiere a los costos de edición y publicación de artículos científicos en revistas indexadas o divulgativas reconocidas, libros, manuales, vídeos, cuadernos de investigación, módulos de clase, memorias de eventos científicos, etc., que presenten los resultados del proyecto y sirvan como estrategia de comunicación de éstos. También se financiarán los costos para la solicitud de patentes de innovación tecnoló-gica derivadas del proyecto.

Salidas de campo: corresponde a gastos por concepto de transporte para el traslado a zonas de muestreo y ejecución de labores de campo propias de la investigación.



Criterios para la evaluación calificada de los componentes del proyecto

Evaluación propuesta de investigación: es realizada a partir de los si-guientes ítems, los cuales son calificados de 0 a 10 cada uno, con una varia-ción en el porcentaje de ponderación (Formato DIDT-2.6-FO16)

Cientificidad del proyecto.

Impacto de los resultados esperados.

Formación del talento humano.

Comunicación y resultados.

Inscripción en un programa de investigación.

Para la evaluación de la cientificidad y pertinencia del proyecto, se tie-nen en cuenta su coherencia interna y tratamiento particular de antecedentes, conocimiento del estado del arte de la investigación, innovación y/o desarro-llo tecnológico que se propone realizar, objetivos y metodología. La pondera-ción de ésta corresponde al 50%.

En el ítem de Impacto de los resultados esperados se evalúa la compren-sión y/o solución de problemáticas del entorno o institucionales, consolida-ción de un programa de investigación, fortalecimiento del grado de competi-tividad a nivel nacional e internacional de los productos, procesos o servicios obtenidos como resultados directos o indirectos del proyecto, fortalecimiento de un área estratégica de desarrollo académico institucional y fortalecimiento de la infraestructura institucional/regional para CTI (laboratorios, bibliogra-fía, fortalecimiento de redes científicas). Este tiene una ponderación del 20%.

La Formación de recurso humano se observa y evalúa desde su con-tribución en el proceso formativo, vinculación de estudiantes de pregrado y posgrado. Para esta se debe precisar el papel o actividades formativas que se-rán adelantadas por estas personas y el nombre de aquella o aquellas que ejer-cerán como orientadores. Su porcentaje de ponderación corresponde al 10%.

En la Asociatividad se evalúa la articulación con otros grupos in-ternos y/o externos, instituciones, Centros de Desarrollo Tecnológico e Innovación regionales, nacionales o internacionales, redes de investiga-ción científica y tecnológica y otros. Esta tiene un 10% de ponderación sobre la calificación global del proyecto.


En la Comunicación y resultados se evalúa si la estrategia desarrollada es la adecuada en términos de visibilidad, socialización y retroalimentación. Su ponderación es del 10%.

Para el Balance costo/beneficio se tiene en cuenta si los beneficios, pro-ductos e impactos esperados justifican la inversión solicitada.

Por último, los Resultados de la evaluación por pares externos son revisados por el Comité Interno, antes de la reunión del Comité Central de Investigaciones.

A continuación se presentan las posibles situaciones y resultados:

Situación 1

Primera y segunda evaluación favorable (+).

Primera y segunda evaluación desfavorable (-).

El Comité Interno, acoge los criterios de los evaluadores.

Situación 2

Primera evaluación favorable (+).

Segunda evaluación desfavorable (-).

El Comité Interno, solicita concepto a un tercer evaluador experto en el tema.

Una vez culminado el proceso de evaluación, la DIDT, en conjunto con la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación, consolida el documento de presentación de indicadores de los proyectos con sus respectivas evaluacio-nes por facultades y departamentos. Posteriormente, la Dirección de Investi-gaciones y Desarrollo Tecnológico, convoca al Comité Central de Investiga-ciones, con el propósito de presentar los proyectos con los resultados de las evaluaciones y su aprobación respectiva.

Decisiones del Comité Central de Investigaciones

El Comité Central de Investigaciones es convocado por la DIDT para la toma de decisiones. Este Comité analiza las propuestas y evaluaciones ex-ternas realizadas de acuerdo con los criterios de calidad científica y técnica, a partir de las cuales emite un resultado final que se puede clasificar de la siguiente forma:



Aprobación sin modificaciones. Aplica para las propuestas que cumplan con los criterios de calidad en los componentes técnicos y presupuestales.

Aprobación con modificaciones o condicionado. Cuando los evalua-dores sugieren introducir modificaciones técnicas, ajuste de presupuesto, cronograma, reorganización del grupo proponente o está pendiente la for-malización de los recursos de contrapartida.

Aplazamiento. Se considera que el proyecto requiere mayor desarrollo en algunos de los componentes estructurales, dado que la versión presentada no recoge satisfactoriamente las recomendaciones de los evaluadores. El proyecto estaría en proceso de evaluación externa (tiene pendiente el con-cepto de pares evaluadores) y los proponentes tienen compromisos pen-dientes con la DIDT, etc.

No aprobación. El proyecto no es pertinente o viable, técnica y/o económicamente.

No considerado. Son los proyectos que no cuentan con el aval de la unidad académica, los presentados extemporáneamente, los que no cumplen con los criterios establecidos en la convocatoria y los retira-dos por los proponentes.

Reserva presupuestal de la convocatoria. Una vez realizado el proceso de aprobación de las propuestas de investigación por parte del Comité Central de Investigaciones, se establece la reserva presupuestal correspondiente y se asigna el centro de costos por la Oficina de Asistencia Administrativa, adscri-ta a la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico.

La información de los proyectos aprobados y el Acta de la reunión del Co-mité Central de Investigaciones que dio su aprobación, se envía a Secretaría General para elaboración de la resolución de Rectoría.

Resolución de Aprobación. Por medio de este documento el Rector de la Universidad Autónoma de Occidente, en uso de las facultades que le confie-ren los estatutos de la Institución, determina aprobar los proyectos de inves-tigación recomendados por el Comité Central de Investigaciones, los cuales cumplen con los criterios y procedimientos establecidos por la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico.

Comunicación de resultados de la convocatoria. La Dirección de Inves-tigaciones y Desarrollo Tecnológico comunica a los Grupos de Investigación


proponentes y Jefes de Departamento, los resultados de la Convocatoria. Esta comunicación es extendida a los decanos de las diferentes facultades y a la Vicerrectoría Académica.

