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14 de Diciembre de 2004

Gestionamanual de usuario

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� Gestiona es la prolongación de GEP en la Indraweb. Está orientada a facilitarte la

gestión del proyecto, desde su creación hasta su finalización, evitando la necesidad de

hacerlo desde un puesto con cliente GEP. De esta manera, desde cualquier ordenador

con acceso Internet y un explorador, puedes realizar las tareas de definición, control y

seguimiento.

� Este documento no es el manual del método, su propósito es describir las

funcionalidades de Gestiona y cómo usarlas. En la aplicación se manejan conceptos que

se suponen familiares. Para más información sobre el método:

� Indraweb | Procesos | Método Indra para la Gestión de Proyectos. Aquí

dispones de toda la documentación disponible del método.

� Gestiona | Documentos. También hemos incluido en la propia aplicación un

apartado donde encontrarás los documentos básicos relacionados con el

método.

� Las pantallas de Gestiona están diseñadas para consultar y relacionar información. En todas

las figuras de este manual donde aparezca un posible enlace a estas consultas, lo

indicaremos mediante un icono como este: .

Sobre este manual

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1. Mi escritorioBarra de herramientasProyectos en cursoAvisos, notificaciones y visados, bandejas

2. Buscar3. Menús4. Navegación por el árbol de la EDT5. Consideraciones generales

Índice

I. Trabajando con Gestiona

III. Gestiona, fase de planificación1. Definición: asignación de contratos y clientes facturables2. Plan de facturación3. Plan maestro

EDTPresupuesto de costes

4. Cartera operativa

II. Gestiona, creando un proyecto1. En Gestiona2. Al generar nueva contratación desde Negocia

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Índice (continuación)

1. Gráficas de seguimiento2. Informes por proyecto3. Informes generales4. Informes fuera de línea

V. Gestiona, gráficas e informes

IV. Gestiona, detalle de costes1. Consultas disponibles

Costes presupuestadosCostes incurridosCostes comprometidos

III. Gestiona, fase de ejecución1. Seguimiento2. Avance3. Resultados4. Cerca de la finalización: Cuestionario de cierre

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Índice (continuación)

1. Solicitud de revisión en Gestiona2. Paso automático a revisión desde Negocia

VII. Gestiona, proyectos horizontalizados

VI. Gestiona, revisión del plan maestro

1. Responsabilidades de cada parte2. Notificaciones y visados3. Visado del avance

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Trabajando con GestionaMi escritorio

La página de inicio de

Gestiona pretende ser

tu escritorio de trabajo, con

una visión general de

todo lo relacionado con

tus proyectos y con

enlaces a todos los

recursos de la aplicación.

La pantalla se estructura

en tres partes:

� Barra de herramientas, que se corresponde con la zona superior.

� Listado de los proyectos en curso, que se localiza en la zona izquierda.

� Área de avisos, notificaciones y bandejas en la zona derecha.

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Trabajando con GestionaMi escritorio: Barra de herramientas

� Compañía activa. En principio, los proyectos que puedes ver pertenecen a la compañía a la que te conectas por defecto (que suele ser la tuya propia), pero si tienes acceso a otras puedes cambiarte a ellas en cualquier momento.

� Alta de proyecto. Enlace directo al formulario de creación de un proyecto.

� Buscar. Enlace directo al buscador de proyectos, con más capacidades que la búsqueda rápida del escritorio y actuando también sobre los finalizados.

� Informes. Enlace directo a la relación de informes generales de Gestiona, que se trata de una selección de los informes más comunes y utilizados en GEP.

� Ayuda. Enlace directo a la guía de usuario de Gestiona.

� Sugerencias. Desde esta sección podrás enviarnos tus sugerencias, ideas, dudas, etc., sobre la aplicación.

� Documentos de interés. En este apartado incluimos los manuales de la aplicación y cualquier documentación de interés sobre el método.

La barra de herramientas del escritorio contiene estos elementos:

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Trabajando con Gestiona

El apartado de proyectos en curso presenta una relación de todos los

proyectos a los que tienes acceso que se encuentren en la fase de planificación o en la

de ejecución. La relación viene ordenada por el código del proyecto. Por cada uno de

ellos mostramos:

� Código. � Denominación.� Estado del plan maestro.� Fecha de inicio.� Cliente contractual.� Importe de contratación.

Pulsa sobre el código o la denominación para acceder al proyecto.

