FAESOBRE SELVAS, VOLCANES Y MARESMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE LOS ALMACENES FAECDIGO:FAE-ALM-001-14Pgina 9 de 31

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

FUERZA AREA DEL ECUADORIng. Maria Fernanda RecaldeMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE LOS ALMACENES FAEEQUIPO DE TRABAJO:Leslie AlbnNathaly NaranjoAndrea romero Pablo VsquezAntonellaViscarraQuito, 14 de Enero

IntroduccinEn la actualidad la base de toda empresa comercial es la compra venta de bienes o servicios, de ah la importancia de contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios como pieza fundamental en todos los procesos, considerando que los inventarios se constituyen en el giro del negocio. En el presente Manual se abarca de manera global los procedimientos para el manejo y custodia de los inventarios en los Almacenes FAE, los mismos que se convertirn en una gua ya que en este se detallan los pasos a seguir referente a las compras, ventas, devoluciones y toma fsica de los inventarios, lo cual permitir contar con inventarios reales y confiables que coadyuve a la gerencia para la oportuna toma de decisiones

CONTENIDO DEL MANUAL

ContenidoANTECEDENTES3OBJETIVOS4OBJETIVO GENERAL4OBJETIVOS ESPECIFICOS4ALCANCE5RESPONSABLES6POLITICAS DE OPERACIONES6CONCEPTOS9ADQUISICIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL11FLUJO GRAMA DE ADQUISICIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL14ADQUISICIONES DE MERCADERIAS EN CONSIGNACIN15FLUJO GRAMA ADQUISICIONES DE MERCADERIAS EN CONSIGNACIN17DEVOLUCION EN COMPRAS17FLUJO GRAMA DE DEVOLUCIN EN COMPRAS19DOCUMENTOS A UTILIZARSE20INSTRUCTIVO GENERAL DEL MANUAL DE PROCESOS24ANEXOS26GLOSARIO26

Antecedentes

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de ah la importancia del manejo de los inventarios por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportuno, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Los inventarios son bienes tangibles que se tiene para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta. El inventario tiene como propsito fundamental proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa para que pueda atender satisfactoriamente la demanda de los clientes, as como para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro de la empresa. Desde el punto de vista financiero, el inventario es un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compaas dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.

ObjetivosOBJETIVO GENERAL Disear un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios de los Almacenes FAE, que sirva de normativas y procedimientos de control interno y de instrumento de informacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Conocer la estructura actual del negocio - Establecer los alcances del Control Interno - Determinar controles a realizar - Definir procedimientos para el manejo de los inventarios - Definir procedimientos para las tomas fsicas de los inventarios - Normar la responsabilidad en las diferentes fases, establecer control en el proceso de los inventarios: compras, recepcin, verificacin, custodia y ventas. - Disear un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios de los Almacenes FAE

Alcance

El estudio a realizar estar dirigido exclusivamente a determinar procedimientos de Control Interno de las mercaderas, responsabilidades de los empleados y procedimientos de flujo de la informacin y documentacin contable; con el objeto de proteger los bienes de la empresa, prevenir fraudes, robos malversaciones; promover la eficiencia del personal; obtener informacin administrativa, contable y financiera oportuna, que oriente de forma adecuada a los Directores y Jefes de los Almacenes de la FAE, en la toma de decisiones.