El concepto argumentado en el informe y las demás sugerencias téc-nicas que hayan sido consideradas convenientes de formular por parte de los pares evaluadores, son remitidos a los grupos proponentes para efectos de retroalimentación.

Presentación de proyectos aprobados6 en el Comité de Ética Humana, hace referencia a los proyectos profesorales aprobados que requieren nue-vos entornos para los procesos investigativos y fases experimentales que involucren seres humanos.

El Comité de Ética Humana, creado por Resolución de Rectoría No. 6435 del 17 de febrero de 2011, cumple funciones tales como: brindar aseso-ría y orientación a los investigadores en la creación de protocolos para la experimentación en sujetos humanos, de acuerdo con las leyes y códigos nacionales e internacionales y avalar los proyectos que requieran la parti-cipación de sujetos humanos. En caso de cualquier incumplimiento de los compromisos éticos y legales suscritos para el otorgamiento del aval del Comité de Ética Humana, se procede a la suspensión de la investigación. El Comité, que se reúne al menos una vez cada trimestre, está conformado por el Director(a) de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico, un docen-te de la Facultad de Humanidades, un docente de la Facultad de Ciencias Básicas, un docente de la Facultad de Ingeniería, y un médico de la ciudad que pertenezca o haya pertenecido a la Comisión de Ética Médica del Valle del Cauca.

Presentación de proyectos aprobados en el Comité de Ética Animal. Los proyectos profesorales aprobados en convocatorias internas y externas, que en su desarrollo involucren animales vivos, deben ser presentados al Comité de Ética Animal de la Universidad Autónoma de Occidente, para su estudio y regulación de acuerdo con la Ley 84 del 27 de diciembre de 1989.

El Comité de Ética para regulación de procesos de investigación en el que se involucren animales vivos fue creado y conformado según la Resolución No.6358 del 12 de agosto de 2010, emitida por la Rectoría. Se encuentra integrado por el Director(a) de investigaciones y Desarrollo tecnológico,

6 En convocatorias internas y externas.



dos docentes de la Universidad Autónoma de Occidente pertenecientes a las Facultades de Ciencias Básicas y Humanidades, un médico veterinario y zootecnista del Instituto Colombiano Agropecuario, un representante de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, un representante de Sociedad Protectora de Animales y un médico veterinario y zootecnista. Su período de gestión es de dos años y es presidido por el Director(a) de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico.

Para el caso de proyectos desarrollados con otras instituciones, que hayan validado dichos procedimientos (con seres vivos) en sus propios Comités de Ética Animal y /o Humana, se debe proceder a entregar en la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico de la Universidad Autónoma de Occidente el certificado de aprobación.

4.2.3 CONVOCATORIAS EXTERNAS PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

Son promovidas por instituciones nacionales e internacionales con el propósito de apoyar iniciativas (proyectos y/o programas de investiga-ción, redes, eventos, movilidad de investigadores, etc.) en ciencia, tec-nología e innovación. En la mayoría de los casos fomenta la articulación de los grupos de investigación y la relación Universidad – Empresa – Estado.

La Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico incentiva la participación permanente de los grupos en las convocatorias externas y presta especial atención al lanzamiento de estas por parte de entidades como Colciencias, ministerios y entidades de cooperación nacional e internacional, entre otros.

El proceso de divulgación y gestión es realizado a través de la Ofi-cina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico y del Sistema de información de la DIDT, con el propósito de informar a la comuni-dad académica los términos de referencia de las diferentes convocatorias externas. Asímismo, la Oficina de Gestión de la Innovación y Desarro-llo Tecnológico apoya el proceso de gestión para la presentación de las propuestas, presupuesto y documentación institucional requerida de los grupos de investigación.


Los proyectos aprobados en convocatorias externas provenientes de Universidades, Centros de Investigación, Ministerios, Colciencias y otras entidades externas son validados institucionalmente por el Comité Central de Investigaciones, mediante resolución de Rectoría. Los proyec-tos procedentes de entidades diferentes a las anteriores (gremios, empre-sas, entidades territoriales, entre otras) se presentan a través de las ofici-nas de Fomento y Apoyo a la Investigación y Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico. La categorización correspondiente a investiga-ción o consultoría de los proyectos, depende de los criterios definidos por el Comité Interno de Investigaciones.

La aprobación de estos proyectos responde a convocatorias estableci-das, por lo cual el proceso de evaluación y aceptación puede darse duran-te cualquier período del año.

5. INICIO Y DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

El proyecto se inicia una vez sea emitida la Resolución de Rectoría por medio de la cual es aprobado. Los investigadores firman las actas de compro-miso, originalidad y propiedad intelectual, para su posterior envío a la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación.

5.1 ACTASDECOMPROMISO,ORIGINALIDADYPROPIEDAD INTELECTUAL

Con la firma de estas actas se formaliza el compromiso por parte de los investigadores en el desarrollo del proyecto y el manejo responsable de los recursos asignados.

La certificación de originalidad en todas sus partes hace constar que el proyecto es de su plena autoría de quien(es) figura(n) como proponente(s) y que no corresponde a un proyecto de investigación exigido como parte de los requisitos de grado, de algún programa de formación en el país o en el exterior, o que haya sido desarrollado por su(s) proponente(s) en otros espacios institucionales distintos a la Universidad Autónoma de Occidente.

Por su parte, la Universidad se compromete a asignar los recursos de tiem-po del docente-investigador y del personal asignado o nombrado que partici-pa en el proyecto; así como las instalaciones y laboratorios requeridos para su desarrollo, con los cuales cuenta la Universidad o los de terceros adquiridos por su intermedio; los recursos económicos de inversión directa aprobados;



y la capacidad de gestión institucional involucrada en las diferentes fases del proyecto. De igual forma se compromete a apoyar y consolidar la investiga-ción y la innovación a través de los proyectos de su comunidad académica (ver Acta Compromiso y Originalidad, Proyecto Profesoral (DIDT-2.6-FO17).

5.1.1Propiedadintelectualyderechosdeexplotacióncomercial

La Universidad reconoce los derechos que en materia de Propiedad Intelectual le asisten a los profesores en los productos de conocimiento que se generen en el marco del proyecto de investigación correspondien-te, según el Reglamento de Propiedad Intelectual vigente en la Univer-sidad. El Acta de Propiedad Intelectual deberá ser firmada por todos los participantes en el proyecto. (DIDT 2.6-FO13).