Mi escritorio: Proyectos en curso - I

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Trabajando con Gestiona

El listado de proyectos en curso está limitado a mostrar un número determinado de ellos por

página. Si los que puedes ver excede de ese número, utiliza los controles de paginación para inspeccionar la lista completa.

Para localizar rápidamente un proyecto o un grupo de ellos, tienes a tu disposición unos

campos de búsqueda rápida que te van a permitir filtrar los proyectos por uno

o varios de estos conceptos:

� Mercado organizativo. � Unidad de empresa.� Estado del plan maestro.� Código del proyecto.� Nombre del proyecto.

Para aplicar el filtro pulsa .

Mi escritorio: Proyectos en curso - II

Código... Nombre...

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Trabajando con Gestiona

�Los avisos nos permiten notificarte las

novedades que se vayan incorporando a la

aplicación y las incidencias que se vayan

produciendo. Cada aviso tiene un periodo de

vigencia después del cual pasa al histórico.

� La Información sobre proyectos, te da

cuenta de las últimas notificacionesy solicitudes de visado que

recibas sobre tus proyectos, en aquellos que

sigan un flujo de trabajo donde se hayan

definido tales procesos.

Mi escritorio: avisos, notificaciones y visados, bandejas

El tercer área de Mi escritorio engloba lo siguiente:

�En la bandeja de informes off-line encontrarás los informes que has pedido fuera

de línea, con su estado de ejecución y el enlace directo al documento si ya se ha generado.

Por otro lado, con la bandeja de cuestionarios pendientes, tendrás

controlados los proyectos a punto de finalizar para los que hay que rellenar la encuesta de

satisfacción del cliente y la de resultados y gestión del proyecto.

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Trabajando con GestionaBuscar

Mediante esta utilidad podrás localizar proyectos que no aparezcan en la relación anterior porque se encuentren finalizados o bien realizar búsquedas más refinadas. Dispones de dos opciones:

� Búsqueda simple, donde podrás buscar por código, denominación o fecha de inicio del proyecto.

� Búsqueda avanzada, que te va a permitir cruzar por muchos más conceptos ya que, además de incluir todos los parámetros de la simple, se puede buscar por importe, cliente, mercado, línea de negocio horizontal, soluciones, servicios, etc.

La ventana de resultados informa de los proyectos encontrados y los lista de forma paginada. En principio, aparecen ordenados por el código, pero se pueden ordenar por cualquier columna de las que se presentan, simplemente pulsando sobre la cabecerade la que nos interese (con una pulsación obtendremos una ordenación ascendente, con dos, descendente).

Para seleccionar un proyecto, pulse sobre su código.

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Trabajando con GestionaMenús - I

El menú principal de la aplicación se encuentra visible en todo momento. Se

corresponde con la barra de herramientas de la página de inicio o escritorio:

� Mi escritorio. Pulsa sobre esta opción siempre que quieras volver a la relación inicial de proyectos en ejecución.

� No hay enlaces ni a Sugerencias ni a Documentos de interés, que sólo son accesibles desde el escritorio.

En el resto de la aplicación, el menú está situado en la parte superior izquierda de la

pantalla, con dos particularidades respecto a la barra de herramientas inicial:

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Trabajando con GestionaMenús - II

A partir del momento en que seleccionas un proyecto, tienes a tu disposición un doble control para navegar por cualquier funcionalidad aplicable al mismo:

� Flujo de trabajo del

proyecto. De forma gráfica se

presentan las grandes fases del

proyecto. Cuando pulsas en una

de ellas, se despliega la lista de

tareas o funcionalidades

asociadas. En todo momento, se

muestra un texto explicativo de la

fase seleccionada y, si posicionas

el puntero del ratón sobre

cualquiera de las tareas, una

explicación específica de la

misma.

� Menú Mi proyecto. Situado debajo del menú

general, permite seleccionar una fase del proyecto. Es

especialmente útil cuando accedes a alguna funcionalidad

y quieres volver al flujo de trabajo.

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Trabajando con GestionaMenús - III

Otros menús específicos del proyecto son:

� Cambios de estado. En todo momento,

según el estado del proyecto, te presenta las posibles

acciones disponibles que puedes llevar a cabo para

evolucionarlo.

� Enlaces. Disponible solamente desde la página del

flujo de trabajo del proyecto, dispone de enlaces directos a

todas las aplicaciones en la Indraweb relacionadas con

la gestión del proyecto.

� Utilidades. Acceso a otras herramientas de

seguimiento y control del proyecto, tales como las

gráficas de seguimiento y los informes por proyecto.

