Manual de Procesos La Rivera Hotel1

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOSLA RIVERA HOTEL DAVID ALEJANDRO HOYOS SALDARRIAGA UNIVERSIDAD CATLICA POPULAR DEL RISARALDA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS PEREIRA 2010 Manual de Procesos La Rivera Hotel2

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS LA RIVERA HOTEL DAVID ALEJANDRO HOYOS SALDARRIAGA TUTOR CARLOS ARTURO LONDOO Ingeniero Industrial UNIVERSIDAD CATLICA POPULAR DEL RISARALDA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS PEREIRA 2010 Manual de Procesos La Rivera Hotel3

DEDICATORIA Dedico mi trabajo primero a Dios porque por la inmensidad de su misericordia la vida me da la oportunidad de plasmaraqu ms que mis palabras mis conocimientos. A mis padres porque los ha puesto el mismo Dios a mi lado para ayudarme a ser persona y a convertirme en profesional, a aquellos quesiendo testigos de mi esfuerzo me critican con sinceridad ybuenas intenciones, y por ltimo a la vida que me otorga mas de lo que con sinceridad mereciera. Manual de Procesos La Rivera Hotel4

AGRADECIMIENTOS Agradezco con sinceridad el acompaamiento de las personas que estuvieron conmigo En mi formacin como profesional y que con sus matices de personalidades adecuadase inadecuadas llenan mi vida de experiencia para combatir obstculos venideros,agradezco a los profesores que con honestidad compartieron sus conocimientos para mi formacin profesional, en especial a la profesora Fanny Salazar por otorgarme conocimientos que solo personas con valor pueden otorgar a unestudiante, y que al da de hoyson armas quecon las mas nobles intenciones me llenan defortaleza para hacer frente a las injusticias y descaros de quienes no tuvieron mi misma fortuna de ver lo que ya nadie puedeni quiere ver. Manual de Procesos La Rivera Hotel5

TABLA DE CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN. 8 1.Aspectos generales de La Rivera Hotel....9 2.Diagnstico del rea de intervencin....12 2.1 Tcnicas de recoleccin de la informacin...... 13 3.Ejes de intervencin.......14 4. Justificacin del eje de intervencin.......15 5.Objetivos .16 5.1Objetivo General.....16 5.2Objetivos especficos ......16 6.Referente conceptual................17 6.1Elementos de anlisis del formato de definicin de procesos... 19 6.2Simbologa para la realizacin de diagramas de flujo.......21 7. Presentacin y anlisis de resultados.................23 8. Conclusiones......................83 Manual de Procesos La Rivera Hotel6

LISTA DE GRFICAS Pg. Grfica 1: Estructura Organizacional La Rivera Hotel.10 LISTA DE TABLAS Tabla 1: Cronograma de actividades........22 LISTA DE APNDICES Apndice 1: Formato descripcin de procesos.... 87 M soquefayadsirfin ThthdethadasmManual de Pr

Las emolidaypresuegaranticfectauna yudenaiddministrativrvecomognal prestar ehe companiheirservice evelopment he constructdministratios a guide fomake the besrocesos La R

mpresas qustarsusservenundesaintervencidentificar,cva,definienguadelarel mejor series that havofthebestandefficietion of amaon, defendinor the adequst hotel servRivera Hote

REABue tienen denviciosdelaarrolloadecnquedetecomplemendocadaprorealizacin rvicio de estve in their otwaymust encyintheianual of prong each procuate realizatvice possibleel

ESUBSTRntro de sus amejormancuadoyefierminalacntarymejoocesodefoadecuadadte establecimobjectives tocreatemethiractivitiesocesses thatcess in a cletion ofthe e.

MENRACTobjetivos cneradeben ficientedeconstruccinorarlasacormaclara delasactivmiento hoteo create ashodsandto.Inthiscat help identear and specactivities th

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INTRODUCCIN Laelaboracin de estetrabajoconsisteen laintervencin acadmicarealizadaen LARIVERAHOTEL,conelfindebrindarunapoyoygenerarunasolucineficientey oportuna en alguna dificultad identificada. Dichaintervencingeneroundiagnosticoquehadeterminadopertinentela elaboracin de un manual de procesos que sirva como gua para un adecuado desarrollo de las actividades que se efectan diariamente en la empresa y que son fundamentales para el buenfuncionamientodelamisma.Sehaestablecidoqueelreadeintervencinesla administrativa inicialmente. Para la elaboracin del manual de procesos se ha diseado un modelo en el cual se haceunaespecificacindelasactividadesqueserealizan,determinandounasecuencia lgica que indica un principio y un fin, asignando un responsable para cada proceso y una descripcin detallada del desarrollo de cada actividad. Este proceso de intervencin busca fortalecer la estructura de la empresa creando bases que con el tiempo pueden ser retroalimentadas para generar un crecimiento de las mismas y contribuyan al mejoramiento continuo de esta empresa.. Manual de Procesos La Rivera Hotel9

1.ASPECTOS GENERALES LA RIVERA HOTEL La Rivera Hotel es una empresa que nace en el centro de la ciudad de Pereira el 1 deAgostodelao2009comoiniciativadelcantautorJhonnyRivera,persona emprendedora,lderycongrancalidadhumanaquequisocontribuiraldesarrolloy modernizacindelahoteleraenlaciudaddePereirayofrecerunexcelenteserviciode alojamientoademsdedarselaoportunidaddebrindarempleoyrecibirutilidades.Esta organizacin,inicilaborescon26habitacionesdiseadasparaqueloshuspedes encuentrenconfortytranquilidad,conaireacondicionadoindependiente,televisinpor cable,DDNDDI,WI-FI,parqueaderocubiertoyvigilado,servicioderestaurante,bar, lavandera,peluqueraysalnparaconferencias;ubicadoenlaCalle20358ados cuadras de la plaza de Bolvar de Pereira. Estaorganizacinunipersonal quecontabacon17empleados, hoyla conforman 20,queenconjuntosonunpersonaldispuestoaentregarelmejorservicioalosclientes; durante su etapa de introduccin se ha dirigido principalmente a clientes institucionales que encuentraneneltringulodeoro(Pereira,Armenia,Manizales)posibilidadesparasus negocios, prestndoles servicios de alojamiento y saln de reuniones. Deacuerdoalsectoreconmico,LaRiveraHotelesunaempresaprestadorade serviciosdealojamientoubicadaenelcorazndePereira,cercanoalaszonasBancarias,Notarias, Iglesias, Museos, Parques, Centros Comerciales, a gran parte del comercio formal e informal y al entretenimiento. Es por esto que en la actualidad se dedica principalmente a Manual de Procesos La Rivera Hotel10

clientes institucionales que visitan la ciudad de Pereira buscando realizar negocios para sus organizaciones. Adems, La Rivera Hotel tiene planeado para un futuro, dedicarse tambin al sector turista, en vista de que cuenta con un terreno dispuesto para atender y hospedar a este tipo de husped, impulsando las caractersticas geogrficas, naturales y culturales con que cuenta la ciudad.La organizacin hotelera cuenta con un equipo de trabajo conformado por 20 empleados distribuidos en 7 reas donde se encuentran asignados los siguientes procesos de acuerdo a las necesidades de la empresa caracterizadas por el servicio ofrecido. GRAFICA 1.ESTRUCTURA ORGANIZACIONALLA RIVERA HOTEL Fuente: Imagen de elaboracin propia. reas: Administracin de alta gerencia:TESORERA GERENCIA DE VENTAS GERENCIA ADMINISTRATIVA Y DE CALIDAD GERENCIA FINANCIERA GERENCIA GENERAL REV. FISCAL RECEPCINRESTAURANTE LOGISTICA INTERNA Y ALMACN ALOJAMIENTOMANTENIMIENTOManual de Procesos La Rivera Hotel11