5.2 ASIGNACIÓN DE TIEMPO PARA INVESTIGACIÓN

Corresponde al tiempo autorizado a los profesores vinculados en la moda-lidad de tiempo completo, para el desarrollo de actividades de investigación durante el período académico. Se consideran las siguientes asignaciones:

Para proyectos aprobados y/o programas de investigación. Es el tiem-po dedicado al desarrollo del proyecto en la agenda laboral. Este tiempo for-ma parte de los parámetros de evaluación de los pares externos.

Nota: la asignación de tiempo se determina en función de la dimensión y compromisos con instituciones externas, el número de investigadores inte-grantes del proyecto y la agenda definida para cada investigador en el proyec-to. Se asignarán hasta diez horas semanales para el investigador principal y hasta ocho horas semanales para los coinvestigadores.

La asignación definitiva de tiempo para el desarrollo del proyecto y la pro-ducción intelectual será concertada entre la DIDT y la jefatura del departamento.

Son considerados como Proyectos aplazados aquellos que requieren ajus-tes sugeridos por los pares evaluadores y en algunos casos precisan de una reformulación. El tiempo autorizado para esta actividad es de tres horas se-manales durante un período de tres meses.

La Formulación de un proyecto implica la elaboración del documento propuesto, el cual debe presentar en forma sistemática los elementos previos


de una investigación. El tiempo autorizado para esta actividad es de dos horas semanales durante el semestre.

Para el caso de las Redes de Investigación, se toman en consideración los procesos que implican la vinculación a procesos de investigación pro-movidas por las redes, y las agendas de compromisos definidas por la mis-ma. La asignación de tiempo, de acuerdo con la etapa de vinculación, se realiza de la siguiente forma:

Para la etapa de gestión asociada con la búsqueda e investigación de redes. El tiempo autorizado es de hasta tres (3) horas semanales durante el período académico.

De acuerdo con la agenda definida, para las siguientes etapas se asignarán hasta tres horas semanales a cada profesor según los compromisos definidos.

Para las anteriores actividades, la asignación de tiempo queda registrada en la agenda de trabajo semestral del profesor.

5.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE PROYECTOS

Los procedimientos administrativos están asociados con la ejecución pre-supuestal de proyectos aprobados en las convocatorias internas y/o externas, el apoyo a los Grupos de Investigación en los procesos propios de esta y a los procesos de contratación de personal generados por las oficinas adscritas a la DIDT (ver Proceso administrativo para trámite de pago por prestación de servicios profesionales).

5.3.1 Ejecuciónpresupuestaldeproyectosdeinvestigación

Para ejecutar el presupuesto de los proyectos aprobados en las moda-lidades internas y/o externas, el Departamento de Contabilidad asigna el centro de costo.

Para lo anterior, se requiere el presupuesto aprobado del mismo. Para el caso de los proyectos externos, se requiere el contrato y/o convenio correspondiente.



El presupuesto de los proyectos, en sus diferentes rubros aprobados, es administrado y gestionado por el investigador principal del proyecto.

Para cada uno de los ítems presupuestales se siguen los si-guientes procedimientos:

5.3.1.1 Ejecución presupuestal para contratación de personal

El investigador principal debe solicitar por escrito la elabo-ración de los contratos a que haya lugar para el personal de servicios técnicos, asesores, consultores, auxiliares, encues-tadores, otro(s), etc.

Esta solicitud se debe realizar con 15 días hábiles previos a la iniciación del contrato.

La ejecución presupuestal tendrá que corresponder a los ru-bros que específicamente fueron aprobados para el desarrollo del proyecto.

En caso de que se requiera el cambio de rubro presupuestal, se hará una solicitud a la DIDT, para efectos de su consideración. (Ver proceso administrativo para trámite de pago por presta-ción de servicios profesionales).

Con relación a la solicitud de prórroga y/o anulación del contrato de personal involucrado en el proyecto, debe ser soli-citado de manera inmediata a la DIDT por el investigador princi-pal en forma escrita para su respectivo estudio, toma de decisión y posterior trámite ante el Departamento de Recursos Humanos.

5.3.1.2 Ejecución presupuestal de materiales, equipos y bibliografía

Material de oficina / escritorio, relacionado con papelería, libretas, bolígrafos, borradores, cuadernos, entre otros, se debe solicitar con 15 días hábiles de anticipación.

La solicitud de material bibliográfico debe incluir infor-mación referente al título, autor(es), editorial, año de edición, idioma y proveedor. Se debe solicitar en forma escrita a la DIDT, con 45 días de antelación.


Los equipos, materiales, insumos deben solicitarse con su respectiva justificación y las especificaciones técnicas y referen-cias planteadas en el proyecto aprobado.

En este proceso se debe considerar si los requerimientos co-rresponden a compras de carácter nacional o internacional. Para el caso de compras nacionales, se debe gestionar con tres semanas de antelación y para compras internacionales, hay que considerar todas las gestiones necesarias para la compra. Por ello, la solicitud debe realizarse con ocho semanas de antelación. La DIDT, según las especificaciones presentadas, solicita el concepto técnico del Departamento de Tecnologías y/o Planta Física como soporte de la compra. La Oficina Administrativa (DIDT) gestiona la solicitud ante el departamento de Suministros.

Para las solicitudes de equipos y/o materiales e insumos no dis-ponibles en el mercado, y que implican un proceso de fabricación externa, se debe hacer la solicitud a la DIDT con las especifica-ciones técnicas y la debida antelación. La Oficina Administrativa (DIDT) gestiona este proceso a través del departamento de Servi-cios Generales.

Con relación a las especificaciones de materiales y equipos, se debe relacionar de manera clara, tamaño, color, material, mar-ca, diseño, proveedor(es), referencia, códigos, etc., con el fin de que el Departamento de Suministros no tenga dificultades en la compra y el proceso se realice rápidamente. Aun en caso de reque-rir elementos que tengan un único proveedor es necesario anexar la cotización.

Para las solicitudes a un mismo proveedor de diferentes cate-gorías de producto, que implique atender el suministro de entrega en distintas fechas, se deben solicitar cotizaciones por separado.