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� Pulsa sobre para desplegar los hijos de un elemento.

� Pulsa sobre para replegar los hijos de un elemento.

� Si el elemento no tiene ninguno de estos dos símbolos a su izquierda, es de último nivel.

� Según la funcionalidad, pulsando con el

botón izquierdo del ratón sobre el

nombre se abre la ficha detalledel elemento.

Trabajando con GestionaNavegación por el árbol de la EDT - I

Para navegar por la estructura desglose trabajo:

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Trabajando con GestionaNavegación por el árbol de la EDT - II

� Pulsando con el botón derecho del

ratón sobre cualquier elemento aparece

el menú emergente con

todas las acciones que puedes realizar

sobre él.

Recuerda: las opciones del menú emergente se aplican al elemento sobre el que has pulsado en adelante. Por ejemplo, si realizas una búsqueda sobre un elemento de nivel de desglose intermedio, la restringirás a los elementos que dependen de él.

Localiza el primer elemento cuyo código o denominación contenga la cadena introducida y despliega la estructura hasta su nivel.

Repliega o despliega, respectivamente, toda la estructura que cuelga del elemento.

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Trabajando con GestionaConsideraciones generales

Al ser Gestiona una aplicación web, tiene un tiempo de sesión limitado, al finalizar el

cual se pierden todos los cambios que no se hayan guardado en

base de datos. Así mismo, por el mismo motivo, si se cierra la ventana del navegador

con el control de Windows, se navega a otra página que nada tiene que ver con la

aplicación o se abandona la función activa sin guardar, también se perderán todos los

cambios pendientes. No olvides utilizar el botón .

Si necesitas orientación sobre el propósito de alguna funcionalidad, todas las ventanas

tienen un botón que pulsándolo se muestra una breve descripción de

la misma. Además, donde se trabaje con la EDT, se incluye el enlace

que explica cómo navegar por ella.

Otros controles de interés:

Controles asociados a tablas. El + permite añadir filas y el borrador eliminarlas.

Exporta la EDT a MS Project.

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Gestiona, creando un proyectoEn Gestiona - I

Al dar de alta un nuevo proyecto desde Gestiona, en primer lugar tienes que indicar la

unidad de empresa a la que va a pertenecer.

A continuación, dependiendo de si la parametrización de esa unidad de empresa

exige que la contratación provenga de Negocia o la puedas fijar de forma directa,

el procedimiento es ligeramente distinto en ambos casos:

�En el segundo, debes introducir tú mismo el importe a adjudicar al proyecto, pasando a continuación también al formulario de

Definición del proyecto pero, en este caso, sin ningún dato relleno por defecto.

� En el primero, hay que identificar el contrato y la cantidad asignada, pasando a continuación al formulario de Definición del proyecto con

toda la información posible rellena por defecto a partir de los datos del contrato.

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Gestiona, creando un proyectoEn Gestiona - II

El formulario de Definición se dispone en cuatro carpetas:

� Datos identificativos, con los datos más básicos sobre identificación, ubicación,

localización en la estructura de la empresa, etc.

� El proyecto, con los datos que caracterizan y describen al proyecto, tales como

soluciones, servicios, perfil tecnológico, etc.

� Responsabilidades y permisos, con la definición de responsabilidades del circuito

de compras y los permisos concedidos a terceras personas sobre el proyecto.

� Ingresos y facturación, con información relativa a la contratación y a los clientes a

los que se factura.

Muy importante: desde Gestiona se puede trabajar con cualquier clase de proyecto

pero únicamente se pueden crear proyectos productivos.

Recuerda que la creación del proyecto sólo es efectiva cuando pulses el botón

Guardar; mientras tanto, los datos del proyecto no se enviarán a base de datos.

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Gestiona, creando un proyectoAl generar nueva contratación desde Negocia - I

Es posible crear un nuevo proyecto desde Negocia en cualquiera de estas

circunstancias:

� Al generar un nuevo contrato.

� Al generar una ampliación de contrato.

� Mientras el contrato tenga importe pendiente de asignar a proyectos.

� Cuando se incremente el importe del contrato.

Si tienes permiso en Gestiona para dar de alta el proyecto, te abrimos una nueva

ventana en la que te cargamos la aplicación y te llevamos directamente al

formulario de Definición con toda la información posible rellena por defecto.