RESPONSABLES

Como toda entidad, este departamento se cre con la necesidad de llevar un control de los ingresos y egresos destinados para el financiamiento de compras, pagos y dems actividades para el fructfero desenvolvimiento de este organismo. Dentro del departamento financiero los responsables de su elaboracin y aplicacin son:1.DIRECTOR FINANCIERO 1.1 DEPARTAMENTO DE TESORERIA 1.2 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1.3 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOSPOLITICAS DE OPERACIONESA fin de cumplir con los ordenamientos: jurdicos, tcnicos y administrativos vigente, promover la eficiencia y eficacia de las operaciones de la FAE y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin para la toma de decisiones de las autoridades, se expiden las polticas que a continuacin se indican, las mismas que sern de observancia obligatoria de todos los servidores/as de este organismo, sin excepcin:Los servidores/as pblicos y el personal militar en el mbito de sus competencias, participarn activamente en la aplicacin y mejoramiento de un adecuado sistema de control interno y sus acciones estarn sustentadas en la normativa legal y tcnica vigente, orientadas a conseguir lo siguiente:a) Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y de transparencia.b) Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.c) Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la FAE para otorgar servicios de calidad a la ciudadana en general.d) Proteger y conservar el patrimonio de la FAE contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.Los servidores/as pblicos y el personal militar, en el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, observarn las polticas institucionales divulgadas por la mxima autoridad y/o directivos de la entidad, as como las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo.Las transacciones y operaciones financieras sern autorizadas y aprobadas por escrito por la mxima autoridad y/o directivos, en el mbito de sus competencias, a fin de asegurar la ejecucin de los procesos y el control.

Los servidores/as pblicos y el personal militar que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y actuarn en concordancia con el marco legal vigente.Los depsitos recaudados, sern canjeados e informados a la Direccin Financiera, en el mismo mes que se realiz el depsito.En las recaudaciones por convenios, proyectos, venta de bienes y servicios, que gestionen las diferentes unidades administrativas, se informar a la Direccin Financiera al siguiente da hbil del conocimiento de la confirmacin de dicha transferencia.A fin de precautelar la correcta administracin de los recursos financieros y materiales y del talento humano, Los servidores/as pblicos y personal militar, previo al trmite de autorizacin para la ejecucin de un gasto, verificarn y cumplirn lo siguiente:

a) La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en el Plan Operativo Anual, POA y presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal; b) Los requerimientos de las dependencias administrativas deben estar debidamente fundamentados y se observar que todo el proceso de la operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma. c) Ningn servidor pblico o personal militar podr contraer compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer obligaciones, sin la emisin de la respectiva certificacin presupuestaria; en tal razn, el Departamento Financiera no dar paso a ningn trmite que previamente no se haya requerido la certificacin de partida presupuestaria y disponibilidad suficiente de fondos. A fin de cumplir oportunamente con las obligaciones previstas en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, principalmente lo relacionado a los pagos que se realizan a travs del sistema informtico ESIGEF y ESIPREM administrado por el Ministerio de Finanzas y atender puntualmente con los compromisos y obligaciones contradas por la FAE con sus servidores/as y dems personas naturales y jurdicas proveedoras de bienes y servicios, se establece que los trmites de egresos de fondos se ingresen a la Direccin Financiera en los siguientes plazos:

a) Para trmite de desembolsos por adquisicin de bienes y servicios ser mximo hasta el 20 de cada mes (si es sbado, domingo o feriado, presentar hasta la fecha posterior), con el fin de procesar en Contabilidad su registro y pago en los das subsiguientes para finalizar el mes.En diciembre el plazo de recepcin de trmites ser mximo hasta el da 5, por asuntos de cierre del ejercicio fiscal. En virtud de las directrices del Ministerio de Finanzas por el cierre del ejercicio fiscal, en diciembre no se concedern anticipos para la adquisicin de bienes y servicios. b) Las reposiciones de Caja Chica y Fondos a Rendir Cuentas, se receptarn hasta el 25 de cada mes (si es sbado, domingo o feriado, presentar hasta la fecha posterior) y solo se receptar hasta noviembre. c) Para el pago de Nmina, los trmites se receptarn hasta el 15 de cada mes (si es sbado, domingo o feriado, presentar hasta la fecha posterior). En Diciembre no se receptarn trmites sobre el cambio del Distributivo de Remuneraciones Mensuales Unificadas, debido a las polticas emitidas por el Ministerio de Finanzas. e) La documentacin para el pago de viticos y subsistencias deber llegar a la Seccin Contabilidad al menos con 48 horas de anticipacin previo a la movilizacin y estos sern calculados de acuerdo con el Reglamento de Viticos. Los informes de justificacin de la comisin de servicios se receptar mximo en el trmino de 4 das de cumplida la misma. En todos los casos se adjuntar la documentacin de respaldo original, suficiente, competente y pertinente. La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser original, ntegra, confiable y exacta; y, para los casos, que se necesite mantener la documentacin original en los archivos de las unidades administrativas generadoras del compromiso y obligacin de pago, se dejar constancia dnde y a cargo de quin est como responsable la documentacin de respaldo, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin. Los informes, cuadros, planillas, actas y anexos, etc. que respalden las transacciones financieras debe tener: fecha de elaboracin, nombre y apellidos completos, cargo, unidad administrativa y firma de responsabilidad.Las facturas que sustentan los pagos a efectuar debern cumplir con todos los requisitos del Reglamento de facturacin, no se permitir que estas contengan borrones, manchones, enmendaduras; por ningn concepto se recibirn facturas con fecha de emisin diferente al mes en el que ocurren los pagos.

Todos los registros necesarios para ajustar la informacin financiera de la Institucin, se efectuaran de manera inmediata a fin de obtener razonabilidad en los saldos de las diferentes cuentas contables.

De manera mensual la seccin contabilidad efectuar el cuadre de Valores a cancelar al SRI por Retenciones en la Fuente de IVA e Impuesto a la Renta, misma que debe ser conciliada entre el Reporte del E Sigef y el sistema Gubwin, y su anexo transaccional mensual debe ser subido al sistema del SRI para la gestin y compensacin presupuestaria del IVA por parte de la Tesorera.

Es responsabilidad de la seccin contabilidad emitir de manera mensual los Estados de Situacin Financiera, de Resultados, Flujo de Efectivo y Balance de Comprobacin con su respectivo cuadre mensual y Notas a los Estados Financieros, para la suscripcin del seor Director Financiero y posterior remisin a las autoridades universitarias.

Todas las adquisiciones de bienes y suministros realizadas por la FAE, destinadas para cualquiera de las dependencias de la institucin, sin excepcin, deben ingresar fsicamente a Almacn y Bodega, para los registros y despachos correspondientes. La Seccin Contabilidad procesar los pagos una vez que se cuente con la respectiva firma de verificacin y conformidad de que los bienes se reciben a satisfaccin por parte del personal de Almacn Bodega.

En las entregas de los bienes de larga duracin para uso de los servidores/as de la FAE, obligatoriamente se suscribirn las correspondientes actas de entrega recepcin entre el responsable de Almacn Bodega y el custodio-usuario de esos bienes; as como, cuando se realicen retiros, traspasos y bajas por obsolescencia y desuso.

En las actas se detallarn las caractersticas y especificaciones de cada bien, los mismos que llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil identificacin y mantener un adecuado control del uso, estado y ubicacin. La proteccin y conservacin de los bienes entregados para el desempeo de las funciones de los servidores/as, ser de responsabilidad de cada uno y se utilizarn nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales u otras actividades particulares.