La exención de IVA a equipos correspondientes a proyec-tos aprobados en convocatorias internas y/o externas, se aplica a equipos importados directamente por la UAO. Ello requiere que



el proyecto tenga una vigencia mínima de seis (6) meses y su trá-mite puede tomar entre uno (1) y dos (2) meses.

Los proyectos que realicen compras de equipos y elementos importados (CTI), califican para presentar ante Colciencias apli-cando a la exención de IVA.

Los documentos y condiciones requeridas son:

Carta de solicitud de trámite de exención de IVA.

Licencia de importación.

Cotización de los equipos o bienes a importar.

Para los proyectos no financiados por Colciencias, se anexa Acta de aprobación e inicio del proyecto.

Para el caso de proyectos en el campo de la salud humana, o en aquellos en los que haya experimentación con animales, se debe anexar las certificaciones, cartas o actas respectivas, en especial la evaluación realizada por el Cómite de Ética y el consentimiento informado a los casos que aplique, confor-me a lo estipulado en las Normas Científicas, técnicas y ad-ministrativas para la investigación en salud, establecidas en la Resolución 008430 de 1993 del Ministerio de Salud. Fuente: Colciencias, 2016.

5.3.1.3 Ejecución presupuestal de transporte y viáticos

La ejecución de los rubros de transporte y viáticos relaciona-dos con las actividades asociadas al desarrollo del proyecto, así como salidas de campo derivadas del mismo, requieren del trámi-te interno para el anticipo en este rubro del presupuesto.

Anticipo de transporte y/o viáticos. Aplica para los rubros de transporte urbano o rural (municipios circunvecinos), refrigerios, almuerzos y hospedaje.

La solicitud de anticipo debe hacerla él investigador principal con 10 días hábiles de antelación a su ejecución. Se debe diligen-


ciar el Formato Solicitud de Anticipos, disponible en: http://www.uao.edu.co/portaladm.

Lo anterior siguiendo los lineamientos definidos en el Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos.

El período que cubre el anticipo de transporte y/o viáticos debe corresponder máximo a un mes.

La legalización del anticipo tendrá que realizarse al mes siguiente de ejecutado el gasto. Esta se tramita con la pre-sentación en la DIDT, de los respectivos recibos (pueden ser de caja menor cuando no se puedan soportar con una factura impresa o registrada), que justifiquen el gasto ejecutado. Lo anterior, para efectos de su ingreso a la contabilidad institu-cional. El formato Legalización de anticipos para este pro-ceso, se encuentra en la sección Administrativa de la página Web: http://www.uao.edu.co/portaladm.

Para el caso de los proyectos con un cronograma que im-plique salidas de campo frecuentes, solamente podrá realizar-se un nuevo anticipo hasta tanto se haya legalizado el anterior (ver Manual de Procedimientos en la página administrativa de la Universidad Autónoma de Occidente) http://www.uao.edu.co/portaladm.

5.3.2 ApoyoaGruposdeInvestigaciónenlosprocesospropiosdelainvestigación

La DIDT también apoya a los grupos que en la agenda de investiga-ción planifiquen las siguientes actividades: desarrollo de proyectos que involucren la participación de profesores visitantes –no considerados en el presupuesto de proyectos aprobados –, producción intelectual, eventos científicos, seminarios y/o foros, organización y desarrollo de trabajo en redes de investigación, así como procesos de capacitación.

También apoya la contratación de personal de apoyo para el desarro-llo de agendas de investigación como asesores, consultores, monitores, auxiliares para tareas concretas del grupo, participación de los investiga-



dores en mesas sectoriales de políticas públicas, comités y/o programas nacionales e internacionales de carácter científico. Los investigadores deben presentar la solicitud del requerimiento a la DIDT, la cual decide su aprobación de acuerdo con su pertinencia y justificación (ver Proceso Administrativo para el trámite de pago por prestación de servicio y rea-lización de eventos).

5.4 SOLICITUD DE PRÓRROGAS DE PROYECTOS APROBADOS

Consiste en el período de ampliación del plazo aprobado para el desarrollo del proyecto en casos como: demora justificada en los procesos de compra de los recursos básicos para su desarrollo, suspensión temporal del proyecto debi-do a realización de otras actividades prioritarias en la unidad académica, cons-trucción de pruebas o encuestas que exigen tiempo suplementario, entre otros.

La solicitud de prórroga debe ser presentada a la DIDT por el investigador principal con copia al Jefe del Departamento de la respectiva unidad acadé-mica. La solicitud debe hacerse con dos meses previos a la culminación del proyecto. Ésta es analizada y respondida de forma escrita por la DIDT. En caso de que la prórroga sea autorizada, esta es registrada por la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación en el archivo del proyecto y en el registro de la asignación de tiempo del mismo.

5.5 ENTREGADEINFORMESDEAVANCEYFINALDEPROYECTOS

Para el caso de proyectos aprobados en la Convocatoria Interna, los investigadores deben hacer entrega anual de los avances del proyecto a la DIDT, por medio de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación.

Para el caso de proyectos aprobados en Convocatoria Externa, los in-vestigadores responsables tendrán que considerar las fechas establecidas en la agenda del mismo, tanto para efectos del envío de los informes técnicos como los de ejecución financiera. Igualmente, deben planificar la visita de in-terventoría de los funcionarios delegados por la entidad cofinanciadora, para la revisión de compromisos legalmente establecidos en el marco del proyecto. Asimismo, es su deber informar a la DIDT para la elaboración de facturas correspondientes a los desembolsos pactados en el contrato del proyecto ante la Dirección Financiera.


Los documentos de informe final, para proyectos aprobados en convo-catorias internas y externas, deben ser remitidos a la DIDT a través de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación, una vez culmine el desa-rrollo del proyecto.

La DIDT, a través de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación, reporta anualmente a los departamentos informes sobre el estado de los pro-yectos profesorales, en el documento de asignación de tiempo.

5.6 COMISIONES DE INVESTIGACIÓN

Comisiones Profesorales

Consisten en la movilidad académica de los docentes investigadores que se presenta en los siguientes casos: actividades originadas y planifi-cadas en la agenda del proyecto aprobado, participación en eventos cien-tíficos de socialización de avances y resultados de proyectos de investi-gación, participación en redes de investigación científica, y otros que, a juicio de la DIDT, justifiquen la financiación.