Gerente Administrador General Administracin de nivel medio: rea Financiera Jefe de contabilidad y tesorero. Administracin de primera lnea: no existe aun en el hotel Administracin de operaciones. rea de compras e inventario Jefe de compras y administracin del inventario. rea de Alojamiento Camareras y Jefe de mantenimiento rea de Restaurante Chef, auxiliar de cocina y meseros rea de recepcin Recepcionistas y Botones rea de ventas Asesor comercial Manual de Procesos La Rivera Hotel12

2.DIAGNSTICO DELREA DE INTERVENCIN: LaRiveraHotelenlasdiferentesreasqueimpulsansufuncionamientoha presentado un desarrollo de sus procesos, que ha tenido hasta la fecha un desenvolvimiento relativamentebueno,puesenbaseaquesehancumplidolastareasindicadaspodemos decir que hay una grado de satisfaccin considerable. Teniendo en cuenta que los diferentes procesos se llevan a cabo segn lo estipula laesenciadelnegociohoteleroylatradicindelmismo,esimportanteaclararquenose tiene un formato, manual que indique de forma clara y certificada cual es el proceso que se debe seguir para llevar de la mejor manera cada tarea. Elreaadministrativa,queserelespacioadiagnosticarnohapresentado mayorescomplicaciones,debidoaqueporserunprocesomuysimilaraldemuchas organizaciones y a que su personal est debidamente capacitado se efectan las operaciones requeridas sin mayores complicaciones. De igual forma es importante destacar que si bien el proceso en dicha rea tiene un buen desempeo, carece de una definicin concreta de los procesosqueserealizan,puesesnecesariopuntualizarodefinircomodebellevarsecada procesoyquienintervieneenel,loqueevitaraquehayaunaincursininnecesariade personas en actividades a las que no deberan recurrir, para generar una responsabilidad y un soporte del resultado y la consecuencia de las mismas.Paradarunmejorentendimientoalaproblemticaeneldesarrollodeprocesos para este tipo de negocio, es importante aclarar que se quiere decir cuando se habla de unproceso.Manual de Procesos La Rivera Hotel13

Un proceso se entiende como una serie de actividades o pasos relacionados entre s, a travs de las cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio (Bermdez, 1997) Es una secuencia lgica de actividades que responden al Cmo hacer? (Montao, 2010) Teniendo en cuenta estas dos definiciones se evidencia que el proceso requiere de una secuencia de actividades concretas y claras para proporcione un resultado que genere claridad en el desarrollo del mismo, que es lo que se requierepara esta rea. 2.1 Tcnicas de recoleccin de la informacin: Paralarecoleccindelainformacinesimportantetenerenunmtodoque ademsdesermanejableentrminosdetiempo,espaciodebeofrecerdisponibilidadpor partedelaempresaencuantoaintervencinenlasreasserefiere,esdecirqueno entorpezcalaslaboresquesedesarrollannormalmente,esporesoquesehadeterminado usarla tcnica de observacin directa, teniendo de antemano una fuente adecuadaque me indiquequelosprocesospuedenodebensermodificado,complementadosointervenidos para su mejoramiento.De forma paralela se utilizara la recoleccin de informacin documental, la cual es unatcnicaquefortaleceysobretodorespaldalosjuiciosquesedeterminanalahorade llevar a cabo importantes implementaciones dentro de la organizacin para el cumplimiento desusobjetivosespecficosynollevarlosnicamentecomovaloracionespersonaleso individuales, pues estas no generan suficiente veracidad. Manual de Procesos La Rivera Hotel14

3.EJE DE INTERVENCIN. Despus de tener una observacin clara y oportuna de cada departamento o reas consusrespectivosprocesosadministrativos,sedeterminatrasunaevaluacinprecisay clara los puntos sobre los cuales se debe intervenir para adecuar los movimientos dentro de laorganizacinhaciaundesenvolvimientoadecuadoteniendocomorespaldola informacindocumentalpreviamenteestablecidayquesuponeinformacincompletay pertinentetomadadereferentesqueespecificanprocesosdentrodelsectorhoteleroo sectoresquecomprendanfuncionessimilaressinquecambienenalgnaspectoel desarrollo normal de la actividad dentro de la empresa. El apoyo documental en el proceso de mejoramientos se establece de la siguiente manera. Para elaborar una herramienta que cumpla de forma completa con los proyectos de mejora se tendr como basela documentacin sobre procesos proporcionada en el proceso de categorizacinpor COTELCO, que es la Asociacin Colombiana HoteleraAdems tener definida las tcnicas de recoleccin de informacin y de tener un modelo de desarrollo de dicha herramienta (Manual de procesos) se tendr como aval principal las recomendaciones del tutor asignado y las reglas y lmites de la empresa, de igual forma las ventajas y herramientas que la misma pueda proporcionar, generar o construir por recomendaciones propias, pues es de suma importancia tener en cuenta que el respeto por los derechos que se nos han otorgado est marcado por lmites que indican el espacio, el tiempo y la direccin en la que de sebe encarrilar cualquier ideal sin importar las intenciones que se tengan. Manual de Procesos La Rivera Hotel15

4.JUSTIFICACIN DEL EJE DE INTERVENCIN. Desde un punto de vista personal, el eje de intervencin definido se respalda tras el hecho de que la formacin acadmica otorgada en el transcurso de la carrera genera un enfoque particular que en este caso lleva a determinar un modelo propio a la hora de ejecutar ideales, proyectos o como es en este caso, la implementacin de modelos de mejoras para una empresa u organizacin en particular. De forma ms puntual y acadmica, es pertinente decir que segn la intervencin que se realiza en este tipo de empresa, la construccin de una herramienta como lo es un manual de procesos debe estar previamente relacionado con la construccin de herramientas similares que se deben tomar de forma evidente como modelos a seguir segn su influencia en sectores similares, adems de que la formacin profesional as lo determina. El hecho de tener referentes tales como, autores, modelos y documentaciones, nos remite a un espacio de veracidad y confiabilidad en la realizacin de un proyecto. En este caso particular la elaboracin de este tipo de manual debe ser referenciado por un modelo de elaboracin previamente establecido y con las tcnicas que se recomiendan para que se construccin sea adems de factible, eficiente. Importancia: El hecho de generar este tipo de herramienta genera dentro de la empresa un modelo a seguir, lo cual garantiza que el resultado al final del desarrollo de cada proceso sea determinado como exitoso, evitando as en este caso la mala prestacin de un servicio. Es importante adems porque, la forma adecuada de prestar un servicio generar beneficios a varios actores incluidos en este proceso como lo son el cliente, el personal de la empresa, la empresa y la sociedad (Bermdez, 1997) Manual de Procesos La Rivera Hotel16