CONCEPTOSAsignaciones presupuestarias: Previsiones de egresos acordes con los planes estratgicos y POA institucionales. Actividad: Es la categora programtica de menor nivel, cuya produccin puede ser terminal en el caso que contribuya a la produccin y provisin del programa o proyecto, o intermedia si precede a otras actividades necesarias para los programas o proyectos. Actividades son un tipo de tareas asumidas para la elaboracin y provisin de los productos. Comprometido: Monto de la asignacin presupuestaria que ha sido reservado para la realizacin de gastos especficos. Columna de la cdula presupuestaria que muestra el total de compromisos realizados para cada partida presupuestaria.Eficiencia: capacidad para lograr un objetivo empleando los mejores medios disponibles al menor costo posible y con la generacin del mayor beneficio social.Egreso: Trmino que comprende tanto los gastos como las erogaciones realizadas por los entes econmicos para cancelar las obligaciones de amortizacin de la deuda. Escalas de Remuneraciones: Son los valores monetarios determinados para los grupos ocupacionales dentro de un rgimen laboral de empleo.Gasto: Es toda aquella erogacin que llevan a cabo los entes econmicos para adquirir los medios indispensables en la realizacin de sus actividades de produccin de bienes o servicios. Meta: Es la cantidad de bienes o servicios cuya produccin se programa en el ejercicio presupuestario. Se considera tambin como el logro de un objetivo o parte de l, expresado en forma cuantitativa. Plan Operativo Anual: Documento elaborado por cada institucin ejecutora en el que constan las previsiones de actividades, metas e indicadores de gestin, necesarios para el cumplimiento de los Planes de Desarrollo, acorde con las directrices de la entidad de planificacin nacional y los requerimientos presupuestarios de un perodo fiscal anual en el contexto de una programacin cuatrianual. Presupuesto General del Estado: Es el instrumento para la determinacin y gestin de los ingresos y egresos del Estado, e incluye todos los ingresos y egresos del sector pblico, con excepcin de los pertenecientes a la seguridad social, la banca pblica, las empresas pblicas y los gobiernos autnomos descentralizados. Presupuesto: El presupuesto constituye una previsin de ingresos, financiamiento, gastos y amortizaciones. Programa: Es la categora programtica cuya produccin es terminal de la red de acciones presupuestarias de una Institucin. Tiene las siguientes caractersticas: - Es la categora programtica de mayor nivel en el mbito de la produccin terminal. - Expresa la contribucin a una poltica, ya que refleja un propsito esencial en la red de acciones presupuestarias que ejecuta una Institucin, a travs de la produccin terminal. - Al ser su produccin Terminal, conforma los nudos finales de la red de categoras programticas de la Institucin. - Se conforma por la agregacin de categoras programticas de menor nivel, que coadyuvan al logro de su produccin, con la excepcin del programa que origina uno o varios productos terminales, en donde no es posible identificar centros de gestin productiva por cada uno de los productos terminales que lo conforman. Proyecto: Es la categora programtica que expresa la creacin, ampliacin o mejora de un bien de capital (inversin real) y la formacin, mejora o incremento del capital humano (inversin social).Remuneracin mensual unificada: La remuneracin mensual unificada, es el monto total de los ingresos que mensualmente percibe el dignatario, magistrado, autoridad, funcionario, personal de la fuerza pblica, personal docente, servidor y obrero que presta sus servicios en las instituciones, entidades y organismos del sector pblico, vinculado a las mismas a travs de nombramiento o contrato. Para el caso de los Miembros de la Fuerza Pblica, esta remuneracin toma el nombre de Haber Militar o Haber Policial, segn se aplique a Fuerzas Armadas o Polica Nacional respectivamente. En esta remuneracin mensual unificada no se incluyen los ingresos que correspondan a los siguientes conceptos: a) Dcimo tercer sueldo o remuneracin; b) Dcimo cuarto sueldo o remuneracin; c) Viticos, subsistencias, dietas, horas suplementarias, extraordinarias, encargos y subrogaciones; d) Compensacin por Residencia; y, e) Aporte patronal al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas, Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional y Fondos de Reserva. Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos que permiten a una dependencia, entidad, u organizacin alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia. Resultados: Son los efectos previstos de la provisin de los productos a la sociedad. Son cambios causados por la intervencin pblica en los individuos, las estructuras sociales o el entorno fsico. Un producto puede generar uno o ms resultados previstos.

ADQUISICIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

PASOSDEPARTAMENTOACTIVIDADES

1GuardalmacnRevisin de kardex, mercadera vendida, stock de Bodega. Prepara el Pedido de Compra Entrega el Pedido de Compra legalizado al Jefe de Comercializacin

2Jefe de ComercializacinRecibe el Pedido del Guardalmacn Analiza el pedido de compra Autoriza el pedido Remite el pedido al Departamento de Adquisiciones

3Departamento de AdquisicionesRecibe el Pedido de Adquisiciones debidamente legalizado Revisa el banco de proveedores Solicita proformas en sobre cerrado Remite al Comit de adquisiciones

4Comit de adquisicionesRecibe proformas en sobre cerrado Se realiza la apertura de los sobres Se procede al anlisis de las ofertas Se adjudica al proveedor Se remite la documentacin al Asesor Legal

5Asesor LegalElabora el respectivo contrato dependiendo del monto de compra Remite la documentacin al Departamento de Adquisiciones

6Departamento de AdquisicionesRecibe el acta de adjudicacin Elabora la Orden de Compra y legaliza Entrega la Orden de Compra al proveedor

7ProveedorRecibe la Orden de Compra Prepara el pedido Entrega el pedido

8GuardalmacnRecibe la mercadera y la respectiva factura. Verifica la mercadera si corresponde al pedido, realiza el control de calidad, en caso de estar incompleto el pedido reportar en el Informe de Recepcin de la mercadera. Elabora el Informe de Recepcin y el ingreso al sistema de inventarios. Entrega una copia al Proveedor Remite el original y factura a Contabilidad

9Departamento de ContabilidadRecibe el Informe de Recepcin de la mercadera, la factura y la Orden de Compra originales Contabiliza la compra a una Cuenta por Pagar Prepara el pago al proveedor Elabora la Orden de Pago de a cuerdo a la ley Entrega la orden de pago con toda la documentacin de soporte al Jefe de Comercializacin para la legalizacin y firma del cheque.

10Jefe de ComercializacinRecibe la orden de pago con los documentos de SoporteLegaliza los documentos Remite al Pagador

11PagadorRecibe la documentacin con el cheque Legaliza el cheque Paga al proveedor y con el recib conforme, remite los documentos a Contabilidad

12Departamento de ContabilidadRecibe los documentos debidamente legalizados Contabiliza cerrando la cuenta por pagar Archiva los documentos.

FLUJO GRAMA DE ADQUISICIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

PASOSDEPARTAMENTOACTIVIDADES

1ProveedorPresenta solicitud al Jefe de Comercializacin

2Jefe de ComercializacinRecibe la solicitud si acepta contina el trmite, si no acepta comunica al Proveedor Si acepta la oferta, solicita al Asesor Legal la elaboracin del Convenio de Comercializacin de mercadera en Consignacin.

3Asesor LegalElabora el respectivo Convenio de Comercializacin de Mercadera en Consignacin Remite al Departamento de Comercializacin el documento

4Departamento de ComercializacinRecibe la documentacin y el convenio. Entrega la notificacin de aceptacin al proveedor. Tramita la legalizacin del Convenio con el proveedor.

5ProveedorRecibe la notificacin de aceptacin de la oferta, si es no termina el trmite Si es aceptada su oferta, legaliza el convenio de Comercializacin de Mercadera en Consignacin. Prepara la mercadera y entrega la mercadera en bodega

6BodegaRecibe la mercadera en consignacin y la Nota de Entrega. Prepara el Informe de Recibo de mercadera en consignacin Entrega copia al Proveedor Entrega el original del Informe de recibido y la Nota de Entrega a Contabilidad

7ContabilidadRecibe la documentacin Contabiliza la mercadera en Consignacin en una cuenta de Orden

FLUJO GRAMA ADQUISICIONES DE MERCADERIAS EN CONSIGNACIN

DEVOLUCION EN COMPRAS

PASOSDEPARTAMENTOACTIVIDADES

1GuardalmacnRevisar en el inventario fsico de la mercadera por compra local, si existen novedades como mercadera de baja rotacin, desperfectos de fbrica o en mal estado. Solicitar al Departamento de Comercializacin la Devolucin en Compras.