Si careces de ese permiso, te llevamos a la pantalla de prealta de proyecto propia

de Negocia, donde te requerimos cierta información necesaria para darlo de alta. En

este caso, después es necesario que la persona que vaya a manejar el proyecto entre

en GEP o Gestiona para verificar los datos cargados y continuar con la fase de

planificación del mismo.

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Gestiona, creando un proyectoAl generar nueva contratación desde Negocia - II

En cualquiera de los casos anteriores también es posible asignar contratación a un

proyecto existente. De hecho, cuando se genera una nueva contratación, la

aplicación da las siguientes opciones:

Esta posibilidad la trataremos más en detalle cuando veamos la replanificación de un

proyecto, ya que si llevamos la contratación a un proyecto activo, eso provoca

automáticamente la revisión del plan maestro.

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Gestiona, fase de planificaciónDefinición: asignación de contratos y clientes facturables

El primer paso en la planificación del proyecto, una vez creado, consiste en determinar el

importe de venta del proyecto e identificar los clientes facturables, para posteriormente definir el plan de facturación de cada uno de

ellos. Esto se hace en la función de Definición, donde también se incluyen los datos

generales y específicos del proyecto y las responsabilidades y permisos asociados al

mismo.

A la hora de consultar, se puede obtener una ficha de un contrato pulsando sobre su

código. Así mismo, también es posible acceder a los datos de un cliente y a su plan de

facturación pulsando sobre su NIF.

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Gestiona, fase de planificaciónPlan de facturación - IPermite mantener la relación de todos los clientes facturables del proyecto y definir sus planes de facturación. Al entrar, se muestra la lista con los clientes: tienes que seleccionar uno, pulsando sobre su NIF, para acceder a una segunda pantalla donde la información se divide en dos apartados, datos del cliente y plan de facturación.

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Gestiona, fase de planificaciónPlan de facturación - II

Una vez que se van cumpliendo los plazos de facturación, es posible consultar su

estado de ejecución pulsando sobre el que te interese. Al hacerlo,

aparece una ventana con el detalle del número de propuesta asociado y de los datos

de la factura si ya se ha emitido.

Además, sin necesidad de acceder a esta ventana detalle, te indicamos gráficamente

el estado del plazo mediante uno de los siguientes iconos situados a su derecha:

� Se ha hecho la propuesta pero no se ha facturado.

� Se ha cobrado la factura parcialmente.

� Se ha cobrado la factura en su totalidad.

A la hora de consultar toda esta información, ten en cuenta que una factura puede

incluir varios plazos y que los datos que se presentan son por la totalidad de la misma.

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Mediante esta funcionalidad defines la estructura desglose trabajodel proyecto, es decir, las tareas en las que se descompone, la secuencia en la que se suceden y su calendario previsto de ejecución.

El elemento raíz se crea por defecto cuando das de alta el proyecto. Para añadir más elementos por debajo de él tienes dos posibilidades: hacerlo manualmente en el momento o crearte previamente la EDT en MS Project e importarla en bloque. Ambas opciones las tienes disponibles a través del menú emergente que obtienes pulsando con el botón derecho del ratón sobre el elemento que desees.

Gestiona, fase de planificaciónPlan maestro: EDT - I

Añades manualmente un elemento hijo por debajo del seleccionado

Añades toda la estructura EDT del Project por debajo del elemento seleccionado(*)

(*)La opción de importar un Project la puedes utilizar tanto para cargar toda la EDT como para hacerlo sólo de una parte: está opción puedes emplearla con cualquier elemento a cualquier nivel de la jerarquía.

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Gestiona, fase de planificaciónPlan maestro: EDT - II

Si decides construir la EDT desde la propia función, al añadir un elemento, se abre la ficha detalle donde defines todos los parámetros del mismo, que por defecto se inicializan con los del padre.

Para acceder posteriormente a la ficha para consultar o modificar los datos, pulsa con el botón izquierdo del ratón sobre la denominación del elemento.

Importante:� Para añadir varios elementos al mismo nivel, tienes que hacerlo desde el mismo elemento, el que va a actuar de padre de todos ellos.� Después de haber creado un elemento puedes cambiarle de nivel, junto con todos los que dependan de él, con las opciones y del menúemergente. � También es posible eliminar un elemento con la opción correspondiente que aparece en el menú emergente.

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Por último, en cuanto al estado de un elemento, puedes consultarlo de un rápido vistazo desde la ventana principal o puedes modificarlo, siempre que sea posible, accediendo a su ficha detalle.