5.OBJETIVOS 5.1 Objetivo General. Crean un manual de procesos que permita a la empresa llevar a cabo todas sus labores de manera adecuada segn normas establecidas por COTELCO, para la prestacin adecuada del servicio de hotelera. 5.2 Objetivos especficos. Identificar y determinar de forma clara las falencias que tienen los procesos de la empresa en el rea administrativa segn la documentacin pertinenteCorregir de forma oportuna las falencias identificadas en cada proceso del rea que se someter a anlisis. Capacitar al personal del hotel para que las mejoras que conlleva cada proceso se generen de forma permanente, ampliando el conocimiento del trabajador y garantizando un buen servicio. Manual de Procesos La Rivera Hotel17

6.REFERENTE CONCEPTUAL. Esimportanteestablecerprimeroquetodoquelosmanualessonlabasedel sistemadecalidady delmejoramientocontinuo(Montao, 2010),debidoaqueel hecho de tener una gua a la cual se le atribuye el hecho de seguir un modelo, tener criterio para determinaraciertosoequivocaciones,evaluardesarrollodeactividades,generamayor compromisoconlacalidaddelaprestacindeserviciosyunenfoquepermanenteala mejora continua. Siseestdesarrollandoalgunaactividadreferenteaunprocesoestablecidoyse est teniendo en cuenta la gua indicada, que sera en este caso un manual de procesos, no soloseestdemostrandoquehayorganizacinycompromisoconpautasynormas establecidas por la empresa, sino que se est garantizando al cliente, que el establecimiento alqueharecurridoparahacerusodesusserviciostrabajadelaformaindicadapara ofrecerlelasmejoresgarantasencualquieraspectoqueinvolucresuvinculoconla empresa. Sisedaalosprocesosunaorganizacinadecuadaysedestacancomoeje fundamentalenlaesenciadelnegociosevuelvenunaherramientadefinitivamente indispensable,pueslosprocesosdeunaorganizacinsongeneralmenteplanificadosy puestos en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor (Patio, 2010) Alhacerunarelacindirectaentrelosprocesosyelclientequevaalhotelse establecequeelclienteseencuentraacompaadoduranteunproceso(Patio,2010),es decirquelaestadadelclienteconeldesarrollodelosprocesosestligadatotalmentee influye de manera determinante sea de forma positiva o negativa.Manual de Procesos La Rivera Hotel18

Estoobligaalaempresaasermsdinmicaoentrpicayaestarsiempre dispuesta a incurrir siempre en acciones que repercutan de forma positiva en s misma y en susclientes,loquegeneraunamayorestabilidadenelmercado,estosedebeaqueel hechodegenerarunadisponibilidaddecambio,deincursinennuevasetapas,de implementacin de nuevos procesos, de mejoras continuas generara mayores posibilidades depermanecerconvidaenunmercadodondelosclientessoncadavezmsexigentes (Arias,2010).Esimportantetenerencuentaqueparaquelaempresaadopteestetipode posicinanteunmercadodebeexistiruncompromisodelaaltadireccindelaempresa, pues es desde all donde se gestiona cualquier cambio, complemento, o implementacin de cualquier tipo. La construccin de un manual de procesos requiere en este caso un referente o un modelo adecuado segn los procesos a los que se har el anlisis, adems de la informacin adquirida en el proceso de categorizacin del hotel.LaRiveraHotelseencuentrainmersoenprocesodecategorizacinquelocomprometea realizar cambios que comprende calidad del servicio y en algn grado su estructura fsica, con el fin de lograr una categora de alto nivel que lo postule como una buena alternativa de hospedaje. Dentro de estas asesoras se ha hecho un fuerte nfasis en el campo de accin de losprocesos,debidoaqueenellosserecuestaunagranresponsabilidadparala caracterizacin del servicio, es decir, los procesos del hotel juegan un papel fundamental en la prestacin del servicio caracterstico de la empresa. Teniendo en cuenta varios modelos de manuales de procesos de diferentes a nivel nacin e internacional, se encuentra que no hay gran similitud entre los diseos y por ende Manual de Procesos La Rivera Hotel19

lafinalidadquecadacualpropone,enbaseaestosehapropuestounmodeloqueensu estructura define y explica los procesos de forma especfica y clara con el fin de generar un fcil entendimiento para que al momento de ser puesto en prctica sus indicaciones sean de fcil desarrollo. Para la elaboracin del manual, se identifican los procesos y subprocesos del rea administrativadondesehaenfocadolaintervencin;seestablecen,seestructuranyse definendeformacontundenteparaquehayaunaguatilsobrelasactividadesquese vienen realizando. Enlaelaboracindeestemanualseutilizaunaherramientaqueayudaadiferenciarlas actividadesespecficasdecadasubprocesoqueeseldiagramadeflujo,estaherramienta poseeunasimbologaespecialquepermitedefinirconcadafiguralacaractersticadela actividadrealizada,identificandoconmayorclaridadeldesarrollodetodoslosprocesos establecidos.6.1 Elementos de anlisis del formato de definicin de procesos: Orden: en esta casilla se coloca el orden secuencial con los que estn enumerados los procesos. Actividad: se hace una descripcin de la actividad que se realiza Realiza: se coloca al responsable de la actividad descrita. Entrega a: se pone el cargo de la persona a quien se le entrega el desarrollo de la actividad anterior. Manual de Procesos La Rivera Hotel20

Registro: se pone la documentacin, los formatos o el software donde se soporta o se registra la realizacin de la actividad. Actividad: en esta casilla se describe la actividad que realiza la persona quien recibe el desarrollo de la primera actividad. M 6.fu EmIManual de Pr

2 Simbologuente:http:/Nombre Terminal ntrada/salid Proceso Decisin Conector misma pagin Indicador dedireccin. Salida rocesos La R

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de flujo: 2009/03/diaRepreseTambiinterrupc Cualquier tmemoriainform Cualquier cambioinformoperacioneIndica opedecisin funcin d(normalcaminos Sirve para ediagramaotro de enmIndicaSe utiliza esalida. El dEs usad

agramas-deFunenta el inicio yn puede reprcin programrealizar en utipo de introda desde los pemacin procestipo de operao de valor, formacin almacs aritmticas eraciones lgientre datos (ndel resultado dlmente si y noalter nativos segenlazar dos pa a travs de untrada. Se refmisma pginaa el sentido deoperacen ocasiones dibujo represdo para mostr

e-flujo_26.h ncin y fin de un prresentar una pmada que sea nun programa. duccin de loserifricos o resada de un per acin que puermato u opcicenada en mede transform icas o de comnormalmentede la misma, o cual de los del programaguir. partes cuales qun conector dfiere a la conea del diagram e la ejecucinciones. en lugar del senta un pedarar datos o res21html rograma. parada o necesaria s datos en la egistro de rifrico eda originar n de la emoria, maciones etc.mparacin o dos) y en determina distintos a se deben quiera de un de salida y exin de la ma. n de las smbolo de azo de hoja. sultados. 1Manual de Procesos La Rivera Hotel22

TABLA 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES . Semana Actividad FebreroMarzoAbrilMayoJunio 12341234123412341234 Diagnstico de la empresa. Definicin del Eje de intervencin Recoleccin de la informacin. Referente conceptual Implementacin y anlisis de resultados Presentacin del informe final. M Manual de Pr

