Manual GEADM- Oficina

Manual de Usuario – GEDOC

MANUAL DE USUARIO DE GEDOC


Contenido MANUAL DE USUARIO DE GEDOC ....................................................................................................................... 1

Contenido ............................................................................................................................................................ 2

Login .................................................................................................................................................................... 3

Procesos............................................................................................................................................................... 3

Solicitantes ...................................................................................................................................................... 4

Registrar nuevo expedientes ........................................................................................................................... 5

Recepción expedientes derivados ................................................................................................................... 9

Elaborar despachos/ derivar expedientes ..................................................................................................... 10

Archivar – cerrar expedientes ....................................................................................................................... 12

Reapertura expedientes cerrados ................................................................................................................. 12

Anular expedientes ........................................................................................................................................ 13

Buscar /Consultar Expedientes ...................................................................................................................... 13

Semaforización .............................................................................................................................................. 14

Reportes ............................................................................................................................................................ 15

SEMAFORIZACION ......................................................................................................................................... 17


Login El sistema de trámite documentario, presenta en la pantalla de login, los siguientes datos.

Ubicación: permite determinar el área desde la cual se va a ingresar información. (Servicios, departamentos,

jefaturas.)

Usuario: se ingresa el usuario del personal

Contraseña:

Se mostrara la pantalla de menú :

Procesos En dicho menú se encuentran el proceso base del sistema de control documentario como son:

Remitentes o solicitantes

Registrar nuevo expedientes

Recepción expedientes derivados

Elaborar despachos/ derivar expedientes

Archivar – cerrar expedientes


Reaperturar expedientes cerrados

Anular expedientes

Buscar /Consultar Expedientes

Semaforización

Solicitantes Muestra toda la información de un solicitante determinado, como son tipo de documento, numero, nombre

o razón social, apoderado o representante legal, información sobre su domicilio fiscal.

Los datos mínimos que se deben ingresar son:

Tipo de documento de identidad

Número de DNI

Nombre, razón social


Con dicha información se hace click en guardar.

Para realizar la consultar.

Registrar nuevo expedientes Dicha opción permite el ingreso de un nuevo registro en el sistema de trámite documentario.

Definición del tipo de persona

Muestra el tipo de expediente si es uno nuevo, o dicha información hace referencia a un documento

anterior.


Número de Registro: muestra el correlativo correspondiente al área, el año y la sigla del área.

Detalle del documento: muestra la información del documento y quien lo está presentando.

Se define el documento a ingresar, el número si este tiene, la fecha de recepción, la cantidad de folios,

información de los solicitantes (el cual aparece en la consulta), nombre del representante, el asunto del

documento, el área de destino.

Para la selección del administrado o solicitante se hace click en consulta, en donde aparecerá la siguiente

pantalla.

De dicha lista se seleccionara al gestor, se puede buscar por el código o por el nombre para reducir el tiempo

de búsqueda .se hace click en seleccionar

Con lo que se regresa a la pantalla anterior


Se ingresa el asunto , glosa o resumen del documento, para definir la área a donde se enviara, se hace click

en consulta de área/servicio o departamento.

Con la definición de la oficina se está realizando el primer despacho.

Si el documento se encuentra dentro de los procesos del tupa, se ingresara a dicha consulta, para la

definición de los requisitos básicos.


Información de los requisitos según tupa. El cual se busca en el botón de consulta.

Con la selección de procedimiento tupa, se adicionaran en la grilla principal sus requisitos, se deberá hacer

click en los requisitos que el documento cuenta.

Información adicional: Fechas de inicio de trámite, fecha de término, límite para completar requisitos, plazo

base, clave, alguna observación.


El sistema muestra la pantalla de grabado de expediente: de manera satisfactoria.

Recepción expedientes derivados Permite aceptar los documentos derivados de un área,


Al recepcionar un documento se muestra la siguiente pantalla.

En la cual se graba el área que recepción, la fecha y la hora, un campo de observación en caso de ser

necesario.

Al grabar se borra de la grilla de recepción.

Elaborar despachos/ derivar expedientes En dicha pantalla se muestran todos los documentos que se encuentran en el área, y que pueden ser

despachados a otras áreas.


Al derivar un expediente, se muestra la siguiente pantalla.

Donde se consignan los datos de que documento sale, el plazo, el número de folios, la acción, a que

dependencia va y si hay alguna observación

El botón de especial sirve para el manejo de copias a áreas.


Archivar – cerrar expedientes Permite cerrar un expediente dicha acción, es realizable por todas las áreas,

Muestra información del documento donde se archivar, cambia de estado, permitiendo cerrar el expediente.

Reapertura expedientes cerrados Permite reapertura un expediente cerrado, dicha acción solo podrá ser realizada por la persona que cerro el

expediente.


Anular expedientes Se anula un expediente erróneo, o que ha sido cambiado por otro. Dicha opción registra el cambio de estado

del mismo, no elimina la información ingresada.

Buscar /Consultar Expedientes Se debe elegir un año de proceso y sobre este se realizan las búsquedas de un expediente por las siguientes

acciones:

Número de expediente

Fecha de recepción

Asunto

Observación

Por el administrado, solicitante/Remitente

o Documento de identidad

o Nombre

o Representante legal

Al dar clic en buscar, se visualiza en la grilla la información coincidente ingresada.

Al ingresar en una opción encontrada, se mostrara la información de dicho registro su hoja de ruta del

expediente.


Semaforización Se deberá seleccionar el año de proceso

Se muestra la siguiente información


Reportes Dependencias

Días festivos

Solicitantes

Distritos y códigos

Tupa

Tabla de estados

Hoja de entrega y recepción de documentos

Expedientes recepcionados

Expedientes incompletos

Expedientes derivados a dependencias

Expedientes por estado/situación de atención

Expedientes por fecha de vencimiento

Semaforización

Todos los informes muestra información según la información solicitada, la cual puede ser exportada a

diversos formatos como son: Word, Excel, PDF, para lo cual se hace uso de la barra de exploración de

reportes

Donde se encuentran los siguientes botones:


Paginación

Zoom

Visualización

Impresora

Exportar


SEMAFORIZACION

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