2Departamento de ComercializacinRecibe la solicitud de devolucin de mercadera por compra local. Revisa y analiza si es procedente la devolucin Autoriza y comunica al proveedor Remite la solicitud aprobada a Bodega.

3GuardalmacnRecibe la solicitud aprobada Elabora el documento de Devolucin en Compras Entrega la mercadera proveedor Recibe la Nota de Crdito del proveedor Prepara Informe de la devolucin de la mercadera y realiza el descargo de la mercadera en el sistema de inventarios.

4ProveedorRecibe la Devolucin en Compras Retira la mercadera de la bodega del almacn Remite la respectiva Nota de Crdito.

5ContabilidadRecibe la Nota de Crdito y el documento original de Devolucin en Compras. Contabiliza la Devolucin en Compras contra la cuenta por pagar proveedores.

FLUJO GRAMA DE DEVOLUCIN EN COMPRAS

DOCUMENTOS A UTILIZARSEPEDIDO DE COMPRA LOCAL Para la adquisicin de la mercadera por compra local, se proceder a elaborar el documento denominado Pedido de Compra Local el mismo que ser preimpreso y prenumerado en orden secuencia y contendr la siguiente informacin: a. Logotipo y nombre de la empresa b. Direccin y nmero de telfono de la empresa c. Nombre y nmero del documento d. Lugar y fecha de elaboracin del documento e. Nombre de la persona que solicita el Pedido de Compra f. Nombre de la persona que aprueba el Pedido g. Cdigo de la mercadera requerida h. Cantidad i. Descripcin de la mercadera j. Pie de firma de quien elabora y apruebaFORMATO:

ACTA DE ADJUDICACIN DE LA COMPRA LOCAL Recibidas las proformas de los proveedores en sobre sellado, el Comit de Adquisiciones se rene a la apertura de los sobres, quienes luego del respectivo anlisis proceden a adjudicar la compra al mejor ofertante, resolucin quedar constante en el Acta de Adjudicacin de la Compra Local, la misma que ser elaborada por el Secretario de Comit y legalizada por los integrantes del Comit de Adquisiciones. CONTRATO DE COMPRA VENTA DE MERCADERIA Aprobada la compra por el Comit de Adquisiciones, el Asesor Legal, proceder a elaborar el respectivo Contrato de Compra - Venta de Mercadera, documento que respaldar la transaccin comercial, el mismo que contendr todas las clusulas legales correspondientes. ORDEN DE COMPRA LOCAL Una vez que el Departamento de Adquisiciones recibe el Acta de Adjudicacin de la Compra Local, proceder a elaborar la Orden de Compra Local, este documento deber ser preimpreso y prenumerado en orden secuencia y contendr la siguiente informacin: a. Logotipo y nombre de la empresa b. Direcciny telfono de la empresa c. Nombre y nmero del documento d. Lugar y fecha de elaboracin del documento e. Nombre del Proveedor que ha sido adjudicado f. Direccin y nmero de telfono del proveedor g. Cdigo de la mercadera requerida h. Cantidad i. Descripcin de la mercadera j. El precio unitario y total de la compra k. Pie de firma de quien elabora y apruebaINFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERA POR COMPRA LOCAL El Guardalmacn luego de recibir la mercadera y la factura del proveedor, elaborar un Informe de Recepcin de la Mercadera, el mismo que contendr un detalle de la 96 mercadera por compra local recibida, en el cual se especificar el cdigo, cantidad, descripcin, precio unitario y precio total. A continuacin se indica el formato:

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS PEDIDO DE COMPRA LOCAL

De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera: a. Lugar y Fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha en el que se realiza el Pedido de Compra. 98 b. Solicitado por, en este casillero se anotar el nombre de la persona que esta autorizado para realizar el pedido (guardalmacn). c. Aprobado por, aqu se anotar la persona que aprueba el pedido de compra (Jefe del Departamento de Comercializacin). d. Cdigo, se anotar la referencia que identifica la mercadera que es objeto de compra e. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos f. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc. g. Finalmente las personas que intervienen en la elaboracin y aprobacin de este documento, debern legalizar el mismo con su firma y cargo. ORDEN DE COMPRA LOCAL De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera: a. Lugar y fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha de elaboracin del documento. b. Proveedor, en este casillero se anotar el nombre del proveedor que se le adjudicado la compra por ser el mejor ofertante. c. Direccin y nmero de telfono del proveedor, se anotar la direccin y el nmero de telfono del proveedor, al cual se le adjudicado para la compra. d. Cdigo, aqu se anotar la referencia que identifica la mercadera que es objeto de compra e. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc. f. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos g. Precio Unitario, en este casillero se anotar el precio unitario de cada uno de los artculos adquiridos conforme al Pedido de Compra y el precio previamente acordado con el proveedor. h. Precio Total, aqu se anotar el resultado de multiplicar las cantidades por el precio unitario de cada artculo. i. Elaborado y Aprobado, en este casillero constar la firma de la persona quien elabora la Orden de Compra y de quien aprueba la misma.

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERIA POR COMPRA LOCAL De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera: a. Lugar y fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha de elaboracin del documento. b. Texto del Informe, en este se anotar el nmero de Orden de Pedido, el nmero de Factura y nombre y cdigo del Proveedor. c. Cdigo Interno, se anotar el cdigo interno creado a cada uno de las mercaderas adquiridas. d. Cdigo del Proveedor, se anotar el cdigo o referencia original de la mercadera e. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos f. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc. g. Precio Unitario, en este casillero se anotar el precio unitario de cada uno de los artculos adquiridos conforme al precio previamente acordado con el proveedor. h. Precio Total, aqu se anotar el resultado de multiplicar las cantidades por el precio unitario de cada artculo. i. Observaciones, en el caso de detectarse alguna novedad en la recepcin de la mercadera se har constar en referido informe. j. Elaborado y Recibido por, en este casillero constar la firma de la persona quien elabora el Informe de Recepcin y de quien recibe la documentacin.

INSTRUCTIVO GENERAL DEL MANUAL DE PROCESOS

ADQUISICIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

Se revisa la mercadera vendida y disponible en stock para preparar el pedido de compra y posteriormente entregarlo al Jefe de Comercializacin quien despus de autorizarlo lo enva al Departamento de Adquisiciones donde se revisa la lista de proveedores y se solicita las proformas respectivas. El Comit de Adquisiciones recibe las proformas, las analiza y las remite al Asesor Legal el mismo que elabora el contrato respectivo y lo enva al Departamento de Adquisiciones para poder entregar la orden de compra al proveedor. El proveedor prepara y presenta el pedido y el Guardalmacn recibe y verifica la mercadera y elabora el Informe de Recepcin.

DEVOLUCIN EN COMPRAS

El Guardalmacn revisa el inventario fsico de la mercadera y si existen novedades o desperfectos en la misma se solicita al Departamento de Comercializacin la devolucin en compras. El Departamento de Comercializacin recibe la solicitud de devolucin y despus de analizarla la comunica al proveedor. Luego, el Guardalmacn recibe la solicitud aprobada y elabora el documento de devolucin en compra y recibe a cambio una nota de crdito por parte del proveedor en el momento en que este retira la mercadera de la bodega del almacn. El Departamento de Contabilidad recibe la nota de crdito y contabiliza la devolucin.