Mrocesos La R

AN7.PRRivera Hote

UALRESENTACel

LDECIN Y ANLA RIV

EPRNLISIS DVERA HOT

ROCDE RESULTEL

ESOLTADOS 23OS3Manual de Procesos La Rivera Hotel24

DESARROLLO DE PROCESOS REA ADMINISTRATIVA. Proceso clave: administrativo Subprocesos: -cobros de cartera -Auditoria de habitaciones -ventas -seleccin personal nuevo -coordinacin de personal. Diagramas de flujo Proceso clave: direccin comercial Subprocesos: -correra -ventas-desarrollo plan de mercadeo-cobro de cartera Diagramas de flujo Proceso clave: contabilidad Subprocesos: -digitacinManual de Procesos La Rivera Hotel25

-Generacin de estados financieros -Archivo de documentos contables Diagramas de flujo Proceso clave: compras Subprocesos: -orden de compra -seleccin de proveedores -control de inventarios -afiliacin empleados -descargue de facturas Diagramas de flujo M qucanequpaun Manual de Pr

El pue en su desartera,unaecesarias. Tuelacalidaara delegar na manera rocesos La R

PA roceso admsarrollo depapoyoenveTenerademaddelfactounas funcioptima. Rivera Hote

ProcAdmministrativo penden de bentasquepsplenocoorhumanodones y coor el

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Elsuuienseguidontado.Lasaquetedecrestado. Las reviamente erificacin erente come rocesos La R

Subprocesoddamentehasfacturasccobroque facturas tiecon el cliendepago,laercial princiRivera Hote

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probrodetienesuinicscriminacinnentregadaoalcliente mite de timepebe ser cumpesincumpli

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PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:COBROCARTERA ORDEN ACTIVIDAD REALIZA ENTREGAA REGISTRO ACTIVIDAD1 RecepcinfacturascrditoGerenteadministrativo ___________________ Prosoft ___________________2 Radicadodefacturas Auxiliarcontable Gerenteadministrativo Formatoradicado Firmarconstanciadeentrega3 ElaboracinpaquetedecobroGerenteadministrativo ___________________ ____________________ ___________________4 EnvidepaquetedecobroDirectorcomercial Empresademensajera Guasdeenvo Envodecobroporcorrespondencia5 ComunicacintelefnicaconelclientesiseevidenciavencimientodelplazoGerenteadministrativo ___________________ Prosoft cobrodefacturavatelefnicasolosihayvencimientodeplazoManual de Procesos La Rivera Hotel29

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: COBRO CARTERA. Recepcin de facturas de crdito Radicado de facturas Elaboracin de paquete de cobro Comunicacin telefnica con el cliente si se evidencia vencimiento de plazo.Envi de paquete de cobro M esinrehairralcoelManual de Pr

La astadofsico nventariosqevisionespeacerunreregularidadlhusped.Tomunicado lementos ne rocesos La R

Sauditoria dedeloscuaqueseencueridicasa eportedeaes en cuandTodoellogalencargaecesarios enRivera Hote

Sube habitacionartosdelhouentranalllashabitacaverasen do a los invgeneradefoadogestionn las habitacel

bproAudithabitnes es un suotelencuan.Esteinicciones.Trascuantoa ventarios fsformapostenarlacorreciones.

ocetoriadtacioneubproceso quntoasuestciaconla selcumplilaestructicos y de loeriorladocueccin,com

esoeesue busca tetructurafsiprogramacimientode turafsica os elementoumentacinmplementac

2ener un conticaylacalindeun dichasvisidelahabos del mini bndeestarecinocam30trol sobre elidaddelosnmerodeitassedebebitacin,debar ofrecidoevisinyunmbiodelos0l s e e e o n s Manual de Procesos La Rivera Hotel31

PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:AUDITORAHABITACIONES ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1ProgramacinperidicaderevisinGerenteadministrativo ____________________ Formatodeauditoria ____________________2RevisindehabitacinenlafechacorrespondienteGerenteadministrativocamareras____________________ ___________________ ____________________3ReportedeaverasdehabitacinGerentedeadministracinJefedecomprasylogsticaFormatodeaveras Programacinreparacindeaveras4ReportedeproductosprximosavencercamarerasJefedecomprasylogsticaFormatodeaverasProgramacindecambioconproveedoresdeproductosvencidos.5DocumentacindecambiosyreparacionespertinentesGerenteadministrativa Jefedecomprasylogstica.___________________ ProgramacindecambiosyaverasManual de Procesos La Rivera Hotel32

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: AUDITORIA HABITACIONES. Radicado de facturas Programacin peridica de revisin Revisin de las habitaciones en la fecha correspondienteDocumentacin de cambios y reparaciones pertinentes. Reporte de averas de habitacin Reporte de productos prximos a vencerComunicado jefe logstico Reporte jefe de compras y logstica Reporte jefe de compras y logstica. M emnefogasealManual de Pr

Las mpresacomecesidad,asormatelefarantas y geratendidaslgunosdelrocesos La R

ventassienmotalsedasesorndolonicaotenenerar un busyaceptadalosservicioSRivera Hote

ndounade ainicialmenoyofrecinniendocontuen desarroasporelclosdelhoteSubpVel

lasactividnteenlaatendoleelsetactodirectollo en el seliente,loquel. procVent

dadesfundaencinalclrviciorequtoconelcrvicio se esuellevaala cesotas

amentalesplienteintereuerido,locucliente.Parstablecen unacontrataci o3

paraeldesaesado,identualsepuedraofrecerlnas polticasinenlapr 33arrollodelatificandosudehacerdelasmejoress quedebenrestacinde 3a u e s n e .Manual de Procesos La Rivera Hotel34

PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:VENTAS ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1AtencintelefnicaopersonalalclientequerequiereelservicioRecepcionistagerentedeventas__________________ Portafoliodeservicios __________________2OfertadeserviciosalosclientesRecepcionistagerentedeventasCliente __________________ __________________3EstablecimientodepolticasycondicionesdelanegociacinRecepcionistagerentedeventasClienteDocumentacinpolticadelhotel.__________________4DecisindelacontratacinClienterecepcionistagerentedeventas Cancelacinogestinparalaprestacindelservicio.5ReservaocontratacindeeventouhospedajeclienteRecepcionistagerentedeventasFormatodereservasdocumentacinescritadesoportedecontratooreserva.GestinparaprestacindelserviciorequeridoManual de Procesos La Rivera Hotel35

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: VE NTAS. Atencintelefnicaopersonalalclientequerequiereelservicio.Reservaocontratacindeeventouhospedajealhaberaceptadolostrminos. EstablecimientodepolticasycondicionesdelanegociacinOferta de servicios. Decisin sobre la contratacin del servicio. Comunicado a recepcionista o gerente de ventas.M vaprneesquManual de Pr

Paraacanteque rocede a evaecesidad delComs la personaue ser llam rocesos La R

a que haya urequiereualuar las hojl cargo escomo paso sega indicada pmado a entreRivera Hote

Subselpeuna entrevisunnuevocojas de vida ogiendo unaguido se hacpara el cargevista en la gel

bprolecciorsonasta de persocolaboradorde los aspira cantidad pce una entreo, escogiengerencia y g

oceondealnuenal debe hardentroderantes que tpertinente paevista indivindo de entregeneral y to

soevoaber una ideelaempretengan un para ser entreidual con ele los postulaomar la deci

4entificacin esa.Posterierfil adecuaevistados. l fin de deteados un solsin final. 36previa de laiormenteseado segn laerminar culo individuo6a e a l o Manual de Procesos La Rivera Hotel37

PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:ENTREVISTAPERSONALNUEVO ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1IdentificacindegeneracindevacanteGerenteadministrativo __________________ __________________ __________________2EstudiodehojasdevidaaspirantesGerenteadministrativo __________________ __________________ __________________3SeleccindeposiblesaspirantesalcargoGerenteadministrativo Aspirante __________________ Citacinaentrevista4EntrevistaindividualconcadaaspiranteGerenteadministrativo Aspirante __________________ Evaluacindeactitud5SegundaentrevistaconaspirantesmscalificadosGerentegeneral Gerenteadministrativo __________________SeleccindeaspirantealcargoManual de Procesos La Rivera Hotel38

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO. Identificacin de generacin de vacante Estudiodehojasdevidaaspirantes Seleccin de posibles aspirantes al cargoSegunda entrevista para seleccin o rechazo definitivo del aspiranteComunicado gerente general Entrevista individual con cada aspirante. M Manual de Pr

Paradebendebe puedelabor realizmostrfalta i rocesos La R

a lograr unanserinterveserinterveneidentificarpendiente. arlalabor rar el resultaintervenir dRivera Hote

Subca adecuada cenidassednidaocualrqutipodSedebeaestipulada ado obtenide nuevo en el

bprocoordinpercoordinacidebeprimerleslaactivdecolaboraasignaral ytrassu do con el finella o no.

ocenacionrsonal n de personroidentificavidadquesdoresneceencargado incursin n deque se

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5to a las actintecuales alizar,deesquelesea mientasnececinenlamy se determ39vidades queelreaquesaformaseasignadolaesariasparamismadebemine si hace9e e e a a e e Manual de Procesos La Rivera Hotel40

PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:coordinacindepersonal ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 Observacindirectadelalaboroactividadquesehadeterminado.Gerenteadministrativa ___________________ ___________________ ___________________2 Designacindepersonaladecuadoparalalaboroactividad.Gerenteadministrativo Personalasignado __________________ Desarrollodelaactividaddesignada3 GeneracinuobtencindeherramientasparaeldesarrollodelaactividadPersonalasignado ___________________ ___________________ ___________________4 DesarrollodelaactividadasignadaPersonalasignado ___________________ ___________________ ___________________5 ObtencinderesultadosdelaactividadterminadaPersonalasignado Gerenteadministrativo ___________________ Controldedesarrollodeactividades.Manual de Procesos La Rivera Hotel41

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO. Anlisis de productos y servicios a ofertar Identificacin de generacin de vacanteObservacindirectadelalaboroactividadquesehadeterminado.Obtencinderesultadosdelaactividadterminada Entrega resultados a gerente administrativo Generacinuobtencindeherramientasparaeldesarrollodelaactividad DesarrollodelaactividadasignadaDesignacindepersonalparadesarrollodeactividad Comunicacin con personal designado M imunprbaco Manual de Pr

Elpmportante,dnaimagenareviamente.asefundamontratacione rocesos La R

procesocodebidoaquanteelmismEste proceentalparaees y dems tRivera Hote

omercialdeueesesteqmoyofreceeso implica eldesarrollotipo de vncProcCoel

entrodeesquienlaimpeunosservademsunodecualquculos personcesoomer

stetipodepulsaalmerviciosparticncontacto duiertipode nales son baclavercial.

eempresa rcadoalqucularesque directocon empresa,pase fundamee:

juegaun ueestdirighansidoeselcliente, epueslasnegental en su d42papelmuygido,generastructuradoselcualeslagociacionesdesarrollo.2y a s a s, M LaclcateunEsloesre Manual de Pr

acorrerarlientes.Paraaractersticaenerunadecn itinerario simportantos gastos qustudiadaporequerido y ll rocesos La R

representa aellosedeas comercialcuadoasignque se use ctetenerencue conlleva rlaaltagerlevar a caboRivera Hote

paralaemebeestablecles suficiennacindefecomo gua pcuentaque esta venta erenciaquieno esta imporSubel

mpresalasvcerprimerontes para busechas,visitapara las visilacorrera externa. Estneslaque rtante laborbproCor

ventasexteocualeszonscar en ellaasytiempoitas correspodebetener ta asignaciautorizaelr. ocesrera

ernasyle nasyciudas clientes poodelacorrondientesunaasignan de carctldesembolssoa

generacinadesdelpaotenciales. rerasedeb(Pelaez, 20acinpresupter econmisodelmont143ndenuevosasmuestranPara podereestablecer10). puestalparaico debe sertodedinero3s n r r a r o Manual de Procesos La Rivera Hotel44

PROCESOCOMERCIAL SOBPROCESO:Correra ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 DeterminacinzonasdecorreraGerentecomercial __________________ Formatodevisitas __________________2 DeterminacinitinerariodeviajeGerentecomercial __________________ Formatodevisitas. __________________3 Establecimientodemontodeviticoscontador Gerentegeneral Prosoft Estudiodegastosviticos4 aprobacindeasignacinderecursosGerentegeneral Gerenteadministrativo _________________ _________________5 Realizacindecorrera Gerentecomercial _________________ Formatodevisitas _________________Manual de Procesos La Rivera Hotel45

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMERCIAL SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO. DesarrollodelaactividadasignadaDeterminacin zonas de correraDeterminacinitinerariodeviajeEstablecimiento de monto de viticos. Aprobacin de asignacin de recursos Realizacin de correra.M Paprpaunhacodeseaccure Manual de Pr

ara la realizretendehacara las ventna adecuadaaceunacoontratacioneentro del hoeinforman cuerdocon uestin.Daequerida parrocesos La R

Szacin de laerusodeloas en genera asesora aontratacin esdeotrototel. Despulaspolticaellas.Deaadoelcasora su aprobaRivera Hote

Subs ventas es osserviciosral es el recal cliente, eldelmismotipo,como s de que seasqueconllallelintereodequesacin y se gel

bproVenpertinente tsdelhotelpepcionista dl segundo ptipoque reuniones,e ha determlevadichacesadotomarseaaceptadgestionara fi

ocesntastener un conpuedarecurde turno qupunto de apoelrecepciocomidas, minado que tcontratacinraladecisidaseprocenalmente pa

so2sntacto direcrrir.Enesteuien est en oyo es el geonistayreayeventosetipo de servn,buscandonderecurederafirmara que se l

2cto al que elecasoelprcondicioneerente de vealizaademengeneral vicio se desoqueelclierrironoal marladocleve a cabo46l cliente querimerapoyoes de prestarentas, quiensventasyquesedenea contratarenteestdeservicioencumentacin. 6e o r n y n r e n n Manual de Procesos La Rivera Hotel47

PROCESOCOMERCIAL SOBPROCESO:ATENCIONRECEPCINYVENTADESERVICIOS. ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1Contactodirectoconelcliente.Recepcionista __________________ __________________ _________________2 OfertadelosserviciosyproductosRecepcionista Clienteohusped __________________ __________________3 Determinacindenecesidaddelcliente.Recepcionista __________________ __________________ __________________4 EstablecimientodepolticasRecepcionista. Clienteohusped __________________ __________________5Decisinsobrelatomadelservicio.cliente recepcionistagerentedeventas. 6Contratodelservicio.Recepcionistagerentedeventas.__________________FormatodereservasordendeservicioPrestacindelservicio.Manual de Procesos La Rivera Hotel48

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMERCIAL SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO. Contactoinicialconelcliente.Oferta de servicios y productos Segmentacin de mercadosContacto con el cliente interesado Establecimiento de polticas. Contratacin del servicio.M EltemdeAadEldepr Manual de Pr

l desarrolloenercontactmercadoalqebe realizarAlobtenerudecuadas selplanteamieterminar resentara el rocesos La R

del plan detoygenerquesedirig.unconjuntogn criterioientoquesequposibiresultado aRivera Hote

SubDese mercado irarunimpgesehaceuodeposibleo de los inteeestablezcailidadestiena la alta gere el

bprosarrolmarinicia al haactopositivunalluviadesopcionesegrantes.asesometenelaemprencia que to

oceslloplarcadocer un anlvo.Trastedeideassobsaseguirseaunanlresadelleomara la dec

so3andeisis del medenerclaro breeltipodsehaceunalisisdeviabevarloacacisin final.