Los investigadores deben incluir el costo de las comisiones en los proyec-tos presentados a las convocatorias internas y externas, con el propósito de reservar la partida presupuestal para la movilidad.

La solicitud se debe gestionar como comisión de investigaciones, en el por-tal de servicios administrativos www.uao.edu.co/portaladm, donde se debe re-gistrar el número de NIT de la entidad que lidera el evento objeto de la comisión nacional o internacional. La solicitud de comisiones profesorales se debe ges-tionar con la anticipación debida acorde con su tipo. Las comisiones nacionales deben ser con un mes de anticipación y las internacionales con dos meses.

La participación en un evento externo exige la presentación de un informe tal y como lo dicta la comisión (DIDT-2.6-FO19)

Las Comisiones Estudiantiles representan la movilidad académica de los estudiantes para participar en eventos de investigación. Su propósito es la presentación de avances o resultados de trabajos desarrollados en los siguien-tes casos: modalidad de pasantía dentro de un proyecto de investigación pro-fesoral, y trabajos desarrollados en la agenda del Semillero de Investigación Estudiantil (Trabajos de Investigación en el Aula).



La solicitud debe seguir el siguiente proceso:

Presentar la solicitud por escrito ante la DIDT, con el aval del docente orientador del proceso, incluyendo la carta de aprobación de la ponencia por parte del comité organizador del evento.

La Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación valida la pertinencia académica de la misma.

La Dirección de Investigaciones aprueba la solicitud autorizando la asig-nación del centro de costos.

El estudiante debe diligenciar el formulario Solicitud de Comisión Estu-diantil DDH-1.10.1-F019, disponible en el portal administrativo UAO.

El formulario se debe entregar impreso con las firmas del Profesor o tutor responsable, el ordenador del gasto, Director de Investigaciones y Desa-rrollo Tecnológico, y el estudiante.

El formulario debidamente firmado tendrá que ser entregado en la Direc-ción de Investigaciones al asistente administrativo, adjuntando fotocopia de la cédula del solicitante, y carta de compromiso firmada.

Las comisiones de los Jóvenes Investigadores representan su movilidad académica para participar en eventos de investigación donde presentan avances o resultados del proyecto en el cual estén participando. La comisión debe estar presupuestada en el proyecto de investigación aprobado. El Joven Investigador gestiona y justifica la solicitud con el aval del docente investigador principal del proyecto, y debe incluir la carta de aprobación de la ponencia por parte del comité organizador del evento.

6. TERMINACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Se inicia con la entrega del informe final del proyecto presentado por los investigadores, el cual debe ser remitido a la Dirección de Investigaciones, a través de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación. El informe debe ser presentado utilizando las normas APA.

Una vez entregado el informe final, este se envía a los pares externos se-leccionados para su evaluación (en primara instancia, se consulta la disponi-bilidad de los pares evaluadores del anteproyecto). Los criterios de selección


de los evaluadores dependen de la comunidad científica a la que éstos perte-nezcan, en concordancia al campo temático del proyecto. Se privilegian los investigadores reconocidos por Colciencias.

A los pares evaluadores seleccionados se les remiten los documentos co-rrespondientes a la propuesta de investigación inicial aprobada por el CCI, el informe final del proyecto y el Formato de Evaluación de informe final profe-soral (DIDT-2.6-FO20), con los criterios definidos para el mismo (ver proce-so administrativo para trámite de pago por prestación de servicios profesio-nales). Para esta etapa los evaluadores tienen plazo de un (1) mes calendario.

Los Resultados de la evaluación del informe final son remitidos, en pri-mera instancia, a la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación y esta a su vez los envía a los investigadores para su revisión y realización de los ajustes sugeridos en el informe de evaluación. Quienes presenten inquietudes con respecto a la evaluación externa, deberán comunicarlas al par a través de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación.

Las correcciones realizadas por los investigadores deben ser enviadas nue-vamente para su validación y remisión al par académico, quien aprueba o desaprueba el informe final de investigación.

Una vez culminado por los pares académicos el proceso de evaluación del informe final, los docentes investigadores entregan el documento de informe final en la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación y esta oficina procede a cerrar académicamente el proyecto. El proceso administrativo se debe cerrar con la Asistente Administrativa de la DIDT.

Solicitud de segundo par evaluador. Este proceso se realiza en los si-guientes casos: cuando los resultados de la evaluación no corresponden con los criterios de calidad requeridos o cuando el informe final no es validado por el par y los investigadores presentan argumentos que justifican consultar un segundo concepto profesional.

Terminación Académica. Se obtiene con la culminación del proceso de evaluación del informe final del proyecto, y la incorporación de ajustes y/o modificaciones sugeridos por los pares evaluadores y validados por los mis-mos. Los docentes diligencian el formato de cierre académico y administra-tivo (DIDT-2.6-FO21), Acta disponible en la Oficina de Fomento y Apoyo a la investigación.



Terminación Administrativa. Se lleva a cabo una vez cerrado académica-mente el proyecto. Los docentes deben hacer la revisión de la ejecución presu-puestal realizada durante el período de desarrollo del proyecto (centro de costo asignado); éste proceso se hace en coordinación con el Asistente Administrati-vo de la DIDT. Los docentes diligencian el Formato DIDT- 2.6-FO21.

Nota: para el proceso de terminación académica los proyectos apro-bados en convocatorias externas, la DIDT acoge los lineamientos definidos por las instituciones convocantes. Los investigadores deben entregar copia de los informes finales, a través de la Oficina de Fomento y Apoyo a la Investi-gación. Para la finalización administrativa, se debe hacer el informe de ejecu-ción financiera del proyecto, en las fechas establecidas en el contrato o con-venio definido, para ser remitidos a la entidad cofinanciadora. La solicitud de prórroga es presentada por la entidad ejecutora a la entidad convocante del proyecto. En caso de ser aprobada, se firma un otrosí al contrato original.

7. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

La producción intelectual en la UAO se deriva de los resultados de los proyectos de investigación, realizados por profesores y estudiantes y de ini-ciativas propias de la comunidad académica, quienes, para efectos de la publi-cación, realizan procesos de gestión en medios internos y externos a la UAO.