EGRESO DE MERCADERA DE BODEGA AL ALMACN

En bodega se procede a ejecutar la transferencia de mercadera al local y generar el egreso de bodega al almacn; en el almacn se recibe y verifica la mercadera y se legaliza el documento de egreso para enviarlo a bodega. En el Departamento de Contabilidad se recibe el original del documento de egreso y se registran en los auxiliares de la cuenta Inventarios.

VENTA DE LA MERCADERA

El Departamento de Contabilidad recibir la documentacin emitida por la Supervisora de Cajas y verificar los valores recaudados en efectivo, cheques, y dems formas de pago aceptadas por el almacn.

DEVOLUCIONES EN VENTAS

La cajera devolver el valor pagado por el cliente y reportar el documento al cierre de caja para posteriormente enviarlo al Departamento de Contabilidad conjuntamente con el cierre de caja, en donde se recibirn ambos documentos para realizar el respectivo registro contable.

ANEXOSGLOSARIOBANCO.-Institucin que realiza labores de intermediacin financiera, recibiendo dinero de unos agentes econmicos (depsitos), para darlo en prstamo a otros agentes econmicos (crditos), que se negocia en Bolsa.

CAJA DE AHORRO.-Entidad financiera de carcter benfico social y mbito de actuacin territorialmente limitado.

CAPITAL.-Recursos, bienes y valores disponibles en un momento determinado para la satisfaccin de necesidades futuras. Es decir, es el patrimonio posedo susceptible de generar una renta. Constituye uno de los tres principales elementos que se requieren par a producir un bien o servicio.

CAPITAL HUMANO.-Conjunto de conocimientos, entrenamiento y habilidades posedas por las personas que las capacitan para realizar labores productivas con distintos grados de complejidad y especializacin.

DECLARACIN.-Manifestacin escrita que se presenta a las autoridades fiscales para el pago de las obligaciones impositivas.

DEPSITO.-Puesta de bienes o cosas de valor bajo la custodia o guardia de una persona abonada que quede en la obligacin de responder de ellos cuando se le piden. El Depsito financiero es una cantidad de dinero depositada en una Entidad Financiera de la cual se es cliente, desde un momento cierto y durante un periodo conocido y contratado de antemano. Al trmino del contrato, se obtendr la remuneracin de la rentabilidad inicialmente pactada.

DEPRECIACIN.-Disminucin del valor o precio de una cosa, ya con relacin al que antes tena, ya comparndola con otras de su clase.

FACTURA.-Cuenta que los factores dan del coste y costas de las mercaderas que compran y remiten a sus corresponsales.

FACTURACIN.-Accin y efecto de extender facturas.

FLUJO DE CAJA.-Movimiento temporal de las cuentas de efectivo de una empresa.

GARANTA.-Seguridad, afianzamiento.

GASTO.-Dinero o recursos empleados en una operacin.

GRAVAR.-Imponer un gravamen.

IMPUESTO.-Tributo sin contraprestacin exigido por el Estado.

INTERS.-Provecho, utilidad y ganancia. Lucro producido por el capital. Valor que en s tiene una cosa.

ORDEN DE PAGO.-Transferencia bancaria en la que el cliente ingresa en efectivo el importe a transferir a la cuenta del beneficiario.

REEMBOLSO.-Vuelta de una cantidad a poder del que la haba desembolsado o a un causahabiente suyo.

REGISTRO.-Listado de propiedad de valores en los registros del emisor o del encargado de los mismos.

SALARIO.-Estipendio, remuneracin de un trabajo o servicio.SALDO.-Cantidad que de una cuenta resulta a favor o en contra de uno.

VALOR.-Grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite.

VALOR DE COMPRA.-Importe por el que un bien ha entrado originalmente a formar parte del patrimonio de una persona o empresa.

VENCIMIENTO.-Cumplimiento del plazo de una deuda u obligacin.ELABORACINGrupo 7 AE6-3REVISINIng. Maria Fernanda Recalde

AJUSTESEquipo de trabajo

APROBACINDirectivos FAEARCHIVOSC:\Users\Documents