Gestiona, fase de planificaciónPlan maestro: EDT - III

Adicionalmente, una vez que se ha guardado por primera vez la EDT, tienes la

posibilidad de presupuestar los elementos de último nivel, accediendo

directamente a la función del presupuesto. Para ello, pulsa sobre la cifra correspondiente

a ese dato del elemento que te interese.

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Gestiona, fase de planificaciónPlan maestro: Presupuesto de costes - I

Después de definida la EDT, aquí presupuestamos los costespor elemento del plan maestro. Aparecen desglosados por mano de obra y costes externos, aunque a continuación se muestra un total que incluye a ambos. En el caso de la mano de obra, se informa tanto del coste como de las horas presupuestadas.

� Únicamente se pueden presupuestar elementos de último nivel. Para hacerlo, pulsa sobre cualquiera de los dos datos de mano de obra, sobre el de costes externos o sobre el coste total. Accederás a la ventana de detalle de costes.

� Si haces lo mismo con un elemento padre, accederás igualmente al detalle de costes pero en modo consulta, donde se muestran todos los costes procedentes de los hijos.

� Inicialmente, los datos aparecen para la totalidad de la vida del proyecto, pero puedes visualizarlos para cualquiera de los periodos anuales que lo componen, simplemente seleccionándolo de la lista . Eso sí, en modo consulta.

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Gestiona, fase de planificaciónPlan maestro: Presupuesto de costes - II

Datos básicos del proyecto, con cálculo del margen según vas rellenando los costes y con indicación del mes abierto.

Ventana de detalle de costes:

De un vistazo puedes ver el presupuesto total del elemento y cómo repercuten al acumulado de los padres los cambios que vas realizando.

Área de edición del presupuesto: mano de obra, costes externos y un apartado de costes totales que te permite consultar ambos conjuntamente.

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Gestiona, fase de planificaciónPlan maestro: Presupuesto de costes - IIIFormas de presupuestar en la ventana de detalle de costes:

� Mensualización manual, donde vas introduciendo mes a mes el coste previsto.

� Mensualización lineal anual, donde indicas una cantidad total para el año y se reparte automáticamente en función del número de días laborables entre todos los meses de ese año.

� Mensualización lineal total, donde en este caso rellenas la cantidad total para la categoría o coste externo y se reparte automáticamente para todos los meses de todos los años, también en función del número de días laborables de cada mes.

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Gestiona, fase de planificaciónCartera operativa - I

Por último, para finalizar con la fase de planificación del proyecto, es necesario

ofrecer una previsión anualizada de ingresos y costes para el año corriente

en adelante dentro del intervalo de fechas de inicio y fin del proyecto. Con estos

datos, se determina información como el margen, la cartera operativa y la cartera

de resultados total.

El presupuesto de ingresos que introduzcas debe ser igual al importe total

contratado del proyecto.

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Gestiona, fase de planificaciónCartera operativa - II

A partir de la activación del proyecto, tienes una nueva posibilidad a la hora de

revisar la cartera operativa: dar los datos de ingresos y margen previstos para

que la aplicación simule automáticamente los costes que correspondan en base a

esos valores. Esta opción la tienes disponible pulsando el botón de Simular costes según ingresos, que te abrirá una ventana auxiliar donde

podrás llevar a cabo tantas pruebas como quieras y, si lo deseas, podrás volcar los

resultados a tu previsión.

Calcula los costes en base a la venta y el margen

Vuelca los resultados a la previsión

Abandona la ventana sin cambiar la previsión

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Gestiona, fase de ejecuciónSeguimiento - IEn general, la función de seguimiento te va a permitir consultar diferentes

indicadores para estimar el progreso del proyecto, cuyo objetivo es la

identificación de desviaciones sobre el plan previsto para planear y aplicar las

acciones correctivas oportunas.

Inicialmente, los datos aparecen a fecha del mes abierto, pero puedes visualizarlos para cualquiera de los meses cerrados anteriores, simplemente seleccionándolo de la lista.

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� En el segundo dispones de los cálculos del CPTP, CPTR y CRTR, junto con los

índices de cumplimiento de costes, de calendario y el índice crítico, donde te

indicamos la salud general de cada elemento.

� Además, pulsando sobre la celda del CRTR (coste real del trabajo realizado) del

elemento que quieras, puedes acceder a un detalle de sus costes incurridos.

Gestiona, fase de ejecuciónSeguimiento - IILa función se divide en tres apartados:

� En el primero cuentas con información referente a las desviaciones del proyecto.