3dio en el qulascaractedeintervenaseleccin bilidadeconabo,posteri 49ue se esperaersticasdencinquesedelasmsnmicaqueiormentese9a l e s e e Manual de Procesos La Rivera Hotel50

PROCESOCOMERCIAL SOBPROCESO:DESARROLLOPLANDEMERCADO. ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 Anlisisdelmercado Gerentecomercial ___________________ Documentacinanlisis ___________________2LluviadeideasGerentecomercialGerentegeneralGerenteadministrativo___________________ ___________________ ___________________3SeleccintipodeintervencinalmercadoGerentecomercialGerentegeneralGerenteadministrativo___________________Documentacinplandemercado___________________4EstudiodeviabilidadeconmicaGerentegeneral ContadorDocumentacinestudiodeviabilidadAnlisisdecapacidadeconmica5DecisindeimplementacinGerentegeneral Gerentecomercial ___________________Aceptacinorechazodelplan6Puestaenmarcha(aprobacin)Gerentecomercial ___________________DocumentacindesarrolloplandemercadeoEjecucinplandemercadeoManual de Procesos La Rivera Hotel51

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMERCIAL SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO. Anlisis de mercadoSeleccin tipo de intervencin.Estudio de viabilidad econmica Decisin de implementacin. Puesta en marchaComunicado gerencia general Comunicado gerencia comercialLluvia de ideas M ElundecufiresenmescuelManual de Pr

l cobro de cn plazo detee crdito poualelabora rmadapor specificaelnviado a tramensajerocustablecidopual al llegarl mismo y erocesos La R

cartera se geerminado, por parte del junpaqueteelcliente, lmontodeavs de una uandoson porlaspoltr a ser incumesclarecer diSRivera Hote

enera a por para llevar ajefe de comedecobro lossoportelpagosu empresa decobrosa ticasdelaemplido por ichos motivSubCobel

el otorgama cabo este tmpras y logqueestcesdelusodformayloe mensajeranivellocalempresa,y el cliente sevos para gesbprobrode

iento de untipo de cobrsticaque rcompuesto delosservospormenoa cuando sol.Eltiempsetieneue debe estabstionar la caocesecart

a forma de ro se hace urecibe el gerporlafactuiciosrequeoresdelplaon cobros a poparael uncontrol blecer comuancelacin dso4tera.

pago a los un radicadorente adminuradeventridos,yunazo.Dicho nivel naciopagodelcsobredichounicacin opde la cuenta452clientes cono de facturasnistrativo, etaacrditonacartaquepaqueteesonal y con ecrditoestotrminoeportuna cona pendiente2n s l o e s l l n e.Manual de Procesos La Rivera Hotel53

PROCESOCOMERCIAL SOBPROCESO:COBROCARTERA ORDEN ACTIVIDAD REALIZA ENTREGAA REGISTRO ACTIVIDAD1 RadicadodefacturasJefedecomprasylogsticaGerentecomercial FormatoradicadoFirmarconstanciadeentrega2ElaboracinpaquetedecobroGerenteComercial ___________________ ____________________ ___________________3Envidepaquetedecobrogerentecomercial Empresademensajera GuasdeenvoEnvodecobroporcorrespondencia4ComunicacintelefnicaconelclientesiseevidenciavencimientodelplazoGerenteComercial ___________________ ProsoftcobrodefacturavatelefnicasolosihayvencimientodeplazoManual de Procesos La Rivera Hotel54

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMERCIAL SUBPROCESO: COBRO CARTERA. Recepcin de facturas de crdito Radicado de facturas Elaboracin de paquete de cobro Comunicacin telefnica con el cliente si se evidencia vencimiento de plazo.Envi de paquete de cobro Asignacin de servicio a empresa de mensajera o mensajero. M ecalcodoella Manual de Pr

Lacconmicos qlestarea orresponde ocumentacil manejo deas egresos mrocesos La R

contabilidadque presentcomolos tambinla n contablel fondo de mnimos finaPRivera Hote

deselsubpta el hotel. Isonlasfaelaboracine recibida dempleados ancieros. ProConel

procesoqueInicia con lacturasde n deinformdentro de sudel hotel encesnta

ecomprendla recepcincompra,famescontableu rea. Tienen y el manesocbili

deelregistrn de documacturasde es,elalmace dentro deejo de la cajclavdad

rodelosmmentos correventa,invecenamiento e su desarroja menor ase:d.55movimientosespondientesentarios.Lefsicodelallo contablesignada para5s s e a e a M LacosoSecoManual de Pr

adigitacinontabilidad oftware espeeguido de laomo soporterocesos La R

nempieza a los cualesecial que pea digitacine de movimRivera Hote

enlareceps se les discermite llevarn de la informientos contaSuDel

pcindelacrimina por rles un contrmacin conables.bprDigi

adocumenttipo, esto cotrol pertinenntable recibrocetac

tacincorreonlleva a qunte en el regbida se almaesoin

espondienteue sean digigistro de moacenan de fo 156ealreadeitados en unovimientos.orma digita6e n al Manual de Procesos La Rivera Hotel57

PROCESOCONTABILIDAD SOBPROCESO:DIGITACIN. ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1radicadodedocumentacincorrespondienteJefedecomprasylogsticaAuxiliarcontable Formatoderadicado ___________________2Discriminacindedocumentacin.Auxiliarcontable ___________________ ___________________ ___________________3 Digitacin Auxiliarcontable __________________ Prosoft __________________4Almacenamientodeinformacindigital.Auxiliarcontable __________________ Prosoft __________________Manual de Procesos La Rivera Hotel58

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: CONTABILIDAD SUBPROCESO: DIGITACIN. Recepcin de documentacin correspondiente.Discriminacin de documentacin.Digitacin Almacenamiento digital de la informacin. M PaquinprpaclenManual de Pr

araestesubuesegenernformacin rocede a haartir de estelara para quncuentra la erocesos La R

bprocesoseraenlasonecesariapacer un anleanlisisseue de l se pempresa. Rivera Hote

eempiezacoperaciones paraelaboralisis pertineehace unacpueda obtenSueel

onlarecolediarias,searelinformnte segn lconstrucciner informaubprGenestado

eccindeleguidodeeme.Alteneros resultadon delestadacin exacta roceeracisfinan

ainformaciestoseelabrtodalainfos que se pdofinancieroa y se conozesondencieros

incontablboraunregformacinside tenga eo de forma zca el estad2s.59epertinentegistrodelasuficientesel informe; acompleta ydo en que se9e a e a y e Manual de Procesos La Rivera Hotel60