Publicaciones en medios externos: esta se inicia en la búsqueda, por par-te de los profesores, de los medios de divulgación científica reconocidos en su campo disciplinar. La DIDT apoya el proceso de vigilancia permanente de los diferentes medios de publicación de productos de nuevo conocimiento, especialmente en lo relacionado con la publicación de artículos científicos. El proceso de comunicación y difusión de la comunidad académica, es realizado por medio de la coordinación del Sistema de Información.

Publicación a través del Programa Editorial de la Universidad Au-tónoma de Occidente: el Programa Editorial tiene como propósito editar productos de la más alta calidad, siempre teniendo en cuenta los lineamien-tos fijados en las Políticas Editoriales aprobadas por Resolución del Consejo Superior del 31 de octubre de 2011. La labor, es concebida como un proceso que va desde el autor hasta el lector. Es decir, el editor debe tener siempre en cuenta el lector al cual va dirigida la publicación.


El Comité Editorial. Es el órgano de la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico encargado de ejecutar y desarrollar la Política Edi-torial de la UAO. Estará conformado por el Director(a) de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico, quien lo preside; el Jefe del Programa Editorial y cinco (5) profesores; un representante por cada Facultad, designados por los Decanos respectivos, para un periodo de dos (2) años y extensible sólo por un periodo.

Sus funciones son: establecer criterios para la evaluación de la producción intelectual; unificar los procedimientos, acciones y decisiones de la UAO que competen a los procesos editoriales; generar un espacio permanente de comu-nicación con las dependencias, departamentos y programas académicos, con el fin de socializar y desarrollar la Política Editorial de la UAO; promover e impulsar la difusión de las publicaciones académicas de UAO; asesorar la conformación de los Comités Editoriales de las revistas de la UAO; analizar en asocio con los responsables de las revistas los planes de desarrollo que garanticen su viabilidad y sostenibilidad en el marco de políticas de indexa-ción de Colciencias; revisar y aprobar los costos de edición y publicación de las revistas de la UAO; discutir la viabilidad, pertinencia y costos de nuevos proyectos de revistas que surjan de las Facultades o Departamentos; gestionar mecanismos de visibilidad que permitan conocer el impacto de las revistas en entornos nacionales e internacionales; proponer ante las instancias res-pectivas de la UAO la actualización de la Política Editorial y darse su propio reglamento. (Citado de: Resolución del Consejo Superior No. 437 del 31 de octubre de 2011).

Los procedimientos considerados para la producción intelectual y los re-cursos actuales son:

Recepción y evaluación editorial interna.

Evaluación por pares externos.

Edición y producción editorial.

Depósito legal y derechos de autor.

Difusión y mercadeo.

Cada uno de estos procedimientos, los cuales están bajo la supervisión general del Jefe del Programa Editorial, cuentan con un responsable directo y unos formatos que ayudan a su ágil cumplimiento.



Recepción y evaluación interna. El propósito de este procedimiento es que todo manuscrito o propuesta editorial con fines de publicación, quede registrado, bien sea aprobado o no por el Comité Editorial.

Toda propuesta que sea recibida por el Programa Editorial debe tener una mínima información y sustento, con la finalidad de que el personal responsa-ble dé cumplimiento e inicie el proceso editorial (Formato DIDT-2.6-FO07).

El proceso editorial se inicia con la recepción del manuscrito y con el dili-genciamiento de la Solicitud para Publicación de Obras (Formato DIDT-2.6-FO06). El autor o autores deben certificar que conocen los procedimientos y normas del sello editorial.

Responsables: Jefe del Programa Editorial, Coordinación Programa Edito-rial y Coordinación de Comunicaciones y Logística.

Evaluación por pares externos. Una vez recibido el manuscrito descrito en el proceso de evaluación interna, se presenta al Comité Editorial para su aprobación. Posteriormente el manuscrito ingresa a evaluación por parte de pares académicos externos (Formato DIDT-2.6-FO08), quienes dan un concepto de la calidad y pertinencia de la publicación. De acuerdo con lo anterior, el Comité Editorial avala o no el proceso de edición y determina si hay lugar a correcciones o modificaciones. El Programa Editorial remite los resultados de las evaluaciones a los autores. Una vez culminado el proceso de evaluación de manera exitosa, el manuscrito queda listo para iniciar el proceso editorial descrito en la hoja de ruta (Formato, DIDT-2.6-FO09).

Para el caso de las evaluaciones con conceptos negativos presentados de manera argumentada en los términos de pertinencia y calidad académica, el Comité Editorial decide la suspensión del proceso de edición.

Responsables. Comité Editorial y Coordinación de Comunicaciones y Logística.

Edición y producción editorial. Este procedimiento consta de varias eta-pas, inicia con la firma del contrato correspondiente, por parte del (os) autor (es) de la obra y del representante legal de la Editorial UAO; dicho documento debe ser aprobado por el asesor jurídico de la Universidad. Posteriormente, se contrata al corrector de estilo, cuya función es la de revisar la estructura, coherencia, redacción, y errores ortotipográficos del manuscrito. El corrector de estilo debe reunirse con el autor de la propues-ta para despejar las inquietudes suscitadas y mostrar los posibles cambios


que tiene el documento. Los ajustes y recomendaciones sugeridas serán realizados por los autores, y presentarán nuevamente el documento con los cambios realizados.

Posteriormente, el Programa Editorial inicia el proceso de diseño y dia-gramación, para lo cual contrata el servicio de un diseñador gráfico con la experiencia requerida. Cuando se determina la cantidad de páginas diagrama-das, se solicita ante la Cámara Colombiana del Libro, el respectivo registro de ISBN o ISSN ante la Biblioteca Nacional de Colombia para el caso de publicaciones seriadas. Para el registro de ISBN, se debe gestionar el trámite para el pago a través de la administración de la UAO y enviar la constancia de pago y/o transferencia a la Cámara Colombiana del Libro. Pasados apro-ximadamente tres días de este proceso, la Cámara del Libro asigna el código del registro solicitado. La Biblioteca Nacional de Colombia expide el registro de ISSN sin costo alguno y por una sola vez para cada publicación seriada.

Cuando el texto se encuentra diagramado, el Programa Editorial lo remite de nuevo al corrector de estilo y autor, para una última revisión y su posterior impresión.

Culminado el proceso anterior, el Programa Editorial hace una revisión final al arte, con el objeto de dar la aprobación de su impresión.

Responsables: Coordinación Programa Editorial.