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Gestiona, fase de ejecuciónSeguimiento - IIILa función se divide en tres apartados (continuación):

� Y en el tercero te mostramos un comparativo entre los costes presupuestados y

los reales.

� Puedes obtener un detalle de los costes de uno u otro tipo pulsando directamente

sobre la celda correspondiente del elemento que quieras.

Además, existen dos botones específicos:

� Puedes obtener el informe de Calendario y Costes. Análisis de Detalle. Desviaciones (con información análoga a la que aparece en pantalla y que puedes imprimir o guardar en formato PDF) pulsando sobre el botón .

� Puedes exportar a MS Project la EDT del proyecto con los avances de cada elemento incorporados, pulsando sobre el botón .

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Gestiona, fase de ejecuciónAvance - ILa función de avance te va a permitir consultar y, si esta es tu responsabilidad, dar el

grado de avance reconocido por elemento del proyecto. Los datos

aparecen a fecha del mes abierto y, si el proyecto lo gestiona una unidad de negocio

horizontal, te mostramos el estado del visado.

� Sólo se puede introducir el grado de avance en los elementos de último nivel que están en ejecución. Las modificaciones se transmiten a los padres y te las indicamos en otro color.

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Gestiona, fase de ejecuciónAvance - II

� Puedes consultar una ficha con información detalladadel elemento pulsando con el botón izquierdo sobre la denominación del elemento o seleccionando la opción Mostrar Detalles del menúemergente.

�Para obtener un detalle del presupuesto de costes o de los costes reales de un elemento, pulsa sobre el campo correspondiente de la pantalla principal o sobre el de la ficha del elemento.

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Gestiona, fase de ejecuciónAvance - III

Al igual que en la función de Seguimiento, en Avance dispones de dos botones específicos:

� Puedes exportar a MS Project la EDT del proyecto con los avances de cada elemento incorporados, pulsando sobre el botón .

� También puedes obtener el informe de Mediciones (con información análoga a la que aparece en pantalla y que puedes imprimir o guardar en formato PDF) pulsando sobre el botón .

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Gestiona, fase de ejecuciónResultados - ICálculo y presentación de los resultados provisionales del proyecto. Puedes

consultar la venta del periodo, además de un resumen de las cifraseconómicas e indicadores más significativos.

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Gestiona, fase de ejecuciónResultados - II

� Desde la función de resultados es posible acceder a los detalles de los costes presupuestados, a los detalles de los costes incurridos y al plan de facturación, pulsando directamente sobre estos datos en la pantalla (están indicados en la figura de la página previa).

� Así mismo, puedes obtener el informe de Resultados del proyecto (con información análoga a la que aparece en pantalla y que puedes imprimir o guardar en formato PDF)pulsando sobre el botón .

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Gestiona, fase de ejecuciónCerca de la finalización: Cuestionario de cierre

En el momento en el cual el avance del proyecto alcanza o supera el 98%, es preciso

rellenar el Cuestionario de Cierre, que incluye la Evaluación Interna de Satisfacción del Cliente y el cuestionario de Gestión y Resultados del Proyecto.

Este cuestionario lo tienen que rellenar todos los proyectos productivos cuya venta supere los 30.000 � o, en el caso de que se trate de venta de producto, los 60.000 �.

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Gestiona, detalle de costesConsultas disponibles

Con estas consultas vas a poder profundizar hasta el máximo nivel posible

en los costes presupuestados, incurridos o comprometidos del proyecto a partir

de un elemento. A cada detalle de costes se accede desde:

� Las funciones de la EDT y Presupuesto de Costes, así como desde Seguimiento,

Avance y Resultados, para los costes presupuestados.

� Las funciones de Seguimiento, Avance y Resultados, para los costes incurridos.

� La consulta de costes comprometidos se trata de una función independiente y que

está incluida en el menú de la fase de Ejecución del proyecto.

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Gestiona, detalle de costesCostes presupuestadosSe trata de un zoom a los costes presupuestados del proyecto para el elemento

seleccionado, que permite consultar el presupuesto detallado de mano de obra y de

costes externos. El detalle es similar a la ventana que se emplea para presupuestar

pero sin posibilidad de modificar la información.

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Gestiona, detalle de costesCostes incurridos - IA un primer nivel, la información se presenta resumida por componente de coste.

Existen dos modalidades de presentación:

� Totalizada, es decir, viendo los costes totales para el periodo seleccionado.