PROCESOCONTABILIDAD SOBPROCESO:GENERACINDEESTADOSFINANACIEROS. ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1Seleccinyrecoleccindeinformacincontable.Auxiliarcontable. _________________ ___________________ ___________________2Registrodeinformacincontable.Auxiliarcontable _________________ __________________ __________________3 Anlisisdeinformacin.AuxiliarcontableContador_________________ __________________ __________________4Construccindeestadosfinancieros.Auxiliarcontable _________________ Prosoft. _________________4PresentacindeinformeAuxiliarcontable. Gerentegeneral.Documentacininformeperidico.Revisindeestadosfinancieros.Manual de Procesos La Rivera Hotel61

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: CONTABILIDAD SUBPROCESO: GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS. Seleccin y recoleccin de informacin contable. Registro de informacin contable. Anlisis de la informacin. Construccin de estados financieros.Presentacin de informe Comunicado con gerencia general M ElquefdoasgudeManual de Pr

larchivodue ha tenidofectosdetiocumentos signarlesA-uardados seeterminado.rocesos La R

dedocumeno la emprespocontablecontablesq-Zypermitegn la disc.SRivera Hote

ntoscontabsa y ser cone,parallevquepueden tirunadecucriminacin SubpArchiel

blespermitensultados envaracabo serarchivauadoalmacrealizada yprocvodedocontab

econservar n algn momdichosubpados,loscucenamiento, yfinalmentecesoocumentbles.

unhistricmento para procesose ualessedisseguidodee se archivao3tos

codelosmesclarecer dhaceunascriminanpoeestoseprala A-Z en62movimientosdudas sobreseleccindeortipopararocedeasern un espacio2s e e a r o Manual de Procesos La Rivera Hotel63

PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:ARCHIVODEDOCUMENTOSCONTABLES ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 Seleccindedocumentosfsicosyadigitados.Auxiliarcontable __________________ ___________________ ___________________2 Discriminacin Auxiliarcontable __________________ ___________________ __________________3 AsignacindeAZportipo.Auxiliarcontable __________________ ___________________ __________________4 ArchivodedocumentosenAZ.AuxiliarContable __________________ __________________ __________________5 AlmacenamientodeAZ Auxiliarcontable. Jefedelogstica FormatodealmacenamientoControldealmacenamientodearchivo.Manual de Procesos La Rivera Hotel64

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: CONTABILIDAD SUBPROCESO: GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS. Seleccin de documentos fsicos ya digitados. Discriminacin. Asignacin de A-Z por tipo. Archivo de documentos en A-Z. Almacenamiento de A-Z. Comunicado Jefe de logstica. M Laprprtiplle Manual de Pr

as compras rodegenerrocesotienepodeneceevar a cabo rocesos La R

es un procerarunbuenecontactocsidadencudiferentes tPRivera Hote

eso que conndesarrollocontodaslauantoala tareas. ProcCoel

ntempla todaoensusoasreasdeladquisicincesoomp

as las adquioperaciones lhoteldebindeelemenoclapras

isiciones readiariasen doaquecantos,materave:s.

alizadas portodassus adaunaprerialesopro65r el hotel enreas.Esteesentaalgnductospara5n e n a M pacoa trahaManual de Pr

Su inara suplir, cotizaciones menos que as la aprobaaga el desparocesos La R

nicio se preomplementlas cuales sse tenga unacin se efeacho oportuRivera Hote

esenta al habtar, o generason analizadn proveedor cta una oruno del prodSubOel

ber determinar un elemendas buscandestablecidoden de comducto requerbproOrden

nado la necnto nuevo, pdo una mejoro del producmpra que es drido.ocedeco

esidad de adpara ello ser conveniencto en cuestdirigida al pesompra

dquirir alge efectan alncia de formtin, seguidoproveedor p166n elementol menos tresma general, o de esto y para que se 6o s Manual de Procesos La Rivera Hotel67

PROCESOCOMPRAS SOBPROCESO:ORDENDECOMPRA ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 DeterminacinadquisicindeproductosreaquerequieraelproductoJefedecomprasGerenteadministrativoRequisicindecompra Aprobarorechazarlarealizacindelacompra.2 Cotizacindeproductos Jefedecompras __________________ Cotizacionesdigitalesofsicas__________________3 PresentacindecotizacinJefedecompras Gerenteadministrativo __________________ Evaluacindeofertasparalacompra4 DecisindecomprasobrecotizacinGerenteadministrativo Jefedecompras __________________ Autorizacindecompra5 ElaboracindeordendecompraJefedecompras proveedor Ordendecompras Pedidodeproductosrequeridos.Manual de Procesos La Rivera Hotel68

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMPRAS SUBPROCESO: ORDEN DE COMPRA Determinacin adquisicin de productos.Decisin de compra sobre productos. Comunicado gerente administrativo Cotizacin de productos Presentacin de cotizaciones Decisin de compra sobre cotizacin.M LaseloubtradeunoppaManual de Pr

aseleccin ervicios queosproveedobicados o veHabayectoria,cesarrollo denmnimodpcinporcara el hotel.rocesos La R

deproveede se van a moresquemaengan ellos biendoatencrditos,tie las actividadetresprovcadalnea,l.Rivera Hote

dorescomiemanejar dentanejanlos mismo a ofndidolos iemposde ades realizaveedorespoloquegene

Subel

enzacuandotro del estabelementos frecer su poofertantes entregay adas en el horlneadeperaunestab

bproSelecprove

osehaestablecimientoquesonreqortafolio.sehaceudemsfacotel con losproductosyblecimiento

ocesccindeedore

ablecidolas, seguido dequeridos,sunanlisis ctoresque s elementos yserviciosgoodetermi

so2dees.

slneasdepe esto se haeaquetengdeprecioinfluyanerequeridos generandounacindep

269productosyace atiende aganqueseros,calidadenelbueny se escogeunaprimeraproveedores

9y a rd, n e a s . Manual de Procesos La Rivera Hotel70

PROCESOCOMPRAS SOBPROCESO:SELECCINDEPROVEEDORES ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 Determinacindelneasdeproductosnecesarias.Jefedecompras __________________ Documentacinproductos__________________2 Ofertadeproveedores proveedores Jefedecompras Archivodecotizaciones Archivodeproveedores3 Anlisisdeofertas Jefedecompras _________________ _________________ __________________4 Seleccindetresproveedoresporlneadeproductos.Jefedecompras ProveedoresestablecidosDirectoriodigital Establecerproveedoresfijos5 DeterminacindeproveedoresJefedecompras _________________ Directoriodigital __________________Manual de Procesos La Rivera Hotel71

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMPRAS SUBPROCESO: SELECCIN DE PROVEEDORES Determinacin de lneas de productos necesarias. Decisin de compra sobre productos. Oferta de proveedores Anlisis de ofertas. Seleccin de tres proveedores por lnea. Comunicado con proveedores escogidos. M ElcopamtipexdeinManual de Pr

lcontrol omportamiearalograremodeloque po. Se xistencias, selosprodundependient rocesos La R

deinvententos caracteestosellevindiquecomestablecen se tiene un uctosexistemente de lSRivera Hote

tariopermersticas de vaacaboumoeslaacparmetrocontrol de ftentescon la naturalezSubpCinel

mitetener los producunregistro comodacinosdestockfechas de velfinde a de la que procContronventa

estipuladotos existentdeentrada,ndelosinvkparamanvencimientoquetodo proceda. cesooldearios.