Depósito legal y derechos de autor. Con el ánimo de dar cumplimiento a las exigencias legales, el Programa Editorial hace entrega al (los) autor (es) del porcentaje acordado sobre el número de ejemplares impresos de la obra. A continuación se procede a hacer el depósito legal ante las diferen-tes entidades gubernamentales (bibliotecas y centros de documentación).

Difusión y mercadeo. Implica establecer contactos con diferentes canales de distribución, con el propósito de visibilizar y difundir la producción intelectual de la comunidad académica de la Universidad Autónoma de Occidente. Se firman contratos con los diferentes canales de distribución. Los términos establecidos en los mismos son revisados por el asesor jurí-dico. Los libros se entregan a las diversas distribuidoras y librerías para su venta, las cuales se comprometen a enviar el reporte periódico. El proceso de gestión para el cobro por concepto de venta de libros al corte mensual lo realiza la Dirección Financiera, que está a cargo de generar la factura, la



cual se remite al distribuidor o librería para la consignación del monto en la cuenta de la UAO.

El equipo de comunicación de la DIDT actualiza la información corres-pondiente a novedades editoriales contenidas en la página Web de la UAO y publica dicha información en los medios de comunicación internos y externos establecidos por el Departamento de Comunicaciones e Información.

Responsable: Equipo Programa Editorial y Comunicador DIDT.

8. PROCESO GESTIÓN DE PATENTES Y REGISTRO DE SOFTWARE

8.1 PATENTE

En Colombia se conceden dos tipos de patentes. La primera es de inven-ción y su validez es de 20 años. La segunda, es la de modelo de utilidad y tiene un tiempo de duración de 10 años.

El trámite de la solicitud de patente es antecedido de un proceso de verificación que se conoce como búsqueda preliminar, el cual es necesario para determinar si existen antecedentes que podrían invalidar la solicitud de la patente.

Esta etapa puede ser realizada usando bases de datos de patentes que están disponibles de manera pública en Internet, aunque los resultados más comple-tos se logran mediante la contratación de un agente de patentes o una firma es-pecializada en el tema, que tienen suscripción a bases de datos más robustas. Así mismo, la Universidad Autónoma de Occidente, posee una herramienta de software denominada Orbit7 , la cual permite realizar procesos de búsque-da de una manera sencilla y ágil.

Duración de la solicitud de patente. Es un proceso que puede durar apro-ximadamente cuatro (4) años desde el momento de la presentación hasta la concesión. Generalmente se contrata con un tercero, quien se encarga de ela-borar y presentar la solicitud de acuerdo con los requerimientos de la Super-intendencia de Industria y Comercio (SIC).

En la Universidad Autónoma de Occidente la DIDT es la dependencia que recibe las solicitudes de los docentes y/o estudiantes investigadores interesa-dos en patentar productos obtenidos a partir de proyectos de investigación.7 https://www.orbit.com/.


Los lineamientos, en cuestiones de Propiedad Intelectual a nivel interno, están definidos por el Reglamento de Propiedad Intelectual de la Universidad Autónoma de Occidente (Resolución No 515 de Consejo Superior).

Dicha gestión para el trámite de la solicitud de patentes se realiza por medio de la Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

El líder del Grupo de Investigación o el docente interesado envía a la DIDT el Formato Comunicación de Resultados a Proteger (DIDT-2.6-FO04). Adicionalmente, se debe realizar una revisión del estado de la técnica, cuyos resultados se incluyen en el formulario denominado “Informe de Novedad” (DIDT-2.6-FO02), que será entregado con el primer documen-to. Esta revisión es importante, ya que permite descartar o continuar con la solicitud de trámite de patente. Ambos formatos están publicados en la página web de la DIDT, portal de la Universidad.

La Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico valida los formularios entregados y los presenta al Comité Interno de Investiga-ciones para su aprobación o rechazo.

Cuando la solicitud de trámite es aprobada, la DIDT puede contratar una firma especializada en patentes, para que realice el proceso de búsqueda preliminar. Para la contratación de este servicio se elabora un contrato, el cual se remite a la Oficina Jurídica de la Universidad para efectos de revi-sión y trámite de firma del representante legal.

Si los resultados de la búsqueda preliminar que entrega la firma especia-lizada en patentes, determinan que cumple el requisito de novedad, la DIDT analiza el caso y toma la decisión de apoyar o no el trámite de la solicitud de patente y posteriormente, envía su respuesta al docente o a los docentes interesados.

Para los proyectos cuyos trámites de patente sean aprobados, se contratará a la firma especializada para que gestione dicho proceso ante la SIC. Lo anterior implica elaborar un contrato para el servicio de trámite de solici-tud de patente, el cual es revisado por la Oficina jurídica, previo a la firma del representante legal.

Cuando la SIC da respuesta sobre la solicitud, la DIDT le comunica al líder del Grupo de Investigación o al docente interesado de manera formal y la



información de la concesión de la patente se incluye en el GroupLAC y el CvLAC de Colciencias.

El Comité de Propiedad Intelectual de la UAO. Es el encargado de velar por que se desarrollen las políticas de propiedad intelectual en la Uni-versidad; proponer a quien corresponda incentivos y reconocimientos sobre las creaciones sujetas al reconocimiento de propiedad intelectual; asesorar a la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico en la organiza-ción y el presupuesto asignado para el manejo de la propiedad intelectual; fomentar la cultura del respeto por la propiedad intelectual, el manejo de los derechos que de ella emanan, para lo cual, promoverá programas de capa-citación y actualización en propiedad intelectual y en temas conexos. Esto mediante la realización de seminarios, conferencias y actividades similares, dirigidas a diversos estamentos de la comunidad universitaria. También es su deber examinar y facilitar la solución de los conflictos de propiedad in-telectual que se presenten en la Universidad.

El Comité de Propiedad Intelectual estará integrado por el Director(a) de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico, quien lo presidirá; el Vicerrector Académico o su delegado; el Vicerrector Administrativo o su delegado; el Jefe del Programa Editorial; el Asesor Jurídico de la Universidad y un repre-sentante de los Grupos de investigación de la Universidad que ha sido reco-nocido por Colciencias. Este Comité podrá ampliarse según lo consideren sus miembros. El Comité podrá apoyarse en especialistas internos o externos, y firmas expertas en los temas relacionados con los asuntos de la propiedad in-telectual y temas conexos. (Citado de: Resolución Del Consejo Superior No. 515 del 25 de marzo de 2014).