� Mensualizada, viendo los costes repartidos mes a mes.

Para refrescar los datos, pulsa el botón de cada vez que modifiques la

modalidad.

� Si el elemento sobre el que estamos consultando no es de último nivel, la

información aparece agrupada, recopilando todos los costes de los elementos

que dependen de él.

� El periodo que se tiene en cuenta en la consulta depende del dato desde

donde hayamos invocado la misma: por ejemplo, desde la función de

Resultados tenemos la posibilidad de acceder a los costes incurridos para el

total del proyecto, para el año o para el mes.

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� En primer lugar, se presenta la información resumida por componente de coste. No

obstante, se puede acceder a un segundo nivel de detalle pulsando sobre el importe

del dato que nos interese.

� En este segundo nivel, obtenemos el detalle de los costes incurridos* para el

componente de coste seleccionado. Pulsando sobre cualquiera de ellos accedemos a

una ficha con todos sus datos.

Gestiona, detalle de costesCostes incurridos - IISe trata de un zoom a los costes incurridos del proyecto para el elemento

seleccionado, que permite llegar a consultar cada uno de los costes individualmente.

* La presentación difiere según si los datos corresponden a mano de obra o a otro tipo de costes.

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Gestiona, detalle de costesCostes incurridos - III

� En el caso de costes por mano de obra, la ficha contiene información sobre la

dedicación del empleado, que se puede ampliar pulsando sobre su nombre, con lo

que accederemos a los disponibles sobre él en GRECO.

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Gestiona, detalle de costesCostes incurridos - IV

� Para otro tipo de costes, la ficha contiene la información disponible en el sistema

sobre el coste externo incurrido. En este caso, si la factura está digitalizada, es

posible acceder a ella pulsando sobre ella en esta misma ficha o también en la pantalla

previa.

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Gestiona, detalle de costesCostes comprometidos - IEsta consulta muestra un resumen de los costes que están previstos que se

imputen al proyecto en un futuro. Coste comprometido se considera un pedido

pendiente a un proveedor, una liquidación de gastos de viaje sin pagar, horas

imputadas por un empleado al proyecto en un mes que todavía no se ha cerrado, etc.

Despliega y navega por la estructura desglose trabajo para profundizar en el nivel de

detalle, y pulsa sobre el dato que te interese para conseguir un detalle del mismo.

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Gestiona, detalle de costesCostes comprometidos - IISegún la fuente que origine el gasto, las ventanas detalle muestran una información u

otra, siempre al máximo detalle posible, con la posibilidad en algunos casos de

obtener el documento digitalizado asociado al coste.

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Gestiona, gráficas e informesGráficas de seguimiento - IComo ayuda al seguimiento y control del proyecto, Gestiona genera gráficas de los

indicadores más importantes para el control de las desviaciones de calendario y costes, que son:

� ICCo, índice de cumplimiento en costes.

� ICCa, índice de cumplimiento en calendario.

� ICR, índice crítico.

� Para visualizarlas, pulsa la opción

correspondiente situada debajo del menú de

Utilidades.

� Los datos en los que nos basamos para

dibujar las gráficas son a mes cerrado.

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Gestiona, gráficas e informesGráficas de seguimiento - II

� Pulsando sobre la propia gráfica, obtenemos un zoom de la misma.

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Gestiona, gráficas e informesInformes por proyecto

� Plan maestro por elemento.

� Resumen.

� Detalle categorías y naturalezas de coste.

� Seguimiento.

� Calendario y costes. Análisis de detalle. Desviaciones.

� Mediciones.

� Resultados económicos (real).

� Ficha económica. Resumen.

� Detalle costes.

� Resumen de incurridos.

� Comparativo real / presupuesto anual.

� Resultados.

Gestiona incorpora los informes de GEP más utilizados. Esta es la

relación de los informes por proyecto disponibles:

La ayuda de estos informes está disponible en línea desde GEP.

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Gestiona, gráficas e informesInformes generales

� Ficha económica. Resumen.

� Calendario y costes. Análisis de detalle por unidad de empresa.

� Seguimiento de proyectos productivos.

� Ventas por proyecto.

Gestiona incorpora los informes de GEP más utilizados. Esta es la

relación de los informes generales (los que se aplican por unidad de empresa o por el

conjunto de “mis proyectos”) disponibles:

La ayuda de estos informes está disponible en línea desde GEP.