losmovtes y que se,segenera ventariossegnejaruna o al igual qumovimiento3

vimientos, e almacenanademsungnsutamcantidadadue un registtogenere 72cantidadesn en bodeganformatoomao,pesoydecuadadetro de salidaunregistro2s, a, o ye a o Manual de Procesos La Rivera Hotel73

Manual de Procesos La Rivera Hotel74

PROCESOCOMPRAS SOBPROCESO:CONTROLDEINVENTARIOS ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 Registroentradamercancaabodega.Auxiliarcontable _________________ Prosoft _________________2 OrganizacindebodegaporlneasdeproductosJefedecomprasylogstica._________________ _________________ _________________3 Controldestockporparmetrosestablecidos.Jefedecomprasylogstica________________ _________________ _________________4 Reportedevencimiento.JefedecompraslogsticaProveedorestablecido Formatodeaveras. Programacincambiodemercanca.5 RegistrosalidamercancadebodegaJefedecomprasylogstica_________________ Formatoinventariobodega_________________Manual de Procesos La Rivera Hotel75

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMPRAS SUBPROCESO: CONTROL DE INVENTARIOS. Registro entrada de mercanca. Decisin de compra sobre productos. Organizacin de bodega por lneas de productos.Registro salida mercanca de bodega. Comunicado a proveedor establecido. Controldestockporparmetrosestablecidos. M LatoEselenfoge Manual de Pr

aafiliacinodos manejastesubprocllosedala ntregada al ormatodeaerencia y se rocesos La R

ndeempleaan un mismocesoiniciacrecoleccinencargado dafiliacin.Per diligenciaSRivera Hote

adostienevo conjunto dconlaidennindicada de realizar Paraqueestado en la entSubAeel

variaciones de actividadntificacinddedocumenlas afiliacioteseaacepttidad compproAfiliacemple

encuantoades.delaafiliacntacinporones, con estadodebesetente. ocescioneseados.

aformatos cinquedebrpartedelcsta informacseraprobadoo4s.

yprocedimbehacerse,colaboradorcin es diligoconfirma476mientosperoposteriorar,lacualesgenciado enaporlaalta6o a s n a Manual de Procesos La Rivera Hotel77

PROCESOCOMPRAS SOBPROCESO:AFILIACIONESEMPLEADOS. ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 Identificacintipodeafiliacin.Jefedecomprasylogstica__________________ __________________ __________________2 Informacinalcolaboradorsobrerequerimientos.Jefedecomprasylogstica.Colaborador. Formulariodeinscripcin.Tramitededocumentacinrequerida.3 Entregadedocumentacinrequerida.Colaborador. Jefedecomprasylogstica.Carpetaregistrodeafiliacin.__________________4 DiligenciamientodeformulariosrequeridosJefedecomprasylogstica._________________ Formulariodeafiliacin. __________________5Aprobacindediligenciamiento(firmaautorizada)Gerenteadministrativo Jefedecomprasylogstica.__________________ Aceptacindelaafiliacin.6 Afiliacinenlaentidadcompetente.Jefedecomprasylogstica.Entidadcompetente. Comprobantedeafiliacin.Registrodelcolaboradorparausodeservicios.Manual de Procesos La Rivera Hotel78

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMPRAS SUBPROCESO: AFILIACION EMPLEADOS. Identificacin tipo de afiliacin.Afiliacin a la entidad competente. Informacinalcolaboradorsobrerequerimientos.Entrega de documentacin requerida. Comunicacin con jefe de compras y logstica Diligenciamiento de formularios.Aprobacindediligenciamiento(firmaautorizacin.) Autorizacin a jefe de compras y logstica. M ElcoEsesdeManual de Pr

ldescargueontabilidad ste subprocstablecido qefacturasdrocesos La R

edefacturrespecto a leso inicia cque discrimidecontadoySuRivera Hote

rasesreallos consumocon el recibina los valoycrditoquubpDfael

izadocon os, las ventao de facturaores de cadauepermite roceescargactura

elfinde as, y comisias para su pa consumo unradicadesogueds.

tenerunciones del veposterior deventa. Se hoparacada5e

controlparendedor. escargue en hace una difareacorre79raleloaldeun formatoferenciacinespondiente9e o n e.Manual de Procesos La Rivera Hotel80

PROCESOCOMPRAS SOBPROCESO:DESCARGUEDEFACTURAS. ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 EntregadefacturacincontabilizadaContador. Jefedecomprasylogstica.FormatodedescarguefacturasDescarguedeinformacincontable.2 Digitacin Jefedecomprasylogstica________________ Formatodigitacindefacturas________________3 Diferenciacindefacturassegnpagos.Jefedecomprasylogstica________________ Formatodigitacindefacturas________________4 Radicadodefacturas JefedecomprasylogsticaAuxiliarcontablegerenteadministrativo.Formatoradicado. Ejecucindecobroyalmacenamientoensoftware.Manual de Procesos La Rivera Hotel81

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CLAVE: COMPRAS SUBPROCESO: DESCARGUE DE FACTURAS. Entrega de facturacin DigitacinComunicacin jefe de compras y logstica. Diferenciacin de facturas Radicado de facturasRadicado gerente administrativo y auxiliar contable. Manual de Procesos La Rivera Hotel82

8.CONCLUSIONES Enlaelaboracindedelmanualdeprocesossehahechounaasignacinde actividades a diferentes cargos para generar un buen desarrollo de las mismas, pero es importante tener en cuenta que no existe la totalidad de cargos que requerira el desarrollooptimodelproceso,porloquealgunoscargostienenqueincurriren actividades que no son de la naturaleza de su funcin. Un correcto seguimiento del manual elaborado generar mayor compromiso con el desarrollo de las actividades, lo que garantiza en gran medida mejores resultados en las actividades que se realizan diariamente. Porelhechodeserunaempresaqueesrelativamentenuevaenelmercadono presenta un cuerpo laboral completamente estructurado, puesto que actividades que deben ser realizadas por cargos inexistentes son asignadas sin mayor evaluacin de capacidades a cargos previamente establecidos. Uncrecimientofuturodelaempresaencuantoainfraestructuragenerarauna reestructuracindelmanualdeprocesosdebidoaquehabraunaasignacinde nuevos cargos que actualmente no existen en la estructura organizacional. Manual de Procesos La Rivera Hotel83

APNDICE 1. FORMATO DESCRIPCIN DE PROCESOS LA RIVERA HOTEL BIBLIOGRAFA Arias, D. F. (2 de junio de 2010). entropia de la empresas. (D. Hoyos, Entrevistador) Bermdez, R. M. (1997). Manual de procedimeintos. Bogota D.C. Montao, J. C. (2010). Manual de procesos. En J. C. Montao, Manual general de procesos (pg. 3). pereira. PROCESOADMINISTRATIVO SOBPROCESO:COBROCARTERA ORDEN ACTIVIDAD REALIZA RECIBE REGISTRO ACTIVIDAD1 2 3 4 5 Manual de Procesos La Rivera Hotel84

Patio, P. T. (2010). Procesos. Capacitacion de categorizacin Hotelera. Pereira. Pelaez, J. H. (2 de 06 de 2010). Correra. (D. Hoyos, Entrevistador). OTRAS FUENTES Muoz, Montao. Juan Carlos (2010) Manual de procesos Enciso Ltda. Pereira. fuente:http://juliangilenfasis.blogspot.com/2009/03/diagramas-de-flujo_26.html