8.2 REGISTRO SOFTWARE

En Colombia el soporte lógico o programas de computador (software) son patentables únicamente si están incluidos en un elemento que ya ha sido re-gistrado con la novedad de patente ante la SIC, ya que el registro del elemento cubre al software, bajo la figura de Propiedad Industrial. Cabe resaltar que, de acuerdo con la normatividad colombiana, el software puede ser registrado ante la Dirección Nacional de Registro de Derechos de Autor de la misma forma como las obras literarias y artísticas.


Según la Dirección Nacional de Registro de Derechos, dicho registro tiene como finalidad “otorgar mayor seguridad jurídica a los titulares respecto de sus derechos autorales y conexos, dar publicidad a tales derechos y a los actos y contratos que transfieren o cambien su dominio y dar garantía de au-tenticidad a los titulares de propiedad intelectual y a los actos y documentos a que a ella se refieran”.

La Gestión y trámite de la solicitud de registro de Software, obtenido como resultado de los procesos de investigación o de actividades académicas, se realiza a través de la Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnoló-gico, en la Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico, realizando el siguiente procedimiento:

El líder del Grupo de Investigación o el docente interesado envía a la DIDT el Formato Comunicación de Software a Registrar (DIDT-2.6-FO03) de-bidamente diligenciado. Este documento está publicado en la página Web de la DIDT en el portal de la Universidad.

La Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico, valida el formulario entregado y lo presenta al Comité Interno de Investigaciones para su aprobación o rechazo, si es el caso.

Si la solicitud de registro de software es aprobada por la DIDT, se realizará el trámite ante la Dirección Nacional de Registro de Derecho. El docente-investigador deberá facilitar la información requerida acerca del software y aceptar el contrato de cesión de derechos patrimoniales a favor de la UAO, el cual es firmado por los docentes autores y el representante legal de la Universidad.

En caso de que la DIDT reciba respuesta oficial por parte de la Dirección Nacional de Registro de Derechos de Autor, esta comunicará al líder del grupo de investigación o al docente interesado de manera formal la nove-dad. La información de la concesión del registro, se incluirá en el Grou-pLAC y el CvLAC de Colciencias.

9. EVALUACIÓN DE LA PRODUCCIÓN INTELECTUAL PROFESORAL, PARA REGISTRO EN EL ESCALAFÓN DOCENTE

La Dirección de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico apoya el pro-ceso de valoración de la producción intelectual solicitada por los docentes,



para efectos de registro en el escalafón docente. La Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación de la DIDT registra las solicitudes de los docentes en el Formato DIDT-2.6-FO10. Se inicia la gestión del proceso de evaluación con pares externos reconocidos por la comunidad académica8. Para lo cual se utilizan los siguientes formatos de evaluación:

Software, Formato DIDT-2.6-FO22

Producción intelectual en formato audiovisual, Formato DIDT-2.6-FO23

Traducción publicada en español, Formato DIDT-2.6-FO24

Producción Intelectual, Formato DIDT-2.6 –FO25

Resumen de artículos, Formato DIDT-2.6-FO26

Compilación académica, Formato DIDT-2.6-FO27

Una vez culminado el proceso de evaluación externa, se reporta el re-sultado del mismo al Jefe de Recursos Humanos, quien ejerce la Secreta-ría General del Comité de Credenciales. Lo anterior con el visto bueno del Vicerrector Académico.

10. PROCESO ADMINISTRATIVO PARA TRÁMITE DE PAGO POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

La Dirección de Investigaciones demanda los siguientes servicios, en los diferentes procesos desarrollados a través de las oficinas adscritas a la misma:

Evaluación por pares académicos externos para propuestas de investiga-ción, informes finales de proyectos, manuscritos o propuestas editoriales, producción intelectual docente.

Entidades y/o personal especializado en corrección de estilo, diagrama-ción, impresión de materiales y diseño de carátulas.

Gestión para pago de ISBN.

Para el caso de profesionales y/o entidades sin registro como proveedo-res UAO, Consultar el manual de contrataciones por prestación de servicios para personas naturales, http://dali.uao.edu.co/portaladm.

8 Ver Protocolos de evaluación para los productos de nuevo conocimiento.


Se debe diligenciar el formato de inscripción y adjuntar la siguiente documentación:

Hoja de vida del contratista.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

RUT.

Descripción / justificación de la labor que se realizará.

Formulario de inscripción como proveedor.

Certificación de cuenta bancaria.

Certificado actualizado de constitución y gerencia por la Cámara de Comercio.

Portafolio de productos o servicios.

Referencia bancaria.

Comunicación escrita del representante legal donde conste que su empresa no está registrada en listas internacionales de sanciones.

Comunicación escrita donde conste que el representante legal no tiene vín-culos familiares con funcionarios de la institución.

Declaración de compromiso ambiental.

Nota: en caso de no tener cuenta bancaria, se debe enviar carta certificando que no posee, solicitando la generación del pago en cheque.

Para la contratación de:

Persona natural y /o Jurídica, se debe cumplir con los requisitos estableci-dos en el Manual de contratación institucional: http://dali.uao.edu.co/por-taladm.

Una vez realizado el trabajo objeto de la prestación del servicio, el contra-tista remite el resultado con la cuenta de cobro firmada y/o factura. La DIDT, a través de su oficina administrativa, envía la solicitud a contabilidad para la realización del trámite de pago, vía transferencia bancaria o cheque.

Realización de eventos. Para el caso de los realizados por los grupos de investigación con apoyo de la DIDT, que impliquen cobro por inscripción, se



solicita a la Dirección Financiera generar las facturas para remitir al personal inscrito para la consignación del monto en la cuenta de la UAO.

11. PROTOCOLOS

A continuación se encontrarán desglosados por oficina los link donde po-drán acceder a la documentación.

Oficina de Gestión de la Innovación y Desarrollo Tecnológico:

http://www.uao.edu.co/investigacion/documentos-y-procedimientos

Oficina de Fomento y Apoyo a la Investigación:

http://www.uao.edu.co/investigacion/presentacion-direccion-de-investi-gaciones-y-desarrollo-tecnologico

Programa Editorial:

http://www.uao.edu.co/investigacion/programa-editorial

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