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Gestiona, gráficas e informesInformes fuera de líneaDebido a la limitación del tiempo de sesión en web y a que la ejecución de algunos

informes con ciertos parámetros puede ser bastante pesada, en Gestiona hemos

habilitado un mecanismo de ejecución diferida que te permite lanzar

una petición, seguir con tu trabajo y posteriormente acceder a la bandeja de informes off-line para consultar el estado de ejecución de tu informe o

directamente visualizarlo o recogerlo en formato PDF. A la bandeja accedes desde Mi

Escritorio.

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Gestiona, revisión del plan maestroSolicitud de revisión en GestionaUna vez que el proyecto está activo, se puede revisar el plan maestro por una de

estas causas:

� Cambios en la contratación del proyecto.

� Cambios en el presupuesto de costes.

� Cambios en la EDT.

El procedimiento habitual para poder modificar el plan maestro consiste en solicitar la

revisión a Control de Gestión, que debe dar su visto bueno, después de lo cual el

plan queda en revisión. En Gestiona, tienes que hacerlo seleccionando la

opción correspondiente del menú de Cambio de Estado.

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Gestiona, revisión del plan maestroPaso automático a revisión desde NegociaAdemás del procedimiento habitual, se ha habilitado un mecanismo excepcional que

permite llevar el plan maestro de un proyecto activo directamente a revisión, asumiendo el visto bueno de Control de Gestión, cuando se añade

nueva contratación desde Negocia.

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Gestiona, proyectos horizontalizadosResponsabilidades de cada parte - ICuando un proyecto pertenece a uno de los mercados verticales tradicionales

(Industria y Comercio, Financiero, etc.) pero la ejecución del mismo lo lleva a cabo

una de las unidades de negocio horizontales de la compañía (DDP, Outsourcing,

etc.), se dice que el proyecto está horizontalizado.

En este caso, las tareas de gestión deben estar repartidas y las responsabilidades de

cada uno claramente delimitadas. De manera general:

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dar de alta el proyecto, asignarle venta, definir los clientes facturables y confeccionar el plan de facturación

diseñar el plan maestro del proyecto (esto es, definir la EDT y el presupuesto de costes), gestionar los recursos y realizar la previsión de ingresos y costes para el cálculo de la cartera operativa

imputar el avance por elemento, visar dedicaciones, visar gastos de empleados, hacer peticiones de compra y seguir gestionando el plan de recursos del proyecto

visar el avance y hacer propuestas de facturación

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Gestiona, proyectos horizontalizadosResponsabilidades de cada parte - IIEn lo que respecta a la herramienta, Gestiona (siguiendo el mismo modelo que GEP)

asigna las responsabilidades por función haciendo el

siguiente reparto:

• Alta del proyecto

• Definición (datos básicos,

venta y clientes facturables)

• Plan de facturación

• Visado del avance

• Propuestas de facturación

• EDT

• Presupuesto de costes

• Cartera operativa

• Avance

• Planificación de recursos

• Visado de dedicaciones

• Visado de gastos de

empleados

• Peticiones de compra

• Cambios de estado

• Informes y gráficas de

seguimiento

• Acceso en modo consulta a

las funciones que no son de

su responsabilidad

• Cuestionario de cierre

Mercado vertical Unidad horizontal Ambos

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Gestiona, proyectos horizontalizadosNotificaciones y visadosPara una mejor coordinación entre el mercado vertical y la unidad de negocio

horizontal, se ha incluido un nuevo mecanismo tanto en GEP como en Gestiona por el

cual:

� Se generarán

notificaciones sobre

cualquier cambio de estado a

las dos partes.

� Se pedirá un visado que

tendrán que aceptar ambos,

tanto cuando se proponga el

proyecto para su activación

como cuando se proponga para

la autorización del plan

maestro en una revisión.

Mientras eso no ocurra, el

proyecto no pasará a las

bandejas de pendientes de

autorización de la OGP y

Control de Gestión.

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Gestiona, proyectos horizontalizadosVisado del avanceEl visado del avance es una función exclusiva para los proyectos horizontalizados,

esto es, los que gestionan las unidades de negocio horizontales. No obstante, la

responsabilidad del visado es del mercado vertical.

� La situación de visado aparece a fecha del mes abierto, junto con algunos datos comparativos entre presupuesto y real sobre el avance y la venta.

� Es posible acceder en modo consulta a la función de avance para examinar el avance reconocido del proyecto, pulsando sobre el botón .

El no visado o rechazo del avance dado no supone un descarte automático de

los datos introducidos.

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